TESIS

CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA
S.A.) es una empresa del Estado venezolano con forma de sociedad
annima adscrita al !inisterio del "oder "opular "ara la Alimentacin
(!#$"AL) y forma parte de los organismos de la administracin p%blica
descentralizada.
En los actuales momentos los arc&ivos de gestin del departamento
de Consultora Contabilidad 'esorera (acturacin y Comercializacin de la
Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA S.A) entre
otros presentan una gran desorganizacin en casi la totalidad del subfondo
documental lo )ue impide tener un f*cil acceso a la informacin y atrasa los
tr*mites administrativos llevados a cabo dentro de la institucin.
Los problemas presentados en los arc&ivos de La Corporacin de
Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA S.A.) se deben en gran
parte a )ue estos no cuentan con lineamientos )ue normen los
procedimientos arc&ivsticos para el correcto tratamiento de la
documentacin e+istente en los arc&ivos de gestin de la institucin as
como un personal capacitado en el *rea )ue pueda solventar las vicisitudes
)ue se presenten y )ue conozcan las diferentes operaciones arc&ivsticas
)ue se utilizan en los arc&ivos. Es por ello )ue al momento de ser re)uerido
alg%n documento por una gerencia o departamento de (LA CASA S.A) no es
posible localizarlo inmediatamente a causa de &allarse mal ubicados en los
arc&ivos.
1
En algunas ocasiones se consigue )ue la documentacin por &aber
sido tratada por personal no capacitado en el *rea se encuentre en mal
estado, mutilada, perforada, manc&ada, &%meda con presencia de &ongos,
polillas y roedores siendo imposible )ue se pueda consultar la informacin
por su alto nivel de deterioro y contaminacin.
1.1.- Objetivos.
1.1.1.- Objetivo general.
"roponer lineamientos para la organizacin de los arc&ivos de gestin
de la Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA S.A).
1.1..- Objetivos es!e"#$i"os.
Efectuar un diagnstico de la situacin actual del subfondo
documental de los arc&ivos de gestin para la organizacin y
estandarizacin de los arc&ivos de la Corporacin de Abastecimiento
y Servicios Agrcolas (LA CASA S. A).
Evaluar el tratamiento de la documentacin de los arc&ivos de gestin
de la Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA
S. A).
2
Elaborar una propuesta sobre la creacin de la gua de lineamientos
arc&ivsticos para la organizacin de los arc&ivos de gestin de la
Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA S. A).
1..- %&sti$i"a"i'n.
La Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA
S.A. es una empresa del gobierno venezolano la misma est* dedicada a la
comercializacin y distribucin de alimentos pertenecientes a la cesta b*sica
venezolana. -ebido a la gran importancia )ue posee la documentacin
generada en esta #nstitucin se propone la organizacin de los arc&ivos de
gestin ya )ue al optimizar las t.cnicas arc&ivsticas de la Corporacin de
Abastecimiento y Servicios Agrcola (LA CASA S.A.) me/orara la gestin de
informacin de las actividades administrativas legales y /urdicas.
La documentacin resguardada en los arc&ivos de la institucin.
posee gran importancia en la parte /urdica legal y administrativa es por este
motivo necesario la aplicacin de las t.cnicas arc&ivsticas al sub0fondo
documental organizando y estratificando as todos los arc&ivos de gestin de
la Corporacin.
'eniendo los arc&ivos de gestin organizados y clasificados
correctamente se podr* tener un acceso r*pido y f*cil a la documentacin
eliminando as todos a)uellos inconvenientes )ue no permitan conseguir
informacin re)uerida por el personal a tiempo.
3
En tal sentido este proyecto no slo va a ofrecer aplicar nuestras
e+periencias arc&ivsticas como son1
2. Acopio o reunin de documentos
3 4rganizacin documental
3.2. Clasificacin documental
3.3. 4rdenacin documental
5. $umeracin y Signatura
6. Seleccin documental
7. E+purgo de documentos
8. -escripcin documental
9 .Conservacin
:. -igitalizacin de los -ocumentos
Sino )ue al establecer lineamientos de organizacin en los arc&ivos de
la institucin permitir* )ue la documentacin producida se organice y
conserve de me/or manera y las b%s)uedas sean m*s r*pidas y eficaces.
Es importante se;alar )ue esta investigacin nos &a permitido ampliar
nuestros conocimientos en el *rea de los arc&ivos de gestin la cual no &a
sido desarrollada o profundizada por otros autores en tesis de grado ya )ue
muc&os de ellos solo traba/an con los arc&ivos centrales o con la creacin de
algunos manuales para los mismos.
Es por ello )ue este traba/o nos &a permitido establecer los pasos para
su elaboracin as como los procesos )ue lo implican (clasificacin
ordenacin descripcin entre otros). La investigacin no solo esta
encaminada para el conocimiento del tema sino )ue ella abre muc&as
in)uietudes para )ue otros investigadores se vean interesados en el tema y
4
puedan realizar muc&as mas investigaciones en el *rea para as poder
contar con un gran numero de investigadores )ue realicen traba/os referente
a los arc&ivos de gestin deben de realizar repetidamente los mismos
es)uemas de traba/os con los arc&ivos centrales.
5
CAPITULO II
MARCO TEORICO RE(ERENCIAL
.1.- Ante"e)entes )e la investiga"i'n.
En la Escuela de <ibliotecologa y Arc&ivologa de la =niversidad
Central de >enezuela (=C>) se &an elaborado al pasar del tiempo muc&as
investigaciones )ue plantean la creacin de arc&ivos centrales e &istricos
)ue nos sirvieron como soporte a la propuesta planteada.
Como fuente de informacin necesaria para el desarrollo y an*lisis de
esta investigacin se encontraron las siguientes investigaciones1
"ropuesta para la creacin del Arc&ivo ?istrico de la
Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas CASA S.A. Autor1
@onald Su*rez. 'utor1 "rof. !aria !agdalena "olanco.
Esta propuesta nos plantea un estudio e+&austivo de todas las amenazas
)ue presenta actualmente el arc&ivo de la CASA S.A. este estudio se realizo
con la finalidad de establecer los lineamientos de organizacin restauracin
y conservacin documental para acceder de manera eficaz y eficiente a la
informacin e impedir el deterioro de la documentacin almacenada en el
fondo documental.
6
"ropuesta para la creacin del Arc&ivo Central de la Corporacin de
Abastecimiento y Servicios Agrcolas (CASA). Autora1 Elba !ara
#za)uita !ill*n. 'utor1 "rof. $eusebeli <racamonte.
"lantea la creacin del arc&ivo central estableciendo normas y
lineamientos para el correcto funcionamiento del arc&ivo central.
Estas investigaciones &an representado resultados significativos por
la metodologa y dise;o aplicado lo cual &ace posible el apoyo a la
investigacin propuesta.

7
..- Ante"e)entes )e la "or!ora"i'n )e abaste"i*iento + servi"ios
agr#"olas.
,La Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA
S.A.) es una empresa del Estado venezolano con forma de sociedad
annima adscrita al !inisterio del "oder "opular para la Alimentacin
(!#$"AL) y forma parte de los organismos de la administracin p%blica
descentralizada.A
2
La Corporacin CASA S.A. fue creada con capital del <anco
#ndustrial de >enezuela C.A. y la sociedad (inanciera #ndustrial de
>enezuela C.A. ((#>CA) y se constituye legalmente el da B3 de agosto de
2C:C ante el registro mercantil # de la circunscripcin /udicial del distrito
federal y Estado !iranda ba/o el n%mero 66 del tomo 580a0pro de la misma
fec&a.
Esta es una empresa lder y eficaz del Estado venezolano proactiva
en la comercializacin y suministro de productos alimenticios de la cesta
b*sica insumos bienes de produccin y servicios de las cadenas agro0
productiva y agroalimentarias adscrita al !inisterio del "oder "opular para la
Alimentacin (!#$"AL).
1
Corporacin de Abastecimientos y Servicios Agrcolas. s.!.". Antecedentes de la CASA #en lnea$
%ec&perado el '2 de oct&bre de 2''7" de (ttp)**+++.corporacioncasa.com.ve*
,
La CASA cuenta actualmente con una gran cantidad de silos para
almacenar cereales con una capacidad de almacenamiento instalada de
2.593.23B tm y operativa de CC7.6CB '!.
En este momento el C:85D de las acciones de la Corporacin son
propiedad de la @ep%blica <olivariana de >enezuela constituy.ndose este
en su mayor accionista.
..1.- Objetivos )e la "or!ora"i'n La CA-A -.A1
EEl abastecimiento y administracin de los centros de recepcin
almacenes de depsitos y silos frigorficos.
La elaboracin de proyectos para la construccin acondicionamiento
y operacin de silos frigorficos mercados mayoristas y minoristas.
El desarrollo de programas de servicios agrcolas.
La intermediacin para la colocacin y venta de productos
agropecuarios pes)ueros y acucola y cual)uier otra modalidadA
3
.
...- Misi'n.
2
dem. s.!.". Antecedentes de la CASA #en lnea$ %ec&perado el '2 de oct&bre de 2''7" de
(ttp)**+++.corporacioncasa.com.ve*
-
E(ortalecer -esarrollar y "romover la rearticulacin de las relaciones
entre el campo y la ciudad impulsando la produccin agrcola insertada en
una alianza social con las comunidades a trav.s de los Conse/os
Comunales empresas estatales y la pe)ue;a propiedad as como la
comercializacin y distribucin de productos alimenticios orientado a
satisfacer las necesidades y re)uerimientos del "ueblo.A
....- /isi'n.
EConsolidarse como una empresa lder en la comercializacin de
productos alimenticios a nivel nacional garante de la Seguridad Alimentara
donde predominen los valores y principios socialistas la solidaridad igualdad
y el &umanismo.A
5
..0.- /alores.
LA CASA posee valores )ue caracterizan su cultura y determinan su
actuacin en cual)uier lugar donde se desarrollan sus actividades y )ue se
e+presan a trav.s de la cultura particular de sus filiales y empresas
asociadas. Estos valores rectores son1
El patriotismo1 vivir plenamente nuestro compromiso como ciudadanos
y fomentar el respeto )ue debemos a nuestra nacin.
El amor por nuestra gente1 reconocer al traba/ador de la corporacin
como su recurso m*s importante ofreciendo oportunidades de
3
dem. s.!.". Antecedentes de la CASA #en lnea$ %ec&perado el '2 de oct&bre de 2''7" de
(ttp)**+++.corporacioncasa.com.ve*
1'
crecimiento y autorrealizacin tanto en lo personal como en lo
profesional para el desarrollo de sus cualidades )ue le permitan
asumir con magnanimidad optimismo y compromiso sus
responsabilidades en el traba/o la familia y la comunidad donde
realice sus labores reforzando as la paz el respeto y la tolerancia en
la prestacin eficiente de sus servicios.
La solidaridad con la comunidad1 participar con las comunidades
donde la corporacin realiza sus actividades por medio de acciones
propiciadoras del desarrollo integral de las mismas.
La gratitud &acia la naturaleza1 promover el me/oramiento
conservacin y proteccin del medio ambiente en el cual se
desarrollan sus operaciones.
La responsabilidad social1 mantener los m*s altos niveles de
responsabilidad ante los accionistas clientes proveedores
contratistas gremios empleados y relacionados con la corporacin
garantizando el cumplimiento de las condiciones convenidas y la
prestacin de servicios y oferta de productos de la me/or calidad.
La .tica1 conducir sus actividades con estricto apego a los altos
principios morales y asumiendo plenamente sus obligaciones con las
personas e instituciones con las cuales se relaciona.
La e+celencia1 Alcanzar la e+celencia por medio del me/oramiento
continuo en la calidad de los procesos productos y servicios.
11
..1.- Estr&"t&ra organi2ativa.
S.A.) se encuentra estructurada en tres (5) direcciones principales las
cuales se rigen por las rdenes emanadas de la Consultora Furdica y
"residencia de CASA. Estas a su vez poseen unas series de departamentos
y unidades de staff )ue ayudan en el funcionamiento de esta institucin as
como se muestran en la siguiente grafica la cual presenta en detalle el
funcionamiento /er*r)uico )ue posee esta gran empresa del Estado
venezolano.
12
13
GGG.corporacioncasa.com.ve (biblioteca virtual).
...- Ar"3ivo.
"ara Antonia ?eredia1 EEl verdadero concepto de arc&ivo va ligado
indiscutiblemente a los documentos pero no cual)uier documento sino a los
documentos de arc&ivo y sobre todo al servicio y utilidad de esos
documentos para la sociedad.A
6

Seg%n E. Lodolini se puede definir arc&ivo como1 Eel con/unto de
documentos )ue se forman en un *mbito de una persona fsica o /urdica en
el e/ercicio de sus actividades una vez culminados el paso o tiempo para el
cual fue creado se seleccionara para su conservacin. Los arc&ivos son
parte esencial de los recursos de informacin de una institucin por)ue su
documentacin e+presa en forma original el desarrollo &istrico de la misin
funcin y actividades de la misma.A
7
-e acuerdo al autor Cruz !undet en su investigacin basada en la Ley
del "atrimonio ?istrico Espa;ol los arc&ivos son considerados como1 Elos
con/untos org*nicos de documentos o la reunin de varios de ellos reunidos
por las personas /urdicas publicas o privadas en el e/ercicio de sus
4
.eredia/ Antonia. 2''7". 01&2 es &n arc(ivo3. Sevilla) 4diciones 5rea. 6ip&tacin 7rovincial/ 43.
5
8odolini/ 4lio. 1-7'". 1&estioni di base dell9arc(ivistica/ en %asegna degli Arc(ivi di Stat&/ :::/
355.
14
actividades al servicio de su utilizacin para la investigacin la cultura la
informacin y la gestin administrativa.A
8
.0.- Eta!as )el ar"3ivo.
