ProntoForms de Nextel Guia de Usuario v1 0

Gua de Usuario v1.
0 ProntoForms

Gua de Usuario
ProntoForms
de
Nextel

Gua de Usuario v1.0 ProntoForms - Pgina 2

Gua de Usuario ProntoForms
Tabla de Contenidos

Gua de Usuario ProntoForms ................................................................................................................................................. 2
Tabla de Contenidos ............................................................................................................................................................... 2
BIENVENIDOS A PRONTOFORMS: ........................................................................................................................................... 3
INFORMACIN GENERAL CONOZCA PRONTOFORMS: ........................................................................................................ 3
30 DAS DE PRUEBA GRATIS: ................................................................................................................................................... 4
APLICACIN MVIL: ................................................................................................................................................................ 5
Descarga e Instalacin de la Aplicacin Mvil .................................................................................................................... 5
Llenado de Formularios Mviles en su Telfono ................................................................................................................ 5
Reconciliacin del Dispositivo ............................................................................................................................................. 8
PORTAL WEB: ........................................................................................................................................................................ 10
Acceso al Portal Web ........................................................................................................................................................ 10
Importar Formularios de la Biblioteca de Formularios ..................................................................................................... 11
Crear un FormSpace .......................................................................................................................................................... 12
Crear Sus Propios Formularios .......................................................................................................................................... 14
Crear un Origen de Datos .................................................................................................................................................. 17
Administrar Usuarios ........................................................................................................................................................ 21
Agregar y Administrar Grupos .......................................................................................................................................... 23
Crear Destinos de Datos .................................................................................................................................................... 24
Ejecutar Reportes / Exportar Registros de Datos ............................................................................................................. 25
Cambiar Su Contrasea ..................................................................................................................................................... 27
Ajustar la Zona Horaria ..................................................................................................................................................... 27
RECURSOS SOPORTE AL CLIENTE / BASE DE CONOCIMIENTO: .......................................................................................... 28
CONVIERTA SU CUENTA DE PRUEBA GRATIS A UNA CUENTA DE PAGO: ............................................................................. 28


BIENVENIDOS A PRONTOFORMS:
Bienvenidos a ProntoForms. Esta Gua de Usuario es su herramienta rpida y fcil que cubre todas las operaciones
bsicas de la solucin ProntoForms y debe ser empleada como su recurso principal al empezar a utilizar ProntoForms.

INFORMACIN GENERAL CONOZCA PRONTOFORMS:
Uno de los muchos beneficios de ProntoForms para usted y sus trabajadores es la capacidad de acceder fcilmente a sus
formularios de negocio en sus telfonos Nextel, ahorrndole a su empresa tiempo y dinero y ayudndole a terminar su
trabajo ms rpido. ProntoForms cuenta con dos componentes principales: la Aplicacin Mvil y el Portal Web.
La Aplicacin Mvil se utiliza en campo y permite a los trabajadores recibir los formularios enviados (desde la oficina),
recabar datos/informacin de trabajo y enviarlo de regreso a la oficina todo esto en los telfonos Nextel compatibles y
en tiempo real. La Aplicacin Mvil est disponible a travs de la tienda Web. Busque ms informacin detallada acerca
de la Aplicacin Mvil y las instrucciones para su descarga e instalacin en la seccin de Aplicaciones Mviles.
El Portal Web es la herramienta administrativa en lnea que le permite manejar fcilmente diferentes aspectos de su
negocio, incluyendo la creacin de formularios nuevos y la modificacin de los ya existentes, despachando formularios
mviles a los trabajadores de campo, administrando a los trabajadores de campo y los permisos, y generando informes
de gran alcance. El Portal Web tambin se conecta fcilmente con las aplicaciones informticas de la empresa y servicios
a travs de internet. Busque ms informacin e instrucciones detalladas sobre las funciones principales del Portal Web
en la seccin Portal Web.
Para saber ms de ProntoForms, visite www.nextel.com.mx/prontoforms.


30 DAS DE PRUEBA GRATIS:
Pruebe ProntoForms GRATIS durante 30 das. Experimente la ayuda que ProntoForms puede darle a su negocio
inclusive crearemos el primer formulario por usted, completamente GRATIS.
Entre a http://www.prontoforms.com/nextel y haga clic en Prueba Gratis que est de lado izquierdo de la pgina.
Registre su nombre e informacin de contacto, su nmero telefnico, genere una contrasea (de al menos seis
caracteres) e indique cmo supo de ProntoForms.
Indique el giro de su empresa para que podamos proveer algunos formularios predefinidos para usted.
Agregue el correo electrnico de su Vendedor Nextel.
Adjunte el formulario que est utilizando actualmente y que le gustara que diseemos para usted (completamente
gratis).
Haga clic en Acepto los trminos y oprima el botn Registrarme! para crear su cuenta de prueba gratuita por 30
das.


APLICACIN MVIL:
Descarga e Instalacin de la Aplicacin Mvil
ProntoForms funciona en una variedad de telfonos Nextel. Haga clic aqu para ver una lista de los telfonos
compatibles Nextel (www.nextel.com.mx/prontoforms). Para descargar la aplicacin mvil ProntoForms, visite la tienda
de aplicaciones Play Store en su telfono, busque "ProntoForms" o "Pronto Forms" y siga las instrucciones para
descargar e instalar la aplicacin. Para descargar la aplicacin mvil, debe tener una cuenta de Google. Las credenciales
Web Store no son las mismas que las que se utilizan en la aplicacin mvil ProntoForms en el telfono.

