X PENGENALAN

Untuk mencapai objektif dan tujuan dalam melaksanakan sesuatu kejohanan

olahraga yang dikehendaki, aspek perancangan merupakan aspek yang amat
perlu diberi perhatian. Perancangan kejohanan olahraga mempunyai beberapa
langkah yang perlu dilaksanakan dari fasa prapelaksanaan hingga ke tahap
pelaksanaan. Pihak pengurusan dan ahli jawatankuasa yang dibentuk akan
berbincang untuk membuat pendokumentasian serta membentuk hala tuju
perjalanan kejohanan yang dirancang. Pada peringkat awal prapelaksanaan
dasar dan objektif program kejohanan olahraga perlu diputuskan. Pada
peringkat ini juga segala urusan pelantikan jawatankuasa peringkat induk perlu
dilakukan.

T
T
o
o
p
p
i
i
k
k

7
7

X
Perancangan
Pengurusan
Kejohanan
Olahraga
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menyatakan perkara yang dilakukan dalam proses merancang
kejohanan olahraga;
2. Menyenaraikan peranan dan tanggungjawab setiap jawatankuasa
induk dan jawatankuasa kecil yang dibentuk; dan
3. Menghuraikan bentuk mesyuarat perancangan yang dilakukan
dalam mengelola kejohanan olahraga.
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
141
Terdapat beberapa pertimbangan dan langkah yang kebiasaannya perlu
dilakukan oleh jawatankuasa bagi melicinkan lagi sesuatu pertandingan sukan
antaranya ialah menetapkan tarikh, membuat rujukan, menyimpan maklumat
pasukan yang dijangka mengambil bahagian dan menghantar makluman awal.

PERANCANGAN KEJOHANAN
Kejohanan olahraga perlu dirancang dengan kemas dan teliti bagi memastikan
kejohanan olahraga dapat dilaksanakan dengan berkesan. Sebelum
menganjurkan kejohanan olahraga, langkah pertama ialah membentuk
jawatankuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. Antara perancangan dan
persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh jawatankuasa induk ialah
memikirkan konsep, objektif kertas kerja kejohanan olahraga dan menyenaraikan
segala keperluan urusan surat-menyurat kepada pihak terlibat.

Dalam perancangan kejohanan olahraga, langkah dan mekanisme secara
terperinci harus diambil bagi menjayakan sesuatu kejohanan. Ini termasuklah
memikirkan masalah yang mungkin timbul dan cara menyelesaikannya sewaktu
menganjurkan kejohanan. Kesimpulannya perancangan sesuatu kejohanan harus
dirancang dengan teliti dan cermat agar tidak berlaku pembaziran. Banyak
tenaga, kewangan dan idea harus dicurahkan untuk menjayakan sesuatu
kejohanan olahraga.

Namun, jika kejohanan ini pernah dilaksanakan sebelum ini kita boleh mengkaji
pengelolaan kejohanan yang telah diadakan untuk dijadikan panduan dan
teladan. Oleh itu laporan mesyuarat post-mortem merupakan rujukan yang amat
penting. Laporan post-mortem yang baik akan mendedahkan faktor kejayaan,
kegagalan dan cadangan memperbaikinya.
7.1.1 Membentuk Jawatankuasa
Ahli Jawatankuasa induk dan kecil dilantik oleh pihak penganjur kejohanan
olahraga. Pengesahan pelantikan akan dibuat dalam mesyuarat pertama.
Perancangan kejohanan olahraga terdiri daripada dua bentuk jawatankuasa iaitu
jawatankuasa induk dan jawatankuasa kecil. Dalam topik ini kita akan
membincangkan tugas dan tanggungjawab jawatankuasa induk dan
jawatankuasa kecil.

Tugas jawatankuasa induk ialah untuk menyusun dan merancang serta
menubuhkan jawatankuasa kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan yang
dirancang. Setiap jawatankuasa memainkan peranan dalam bidang tugas
masing-masing. Ahli jawatankuasa pengelola biasanya menjadi pengerusi
7.1
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
142
jawatankuasa kecil yang ditubuhkan. Rajah 7.1 adalah struktur jawatankuasa
induk.


