1. Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos.
Esta es la primera etapa en el proceso de desarrollo de sistemas, el analista define el proyecto,
se determina si existe un problema y se puede resolver con un nuevo proyecto. Esta etapa es crtica para el xito del nuevo proyecto, ya que el analista debe observar objetivamente lo que sucede con el negocio.
El primer paso en este proceso consiste en responder preguntas como:
Tenemos un problema (o una oportunidad) empresarial?
Qu est causando el problema?
Un sistema de informacin nuevo o mejorado ayudara a solucionar el problema?
Cul sera una solucin de sistema de informacin viable para nuestro problema?
La etapa de investigacin incluye el estudio preliminar de soluciones propuestas con sistemas de informacin para problemas empresariales de usuarios finales. Cabe recordar que las oportunidades son las situaciones que se consideran susceptibles de mejorar utilizando sistemas de informacin computarizados, el aprovechamiento de esas oportunidades hace que se logren ventajas competitivas.
Estudios de factibilidad. Estudio preliminar que investiga las necesidades de informacin de usuarios potenciales y determina los requerimientos de recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto
Para reunir la informacin solicitada se deben utilizar los mtodos de recoleccin de datos como entrevistas, cuestionarios, observaciones, videocintas, anlisis de documentos, entre otros, para que luego se formalicen los hallazgos y de este modo se establezca el informe escrito donde se incluyen las especificaciones preliminares y un plan de desarrollo para el sistema propuesto. Si la gerencia aprueba el estudio se puede continuar con el proceso de desarrollo del sistema..La meta de los estudios de factibilidad consiste en evaluar sistemas alternativos y proponer los sistemas ms factibles y deseables de desarrollo. La factibilidad de un sistema propuesto puede ser evaluada en cuatro categoras:
- Factibilidad organizacional: El sistema propuesto debe ir acorde a los objetivos y al plan estratgico de sistemas de informacin de la organizacin.
- Factibilidad econmica: El sistema propuesto debe generar ahorros en los costos, incremento en los ingresos y en las utilidades, reducciones en la inversin y otros tipos de beneficios.
- Factibilidad tcnica: Se demuestra a travs de la compaa, adquiriendo o desarrollando el software y el hardware confiable en el tiempo requerido el cual debe ser capaz de satisfacer las necesidades de un sistema propuesto.
- Factibilidad operacional: Es la disposicin y la capacidad de la gerencia, los empleados, los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema propuesto. Los estudios de factibilidad tambin abarcan un anlisis de costos/beneficios los cuales pueden ser tangibles o intangibles, teniendo en cuenta, que estos se pueden o no cuantificar. Por ejemplo, los costos tangibles son los costos del software y del hardware y los salarios de los empleados, y los costos intangibles incluyen la prdida de goodwill del cliente o la moral de los empleados por circunstancias generadas a travs de errores en el software. Los beneficios tangibles pueden ser la disminucin de los costos de nmina por una reduccin de personal o una disminucin en los costos de tener inventario represado, generado a partir del uso del nuevo sistema. Por el lado de los beneficios intangibles, se dice que son difciles de estimar y pueden incluirse un mejor servicio al cliente o informacin ms rpida y exacta.
2. Anlisis de los sistemas. El anlisis de sistemas es un estudio a fondo de las necesidades de informacin de los usuarios finales, genera los requerimientos funcionales, los cuales se emplean como base para el diseo de un nuevo sistema de informacin. Este anlisis comprende un estudio detallado de:
Necesidades de informacin en la organizacin y usuarios finales.
Actividades, recursos y productos de cualquier SI actual.
Capacidades de los sistemas de informacin que se requieren para satisfacer las necesidades de informacin.
- Anlisis Organizacional: Los miembros del equipo de desarrollo deben tener conocimientos sobre la organizacin, estructura gerencial, personal a cargo, actividades empresariales, sistemas de entorno con los que debe tratar, y sistemas de informacin actuales. De igual manera, para un mejor manejo de la informacin y su respectivo anlisis, debe haber una persona del grupo que est informada con ms detalle sobre las unidades de negocio que maneje la compaa a tratar.
- Anlisis del Sistema Actual: Antes de disear un nuevo sistema, se necesita analizar que se desea mejorar o cambiar (si existe uno) en cuanto a dos aspectos:
1. Cmo utiliza los recursos de hardware, software, redes y personas para convertir los recursos de datos (de transacciones) en productos de informacin, como informes y presentaciones. 2. Cmo se logran las actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento, y control de los SI. Este debe documentarse.
- Anlisis de requerimientos Funcionales: Primero, se debe determinar con el equipo de trabajo las necesidades especficas de informacin empresarial, como que tipo de informacin se requiere, formato, volumen y frecuencia de la misma, y qu respuestas de tiempo son necesarias.
Luego, se determinan las capacidades de procesamiento de informacin requeridas para cada actividad de sistemas (entrada, procesamiento, salida, almacenamiento, control), con el fin de satisfacer estas necesidades de informacin.
Finalmente, se debe tratar de desarrollar requerimientos funcionales, que constituyen los requerimientos de informacin de usuarios finales, como: conocer el funcionamiento del negocio y poseer informacin muy completa acerca de la gente, objetivos, datos y procedimientos implicados.