Instructivo de Trabajo para Elaborar Procedimientos

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ITMORELIA-CA-IT-01 Rev. 0

Instructivo de Trabajo para Elaborar Procedimientos.

Todas las secciones del procedimiento deben llenarse, en caso de la omisin de alguna de ellas se indicar la
frase no aplica.


Nombre del documento: (a)
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 (e)
Cdigo : (b ) Revisin : (c ) Pgina de: (d )
I. Recuadro de identificacin
Este recuadro se colocar como encabezado en todas las pginas del procedimiento. Se integra de los
siguientes elementos:

a) Nombre del documento: El nombre debe iniciar con un verbo y su redaccin llevar de forma
implcita, el producto que genera y los usuarios finales. Para la identificacin de los
procedimientos se deben considerar las atribuciones que para cada unidad responsable se
establecen en el Reglamento Interior de la SEP y su manual de organizacin autorizado.
Ej: Nombre del documento: Procedimiento para el Control de los Documentos.

b) Cdigo: Es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente. Su integracin se
especifica en el procedimiento de control de documentos.
Ej: ITMORELIA-CA-PG-001

c) Revisin: Se escribir la literal A como borrador y a partir de la primera revisin anotar 0, 1
para la segunda y as sucesivamente.

d) Pgina: Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en el procedimiento, as como el
nmero total de stas.

e) Referencia a la Norma ISO 9001-2008: nicamente se anotar esta leyenda para los
procedimientos inmersos en la documentacin asociada al Sistema de Gestin de la Calidad.

CONTROL DE EMISIN
ELABOR (a) REVIS (b) AUTORIZ (c)
Nombre y Cargo.:
Firma:
Fecha:


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II. Recuadro de control de emisin:
Este recuadro se situar nicamente al pie de la primera hoja del procedimiento. Se compone de los
siguientes apartados:

a) Elabor: Ser la persona (o personas) que haya (n) elaborado el procedimiento.
b) Revis: Es la persona responsable del rea, jefe de departamento o subdirectores.
c) Autoriz: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento, (Director)


1. Propsito

Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido, con la aplicacin del
procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe redactarse en
forma breve y concisa; especificar los resultados o condiciones que se desean lograr, iniciar con un verbo
en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes cuestiones:

JUSTIFICACIN/ RAZN DE SER
Qu se hace
En qu funcin o
campo de
especialidad se
hace
Para qu se hace
Para quin se
hace
Accin expresada en el
verbo
Campo de especialidad
principal
Resultado Usuario final


2. Alcance

En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento; es decir, a
quines afecta o qu lmites o influencia tiene.


3. Polticas de operacin

3.1 Aqu se registra el compendio de polticas aplicables al procedimiento, conforme a la secuencia lgica
de las etapas del mismo. Es decir aquellas disposiciones internas que:

Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos en una organizacin y las
actividades de una unidad responsable.
Marcan responsabilidades y lmites generales y especficos, dentro de los cuales se realizan
legtimamente las actividades en distintas reas de accin.
Se aplican a todas las situaciones similares.
Dan orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.

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Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Describen lo que la direccin desea que se haga en cada situacin definida.
Se aplica al 90-95 % de los casos. Las excepciones slo podrn ser autorizadas por alguien de
un nivel inmediato superior.

3.2 Las polticas de operacin debern redactarse en tiempo futuro del modo imperativo.

3.3 En su presentacin, las polticas debern presentarse con el formato 3. nmero; en donde, el
dgito 3 corresponde al apartado Polticas de Operacin, y el que se ubica a la derecha del punto,
ser la secuencia de las polticas descritas para el procedimiento, comenzando con 1.


4. Diagrama del procedimiento

4.1 Es la representacin grfica de la secuencia de las etapas y de los rganos o puestos que intervienen
en el procedimiento.

El diagrama se elabora con base en la descripcin del procedimiento.
En cada una de las columnas se registra el nombre del rgano de la estructura autorizada o
unidad responsable que interviene, y en su caso el nombre de los puestos de autorizacin por
norma.
En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento. El trazo inicia de arriba hacia
abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del
procedimiento.

