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PROYECTO xxx Documentos de Gobierno del Proyecto Captulo: Plan De Gestin de Calidad Fecha xxxx
TABLA DE CONTENIDO
1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO.............................................................. 2 2 OBJETIVOS......................................................................................................................... 2 3 ALCANCE............................................................................................................................ 2 4 DEFINICIONES .................................................................................................................... 3 4.1 DE LA GESTIN DE CALIDAD...................................................................................... 3 4.2 NDICES DE GESTIN Y DE LAS MTRICAS DE CALIDAD........................................ 4 4.2.1 Objetivos de las mtricas de calidad........................................................................ 4 4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto............. 5 4.2.3 Seleccionar las mtricas que medirn los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto ........................................................................................................... 5 4.2.4 Definir el plan de implementacin para las mtricas definidas.................................. 6 4.2.5 Ejecutar la implementacin de las mtricas seleccionadas ...................................... 6 5 IDENTIFICACIN DE POLTICAS DE GESTIN DE CALIDAD.......................................... 8 6 PLANEACIN DE LA CALIDAD.......................................................................................... 9 7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.................................................................................. 9 8 CONTROL DE LA CALIDAD.............................................................................................. 11
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1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO Versin Fecha Elaborado por: Razn de la actualizacin 1.0 2006 Octubre Comit de Gerentes Lder PMO Versin Original
2 OBJETIVOS El propsito de ste documento es definir la metodologa, polticas y procedimientos a implantar en el proyecto XXX en la Gestin de la Calidad, as como los indicadores que sern utilizados con el fin de medir el desempeo del proyecto en sus dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad. As mismo, el objetivo de este documento es presentar: 1. Los entregables producto del Proyecto o la definicin del documento o lugar donde se encuentren definidos. 2. Los criterios de aceptacin establecidos para cada uno de los entregables y aquellos de aplicacin general para todos los entregables 3. Los procedimientos de aceptacin a seguir con el fin de validar el cumplimiento de los criterios de aceptacin 4. Los roles y responsabilidades de cada una de las partes, tanto de la que entrega como de la que recibe, dentro del procedimiento de aceptacin 3 ALCANCE En este documento se definen en forma general para todo el ciclo de vida del proyecto: 1. Las polticas para la aplicacin del Plan de Calidad 2. Los ndices generales del proyecto, con su respectiva ficha tcnica para medicin de su desempeo 3. Los entregables, criterios y procedimientos de aceptacin, y los roles y responsabilidades para su recepcin, revisin, aceptacin o rechazo 4. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeo del proyecto, la aplicacin de los procedimientos establecidos en el Gobierno y Formulacin del Proyecto acordado y, la calidad de los productos generados en l. Las bases sobre las cuales se comparan las mediciones tomadas en el Proyecto para determinar si existe una desviacin de calidad o un problema de desempeo en el proyecto, son las establecidas en los documentos vigentes de la Lnea Base del proyecto, Anexo xxx Especificaciones Tcnicas del Proyecto, y dems documentos que conforman el Gobierno del Proyecto donde se encuentren
