La administracin de tesorera es la parte de la administracin financiera del
capital de trabajo que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante el manejo optimo de efectivo en caja, bancos y valores negociables en bolsa para el pago normal de pasivos y desembolsos imprevistos. La tesorera financia todo el ciclo productivo en toda empresa en marcha se produce una circulacin continua de capital, que discurre desde el propio dinero metlico que se mantiene en caja y bancos, los bienes materiales inventarios equipos y edificios!, y los activos financieros semilquidos cuentas por cobrar!, los que finalmente terminan convirti"ndose en efectivo. Objetivos de la Tesorera: Los objetivos de la tesorera de manera enunciativa, y no limitativa son# $ %aximizar el patrimonio de la empresa, $ &educir el riesgo de una crisis de liquidez, $ %anejo eficiente del efectivo, $ 'ago normal de pasivos, y $ 'ago de desembolsos imprevistos.
Principales tareas: La funcin principal de tesorera consiste en planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo y establecer estrategias para contribuir a lograr la optima productividad en el manejo de los recursos financieros de la organizacin.
Programacin y control de Ingresos: La programacin de los ingresos por actividad propia del negocio, cobranza a clientes!.( )on las entradas presupuestadas en flujo de fondos conforme a la poltica de cr"dito otorgada a los clientes con quienes realizamos las operaciones de comercializacin, as como por las ventas de contado que se consideran realizar en un periodo determinado mes, bimestre, a*o!.
Programacin de ingresos intermitentes: )on los ingresos que se obtienen de manera espordica, como+ la venta de activo fijo, rendimiento de cuentas de cheques e inversiones negociables, comisiones por ventas, etc. Programacin y control de Egresos: La programacin de los egresos.( )on los pagos presupuestados por gastos de la operacin propia del negocio que tiene realizar la empresa como# pago a proveedores, acreedores, nomina, gastos de viaje, comisiones a vendedores, impuestos, participacin en las utilidades de los trabajadores, dividendos, etc. 'ara efectos de control a trav"s del sistema de informacin que disponga la empresa podremos obtener cuanto es lo que se recupero de los clientes por las ventas a cr"dito y cuanto es lo que se recibi por las ventas de contado, y cuanto fue lo pago para hacer la comparacin entre ambos y determinar el cumplimiento y,o incumplimiento.
Inflencia de !r"dito y !obran#a: Las ventas a cr"dito son uno de los factores que tienen influencia en la demanda de los productos o servicios+ cuando la empresa decide vender a cr"dito, es com-n la creacin de un departamento de cr"dito y cobranza, cuya funcin consistir en establecer las polticas de cr"dito y cobranza y llevarlas a cabo. En canto a !r"dito: Las polticas y procedimientos de cr"dito a sus clientes, determinando, los montos mnimos y mximos de cr"dito, las condiciones y plazo para cubrir los cr"ditos, los procedimientos que se deben seguir y la informacin que deben proporcionar los solicitantes para analizar la capacidad y liquidez de pago lo cual servir para decidir sobre la aceptacin o rechazo. Las polticas y procedimientos que se establezcan para los cr"ditos tienen influencia en las ventas.
En canto a la !obran#a: Las polticas y los procedimientos de cobranza para cubrir los cr"ditos otorgados, as como el estudio y control de los medios de apoyo en la labor de cobranza estado de cuenta, cartas, telegramas, llamadas telefnicas, etc.! y el anlisis de los factores que ocasionan perdidas por deficiencias, para tomar acciones correctivas.
La poltica general de cobranzas estar en relacin con las alternativas que se establezcan para efectuar los pagos. Las polticas del nivel de Efectivo y Activos $inancieros: Las polticas del efectivo y los activos financieros deben tener como objetivo mantener recursos suficientes para la operacin de la empresa, con capacidad de maniobra elevando al mximo el rendimiento de la inversin. La administracin de la tesorera de la empresa tiene que fijar las polticas, siendo las principales# %antener el efectivo suficiente para las necesidades de operacin de la empresa.
