La llegada de los suministros

Los suministros y donaciones llegan de diversas procedencias y por

diferentes medios. De esta manera, los sitios de ingreso y de recepcin
son igualmente diversos.
Puntos de ingreso de la asistencia
Por lo general, las donaciones o suministros, ya sea del extranjero o de
otras regiones del mismo pas, llegarn a los puertos martimos y fuviales,
a los aeropuertos o a las fronteras terrestres. Estos son lugares de
trnsito para los suministros antes de ser recolectados por sus destinatarios,
aunue la gran mayora no tienen uno. Para estos !ltimos casos,
suelen ser las autoridades nacionales uienes se encargan de su manejo.
Es au en donde idealmente se de"e #acer el registro de los suministros
ue arri"an, a partir de las $uas de %ransporte &ver anexo '.( en el captulo
'), los *onocimientos de Em"arue o cualuier otro documento ue
acompa+e y descri"a la carga. Este registro se puede #acer utili,ando el
sistema -./0 o cualuier otro m1todo, pero lo ms importante es esta"lecer
desde el principio el control de la llegada de las donaciones.
*omo se #a mencionado ya, ante la llegada masiva de em"arues la
capacidad operativa de estos puntos de ingreso se agota pronto y su
manejo puede convertirse en caos.
Sitios de recepcin
Estos son los centros de acopio o recoleccin instalados por las organi,aciones
y sectores privados y particulares para reci"ir las donaciones.
Pueden funcionar tam"i1n como lugar de trnsito, preparacin y empaue
de envos, aunue en algunos casos, se trata de las "odegas mismas de las
organi,aciones. Pueden estar situadas fuera o en la misma regin afectada.
*aptulo 2
Recepcin de embarques internacionales
Procedimientos de aduana y documentos de transporte:
-e de"e insistir en la importancia ue tiene la preparacin de las actividades
logsticas en la fase de plani3cacin para emergencias, ya ue #ay
aspectos crticos ue reuieren ser coordinados con anticipacin y so"re los
cuales de"e #a"er acuerdos preliminares con las autoridades respectivas.
Este es el caso de los procedimientos de aduana para el ingreso de la
asistencia #umanitaria en situacin de desastre. En la fase de plani3cacin
se de"e esta"lecer contacto con las autoridades correspondientes
para conocer los procedimientos ue se de"en seguir y tratar de o"tener
condiciones o arreglos especiales, tales como exencin de impuestos, tramitacin
prioritaria de o"ligaciones aduaneras para los suministros
#umanitarios, etc. Estos acuerdos de"en estar respaldados con documentos
3rmados, para evitar la renegociacin de condiciones cada ve, ue
#aya un relevo o cam"io de autoridades.
4ay ue tener en cuenta tam"i1n ue durante la emergencia el acceso a
las autoridades puede ser ms complicado y ue adems #a"r muc#as
organi,aciones y personas tratando de o"tener condiciones privilegiadas
para el desalmacenaje de sus propios em"arues.
0lgunos pases #an 3rmado la *onvencin de Privilegios e 5nmunidades
de 678' de las 9aciones .nidas, apro"ando una serie de medidas de facilitacin
para el trasiego &salida e ingreso) de suministros #umanitarios en
ocasiones de desastre. %am"i1n algunos grupos de pases con convenios
multilaterales &p.ej. *entroam1rica y /ercosur) #an incluido en su legislacin
aduanera apartados relacionados con el trato preferencial a dic#os
suministros. Es importante, entonces, informarse de la aplica"ilidad de
dic#as medidas localmente.
*uando se reci"en em"arues procedentes del extranjero, lo ms conveniente
es contratar a una agencia de trmites aduaneros para ue se
ocupe de todas las formalidades de aduanas. -in em"argo, esto no siempre
es posi"le, dependiendo del pas y las circunstancias, de manera ue
es importante sa"er ue todos los cargamentos internacionales estn
acompa+ados o"ligatoriamente y como mnimo, de los siguientes documentos,
los cuales son necesarios para retirarlos de la aduana:
*onocimiento de em"arue o ;ay"ill: es el contrato de transporte y
la compro"acin de ue la carga #a sido entregada a "ordo. Este
57
documento descri"e adems la carga en t1rminos de cantidad de
pauetes, volumen, peso y otra informacin particular del em"arue.
En ingl1s, ;ay"ill es un t1rmino usado para transporte terrestre y
a1reo. Para transporte martimo se denomina <ill of Lading. En castellano
siempre ser *onocimiento de Em"arue. &=er anexos 2.6 y 2.>.)
/ani3esto de *arga: este documento noti3ca el tipo de producto, su
origen y su destino, y es para conocimiento y uso de las autoridades
aduaneras en el pas de recepcin.
Lista de contenidos &Pac?ing list): idealmente el em"arue de"e
venir acompa+ado por esta lista ue identi3ca el contenido de la
carga "ulto por "ulto, aunue no es o"ligacin del proveedor. Esto
se aplica ms en los casos en ue el proveedor sea la sede de una
organi,acin en otro pas &p.ej., *0@5%0- de 0rgentina enviando un
em"arue a *0@5%0- de $uatemalaA Logstica de /-B, enviando
suministros a una de sus misiones, etc.).
9ormalmente el remitente enva estos documentos una ve, ue la carga
#aya sido entregada al transportista ue la llevar. -i no, #ay ue solicitar
su envo lo ms pronto posi"le para proceder a la tramitacin respectiva.
Ctros documentos ue pueden acompa+ar la carga dependiendo de
situaciones espec3cas son:
*erti3cados de donacin: en donde se #ace constar ue la carga reci"ida
constituye una donacin y no tiene 3nes de lucro. Esto es importante
para la exencin de impuestos en el pas de recepcin.
*erti3cado 3tosanitario: este se utili,a cuando la carga contiene alimentos
de cualuier tipo, mediante el cual el remitente garanti,a ue
los alimentos #an sido veri3cados y ue son aptos para el consumo
#umano. En muc#os pases, las autoridades aduaneras y de salud no
aceptarn el desem"arco de dic#os productos si no contienen esta
certi3cacin. Es muy importante tener en cuenta ue el certi3cado
por s mismo no es una garanta a"soluta del estado de conservacin
de los alimentos a su llegada al pas receptor, ya ue dependiendo del
tipo de producto, muc#as veces por retrasos en la ruta, pro"lemas de
transporte o de conservacin estos podran da+arse.
Declaracin de materiales peligrosos: esto es, cuando la carga contiene
alg!n producto umico ue reuiera cuidados, manipulacin
o veri3cacin especialesA p.ej., insecticidas, reactivos de la"oratorio,
productos para pota"ili,acin de agua, etc. &ver anexo 2.().
58
Los trminos internacionales de comercio (Incoterms
La compra, venta y transporte internacional de "ienes estn regidos por
%1rminos de *omercio 5nternacional, conocidos como 5ncoterms. Estos
sirven para determinar las condiciones en ue se #ace la transaccin e
identi3car las responsa"ilidades y compromisos tanto del vendedor
como del comprador en cuanto a costos y riesgos de la mercadera, lugar
de entrega, etc. Por eso, cuando se aduieren productos, so"re todo en el
extranjero, es muy importante tener claro cul 5ncoterm se est aplicando
a la transaccin. La primera pu"licacin de 5ncoterms fue en 67(' y
#a tenido diversas enmiendas y adiciones, de las cuales la !ltima es del
a+o >DDD para adecuarlas a las nuevas tendencias en el comercio internacional.
Existen 6(, de los cuales los ms comunes son:
*5B: el precio ue el comprador paga cu"re el costo de la mercadera
misma &*ost), un seguro &5nsurance) para los productos y el valor del
em"arue o transportacin &Breig#t) de los productos #asta el destino 3nal.
Este t1rmino se utili,a !nicamente para el transporte martimo y fuvial.
El t1rmino euivalente para otros tipos de tansporte, sean a1reo, terrestre
o una com"inacin de varios &multimodal) es *5P ue uiere decir
Etransporte &*arriage) y seguro &5nsurance) pagado a &Paid to)F.
/ediante el !I" y el !IP, el vendedor se compromete a:
6. Entregar la carga en el puerto acordado con el comprador y ue consta
en los documentos, para lo cual consigue y paga el transporte.
>. Pagar un seguro ue cu"re la mercadera desde sus instalaciones
#asta el em"arue de la cargaA es decir #asta el punto de partida
de la em"arcacin.
(. Encargarse de las formalidades aduaneras de exportacin para la
partida de la carga del pas de origen, #acia su destino 3nal.
G al comprador le corresponde:
6. Los riesgos de p1rdida o deterioro u otros gastos ue resulten despu1s
de la entrega en la em"arcacin.
