Lassieteclavesparagestionartutiempo

ESCRITOPORANTONIOPABLOFECHAJULIO52011
Lagestindeltiempoesenrealidadunagestindelavida,lagestinpersonalylagestinde
unomismo.Lagestindeltiempoesuntemaquesiempremehainteresadomuchsimoy
sobretodocuandotomconcienciadequeeltiempoesirrecuperableeirremplazable.
Cuandoempiezasagestionartutiempoytuvidaconmscuidado,empiezasadarmsvalor
atimismoyatuvida.Cuantomejorgestionastutiempo,mstegustasyterespetas.Y
cuantomstegustasyterespetas,mejorgestionastutiempo.Cadaaspectorefuerzaalotro.
Lagentequesevaloramucho,distribuyecuidadosamentesutiempo.Siamastuvida,amas
cadaminutodeellaytecuidasmuchodemalgastarcualquieradelospreciososminutosy
horasdecadada.
Elconocimientoprecedealcambioysinocuestionaslasactividadesalasquededicasel
tiempo,nuncadescubrirsquehayotrasquemerecenmstuenerga.Sipiensasenlascosasa
lasquededicastutiemponosololograrssermseficaz,sinoquelograrascomprenderte
mejor.
Paratenertiempoparahacerloquehayquehacer,parallegaradondequieresllegar,hayque
centrarseenlovalioso.Eltiempoquedediquesaacercarteatuvisinestbienempleado.
Aceptandolovaliosorechazasloinnecesario.Cuantomstiempodediquesalasactividadesde
granrendimientomenostiempotequedarparatodasesasurgentestonterasqueabsorben
tutiempo.Esfcilrechazaralgocuandohayalgomejorquehacer
Personalmentenoconcibounapersonaefectivasinogestionabiensutiempo.Lamayorade
laspersonasestntanocupadasquenoseparanapensarcmomejorarsueficacia.Para
pasardeestarocupadoalograrresultadoseincrementartuproductividaddebestener
absolutamenteclaroloquedebesalcanzareidentificarelmejormododeconseguirlo.El
trucoconsisteencontarconunmtodo.ElusodemtodoscomoGTDoDITpuederesultarde
utilidad.
Alahoradegestionareltiempoestaesmipropuesta:
1. Nohaynadamsintilquehacereficazmenteloquenosepuedehacerenmodo
alguno.Elverdaderosecretoparahacercosasessaberquenohayquehacer.Lo
primeroquetenemosquehaceresidentificarnuestravisinpersonalyprofesional
ascomolasmetasquecontribuyenaalcanzarlas.Todoaquelloquenocontribuyaa
mivisinymismetasnodeberahacerlo.
2. Realizauninventarioendetalledeltiempoquelededicasalastareasquerealizas
diariamentedurantealmenosunasemana.
3. Paracadatareaidentificada,laclasificasenfuncindesuimportanciaysu
urgencia(1urgenteeimportante,2importanteperonourgente,3urgenteperono
importantey4niurgenteniimportante).Estaclasificacindeberaatenderenfuncin
desucontribucinalcumplimientodelavisinylasmetas

4. Traslaclasificacin,compruebasilastareashancontribuidoaquealcancestuvisin
ytusmetasycuntotiempohasempleadoenello.
5. Unavezquehastomadoconcienciaaquededicaseltiempoydondelo
desperdicias,disciplnateparadejardehacercosasurgentesperonoimportantesy
lasquenosonniurgentesniimportantes.Esoseconsiguepensandoyeligiendoantes
deactuar.EvitaalosladronesdetiempoyaprendeadecirNOcondiplomacia.Es
importantequeestablezcasunmtododerevisindelcorreoaciertashorasysolo
atiendasalasllamadasimportantesparanoserunesclavodetucorreoytutelfono.
6. Coneltiempoquedisponestrashaberrealizadoelpaso5,estableceunplande
accinparainvertirloenlastareasmsimportantes.RecuerdalaleydeParetoque
dicequeel20%detusactividadesgeneranel80%detusresultados.Aplcateconlas
importantesyurgentesydedicaelmayortiempoposiblealasimportantesyno
urgentes.Cuantomstiempolasdediques,mseficazymayorrendimientotendrs,a
largoplazo,yaqueevitarsqueseconviertanenurgentes.