El fondo documental de los arc&ivos de una institucin debe pasar a lo
largo del tiempo por distintas etapas las cuales van a permitir )ue los
documentos atraviesen todas las fases o procesos necesarios para )ue
culmine adecuadamente su fase de tramitacin o de vida para )ue luego
pueda decidirse cual ser* la ubicacin o destino del documento a
continuacin les presentamos las etapas del arc&ivo1
.0.1.- El ar"3ivo )e gesti'n.
A)u encontramos1 ELos documentos en fase de tramitacin as como
los )ue son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes est*n
ba/o la responsabilidad y mane/o directo de las unidades administrativas de
a& )ue sea mas conocido como arc&ivo de oficina.A
9
.0..- El ar"3ivo a)*inistrativo.
,Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y
comple/idad se distinguen unos locales acondicionados como arc&ivo
6
Cr&; <&ndet/ =os2 %amn. 2''1". <an&al de Arc(ivstica. <adrid> 4spa?a) @&ndacin AermBn
SBnc(e; %&ip2re;. -'.
7
dem 2''1". <an&al de Arc(ivstica. <adrid> 4spa?a) @&ndacin AermBn SBnc(e; %&ip2re;. -5.
15
administrativos, en la mayora es el propio arc&ivo )uien acoge .sta y las
dem*s etapas.A
:
.0...- El ar"3ivo inter*e)io.
A)u la documentacin &a perdido pr*cticamente su utilidad es por
ello )ue los arc&ivos administrativos transfieren sus documentos a este.
.0.0.- El ar"3ivo 3ist'ri"o
A partir de este momento seleccionada por su valor informativo
&istrico y cultural se conserva a perpetuidad en condiciones )ue
garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras por cuanto
constituyen parte del patrimonio &istrico de las naciones y por ende de la
&umanidad. La documentacin )ue lograr llegar a esta etapa se considera de
mayor importancia cultural social poltica y econmica ya )ue la misma
abarcara innumerables aportes a la &umanidad en donde gracias a estos
documentos se podr* conservar la memoria &istrica de los pases o por )ue
no del mundo ya )ue al pasar de los a;os muc&as culturas &an plasmado
informacin en los papeles los cuales &an sido resguardados en los arc&ivos
&istricos de las naciones para )ue el mundo con el pasar del tiempo pueda
conocer su pasado.
.1.- (&n"iones )e los ar"3ivos
,
dem 2''1". <an&al de Arc(ivstica. <adrid> 4spa?a) @&ndacin AermBn SBnc(e; %&ip2re;. -5.
16
"ara ofrecer servicios eficientes en la b%s)ueda de la informacin se
deben cumplir ciertas funciones como las )ue ofrecemos a continuacin1
1. E4rganizacin y puesta en servicio de la documentacin
administrativa durante ese perodo de m*+ima utilidad para la gestin
administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
3. Asegurar la transferencia peridica al arc&ivo de los documentos )ue
ya no son de uso corriente por parte de las oficinas
5. Aplicar los principios y t.cnicas modernos de valoracin para
transcurrido un tiempo seleccionar los documentos )ue por su valor
van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.
6. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en sus
distintas etapas de acuerdo con los principios de la Arc&ivstica.
7. -escribir la documentacin para &acer f*cilmente accesible la
informacin mediante los distintos instrumentos de descripcin
documental y vali.ndose de las venta/as ofrecidas por las nuevas
tecnologas.
8. #nstalar adecuadamente los documentos mediante locales y
e)uipamiento )ue garantice su conservacin integra en el tiempo.
17
7. Asegurar )ue estas y cuantas funciones pueda desarrollar el arc&ivo
)ueden firmemente establecidas y garantizadas mediante un
reglamento del servicio.A
C
.4.- Clasi$i"a"i'n )e los ar"3ivos.
'omando en consideracin la clasificacin de la profesora !ara
!agdalena "olanco )uien es una de las especialistas en la c*tedra de
planeamiento arc&ivstico de la escuela de bibliotecologa y arc&ivologa de la
=niversidad Central de >enezuela los arc&ivos son clasificados de la
siguiente manera1
.4.1.- Por s& origen.
Ar"3ivos P5bli"os6 Son propiedad de las instituciones p%blicas
gubernamentales de car*cter imprescindible e inalienables y no
pueden ser destruidos por lo general custodian documentos p%blicos
accesibles al p%blico en general.
Ar"3ivos Priva)os6 "reservan la &istoria de una compa;a
institucin familia o grupo social adem*s garantizan la efectividad de
sus negocios para conservar la evidencia de sus funciones y
procedimientos administrativos.
-
SBnc(e; %&ip2re;. -2>-3.
1,
Ar"3ivos -e*i!riva)os6 Son a)uellos )ue perteneces a empresas
mi+tas es decir parte de su capital es proporcionado por el estado y
los otros por inversionistas privados nacionales o e+tran/eros.
.4..- Por s& "ons&lta.
A"tivos6 "reservan documentacin vigente las cuales son
consultadas frecuentemente por los usuarios.
-e*ia"tivos6 Son a)uellos donde se custodia la documentacin de
poca consulta cuyo valor administrativo a e+pirado su consulta es
e+poradica u ocasional.
Ina"tivo6 Comprende el traspaso decisivo de los documentos
permanentes de acuerdo a disposiciones legales fiscales y
comerciales. 'ambi.n recogen documentos )ue &abiendo perdido todo
su valor operativo y funcional conservan valores &istricos polticos o
documental.
.4...- Por s& "onteni)o.
1-
A)*inistrativo6 Conserva toda clase de documentos referidos a la
administracin de determinada empresa e institucin.
7enerales6 Es a)uel donde se conserva toda la documentacin
generada y recibida por una institucin.
Es!e"iali2a)os6 Estos contienen solo documentos referidos a un *rea
especfica del documento.
.4.0.- Por s& &bi"a"i'n )entro )e la e*!resa.
Centrali2a)os6 Son los )ue se encuentran en un lugar o local
especficos para facilitar un servicio de consulta diaria al personal )ue
labora en dic&a empresa.
Des"entrali2a)os6 Son a)uellos )ue traba/an por su cuenta sin tener
)ue ver con arc&ivos de otras oficinas.
.4.1.- Por la e)a) )e los )o"&*entos.
Ar"3ivos )e O$i"ina o )e 7esti'n6 Son los encargados de conservar
y administrar la documentacin en etapa prearc&ivstica dentro de la
administracin y debe ser transferida a los arc&ivos centrales en un
2'
plazo superior o igual a cinco (7) a;os de &aber cumplido el fin por el
cual fue creado.
A)*inistrativos6 Es la etapa de la concentracin de los documentos
cuyo uso para la gestin es &ipot.tico pero no es seguro es decir las
tramitaciones est*n conclusas pero en un momento determinado
pueden ser solicitados para solucionar un asunto en particular para la
toma de decisiones.
8ist'ri"os6 Son a)uellos )ue se encargan de resguardar preservar y
conservar la documentacin de car*cter permanente seleccionada
por la /unta evaluadora de las instituciones ya sea por su valor
informativo &istrico y cultural por cuanto constituyen el patrimonio
&istrico de las naciones y por ende de la &umanidad.
.4.4.- Por s& valor.
A)*inistrativos6 Son los )ue conservan toda la documentacin
generada en actos administrativos y constituyen un medio consultivo
para la toma de decisiones en el e/ercicio de la misma.
21
Legales6 Son los )ue tienen documentos )ue por su valor est*n
se;alados en alguna Ley y tienen vigencia en el tiempo )ue lo
se;alan.
8ist'ri"os6 Son a)uellos )ue est*n relacionados con la vida de la
empresa o nacin son importantes para los investigadores
&istoriadores socilogos polticos )ue desean conocer el origen y
evolucin de determinadas instituciones.
(is"ales6 Son los )ue necesita un !inistro para indicar el origen de
las sumas recibidas como se distribuyeron controlaron y gastaron los
presupuestos p%blicos del Estado.
.9.- Do"&*ento.
Ar.valo F. e+presa )ue el documento Ees la materia prima de la
diplom*tica de la arc&ivologa y de las ciencias documentales, ob/eto formal
de la arc&ivologa y las ciencias de la documentacin.A
2B
La Ley del "atrimonio ?istrico Espa;ol e+presa1 E)ue el documento
no es solo un soporte fsico )ue contiene informacin sino )ue tambi.n es
una e+presin en lengua/e natural o convencional y cual)uier otra e+presin
gr*fica sonora o imagenA.
22
El documento es una de las e+presiones mas
antiguas )ue &an e+istido en nuestros tiempos en el muc&as personas &an
1'
CB;D&e;/ <an&el. 1--7". Entrod&ccin a la arc(ivologa. Santa!2 de FogotB/ Colombia) Arc(ivo
Aeneral de la Gacin -6.
11
SBnc(e; %&ip2re; 32-.
22
plasmados sus ideas es por ello )ue se le considera la materia prima de la
diplom*tica ya )ue el documento es )uien soporta todas esas informaciones
valiosas para el mundo.
.:.- Ti!os )e )o"&*entos.
El tipo documental es un modelo o e/emplar representativo de cosa
figurada figura o talle de un documento clase como naturaleza misma de los
documentos Cada uno de los grandes grupos ta+onmicos en )ue se
pueden dividir las unidades documentales arc&ivsticas.
En cuanto a la tipologa documental &a generado una serie de
estudios sobre el tema, as tenemos impreso formulario carta o
memorando.
23
.;.- Do"&*ento )e ar"3ivo.
Seg%n nos e+presa >*z)uez ! documento de arc&ivo Ees un soporte
modificado por un te+to a .l ad&erido )ue surge como resultado de una
actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden probar algo o
meramente transmitir una informacin.A
25
12
Ar2valo =ordBn/ Cctor .&go. 2''3". 6iccionario de t2rminos arc(ivsticos. Crdoba Argentina)
4diciones del S&r. 121
13
Aeneral de la Gacin. 3-.
23
Ar.valo F. menciona )ue es un Esoporte )ue contiene un te+to )ue es
el resultado de una actividad administrativa de una entidad efectuada en
cumplimiento de sus ob/etivos y finalidades. #ncluye tanto los /urdicos como
los administrativos distingui.ndose de otras acepciones documentales por
su g.nesis por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por
una persona o institucin durante el curso de su gestin o actividad para el
cumplimiento de sus fines conservados como prueba e informacin. Los
documentos de arc&ivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series. Este car*cter seriado es el resultado de acciones
repetitivas determinadas por una o muc&as funciones especificas.A
26
.1<.- Ci"lo vital )e los )o"&*entos.
Son las etapas sucesivas por las )ue atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal
&asta su eliminacin o integracin a un arc&ivo &istrico.
El ciclo vital de los documentos de arc&ivos seg%n !anuel >*z)uez
esta clasificado en tres edades las cuales son1
.1<.1.- Pri*era e)a).
14
4diciones del S&r. -7.
24
En esta fase es donde el documento nace es el lugar en donde se
comenzara a elaborar los distintos documentos de las entidades p%blicas o
privadas para sus diferentes tramitaciones dentro del ente p%blico o privado.
.1<.1.1.- Mo*ento )e la !lani$i"a"i'n.
ELa produccin documental no puede surgir improvisada para
responder al apremio de una necesidad. -ebe nacer de un estudio integral
)ue vaya llevando los tipos documentales a la normalizacin. "rimero los
documentos facilitativos o comunes y luego los sustantivos o caractersticos
de cada institucin. La planificacin estudia tres elementos los cuales son1 la
informacin el soporte o medio y el recorrido.A
27
.1<.1..- Mo*ento )e tra*ita"i'n.
Esta es motivo de la burocracia tiene como fin acumular los
antecedentes )ue necesitan la autoridad o emisor del documento para poner
en vigencia tal documento. En este momento pues se produce la
acumulacin de datos e informacin. El documento suele &allarse muy
activo es re)uerido por el iniciador por distintas oficinas y por la autoridad
)ue &a de resolver este puede ser sometido a confidencialidad )ue en
algunos casos es de importancia decisiva como en las licitaciones.
.1<..- -eg&n)a e)a).
15
Aeneral de la Gacin. 35>41.
25
En la segunda edad del documento es donde se fi/aran los tiempos de
durabilidad de los mismos ya )ue al crear un documento este tiene un
tiempo de vigencia el cual estar* definido por las etapas )ue se mencionan a
continuacin.
.1<..1.- Mo*ento )e vigen"ia.
,El tiempo de vigencia es a)uel durante el cual el documento de
arc&ivo obliga testimonia o informa lo )ue e+plcitamente dice su te+to o va
implcito en su tipo documental.A
28
.1<...- Mo*ento )e !la2o !re"a&"ional.
Con una lgica primaria cabra pensar )ue agotada la vigencia el
documento se vuelve inmediatamente eliminable ya )ue &a sido creado para
estar vigente. =na vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es
menester retener el documento por precaucin ya )ue algunos documentos
no pueden ser eliminados de un da para el otro as su vigencia se &aya
e+pirado es por este motivo )ue a los documentos se les debe conceder un
plazo precaucional el cual permitir* darle un poco mas de vigencia o
durabilidad a los documentos )ue son muy importantes pero debido a las
polticas de la empresa &abran perdido su vigencia.
16
Hdem. Entrod&ccin a la arc(ivologa. Santa!2 de FogotB/ Colombia) Arc(ivo Aeneral de la Gacin.
35>41.
26
.1<...- Ter"era e)a).
En esta etapa o fase es donde se decide colocar a los documentos
)ue por su importancia no pueden ser eliminados y son puestos a la orden
del arc&ivo &istrico de las distintas instituciones para su resguardo
permanente y as conservar esa memoria &istrica )ue toda nacin debe
poseer para )ue las futuras generaciones puedan informarse y conocer )ue
paso en estos lugares.
Es muy importante por lo menos en a)uellos lugares como los
arc&ivos de recursos &umanos o a)uellos arc&ivos donde alguna vez se
elaboraron contratos mantenerlos para futuras acciones )ue necesiten
realizar las instituciones.
