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ANUAL DE PROCEDIMIENTOS TCNICOS


ADMINISTRATIVOS Y PRESUPUESTALES
PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE
GERMOPLASMA VEGETAL, ANIMAL Y DE
MICROORGANISMOS
Bogot D.C., 2006
Comit Directivo del Convenio Especial
de Cooperacin Tcnica y Cientfica ICA - CORPOICA
Bancos de Germoplasma
2
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3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
MIEMBROS COMIT DIRECTIVO
Juan Alcides Santaella Gutirrez
Gerente General, ICA
Deyanira Barrero Len
Subgerente Proteccin y Regulacin Pecuaria
Jorge Gmez Galu
Subgerente Proteccin y Regulacin Agrcola
Arturo Vega Barn
Director Ejecutivo, CORPOICA
Tito Efran Daz Muoz
Subdirector de Investigacin e Innovacin
Ricardo Quintero Gelves
Secretario del Comit Directivo
MIEMBROS COMIT INTERVENTOR
Claudia Forero
Interventora Bancos de Microorganismos de Inters
en Salud y Nutricin Animal
Mabilia Oicata Lpez
Interventora Bancos de Microorganismos
y Bancos de Germoplasma Vegetal

Hernando Montenegro Torres
Interventor Bancos de Microorganismos
y Bancos de Germoplasma Vegetal
Ricardo Quintero Gelves
Interventor Bancos de Germoplasma Animal
Liliana Nio Morales
Interventora Financiero
Luz Marlen Moreno Espinosa
Interventora Presupuesto
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1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
PRESENTACIN
Los recursos genticos constituyen los bienes ms valiosos que posee un pas y
se convierten en las reservas de la humanidad para construir las fuentes de su
sobrevivencia. La conservacin de los mismos, se debe considerar como prioritaria
y necesaria para contribuir a la produccin alimentaria y agrcola por parte de los
pases que los poseen.
Colombia est catalogada como el tercer pas en mega diversidad, condicin
que le otorga una ventaja comparativa dentro de la economa mundial de fines
de siglo XX y comienzos del siglo XXI. El predominio nacional de ecosistemas de
alta diversidad biolgica, adems de representar la principal garanta de seguridad
alimentaria para las poblaciones del pas, constituye el insumo bsico para el
desarrollo biotecnolgico, lo cual significa al mismo tiempo una ventaja para el
desarrollo tecnolgico nacional.
Es as como Colombia desde el ao 1994 estableci un convenio de cooperacin
entre el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) y la Corporacin Colombiana
de Investigacin Agropecuaria (CORPOICA), con la participacin del Ministerio de
Agricultura, donde se cre el sistema de Bancos de Germoplasma del Estado para
alimentacin y agricultura. Inicialmente los recursos genticos fueron recolectados
por el ICA y manejados como colecciones de trabajo en las investigaciones,
posteriormente se establecieron como Bancos de Germoplasma que se manejan
mediante Convenios de Cooperacin Tcnico Cientfica.
A partir del ao 2005 el ICA y CORPOICA, han celebrado un nuevo Convenio
Especial de Cooperacin Tcnica y Cientfica, con el objeto de continuar con la
preservacin, conservacin, aumento y acceso de los Bancos de Germoplasma
Vegetal, Animal y de Microorganismos.
Como consecuencia del trabajo del grupo de interventores del ICA, presento el
nuevo Manual de procedimientos tcnicos administrativos y presupuestales para el Manejo
de los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos, el cual se actualiz
y se adopta con el fin de lograr un mejor seguimiento, tanto en lo cientfico como en
lo financiero de los Bancos de Germoplasma del Estado colombiano.


JUAN ALCIDES SANTAELLA GUTIRREZ
Gerente General del ICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 5
1. OBJETIVOS 6
1.1 GENERAL 6
1.2 ESPECFICOS 6
2. MARCOS DE REFERENCIA DEL CONVENIO 7
2.1 MARCO LEGAL 7
2.2 MARCO CONCEPTUAL 8
2.3 MARCO OPERATIVO 10
2.3.1 Responsabilidades tcnicas y administrativas de las partes del convenio 10
A. Responsabilidades generales, de CORPOICA 10
B. Obligaciones del lCA 12
3. PROCESO DE ENTREGA DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA 14
3.1 INVENTARIO FSICO 14
a) Material vegetal, animal y microorganismos 14
b) Infraestructura de apoyo y manejo 15
3.2 ACTA DE ENTREGA 15
3.3 MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN EI ICA 16
3.4 INCORPORACIN A LOS INVENTARIOS DE CORPOICA 17
4. MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN CORPOICA 18
4.1 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL 18
4.2 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL 21
4.3 BANCOS DE GERMOPLASMA DE MICROORGANISMOS 23
5. PROCEDIMIENTO DE VENTA 25
5.1 VENTA DE SUBPRODUCTOS 25
5.1.1 Reporte de disponibilidad de subproductos para la venta 25
5.1.2 Avalo administrativo (precio de venta) 25
5.1.3 Autorizacin administrativa para la venta 25
5.1.4 Ingresos por venta de subproductos 26
6. MANEJO FINANCIERO, PRESUPUESTAL Y CONTABLE 27
6.1 PAUTAS PARA EL CONTROL 27
6.2 SOLICITUD DE DESEMBOLSOS 28
6.3 PROGRAMACIN PRESUPUESTAL 28
7. INFORMES TCNICOS, FINANCIEROS Y CONTABLES 29
7.1 INFORME TCNICO 29
7.2 INFORME FINANCIERO Y CONTABLE 30
7.3 CORTE DE INVENTARIOS 31
4
8. COMIT DIRECTIVO DEL CONVENIO 32
8.1 CONFORMACIN 32
8.2 FUNCIONES 32
9. INTERVENTORIA DEL CONVENIO 34
9.1 FUNCIONES DEL COMIT INTERVENTOR 34
10. REPRESENTACIN DEL ICA EN EL NIVEL SECCIONAL PARA ACCIONES DE
SEGUIMIENTO 35
ANEXOS 37
1
ACTA DE ENTREGA EN ADMINISTRACIN DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
DEL ICA A CORPOICA
37
2 FORMULARIO DE RECIBO DE SEMOVIENTES MAYORES 38
3 FORMULARIO DE RECIBO DE SEMOVIENTES MENORES 39
4 FORMATO DE REPORTE DE PRDIDA O ROBO 40
5 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL Y MICROORGANISMOS 41
6 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL Y MICROORGANISMOS 42
7 BIENES ADQUIRIDOS EN CONVENIOS 43
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
INTRODUCCIN
Los Bancos de Germoplasma constituyen una coleccin de la
variabilidad gentica Vegetal, Animal y de Microorganismos, de
valor estratgico para el desarrollo del pas. Pueden ser fuente de
genes que permiten el mejoramiento gentico y la sostenibilidad de
los agroecosistemas. Asimismo, contribuyen a las investigaciones
nacionales de los recursos genticos, los cuales son propiedad
de la nacin colombiana en cabeza del Instituto Colombiano
Agropecuario, ICA.
Inicialmente, los recursos genticos fueron obtenidos por el ICA y
se manejaban como colecciones de trabajo en las investigaciones,
posteriormente se han manejado como Bancos a travs de Convenios
de Cooperacin Tcnico Cientfica, entre el Instituto Colombiano
Agropecuario, ICA, la financiacin del Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural y bajo la administracin de la Corporacin
Colombiana de Investigacin Agropecuaria, CORPOICA.
En la actualidad, el ICA y CORPOICA, han celebrado un Convenio
Especial de Cooperacin Tcnica y Cientfica, con el objeto de
procurar la preservacin, conservacin, aumento y acceso de los
Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos.
