Plan director

El plan director es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de

los responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual ser
la situacin de la misma dentro un perodo de tiempo, generalmente de 5 a 10
aos.
El plan director es cualitativo: define las futuras cualidades (no las cantidades) de
la compaa, finalista: indica lo que se quiere conseguir, pero no cmo
conseguirlo, yatemporal: no establece plazos para alcanzar lo propuesto, a
excepcin de la propia vigencia del plan.
El plan director recoge tres puntos principales:
Productos y servicios: describe el catlogo de productos y/o servicios que
ofrecer la compaa a sus clientes, y en los que deben basarse sus ingresos en
el medio y en el largo plazo. Esta enumeracin debera ser visionaria, completa y
realista.
Mercado potencial: describe el perfil de los clientes que tendrn acceso a
los productos que ofrece la compaa (pblico final, empresas...), indicando el
segmento ms aproximado y sus caractersticas principales.
Ventajas competitivas: describe las caractersticas que deben situar a la
compaa en una situacin ventajosa con respecto a su competencia. Estas
ventajas deben ser, ante todo, difciles de imitar y sostenibles en el tiempo.
Aprenda ms sobre ventajas competitivas aqu.
En la prctica, el plan director se suele condensar en un documento escrito
(generalmente de menos de 10 pginas) que no es ms una instantnea del futuro
que los directivos quieren para su compaa.
El plan director es, por tanto, el eje central sobre el que se articularn otros
documentos de vital importancia para la empresa, como el plan estratgico o
el plan operativo anual.
Si no est familiarizado con el concepto de Plan Director, puede resultarle til,
adems, examinar las siguientes definiciones:
Plan estratgico
Plan operativo anual (POA)
Cuadro de Mando Integral
Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)
Plan estratgico
El plan estratgico es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte
de los responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual
ser la estrategia de la misma durante un perodo de tiempo, generalmente de 3 a
5 aos.
El plan estratgico es cuantitativo: establece las cifras que debe alcanzar la
compaa,manifiesto: describe el modo de conseguirlas, perfilando la estrategia a
seguir, ytemporal: indica los plazos de los que dispone la compaa para alcanzar
esas cifras.
El plan estratgico recoge tres puntos principales:
Objetivos: un objetivo es un hecho que no depende directamente de la
compaa, y que est formado por la ecuacin: cantidad a alcanzar + plazo para
conseguirlo. El verbo asociado a un objetivo es siempre conseguir:

- Conseguir una facturacin de 1.000.000 antes de 2.010.
- Conseguir incrementar la rentabilidad econmica un 10% durante 2.008.
- Conseguir una cuota de mercado del 40% antes de Noviembre de 2.007.

Los objetivos del tipo: "Optimizar los recursos empleados" o "Maximizar el
beneficio durante este ao" no son vlidos, ya que no indican una cantidad a
alcanzar y un plazo para conseguirlo. Tampoco sera correcto el
objetivo: "Gastar 10.000 en renovar el equipamiento informtico durante
Febrero", ya que eso depende directamente de la compaa.
Polticas: una poltica es una conducta que marca la compaa, y que sirve
para describir su actitud, continuada en el tiempo, a la hora de enfrentarse a
situaciones de diversa ndole. El verbo asociado a una poltica es
siempre establecer:

- Establecer una poltica de cobros a 30 das y de pagos a 90 das.
- Establecer una poltica de contratacin para titulados con al menos 2 aos de
experiencia.
- Establecer una poltica retributiva basada en un 80% de retribucin fija y 20%
retribucin variable.

Existen muchos parmetros sobre los que se puede establecer la actitud de la
empresa, como la poltica de tesorera, la poltica de atencin al cliente, la
poltica de recursos humanos, la poltica de imagen corporativa, la poltica de
reparto de dividendos...
Acciones: una accin es un hecho que depende directamente de la
compaa, y que generalmente se lleva a cabo para facilitar la consecucin de
los objetivos, fomentar el respeto a las polticas impuestas, o vertebrar la
estrategia global de la empresa. El verbo asociado a una accin es
siempre realizar:

- Asistir a los principales congresos del sector para mejorar la formacin
interna.
- Lanzar una campaa de publicidad en TV y peridicos para promocionar el
nuevo producto.
- Elaborar un manual de procedimientos interno que agilice la incorporacin de
nuevos miembros.

