TRABAJO COLABORATIVO II

ANGELA PATRICIA ANCHICO CORTES CC 1.111.754.124

EDILBERTO BETANCOURT BEJARANO CC 1.110.556.786
JUAN FRANCISCO GUTIERREZ
GRUPO 100500_377











TUTOR
OSCAR LUIS MARTINEZ










UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
COLOMBIA
2013


INTRODUCCION

Abordaremos el proceso administrativo, el cual es de gran importancia en toda
organizacin, ya que este proporciona las herramientas necesarias para
establecer clara y coherentemente los objetivos y/o metas de la organizacin, as
como las estrategias, actividades y recursos necesarios para alcanzarlas,
permitindonos tener buenos resultados en nuestra gestin administrativa, sin
malgastar recursos y tiempo.


















Actividad a realizar
El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad 2, en
el siguiente caso:

Descripcin de la empresa:
Presentacin:
Nombre de la empresa: Productos Lcteos el Manjar
Tipo de empresa: Elaboracin, Venta y Distribucin de productos lcteos
Nmero de empleados: 16 Personas.
Ramo a que pertenece: Alimentos.

Historia
Antonio Alvarado, hombre visionario que con su firmeza y su espritu empresarial,
da inicio al negocio de los productos derivados de los lcteos, as:

Antonio Alvarado en 1970, se dedicaba a producir leche en su finca el Remanso,
venda leche cruda sin ningn tipo de pasteurizacin, en varios sectores de la
ciudad de Tunja Boyac.

En 1982, las normas del Ministerio de salud son reformadas, exigiendo la venta al
pblico de leche pasteurizada, ante ese acontecimiento Antonio invierte en los
equipos necesarios para la pasteurizacin de la leche y de esta forma continuar en
el mercado, atendiendo la demanda de leche pasteurizada.

En 1983, inicia la produccin de leche pasteurizada con un volumen aproximado
de 1200 litros de leche diarios. Sacan al mercado nuevos productos como yogurty
kumis. 1984, se adiciona productos como quesos y arequipe. En 2000, continan
ofreciendo los mismos productos al mismo sector

En la actualidad, las empresas del sector lcteo se enfrentan a uno de sus
mayores desafos por la competencia de los tratados de libre comercio. Pero, para
poder seguir compitiendo y expandirse en el mercado, Antonio con asesora de su
hija que estudio Administracin de Empresas en la UNAD, ve la necesi dad de
aplicar la administracin en la empresa.

Organigrama

Gerencia: 1 persona (Antonio Alvarado)
Gerencia de ventas y distribucin: 1 persona (Antonio Alvarado)
Jefe de produccin: 1 persona. (Antonio Alvarado)
Personal: 15 personas.

De acuerdo al caso anterior, el grupo colaborativo debe aplicar las funciones
administrativas a la empresa Productos Lcteos el Manjar.
1. Previsin

Propsito: Describir el propsito de la empresa
La informacin: Ningn propsito podr convertirse en realidad si la empresa no
se preocupa por obtener, a travs de la investigacin, toda la informacin
necesaria sobre su funcionamiento y las condiciones del medio ambiente, para
poder identificar tendencias y plantear supuestos vlidos. Para ello, deben realizar un
anlisis DOFA
Los procedimientos: Anlisis o conclusiones de la Matriz DOFA, Para contar con
una informacin confiable para tomar buenas decisiones.

Propsito:

Ofrecer a nuestros clientes productos lcteos de la mejor calidad en todo
momento e innovar constantemente para lograr un mejoramiento continuo y llenar
las expectativas que nuestros clientes y empleados tienen.

Anlisis DOFA

Debilidades:
Escasa coordinacin entre los eslabones.
Bajo poder de negociacin con la industria.
Baja capacitacin de la mano de obra de la empresa.
Relativamente bajo poder de negociacin con la gran distribucin.
Bajo posicionamiento en el mercado externo.
Fortalezas:
Posibilidad de rpida adaptacin a las exigencias del regional.
Fuertes inversiones en modernizacin e instalacin de plantas.
Esfuerzos en investigacin y desarrollo
Mercado interno desarrollado.
Oportunidades:
Disponibilidad de leche a precios competitivos regionalmente
Gran potencial de crecimiento horizontal.
Aumento de las exigencias de calidad de la leche.
Amenazas:
Aumento de las exigencias de calidad de la materia prima.
Aumento en las exigencias de normas para procesos.
Disminucin del consumo de productos de alto tenor graso.
Competencia con los grandes grupos empresariales.



