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INDICADO PARA qualquer pessoa que precise colocar


um plano em ao.
SERVE PARA a tomada de deciso sobre os principais
elementos que orientaro a implementao do plano.
TIL PORQUE oferece diversos usos da tcnica
5W2H, desde as verses mais simples e objetivas at
o desenvolvimento de um plano de negcio ttico e
operacional.
SOBRE A FERRAMENTA: 5W2H, tambm conhecida
como plano de ao, uma ferramenta to bvia e utilizada
que no h uma concordncia sobre quem a desenvolveu.
Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a
disseminao das tcnicas de gesto da qualidade e,
posteriormente, com as de gesto de projetos. Quando
algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes
denies:
O que (What) deve ser feito?
Por que (Why) deve ser implementado?
Quem (Who) o responsvel pela ao?
Onde (Where) deve ser executado?
Quando (When) deve ser implementado?
Como (How) deve ser conduzido?
Quanto (How much) vai custar a
implementao?
A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar
em prtica uma deciso simples na empresa, como a
aquisio de um novo equipamento ou a execuo de
uma atividade pontual. Nessas situaes mais simples, o
preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulrio
feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de
uma mensagem eletrnica j suciente para a elaborao
do plano de ao.
Mas a 5W2H muito til quando atrelada a outras
ferramentas analticas ou a planos que requerem ao.
Em anlises consagradas como SWOT, BCG, 5 Foras de
Porter ou PEST, aps a concluso preciso denir o que
deve ser feito. No SWOT, por exemplo, analisam-se os
pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaas de
uma empresa, considerando aspectos internos e externos.
Muitos acreditam que o processo acabou, mas preciso
denir o que ser feito para melhorar os pontos fracos,
aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das
ameaas. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindvel,
j que preciso denir as seguintes questes: O que (what)
ser feito para capturar a oportunidade? Por que (why) isso
ser feito desta forma? Quem (who) ser o responsvel
por capturar esta oportunidade? Onde (where) sero
executadas as aes para transformar a oportunidade em
resultados para a empresa? Como (how) a oportunidade se
tornar realidade? Quanto (how much) ser investido na
realizao da oportunidade?
Em situaes que envolvem a implementao de vrias
decises de forma orquestrada, como na gesto de projetos
ou em um plano de negcio, a 5W2H tambm se mostra
ecaz.
Na gesto de projetos tradicional ou em mtodos geis, a
ferramenta 5W2H est inserida nas etapas do grco de
Gantt ou nos sprints .
Por m, algo que pouco mencionado na literatura,
mas a 5W2H deveria ser obrigatria em cada parte do
plano de negcio tradicional, pois ofereceria orientao
na implementao de cada deciso mencionada no
documento.
Como usar: A ferramenta 5W2H composta por sete
campos em que devem constar as seguintes informaes:
1) Ao ou atividade que deve ser executada ou o problema
ou o desao que deve ser solucionado (what);
2) Justicativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo
executado ou solucionado (why);
3) Denio de quem ser (sero) o(s) responsvel(eis)
pela execuo do que foi planejado (who);
4) Informao sobre onde cada um dos procedimentos
ser executado (where);
5) Cronograma sobre quando ocorrero os procedimentos
(when);
6) Explicao sobre como sero executados os
procedimentos para atingir os objetivos pr-estabelecidos
(how);
7) Limitao de quanto custar cada procedimento e o
custo total do que ser feito (how much)?
O preenchimento pode ser feito no prprio formulrio
impresso ou os campos podem ser copiados para editores
de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos
online de gesto de tarefas ou de projetos.
1 UNIDADE BSICADAGESTO DE PROJETOS TRADICIONAL
2 UNIDADE BSICADAGESTO DE PROJETOS NO MTODO GILSCRUM
FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO
PARA EMPREENDEDORES
ESTRATGIA E GESTO
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FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO
PARA EMPREENDEDORES
ESTRATGIA E GESTO
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.:DICAS DE UTILIZAO DA FERRAMENTA
Complemento s tcnicas de anlises
de negcio: Boa parte das anlises feitas em
administrao de negcio termina no estudo em si
quando deveriam ser tomadas aes para lidar com as
questes levantadas. Uma comparao simples: quando
uma pessoa faz um exame de glicemia e detecta-se que
ela est com os ndices alterados, preciso fazer um
plano de ao para voltar aos nveis aceitveis. Da mesma
forma, quando um estudo das 5 foras de Porter indica
qual estratgia competitiva deve ser seguida, tambm
necessrio fazer um plano de ao para implementar
a estratgia e obter o posicionamento competitivo
esperado. Explicar, apenas, a natureza de cada uma das
foras de Porter um exerccio meramente descritivo, que
no se traduz em resultados para a empresa.