>. Las formalidades aduaneras de importacin, es decir para el ingreso
de la carga al pas de destino, as como la descarga y manipulacin
de la carga a su llegada.
5#
*on el "$%, la responsa"ilidad del vendedor consiste en:
6. Poner los productos a "ordo &"ree $n %oard) del transporte ue le
#aya sido indicado por el comprador.
>. Encargarse de las formalidades aduaneras de exportacin para la
partida de la carga del pas de origen, #acia su destino 3nal.
0l comprador le corresponde:
6. *ontratar el transporte y los seguros para la carga #asta su destino
3nal.
>. Las formalidades aduaneras de importacin, es decir para el ingreso
de la carga al pas de destino, as como la descarga y manipulacin
de la carga a su llegada.
Este t1rmino se utili,a !nicamente para el transporte martimo y fuvial.
El t1rmino euivalente para otros tipos de tansporte, sean a1reo, terrestre
o una com"inacin de varios &multimodal) es "!& ue uiere decir
EBranco &"ree) %ransportista &!arrier)F
*on el '(), el precio cu"re solo el valor del material puesto en las instalaciones
del vendedor &'( )or?s). La !nica responsa"ilidad del proveedor
es vender el producto.
0l comprador le corresponde encontrar y pagar el transporte y los seguros
de la carga, as como las formalidades aduaneras para la salida de la
carga del pas de origen y el ingreso, la descarga y manipulacin de los
productos a su llegada al pas de destino.
El tipo de 5ncoterm ue se est aplicando se anota en el *onocimiento
de Em"arue y siempre de"e mencionarse el punto acordado de entrega
seg!n el t1rmino aplicado.
Por ejemplo:
!I" to Puerto *aldera, !IP to 0eropuerto 5nternacional H/ *rdova,
/edelln. "$% to Puerto 0rmuelle,, etc.
En el caso de los '() se especi3ca en cul f"rica o instalacin se recoger
la mercadera, cuando se trata de una compa+a ue pudiera tener
planteles en diferentes pases o ciudades distintas.
Recepcin de cargamentos locales
Esto suele ser menos complicado ue los em"arues internacionales ya ue
no reuiere de todos los procedimientos "urocrticos mencionados, aunue
se necesita un nivel de preparacin adecuado para su recepcin. *asi siempre
se trata de los cargamentos enviados al terreno para su almacenamiento
o distri"ucin. Pueden llegar mediante compa+as comerciales o de
transportes al servicio de las operaciones de las distintas organi,aciones.
*escarga de las pro+isiones
Por lo general en el terreno no se cuenta con euipo #idrulico para la
manipulacin de la carga y #ay ue ec#ar mano a la fuer,a y al ingenio.
Es importante sa"er el tipo de ve#culo y las caractersticas de la carga ue
se va a reci"ir, para poder plani3car adecuadamente su recepcin.
Preparar un euipo de personas para la descarga y prever un sitio
conveniente en donde los ve#culos puedan aproximarse lo ms
posi"le a la ,ona de descarga, utili,ando la topografa del terrenoA
p.ej., aproximando el ve#culo a un peue+o declive o #aciendo
montculos, se puede reducir la altura entre el suelo y la plataforma
del ve#culo. %am"i1n es posi"le improvisar rampas.
0lgunas veces se pueden usar llantas sin el aro metlico para dejar
caer so"re ellas los "ultos ue por su peso no pueden ser descargados
a fuer,a. Estas servirn para mitigar la cada y evitar o minimi,ar
da+os en los "ultos.
-e de"en respetar todas las medidas de seguridad posi"le, tanto para
las personas como para los suministros, y por ms urgente ue sea la
carga, se tomar el tiempo ue reuiera un procedimiento cuidadoso.
-e de"er designar una persona para la supervisin y control durante
el proceso de descarga para evitar la manipulacin inadecuada de
los "ultos, as como reali,ar el conteo y veri3cacin de la carga.
,-
.eri/cacin de la carga
El contenido del cargamento de"e ser veri3cado en el momento de su
recepcin y descarga. -i se pospone, es posi"le ue nunca se #aga o ue
sea demasiado tarde para identi3car y solucionar anomalas y se+alar
responsa"les. Esta veri3cacin de"e incluir como mnimo:
*onteo de pauetes y veri3cacin del peso: la cantidad de"e corresponder
a lo indicado por los documentos ue acompa+an al cargamento.
*orrespondencia de contenidos: ue estos correspondan a lo ue #a sido
ordenado, cuando se trata de un envo solicitado, o "ien en todo caso,
ue corresponda a lo ue indican las guas de transporte de la carga.
Estado general de la carga: condicin de los empaues y los artculos.
Detectar derrames, empaues rotos, y en general artculos en
mal estado.
Baltantes: si #ay indicios de pauetes ue #ayan sido a"iertos, se
de"en veri3car faltantes.
&+iso de recepcin
-ean los em"arues locales o internacionales, el receptor de"e con3rmar
su recepcin lo ms pronto posi"le al remitente. Posteriormente, y luego
de la veri3cacin, le "rindar detalles del arri"o de la carga en t1rminos
de estado y contenidos.
!ontroles
La funcin de los documentos ue acompa+an la carga es la de facilitar
su gestin y control. Es siempre necesario #acer el control cru,ado entre
la Everi3cacin documentalF, es decir, lo expresado en los papeles, y la
Everi3cacin fsicaF, es decir, la compro"acin visual de los suministros
reci"idos. La gua de transporte de la organi,acin ue enva de"e ser el
documento o3cial para indicar la recepcin.
%oda diferencia o pro"lema detectado de"e ser comunicado al remitente
o proveedor lo ms pronto posi"le y ser anotado en el espacio de o"servaciones
de dic#a gua &ver anexo '.( en el captulo '). .na copia de la
gua se uedar con el receptor, la otra ser el compro"ante de entrega
del conductor y la tercera regresa al responsa"le del envo.
Captulo 7: Recepcin de los suministros
0nexo 2.6.
'(plicacin del &ne(o 701
!onocimiento de embarque areo ()aybill6'
6. 9!mero o3cial del conocimiento de em"arue. Las ( primeras cifras:
cdigo 50%0 &0sociacin 5nternacional de %ransporte 01reo) de la
compa+a a1rea.
>. Datos del remitente
(. Datos del destinatario. De"e pedirse al proveedor ue escri"a siempre
el n!mero de tel1fono y el sitio exacto para locali,ar al destinatario.
8. %ransitario: nom"re del agente &compa+a) ue se #a encargado de
tramitar el envo
I. 0eropuerto de partida
'. Esta casilla se utili,a en casos de transporte sucesivo por varios
aeropuertos.
2. %ipo de moneda &currency) ue servir de referencia para calcular
los costos
J. El 5ncoterm del contrato de venta y la factura permite se+alar u1
costos estn cu"iertos en la salida y cules de"en ser pagados a la
llegada
7. -e llena en caso de ue se declare un valor por la carga
6D. 0eropuerto de destino
66. 5ndicativo de la compa+a &-9: -a"enaA 0B: 0ir BranceK) ms el
n!mero de vuelo
6>. Bec#a del vuelo
6(. =alor del seguro 3jado por el remitente
68. Espacio para anotar toda la informacin de utilidad, como los documentos
ue acompa+an la carga, a ui1n se de"e informar de la llegada
de la carga, etc.
6I. *antidad de "ultos
6'. Peso "ruto
62. Peso ue se co"ra
6J. /onto del feteLmonto o3cial &precio por ?g)
67. 9aturale,a y cantidad de los productos transportados
>D. .na columna para los gastos pagados por el remitente &Prepaid) y
otra para los ue de"e pagar el destinatario &collect)
>6. Ctros cargos ue se de"en pagar
>>. Birma o"ligatoria del agente transportista a la salida de la carga
6' Buente: /1dicos -in BronterasMBrancia
0nexo 2.>.
'(plicacin del &ne(o 70262
!onocimiento de embarque mar3timo (%ill o4 Lading
6. 9!mero o3cial del conocimiento de em"arue.
>. Datos del remitente o su mandatario
(. Destinatario: 9o siempre es el destinatario real o 3nal. La mercadera
puede ir consignada a un transitario &o agente naviero) en el caso de ue
en el sitio de llegada no #aya representacin de la organi,acin due+a
de la carga. En esos casos se de"e mencionar el nom"re y los datos de
la organi,acin seguido de la frase Ecare ofF, &a cargo de) ue signi3ca
ue ese transitario est autori,ado para su manejo. Esto es importante
ya ue el <L, tanto como el ;ay"ill, son ttulos de propiedad.
