MANUAL DE GESTO DE

DOCUMENTOS
DO ESTADO DO PARAN

Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. /

Departamento Estadual de Arquivo Pblico. 2. ed. rev. e ampl.
Curitiba : O Arquivo, 1998.
vii, 72 p.

1. Arquivos Organizao. 2. Documentos Avaliao. I.

Arquivo Pblico (PR).
CDD 025.21

MANUAL DE GESTO DE
DOCUMENTOS
DO ESTADO DO PARAN
2 EDIO
REVISTA E AMPLIADA

Departamento Estadual de Arquivo Pblico

Curitiba
1998

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN

SEGUNDA EDIO REVISTA E AMPLIADA
JAIME LERNER
Governador do Estado do Paran
REINHOLD STEPHANES JNIOR
Secretrio de Estado da Administrao
REGINA ROTTEMBERG GOUVEA
Diretora do Departamento Estadual de Arquivo Pblico
EQUIPE TCNICA - PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL
Dcio Roberto Szvara Coordenador/Historiador
Cynthia Roncaglio Historiadora
Tnia Maria Walger Collao - Bibliotecria
Silvana Bojanoski Historiadora/Conservadora
CONSULTORIA
Marilena Leite Paes - Conselho Nacional de Arquivos

Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP

Av. Cndido de Abreu 381 CEP 80530-000
Telefone: (041) 352-2299
Fax: (041) 252-1728
E-mail: deap@pr.gov.br
Http: www.pr.gov.br/deap

ii

APRESENTAO

O Arquivo Pblico, desde a sua fundao, em 1855, tem atravessado inmeras

dificuldades. Ao aceitar o cargo de diretora do Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP, em 1995, assumi vrios desafios com o intuito de revalorizar a imagem institucional do
rgo.
Entre os principais desafios estava o de construir um novo prdio, funcional e moderno,
que atendesse as normas internacionais para uma obra desse porte. Isto est em vias de se
concretizar, graas a sensibilidade e deciso do Governador Jaime Lerner, que reconheceu a
importncia e a necessidade de um espao fsico adequado para conservar e preservar o
patrimnio documental do Estado.
Outro importante desafio foi implantar o Programa de Gesto de Documentos no Estado PGD, cujo objetivo contribuir para o desenvolvimento da ao governamental, mediante a
racionalizao e o tratamento adequado dos documentos acumulados pelas instituies do Poder
Executivo do Estado do Paran. A informao contida nesses documentos instrumento
estratgico para a administrao pblica, pois fornece dados para o planejamento, tomada de
decises, acompanhamento, controle e visibilidade das atividades de governo. Os documentos
gerados pelos rgos pblicos servem, ainda, para comprovar direitos e obrigaes e garantir aos
cidados o pleno exerccio da cidadania. Alm disso, a implantao do PGD nos coloca na
vanguarda do desenvolvimento de tecnologias da informao.
Para resgatar as informaes necessrias ao adequado funcionamento das atividades
governamentais preciso estabelecer condies seguras e eficientes de arquivamento dos
documentos. Assim, a partir de estudos acerca da estrutura, funcionamento, finalidades e assuntos
tratados pelos rgos pblicos estaduais, desenvolveu-se um plano de classificao de
documentos por assunto. Essa classificao tem o objetivo de agrupar documentos sobre um
mesmo tema, mantendo a documentao corrente em ordem. Alm de agilizar a recuperao da
informao, o Cdigo de Classificao de Documentos facilita as tarefas arquivsticas de
avaliao, eliminao, transferncia e recolhimento de documentos.
Assim, a publicao do Manual de Gesto de Documentos, incluindo o Cdigo de
Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos, pertinentes aos assuntos das

iii

atividades-meio dos rgos pblicos foi um dos importantes resultados do Programa de Gesto de
Documentos no Estado do Paran, sendo instrumento fundamental para os servidores em suas
atividades cotidianas de produo, classificao e arquivamento de documentos.
Cabe destacar que mais do que publicar um manual a ser adotado pelos rgos estaduais,
durante trs anos e meio a equipe tcnica do DEAP ministrou diversos cursos de treinamento em
organizao de arquivos correntes, visando difundir e orientar os preceitos da gesto documental,
atendeu a diversas solicitaes e demandas dos rgos pblicos referentes aos seus arquivos e,
enfim, trabalhou em conjunto com os funcionrios de vrias Secretarias e rgos do Estado para
que teoria e prtica se combinassem em um esforo comum de racionalizar a massa documental do
Estado.
Essa experincia foi enriquecedora e nos permite, neste momento, apresentar uma nova
edio, revista e ampliada, do Manual de Gesto de Documentos.
Sinto-me orgulhosa com os resultados obtidos pela minha equipe que demonstrou durante
todo o percurso do trabalho, competncia e dedicao, sensibilizando os servidores para a
importncia desse Programa. Agradeo, portanto, a ela e aos servidores que, no s se
sensibilizaram, mas tambm contriburam ativamente com propostas e idias para a concretizao
deste trabalho.