.1<...1 Mo*ento !er*anente o 3ist'ri"o.
=na vez concluido el plazo precaucional se &a de producir la
seleccin de los documentos. Los de mayor inter.s para la investigacin
pasan a integrar el "atrimonio -ocumental. Los de muy poco contenido son
destruidos.
.11.- T="ni"as ar"3iv#sti"as.
Las t.cnicas arc&ivsticas son las &erramientas )ue los arc&ivlogos
utilizamos para realizar todos a)uellos procesos necesarios para la correcta
27
organizacin de los arc&ivos de una institucin o de personas. Entre estas
t.cnicas arc&ivistitas tenemos1 la clasificacin ordenacin descripcin
seleccin e+purgo traslado y transferencia.
.11.1.- -iste*a )e "lasi$i"a"i'n.
La clasificacin es una de las t.cnicas arc&ivsticas a nuestro parecer
m*s importantes debido a )ue ellas nos permiten agrupar los diferentes
tipos documentales en varios grupos los cuales luego podremos ordenar e
inventariar. Cruz !undet nos menciona )ue la clasificacin Econsiste en
agrupar /er*r)uicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases desde los m*s *mplios a los mas especficos de acuerdo con los
principios de procedencia y orden originalA
29
.
La clasificacin se estructura en tres tipos los cuales son1
.11.1.1.- -iste*a )e "lasi$i"a"i'n $&n"ional.
Se refiere a las funciones de la entidad )ue genera o &a generado el
fondo de arc&ivo son los elementos tomados en consideracin para clasificar
los documentos.
.11.1..- -iste*a )e "lasi$i"a"i'n org>ni"a.
Consiste en agrupar las series de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas o estructuras org*nicas de la entidad
reproduciendo sus servicios secciones unidades. Es decir a)u es donde la
17
SBnc(e; %&ip2re;. 23,.
2,
documentacin deber* clasificarse por el rgano )ue lo produ/o ya sea una
gerencia de administracin o por un departamento de tecnologa de la
informacin.
.11.1...- -iste*a )e "lasi$i"a"i'n !or *aterias.
Esta clasificacin consiste en la observacin y an*lisis del contenido
del documento es decir seg%n su asunto y materia lo podremos clasificar en
distintos grupos por e/emplo1 convenios actas contratos licitaciones
arrendamientos otros. Este tipo de clasificacin es muy com%n observarlos
en los departamentos de consultora /urdica en donde la clasificacin de los
documentos de arc&ivos se realiza de la manera antes e+puesta.
.11..- -iste*a )e or)ena"i'n
La ordenacin es una tarea material consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano
bien sea la fec&a las letras del alfabeto los n%meros. La ordenacin puede
ser aplicada en cual)uier cosa ya sean documentos ob/etos personales
&erramientas. 'odo est* dispuesto seg%n el criterio de ordenacin )ue uno
all* establecido para organizar las cosas.
"ara los documentos el m.todo de ordenacin depender* de su
criterio como se menciono anteriormente pudi.ndose ordenar por letras
2-
(alfab.ticamente) por la fec&a de creacin del documento (cronolgico) por
la secuencia )ue lleven los e+pedientes (num.rico) o por una combinacin
mi+ta )ue podr* ser alfanum.rica.
.11..1.- Cronol'gi"os.
La fec&a de los documentos es el criterio ordenador empleado por
este m.todo siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a
menor1 el a;o el mes y el da.
Es muy com%n observar esta t.cnica en a)uellos arc&ivos en donde
se resguardan los documentos de los departamentos de facturacin y
contabilidad ya )ue en ellos su produccin documental se basa
primordialmente en la elaboracin o generacin de facturas contables las
cuales por su tipologa documental es mas pr*ctico y eficaz almacenarlos
cronolgicamente para )ue al realizar la b%s)ueda de alg%n desembolso o
factura sea muc&o mas r*pido y f*cil de localizar dentro del arc&ivo central o
de gestin.
.11...- Al$ab=ti"o.
EA)u utilizamos las letras del abecedario como criterio de ordenacin
y su posicin en la palabra o frase sobre la )ue se basa. As cuando se
consideran nombres de personas (m.todo onom*stico) se ordenan
poniendo el primer apellido seguido del segundo y el nombre propio.
3'
Si se consideran los nombres de lugar (m.todo geogr*fico) se ordena
seg%n su /erar)ua espacial comenzando por las agrupaciones mayores y
terminando por las menores, as en una serie de obras se comenzara por el
barrioHdistrito calleHavenidaHplaza n%mero de finca planta y se finaliza con la
vivienda.
4tro m.todo bastante empleado es la ordenacin por materias y no
supone necesariamente una relacin sistem*tica de las mismas sino )ue
puede ser simplemente la sucesin alfab.tica seg%n la e+periencia vaya
probando su utilidadA
2:
.
.11....- N&*=ri"o.
Establece la ordenacin de los documentos siguiendo la serie de los
guarismos desde el uno en adelante. Esta es una de las opciones mas
preferidas en los arc&ivos de facturacin y tesorera al igual )ue el m.todo
cronolgico son muy usados en estos departamentos ya )ue muc&a de su
tipologa producida es generada por unas serie de n%meros )ue deben ser
almacenados de forma cronolgica y num.rica a la vez.
.11..0.- Al$an&*=ri"o.
1,
SBnc(e; %&ip2re;. 24-
31
Consiste en la combinacin de letras y n%meros para componer los
cdigos de ordenacin. Es a)u en donde los arc&ivistas de los e+pedientes
de recursos &umanos aplican esta t.cnica ya )ue los e+pediente son
identificados por el nombre del empleado y por su c.dula de identidad. Los
arc&ivistas deber*n almacenarlos de una manera pr*ctica para )ue al
momento de realizar una b%s)ueda se les sea muc&o m*s f*cil buscarlos
dentro de los arc&ivos de gestin de recursos &umanos.
.11...- -iste*a )e )es"ri!"i'n.
La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del
traba/o arc&ivstico y viene a coincidir e+actamente en su finalidad con la de
la propia documentacin1 informar (si esta es clasificada y ordenada).
Algunas de las normas m*s utilizadas para describir la documentacin
son1
La norma internacional de descripcin arc&ivstica (#SA-0I) la cual es
utilizada para la descripcin de una unidad arc&ivstica utilizando los
veintis.is (38) elementos )ue pueden ser combinados para este fin.
La norma internacional sobre encabezamiento autorizado arc&ivstico
para entidades personas y familias (#SAA@0C"() Esirve para
establecer los encabezamientos autorizados )ue describan las
32
entidades personas o familias )ue aparezcan como productores en la
descripcinA
2C
.
.11.0.- -iste*a )e sele""i'n.
,Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a
partir de su valor es decir los plazos de tiempo lmites para su conservacin
o destruccin y la modalidad empleada al efecto. Entre los documentos )ue
van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad y los documentos
desprovistos de inter.s por consiguiente destinados a la destruccin e+iste
una amplia zona de conservacin parcial es decir a seleccionarA
3B
.
Esta seleccin es desarrollada en dos fases las cuales consisten en1
una fase de car*cter conceptual y otra pr*ctica.
(ase "on"e!t&al6 Se comienza por los valores identificados se
decide y establecen los plazos y modalidades de seleccin para cada
serie documental.
(ase !r>"ti"a6 Se desarrolla directamente sobre las series
documentales aplicando el m.todo seleccionado.
.11.1.- -iste*a )e trasla)o.
1-
dem. 2''1". <an&al de Arc(ivstica. <adrid> 4spa?a) @&ndacin AermBn SBnc(e; %&ip2re;. 271.
2'
dem. 2''1". <an&al de Arc(ivstica. <adrid> 4spa?a) @&ndacin AermBn SBnc(e; %&ip2re;. 215.
33
Los traslados y las transferencias son acciones muy parecidas ya )ue
las mismas incluyen el movimiento de los e+pedientes de un lugar al otro.
Cuando trasladamos la documentacin tenemos )ue estar claros )ue cada
uno de estos procedimientos poseen razones legales seg%n el procedimiento
)ue se este desarrollando.
Cuando se trasladan los documentos de una oficina productora al
arc&ivo central del mismo ente estos documentos son trasladados
normalmente por dos razones principales )ue son1
'erminaron los ob/etivos de su tr*mite.
Se cumpli su plazo precaucional.
32
La entidad productora es due;a de los documentos e/erce sus
derec&os sobre tales y no re)uiere ninguna condicin para acceder y
consultar a sus documentos propios. La entidad en concordancia con las
leyes del lugar puede establecer restricciones para la consulta de sus
documentos.
.11.4.- -iste*a )e trans$eren"ia.
La transferencia es el paso de los papales desde las oficinas )ue los
&an producido a las instituciones encargadas de su conservacin es decir el
paso desde las registrature de deposito al arc&ivo (o bien si se usa la
21
4diciones del S&r. -6.
34
terminologa predominante en la #talia en el pasado desde los arc&ivos de
deposito al arc&ivo &istrico o arc&ivo general).
La transferencia se &ace ordinariamente despu.s de un lapso de
tiempo mas bien largo y de todos modos tal )ue asegure )ue los papeles
ya &ayan perdido inter.s para la oficina )ue los &a producido y por el
contrario &ayan ad)uirido inter.s para la investigacin cientfica o por lo
menos )ue al predominante inter.s administrativo le &aya sustituido un
predominante inter.s cientfico.
Cuando se transfieren los documentos de una oficina productora o de
un arc&ivo central del un ente al arc&ivo &istrico es debido a1
'erminaron los ob/etivos de su creacin en la institucin )ue los
gener.
Su consulta es pr*cticamente nula.
Se cumpli su plazo precaucional en el arc&ivo central de la
institucin.
@esulta incomodo conservarlo al no ser utilizado
33
.
22
dem. 2''3". 6iccionario de t2rminos arc(ivsticos. Crdoba Argentina) 4diciones del S&r. -6>-7.
35
Atendiendo a estos t.rminos cabe destacar )ue al realizarse la
transferencia los entes productores no son mas los due;os de la
documentacin ya )ue los mismos pasan a la orden de los arc&ivos
generales e &istricos )uienes ser*n los nuevos guardianes de estos
e+pedientes por lo tanto ser*n ellos )uienes dictaminen las reglas para
acceder a estos documentos ya transferidos.
.11.9.- -iste*a )e eli*ina"i'n.
En este proceso es donde los documentos son destruidos despu.s
de &aber cumplido con su fase de duracin o vigencia precaucional. "or lo
general la eliminacin de los documentos es responsabilidad directa del
arc&ivo intermedio )uienes son los )ue desarrollan los cuadros de e+purgo.
"or lo general cuando se tratan de documentos muy importantes se le
deben realizar un estudio muy e+&austivo para ver si los mismos ya no son
de utilidad para la institucin ya )ue algunos e+pedientes no pueden ser
eliminados debido a la importancia del material. "or otro lado si se trata de
documentos )ue ya &an cumplido con su vigencia y los mismos son secretos
deber*n ser )uemados para evitar )ue alguna persona los pueda utilizar
para su beneficio.
.11.:.- -iste*a )e "onserva"i'n.
36
En este proceso se determinan las condiciones mas optimas para el
resguardo y almacena/e de los documentos ya sean en depsitos o en
oficinas. A continuacin se presentan las siguientes1
a. (a"tores biol'gi"os
E+isten agentes biolgicos como los &ongos insectos y roedores. Estos
pueden ocasionar da;os serios a los documentos de arc&ivo y al mobiliario.
Adem*s de servir de medida preventiva para reducir los riesgos de infeccin
muc&as sustancias )umicas pueden utilizarse para destruir agentes
biolgicos teniendo muc&o cuidado en garantizar )ue estos )umicos no
da;en el documento y puedan usarse con seguridad. Algunos agentes
)umicos son e+tremadamente t+icos para los seres &umanos y solo deben
ser utilizados por personal especializado en el *rea.
b. Mi"roorganis*os
Los documentos de arc&ivo consisten principalmente de materiales org*nicos
)ue son vulnerables al ata)ue de agentes biolgicos. Los microorganismos
ocasionan cambios en la pigmentacin de materiales de arc&ivo algunas
veces &acen )ue se tornen fr*giles. El crecimiento de microorganismos
depende de ciertas condiciones fsicas y )umicas tales como temperaturas
elevadas y variaciones en la &umedad relativa condiciones inadecuadas de
37
almacenamiento e+ceso de polvo. Si se presenta una infeccin por
microorganismos debe consultarse a un microbilogo para identificar al
organismo los factores )ue ocasionaron el ata)ue y para consultar las
medidas re)ueridas para combatir y detener el da;o.
". Inse"tos? roe)ores + otras a*ena2as
Los insectos ocasionan da;os con caractersticas morfolgicas bien
definidas a los documentos y a los estantes. La infeccin por insectos
tambi.n se ve favorecida por los factores clim*ticos )ue se presenten en el
*rea de arc&ivo en la prevencin de ata)ues deben tomarse medidas
similares en las descritas para microorganismos en caso de ocurrir una
infeccin debe solicitarse la ayuda de un especialista en insectos
EentomlogoA para )ue identifi)ue las especies y aconse/ar en las medidas
para combatir y controlar el brote.
). 8&*e)a) relativa
Con frecuencia se evidencian interpretaciones acerca del rango de &umedad
relativa recomendada. Se debe tener como mnimo entre 6B067D y como
m*+imo 8B087D. Se interpreta )ue puede mantenerse la &umedad en
cual)uiera de los valores comprendidos entre 6B y 87D.
3,
e. Te*!erat&ra
La temperatura es un elemento de deterioro tan importante como
puede serlo la &umedad, sin embargo sabemos )ue por si misma puede
acelerar reacciones )umicas en la oscuridad resecar materiales
giroscpicos (como papel pergamino papiro cuero tela gelatina etc.)
adem*s favorece la condensacin de agua sobre los materiales (el agua en
fase gaseosa pasa a li)uida) cuando disminuye a temperaturas menores al
punto de roco.