8. Personas ue sern avisadas de la llegada de la carga, generalmente
la Crgani,acin N %ransitario
I. 9om"re de la em"arcacin
'. Puerto de em"arue
2. Puerto de descarga
J. *uerpo del <L, ue contiene seg!n corresponda:
9!mero de contenedor o cantidad de "ultos o paletas
9!mero de sello de aduana &plomo de seguridad), del transportista
o del remitente
-%* &-aid to *ontain): declaracin del contenido
Peso
7. 9!mero total de "ultos o contenedores
6D. Detalles de los gastos pagados y los gastos pendientes
66. *antidad de <ill of Lading originales
6>. Birma o"ligatoria del agente transportista a la salida de la carga
62 Buente: /1dicos -in BronterasMBrancia
0nexo 2.(.
Ingreso y registro de los suministros
Procedimientos en los puntos de ingreso y sitios de recepcin
Esta suele ser una tarea crucial ya ue es "sicamente el primer
contacto con las donaciones ue ingresan y el desempe+o en esta
etapa tendr un impacto nota"le en el resto del sistema. *omo se
#a esta"lecido en el captulo anterior, los suministros de"en registrarse
lo ms rpidamente posi"le en los sitios de ingreso y recepcin mediante
un sistema estandari,ado y ue ofre,ca #erramientas para el control
y el seguimiento. Esto reuerir la disposicin de un euipo #umano
para las diferentes tareas en estos sitios, as como un coordinador ue
oriente el tra"ajo y resuelva consultas so"re seleccin, prioridad, clasi3cacin
y en general el tratamiento de las donaciones seg!n sus categoras
y otros criterios ue se #ayan esta"lecido.
La metodologa -./0 #a dado resultados positivos en innumera"les
emergencias y es una #erramienta "astante desarrollada, por lo cual se
recomienda su utili,acin &ver El Sistema SUMA en 0nexo J.6). Los procedimientos
ms importantes para el registro de las donaciones en los
puntos de ingreso son:
@egistro: los suministros ue llegan de"eran registrarse "ajo el concepto
unitario de envo, esto es Eel conjunto de provisiones ue llegan
al mismo tiempo, por el mismo medio de transporte5 provenientes
del mismo donante y dirigidos a un mismo destinatario606J
<asndose en la documentacin ue acompa+a a la carga se #ace un
registro de cada uno de los envos ue ingresan. Por lo general, en
los puntos de ingreso de los suministros no #ay condiciones adecuadas
&espacio, disponi"ilidad) para #acer la veri3cacin detallada de la
carga, o "ien esta viene referida a un destinatario ue la llevar a sus
propias "odegasA de manera ue para #acer un registro adecuado de
las provisiones entrantes se de"e procurar o"tener la mayor cantidad
posi"le de detalles particulares de la carga, tales como:
*aptulo J
Registro, control y monitoreo
de los suministros
6J SUMA. Manual del usuario. Crgani,acin Panamericana de la -alud. ;as#ington D*. 6777
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 77
destinatarioA
procedenciaA
medio de transporte A
fec#a y #ora de arri"oA
cantidad de "ultosA
Peso &de ser posi"le, precisar el peso de los diferentes tipos de
suministros individualmenteA p.ej. 6DDD ?g de alimentos, 6 ?g de
medicamentos, etc.)A
*ontenidos y formas de empaueA
*ondicin en ue llega la carga.
-eparacin por prioridad y etiuetado: la organi,acin a cargo del
manejo de estos suministros de"er esta"lecer las prioridades para
los diferentes tipos de suministros dependiendo de las necesidades
ms urgentes detectadas. Por ejemplo, en caso de terremoto, los
suministros y euipo medico para el tratamiento de #eridas y fracturas
podran ser prioritarios, mientras ue en una inundacin, la
prioridad podra ser agua y alimentos.
De esta manera, la separacin por prioridad permite "rindarle atencin
a los suministros ue estn siendo solicitados con ms urgencia
y separar auellos ue pueden esperar antes de ser enviados.
%odas las cajas y pauetes sern etiuetados o rotuladas mostrando
claramente su nivel de prioridad y se agruparn en sectores distintos
del punto de ingreso o sitio de recepcin.
Por ejemplo, el sistema -./0 utili,a los niveles siguientes67:
Prioridad 1: 8rgente 9 *istribucin Inmediata0 -e identi3can con
etiuetas en color rojo.
Prioridad 2: *istribucin :o 8rgente: estos son artculos ue no son
reueridos en lo inmediato pero ue sern !tiles para una fase posterior
de la emergencia. -e identi3can con etiuetas en color a,ul.
Prioridad -: &rt3culos :o Prioritarios0 *istribucin :o 8rgente0 En
este nivel se u"ican auellos artculos da+ados, expirados, inserviM
67 SUMA, Manual del usuario. Crgani,acin Panamericana de la -alud. ;as#ington D*. 6777
"les, desconocidos y cuya utilidad es dudosa. -ern puestos a un
lado para ser examinados cuando el tiempo lo permita. -e identi3can
con etiuetas en color negro.
%am"i1n se de"e etiuetar o rotular visi"lemente auellos suministros
ue reuieran refrigeracin o alg!n cuidado particular.
*lasi3cacin de los suministros: para efectos del registro de los suministros
reci"idos, estos se de"en clasi3car por categoras y sus respectivas
su"categoras, seg!n se menciona en el apartado E*ategorasF
del captulo I. Esto, adems de facilitar la identi3cacin de los artculos
reci"idos, contri"uye a uni3car los procedimientos de clasi3cacin,
almacenamiento y control de existencias.
Sistemas de control5 monitoreo y seguimiento
Las provisiones tendrn un trec#o y una serie de etapas a recorrer desde
el punto de ingreso o recepcin #asta llegar a las manos de la po"lacinA
para disminuir las p1rdidas, desvos y #acer un uso ms e3ciente de los
recursos, de"e existir un instrumento ue certi3ue su paso por cada uno
de estos FmomentosF e indiue #acia dnde #a continuado su recorrido.
Estos controles de"en indicar tam"i1n u1 tipo de suministros #a sido
movili,ado, en u1 cantidad, cules son sus condiciones e identi3car a
las personas ue #an intervenido en el proceso de su movili,acin.
Los instrumentos documentales y los procedimientos de control y seguimiento
de las provisiones, de"en ser acordados y dise+ados en la etapa
de preparacin del plan de logstica. Los formularios de registro ue se
utili,arn tienen ue ser o3ciales e impresos, con numeracin consecutiva
y previendo copias para cada una de las personas ue tendrn responsa"ilidad
en las diferentes etapas.
El dise+o anterior y cuidadoso de la documentacin es importante, ya
ue esta tiene ue #acer coincidir y complementar informacin proveniente
de las diversas etapas en el recorrido de los suministros. Es importante
adems de3nir claramente a las personas ue sern responsa"les
del control en cada una de estas etapas.
0l de3nir los procedimientos de control se tiene la difcil tarea de encontrar
el "alance entre m1todos sencillos ue no o"staculicen el fujo pero
71 Captulo !: Registro, control y monitoreo de los suministros
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 72
ue al mismo tiempo no permitan el movimiento incontrolado de suministros.
.na clave importante es asegurar ue las personas a cargo
cono,can el uso de los diferentes formularios y apliuen apropiadamente
los procedimientos, as como la supervisin constante de las personas
y las actividades.
Los aspectos ue se de"en controlar en cada una de las diferentes etapas
en el recorrido de los suministros dentro del pas o la regin se pueden
resumir de la siguiente manera &ver tam"i1n ta"la J.6):
Llegada de los suministros y donaciones a los puntos de ingreso
&puertos, aeropuertos, fronteras) y sitios de recepcin &centros de
acopio, instituciones, etc.):
5ngreso y registro de las provisionesA
0lmacenamiento temporal A
-alida de las provisiones &entrega para su uso o distri"ucin, o
envo a otros sitios de almacenamiento).
%ransporte de los suministros y donaciones #acia otros sitios de
almacenamiento o al terreno mismo:
*arga de las provisionesA
0viso al destinatario so"re el envo de la cargaA
%ransportacin &incluye tras"ordos)A
Descarga de las provisiones.
@ecepcin en el terreno o en centros secundarios de almacenamiento:
=eri3cacin fsica y documental de la carga &cantidad,
peso, calidad)A
@egistro de los suministros ue lleganA
9oti3cacin al remitente de recepcin del envo.
0lmacenamiento de los suministros:
@egistro de ingresos de suministrosA
7-
5nventarios y control de existenciasA
/edidas de #igiene y seguridad de la "odegaA
Bec#as de vencimiento y rotacin de existenciasA
-ervicios y mantenimiento de euipos ue lo reuieran &p.ej.
"om"as de agua, generadores el1ctricos, etc.)A
@egistro y constancia de p1rdidas y destruccin de artculosA
@egistro de salida de suministros.