Las acciones se suelen agrupar de tal manera que sea sencillo identificar su
origen y, a su vez, su finalidad. As se pueden clasificar como dependientes de
un objetivo estratgico, de una poltica de empresa o simplemente como
acciones puntuales.
En la prctica, el plan estratgico se suele sintetizar en un documento escrito
(generalmente de menos de 20 pginas), concretando as las lneas estratgicas
generales a seguir por la compaa.
El plan estratgico describe, por tanto, una manera de conseguir las cualidades
organizacionales enumeradas en el plan director. No obstante, el plan estratgico
no suele estar lo suficientemente detallado como para actuar a nivel
departamental. Para ello, se suele utilizar el plan operativo anual.
La herramienta de Business Intelligence dedicada a la inclusin y seguimiento del
plan estratgico en una empresa es el Cuadro de Mando Integral o Balanced
Scorecard.
Si no est familiarizado con el concepto de Plan Estratgico, puede resultarle til,
adems, examinar las siguientes definiciones:
Plan director
Plan operativo anual (POA)
Cuadro de Mando Integral
Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)
Plan operativo anual (POA)
El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte
de los responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal
u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan
estratgico de la empresa, y su especificacin sirve para concretar, adems de los
objetivos a conseguir cada ao, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada
entidad (departamento, sucursal, oficina...).
Por ejemplo, ante un objetivo estratgico global del tipo: "Conseguir una
facturacin de 1.000.000 antes de 2.010.", un plan operativo debe desglosar esa
cifra para cada ao:"Conseguir una facturacin de 600.000 en el ao
2.008", "Conseguir una facturacin de 800.000 en el ao 2.009", "Conseguir una
facturacin de 1.000.000 en el ao 2.010".
Adems, el plan operativo anual debe desglosar los objetivos para cada entidad
facturadora: "La oficina de Madrid debe alcanzar una cifra de ventas de 200.000
en el ao 2.008", "La oficina de Valencia debe alcanzar una cifra de ventas de
150.000 en el ao 2.008", etc...
Incluso, dentro de cada sucursal o departamento es posible hallar una prediccin
del volumen esperado de ventas para cada mes del ao (teniendo en cuenta la
estacionalidad del producto o las oscilaciones que ha experimentado el mercado en
aos anteriores).
Por tanto, es comn en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde
enero a diciembre), de un valor POA para cada objetivo. A medida que va
avanzando el ao es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto,
hallar posibles errores o desviaciones en el plan.
Por ejemplo, para el caso del objetivo:
"La oficina de Madrid debe alcanzar una cifra de ventas de 200.000 en el ao
2.008"
Mes POA Acumulado Real Acumulado Desviacin
Enero 15.000 16.292 1.292
Febrero 30.000 26.488 -3.512
Marzo 50.000 41.351 -8.649
Abril 70.000 60.134 -9.866
Mayo 85.000 74.011 -10.989
Junio 100.000 88.506 -11.494
Julio 120.000 (-) (-)
Agosto 150.000
Septiembre 170.000
Octubre 180.000
Noviembre 190.000
Diciembre 200.000
Esto es preciso hacerlo, naturalmente, para cada objetivo anual de cada entidad.
Lo ms importante de este modelo es que, mediante un correcto seguimiento del
plan operativo anual, se puede hallar no slo las desviaciones en el plan, sino
tambin el motivo de su origen. La herramienta de Business Intelligence dedicada a
este fin es una de las ms implantadas en las empresas modernas: el Cuadro de
Mando Integral oBalanced Scorecard.
Si no est familiarizado con el concepto de Plan Operativo Anual, puede resultarle
til, adems, examinar las siguientes definiciones:
Plan director
Plan estratgico
Cuadro de Mando Integral
Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)
Plataformas de Business Intelligence
A continuacin mostramos las principales plataformas de Business Intelligence con
las que trabaja nuestra empresa. Si desea un listado ms exhaustivo de productos
puede consultar aqu.

















