Organizacin y Sistemas Contables

TEMA 2: FUNCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cmo
se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen bsicamente dos tipos de
decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y
decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento
tanto del funcionamiento operativo como de criterios solidamente adquiridos en el
desempeo del caro. !eneralmente las decisiones no rutinarias, no son susceptibles de
estandari"acin. El seundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de
que sean estandari"adas, con el objeto de que la compa#a no vea improvisada su accin
ante $ec$os de la misma naturale"a.
%na empresa establece procedimientos a seuir, para reular la actuacin de todos los
empleados. &os procedimientos son aplicables por lo eneral a las decisiones de tipo
rutinario. &os procedimientos contables son todas las actividades que reali"an los
empleados del departamento de contabilidad y que estn soportados por diferentes
conocimientos y teor#a de la profesin contable. &os procedimientos se estandari"an
bsicamente por las siuientes ra"ones:
'onsistencia en la actuacin ante situaciones similares
(elamentacin de la actuacin de los empleados
)euridad de la eficiencia de todos los procesos
El objetivo final siempre ser funcionara con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo
posible.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES.
&a orani"acin administrativa en una compa#a puede establecerse a trav*s de la
clasificacin de los procedimientos en dos rupos:
+. Procedimientos contables
,. Procedimientos no contables
Procedimiento cont!"#e.
)on todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utili"an para el
reistro de las transacciones u operaciones que reali"a la empresa en los libros de
contabilidad.
Alunos ejemplos de procedimientos contables son los siuientes:
(ecepcin de inventarios
-entas de productos
.abricacin de productos
(eistro de estimaciones
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+
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/estruccin de inventarios
En la siuiente tabla se muestras alunas cuentas de los estados financieros y los
procedimientos que se pueden utili"ar para los reistros de las transacciones.
Principales procedimientos aplicables para algunas cuentas de los estados financieros.
Rubro/Cuenta Procedimiento aplicable
Caja
1. Procedimiento para el registro de los desembolsos realizados por caja
2. Procedimiento de arqueo de caja
Bancos
3. Procedimiento para autorizacin de desembolsos
4. Procedimiento para transferencia de fondos
Fondos fijos 1. Procedimiento para el reembolso de fondo
2. Procedimiento para el pago de gastos por el fondo
Cuentas por cobrar 1. Procedimiento para registrar entas a cr!dito
2. Procedimiento para arqueo de cuentas por cobrar
3. Procedimiento para registrar cuentas por cobrar descontados en
bancos
4. Procedimiento para registro del cobro
"nersiones
temporales
1. Procedimiento para aplicar la regla de costo o mercado el mas bajo a
las inersiones
2. Procedimiento para compra # enta de inersiones temporales
"nentarios 1. Procedimiento para registrar las entradas de materia prima al almac!n
2. Procedimiento para contabilizar las transferencias de materia primar
entre almacenes
3. Procedimiento para registrar las transferencias de materia prima a la
produccin
4. Procedimiento para registrar la terminacin de productos
$. Procedimiento para aluar los inentarios de materia prima
%. Procedimiento para registrar los inentarios en transito
Prepagos 1. Procedimiento para el registro de los gastos prepago # su amortizacin
&ctios fijos 1. Procedimiento para el registro de las compras de actios fijos
2. Procedimiento para registrar el gasto por depreciacin del ejercicio
3. Procedimiento para el manejo de las construcciones en proceso
4. Procedimiento para registrar los actios bajo contratos de
arrendamiento financiero
$. Procedimiento para la desincorporaci'n de actios en desuso
%. Procedimiento para la enta de actios fijos de la empresa
(. Procedimiento para adquisiciones de ma#ores
Cuentas por pagar 1. Procedimiento para circulacin # confirmar saldos con los proeedores
2. Procedimiento para el registro de notas de debito # cr!dito a
proeedores
3. Procedimiento para ajustar los saldos con proeedores del e)terior
Prestamos
bancarios
1. Procedimiento para el registro del pasio # acumulacin de intereses
2. Procedimiento para la renoacin de prestamos bancarios
"mpuestos por
pagar
1. Procedimiento para el calculo de la estimacin mensual por concepto
de impuesto
2. Procedimiento para el calculo # presentacin de la declaracin de
impuesto
Procedimiento no cont!"#e.
