Anda di halaman 1dari 21

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................ i


DAFTAR TABEL ................................................................................................... ii
BAB I PENENTUAN SOLUSI TERPILIH ........................................................... 1
1.1 Metode Kuantitatif ......................................................................................... 1
A. Metode CARL .......................................................................................... 1
1.2 Metode Kualitatif .......................................................................................... 2
A. Metode Delphi .......................................................................................... 2
B. Metode Delbeque ..................................................................................... 6
C. Metode Brainstorming ............................................................................. 6
D. Metode Brainwriting ................................................................................ 7
E. Metode Nominal Group Technique (NGT) .............................................. 8
BAB II PLAN OF ACTION .................................................................................. 12
2.1 Pengertian Plan of Action ............................................................................ 12
2.2 Tujuan Pembuatan Plan of Action ............................................................... 12
2.3 Persiapan Penyusunan Plan of Action ......................................................... 13
2.4 Langkah Menyusun Plan of Action ............................................................. 14
2.5 Penyusunan Jadwal Operasional ................................................................. 16
BAB III IMPLEMENTASI ................................................................................... 18
3.1 Contoh Penentuan Solusi Terpilih ............................................................... 18
3.2 Contoh Pembuatan Plan of Action .............................................................. 18
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 19

ii

DAFTAR TABEL

Tabel1.1 Contoh Penentuan Prioritas Masalah Metode CARL ............................ 2
Tabel2.1 Gantt chart plan of action ...................................................................... 17
1

BAB I PENENTUAN SOLUSI TERPILIH

1.1 Metode Kuantitatif
A. Metode CARL
Metode CARL merupakan metode yang cukup baru di kesehatan.
Adapun metode CARL sebaiknya digunakan apabila pelaksanaan
program masih mempunyai keterbatasan (belum siap) dalam
menyelesaikan masalah. Penggunaan metode ini menekankan pada
kemampuan pelaksana program.
Metode CARL juga didasarkan pada serangkaian kriteria yang
harus diberi skor 0-10. Kriteria CARL tersebut mempunyai arti:
C = Capability yaitu ketersediaan sumber daya (dana, sarana dan
peralatan).
A = Accessibility yaitu kemudahan, solusi yang ada mudah dilakukan
atau tidak. Kemudahaan dapat didasarkan pada ketersediaan
metode/cara/teknoloi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan
atau juklak.
R = Readiness yaitu kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan
sasaran, seperti keahlian atau kemampuan dan motivasi.
L = Leverage yaitu seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan
yang lain dalam pemecahan masalah yang dibahas.
Objektifitas hasil peringkat solusi kurang bisa
dipertanggungjawabkan karena penentuan skor atas kriteria yang ada
bersifat subjektif.Setelah berbagai alternatif solusi diidentifikasi,
kemudian dibuat tabel kriteria CARL dan diisi skornya. Bila ada
beberapa pendapat tentang nilai skor yang diambil adalah rerata. Nilai
total dari CARL merupakan hasil perkalian skor dari masing-masing
kriteria C, A, R dan L.




2

Berikut adalah contoh tabel penggunaan metode CARL.
Tabel1.1 Contoh Penentuan Prioritas Masalah Metode CARL
No Daftar
Solusi
C A R L Total
Nilai
Urutan
1. A a b c d axbxcxd I/II/III
2. B e f g h exfxgxh I/II/III
3. C i j k l ixjxkxl I/II/III

Berikut adalah kelebihan dan kekurangan dari metode CARL:
a. Kelebihan:
Dengan solusi yang relatif banyak, bisa ditentukan peringkat
atas masing-masing masalah sehingga bisa diperoleh prioritas
solusinya.
b. Kekurangan:
a) Penentuan skor sangat subjektif sehingga sulit untuk distandarisasi.
b) Perlu kesepakatan penilaian atas masing-masing kriteria terhadap
solusi yang dinilaiagar diperoleh hasil yang maksimal dalam
penentuan peringkat (prioritas).