$. L&2
La luz es otro elemento a considerar como fuente de deterioro del
fondo documental ya )ue es una energa y como tal potenciadota de
variedad de cambios )umicos. El da;o generado por la luz tiene la
particularidad de ser acumulativo. "ara minimizar los da;os causados por la
luz debe seleccionarse la menos energ.tica y &a de controlarse la intensidad
y duracin de la misma. La luz puede ser natural o artificial pero toda fuente
de luz es particularmente nociva a los documentos sensibles1 papel tintas y
pigmentos emulsiones fotogr*ficas y cinematogr*ficas.
.1.- Los ar"3ivos )e la a)*inistra"i'n !5bli"a vene2olana.
3-
Los arc&ivos p%blicos son a)uellos )ue tienen su dependencia en
relacin con las instituciones encuadradas dentro del derec&o p%blico
(/udiciales militares municipales gubernamentales etc.).
35
!uc&os estudios &an sido realizados por grandes investigadores del
*rea tales como el -r. !ario <rice;o "erozo (2C8C) el S#$AS<# (2C95) la
"rofesora Carmen Alida Soto y !aria Luisa Jas&er (2C:6) en donde
mencionan las deficiencias y desventa/as )ue presentan muc&os de los
arc&ivos de la administracin p%blica >enezolana. Estas deficiencias
presentes van desde lo micro a lo macro ya )ue es com%n encontrar las
mismas fallas en diferentes arc&ivos.
En >enezuela aun falta )ue se cree una gran concientizacin del
personal y los usuarios )ue se desenvuelven en estas *reas ya )ue ellos
son los garantes de )ue estos medios tan importantes como son los
arc&ivos est.n correctamente organizados clasificados y bien conservados
debido a )ue toda esta informacin )ue reposa en ellos es nuestra memoria
&istrica.
Entre las fallas m*s comunes encontradas en los diferentes arc&ivos
de la administracin p%blica podemos encontrar1
La escasez de presupuesto es muy com%n en estos arc&ivos ya )ue
muc&os de ellos prefieren invertir en grandes proyectos )ue no tenga
)ue ver con los arc&ivos muc&os de los !inisterios invierten su
presupuesto en lu/osas camionetas grandes e)uipos de computacin
23
dem. 2''3". 6iccionario de t2rminos arc(ivsticos. Crdoba Argentina) 4diciones del S&r. 2-
4'
celulares gastos administrativos de/ando a un lado lo mas
importante como lo es el arc&ivo.
4tro problema o falla presentada es el personal no capacitado en el
*rea el cual se desenvuelve en su *rea de traba/o como me/or le
parece. Esta falla es muy com%n encontrarla en distintos arc&ivos ya
sean p%blicos o privados. Esto es debido a )ue no se le presta la
verdadera importancia )ue es el arc&ivo de una institucin.
La falta de una infraestructura adecuada para el resguardo de la
documentacin es un tema )ue muc&os arc&ivlogos &an tratado en
estudios anteriores ya )ue sin un repositorio apropiado para
almacenar la documentacin esta se deteriorara en pocos a;os.
=nas de las fallas mas importantes )ue se nos presentan en los
arc&ivos es la falta de e)uipos y mobiliarios aptos para almacenar la
documentacin producida por los entes p%blicos y privados la gran
mayora de estos e)uipos suelen ser a)uellos )ue otros departamento
desec&an y son enviados a los arc&ivos para )ue colo)ue los
papeles, como suelen llamarlos las personas a/enas a esta *rea o
corazn de una institucin.
Las normas no siempre est*n definidas adecuadamente en los
arc&ivos ellos de/an muc&as veces de crearlas debido a )ue no les parece
necesario el invertir tiempo y dinero en unas normas )ue regulen el mane/o
correcto de un arc&ivo.
41
.1..- Los ar"3ivos !riva)os en los !a#ses en )esarrollo.
A diferencia de los arc&ivos p%blicos los arc&ivos privados son
a)uellos )ue se encuadran dentro de los derec&os privados como los son1
personales nobiliarios eclesi*sticos y de empresas privadas.
Los arc&iveros de los pases en desarrollo se enfrentan con casi todos
los problemas propios de sus &omlogos )ue tiene una tradicin en materia
de arc&ivos m*s dilatada y adem*s con los siguientes o con algunos de
ellos1 ine+istencia de material y edificios adecuados de un sistema nacional
de arc&ivos )ue funcione eficazmente de personal capacitado de fondos y
de un buen espritu de traba/o. "ueden tener una o dos venta/as1 una
legislacin reciente en un cierto n%mero de nuevas naciones somete a la
proteccin nacional tanto a los arc&ivos privados como a los p%blicos y el
cometido de los Arc&ivos $acionales en relacin con la ad)uisicin y la
administracin de arc&ivos privados puede ser mas f*cil )ue en los pases
)ue cuentan con sistemas mas evolucionados, y &a de &aber menos
competencia )ue entre unas bibliotecas establecidas de antiguo con
tradiciones diferentes de administracin de los manuscritos.
"or supuesto ning%n Estado deber* emprender un programa de
ad)uisicin decidida de arc&ivos privados mientras o disponga de una
estructura b*sica de gestin de arc&ivos )ue funcione debidamente. =na vez
logrado eso no deber* &aber demora alguna. Las respuestas al cuestionario
referentes a la ad)uisicin la clasificacin y la descripcin )ue proceden de
pas en desarrollo ponen de manifiesto )ue lo tiene muy presente y )ue
est*n en condiciones de aplicar unos procedimientos de arc&ivos
confirmados. "uede &aber una ligera tendencia a administrar los arc&ivos
privados en ciertos aspectos como si fueran p%blicos pero dada la
42
seme/anza entre los modernos arc&ivos privados en particular los
corporativos y los p%blicos no parece )ue ello vaya a plantear grandes
problemas. La ense;anza de las t.cnicas de administracin de arc&ivos
privados debe ser una parte esencial de todos los cursos de arc&ivstica y no
es solamente en los pases en desarrollo donde &ay fallos al respecto.

As pues los arc&ivos privados deben interesar a los arc&iveros de los
pases en desarrollo pero partiendo de la encienta y despu.s de &aber ledo
las obras publicadas sobre el particular la %nica conclusin posible es )ue
en muc&os pases en desarrollo no se procede efectivamente a la
ad)uisicin de manuscritos y arc&ivos privados. Con unos medios de
financiacin m*s completos unos sistemas m*s eficaces me/ores edificios
una formacin del personal m*s adecuada y el desarrollo de las
asociaciones profesionales me/orar*n indudablemente la situacin. "ero es
posible )ue sea demasiado tarde entonces para los manuscritos y arc&ivos
privados )ue corren &oy peligro y para preservar la memoria de la poblacin
de m*s edad.
.10.- I*!ortan"ia )e los ar"3ivos !5bli"os + !riva)os.
Estos son de gran importancia por)ue facilitaran la gestin de la
administracin p%blica e instituciones privadas proporcionado acceso a los
documentos en curso de las actividades administrativas cotidianas. Como lo
43
plantea Antonia ?eredia en su definicin1 los arc&ivos son importantes
por)ue salvaguardan los derec&os de las instituciones facilitando la gestin
administrativa para actuar como memoria y servir como fuente para la
&istoriaA
36
.
Los arc&ivos permiten a los individuos el e/ercicio de su derec&o en
cuanto al acceso de la informacin se refiere ya )ue pone o coloca a su
disposicin los documentos de car*cter administrativo y /urdico. Es un
elemento fundamental para la toma de decisin para cual)uier institucin u
organismo por)ue representa la memoria &istrica de la misma y constituye a
su me/or funcionamiento garantizado nuestros deberes y derec&os
documentales.
"ara comprender me/or la importancia )ue poseen los arc&ivos es
necesario mencionar algunos elementos1
"ara la administracin1 Cual)uier empresa entidad gobierno o pas
recurre muy a menudo a los documentos )ue ellos producen para
tomar decisiones de gran envergadura y para responder ante
cual)uier tr*mite o demandas de orden administrativo legal /urdico y
fiscal.
"ara la investigacin1 Son de vital importancia para los investigadores
)ue buscan informacin sobre acontecimientos ocurridos en tiempos
pasados.
24
.eredia/ Antonia. 2''7". 01&2 es &n arc(ivo3. Sevilla) 4diciones 5rea. 6ip&tacin 7rovincial.
44
"ara la comunidad y el Estado1 Los arc&ivos son fuentes
documentales en cuanto a los derec&os y deberes de las personas
instituciones y del Estado actuando como instrumento de control
p%blico y social.
"ara el desarrollo econmico y social1 Iarantizan la toma de
decisiones con bases slidas ya )ue contienen informacin referente
a la poblacin funcionamiento de los sectores productivos y de
servicios industrias y educacin.
@esumiendo se puede decir )ue siendo los arc&ivos custodios de la
informacin generada o recibida por una entidad grupo o persona su
importancia radica en el valor )ue posee para la investigacin. la sociedad o
comunidad para el fomento de la cultura y el fortalecimiento de la identidad
nacional.
CAPITULO III
MARCO METODOL@7ICO
..1.- Ti!o )e investiga"i'n.
45
La investigacin es de tipo descriptiva es decir E)ue busca especificar
las propiedades importantes de personas grupos o cual)uier otro fenmeno
)ue sea sometido a an*lisisA
37
. Los investigadores recogen los datos sobre
la base de una &iptesis o teora e+ponen y resumen la informacin de
manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados a fin de
e+traer generalizaciones significativas )ue contribuyan al conocimiento.

...- DiseAo )e la investiga"i'n.
El dise;o de la investigacin )ue se va aplicar en el proyecto va a ser
de campo ya )ue se plantea utilizar mecanismos de recoleccin de
informacin como la encuesta y la observacin directa )ue permita
mostrarnos las debilidades y fortalezas )ue presenta el arc&ivo y un dise;o
de tipo documental por)ue se va recurrir a investigaciones anteriores. Es por
ello )ue1 Eeste dise;o constituye el plan general del investigador para obtener
respuestas a sus interrogantes o comprobar la &iptesis de investigacin. El
dise;o de investigacin desglosa las estrategias b*sicas )ue el investigador
adopta para generar informacin e+acta e interpretableA.
38
....- Pobla"i'n o &niverso )e est&)io
25
.ernBnde; Sampieri/ %oberto. 1--1". <etodologa de la Envestigacin. <2Iico: 4diciones
<cAra+>.ill. 6'.
26
<artne;/ Gieves s*!". 4l proceso de investigacin #en lnea$ rec&perado el '3 de noviembre de
2''6" de (ttp)**perso.+anadoo.es*aniorteJnic*ap&ntJmetodJinvestigac4J2.(tm
46
La poblacin de estudio seleccionada en esta investigacin esta
conformada por los traba/adores y los arc&ivos de gestin de la Corporacin
de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA CASA S.A.).
..0.- M&estra
"ara la realizacin de esta investigacin la muestra representativa
)ue tomaremos ser* de un 5BD esto calculado a trav.s de la formula
estadstica para poblaciones finitas el porcenta/e fue seleccionado por medio
de una muestra &eterog.nea con variados niveles de relevancia en sus
tipologas documentales )ue se encuentran en los arc&ivos de gestin de la
Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA S.A. Esta se
tomar* de los subfondos documentales de los arc&ivos de gestin de los
departamentos de consultora /urdica tesorera contabilidad
comercializacin almac.n facturacin cobranzas tecnologa control de
calidad cereales carnicos y l*cteos unidad de seguros oleaginosa y
leguminosa sal y az%car administracin #nfraestructura #ndustria aduana.
"ara &acer el c*lculo de la muestra a trav.s de la frmula presentada
con anterioridad se tom una poblacin de cuarenta y cuatro (66) arc&ivos de
gestin de la Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA
con un error muestral de )uince por ciento (27D) )ue es el error m*+imo
admisible fi/ado )ue representa la diferencia m*+ima entre la media muestral
y la media de poblacin )ue estamos dispuestos aceptar un nivel de
confianza de noventa por ciento (CBD), y una proporcin " y K de .+ito o
47
fracaso del cincuenta por ciento (7BD) respectivamente debido a )ue estas
probabilidades eran desconocidas.
Luego de aplicar la formula la misma nos arro/o un total de diecioc&o
(2:) arc&ivos de gestin los cuales ser*n estudiados para determinar el
grado de deterioro y funcionabilidad de los mismos.
..1. Instr&*entos !ara la Re"ole""i'n )e la In$or*a"i'n
La recoleccin de la informacin se realiz a trav.s de la elaboracin y
aplicacin de un diagnstico en forma de cuestionario desarrollado seg%n el
manual de elaboracin de diagnstico previo #S426BB213BB6 el cual ser*
llenado con los datos obtenidos en las diferentes visitas aplicadas en esta
investigacin. Con este diagnstico podremos recopilar los datos necesarios
para el posterior estudio de estos subfondos documentales.
Asimismo se procedi aplicar una encuesta a los traba/adores en
donde se midi el estado de preparacin de los mismos.
CAPITULO I/
Diagn'sti"o a los ar"3ivos )e gesti'n !ertene"ientes a la Cor!ora"i'n
)e Abaste"i*iento + -ervi"ios Agr#"olas CA-A.-.A.
4,
0.1.- I)enti$i"a"i'n )e los ar"3ivos )e gesti'n.
Los subfondos documentales seleccionados para aplicar el
diagnstico son los arc&ivos de gestin de consultora /urdica tesorera
contabilidad comercializacin almac.n facturacin cobranzas tecnologa
control de calidad cereales carnicos y l*cteos unidad de seguros
oleaginosa y leguminosa sal y az%car administracin #nfraestructura
#ndustria aduana los cuales conforman la muestra seleccionada )ue
componen el fondo documental de la Corporacin de Abastecimiento y
Servicios Agrcolas CASA.S.A.