2. Planeacin
Misin: Debe tener los siguientes componentes:
Identidad: Quines somos?
Principales necesidades a satisfacer: Para qu existimos?
Principales clientes o beneficiarios: A quines nos debemos?
Principales productos o servicios: Qu brindaremos?
Principales fuentes de ventaja o factores crticos de xito: Cmo lo lograremos?
Principales principios y valores: Cul es nuestra filosofa?

Visin: debe incluir los siguientes componentes:
Qu aspira a ser la organizacin en el futuro
Qu otras necesidades futuras se buscar satisfacer
Qu otros segmentos de poblacin y/o mbitos futuros de atencin
Nuevos productos y/o servicios a brindar
Nuevas competencias necesarias a desarrollar para lograr el liderazgo en el sector.

Principios y valores
Toda organizacin tiene un conjunto de valores corporativos y que conforman las bases
ticas.

Objetivo (1 objetivo): Drucker (1984) dice que los objetivos responde al Qu? de la
empresa, es decir, Qu haremos? o Qu queremos lograr?

Metas (2 metas): Las metas deben ser coherentes con el objetivo sealado y deben ser
claras, medibles y cuantificables.

Actividades (Qu debemos hacer?): Las actividades constituyen el conjunto de acciones
necesarias, programadas y ejecutadas que buscan obtener a partir de un conjunto de
recursos, los componentes y el producto final de un periodo terminado.

PNUD(2002), define las actividades como las acciones en el marco de la programacin, que
son necesarias y suficientes y a travs de las cuales se movilizan las contribuciones (recursos
financieros, humanos tcnicos y materiales) para obtener productos especficos
o contribuir a lograr un efecto dado.
Ejemplo: Qu actividad se debe desarrollar para cumplir con la primera meta, que va
encaminada al cumplimiento del objetivo general.


Por ltimo, ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas. (Realizar un Diagrama
de Gantt)






Misin:

La empresa Lcteos el Manjar es una empresa dedicada a la produccin y
comercializacin de productos lcteos, la cual desde 1970 viene ofreciendo
productos como leche, yogurt, kumis, arequipes y quesos, con altos estndares de
calidad, enfocando siempre nuestro servicio hacia la satisfaccin de nuestros
clientes, a travs de un mejoramiento continuo de nuestros productos, somos una
empresa lder en el sector, con excelentes rendimientos y utilidades, destacados
principalmente por el amor por lo que hacemos y por estar formados por un equipo
de trabajo, humano, responsable, capacitado y comprometido con la satisfaccin
de nuestros clientes.

Visin:

Ser una empresa reconocida nacional e internacionalmente por producir y
comercializar los productos lcteos de mejor calidad en el mercado, logrando
satisfacer a nuestros clientes, para lograr esto contamos con profesionales
idneos en continuo proceso de capacitacin y fortalecimiento de sus
competencias, orientados a la calidad de los productos ofrecidos y el servicio
prestado.

Principios y Valores:

Constancia: Somos firmes en nuestra labor, no desfallecemos ante las
adversidades y las superamos a travs de nuestra constancia, actitud
positiva frente al cambio y las adversidades y trabajo en equipo.
Servicio al Cliente: Brindamos una atencin personalizada a nuestros
clientes quienes son nuestra razn de ser y principal motivacin para
realizar nuestra labor.
Calidad: Realizamos nuestros procesos bien desde el comienzo hasta el
final para lograr un producto que satisfaga las expectativas del cliente.
Responsabilidad: Cumplimos con nuestras obligaciones con eficiencia y
eficacia.
Innovacin: Estamos en una bsqueda constante de ideas y/o procesos
que nos permitan el mejoramiento continuo de nuestros productos y
servicios ofrecidos.