.na tesorera que cuenta con recursos tiene la oportunidad de obtener descuentos de pronto pago o pago anticipado que, dependiendo del giro del negocio y de la situacin econmica del pas en donde opera la empresa, pueden ser significativos. /omo regla general se deben negociar los descuentos por pagos anticipados o de pronto pago si el descuento es mayor al costo de oportunidad del mercado. /uando la empresa tiene recursos suficientes para cubrir a tiempo sus obligaciones contradas, crea una buena imagen ante terceros, proveedores, acreedores, empleados, gobierno, etc., y esto se refleja en los clientes y en el mercado en general. Lo anterior le da un valor agregado a la empresa.
0ener un nivel de recursos suficientes para que la empresa cuente con capacidad de maniobra. /uando la empresa tiene capacidad de maniobra tiene oportunidad de hacer negocios financieros en el giro donde se desarrolle, como# La adquisicin de materias primas, mercancas e insumos en general a precios preferenciales. La utilidad se realiza con la venta de productos y servicios que consume el mercado, pero tambi"n est en comprar a precios preferenciales. .na sana estructura financiera permite tener una capacidad de maniobra. La solvencia y liquidez de la empresa son fundamentales en la capacidad de maniobra.
La solvencia se refiere a la capacidad que la empresa tiene para cubrir tanto sus obligaciones a largo plazo a su vencimiento como sus costos e intereses+ as como la capacidad para generar ingresos futuros La li%ide# se refiere al monto y composicin del pasivo circulante, as como su relacin con el activo circulante que es la fuente de recursos con que presumiblemente cuenta la empresa para hacer frente a las obligaciones contradas.
1btener rendimientos ptimos en la inversin del efectivo y activos financieros. 2dministrar una tesorera que cuenta con recursos y tiene muchas alternativas de inversin no es cosa fcil. 3sto se complica cuando opera en un medio inflacionario. La empresa tiene que medir sus necesidades generalmente a trav"s del 4lujo de efectivo. /on el sistema bancario se deben establecer procedimientos operativos giles en que se pueda hacer transferencias entre cuentas, depsitos de clientes, inversiones, etc., todo con el fin de obtener de inmediato saldos disponibles y conseguir el mejor rendimiento.
5igilar la exposicin de la empresa ante la inflacin y devaluacin de la moneda.
3l efectivo y los activos financieros de inmediata realizacin en moneda nacional son activos monetarios que estn expuestos a la inflacin, y las representadas en moneda extranjera estn adems expuestas a las fluctuaciones de la moneda. La exposicin a la inflacin produce p"rdidas derivadas por el poder adquisitivo de la moneda y la exposicin a la devaluacin en moneda extranjera produce utilidades. La exposicin de la empresa debe medirse y vigilarse a trav"s del 3stado de posicin de la inversin.
El !ontrol del Efectivo y Activos $inancieros: El control del Efectivo 3l control se divide en dos partes# a! 4ondos fijos que representan dinero en efectivo para anticipos, compras y gastos menores que se requieren en la operacin dinmica de la empresa. $2ntes de agotarse el fondo se reembolsa a trav"s de cheques. $ )e establece un monto mximo para pagos en efectivo, de conformidad a las necesidades de cada empresa en particular. $ 3l control es muy claro porque el encargado tendr el dinero o comprobantes que, sumados, deben representar el monto del fondo. $ 3l monto del fondo deber ser el necesario para cubrir las necesidades de la operacin, considerando el tiempo que se requiere para efectuar el reembolso y recibir el efectivo sin que se agote su monto. $ Las empresas tendrn los fondos fijos necesarios para sus necesidades operativas.
b! /uentas de cheques con firmas mancomunadas para disponer de los recursos que la empresa tiene en los bancos. Los ingresos deben depositarse intactos tal y como fueron recibidos y los cheques deben expedirse en forma nominativa y de preferencia 67o negociables8 para acreditarse en cuenta de cheques.
