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DEFINICIN:

La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de


la administracin:
George Terry
"La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar
los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato
"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar mas
consistencia al desempeo de la empresa."
David, Ewing
"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de
otro modo no sucederan"
La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las
dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos
que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es
un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la
mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que
debe hacerse, como, cuando y en qu orden debe hacerse.

Las premisas de la planificacin.

CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN:
Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en
ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla
ligada a la previsin.
3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador
del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.
4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas:
la planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas
de caminos potenciales.
5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta
el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como
totalidad.
6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la
definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no
humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.
8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad
a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin
permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer una nueva
planificacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas.
9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems;
est estrechamente ligada a las dems funciones
organizacin, direccin y control sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin.
10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la
coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos
previstos.
11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las
mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una
empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente
programados para el futuro.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN
Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los
gerentes en todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos
mencionar las siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades
hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los
esfuerzos.
2. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a
visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible
una posible participacin.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que
hace la planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los
posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la
planificacin est dando los resultados buscados.
5. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y
formular un plan proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso
de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa,
pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un
entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las
actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de
lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una direccin confiada y agresiva.
DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin.
1. La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos
futuros. La utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas
utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue
formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte
del valor del plan.
2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la
planificacin excede a su contribucin real. Creen que seria mejor gastar el
dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba hacerse.
3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las
personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro.
4. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a
los gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo.
5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas
de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar
pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan.
6. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman
que quienes hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin.
7. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la
planificacin no solo es demasiada terica.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes:
Principio de la contribucin a objetivos el objetivo de los panes y sus
componentes es lograr y facilitar la consecucin de los objetivos de la
organizacin, con inters particular en alcanzar el objetivo principal.
Principio de la primaca de la planificacin la primera funcin administrativa que
desempea la gerencia es la planificacin, que facilita la organizacin, la direccin
y el control.
Principio de la iniciacin de la planificaciones la alta gerencia la planificacin
tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los
objetivos de la organizacin y la forma ms eficaz de lograrlos es por la
planificacin.
Principio de la penetracin de la planificacin la planificacin abarca todos los
niveles de la empresa.
Principio de la eficiencia de operaciones por planificacin las operaciones
eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificacin que
abarca objetivos, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.
Principio de la flexibilidad de la planificacin el proceso de planificacin debe ser
adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los
planes de la organizacin.
Principio de sincronizacin de la planificacin los planes a largo plazo estn
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo estn con
los a corto plazo, para alcanzar ms eficaz y econmicamente los objetivos de la
organizacin.
Principio de los factores limitantes la planificadores deben tomar en cuenta los
factores limitantes (mano de obra, dinero, mquinas, materiales y administracin)
conjuntndolos cuando elaboren los planes.
Principio de estrategias eficaces una gua para establecer estrategias viables
consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias
actuales y con las necesidades de los consumidores.
Principios de programas eficaces para que los programas sean eficaces deben
ser una parte esencial de la planificacin a corto y largo plazo y debe n estar
integrados a la planificacin estratgica, tctica y operacional.
Principios de polticas eficaces las polticas se basan en objetivos de la
organizacin; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones,
factores fsicos y personal de la empresa; son ticas definidas, estables, flexibles y
suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de polticas
superiores.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN APLICADOS A LA PLANIFICACIN
En su enfoque prescriptivo y normativo, los autores clsicos y neoclsicos
defienden la aplicacin de principios universales que deben ser el norte de la
planificacin. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la
planificacin. Entre los innumerables principios sealados por los diversos autores
destacan dos:
1. Principio de la definicin del objetivo: la planificacin que comienza luego de
determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijacin del objetivo que
se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la
planificacin es determinar quin, cundo y cmo se alcanzara la idea o el
objetivo.
2. Principio de la flexibilidad de planificacin: la planificacin no termina con el
comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es
permanente y aplicable a las actividades que no estn en funcionamiento como
a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin
puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse
durante el desarrollo.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la
importancia de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha
demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misin de su
organizacin estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus
actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms
sensibles ante un ambiente de constante cambio.
Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin.
Ayuda a orientar las energas y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad.
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista ms amplio, tiene la visin
necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin. Adems se
requiere adhesin de la alta direccin para obtener y apoyar la aceptacin en
niveles ms bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional
de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en
el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una
mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar
las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las
oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Minimiza el
trabajo no productivo y se obtiene una identificacin constructiva de
los problemas y las potencialidades de la empresa.
Por ltimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso
administrativo, por tanto, realizar una buena planificacin conlleva a tener una
buena organizacin, direccin y control de la empresa lo cual se traduce en una
administracin cien por ciento efectiva.

