UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA VICERRECTORADO DE ASUNTOS SOCIALES Y PROYECTOS COMUNITARIOS UNEFA - NCLEO MRIDA
IMPLANTACIN DE SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONSULTA Y REFERENCIA PARA LA COORDINACION DE INGENIERIA EN TELECOMUNICACIONES DE UNEFA MERIDA.
Integrantes: Jos Guerra C.I: 22.665.403 Marvin Mrquez C.I: 23.727.271 Danny Gil C.I: 20.142.735 Lorena Morales C.I: 21.331.191 Nelson Morales CI: 20.571.028 Arimsay Daz C.I: 19.751.652 2
ndice
Planteamiento del problema.. Justificacin.. Objetivo General.. Objetivos Especficos..... Metas. Cobertura Geogrfica y Poblacional.... Metas, actividades, tareas, recursos, tiempo..... Cronograma de Actividades... Descripcin de las actividades ejecutadas.. Poblacin Beneficiada.... Impacto generado en la comunidad..... Aportes del proyecto... Conclusiones... Recomendaciones... Referencias Bibliogrficas. Anexos... Figura 1..... Figura 2..... Figura 3..... Planillas..................................................................................................... 1 3 6 6 7 8 9 12 15 19 20 22 23 25 26 27 28 29 30 31
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Planteamiento del Problema
La coordinacin de ingeniera de telecomunicaciones juega un papel fundamental en el rea en lo que respecta al manejo que concierne a la carrera de ingeniera de telecomunicaciones ya que por la misma se mantiene el control del estudiantado, profesores, notas y asistencia (de alumnos y profesores) fundamentales para la evaluacin de los estudiante, el control de la labor del profesorado; dicho control conlleva ciertos procesos como lo son: la consulta de pensum, datos de los profesores y el control de las planillas de calificaciones y asistencia de los alumnos siendo este el caso especfico de nuestro inters.
Actualmente en dicha coordinacin se llevan a cabo todos estos procesos de forma manual, sin ms apoyo informtico que el contar con el paquete de herramientas de oficina en el equipo de cmputo que posee dicha coordinacin sucediendo en consecuencia que los procesos ya descritos se ejecuten a una velocidad y eficiencia que distan de ser las esperadas y adecuadas vindose de esta forma afectada la imagen del buen oficio realizado en la coordinacin. En relacin a esto se pueden identificar ciertas situaciones:
La transcripcin y soporte de datos no cuenta con un sistema digital que respalde el trabajo realizado por la coordinacin.
Acceso lento a los datos que poseen con respecto al personal que a ella est suscrito. 2
Los equipos de cmputo de dicha coordinacin tienen un rol insignificante o casi nulo en los procesos que se llevan a cabo, desperdiciando as el potencial de los mismos.
Las solicitudes a dicha coordinacin son mayores que las de ninguna otra en el rea de la ingeniera en la UNEFA ncleo Mrida.
Como se puede apreciar las situaciones ya descritas enmarcan con xito el problema que para nuestros efectos y fines queda definido como Carencia de un sistema de consulta y referencia en la coordinacin de Ingeniera de telecomunicaciones en la Unefa ncleo Mrida.
Cuando destacamos que dicha coordinacin presta servicio a unos 300 estudiantes y unas 120 personas entre personal docente y administrativo, si contextualizamos la cifra estaramos hablando de que representa un numero si no cercano quizs superior al personal atendido en las otras coordinaciones de ingeniera aun si sumamos los mismos; por ende se puede visualizar con claridad la necesidad imperiosa de llevar a cabo los procesos necesarios de forma ms automatizada tal que se pueda elevar de forma considerable la eficiencia y eficacia en pro de que se preste un servicio de excelencia acorde a las necesidades del estudiantado.
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Justificacin
Hoy en da la automatizacin es comn en todo tipo de entidad u organizacin tanto pblica como privada. Este sistema est en la capacidad de generar un conocimiento nuevo, por lo cual este trabajo establece en adquirir un software moderno que agilice la informacin con respecto a dicha inscripcin. La razn primordial del desarrollo de un sistema de informacin que cubra el registro estudiantil del departamento de telecomunicaciones, radica en la necesidad de operar y mantener de manera ms eficiente los procesos que se llevan a cabo dentro del mismo. Adems lograr que los docentes que impartan dicha materia realicen una evaluacin con respecto a las estrategias metodolgicas ms idneas para cubrir las necesidades, expectativas y enseanzas en el logro de un mayor rendimiento acadmico.