Novembro de 1998

REGINA ROTTEMBERG GOUVEA

iv

SUMRIO

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURA...................................................................vi

1 INTRODUO............................................................................................................ 1
1.1 O QUE O MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS? .................................... 1
1.2 CONTEDO............................................................................................................... 1
2 GESTO DE DOCUMENTOS ................................................................................... 2
2.1 CONCEITO ................................................................................................................ 2
2.2 OBJETIVOS................................................................................................................ 2
3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CCD..... 3
3.1 CONCEITO ................................................................................................................ 3
3.2 COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS SEGUNDO ESTE CDIGO?............ 3
3.3 COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS?............................................................... 4
3.4 QUAL A VANTAGEM DESTA FORMA DE ARQUIVAMENTO? .......................... 5
3.5 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS
ATIVIDADES-MEIO DOS RGOS....................................................................... 5
4 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD ............................. 6
4.1 CONCEITO ................................................................................................................ 6
4.2 COMO FOI DEFINIDA A TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS? ................. 6
4.3 CONTEDO............................................................................................................... 6
4.4 COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE? ......................................... 7
5 DESTINAO DE DOCUMENTOS ......................................................................... 8
5.1 CRIAO DA COMISSO SETORIAL DE AVALIAO CSA......................... 8
5.2 AVALIAO DOCUMENTAL: VALOR PRIMRIO E SECUNDRIO ................ 8
5.3 ELIMINAO............................................................................................................ 8
5.4 TRANSFERNCIA................................................................................................... 10
5.5 RECOLHIMENTO .................................................................................................... 12
6 CONSERVAO DE DOCUMENTOS .................................................................. 13
6.1 CONCEITO .............................................................................................................. 13
6.2 OBJETIVOS.............................................................................................................. 13
6.3 FATORES DE DETERIORAO DOS DOCUMENTOS....................................... 13
6.4 RECOMENDAES................................................................................................ 14
6.4.1 COMO DEVE SER O AMBIENTE DE GUARDA DOS DOCUMENTOS? ......... 14
6.4.2 COMO DEVEM SER MANUSEADOS OS DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL? .............................
6.4.3 QUAL O MELHOR ACONDICIONAMENTO PARA OS DOCUMENTOS?..... 16
6.4.4 COMO CONSERVAR FOTOGRAFIAS?............................................................. 17
6.4.5 COMO CONSERVAR DOCUMENTOS ELETRNICOS?................................. 17
7 ANEXOS ..................................................................................................................... 19
I CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ..................... 20
II NDICE DE ASSUNTOS ............................................................................................ 39
III TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS........................................... 59
IV MODELOS DE FORMULRIOS ............................................................................. 67
V LEGISLAO ............................................................................................................ 73
8 GLOSSRIO .............................................................................................................. 89
9 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................... 92

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AAX

- Sistema Integrado de Documentos

AC

- Arquivo Corrente

AG

- Arquivo Geral

AI

- Arquivo Intermedirio

AP

- Arquivo Permanente

CAFE

- Coordenao da Administrao Financeira do Estado

CCD

- Cdigo de Classificao de Documentos

CONARQ

- Conselho Nacional de Arquivos

COP

- Coordenao de Oramento e Programao

CSA

- Comisso Setorial de Avaliao

DEAP

- Departamento Estadual de Arquivo Pblico

DOE

- Dirio Oficial do Estado

FGTS

- Fundo de Garantia por Tempo de Servio

GOFS

- Grupo Oramentrio Financeiro Setorial

GRHS

- Grupo de Recursos Humanos Setorial

- No

OBS

- Observao

PASEP

- Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico

PGD

- Programa de Gesto de Documentos

PIS

- Programa de Integrao Social

- Sim

SEAD

- Secretaria de Estado da Administrao

SEDEX

- Servio de Entrega Expressa

SEFA

- Secretaria de Estado da Fazenda

TTD

- Tabela de Temporalidade de Documentos

- Vigente

vi

1 INTRODUO

1.1 O QUE O MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS?

O Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, elaborado pelo Departamento
Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, um instrumento normatizador das atividades de
classificao, arquivamento e destinao de documentos acumulados (produzidos e recebidos)
pelos rgos da administrao direta do Estado do Paran.