Rajah 7.1: Struktur jawatankuasa induk

Struktur jawatankuasa kecil terdiri daripada:
(a) Pengerusi
(b) Setiausaha
(c) Ahli-ahli (bilangan mengikut keperluan)
7.1.2 Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli
Jawatankuasa
Adalah lebih baik sekiranya pihak jawatankuasa induk menyediakan senarai
tugas untuk menjadi rujukan kepada setiap ahli jawatankuasa. Senarai tugas ini
perlu dicetak dan diedarkan kepada semua jawatankuasa supaya pegawai yang
terlibat dapat memahami tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.
Contoh bidang tugas tersebut disenaraikan di bawah:

(a) Pengarah
(i) Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan
aktiviti.
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
143
(ii) Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
(iii) Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam
melaksanakan tugas atau aktiviti.
(iv) Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli
kepada pihak yang berkenaan.
(v) Bertanggungjawab menentukan hala tuju kejohanan olahraga.

(b) Timbalan Pengarah
(i) Membantu pengarah dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.
(ii) Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

(c) Pengerusi Projek
(i) Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan
pelaksanaan kejohanan.
(ii) Mengadakan taklimat kepada pegawai atau pihak pengurusan
tentang aktiviti.
(iii) Bertanggungjawab menyusun jadual acara kejohanan.
(iv) Menentukan peraturan am dan undang-undang kejohanan.
(v) Mempengerusikan jawatankuasa teknik.

(d) Setiausaha
(i) Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan
pentadbiran.
(ii) Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail untuk
rujukan.
(iii) Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam pelaksanaan
program.
(iv) Menguruskan urusan surat-menyurat kepada pihak yang berkenaan.
(v) Memanggil ahli jawatankuasa untuk bermesyuarat.
(vi) Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat
pekeliling kepada yang berkenaan.
(vii) Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda
mesyuarat.
(viii) Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok dalam kalangan
ahli jawatankuasa.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
144
(ix) Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
(x) Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

(e) Penolong Setiausaha
(i) Membantu setiausaha dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.
(ii) Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

(f) Bendahari
(i) Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan
pentadbiran kewangan.
(ii) Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
(iii) Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
(iv) Menyimpan semua resit, baucar, buku rekod wang keluar-masuk dan
lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
(v) Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
(vi) Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
(vii) Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah
kewangan bagi pelaksanaan kejohanan.
(viii) Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau
kedua-duanya sekali.

(g) Penolong Bendahari
(i) Menjalankan tugas-tugas bendahari sewaktu ketiadaan bendahari.
(ii) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengarah dari
semasa ke semasa.

(h) Urus Setia
(i) Merupakan tempat rujukan jawatankuasa kecil sekiranya terdapat
kekeliruan.
(ii) Memastikan kejohanan olahraga berjalan dengan lancar.
(iii) Urus setia dipengerusi oleh setiausaha jawatankuasa induk.
(iv) Setiap pengerusi ahli jawatankuasa menjadi ahli urus setia.


TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
145
Jadual 7.1 menunjukkan beberapa jawatankuasa yang terlibat dalam kejohanan
olahraga berserta dengan perincian tugas-tugas mereka.