En consecuencia, el presente instructivo establece una organizacin
interna, fija normas y procedimientos para el eficiente manejo
administrativo y tcnico de los Bancos de Germoplasma e indica los
mecanismos de coordinacin entre las partes.
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1. Objetivos
Del establecimiento y desarrollo de este Convenio se han definido los siguientes
objetivos generales y especficos, respectivamente:
1.1 GENERAL
Establecer las normas y procedimientos para la administracin de los Bancos de
Germoplasma y el seguimiento, evaluacin e interventora para el cumplimiento
del Convenio Especial de Cooperacin Tcnica y Cientfica para la conservacin
y manejo de los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos
de propiedad de la nacin colombiana.
1.2 ESPECFICOS
Fijar pautas de coordinacin, comunicacin y operacin, para quienes intervienen
en la administracin y ejecucin del Convenio de Bancos de Germoplasma.
Establecer las normas tcnicas para el manejo de los Bancos de Germoplasma
Vegetal, Animal y de Microorganismos.
Establecer los procedimientos administrativos en las reas contables y almacenes
en relacin con el avalo y venta de los subproductos, como tambin para el
movimiento y el manejo de los inventarios de los Bancos de Germoplasma
recibidos en administracin por CORPOICA mediante cada Convenio y, sobre el
incremento de stos, cualquiera sea la procedencia de las nuevas accesiones.
Establecer los procedimientos para el registro y manejo contable del presupuesto
aprobado al Convenio ICA CORPOICA y de los ingresos generados por la venta
de productos y subproductos.
Establecer los procedimientos administrativos para la aplicacin de las normas
de acceso al material que se encuentra en los Bancos de Germoplasma.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
2. Marcos de Referencia del Convenio
2.1 MARCO LEGAL
Los procedimientos y manejo aplicados al Convenio de Bancos de Germoplasma
se fundamentan en los siguientes conceptos jurdicos, normas legales y actos
administrativos:
Decisin 391 de 1996 de la Comunidad Andina de Naciones sobre Rgimen
Comn de Acceso a los Recursos Genticos.
La Ley 29 de 1990, segn la cual Corresponde al Estado promover y orientar el
adelanto cientfico y tecnolgico y, por lo mismo, est obligado a incorporar la
ciencia y la tecnologa, a los planes y programas de desarrollo econmico y social
del pas y a formular para ste, planes de ciencia y tecnologa de mediano y largo
plazo.
La Ley 165 de 1994, por la cual se ratifica el Convenio sobre la Diversidad
Biolgica.
El Decreto extraordinario 393 de 1991, el cual en el Artculo 1, faculta a
la Nacin para adelantar actividades cientficas y tecnolgicas, proyectos
de investigacin y creacin de tecnologas mediante la asociacin con
los particulares, a travs de la celebracin de Convenios Especiales de
Cooperacin.
Decreto 2141 de 1992, establece en el Numeral 6 del Artculo 3 que es funcin
del ICA, Procurar la preservacin y el correcto aprovechamiento de los recursos
genticos vegetales y animales del pas, dentro de las actividades de ciencia y
tecnologa que desarrolle...
Acuerdo No. 023 de septiembre de 1993 de la Junta Directiva del ICA,
mediante el cual se excluyen los Bancos de Germoplasma y la infraestructura
requerida para su conservacin de los aportes en propiedad del ICA a
CORPOICA.
Los diferentes Convenios que se hayan suscrito entre el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural, el ICA y CORPOICA y se suscriban entre el
ICA y CORPOICA dentro de la Cooperacin Tcnica y Cientfica de Bancos de
Germoplasma.
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2.2 MARCO CONCEPTUAL
DEFINICIONES
Para los efectos de aplicacin de la presente Manual, se establecen las siguientes
definiciones:
BIODIVERSIDAD O DIVERSIDAD BIOLGICA
Variabilidad de organismos vivos de cualquier origen, incluidos entre otros los
ecosistemas terrestres, marinos y otros ecosistemas acuticos, as como los complejos
ecolgicos de los cuales forman parte. Comprende la diversidad existente dentro de
cada especie, entre las especies y entre los ecosistemas.
RECURSO GENTICO
Todo material de naturaleza biolgica que contenga informacin gentica de valor
o utilidad real o potencial.
RECURSO BIOLGICO
Individuos, organismos o partes de stos, poblaciones o cualquier componente
biolgico de valor real o potencial que contiene los recursos genticos o sus
productos derivados.
GERMOPLASMA
Material gentico que forma la base fsica de la herencia, la cual es transmitida de
una generacin a la siguiente, por medio de las clulas germinales.
COLECCIN DE GERMOPLASMA
Coleccin de genotipos, libreras genmicas o alelos de una especie particular
proveniente de diferentes localidades (ambientes geogrficos), usada como
fuente de materiales en procesos de mejoramiento, ensamblada con fines de
conservacin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
BANCO DE GERMOPLASMA
Coleccin de diversidad y variabilidad de una especie y taxa relacionados,
manejada de acuerdo con un conjunto de normas y procedimientos tcnicos
estandarizados.
CONSERVACIN
Corresponde al manejo, preservacin y utilizacin adecuados de los Recursos
Genticos conocidos, de tal forma que estos rindan un beneficio sostenible para las
generaciones presentes y futuras.
DESCRIPCIN BSICA DEL GERMOPLASMA
Informacin sobre caractersticas necesarias (5 a 10 variables), para permitir el acceso
al germoplasma por parte de los usuarios del mismo.
SUBPRODUCTO
Corresponde a los materiales que se obtienen en forma natural a partir de los
procesos biolgicos de los materiales constituyentes del mismo, y que no son
necesarios para la preservacin de la especie y la variabilidad gentica del propio
Banco de Germoplasma.
LOS SUBPRODUCTOS DE LOS BANCOS DE
GERMOPLASMA SERN LOS SIGUIENTES
a) Banco de Germoplasma Animal
Los animales que hayan cumplido su funcin en la conservacin de la variabilidad
gentica o que por razones de manejo y tcnicas no deben formar parte del Banco.
Los excedentes de semen y embriones provenientes de los Bancos de Germoplasma
que ocasionalmente se generen en el proceso de mantenimiento y conservacin
de los mismos.
10
Los productos derivados de la actividad de los Bancos de Germoplasma tales
como: leche, lana, miel y huevos, entre otros.
b) Bancos de Germoplasma Vegetal
Los productos de cosecha y material vegetal provenientes del manejo y
conservacin de las accesiones de los Bancos de Germoplasma, tales como:
frutos, granos, races y forrajes, entre otros, los cuales no son requeridos en la
multiplicacin y/o regeneracin de stas.
c) Bancos de Germoplasma de Microorganismos
Metabolitos y estructuras primarias producidas normalmente dentro del proceso
de mantenimiento de estos y otros que deriven de procesos de investigacin y
mejoramiento, o de otras actividades no contempladas en el Convenio.
d) POA
Plan Operativo Anual.