1.2 Metode Kualitatif
A. Metode Delphi
Metode delphi adalah suatu metode dimana dalam proses pengambilan
keputusan melibatkan beberapa pakar. Adapun para pakar tersebut tidak
dipertemukan secara langsung (tatap muka), dan identitas dari masing-masing
pakar disembunyikan sehingga setiap pakar tidak mengetahui identitas pakar
yang lain. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya dominasi pakar lain
dan dapat meminimalkan pendapat yang bias.
Pada teknik delphialternatif solusi didiskusikan oleh sekelompok orang
yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan
menghasilkan solusi paling mungkin bagi pemecahan masalah yang
disepakati bersama.
Pendekatan delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu :
3

a. Pembuat keputusan
Pembuat keputusan akan bertangungjawab terhadap keluaran dari
kajian Delphi.
b. Staf
Grup staf dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman
dalam desain dan mengerti metode delphi serta mengenal problem
area. Tugas kordinator staf adalah mengontrol staf dalam pengetikan,
membagi tugas pembagian kuesioner dan proses hasil serta
pernjadwalan pertemuan. Sedangkan tugas staf adalah melaksanakan
tugas yang diberikan oleh koordinator staf.
c. Responden
Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang
setuju untuk menjawab kuisioner.
Prosedur metode delphi adalah sebagai berikut :
a. Mengembangkan pertanyaan delphi
Langkah ini dimulai dengan memformulasikan garis besar pertanyaan
oleh pembuatan keputusan. Elemen kunci dari langkah ini adalah
mengembangkan pertanyaan yang dapat dimengerti oleh responden.
Anggota staf harus menginterview pembuat keputusan benar benar jelas
mengenai pertanyaan yang dimaksud dan bagaimana informasi tersebut
akan digunakan.
b. Memilih dan kontak dengan responden
Responden sebaiknya diseleksi dengan dasar: secara personal
responden mengetahui permasalahan, memiliki informasi yang tepat untuk
dibagi, tranformasi untuk melengkapi Delphi dan responden merasa bahwa
agregasi pendapat panel responden akan termasuk informasi yang mereka
nilai dan mereka tidak mengakses dengan cara lain. Seleksi aktual dari
responden umumnya menyelesaikan melalui penggunaan proses nominasi.
c. Memilih ukuran contoh
Ukuran panel responden bervariasi dengan kelompok yang homogen
sebanyak 1015 orang. Akan tetapi dalam sebuah kasus
4

dimana reference atau pendapat dari responden dengan latar belakang
yang bevariasi diperlukan, maka dibutuhkan lebih banyak responden.
d. Mengembangkan kuisioner dan test 1
Kuisioner pertama dalam Delphimembebaskan responden untuk
menulis respon pada garis besar solusi. Sampul surat termasuk tujuan,
guna dari hasil, perintah dan batas akhir respon.
e. Analisa kuisioner 1
Analisa kuisioner harus dihasilkan dalam ringkasan yang bersisi
bagianyang diidentifikasi dan komentar dibuat dengan jelas dan dapat
dimengerti responden terhadap kuisioner 2. Anggota grup kerja
mendokumentasikan masingmasing respon pada kartu indeks, memilih
kartu kedalam katagori umum, mengembangkan sebuah konsensus pada
label untuk masingmasing katagori dan menyiapkan ringkasan bayangan
yang berisi kategori.
f. Pengembangan kuisioner dan test 2
Kuisioner kedua dikembangkan menggunakan ringkasan responden
dari kuisioner 1. Fokus dari kuisioner ini adalah untuk mengidentifikasikan
area yang disetujui dan yang tidak, mendiskusikan dan mengidentifikasi
bagian yang diinginkan serta membantu responden mengetahui masing
masing posisi dan bergerak menuju pendapat yang akurat, responden
diminta untuk memilih pada bagian ringkasan kuisioner 1.
g. Analisa kuisioner 2
Tugas dari kelompok kerja adalah menghitung jumlah suara masing
masing bagian yang meringkas komentar yang dibuat responden tentang
masing-masing bagian. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menentukan
jika informasi lengkap akan membantu untuk menentukan solusi terpilih.
h. Mengembangkan kuisioner dan test 3
Kuisioner 3 didesain untuk mendorong masukan proses Delphi.
i. Analisis kuisioner 3
Analisa tahap ini mengikuti prosedur yang sama pada analisis
kuisioner 2.
j. Menyiapkan laporan akhir
5