4.2 El diagrama de flujo que se utilizar es el llamado de bloque, pues permite tener la visin global de los
participantes en el procedimiento y se compone de tantas columnas, como rganos o puestos que
intervienen en el procedimiento.

4.3 Los smbolos bsicos y el contenido de cada representacin a utilizar en el diagrama son:



DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA

SMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIN


Inicio o trmino

Dentro del smbolo se deber anotar INICIO o Trmino
segn corresponda el principio o conclusin del
procedimiento.



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SMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIN

#
Descripcin de la
etapa

Describir brevemente dentro del smbolo la etapa.

En el cuadro superior derecho se anotar el nmero
consecutivo de la etapa, el cual deber coincidir con el
asignado en la Cdula de Descripcin del Procedimiento.

Este smbolo deber mantener un tamao uniforme en todo
el diagrama de flujo.


Direccin de flujo
Se debern unir los smbolos de descripcin, decisiones,
documentos, etc., sealando la secuencia en que se deben
realizar las distintas operaciones.

Se utilizarn nicamente lneas horizontales y verticales,
no inclinadas. En los casos en que no sea posible conectar
las actividades con lneas rectas, se utilizarn ngulos
rectos.

Las lneas no debern cruzarse entre ellas, si no es posible
se debe cruzar con un pequeo puente.


Ningn smbolo podr tener ms de una lnea de direccin
de flujo a excepcin del smbolo de decisin, el cual podr
tener hasta tres.


Decisin
Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar
una decisin entre dos opciones alternativas.

Por lo regular se indicar la procedencia hacia la parte de
abajo del smbolo y la no procedencia hacia un lado (SI-
NO).



Conector de etapa
Se utilizar para indicar continuidad del diagrama de flujo
cuando abarca dos o ms hojas y se desea hacer
referencia a alguna etapa anterior o posterior a la que se
est describiendo.

Asimismo, cuando se enlace fsicamente con otra parte
lejana del mismo, siempre y cuando exista dificultad para
diagramar. Dentro del smbolo se deber anotar una letra
mayscula, siguiendo el orden alfabtico, para que se
identifique la etapa en que contina.

Por cada crculo conector que sale de alguna etapa,
deber haber cuando menos otro crculo conector que
entre (llegue) a otra (los conectores relacionados tendrn
A

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SMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIN
la misma letra de referencia)



Unin de pgina
Se utilizar como conexin o enlace con otra hoja diferente
en la que contina el procedimiento, siempre y cuando
exista dificultad.

Dentro del smbolo se deber anotar un nmero para que
se identifique en qu pgina contina y de que pgina
viene.

Ejemplos:


significa: contina en la pgina 2



significa: viene de la pgina 1

#
2
1

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5. Descripcin del procedimiento

5.1 Secuencia de etapas

5.1.1 Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra un conjunto
afn de actividades.

5.1.2 El nmero de secuencia de la etapa deber coincidir con la numeracin de la secuencia
plasmada en el diagrama del procedimiento.

5.1.3 La redaccin de la etapa, iniciar con un verbo conjugado en el tiempo presente de la
tercera persona del singular.

5.2 Descripcin

5.2.1 Es la descripcin detallada de las actividades; de manera tal que permita al personal
comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recin ingreso al rea.

5.2.2 El nmero con que se registrar cada actividad, estar compuesto por el dgito de la
etapa correspondiente, seguido de un punto, y a la derecha de ste, del nmero
consecutivo respectivo.

5.2.3 La redaccin de la actividad, iniciar con un verbo conjugado en el tiempo presente de
la tercera persona del singular.

5.2.4 Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo del procedimiento se presente
una disyuntiva condicionada por diversas situaciones deber sealarse
inmediatamente despus de la actividad que dio origen a la disyuntiva la expresin
subrayada: sealar: " S procede" , de igual forma, con la continuacin de la secuencia
de actividades que precisara la procedencia. "No procede" . Una vez concluida la
anterior descripcin de la secuencia de actividades,

5.2.5 Deber considerarse en la redaccin de las actividades, los elementos necesarios para
su realizacin; as como los productos que se generen.

