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08/11/2011

CURSO DE ESPECIALIZACIN MULTIDISCIPLINARIO

GESTION DE SOLICITUDES DE ACCIONES


CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS

Felicia Enriqueta Lpez Ascarza - Auditora IRCA

PONENTE

Auditora Internacional, seleccionada a Nivel Nacional por CONCYTEC y calificada por The Governing Board of the
International Register of Certificated Auditors (IRCA) del Reino Unido, en el curso Auditing of Environmental
Management Systems Course ISO 14000, con Registro IRCA N 21411301022 de Sistemas de Gestin
Ambiental ISO 14000. Recertificada por Lloyds Register Quality Assurance, Inc. Mxico, con el Certificado N
07/4605. Postgrado en Gestin Ambiental. Auditora Internacional con Registro IRCA
SGS/SSCE/H&SLAC/509506/P/2204 de Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18000.
Especializacin en Gerencia de Riesgos y Seguridad Integral, MAPFRE.
Ejecucin de procesos de Auditora de los Reglamentos D.S.055-2010-EM, D.S. 009-2005-TR y modificatorias D.S. 007-2007-TR - D.S.
008-2010-TR, R.M. N 161-2007-MEM/DM, D.S. 043-2007-EM. Experta Tcnica-Legal en Medio Ambiente, Seguridad y Salud
Ocupacional, Casa Certificadora AENOR INTERNACIONAL, SEDE CHILE. Profesora del Magster en Gestin y Planificacin Ambiental
de la Universidad de Chile y Universidades Peruanas.
SELECCIONADA por: La Organizacin Internacional del Trabajo - OIT, Centro de Formacin Internacional de TURN - ITALIA, con Beca
para el Curso Internacional 2011: GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN LAS EMPRESAS, Certificado N 2011/A204152/29;
BECA DAAD SERVICIO ALEMN DE COOPERACIN INTERNACIONAL, para el Curso Lima 2010 Salud ocupacional cruzando
fronteras; BECA RAINFOREST ALLIANCE, para el Curso Internacional de Formacin de Auditores; BECA AGENCIA ESPAOLA DE
COOPERACIN INTERNACIONAL (AECI) y el PROGRAMA DE CIENCIA Y TECNOLOGA PARA EL DESARROLLO (CYTED), para las
Jornadas Iberoamericanas sobre Gestin del Conocimiento al Nivel de las Organizaciones. Experiencias en Latinoamrica y Espaa,
Guatemala y BECA CEPAL - ILPES, para el Curso Internacional Gestin Estratgica para el Desarrollo Local y Regional, Chile.
Direccin y ejecucin de la implementacin, capacitacin y auditora de Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9000 - Sistema de Gestin
Ambiental ISO 14000 - Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18000 - Sistemas de Gestin de Responsabilidad
Social SA 8000, en Empresas de alto riesgo: Sectores Minera, Petrleo, Gas y otras Industrias. Experiencias exitosas en las Empresas
BASF CONSTRUCTION CHEMICAL S.A. (antes MBT UNICON S.A.), PER; COMPAA MINERA SANTA LUISA S.A., GRUPO MITSUI,
PER; PROYECTO DE COBRE DE MARCONA, MARCOBRE S.A.C., OXIQUIM S. A., CHILE; SODEXO: Proyecto ANTAMINA y
Proyecto PLUSPETROL; NEWSCO DIRECTIONAL DRILLING PER S.A.C., INDUSTRIA PERUANA DEL ALUMINIO S.A. - INPAL,
EMPRESA EDITORA EL COMERCIO S.A., MAPLE ETANOL S.R.L., BSH ELECTRODOMSTICOS S.A.C., entre otros. Capacitadora en
Sistemas de Gestin, en MINERA YANACOCHA S.R.L.; SOCIEDAD MINERA CERRO VERDE S.A.A., COMPAA DE MINAS
BUENAVENTURA S.A.A.; PROYECTO LA GRANJA - RO TINTO, UNIDAD MINERA SAN RAFAEL - MINSUR S.A., entre otros.
Consultora Externa de la Empresa OXIQUIM S.A.: EIA - Planta de Regasificacin - Terminal Martimo Quintero. Chile; de la Empresa
CONSULCONT S.A.C., en los temas: EIA - Ca. Minera Caudalosa.; Plan de Cierre de UP Funsur; Estudio de caracterizacin de
estabilidad qumica de canchas de desmontes - Unidad Minera Yauliyacu, EMYSA; Plan de Cierre Temporal de la Planta de xidos,
Compaa Minera Condestable S.A.; EIA - U.E.A. Huachocolpa Uno. Ca. Minera Caudalosa S.A.; de la Empresa CO & AMBIENTAL
INGENIEROS S. A. C: Para el PROYECTO SAN LUIS, DE SILVER STANDARD PER S.A. y los Proyectos CORANI y SANTA ANA, de
Felicia Enriqueta
Lpez
Ascarza COMPANY
- Auditora IRCA DEL PER.
BEAR
CREEK
MINING