7. Seproactivoyplanifcatelasemana(eldomingoporlanocheoellunesporla
maana)Enestaplanificacindebesrevisartuvisindefuturo,lasmetasanualesque
hasestablecidoparaalcanzarlavisinydebesestablecerlosobjetivossemanales
asignandotiemposrazonablesparasurealizacin.Cadadarevisatulista.
Terecomiendoquemantengasunalistavisibleconlosprincipiosdegestindeltiempoyla
revisesconregularidad.Porsiteresultadeinters,adjuntounenlaceaunapresentacinque
realicesobrelaorganizacindeltiempo.Asegratedequetrabajassiempreparadaratu
tiempoelmayorvalorposible.

Los ladrones del tiempo: Claves para combatirlos
ESCRITOPORANTONIOPABLOFECHAOCTUBRE252011
DeltiempoqueestsentutrabajoCuntotiempoestastrabajando?YdeesteQutiempo
estastrabajandoenaquelloquehacequelaempresatengaxito?Trasresponderestas
preguntasQuporcentajedetutiempoesproductivo?
UnapreguntamsCuntasveceshasacabadotujornadalaboralytieneslasensacinde
quenohashechonada?
Sitienesesasensacin,enlamayoradeloscasoselproblemaesdebidoeltiempodedicado
entemasquenosonimportantesyenlosquelossoncuandoestabasconcentradonohas
rendidoduranteeltiempodestinadoatrabajardebidoalosladronesdetiempo,esdecir,
interrupciones(gente,emails,llamadas,etc.),reunionesabsurdas,faltadeespecificacindel
trabajo,etc.
Sabesculeselcostodecederaestosladronesdetiempo?Comoyadijeenmi
artculosieteclavesparalagestindeltiempo,eltiempoesirrecuperableeirremplazable
ygestionareltiempoesgestionarlavida.Yestoesclave,yaquelosladronesdeltiempo
contribuyensignificativamenteaquenocumplamosconnuestrosobjetivosprofesionales,
personales,familiaresysociales,esms,cederaellossignificapostergaronoalcanzar
nuestrosdeseosyaspiraciones,ademsdequitartiempodecalidadanuestrasfamilias,
amigosyanosotrosmismos.
Porlotantodebidoalaimportanciadeestetemaacontinuacinpropongounaseriede
consejosparaenfrentarnosalosladronesdetiempo:
1. Aprenderadecirno.Muchaspersonasnosabendecirnoyterminanhaciendoloque
otraspersonasquierenquehagan,porqueaceptanserinterrumpidosparairauna
reunin,conversarotratartemasquenocontribuyenasutrabajo.Porlotantoes
importanteaprenderadecirno,perodeformaamable,sinherirsusceptibilidades,por
ejemplo:teagradezcomucholainvitacinperonopuedoir,oenestemomento
justamentenotepuedoatender.
2. Comunicareficazmente.Sinotransmitimosmensajesclarosesmuyposiblequelos
demsrealicenmaleltrabajoytenganquevolverarepetirlo,locualsuponeuna
enormeprdidadetiempo.Debemoscomunicarconclaridadycomprobarquelaotra
personahacomprendidoloqueintentamostransmitirle.Delamismaforma,hayque
escucharconatencinypreguntarsialgononosquedaclaro.
3. Aprenderadelegar.Muchaspersonaspiensanquesonlasnicasquepuedenrealizar
todoslostrabajosbien,subestimandoalosdemsycargndosetodoeltrabajo,no
pudiendocumplirconlosmismosporfaltadetiempo.Esnecesarioaprendera
delegar,esdeciraprepararalaspersonasenconocimientosytcnicasparaque
puedanrealizarlostrabajos.
4. Evitardistracciones.Cederaestassolicitudesesunatentacinconstanteyaquede
ellasderivamuchasvecesnuestrapopularidadyaceptacinpersonalfrentealas
demspersonas.Esnecesarioaprenderaestablecerhorariosenloscualespuedes
recibirvisitas,serinterrumpido.Siteinterrumpenenplenoprocesoindicadeforma
asertivayamablequeenesemomentonolepuedesatenderysiaplicaemplzalea
solucionareltemaenotromomentooenelhorarioquehayasdestinadoatalefecto.
5. Realizarunbuenusodelcorreoelectrnico.Enlaactualidad,elcorreoseha
convertidoenfuentedeinterrupcionesyenocasionesdeestrsyansiedad.Situ
trabajodeverdadnoprecisadeestaronlineconelcorreoconstantemente,notengas
miedoanocontestarenelmomento,elcorreonoesunaherramientademensajera
instantnea.Planificamomentospararevisarlos.Porejemplo,porunoporlamaanay
otroporlatarde.Revisaryrespondercorreoselectrnicosquitamuchotiempo,es
necesariofiltrarloscorreos.Revisayatiendeaquellosquesondeltrabajo,dejando
aquellosquenolosonsiloconsiderasparauntiempofueradelhorariodetrabajo.