Despus de instalar la Aplicacin Mvil, inicie la sesin con su nuevo perfil de cuenta ProntoForms. Todos los
formularios de muestra sern accesibles en su telfono Nextel.
Siga las instrucciones para rellenar formularios mviles en su telfono.
Llenado de Formularios Mviles en su Telfono
Es fcil llenar formularios de manera inalmbrica en su telfono Nextel.
Cuando sus oficinas despachen formularios a su dispositivo, recibir una notificacin indicando que hay formularios
que usted debe completar. stos estarn en el Buzn de Entrada, dentro de ProntoForms, en su dispositivo.
Tambin puede abrir la aplicacin ProntoForms en su telfono Nextel e ingresar. Despus de iniciar la sesin, puede
ver todos los formularios que le han sido asignados y que estn disponibles para que pueda trabajar en ellos. Puede
seleccionar formularios Nuevos, que no se han iniciado, o puede seleccionar formularios en Borrador si ya ha estado
trabajando con ellos antes.


o Para elegir un formulario Nuevo, haga clic en Formularios en la aplicacin mvil. Despus ver una lista de todos
los formularios que tiene asignados. Elija aquel con el que desea trabajar. sta se abrir y podr empezar a
capturar la informacin utilizando listas desplegables, textos libres, etc.
o Para elegir un formulario en Borrador, haga clic en Borradores en la Aplicacin Mvil y ver una lista de todos
los borradores existentes. Elija aquel con el que desea continuar trabajando. ste se abrir y podr seguir
adelante capturando la informacin utilizando textos libres o listas despegables.
Es fcil enviar una forma completa (y toda la informacin contenida en la misma) a su oficina.
Una vez que haya terminado de llenar la forma, pulse Enviar y sta ser enviada. Antes de proceder, se le pedir
que confirme que toda la informacin est correcta. Una vez que lo envi, toda la informacin podr verse en el
Portal Web y ya no aparecer en la carpeta de Borrador en el telfono Nextel.

Tambin puede obtener otro tipo de informacin en su telfono.
Adjuntar una foto: Adjuntar una foto a un formulario es muy fcil. Haga clic en el botn Foto para tomar una
fotografa con el dispositivo o elegir mltiples imgenes/fotos para cada Pregunta.
Capturar una Firma: Capturar la firma de un cliente para confirmar la entrega de un trabajo o el cumplimiento de
una actividad es una buena idea y es muy fcil de realizar. Haga clic en Firma y aparecer un cuadro de Captura de
Firmas. Firme con lpiz stylus o con el dedo y presione Guardar. Si comete un error puede limpiar el recuadro
utilizando el botn Limpiar.
Escanear un cdigo de barras: Escanear un cdigo de barras para manejar un inventario (por ejemplo), puede
realizarse desde la cmara de la mayora de los telfonos que cuenten con una cmara de alta resolucin con
enfoque automtico. Si la cmara de su telfono mvil no tiene la capacidad de enfoque automtico, como quiera
puede capturar y leer cdigos de barras, solo que deber colocar manualmente la cmara en el cdigo de barras,
para que aquella lo enfoque. De ser posible, especifique el tipo deseado de cdigo de barras en la pestaa
Propiedades de Cdigo de Barras. Siga este consejo para la facilidad de uso y velocidad de reconocimiento de cdigo
de barras.
Son compatibles los siguientes tipos de cdigos de barras:
Cdigo 39: Cdigo de propsito general utilizado en todo el mundo
Cdigo 128: Cdigo muy capaz con excelente densidad, alta confiabilidad, utilizado en todo el mundo
UPC (A o E): Cdigo de producto universal visto en casi todas las tiendas en los EE.UU. y Canad
EAN (8 o 13): Cdigo de producto de venta internacional con Nmero de Artculo Europeo
Cdigo QR: Se utiliza para el control de materiales y la confirmacin del pedido
ITF: Intercalado 2 de 5 - Cdigo numrico compacto, muy utilizado en la industria y el transporte areo de carga
Nota importante: Hay que descargar la aplicacin de escner de cdigo de barras ya que ste no es parte de los
telfonos Android. Los usuarios deben contar con un ID para el Android Market / Google Play Store. Al iniciar la
sesin, hay que buscar e instalar la aplicacin de escaneo de cdigo de barras.

En cualquier momento, usted puede guardar la forma que comenz como Borrador, (que en los dispositivos Android
aparece como Guardar), que le permite guardar la forma y llenarla ms tarde. Siga estas instrucciones para
guardar la forma como Borrador en un telfono Android:
o Con la Forma abierta, acceda el Men Contextual bajo el botn de ProntoForms (que se encuentra en la parte
superior derecha de la pgina de Formularios)
o Haga clic en el Men Contextual y luego en Guardar como Borrador.
o Es as de fcil!