Adapun kelebihan dan kekurangan metode delphi ini menurut Garrod
(2007) adalah sebagai berikut :
a. Kelebihan
a) Teknik ini fleksibel untuk diaplikasikan dalam berbagai situasi dan
berbagai bentuk solusi yang rumit, dimana seringkali tidak ada metode
analisis yang cocok untuk diterapkan.
b) Prosedur penerapannya memungkinkan para ahli memikirkan kembali
penilaian mereka berdasarkan feedback dari rekan ahli yang lain.
c) Proses ini memberikan cukup banyak waktu kepada responden untuk
memikirkan kembali ide-ide mereka sebelum memberikan penilaian,
hal ini tentunya akan memberikan respon yang berkualitas.
d) Pendekatan anonimitas memungkinkan para ahli untuk lebih bebas
berpendapat tanpa adanya tekanan dari pihak manapun.
e) Metode ini dapat untuk mengevaluasi sabaran pendapat dari para ahli
ataupun poin-poin konsensus (hal-hal yang telah disepakati).
b. Kekurangan
a) Delphi bisa sangat sensitif terhadap hal-hal berikut :
i. Level keahlian dari para responden
ii. Komposisi responden
iii. Kejelasan pertanyaan
iv. Cara project manager melaporkan outlier
v. Administrasi kuesioner
b) Teknik ini mengasumsikan para ahli memperbolehkan penilaian mereka
direvisi oleh pendapat orang lain.
c) Panel ahli rentan terhadap atrisi (proses pelemahan) disebabkan karena :
i. Kejenuhan dengan subyek/ topik penelitian
ii. Ketidakpuasan terhadap proses
iii. Kekurangan waktu untuk melengkapi kuesioner
d) Teknik ini seringkali memerlukan sejumlah waktu untuk melengkapi
kuesioner dan seringkali menyita banyak waktu dari periset.
e) Ada kemungkinan terbentuk konsensus semu dimana panelis
menyetujui dan menyesuaikan penilaian dari grup.
6

B. Metode Delbeque
Menetapkan solusi paling mungkin melalui diskusi kelompok namun
peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya. Oleh
karena itu sebelum diskusi berlangsung perlu dijelaskan terlebih dahulu
maksud dan topik dari diskusi sehingga mereka mempunyai persepsi yang
sama terhadap alternatif solusi terhadap masalah yang akan dibahas. Hasil
diskusi ini adalah solusi yang palingmungkin bagi pemecahan masalah yang
disepakati bersama.
Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, begitu juga dengan
metode Delbeg. Kelebihan yang dimiliki metode ini adalah dengan
menggunakan kajian dan evaluasi yang teliti, maka hasilnya akan
memuaskan, jika hasilnya distandarkan sesuai dengan referensi yang telah
disepakati dengan sumber informasi yang obyektif maka akan dapat
dihasilkan suatu solusi atau pemecahan masalah yang tepat.
Kekurangan dari metode ini adalah biaya yang tinggi serta waktu yang
relatif lama, karena harus mengkaji ulang kriteria yang ada dan
mengklasifikasikan yang sama atau yang hampir sama untuk digabung.

C. Metode Brainstorming
Brainstorming adalah suatu metode untuk menghasilkan ide gagasan
yang banyak mengenai topik tertentu secara kreatif dan efisien, yang dalam
hal ini untuk menentukan bentuk solusi apa yang akan menjadi prioritas
(Rahmawati, 2011).
Berikut merupakan langkah-langkah dalam melakukan metode
brainstorming menurut Intiasari (2010):
a. Pemimpin diskusi adalah fasilitator.
b. Diperlukan fasilitator yang handal dan menguasai metode implementasi
dan bentuk solusi.
c. Peserta diskusi ditantang untuk mengemukakan pendapat sebanyak-
banyaknya tetapi menghindari saling kritik.
d. Peserta memiliki keahlian atau kemampuan dan pengalaman yang relatif
sama.
7