1.2 CONTEDO
O item 1 aborda a justificativa e o contedo do manual de gesto de documentos
propriamente dito. Nos itens 2, 3, 4, e 5, definem-se conceitos e objetivos da gesto de
documentos, do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos, assim como
explicaes metodolgicas e orientaes sobre a destinao de documentos. O item 6 refere-se a
conservao de documentos e a algumas recomendaes a fim de garantir a conservao fsica
dos documentos, tais como: locais de guarda de documentos (climatizao, iluminao, mobilirio,
higienizao); acondicionamento de documentos; materiais e equipamentos.
Os anexos, item 7, contm os instrumentos de trabalho fundamentais para o desempenho
das atividades arquivsticas, alm de modelos de formulrios a serem utilizados para a realizao
dessas atividades:
- Anexo I - Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
- Anexo II - ndice de Assuntos
- Anexo III - Tabela de Temporalidade de Documentos
- Anexo IV - Modelos de Formulrios
Inclui-se, ainda, no item 8, um glossrio de conceitos e termos tcnicos, alguns explicados
no prprio corpo do texto, que facilitam a compreenso da matria contida neste manual.
No item 9, enfim, as Referncias Bibliogrficas utilizadas para compor o manual.

2 GESTO DE DOCUMENTOS

2.1 CONCEITO
Gesto de Documentos um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais
referentes s atividades de produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento ao
Arquivo Permanente.

2.2 OBJETIVOS

Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e

destinao dos documentos.

Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal,

histrico ou cientfico.

Garantir o uso adequado da micrografia e de outras tcnicas de gerenciamento eletrnico

de documentos.

Assegurar o acesso a informao governamental quando e onde se fizer necessria ao

governo e aos cidados.

Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos

por seu valor histrico e cientfico.

3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CCD

3.1 CONCEITO
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho
utilizado nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por determinado rgo no exerccio de suas atividades e funes. Este cdigo de
classificao segue o mtodo duplex onde a relao de hierarquia entre as classes de assuntos
indicada pelos traos-de-unio. Assim, quanto maior o nmero de dgitos separados, cada um,
por um trao-de-unio, maior sua subordinao ao dgito nico (sem trao-de-unio)
correspondente. Em outras palavras, classificam-se os documentos em classes e subclasses de
assuntos, sempre do geral para o particular, distribudas hierarquicamente de acordo com as
atividades e funes do rgo. Cada classe ou subclasse de assunto possui um cdigo numrico
correspondente. A Classe 0 - Administrao Geral e a Classe 1 - Assuntos Diversos
referem-se aos assuntos comuns a todos os rgos pblicos estaduais, como por exemplo,
recursos humanos, material, oramento e finanas. A seqncia, a partir da Classe 2, destina-se
classificao de assuntos especficos (atividades-fim) de cada rgo.

3.2 COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS SEGUNDO ESTE CDIGO ?

De acordo com o cdigo de classificao, o arquivamento de documentos feito por
assunto (contedo do documento), possibilitando agrupar diversas espcies documentais (ofcio,
memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo tema em uma nica pasta. A classificao deve
ser realizada por servidores treinados, que conheam a estrutura e funcionamento do rgo,
encarregados das atividades de recebimento, registro, expedio, bem como do controle da
tramitao e arquivamento dos documentos, de acordo com os seguintes itens:

a)

receber o documento para registro e classificao;

b) analisar o contedo dos documentos verificando a existncia ou no de antecedentes

e, em caso afirmativo, fazer a juntada;

4
c)

determinar o assunto do documento atravs da leitura e escolher o cdigo numrico

que o representa de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo;

d) anotar a lpis no canto superior direito do documento o cdigo numrico atribudo ao

assunto;
e)

proceder as rotinas de preparo estabelecidas para a tramitao dos documentos

(registro, colocar capa de processo quando for o caso, etc.) e encaminhar para
distribuio.

OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) dever(o) receber

o cdigo correspondente ao documento.

3.3 COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS ?

Uma vez registrado e classificado, o documento dever ser encaminhado ao seu destino,
tramitar nas unidades competentes e, aps receber despacho final, ser arquivado.
O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a
classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado
erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente. As operaes para
arquivamento so as seguintes:

a)

ler o ltimo despacho, com ateno, verificando se o documento destina-se ao

arquivamento;

b) se o documento no estiver classificado, efetuar os passos descritos em como

classificar os documentos item 3.2;
c)

ordenar os documentos de acordo com a codificao numrica extrada do Cdigo

de Classificao de Documentos de Arquivo;

d) arquivar os documentos em pastas suspensas, gavetas ou caixas de acordo com o

volume. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo numrico, assunto, nome de
pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua
identificao; (Ver o item 6, Conservao de Documentos, para a escolha do material
a ser utilizado no arquivamento)