Jadual 7.1: Jawatankuasa-jawatankuasa yang Terlibat dalam Kejohanan Olahraga dan
Perincian Tugas-tugas
Bil Jawatankuasa Perincian Tugas-tugas
1. Jawatankuasa
Kewangan
x Menerima anggaran perbelanjaan daripada
jawatankuasa kecil lain untuk dimajukan kepada
jawatankuasa pusat.
x Segala permohonan perbelanjaan perlu
diluluskan oleh jawatankuasa pusat terlebih
dahulu.
x Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan
mengikut keperluan.
x Menyediakan surat tawaran (LO) dan baucar bagi
urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan.
x Bertanggungjawab untuk menyimpan resit
bayaran yang terlibat dan kunci kira-kira dalam
kejohanan olahraga.
x Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan
perjalanan kejohanan olahraga.
2. Jawatankuasa
Teknikal Alatan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Menyediakan alatan dan membantu
jawatankuasa pertandingan memeriksa alatan
dan memastikan mengikut spesifikasi.
x Menyediakan tempat pertandingan padang dan
gelanggang.
x Menempah tempat pertandingan.
x Menyediakan segala keperluan berkaitan
teknikal bagi melicinkan pelaksanaan program.
x Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan
alatan.
x Bertanggungjawab terhadap peralatan yang
digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek
dilaksanakan.
x Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan
kepada ahli Jawatankuasa Kewangan.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
146
x Membantu dan menyediakan senarai nama
pembantu untuk:
(i) Jawatankuasa Peralatan
(ii) Jawatankuasa Kemudahan
(iii) Jawatankuasa Pertandingan
3. Jawatankuasa
Teknik
Pertandingan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang
sempurna, lengkap dan sedia untuk digunakan.
x Memberi taklimat kepada pembantu
pertandingan, peralatan dan kemudahan.
x Mengedar serta mendapat borang penyertaan
daripada pasukan-pasukan yang bertanding.
x Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang
bertanding.
x Meneliti syarat penyertaan serta memberi
pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan
yang bertanding.
x Memastikan gelanggang yang dibina mengikut
ukuran yang betul.
x Memastikan alatan yang digunakan mengikut
spesifikasi.
x Menyimpan dan merekodkan keputusan
pertandingan.
4. Jawatankuasa
Teknik
Kepegawaian
x Mendapat dan menyusun senarai pegawai,
petugas, pembantu, ahli jawatankuasa dan
peserta.
x Mendapat pengesahan penyertaan para pengadil,
pegawai, referi yang berkenaan.
x Memastikan pegawai diberi kemudahan seperti
minuman dan makanan.
x Bertanggungjawab dengan jawatankuasa lain
dalam merancang atau menetapkan masa bagi
pertandingan.
5. Jawatankuasa
Buku Program
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Mereka bentuk kulit luar buku program.
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
147
x Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu
dimasukkan atau dimuatkan di dalam buku
program daripada ahli jawatankuasa kecil lain.
x Mencadangkan harga-harga iklan serta
bekerjasama dengan Jawatankuasa Promosi
untuk mendapat iklan-iklan untuk dimuatkan di
dalam buku program.
x Mendapatkan senarai nama ahli jawatankuasa
serta para pegawai daripada ahli jawatankuasa
yang terlibat untuk dimasukkan di dalam buku
program.
x Mendapatkan atur cara majlis daripada
Jawatankuasa Atur Cara yang terlibat untuk
dimasukkan di dalam buku program.
x Mendapat jadual acara daripada Jawatankuasa
Teknikal yang terlibat untuk dimasukkan di
dalam buku program.
x Mendapatkan kata-kata aluan daripada VIP.
Perkara ini perlu dirujuk kepada Jawatankuasa
Protokol untuk dimuatkan dalam buku program.
x Menyusun buku program untuk dicetak dan
memastikan buku siap dicetak tepat pada
masanya.
x Menyedia dan mengedarkan buku program
sebelum dan semasa kejohanan.
x Menyediakan dan menghantar laporan
kewangan kepada Jawatankuasa Kewangan.
6. Jawatankuasa
Atur Cara
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Protokol bagi
menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan:
(i) Protokol
(ii) Masa
(iii) Tempat duduk
(iv) Cara masuk para peserta perbarisan
(v) Muzik atau perbarisan
(vi) Persembahan
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Teknikal
dalam menyusun jadual pertandingan atau atur
cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang
sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
148
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Teknikal
dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian
hadiah.
x Menguruskan keseluruhan pelaksanaan atur cara
kejohanan serta bekerjasama dengan
Jawatankuasa Buku Program dan mengedarkan
buku program kepada semua yang hadir.
7. Jawatankuasa
Protokol
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan para peserta telah bersedia lebih
awal ketika acara perasmian atau penutup.
x Menyenaraikan atau menentukan tetamu
jemputan atau VIP yang akan hadir.
x Menyediakan roset untuk jemputan yang
bersesuaian.
x Menyediakan dan menentukan jadual latihan
bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.
x Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat
untuk majlis perasmian atau penutup.
x Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.
x Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.
x Menyediakan teks bacaan doa.
x Melantik dan melatih pembaca doa.
x Membantu Jawatankuasa Hadiah dan
Cenderamata dalam menyediakan keperluan-
keperluan berkaitan dengan penyampaian
hadiah seperti cara penyampaian dilakukan,
muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
x Menyediakan peralatan-peralatan yang
diperlukan untuk upacara pembukaan atau
penutup kejohanan seperti:
i) Tiang bendera
ii) Bendera pasukan
iii)Papan tanda pasukan
x Menjaga kawalan peserta ketika upacara
perasmian dan penutup.
x Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk
dihantar dan dipertimbangkan kepada
Jawatankuasa Kewangan.
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
