Paso A Paso - Linea de Produccion

Superintendencia de Notariado y Registro
Calle 26 No. 13-49 Int. 201 PBX (1)328-21- 21

Repblica de Colombia
Ministerio de Justicia y del Derecho

1

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PASO A PASO
DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
LINEA DE PRODUCCION VERSION 1.1

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BOGOTA D.C., 11 DE OCTUBRE DE 2010

OBJETIVO GENERAL

Presentar paso a paso el uso del Sistema de Gestin IRIS DOCUMENTAL ASD
VERSIN SNR y actividades propias a desarrollar frente al proceso misional y
subprocesos del documento sujeto de registro, por correcciones y/o actuaciones
administrativas.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos que se recepcionan, se producen y deben ser
preparados para surtir el proceso de digitalizacin, indexacin, control de calidad y
consulta del Sistema de Misional, para luego ser conservados en el archivo de gestin
fsico.

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PERFILES
PERFILES DEL PROCESO MISIONAL
PERFILES DEL PROCESO MISIONAL
ROL ACTIVIDAD

Preparador o Alistador
Proceso Misional
Debe eliminar todos los elementos metlicos del documento fsico, como
ganchos de cosedora, clips, adems otros elementos como post-it,
bolsas plsticas, bandas elsticas, eliminar los bordes maltratados
perfilando el documento y reparacin del mismo con cinta mgica. A
continuacin debe realizar un conteo de los folios y anexos del
documento preparado. Debe tener conocimientos legales y formales de
los documentos que se van a manejar en la entidad.

Digitalizador
Debe tener manejo ptimo del escner, y tener claro el orden en la cual
debe ir escaneado el documento. Manejar la configuracin de los
parmetros de digitalizacin del escner.

Indexador
Debe conocer plenamente todos los tipos de documentos que maneja la
entidad.

Control de Calidad
Debe comparar que tanto el documento fsico como la imagen
digitalizada sean idnticas, el nmero de imgenes sea igual, y los tipos
documentales seleccionados y los campos sean los indicados.

PASO DE CORDINADOOR DE LINEA DE PRODUCCION

COORDINADOR DE LINEA DE PRODUCCION
PASOS DESCRIPCION ACTIVIDAD
1
Identificar los documentos asociados:
fsicamente se revisan los documentos
si estn agrupados con una banda de
caucho o con un gancho.

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2
Identificar las nuevas entradas:
Fsicamente se observa que la nueva
entrada se identifica por que tiene una
nota devolutiva al iniciar el documento,
y ese documento va referenciado con
el anterior documento recibido y se ve
reflejado en el Sistema de Gestin
Documental.

PASOS DE PREPARACION DEL DOCUMENTO

PREPARACION Y ALISTAMIENTO DEL DOCUMENTO
1
El personal debe disponer de los elementos
necesarios para:
cumplir con las tareas tcnicas, tales como:
Seguridad Industrial:
Guantes
Tapabocas
Batas
Gorras
Gafas Industriales
Material de Oficina
Clips plsticos (mariposa, sencillo)
Cinta Mgica
Sacaganchos (Oficina e Industrial)
Cosedora (Oficina e Industrial)
Tijeras
Borrador de Nata
Lpiz HB #2
Tajalpiz
Bandas Elsticas (cauchos)

Nota: Los elementos de seguridad deben ser
obligatorios para proteger el bienestar de los
funcionarios.

2
Una vez recepcionado el documento para
preparacin, identifique el trmite solicitado
Verifique Lista de requisitos formales y legales
para la calificacin del documento, de acuerdo a
registros por: Transferencias y transmisiones de
dominio sobre bienes inmuebles, gravmenes,
limitaciones al dominio, medidas cautelares,
DOCUMENTO GENERADO POR LA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO CON INSTRUCCIONES SOBRE:
REVISION VISUAL DE LOS DOCUMENTOS A
DIGITALIZAR COMO: COPIAS AUTENTICAS
Y/O VERIFICACIN DE FIRMAS DE NOTARIO
EN LA ESCRITURA AUTENTICACION ENTRE
OTROS.
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ttulos de tenencia, otros actos o contratos que
impliquen constitucin, declaracin, aclaracin,
modificacin, testamentos abiertos y cerrados y
registros provisionales por el trmino de un (1)
mes contado desde la fecha de Radicacin.
3
Ingresar al sistema de Gestin Documental
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y
realice la transferencia de los Turnos a los
respectivos alistadores para que en el sistema
quede la trazabilidad del Usuario responsable
para el alistamiento de los documentos.

