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Autoservicio de Gasolina, Gasolinera Puma.

Esta empresa se dedica a la venta de gasolina, su modalidad de servicio es el


Autoservicio, el proceso actual es el siguiente:
El cliente llega a solicitar su combustible al despacho.
El vendedor le solicita la cantidad de galones, que clase de combustible necesita, su Nit
para la factura.
El cliente recibe su factura donde se le notifica el nmero de bomba donde tendr que
servirse el combustible.
En este proceso se utiliza un sistema muy complejo, donde se tena que hacer varios
procesos para obtener resultados, lo que lo haca complicado, ahora se automatiz cada
proceso y fcilmente se obtiene resultados. El sistema qued de la siguiente manera:
Cuenta con un Men que tiene varios Sub Men, cuenta con las siguientes funciones:
1. Men
Tiene 5 funciones y un botn de instrucciones que son:
2. Botn Instrucciones, ese botn est vinculado a un texto en Word donde esta todas las
indicaciones del nuevo sistema.
3. Empleados
3.1. Cuenta con una tabla con todos los empleados internos de la empresa:
En la primera columna tiene la informacin del cdigo de cada empleado.
En la segunda el puesto de cada empleado
En la tercera columna el nmero de turno, como se cuenta con tres vendedores solo ellos
tienen nmero de turno.
En la cuarta columna la hora de entrada y salida.
En la cuarta y quinta los nombres y apellidos.
En la sexta el sexo de cada empleado.
En la parte de abajo se cre una tabla donde solo estn los vendedores con su respectiva
informacin de cada uno.
Por ltimo se cuenta un botn automatizado que dice MEN, sirve para regresar al men

4. Ingreso de compras
Cuenta con una tabla donde esta detallado lo siguiente:
En la primera columna el mes en que se compra el producto.
En la segunda columna el nmero de pedido de compra.
En la tercera y cuarta la fecha de pedido y fecha de ingreso del combustible.
En la quinta columna esta la cantidad de galones de combustible que trae el contenedor o
Pipa.
En las columnas 6, 7 y 8 est la cantidad de galones que se deposit en la cisterna segn
el tipo de combustible.
En la columna 9 est el total de galones ingresados a las cisternas de la compra.

4.1. Cuenta con una tabla automatizada con Subtotales donde se muestran todas las
compras de combustible, tambin cuenta con 4 botones y son los siguientes:
4.1.1. Botn Total Cada mes: este botn muestra el total de las compras detallados solo
del mes, donde se cuantifican los totales de galones de los tres tipos de combustibles que
se vende en la gasolinera, y por ultimo cuenta con un botn que automatiza el regreso al
Submen de todas las compras.