Adems de lo planteado anteriormente, el presente proyecto se justifica por el cumplimiento de los siguientes objetivos del PLAN DE LA PATRIA 2013- 2019:
1.5 Desarrollar nuestras capacidades cientfico-tecnolgicas vinculadas a las necesidades del pueblo.
1.5.1.4 Impulsar la formacin para la ciencia, el trabajo y la produccin, como soporte para el avance de la revolucin cientfica y tecnolgica, a 4
travs de la formacin que vincule la ciencia y la tecnologa con la produccin y el trabajo en formas organizativas y de construccin del conocimiento cientfico y su difusin desde lo colectivo as como desde las diferentes instituciones y organizaciones del Sistema Educativo
Nacional. A tales efectos, se fomentar la consolidacin de los espacios de participacin ciudadana en la gestin pblica de las reas temticas y territoriales relacionadas con la ciencia, la tecnologa y la innovacin.
1.5.2 Consolidar el despliegue de la infraestructura educativa del pas, en los centros universitarios, tcnicos, medios y ocupacionales para la formacin para el trabajo liberador, as como la asociacin directa de infraestructura de formacin e innovacin al parque productivo, tanto directamente en las unidades de produccin como en los parques industriales, creados en la estrategia de transicin del tejido productivo.
En cuanto a lo contemplado en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, establece lo siguiente:
Artculo 103. Toda persona tiene derecho a una educacin integral, de calidad, permanente, en igualdad de condiciones y oportunidades, sin ms limitaciones que las derivadas de sus aptitudes, vocacin y aspiraciones.
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Artculo 110. El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional.
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Objetivo General
Desarrollar un sistema automatizado para el registro de los estudiantes de ingeniera de telecomunicaciones.
Objetivos Especficos
Diagnosticar la necesidad de un sistema automatizado para el control y registro en lo que concierne a la coordinacin de la ingeniera en telecomunicaciones.
Determinar los requerimientos de informacin que presentan los usuarios en cuanto a lo que concerniente a la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones UNEFA Mrida.
Elaborar el sistema automatizado para el control y registro que responda a las necesidades de la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones.
Disear una interfaz del sistema y los procedimientos necesarios para el registro de los datos.
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Metas
En las primeras 20 horas se pretende diagnosticar la necesidad de un sistema automatizado para el control y registro en lo que concierne a la coordinacin de la ingeniera en telecomunicaciones.
En las siguientes 30 horas determinar los requerimientos de informacin que presentan los usuarios en cuanto a lo que concerniente a la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones UNEFA Mrida.
En las siguientes 30 horas elaborar el sistema automatizado para el control y registro que responda a las necesidades de la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones.
En las ltimas 40 horas disear una interfaz del sistema y los procedimientos necesarios para el registro de los datos.
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Cobertura Geogrfica y Poblacional
El proyecto ser desarrollado en el estado Mrida, en la Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada, la cual est ubicada en la avenida Las Amricas, sector La Liria, frente a Faces de la U.L.A, al lado de la U.N.A, edificio UNEFA (figura 1, anexos).
En lo que concierne a la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones de dicha universidad beneficiando a 300 alumnos 120 personas entre personal administrativo y docente.