e. Waktu efektif 1 jam dan peserta maksimal 10-12 orang.
Adapun kelebihan dan kekurangan dari metode brainstorming menurut
(Rahmawati, 2011) adalah :
a. Kelebihan metode brainstorming:
a) Adanya spektrum pengetahuan yg lebih luas.
b) Pencarian alternatif keputusan lebih luas dan variatif.
c) Adanya kerangka pandangan / perspektif yg lebih luas.
d) Resiko keputusan ditanggung kelompok.
e) Setiap individu termotivasi untuk memberikan pendapat (shared value).
f) Dapat terwujudnya kreativitas dan inovasi yg lebih luas, karena adanya
berbagai pandangan.
b. Kekurangan metode brainstorming:
a) Memakan waktu dan biaya lebih.
b) Efisiensi pengambilan keputusan menurun.
c) Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan
sepenuhnya keputusan kelompok.
d) Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan
keinginan kelompok.

D. MetodeBrainwriting
Brainwriting merupakan teknik untuk memunculkan ide atau pendapat
tentang bentuk solusi apa yang akan diprioritaskan dari berbagai macam
pihak yang tersampaikan dalam wujud tulisan. Ide yang muncul demikian
bersifat personal atau dikenal dengan sebutan nominal brainwriting.
Sedangkan interacting brainwriting tidak lain merupakan sebutan dimana ide
muncul dari kelompok atau beberapa orang (Mulyana, 2008).
Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan brainwriting (Intiasari,
2010) :
a. Peserta 6-8 orang dengan keahlian dan latar belakang pendidikan dan
pengalaman yang relatif sama atau setara.
b. Pimpinan diskusi mengajukan bentuk solusi pada secarik kertas dan
diletakkan di atas kertas.
8

c. Semua peserta membacanya kemudian menuliskan pendapatnya pada pada
kertas-kertas yang ada. Hal ini dilakukan berulang-ulang sampai lengkap.
d. Kertas-kertas dibagikan lagi, kemudian peserta menambah atau
mengurangi pendapatnya.
e. Semua pendapat ditulis di kertas atau di papan tulis kemudian didiskusikan
untuk dicari pendapat yang terbanyak.
Dibawah ini adalah kelebihan dan kekurangan metode Brainwriting:
a. Kelebihan metodebrainwriting
a) Semua anggota kelompok, bahkan orang pendiam atau pemalu
memiliki kesempatan yang setara untuk mengungkapkan idenya.
b) Oleh karena tidak ada diskusi selama putaran untuk menghasilkan ide
awal, sehingga dapat menghasilkan banyak ide dalam waktu yang
singkat.
c) Tidak ada keterangan nama pada kertas, sehingga memungkinkan
kebebasan untuk menyampaikan ide yang kreatif.
b. Kekurangan metode brainwriting
a) Membutuhkan persiapan kertas.
b) Tidak ada diskusi lebih lanjut dalam kelompok.

E. Metode Nominal Group Technique (NGT)
Nominal Group Technique (NGT) adalah salah satu quality tools yang
bermanfaat dalam mengambil solusi terbaik. Dalam quality management,
metode ini dapat digunakan untuk berbagai hal, mulai dari mencari solusi
permasalahan, hingga memilih ide pengembangan produk baru.
NGT adalah suatu metode untuk mencapai konsensus dalam suatu
kelompok, dengan cara mengumpulkan ide berupa solusi dari tiap peserta,
yang kemudian memberikan voting dan ranking terhadap ide-ide yang mereka
pilih. Ide yang dipilih adalah yang paling banyak skor-nya, yang berarti
merupakan konsensus bersama.
NGT cocok diimplementasikan ketika kita membutuhkan suatu
konsensus yang dari tim, sementara tim sendiri punya pendapat dan
perspektif yang berbeda mengenai suatu solusi. Jika butuh konsensus yang
9