4.1.2. Compras: en esta hoja se muestran las compras totales de combustible que se han
hecho de todos los meses.
4.1.3. Botn Ingresar Pedidos: cuenta con una tabla en la que se ingresan los pedidos con
la fecha de solicitud, fecha de entrega, total de galones comprados y galones distribuidos
en cada cisterna de combustible de la gasolinera y por medio de vinculaciones, la
informacin se actualiza en la tabla de compras.
4.1.4. Botn men: con este botn se puede regresar al Men principal de manera
automatizada.
5. Existencia
Este submen cuenta con una tabla y un botn:
En la columna 1 est el nombre de los tres productos que se venden en la gasolinera,
donde, cada producto tiene FORMATO CONDICIONAL donde el producto Sper tiene el
color de fuente de color rojo, Regular tiene el color de fuente verde y el producto Diesel
tiene como fuente de color azul.
La columna 2 est el total de galones desde el nuevo sistema donde esta detallado cada
galn que se ha comprado.
En la columna 3 est la existencia de cada producto, cada producto tiene un determinado
nmero de galones en cada cisterna. Cuando se llega esa cantidad en la columna
observacin aparece un texto donde indica que se solicita combustible y tiene un relleno
de celda Rosado.
En la columna 5 est la cantidad de galones que se necesita para cada cisterna. 5.1. Por
ultimo cuenta con un botn que regresa al Men principal.
6. Ingreso de ventas.
Cuenta con una tabla, 2 submens y un Botn:
En la primera columna est el nmero de factura.
En la columna 2 est la fecha del da de venta.
En la columna 3 est la descripcin del producto, all se puede seleccionar que producto
van a comprar y cada producto tiene diferente FORMATO CONDICIONAL donde el
producto Sper tiene el color de fuente de color rojo, Regular tiene el color de fuente
verde y el producto Diesel tiene como fuente de color azul.
En la columna 4 est la cantidad de combustible que necesitan representada por dinero.
En la columna 5 est la cantidad de galones adquiridos por el cliente.
En la columna 6 est el nmero de bomba donde el cliente se despachar.
En la columna 7 est el cdigo del cliente, donde se podr seleccionar, si no tiene NIT
est la opcin de colocarle consumidor final.
En la columna 8 est el cdigo de vendedor, donde se podr seleccionar.
6.1. El submen, o botn Precio Gasolina, cuenta con una tabla y un Link de la pgina en
internet del Ministerio de Energa y minas donde se puede ver el precio actual del
combustible y se actualiza la tabla digitando los precios y automticamente actualiza los
precios en la tabla Ingreso de ventas. Por ultimo cuenta con un botn que regresa de esa
hoja a la de Ingreso de ventas.
6.2. Emitir Factura, esta hoja cuenta con prototipo de factura, donde la hoja cuenta con 2
botones y la hoja un botn.
6.2.1. Para agregar la informacin a la factura solo se tiene que escribir el Numero de
Factura de venta de la Hoja de Ingreso de ventas.
La factura cuenta con los siguiente:
Nombre de Gasolinera y direccin.
Numero de factura
Fecha
Cdigo, nombre, direccin, telfono y NIT del Cliente.
Cdigo, nmero de Turno y nombre del Vendedor.
Numero de bomba
Descripcin
Galones
Cantidad
Total pagar.
Botn
Borrar, sirve para borrar la informacin de factura.
Imprimir, sirve para imprimir la Factura.
6.2.2. Facturacin, este botn sirve para regresar a la Hoja de Ingreso de Ventas.

6.3. Botn de Men, donde regresa al Men principal.
7. Ventas
Esta hoja cuenta con 4 submens y un botn.
LOS SIGUIENTES TRES SUBMENU CONTIENE LOS SIGUIENTE
7.1. Ventas Junio, Ventas Julio, Ventas Agosto.
Cuenta con tres tablas y cuatro botones.
La primera tabla cuenta con 7 columnas.
La columna 1 est la semana de cada mes.
La columna 2 esta los das de cada mes.
La columna 3 est la fecha de cada mes.
La columna 4 tiene el nombre de los tres productos a la venta.
La columna 5 est la cantidad de venta diaria segn el tipo de cada producto vendido.
La columna 6 est la cantidad de galones vendidos segn el tipo de cada producto
vendido.
La columna 7 est el precio de cada producto, que se actualiza por medio de una
vinculacin, la actualizacin se hace promedio de la hoja de Precio combustible.
La segunda tabla cuenta con el resumen de venta mensual de galones, segn el tipo de
combustible.
La tercera tabla cuenta con el promedio de ventas mensuales de galones.
7.1.1. Venta Diaria, en esa tabla muestra el resumen de venta total de cada da de dinero
y galones.
7.1.2. Venta Semanal, en esa tabla muestra un resumen de venta total de cada semana
de dinero y galones.
7.1.3. Venta mes, en esa tabla muestra un resumen de venta total del mes, de dinero y
galones.
7.1.4. Ventas, este botn sirve para regresar al men de VENTAS.
7.2. EL submen RESUMEN TOTAL DE VENTAS.
Contiene 1 tabla y 2 botones:
La tabla contiene lo siguiente:
La columna 1 est el nombre de los meses.
La columna 2 est el total de ventas de dinero de cada mes.
La columna 3, 4 y 5 est el total de galones vendidos en cada mes.
7.2.1. Grfico, ese botn cuenta con un grfico de columna
En ese grafico est ilustrado las ventas en dinero de cada mes.
7.2.1.1. Regresar, ese botn sirve para regresar a la hoja de Resumen Total de Ventas.
7.2.2. Ventas, en ese botn se regresa al men de Ventas.