4
Revisados los documentos proceda a:
1. Eliminar post-it, bolsa plstica, clips, ganchos
o elementos metlicos que deterioran el
documento los cuales se pueden reemplazar por
elementos de plstico, o separarlos con papel o
cartulina blanca.
2. Cuando el documento viene rasgado o
desprendido, se debe pegar por el reverso del
mismo con cinta mgica o especial.

5
El orden del documento debe ser el siguiente:
- Organizar por turno
- Recibo de caja
- Anexos de recibos de pago tamao media carta
Consignaciones e Impuestos
- Escrituras y/u oficios.
- Anexos.
El documento de la nueva entrada se digitaliza
todo nuevamente.

6
Separe los documentos que sern proceso de
digitalizacin en orden por nmero de copia de
escritura. Identificando los documentos que
vengan asociados.

7
Realizar la foliacin de los documentos por las
dos caras de la hoja que se separaron para la
digitalizacin en orden consecutivo de menor a
mayor, omitiendo en la foliacin las hojas en
blanco, las que posean sello y/o impresin de
Hoja en Blanco , o los documentos que una de
sus caras tengan instructivo de manejo y/o
diligenciamiento del documento, siempre y
cuando este instructivo no contenga sellos o
firmas. (La foliacin siempre se debe hacer en la
esquina superior derecha).cuando hay
1
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reproduccin de sellos se alista el documento
original y en un comentario se menciona la
cantidad de sellos o escrituras que entraron,
claro est que en el recibo de caja estn
mencionados la cantidad de reproducciones, se
identifica por medio de un pos-sit.

8
El Alistador ingresa en una carpeta los
documentos alistados para digitalizacin junto
con los documentos que se separaron que no
son sujeto de digitalizacin, y el digitalizador
procede a realizar la transferencia documental de
los turnos que recibe para que queden durante el
proceso bajo su custodia y quede la trazabilidad
en el sistema.

PASOS DE DIGITALIZACION DEL DOCUMENTO

DIGITALIZACION DEL DOCUMENTO
1
Dar doble clic en el icono de IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR
que se encuentra en el escritorio de
Windows.
Prerrequisito: debe tener previamente
un usuario con perfil de lnea de
produccion

2
Inicie Sesin presionando el botn
INICIAR SESIN y en el cuadro que
aparece de INICIO DE SESIN ingresar
con un Usuario Activo y Contrasea
Valida con los permisos necesarios para
realizar la digitalizacin, dar clic en el
Botn INICIAR.

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Dar clic en la ficha COMPONENTES y
dar clic en el botn DIGITALIZACIN.
Se ingresa a la malla.

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5
Debe seleccionar de la malla el tuno que
va a digitalizar, con el fsico que le
asignaron y en caso que no lo encuentre
fcilmente en la malla puede utilizar la
opcin de bsqueda en la malla
presionando el botn buscar o utilizar las
teclas rpidas F3.

6
Ubicado el Turno a Digitalizar seleccione
el botn Editar Contenido presione la
Tecla F8 e inmediatamente ingresa a la
ficha Editor de Contenido en el Turno
que est pendiente por digitalizar. Dar
clic en el botn SELECCIONAR,
muestra un cuadro de SELECCIONAR
ORIGEN y de este dar clic a la opcin
que corresponda el escner que va a
utilizar, y habindolo establecido dar clic
en el botn Seleccionar. NOTA
IMPORTANTE: Los numerales 4, 5 y 7
de este Instructivo de Digitalizacin
no son obligatorios realizarlos cada
vez que se desee realizar el proceso
de digitalizacin; slo es requisito si
se ha realizado cambio de equipo
de digitalizacin y/o se requiere
modificar la configuracin del
escner.
Si no colocamos mostrar twain no se
nos modificara las opciones del
escner.

