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UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA


CALIDAD COGUI

INSTRUCTIVO DE EXPEDICIN DE
CERTIFICACIONES
Pgina 1 de 7
Cdigo: GH-I04
Versin: 01

Elabor


Mercedes de la Torre H.
Responsable del Proceso de
Gestin del Talento Humano
20/08/2009
Revis


Emperatriz Zapata Zapata
Grupo de Gestin de la calidad
20/08/2009
Aprob


Ruthber Escorcia Caballero
Rector
20/08/2009
COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR
1. OBJETIVO

Definir los pasos a seguir en la expedicin de certificados laborales para el personal
docente, no docente, pensionado, vinculado o retirado de la Universidad del Magdalena.

2. ALCANCE

El presente documento aplica y debe de ser llevado a cabo por el personal capacitado en el
Grupo de Gestin del Talento Humano, con el fin de expedir certificaciones laborales,
solicitadas por los funcionarios pblicos docentes y no docentes, vinculados y retirados de la
Universidad del Magdalena.


3. RESPONSABLES
El responsable de garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del presente procedimiento
es el Coordinador del Grupo de Gestin del Talento Humano.

4. GENERALIDADES

El proceso de expedicin de certificaciones laborales por parte del Grupo de Gestin del
Talento Humano, es el proceso mediante el cual se realiza la consulta de la hoja de vida del
solicitante, verificando tiempos y salarios devengados. Adicionalmente, se certifican las
diferentes ingresos y retenciones aplicados al personal anteriormente mencionado.

Este instructivo se deriva del procedimiento de nomina GH-P10, y contribuye a la gestin de
la informacin solicitada por los funcionarios publicos docentes y no docentes, activos y
retirados, dentro de La Universidad del Magdalena.

El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutar unicamente el personal
asignado para ello por el Coordinador del Grupo de Gestin del Talento Humano y laborales, y
en ausencia de este(os), un encargado con nivel Auxiliar con conocimiento del debido
proceso.
Las comunicaciones oficiales generadas por ste instructivo, se tramitan y administran
siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones
oficiales.



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5. DESCRIPCIN:

5.1. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO DE PLANTA

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe verbalmente de los interesados la
solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.
02
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de hoja de vida:
Consulta su hoja de vida, verificando los datos a
certificar.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
04
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.
05
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar Certificacin:
Firma las certificaciones a solicitud del
interesado.
06
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.



5.2 CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO CONTRATISTA

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe verbalmente de los interesados la
solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.
02
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de hoja de vida:
Consulta su hoja de vida, verificando las
respectivas rdenes de servicios y dems datos
a certificar.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
04
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.


Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 3 de 7
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N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
05
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
Firma las certificaciones, a solicitud del
interesado.
06
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.


5.3. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO CONTRATISTA

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe por escrito por parte de los interesados
la solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.
02
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de hoja de vida:
Consulta la hoja de vida, solicitando la misma a
la oficina de Archivo y correspondencia,
mediante GD-F06 Formato de Requerimiento
documental verificando los datos a certificar, se
toman los datos pertinentes y se devuelve por la
misma va.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
04
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.
05
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
Firma las certificaciones.
06
Tcnico de
Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.


5.4. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO DE PLANTA

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe por escrito por parte de los interesados,
la solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.


Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 4 de 7
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N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
02
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de hoja de vida:
Consulta su hoja de vida, verificando los datos a
certificar.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de sueldos devengados:
Consulta en el sistema los sueldos en los aos
a certificar.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
04
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.
05
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
Firma las certificaciones.
06
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.


5.5. CERTIFICADO DE PERSONAL PENSIONADO

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe por escrito de parte de los interesados,
la solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.
02
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de hoja de vida:
Consulta su hoja de vida, verificando los datos a
certificar.
03
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de sueldos devengados:
Consulta en el sistema los sueldos en los aos
a certificar.
04
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
05
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.
06
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
Firma las certificaciones.
07
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.




Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 5 de 7
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5.6. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES DE TODO EL PERSONAL
ACTIVO, RETIRADO Y PENSIONADOS.

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Recepcionar las solicitudes de certificados:
Recibe por escrito por parte de los interesados,
la solicitud de expedicin de certificados,
especificando los parmetros requeridos de
tiempo, cargo, dependencia, etc.
02
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta de Base de Datos:
Consulta en la base de datos de nomina, por
medio del numero de cedula y ao a verificar.
03
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del certificado:
Procesa la solicitud de certificado.
04
Tcnico de
nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Imprime un (1) documento en original para
revisin.
05
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
Firma las certificaciones.
06
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin:
Remite el certificado debidamente firmado al
interesado.


5.7. CERTIFICADOS DE PAGO DE MESADAS PENSIONALES.

N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
01
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Consulta Nomina Pensional:
Consulta el sistema para calcular los montos
devengados por los pensionados de la
Universidad del Magdalena.
(Cuatrimestralmente).
02
Profesional Universitario
de nmina/Recursos
Humanos y Laborales
Revisin:
Revisa el clculo de la mesada pensional y
ordena la certificacin de pago de mesadas.
03
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Preparacin de Certificacin:
Elabora el certificado de pago de mesadas
pensionales.
04
J efe/Recursos Humanos y
Laborales
Revisin y Firma:
Revisa y firma el certificado del pago de la
mesada pensional.


Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 6 de 7
COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR
N
o
.
Responsable/
Dependencia
Descripcin de la Actividad
05
Tcnico Nomina/Recursos
Humanos y Laborales
Gestin del Bono Pensional:
Consulta en archivo copia de las 3 ltimas
resoluciones de pensiones otorgadas por la
Universidad (Personal Docente, Pblico,
Oficial), se adiciona copia de los pagos por
concepto de aportes de pensin.
06
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Elaboracin del Oficio:
Prepara comunicacin externa, dirigido a la
Oficina de Regulacin Econmica del Ministerio
de Hacienda, con copia a la J efatura de
planeacin del ICFES.
07
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Impresin de Certificado:
Se imprime un (1) documento en original para
revisin.
08
J efe de Seccin/Recursos
Humanos y Laborales
Firmar certificacin:
El J efe de Recursos Humanos y Laborales firma
las certificaciones.
09
Secretaria/Recursos
Humanos y Laborales
Remisin del Oficio:
Se remite el oficio debidamente firmado por
medio de recepcin.


6. MARCO LEGAL

Tipo de
Norma
Entidad que lo
genera
N
Identificacin
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Decreto
Presidencia de
la Republica
2663 05/08/1950
Cdigo Sustantivo del trabajo
Articulo 57 numeral 7


7. REGISTROS:

Identificacin
Almacenamiento
(Archivo de gestin)
Proteccin
Recuperacin
(clasificacin para
consulta)
Disposicin
(Accin
cumplido el
tiempo de
retencin)
Cdigo
Formato
Nombre
Lugar y
Medio
Tiempo de
Retencin
Responsable de
Archi varlo
GD-F06
Formato de
Requerimiento
documental
Talento
Humano /
Fsico
12 meses Secretaria / Talento
Humano
Cronolgicamente Destruye
El diligenciamiento de este tem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02
Procedimiento para el control de registros.







Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 7 de 7
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8. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versin
Fecha
tem
modificado
Descripcin


No aplica por ser la primera versin