Complemento s tcnicas de gesto de
projetos: Dado que o projeto tem escopo (what), prazo
(when), custo (how much) e responsvel (who), cada
uma das etapas a executar para a concluso do projeto
tambm precisa ter tais caractersticas, alm das demais
que compem a ferramenta 5W2H.
Complemento s tcnicas de planejamento
de novos negcios: Tanto tcnicas tradicionais,
como a elaborao de um plano de negcio, quanto as
mais recentes, como o Business Model Canvas, devem
fazer uso da 5W2H para implementar as decises
estratgicas ou validar as hipteses que sero testadas.
No plano de negcio, ao nal de cada parte, inclua uma
tabela com a lgica dos 5W2H para orientar a execuo
daquela parte do plano. O que deve (what) ser feito no
plano de marketing e vendas, por exemplo? Qual o motivo
(why) disso estar sendo feito? Quando ser feito? E assim
por diante...
Inclua lies aprendidas: A ferramenta voltada
para a ao. Apesar disso, h muitos aprendizados na
execuo do que foi planejado. Nem sempre o escopo
(what) est bem denido, nem o problema (why) a ser
resolvido o previsto e o custo (how much) pode ser bem
maior do que o imaginado. Por essas razes, a empresa
precisa ter um controle de seus planos de ao e obter
informaes a respeito das lies aprendidas nas fases
de planejamento e implementao, para melhorar a
execuo dos planos de ao, evitando retrabalhos e
gastos desnecessrios.
Automatize o uso da ferramenta: A ferramenta
5W2H basicamente uma tabela e pode ser feita em
um editor de texto ou em uma planilha. Se for feita em
editores ou planilhas disponveis online, outros envolvidos
podero consult-la, acompanh-la e edit-la. Outras
ferramentas online como o Trello (www.trello.com) e
Evernote (www.evernote.com) podem ser usadas como
ferramentas de planos de ao. H ainda aplicativos como
o 5W2H, da Gold System.
Plano de ao para o desenvolvimento dos
empreendedores: A ferramenta 5W2H tambm
pode ser aplicada em nvel pessoal, como no caso do
desenvolvimento pessoal do empreendedor e de sua
relao com os scios. A ferramenta Autoconhecimento
Empreendedor, do Movimento Empreenda, orienta a
descoberta do perl psicolgico, como isso inuencia
o comportamento ao conduzir um negcio e o que o
empreendedor poderia fazer para se tornar melhor, ao
elaborar uma anlise SWOT. Em seguida, a ferramenta
orienta o empreendedor a descobrir qual a forma de
aprendizagem mais adequada ao seu tipo de inteligncia.
O passo seguinte da ferramenta sugerir um plano de
ao para que o interessado fortalea suas competncias
empreendedoras. De forma semelhante, a ferramenta
Avaliao de Scios 4D sugere uma abordagem parecida,
ao terminar com a sugesto de um plano de ao para
que os scios se tornem ainda mais capacitados para
desenvolver a empresa.
Material adicional recomendado:
Diante da facilidade do uso, apesar de abundante, a
bibliograa a respeito da ferramenta 5W2H aparece
sempre de forma muito sucinta, sem que nenhuma obra
se destaque.
ELABORADO POR
MARCELO NAKAGAWA
(PROFESSOR DE
EMPREENDEDORISMO
DO INSPER)
REALIZAO
COM O COMPROMETIMENTO DE
PARCEIRO EDUCACIONAL PARCEIROS INSTITUCIONAIS
FERRAMENTA: 5W2H PLANO DE AO
PARA EMPREENDEDORES
ESTRATGIA E GESTO