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,
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En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no
contables no afectan las cifras de los estados financieros0 alunos ejemplos de este tipo de
procedimiento son los siuientes:
Procedimiento para cambiar datos de cuenta corriente
Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de $orario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
T$CNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES.
El proceso de diriir un departamento contable requiere que se disponan de las
$erramientas de tipo erencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a
cabo los procedimientos en el rea contable.
%na de las fallas mas comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de
documentacin de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con
frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se descono"ca la
forma en la cual reali"aba sus actividades.
Para prevenir estas situaciones, un erente debe planificar y tomar decisiones acerca de
cmo documentar, todo el trabajo reali"ado por los empleados0 es decir, proceder establecer
formalmente los procedimientos que ser reali"a en la empresa.
1ormalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o
maneras. &a ms com2n para llevar a cabo esta tarea es a trav*s de la implantacin de
manuales de procedimientos. Podemos distinuir las siuientes t*cnicas para comunicar y
documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:
3emorandums
4nstructivos
'irculares
3anuales
1arrativos
Memor!nd%m.
)on comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o
decisin de al2n funcionario. En alunos casos se tiene la costumbre equivocada de
comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorando, lo cual es una practica
errnea.
Intr%cti&o.
)on documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una
tarea o procedimiento especifico.
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Circ%#!re.
)on instrumentos que comunican a un ran n2mero de personas, situaciones o u#as de
accin para casos espec#ficos.
M!n%!#e.
)on por excelencia los documentos orani"ativos y $erramientas erenciales utili"ados para
comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. 'onsisten en la
orani"acin lica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema
de una especie de libro actuali"able.
/entro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a trav*s de narrativos
denominados re'on!"#e(!cci)n. Esta forma de describir los procedimientos, detalla los
pasos de un proceso identificando las personas de la accin que reali"a.
En la parte i"quierda del narrativo, se detalla el caro de la persona responsable del
procedimiento y en la columna derec$a el detalle numerado en forma consecutiva de lo que
se reali"a.
En la siuiente tabla se muestra un ejemplo
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Ejemplo de procedimiento bajo el esquema de responsable/accin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ASUN! "escripcin de procedimientos P#g. No. $ de $
CAP%U&! % 'ec(a de )igencia* +,/+-
PUN! Seccin de 'acturacin Sustitu.e P#g.
APR!/A"! P!R 0erente general "e fec(a*
Procedimiento*
!bjeti)o*
Codificacin*
Responsable
&sistente de
facturacin
*otorizado+endedo
r
&sistente de
facturacin
'acturacin a clientes
E1plicar el proceso seguido en la facturacin de productos a clientes
SEP2A'2++$
Accin
1. ,ecibir documentos del departamento de operaciones- referentes al
despac.o de material /autorizaciones de entrega de material- solicitud
de proceso- rdenes de compra # notas de entrega0.
2. C.equear que la informacin recibida del despac.o sea correcta- es
decir concuerden los datos especificados en las autorizaciones de
entrega # notas de entrega /1ilos- mezcla # espesor0
3. 2ranscribir la informacin en el formato de factura- asign3ndole el
respecto n4mero correlatio- as5 como tambi!n el cdigo del cliente.
4. "mprimir la factura en original # tres copias- ane)ar junto a sus
respectios documentos # entregar al gerente de administracin #
finanzas para su reisin # aprobacin
$. 6ntregar factura original /cliente0 # copia azul /acuse de recibo0 al
cliente
%. &rc.iar copia rosada de la factura en cuentas por cobrar- entregar
copia amarilla para la contabilizacin # arc.iar una fotocopia en el
correlatio
(. &rc.iar los documentos recibidos de soporte para le elaboracin de
la factura7 la solicitud de proceso junto a la nota de entrega # la
autorizacin de entrega de material en carpeta 89olicitudes de proceso
# autorizaciones de entrega: # las ordenes de compra en carpeta
8;rdenes de compra:.
N!rr!ti&o.