TIPOS DE PLANES
1. SEGN SU CLASE:
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del
mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin,
la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes
deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde
(local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos o metas, polticas,
procedimientos, mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos
tratadistas consideran que de los anteriores planes, las ms importantes son las
polticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
procedimientos.


OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las
actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones
o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia
el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que
se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que
constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al
alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de
un proceso de planeacin al igual que el resto de los planes.

POLTICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto
donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no
acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con
este objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y
cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas generales de la empresa son
tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran las polticas
de los departamentos
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando
que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que
hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos:
polticas de promocin interna, de competir con base en los precios, polticas
en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros
egresados de las universidades o impulsar la participacin de los empleados para
contribuir con la cooperacin.


Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes
a aplicarlos.
b. Las polticas deben declararse por escrito.
c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas
debe ser uniforme en toda la organizacin.
d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc.
e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la
coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales
y la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos lmites.
PROCEDIMIENTOS
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar
actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o
ejecucin. Sirven como guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el
cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujo gramas.
Cmo se relacionan los procedimientos y los planes?
Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de
Koontz:
La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los
procedimientos establecidos para llevar a cabo esta poltica deben distribuir las
vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, establecer salarios de
vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental,
es decir, que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al
de finanzas, etc.



METODO
El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la
manera prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin
adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo,
dinero y esfuerzo.
Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y
especfica como se va ejecutar este paso. Por lo general est confinado a un
departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a
una tarea especfica.

PRESUPUESTO
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos
numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de
un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados
en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede
estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de
caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una
medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la
empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan
una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales.
Si su dimensin es local y de corto plazo.

PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da
entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden
definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas,
pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar
ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es
uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de
gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos,
etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la
planeacin de los negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se
sostenga a s mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace
muy difcil la planeacin. Es por esto que la planeacin coordinada requiere de
ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos.

2. SEGN SU FIN
NUEVOS
Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto an no existe y se
necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto
se desarrolla un nuevo plan.
VIGENTES
Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando. Estos ya
han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a
travs de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir
con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido.
CORRECTIVOS
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con
anterioridad, por lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes
actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitiran
alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.



3. SEGN SU USO
UNA SOLA VEZ
Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo
especfico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para
realizar una actividad o tarea nica, que no se repetir o por los menos no se
repetir en un periodo de tiempo largo.
VARIAS VECES
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias
ocasiones, es un estilo de planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad
no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificacin continua.

4. SEGN SU PERODO DE REALIZACION
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes
perodos:

CORTO PLAZO
Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta
y almacn. Es una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis
en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de produccin
especficos durante el perodo no mayor a un ao.
Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados
por mercadotecnia.

MEDIANO PLAZO
Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.
Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de
un marco de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro
forma en este perodo son ms detallados que aquellos para la planificacin a
largo plazo. En definitiva se refinan los planes estratgicos a largo plazo de la
organizacin al desarrollar planes financieros ms especficos. El resultado de
este nivel de planeacin sirve como entrada para la planeacin a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda
colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las
oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo.

LARGO PLAZO
Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades,
y despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e
internas para proyectar la informacin relacionada con
la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera,
de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista
de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno
sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades
de ingeniera y habilidades y capacidades del personal