5.3 Responsable

5.3.1 Se refiere a los rganos o puestos de la estructura autorizada responsables de la
ejecucin y cumplimiento de las actividades del procedimiento.

5.3.2 En el caso del personal operativo habr de sealarse el nombre del puesto por
funciones reales desempeadas: analista, secretaria, mensajero, etctera; y no por el
nombre de la plaza: coordinador de tcnicos, secretaria ejecutiva, etctera.


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En la descripcin se utilizar la siguiente forma


Secuencia de etapas

Actividad

Responsable


1 Etapa primordial

1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad, etc.

Responsable A

2 Etapa primordial

2.1 Actividad
2.2 Actividad
2.3 Actividad, etc.

Responsable A

3 Etapa primordial
3.1 Actividad
3.2 Actividad
3.3 Actividad, etc.

Responsable B

4 Etapa primordial
4.1 Actividad
4.2 Actividad
4.3 Actividad, etc.

Responsable B

5 Etapa primordial
5.1 Actividad
5.2 Actividad
5.3 Actividad, etc.

Responsable C

6 Etapa primordial
6.1 Actividad
6.2 Actividad
6.3 Actividad, etc.

Responsable C


6. Documentos de referencia

6.1 Anotar qu documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un mejor entendimiento o
completar su ejecucin.

Ejemplo de control:

DOCUMENTO
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SEP
No aplica


7. Registros

Se deben relacionar los formatos o bien los documentos que sirven de evidencia de que el procedimiento
esta siendo aplicado, evidenciando su aplicacin, interpretacin y uso.

Registros Tiempo de
retencin
Responsable de
conservarlo
Cdigo de
registro
(a) (b) ( c) (d)

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8. Glosario

a. Registro: Anotar el nombre del documento utilizado en las actividades del procedimiento.

b. Tiempo de retencin: Anotar el tiempo que debe conservarse como evidencia.

c. Responsable de conservarlo: Anotar el nombre del rea o departamento responsable de mantener los
registros como evidencia de la operacin del procedimiento.

d. Cdigo de registro: Es el cdigo asignado al formato que va anexo al procedimiento o bien el cdigo que
tiene el documento en caso de no ser formato.

Se describirn los conceptos necesarios para la comprensin y operacin del procedimiento. Para lo cual se
anotarn el trmino y su definicin.


9. Anexos

Formatos mencionados en la descripcin del procedimiento. En su presentacin, los anexos debern ser
numerados con el formato (nmero. nmero), en donde el primer nmero ser 9 (correspondiente al
apartado de anexos), y el siguiente nmero ser la secuencia de los anexos descritos en el procedimiento,
por lo cual se iniciar con 1.


Ej: 9.1 Formato para el Control de Instalacin de Documentos Electrnicos ITMORELIA-CA-PG-001-01


10. Cambios a esta versin

Nmero de
revisin
Fecha de
actualizacin
Descripcin del cambio
(a) (b) (c)


a. Nmero de revisin: Se anotar el nmero (arbigo) correspondiente a la revisin del documento.

b. Fecha de la actualizacin: Es la fecha en la cual se modifico el procedimiento.

c. Descripcin del cambio: Se mencionarn en forma breve las razones que motivaron el cambio de
revisin del procedimiento.

d. Solo se har mencin al penltimo y ultimo de los cambios




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Cdigo:ITMORELIA-CA-IT-01 Revisin: 0 Pgina 10 de 10

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El documento deber presentarse con las siguientes caractersticas:

Software: Microsoft

Word

; los diagramas pueden elaborarse en Microsoft

Visio

o Microsoft

Power
Point

.

Configuracin de pgina: tamao carta; orientacin vertical; los mrgenes (superior, inferior, izquierdo
y derecho) de dos centmetros.

Formato: Encabezado de con Arial 11 puntos, pie de pgina arial 8 puntos en Negrita, Ttulos y Subttulos
con Arial 12 puntos, en negritas; prrafos con Arial de 10 puntos, alineacin justificada e interlineado
sencillo con 3 pts.