-alida de los suministros del sitio de almacenamiento &entregas para
su uso o envos a puntos de distri"ucin):
*arga de las provisionesA
0viso al destinatario so"re el envo de la cargaA
%ransportacin &incluye tras"ordos)A
Descarga de las provisiones.
Distri"ucin de la asistencia:
@egistro de las provisiones ue llegan a los puntos de distri"ucinA
0lmacenamiento de las provisionesA
@egistro e identi3cacin de "ene3ciariosA
@egistro de entrega de la asistencia a los "ene3ciariosA
5nventarios y control de existenciasA
5nforme diario de distri"ucin.
Captulo !: Registro, control y monitoreo de los suministros
'liminacin de art3culos no prioritarios
y de otros suministros>D
.na importante proporcin de las donaciones reci"idas contiene productos
no prioritarios o simplemente inservi"les. 0m"os se convierten en
una carga adicional para el sistema de manejo de suministros. -in
em"argo, #ay ue esta"lecer una diferencia entre am"os tipos ya ue el
tratamiento de uno y otro son diferentes.
&rt3culos no prioritarios
*omo se se+ala en el punto E-eparacin por prioridad y etiuetadoF, los
suministros ue en el momento de su recepcin no son prioritarios, s
podran ser !tiles ms adelante en otra etapa de la emergencia. Por esa
ra,n, estos productos de"en ser clasi3cados, etiuetados y puestos a
"uen recaudo mientras llega el momento de su uso.
'liminacin de otros suministros
Por otra parte, los artculos ue por su estado &da+ados, vencidos, totalmente
inapropiados, etc.) son considerados Einservi"lesF, de"eran ser
eliminados apenas el tiempo lo permita, so"re todo para li"erar espacio
necesario para las provisiones !tiles.
Lamenta"lemente, este no suele ser un procedimiento sencillo ya ue por
lo general se trata de toneladas de material, para lo cual se reuiere toda
una logstica incluyendo transporte, almacenamiento temporal y ,onas
para desec#arlos.
Existe tam"i1n la di3cultad EpolticaF y de imagen, ya ue la opinin
p!"lica, incluyendo a los donadores, ver con malos ojos la eliminacin
de productos considerados por ellos como necesarios para satisfacer las
necesidades de los afectados, aunue la realidad sea ue estos no son
aptos para el uso o consumo #umano.
La eliminacin de estos productos de"e ser tomada con muc#a seriedad ya
ue no se trata de Esimple "asuraF. /uc#as veces es mejor mantenerlos
>D Para el tema de desec#o y eliminacin de medicamentos y productos m1dicos, ver anexos 6>.6 y 6>.>
en el captulo 6>, EEl manejo de los suministros m1dicosF.
almacenados mientras se pueden eliminar adecuadamente y no simplemente
"otarlos o a"andonarlos en un predio donde podran ser recuperados
por las personas y convertirse en un peligro para la salud p!"lica.
Estos materiales se pueden destruir, incinerar, enterrar, etc., pero lo ms
importante es ue exista una directri, espec3ca so"re los procedimientos
de eliminacin y no permitir ue se improvise so"re el tema. La situacin
es a!n ms delicada si se trata de medicamentos o materiales peligrosos,
cuya eliminacin reuerir de profesionales especiali,ados de"ido
a los cuidados especiales ue reuieren y a las normas ue rigen su
manipulacin y desec#o.
77 Captulo !: Registro, control y monitoreo de los suministros
0nexo J.6
'l Sistema S8;& para la gestin
de la asistencia <umanitaria
El -istema de $estin de -uministros 4umanitarios &-./0), naci como
un esfuer,o colectivo de los pases de 0m1rica Latina y el *ari"e, con la
cooperacin t1cnica de la Crgani,acin Panamericana de la -alud,
C3cina @egional de la Crgani,acin /undial de la -alud, y el apoyo
3nanciero del $o"ierno de 4olanda, para mejorar la administracin de
los suministros #umanitarios en casos de desastre.
-u o"jetivo #a sido contri"uir a resolver los m!ltiples pro"lemas ue
representa la llegada masiva de asistencia a una regin o pas afectado
por un desastre, ya sea ue provenga de otras provincias y ciudades del
pas o de la comunidad internacional.
El enfoue sistemtico del sistema, ue incluye personal capacitado, material
para clasi3cacin y una #erramienta electrnica fexi"le y fcil de usar,
permite ue los suministros puedan ser clasi3cados, inventariados, priori,ados
y almacenados, desde el mismo punto de entrada.
Para lograr este o"jetivo todos los donativos, sin importar su origen o destinatario,
de"ern ser procesados por -./0 en el punto de entrada antes
de ser entregados al destinatario. Esto implica la adopcin de polticas y
estrategias de coordinacin y operacin por parte de los organismos e instituciones
relacionadas con la administracin del socorro, sean gu"ernamentales
o no gu"ernamentales, antes del desastre.
*onforme los pases o"tienen experiencia en la operacin de -./0, lo
implementan para satisfacer ciertos reuerimientos ue tal ve, no concuerden
con la 3losofa original de -./0, como es el caso de la atencin
de los donantes locales o la utili,acin de una unidad de campo ue
reci"e las donaciones y en el mismo lugar otra para administrar las salidas
de esas donaciones. -ea cual sea el caso, de"e recalcarse ue -./0
no slo se utili,a en las grandes emergencias ue reuieren apoyo internacional,
sino ue puede ser usado siempre ue tengan ue movili,arse
o reci"irse suministros.
7#
!omponentes del sistema
El sistema est conformado por tres niveles:
6. -./0 *E9%@0L
>. .nidad de *ampo -./0
(. /anejo de <odegas
-./0 *E9%@0L est dise+ado para operar en el lugar donde las
autoridades nacionales estn administrando el desastre o la emergencia.
En este nivel las principales tareas son:
De3nicin de los parmetros ue utili,arn las .nidades de
*ampo, tales como: lugares de recepcin, directorio de envos,
de3nicin del usuario principal, etc.
*reacin de las .nidades de *ampo.
5ncorporacin de la informacin enviada por las .nidades de
*ampo &consolidacin).
-oporte de consultas o confeccin de reportes ue sirvan de
apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinacin
interMinstitucional.
/antenimiento de las ta"las &listados) del programa.
La .95D0D DE *0/PC #a sido dise+ada para tra"ajar en los puntos
de entrada o lugares de recepcin, ya sean fronteri,os, puertos
martimos o fuviales y centros locales de recoleccin &a los cuales
llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos,
puestos de acopio, etc.).
Las principales tareas ue se reali,an en este nivel son:
-eparacin e identi3cacin mediante etiuetas de los suministros
en las categoras de: .@$E9%E M D5-%@5<.*5O9 59/ED50%0,
D5-%@5<.*5O9 9C .@$E9%E y 0@%P*.LC- 9C P@5C@5%0@5C-.
*lasi3cacin de los suministros en categoras, su"categoras e
tems
Captulo !: Registro, control y monitoreo de los suministros
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 87
*onsultas selectivas so"re temsA
*onfeccin de reportes so"re los envos registrados en esa unidad
de campoA
Ela"oracin de reci"os de entrega para los destinatariosA
*onsolidacin de datos en disuete, para remitir a -./0 *E9%@0L.
La .nidad de *ampo -./0 utili,a formularios manuales, en el caso
de ue las computadoras fallen o la necesidad de recoleccin de
datos as lo reuiera.
El mdulo de /09EHC DE <CDE$0 es una #erramienta ue registra
las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los
centros de almacenamiento o "odegas. Estas "odegas reci"en los
suministros y la informacin en disuetes de las .nidades de *ampo
yQo el nivel -./0 *E9%@0L. Esto permite ue las instituciones
coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinacin
con otras entidades ue tra"ajan en la emergencia.
Las principales tareas ue se desarrollan a este nivel son:
<alance de inventario localA
Ela"oracin de reportes de existencias y entregas por diversos
parmetrosA
-eguimiento de inventario de otras "odegas su"ordinadas.
'l en+3o
El envo es la unidad "sica para el registro de los suministros mediante
el sistema -./0. Este est constituido por un conjunto de suministros
ue llegan en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo, y
ue tienen el mismo consignatario y el mismo destinatario. %oda la clasi3cacin
y manipulacin de los datos so"re los suministros ser #ec#a
a partir de este concepto.
El punto de entrada es el lugar al cual llegan los envos: aeropuerto,
puerto martimo o fuvial, frontera terrestre, "odega, edi3cio, etc.
81
&cti+idades en el =rea de traba>o
El tra"ajo con los suministros antes de su entrega a los destinatarios,
implica tres fases generales:
-eparar
*lasi3car
4acer inventario
Separar
0signa las prioridades de manejo y distri"ucin, a partir de los reuerimientos
de suministros comunicados por la administracin de la emergencia
o por la de3nicin del coordinador del euipo en el rea de tra"ajo
-./0. La de3nicin de estas prioridades depende del tipo de desastre
y de las necesidades nacionales en ese momento.
Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros m1dicos para el tratamiento
de #eridas y fracturas son urgentes, mientras ue en el caso de
las inundaciones lo son el agua y los alimentos.
%odas las cajas y pauetes se rotularn con etiuetas ue muestren claramente
su nivel de prioridad. 0dicionalmente, si es un suministro de
salud se le coloca una etiueta de color verde. Para efectos de -./0 las
prioridades y sus colores distintivos son:
Prioridad 1: .@$E9%E. D5-%@5<.*5O9 59/ED50%0: reueridos de
manera inmediata en la emergencia. *olor rojo.
Prioridad 2: D5-%@5<.*5O9 9C .@$E9%E: no son de uso inmediato en
la fase de emergencia, pero posteriormente s, como durante las fases de
re#a"ilitacin o reconstruccin. *olor a,ul.
Prioridad -: 0@%P*.LC- 9C P@5C@5%0@5C-: algunos suministros pueden
estar vencidos, da+ados, ser in!tiles o desconocidosA adems, pueden
venir me,clados con otros artculos ue di3culten su clasi3cacin en
el rea de operaciones y 1sta de"a ser reali,ada posteriormente por el
destinatario, cuando tenga el recurso #umano y el tiempo necesario.
*olor negro.
Captulo !: Registro, control y monitoreo de los suministros
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 82
!lasi/car
Los suministros se clasi3can seg!n 6D categoras t1cnicas :
6. /edicamentos
>. 0gua y saneamiento am"iental
(. -alud
8. 0limentos y "e"idas
I. 9ecesidades personalesQ educacin
'. @efugioQ viviendaQ electricidadQ construccin
2. Logstica Q administracin
J. @ecursos #umanos
7. 0gricultura Q ganadera
6D. 9o clasi3cados
*ada uno de los diferentes tipos de suministros ue llegan en un envo
conforman la unidad "sica de registro denominada tem, ue signi3ca
artculo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocana son ejemplos
de tems.
0 cada tem le corresponden una serie de caractersticas particulares ue
lo identi3can, tales como su nom"re comercial, marca, unidad de presentacin
y empaue &ta"letas, ?ilogramos, cajas o "olsas) y la cantidad
total reci"ida, entre otros.
*ada tem est relacionado a una categora y a una su"categora espec3ca
dentro de ella. Por ejemplo, un tem como 0m"ulancia se clasi3car
como un suministro de la categora -alud, en la su"categora
%ransporte de Pacientes.
La opcin 9o *lasi3cados permite clasi3car envos con tems vencidos, desconocidos,
in!tiles o demasiado variados como para ser clasi3cados en el
lugar. *omo lo comentamos anteriormente, la clasi3cacin posterior la reali,a
el destinatario, una ve, ue disponga de recursos #umanos y tiempo
su3ciente, durante o despu1s de la emergencia.
?acer in+entario
Esta etapa permite generar reportes diarios a las autoridades nacionales o
locales so"re los suministros ingresados, especi3cando consignatario, destinatario,
categoras de clasi3cacin, cantidad, etc. Esto le permite al destinatario
tomar las decisiones apropiadas en el manejo de la emergencia y adems
#acer las con3rmaciones de reci"o con los donantes.
Los suministros tienen ue ser protegidos en alg!n sitio #asta ue
puedan ser distri"uidos o utili,adosA pero no se trata !nicamente
de encontrar un local donde guardar los productos sino ue adems
se de"e utili,ar un sistema organi,ado ue permita sa"er el tipo, la
cantidad y la locali,acin de las provisiones existentes en dic#o lugar,
as como la previsin de dotaciones de reserva para necesidades ulteriores.
Este es el proceso de almacenamiento y tiene una importancia crucial
para la proteccin de los suministros. La organi,acin de un almac1n
o "odega de"e tener en cuenta las normas necesarias para el mantenimiento
de la calidad y el resguardo de la seguridad de los productos.
4ay sitios especialmente dise+ados para servir a los propsitos del almacenamiento
de productos, con las caractersticas y el espacio adecuados
para facilitar las diferentes tareas ue se desempe+an dentro de una
"odega, tales como la carga, descarga, movili,acin y manipulacin de
la mercadera, as como el rea de almacenamiento propiamente dic#o.
-in em"argo, en la realidad de las emergencias, las ms de las veces se
de"e improvisar el espacio para almacenar suministros en el sitio ue
#aya disponi"le &escuelas, centros comunales, gimnasios, etc.), los cuales
o"viamente no #an sido dise+ados para estos menesteres.
El presente captulo sugiere normas y procedimientos tpicos ue se
de"en aplicar en una "odega para la manutencin y el almacenamiento
adecuado de los suministros. -i "ien estos estndares son ideales, se
de"en aplicar lo ms posi"le, en cualuiera de las situaciones, incluso en
una "odega dise+ada en el espacio improvisado para tal 3n.
@ipos de bodega o almacn
5ndependientemente de las caractersticas fsicas, por su funcin se pueden
distinguir tres tipos de "odega. 0unue en la realidad del terreno no
siempre se trata de "odegas separadas, sino de sectores dentro de un
*aptulo 7
El almacenamiento"#
>6 Para este captulo se #a contado con el apoyo documental de /1dicos -in Bronteras &/-B) y el aporte
conceptual de $erard $ome,, Delegado de la C3cina @egional para Emergencias en 0m1rica Latina y
el *ari"e de dic#a organi,acin.
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 8A
mismo almac1n, de"ido a factores diversos, tales como el tipo de suministro,
el tama+o y la duracin de la operacin y, so"re todo, la disponi"ilidad
de espacio.
%odega general de despac<o: Este es el tipo de "odega en donde los productos
se mantienen ya sea por largo tiempo, o "ien esperando ser enviados
al terreno o a una "odega secundaria. Por lo general estn en la capital
o en puntos centrales de una regin determinada.
%odega de rotacin lenta: En donde se almacenan artculos no urgentes,
en reserva o ue no son de consumo frecuente, tales como repuestos,
euipo, #erramientas, etc.
%odega de rotacin r=pida: -on las de expedicin diaria o frecuente de
productos. -on las ms comunes en el terreno de las operaciones y suelen
contener los productos de pronta distri"ucin para la po"lacin afectada.
!entros de acopio: Durante las emergencias se suele #a"ilitar cualuier
sitio para la recepcin de donaciones, lo cual convierte rpidamente los
patios, las o3cinas, las salas, los garajes de las organi,aciones en monta+as
de ropa, alimentos, medicinas y otros productos. Por lo general resulta
sumamente difcil organi,ar un sistema de almacenamiento en estos
sitios, so"re todo por falta de espacio, por lo cual se de"e procurar el
pronto envo de los productos recolectados #acia una "odega. -in em"argo,
los centros de acopio pueden ser aprovec#ados para separar y clasi3car
las donaciones y enviar a las "odegas !nicamente auellos materiales
ue son considerados de utilidad, separados seg!n su categora.
'leccin del sitio
-e de"e poner especial esfuer,o en encontrar un sitio adecuado para el
almacenamiento de los suministros, aunue a menudo en la ,ona de
emergencia no existen muc#as opciones. Pero al seleccionar el sitio se
de"en tener en cuenta algunos conceptos "sicos mnimos:
@ipo de pro+isin que se +a a almacenar
Los medicamentos y los alimentos necesitan un lugar fresco, seco y ventilado.
5ncluso algunos podran necesitar temperatura controlada. Ctros
artculos, tales como ropa, euipo y materiales tienen reuerimientos
85
ms fexi"les. Los suministros de emergencia estn constituidos por un
poco de cada una de estas cosas y la mayora de las veces #a"r ue
almacenarlos en una misma "odega.
!on+eniencia del sitio
El tama+o del local es sumamente importante, por lo cual #ay ue tomar
en cuenta su capacidad actual y la posi"ilidad para extender el espacio
!til. -iempre es mejor tener un sitio ms grande de lo necesario ue uno
ms peue+o. De"e #a"er su3ciente accesi"ilidad para los transportes de
gran tama+o y se de"e tener en cuenta su u"icacin con relacin a la
,ona de operaciones.
*ondiciones internas del sitio &estructurales y no estructurales):
5dealmente se de"e contar con una estructura de concreto, pero cualuiera
ue sea el tipo de construccin, #a de estar en "uenas condiciones
de conservacin y mantenimiento, ue no reuiera grandes
reparaciones para #acerla funcional. De"e tener tec#o y puertas,
"uena ventilacin, adecuada iluminacin. 0ntes de instalar la "odega
#a"r ue revisar y reparar las instalaciones el1ctricas, sanitarias y de
agua pota"leA eliminar goteras de los tec#os y cerrar 3suras en paredes
y pisos.