Ejemplos prcticos de Business Intelligence
A continuacin mostramos una serie de ejemplos reales (resumidos) de Business
Intelligence:
Empresa conservera
Este caso prctico se refiere a uno de las mayores empresas conserveras de Galicia,
con presencia internacional, ms de 500 empleados y cerca de 100.000.000 de
facturacin.
A pesar de que en el sector conservero es bien conocida la estacionalidad de las
ventas (el consumo de atn en conserva se dispara en verano, debido a su
participacin en las ensaladas) y en diciembre (con motivo de la navidad), esta
empresa no haba sido capaz de optimizar la cantidad de producto finalizado que
deba almacenar en stock para maximizar sus beneficios.
Mediante la implantacin de un sistema de soporte a la decisin (DSS), y tras el
anlisis minucioso de los datos histricos que guardaba la compaa, result posible
redisear todo el proceso logstico y de almacenamiento productivo hasta el punto
de incrementar la rentabilidad econmica de la misma (independientemente de la
produccin y la demanda) en un 10%.


Cadena de supermercados
Una conocida cadena de supermercados gallegos ha recurrido a un sistema de
Business Intelligence para averiguar cual era el perfil de sus clientes ms rentables
e intentar hacer lo posible para fidelizarlos.
Para ello, una de las primeras acciones que llev a cabo fue la creaccin de una
"tarjeta descuento", que vinculara a los clientes con el club del supermercado. Para
poder optar a esta tarjeta, cada cliente deba facilitar sus datos personales bsicos
(edad, sexo, origen...) y unos datos complementarios de sus preferencias. A
cambio reciba descuentos eventuales en sus compras.
Tras haber acumulado una relevante cantidad de datos, lleg el momento de
extraer la informacin requerida mediante un sistema de soporte a la decisin.
Entre las rarezas obtenidas en los resultados, cabe destacar que el perfil ideal de
cada cliente tena sustanciales diferencias en funcin de la ubicacin geogrfica, a
pesar de que el lmite del anlisis era dentro de la propia Galicia.


Cooperativa lechera
En una cooperativa lctea de origen gallego, cuyos productos se publicitan en TV a
nivel nacional, se haban desatado las alarmas debido a las grandes desviaciones
econmicas existentes, cada ao, entre los parmetros estimados en enero y los
resultados analizados doce meses ms tarde.
Finalmente, para resolver el problema y potenciar al mximo sus sistemas
informticos tradicionales, la cooperativa decidi implantar un cuadro de mando
integral (Balanced Scorecard) y realizar un seguimiento minucioso de sus objetivos
estratgicos. Tras ocho meses desde la puesta en produccin del sistema,
consiguieron encontrar el origen de las desviaciones y tomar las acciones oportunas
para enderezar la trayectoria operativa de la empresa.
Por otro lado, y como efecto colateral estrechamente relacionado, el sistema ha
permitido analizar el impacto en las ventas de cada una de sus campaas
publicitarias. Basndose la informacin contenida en sus propias bases de datos, la
cooperativa ha conseguido desde entonces adaptar su publicidad para incrementar
en un 8% su cuota de mercado.


Operador de telecomunicaciones
Este ejemplo hace referencia a uno de los mayores operadores de telecomunicacin
del mundo, con ms de 91 millones de clientes en 220 pases de los cinco
continentes. Esta organizacin cuenta con 190.000 empleados y ofrece una gama
completa de servicios de telecomunicaciones: telefona local, internacional y mvil;
internet y multimedia; transporte de datos; y difusin de TV por cable.
En los ltimos aos, la empresa ha venido utilizando los sistemas informticos
como un arma estratgica fundamental en la batalla entre operadores de
telecomunicaciones. El objetivo de una de sus principales iniciativas ha sido reducir
las inconsistencias en los datos y compartir la informacin de manera ms eficaz
entre las diferentes reas de negocio, implementando en toda la organizacin
estndares en el campo del software de gestin.