Estos consisten en la descripcin detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los
pasos que lo componen. &a t*cnica de responsable7accin explicada anteriormente, puede
clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de
procedimientos. Lo n!rr!ti&o '%eden er %ti#i*!do '!r! doc%ment!r in+orm!ci)n
,%e e #e&!nt!d! '!r! %n item! de# c%!# e et! re!#i*!ndo !#-.n !n/#ii.
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)euidamente se muestra un narrativo elaborado por el equipo de trabajo de 'onsultores
!erenciales ).A., el cual describe los m*todos de costo de inventarios que deben conocer
todos los consultores asistentes que reali"an trabajos en el rea de evaluacin de inventarios
de sus clientes:
Ejemplo de un narrativo
CONSULTORES GERENCIALES, S.A.
Objetivo: Explicar los mtodos de costeo de inventario que deben ser conocidos por los
consultores de la empresa.
Costo especifico:
Costo promedio:
PEPS:
UEPS:
Los mtodos de costeo de los inventarios mas importantes son los siguientes:
Este tipo de mtodo es utilizado cuando las partidas de inventario son mnimas !
tienen un alto valor monetario su moviemiento fsico no es grande. Por esta
caractersticas" el costo de cada partida fsica es f#cilmente determinable ! requiere
que la empresa mantenga registros detallados para cada inventario.
$entro de este tipo de valuaci%n de inventarios se pueden identificar los siguientes
tipo:
Costo promedio simple
Costo promedio ponderado
Costo promedio m%vil
Para calcular el costo promedio simple" se deber# sumar los costos unitarios de cada
una de las compras" mas el costo unitario del inventario inicial se divide entre el
numero de compras inclu!endo el inventario inicial como una compra mas" ! se
obtiene as" el costo unitario promedio.
Para el calculo del costo promedio ponderado" se calcula el total de costo de las
compras mas el valor del inventario inicial ! este monto se divide entre las unidades
disponibles antes de las ventas& el costo as obtenido" se utilizara para valoras el
inventario final ! las unidades vendidas.
El calculo del costo promedio m%vil" requiere que se tenga un estricto control sobre
los inventarios" ba'o un esquema de registro perpetuo" que consiste en recalcular el
costo promedio ponderado de las unidades despus de cada compra. Las ventas
son costeadas con base en la fec(a del ultimo promedio ponderado que se (a!a
calculado.
)Primero que entra" primero que sale*" consiste en valorar las salidas de inventario al
costo de las primeras compras" quedando el inventario al costo de las ultimas
compras.
)Ultimo que entre" primero que sale*" consiste en valorar las salidas de inventario al
costo de las ultimas compras" quedando el inventario al costo de las compras mas
antiguas.
CP. Carlos Palacios
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PRE0UNTAS DE REPASO
+. :'ul es la ra"n por la cual las empresas establecen plantes para documentar los
procesos que llevan a cabo los empleados;
,. :'ules son las ra"ones bsicas por las cuales se estandari"an los procedimientos;
5. :'ul es la definicin de los siuientes t*rminos;
Procedimiento
Procedimiento contable
Procedimiento no contable
6. /e al menos cinco ejemplos de:
Procedimientos contables
Procedimientos no contables
8. :<u* objetivo se persiue al clasifica los procedimientos en contables y no contables;
9. :Por qu* es importante llevar a cabo un inventario de los procedimientos de tipo
contable reali"ados en las empresas y que criterio de clasificacin se puede utili"ar para
esta labor;
=. :<u* importancia tiene el identificar aquellos procedimientos no contables;
>. :'ul es la t*cnica ms utili"ada para describir procedimientos;
?. :'ules son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa;
+@. :'ules son los objetivos por los cuales se documentan los procedimientos;
PROBLEMA
En el tema desarrollado se explico la manera de describir procedimientos a trav*s de
narrativos denominados responsable7accin.
Preguntas
aA (edacte en forma detallada bajo el esquema de responsable7accin, el procedimiento
para costear los inventarios y mercanc#as vendidas, enumeradas en el tema. Asuma
todos los datos necesarios que considere conveniente.
CP. Carlos Palacios
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