5
e)

ao arquivar o documento verificar a existncia de antecedentes na mesma pasta

(documentos que tratam da mesma pessoa, rgo, firma ou lugar e desde que
relativos ao mesmo assunto/caso);

f)

reunir os antecedentes colocando-os em ordem cronolgica decrescente, o

documento com data mais recente em primeiro lugar, ou seja, o mais recente em cima;

g)

ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem

estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e
eliminando-as. Caso no exista o original manter uma nica cpia;

h)

arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,

identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no
documento que o encaminhou.

3.4 QUAL A VANTAGEM DESTA FORMA DE ARQUIVAMENTO?

A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo ao invs
da espcie documental facilita a recuperao da informao e viabiliza as tarefas arquivsticas
quanto transferncia, eliminao ou recolhimento.

3.5 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS

ATIVIDADES- MEIO DOS RGOS
Os documentos acumulados relativos s atividades-meio dos rgos pblicos estaduais
devem ser classificados na Classe 0 - Administrao Geral ou na Classe 1 - Assuntos
Diversos, conforme o assunto. Para que o Cdigo de Classificao possa ser devidamente
aplicado, deve-se identificar o assunto do documento e o seu respectivo cdigo. Para facilitar a
busca do assunto no Cdigo de Classificao, organizou-se um ndice de Assuntos (Ver Anexo
II). O documento tendo sido classificado, automaticamente receber uma temporalidade, prevista
na Tabela de Temporalidade de Documentos, que indica os prazos de guarda em cada fase de
arquivamento, sua eliminao ou guarda permanente.

4 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD

4.1 CONCEITO
A Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, o registro esquemtico do ciclo de
vida dos documentos produzidos e recebidos por um rgo, determinando os prazos de guarda
desses no Arquivo Corrente, transferncia para o Arquivo Intermedirio, eliminao ou
recolhimento para o Arquivo Permanente.

4.2 COMO FOI DEFINIDA A TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS?

A temporalidade dos documentos relacionados s atividades-meio dos rgos foi definida
pela equipe tcnica do DEAP em colaborao com as comisses setoriais de avaliao das
secretarias estaduais da Administrao; Fazenda; Cincia, Tecnologia e Ensino Superior;
Educao; Transportes; Sade e dos rgos de administrao indireta, IPEM e DER, que
analisaram e determinaram os prazos de guarda, transferncia, eliminao ou recolhimento da
documentao de acordo com os seguintes critrios:

freqncia do uso das informaes contidas nos documentos;

existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos;

existncia de outras fontes com as mesmas informaes;

importncia histrica/cientfica das informaes contidas no documento.

OBS. A TTD passvel de alteraes, na medida em que a produo de documentos varia no

tempo e no espao, ocasionada por mudanas sociais, administrativas e jurdicas. No entanto,
alteraes de qualquer natureza (prazo ou assunto) s podero ser feitas mediante autorizao do
rgo central da organizao de arquivos (DEAP).

4.3 CONTEDO
A TTD contm os seguintes itens:
Assuntos: distribudos hierarquicamente de acordo com o CCD.
Prazo de Arquivamento: tempo de arquivamento dos documentos no Arquivo Corrente
(setor), Arquivo Geral (rgo) Arquivo Intermedirio e Arquivo Permanente (DEAP).

7
Eliminao: registra-se a informao - Sim/No (S/N) - orientando quanto eliminao
de documentos que j tenham cumprido o seu prazo de arquivamento.
Observao: permite complementar as informaes necessrias para melhor compreenso
e aplicao da TTD, bem como sobre a migrao da informao para outros suportes (microfilme,
disquete, etc.).

4.4 COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE?

A Tabela de temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de seleo e
avaliao da documentao. Proceder da seguinte forma:
a)

verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos do CCD;

b) observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele
dever ser reagrupado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou
que tenha sido destinado guarda permanente;
c)

separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido

para cada fase;

d) contar o tempo a partir do primeiro dia til do ano seguinte ao da data de

arquivamento do documento, salvo os documentos que originam despesas, cujo prazo
de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
e)

eliminar as cpias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no

mesmo conjunto;

f)

proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

g)

elaborar instrumento descritivo dos documentos destinados transferncia para o

Arquivo Geral e/ou Arquivo Intermedirio.

OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos at a
concluso do mesmo.