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especificaciones de tiempo, costos, alcance y calidad. Igualmente en lo establecido en los contratos vigentes para el Proyecto. Este Plan de Gestin de la Calidad incluye nicamente las actividades y principios de calidad identificados de comn acuerdo entre las Organizaciones Ejecutantes como requeridas para planear, medir y controlar el desempeo y la calidad de los entregables del proyecto para el logro de los objetivos del Proyecto mismo. 4 DEFINICIONES 4.1 DE LA GESTIN DE CALIDAD Se define la calidad como una medida de clase, excelencia y normas estndar que reflejan las necesidades definidas y las expectativas hacia el Proyecto. La gestin de calidad determina y lleva a cabo la Poltica de Calidad a lo largo del ciclo de vida de proyecto e integra los conceptos de Aseguramiento y Control de Calidad. Planeacin de Calidad: La planeacin de la calidad es el proceso requerido para asegurar que el proyecto llegar a satisfacer las necesidades para las cuales fue establecido. Se refiere a las actividades relacionadas con la identificacin de los elementos e ndices de calidad que son relevantes para el proyecto y con la definicin de procedimientos y polticas que determinar la forma como sern evaluados. La planeacin de la calidad permite establecer la forma como ser evaluado el desempeo del proyecto en relacin con su lnea base, permitiendo validar el trabajo y produccin de los resultados a entregar, en el tiempo definido y con un riesgo conocido. Aseguramiento de la Calidad: El proceso de aseguramiento de la Calidad se refiere a la implementacin de las acciones y procedimientos peridicos requeridos para evaluar el desempeo del proyecto que permitir que el producto o servicio resultado de las diferentes etapas o fases del proyecto cumpla con los requerimientos establecidos y acordados el la lnea base del proyecto para las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad. Control de Calidad: Se refiere a la inspeccin interna y final de los entregables de acuerdo con los criterios definidos para su aceptacin. El foco del control de calidad es evaluar el resultado contra sus requerimientos, monitorendolos para determinar si estn cumpliendo con los estndares de calidad e identificando las formas de eliminar las causas de los resultados no satisfactorios.
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La ejecucin de este Plan de Calidad en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto se representa en la siguiente grfica:
4.2 NDICES DE GESTIN Y DE LAS MTRICAS DE CALIDAD 4.2.1 Objetivos de las mtricas de calidad Los ndices de gestin sern fundamentales para: Identificar necesidades especficas que requieren ser medidas y controladas, es decir, requerimientos de medicin de desempeo Medir en forma consistente y peridica el desempeo del proyecto para visualizar el estado del mismo en el elemento evaluado. Esto aplica para cualquiera de las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad Analizar el desempeo del proyecto de acuerdo con los datos obtenidos de la medicin, as como analizar las tendencias Identificar riesgos o issues, as como determinar los planes de accin correctivas requeridos. Iniciar el ciclo nuevamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos Requerimientos de Calidad Planeacin de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Control de la Calidad Mejoramiento continuo Ciclo de vida del proyecto Planeacin Ejecucin Control Cierre Iniciacin
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La siguiente grfica ilustra las actividades requeridas para la planeacin e implementacin de las mtricas o ndices de gestin en un proyecto:
4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto El primer paso en el proceso de seleccionar las mtricas del proyecto es identificar las metas y los objetivos finales del proyecto. Con base en stos se disea un conjunto de mtricas que permitir soportarlos. 4.2.3 Seleccionar las mtricas que medirn los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto Una vez se hayan identificado las metas y los objetivos, el paso siguiente es seleccionar mtricas candidatas. Es importante tener presente que una mtrica no es significativa a menos que: a) Pueda ser medida, y b) Produzca resultados de tal manera que los cambios en los resultados se reflejen claramente en mejoras en el alcance de los objetivos. Las mtricas se pueden definir con base en: Un catlogo de mtricas de una metodologa especfica Mtricas definidas por el negocio Mtricas definidas y validadas en la industria