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REGLAS BSICAS DEL CURSO


Todos tienen informacin valiosa que compartir
Mientras una persona habla, los dems omos
Habr tiempos de descanso que se respetarn
El curso empezar y terminar a tiempo
No desviarse del objetivo del curso
Se solicita no fumar en clase
Mantener el celular en la opcin vibrador. En caso
de recepcin de llamada, salir a contestar en silencio

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OBJETIVOS
Capacitar y entrenar al personal sobre los mecanismos
para identificar no conformidades.
Establecer las correspondientes acciones correctivas y
acciones preventivas.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011

Felicia Enriqueta Lpez Ascarza - Auditora IRCA

DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


AUDITORA: Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para
obtener
evidencia
de
auditora (3.3) y evaluarlas de
manera objetiva para determinar
el grado en que los criterios de
auditora (3.2) se cumplen.
NOTA 1: Las auditoras internas, tambin conocidas como
auditoras de primera parte, se llevan a cabo por, o en nombre
de la propia organizacin:
Para confirmar la operacin prevista del sistema de gestin
Para obtener informacin para la mejora del sistema de
gestin
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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


3ra. PARTE
AUD. EXTERNA
ORGANISMO CERT./GOB.

1ra. PARTE
AUDITORA INTERNA

RISK - SAC

2da. PARTE
AUD. EXTERNA

CLIENTE

NOTA 2: Las auditoras


externas, conocidas tambin
como auditoras de segunda y
tercera parte se llevan a cabo
por partes que tienen un
inters en el organizacin,
tales como clientes, o por
otras personas en su nombre.
Estas auditoras podrn ser
realizadas por organizaciones
de auditora independientes,
tales
como
las
que
proporcionan el registro o la
certificacin de conformidad
con los requisitos.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


NOTA 3: En muchos casos,
particularmente en organizaciones
pequeas, la independencia puede
demostrarse al estar libre de la
responsabilidad de la actividad
objeto de auditora o la libertad de
prejuicios y de conflicto de intereses.
NOTA 4: Cuando dos o ms sistemas de gestin de
diferentes disciplinas son auditadas juntas, se denomina
auditora combinada.
NOTA 5: Cuando dos o ms organizaciones de auditora
cooperan para auditar una nica organizacin auditada (3.7),
esto se denomina auditora conjunta.
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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


CRITERIO DE AUDITORA:
Conjunto
de
polticas,
procedimientos o requisitos
NOTA:
Los criterios de
auditora se utilizan como
una referencia contra la
cual
se
compara
la
evidencia
de
auditora
(3.3).

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


EVIDENCIA DE AUDITORA:
Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin,
que
sean
pertinentes para los criterios de
auditora (3.2) y verificable.
NOTA:
La
evidencia
de
auditora puede ser cualitativa
o cuantitativa.
RESULTADOS DE LA AUDITORA: Resultados de la
evaluacin de la evidencia de auditora recogidos (3,3) frente
a los criterios de auditora (3.2)
NOTA: Hallazgos de la auditora pueden indicar tanto
conformidad o no conformidad con los criterios de auditora, u
oportunidades de mejora.
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CONCLUSIN DE AUDITORA: Resultado de una auditora
(3.1), proporcionados por el equipo auditor (3.9) despus de
considerar los objetivos de la auditora y todos los resultados
de la auditora (3,4).
AUDITORA DEL CLIENTE:
Organizacin o persona que
solicita una auditora (3.1)
NOTA: El cliente de la auditora
puede ser la organizacin
auditada (3.7) o cualquier otra
organizacin que tiene la
reglamentacin
o
derecho
contractual de solicitar una
auditora.
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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


AUDITADO: representante de una organizacin que est
siendo auditada.
ORGANIZACIN AUDITADA: Organizacin cuyo sistema de
gestin est siendo auditado.
AUDITORA DE LA ORGANIZACIN: Organizacin
responsable de llevar a cabo una o ms auditoras.
AUDITOR: Persona competente que lleva a cabo una
auditora (3.1)
EQUIPO DE AUDITORA: Uno o ms
auditores (3.8) que realizan una
auditora (3.1), con el apoyo si es
necesario, de expertos tcnicos (3.15)
NOTA 1: Un auditor del equipo auditor
es designado como el lder del equipo
auditor.
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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms
auditoras (3.1) planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA: Un programa de auditora incluye todas las
actividades necesarias para la planificacin, organizacin y
realizacin de las auditora.
PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades y los
arreglos para una auditora (3.1).