"ara este diagnstico colaboraron los arc&ivlogos @onald Su*rez
Elba #za)uita y el e)uipo )ue desarrolla este traba/o para )ue realiz*ramos
la aplicacin del diagnstico y se encargar*n de visitar cada uno de los
arc&ivos de gestin seleccionado para su estudio y as conocer el estado en
el )ue se encuentran estos arc&ivos )ue se van a estudiar.
Los subfondos est*n compuesto en su mayora por las siguientes
tipologas documentales1 facturas contratos de mantenimiento convenios
compra0venta actas minutas memos ademdum correspondencia
informes planos constancias circulares e+pedientes de empleados entre
otros )ue abarcan un apro+imado de 39.BBB e+pedientes. La tipologa
documental de Corporacin CASA. !*s antigua data de 2C:C la mas actual
del 3BB:.
=n aspecto importante de los arc&ivos de gestin es )ue muc&os de
ellos no poseen normativas o lineamientos en cuanto a los pr.stamos
documentales )ue resguardan en muc&as oportunidades los e+pedientes
)ue se encuentran en pr.stamo se pierden o traspapelan debido a )ue los
4-
encargados de los arc&ivos de gestin no poseen ning%n control sobre esta
informacin.
0..- Res&lta)os )e las en"&estas a!li"a)as al !ersonal B&e labora en
los ar"3ivos gesti'n.
Antes de realizar los diagnsticos a los arc&ivos de gestin de la
corporacin CASA se decidi aplicar una pe)ue;a encuesta en donde se
midiera el grado de preparacin con )ue cuentan los encargados de los
arc&ivos.
El procedimiento )ue se llevo a cabo consto de un pe)ue;o
cuestionario en donde se midi el grado de instruccin a;os en el arc&ivos
organizacin de los documentos si el personal utilizaba proteccin para
manipular los e+pedientes contratos o actas.
Asimismo procedimos a realizar una representacin grafica en donde
mostramos las variaciones seg%n el arc&ivero estudiado en estas encuestas
pudimos afianzar )ue muc&o del problema e+istente en los arc&ivos de
gestin de la corporacin de abastecimiento y servicios agrcolas son en gran
parte culpa de la mala preparacin del personal por cuanto si en un arc&ivo
no contamos con personas preparadas para desarrollar las distintas
actividades )ue se presente el mismo no funcionara correctamente
provocando )ue los documentos se pierdan o traspapelen dentro y fuera de
los arc&ivos de gestin.
=n aspecto muy importante )ue nos mostr la encuentra efectuada a
los encargados de los arc&ivos es )ue muc&os de ellos no llevan un control
5'
t.cnico a la &ora de prestar un documento. Al no aplicar esta simple tarea
ocasiona la p.rdida de muc&os de los e+pedientes y contratos de la
institucin.
0...- (i"3a )e en"&esta al !ersonal )e los ar"3ivos )e gesti'n.
E$C=ES'A AL "E@S4$AL -E A@C?#>4 -E IES'#4$
CON-ULTORIA %URIDICA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 CON-ULTORIA %URIDICA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER 1 ACO 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC#4$
7UANTE-?
MA-CARILLA
(IC8A DE
PRE-TAMO-
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
'A<LAS -E @E'E$C#4$ 4<SE@>AC#4$ES
IN/ENTARIO- NO EMPLEA
CD Cronol'gi"o AD Al$an&*=ri"o NoD N&*=ri"o NaD Ning&na
TE-ORERIA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 TE-ORERIA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
T-U EN RR88 1 ACO 1
"@4'ECC#4$ C4$'@4L -E 4@IA$#NAC4$
51
(#S#CA "@ES'A!4S
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO NO -I NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
CONTABILIDAD
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 CONTABILIDAD
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
T-U CONTABLE 14 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO NO -I NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
IN/ENTARIO NO EMPLEA
COMERCIALIACION
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 COMERCIALIACION
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER 1< ACO- 1
52
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA LIBRO- DIARIO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
ALMACEN
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 ALMACEN
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE-
(IC8A DE
PRE-TAMO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
(ACTURACION
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 (ACTURACION
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
53
T-U 0 ACO- E 4 ACO-
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO NO -I NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
IN/ENTARIO- NO EMPEA
COBRANFA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 COBRANFA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE-?
MA-CARILLA (IC8A
C A $o $a
NO -I -I NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
TECNOLO7IA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 TECNOLO7IA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
54
BAC8ILLER 4 ME-E- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
CONTROL DE CALIDAD
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 CONTROL DE CALIDAD
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
LIC. COMERCIO
INTERNACIONAL
ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA (IC8A
C A No Na
-I -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
CEREALE-
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 CEREALE-
55
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
T-U 1 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
CARNICO- E LACTEO-
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 CARNICO- E LACTEO-
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER 0 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA NO EMPLEA
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
UNIDAD DE -E7URO-
56
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 UNIDAD DE -E7URO-
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
LICENCIADO 1 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE- (IC8A
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
OLEA7INO E LE7UMINO-A
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 OLEA7INO E LE7UMINO-A
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
T-U 9 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE- LIBRO- DIARIO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
57
-AL E AFUCAR
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 -AL E AFUCAR
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
T-U ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE- LIBRO- DIARIO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
IN/ENTARIO- NO EMPEA
ADMINI-TRACION
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 ADMINI-TRACION
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER : ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA LIBRO DIARIO
C A $o $a
NO -I NO -I
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
5,
IN(RAE-TRUCTURA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 IN(RAE-TRUCTURA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
-ECRETARIA . ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA LIBRO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
INDU-TRIA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 INDU-TRIA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
BAC8ILLER ME-E- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
NO EMPLEA LIBRO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
5-
ADUANA
$4!<@E -EL A@C?#>4 -E IES'#4$1 ADUANA
I@A-4 -E
#$S'@=CC#4$
AL4S -E EM"E@#E$C#A
E$ EL A@EA
$=!E@4 -E
E!"LEA-4
-ECRETARIA 0 ACO- 1
"@4'ECC#4$
(#S#CA
C4$'@4L -E
"@ES'A!4S
4@IA$#NAC4$
7UANTE-?
MA-CARILLA LIBRO
C A $o $a
NO -I NO NO
-ESC@#"C#4$
-4C=!E$'AL
IN/ENTARIO- NO EMPLEAN
0.0.- Re!resenta"i'n gr>$i"a )e las $i"3as en"&esta.
!ediante esta ilustracin obtendremos los valores m*s
representativos de la encuesta realizada al personal )ue labora en los
arc&ivos de gestin los cuales determinan una muestra significativa del
estudio realizado en ellos.
En estas gr*ficas representaremos algunos valores )ue medir*n la
preparacin del personal a;os de e+periencias aplicacin de algunas
t.cnicas arc&ivistitas para la recuperacin del documento entre otras.
6'
A continuacin se presenta en detalle las siguientes1
7r>$i"o 1
@epresenta el nivel acad.mico )ue poseen los arc&ivistas
7r>$i"o
61
A)u observamos el tiempo )ue tienen los arc&ivistas traba/ando en el *rea
7r>$i"o .
@epresenta las medidas de seguridad )ue toman los traba/adores antes de
manipular el documento.
7r>$i"o 0
62
!uestra los par*metros de control de documento )ue utilizan
7r>$i"o 1
@epresenta la medida de organizacin mas empleada en los arc&ivos de
gestin estudiados.
0.1.- Res&lta)os )e los Ar"3ivos )e 7esti'n.
Actualmente los arc&ivos de gestin se encuentran ubicados en
espacios no aptos para su resguardo y conservacin debido a )ue siempre a
63
los arc&ivos se le da el peor espacio con el )ue cuenta una Corporacin o
institucin de esta magnitud.
Al comenzar el estudio de los arc&ivos nos pudimos dar cuenta )ue la
mayora de ellos no cumplen con las condiciones mnimas de seguridad
para el resguardo de la documentacin ya )ue muc&os de ellos se ubican en
depsitos los cuales no poseen estanteras apropiadas o un clima apto para
)ue los documentos se preserve y as evitar su destruccin tambi.n e+iste la
presencia de ventanas en las )ue la luz solar llega directamente a los
documentos o en algunos casos luz artificial )ue no cuentan con ning%n
dispositivo )ue ayude a regular la intensidad de esta luz para proteger estos
documentos.
4tros casos )ue &emos encontrado es )ue en ninguno de los
arc&ivos e+iste medidas de seguridad para controlar un posible incendio
encontr*ndonos actualmente con rociadores espor*dicos dentro de la
corporacin CASA )ue funcione con agua. A su vez los arc&ivos de gestin
no se encuentran aptos para almacenar tantos papeles sin una prevencin
contra el fuego )ue este bien estructurado.
En otros casos podemos encontrar )ue los documentos almacenados
al lado de los e)uipos de refrigeracin de la institucin o cercanos a los
ba;os los cuales casi siempre sufren desperfectos y ocasionan pe)ue;as
inundaciones )ue llegan muy cerca de los arc&ivos.
=n e/emplo muy preocupante de esto es el lugar destinado para la
creacin del arc&ivo central el cual va a funcionar en la planta ba/a del
edificio las fundaciones el mismo &a sufrido varios percances ocasionados
por su mala ubicacin dentro de las instalaciones del edificio. En este lugar
64
se &an presentado inundaciones y varios cortos el.ctricos )ue &an
provocado )ue los arc&ivlogos deban abandonar las instalaciones para
salvaguardar sus vidas de/ando as los documentos en este espacio mal
dise;ado para almacenarlos.
Encontramos tambi.n documentacin deba/o de los escritorios debido
a )ue no poseen lugares para almacenarlos ocasion*ndoles as a los
asistentes y personal administrativo )ue usen sus escritorios para almacenar
documentos.
Los tec&os de los arc&ivos de esta institucin se podra decir )ue
est*n dentro de los par*metros mnimos de seguridad para un arc&ivo ya
)ue muy pocos de ellos conservan los dobles tec&os o cielos raso.
4tra caracterstica )ue notamos es la presencia de roedores dentro
de las instalaciones de la Corporacin esto no solo ocasiona da;os a los
documentos sino )ue puede poner en peligro al personal )ue labora en
estas *reas de traba/o.
El ambiente clim*tico )ue encontramos dentro del edificio o para ser
mas especficos en los pisos C 2B 22 23 25 y 26 del Edificio Las
(undaciones es muy irregular debido a )ue en su mayora carecen de
ventilacin controlada ocasionando as )ue las temperaturas dentro de las
oficinas alcanzan altas temperaturas provocando )ue los documentos se
deterioren m*s r*pido de lo normal. O en otros casos como se puede
65
conseguir en el piso 26 donde se encuentra Consultara /urdica la
temperatura es demasiado ba/a y al trasladar estos e+pedientes a otros pisos
en donde no cuentan con aire acondicionado provocan la proliferacin de
&ongos y bacterias )ue a menudo conseguimos en muc&os de los
documentos con los cuales traba/amos dentro de la Corporacin de
Abastecimiento y Servicio Agrcolas. CASA.S.A.
0.4.- (i"3a )e i)enti$i"a"i'n )e los ar"3ivos )e gesti'n.
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "ons&ltar#a j&r#)i"a
$4!<@E -EL A@C?#>41 Cons&ltar#a j&r#)i"a
C%KGK8KAEA CK8L<4G 4G <45%KS
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
1-,' 2'', 35 mts Gat&ral
CKG5A<EGACEKG C4G5E8ACEKG K74%ACEKG4S A%C.ECES5ECAS
7olvo/ roedores Go controlada
C K S 4 5
si si si no si
<KFE8EA%EK CA%MC54% 6KCL<4G5A8 KFS4%CACEKG4S
Arc(ivos rodantes
8egal/ administrativo/
N&dicial
8a temperat&ra es de 25
CO/
Cer aneIos) 13/ 14/ 15.
66
CD Clasi$i"a"i'n? OD Or)ena"i'n? -D -ele""i'n? ED Eli*ina"i'n? TD Trasla)o
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e tesorer#a
$4!<@E -EL A@C?#>41 Tesorer#a
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
1--, 2'', 2' mts Gat&ral y arti!icial
7olvo y microorganismo Go controlada
C K S 4 5
si si si no no
4stantera !iNa y verticales
Administrativo/ contable/
legal
CO/ posee detectores de
(&mo
Cer aneIos) 21/ 22
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "ontabili)a)
$4!<@E -EL A@C?#>41 Contabili)a)
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''' 2'', 3, mts Arti!icial
.ongos/ polvo/ plagas controlada
C K S 4 5
si si no no no
67
4stantera !iNa Contable/ administrativo
CO/
Cer aneIos) 16/ 17
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "o*er"iali2a"i'n
$4!<@E -EL A@C?#>41 Co*er"iali2a"i'n
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''2 2'', 17 mts Arti!icial
.ongos/ polvo/ plagas controlada
C K S 4 5
si si no no no
4stantera !iNa Administrativo/ legal
8a temperat&ra es de 1-
CO/
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e Al*a"=n
$4!<@E -EL A@C?#>41 Al*a"=n
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''1 2'', 4' mts Arti!icial
.ongos/ polvo/ plagas Go controlada
C K S 4 5
si si no no no
6,
4stantera !iNa Administrativo
CO/ nat&ral
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e $a"t&ra"i'n
$4!<@E -EL A@C?#>41 (a"t&ra"i'n
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
1--, 2'', 45 mts Arti!icial
polvo/ plagas Controlada
C K S 4 5
si si si no no
4stantera !iNa y en el piso Administrativo y contable
8a temperat&ra es de 1,
CO/
Cer aneIos) 2'
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "obran2a
$4!<@E -EL A@C?#>41 Cobran2a
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
C K S 4 5
6-
7olvo/ plagas controlada
si si no no no
4stantera !iNa Administrativo
8a temperat&ra es de 1,
CO/
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e te"nolog#a
$4!<@E -EL A@C?#>41 Te"nolog#a
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''4 2'', 16 mts arti!icial
7olvo/ plagas controlada
C K S 4 5
si no no no no
4stantera !iNa administrativo
CO/
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "ontrol )e "ali)a)
$4!<@E -EL A@C?#>41 Control )e "ali)a)
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''3 2'', 2, mts arti!icial
7'
7lagas y (ongos Go controlada
C K S 4 5
si no no no no
5emperat&ra no
controlada
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "ereales
$4!<@E -EL A@C?#>41 Cereales
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''2 2'', 1' mts arti!icial
7lagas y bacterias Go controlada
C K S 4 5
no si no no no
Go posee/ se &bican
debaNo de los escritorios Contable/ administrativo
5emperat&ra no
reg&lada/ solo por
ventiladores
Cer aneIos) 1,
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e "arni"os + l>"teos
$4!<@E -EL A@C?#>41 Carni"os + L>"teos
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
71
7lagas y bacterias Go controlada
C K S 4 5
si si no no no
Go posee Contable/ administrativo @alta estantera
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n &ni)a) )e seg&ros
$4!<@E -EL A@C?#>41 Uni)a) )e -eg&ros
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
polvo controlada
C K S 4 5
si si si no si
Go posee detectores de
(&mo
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e oleaginosa + leg&*inosa
$4!<@E -EL A@C?#>41 Oleaginosa + leg&*inosa
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
72
2''1 2'', 16 mts arti!icial
7olvo/ plagas Go controlada
C K S 4 5
si si no no Go
Go posee administrativo
@alta salidas de
emergencia y detectores
de (&mo
Cer aneIos) 1-
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e sal + a25"ar
$4!<@E -EL A@C?#>41 -al + A25"ar
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
7olvo y plagas Go controlada
C K S 4 5
si si no no Go
Go posee contable
@alta detectores de
(&mo
Cer aneIos) 1,.
