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LA PESTAA REVISAR
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a
estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresas grandes y tambin en ambientes de teletrabajo, a
menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en trabajos de estudiantes.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con
diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre l y dejar comentarios, que posteriormente
se pueden consultar para saber quin coment o modific el documento original. Tambin existe la herramienta
Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos cmo manejar diferentes
versiones de un mismo documento.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes
herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos. No te asustes por lo que puede
parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una
imagen.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del
documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a
la derecha del documento con el comentario en su interior.
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario
con un fluorescente.

Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos informativos los diferentes cambios
producidos en el documento. En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios
efectuados en el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto ha utilizado la herramienta de resaltar (anterior).
La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o la persona que ha
hecho los comentarios.
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LA PESTAA REVISAR
La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir documentos. En la siguiente
imagen puedes ver su aspecto.
La
revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios que se encuentra en el grupo
Seguimiento. A partir de ese momento podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histrico de los
cambios realizados.

La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo
de herramienta en los grupos Comentarios y Cambios, segn muestran
las siguientes imagenes:




HERRAMIENTA DE RESALTADO
Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar

A. RESALTAR TEXTO.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas. La primera opcin es:
Seleccionar el texto o el elemento del documento.
Escoger el color del resaltado






Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre
La segunda opcin es:

Hacer clic sobre el botn
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El puntero del ratn tomar esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedar resaltado.

Hacer clic otra vez sobre el botn para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su forma
normal.

B. QUITAR EFECTO RESALTADO.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de
seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que as quite el resaltado.

Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para
seleccionar todo el documento antes de hacer clic en Sin color.

C. BUSCAR TEXTO RESALTADO.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio
del documento y acceder a la pestaa Inicio y desplegar el men del botn Buscar para seleccionar la opcin
Bsqueda avanzada.

Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y hacer clic en el botn Ms que
despliega ms opciones de bsqueda. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la
bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual. Nos ir encontrando los elementos
resaltados del documento.

COMENTARIOS
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias personas, si no deseas
realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante
insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos expresamente a la hora
de lanzar la impresin.

A. INSERTAR UN COMENTARIO.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario


Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una lnea
discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista
Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con
una lnea discontinua enlazada al texto comentado.

Comentario ejemplo
El comentario nos ofrece informacin del autor. Lo primero que indica es que es
un comentario. Entre corchetes escribe las iniciales del autor (EM1 de Eduardo
Martnez) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor y a
continuacin muestra el texto del comentario.
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En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios
deberemos abrir el Panel de Revisin.
Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la
zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.


El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como
vemos en la imagen de abajo.


Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo
del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de introduccin del comentario. Justo debajo vemos el texto del
comentario.

Veamos el resto de botones de la ficha de revisin que hacen referencia a comentarios.

Anterior Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.


Siguiente Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.

Eliminar Elimina el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento, desde la opcin
que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular inferior.


B. BUSCAR UN COMENTARIO.

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto,
podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, deplegando el men Buscar y
seleccionando Ir a..., o presionando la combinacin de teclas Ctrl+I o bien F5.

Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro
despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los que han aadido comentarios en el documento.
Con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

C. Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o
desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si
la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.

D. IMPRIMIR COMENTARIOS.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde
deben imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de
seguimiento. Se abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos
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existe la opcin Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automtico: Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el
papel.
Conservar: Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal
para que quepan mejor los globos.

CONTROL DE CAMBIOS

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un
equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado).
Word le asigna un color diferente a cada miembro del equipo que realice algn cambio, as se les puede identificar
fcilmente. Ejemplo cambios

Por la imagen que vemos, sabemos
que se han realizado
modificaciones pero a simple vista
no sabemos cules. A continuacin
estudiemos qu tipo de
modificaciones son las que detecta
el control de cambios y cmo las
representa.
A. TEXTO INCLUIDO
Inserciones. Pone el texto del color
asignado al revisor y lo subraya.

B. MODIFICADO POR FORMATO
Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus indica qu tipo de formato se ha
aplicado.
C. TEXTO ELIMINADO
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.

D. LNEAS CAMBIADAS. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando que el
documento ha sido editado y modificado.

BOTONES DE LA PESTAA REVISAR PERTENECIENTES AL CONTROL DE CAMBIOS.

El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.

Final: Mostrar revisiones. Muestra el documento final con las marcas informando de
los cambios realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los cambios.
Original: Mostrar revisiones. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.

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Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un
globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de
globos.
En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin mostrar u ocultar.

Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del
documento principal clasificados segn su localizacin: los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de
cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de pgina, cambios de pie de pgina y cambios de
notas al final.

REVISAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS. ACEPTAR O RECHAZAR CAMBIOS.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios,
despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar o
rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el cambio
propuesto.
O automticamente, desplegando la opcin Aceptar
encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta
opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con
respecto al documento original.

Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con
los componentes (revisores) que han modificado en documento con el
color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos
las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si nicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor
dejaremos seleccionado solamente ese revisor.

En el submen Globos disponemos de tres opciones
para indicar cundo queremos que se muestren los
globos.
Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren.
Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren, aunque s se
mostrarn como tachados, subrayados, etc.
Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos pertenecientes a formatos o
comentarios, el resto se mostrar en lnea.

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