2.3 MARCO OPERATIVO
2.3.1 RESPONSABILIDADES TCNICAS Y ADMINISTRATIVAS
DE LAS PARTES DEL CONVENIO
Las responsabilidades y obligaciones derivadas del Convenio sern de estricto
cumplimiento, caso contrario ser objeto de revisin del mismo, modificacin y/o
suspensin de los desembolsos presupuestales:
A. Responsabilidades Generales de CORPOICA
a) Conservar y administrar el acceso al Germoplasma Vegetal, Animal y de
Microorganismos objeto del Convenio, realizando las acciones necesarias con el
fin de reducir la prdida de la variabilidad gentica de las colecciones;
b) Establecer y adoptar las medidas necesarias para mantener las colecciones en las
condiciones sanitarias adecuadas;
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
c) Dar el adecuado manejo de viabilidad y establecimiento a las colecciones, de
acuerdo con la naturaleza del Germoplasma que las conforman;
d) Permitir el acceso del ICA a los Bancos de Germoplasma objeto del Convenio de
conformidad con el inventario de existencia y disponibilidad, as como a toda la
informacin sobre estos, generada a travs de las diferentes actividades incluidas
en el marco del Convenio;
e) Efectuar las actividades de monitoreo de la viabilidad, regeneracin,
documentacin y obtencin de informacin bsica de variables mnimas
previamente definidas;
f) Mantener los cdigos de los pasaportes o el nombre original de los materiales,
incluido en los inventarios, an en los casos en que se asignen nuevos
cdigos propios del Banco para identificacin de los Recursos Genticos del
Convenio;
g) Mantener y actualizar el Sistema de Almacenamiento de la informacin,
incluyendo y actualizando permanentemente todas las colecciones, de tal forma
que permita conocer su estado, el nmero y los materiales que lo integran y las
acciones prioritarias que garanticen la conservacin de cada accesin;
h) Los coordinadores tcnicos de cada uno de los subsistemas: Vegetal, Animal
y Microorganismos, con participacin de los responsables del manejo de los
Bancos de Germoplasma de cada uno de los Centros, consolidarn el Plan
Operativo Anual del Convenio, el cual debe incluir las actividades y necesidades
presupuestales del mismo debidamente sustentadas, detallando cada actividad
y programa, de conformidad con el formato para su elaboracin con tres (3)
meses de anticipacin a la finalizacin del Convenio vigente. Los POAs deben ser
enviados al interventor del ICA responsable de cada Banco;
i) Consolidar el POA general del Convenio una vez hayan sido avalados los POAs del
anterior tem, con dos (2) meses de anticipacin a la finalizacin del Convenio
vigente, para ser evaluado por los interventores del ICA y posteriormente ser
aprobado por el Comit Directivo del Convenio;
j) Presentar informes en cada interventora y cuando lo requiera el ICA, sobre
inventarios fsicos de Bancos de Germoplasma, equipos e infraestructura, acceso,
manejo y utilizacin;
k) Elaborar informes financieros de ejecucin de recursos, debidamente soportados,
con la periodicidad que se determine en los Convenios, garantizando al ICA la
correcta aplicacin de los mismos, de acuerdo con la metodologa establecida
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y un informe final de ejecucin financiera y tcnica del Convenio donde se
establezca los resultados o logros obtenidos;
l) Proveer el personal idneo y suficiente requerido para la ejecucin del Convenio;
m) Ejecutar las actividades objeto del Convenio, de conformidad con el Plan
Operativo del mismo, en los Centros de Investigacin de CORPOICA y de otras
Instituciones dispuestos para tal fin;
n) Poner a disposicin del Convenio la infraestructura, equipos e insumos
necesarios para el desarrollo del objeto del mismo, y apoyo logstico,
administrativo y tcnico para la realizacin de las actividades sealadas en el
Plan Operativo Anual;
o) Cumplir oportunamente y con eficiencia, la entrega y disponibilidad de los
recursos presupuestales a los diferentes Bancos de Germoplasma ubicados en
las sedes administrativas de los Centros de Investigacin;
p) Contribuir al diseo de estrategias de financiamiento a largo plazo, para obtener
recursos de otras fuentes de cooperacin distintas a las del ICA, con el fin de
complementar el financiamiento de los Bancos de Germoplasma del Convenio.
Estas acciones se debern informar en un captulo especfico en los respectivos
informes que se deben generar;
q) Facilitar y suministrar el apoyo logstico para el desarrollo de la interventora
acorde a los recursos presupuestales y a las actividades contempladas en el
Sistema de Interventora aprobado por el Comit Directivo del Convenio;
r) Cumplir con las actividades complementarias necesarias para la conservacin y
manejo de los Bancos de Germoplasma inherentes al cumplimiento del Convenio
y que se establezcan en el Plan Operativo Anual;
s) Actualizar los inventarios de los Bancos de Germoplasma, semestralmente en los
respectivos Almacenes de ICA y CORPOICA;
t) Ejecutar los recursos disponibles para cada Convenio en las actividades y
necesidades discriminadas en los POAs.
B. Obligaciones del ICA:
a) Entregar bajo la modalidad en administracin a CORPOICA los Bancos de
Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos ubicados en los Centros de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
Investigacin: Tibaitat, Turipan, Caribia, La Selva, Palmira, Nataima, Carimagua,
La Libertad, Ceisa, El Nus, El Mira, La Suiza, Obonuco y cualquier otro Banco
de Germoplasma que el lCA decida entregar a CORPOlCA en el futuro, previo
acuerdo del Comit Directivo del Convenio;
b) La entrega de los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos
se har en forma individual por cada Centro de Investigacin, mediante
inventario detallado que incluya: ubicacin, gnero, especie, raza, nmero
de individuos y nmeros de accesiones, de conformidad para cada tipo de
Bancos;
c) De cada entrega se elaborar un acta que incluir el inventario y la ubicacin fsica
del material vegetal y animal entregado, la cual llevar la firma de los funcionarios
que participen por las partes, con visto bueno de las correspondientes oficinas
jurdicas y la respectiva aprobacin del Gerente General del lCA y aceptacin del
Director Ejecutivo de CORPOlCA;
d) La infraestructura, equipos, elementos y materiales, que estrictamente estn
destinados a la conservacin y manejo de los recursos genticos, excluidos
del aporte a CORPOlCA de que trata el Acuerdo No. 023 de septiembre 30 de
1993, emanado de la Junta Directiva del lCA, continuarn formando parte de los
Convenios para el manejo de los Bancos de Germoplasma suscritos entre el ICA
y CORPOICA, y se utilizarn para los fines de los mismos;
e) El ICA permitir utilizar a CORPOlCA los materiales que conforman los Bancos
de Germoplasma objeto del Convenio, para el cumplimiento de sus fines
institucionales de investigacin, reportando la novedad al ICA en los informes
sometidos durante el desarrollo de los Convenios;
f) Realizar la interventora administrativa y tcnica del Convenio para dar
cumplimiento a los trminos establecidos en el mismo;
g) El ICA suministrar los recursos presupuestales del Convenio acordados, en los
trminos que en l se estipulan, para el desarrollo y la ejecucin de los programas
y proyectos sealados en el Plan Operativo Anual;
h) Orientar y apoyar, de acuerdo con los lineamientos de la poltica de investigacin
y desarrollo tecnolgico agropecuario, pesquero y forestal, las acciones a
adelantar en el marco del Convenio;
i) En los casos de reintegro de los Bancos de Germoplasma, el ICA establecer
las polticas de conservacin y manejo de estos, a travs de su propio manejo o
mediante nuevos convenios.
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3. Proceso de Entrega de los Bancos de
Germoplasma
Para efectos de actualizar y de entregas futuras de nuevos Bancos de
Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos del ICA a CORPOICA para
su manejo y conservacin a travs del Convenio, se debe aplicar el siguiente
procedimiento:
3.1 INVENTARIO FSICO
Los tcnicos de las Seccionales del ICA responsables del apoyo al Convenio de los
Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos en cada Centro de
Investigacin, elaborarn y mantendrn un inventario fsico detallado, valorizado
y actualizado permanentemente, el cual deber confrontarse con los manejos por
CORPOICA para verificar incrementos o faltantes y ste deber incluir como mnimo
la siguiente informacin:
a) Material Vegetal, Animal y Microorganismos
Germoplasma Vegetal:
Ubicacin, gnero, especie, nmero de accesiones por especie, cantidad por accesin,
accesiones con pasaporte, accesiones con descripcin bsica, categora, origen del
material, material registrado y forma de conservacin.