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


RIESGO DE AUDITORA: Efecto de la incertidumbre en la
consecucin
de
objetivos
de
la
auditora.
NOTA 1: El riesgo de auditora es la incertidumbre de que la
auditora detecte con precisin la eficacia del sistema de
gestin de la organizacin auditada en el cumplimiento de
sus objetivos.
NOTA 2: El riesgo de auditora no incluye la evaluacin de los
riesgos relacionados con el sistema de gestin de la
organizacin auditada.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


ALCANCE: Extensin y lmites de una auditora (3.1)
NOTA: El alcance de la auditora incluye generalmente una
descripcin
de
las
ubicaciones
fsicas,
unidades
organizativas, actividades y procesos, as como el perodo de
tiempo cubierto.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


COMPETENCIA (AUDITORA): Capacidad de aplicar
conocimientos y habilidades para una actividad, para lograr
los resultados deseados.
NOTA: Implica la capacidad de la aplicacin adecuada de los
atributos personales y el comportamiento durante el proceso
de auditora.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


EXPERTO TCNICO: Persona que
aporta conocimientos o experiencia
especficos al equipo auditor (3.9)
NOTA 1: El conocimiento especfico
o experiencia es la que se refiere a la
organizacin, el proceso o actividad
a ser auditada, o lengua o cultura.
NOTA 2: Un experto tcnico no acta
como un auditor (3.8) en el equipo de
auditora.

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


PARTICIPANTES DE LA AUDITORA

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DEFINICIONES Y TRMINOS - ISO 19011:2011


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Sistema de gestin
nico en el que los elementos de dos o ms normas de
sistema de gestin, de disciplinas especficas, se han
consolidado y fusionado.

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GENERACIN DE HALLAZGOS
Resultado de la evaluacin de la evidencia de la
auditora recopilada frente a los criterios de la
auditora

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08/11/2011

GENERACIN DE HALLAZGOS
FUNCIONALIDADDELAS
ENTREVISTAS

CRITERIOSDE
AUDITORA

EVIDENCIAS

BSQUEDADE
EVIDENCIAS

COMPARACIN

DETERMINACINDENO
CONFORMIDADES

HALLAZGOS

REDACCINDENO
CONFORMIDADES

INFORME
CONCLUSIONES

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GENERACIN DE HALLAZGOS

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08/11/2011

GENERACIN DE HALLAZGOS

CRITERIOSDEAUDITORA

EVIDENCIAS

COMPARACIN

ENTREVISTAS

HALLAZGOS

INFORME
CONCLUSIONES

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GENERACIN DE HALLAZGOS
FUNCIONALIDAD DE LAS ENTREVISTAS
TENERUNACONVERSACINCONUNAOVARIAS
PERSONASPARAUN
..FINDETERMINADO

CONOCERCMO
SEHACENLASCOSAS?

SIGUELOPREVISTOENLA
DOCUMENTACINQUE
DESCRIBRE?

EVIDENCIASDOCUMENTALES

LADOCUMENTACINDEL
SISTEMARECOGECOMOSE
HACENLASCOSAS?

EVIDENCIASTESTIMONIALES

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08/11/2011

GENERACIN DE HALLAZGOS
PREGUNTAS CLAVE EN LA AUDITORA
La documentacin que se dispone (plan
de gestin u otros documentos) establece
cmo se va a dar conformidad a cada
uno de los requisitos del sistema de
gestin?
A travs de los registros presentados, se
evidencia que los parmetros cumplen el
objetivo/ meta y que el control operativo es
eficaz?