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Cronograma de metas, actividades, tareas, recursos y tiempo
Metas Actividades Tareas Recursos Tiempo (sem) Diagnstico de la necesidad Anlisis de requerimiento 1. Visitar a la carrera Ing. Telecomunica ciones 2. Investigacin Documentada sobre control y registro 3. Planteamiento del Problema
1. Estudiantes de ing. Telecomunicac iones 2. Personal responsable del sistema 3. Computador personal 1 y 2 Requerimien tos de informacin Anlisis de los requisitos de los datos 4. Encuesta a estudiantes y personal administrativo 5. Entrevista a estudiantes y personal administrativo 6. Estudiar la factibilidad 7. Analizar y validar las encuestas 8. Analizar y validar las entrevistas 1. Personal responsable del sistema 2. Hojas blancas 3. Personal administrativo 4. Estudiantes de Ing. telecomunicaci ones 3, 4 y 5 Elaborar el sistema automatizad o Construccin del sistema automatizado 9. Disear diagrama de caso de usos 10. Disear diagrama de clases 11. Elaborar una base de datos (SQL) 12. Desarrollo de la arquitectura del software 1. Personal responsable del sistema 2. Computador (case, monitor, teclado, ratn, unidad de DVD y tarjeta de red) que conste con un Procesador (Intel o AMD) de mnimo 6, 7 y 8 10
2Ghz, con una memoria RAM de 2GB a 4GB y un disco duro 3. Programa gestor de base de datos (Mysql o postgresql) 4. Servidor local para base de datos (apache) Diseo de la Interfaz del sistema automatizad o Implementar Interfaz Grafica 13. Configurar los Equipos 14. Probar y evaluar los equipos 15. Instalacin del software 16. Instalacin de PHP 17. Instalacin de la base de datos 18. Crear Interfaz grfica (HTML y CSS) 19. Conectar interfaz grfica con base de datos 20. Desarrollar aplicacin de salida 21. Elaboracin del manual para administrador y usuario 22. Codificar manual del administrador 23. Codificar manual del 1. Personal administrativo 2. Estudiantes de Ing. telecomunicaci ones 3. Personal responsable del sistema 4. Computador (case, monitor, teclado, ratn, unidad de DVD y tarjeta de red) que conste con un procesador (Intel o Amd) de mnimo 2Ghz, con una memoria RAM de 2GB a 4Gb y un disco duro. 5. Programa gestor de base de datos (Mysql o postgresql) 6. Servidor local para la base de datos 9, 10 y 11 11
usuario 24. Adiestrar al administrador 25. Adiestrar al usuario 26. Simulacro de carga de datos 27. Carga de datos 28. Demostracion es (apache) 7. Hojas blancas Pruebas del sistema Fase de Pruebas 29. Pruebas continuas 30. Encontrar y documentar defectos en la calidad 31. Verificar la funcionalidad del software 32. Notificar errores 33. Ajustar y mejorar errores 34. Instalar y probar el sistema en su entorno de ejecucin final 1. Personal responsable del sistema 2. Personal administrativo 3. Estudiantes de Ing. Telecomunicac iones 4. Computador (case, monitor, teclado, ratn, unidad de DVD y tarjeta de red) que conste con un procesador (Intel o Amd) de mnimo 2Ghz, con una memoria RAM de 2GB a 4Gb y un disco duro 5. Programa gestor de base de datos (Mysql o postgresql) 6. Servidor local para la base de datos (apache) 12 12
Cronograma de Actividades Actividades Tareas Mes Mayo 2014 Mes Junio 2014 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Actividad N 1 Tarea 1 20 Horas Tarea 2 Tarea 3 Actividad N 2 Tarea 4 25 Horas Tarea 5 Tarea 6 Tarea 7 Tarea 8 Actividad N 3 Tarea 9 25 Horas Tarea 10 Tarea 11 Tarea 12 Actividad N 4 Tarea 13 25 Horas Tarea 14 Tarea 15 Tarea 16 Tarea 17 Tarea 18 Tarea 19 Tarea 20 Tarea 21 Tarea 22 Tarea 23 Tarea 24 Tarea 25 Tarea 26 Tarea 27 Tarea 28 Actividad N 5 Tarea 29 25 Horas Tarea 30 Tarea 31 Tarea 32 Tarea 33 Tarea 34 Total de Horas: 120 Horas 13
Cronograma de Actividades Da Horas Actividad Tareas Mes Mayo 2014 - Semana 4
1 - 6 pm Tarea 34 7 - 12 pm TOTAL DE HORAS: 120 HORAS
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Descripcin de las actividades ejecutadas Actividad N1 Anlisis de los Requerimientos Desde: Lunes 26/05/2014 Hasta Viernes: 30/05/2014
Se realizaron varias visitas por parte del grupo a la coordinacin de Ingeniera en Telecomunicaciones donde el coordinador nos plante la necesidad de un sistema automatizado para su control mencionando algunos aspectos importantes, se hizo una investigacin documentada acerca de lo que realmente se necesitaba para enfocarnos en ejecutar el planteamiento del problema buscando una solucin apropiada.