Germoplasma Animal:
Para Semovientes: ubicacin, nmero de inventario, especie, raza, cantidad, sexo,
e individuos con descripcin bsica; y para Semen, vulos y Embriones: Ubicacin,
especie, raza y cantidad.
Germoplasma de Microorganismos:
Ubicacin, gnero, especie, razas, cantidad de duplicados por cepa y forma de
conservacin, accesiones con pasaporte validado y accesiones con descripcin bsica,
si no han sido completados los pasaportes finales.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
b) Infraestructura de Apoyo y Manejo
Se levantar un inventario fsico de la infraestructura, equipos, elementos y materiales
que estn al servicio de los Bancos de Germoplasma y que se requieran estrictamente
para la conservacin y manejo de estos.
3.2 ACTA DE ENTREGA
Con base en el inventario fsico y para el efecto de formalizar la entrega de los
Bancos de Germoplasma, de la infraestructura y de los equipos requeridos para la
conservacin y manejo, se debe elaborar un acta de acuerdo con el modelo Anexo 1,
la cual ser suscrita por los siguientes funcionarios:
Por parte del ICA:
Almacenista Seccional;
Profesionales delegados del nivel Seccional;
Coordinador Seccional.
Por parte de CORPOICA:
Almacenista;
Tcnico responsable del manejo del Banco de Germoplasma;
Director del respectivo Centro.
Una vez elaboradas y firmadas las actas en cada Centro de Investigacin, debern ser
enviadas por el lCA a travs, del Director Seccional, a los interventores responsables
de cada Banco para su revisin y posterior trmite de firma por parte del Gerente
General del lCA, y aceptacin y firma del Director Ejecutivo de CORPOlCA.
La entrega fsica de los respectivos Bancos de Germoplasma del ICA a CORPOlCA,
se considera efectuada a partir de la fecha de la firma del Acta por las
correspondientes Comisiones del Nivel Regional, fecha a partir de la cual CORPOlCA
asume la responsabilidad de la administracin y conservacin de estos Bancos de
Germoplasma.
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Una vez recibidos los Bancos de Germoplasma por parte de CORPOICA, sta
proceder a realizar las respectivas pruebas de viabilidad de los diferentes materiales
que conforman cada Banco, con el aval del delegado tcnico Seccional del lCA, en el
trmino que se acuerde en el Comit Directivo del Convenio.
3.3 MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN EI ICA
Con el Acta de entrega a CORPOICA de los Bancos de Germoplasma, de la infraestructura y
de los equipos, el funcionario del lCA responsable de los mismos (quien los tenga a cargo)
efectuar el correspondiente reintegro al almacn del ICA, en la respectiva Seccional. En
caso de faltantes en los inventarios de los Bancos de Germoplasma, de la infraestructura
o de equipos, el Almacenista Seccional proceder a los trmites pertinentes.
El Almacenista Seccional del ICA, con base en el Acta de entrega de los Bancos de
Germoplasma a CORPOICA y la relacin de precios unitarios, proceder a hacer los
ajustes del caso en los inventaros y elaborar los Boletines de Almacn con la
novedad pertinente y la comunicar a la Unidad de Contabilidad del ICA en Oficinas
Nacionales, la que a su vez las cargar a CORPOICA en la cuenta especial Bienes
Dados en Administracin de los estados financieros del Instituto
Cuando los materiales vivos, como tambin los equipos y elementos que conforman
cada Banco no figuren en los Inventarios del ICA, el Almacenista Seccional
proceder a incorporarlos con base en el procedimiento de las Actas de Entrega a
CORPOICA.
Los documentos soportes para los movimientos de inventario sern los siguientes:
Inventario fsico de la infraestructura y equipos estrictamente necesarios para
conservacin y manejo de los respectivos Bancos de Germoplasma;
Carpeta Individual de los inventarios a cargo del responsable del Germoplasma;
Acta de Entrega de los Bancos de Germoplasma del ICA a CORPOICA debidamente
legalizada;
Comunicacin escrita sobre el valor unitario y total de los materiales que
conforman los respectivos Bancos de Germoplasma.
Para el Germoplasma no avaluado (vegetal, animal y microorganismos), se designar
un valor nominal recomendado por el Comit Directivo del Convenio el cual tendr
validez nicamente para efectos contables y registros de almacn.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
Adems, para que el ICA actualice los movimientos de inventarios, CORPOICA
mensualmente, cuando sea procedente, reportar al Almacn Seccional del ICA,
donde est ubicado cada Banco de Germoplasma para su incorporacin o descargo,
las novedades en ste, ocasionadas por: compra de semovientes, nacimientos,
enriquecimiento de colecciones o bajas por causas del deterioro biolgico, fortuitas,
depuracin, muerte, hurto o venta entre otras. El ICA a su vez incorporar o
descargar tales novedades del respectivo inventario.
Para lo anterior, y dependiendo del caso se deber utilizar los anexos 1, 2, 3, 5,
6, y/o 7.
3.4 INCORPORACIN A LOS INVENTARIOS DE CORPOICA
Una vez legalizadas las Actas de entrega por las partes, CORPOICA efectuar
la incorporacin a los inventarios del Convenio y proceder a abrir registros por
responsable mediante la elaboracin de actas internas de recibo debidamente
suscritas por el tcnico del proyecto, e igualmente constituir la respectiva base de
datos para el control de la informacin.
El responsable de la Unidad de Almacenes y Control de Activos de CORPOICA, con
base en las Actas de Inventarios, abrir carpeta por responsable e incluir en su base
de datos la respectiva informacin. La responsabilidad de este caso se formalizar
mediante la firma por parte del Tcnico del Proyecto, de los Formatos S -5 Y S - 5A
(Formas CORPOICA, Anexo 2 y Anexo 3, respectivamente), o los que hagan sus veces.
El Germoplasma, la infraestructura y los equipos que en los actuales inventarios del
ICA tienen valores unitarios establecidos, le sern informados a CORPOICA por el ICA
y este valor se tendr como referencia para los efectos pertinentes. El Germoplasma
que no tenga un valor unitario establecido por accesin, dadas las caractersticas
especiales (valor potencial an no cuantificado), deber valorarse con un precio
nominal, para efectos de incorporacin a los almacenes. Dicho precio deber ser
establecido por el Comit Directivo del Convenio.
18
4. Movimiento de Inventarios en Corpoica
Una vez recibidos por CORPOICA los inventarios correspondientes, se debern
establecer los mecanismos para registrar el incremento o disminucin de los
inventarios de acuerdo con la novedad que corresponda, as:
4.1 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL
Los semovientes que conforman los Bancos de Germoplasma del ICA, objeto del Convenio,
debern poseer las respectivas marcas distintivas del Instituto (hierro, plaqueta o tatuaje).
Nacimientos
La incorporacin de los nacimientos a los inventarios de los Bancos de Germoplasma,
deber reportarse por escrito, por parte del responsable del respectivo proyecto
ante la Unidad de Almacn y Control de Activos Regional, y al Departamento de
Contabilidad, as:
Bovinos hasta los 90 das de nacidos
Porcinos hasta los 60 das de nacidos
Ovinos hasta los 60 das de nacidos
Adems deber indicarse: ubicacin, especie, raza, nmero de inventario, edad, sexo
y valor de incorporacin.