Cambiar Su Contrasea
Cambiar su contrasea es muy fcil utilizando la aplicacin mvil ProntoForms. Slo siga estos pasos:
En la Aplicacin Mvil ProntoForms, navegue a Configuracin
Seleccione Contrasea
Seleccione luego Cambiar Contrasea
Ingrese su contrasea actual
Seleccione su nueva contrasea y confirme

Si olvid su contrasea y no quiere cambiarla desde su telfono, puede contactar al administrador de ProntForms en su
empresa para cambiar su contrasea, o bien, puede:
Navegar a http://live.prontoforms.com
Hacer clic en No recuerdas tu Nombre de Usuario o Contrasea
Escribir el correo electrnico que utilizaba para ingresar
Y enseguida le sern enviadas las instrucciones a su correo


Reconciliacin del Dispositivo
El proceso de Reconciliacin del Dispositivo se utiliza para sincronizar la aplicacin mvil en el telfono con el Portal
Web ProntoForms. Algunos de los beneficios ms comunes de hacer un Ajuste del Dispositivo son:
Comprobacin de la versin de todos los Formularios en el telfono contra los Formularios en el Portal Web. Un
Ajuste o Reconciliacin del Dispositivo reemplaza las versiones no actualizadas del telfono.
Comprobacin de la versin de todos los Orgenes de Datos en el telfono contra los Orgenes de Datos en el Portal
Web. Un Ajuste o Reconciliacin de Dispositivo reemplaza el contenido obsoleto del Origen de Datos en el telfono.
Busque Formularios nuevas y/o Orgenes de Datos en el Portal Web. La Reconciliacin de Dispositivo descarga
Formularios nuevos y/o Orgenes de Datos en el telfono.
Compruebe si hay Mensajes nuevos en el Portal Web que van dirigidos al Usuario del Dispositivo. La Reconciliacin
de Dispositivo descarga mensajes nuevos en el Dispositivo.
Consulte la Bandeja de Salida (Outbox) para procesar y enviar al Portal.
En ocasiones se puede referir a la Reconciliacin de Dispositivo como Enviar / Recibir.
A continuacin se presentan las instrucciones para efectuar una Reconciliacin de Dispositivo en su telfono Nextel:
Telfono Android: Con una Forma abierta, busque la flecha circular en la parte superior derecha de la pantalla.
Pulse en la flecha circular para efectuar el Ajuste o Reconciliacin de Dispositivo.
El cliente de Android tambin mostrar el botn de Reconciliacin a la vista, excepto los Formularios. Pulse
Ajustar para efectuar el Ajuste o Reconciliacin de Dispositivo.


Soporte en su Telfono
Abra la Aplicacin Mvil ProntoForms y luego abra el Men. Pulse Contactar Soporte y ver un nmero telefnico,
pgina web y correo electrnico que utilizar para Soporte al Cliente.


PORTAL WEB:
Acceso al Portal Web
Es fcil acceder al Portal Web.
Visite http://www.prontoforms.com/nextel y haga clic en Inicio de Sesin del Cliente en la parte superior derecha.
Se le pedir que inicie la sesin con el mismo nombre de usuario y la contrasea que cre durante el proceso inicial
de registro. Si acaso olvid su nombre o contrasea, es muy fcil recuperarlos. Utilice la opcin No recuerdas tu
nombre de usuario o contrasea? en la pantalla de inicio de sesin. Ah podr recuperar su contrasea a travs de
su direccin de correo electrnico registrado.
Le recomendamos que marque el sitio como favorito para que le sea fcil acceder a l cada que lo necesite.


Importar Formularios de la Biblioteca de Formularios
Hemos precargado algunas muestras de Formularios con base en el giro que seleccion cuando registr su cuenta para
que le sea ms fcil utilizar los Formularios ProntoForms. Puede personalizar estos formularios de muestra para
satisfacer sus necesidades, as mismo puede importar otros formularios de la Biblioteca de Formularios de ProntoForms.
stos estn disponibles para una variedad de giros, incluyendo la industria de la construccin, servicios en campo,
manufactura, inspeccin o revisin a tiendas minoristas, transporte y muchos ms. Los Formularios disponibles en la
Biblioteca de Formularios estn libres de restricciones de uso, por lo que puede copiarlos y editarlos para satisfacer las
necesidades de su negocio.
Las Formularios se pueden agrupar u organizar dentro de los FormSpaces (parecido a las carpetas en una computadora).
Para ms informacin, consulte la seccin Crear un FormSpace.
Para importar un Formulario:
Una vez que haya iniciado sesin en el Portal Web, haga clic en Biblioteca de Formularios en la barra del men
superior principal.
Busque por Sector (por ejemplo, construccin, transporte, etc.) o por Funcin del negocio (por ejemplo, revisin o
recoleccin y entrega, etc.)
Cuando encuentre la Forma que desea utilizar, haga clic en + o agregar en la parte extrema derecha del nombre
de la forma.
Seleccione el FormSpace al que desea importar su forma y haga clic en Importar.