*ondiciones externas del sitio &topografa y entorno social):
=eri3car peligros naturales &p.ej., posi"ilidad de inundacin, ,ona de
desli,amientos). Las aguas estancadas, "asureros, male,a y otras
de3ciencias am"ientales en los alrededores de"en ser eliminadas
antes de usar el sitio. El entorno social es importante de tomar en
cuenta para prever posi"les pro"lemas de seguridad.
!=lculo de necesidades y capacidades
de almacenamiento>>
El tama+o de "odega ue se necesita depende de la cantidad de suministros
esperados. -in em"argo, en las operaciones tpicas de emergencia por
Captulo $: El almacenamiento
>> Para este segmento se #a contado con el apoyo del Manual del Curso de Administracin de
Almacenes de la Agencia Logstica de %e&ensa '%LA( de los EEUU, ela"orado por Ho#n Price 55.
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 8,
lo general es sumamente difcil prever las cantidades ue se van a reci"ir,
so"re todo ue la mayora de las provisiones podran llegar sin ser
solicitadas. Por esa ra,n, siempre es mejor optar por el sitio ms grande,
aunue en el primer momento la cantidad de suministros no lo amerite.
El espacio de almacenamiento es tridimensional, es decir anc#o, largo y
alto. Para determinar el espacio !til de un sitio, es necesario conocer
algunas varia"les "sicas:
Espacio "ruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones
totales del sitio &dentro de las paredes) y se o"tiene multiplicando el
largo por el anc#o del sitio.
/etros c!"icos "rutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical
y #ori,ontal del sitio. -e o"tiene al multiplicar largo por
anc#o por alto.
P1rdida estructural: es el espacio ue ocupan los postes, columnas,
paredes intermedias, "a+os y cualuier otra estructura del edi3cio.
Espacio de apoyo: o3cinas, espacio para euipo de la "odega, reas
de operaciones &clasi3cacin, empaue), etc.
/etros cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para
o"tener esta informacin #ay ue restarle al espacio "ruto la p1rdida
estructural, el espacio de apoyo y toda auella rea ue no pueda
ser utili,ada para almacenar.
/etros c!"icos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical
y #ori,ontal, menos las o"strucciones superiores &lmparas, tu"eras,
vigas, etc.) y la p1rdida estructural.
0dicionalmente, #ay ue tener en cuenta ue las provisiones ocupan
diferente Evolumen de almacenamientoF. Los siguientes son ejemplos del
espacio aproximado ue se reuerira para almacenar una tonelada
m1trica de diversos tipos de suministros:
En operaciones de emergencia en ue se tiene ms control so"re los suministros,
por ejemplo la distri"ucin de alimentos en al"ergues temporales
de damni3cados, donde se trata de un grupo espec3co y conta"ili,ado
de personas, es ms sencillo conocer las cantidades de suministros con
ue se va a tra"ajar y, por ende, el espacio reuerido para su almacenamiento.
La ta"la 7.> ofrece un ejemplo de cmo calcular la necesidad de
espacio reuerido para una cantidad conocida de suministros.
Ctra #erramienta sencilla para calcular el rea reuerida, es el
ejemplo siguiente:
Sitios alternati+os para almacenamiento
4a"r ocasiones en ue de3nitivamente no es posi"le encontrar un sitio
adecuado para instalar la "odega y en esas circunstancias #ay ue explorar
algunas alternativas para contar con un sitio temporal de almacenamiento.
-e puede construir una instalacin con material duro &madera,
lminas metlicas para tec#o, etc.) o "ien con plstico refor,ado del tipo
usado por /1dicos -in Bronteras y CBD0. Existen tam"i1n otros materiales
especiali,ados, como las estructuras prefa"ricadas utili,adas para #acer
#angares, con lminas metlicas curvas.
.na solucin ms sencilla aunue para un pla,o muy corto puede ser
almacenar en contenedores o en el cajn de los mismos camiones, aunue
esto es desaconsejado para productos como los alimentos y los medicamentos,
ue soportan mal las altas temperaturas ue se generan en
estos sitios.
En todo caso, la decisin de u1 tipo de estructura construir tiene relacin
tam"i1n con la duracin prevista de la operacin, as como la posi"ilidad
de contar con un sitio con mejores condiciones en los das siguientes. -in
em"argo, en cualuier caso, cuando se construye un sitio alternativo para
almacenamiento se de"en o"servar las mismas condiciones mencionadas
en el apartado EEleccin del sitioF, de este captulo.
Personal requerido
De"e #a"er una sola persona responsa"le de la administracin, aunue
o"viamente podr tener asistentes, dependiendo del volumen de las operaciones.
Lo ms importante es evitar ue #aya varias personas con igual
nivel de autoridad, ya ue esto favorece la confusin en el manejo y di3culta
la identi3cacin de responsa"ilidades en el caso de pro"lemas.
-e necesitar un euipo de personas para las tareas de mantenimiento
y para la manipulacin de los suministros en el rea de "odega &descarga,
carga, clasi3cacin, movimientos, etc.). Este euipo podra ser
formado por voluntarios de organi,aciones, de la comunidad o por los
mismos "ene3ciarios.
Este tipo de mano de o"ra ayuda a reducir costos operacionales, pero no
est exento de pro"lemas relacionados con la seguridad de las provisioM
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud #7
nes y la inesta"ilidad del personal, ya ue aunue no se trata de tareas
altamente especiali,adas, estos voluntarios de"en reci"ir un entrenamiento
"sico para el desempe+o de su tra"ajo, lo cual se complica si
cada da llega un grupo diferente de personas.
*uando se incorpora a "ene3ciarios de la misma comunidad, la aplicacin
de la modalidad Ealimento por tra"ajoF suele ser una "uena alternativa
para remunerar en especie el tra"ajo de estas personas. -in
em"argo, en algunos casos esta medida se tomar en consulta con los
donantes de los alimentos ue se vayan a dar a cam"io del tra"ajo, ya
ue algunos organismos tales como el Programa /undial de 0limentos
&P/0) tienen algunas restricciones al respecto.
En todo caso, el administrador s de"e ser asalariado, de"ido a la naturale,a
de sus funciones y responsa"ilidades. %am"i1n ser necesario contar
con personal de seguridad, no solo para las tareas tpicas de vigilancia,
sino tam"i1n para controlar la llegada de personas no autori,adas al
permetro inmediato de la "odega.
Para procurar un adecuado desempe+o de sus tareas, todas las personas
de"en reci"ir descripciones escritas e instrucciones claras so"re cules
son sus funciones y cules sus de"eres.
'quipos y materiales requeridos en la bodega
Para el funcionamiento adecuado de la "odega, se de"e contar con euipos
y materiales ue son "sicos. 0lgunos de ellos, sin pretender ser
ex#austivos, son:
un sistema informati,ado &softRare -./0, #oja de clculo o alg!n
otro sistema)A
formularios y tarjetas para control de existencias, ingresos y salidas
de productos. Papelera y material "sico de o3cina, calculadora, etcA
arc#ivador metlico con llaveA
"otiun de primeros auxilios, extintores tipo 0<*A
generador el1ctrico y su respectivo material de mantenimientoA
euipo de refrigeracinA
#1
plataformas de madera &paletas o tarimas) para apilar los productosA
estanteraA
#erramientas para a"rir y cerrar cajas, cinta ad#esiva para empaueA
"alan,as, cinta m1trica, escalerasA
materiales y productos de limpie,aA
carretillas, euipo #idrulico para carga y movili,acin de la cargaA
euipo de seguridad para los tra"ajadoresA
ta"las de conversin de pesos y medidas.
Bonas de mo+imiento y sectores de la bodega
9ormalmente, un 2DS del espacio disponi"le se usa para el almacenamiento,
y el (DS restante como espacio de tra"ajo &,onas de movimiento,
,onas de empaue, acceso, etc.). Para #acerla ms funcional y prctica,
es necesario la identi3cacin de ,onas de movimientos y sectores
espec3cos dentro de la "odega. .n esuema "sico de distri"ucin del
espacio de la "odega se puede resumir de la manera siguiente:
Tona de llegada>': el punto por donde ingresarn las provisiones y
se reali,an las tareas de recepcin, veri3cacin y control de los contenidos,
etc., antes de almacenarlas.
Tona de separacin y clasi3cacin y registro: en esta ,ona se separan
las provisiones por prioridad &urgente, no urgente, desec#a"le) y
se clasi3can por categora seg!n su naturale,a.
Tona de empaue y preparacin de entregas: donde se preparan los
envos ue sern despac#ados. Las cajas vacas y el material de
empaue reutili,a"le se pueden guardar en este sector tam"i1n.
