Anda di halaman 1dari 8

LAPORAN KAJI ULANG MANAJEMEN

ISO 17020 : 2012


LEMBAGA INSPEKSI
BALAI KIPM KELAS I SURABAYA II






Periode : Desember 2013



BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN
MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
2013




DAFTAR ISI

I Pelaksanaan
II Lingkup Pembahasan
2.1 Program Kerja dan Sasaran Mutu 2013
2.2 Evaluasi Program Kerja dan Sasaran Mutu tahun 2013
2.3 Tindak Lanjut atas Temuan Audit Internal Nopember 2013
2.4 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2014
2.5 Perbaikan secara Terus Menerus (Continual Improvement)
III Hasil dan Tindak Lanjut
3.1 Program Kerja dan Sasaran Mutu 2013
3.2 Evaluasi Program Kerja dan Sasaran Mutu tahun 2013
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan Audit Internal Nopember 2013
3.4 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2014
3.5 Perbaikan secara Terus Menerus (Continual Improvement)
IV Daftar Tabel
Tabel 1. Laporan Perbaikan terhadap Ketidaksesuaian Audit Internal Bidang
Mutu Hasil Perikanan
Tabel 2. Laporan Perbaikan Terhadap Ketidaksesuaian Audit Internal Bidang
Karantina Ikan
Tabel 3. Parameter dan Target Pencapaian Sasaran Mutu 2014
V Lampiran










I. PELAKSANAAN

Hari/Tanggal : Jumat/ 20-12-2013
Jam : 08.00 wib -selesai
Tempat : Ruang Rapat Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II
Peserta : Inspektur Mutu dan Inspektur Karantina Ikan (Terlampir)

II. LINGKUP PEMBAHASAN

2.1 Program Kerja dan Sasaran Mutu 2013
2.2 Evaluasi Program Kerja dan Sasaran Mutu tahun 2013
2.3 Tindak Lanjut atas Temuan Audit Internal Nopember 2013
2.4 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2014
2.5 Perbaikan secara Terus Menerus (Continual Improvement)

III. HASIL DAN TINDAK LANJUT

3.1 Program Kerja dan Sasaran Mutu 2013, yang berlaku secara efektif mulai 4
September 2013, sbb:
A. Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
1. Peningkatan kompetensi Inspektur Mutu/ Karantina Ikan dalam bentuk magang ISO
17020, sebanyak 3 orang.
2. Peningkatan kompetensi Inspektur Mutu/Karantina Ikan dalam bentuk pendidikan &
pelatihan ISO 17020:2012, sebanyak 3 orang.
B. Bidang Inspeksi UPI/IKI
1. Melakukan kegiatan inspeksi di Unit Pengolahan Ikan dan Instalasi Karantina Ikan sesuai
jadwal dan target.
2. Laporan hasil inspeksi dan/ verifikasi ke otoritas kompeten pusat maksimal 6 hari, sesudah
inspeksi dilaksanakan.
C. Audit Internal & Kaji Ulang Manajemen.
1. Melakukan audit internal sesuai jadwal yang ditetapkan, yaitu bulan Nopember 2013.
2. Melakukan kaji ulang manajemen dan menetapkan sasaran mutu pada bulan
Desember 2013.

3.2 Evaluasi Program Kerja dan Sasaran Mutu tahun 2013
A. Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
1. Peningkatan kompetensi Inspektur Mutu/ Karantina Ikan dalam bentuk pendidikan &
pelatihan (magang) ISO 17020 di LPPMHP Makassar, bulan Nopember 2013, sebanyak 3
orang.
2. Peningkatan kompetensi Inspektur Mutu/ Karantina Ikan dalam bentuk pendidikan &
pelatihan ISO 17020:2012 di Balai KIPM Kelas I Surabaya I, bulan Desember, sebanyak
4 orang.
3. Peningkatan kompetensi Inspektur Karantina Ikan dalam bentuk pelatihan (magang) di
Balai Uji Standar Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
(BUSKIPM) di Jakarta, bulan Desember, sebanyak 2 orang.
4. Pendelegasian inspektur mutu ke Sulawesi Selatan sebagai ketua tim inspeksi ( a n. Ricat
Pahlefi, S.St.Pi)
B. Bidang Inspeksi UPI/IKI
1. Telah dilakukan kegiatan inspeksi di Unit Pengolahan Ikan dan Instalasi Karantina Ikan
sesuai jadwal dan target dengan hasil memuaskan, serta tidak ada UPI/IKI yang
dibekukan.
2. Laporan hasil inspeksi dan/ verifikasi ke otoritas kompeten pusat tidak ada yang lebih
dari 6 hari.
C. Audit Internal & Kaji Ulang Manajemen.
1. Melakukan audit internal sesuai jadwal yang ditetapkan tgl 4 Nopember 2013.
2. Melakukan kaji ulang manajemen dan menetapkan sasaran mutu pada tgl 20 Desember
2013