Una vez que haya importado una forma, puede modificarla fcilmente para que incluya las pginas y las preguntas que
desee. Adems, puede cambiar el nombre de los formularios para que le sea ms fcil de recordar y acceder a ellas.
Puede importar todos los formularios que desee de manera gratuita.
Crear un FormSpace
Los FormSpaces son carpetas que le permiten conjuntar a los Formularios en grupos locales con su Origen de Datos y
Destinos de Datos. En la seccin Crear Destino de Datos se explica cmo utilizar un Destino de Datos. Muchos usuarios
de ProntoForms nos dicen lo til que es organizar los grupos basndose en unidades de negocio o grupos funcionales y
su organizacin o formularios con grupos de usuarios comunes y/o con funciones similares.
Nota Importante: Le recomendamos que tenga al menos tres FormSpaces en su cuenta: Produccin, Pruebas, y
Muestras (vea la seccin Crear un FormSpace en esta Gua de Usuario). Agrupar sus formularios por el tipo de uso le
permitir configurar el acceso correcto y simplificar el uso mvil ms fcilmente. Si coloca una forma de muestra en su
FormSpace nuevo, asegrese de saber cmo darles a los usuarios mviles el acceso a esta FormSpace en particular.
Cuando se cre la cuenta (o equipo) ProntoForms para usted, se agreg una carpeta que lleva el nombre de Sample
FormSpace. Adems, se incluyen formularios listas para su uso en el Sample FormSpace, basadas en el giro que
seleccion cuando registr la cuenta. Su cuenta de usuario ProntoForms tiene acceso a este FormSpace mediante los
Grupos ProntoForms, que se explica en la seccin Agregar y Administrar Grupos.
A esta altura, tal vez desee crear uno o dos FormSpaces nuevos. Le recomendamos los FormSpace Pruebas y
Produccin, como punto de arranque. Para crear un FormSpace:
Haga clic en el men FormSpaces, en el men superior y seleccione Crear FormSpace.
Nombre el FormSpace que est creando.
Nota: ProntoForms utiliza la Direccin de Correo Electrnico de Contacto por Problema como mtodo de
notificacin, cuando el procesamiento de registro de datos en el portal encuentra un problema o cuando no puede
realizar dicho procesamiento.
Puede optar por aadir un logotipo que se utilizar para todos los formularios en el FormSpace nuevo.
Asigne ms y ms grupos de trabajo al FormSpace. Esto le dar a los usuarios, dentro de los grupos, el acceso a los
formularios en el FormSpace.
Haga clic en Crear.


Sugerencia: Los Mens en ProntoForms son contextuales y estn mostrados en un nmero de maneras. A menudo, los
Banners Azul y Negro en el Portal Web contienen flechas que despliegan un men. En otros casos, los mens pequeos
aparecern cuando pase el cursor por encima de los objetos en el Portal Web. A veces vienen incluidas las opciones de
men cuando se abre un objeto, por ejemplo, una forma.


Crear Sus Propios Formularios
Una vez que ha trabajado con los Formularios de Muestra, debe estar listo para crear sus propios Formularios, con
Pginas y Preguntas que satisfagan las necesidades de su negocio. Podr utilizar el Generador de Formularios (Form
Builder) para crear formularios personalizadas nuevas.
Para crear una Forma nueva:
Vaya a FormSpaces y seleccione la carpeta FormSpace en la que desea crear su Forma nueva.
Haga clic en Crear Forma.
Nombre la Forma, introduzca una descripcin y asgnela a un destino de datos. Si no se asigna un Destino de Datos,
aparecer un cuadro de aviso. Si bien no se requiere un destino de datos, se recomienda asignar uno. Puede elegir el
Destino de Datos de Correo Electrnico que fue creado automticamente cuando se cre su Cuenta de Prueba
(equipo) o bien, puede realizar y asociar un nuevo Destino de Datos para despus. Para ms informacin sobre los
Destinos de Datos revise la seccin Crear Destino de Datos.
Haga clic en Crear luego en Clic Aqu para abrir el Generador de Formularios y trabajar en su nueva Forma.



El Generador de Formularios se abre en una nueva ventana que se divide en dos paneles; Pginas y Preguntas. Todos
los formularios ProntoForms se conforman de un conjunto de pginas y preguntas.

Las Pginas se utilizan para organizar el flujo de trabajo en pasos ms lgicos, con cada Pgina que contiene una
agrupacin lgica de Preguntas. El panel de la izquierda enumera sus Pginas.
Para agregar una Pgina, haga clic en Agregar en la parte superior izquierda.
Aada un Nombre a su pgina, para precisar su uso previsto. Para renombrar una Pgina, haga clic en el cono del
lpiz.
El panel derecho muestra las Preguntas en esa Pgina.
Para agregar una Pregunta, haga clic en la pgina donde desea hacer la pregunta, mueva el ratn hacia Agregar en
la parte superior derecha.
Ver una serie de mens que representan los diferentes tipos de preguntas que usted puede seleccionar. El tipo de
Pregunta que usted elija depende del tipo de datos que desea recopilar y el Tipo de Control (o mtodo de Registro
de Datos) que desea utilizar para esa Pregunta.
Una vez elegido el tipo de Pregunta, la nueva Pregunta aparecer en el panel de Preguntas.
Mueva el ratn hacia la Pregunta y ver aparecer algunas opciones.
Puede cambiar el texto en la Pregunta haciendo clic en el Texto de Pregunta.
Ver algunos botones en el lado derecho:
o Tipo le permite cambiar el Tipo de Pregunta. Por ejemplo: Texto, Nmero, Fecha, etc.