5 DESTINAO DE DOCUMENTOS

5.1 CRIAO DA COMISSO SETORIAL DE AVALIAO - CSA

De acordo com a Resoluo Estadual n 3.107, de 25/09/95, cabe aos rgos pblicos
criar comisses setoriais de avaliao, de carter interdisciplinar, sob superviso do DEAP, a fim
de promover e acompanhar o processo de avaliao de documentos bem como normatizar a
produo, trmite e arquivamento nos arquivos setoriais e geral. A CSA ser constituda por at 7
(sete) membros, sendo:

4 (quatro) representantes com conhecimento tcnico e administrativo do rgo;

1 (um) representante da Assessoria Jurdica do rgo;

2 (dois) representantes do DEAP.

5.2 AVALIAO DOCUMENTAL: VALOR PRIMRIO E SECUNDRIO

A avaliao documental realizada em cada rgo pela Comisso Setorial de Avaliao.
Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio
refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de
carter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primrio devem ser
eliminados aps o cumprimento do prazo de guarda estabelecido na TTD. O valor secundrio
refere-se ao valor do documento para atender outros fins que no so, necessariamente, aqueles
pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundrio apresentam interesse cultural,
cientfico, tecnolgico ou histrico. Devem ser preservados em carter permanente, mesmo j
tendo cumprido suas finalidades primeiras.

5.3 ELIMINAO
A eliminao de documentos definida aps anlise da Comisso Setorial de Avaliao,
que julga os valores primrio e secundrio dos documentos seguindo os critrios indicados neste
Manual.

9
Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/97, definida pelo Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio de:
a) Listagem de Eliminao de Documentos (Anexo IV formulrio 1);
b) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos (Anexo IV formulrio 2);
c) Termo de Eliminao de Documentos (Anexo IV formulrio 3);

a) A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes

pertinentes aos documentos a serem eliminados e deve conter os seguintes itens:
- ttulo e n da seleo;
- rgo;
- setor;
- nmero da listagem;
- nmero da folha (pginas que compe a relao);
- cdigo do assunto (CCD) ou nmero de ordem dos itens documentais listados;
- descrio dos assuntos conforme o CCD;
- datas-limite de cada conjunto documental;
- quantidade e especificao das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes, etc.) a
serem eliminadas em cada conjunto documental;
- observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais
campos ou justificativa para eliminao quando se tratar de rgos e entidades que ainda
no elaboraram as suas tabelas de temporalidade;
- rodap contendo local e data, nome e assinatura do responsvel pela seleo, do presidente
da CSA e da autoridade competente autorizar a eliminao no mbito do rgo ou
entidade.

b) O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo tornar pblico, em

peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos, devendo conter as seguintes
informaes:
- ttulo e nmero do edital;
- nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;

10
- identificao da autoridade signatria do edital;
- nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de eliminao) que
legitima a eliminao;
- nome do rgo ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados;
- local e data do edital;
- nome, cargo e assinatura da autoridade signatria do edital.

OBS. O modelo do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, baseia-se na Resoluo

Federal n 5, de 30/09/96, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras
providncias.

c) O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas

ao ato de eliminao. Deve conter:
- data de eliminao;
- indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa
publicao em peridico oficial;
- nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
- nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
- referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminao dos Documentos, anexa ao Termo;
- datas-limite dos documentos eliminados;
- quantificao dos documentos eliminados;
- nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao;
- nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

5.4 TRANSFERNCIA
A transferncia de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e do Arquivo
Geral para o Arquivo Intermedirio do DEAP uma atividade fundamental tanto para racionalizar
a rotina do Arquivo Corrente de um setor quanto para garantir o acesso deste a eventuais
consultas. As normas de transferncia so as seguintes:

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a) obedecer os prazos prescritos na TTD para transferir os documentos do Arquivo Corrente
para o Arquivo Geral do rgo e do Arquivo Geral para o Arquivo Intermedirio do DEAP;

b) a cada transferncia fazer Relao de Transferncia (anexo IV; formulrio 4), em duas vias
(uma para o Arquivo Corrente/Arquivo Geral e outra para o Arquivo Geral/Arquivo
Intermedirio), constituindo-se em termo de responsabilidade. Esse termo ser tambm
instrumento inicial para pesquisa e recuperao da informao.