149
8. Jawatankuasa
Jemputan
x Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan
olahraga serta menghantarnya untuk dicetak.
x Menulis dan menghantar kad jemputan kepada
tetamu kehormat dan jemputan khas.
x Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu
kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya
hadir pada hari penyampaian hadiah.
x Mengedarkan senarai nama jemputan khas
kepada Jawatankuasa Hadiah, Buku Program
dan Sambutan.
x Menyedia dan menghantar anggaran
perbelanjaan.
9. Jawatankuasa
Sambutan
x Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau
tetamu kehormat di dalam astaka.
x Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas
dan jemputan.
x Menyediakan acara sambutan kedatangan
tetamu kehormat, jemputan khas dan segala
persiapan untuk keperluan sambutan.
x Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta
serta mengarahkan mereka ke tempat duduk
yang sepatutnya.
10. Jawatankuasa
Perbarisan
x Menyediakan peserta untuk perbarisan.
x Menyediakan dan memantau pasukan seragam
yang menyertai perbarisan semasa acara
pembukaan kejohanan.
x Melantik dan melatih pembawa bendera dan
papan tanda bagi setiap pasukan yang
bertanding.
x Menentukan tempat untuk permulaan perarakan
perbarisan.
x Menentukan jumlah peserta perbarisan untuk
setiap pasukan.
11. Jawatankuasa
Pengacaraan
x Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara
Majlis atau lebih dikenali sebagai Master of
Ceremony bagi setiap acara pembukaan,
penutup dan sepanjang kejohanan.
x Melatih dan menyediakan teks pengacara majlis.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
150
x Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai
hadiah daripada Jawatankuasa Hadiah untuk
kemudahan pengacara majlis mengumumkan
pemenang.
x Membuat pengumuman yang berkaitan.
12. Jawatankuasa
Promosi/
Publisiti
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Merancang bentuk dan konsep hebahan yang
boleh menarik minat peserta.
x Menghebah serta mempromosikan butiran
berkaitan dengan kejohanan olahraga melalui:
i) Poster-poster
ii) Kain rentang
iii)Iklan-iklan
iv) Media cetak dan media elektronik
x Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi,
pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu
kejohanan.
x Menyediakan maklumat mengenai kejohanan
secara ringkas untuk promosi. Maklumat perlu
terdiri daripada:
i) Jadual pertandingan
ii) Atur cara kejohanan
iii)Peta tempat berlangsung
x Menjemput wartawan untuk membuat liputan.
x Menyedia dan menghantar anggaran
perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.
13. Jawatankuasa
Hiasan Astaka
x Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk
jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.
x Menghubungi pihak berkenaan untuk
peminjaman alatan yang diperlukan seperti
kerusi, bunga dan lain-lain.
x Menyusun dan menghiasi astaka.
x Menyedia dan menghantar anggaran
perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.
14. Jawatankuasa
Khemah Peserta
x Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.
x Menempah atau menghubungi pihak berkenaan
untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
151
peralatan yang berkaitan.
x Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.
x Menyedia dan menghantar anggaran
perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.
15. Jawatankuasa
Audio dan
Visual
x Memastikan peralatan audio dan visual
berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
sepanjang kejohanan.
x Menyediakan peralatan audio dan visual
sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian
dan penutup.
x Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada
Jawatankuasa Kewangan.
16. Jawatankuasa
Persiapan/
Keceriaan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan perjalanan program lancar.
x Menghubungi pihak berkenaan untuk
peminjaman alat yang diperlukan.
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Kebersihan
bagi memastikan tapak program sentiasa bersih
serta selesa.
x Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian
dengan sesuatu projek atau aktiviti.
x Melantik petugas untuk menjaga keceriaan.
x Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk
dimajukan kepada Jawatankuasa Kewangan.
17. Jawatankuasa
Kebersihan
x Memastikan keadaan padang yang akan
digunakan dalam keadaan bersih sebelum,
semasa dan selepas kejohanan.
x Menghubungi pihak berkenaan untuk
peminjaman alat yang diperlukan.
x Menghubungi pihak berkenaan untuk
perkhidmatan memungut sampah.
x Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan
padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.
18. Jawatankuasa
Pendaftaran dan
Peserta
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Menguruskan pendaftaran peserta dan
memastikan tiada kesilapan teknikal berlaku
dalam proses pendaftaran.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
152
x Membantu Jawatankuasa Teknikal peserta
mendaftar mengikut syarat dan peraturan.
x Mengurus, menerima pendaftaran peserta
seterusnya memasukkan nama peserta ke dalam
borang teknikal.
x Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap peserta
sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu
berlangsung.
19. Jawatankuasa
Disiplin dan
Keselamatan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan keselamatan sepanjang kejohanan
terjamin.
x Memastikan setiap acara yang dijalankan selamat
dan berjalan lancar.
x Menentukan kawasan tempat letak kereta atau
bas peserta.
x Membuat pelekat kereta bagi kenderaan para
tetamu khas, jemputan, pegawai kejohanan dan
petugas.
20. Jawatankuasa
Bantu Mula
x Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan
seperti first aid.
x Menentukan tempat untuk dijadikan kawasan
rawatan bantu mula.
x Mendapat serta menyediakan khidmat.
i) Pegawai perubatan
ii)Anggota-anggota Persatuan Bulan Sabit Merah
(PBSM) atau St. John Ambulans
iii)Menyediakan pengangkutan kecemasan untuk
kecederaan serius