o Editar Propiedades se abrir una nueva ventana con varias opciones de pregunta. Las opciones que se
muestran dependen del Tipo de Datos y el Tipo de Control de la pregunta, entre ellos:
Opciones de respuestas
Orgenes de Datos adjuntos
Opciones de Filtrado y Auto-Llenado
Validacin, etc.
o Los botones restantes le dan el control de la ubicacin de la Pregunta, incluyendo el traslado de la pregunta
hacia arriba o hacia abajo en la pgina o hacia atrs o hacia delante de otras pginas. Tambin estn las
opciones de Copiar y Borrar.
Flecha Izquierda: Copia la Pregunta a una nueva pgina
Flecha Arriba: Mueve la Pregunta hacia arriba para cambiar el orden
Flecha Abajo: Mueve la Pregunta hacia abajo
Copiar: Duplica la Pregunta para que aparezca en otra pgina
Borrar: Elimina la Pregunta
Usted cuenta con cuatro opciones de Guardar para escoger mientras trabaja en la forma.
Guardar: Guardar la forma en su condicin actual y dejar la forma abierta para que pueda seguir trabajando.
Guardar y Cerrar: Guardar la forma como Borrador, y cerrar el generador de forma. Normalmente los Borradores
no se distribuyen a los usuarios de mviles. Solo aquellos usuarios que cuentan con la opcin de Puede Evaluar
incluida en sus Permisos de Usuario podrn recibir los Borradores en sus Telfonos Mviles.
Guardar y Distribuir: Guardar la forma como Activa, que significa que estar disponible para usuarios de mviles
con acceso al FormSpace actual (tal vez se requiera la reconciliacin de dispositivo).
Cancelar: Ignorar los cambios realizados y cerrar el generador de formas, no se guardarn las versiones activas o
borradores.
Crear un Origen de Datos
Con ProntoForms, usted puede crear formularios con preguntas con datos pre-llenados (respuestas) que pueden ser
seleccionadas por el usuario mvil, en lugar de escribirlas manualmente. Por ejemplo, podra crear un origen de datos
para una lista de piezas. En el Origen de Datos, puede tener columnas como Fabricante, Nombre de la Pieza, Nmero de
Serie y Precio. La forma puede incluir una pregunta de tipo lista desplegable con fabricantes que vienen en la primera
columna de su Origen de Datos. Si el usuario selecciona un Fabricante, la Pregunta con el Nombre de la Pieza que arroja
sus valores a partir de la columna con el Nombre de la Pieza puede ser filtrada por ProntoForms para que solamente
muestre las partes correspondientes al Fabricante seleccionado. Una vez que el usuario seleccione el Nombre de la
Pieza, ProntoForms se puede configurar para que complete automticamente las preguntas de Nmero de Serie y
Precio, con datos que vienen del Origen de Datos.
Los Orgenes de Datos pueden tener una o ms columnas, pueden completar varios tipos de preguntas en ProntoForms,
tambin pueden tener sus contenidos pre-filtrados previamente por otras preguntas de forma, y completar preguntas
posteriores basadas en el valor seleccionado.


Adems de una gran cantidad de funciones dentro de la misma forma, los Orgenes de Datos son muy flexibles en la
manera en que se crean, se almacenan, son actualizados y se guardan. Los datos que provienen de Orgenes de Datos se
descargan automticamente al telfono del usuario como parte del proceso de ajuste o reconciliacin.
Como alternativa al uso de Orgenes de Datos en preguntas que usan controles de lista desplegable y lista de botones de
radio, las opciones pueden definirse en las propiedades de la misma pregunta, usando la opcin Definir Aqu.
Los orgenes de datos pueden almacenarse en variedad de lugares, entre ellos en el Portal Web ProntoForms, pueden
ser almacenados en un servidor web controlado por el usuario, en Dropbox o en Google Drive, por ejemplo. El Portal
Web proporciona herramientas para subir y actualizar los datos, as como para administrar las versiones del Origen de
Datos, para que los usuarios siempre tengan datos actualizados.
Para crear un Origen de Datos:
Navegue al FormSpace en la que desea utilizar el Origen de Datos
Haga clic en Origen de Datos luego haga clic en Crear un Origen de Datos
Seleccione el tipo de integracin. Se recomienda, para los principiantes, Subir Manualmente el Origen de Datos
Introduzca un Nombre para el Origen de Datos y una descripcin, que es opcional
Haga clic en Input File (Archivo de Entrada)
Seleccione el Formato de Datos del archivo fuente que va a subir. Puede utilizar archivos CSV, XML o JSON.
Notas: Puede usar un software de hoja de clculo para crear o modificar un archivo CSV. El archivo CSV debe tener
los ttulos de las columnas en el archivo de Origen de Datos. No debe haber renglones vacos entre los ttulos y los
datos
Utilice Explorar para localizar el archivo que quiere subir
Haga clic en Crear y el archivo se cargar en el Portal Web de ProntoForms. Todos los usuarios con acceso al
FormSpace recibirn esta Origen de Datos la prxima vez que realicen el Ajuste o Reconciliacin



Es muy fcil actualizar un Origen de Datos.

Una vez que se ha creado un Origen de Datos, se pueden subir datos nuevos en cualquier momento. Este mtodo
tambin se puede utilizar para agregar pero no eliminar columnas del Origen de Datos. ProntoForms recomienda
conservar una copia o respaldo de los datos actuales y de todos los Orgenes de Datos en formato CSV en una
computadora. Cada vez que suba datos nuevos, guarde una copia del archivo CSV que se utiliz para hacer la
actualizacin.

Si desea subir datos nuevos o modificados al Origen de Datos, basta con encontrar el Origen de Datos que le interesa en
el Portal Web y hacer clic en "Subir Datos Nuevos." Haga clic en "Elegir Archivo" para buscar el archivo existente. Acepte
todos los valores predeterminados a menos que esto le cause un problema. De ser as, contacte a Soporte ProntoForms.

Si no est disponible una copia de los Datos ms recientes, puede descargarlos desde el men de la pgina de
propiedades del Origen de Datos. Haga clic en la flecha que est en el extremo derecho del ttulo azul (para el Origen de
Datos), y seleccione "Descargar como CSV".