O responsvel pelo Arquivo Corrente do setor dever:

a) preparar uma Relao de Transferncia, (anexo IV; formulrio 4) em duas vias, aps
conferir a documentao do AC/AG a ser transferida, especificando:
- ttulo e n da seleo;
- rgo;
- setor;
- nmero da folha (pginas que compem a relao);
- quantidade de documentao transferida (metros lineares);
- cdigo do assunto ou nmero dos itens documentais listados;
- descrio dos assuntos conforme o CCD;
- datas-limite de cada conjunto documental;
- quantidade e especificao das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes, etc.) a
serem transferidas;
- observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais
campos ou justificativa quando se tratar de rgos que ainda no elaboraram as suas tabelas
de temporalidade;
- data de transferncia para o Arquivo Intermedirio;
- data de eliminao no Arquivo Geral ou no Arquivo Intermedirio/DEAP;
- rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular do setor responsvel pela
seleo e transferncia.

12
b) acondicionar os documentos seguindo orientaes do Arquivo Geral do rgo ou do Arquivo
Intermedirio do DEAP;

c) encaminhar os documentos acondicionados e as duas vias da Relao de Transferncia ao

Arquivo Geral/Arquivo Intermedirio, de acordo com calendrio estabelecido por este, o qual,
aps conferir a relao, devolver ao setor a segunda via com a indicao da localizao
(nmero da caixa, estante, etc.) onde foi armazenada a documentao transferida;

d) responsabilizar-se pela operacionalizao da transferncia, isto , pelo transporte da

documentao para o Arquivo Geral/Arquivo Intermedirio;

e) o setor que transfere os documentos para o Arquivo Geral/Arquivo Intermedirio detm

direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou emprest-los;

f) o Arquivo Geral/Arquivo Intermedirio manter o mesmo cdigo de classificao de

documentos adotado pelo Arquivo Corrente.

5.5 RECOLHIMENTO
Os documentos que possuem valor secundrio, aps cumprirem os prazos de guarda
estabelecidos na TTD no Arquivo Setorial, Arquivo Geral e Arquivo Intermedirio sero
recolhidos ao Arquivo Permanente, seguindo os procedimentos arquivsticos adotados pelo
DEAP.

13

6 CONSERVAO DE DOCUMENTOS

6.1 CONCEITO
Conservao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. (Dicionrio de Terminologia
Arquivstica, 1996, p.18.)

6.2 OBJETIVOS

Preservar as informaes.

Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso s

informaes.

6.3 FATORES DE DETERIORAO DOS DOCUMENTOS

Os suportes modernos apresentam desde a sua produo fatores intrnsecos de
deteriorao, pois no existe preocupao com a sua durabilidade. Desta forma, por exemplo, o
papel moderno cido e frgil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde
rapidamente suas cores.
Existem tambm fatores extrnsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a
deteriorao dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. So fatores extrnsecos:

umidade e temperatura

radiaes luminosas

poeira e poluio atmosfrica

ataques biolgicos (insetos e microorganismos)

catstrofes (enchentes, incndios)

manuseio e acondicionamento inadequados

OBS. A deteriorao resultante de fatores intrnsecos ou extrnsecos pode ser controlada ou

amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e
garantir o acesso s informaes neles contidas.

14

6.4 RECOMENDAES

6.4.1 COMO DEVE SER O AMBIENTE DE GUARDA DOS DOCUMENTOS?

O local de trabalho deve ser limpo. O acmulo de p no ambiente favorece o
desenvolvimento e proliferao de microorganismos ocasionando danos tanto aos documentos
quanto sade das pessoas. A poeira tambm ocasiona danos aos equipamentos (computadores,
etc.). Para manter limpo o ambiente de trabalho deve ser realizada sistematicamente a higienizao
das estantes, dos armrios e do cho com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a
no dispersar o p.

No consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho. Restos de comida e migalhas

deixadas no local de trabalho atraem roedores e insetos que atacam os documentos, alm do risco
de derramar lquidos e sujar documentos ou danificar equipamentos.

proibido fumar nas reas de trabalho e de guarda de documentos. Alm da

questo da segurana, os resduos qumicos existentes na fumaa causam danos a todos os
suportes.

A rea de guarda de documentos deve ser mantida com ndices de 20C de

temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e umidade so
extremamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores aceleram processos qumicos de
deteriorao, alm de permitir a proliferao de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos
(fungos e bactrias). Ateno especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e
microfilmes, que so facilmente atacados por fungos. Temperaturas elevadas so prejudiciais aos
documentos em suporte eletrnico e equipamentos de informtica. Os ambientes muito secos, por
sua vez, determinam a perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se
quebradio e frgil.

As estantes, mapotecas e armrios devem ser de metal com revestimento base

de esmalte e tratados por fosfatao para evitar ferrugem. contra-indicado o uso de

15
mobilirio de madeira que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao
papel. Recomenda-se mveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos de forma a evitar que
os documentos sejam danificados.