7
Luego de seleccionar el escner ir al
botn MOSTRAR TWAIN y dar clic para
activar la opcin.
Nota:
El botn Activar TWAIN debe estar
desactivado salvo el caso que se
desee modificar la configuracin del
escner.

8
Dependiendo del tipo de dispositivo de
captura seleccione Captura Simple
(para utilizar la cama plana
del escner o solo capturar una cara
del documento) o seleccione Captura
Mltiple (para digitalizar ms de una
hoja y con mayores opciones de
captura del escner).

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Muestra el cuadro MANEJADOR TWAIN
para realizar la configuracin del escner en
el cual debe prevalecer:
Resolucin: 300x300
Tipo de Escaneo: ADF
(Dplex).
Tamao del Papel: Oficio
(8,5x14 pul.).
Modo de Imagen:
Blanco/Negro.
Brillo: 144
Adicionalmente para ms opciones de
configuracin del escner ubique el botn
OPCIN que se encuentra en la parte
inferior de la ventana del Manejador TWAIN
y dar clic. Muestra un cuadro de OPCION
para realizar la configuracin avanzada
del escner en el cual solo debe
modificar las opciones de las fichas de
ROTACION y TRABAJO/CACHE en las
debe que prevalecer: ROTACION:
Eliminacin de Agujero Perforado:
Seleccione la opcin Llenar con color
blanco.
Deteccin Automtica de Tamao y
Enderezado: Seleccione la opcin
Deteccin Automtica para Tamao de
Pgina.
TRABAJO/CACHE: Deteccin de
Alimentacin Mltiple:
Verificar Grosor
(Ultrasnico).Omitir Pgina Vaca:
Activar campo Terminada la
configuracin clic en el botn ACEPTAR
para regresar al cuadro de
CONFIGURACIN TWAIN.

NOTA IMPORTANTE:
Los dems campos y fichas que no se
referenci an deben quedar como l o dej a l a
i nstal aci n predetermi nada del escner.
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Para realizar la digitalizacin, colocar los
documentos con la cara principal de
estos hacia abajo en la bandeja del
escner y dar clic en el botn
ESCANEAR del MANEJADOR TWAIN
para digitalizar todas las imgenes
ubicadas en la bandeja del escner.
NOTA IMPORTANTE: Tener en cuenta que
l os pasos 4, 5 y 7 son opcionales y en tal
caso sol o debe dar cl i c en el botn
Captura Ml ti pl e y/o Captura Simpl e
(segn sea el caso) y habi endo i ngresado
l os documentos en l a bandej a del escner
se inici a l a di gital i zacin.

11
Finalizada la digitalizacin de los
documentos verifique las imgenes para
que concuerden con el documento
fsico, este proceso lo realiza el
digitalizador ubicndose en la Barra de
Informacin del Registro en la opcin
Archivos revisando uno a uno los
registros de imgenes que aparecen en
el listado.
En caso de encontrar alguna imagen
ilegible debe digitalizarla nuevamente,
antes de oprimir el botn grabar.
Nota: Para realizar esta tarea de
correccin deber seleccionar el
registro que va a cambiar y marcarlo
para su eliminacin usando el botn
Eliminar del grupo Contenido y dado
que esta nueva imagen digitalizada
quedar de ltimo en la lista moverla
con la combinacin de teclas CTRL. +
Flecha Arriba Flecha Abajo para
ubicarla en la posicin correcta.

12
Para continuar con el siguiente Turno y
previa grabacin de lo digitalizado en el
Turno actual clic en el botn CARGAR
para que pueda continuar con el
siguiente Turno que est pendiente de
digitalizacin.
NOTAS:
Los Turnos siempre aparecen en el
orden en el cual ingresaron al
Sistema Misional. En caso que no
haya ningn Turno pendiente
para realizar el proceso de
digitalizacin aparecer un mensaje
indicando esta eventualidad.