Si el Origen de Datos es Manual, entonces en la siguiente Bsqueda programada se sincronizar la copia del Origen de
Datos en el Portal Web utilizando los Datos que estn en el directorio de la Fuente, ya sea el servidor HTTP o HTTPS, el
servidor FTP/ SFTP, Dropbox, o Google Drive. Usted siempre cuenta con la opcin de subir Datos nuevos manualmente,


utilizando el mtodo anterior, sin importar el tipo de Origen de Datos. Es muy importante asegurarse de que siempre se
debe utilizar la copia ms reciente de los Datos para editar y subir.

Administrar Usuarios
Hay tres tipos diferentes (o roles) de los usuarios ProntoForms: Slo Mvil, Usuario de Pronto y Administrador de
Pronto. Al aadir nuevos usuarios a su cuenta (equipo), se debe considerar la manera en que cada usuario va a
interactuar con el sistema, con el fin de asignar el tipo/rol de usuario ms adecuado.

Slo Mvil - estos usuarios tienen plenos derechos sobre su telfono Nextel pero no tienen acceso al portal.
Usuario de Pronto - tienen plenos derechos sobre su telfono Nextel y acceso a funciones limitadas en el portal.
Administrador de Pronto - los usuarios tienen plenos derechos para llevar a cabo cualquiera de las opciones en el portal
y en los telfonos Nextel.

Usted puede administrar o agregar usuarios navegando en la seccin de Usuarios y Grupos en el Portal Web.
Haga clic en la pestaa Usuarios y Grupos en la barra superior del men principal.
En la Lista de Usuarios, haga clic en Crear un Usuario
Complete la informacin para el nuevo Usuario
Seleccione el papel o rol deseado para el Usuario
o Slo Mvil
Enva Formularios en el Telfono Nextel
o Slo activa Formularios
o Slo cambia la propia contrasea
o Usuario de Pronto
o Slo activa Formularios
o Cambia la propia contrasea
o Vista de los propios Registros de Datos
o Administrador de Pronto
o Activa Formularios
o Hace Borradores de Formularios (para Evaluacin)
Acceso al portal
o Cambia la contrasea de CUALQUIER usuario
o Vista de Registro de Datos de todos los Usuarios
o Genera/Edita formularios
o Administra Usuarios y Grupos
Seleccione a qu Grupo(s) pertenecer el Usuario.


o Los Grupos se usan para organizar a los Usuarios. Usted puede especificar cul grupo puede tener acceso a
determinada FormSpace, dndole el control sobre qu formularios pueden ver los Usuarios en sus telfonos.
o Los Grupos se pueden crear en la seccin Usuarios y Grupos. Puede buscar ms informacin sobre los Grupos en
la seccin Agregar y Administrar Grupos ProntoForms.
Tambin estn disponibles otras pestaas a la hora de crear un usuario, por ejemplo: Contacto y Preferencias.
o Contacto recopila informacin de contacto para el Usuario, incluyendo: domicilio y nmero telefnico.
o Preferencias le permite configurar la zona horaria, el idioma, etc.
Cuando termine de llenar la informacin, haga clic en Crear.

Nota Importante: Todas las cuentas nuevas de usuario aparecern en la facturacin mensual, con la misma tarifa que la
de los usuarios existentes en el Equipo/Cuenta. Los Usuarios Nuevos no se pueden agregar en su cuenta ProntoForms
hasta que hayan sido activados en el sistema de facturacin de Nextel. Por ejemplo, si usted tiene cinco usuarios activos
en su cuenta ProntoForms y desea agregar tres ms, tendr que ponerse en contacto con su vendedor Nextel para
activar los tres nuevos usuarios en el sistema de facturacin de Nextel. Una vez que los tres nuevos usuarios se hayan
activado en el sistema de facturacin de Nextel, su cuenta ProntoForms se actualizar y as podr Agregar/Administrar a
los tres nuevos Usuarios.


Agregar y Administrar Grupos
Se recomienda que utilice Grupos ProntoForms para organizar y asignar el acceso FormSpace a los usuarios. En los casos
ms simples, un FormSpace y un grupo es todo lo que podra necesitar un administrador ProntoForms. En situaciones en
las que los usuarios entran en funciones operativas distintas y donde los formularios pueden ser adaptados para una
variedad de propsitos, se recomienda la organizacin de formularios en FormSpaces, los usuarios en grupos, y permitir
el acceso FormSpace a los Grupos. Hacer esto le permite controlar fcilmente los formularios que se cargan
automticamente en los telfonos Nextel de sus Usuarios.
Para crear un Grupo nuevo:
Vaya al men Usuarios y Grupos, seleccione Grupos
Haga clic en Crear Grupo
Introduzca un Nombre de Grupo
Asigne al (los) usuario(s) al Grupo, pero reubquelos de Usuarios Disponibles a Usuarios Seleccionados
Asigne una o ms FormSpaces a los Grupos, nuevamente reubicndolos de FormSpaces Disponibles a Formspaces
Seleccionadas
Una vez que haya creado una o ms FormSpaces, con una o ms formularios en cada uno y que haya configurado uno o
ms Grupos, con los usuarios y FormSpaces asignados a ellos, sus Usuarios Mviles estn preparados para recibir, llenar
y enviar los formularios en sus telfonos Nextel.