cepat, NGT juga cocok, dibandingkan dengan brainstorming yang memakan
waktu lebih lama. (Putri, 2010)
Sebelum NGT dilakukan, maka perlu mempersiapkan beberapa hal
terlebih dulu, yaitu:
a. Ruang pertemuan yang cukup besar untuk menampung sekitar 5 hingga 9
peserta rapat.
b. Meja dengan bentuk U, dengan papan tulis di ujung depan, dilengkapi oleh
spidol/marker, pensil, ballpoint, isolasi, kertas, hingga index card untuk
tiap partisipan.
c. Prosedur untuk mengimplementasikan NGT.
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengimplementasikan NGT:
a. Introduction
Pada tahap ini, fasilitator/moderator membuka sesi NGT, menyapa
para peserta, sekaligus menjelaskan tujuan dan prosedur dari pertemuan.
b. Generating Ideas
Fasilitator mengutarakan pertanyaan atau solusi ke kelompok dalam
bentuk tertulis di kertas. Selanjutnya, masing-masing peserta diminta
untuk menuliskan seluruh solusi untuk mengatasi masalah yang muncul di
kepalanya. Para peserta diminta untuk bekerja secara independen, tanpa
berdiskusi sama sekali dengan peserta lain. Tahap ini membutuhkan
sekitar 10 menit.
c. Sharing &Recording Ideas
Selanjutnya, fasilitator meminta peserta untuk berbagi solusi yang
sebelumnya sudah mereka tuliskan di kertas. Fasilitator menuliskan solusi
dari tiap peserta pada papan tulis, supaya semuanya dapat melihat. Solusi
yang sama tidak disertakan, namun jika ada perspektif atau penekanan
yang berbeda, dapat dimasukkan. Proses ini dilanjutkan hingga seluruh
solusi dari tiap peserta dapat terdokumentasi. Pada tahap ini tidak ada
diskusi atau debat, dan peserta boleh menuliskan solusi-solusi baru yang
muncul sepanjang proses. Tahap ini membutuhkan sekitar 15-30 menit.
d. Discussing Ideas
10

Selanjutnya, peserta diminta untuk memberikan penjelasan yang
lebih detail mengenai solusi-solusi yang telah dikemukakan. Setiap peserta
boleh mengajukan komentar ataupun pertanyaan mengenai solusi-solusi
tersebut, dan yang menjawab tidak harus orang yang mengajukan solusi
tersebut. Intinya, fasilitator bertugas untuk memastikan bahwa tiap peserta
dapat memberikan kontribusi pada diskusi, serta menjaga proses tetap
netral, tanpa ada judgement atau serangan ke pihak tertentu. Fasilitator
juga bertugas supaya seluruh solusi dapat dibahas secara menyeluruh, dan
tidak terpaku pada beberapa solusi saja. Dalam tahap ini, tidak ada solusi
yang dieliminasi, hanya memberikan pemahaman mengenai solusi-solusi
tersebut kepada para peserta dan memberi gambaran mengenai pentingnya
solusi-solusi tersebut. Tahap ini membutuhkan waktu sekitar 30-45 menit.
e. Voting and Ranking on Ideas
Tahap terakhir, masing-masing peserta memberikan voting terhadap
solusi-solusi yang ada. Sebelumnya, fasilitator harus menentukan terlebih
dahulu kriteria-kriteria yang digunakan untuk voting solusi. Jadi, misalnya
tiap peserta diminta untuk memilih 5 solusi terbaik dari daftar yang ada,
kemudian mereka harus memberikan ranking prioritas bagi tiap solusi
tersebut. 1 untuk solusi yang kurang penting, hingga 5 untuk yang paling
penting. Solusi yang memperoleh skor paling tinggi merupakan solusi
yang paling disukai dan disepakati bersama oleh kelompok.
Berikut ini adalah kelebihan dan kelemahan dari NGT.
a. Keunggulan NGT:
a) Menghasilkan solusi yang lebih banyak dibandingkan dengan diskusi
biasa.
b) Menyeimbangkan peran masing-masing individu, membatasi dominasi
dari orang yang punya pengaruh dalam kelompok.
c) Menghilangkan persaingan dalam kelompok juga tekanan untuk
konformitas.
d) Mendorong peserta untuk menyelesaikan masalah dengan constructive
problem solving.
11