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e a)*inistra"i'n
$4!<@E -EL A@C?#>41 A)*inistra"i'n
C%KGK8KAEA CK8L<4G 4G <45%KS E8L<EGACEKG
73
8EG4A84S
7lagas Controlada
C K S 4 5
si si no no no
4stantera metBlica !iNa
8egal/ contable/
administrativo
Go posee eItintores
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e in$raestr&"t&ra
$4!<@E -EL A@C?#>41 In$raestr&"t&ra
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''' 2'', 6' mts Arti!icial y nat&ral
7olvo/ plagas Go controlada
C K S 4 5
no no no no no
Go posee Administrativo/ legal
Carece de espacios
aptos para resg&ardar la
doc&mentacin
Cer aneIos) 4/ 5/ 6/ 7
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )ire""i'n )e in)&stria
$4!<@E -EL A@C?#>41 In)&stria
C%KGK8KAEA CK8L<4G 4G <45%KS E8L<EGACEKG
74
8EG4A84S
2''' 2'', 5' mts nat&ral
7olvo/ roedores Go controlada C K S 4 5
si si si no no
Go posee Administrativo/ legal
Carece de espacios
doc&mentacin
Cer aneIos) , /-/ 1'/ 11
(i"3a )e i)enti$i"a"i'n )el )e!arta*ento )e a)&ana
$4!<@E -EL A@C?#>41 A)&ana
8EG4A84S
E8L<EGACEKG
2''3 2'', 3' mts 8&; nat&ral
polvo Go controlada
C K S 4 5
si no no no no
estantera de madera Administrativo/ contable
Carece de espacios
doc&mentacin
Cer aneIos) 23/ 24/ 25
75
0.9.- Re!resenta"i'n gr>$i"a )e las $i"3as )iagn'sti"o.
Los siguientes gr*ficos plasman los resultados obtenidos en la
aplicacin de los diagnsticos realizados despu.s de tomar una muestra de
2: arc&ivos previamente seleccionados para su estudio.
Este gr*fico representa el tipo de luz )ue es mas frecuente en los
arc&ivos de gestin de La CASA S.A.
76
A)u podemos apreciar de forma m*s clara el tipo de agentes
contaminantes destruyen los documentos.
La ventilacin en muc&os de los arc&ivos de gestin se encuentra
desproporcionada debido a )ue la misma no cuenta con controladores
generales del clima para toda la edificacin.
77
Se puede observar en la gr*fica )ue son muy pocas las operaciones
arc&ivsticas empleadas en los arc&ivos de la corporacion CASA.
Se observa )ue en muc&os arc&ivos no es usado el mobiliario m*s
adecuado para almacenar los documentos.
7,
Esta %ltima gr*fica nos muestra los caracteres )ue se encuentran en
los arc&ivos de gestin )ue se tomaron como muestra para realizar los
diagnsticos.
0.:.- ANALI-I- DE RE-ULTADO-
(ORTALEFA-.
E+iste muy poca resistencia al cambio de parte de los encargados de
los arc&ivos de gestin esto nos permite aplicar de forma eficiente los
lineamientos necesarios para la organizacin de cada subfondo
documental
7-
-ebido al gran volumen documental es oportuna la aplicacin de
lineamientos )ue controlen y regulen la organizacin de los
documentos en los arc&ivos de gestin
La presencia de personal capacitado para la aplicacin de las t.cnicas
arc&ivsticas necesarias para su correcta organizacin.
AMENAFA-.
La falta de mobiliario adecuado ocasiona )ue la documentacin este
en riesgo constante debido a )ue la misma se almacena en lugares
no aptos.
La carencia de condiciones ambientales adecuadas para la
conservacin y resguardo de los subfondos documentales.
La falta de apoyo en la e/ecucin de diferentes proyectos a favor de la
organizacin documental de la corporacin de abastecimientos y
servicios agrcolas la casa s.a.
La necesidad de recursos &umanos y econmicos necesarios para
e/ecutar los proyectos planteados por el personal de arc&ivo central de
la corporacin la casa.
DEBILIDAD
,'
La falta de espacios adecuados para el almacena/e y resguardo de
cada subfondo documental.
La carencia de normas o lineamientos necesarios )ue ayuden a
solucionar los problemas arc&ivistitos en los distintos arc&ivos de
gestin.
La e+istencia de poco personal entrenado en el *rea arc&ivstica para
el mane/o diario de los arc&ivos de gestin de la corporacin.
OPORTUNIDADE-
Iran inter.s por parte de la directiva de la corporacin la casa en
tener unos arc&ivos de gestin organizados t.cnicamente.
"ropuestas en el *rea arc&ivolgica formuladas con anterioridad para
el me/oramiento organizacional el mane/o de la informacin y el
tratamiento t.cnico 0 arc&ivstico (propuesta de arc&ivo central y
arc&ivo &istrico)
0.;.- Res&lta)os obteni)os )e la eval&a"i'n )el trata*iento )o"&*ental
a los ar"3ivos )e gesti'n )e la "or!ora"i'n )e abaste"i*iento +
servi"ios agr#"olas LA CA-A -.A.
,1
Luego de evaluar el tratamiento de los documentos en la corporacin
encontramos )ue para el caso del control de pr.stamo de la documentacin
en este sentido se puede observar )ue no se lleva un control adecuado para
este tipo de tarea. Lo mas apropiado seria instalar una pe)ue;a base de
datos y unas fic&as de pr.stamo en donde cada usuario de/e constancia de
su firma y nombre legible entre otros en el caso de los documentos )ue son
llevados en libros diarios no son los mas aptos ya )ue estos libros podran
perderse y con ellos la informacin )ue est*n all.
'ambi.n obtuvimos )ue la forma de organizacin de los documentos
se presenta en 5 modalidades las cuales son1 alfanum.rico cronolgico
num.rica present*ndose un mayor porcenta/e en el orden alfanum.rico
debido a )ue muc&a de la documentacin son facturas generadas por la
compra de alimentos.
CAPITULO /
PROPUE-TA DE OR7ANIFACI@N DE LO- ARC8I/O- DE 7E-TION DE
LA CA-A -.A.
1.1.- PROBLEMA
,2
S.A.) Cuenta con un universo de 66 arc&ivos de gestin pertenecientes a las
diferentes -irecciones Ierencias y -epartamentos )ue operan en ella.
Actualmente e+iste una gran desorganizacin en los arc&ivos de
Iestin de la Corporacin LA CASA S.A. por ello es necesaria la aplicacin
de un instrumento )ue dicte pautas a seguir para la organizacin arc&ivstica
de todos y cada uno de los diferentes arc&ivos de Iestin )ue conforman
esta importante institucin del Estado >enezolano.
La problem*tica debe ser atacada desde un punto mas t.cnico no
basta solo con entrenar a un grupo de personas )ue se encarguen de
organizar los arc&ivos lo mas idneo para este problema es la aplicacin de
lineamientos arc&ivsticos para )ue todas y cada una de las personas )ue se
vean involucradas con los arc&ivos de gestin de la Corporacin CASA
puedan mantener un correcto orden dentro de ellas.
1..- OB%ETI/O-
1..1.- 7eneral
La organizacin de todos y cada uno de los arc&ivos de gestin )ue
e+isten en La Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas (LA
CASA S.A.) .
,3
1...- Es!e"#$i"o
La aplicacin de las t.cnicas arc&ivsticas )ue permitan una correcta
organizacin del fondo documental de los arc&ivos de gestin )ue funcionan
dentro de la Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA
S.A.
(acilitar la b%s)ueda y recuperacin de la informacin solicitada por
los diferentes usuarios )ue consultan peridicamente estos documentos.
Conservar adecuadamente el subfondo documental de La Corporacin
de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA S.A.
1...- MI-ION
4rganizar todos y cada uno de los arc&ivos de gestin de la
#nstitucin para me/orar las labores Administrativas Contables Legales y
Furdicas.
,4
1.0.- /I-ION
Contar con unos arc&ivos de gestin organizados )ue den respuesta
inmediata y oportuna a las necesidades de los usuarios.
1.1.- 7UIA DE LINEAMIENTO- PARA LO- ARC8I/O- DE 7E-TION DE LA
CORPORACION DE ABA-TECIMIENTO E -ER/ICIO- A7RICOLA-? LA CA-A? -.A.
Estos lineamientos se presentan con la finalidad de servir de apoyo y
orientacin a los funcionarios de la Corporacin LA CASA S.A. en sus
gestiones administrativas legales y contables.
,5
Iestionar o administrar la informacin se &a vuelto cada vez m*s
necesario para las organizaciones debido a )ue la informacin se &a
considerado un recurso organizacional necesario y estrat.gico para la toma
de decisiones el alcance de los logros y la supervivencia de las
organizaciones en un entorno cada vez m*s e+igente. El arc&ivo como
Iestor de documentos tiene una funcin de gran relevancia al permitir la
localizacin y utilizacin oportuna y efectiva de la informacin.
As mismo est* el arc&ivo de gestin se relaciona directamente con el
funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la
organizacin debido a )ue albergan fuentes primarias de informacin, su
adecuado funcionamiento avala la administracin de la documentacin
estrat.gica lo )ue implica )ue .stas podran mostrar la absoluta regularidad
de la gestin desde una perspectiva administrativa legal fiscal &istrica y
confidencial.
Las unidades de informacin dentro de sus funciones deben velar por
llevar a cabo las operaciones arc&ivsticas de organizacin documental )ue
incluye (clasificacin P ordenacin P descripcin) seleccin diseminacin
control distribucin almacena/e recuperacin proteccin por su car*cter
confidencial difusin y conservacin de la documentacin al "ersonal )ue
labora en la Corporacin de Abastecimiento y Servicios agrcolas LA CASA
S.A..
1.1.1- DI-PO-ICIONE- 7ENERALE-
,6
Los arc&ivos de gestin son unidades administrativas )ue se regir*n
por las disposiciones de la organizacin y lo )ue establezca en materia de
arc&ivo la Ley de Arc&ivos $acionales (Ley1 25 de /ulio de 2C67. $%mero
32.98B), en sus artculos y su reglamento (-ecreto) y los pronunciamientos
)ue emane el Arc&ivo Ieneral de la $acin.
Se e/ecutar*n lineamientos operativos y normativos para desarrollar
los procedimientos arc&ivsticos y as lograr )ue en los arc&ivos de gestin
&aya un control funcional de toda la gestin documental )ue se genere
dentro y fuera de la Corporacion de Abastecimiento s y Servicios Agrcolas La
CASA S.A.
1.1..- BA-E- LE7ALE-
Le+ )e Ar"3ivos Na"ionales
Iaceta oficial $Q 32.88B de fec&a 25 de /ulio de 2C67. Art. 1, 2, 3, 9, 11,
12, 14, 15.
Regla*ento )el Ar"3ivo 7eneral )e la Na"i'n
,7
Caracas 5B de diciembre de 2C76. Art. 1, 6, 8, 9, 10, 11.
Le+ Org>ni"a )e la A)*inistra"i'n Central
Iaceta oficial $Q 58.:B9 de fec&a 26 de octubre de 2CCC.
-ecreto $Q 58C de fec&a 7 de octubre de 2CCC. Art. 72, 73, 74, 75, 76,
77, 78, 79.
Le+ Org>ni"a )e -i*!li$i"a"i'n )e Tr>*ites A)*inistrativos
Iaceta oficial e+traordinaria $Q 7.:C2 de fec&a 52 de /ulio de 3BB:.
-ecreto $Q 8.387 de fec&a 52 de /ulio de 3BB:. Art. 9, 10, 11, 12, 13, 15,
17, 18, 19, 20.
Le+ Org>ni"a )e la A)*inistra"i'n P5bli"a
7a"eta o$i"ial eGtraor)inaria NH 1.:;< )e fec&a 52 de /ulio de 3BB:.
De"reto NH 4.19 )e fec&a 52 de /ulio de 3BB:. Art. 143, 144, 145, 146,
147, 148, 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159, 160,
161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173.