Crear Destinos de Datos
Nota Importante: El Portal Web ProntoForms almacena Registros de Datos/Formularios enviados durante 45 das. Todos
los Registros de Datos/Formularios se eliminan automticamente despus de los 45 das. Es importante que usted (como
administrador ProntoForms de su empresa) asuma la responsabilidad de proteger los datos de los formularios de su
empresa utilizando Destinos de Datos.
Un beneficio importante del Portal Web es la capacidad de procesamiento adicional de registros de datos despus de
que se envan desde el campo.
Los Destinos de Datos ProntoForms ofrecen un conjunto muy diverso y funcional de herramientas, permitiendo a los
usuarios administradores mover los registros de datos del Portal Web a una variedad de lugares como correo
electrnico, FTP/SFTP, opciones HTTP POST y PUT, Sharepoint, Dropbox, Box.net, Google Drive, SkyDrive, Office 365,
Evernote, Facebook, Twitter y ms.
Los Destinos de Datos estn diseados para ser especficos para los FormSpaces y pueden tener uno o varios formularios
vinculados a ellos dentro del FormSpace. Esto es por lo que slo puede estar asociada con los formularios en su propio
FormSpace. En ocasiones, los Destinos de Datos requerirn su propio conjunto de credenciales (dar acceso a los servicios
de terceros). Los FormSpaces estn diseados para ser flexibles para satisfacer las necesidades de los diferentes
negocios. Los formularios individuales pueden ser asignados a Destinos de Datos mltiples o solamente a un Destino de
Datos, dependiendo de sus necesidades empresariales. Puede crear todos los Destinos de Datos (y los tipos) que
necesite.
Para crear un Destino de Datos:
Abra el FormSpace para el que desea crear el Destino de Datos.
Seleccione la pestaa Destinos de Datos arriba de su FormSpace y luego haga clic en Crear Destino de Datos
Seleccione el tipo de destino que desea crear: correo electrnico, FTP, Dropbox, Sharepoint, etc.
El siguiente ejemplo detalla los pasos para crear un Destino de Datos de Correo electrnico.
Seleccione Correo electrnico como el tipo de Destino de Datos
Introduzca un Nombre para el Destino de Datos
Seleccione los formularios que desea vincular al Destino de Datos. Todas los formularios que estn vinculados
ejecutarn automticamente el Destino de Datos una vez que se enve un formulario desde un dispositivo mvil
En la pestaa Filtro seleccione los tipos de registros de datos que condicionan la ejecucin del Destino de Datos. En
la mayora de los casos, slo los Formularios Activos se utilizan en produccin y, por tanto, son los nicos tipos de
formularios que necesitan enviarse al Destino de Datos. Algunos usuarios de ProntoForms distribuyen formularios
en Proyecto a usuarios mviles. En este caso particular, es necesario procesar las Versiones de Proyecto (vea la Base
de Conocimientos de ProntoForms para Mejores Prcticas para Generar Formularios)
El Servidor de Correo electrnico puede ser el servidor ProntoForms o uno proporcionado por un tercero
La pestaa de Encabezados de Correo Electrnico le permite crear un asunto y una lista de distribucin de correo
electrnico. La lista de distribucin puede provenir de muchas fuentes como: la direccin del usuario que enva
desde el dispositivo, direcciones de un Grupo de Usuarios de ProntoForms, una lista esttica de direcciones de
correo electrnico, o direcciones de correo electrnico recopilados como respuestas en los formularios.


El Cuerpo de Correo electrnico permite la configuracin del mensaje mismo y la inclusin opcional de un archivo
adjunto que contenga el formulario completo con preguntas, respuestas, imgenes, etc.
Una vez que haya completado todos los pasos requeridos en cada una de las pestaas, haga clic en Guardar o
Actualizar

Ejecutar Reportes / Exportar Registros de Datos
Nota Importante: El Portal Web ProntoForms almacena Registros de Datos/Formularios enviados durante 45 das. Todos
los Registros de Datos/Formularios se eliminan automticamente despus de los 45 das. Es importante que usted (como
administrador ProntoForms de su empresa) asuma la responsabilidad de proteger los datos de los formularios de su
empresa utilizando Destinos de Datos.
Una vez que los servidores de ProntoForms han recibido y procesado el formulario enviado desde un dispositivo mvil,
ste se convierte en un Registro de Datos.

Es fcil ejecutar los Reportes de datos recopilados (Registro de Datos) y verlos o exportarlos utilizando el Portal Web.
Para ver o exportar Registros de Datos, ingrese a la pestaa Registro de Datos en el men principal superior.
La pantalla muestra todos los Registros de Datos que se han enviado en los ltimos 45 das. Usted puede filtrar la lista de
los Registros de Datos haciendo clic en Opciones de Bsqueda arriba de la lista. El uso de Opciones de Bsqueda le
permite establecer filtros por FormSpace, Nombre de la Forma, Grupo, Usuario, Fecha y Rango de fecha. Es importante
sealar que el FormSpace y el Nombre del formulario son acumulables en el filtro. Si selecciona un FormSpace, recibir
todos los registros de datos que se han creado para todas los formularios dentro de dicho FormSpace. Si slo desea los
registros de datos de una forma en particular, omita especificar el FormSpace.
Una vez que tenga una lista de registros de datos, puede optar por exportar uno o ms de forma individual, en
diferentes formatos. Abra un registro de datos de la lista haciendo clic en su Nmero de Referencia. Una vez abierto,