Actividad N2 Anlisis de los Requisitos de los datos Desde: Lunes 02/06/2014 Hasta: 06/06/2014
La siguiente actividad se inicia con una serie de encuestas donde participaron los estudiantes y el personal administrativo, obteniendo como resultado la urgencia de dicho sistema automatizado, nos enfocamos de una manera ms explcita realizando entrevistas a cierto personal administrativo y estudiantes interesados en el sistema que nos aportaron opiniones para una mejor visin del objetivo del sistema. Es all donde estudiamos la factibilidad 16
como un recurso predominante en la coordinacin donde poco a poco cada coordinacin de carreras, obtengan sistemas autnomos para una mejor organizacin.
Actividad N3 Construccin del Sistema Automatizado Desde: Lunes 09/06/2014 Hasta: Viernes 13/06/2014
Esta actividad se inici con el diseo de diagrama de casos de usos como tambin el de clases para luego empezar con la base de datos el cual utilizamos un sistema gestor de base de datos llamado Mysql, el motivo fue que es el lenguaje ms utilizado en todo el mundo para emplear sistemas automatizados de gran importancia y de muy buena seguridad.Cabe resaltar que el sistema debe poseer una seguridad estable lo que nos llev el trabajo de anexarle una autenticacin para el administrador para entrar a los siguientes mdulos.
Seguidamente continuamos realizando la interfaz del sistema llevando el nombre de la ilustre universidad (UNEFA) respectivamente con su misin y visin, por lo que se llev a cabo que el grupo se dividiera, de manera que una parte se enfocara en la implantacin de la interfaz grfica en el lenguaje HTML que es comnmente utilizado para pginas webs, as la otra parte procediera a configurar y probar los equipos de la coordinacin donde sern instalado el PHP y el sistema automatizado ya implementado.
Como todo sistema y toda aplicacin web debe llevar un manual de usuario y uno para el administrador donde cada paso del desarrollo del sistema fuimos elaborando los comentarios del cdigo para un mayor entendimiento del administrador. En cuanto al usuario elaboramos un manual donde se plasm los permisos autorizados por el usuario. Por ltimo nos tomamos un da para adiestrar a cada uno del personal y usuario que va orientado el sistema, donde se ejecut el simulacro de datos para que se pudiera observar el fin del sistema y porque fue elaborado.
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Actividad N5 Fase de Pruebas Desde: 23/06/2014 Lunes Hasta: Viernes 27/06/2014
Ya finalizado el sistema sufri a una serie de pruebas, obteniendo como errores algunas cargas de datos que no la soportaba, se planifico otra reunin a fondo para dar con el error y lo resolvimos de una manera perfecta, con lo que observamos que el sistema cumple con lo requerido, luego de esto lo implantamos de forma correcta
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Poblacin Beneficiada
Podemos expresar con jbilo que los objetivos planteados fueron cumplidos los miembros y el personal de la UNEFA Mrida especficamente la coordinacin de ingeniera en telecomunicaciones ahora goza de un sistema de consulta y referencia facilitando as sus labores y agilizando sus procesos; sumado a esto se encuentra el hecho de que los estudiantes gracias a la implantacin de este sistema gozaran de una atencin ms rpida facilitando as su trnsito por dicha coordinacin.
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Impacto generado en la comunidad
La idea nace de la necesidad de automatizar ciertas labores que por lo tediosas de las mismas consumen tiempo y muchas veces se ve estropeada su labor por errores humanos (transcripcin), expresado esto es de suponer que fue necesario un trabajo de investigacin con el fin de la recoleccin de datos y requerimientos del sistema para determinar la mejor manera por la cual solventaramos el problema ya antes descrito.
Una vez diseado el sistema obtuvimos una herramienta potente e intuitiva para cualquier tipo de usuario que permite a su vez su uso o modificacin de ser necesaria en un futuro, dndoles no solo un sistema automatizado para sus labores si no una herramienta que los hace pioneros para con las dems coordinaciones la cual es dinmica, escalable segn lo prefieran.
Con la base de datos funcional la idea primordial es que se maneje de forma cmoda y eficaz la gran cantidad de datos necesarios entre los cuales si generalizamos se encuentran: estudiantes, personal docente y la carga acadmica de la carrera; por lo cual su consulta se facilita pudiendo de este modo ser gestionado de forma rpida por una sola persona con conocimientos altos o bajos conocimientos de sistemas manejadores de base de datos.