e) Tiap peserta dapat memberikan prioritas solusinya secara
independentdan tertutup.
b. Kelemahan NGT:
a) Membutuhkan persiapan yang matang terutama bagi fasilitator.
b) Hanya memfasilitasi untuk pencapaian satu tujuan saja. Satu pertemuan
hanya membahas satu topik.
c) Diskusi hanya terbatas, tidak seperti brainstorming yang menstimulasi
perkembangan dari solusi-solusi.


12

BAB II PLAN OF ACTION

2.1 Pengertian Plan of Action
Plan of action atau action planning atau action plan atau rencana
kegiatan di definisikan secara beragam oleh beberapa tokoh, diantaranya
yaitu sebagai berikut:
Menurut Janet Shapiro, action planning is the process that guides the
day-to-day activities of an organisation or project (proses yang mengarahkan
aktivitas sehari-hari organisasi atau sebuah proyek tertentu).
Menurut Business Dictionary,action plan is a sequence of steps that
must be taken, or activities that must be performed well, for a strategy to
succeed (rangkaian langkah yang harus diambil, atau aktivitas yang harus
dilakukan agar strategi bisa dicapai dengan suskes).
Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), rencana tindakan atau action
plan adalah sebuah rencana yang lebih operasional dan spesifik agar program
tahunan dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Dari ketiga pengertian di atas, kelompok kami menyimpulkan bahwa
plan of action adalah rangkaian aktivitas spesifik yang harus dilakukan untuk
mengoperasionalkan strategi yang telah ditentukan.

2.2 Tujuan Pembuatan Plan of Action
Tujuan pembuatan plan of action diantaranya yaitu:
a. Mengidentifikasi aktivitas yang perlu dilakukan.
b. Menjadi kontrol untuk menyesuaikan pencapaian waktu sasaran,
kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran, dan ketersediaan
berbagai sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran.
c. Menjadi media komunikasi yang dapat mensinergiskan kerja manajemen
tingkat atas, menengah dan bawah.
d. Dapat memotivasi berbagai pihak yang berkepentingan dalam pencapaian
sasaran

13

2.3 Persiapan Penyusunan Plan of Action
Plan of action dan tujuan strategik sangat berkaitan. Dengan adanya
tujuan strategik, pelaku organisasi akan mengetahui arah yang akan dicapai
oleh organisasi dan juga alasan kenapa organisasi harus mencapai arah
tersebut. Jika tujuan strategik tersebut tidak dijabarkan dalam sebuah plan of
action, maka tujuan strategik tersebut hanya akan menjadi mimpi besar saja
dan organisasi tidak akan pernah mencapai arah yang hendak dituju. Oleh
karena itu sebelum menyusun plan of action ada beberapa hal dalam ranah
manajemen strategik yang menurut Janet Shapiro perlu dipastikan telah ada,
diantaranya yaitu:
a. Visi yang bisa menjelaskan arah jangka panjang organisasi.
b. Pemahaman yang mendalam terkait permasalahan yang mungkin ada pada
tujuan yang akan dicapai.
c. Satu set nilai yang menggambarkan kepercayaan organisasi dan menjadi
dasar bagi organisasi untuk mencapai tujuan.
d. Misi yang jelas dan menyatakan apa yang dilakukan organisasi, bagaimana
organisasi melakukan hal tersebut, untuk kepentingan siapa hal tersebut
dilakukan, dimana tempat yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan
dengan siapa kerja sama perlu dilakukan.
e. Tujuan jangka panjang yang dapat menjawab masalah spesifik yang akan
dipecahkan agar tercipta situasi yang mendukung pencapaian visi
organisasi.
f. Tujuan jangka pendek yang dapat memberikan kontribusi atas pencapaian
tujuan jangka panjang.
g. Strategi spesifik yang bisa membantu pencapaian tujuan jangka pendek.
Selanjutnya, dalam ranah manajemen operasional menurut Supriyanto
dan Nyoman (2007) yang perlu disiapkan sebelum menyusun plan of
actiondiantaranya yaitu:
a. Hasil dari tahap analisis situasi
Analisis situasi akan memberikan gambaran tentang kondisi internal
maupun eksternal organisasi. Dengan melihat kondisi internal organisasi
dapat ditelusuri sumber daya yang dimiliki oleh organisasi yang meliputi
14