Objetivo:

Producir y comercializar productos lcteos que satisfagan al cliente y le
proporcionen un complemento ideal para una adecuada alimentacin,
contribuyendo as a mejorar su calidad de vida.

Metas:

1. Nuestra principal meta es ofrecer los mejores productos lcteos, que
satisfagan las necesidades de nuestros clientes.
2. Ser la principal empresa de elaboracin, venta y distribucin de productos
lcteos en el pas.




Actividades:

Actividades Recurso Financiero Recurso Fsico Recurso Humano Recurso Tecnolgico

Instalar un laboratorio de
calidad

Realizar lanzamientos al
mercado de variantes de
variedad de productos.

Entregar los pedidos recibidos,
a los agentes de ventas, para
los casos de ventas locales,
especiales y autoservicios,
cuando son ventas por zona.

Salir a su destino para la
entrega de mercancas en
Distribuidores o Sucursales.






3. Organizacin

Realizar el organigrama.
Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores
Establecer claramente los deberes de cada empleado.
Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su
trabajo.



Organigrama:





Divisin del Trabajo:

Gerente General: Nivel superior, es la mxima autoridad ejecutiva, se encarga de
planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el
trabajo de la empresa, adems de contratar al personal adecuado, efectuando
esto durante la jornada de trabajo.
FUNCIONES ESPECFICAS:
Planificar los objetivos generales y especficos de la empresa a corto y
largo plazo.
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como tambin de
las funciones y los cargos.
Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un lder dentro de
sta.
Controlar las actividades planificadas comparndolas con lo realizado y
detectar las desviaciones o diferencias.
Coordinar con el coordinador de Venta y la Secretaria las reuniones,
aumentar el nmero y calidad de clientes, realizar las compras de
materiales, resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
Realizar clculos matemticos, algebraicos y financieros.
Deducir o concluir los anlisis efectuados anteriormente.

Contador: Responsable de la planificacin, organizacin y coordinacin de todas
relacionadas con el rea contable.

Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera de
conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de
Empleados.
Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y los
auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido.
Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y
nacional, a los cuales el Fondo de Empleados est obligado.
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus
correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas
vigentes.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el
fin de atender los requerimientos o solicitudes de informacin tanto internas
como externas.
Las dems que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen la
organizacin.

Financiero: Presupuestacin, la prediccin y el manejo de efectivo, hasta la
administracin crediticia, el anlisis de inversiones y el procuramiento de fondos.

Cartera: rea encargada de la gestin de pagos, descuentos, programas
especiales de pagos, control de plazos, manejo de deudores, etc.

Jefe de Talento Humano: rea encargada de la seleccin, reclutamiento, pago
de nmina, capacitaciones del personal, etc.

Auxiliar administrativo: Coadyuvar debidamente la gestin de las diferentes
actividades de la empresa, mediante las labores asistenciales es a fin de
garantizar por parte de la administracin una debida prestacin del servicio.
Este cargo implica las siguientes responsabilidad es:
Atencin a clientes.
Manejo de suministros de oficina.
Elaboracin de memos y cartas
Asistencia directa de Gerencias.
Control de fax y correspondencia.

Recepcionista: Satisfacer las necesidades de comunicacin del personal de la
unidad, operando una central telefnica pequea, atendiendo al pblico en sus
requerimientos de informacin y entrevistas con el personal, ejecutando y
controlando la recepcin y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo
a las actividades administrativas de la unidad.

Servicios generales y mantenimiento: Realizar las labores de aseo, limpieza y
cafetera, para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo del
rea a la cual est prestando los servicios conforme a las normas y
procedimientos vigentes
Mensajero: Encargado de realizar funciones de mensajera.



La direccin de Productos Lcteos el Manjar estar guiada por los 14 principios de
la administracin estipulados por Henry Fayol.

UNIDAD DE MANDO: En Productos Lcteos el Manjar reconocemos la
importancia de una buena comunicacin y liderazgo razn por la cual cada
empleado recibir ordenes de un solo superior, evitando as que varias
personas ordenen a un funcionario tareas mutuamente excluyentes.