Peluquera local
Una peluquera de Santiago de Compostela llevaba dos aos abierta al pblico.
Durante todo ese tiempo, las dueas, dos chicas jvenes y emprendedoras, haban
trabajado todos los das de la semana (a excepcin, naturalmente, de los
domingos) para sacar adelante su negocio.
Al haber estabilizado su cartera de clientes decidieron descansar un da ms a la
semana. Su primera opcin fue cerrar los lunes, como las dems peluqueras de la
zona. No obstante, decidieron basar su decisin en la informacin histrica que
haban recogido en su pequea aplicacin de citas.
Los resultados obtenidos fueron contudentes, ya que el lunes result ser el cuarto
da ms rentable de la semana (probablemente como consecuencia del cierre de la
competencia). Finalmente el da elegido para descansar fue el martes.
Cmo saber si su empresa necesita una solucin BI?
Recuerde que el objetivo del Business Intelligence es colocar todos los datos al
alcance de toda la empresa, proporcionando las herramientas para extraerlos de las
aplicaciones, conferirles un formato estndar, y posteriormente almacenarlos en un
repositorio optimizado para una entrega de la informacin rpida y resumida que
haga posible un anlisis muy detallado.
Para realizar un diagnstico instantneo de su empresa, slo tiene que responder al
siguiente cuestionario:
Est seguro de qu productos y clientes son los ms importantes para su
empresa?
S No N/a
Tiene problemas para crear una visin clara de toda su organizacin?
S No N/a
Sabe si est perdiendo cuota de mercado con respecto a su competencia?
S No N/a
Ha perdido oportunidades de negocio por recibir informacin atrasada?
S No N/a
Dedica horas extras a analizar documentos e informes?
S No N/a
Tiene informes de varios sistemas operacionales que no concuerdan?
S No N/a
Dispone de alguna ventaja competitiva clara con respecto a las dems
empresas de su sector?
S No N/a
Sabe con certeza si su gente est alcanzando los objetivos planificados?
S No N/a
Si al menos la mitad de las respuestas han sido afirmativas, su empresa puede
encontrar importantes beneficios al implantar un sistema de Business Intelligence.
En caso contrario, puede consultar aqu los motivos por los que quiz llegue a
interesarle en un futuro.


Razones por las que invertir en Business Intelligence
Segn un artculo de Gartner Research, la falta de conocimiento es la mayor
amenaza para las empresas modernas. Para ello, apuntan, el objetivo del Business
Intelligence es eliminar las conjeturas y la ignorancia en los ambientes
empresariales, aprovechando los vastos volmenes de datos cuantitativos que las
empresas recolectan todos los das en sus diversas aplicaciones corporativas.
BI como solucin tecnolgica
Centralizar, depurar y afianzar los datos. Las tecnologas de BI
permiten reunir, normalizar y centralizar toda la informacin de la empresa,
mediante unalmacn de datos, permitiendo as su explotacin sin esfuerzo.
De esta forma, los departamentos comercial, operativo y financiero basan
las decisiones estratgicas en la misma informacin.
Descubrir informacin no evidente para las aplicaciones actuales. En
el da a da de las aplicaciones de gestin se pueden esconder pautas de
comportamiento, tendencias, evoluciones del mercado, cambios en el
consumo o en la produccin, que resulta prcticamente imposible reconocer
sin el software adecuado. Es lo que se puede calificar como extraer
informacin de los datos, y conocimiento de la informacin.
Optimizar el rendimiento de los sistemas. Las plataformas de BI se
disean para perfeccionar al mximo las consultas de alto nivel, realizando
las transformaciones oportunas a cada sistema (OLTP - OLAP), y liberando
los servidores operacionales.

BI como ventaja competitiva
Seguimiento real del plan estratgico. Si su empresa dispone de plan
estratgico, el business intelligence le permite, mediante un cuadro de
mando, crear, manejar y monitorizar las mtricas y los objetivos
estratgicos propuestos en ese plan, para poder detectar a tiempo las
desviaciones, adoptando las acciones oportunas para corregirlas.
Aprender de errores pasados. Al historizar los datos relevantes, una
aplicacin de BI permite que una empresa aprenda de su historia y de sus
mejores prcticas, y que pueda evitar tropezarse de nuevo con los mismos
errores del pasado.
Mejorar la competitividad. Segn la consultora internacional Gartner, 7
de cada 10 compaas realizan anlisis sobre sus datos de forma diaria, o
incluso instantnea, en el 2.006. Este mecanismo les permite maximizar su
rentabilidad. La acuciante tendencia a explotar la informacin marca cada
vez ms la diferencia en los sectores.
Obtener el verdadero valor de las aplicaciones de gestin. Durante los
ltimos aos, las empresas se han embarcado en la construccin de estas
aplicaciones clave para sus negocios. Sin embargo, no siempre han sabido
aprovechar todo el potencial que les pueden proporcionar: cuentas de
resultados, cash-flow, etc Con el business intelligence, todos los
empleados, desde el director general hasta el ltimo analista, tienen acceso
a informacin adecuada, integrada y actualizada