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Opcionalmente puede buscar los Turnos
desde la malla sin salir del Editor de
Contenido con ayuda del Botn Buscar,
al presionarlo con el Mouse (Ratn)
aparecer un cuadro en el que debe
ingresar el cdigo completo del Turno y
presionar el Botn Buscar del cuadro. Si
el Turno producto de la Bsqueda se
encuentra listo para digitalizacin
aparecer un mensaje que le indica que
el ha ubicado el Turno y debe seguir las
instrucciones del cuadro. Si el Turno
producto de la Bsqueda no se
encuentra listo para digitalizacin
aparecer un mensaje que le indica que
no se ha ubicado el Turno, por lo tanto al
darle clic a Aceptar deber hacer de
nuevo la bsqueda.
NOTA IMPORTANTE: En l os Pasos 12 y 13
de este documento en caso que no haya
guardado el documento i nmedi atamente
anteri or al de l a Bsqueda o Cargue del
Si guiente Turno aparecer un mensaj e
que l e i ndi ca que no se han guardado l os
cambi os al Turno y si desea o no
guardarl os. En caso de presi onar el Botn
SI l os cambi os se guardaran y se vern
refl ejados cuando se vuelva a consul tar el
turno, en caso que seleccione el Botn
NO l os cambios se perdern
defi niti vamente.

14
Luego de terminada la digitalizacin de
todos los Turnos, verifico la malla que
quede totalmente vaca ir al botn
CERRAR, dar clic.

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Cuando haya terminado su proceso de
digitalizacin clic en el botn CERRAR
SESIN.

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Posteriormente de clic en el botn rojo X
para cerrar por completo IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSION SNR o
ingrese al Botn del Sistema y de las
opciones que se despliegan (que estn
inactivas en su mayora) seleccione la
ultima que es el Botn Cerrar Iris
Documental. Inmediatamente IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.

PASOS DE TIPIFICACION Y CALIDAD

TIPIFICACION Y CALIDAD DEL DOCUMENTO
PASO
S
DESCRIPCION ACTIVIDAD
1
Dar doble clic en el icono de IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR que
se encuentra en el escritorio de Windows.

2
Inicie Sesin presionando el botn
INICIAR SESIN y en el cuadro que
aparece de INICIO DE SESIN ingresar
con un Usuario Activo y Contrasea
Valida con los permisos necesarios para
realizar la digitalizacin, dar clic en el
Botn INICIAR.

3
Ingresa a la ficha COMPONENTES y dar
clic en el botn CALIDAD. En este botn
se van hacer los dos procesos de
tipificacin y calidad.

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4 El funcionario de calidad deber
recoger los documentos digitalizados
quedara automticamente como
responsable del fsico que ha
revisado.

5 En la malla de CALIDAD, seleccione
el registro al que va a realizar control
de calidad.
Nota: El registro sombreado de
naranja es el seleccionado.

6
En la Ficha Preliminar de Registros ir al
botn EDITAR y dar clic sobre este, se
despliega una lista, dar clic en
CONTENIDO o si desea puede oprimir la
tecla F8.

7
Inmediatamente ingresa a la ficha Editor
de Contenido en el Turno actual que
est por Tipificar,. Verificar que los datos
que aparecen en los documentos
digitalizados sean los mismos de la
MetaData.

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8
Se inicia la tipificacin llenando los
campos que se requieran para
complementar la informacin de los
documentos. En el lado izquierdo se
encuentra la Barra de informacin de
Registro con el listado de las imgenes
y/o archivos a tipificar, puede realizar la
tipificacin de dos (2) formas:
En la columna Tipo (la fila que se
encuentra sombreado de naranja) se
da doble clic y se despliega una lista de la
cual se debe seleccionar el Tipo
Documental al que pertenece la imagen
y/o archivo, o en la Columna Cdigo
digitar el Cdigo del Tipo Documental y
presione la tecla ENTER.