6. Usarcorrectamenteeltelfono.Cuntasconversacionesrealizasquesonlargas,
intrascendentes,vagasysinunsentidoclaro?Muchasvecescontestamos
instintivamenteacualquierllamada,inclusoenplenaconversacinconotrapersona
Recibeyhazllamadasqueseanslodetrabajooestrictamentedemxima
importanciapersonal,difiriendoaquellasquenolosonpararespondersoloaquellas
quetengansentidoenunhorariofueradeltrabajo.Siesnecesarioapgalo,utilizalas
notificacionesdellamadasparaidentificaryresponderaaquellasquetengansentido.
7. AprenderautilizarcorrectamenteInternet.Utilizasaplicaciones,entrasenredes
sociales,chateasovesvideooblogsdemaneraautomticaysinpensarlo?.Ten
cuidadoconlanavegacininconsciente.Pregntate,paraqutesirvenyeliminao
dejardevisitaraquelloquenoteaportesignificativamente.
8. Serordenado.Sidestinamosunospocosminutoscadadaaarchivarnosevitaremos
perderhorasbuscandounarchivoenelordenadorounpapelporlamesa.Cuesta,
perovalelapena
9. Serpuntualyexigirpuntualidad.Sinoerespuntual,tuscompaerosdetrabajoharn
lomismocontigoyterobarntiempo.Spuntual,exgeloylosdemsrespetarntu
tiempo.
10. Gestionarbienlasreuniones.Aprendeafiltrarreuniones.Sipuedestomaruna
decisinhazloynoconvoquesaunareunininnecesaria.Acudeaunareuninsies
verdaderamentenecesarioysilaconvocassolohazloconlaspersonasextrictamente
necesarias.Cuandorealicesunareuninoparticipesenunadeellasexigeteneruna
agendadetemasatratarconuntiempoestimadoparacadatemayparatodala
reunin,conhoradeinicioydetrminoparaevitardivagacionesquealarguenla
reunin.Sialgunosdelostemasnoteincumbenpidepermisoparasalirdelareunin
cuandosellegueaellos.
11. Gestionarsentimientosintiles.Aprendeagestionaremocionalmentelas
preocupaciones,sentimientosdeculpa,odio,miedo,ansiedad,etc.quetequitan
tiempoynotegeneranvalor
12. Aprenderautilizarlostiemposmuertosparavolverlosproductivos.Porejemploun
viajedetrabajo,puedesllevaralgunalectura,audiolibro,etc.paraaprovecharel
trayecto.
13. Gestionarconflictos.Sepierdemuchotiempoenconflictosinnecesarios,dedicando
granpartedeltiempoadefenderseocubrirseporunaposibleculpabilizacin.Aunque
esuntemadeactitudpersonalydelaculturadelaempresa,cambiaelenfoque,no
personaliceslasdiscrepanciascontuscompaeros,solucionalosproblemasbuscando
relacionesdeganarganar.
14. Evitarcaerenelperfeccionismo.Muchaspersonasporquererrealizaruntrabajo
perfecto,noterminannuncauntrabajo,difirindolopermanentemente.
Realizamosmuchosgestosinstintivamentequedebemosdeeliminaryquenosrestantiempo
detrabajo.Elprocesodecambiodebedeserpaulatino,perolatareamsdifcilesconocernos
yconcienciarnos.Muchasveceslosfactoresquecontribuyenalosladronesdetiempoestn
arraigadosenlaculturadelaorganizacinysolemosjustificarnosenelloparanocambiar,
perodebemosrecordarelcostetangrandequeellosupone,porloquetepropongoque
aunquesupongaesfuerzo,tecentresenlosindudablesbeneficiosqueobtendrsyadoptes
unaactitudproactiva(comodijoGandhi,setelcambioquequieresparalosdems),busques
aliados(muchosdetuscompaeroscompartirntusideasyaquequierenalcanzarsus
objetivosytenerunavidamsprovechosa)yconcienciesatuentornoparapodercumplircon
losobjetivosplanteados.
Loqueresultaverdaderamenteurgente,esocuparsedeloimportanteytuvidaytutiempo
loson.