ver un banner en color azul donde se muestra el nmero de referencia. Este banner tiene una flecha en la parte
extrema derecha que alternar un men el cual contiene varias opciones de exportacin para el registro de datos,
incluyendo Word, PDF, HTML, XML y JSON. Tambin hay un botn para Descargar como PDF a lado del banner.
Sugerencia: Los Mens en ProntoForms son contextuales y estn mostrados en un nmero de maneras. A menudo, los
Banners Azul y Negro en el Portal Web contienen flechas que despliegan un men. En otros casos, los mens pequeos
aparecern cuando pase el cursor por encima de los objetos en el Portal Web. A veces vienen incluidas las opciones de
men cuando se abre un objeto, por ejemplo, un formulario .
Como alternativa, tambin puede exportar toda la lista de registro de datos, incluyendo los datos correspondientes, en
un archivo CSV nico que puede abrir en Excel u otras aplicaciones de hoja de clculo. Para exportar la lista filtrada de
los registros de datos, haga clic en el cono de la hoja de clculo de la extrema derecha (titulado CSV). Se crear el
archivo CSV y aparecer una ventana que le permitir descargar el archivo. Si no visualiza la descarga, asegrese de que
su explorador lo haga desde el portal. Dependiendo del nmero de Registro de Datos que tiene en el Portal Web
ProntoForms, puede no ser ptimo intentar exportar todos los registros de datos. Se recomienda exportar subconjuntos
de registros de datos, cada que sea posible.
Es fcil configurar la Calendarizacin de Reportes para que los reportes se ejecuten y enven automticamente. Esta
funcin cuenta con filtros para crear reportes con diferente contenido. Una vez que hay ensayado usando las opciones
de bsqueda en la pantalla de Registros de Datos, entre a la opcin Creacin de Calendario para determinar la
frecuencia de ejecucin del reporte (por ejemplo, todos los lunes o el primer da de cada mes, etc.) Navegue el resto de
las pestaas para configurar opciones de bsqueda y la lista de direcciones de correo electrnico a quienes se distribuir
el archivo CSV resultante.


Cambiar Su Contrasea
La manera ms fcil de cambiar su contrasea es hacerlo por medio de la Aplicacin Mvil.
En la Aplicacin Mvil ProntoForms, entre a Configuracin
Seleccione Cambiar Contrasea
Introduzca su contrasea actual
Seleccione su nueva contrasea y confirme
Si olvid su contrasea y no quiere cambiarla desde su telfono, puede contactar al Administrador ProntoForms de su
empresa para cambiar su contrasea, o bien, tambin puede:
Entrar a http://live.prontoforms.com
Hacer clic en No recuerdas tu nombre de usuario o contrasea?
Introduzca el correo electrnico con el que se registr.
Se le enviarn las instrucciones por correo electrnico. Por favor espere 15 minutos para que se le enven las
instrucciones a su correo electrnico.
Ajustar la Zona Horaria
Es fcil configurar la zona horaria predeterminada de la solucin ProntoForms.
Una vez que haya iniciado sesin en el Portal Web, haga clic en Cuenta en la barra superior del men principal.
En el men desplegable, seleccione Actualizar Informacin del Equipo
Seleccione la pestaa de Preferencias y ver varios recuadros. Seleccione la Zona Horaria deseada en el men
desplegable Zona Horaria Despliegue de Registro de Datos y haga clic en Actualizar.


RECURSOS SOPORTE AL CLIENTE / BASE DE CONOCIMIENTO:
Se dispone de una variedad de herramientas y recursos para ayudarle a sacar el mximo provecho de ProntoForms.
o Soporte:
o Nuestro equipo de soporte puede ayudarle con problemas tcnicos o preguntas
Correo electrnico: support@prontoforms.com
Telfono Nextel Local: 1018-3334
Telfono Nextel desde el interior de la Republica: 01 800 200 9334
Web: http://www.prontoforms.com/support
Web: http://www.nextel.com.mx/atencion-al-cliente/soporte-tecnico.html
Auto Servicio de Base de Conocimientos
o Se dispone de muchos artculos y consejos para la solucin de problemas. La informacin se organiza por tema
general. Utilice la funcin de bsqueda para encontrar la informacin que necesita.
URL: https://truecontext.zendesk.com/forums
Webinario (Seminario en la Web)
o Se ofrecen sesiones de seminarios gratuitos, en vivo, para guiar a los usuarios en varios aspectos de
ProntoForms, incluyendo la generacin, expedicin, ejecucin de reportes o informes, e integracin
Ingrese a: http://www.prontoforms.com/webinars
Generacin de Formularios
o Todas las cuentas son elegibles para recibir una forma personalizada gratuita.
CONVIERTA SU CUENTA DE PRUEBA GRATIS A UNA CUENTA DE PAGO:
En algn momento durante su Periodo de 30 Das de Prueba Gratuita, tendr que implementar la solucin ProntoForms
a todos sus trabajadores mviles. Convertir su cuenta de prueba gratuita a una cuenta de pago sin perder ninguna de los
formularios que ha creado durante la prueba, es muy fcil. Simplemente pngase en contacto con su vendedor Nextel
para pedirle que active ProntoForms en su cuenta Nextel. Proporcione los nmeros de telfono Nextel en los que desea
activar el servicio y usted podr continuar utilizando la solucin. As de fcil!

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