A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com
cortinas e persianas. O mobilirio deve ser posicionado de forma que no receba luz direta. As
radiaes luminosas so fatores de deteriorao dos documentos, causando alteraes fsicoqumicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes
solar e artificiais emitem diversos tipos de radiaes, sendo uma das mais prejudiciais as radiaes
ultravioleta. A emisso desse tipo de radiao, existente principalmente nas lmpadas
fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.

6.4.2 COMO DEVEM SER MANUSEADOS OS DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL?

As mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho. Freqentemente os dedos

podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mos tambm
danifica o documento ao longo do tempo.

Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos. Recomenda-se

sempre manuse-los sobre uma mesa.

Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de uma

pasta, caixa ou estante.

Ao retirar um livro da estante preciso segur-lo com firmeza na parte mediana da

encadernao. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na
encadernao.

No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta em uma

rea frgil que rompe-se e rasga facilmente.

Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Alm

das perfuraes produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente.

Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferncia clipes

plsticos ou proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato.

Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha

delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.

16

No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a

aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo.

O uso de cpias xerox de documentos contra-indicado, porque:

- as mquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos
tanto ao papel como tinta do documento original;
- o manuseio inadequado na operao das mquinas copiadoras pode ocasionar dobras e
rasgos nos documentos. No caso de encadernados pode danificar a costura e a lombada.

OBS. importante lembrar que as fotocpias no substituem o original ou a 2 via de um

documento.

6.4.3 QUAL O MELHOR ACONDICIONAMENTO PARA OS DOCUMENTOS?

Quanto ao acondicionamento de documentos deve-se estar atento qualidade dos materiais

utilizados. A maioria dos papis e papeles disponveis no mercado so cidos e apresentam

elementos prejudiciais como lignina e enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de
deteriorao do documento ao longo do tempo, tem a caracterstica de migrar atravs do contato,
ou seja, uma embalagem confeccionada com material de m qualidade fatalmente ir ocasionar
danos aos documentos nela acondicionados.

Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se adotar diversos modelos de

caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento
necessrio considerar o tamanho e o tipo de documento, o espao disponvel, os custos e o tempo
de guarda.

Uma boa soluo de acondicionamento so as pacotilhas, as quais devem ser feitas com

papel de boa qualidade e amarradas com cadaro de algodo.

Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a embalagem e os documentos

ali acondicionados.

Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente

e danificam o documento.

Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo.

No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

17

6.4.4 COMO CONSERVAR FOTOGRAFIAS?

Os negativos e fotos devem ser guardados em local seco e ventilado.

O mobilirio deve ser de metal com revestimento base de esmalte e tratados por

fosfatao para evitar ferrugem.

As embalagens para as fotografias e negativos devem ser confeccionadas em papel neutro.

Plsticos inertes podem ser utilizados tomando-se os devidos cuidados para evitar problemas com
a umidade.

Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica. A gordura natural existente nas mos

resulta em impresses digitais de cor marrom, impossveis de serem removidas aps alguns
anos. Para manusear fotos recomenda-se usar luvas de algodo.

No fazer anotaes caneta na fotografia. Utilizar um lpis macio e escrever no verso da

foto.

No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a foto. Para fixar fotografias

recomenda-se usar cantoneiras.

No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam rapidamente e danificam

a imagem fotogrfica.

6.4.5 COMO CONSERVAR DOCUMENTOS ELETRNICOS?

Atualmente, a maioria dos documentos so produzidos em computadores. A informao pode ser
copiada em papel atravs de impressoras e/ou armazenada num suporte eletrnico, por exemplo,
em disquetes. Os suportes eletrnicos so frgeis e possuem um tempo de vida curto. preciso
cuidar para no perder as informaes.
OBS. Os equipamentos eletrnicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a
curto prazo, de no se ter acesso s informaes guardadas em um determinado suporte. A
rapidez das mudanas tecnolgicas exigem a migrao contnua das informaes, sendo necessrio
prever e planejar essas mudanas a longo prazo.

Recomenda-se produzir cpias de segurana (backup) dos documentos que necessitam ser

guardados.

Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem

elevadas variaes de temperatura.

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Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnticos

(motores eltricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.).

Os disquetes no podem ser guardados em mobilirios de metal. Recomenda-se o uso de

mveis de madeira, acondicionado-os em posio vertical em embalagens, preferencialmente, de

acrlico.

Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio

eletromagntico.

Para os documentos impressos em computadores, as recomendaes so as mesmas dos

demais documentos em suporte papel. Em termos de conservao da informao, as impresses

obtidas nos atuais equipamentos so frgeis e pouco durveis. preciso estar atento para a
qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cpias um pouco mais
durveis do que as de jato de tinta e matriciais.

19

7 ANEXOS

I.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

II.