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El contar con una interfaz intuitiva para con el usuario facilita la compresin del sistema logrando as que el aprendizaje o capacitacin para su uso se llevase a cabo sin contra tiempos y de forma no menos rpida que con cualquier herramienta de oficina de un equipo de computo a su vez dicha interfaz cuenta con un entorno modular que facilita su comprensin en funcin de la labor que realiza cada modulo.
Lo ms importante se ve reflejado en el hecho de que se utilizaron los conocimientos impartidos en la universidad y asimilados por nosotros para el mejoramiento de un aspecto de la misma, mostrando de esta forma nuestro agradecimiento y compromiso con la misma por los aos de instruccin que nos brindo .
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Aportes del proyecto
Es visible la solucin prestada por el sistema de informacin a los problemas que se han expuesto, beneficiando y cumpliendo con la comunidad elegida como objetivo de nuestra labor la cual gracias a este proyecto ahora cuenta con un sistema que facilitara sus labores y solventara las deficiencias que vena presentando desde hace ya bastante tiempo por consiguiente nos satisface y enorgullece poder informar que hemos dado respuesta y cumplido con el objetivo de utilizar nuestros conocimientos tcnicos y tecnolgicos para solventar las carencias en los mbitos que fueron identificadas en nuestra comunidad objetivo
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Conclusiones
Con la implementacin de un Sistema Automatizado de Consulta y Referencia para la Coordinacin de Ingeniera en Telecomunicaciones de la UNEFA-Ncleo Mrida, se mejor de forma notable, la eficiencia de las funciones correspondientes a esta coordinacin, teniendo en cuenta el nmero de estudiantes que maneja la misma, (300 estudiantes aproximadamente), y 120 personas entre personal docente y administrativo.
De igual forma, es importante mencionar que el sistema no solo mejoro la rapidez de las consulta por parte del coordinador, sino adems reduce la posibilidad de que alumnos cursen materias en diferentes turnos (diurno y nocturno), teniendo en cuenta que esta situacin ha originado problemas con las notas en muchos estudiantes, tambin evita que los estudiantes cursen las materias correspondientes al semestre en curso, o incluso que no cursen materias que se encuentren preladas.
Es importante mencionar, que al evitar todas estas eventualidades, no solo se beneficiara la Coordinacin de Ingeniera en Telecomunicaciones, sino adems, de manera indirecta el Departamento de Secretaria, ya que disminuye el riesgo de que la misma no tenga que buscar notas a estudiantes en turnos a los que no corresponda, como ha venido sucediendo en los ltimos semestres, en cuanto a los profesores, estos contaran de forma rpida, con la planilla de los estudiantes asignados a su ctedra.
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Por ltimo, la implementacin del sistema resalta la importancia del uso de la tecnologa, como estrategia para mejorar la eficiencia en los procesos, en este caso, los referentes a la Coordinacin de Ingeniera en Telecomunicaciones, a travs de la automatizacin.
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Recomendaciones
Incentivar a las dems coordinaciones de la UNEFA, para que automaticen sus procesos y as lograr un mejor rendimiento en sus actividades.
Dar a conocer las posibles correcciones que presente el sistema, para que puedan ser modificadas por otros estudiantes de ingeniera de sistemas, a travs de proyectos, ya sea comunitario, o referente a una materia (implantacin de sistemas, auditoria de sistemas, entre otros).
Informar a los estudiantes, en este caso, de ingeniera en telecomunicaciones, de cmo funciona el sistema, con el fin de que los mismos tengan las precauciones para evitar eventualidades, por ejemplo, cursar materias en turnos a los que no corresponde, entre otros.
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Referencias Bibliografa
Arias, F. (2012). El Proyecto de investigacin (6. Ed.) Caracas- Venezuela: Episteme. Oppel,A.y sheldon,R. (2010). Fundamentos de SQL. (3a ed). Distrito federal, Mxico: McGrawHill
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ANEXOS
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Figura 1 Mapa Geogrfico de La Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Arma (UNEFA)
Tesis - Sistema de Información para El Control y Gestión Del Mantenimiento Preventivo de La Plataforma de Escritorio Del Edificio Sede Guaraguao Pdvsa Refinación Oriente