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GENERACIN DE HALLAZGOS
ESTRUCTURA DE LA ENTREVISTA
PREPARACIN
TIPOS DE PREGUNTAS
PRESENTACIN
TCNICAS DE ENTREVISTAS
DESARROLLO

FIN

ACTITUD Y ENFOQUE
COMUNICACIN NO VERBAL
ACTITUDES A EVITAR

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GENERACIN DE HALLAZGOS
PREPARACIN
CONOCER LAS
RESPONSABILIDADES
DEL INTERLOCUTOR
POSIBILIDADES

CONOCER LA
DOCUMENTACIN DE
APLICACIN
CONOCER LOS CRITERIOS
DE AUDITORA QUE SE
QUIEREN VERIFICAR Y
EVALUAR

CONOCIENDO COMO LA
DOCUMENTACIN
ESTABLECE DAR
CUMPLIMIENTO A UN
INDICADOR

VIENDO LO QUE SE
HACE EN CAMPO

FIJAR DE ANTEMANO
HORA Y LUGAR (DEBERA
DE ESTAR FIJADOS EN
PLAN)

COMPROBAR IN SITU
LAS ACTUACIONES

COMPROBAR QU
ESTABLECE LA
DOCUMENTACIN

PREVER TIEMPO
DURACIN ENTREVISTA

+ PRCTICO

PREVER DOCUMENTACIN
DE TRABAJO NECESARIA
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GENERACIN DE HALLAZGOS
PRESENTACIN
PUNTUALIDAD
PRESENTARSE
ROMPER EL HIELO
EXPLICAR EL
OBJETO Y USO
POSTERIOR DE LA
INFORMACIN
OBTENIDA
ADECUACIN AL
INTERLOCUTOR

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08/11/2011

GENERACIN DE HALLAZGOS
TIPOS DE PREGUNTAS
ABIERTAS

POR QU?
CMO? EN QU
SENTIDO?

GENERAN
RESPUESTA
LARGA, AMPLIA Y
DETALLADA

CERRADAS

EMPIEZAN POR
VERBO O
PRONOMBRE
SEGUIDO DE
VERBO

SESGADAS

SUGERENTES

Tienden a presionar o
influenciar para
responder de una
manera determinada
Impiden al receptor de la
pregunta responder con
libertad

REFLEXIVAS

Se utilizan para reflejar


entendimiento

ENFOCADAS

Utilizadas para guiar la


conversacin

RESPUESTA SI/NO
(VERIFICAR
SUPOSICIONES)

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GENERACIN DE HALLAZGOS
TCNICAS DE ENTREVISTAS
DIRECTO
MUSTREME
TOMAR NOTA EXACTA DE
DATOS QUE SOPORTEN
EVIDENCIAS

VEO QUE AQU


DICE..
SIN EMBARGO
CONTRADICCIONES.

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GENERACIN DE HALLAZGOS
ACTITUD Y ENFOQUE
MANTNGASE TRANQUILO, CORTS
Y RECEPTIVO
MANTENGA
AMIGABLE

UNA

VOZ

SUAVE

NO
JUZGUE
NI
SAQUE
CONCLUSIONES PRECIPITADAS
REDUZCA
AL
INTERRUPCIONES

MNIMO

LAS

EVITAR DESPERDICIAR EL TIEMPO DE


LA ENTREVISTA

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GENERACIN DE HALLAZGOS
COMUNICACIN NO VERBAL
DARSE LA MANO
MANTENER EL CONTACTO VISUAL
MANTENER UNA DISTANCIA CMODA
MANTENER BIEN LOS SILENCIOS
ASENTIR PARCIALMENTE
ATENDER LOS GESTOS, MIRADAS,
ACTITUDES, ETC

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GENERACIN DE HALLAZGOS
ACTITUDES A EVITAR
EN EL AUDITOR

EN EL AUDITADO
Forzar la reunin cuando la
persona no est totalmente
disponible o dispuesta

Que controle la situacin

Hacer preguntas
tendenciosas

Se vuelva hostil y agresivo

Ser sarcstico

D respuestas inadecuadas
o evasivas

Entrar en disputa con el


auditado

Entrar en disputa con el


auditado

Comunicar
precipitadamente la
evaluacin de los hallazgos

No pare de hablar

Dar consejos

Haga perder el sentido de la


entrevista

Intentar ocultar que se est


tomando notas

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GENERACIN DE HALLAZGOS
FUNCIONALIDADDELAS
ENTREVISTAS

CRITERIOSDE
AUDITORA

EVIDENCIAS

BSQUEDADE
EVIDENCIAS

COMPARACIN

DETERMINACINDENO
CONFORMIDADES

HALLAZGOS

REDACCINDENO
CONFORMIDADES

INFORME
CONCLUSIONES

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GENERACIN DE HALLAZGOS
EVIDENCIA OBJETIVA
Informacin
verificable,
declaraciones de hechos

registros

Evidencia, que puede ser cualitativa o


cuantitativa que usa el auditor para determinar si
se han satisfecho los criterios de la Auditoria
La evidencia se basa normalmente en
entrevistas,
examen
de
documentos,
observacin de actividades y condiciones,
resultados de medidas, ensayos u otros medios
dentro del alcance de la Auditora