Le+ Contra la Corr&!"i'n
,,
Iaceta oficial e+traordinaria $Q 7.859 de fec&a B9 de abril del 3BB5. Art.
6, 7, 8, 10, 19, 21, 22, 78.
Constit&"i'n )e la Re!&bli"a Bolivariana )e /ene2&ela
Iaceta 4ficial E+traordinaria $R 7.675 de la @ep%blica <olivariana de
>enezuela. Caracas viernes 36 de marzo de 3BBB. Art. 143, 247.

Le+ Org>ni"a )e Pro"e)i*ientos A)*inistrativos
Iaceta 4ficial $R 3.:2: de fec&a 2 de /ulio de 2C:2. Art. 30, 31, 32, 44,
45, 46, 47.
1.1...- NORMATI/A-6
2. En la organizacin documental se deber* respetar el "rincipio de
"rocedencia Administrativa en las series documentales deber*n ser
respetadas en su produccin original y en su procedencia administrativa. El
*rea )uien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un
documento administrativo
,-
3. La clasificacin documental se realizar* de acuerdo a las series
documentales )ue se detecten en cada una de las *rea Secciones
Subsecciones Series y Subseries del Cuadro de Clasificacin del Arc&ivo
Central de la Corporacin LA CASA S.A. siguiendo las normas
#nternacionales de -escripcin Arc&ivistitas #SA-0I
5. Los documentos administrativos )ue se produzcan o reciba el ente
deber*n ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un e+pediente o
carpeta seg%n la clasificacin ya prevista. La disposicin de los documentos
deber* llevar el orden al de su produccin es decir orden descendente de
arriba &aca aba/o un orden )ue muestre la secuencia &istrica del asunto o
tr*mite )ue realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones.
6. Los e+pedientes deber*n integrarse con documentos administrativos
originales conteniendo un ndice de los mismos y estar*n vinculados a su
seccin y serie respectivas se;alando su ttulo preciso y la fec&a de su
creacin o fec&as e+tremas y el n%mero de e+pediente )ue le corresponda
esto %ltimo deber* indicarse en la car*tula del propio e+pediente.
7. Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la
institucin en el cumplimiento de sus funciones deben )uedar debidamente
registrados. -ebe mantenerse un inventario actualizado de la documentacin
)ue custodia el arc&ivo de gestin.
-'
8. La ubicacin de la documentacin en carpetas prensas ca/as C-
disSette libros o cual)uier otro resguardo fsico debe garantizar la integridad
fsica y la unidad lgica de los documentos1 as como facilitar su localizacin
mediante rtulos eti)uetas guas o cual)uier otro tipo de se;alizacin )ue
contribuya con este propsito.
9. La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por
su adecuada preservacin y confidencialidad. La p.rdida o e+travo de un
documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y )uedar
debidamente consignada cuando este sea el caso.
:. Corresponde a los responsables del arc&ivo gestionar el traslado de
los documentos en los plazos )ue la institucin crea conveniente.
C. "ara transferir documentos del Arc&ivo de Iestin al Arc&ivo Central1
Kue el documento &aya finalizado su gestin administrativa.
Kue el ndice de consulta del documento sea mnimo.
Kue &aya terminado el plazo de vigencia sugerido por las tablas de
@etencin -ocumental de la institucin.
1.1.0.- (UNCIONE- 7ENERALE- DE LO- ARC8I/O- DE 7E-TI@N
-1
a. E/ecutar la $ormativa y (unciones del Arc&ivo de conformidad con la
Ley de Arc&ivos $acionales (Ley1 25 de /ulio de 2C67. $%mero 32.98B). O La
ley de "rocedimientos Administrativos.
b. @eunir conservar clasificar ordenar seleccionar describir administrar
y facilitar la localizacin de la documentacin producida en el mismo.
c. Cada documento es clasificado ordenado seleccionado o descrito
seg%n su naturaleza.
d. Elaborar los instrumentos de descripcin necesarios para aumentar la
efectividad en la localizacin resguardo y respuesta oportuna de la
informacin preparando ndices guas e inventarios.
e. >elar por la aplicacin de polticas arc&ivsticas para facilitar la consulta.
!. E/ercer los controles necesarios para el adecuado mane/o y
conservacin del arc&ivo de gestin.
g. "lanificar y normalizar t.cnicamente la labor de automatizacin de los
fondos documentales en el arc&ivo.
-2
(. Crear una normativa o manual de normas y procedimientos de
confidencialidad para incluir los datos de los -ocumentos en el Sistema de
#nformacin.
i. Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la informacin.
N. ?acer cumplir a cabalidad los plazos establecidos en las 'ablas de
@etencin -ocumental en el arc&ivo al la =nidad de #nformacin de
Correspondencia.
1.1.1.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANE%O DE LO- ARC8I/O- DE
7E-TION DE LA CA-A.
"ara los Arc&ivos de Iestin de la Corporacin de Abastecimiento y
Servicios Agrcolas LA CASA S.A. se aplicara un procedimiento
arc&ivstico representado por procesos )ue se dan con el fin de brindar una
serie sistem*tica de acciones dirigidas &acia el logro de los ob/etivos de los
arc&ivos.
-3
1.1.1.1.- PROCEDIMIENTO- ARC8I/I-TICO-
Estos se estipulan claramente en la legislacin vigente en materia
arc&ivstica de nuestro pas las cuales son las siguientes1
2.0 Acopio o reunin de documentos
3.0 Seleccin documental
5.0 4rganizacin documental
5a. Clasificacin documental
5b. 4rdenacin documental
5c. $umeracin y Signatura
6.0 -escripcin documental
7.0 Conservacin
8.0 Administracin de documentos.
9.0 -igitalizacin de los -ocumentos
1.1.1.1.1. Pro"eso )e Organi2a"i'n )el (on)o Do"&*ental
1.1.1.1.1.1.- -iste*a )e "lasi$i"a"i'n )e Do"&*entos6
-4
Esta se realizar* mediante la utilizacin de secciones documentales de
conformidad con los grupos )ue se producen en las oficinas de acuerdo a la
naturaleza de sus funciones.
Luego se arc&ivar* en subsecciones siguiendo la lnea es)uem*tica del
cuadro de clasificacin.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase
documental puede ser en papel o te+tual audiovisual cartogr*fica
automatizada (discos pelculas etc.) y se arc&ivaran donde este previsto
para ello de acuerdo al cuadro de clasificacin.
Se tomar*n los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie
se ordena cronolgicamente (por a;os o meses) de conformidad con las
fec&as del documento.
1.1.1.1.1..- -iste*a )e or)ena"i'n Do"&*ental6
=na vez separado el material en secciones subsecciones y series
documentales de acuerdo con el tipo )ue presenta se procede a numerar o
signar cada unidad arc&ivable o e+pediente utilizando el sistema num.rico
cronolgico por das mes y a;o.
-5
1.1.1.1.1...- -iste*a )e )es"ri!"i'n Do"&*ental6
Al tener numeradas tanto las piezas documentales como las unidades
arc&ivables se proceder* a levantar en borrador los inventarios de los fondos
clasificados y ordenados, siguiendo el formato del instrumento descriptivo
denominado T#nventarioT es decir anotando el lugar de origen u oficina
productora de los documentos contenido fec&as y signatura el n%mero de
folios y fec&a de eliminacin la cual se tomar* de la informacin contenida
en las 'ablas de @etencin -ocumental.
La descripcin consiste en identificar y analizar los documentos para
su localizacin en el espacio fsico a trav.s de instrumentos descriptivos y
au+iliares (inventarios guas ndices).
Los instrumentos descriptivos tales como Tlistas de remisinT
TinventariosT TguasT e TndicesT se encuentran ordenados por medio de la
estructura org*nica de la institucin y a la vez las guas mantienen un control
cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados
si al fondo se le aplica un sistema de informacin para su b%s)ueda o
localizacin inde+ando la documentacin utilizando los caracteres de las
normas #SA-0I.
Los elementos se agrupan en seis *reas de informacin1
-6
Urea de identificacin1 informacin esencial para identificar la unidad de
descripcin
Urea de conte+to1 informacin sobre el origen y custodia de la unidad de
descripcin.
Urea de contenido y estructura1 informacin sobre el tema principal de los
documentos y la organizacin de la unidad de descripcin
Urea de acceso y utilizacin1 informacin acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripcin (situacin /urdica condiciones de acceso
derec&os de autorHreproduccin lengua caractersticas fsicas)
Urea de documentacin asociada1 informacin acerca de los documentos
)ue tienen una relacin importante con la unidad de descripcin
(localizacin de los documentos originales e+istencia de copias
documentos complementarios y relacionados bibliografa)
Urea de notas1 informacin au+iliar y la )ue no se puede incluir en otras
*reas.
Aun)ue estas *reas se pueden desglosar en 38 elementos las reglas
recomiendan 7 esenciales1
Cdigo de referencia
'tulo
(ec&as e+tremas
>olumen
$ivel de descripcin (fondo serie unidad documental).
-7
1.1.1.1.1.0.- -iste*a )e sele""i'n Do"&*ental6

Eliminar las piezas documentales id.nticas )ue vengan duplicadas o con
m*s copias. Si viene el original y una copia al carbn eliminar la copia al
carbn si viene fotocopia y copia al carbn del mismo documento eliminar la
copia fotost*tica y conservar la copia al carbn. -ebe procurar el arc&ivista
conservar siempre material original o copias al carbn.
Si solo viene fotocopias debe brind*rseles un trato especial en su
conservacin para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados %nicamente cuando e+ista seguridad
absoluta de )ue los documentos son id.nticos.
#dentificar )ue es material de arc&ivo y )ue no debe conservarse para
efectos arc&ivsticos. -e antemano las oficinas deben realizar esta
clasificacin, pero si llegara alg%n tipo documental de biblioteca separar e
incluirlo como parte del fondo documental en la Seccin de <ibliografa.
-,
El arc&ivista debe verificar si ya se cumpli la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Arc&ivo de Correspondencia mediante listas de remisin e
inventariar la documentacin )ue &a cumplido su vigencia administrativa con
aprobacin de los Coordinadores del Arc&ivo de Iestin.
!antener un registro de los documentos enviados al Arc&ivo de
Correspondencia.
1.1.1.1.1.1.- -iste*a )e "onserva"i'n.
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada
conservacin y mane/o de los documentos )ue se encuentran dentro de los
arc&ivos de gestin.
!antener el mobiliario a una distancia prudencial de 27 cm. de la pared
apro+imadamente esto con la finalidad de prever una posible
contaminacin de &ongos y bacterias provocada por la &umedad de la
pared.
--
Evitar comer o ingerir bebidas cerca de los documentos as como en las
mesas donde se traba/an los mismos es muy importante evitar el
consumo de alimentos dentro de las *reas de traba/o ya )ue al ingerir
alimentos en estos lugares ponemos en peligro la integridad fsica del
documento pudi.ndolo manc&ar o deteriorar por alg%n derrame de una
bebida.
$o aglomerar carpetas unas encima de otras ya )ue podra causar
deformaciones de los documentos.
'odos los recipientes de basura )ue contengan alimentos sean sacados
diariamente de los edificios para evitar una contaminacin de agentes
bacteriolgicos dentro de las oficinas en donde funcionen los arc&ivos de
gestin.
Las ventanas puertas y respiraderos deberan mantenerse cerrados en la
medida de lo posible debido a )ue los insectos entran a trav.s de ellos y
su reproduccin en los arc&ivos se &ace muy r*pido debido a )ue estos
lugares forman un &abitad ideal para todo tipo de insectos y roedores.
@evisar todos los materiales )ue ingresen al edificio para )ue no entren
con ellos roedores especialmente insectos )ue puedan encontrar en este
nuevo arc&ivo otros insectos y comiencen una reproduccin masiva
dentro del mismo.
1''
=n programa regular de inspeccin y mantenimiento del edificio debera
ser una prioridad muy alta si no e+istiese ya uno en e/ecucin. =n
programa de este tipo puede prevenir o reducir las situaciones de
emergencia comunes )ue resultan de la ruptura de tuberas las
deficiencias en los e)uipos de climatizacin el cableado el.ctrico
desgastado los drena/es obstruidos u otros problemas.
"ara evitar la proliferacin de &ongos y bacterias debemos contar con una
&umeada relativa apro+imada de 6B a 67 D con un m*+imo admisible de
8B a 87 D. Esto evitara una posible proliferacin masiva de
microorganismos )ue destruyan los documentos.
Se debe controlar la temperatura para evitar los procesos de aceleracin
del documento ya )ue la temperatura e+cesiva provoca una serie de
procesos )umicos en el papel ocasion*ndoles rese)uedad filibridad del
papel entre otros.
En *reas de depsito debe evitarse la luz natural ya )ue tiene un alto
porcenta/e de radiacin. La luz artificial puede ser de tungsteno
(bombillos con poco contenido de radiacin ultra violeta) tambi.n puede
ser fluorescente (tubos cilndricos de vidrio llenos de gas).
1.1.1.1..- A)*inistra"i'n )e )o"&*entos6
1'1
2. Colocar en el espacio fsico en los arc&ivos rodantes las unidades
arc&ivables (ca/as o e+pedientes) e instrumentos descriptivos.
3. Seguir el orden num.rico de los estantes y unidades documentales.
5. Seguir la estructura org*nica al momento de arc&ivar Cuadro de
Clasificacin.
6. Colocar eti)uetas a los estantes y ana)ueles de los Arc&ivos para su
respectiva localizacin
7. Al eliminar unidades documentales )uedar*n los espacios vacos por lo
)ue se proceder* a utilizarlos con nueva documentacin pero la
numeracin no ser* reutilizada se llevar* un control cruzado ente el
inventario y las actas de eliminacin.
8. Llevar registros mediante frmulas de los pr.stamos de documentos.
9. Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del arc&ivo.
:. 'ramitar la devolucin de los documentos.