Compra de semovientes
La adquisicin se efectuar siguiendo las recomendaciones tcnicas suministradas
por el responsable del proyecto y su incorporacin se har de acuerdo con las normas
establecidas al respecto.
Los documentos soporte que apoyarn la novedad para los dos casos anteriores y de
acuerdo al tipo de sta sern:
Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 6.
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
Bajas por muerte de semovientes
El fallecimiento de un semoviente, ya sea por muerte natural, accidente o
caso fortuito, ser reportado en forma inmediata y por escrito informando las
causas del hecho, por parte del responsable tcnico del proyecto a la Unidad
de Almacn y Control de Activos, Regional y al Departamento de Contabilidad,
indicando: ubicacin, nmero de identificacin, especie, raza, edad, sexo y
valor en libros.
Los documentos soporte que apoyarn la novedad sern:
Acta de defuncin debidamente firmada por el Director del Centro y el veterinario
que constat la muerte o que practic la autopsia.
Formulario S - 2 debidamente diligenciado (Forma CORPOICA, Anexo 4)
Baja por venta de semovientes
Para efectos del descargue de los inventarios por venta de semovientes proveniente
de los Bancos de Germoplasma Animal, la Direccin del Centro har llegar a la
Unidad de Almacn y Control de Activos, y Departamento de Contabilidad, copia de
las autorizaciones para la venta y de las facturas respectivas.
Bajas por hurto de semovientes, semen, vulos o embriones
Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyo
cargo estn los semovientes, el semen, los vulos o los embriones del Banco de
Germoplasma, deber reportar por escrito el hecho a la Unidad de Almacn y
Control de Activos, y al Departamento de Contabilidad, dentro de los tres (3) das
siguientes a la constatacin del hecho; con la siguiente informacin: ubicacin,
nmero de Identificacin, especie, raza y valor en libros. Adicionalmente en el caso
de semovientes debe incluirse edad y sexo y en el de semen, vulos y embriones
identificar el donante y la cantidad.
Los documentos soporte que apoyarn la novedad sern:
Reporte del robo mediante diligenciamiento del formato S - 2 (Forma CORPOICA,
Anexo 4);
20
Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable a
cuyo cargo se hallaba el material gentico animal sustrado o el (los) semoviente(s)
sustrado(s);
Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias en que
ocurrieron los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho
informe deber estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Director
del Centro, Responsable Tcnico del proyecto y del inventario, y el Auditor
Regional;
Una vez se produzca la exoneracin fiscal CORPOICA deber remitirle al ICA,
copia del respectivo documento.
Bajas por causas fortuitas de semen, vulos y embriones
Las bajas de semen, vulos o embriones por causas fortuitas, tales como
descongelacin del material, deterioro de los envase o empaques, y/o cualquier
otra causa accidental, se deben reportar por escrito a la Unidad de Almacn y
Control de Activos, y al Departamento de Contabilidad de la Regional de CORPOICA,
relacionando la siguiente informacin: ubicacin, clase de material, especie, raza,
identificacin del donante, cantidad, valor total y justificacin tcnica.
Bajas por hurto de semen, vulos o embriones
Dentro de los tres (3) das siguientes de constatado el hecho, el responsable tcnico
del Banco debe reportar por escrito el hecho a la Unidad de Control de Almacn y
Control de Activos y al Departamento de Contabilidad de CORPOICA, con la siguiente
informacin: ubicacin, clase de material, especie, raza, identificacin del donante,
cantidad y valor total.
Los documentos soporte para soportes de prdida o robo que apoyarn la novedad
sern:
Reporte del robo mediante diligenciamiento del formato S - 2 (Forma CORPOICA,
Anexo 4);
Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable a
cuyo cargo se hallaba el (los) semoviente(s) sustrado(s);
Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias como ocurrieron
los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho informe deber
21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Director del Centro,
Responsable Tcnico del proyecto y del inventario, y el Auditor Regional;
Una vez se produzca la exoneracin fiscal, CORPOICA deber remitirle al ICA,
copia del respectivo documento.
4.2 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL
Las novedades de inventario de los materiales de los Bancos de Germoplasma
Vegetal, pueden estar relacionadas con los siguientes conceptos:
Actualizacin o incremento de las colecciones
Los nuevos materiales que ingresen a los Bancos de Germoplasma Vegetal, cualquiera
sea su procedencia, introduccin o colecta, debern incorporarse a los inventarios
de los mismos y los cuales tendrn como mnimo el siguiente nmero de individuos
por accesin: a) para accesiones con semilla botnica, un mil quinientas (1.500)
semillas viables; b) para accesiones establecidas en campo correspondiente a rboles,
arbustos o palmas seis (6) individuos; c) para accesiones de especies menores como
achira, cebolla, entre otras, diez (10) individuos; d) para accesiones conservadas
en forma in vitro, seis (6) individuos. El responsable tcnico del respectivo Banco,
reportar, cuando proceda, en forma mensual y por escrito a la Unidad de Almacn
y Control de Activos Regional de CORPOICA, las novedades pertinentes con la
siguiente informacin: ubicacin, especie, nmero o nombre de identificacin, tipo
de material, categora del material, forma de conservacin, cantidad y valor estimado
(unitario y total).
Los documentos soporte que apoyarn la novedad sern:
Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 5.
Bajas por prdida de accesiones
La prdida de accesiones por causas biolgicas o fortuitas, deben informarse
en forma inmediata y por escrito del hecho ocurrido o comprobado el hecho al
Almacenista Regional de CORPOICA, allegando la siguiente informacin: ubicacin,
especie, nmero o nombre de identificacin, tipo de material, categorizacin, forma
de conservacin, cantidad, valor estimado (unitario y total) y concepto tcnico de la
22
prdida, avalado por el representante tcnico del ICA en la Seccional, quien deber ser
informado para constatar la perdida biolgica en el momento de ocurrir el hecho.
Bajas por depuracin y/o unificacin de Bancos
Las bajas por depuracin y/o unificacin de los Bancos de Germoplasma Vegetal,
se podrn presentar por comprobacin de la existencia de copias de un mismo
material en uno o varios sitios, o tambin por cambio de ubicacin o de la forma
de conservacin de los materiales inventariados, que por razones tcnicas, de
sanidad y/o econmicas as lo justifiquen.
La anterior novedad debe comunicarse por escrito al Almacenista Seccional de
CORPOICA, con la siguiente informacin: ubicacin, especie, nmero o nombre
de identificacin, tipo de material, categora del material, forma de conservacin,
cantidad, valor estimado (unitario y total) y justificacin tcnica de la baja, avalada
por el Comit Tcnico del Convenio y aprobada por el Comit Directivo del mismo.
Bajas por hurto o robo
Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyo cargo
est el Banco de Germoplasma Vegetal, deber reportar por escrito el hecho a la
Unidad de Almacn y Control de Activos, y al Departamento de Contabilidad, dentro
de los tres (3) das siguientes a la constatacin del robo, con la siguiente informacin:
ubicacin, especie, nmero o nombre de identificacin, tipo de material, categora,
forma de conservacin y valor.