Recoleccin de Datos Clculos y Anlisis Presentacin e Interpretacin Identificar Acciones Correctivas Implementar Acciones Correctivas Determinar Metas y Objetivos Seleccionar Mtricas Actividades del Proyecto Desarrollar el Plan de Mtricas Planes del Proyecto Repositorio del Proyecto Ejecucin del plan de mtricas
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Una buena mtrica debe tener los siguientes atributos: Indica cmo las metas y objetivos del proyecto han sido obtenidos a travs de los procesos y tareas ejecutadas Es simple, entendible, lgica y repetible Muestra una tendencia ms que un estado Est claramente definida Sus datos son econmicos de recolectar La recoleccin, el anlisis y los reportes de su informacin es oportuna, permitiendo una rpida respuesta La mtrica provee al proyecto y/o a sus actividades la conduccin de acciones apropiadas 4.2.4 Definir el plan de implementacin para las mtricas definidas La implementacin de la(s) mtrica(s) debe estar integrada a los planes del proyecto, y es una parte integral de los controles e informes del proyecto. Durante la implementacin de la mtrica se debe asegurar que: Los datos se registran de una manera y con un formato establecido Las medidas se toman de la misma manera cada vez Los datos son registrados sobre una base peridica Se han asignado las responsabilidades por la recoleccin de los datos requeridos y el anlisis subsecuente 4.2.5 Ejecutar la implementacin de las mtricas seleccionadas Las acciones requeridas para iniciar la implantacin de una mtrica son: Asignar a personas las tareas especficas de las mtricas. Se definen roles y responsabilidades a los miembros del equipo. Las tareas que conlleva la mtrica, son usualmente repetitivas de manera peridica Utilizar herramientas especficas (ej. Hojas de Excel), grficas para representacin, ente otros Conducir sesiones de entrenamiento, lo cual depender del conocimiento del recurso que tendr bajo su responsabilidad la mtrica La frecuencia de recoleccin y generacin de resultados puede variar, as como los miembros involucrados en la mtrica. Cada mtrica tiene su propio ciclo de vida en trminos de cundo sus tareas son desempeadas Las actividades que se ejecutan durante la implantacin de la mtrica son: a) Recoleccin de datos: La recoleccin de los datos para la mtrica involucra dos tipos de datos: o La Lnea Base del Proyecto y el perfil del mismo. La recoleccin de estos datos se inicia desde el inicio del Proyecto y no necesita ser recolectada a menos que la Lnea base cambie
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o Datos brutos, que se recolectan de la forma como sea definida para cada mtrica en particular b) Anlisis: Despus de que los datos han sido recolectados y revisados, los clculos requeridos se deben realizar antes de comenzar el anlisis de la informacin y de los datos calculados. Todos los datos necesitan ser revisados y analizados para asegurar que el proceso de recoleccin se ha desarrollado correctamente y que la mtrica es apropiada para el tiempo o para el objetivo que se est midiendo. En el caso de presentarse alguna desviacin que no permita tomar decisiones de mejora, es necesario ajustar el procedimiento de recoleccin para corregir los problemas que se puedan presentar. c) Presentacin e Interpretacin: Los informes, a menudo grficos, que muestran tendencias son preparados para revisin y distribucin despus de que se hayan verificado los datos iniciales. En algunos casos, el informe o los datos del informe mtrico individual puede necesitar ser consolidado en informes gerenciales tales como los informes de estado del proyecto definidos d) Identificacin de Acciones Correctivas: Las acciones correctivas identificadas pueden se de una de las tres siguientes categoras: La primera categora es cuando la mtrica ha indicado variacin en la realizacin de un objetivo del Proyecto. En esta categora, el Gerente del Proyecto necesitar identificar acciones para poner el desempeo del proyecto nuevamente dentro de la meta para cumplir el objetivo. En algunos casos sin embargo, los resultados pueden hacer