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GENERACIN DE HALLAZGOS
BSQUEDA DE EVIDENCIAS
DOCUMENTALES

DOCUMENTOS, REGISTROS

FSICAS

RESIDUOS, ESPECIES PROTEGIDAS

TESTIMONIALES

DECLARACIONES

CIRCUNSTANCIALES

SITUACIONES SURGIDAS EN EL
TRANSCURSO DE LA AUDITORA

AUSENCIA DE
EVIDENCIA COMO
EVIDENCIAS!

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GENERACIN DE HALLAZGOS
OPININ Vs. HECHOS
HECHO

OPININ

AFIRMACIONES
CONTRASTABLES

PERCEPCIN /
IMPRESIN

OBSERVACIONES
INCONTESTABLES

AFIRMACIN SIN
VERIFICAR

GESTOS
MIRADAS
ENTONACIONES
DUDAS

80%
COMUNICACIN
NO ES VERBAL

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GENERACIN DE HALLAZGOS
BSQUEDA DE EVIDENCIAS
POSIBILIDADES

CONOCIENDO COMO
LA DOCUMENTACIN
ESTABLECE DAR
CONFORMIDAD A LOS
REQUISITOS DEL
SISTEMA DE GESTIN

VIENDO LO QUE SE
HACE EN CAMPO

..COMPROBAR
QU ESTABLECE LA
DOCUMENTACIN

.. COMPROBAR IN
SITU LAS ACCIONES
+ PRCTICO

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GENERACIN DE HALLAZGOS
EMPLEO DE EVIDENCIAS
DOCUMENTAL

Est de acuerdo el
auditado?

NO

REFLEXIN SOBRE
SU UTILIDAD

S
TIL

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DETERMINACIN DE NO CONFORMIDADES

DEFINICIONES
ESQUEMA DE
REDACCIN DE NO
CONFORMIDADES
RECOMENDACIONES
CATEGORIZACIN
CLASIFICACIN DE
NO CONFORMIDADES
POSIBILIDAD

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DETERMINACIN DE NO CONFORMIDADES

CRITERIOSDEAUDITORA

EVIDENCIAS

COMPARACIN

HALLAZGOS
NOCONFORMIDADES
INFORME
CONCLUSIONES

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DETERMINACIN DE NO CONFORMIDADES
DEFINICIN: NO CONFORMIDAD
INCUMPLIMIENTO A UN REQUISITO
[ISO 9000:2005, 3.6.2; ISO 14001, 3.15]
NOTA: UNA NO CONFORMIDAD PUEDE
SER UNA DESVIACIN A ESTNDARES,
PRCTICAS,
PROCEDIMIENTOS
DE
TRABAJO IMPORTANTES, REQUISITOS
LEGALES, ETC.
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DEJANDO CONSTANCIA DEL
INCUMPLIMIENTO DETECTADO MEDIANTE LA
DESCRIPCIN DE LA EVIDENCIA QUE LO
APOYA Y SU CONTRASTE CON EL REQUISITO

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DETERMINACIN DE NO CONFORMIDADES

INCUMPLIMIENTO

MAGNITUD

Requisito que se incumple

Ejemplos : muestra analizada

Hecho observado

EVIDENCIA

Registros y documentacin relacionada


Modo en el que se detect

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CRITERIOS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES


UTILIZAR LENGUAJE SIN RETRICA
UTILIZAR LA METODOLOGA DE LA EMPRESA
NO INCLUIR NOMBRE NI CARGOS EN LA
REDACCIN
CUANDO SE GENERALICE, APORTAR LAS
EVIDENCIAS QUE LO JUSTIFIQUEN
EVITAR MENSAJES CONTRADICTORIOS
NO EXPRESAR SOLUCIONES, CAUSAS NI
OPINIONES
REDACTAR LA NO CONFORMIDAD ORIGEN
(NORMALMENTE, UNA NO CONFORMIDAD
CONDUCE A OTRAS)
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CRITERIOS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES


AUDITOR

Audita menos en mayor detalle


que ms en menor detalle!