El control de los Activos financieros: Los activos financieros se divide en# $ 9nstrumentos financieros de deuda que generan intereses de dos formas. )e compran a valor nominal y generan intereses con el transcurso del tiempo o se compran con tasa de descuento y alcanzan su valor nominal a su vencimiento. $ 9nstrumentos financieros de capital cuyo precio en el mercado aumenta o disminuye obteniendo utilidades o p"rdidas. 0ambi"n se reciben dividendos. $ 9nstrumentos financieros combinados, son contratos que incluyen un instrumento financiero de deuda junto con un instrumento de capital. Administracin del Efectivo: La administracin del 3fectivo ha tomado gran importancia creciente, en tanto que el nivel relativamente alto de las tasas de interese sobre las inversiones a corto plazo han aumentado el costo de oportunidad de mantener saldos de efectivos. :e anterior, se desprende que una funcin importante del administrador financiero es lograr una combinacin adecuada entre disponibilidad monetaria en su cuenta de operacin corriente y las cuentas de inversin, recursos que tambi"n se clasifican de alta liquidez y que son redituables.
Objetivos de la Administracin del Efectivo: ;. 2provechar los descuentos por pronto pago a proveedores, reduciendo con ello el costo de oportunidad que representa la no aceptacin del descuento. <. .tilizar las ventajas de una estructura de financiamiento con participacin de fuentes prestadas, que no obliguen a realizar pagos de contado por la adquisicin de recursos. =. 9ncrementar la velocidad de rotacin econmica de los activos involucrados en las operaciones corrientes. >. 3stimular el cobro de las cuentas por cobrar en el mejor plazo posible sin dejar de ofrecer condiciones de pago que contribuyan a incrementar el nivel de ventas. 3l establecimiento del saldo de efectivo deseado para establecer condiciones de operacin que justifiquen los motivos expuestos anteriormente sobre la tenencia de efectivo y valores negociables, debe conjugar la utilidad y riesgo que representa la inversin en estos activos. Principales &reas: 3sta rea que tentativamente pueden estar formando parte de la estructura administrativa, para que cumplir con las funciones que tiene encomendadas la tesorera cuando menos deber contar con < direcciones# $ :ireccin de 9ngresos, y $ :epartamento de 3gresos. 3s importante destacar que las empresas tendrn la obligacin de generar intensamente el mximo posible de de flujo de efectivo, es decir, todos los ejecutivos, empleados y obreros piensan que el flujo de efectivo depende del rea de finanzas. Las dems reas, seg-n esta concepcin no tienen ninguna incidencia sobre el flujo de efectivo. 3so es un grave error, porque una buena o mala liquidez depende directamente de todas las reas de la empresa ventas, produccin, recursos humanos, abastecimiento, finanzas etc.!
Efectivo '(oletn !)* +I$, 3ste boletn establece las reglas de valuacin y presentacin de las partidas que integran el rengln de efectivo en el balance general de una entidad. Efectivo 3l rengln de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operacin, tales como# caja, billetes y monedas, depsitos bancarios en cuenta de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, remesas en trnsito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.
-eglas de valacin 3l efectivo se valuara en su valor nominal. 3l representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuar a la cotizacin aplicable a la fecha de los estados financieros. Los rendimientos sobre depsitos que generen intereses se reconocern en el estado de resultados conforme se devenguen. Los efectos resultantes de la valuacin a la cotizacin aplicable a la fecha de los estados financieros del efectivo representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se reconocern en el estado de resultados. -eglas de presentacin 3l rengln de efectivo debe mostrarse en el balance general como la primera partida del activo circulante, excepto cuando exista restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin a que este destinado, en cuyo caso se mostrara por separado en el activo circulante o no circulante, seg-n proceda. )i su disponibilidad es a plazo mayor de un a*o o su destino est relacionado con la adquisicin de activos no circulantes o con la amortizacin de pasivos a largo plazo, se presentara fuera del activo circulante. /uando no se tenga convenios de compensacin, a los sobregiros reportados por las instituciones que integra el sistema financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo aun cuando se mantengan otras cuentas de cheques en la misma institucin. -eglas de revelacin :ebe revelarse la existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo denominado en moneda extranjera indicando su monto, la poltica de valuacin, la clase de moneda que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversin y su equivalente en moneda nacional. 3n las notas a los estados financieros deben indicarse el efecto de los hechos posteriores, que por su importancia modifique sustancialmente la valuacin del efectivo en metales preciosos amonedados y en moneda extranjera, entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que "stos son emitidos.