Seleccione de la lista Seleccione de la lista el cdigo
Tipo documental

9
Dado que no es necesario tipificar
manualmente todos los Documentos que
consecutivamente posean el mismo Tipo
Documental, dejndolos en blanco y
tipificando solo el documento inicial de
cada Tipo Documental diferente al
anterior. Para completar los tipos
documentales que aun se encuentran
vacos y corresponden al tipo documental
anterior, se da clic en el botn
SUBSERIES Y/O TIPOS que se
encuentra en la Barra de Herramientas
del Editor de Contenido y los campos
vacos se completan.

10
Opcionalmente si el Tipo Documental
posee ndices puede realizar la
Indexacin de estos de acuerdo al ttulo
del ndice.
NOTAS IMPORTANTES:

No es obligatorio ingresar los
datos solicitados en los ndices.
No todos los Tipos Documentales
pueden tener ndices activos.

TIPOS DOCUMENTALES CON INDICES TIPOS DOCUMENTALES SIN INDICES

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11
Al finalizar la indexacin, Verificar
cantidad de folios tanto fsicos como
imgenes, que se haya realizado
correctamente la indexacin o tipificacin
de imagen (Tipo) y en sus ndices de
Archivo, en caso de evidenciar errores en
la imagen o su respectiva tipificacin se
debe realizar la correccin pertinente.
Para el proceso de re Tipificacin solo
debe seleccionar del listado el tipo
correcto, para el caso de re digitalizacin
debe seleccionar el registro para su
borrado usando el botn eliminar del
grupo Contenido y posteriormente realizar
el proceso de digitalizacin con el botn
Captura Simple del grupo Captura. de
todos los tipos documentales.
NOTA IMPORTANTE:
Los datos de los ndices de la Meta
Data y los de la Informacin del
registro son tomados del Sistema
Misional y no son modificables desde
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION
SNR, para modificar datos que se
encuentren errneos realice el proceso
normal que hace sistema misional para
realizar la modificacin y esta se
actualice en IRIS DOCUMENTAL ASD
VERSION SNR.

12
Para continuar con el siguiente Turno y
previa grabacin de lo digitalizado en el
Turno actual clic en el botn CARGAR
para que pueda continuar con el siguiente
Turno que est pendiente de tipificacin
ycalidad.

NOTAS:
Los Turnos siempre aparecen en el
orden en el cual i ngresaron al
Si stema Mi si onal .
En caso que no haya ningn Turno
pendiente para reali zar el proceso
de digitali zacin aparecer un
mensaj e i ndicando esta
eventual idad.

13
Opcionalmente puede buscar los Turnos
desde la malla sin salir del Editor de
Contenido con ayuda del Botn Buscar, al
presionarlo con el Mouse (Ratn)
aparecer un cuadro en el que debe
ingresar el cdigo completo del Turno y
presionar el Botn Buscar del cuadro. Si
el Turno producto de la Bsqueda se
encuentra listo para la tipificacin y
calidad aparecer un mensaje que le

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indica que se ha ubicado el Turno y debe
seguir las instrucciones del cuadro. Si el
Turno producto de la Bsqueda no se
encuentra listo para la tipificacin y
calidad aparecer un mensaje que le
Indica que no se ha ubicado el Turno, por
lo tanto al darle clic a Aceptar deber
hacer de nuevo la bsqueda.

14
Cuando haya terminado su proceso de
digitalizacin clic en el botn CERRAR
SESIN.

ARMADO DE DOCUMENTO
1
Una vez digitalizados los documentos, organcelos en
su estado original, pero no los grape ni adhiera
elementos metlicos.
Notas Importantes:
Puede usar carpeta de aletas para evitar que se
pierdan los documentos o se salgan.
Cuando sean documentos de volumen superior a
los 200 folios deben seccionarse en cuantas
carpetas sean necesarias.
Si tienen anexos como estudios o planos se deben
ingresar a un sobre de Manila y amarrar con una
cinta de falla a la carpeta principal o guardar como
anexo.

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