que se revise el objetivo que se est midiendo La segunda categora es cuando los datos indican un defecto en un proceso que participa en el logro del objetivo. En este caso, el proceso debe ser revisado y ajustado y los resultados deben confirmar las mejoras que proporciona la medida La tercera categora es cuando la mtrica debe ser ajustada (frecuencia de recoleccin, tolerancias o an utilizar una mtrica diferente) para mejorar la medida del objetivo e) Implementacin de las acciones correctivas: El Gerente de Proyecto con el Comit de Gerentes aprueba las acciones correctivas identificadas o determina si la aprobacin la debe dar el Comit Directivo. Una vez aprobada la Accin Correctiva, asigna la responsabilidad de su implantacin y verifica para asegurarse de que los cambios se han ejecutado. Los efectos de estos cambios son monitoreados en el siguiente ciclo de revisin de la mtrica. Dependiendo del impacto del problema evidenciado, puede requerirse realizar un ciclo de revisin ms corto
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5 IDENTIFICACIN DE POLTICAS DE GESTIN DE CALIDAD
1. La responsabilidad del cumplimiento del Plan de Gestin de la Calidad en el proyecto ser del Gerente de Proyecto, apoyado por el Comit de Gerentes 2. La responsabilidad de la aplicacin del Plan de Gestin de la Calidad en el proyecto ser de todos los participantes en el proyecto 3. El Gerente del Proyecto presentar en cada reunin del Comit Directivo el estado de cada uno de los indicadores definidos en el Gobierno del Proyecto que apliquen para la totalidad del mismo y para las etapas o fases en ejecucin. 4. Es responsabilidad del Comit Directivo aprobar la asignacin los recursos necesarios para el adecuado seguimiento a la calidad del proyecto e identificar acciones de prevencin, mejora o correccin que se puedan presentar segn el estado de las mtricas presentadas en el Comit e issues asociados al Plan de Gestin de Calidad. 5. El Gerente de Proyecto, apoyado por el Lder de PMO y el Comit de Gerentes es responsable de revisar permanentemente el Plan de Gestin de Calidad, con el objetivo de actualizarlo segn las necesidades del proyecto y de la Fase o Etapa en ejecucin 6. La medicin de los indicadores, los reportes de estado, y la implementacin de los procedimientos definidos en este plan son responsabilidad del Gerente de Proyecto con el apoyo del Lder de PMO y el Comit de Gerentes. 7. La verificacin del cumplimiento de los criterios de aceptacin de todos los entregables es responsabilidad del Comit de Gerentes. Excepto cuando se definan otros responsables para algn tipo de entregable. 8. Todos los miembros del equipo de proyecto podrn enviar solicitudes frente a riesgos o issues relacionadas con el cumplimiento de Plan de Gestin de Calidad, en los respectivos formatos de acciones correctivas al Gerente de Proyecto respectivo de cada ORGANIZACIN EJECUTANTE, los cuales seguirn los procedimientos definidos. las validarn y entregarn al Gerente de Proyecto para su aprobacin en el Comit de Gerentes o Comit Directivo segn el impacto de la accin a tomar. 9. Se propender por parte del Comit de Gerentes que cuando exista un proveedor tcnico se establezcan y acuerden formalmente de comn acuerdo con el Comit de Gerentes su metodologas de Aseguramiento de Calidad, Control de Calidad y acuerdos de servicio para entregables especficos, los cuales podrn basarse y/o complementarse con los indicadores y guas especficas definidas para el Proyecto en este documento de Gobierno 10. Las ORGANIZACIONES EJECUTANTES tendrn la autonoma para definir un Plan de Gestin de Calidad a su interior para mejorar el desempeo de sus actividades en el proyecto, y podrn informar de estas actividades o no al Gerente de Proyecto. 11. La Oficina del Proyecto llevar un control detallado de cada uno de los indicadores identificados a lo largo del Proyecto y preparar el tablero de control y los reportes del mismo.. De igual manera tendr la responsabilidad de reportar oportuna cualquier desviacin que se presente