Los documentos soporte para reportes de prdida que apoyarn la novedad sern:
Reporte de la novedad mediante diligenciamiento del formato S-2 (Forma
CORPOICA, Anexo 4);
Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable
tcnico del Banco ante las autoridades judiciales competentes;
Informe escrito, en donde se evalen y analicen las circunstancias como
ocurrieron los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho
informe deber estar refrendado por el Director Seccional o su delegado,
Director del Centro, responsable Tcnico del proyecto, del interventor y el
Auditor Regional.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
4.3 BANCOS DE GERMOPLASMA DE MICROORGANISMOS
Las novedades de inventario de los materiales de los Bancos de Germoplasma de
Microorganismos, podrn estar relacionadas con los siguientes conceptos:
Incremento de las colecciones
Los nuevos materiales que ingresen a los Bancos de Germoplasma de Microorganismos,
cualquiera sea su procedencia, debern incorporarse a los inventarios de los mismos,
una vez se establezcan en forma adecuada en los medios de conservacin. Para el efecto,
el responsable tcnico deber reportar por escrito a la Unidad de Almacn y Control de
Activos Regional de CORPOlCA, tal novedad con la siguiente informacin: ubicacin,
gnero, especie, raza o forma especial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin,
biocontrol, patgeno animal o vegetal, potencial industrial, contaminante, etc.), forma
de conservacin, cantidad de copias por cepa y valor estimado (unitario y total).
Los documentos soporte que apoyarn la novedad segn el caso sern:
Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 5 Anexo 6.
Bajas por prdida de cepas
La prdida de cepas por causas biolgicas o fortuitas, deber informarse en
forma inmediata y por escrito al Almacenista Regional de CORPOlCA, allegando la
siguiente informacin: ubicacin, gnero, especie, raza o forma especial en caso
de que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol, patgeno animal o vegetal,
potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidad, valor
estimado (unitario y total) y concepto tcnico sobre la causa de la prdida, avalado
por el representante tcnico del lCA en la Seccional, quien deber ser informado
para constatar la perdida biolgica en el momento de ocurrir el hecho.
Bajas por depuracin y/o unificacin de Bancos
Las bajas por depuracin y/o unificacin de los Bancos de Germoplasma de
Microorganismos, se podrn presentar por comprobacin de la existencia de copias
de un mismo material en uno o varios sitios, o tambin por cambio de ubicacin o de
la forma de conservacin de los materiales inventariados, que por razones tcnicas
y econmicas as lo justifiquen.
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La anterior novedad debe comunicarse por escrito al Almacenista Regional de
CORPOlCA, con la siguiente informacin: ubicacin, gnero, especie, raza o forma
especial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol, patgeno,
potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidad, valor
estimado (unitario y total) y concepto tcnico sobre la causa de la prdida, avalado
por el Comit Tcnico del Convenio y aprobada por el Comit Directivo del
mismo.
Bajas por hurto o robo
Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyo
cargo est el Banco de Germoplasma de Microorganismos donde ocurra la novedad,
deber reportar por escrito el hecho a la Unidad de Almacn y Control de Activos,
y al Departamento de Contabilidad, dentro de los tres (3) das siguientes a la
constatacin del hecho, con la siguiente informacin: ubicacin, gnero, especie,
raza o forma especial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol,
patgeno, potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidad
de copias hurtadas y valor estimado (unitario y total).
Los documentos soporte para reportes de prdida o robo que apoyarn la novedad
segun el caso sern:
Reporte de la novedad mediante diligenciamiento del formato S-2 (Forma
CORPOICA, Anexo 4);
Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable
tcnico del Banco ante las autoridades judiciales competentes;
Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias como ocurrieron
los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho informe deber
estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Director del Centro,
Responsable Tcnico del proyecto y del inventario y el Interventor Regional.
Para todos los efectos de bajas de los materiales que conforman los diferentes
Bancos de Germoplasma, debern contar con el visto bueno del Coordinador a nivel
de CORPOICA de los Bancos Vegetales, Animales o de Microorganismos, segn sea
el caso. Igualmente, tales novedades de los inventarios deben ser comunicadas al
almacenista del ICA, quien lo reportar a la respectiva Direccin Seccional y Nacional,
(en forma mensual, cuando proceda de acuerdo con los trminos estipulados en los
acpites anteriores) para efectuar los ajustes pertinentes en los mismos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
5. Procedimiento de Venta
5.1 VENTA DE SUBPRODUCTOS
La venta de los materiales provenientes del manejo y conservacin de los Bancos de
Germoplasma, tales como frutos, leche, huevos, granos, races, forrajes y semovientes
de desecho, se regir por el siguiente procedimiento:
5.1.1 REPORTE DE DISPONIBILIDAD DE SUBPRODUCTOS PARA LA VENTA
Cuando existan subproductos de esta categora provenientes de los Bancos
de Germoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos que puedan ser
comercializados, el responsable tcnico del respectivo Banco de CORPOICA debe
enviar al director del Centro de Investigacin, correspondiente un reporte detallado
de los subproductos y cantidad a vender, utilizando los formatos diseados para
este fin (Forma CORPOICA, Anexo), indicando la siguiente informacin: fecha de
disponibilidad, ubicacin, tipo de subproducto y cantidad, fecha probable de
venta, justificacin o motivo de la venta y posibles compradores.
5.1.2 AVALO ADMINISTRATIVO (PRECIO DE VENTA)
El avalo administrativo de los diferentes materiales objeto de la venta, ser
determinado por el Director del Centro de Investigacin de CORPOICA y el
Profesional Responsable Tcnico del Proyecto y el representante tcnico del
ICA de cada Banco, teniendo como referencia los precios vigentes en el mercado
de la zona y las condiciones del subproducto a comercializar. El representante
tcnico del ICA deber reportar el correspondiente avalo al Coordinador
Seccional del Instituto.
5.1.3 AUTORIZACIN ADMINISTRATIVA PARA LA VENTA
CORPOICA tendr autonoma para la asignacin de la venta de los subproductos
de los Bancos de Germoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos de acuerdo
con los procedimientos internos establecidos para el efecto. No obstante,
CORPOICA notificar al interventor Tcnico del Banco respectivo, la venta de
los subproductos del respectivo Banco, con indicacin de la especie, precio y
cantidades.
26
5.1.4 INGRESOS POR VENTA DE SUBPRODUCTOS
Los ingresos generados por la venta de los subproductos de los Bancos de
Germoplasma, los recaudar directamente CORPOICA y los consignar en la
cuenta especial del Convenio ICA-CORPOICABancos de Germoplasma, cuya
utilizacin se ceir a las instrucciones que imparta el Comit Directivo del
Convenio.
27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
6. Manejo Financiero, Presupuestal
y Contable
La Subgerencia Administrativa y financiera, con el apoyo de los Coordinadores
Seccionales del ICA, donde se encuentran los Bancos de Germoplasma, ejercern
el control presupuestal y financiero de los recursos aportados por el ICA al
Convenio.
El control se ejercer sobre la ejecucin presupuestal y financiera de los recursos que
el ICA aporta para el mantenimiento y conservacin de los Bancos de Germoplasma
Animal, Vegetal y Microorganismos.
Asimismo, el ICA ejercer control sobre otros recursos aportados por las otras
entidades participantes en el Convenio.
6.1 PAUTAS PARA EL CONTROL
Los registros contable independiente y organizacin de soportes que permitan
realizar la interventora financiera.
El control se har tomando como base el Plan Operativo Anual, consolidado por los
coordinadores de CORPOICA y con el visto bueno de los responsables de los Bancos de
germoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos, aprobados por los interventores
del ICA respectivos y finalmente por el Comit Directivo del Convenio.
Con base en esta informacin se verificar lo siguiente:
Apertura de una cuenta corriente con el nombre de "Convenio especial de
cooperacin tcnica y cientfica lCA - CORPOlCA, Bancos de Germoplasma".