Instrmentos $inancieros '(oletn !). +I$, /n Instrmento $inanciero es cualquier contrato que d" origen tanto a un activo financiero de una entidad como a un pasivo financiero o instrumento de capital de otra entidad. /n activo financiero es cualquier activo que sea# a! 3fectivo b! .n derecho contractual para recibir de otra entidad efectivo u otro activo financiero. c! .n derecho contractual para intercambiar instrumentos financieros con otra entidad que fundadamente se espera darn beneficios futuros. d! .n instrumento de capital de otra entidad. /n pasivo financiero es cualquier compromiso que sea una obligacin contractual para entregar efectivo u otro activo financiero a otra entidad, o intercambiar instrumentos financieros con otra entidad cuando existe un alto grado de posibilidad de que se tenga que dar cumplimiento a la obligacin. Los activos financieros estn representados por valores negociables realizable! o por cualquier otro instrumento de inversin, convertibles en efectivo en el corto plazo, y tienen por objeto normalmente, obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Los activos financieros son aquellos que se cotizan en bolsas de valores o son operados a trav"s del sistema financiero8.
)u importancia dentro del capital de trabajo 3l efectivo y los activos financieros de inmediata realizacin es el concepto ms importante del capital de trabajo.
&azn pago inmediato ? 2ctivo disponible 'asivo /irculante 3l activo disponible incluye el efectivo y los activos financieros de inmediata realizacin. El $ljo de Efectivo: 3n la informacin financiera, al referirse al efectivo, se est considerando la suma del efectivo en caja y bancos y de los activos financieros de inmediata realizacin, porque son valores negociables que pueden convertirse rpidamente en efectivo. 3l administrador requiere de informacin diaria del saldo del efectivo, correspondiente al cierre del da anterior, generalmente detallado en dnde se encuentra# 9nstituciones de /r"dito, /asas de @olsa, etc"tera. Lo anterior es un informe esttico, pero un buen administrador requiere tambi"n saber qu" sucedi entre un da y otro# A/unto se cobrB, A/unto se pagB 'ara satisfacer estas necesidades de informacin, generalmente se prepara un informe del efectivo. El nivel de la inversin del Efectivo e Instrmentos financieros: Las necesidades deben estimarse por semana, mes, trimestre, semestre y a*o, con el fin de tener siempre el efectivo necesario para la operacin de la empresa. Las necesidades son generalmente muy cambiantes debido a que las necesidades de pago tienen ciclos de pagos diferentes como# 9mpuestos, seguros, nminas, amortizacin de adeudos, dividendos, pagos a proveedores, etc., y cuando se est invirtiendo en nuevas plantas y compras de maquinaria y equipo las fluctuaciones pueden ser muy importantes. 'ara ejercer control en el nivel de inversin debe formularse en forma permanente un 4lujo de 3fectivo. Las empresas que tienen capacidad de maniobra obtienen altos rendimientos y representan la flexibilidad que tiene la empresa para obtener o mantener excesos de efectivo para poder hacer transacciones financieras con inventarios, inversiones, pagos de pronto pago o pago anticipado, etc., a precios de oportunidad. Elementos %e integran el $ljo de Efectivo: $ 2ctividades operativas $ 2ctividades de inversin $ 2ctividades financieras Actividades Operativas: )on los efectos de transacciones que afectan el estado de resultados por ejemplo# las ventas estn involucradas a los cobros de los clientes+ y los gastos por salarios y las compras estn ntimamente relacionados a los pagos en efectivo a los empleados y proveedores respectivamente. Actividades