Captulo $: El almacenamiento
>' La ,ona de llegada y la ,ona de entrega de"ern coexistir en el caso de locales ue tengan solo una
puerta de acceso. En estos casos se de"e asignar de manera permanente el uso de uno de los costados
de la entrada &i,uierdo y derec#o) para cada actividad.
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud #2
Tona de almacenamiento: donde se mantiene el material o suministros
sin destino inmediato. Esta ,ona est dividida en sectores de
acuerdo con el tipo de suministro &alimentos, ropa, necesidades personales,
productos m1dicos, etc.).
Tona de entrega: para colocar las provisiones ue estn listas para
despac#o. Estas provisiones de"en ser apiladas en paletas separadas
y etiuetadas de acuerdo a su destino.
-ector administrativo: el cual puede ser un simple escritorio con un
arc#ivador &metlico, con llave) para las tareas de manejo administrativo.
La 3gura 7.6 muestra el plano de una "odega ue integra los espacios
descritos anteriormente.
La plani3cacin del uso del espacio y la distri"ucin interna de"e #acerse
antes de ingresar las provisiones. Es recomenda"le marcar guas en el piso
para u"icar ms fcilmente el sitio ue le corresponde a los diferentes tipos
de suministros en el proceso de acomodamiento. *uando los diferentes
sectores de almacenamiento #an sido esta"lecidos, se pueden instalar "anderolas
colgantes &igual ue en los supermercados) indicando el tipo de
suministros ue se puede encontrar en cada sector.
&lmacenamiento y distribucin interna
de los suministros
La regla de oro de una "odega es no me,clar nunca productos de diferente
naturale,a en la misma esti"a, paleta o lote y ue los materiales peligrosos
&incluyendo el cemento en polvo) no de"en almacenarse en el mismo
sitio de los alimentos y otros productos de uso o consumo #umano.
5gualmente #ay una serie de factores ue intervienen en la plani3cacin
del uso del espacio, como por ejemplo:
-imilitud y cantidad: productos del mismo tipo se almacenan juntos.
Evitar m!ltiples u"icacionesA
Demanda: los productos reueridos con ms frecuencia de"en u"icarse
en las reas ms accesi"lesA
/edida y peso: cuanto ms grandes y pesados sean los "ultos,
menos altura de apilado podrn tenerA
*aractersticas: tener en cuenta las particularidades de los productos
&sensi"ilidad, peligrosidad, fragilidad, vencimiento, etc.).
Ctros aspectos importantes ue de"en tenerse en cuenta son los siguientes:
El sitio de"e ser limpiado profusamente. -e recomienda una fumigacin
antes de ingresar las provisiones. El piso tiene ue estar limpio
y seco antes de apilar las provisionesA
Los suministros de"en ser apilados por sectores de acuerdo a
su naturale,aA
Para evitar la #umedad y otros inconvenientes, los productos no
de"en estar en contacto directo con el piso ni con las paredes. De"e
usarse paletas o tarimas, las cuales de"en estar li"res de clavos
salientes o astillas ue puedan romper los pauetes y "ultosA
-i no #ay su3cientes paletas, estas se usarn prioritariamente para
apilar auellos productos ue resistan menos a la #umedad o empacados
en costales, "olsas de papel, cajas de cartn, etc. Las "otellas y
enlatados pueden ponerse en el piso, aunue no se de"en dejar por
muc#o tiempo. Ctra solucin temporal es el uso de plstico en el pisoA
#5
Es muy importante tener en cuenta el peso de los suministros en
relacin con la resistencia del piso. 4ay ue tener especial precaucin
cuando se est almacenando en un segundo pisoA
El alto de la esti"a de"e tomar en cuenta la resistencia del material
de empaue &o las instrucciones de las cajas, si las #u"iera). %am"i1n
se de"e procurar ue no "loueen la iluminacinA
@educir la altura cuando se trata de cajas o "ultos muy pesadosA
Para facilitar el euili"rio de las esti"as, se de"e apilar alternando la
direccin de los "ultos o cajas en cada capaA
Es de suma importancia reducir lo ms posi"le la altura, y si es del
caso, apuntalar las esti"as cuando se est tra"ajando en una ,ona
con alta actividad ssmica, para disminuir la posi"ilidad de ue puedan
caer por efectos de un sismoA
De"e #a"er espacio su3ciente entre las esti"as para permitir el
movimiento de personas en tareas de mantenimiento, control o
manipulacin, o el paso con euipo #idrulico si lo #u"iera, as
como permitir la circulacin del aire. La distancia recomendada es
de entre D,2D cm a 6 m, lo cual se adaptar a la disponi"ilidad de
espacio con ue se cuente en la "odegaA
-e de"e tener especial cuidado de veri3car ue los pauetes ue contienen
luidos &aceite, agua, etc.) estn siendo esti"ados por el lado
correcto para evitar derramesA
Los recipientes ue presenten fugas, as como los costales o "ultos
rotos, de"en ser puestos aparte y no en las esti"asA
Productos en empaues rotos o deteriorados de"en ser reempacados
o distri"uidos lo ms pronto posi"le, siempre y cuando el da+o en el
empaue no represente peligro para el consumo #umanoA
9unca reempacar productos de uso o consumo #umano en recipientes
cuyo contenido anterior desconocemos, ya ue pueden #a"er
contenido productos peligrosos para la salud #umana.
Captulo $: El almacenamiento
Procedimientos para el ingreso y los despac<os
Estos procesos se reali,an en las ,onas designadas en la "odega para
tales efectos, siguiendo los procedimientos y utili,ando los formularios
respectivos. Estos de"en ser esta"lecidos con anterioridad, ser claramente
comprendidos y aplicados metdicamente por las personas a cargo.
Los formularios de"en prever espacio para el nom"re y 3rma de las personas
ue intervienen en el proceso &ver anexos 7.6 y 7.>).
Ingresos
0lgunos de los procedimientos tpicos ue se de"en aplicar a la llegada
de las provisiones son:
%oda carga ue ingresa a la "odega de"e ser veri3cada en t1rminos
de cantidad, peso y calidad, mediante revisin fsica y documental.
El contenido de"e corresponder a lo declarado por los documentos
ue la acompa+an.
.na ve, conforme la veri3cacin, de"e ser registrada en el inventario
de la "odega. Es importante anotar cualuier informacin especial
respecto a los suministros, como por ejemplo si se #a reci"ido
menos &cantidad, peso) o artculos diferentes a los expresados en el
documento de entrega. En estas situaciones se a"rir un EexpedienteE
so"re los casos espec3cos, ue servir de constancia para veri3caciones
posteriores y de referencia para investigar la anomala.
@eingresos y devoluciones: en algunas ocasiones, la totalidad o
parte de algunos productos ue fueron despac#ados podran regresar
a la "odega, ya sea porue no se pudo distri"uirlos, porue
so"raron, etc. Estos se de"en registrar como devoluciones y no como
nuevos ingresos.
/ediante la inspeccin fsica de la carga, se de"e identi3car:
<ultos &costales, "olsas, cajas, sacos) rotos o #!medos.
<ultos con evidencia de #a"er sido saueados.
@ecipientes ue presentan fugas de luido.
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud #,
Latas de comida a"om"adas, #errum"radas o arrugadas, lo cual
podra indicar ue el producto #a perdido su calidad y no sea
apto para el consumo #umano.
Productos enlatados sin etiueta, con etiuetas en otros idiomas o
con fec#as de caducidad pasada. Estos productos no se de"en distri"uir,
ya ue no podemos garanti,ar la calidad de sus contenidos.
*uando se reci"en alimentos &p.ej. cereales), se de"e veri3car si no #ay
contaminacin por insectos. -i se detecta alguna contaminacin, se
de"e evitar el ingreso de estos productos para evitar el contagio de los
productos limpios ue ya estn en la "odega. *ualuier tratamiento de
desinfeccin de"e ser reali,ado por una persona entrenada.
La lec#e en polvo de"e inspeccionarse para veri3car ue no est1 rancia.
En los casos de ma,, arro,, frijoles u otros granos de este tipo, se
de"e determinar al ingreso si se trata de semillas para la siem"ra o
productos para el consumo, ya ue algunas veces llegan donaciones
como insumos agrcolas ue no son necesariamente comesti"les.
.na ve, ms, una persona con conocimientos al respecto de"e reali,ar
la inspeccin.
'ntrega
0lgunos de los procedimientos tpicos para el despac#o de provisiones son:
Los productos de"en pasar el menor tiempo posi"le en la "odega,
por eso la rotacin de las existencias se #ace "ajo el principio Ulo
ue entra primero sale primeroU: los productos ue tienen ms tiempo
de estar en la "odega se u"ican en el frente de las esti"as para
ser distri"uidos antes y los artculos ue van llegando se colocan
detrs, esperando su turno.