4. Direccin

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y
eficientemente.
Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.
Identificar la comunicacin a utilizar.
Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.
Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: El gerente de Productos Lcteos el
Manjar y sus directivos darn ordenes que debern ser cumplidas por los
empleados quienes las ejecutaran de manera pertinente y de acuerdo a lo
ordenado, as mismo quien d la orden se har responsable de las
acciones a llevar a cabo y su impacto.

UNIDAD DE DIRECCION: Tendremos una unidad por cada departamento
con su respectivo director que se encargue de direccionar al personal hacia
la consecucin de los objetivos de la organizacin a travs de un plan
determinado.

CENTRALIZACION: La organizacin ser manejada por una sola persona,
quien delegara funciones en diferentes reas para facilitar la supervisin de
las tareas y consecucin de los objetivos.

SUBORDINACION DEL INTERES PARTICULAR AL GENERAL: Siempre
habr subordinacin del inters particular al inters general de los
miembros de la organizacin, buscando el bienestar de la mayora.

DISCIPLINA: Los funcionarios de Productos Lcteos el Manjar,
respetaremos las reglas de la empresa, como tambin los acuerdo de
convivencia de ella.

DIVISION DEL TRABAJO: Promoveremos la especializacin de los
trabajadores en reas especficas para maximizar su desempeo y
potencializar sus habilidades y aptitudes generando ms eficiencia y
efectividad en las tareas y procesos realizados, adems se designaran las
funciones y responsabilidades con claridad.

ORDEN: Es necesario que los materiales y las personas se encuentren
ubicadas en sus sitios respectivos, y es vital que las personas ocupen
cargos de acuerdo a su perfil.

JERARQUIA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente
definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de seccin, todos deben
conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

JUSTA REMUNERACION: Los beneficios obtenidos por la actividad de la
organizacin deben ser compartidos con los empleados de esta a travs de
una remuneracin justa, asignada de acuerdo a las labores desempeadas
por el empleado.

EQUIDAD: Los lderes de Productos Lcteos el Manjar contaran con la
capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez,
debern tener un trato amistoso con sus subalternos.

ESTABILIDAD: El personal de la organizacin Productos Lcteos el Manjar
tendr poca rotacin para darles estabilidad a sus empleados y aumentar la
eficiencia de la organizacin ya que cuando se cambia con frecuencia el
personal, mientras el nuevo se acostumbra a sus labores disminuye la
capacidad productiva de la empresa, otra consecuencia de la rotacin de
personal es que desmotiva a los empleados en quienes genera un
sentimiento de inseguridad.

INICIATIVA: Productos Lcteos el Manjar propiciar un ambiente laboral en
el cual se incentive al personal a tomar decisiones, concebir planes, ideas y
llevarlas a cabo.

TRABAJO EN EQUIPO: Es de vital importancia el trabajo en equipo, que
cada uno de los miembros de la organizacin trabajen unidos para la
consecucin de los objetivos.


Con el fin de detectar posibles fallas en los servicios ofrecidos por la organizacin,
desarrollaremos auditoras internas y externas que nos permitan detectar fallas
que se presenten, para as poder corregirlas.

PRIORIDADES:
Brindar productos lcteos con calidad.
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
Dar pronta solucin a las inquietudes y sugerencias de nuestros clientes.

ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Ser desarrollada por la Gerencia y evaluar todos los departamentos de la
organizacin, auditaremos:

Las caractersticas y calidad de los productos ofrecidos
El proceso de elaboracin de nuestros productos
El proceso de atencin a usuarios.






5. Control

Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar.
Realizar el control en el momento oportuno. ( Cmo)
Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (cmo)
Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cundo)


CONCLUSION



De acuerdo al trabajo realizado puedo concluir lo siguiente:


El proceso administrativo es aplicable a cualquier tipo de organizacin.

Una organizacin en la cual no se realice o se realice inadecuadamente el
proceso administrativo est destinada al fracaso y caos.



































BIBLIOGRAFIA


http://www.monografias.com/trabajos82/propuesta-plan-mercadeo-empresa-
lactea-a-las-delicias-s-aa/propuesta-plan-mercadeo-empresa-lactea-a-las-delicias-
s-aa2.shtml#ixzz2ih7TDKzD


RODRIGUEZ E.G. 2009. Modulo fundamentos de administracin. Bogot,
Colombia.