de Inversin: 9nvolucran el proporcionar y cobrar efectivo como due*o de los valores y el adquirir plantas, inmuebles, equipo y otros activos productivos a largo plazo. Actividades $inancieras: 9nvolucran la obtencin de recursos va emisin de valores y el pago a los acreedores, por ejemplo# cuando se hace una emisin de acciones para obtener efectivo de un inversionista, el emisor lo considera como una actividad financiera y el inversionista como una actividad de inversin. Ejemplos de los elementos %e integran el $ljo de Efectivo: Actividades Operativas 3ntradas de efectivo )alidas de efectivo /obros a clientes 'agos a proveedores 5entas de contado 'agos de 7omina 'ago de prestaciones Laborales 'ago de 9mpuestos y '0. 'ago de 9ntereses 'ago de 2rrendamiento 'ago de Conorarios 'ago de /ontingencias Laborales 1tros
Actividades de Inversin 3ntradas de efectivo )alidas de efectivo /obro de dividendos /ompra de inmuebles, planta y equipo /obro de intereses /ompra de acciones. inversiones permanentes! 1torgamiento de prestamos /ompra de instrumentos financieros
Actividades $inancieras 3ntradas de efectivo )alidas de efectivo 4inanciamiento de acreedores 'ago de pr"stamos a los acreedores 4inanciamiento va emisin de deuda 'ago de intereses 4inanciamiento va emisin de acciones 'ago de dividendos
Objetivos del $ljo de Efectivo: ;. :iagnosticar cual ser el comportamiento del flujo de efectivo a trav"s del periodo de que se trate. <. :etectar en que periodos habr exceso o insuficiencia de efectivo y a cuanto ascendern estos. =. :eterminar si las polticas de cobro y de pago son las optimas efectuando para ello una revisin para liberar recursos que se canalizarn para financiar la insuficiencia detectada. >. :eterminar si es optimo el monto de recursos invertidos en efectivo a fin de detectar si existe sobre o sub inversin. D. 4ijar polticas de dividendos en la empresa. E. :eterminar si los proyectos de inversin son rentables.
0ec&nica de Elaboracin: /onsiste en realizar una investigacin cuidadosa de las diferentes transacciones que provocaran entradas de efectivo, as como de aquellas que producirn salidas del mismo elemento y tratar de distinguir en ambos casos las entradas y salidas normales de las que no lo son, esta divisin entre normales y excepcionales detecta si el incremento o desarrollo de la liquidez de la empresa est siendo financiado con recursos normales o extraordinarios. 'or ejemplo una empresa encuentra que el EFG de sus entradas de efectivo son excepcionales y el HFG de sus salidas son normales, lo cual es notorio que el crecimiento no es sano. 'or transacciones normales se entiende flujos de entrada o salida de efectivo, generados por las actividades propias de la empresa de acuerdo con el giro en el cual est trabajando y que son repetitivas.
3s necesario efectuar un anlisis de todos los clientes de la empresa agruparlos de acuerdo con las condiciones de cr"dito que hayan elegido para determinar cundo se llevarn a cabo los cobros a cada uno, en funcin de las polticas de cr"dito.
Entradas de Efectivo: Entradas +ormales.( Las ventas al contado y el cobro a clientes constituyen bsicamente las entradas de efectivo normales. Entradas Intermitentes de Efectivo.(0ambi"n llamadas entradas excepcionales de efectivo, son los ingresos que se obtienen de manera espordica, como+ la venta de activo fijo, rendimiento de cuentas de cheques e inversiones negociables, comisiones por ventas, obtencin de pr"stamos o nuevas aportaciones de los accionistas etc., que se determinan fcilmente respecto al monto y el tiempo que habrn de lograrse. Las entradas normales ms las intermitentes nos dan el total de entradas .