El mismo principio se aplica a los productos ue expiran: se despac#an
primero auellos con fec#a de vencimiento ms cercana. En
caso de igual fec#a de expiracin, los productos con ms tiempo de
estar en la "odega saldrn antes.
*ualuier entrega se #ace !nicamente mediante el documento de
autori,acin o3cial 3rmado de"idamente por la persona autori,ada.
#7 Captulo $: El almacenamiento
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud #8
El mismo procedimiento de revisin fsica y documental se de"e
aplicar a los suministros ue salen para veri3car ue la cantidad y
contenido de los suministros ue estn siendo despac#ados corresponda
a lo declarado por los documentos ue la acompa+an.
%odo despac#o de"e registrarse para ser deducido del inventario de
existencias.
Sistemas de control y monitoreo
Parte de las responsa"ilidades consisten en garanti,ar ue los suministros
sean utili,ados por uienes realmente los necesitan y evitar las p1rdidas o
desvos de los mismos, as como reducir al mximo las posi"ilidades de
ro"os e intrusiones. 5gualmente, las condiciones de almacenamiento de"en
ser tales ue permitan una ptima conservacin de las provisiones. 0lgunas
medidas en ese sentido son:
Seguridad de los suministros
-olamente el personal a cargo puede tener li"re acceso a las instalaciones
de la "odega. De"e evitarse al mximo la presencia de personas
ajenasA el acceso de"e estar regulado y siempre en compa+a
del responsa"le.
El sitio ue al"erga los suministros de"e dotarse con condiciones y
medidas para evitar los ro"os, tales como llavines de seguridad, cercas,
iluminacin de permetro externo, etc.
-iempre ue sea posi"le, los productos y artculos de ms valor
de"en almacenarse "ajo llave.
-e de"e tener un control estricto del uso de las llaves de la "odega
-e reuiere vigilancia diurna y nocturna.
Rotacin de los productos
4a"r ue esta"lecer cules sern los niveles mnimos y mximos de
existencias, y los puntos de nuevo pedido de provisiones. Estos niveM
les suelen ser distintos dependiendo del tipo de suministro y el ritmo
de rotacin ue 1ste tenga.
0plicar el principio Elo ue entra primero sale primeroF, para lo cual
ser necesario tam"i1n mantener una lista actuali,ada de las fec#as
de ingreso y las fec#as de vencimiento de los diferentes productos.
!ontrol y monitoreo
-e de"e esta"lecer procedimientos claros y estrictos para el control
del ingreso y salida de los suministros.
*ada nueva llegada de suministros de"e ser registrada en el inventario.
5ncluso los productos ue no ingresan de inmediato o ue llegan
deteriorados, de"en ser registrados como tal.
De"e existir una tarjeta de control de existencia para cada tipo de
producto almacenado en la "odega &ver anexo 7.6) en la cual se
anotan las fec#as y cantidades de los ingresos y salidas, as como
el saldo actual y el sector de la "odega en donde se u"ica dic#o
producto.
4acer inventarios frecuentes y mantener actuali,adas las tarjetas de
control, los inventarios impresos y el sistema informati,ado, cuando
exista. Los inventarios, junto con los documentos de salida tienen
ue corresponder con la informacin registrada en las tarjetas de
control de existencias.
@egistro y control claros y actuali,ados de las p1rdidas y certi3cados
de destruccin &productos vencidos o deteriorados). 9ormalmente, la
disposicin y el desec#o de medicamentos vencidos o deteriorados
solo puede ser llevado a ca"o "ajo la supervisin de un profesional o
autoridad del ramo, seg!n sea el caso y el tipo de medicamento, lo
cual de"e constar en un acta de destruccin.
-e de"e mantener control so"re las fec#as de ingreso y las de vencimiento
de los suministros para evitar p1rdidas por caducidad dentro
de la "odega.
De"en existir formularios para registrar todos los movimientos en la
"odega, tales como ingresos, salidas, pedidos, entregas, etc. &ver
## Captulo $: El almacenamiento
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 177
modelos en los anexos 7.> y 7.(). Estos formularios de"en estar
numerados consecutivamente y de"en incluir la fec#a y los datos de
las personas involucradas en el proceso.
Salud ocupacional en la bodega
La "odega tiene ue ser un sitio seguro tanto para los suministros como
para las personas ue tra"ajan en ella. Por eso, se de"en aplicar medidas
de seguridad la"oral, entre ellas:
En la "odega no se fuma.
%odo el personal tiene ue estar al tanto de los peligros y las medidas
de seguridad para evitar accidentes.
El personal de mantenimiento de"e usar medidas de proteccin para
su espalda y manos cuando manipula cargas, as como cualuier
otro euipo de proteccin y #erramientas adecuadas para el cumplimiento
de sus tareas.
-e de"e instalar marcas y signos visi"les advirtiendo los peligros.
De"e #a"er extintores y euipo de primeros auxilios en sitios visi"les
y accesi"les, y de"en estar actuali,ados. Las personas ue tra"ajan
en la "odega de"en sa"er cmo utili,arlos.
;antenimiento y medidas sanitarias
;antenimiento
-e de"en llevar a ca"o inspecciones regulares de las condiciones del edi3cio,
especialmente instalaciones el1ctricas, cerraduras, tec#um"re y estructura
fsica de las instalaciones en general. *ualuier reparacin necesaria
de"e ser #ec#a lo antes posi"le para evitar ue el da+o se agrave.
?igiene
Los alrededores y la "odega misma tienen ue permanecer en "uen estado
de limpie,a. De"e evitarse la acumulacin de desec#os o materiales
sin control. -e de"e eliminar aguas estancadas, male,as y cualuier otro
elemento ue pueda favorecer la proliferacin de insectos y roedores.
171
De"e esta"lecerse un plan de limpie,a de la "odega, incluyendo la limpie,a
diaria y la limpie,a general, inspeccin de esti"as, esuinas y sectores
del edi3cio completo peridicamente. 0simismo, se de"e esta"lecer
un plan de manejo y disposicin de los desec#os slidos, ya sean estos
suministros deteriorados, material de empaue, recipientes vacos, etc.
La inspeccin de la "odega de"e #acerse al menos una ve, por semana
para poder corregir a tiempo los pro"lemas detectados y de"e incluir
como mnimo>2:
=eri3car y eliminar en las pilas de alimentos la presencia de insectos,
telas de ara+as y capullos.
Detectar da+os causados por roedores, pjaros o insectos o por tomas
de muestras #ec#as sin cuidado en los costales de granos y cereales.
=eri3car da+os causados por el agua &p.ej. goteras), presencia de mo#o,
manc#as, decoloracin o endurecimiento de los "ultos o costales.
Detectar fuga de luidos en recipientes y fuga de productos en "ultos
o costales rasgados.
Detectar presencia de a"om"amiento o #errum"re en comesti"les
enlatados.
Detectar signos de fermentacin de cereales. Para esto se de"en revisar
varias capas de la esti"a y principalmente las capas intermedias.
La inspeccin de"e #acerse por todos los costados de las esti"as.
-e de"e revisar tam"i1n las esuinas y sitios oscuros de la "odega,
para locali,ar posi"les nidos de roedores o la inconveniente acumulacin
de polvo, "asura u otros desec#os.
La principal medida para evitar infestaciones es la prevencin. 9o se permite
el ingreso de animales a la "odega. 9o se de"e me,clar alimentos
contaminados con otros productos alimentarios. La fumigacin y las
medidas umicas son prcticas comunes para luc#ar contra las pestes en
la "odega, pero de"en ser reali,adas por personal t1cnico del ramo.
Captulo $: El almacenamiento
>2 0daptado de Stoc)age des denr*es alimentaires. Manuel des prati+ues d,entreposage. Programme
0limentaire /ondial, @oma, 6727.
Logstica y gestin de suministros umanitarios en el sector salud 172
*omo complemento a estas medidas de #igiene e inspeccin, la ta"la 7.8
presenta algunas condiciones ue de"en ser o"servadas para el almacenamiento
adecuado de ciertos suministros.
;ateriales peligrosos
9o de"en ser almacenados en el mismo sitio ue los productos de consumo
#umano. La persona a cargo de la "odega se de"e familiari,ar con
las normas y regulaciones para la identi3cacin, manipulacin, transporte
y almacenamiento de estas sustancias. Los productos de este tipo
de"en estar identi3cados con las etiuetas estandari,adas seg!n su naturale,a
&ver tam"i1n la seccin E/ateriales peligrososF y el anexo I.6 del
captulo I) y se de"e veri3car la compati"ilidad entre los productos antes
de almacenarlos juntos.
0nexo 7.6
0nexo 7.>
0nexo 7.(
0nexo 7.8