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12. La Oficina del Proyecto realizar al inicio y durante la ejecucin del Proyecto dos auditorias de calidad basadas en la metodologa xxx que tendrn como objetivo la validacin del adecuado seguimiento y control del proyecto y el cumplimiento de la Lnea Base en sus dimensiones de tiempo, alcance, costos y calidad. 13. El Gerente de Proyecto deber garantizar de manera oportuna la elaboracin del anexo 4 Especificaciones tcnicas del proyecto con base en este Plan y como complemento del mismo. 14. El Comit de Gerentes deber desarrollar en forma puntual para cada fase o etapa, previo a su inicio o cuando el estado del proyecto lo requiera: La revisin, modificacin o definicin de las polticas de Calidad propias de cada etapa o fase, si aplican La aprobacin del Anexo 4 para las siguientes fases. Los ndices propios de la etapa o fase, con su respectiva ficha tcnica para medicin de su desempeo El establecimiento de revisiones de aseguramiento de calidad segn el objetivo de la fase o la necesidad del proyecto y sus entregables. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeo de la tarea o fase especfica, la aplicacin de los procedimientos establecidos en el Documento de Gobierno acordado, y la calidad de los productos generados en stas, si se requiere. 6 PLANEACIN DE LA CALIDAD En el Anexo 1 de este Plan de Gestin de Calidad se presentan las mtricas definidas para medir el desempeo del proyecto en general para todas sus etapas, en un formato denominado Ficha Tcnica de Mtricas para el Proyecto XXX Ficha Tecnica de Metricas del Proyecto SCOPE.xls
7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Para las actividades de Aseguramiento de la Calidad, se definirn los siguientes tipos de revisiones que se realizarn en el proyecto segn sus etapas y los requerimientos especficos del mismo, as como su estado presentado en el Tablero de Control del Proyecto. Para las revisiones de aseguramiento de calidad relacionadas con el Gobierno y Formulacin del Proyecto se utilizar la metodologa xxx, la cual permitir evaluar el estado del proyecto en cuanto al cumplimiento de los planes establecidos. Las revisiones tcnicas se programarn en forma especfica segn el avance del proyecto, la etapa en la cual se encuentre y los objetivos relacionados con la produccin de entregables especficos. A continuacin se relacionan y explican las revisiones enunciadas en este numeral. Plan de Gestin de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentacin en docencia
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NOMBRE REVISION OBJETIVO QUE SE REVISA TECNICAS A APLICAR PARTICIPANTES REVISORES FRECUENCIA
RESULTADOS Revisin de Estado General de Proyecto Evaluar el estado general del proyecto, involucrando todas sus dimensiones: Alcance, tiempo, costos y calidad. La base de evaluacin sern todos los captulos que componen el Gobierno y Formulacin del proyecto Documentos contractuales Documento de Gobierno y Formulacin del Proyecto Informes de estado del Proyecto de los periodos que se requieran Tablero de Control del Proyecto Reuniones Revisiones o inspecciones Gerente del Proyecto Lder de PMO Comit de Gerentes Quien a solicitud haya requerido realizar esta revisin y haya sido aprobada por el Comit de Gerentes Comit de Gerentes, como mecanismo normal de medicin de desempeo Comit Directivo, cuando as lo solicite
Mensual Informe de estado del Proyecto actualizado Tablero de Control del Proyecto actualizado Lista de Riesgos Lista de Issues Acciones correctivas Revisin Tcnica Evaluar tcnicamente la solucin de acuerdo con la etapa del ciclo de vida en la cual se encuentre el proceso de produccin de los entregables del proyecto. Documentos de Especificaciones funcionales y no funcionales, Estndares, Diseos, Procedimientos, etc. Cdigo Errores Tiempos de respuesta, tolerancia a fallas, recuperacin, disponibilidad, carga, concurrencia, volumen Herramientas utilizadas Proceso de pruebas y resultados Arquitectura Tcnica Walkthrougths Inspecciones Revisiones Pruebas Comit Funcional Comit Tcnico Comit Tcnico- Funcional Comit de Procesos Otros comits de Proyecto