Registro contable de todos los movimientos realizados (ingresos y egresos) en la cuenta,
efectuados con cargo a los recursos del Convenio. Soportes de los gastos o pagos
realizados por concepto de Gastos Personales, Gastos Generales, Mantenimiento,
Compra de Equipo, interventoras, etc., tales como:
Contratos de prestacin de servicios a profesionales, auxiliares, operarios, entre
otros;
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Resolucin de autorizacin de pagos;
Comprobantes de pagos;
Facturas de compras de materiales, insumos, reparaciones locativas, reactivos,
entre otros;
Viticos, transporte areo, terrestre, etc;
Recibos de caja;
Consignaciones.
Cada seccional deber llevar registros financieros y contables de los movimientos
ocurridos en cada uno de los Centros y Estaciones de Investigacin a cargo,
discriminados por Banco de Germoplasma.
6.2 SOLICITUD DE DESEMBOLSOS
Cuando se solicite al ICA un desembolso con cargo al Convenio, se debern anexar:
a) Informe discriminado por costo de Investigacin donde existan Bancos de
Germoplasma sobre la ejecucin contable y presupuestal de los recursos
aportados hasta esa fecha por el ICA. Este informe deber contener:
Ingresos recibidos y por recibir;
Ejecucin de gastos realizados, discriminados por objeto del gasto (personal, gastos
generales, compra y mantenimiento de equipo, interventoras, etc.), avalado con la
firma del Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, y el Contador.
b) Informe sobre los requerimientos presupuestales el cual deber contener la
relacin de los gastos que se cubrirn con esos recursos, discriminados por
Centro de Investigacin y Banco de Germoplasma.
6.3 PROGRAMACIN PRESUPUESTAL
Se presentar al ICA en el mes de octubre de cada ao con la respectiva evaluacin
para su correspondiente concepto de viabilidad e inscripcin y actualizacin en el
Banco de Proyectos de Inversin (BPIN).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
7. Informes Tcnicos, Financieros y Contables
Durante el desarrollo del Convenio, se realizarn dos (2) interventoras distribuidas
durante el ao de la ejecucin y para las cuales CORPOICA deber en cada uno de los
Bancos de Germoplasma elaborar los siguientes informes, uno a la mitad del tiempo
de duracin del Convenio y el otro al trmino del mismo.
De cada uno de los Bancos de Germoplasma ubicados en los Centros y Estaciones
de Investigacin CORPOICA, los responsables tcnicos de CORPOICA, deben
presentar a los interventores del ICA, los informes establecidos en el Convenio,
los cuales sern revisados y aprobados.
7.1 INFORME TCNICO
En el caso de los informes tcnicos, en stos se debe consignar la informacin bajo
los siguientes trminos:
Introduccin
Deber contener los elementos que permitan conocer los avances y resultados
alcanzados en los Bancos de Germoplasma, haciendo referencia a la cantidad
y calidad de los mismos en relacin con los objetivos y metas, as como la
problemtica tcnica, que limita el cumplimiento del Convenio. Se deber
distinguir la problemtica para la ejecucin de las acciones entre problemas de
orden interno y del entorno, y se deber plantear las soluciones que se consideren
ms factibles.
Actividades realizadas semestralmente
Se describir las actividades realizadas durante el periodo reportado en aspectos de
conservacin del Germoplasma, de acuerdo con la programacin del Plan Operativo
Anual aprobado para la vigencia, incluyendo aspectos tales como:
1. Resultados cuantitativos del monitoreo y de la regeneracin, y multiplicacin
de los materiales respecto a las pruebas de viabilidad, donde se establezca el
estado en que se encontr el Germoplasma recibido u obtenido por cualquier va
e indicar la metodologa empleada para la realizacin de dichas pruebas;
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2. Informacin sobre regeneracin y multiplicacin del Germoplasma, a nivel de
especie y accesin, indicando clase o categora del material y su ubicacin;
3. Informacin sobre utilizacin del Germoplasma a nivel de especie y accesin,
indicando su destino: investigacin, intercambio y/o comercializacin (incluyendo
beneficios si fuere del caso);
4. Variacin de inventarios a nivel de especie y accesin, tales como: a) Incremento
de accesiones por colectas, intercambio, investigacin (nuevos materiales
obtenidos), compra, etc., y de las cuales se deber indicar origen o procedencia
y cantidad; b) merma de colecciones por prdida total de viabilidad, hurto,
casos fortuitos, deficiencias tcnicas del manejo y depuracin, entre otros; y c)
unificacin de los Bancos de Germoplasma como resultados de las acciones de
racionalizacin, concentracin y eliminacin de material sobrante;
Resultados
Se describir los principales resultados en materia de manejo y conservacin de los
Bancos de Germoplasma, de acuerdo con las actividades y metas incluidas en el Plan
Operativo Anual aprobado para la vigencia.
Limitantes
Se describir las principales limitantes de diferente orden que influyeron en el
manejo y conservacin adecuada de los Bancos de Germoplasma.
Recomendaciones
Acciones relevantes que se debern realizar en los aspectos tcnicos, operativos y de
gestin para contribuir a solucionar los problemas y limitantes para el adecuado manejo
y funcionamiento de los Bancos de Germoplasma o la proyeccin y desarrollo de stos.
7.2 INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES
Los informes contables deben ser los adoptados para todos los Convenios as:
Estados financieros (debidamente avalados por el Representante Legal y el
Contador Publico de la Corporacin) a 31 de diciembre y al liquidarse el respectivo
convenio;
Aprobacin del presupuesto por parte del Comit;
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
Relacin de pagos mensuales;
Nombre;
Direccin;
Concepto;
Nmero del Convenio;
Valor;
Retenciones;
Aprobacin de gastos por el Comit;
Extractos bancarios;
Inventarios de los movimientos mensuales por venta de productos y
subproductos.
CORPOICA presentar al ICA en cabeza del funcionario de esta institucin que
preside el Comit Directivo del Convenio, informes de resultados y avance de la
ejecucin de tal forma que garantice al ICA la correcta aplicacin de los recursos,
de acuerdo con la metodologa que el mismo Comit Directivo determine. De todas
formas, dicha metodologa deber garantizar el cumplimiento de las normas legales
vigentes que regulan la materia.
7.3 CORTE DE INVENTARIOS
CORPOICA incluir como anexo del informe anual, en lo pertinente a la parte financiera,
un corte de inventarios tendiente a comprobar las existencias fsicas del Germoplasma
Animal, Vegetal y de Microorganismos correspondiente a cada vigencia. Para el caso de
los semovientes, en la misma fecha CORPOICA efectuar un avalo de los respectivos
inventarios tomando como referencia los precios vigentes en cada zona o el valor que
tcnicamente represente cada semoviente, para los efectos contables.
Los precios unitarios de los semovientes, en ningn momento podrn ser inferiores
a los fijados mediante Resolucin Anual del Ministerio de Agricultura.
32
8. Comit Directivo del Convenio
8.1 CONFORMACIN
El Comit Directivo del Convenio estar integrado por: a) El Gerente General del
Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, o su delegado, quien lo presidir; b) Los
Subgerentes de Proteccin y Regulacin, Agrcola y Pecuaria del ICA; c) El Director
Ejecutivo Nacional de CORPOICA o su delegado; c) El subdirector de Investigacin e
Innovacin de CORPOICA o su delegado; d) Un miembro del comit Interventor del
ICA, quien har las veces de Secretario del comit Directivo, participando con voz
pero sin voto.