CONCRETA

COMPLETA

NC

CONCISA

CLARA

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CRITERIOS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES


INCLUIR LA
IMPORTANCIA
DEL HECHO
(MAGNITUD)
NO PROPONER
SOLUCIONES

REDACTAR CON
CLARIDAD

REDACCIN
NO HACER
NINGUNA
AFIRMACIN QUE
NO EST
RESPALDADA POR
EVIDENCIAS

SER DETALLADO

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CRITERIOS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES


CATEGORIZACIN
EN FUNCIN DE

TIPO DE REQUISITO
INCUMPLIDO

CONSECUENCIAS DEL
INCUMPLIMIENTO

REQUISITO DE LA
NORMA: DOCUMENTAL

MEDIO AMBIENTALES/
SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL/
ECONMICAS

MENOR

MAYOR

OBSERVACIN

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CRITERIOS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES


CATEGORIZACIN

MAYOR

INCUMPLIMIENTO TOTAL DE UN
REQUISITO DE LA NORMA

MENOR

INCUMPLIMIENTO PARCIAL DE
UN REQUISITO DE LA NORMA

OBSERVACIN

A JUICIO DE AUDITOR

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DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


INCUMPLIMIENTOS DE LA NORMA
AUDITADO
ENTENDER LA MAGNITUD Y
GRAVEDAD DEL INCUMPLIMIENTO Y
PODER RESOLVERLO
AUDITOR
DEBE REALIZAR SEGUIMIENTO DEL
CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES

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DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


INCUMPLIMIENTOS LEGALES
Estn relacionados a la identificacin y
acceso a los requisitos legales y otros
requisitos
voluntarios
que
la
organizacin ha suscrito y a la
evaluacin del cumplimiento legal.
Es necesario que el auditor conozca los requisitos legales
que le aplican al sector al que pertenece la organizacin
que va a auditar, conocer sobre autorizaciones, permisos y
licencias.
Se puede tambin extender a evaluar el cumplimiento de
cdigos de prctica de la industria, reglamentaciones y
normas (si aplica).
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DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


NO CONFORMIDADES MAYORES
Inconformidad mayor o no conformidad mayor, es la
ausencia de un procedimiento requerido o el total
fracaso de un procedimiento que puede causar un
impacto negativo en los resultados de la organizacin
Una sola deficiencia o requisito de la norma que no ha
sido implementado
Falta de documentacin para satisfacer los requisitos
establecidos en la norma o en los procedimientos de
la organizacin
Documentacin que no ha sido
consistentemente en la organizacin

implementada

Una serie de inconformidades menores


colectivamente indican una debilidad general.

que,

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DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


NO CONFORMIDADES MENORES
Inconformidad menor o no conformidad menor o
nota de mejora, existe un Sistema de Gestin
definido y procedimientos e instrucciones
documentados. Tambin existe un nivel general de
implementacin aceptable, pero hay pequeas
discrepancias o lapsos en el seguimiento de los
requisitos o implementacin del Sistema de
Gestin.
Un slo lapso observado en un procedimiento. Las
inconformidades menores son generalmente
fciles de rectificar y no presentan una seria
amenaza a los resultados ambientales y de
seguridad y salud ocupacional de la organizacin
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CRITERIOS PARA LA DETERMINACIN DE


OBSERVACIONES
Debilidad aparente en la condicin actual que, a
juicio del auditor, necesita mejor aclaracin o
investigacin para mejorar la efectividad general
del Sistema de Gestin que se audita.

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DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


CRITERIOS OPERACIONALES
Los
hallazgos
relacionados
a
criterios operacionales se vinculan a
la ausencia de controles en
actividades
crticas,
es
decir,
actividades relacionadas a aspectos
ambientales significativos y a valores
de riesgo alto, en las organizaciones.
Los criterios operacionales ausentes
o implementados inadecuadamente
estan referidos a la reduccin de los
riesgos de acuerdo a la siguiente
jerarqua: eliminacin, sustitucin,
controles de ingeniera, controles de
firmas/advertencias
y/o
administrativos
y
equipo
de
proteccin personal.
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08/11/2011

DETERMINACIN DE HALLAZGOS RELACIONADOS A


CRITERIOS OPERACIONALES
En este mbito se consideran
las actividades relacionadas
a
aspectos
ambientales
significativos y a riesgos altos
ejecutadas por contratistas
y/o proveedores

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DESCRIPCIN DE HALLAZGOS MS COMUNES

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REGLAS BSICAS

1. DIGA LO QUE HACE


2. HAGA LO QUE DICE
3. DEMUSTRELO

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CORRECCIN DE HALLAZGOS

No Conformidad: Todos aquellos hallazgos que no


satisfacen el cumplimiento de un determinado requisito del
SIG de PETROPERU S.A - Operaciones Selva.
Correccin: Accin tomada en forma inmediata para
eliminar una no conformidad detectada.
NOTA: Se puede tomar en forma conjunta con la accin
correctiva.