x Menyediakan dan menghantar anggaran
perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.
21. Jawatankuasa
Hadiah dan
Cenderamata
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Sentiasa berurusan dengan ahli Jawatankuasa
Teknikal, Pertandingan dan jawatankuasa lain
dalam menyediakan hadiah dan cenderamata.
x Merancang jenis hadiah atau cenderamata yang
akan diberi bersesuaian dengan sesuatu acara.
x Merekodkan pemenang piala pusingan bagi
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
153
urusan mengesan piala pusingan.
x Mendapatkan hadiah iringan dan piala-piala
pusingan serta menentukan piala-piala tersebut
dihias dan digilap.
x Menentukan hadiah iringan dan piala-piala
tersebut mencukupi.
x Menyediakan cenderamata untuk jemputan khas.
x Menguruskan penempahan hadiah kepada para
peserta dan cenderamata kepada jemputan khas.
x Menetapkan atau merancang belanjawan hadiah
mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau
aktiviti.
x Memastikan semua hadiah telah tersedia
selewat-lewatnya dua minggu sebelum tarikh
kejohanan.
x Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan
bagi acara penyampaian hadiah dan
memaklumkan kepada jawatankuasa yang
terlibat.
x Menyusun hadiah dan cenderamata bagi
memudahkan acara penyampaian hadiah.
x Mengurus dan mendapatkan senarai pemenang
dari Jawatankuasa Pertandingan.
x Menyusun nama penyampai hadiah berserta
pengiring yang berkaitan dengan atur cara
penyampaian hadiah mengikut acara.
x Menyediakan keperluan-keperluan yang
berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti
cara penyampaian dilakukan, muzik yang
bersesuaian dan lain-lain.
x Menaip dan menyediakan sijil penyertaan dan
kemenangan kepada ahli jawatankuasa, pegawai
pembantu, petugas dan peserta.
22. Jawatankuasa
Jamuan/
Makanan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Mencadangkan tarikh jamuan serta mendapatkan
jumlah kehadiran jemputan daripada
Jawatankuasa Protokol.
x Menentukan susunan tempat duduk jamuan.
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
154
x Menyediakan tempat jamuan serta peralatan-
peralatan yang berkaitan.
x Menghias tempat jamuan.
x Menyediakan belanjawan dan jenis makanan
atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi
jawatankuasa sepanjang program berlangsung.
x Mendapatkan pembekal makanan jika perlu yang
boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk
keperluan makanan dan minuman.
x Membuat penempahan dan memaklumkan jenis
makanan serta jumlahnya.
x Bertugas menyediakan hidangan jamuan
makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan
dan memastikan tiada petugas yang ketinggalan.
x Melayan tetamu yang makan dan membahagikan
makanan dengan sebaik mungkin.
x Memastikan kebersihan tempat makan.
x Mengemaskan dan membersihkan tempat
makan, makanan yang berlebihan dan
sebagainya.
x Menyediakan bekas makanan dan minuman
serta plastik sampah.
x Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada
Jawatankuasa Kewangan.
23. Jawatankuasa
Pengangkutan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang
sesuatu program yang berlangsung telah
mencukupi bagi keperluan persiapan, urus setia,
peserta dan sebagainya.
x Membuat tempahan kenderaan sama ada bas
atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan
selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan.
x Membuat penjadualan perjalanan bas untuk
kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat
bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta.
x Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual
dan keperluan pengangkutan dengan mengambil
kira rasional logik perjalanan dan kebajikan
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
155
pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan
kebajikan mereka.
24. Jawatankuasa
Fotografi
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Memastikan peralatan rakaman dan
penggambaran semasa acara pembukaan,
sepanjang acara dan penutup kejohanan sentiasa
dalam keadaan baik.
x Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran
menerusi saluran media cetak mahupun
elektronik.
x Menyedia kamera atau video bagi merakamkan
acara yang dipertandingkan dan majlis
perasmian dan penutup.
x Menjadualkan jurukamera yang bertugas
sepanjang kejohanan olahraga berlangsung.
x Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang
sesuatu program yang dilangsungkan.
x Menyediakan dan menghantar anggaran
perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan.
25. Jawatankuasa
Alatan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Membuat persediaan dan menyiapkan tempat
dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu
acara diadakan.
x Memastikan peralatan dan persiapan yang telah
dibuat dapat digunakan.
x Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar
jangkaan, jawatankuasa ini perlu mengambil
tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah
tersebut.
x Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah
digunakan.
x Memastikan segala peralatan dibawa dan
dipulangkan dalam keadaan baik dan pada
kuantiti yang sama.
x Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara
yang terjadual.
26. Jawatankuasa
Persembahan
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Protokol dan
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
156
Atur Cara bagi merancang atau menetapkan
masa bagi setiap persembahan.
x Merancang jenis, bentuk atau konsep
persembahan.
x Membuat persembahan berdasarkan, bentuk
atau konsep persembahan yang telah
dipersetujui.
x Memastikan setiap persembahan dilaksanakan
dalam suasana ceria dan gembira.
27. Jawatankuasa
Tugas-tugas
Khas
x Membentuk satu jawatankuasa kecil.
x Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang
di luar perancangan.
x Membantu jawatankuasa lain membuat
persediaan sekiranya diperlukan.
x Sentiasa bersedia di kawasan aktiviti sepanjang
sesuatu aktiviti berlangsung.

x Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang
telah dilaksanakan.
28. Jawatankuasa
Penginapan
x Mengumpulkan maklumat bilangan peserta dan
pegawai yang memerlukan penginapan.
x Menyelia dan memastikan penginapan yang
disediakan bersesuaian dengan umur dan
pangkat.
x Memastikan kemudahan penginapan seperti
tilam, bantal dan lain-lain dalam keadaan bersih.
x Memastikan keadaan alat elektrik dan air di
tempat penginapan boleh berfungsi contohnya
kipas, lampu dan paip.
x Bekerjasama dengan Jawatankuasa Keselamatan
untuk memantau keselamatan tempat
penginapan.
x Membuat tempahan hotel bagi tetamu kehormat,
jemputan khas dan pegawai.

TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
157

PERANCANGAN KEJOHANAN OLAHRAGA
Beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan dengan teliti
dalam proses merancang kejohanan olahraga. Antaranya ialah objektif
pertandingan, bilangan penyertaan, tempoh pertandingan peralatan dan sifat
aktiviti. Kesemua perkara ini perlu dibincang dan diputuskan dalam mesyuarat
Jawatankuasa Induk.

(a) Objektif Pertandingan
Objektif pertandingan perlulah dibincangkan dalam merancang hala tuju
kejohanan. Contohnya sekiranya objektif untuk mencungkil bakat dalam
kalangan pelajar sekolah Muar. Penyertaan perlu daripada kalangan pelajar
sekolah sekitar daerah Muar. Objektif menjadikan kejohanan olahraga yang
hendak dianjurkan lebih berfokus.

(b) Bilangan Penyertaan
Sebagai penganjur kita perlu menetapkan bilangan penyertaan yang
dikehendaki. Sekiranya bilangan penyertaan banyak diterima maka
semakin banyak acara saringannya. Oleh yang demikian, masa kejohanan
perlu dipanjangkan dan bilangan pegawai yang bertugas serta kos
pengendalian juga turut ditambahkan. Namun penyertaan yang kurang
akan menyebabkan acara yang dipertandingkan kurang mencabar dan
hilang kemeriahannya.

(c) Tempoh Pertandingan
Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek dan
terlalu padat. Acara yang terlalu padat akan menyebabkan pelajar tidak
dapat menunjukkan prestasi sebenar atau baik dalam kejohanan kerana
terlalu letih. Malah, tempoh pertandingan yang terlalu panjang pula akan
melibatkan kos perbelanjaan yang tinggi.

7.2
1. Nyatakan tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Teknik
pertandingan.

2. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jenis
jawatankuasa yang perlu dibentuk. Nyatakan kedua-dua
jawatankuasa tersebut.

3. Nyatakan tugas dan tanggungjawab Pengerusi Projek.
SEMAK KENDIRI 7.1
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
158
(d) Peralatan dan Kemudahan
Pihak penganjur juga perlu melihat kemampuannya dalam menyediakan
alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang ditetapkan sebelum
menganjurkan kejohanan olahraga. Sekiranya peralatan tidak mencukupi,
pihak penganjur perlu memikirkan sama ada hendak membeli, menyewa
atau meminjam peralatan. Begitu juga dengan kemudahan yang diperlukan
di bawah kawalan pihak penganjur. Mereka perlu tahu sama ada ia
mencukupi atau mereka terpaksa meminjam daripada luar.