1alidas de Efectivo# )alidas 7ormales de 3fectivo Las salidas normales estn integradas bsicamente por el pago a proveedores, pagos de nomina y prestaciones, pago de impuestos y cualquier otro pago especifico que tenga relacin con las operaciones de la empresa. Los proveedores deben ser analizados con la misma metodologa de los cobros a clientes. 1alidas E2cepcionales de Efectivo: Las salidas de efectivo excepcionales estn integradas por partidas como pago de dividendos, adquisicin de activos fijos, pago de pasivos a corto y largo plazo, etc.+ una vez que se determinan el total de entradas y salidas se comparan lo cual nos arroja el saldo de efectivo.
Periodos de Elaboracin: 3ste estado financiero necesariamente deber elaborarse en todo tipo de empresas. /on su aplicacin se logra prever las necesidades de efectivo, las inversiones que se efectuaran, los compromisos financieros en que se incurrir, as como el grado de liquidez y lo adecuado de la estructura financiera de la entidad. 3l 4lujo de efectivo, se prepara en general mensualmente, con proyecciones trimestrales, cuatrimestrales, semestrales o anuales, pero tambi"n se puede formular semanalmente dependiendo de las necesidades particulares de cada entidad.
Los conceptos %e se manejan en este m"todo3 son los sigientes: 1aldo inicial: 3s igual al saldo final del periodo anterior, que a su vez resulta de la diferencia entre el total disponible menos el total de salidas. 'ara el primer periodo no hay antecedentes, por lo que se tomar el efectivo disponible. Entradas.( se divide en# Entradas +ormales.( estas se conforman por# (9ngresos por ventas al contado. (9ngresos por cobro a clientes. Entradas E2cepcionales.( estas se conforman por# (9ngresos por venta de desperdicios (1tros ingresos. Total de Entradas: )er la suma de los conceptos enunciados anteriormente, sin considerar el saldo inicial. 0otal :isponible# 3s la suma de saldo inicial ms total de entradas. 1alidas.( se divide en# 1alidas +ormales.( estas se integran por pagos por concepto de# (7omina. (Iastos de operacin. (/ompras de contado. ('roveedores. ()eguros (/omisiones sobre ventas (Conorarios 'rofesionales (2rrendamientos (/ontingencias Laborales (9mpuestos y '0. (3tc. 3s importante mencionar que dentro de los gastos generales, no debern considerarse las depreciaciones y amortizaciones, pues estas no son salidas reales de efectivo sino -nicamente movimientos en libros. %ovimientos virtuales!. 1alidas E2cepcionales4) estas se integran por# (1tros gastos. (3tc. Total de salidas# 3s la suma de los conceptos enmarcados dentro de este rubro. E2ceso o Insficiencia de Efectivo: 3s la diferencia entre los renglones total disponible y total salidas.
1aldo $inal Planeado: 3s precisamente la cantidad que se desee exista al inicio del siguiente periodo. 'ara lograr esto, debern estudiarse las necesidades de financiamiento para cada periodo, en caso de que hay insuficiencia de efectivo+ as mismo deber de estudiarse las necesidades de inversin, en caso de que haya exceso de efectivo. .na vez que se ha determinado la insuficiencia o excedente de efectivo, se procede a financiar o a invertir respectivamente. Ingresos $inancieros.( )e componen entre otros de# 5enta de 2cciones 5enta de 2ctivo 4ijo /obro de 9ntereses 1tros
Egresos $inancieros y de Inversin.( )e componen de# 'ago de /r"ditos @ancarios y @urstiles 'ago de 9ntereses 9nversin en 2ctivos 4ijos 9nversin en 9nventarios 9nversin en 9nstrumentos a corto plazo 1tros.