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08/11/2011

CORRECCIN DE HALLAZGOS
Observacin (Potencial No Conformidad): Hallazgo que no
tiene evidencias suficientes para ser declarado como no
conformidad. Podra originar en algn momento un
incumplimiento de un requisito del SlG, y por ende dar
origen a una accin preventiva. La aparicin de 3
observaciones referidas a un mismo tema en diferentes
reas, da lugar a una No Conformidad.
Oportunidad de mejora: Hallazgo que representa una
sugerencia o recomendacin por parte del equipo auditor
para mejorar (documentos, controles operacionales, uso
de EPP, entre otros) la eficacia del SlG.

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CORRECCIN DE HALLAZGOS
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la
causa de una no conformidad, o cualquier otro acto o
condicin ambiental anormal o sub-estndar. Puede
haber ms de una causa para una no conformidad.
Accin Mitigadora: Accin tomada para moderar,
aplacar, suavizar o disminuir los efectos de una no
conformidad detectada o del impacto detectado.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la
causa de una Potencial No Conformidad, a fin de evitar
que se produzca

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS

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ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES A TOMAR EN


FUNCIN DE LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDADES

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Modelo de Causalidad de Prdidas (Tabla
SCAT)
Diagrama Causa- Efecto (Ishikawa) Espina
de Pescado
Diagrama de Afinidad
Diagrama de Relacin

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Modelo de Causalidad de Prdidas (Tabla SCAT)
Causa Inmediata

Causa Bsicas

Actos Inseguros

Factores Personales

Condiciones Inseguras

Factores del Trabajo

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Modelo de Causalidad de Prdidas (Tabla SCAT)
Causas Bsicas

Falta de Control

Factores Personales

Programa inadecuado
Estndares inadecuados

Factores del Trabajo

Cumplimiento inadecuado

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Requisitosdel
sistema

Causas
Bsicas

Causas
Inmediatas

Sistemas

Factores
Personales

Actoso
Prcticas

Estndares
Cumplimiento
Inadecuado
Los
Jefes
no
conversan
frecuentemente con
sus subordinados
La induccin se
realiza una vez por
semana
El programa de
mantenimiento no
incluye iluminacin

Incidentes

Personas

Eventono
deseado
Factores del
Trabajo

Condiciones
Subestndar

Estaba
nervioso
por un intercambio
de palabras con su
superior

Llegaba
de
otra
empresa, desconoca
las
normas,
no
recibi induccin de
seguridad

El montacarga careca
En las inspecciones
de mantenimiento en
no
se
revisa
iluminacin
iluminacin
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Iba a regular
velocidad

Estaba
oscurecie
ndo
y
haba
poca
iluminaci
n

Daos
Prdidas

Equipos
Materiales
Ambiente

Un operario de
montacarga
cuenta
que
choc
lateralmente a
un
camin
estacionado en
el
rea
de
almacn,
hiriendo
adems
al
conductor del
camin.

El chofer result
con la cadera rota.
6
meses
inhabilitado.
El camin sufri
desperfectos,
el
montacarga dobl
las uas de carga,
qued fuera de
servicio.

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama Causa - Efecto Espina de Pescado
(Ishikawa)

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama Causa - Efecto Espina de Pescado
(Ishikawa)
Establezca claramente el problema (efecto) que va a
ser analizado.
Disee una flecha horizontal apuntando a la derecha y
escriba el problema al interior de un rectngulo
localizado en la punta de la flecha.
Haga una lluvia de ideas Brainstorming para
identificar el mayor nmero posible de causas que
puedan estar contribuyendo para generar el problema,
preguntando Por qu esta sucediendo?

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama Causa - Efecto Espina de Pescado
(Ishikawa)
Agrupe las causas en categoras. Una forma muy
utilizada de agrupamiento es la conocida como 6M:
Maquinaria, Mano de Obra, Mtodo, Materiales,
Mediciones y Medio Ambiente
Para comprender mejor el problema, busque las
subcausas o haga otros diagramas de Causa- Efecto
para cada una de las causas encontradas. Para esto,
tome de 2-3 Causas Raz Potencial del Diagrama
Para estas causas pregunte Por qu 5 veces (o al
menos 2 veces) hasta que ya no tenga ms respuestas
al por qu.
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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama Causa - Efecto Espina de Pescado
(Ishikawa)
Escriba cada categora dentro de los rectngulos
paralelos a la flecha principal. Los rectngulo quedarn
entonces unidos por las lneas inclinadas que
convergen hacia la flecha principal
Se pueden aadir las causas y subcausas de cada
categora a lo largo de su lnea inclinada, si es
necesario.