3.3 Tindak Lanjut atas Temuan Audit Internal Nopember 2013
3.3.1 LAPORAN PERBAIKAN TERHADAP KETIDAKSESUAIAN AUDIT
INTERNAL

Tgl Audit Internal : 04-11-2013

Bidang Audit : Persyaratan umum, struktur, sumber daya, proses dan sistem
manajemen Bidang Mutu

NO Ketidaksesuaian yang Ditemukan Tindakan Perbaikan
Memuaskan
/ Tidak
Memuaskan
Ket. / Bukti
1








2



3






4


5



6


7




8



Acuan normatif: Keputusan
Menteri Kelautan dan Perikanan
No.01/MEN/2007: Tentang
Persyaratan Jaminan Mutu dan
Keamanan Hasil Perikanan Pada
Produksi, Pengolahan dan
Distribusi, harap diganti dengan
yang baru Kep.52a/KEPMEN-
KP/2013.
Persyaratan Umum, belum ada
dasar mengapa memilih tipe A
sebagai lembaga inspeksi.

Organisasi belum mempunyai
kebijakan untuk memastikan
kerahasiaan dan bertanggung
jawab secara legal tentang
informasi hasil kegiatan inspeksi
dan tidak boleh ditujukan untuk
kepentingan komersial.
Persyaratan Administrasi, belum
ada landasan hukum perpres
tentang lembaga BKIPM.
Organisasi belum menetapkan
struktur manajemen dengan
bantuan bagan organisasi dan
posisinya dalam organisasi induk.
Rekaman kualifikasi & pelatihan
dari setiap personel masih belum
lengkap.
Lembaga inspeksi belum mampu
menunjukkan sertifikat kalibasi
yang digunakan untuk inspeksi
mutu (thermometer).

Ditemukan laporan berita acara
hasil kegiatan inspeksi sebagian
belum ditandatangani manager
puncak
Sudah diganti dengan
KepMen terbaru No
52a/ 2013






Sudah dijelaskan
mengapa masuk
kategori A.

Sudah dibuatkan pakta
integritas





Sudah ada landasan
hukum berdirinya
BKIPM
Sudah dibuat bagan
organisasi dengan
organisasi induk.

Sudah dilengkapi
rekaman kualifikasi &
pelatihan personel.

Sudah ada dan sudah
ditunjukkan Auditor


Laporan berita acara
hasil kegiatan inspeksi
yang belum ditanda
tangani manager
Memuaskan








Memuaskan



Memuaskan






Memuaskan


Memuaskan



Memuaskan



Memuaskan



Memuaskan



Terlampir







Tercantum
di klausul
4.1.2
Panduan
Mutu
Terlampir






Terlampir


Tercantum
di Lamp.8
Panduan
Mutu
Terlampir



Terlampir



Contoh
terlampir





9



Ditemukan sebagian pengarsipan
rekaman belum dikelompokkan
sesuai dokumen mutu/ instalasi
karantina ikan.
puncak, sudah
ditandatangani.

Dilakukan pengarsipan
rekaman tersendiri
sesuai dokumen mutu/
instalasi karantina ikan.



Memuaskan



Di ruang
arsip.

3.3.2 LAPORAN PERBAIKAN TERHADAP KETIDAKSESUAIAN AUDIT
INTERNAL

Tgl Audit Internal : 04-11-2013
Bidang Audit : Persyaratan umum, struktur sumber daya, proses dan sistem
manajemen Bidang Instalasi Karantina Ikan

NO Ketidaksesuaian yang Ditemukan Tindakan Perbaikan
Memuaskan
/ Tidak
Memuaskan
Ket. /
Bukti
1




2





3






4




5




6





Sasaran mutu: masih awal jangan
terlalu tinggi (rerata 80%), harap
disesuaikan dengan kondisi
lapangan.

Sasaran mutu: pada point tingkat
kepuasan pelanggan sebaiknya
disesuaikan dengan klausul ISO
17020:2012, yaitu klausul 7.5
keluhan dan banding.

Acuan normatif, belum tercantum
Permen tentang instalasi karantina
ikan.




Belum ada tanda tangan pakta
integritas personel bebas dari
tekanan komersial, politik,
keuangan dan lainnya.

Perlu dibuat job description secara
detail pada masing-masing bidang.



Ditemukan laporan kegiatan
inspeksi IKI sebagai output
(keluaran) belum ditandatangani
inspektur yang menilai dan
manager puncak.

Sudah diganti sasaran
mutu dengan rerata
60%, untuk keluhan &
banding maks 30%

Sudah disesuaikan.





Sudah tercantum
Permen 11/2011tentang
instalasi karantina ikan.