Kesemua perkara di atas perlu dibincangkan dalam satu mesyuarat yang
dihadiri oleh Jawatankuasa Induk
7.2.1 Mesyuarat Perancangan
Mesyuarat membawa makna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu
isu yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. Mesyuarat
bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina
keputusan. Mesyuarat perancang bagi kejohanan olahraga perlu diadakan bagi
memastikan perjalanan sesuatu pertandingan acara olahraga dapat dilaksanakan
dengan lancar.

Bermula dengan mesyuarat Jawatankuasa Induk Tertinggi meluluskan sesuatu
program itu dilaksanakan dan mengesahkan pelantikan Ahli Jawatankuasa
Induk. Terdapat beberapa siri mesyuarat perancangan yang perlu diadakan
dalam melaksanakan kejohanan olahraga. Kekerapan mesyuarat bergantung
pada keupayaan ahli jawatankuasa menyelesaikan masalahnya. Antara contoh
siri mesyuarat ialah:
(a) Mesyuarat pelantikan Jawatankuasa Perancangan menentukan dasar
kejohanan olahraga dan pembinaan kertas kerja.
(b) Mesyuarat pemurnian kertas kerja.
(c) Mesyuarat pelantikan ahli jawatankuasa pelaksanaan program.
(d) Mesyuarat sebelum pelaksanaan program.
(e) Mesyuarat pendaftaran peserta.


TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
159
7.2.2 Langkah Penting Sebelum Pelaksanaan
Kejohanan
Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan oleh
Jawatankuasa Induk dalam merancang kejohanan olahraga:

(a) Langkah 1: Menetapkan Tarikh Pertandingan
Untuk pertandingan di peringkat sekolah tarikh kejohanan olahraga telah
dimasukkan ke dalam takwim bagi mengelak pertindihan aktiviti. Bagi
kejohanan olahraga peringkat daerah biasanya tarikh dimasukkan dalam
takwim tahunan. Namun bagi kejohanan olahraga yang dirancang bukan
di peringkat Majlis Sukan Sekolah-sekolah, penganjur perlu memikirkan
untuk menetapkan masa yang sesuai. Untuk menetapkan tarikh yang
sesuai faktor yang harus kita fikirkan ialah pastikan tarikh itu tidak
bersamaan dengan pesta permainan lain. Selain daripada faktor
persekitaran contohnya jika kejohanan ini melibatkan pelajar sekolah,
pastikan tarikh itu tidak bersamaan atau berhampiran dengan peperiksaan
besar. Faktor cuaca juga perlu diambil kira contohnya ketika bulan
November, Disember dan Januari adalah dirasakan tidak sesuai untuk
membuat acara sukan khususnya di negeri pantai timur Semenanjung
Malaysia.

(b) Langkah 2: Rujukan
Pihak penganjur perlu merujuk kepada laporan post-mortem kejohanan
olahraga lepas. Dengan adanya laporan post-mortem ini kita boleh
mempelajari faktor kekuatan dan kelemahan dalam kejohanan olahraga
sebelum ini. Dengan mengkaji laporan post-mortem lepas cadangan
penambahbaikkan kejohanan olahraga lepas dapat dilaksanakan. Selain
daripada laporan post-mortem ini pihak penganjur juga perlu menyimpan
dan mencari nombor telefon dan alamat persatuan atau individu yang
selalu menghantar pasukan dalam kejohanan-kejohanan lepas dan pasukan
yang dijangka berpotensi untuk mengambil bahagian buat kali pertama.
Bagi peringkat Majlis Sukan Sekolah Daerah biasanya nombor telefon
pengetua, guru besar, setiausaha sukan boleh didapati daripada setiausaha
Majlis Sukan Sekolah-sekolah atau unit data di Pejabat Pendidikan Daerah.

(c) Langkah 3: Menghubungi Pihak Pengurusan Pasukan
Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk
mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudah dan
melicinkan pengurusan latihan, pemilihan peserta pihak yang mengambil
bahagian dalam kejohanan. Pihak penganjur boleh memberitahu hasrat ini
dengan cara menelefon atau menghantar surat pemberitahuan. Untuk
X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
160
kejohanan Majlis Sukan Sekolah-sekolah, biasanya sekolah-sekolah atau
daerah telah menerima takwim di peringkat awal.

(d) Langkah 4: Menghubungi Individu atau Persatuan untuk Mendapatkan
Bantuan Pegawai
Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk
mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudah dan
melicinkan proses persediaan bagi pengurusan atau individu yang dilantik
menjadi pegawai dalam kejohanan yang dianjurkan. Pihak penganjur boleh
memberitahu hasrat ini dengan cara menelefon atau menghantar surat
pemberitahuan.