6M2T1I. Sumber daya inilah yang nantinya dalam pembuatan plan of
action akan didistribusikan sesuai kebutuhan.
b. Penentuan penyebab masalah dan solusi penyelesaiannya
Penyelesaian masalah akan kurang efektif jika tidak dilakukan dengan
penyelesaian akar penyebab masalah. Oleh karena itu diperlukan analisis
penyebab masalah terlebih dahulu. Setelah penyebab masalahnya
ditemukan maka perlu ditentukan berbagai alternatif solusi untuk
menyelesaikan penyebab masalah tersebut. Dan karena adanya
keterbatasan sumber daya, maka penentuan solusi terpilih dilakukan
untuk menfokuskan penyelesaian masalah. Dengan demikian solusi
terpilih inilah yang nantinya diurai untuk dioperasionalisasikan dengan
pembuatan plan of action.
c. Teknik dan piranti perencanaan
Sebelum membuat plan of action, berbagai teknik dan piranti yang
menunjang proses perencanaan harus dipersiapkan terlebih dahulu.
Misalnya teknik dalam pengambilan keputusan atau piranti untuk
membuat gantt chart. Tanpa adanya teknik dan piranti tersebut maka
proses pembuatan plan of action akan terhambat.

2.4 Langkah Menyusun Plan of Action
Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), langkah dalam menyusun
plan of action adalah sebagai berikut:
a. Mengemukakan suatu solusi dalam rangkaian tujuan
Setelah menyepakati solusi terpilih untuk masalah tertentu dalam
organisasi, hal pertama yang perlu dilakukan adalah mendefinisikan
solusi tersebut dalam tujuan. Sebagai contoh, setiap tujuan dapat
dituangkan dalam pernyataan seperti berikut: Agar kita dapat..., kita
harus...
b. Membuat daftar berbagai tindakan untuk setiap tujuan
Setelah melakukan langkah pertama, maka dari setiap tujuan yang telah
dinyatakan dibuat daftar tindakan apa saja yang perlu dilakukan agar
15

tujuan-tujuan tersebut dapat tercapai. Setiap tindakan dalam daftar harus
diatur secara berurutan.
c. Membuat timeline
Pembuatan timeline berguna untuk mengalokasikan tanggal dateline
untuk setiap tindakan yang telah didaftar sebelumnya. Agar tujuan dapat
tercapai dengan efektif maka perlu mempertimbangkan urutan waktu dari
setiap kegiatan secara tepat.
d. Mengalokasikan sumber daya yang ada
Sumber daya utama yang penting untuk dialokasikan pada setiap rencana
tindakan adalah sumber daya manusia dan sumber daya finansial.
Pengalokasian sumber daya ini harus disesuaikan dengan kemampuan
organisasi.
e. Mengidentifikasi kemungkinan masalah yang akan muncul
Untuk mengurangi kemungkinan gagalnya pelaksanaan plan of action,
maka perlu mempertimbangkan berbagai hal yang berpotensi menjadi
masalah atau kendala dalam proses pelaksanaan plan of action. Oleh
karena itu perlu disusun daftar masalah yang mungkin terjadi pada setiap
tindakan, lalu dicari pula penyebabnya. Setelah itu perlu dipikirkan pula
cara untuk mengatasi penyebab masalah tersebut.
f. Mengembangkan strategi untuk memantau kemajuan
Untuk memantau plan of action agar dapat dipastikan bahwa pelaksanaan
plan of action nanti berjalan sesuai dengan rencana, maka perlu
dipertimbangkan strategi apa yang akan digunakan untuk memantau
kemajuan pelaksanaan plan of action. Dengan demikian tahapan
pemantauan juga perlu disertakan dalam timeline.
g. Mendelegasikan tugas
Dalam setiap tindakan atau titik dalam timeline harus ada orang yang
bertanggung jawab melaksanakan tindakan tersebut. Pembagian
tanggung jawab ini harus dilakukan sesuai dengan kompetensi individu
atau tim dalam organisasi. Dengan demikian akan didapatkan the right
man in the right place.
h. Memperkirakan berbagi biaya
16