Sudah ada dan lengkap
tanda tangan pakta
integritas.


Sudah dibuatkan job
describtion pada
masing-masing bidang


Laporan kegiatan
inspeksi IKI sebagai
output (keluaran) sudah
ditandatangani
inspektur yang menilai
dan manager puncak.
Memuaskan




Memuaskan





Memuaskan






Memuaskan




Memuaskan





Memuaskan




Tercantum
di klausul
PM/ viii
Panduan
Mutu
Terlampir





Tercantum
di klausul
2.
Panduan
Mutu &
Terlampir

Terlampir




Tercantum
di klausul
5.2.5
Panduan
Mutu

Terlampir/
Diruang
arsip



7




8




9


Ditemukan sebagian pengarsipan
rekaman belum dikelompokkan
sesuai dokumen mutu/ instalasi
karantina ikan.

Belum dibuat kriteria tentang
dokumen terkendali dan tidak
terkendali.


Form keluhan dan banding untuk
UPI/ IKI perlu disendirikan


Dilakukan pengarsipan
rekaman tersendiri
sesuai dokumen mutu/
instalasi karantina ikan.

Sudah dibuatkan
kriteria tentang
dokumen terkendali dan
tidak terkendali.

Sudah dipisah form
keluhan dan banding
untuk UPI/ IKI

Memuaskan




Memuaskan



Memuaskan


Di ruang
arsip



Terlampir



Terlampir

3.4 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2014
A. Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
1. Peningkatan kompetensi Inspektur Mutu/ Karantina Ikan dalam bentuk pendidikan &
pelatihan (magang) baik bidang inspeksi maupun laboratorium.
2. Melakukan in house training sebagai sarana transfer ilmu pengetahuan diantara para
inspektur mutu/ karantina ikan.
B. Bidang Inspeksi UPI/IKI
1. Melakukan kegiatan inspeksi di UPI/IKI sesuai jadwal dan target yang ditetapkan.
2. Tingkat keluhan & banding auditee terhadap hasil kegiatan inspeksi maksimal 30%.
3. Laporan hasil inspeksi dan/ verifikasi ke otoritas kompeten pusat maksimal 5 hari,
sesudah inspeksi dilaksanakan.
C. Bidang Kerjasama Institusional
1. Peningkatan kerjasama institusional dengan institusi lain dalam bidang inspeksi.
D. Audit Internal & Kaji Ulang Manajemen.
3. Melakukan audit internal sesuai jadwal yang ditetapkan yaitu bulan Nopember 2014.
4. Melakukan kaji ulang manajemen dan menetapkan sasaran mutu pada bulan
Desember 2014.
E. Sasaran Mutu 2014
Parameter dan target pencapaian sasaran mutu 2014 tercantum dalam Tabel 3. dibawah
ini:
Tabel 3. Parameter dan Target Pencapaian Sasaran Mutu 2014
No.

Parameter Target Pencapaian

1.


Jumlah Pengguna jasa UPI keseluruhan
yang dapat diinspeksi 63 Unit

Minimal 60% UPI

2.


3.



4.

5

Jumlah Pengguna jasa IKI
keseluruhanyang yang dapat diinspeksi
61 Unit
Pelatihan Inspektur Mutu / Karantina
Ikan dalam rangka meningkatkan
kompetensinya. Dari jumlah yang ada
20 Orang.
Laporan hasil inspeksi &/ verifikasi ke
otoritas kompeten pusat
Keluhan dan banding Auditee terhadap
hasil kegiatan inspeksi
Minimal 60 % IKI


Minimal 4 Orang.



Maksimal 5 hari sesudah inspeksi
selesai dilaksanakan
Maksimal 30% dari keseluruhan
Auditee.

3.5 Perbaikan secara Terus Menerus (Continual Improvement)
Rekomendasi untuk perbaikan secara terus menerus adalah komitmen penuh terhadap
kebijakan mutu yang meliputi :
1. Penerapan Sistem Manajemen Mutu Lembaga Inspeksi ISO 17020:2012 secara
sistematik & profesional.
2. Penjaminan kegiatan inspeksi terhadap Auditee semakin meningkat.
3. Pengembangan sumber daya inspektur yang berkompeten
4. Serta pencapaian target sesuai sasaran mutu 2014, dan terus menerus diperbaiki
dengan prosentase jumlah pengguna jasa UPI/ IKI yang diinspeksi semakin besar
(70%), pelatihan inspektur semakin banyak dan berkualitas (minimal 5 orang),
laporan hasil inspeksi/ veifikasi ke otoritas kompeten pusat semakin singkat (4 hari),
serta keluhan & banding Auditee terhadap hasil kegiatan inspeksi semakin sedikit
prosentasenya (30%).
Demikian laporan ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Surabaya, 20 Desember 2013
Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II


(Manajer Puncak)