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Afinidad
Es una forma de organizar la informacin reunida en
sesiones de Lluvias de ideas.
Esta diseado para reunir hechos, opiniones e ideas
sobre un problema.
Ayuda a agrupar aquellos elementos que estn
relacionados de forma natural. Como resultado, cada
grupo se une alrededor de un tema o concepto clave.

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Afinidad
1. Seleccionar el tema
2. Designar el grupo de trabajo
3. Lluvia de ideas(cada uno, sin conversar)
4. Transferir ideas a tarjetas
5. Agrupar tarjetas en panel
6. Revisar agrupamientos y aadir comentarios
7. Nombrar grupos de tarjetas
8. Dibujar el diagrama
9. Seleccionar las cuestiones ms importantes
10.Presentacin final

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Afinidad

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Relacin
Ayuda a percibir la relacin lgica que existe entre una
serie de problemas encadenados como causas y
efectos.
En este sistema existe la posibilidad de que se
represente mas de un efecto y de que una causa pueda
ser al mismo tiempo efecto de otra causa.
Esto es, porque expresa libremente las relaciones entre
causas y efectos, y ayuda a descubrir la causa principal
que afecta a la situacin en su totalidad.

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Relacin
1. El equipo comienza su tarea buscando las posibles
causas tericas del problema bajo estudio.(Cada uno
sin conversar)
2. Para ello se recomienda el procedimiento de lluvia o
tormenta de ideas.
3. Debido a que las ideas pueden ser muy diversas, el
siguiente paso es estratificarlas o categorizarlas.
4. De la lista de causas reales se deben seleccionar las
mas importantes y viables para pensar en posibles
soluciones.
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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Diagrama de Relacin

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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Arbol de causas y efectos
1. Analizar e identificar los que se consideren que son los
principales problemas de la situacin analizada.
2. A partir de esta primera tormenta de ideas, se
establece cul es, a juicio del grupo, el problema central
que nos afecta.
3. Definir los efectos ms importantes del problema en
cuestin, de tal forma de analizar y verificar su
importancia. Se trata, en otras palabras, de tener una
idea del orden de gravedad de las consecuencias que
tiene no resolver la problemtica que se ha detectado y
que hace que se amerite la bsqueda de soluciones.
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CRITERIOS PARA EL ANLISIS DE LA CAUSA DE NO


CONFORMIDADES PRESENTADAS
Arbol de causas y efectos
4. Anotar las causas del problema central detectado.
5. Diagramar el rbol de causas y efectos asociados al
problema.
6. Revisar la validez e integralidad del rbol dibujado todas
las veces que sea necesario.

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ANLISIS DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES


TOMADAS PARA ATENDER UNA NO CONFORMIDAD
Una vez que se hayan detectado las causas de la no
conformidad presentada, se procede a determinar las
acciones a implementar.
El responsable de la verificacin de las acciones
tomadas debe considerar como criterios de evaluacin
de la eficacia lo siguiente:
Verificacin de la documentacin
Entrevistas al personal involucrado
Inspeccin por muestreo
La no repeticin del evento

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CRITERIOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LA ATENCIN


DE LAS NO CONFORMIDADES
Cada Jefe de rea que deba levantar
una
no
conformidad
deber
establecer un responsable que
ejecute el levantamiento de la no
conformidad, en un tiempo necesario
de acuerdo a la accin correctiva a
implementar.
Pasado el tiempo adecuado, el Jefe de rea deber
verificar si las acciones fueron ejecutadas o si es
necesario
establecer
una
nueva
fecha
de
cumplimiento.
Pasada la fecha de cumplimiento extendida se deber
nuevamente verificar si las acciones tomadas fueron
eficaces, es decir aseguran la no repeticin de la
causa que origino la no conformidad.
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CRITERIOS PARA LA DETERMINACIN DE


OPORTUNIDADES DE MEJORA
Seleccin de los problemas (oportunidades de mejora)
Cuantificacin y subdivisin del problema
Anlisis de las causas, races especficas.
Establecimiento de los niveles de desempeo exigidos
(metas de mejoramiento).
Definicin y programacin de soluciones
Implantacin de soluciones
Acciones de motivacin a la innovacin

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GRACIAS POR SU ATENCIN!

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