Langkah pertama sebelum menganjurkan kejohanan olahraga ialah
membentuk jawatankuasa dan memanggil mesyuarat perancangan.

Antara faktor perancangan dan persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh
Jawatankuasa Induk ialah memikirkan konsep, objektif kertas kerja
kejohanan olahraga dan menyenaraikan segala keperluan urusan surat-
menyurat ke pihak terlibat.

Pengelola kejohanan olahraga perlu mengkaji sejarah pengelolaan kejohanan
terdahulu untuk dijadikan panduan dan teladan.

Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jawatankuasa yang perlu
dibentuk iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kecil.
1. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat beberapa
perkara yang harus difikirkan dan diputuskan oleh
Jawatankuasa Induk. Huraikan perkara-perkara tersebut.

2. Definisikan mesyuarat dengan ringkas.

3. Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan
oleh Jawatankuasa Induk dalam merancang kejohanan olahraga.
Nyatakan langkah-langkah tersebut.

4. Nyatakan tujuan mesyuarat diadakan.
SEMAK KENDIRI 7.2
TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
161
Tugas Jawatankuasa Induk ialah menyusun dan merancang serta
menubuhkan Jawatankuasa Kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan
yang dirancang.

Ahli Jawatankuasa Pengelola biasanya akan menjadi Pengerusi Jawatankuasa
Kecil yang ditubuhkan.

Senarai tugas ini perlu dicetak dan diedarkan kepada semua jawatankuasa
supaya pegawai yang terlibat dapat memahami dengan tugas yang
dipertanggungjawabkan kepada mereka.

Langkah yang perlu dipertimbang dan dilaksanakan dengan teliti dalam
proses merancang kejohanan olahraga ialah objektif pertandingan, bilangan
penyertaan, tempoh pertandingan, peralatan dan sifat aktiviti.

Objektif pertandingan perlu dibincangkan dalam merancang hala tuju
kejohanan.

Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek yang
menyebabkan acara terlalu padat.

Pihak penganjur perlu melihat kemampuan mereka dalam menyediakan
alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang ditetapkan sebelum
menganjurkan kejohanan olahraga.

Mesyuarat bermakna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu
yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan.

Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi
membina keputusan.










X TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA
162

Bendahari
Jawatankuasa Pengangkutan
Jawatankuasa Sambutan
Jawatankuasa Teknik Pertandingan
Jawatankuasa Alatan
Jawatankuasa Atur cara
Jawatankuasa Audio dan Visual
Jawatankuasa Bantu Mula
Jawatankuasa Buku Program
Jawatankuasa Disiplin dan
Keselamatan
Jawatankuasa Fotografi
Jawatankuasa Hadiah dan
Cenderamata
Jawatankuasa Hiasan Astaka
Jawatankuasa induk
Jawatankuasa Jamuan/Makanan
Jawatankuasa Jemputan
Jawatankuasa Kebersihan
Jawatankuasa kecil
Jawatankuasa Kewangan
Jawatankuasa Khemah Peserta
Jawatankuasa Pendaftaran dan Peserta
Jawatankuasa Pengacaraan
Jawatankuasa Penginapan
Jawatankuasa Perbarisan
Jawatankuasa Persembahan
Jawatankuasa Persiapan/Keceriaan
Jawatankuasa Promosi/Publisiti
Jawatankuasa Protokol
Jawatankuasa Teknik Kepegawaian
Jawatankuasa Teknikal Alatan
Jawatankuasa tugas-tugas khas
Kejohanan olahraga
Laporan post-mortem
Mesyuarat perancang
Objektif pertandingan
Pengarah
Pengerusi Projek
Perancangan kejohanan
Post-mortem
Setiausaha
Timbalan Pengarah
Timbalan Setiausaha
Urus setia



TOPIK 7 PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA W
163

Bennet, D. (1992). Sports facts athletic sports. London: Franklin Watts.
Clarke, R., & Boyle, R. (1978). Successful track and field. Iowa, (IA): Walliam C.
Brown.
Kesatuan Olahraga Amatur Malaysia. (2003). Undang-undang kejohanan
olahraga 3.
Mohd Salleh Aman. (2006). Pengurusan sukan aplikasinya di Malaysia. Kuala Lumpur:
Penerbit UM
Ten, H. (1996). Manual olahraga. Kuala Lumpur: Junjuara.
Teng, B. T. (1994). Gerko: Panduan pengajaran olahraga. Shah Alam: Fajar Bakti
Wee, E. H. (2002). Panduan pengajaran olahraga: Kepegawaian dan
kejurulatihan. Karisma.