8.2 FUNCIONES
Son funciones del Comit Directivo del Convenio las siguientes: 1) Aprobar el
Plan Operativo Anual que deber presentar CORPOICA, y concertar los ajustes y
modificaciones que sea necesario introducir al mismo; 2) Aprobar las adiciones y/o
modificaciones que sean necesarias introducir al Convenio; 3) Coordinar y evaluar el
desarrollo del Convenio; 4) Solicitar los informes que considere pertinentes sobre la
ejecucin del Convenio; 5) Analizar, evaluar y conceptuar sobre los informes de las
actividades que se realicen; 6) Cuando lo considere necesario sealar y aprobar los
costos, gastos y contrataciones que se deban realizar, con cargo a los recursos del
Convenio, para la cabal interventora del mismo, sin que se exceda el tope establecido
en el texto del mismo; 7) Establecer un reglamento de normas de obligatorio
cumplimiento para CORPOICA, para garantizar el acceso pblico a las colecciones
de los Bancos de Germoplasma y para proteger los derechos del Estado al respecto.
Este reglamento ser establecido y actualizado en concordancia con la legislacin
vigente en el pas. Igualmente, el Comit Directivo del Convenio asesorar al Gerente
General del ICA en establecer las normatividades para la aplicacin para el acceso a
los Bancos de Germoplasma; 8) Establecer las condiciones de comercializacin y el
destino de los recursos producidos por los resultados comercializables provenientes
del Convenio; 9) Velar por la optimizacin y fomento de los Bancos de Germoplasma;
10) Revisar y aprobar el plan de interventora del Convenio diseado por el Comit
Interventor del mismo; y 11) Las dems medidas que sean de la naturaleza del Comit
Directivo del Convenio.
El Comit Directivo del Convenio se reunir por convocatoria del presidente, a
solicitud propia o de cualquiera de sus miembros, y a sus deliberaciones podr
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
invitar a las personas naturales o jurdicas, que se estimen pertinentes, de acuerdo
con los temas objeto de la reunin. De las deliberaciones del Comit Directivo se
levantarn actas que sern suscritas por los miembros asistentes.
Para el desarrollo de sus funciones, el Comit Directivo del Convenio, si lo considera
conveniente, podr constituir comisiones integradas por miembros del mismo
Comit con la participacin de otros funcionarios.
El Comit Directivo podr recomendar los ajustes y las modificaciones que sea
preciso introducir al Convenio, con el objeto de armonizar su contenido a los
preceptos establecidos en las disposiciones legales vigentes en materia de acceso a
los Recursos Genticos y a los trmites adelantados por las Partes del Convenio.
Las decisiones del Comit Directivo sern vlidas cuando estn aprobadas con las
firmas, cuando menos de tres (3) de los cinco miembros.
34
9. Interventoria del Convenio
La interventora, supervisin y evaluacin del Convenio, y el cumplimiento de
las obligaciones que asume CORPOICA sern verificadas por el ICA, a travs de
un Comit Interventor integrado por: a) Por la parte tcnica, intregrado por los
interventores tcnicos designados por el Gerente General de ICA para cada Banco y
por el apoyo de un funcionario de la Seccional del ICA donde se encuentre ubicado
el Banco correspondiente; b) Por la parte Financiera, integrado por los Grupos de
Contabilidad, Presupuesto y Control de Activos y Almacenes, y por el apoyo de
los Coordinadores Administrativos y Financieros de aquellas Seccionales donde
se encuentren ubicados los Bancos de Germoplasma correspondientes. El Comit
Interventor contar con una Secretara Tcnica, la cual ser ejercida por uno de
los interventores.
La Interventora, supervisin y evaluacin del Convenio y el cumplimiento de las
obligaciones que asume CORPOICA sern verificadas por el ICA en cabeza de los
Comits Interventores, apoyo de las Seccionales (parte tcnica) y Funcionarios
delegados de las Coordinaciones Administrativas y Financieras (parte administrativa
y financiera), donde se encuentren situados los Bancos de Germoplasma.
9.1 FUNCIONES DEL COMIT INTERVENTOR
El Comit Interventor tendr a su cargo las siguientes funciones: l) Sugerir al Comit
Directivo del Convenio, con base en las recomendaciones de la Interventora anteriores,
celebradas en los Convenios entre las Partes, para el mantenimiento de los Bancos de
Germoplasma y de las actividades a incorporar en el Plan Operativo Anual; 2) Vigilar
la correcta aplicacin del presupuesto y recursos del Convenio, y la oportunidad y
calidad de los trabajos realizados; 3) Supervisar todos los aspectos relacionados con
el cumplimiento del Convenio; 4) Realizar revisiones peridicas sobre las actividades
adelantadas por CORPOICA, con el objeto de verificar que se cumplan en las condiciones
pactadas; 5) Revisar, evaluar y conceptuar sobre los informes que presentarn al ICA; 6)
Elaborar el Acta de Liquidacin del Convenio y otorgarle el visto bueno, antes de la firma
de las partes; 7) Disear y ejecutar el Plan de Interventora del Convenio; 8) Si lo estima
pertinente, proponer al Comit Directivo del Convenio, las necesidades de contratacin
de servicios especializados, para efectos de realizar la Interventora o trabajos especiales
dentro del convenio; 9) Resolver oportuna y diligentemente las consultas formuladas por
CORPOICA que surjan de la ejecucin del Convenio, en especial, las relacionadas con las
actividades de la Interventora.
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
10. Representacin del ICA en el Nivel
Seccional
para Acciones de Seguimiento
El ICA como cabeza de los Bancos de Germoplasma de propiedad de la Nacin
Colombiana, dispondr de una representacin tcnica y administrativa Seccional
para el cumplimiento de las funciones de seguimiento inherentes al desarrollo del
Convenio y con base en los procedimientos y normas establecidas o que establezca
el ICA a travs del Comite Interventor.
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37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA
ANEXOS
Anexo 1
ACTA DE ENTREGA EN ADMINISTRACIN DE
LOS BANCOS DE GERMOPLASMA DEL ICA A CORPOICA
En el municipio de_________________Departamento de_____________________
Centro de Investigacin____________________________________ y en cumplimiento
de lo establecido en el Contrato_________de________de_______(Convenio Especial
de Cooperacin entre el ICA-CORPOICA), en relacin con la conservacin y manejo
de los Bancos de Germoplasma animal, vegetal y de microorganismos que posee el
ICA, los funcionarios del ICA, quienes suscriben la presente Acta, hacen entrega bajo
la modalidad de administracin, del germoplasma________________________, as
como de los equipos, infraestructura y materiales destinados a la conservacin del
mismo, a los empleados de CORPOICA que reciben y que en constancia tambin firman
este documento, el cual incluye el inventario que se detalla a continuacin:
(RELACIONAR MATERIAL Y/O EQUIPO DEL BANCO DE GERMOPLASMA)
CORPOICA recibe de conformidad el material biolgico y los Bancos de germoplasma
en el estado en que se encuentran, pero har una evaluacin de la viabilidad de los mismos,
con la participacin del Delgado Tcnico Regional del ICA, en el termino de ocho (8) meses
contados a partir de la fecha de la presente Acta, al final del cual se entregar al ICA el
respectivo informe, con el objeto de determinar el inventario real del material recibido.
Cualquier cambio de sitio de los equipos o de los materiales que conforman los
Bancos de Germoplasma a que se refiere la presente Acta deber ser previamente
autorizado por el ICA. La entrega a terceros, a cualquier ttulo, de los productos o
subproductos de los Bancos de Germoplasma, la podr hacer CORPOICA, previo el
Visto Bueno del ICA, y de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por
el instituto sobre la materia.
Los ingresos obtenidos por la venta o intercambio de los materiales correspondientes
a los Bancos de Germoplasma, sern recaudadas por CORPOICA y consignados en la
cuenta especial ICA-CORPOICA-BANCOS DE GERMOPLASMA para sufragar los gastos
de conservacin y mantenimiento de los mismos.
Para constancia se firma por los que en ella intervinieron a los________das del
mes________de_______.
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