C. >elar por la aplicacin de las 'ablas de @etencin -ocumental de
documentos en los arc&ivos de gestin.
1'2
2B. Llevar al da la labor de arc&ivos de todo tipo de documentos producido y
recibido en la oficina respetando el orden de origen del arc&ivo de
gestin (por estructura org*nica).
1.1.1.1...- Re"&rsos 3&*anos
En los arc&ivos de gestin pertenecientes a la Corporacin de
Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA CASA S.A. se propone )ue el
personal )ue labore en los arc&ivos sea adiestrado mediante cursos por un
personal especializado en el *rea )ue ayude al desarrollo destrezas
capacidades y &abilidades en funciones y actividades arc&ivsticas.
En la institucin e+isten varios arc&ivos de gestin )ue poseen gran
volumen documental se propone la asignacin de un Asistente para cada
uno de los arc&ivos de gestin los mismos deber*n ser estudiantes de la
escuela de bibliotecologa y arc&ivologa )ue est.n cursando el 8to semestre
en adelante.
Asistente )e Ar"3ivo6
Objetivo6
Colaborar en todas a)uella actividades in&erentes a la organizacin
integral de la documentacin.
(&n"iones6
1'3
@ealizar todos a)uellos pr.stamos solicitados por los distintos
usuarios de la institucin.
Elabora controles de pr.stamos de la documentacin solicitados.
Colaborar en la custodia y en la organizacin de la documentacin del
arc&ivo de gestin.
Elaborar los instrumentos de descripcin de las series documentales
)ue no re)uieran de una especializacin.
Colaborar en la aplicacin de las tablas de retencin documental
propuestas por el arc&ivo central y debidamente aprobadas por la
/unta evaluadora de la institucin.
Llevar a cabo la gestin y control de las transferencias en cada una de
las fases del ciclo vital de la documentacin.
1.1.4.- CREACION DE BA-E DE DATO- BA%O EL AMBIENTE DE
MICRO-O(T O((ICE IACCE--J PARA LO- ARC8I/O- DE 7E-TION.
La elaboracin de las bases de datos permitir* )ue los empleados de
cada uno de los arc&ivos de gestin puedan mantener un orden de los
documentos )ue reposan dentro de cada uno de estos arc&ivos.
1'4
Es por ello )ue se &a propuesto en nuestros lineamientos )ue cada
uno de los arc&ivos de gestin posea una pe)ue;a base de datos elaborada
ba/o un ambiente de office especficamente el programa Access )ue aun)ue
no es un softGare libre le permite a los arc&ivlogos agilizar la organizacin
de la documentacin as como minimizar los tiempos de b%s)ueda de
cual)uier documento solicitado dentro de los arc&ivos antes mencionados.
=na bases de datos ba/o softGare libre seria otra opcin para el
almacenamiento de la documentacin dentro de la institucin ya )ue al estar
entre los par*metros antes mencionados no seria necesario ad)uirir una
&erramienta propietaria para guardar los inventarios de los documentos de
cada arc&ivo. "ero debido a la gran accesibilidad de la &erramienta Access
es )ue recomendamos su implantacin para resguardar las pe)ue;as bases
de datos )ue se generen en la corporacin CASA.
Esta &erramienta se &a dise;ado con campos bien definidos )ue nos
permitir*n organizar de manera r*pida y eficiente los documentos
resguardados en cada uno de los arc&ivos de gestin access nos ofrece la
posibilidad de agregar gran numero de informacin en sus tablas adem*s de
ofrecernos infinitas posibilidades como es las consultas combinaciones de
tablas de diferentes departamentos opciones de realizar &ipervnculos entre
ellos colocar cdigos de seguridad en la base de datos tambi.n nos ofrece
un ambiente amigable el cual no se presenta como muc&as bases de datos
complicadas de usar.

1'5
A continuacin presentamos algunas de las pantallas de bases de
datos elaboradas para la organizacin y b%s)ueda de la documentacin en
estas pantallas se muestran como es el proceso de creacin y b%s)ueda final
de la documentacin.
1'6
7r>$i"o )e !antalla NH 1
Al momento de crear las bases de datos debemos elaborar en primera
instancia las 'A<LAS ellas nos permitir*n realizar los comandos o tems
necesarios para descargar la informacin seg%n sea el caso.
1'7
7r>$i"o )e !antalla NH
Luego de tener los campos dise;ados se procede a descargar la
informacin en sus respectivas filas y columnas.
1',
7r>$i"o )e !antalla NH .
-e igual manera )ue se desarrollo las tablas debemos realizar las
consultas esto se realiza para verificar en un determinado momento la
informacin )ue tenemos almacenada en la base de datos.
1'-
Esta es la presentacin )ue debe tener toda tabla de consultas de una
base de datos claro esta )ue los campos varan seg%n el arc&ivo de gestin
)ue las emplee.
11'
"or ultimo se presenta lo )ue va a ser la fic&a o formulario en donde
se realizaran las consultas y nuevos ingresos de documentos gracias a )ue
esta base de datos permite ingresar nuevos documentos sin la necesidad de
empezar desde el primer paso.
111
4tro medio de almacena/e de inventarios )ue se podran implementar
en los arc&ivos de gestin pero ba/o un ambiente de softGare libre seria la
base de datos de 7REEN-TONE la cual aun)ue esta dise;ada
primordialmente para la catalogacin de libros estas se puede modificar con
la ayuda de personal de soporte t.cnico y adecuarla para almacenar
inventarios.
Este repositorio digital permite crear un pe)ue;o servidor en donde
podemos almacenar gran cantidad de informacin y distribuirla mediante la
red interna de una institucin.
Asimismo es importante mencionar )ue esta base de datos a
diferencia de Access permite almacenar &asta un apro+imado m*+imo de 9
terabyte proporcionando un amplio porcenta/e de resguardo de informacin.
A continuacin se presenta la estructura de greenstone.
112
Esta 3erra*ienta !er*ite al*a"enar gran)es "anti)a)es )e
)o"&*entos? asi*is*o )ebe *o)i$i"arse !ara !o)er i*!le*entarla en
la estr&"t&ra )e ar"3ivo.
113
CONCLU-IONE-
Luego de realizar la aplicacin de los diagnsticos a los arc&ivos de
gestin de la Corporacin de Abastecimiento y Servicios Agrcola La CASA
S.A. nos pudimos dar cuenta )ue la mayor problem*tica e+istente en ellos
es la falta de lineamientos )ue regulen la organizacin de los documentos
as como la ine+periencia de los traba/adores es otra de las fallas )ue
encontramos al realizar este estudio.
Es por ellos )ue al analizar los diagnsticos se decidi proponer unos
par*metros )ue regulen todos los procesos arc&ivsticos )ue se implementa
en los arc&ivos de la institucin. La falta de t.cnicas arc&ivolgicas por parte
del personal es una de las debilidades con )ue cuenta es por ello )ue se
recomend )ue el tipo de personal fuese de un nivel acad.mico mnimo para
traba/ar en este lugar.
Los lineamientos no solo ser*n pautas para organizar los documentos
sino )ue funcionaran como &erramientas de aprendiza/e para a)uellos
arc&ivistas )ue aun)ue no poseen la e+periencia t.cnica tienen una
e+periencia laboral amplia y estos lineamientos le proporcionaran una ayuda
%til para su traba/o.
114
RECOMENDACIONE-
=na de las principales recomendaciones seria la capacitacin del
personal )ue labora en cada arc&ivo de gestin ya )ue al tener un
personal bien capacitado en el *rea el mismo ser* capaz de tomar la
me/or decisin a la &ora de organizar su arc&ivo.
Se recomienda )ue la estantera utilizada o empleada dentro de estos
arc&ivos sea de tipo met*lica pintada al &orno. Esto se recomienda as
para evitar )ue el o+ido afecte fsicamente los documentos.
La estantera deber* ubicarse a una altura prudencial del piso y las
paredes aleda;as la distancia del piso deber* ser de 27 cm
apro+imadamente y unos 2B cm de la pared. Con las separaciones
antes mencionadas podremos evitar )ue la &umedad y posibles
inundaciones afecten los documentos.
4tro punto muy importante seria la correcta iluminacin por e/emplo1
en el caso de un arc&ivo )ue se encuentre con luz amarilla esta
deber* ser remplazada por l*mparas de luz blanca con protectores
=> para evitar )ue los documentos se rese)uen y se vuelvan
)uebradizos.
Si el arc&ivo es muy grande y amerita )ue las luces sean encendidas
por sectores debe aplicarse para no encender otros pasillos
innecesariamente.
115
Asimismo se recomienda )ue las temperaturas sean controladas con
e)uipos especiales en donde cada arc&ivo de gestin posea una
temperatura comprendida entre los 28Q C &asta 33 Q C
-eben destinarse espacios apropiados para )ue reposen los
documentos estos deber*n cumplir con las condiciones mnimas de
seguridad para albergar papeles como por e/emplo1 estantera
adecuada clima controlado acceso restringido a personal no
autorizado detectores de incendio e+tintores entre otros.
Elaboracin de descriptores o inventarios para mantener relacionados
todos los documentos )ue se encuentre en los distintos arc&ivos de
gestin de La Corporacion de Abastecimiento y Servicios Agrcolas LA
CASA S.A.
=n punto importante es establecer medidas de seguridad para los
arc&ivos de la Corporacion para evitar as )ue la documentacin y las
personas )ue laboran corran peligro de incendios.
Al momento de colocar la estantera la misma deber* instalarse le/os
de las ventanas esto es para evitar )ue los rayos solares da;en la
documentacin de igual manera se debe evitar colocar los
documentos cerca de los microondas filtros y ba;os.
$o colocar los documentos deba/o de los escritorios sino buscar los
espacios indicados para ellos de esta manera se evitara )ue golpeen
los biblioratos.
116
Cada arc&ivo de gestin debe mantener limpias las *reas de traba/o
para evitar la proliferacin de plagas y &ongos ya )ue en muc&os
lugares nos &emos percatado )ue e+isten criaderos de roedores
debido a )ue los arc&ivistas guardan alimentos en ellas.
Se recomienda )ue al realizar las desincorporaciones al arc&ivo
central o &istrico estas deber*n realizarse con sus respectivos
inventarios y ordenes de salidas de cada arc&ivo para llevar de este
modo un control de la documentacin )ue es desincorporada.
117
7LO-ARIO DE TERMINO-
Ar"3ivos )e 7esti'n6 Arc&ivo de la oficina productora )ue re%ne su
documentacin en tr*mite sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.
Ci"lo /ital )e los Do"&*entos6 Son las etapas sucesivas por las )ue
atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y
su conservacin temporal &asta su eliminacin o integracin a un arc&ivo
&istrico.
Clasi$i"a"i'n6 -e acuerdo a la teora de Cruz !undet la clasificacin
EConsiste en agrupar /er*r)uicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases desde lo m*s amplio a lo m*s especifico de acuerdo con
los principios de procedencia y de orden original.A
Diagnosti"o6 "roceso valorativo mediante el cual se identifica con base en
ciertas metodologas los problemas deficiencias o necesidades de un ob/eto
determinado. Constituye una primera apro+imacin a la situacin del ob/eto
en estudio en el )ue se detectan los aspectos )ue re)uieren cambiarse o
me/orarse.
Eli*ina"i'n )o"&*ental6 Es la destruccin fsica de unidades o series
documentales por el rgano responsable del arc&ivo u oficina p%blica en )ue
se encuentren empleando cual)uier m.todo )ue garantice la imposibilidad de
reconstruccin de los mismos y su posterior utilizacin.
11,
(on)o6 =nidad de documentos mayor )ue abarca toda la produccin
documental de una institucin.
Linea*ientos6 Son las directrices u orientaciones )ue se imparten para
corregir las observaciones y recomendaciones de obligatorio cumplimiento.
Or)ena"i'n Do"&*ental1 4peracin de unir los elementos o unidades de
un con/unto relacion*ndolos unos con otros de acuerdo con una unidad0
orden establecida de antemano.
Organi2a"i'n6 Consiste en cambiar el orden de los registros para )ue el
acceso a ellos sea m*s eficiente o r*pido.
-ele""i'n Do"&*ental6 "roceso mediante el cual se determina el destino
final de la documentacin bien sea para su eliminacin o su conservacin
parcial o total. -e acuerdo con la serie )ue se este analizando puede ser
cualitativa es decir )ue tenga en cuenta caractersticas internas o e+ternas
de los e+pedientes o cuantitativa cuando se realiza aplicando t.cnicas
matem*ticas y estadsticas.
-erie Do"&*ental6 Con/unto de unidades documentales de estructura y
contenido &omog.neos emanados de un mismo rgano o su/eto productor
como consecuencia del e/ercicio de sus funciones especficas.
-&bserie Do"&*ental6 -ivisin o divisiones de una serie documental con el
propsito de delimitar de una forma m*s clara el con/unto de unidades
documentales )ue &acen parte de la misma.
11-
Tabla )e Reten"i'n Do"&*ental TRD6 listado de series con sus
correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Trata*iento )o"&*ental1 Es a)uel )ue incluye la identificacin la
organizacin y la descripcin da la consideracin de operaciones a las tres.
Ti!o Do"&*ental6 =nidad -ocumental Simple con caractersticas internas y
e+ternas )ue lo definen y distinguen como tal.
/alor Legal6 -ocumentos dispositivos del estado (leyes) y documentos
testimoniales (@egistro Civil).
/alor (is"al6 Es la utilidad o aptitud )ue tienen los documentos para el
'esoro o ?acienda "%blica.
/alor "ontable1 Es la utilidad o actitud de los documentos )ue soportan el
con/unto de cuentas registros de los ingresos y egresos y de los
movimientos econmicos de una entidad p%blica o privada.
/alora"i'n )o"&*ental6 "roceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de arc&ivo.
/igen"ia6 se refiere al tiempo de permanencia del documento durante su
tr*mite administrativo.
12'
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124
ANEPO-
125

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CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

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