Funcionarios expertos funcionales y tcnicos, internos o externos al proyecto A solicitud Reporte resumen de la revisin Conclusiones Lista de acciones a seguir Lista de riesgos Lista de issues Acciones correctivas Entradas para el informe de estado general del Proyecto Revisin de Aseguramiento de Calidad (Q/A) Evaluar la calidad de los productos y procesos a travs del ciclo de vida del Proyecto Planes de Proyecto,y estado actual Project Status Report Resultados de otras revisiones Entregables Reuniones Revisiones Inspecciones Comit Directivo Gerente del Proyecto Comit de Gerentes Revisor Independiente designado Consultor experto en temas de Q/A Otros segn se requiera
Mnimo cada 3 meses Depende del estado del proyecto
Reporte de aseguramiento de la calidad Conclusiones Lista de acciones a seguir Lista de riesgos Lista de issues Acciones correctivas
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8 CONTROL DE LA CALIDAD Las actividades de Control de Calidad se refieren a las relacionadas con la supervisin de los resultados especficos del proyecto, para determinar si cumplen con los estndares de calidad relevantes e identificar las causas de un rendimiento insatisfactorio. Las actividades de control de calidad se basarn en la medicin, anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos de la aplicacin de las mtricas establecidas para el proyecto, as como las relacionadas con la verificacin del cumplimiento de los criterios de aceptacin de los entregables. Como resultado del proceso de Control de Calidad se definirn las acciones correctivas requeridas para mantener los procesos bajo los parmetros de control establecidos en este plan. A continuacin se relacionan los Entregables, Criterios y Procedimientos de Aceptacin, as como los responsables de la aplicacin de los procedimientos.
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Entregable Criterio de Aceptacin Procedimiento de Aceptacin Responsabilidades de la organizacin que entrega Responsabilidades de la organizacin que recibe y evala el criterio de aceptacin Documento de Gobierno y Formulacin del Proyecto Actas de inicio del Proyecto y de la Fase Anexo 4 del contrato con YYY para la Fase 1 Entrega del Documento correspondiente al entregable enunciado, que cumpla con el contenido acordado en conjunto con el Comit de Gerentes, y el cual sea completo, con el nivel de profundidad, estandarizacin y organizacin de los temas acorde con la necesidad y alcance del proyecto y la metodologa de YYY. El criterio de aceptacin ser en primera instancia evaluado por el Comit de Gerentes y en segunda instancia por el Comit Directivo.
Cada documento y sus captulos se revisarn y modificarn en conjunto con el Comit de Gerentes Una vez acordadas las modificaciones e incluidas en cada documento, ste se dar por aprobado Para el Documento de Gobierno y Formulacin del Proyecto, ste se dar por aceptado con el 100% de los captulos aceptados por el Comit de Gerentes El perodo de aceptacin est definido en el plan del proyecto. Si no se reciben comentarios para ajustes en el perodo indicado, el entregable se dar por aceptado Se firmar un Acta de Aceptacin del entregable Estos entregables son responsabilidad del Consultor Cada Documento ser elaborado por el Consultor y se llevar al Comit de Gerentes para seguir el procedimiento de aceptacin El Consultor har los ajustes que se acuerden en el Comit de Gerentes
El Comit de Gerentes es el responsable de la aceptacin de este entregable El Comit de Gerentes aportar sus observaciones para construir el entregable segn sus criterios y requisitos individuales El Comit de Gerentes aceptar el entregable siguiendo el procedimiento de aceptacin establecido
Capacitacin en los procedimientos de administracin de proyectos Entrega de la capacitacin con el contenido acordado y en el tiempo de ejecucin del entrenamiento definido
El perodo de aceptacin transcurre durante la ejecucin de la capacitacin Una vez finalizada sta se dar por aceptada Se firmar un Acta de Aceptacin de la Capacitacin El Consultor preparar el material segn su metodologa de Gerencia y Gobierno de Proyectos El Consultor dictar esta capacitacin segn el tiempo previsto en el plan del proyecto Si existen ajustes a la capacitacin, debern solicitarse una vez finalice sta El Comit de Gerentes es el receptor principal de esta capacitacin y por consiguiente es el responsable de la aceptacin de este entregable El Comit de Gerentes aceptar el entregable siguiendo el procedimiento de aceptacin establecido