Semua biaya yang dibutuhkan dalam setiap tindakan harus
diperhitungkan dengan teliti karena biaya inilah yang dimasukkan dalam
anggaran. Jika dana yang tersedia dalam organisasi tidak mencukupi
kebutuhan anggaran, maka perlu dipertimbangan berbagai alternatif
seperti pemangkasan biaya, pengurangan tindakan, penggantian tindakan,
atau meminjam dana beserta dengan segala konsekuensinya.
i. Mengimplementasikan rencana
Setelah semua langkah di atas dilakukan, maka plan of action harus
disusun dengan lengkap dan rapi sehingga mudah dibaca dan dimengerti
terutama oleh orang yang akan didelegasikan dalam setiap tindakan.
Dalam plan of action setidaknya harus tercantum semua tindakan yang
diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan, kapan
tindakan harus diselesaikan, dan berapa dana yang diperlukan. Setelah
plan of action selesai, maka harus dibagikan pada semua orang yang
akan terlibat.

2.5 Penyusunan Jadwal Operasional
Agar dapat lebih mudah dipahami, plan of action pada umumnya
disusun dalam bentuk gantt chart. Dalam pembuatan gantt chart ini perlu
diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Tujuan dari masing-masing tindakan.
b. Kesibukan atau situasi lapangan seperti musim, kalender pendidikan dan
sebagainya.
c. Keterkaitan dengan program atau sektor lain.
d. Ketersediaan sumber daya.






17

Gantt chart ini hendaknya dibuat secara terperinci dalam kertas
tersendiri. Berikut adalah contoh gantt chart.
Tabel2.1 Gantt chart plan of action
No Kegiatan Sasaran Target Vol.Keg Perincian
Pelaksanaan
Lokasi Tenaga Jadwal Kebutuhan





Sumber: Supriyanto dan Nyoman (2007)
18

BAB III IMPLEMENTASI

3.1 Contoh Penentuan Solusi Terpilih
3.2 Contoh Pembuatan Plan of Action
19

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2003. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK.
http://www.kmpk.ugm.ac.id/data/SPMKK/9POA(revWas%20%26%20Feb
%2703).doc . Sitasi tanggal 1 Desember 2012
Garrod, B. 2007. The Delphi Technique. University of Wales Aberystwyth. Wales
: Institute of Rural science.
http://www.businessdictionary.com/g/action-plan.html. Sitasi 2 Desember 2012
Intiasari, Arih Diyaning.2010. Menetapkan Prioritas
Masalah.http//www.kesmas.unsoed.ac.id/wp.../Buku-PBL-2010.doc.
Sitasi 2 Desember 2012.
Mulyana, Imam. 2008. Brainwriting, Brainstorming.
http://id.shvoong.com/business-management/management/1754368-
brainwriting-brainstorming/.Sitasi 1 Desember 2012.
Putri, Rinella. 2010. Mengenal Metode Nominal Group Technique, Alternatif
Brainstorming.http://management.co.id/journal/index/category/quality_ma
nagement/79/30.Sitasi 2 Desember 2012.
Rahmawati, Zeny. 2011. Brainstorming. http://id.shvoong.com/social-
sciences/education/2179580-brainstorming/#ixzz2DQu3JAZa. Sitasi 1
Desember 2012.
Shapiro, Janet. Action Planning Toolkit.
http://www.civicus.org/new/media/Action%20Planning.pdf. Sitasi 2
Desember 2012.
Supriyanto, Stefanus dan Nyoman Anita Damayanti. 2007. Perencanaan dan
Evaluasi. Surabaya: Airlangga University Press.