NDICE DE ASSUNTOS

III.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

IV.

MODELOS DE FORMULRIOS

V.

LEGISLAO

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ANEXO I
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 0

ADMINISTRAO GERAL

0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

0-2 RECURSOS HUMANOS
0-3 MATERIAL
0-4 PATRIMNIO
0-5 ORAMENTO E FINANAS
0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO
0-7 COMUNICAES
0-8 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

0 ADMINISTRAO GERAL
A Classe 0 refere-se s atividades meio dos rgos pblicos, isto , aquelas que viabilizam
o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
0-0-1 PLANO DE AO GOVERNAMENTAL
Incluem-se documentos referentes a estudos, projetos e diretrizes da administrao
pblica estadual.
0-0-2 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO
Incluem-se documentos referentes aos planos, programas e projetos de trabalho
relativos ao desenvolvimento das atividades cientficas, tcnicas e administrativas do
rgo.
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e
organizao interna dos respectivos rgos pblicos.
0-1-1 LEGISLAO. REGULAMENTOS. REGIMENTOS. ESTATUTOS.
ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
Incluem-se documentos como lei de criao, estatutos, regulamentos, estruturas, etc.

21

0-1-2 ACORDOS. CONTRATOS. CONVNIOS

Incluem-se documentos relativos implementao de acordos, contratos e convnios
referentes ao desenvolvimento das atividades do rgo, inclusive projetos e relatrios
tcnicos.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, contrato e convnio, sempre que tal
procedimento se justificar.
- Quanto aos contratos de servio procurar no ndice pelo assunto especfico, por
exemplo: contrato de vendas de passagens ver passagens.
0-1-3 AUDINCIAS. REUNIES
0-1-3-1 CONVOCAO. AGENDA
Incluem-se documentos como convocao e agenda de audincias e
reunies.
0-1-3-2 MEMRIA
Incluem-se anotaes e memrias de audincias e reunies.
0-1-3-3 ATAS
Incluem-se atas de audincias e reunies.
0-1-4 COMISSES TCNICAS. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO.
JUNTAS. COMITS
Incluem-se documentos referentes criao de comisses tcnicas, conselhos, grupos
de trabalho, juntas e comits bem como aqueles relativos ao exerccio de suas
funes, tais como atas e relatrios tcnicos.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso tcnica, conselho, grupo de trabalho,
junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar.
0-1-5 RELATRIOS DE ATIVIDADES
Incluem-se documentos relativos s atividades do rgo, podendo ser parciais
(mensais, trimestrais, semestrais) e anuais.
0-1-6 COMUNICAO SOCIAL
0-1-6-1 RELAES COM A IMPRENSA
Incluem-se documentos como credenciamento de jornalistas, releases e
clippings.
0-1-6-2 DIVULGAO INTERNA/EXTERNA
Incluem-se documentos como boletins, circulares e outros que divulguem as
atividades do rgo.

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0-1-6-3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de
carter promocional e publicitrio do rgo.
0-1-7 SISTEMA DA QUALIDADE
0-1-7-1 DIRETRIZES, NORMAS E MANUAIS
Incluem-se documentos relativos poltica da qualidade, designao do
representante da administrao e de toda a equipe designada para execuo
de atividades relativas ao sistema, incluindo membros das auditorias internas.
Incluem-se tambm documentos como manuais da qualidade, procedimentos
sistmicos operacionais e lista mestra de documentos.
0-1-7-2 PLANEJAMENTO DO SISTEMA
Incluem-se documentos relativos ao diagnstico, cronograma de atividades,
planos de implementao setoriais, programas e planejamento de auditorias
internas.
0-1-7-3 IMPLANTAO E DESENVOLVIMENTO
Incluem-se documentos referentes implantao, desenvolvimento,
acompanhamento e alteraes do sistema como: evidncias da
implementao da poltica da qualidade, anlise crtica de contrato, controle
de documentos do sistema, controle de documentos internos e questionrios
de avaliao da satisfao do cliente.
0-1-7-4 RELATRIOS
Incluem-se os relatrios do sistema da qualidade, anlise crtica pela
administrao, avaliao de clientes, no conformidade e ao corretiva,
auditorias internas da qualidade e relatrios estatsticos.

0-2 RECURSOS HUMANOS

Classificam-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados nos
rgos pblicos estaduais, de acordo com a legislao vigente, bem como direitos e
obrigaes da entidade empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e
concesso de benefcios.
0-2-1 LEGISLAO
Incluem-se estatutos, regulamentos, resolues e instrues normativas.
0-2-2 SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS COLETIVOS
Incluem-se documentos referentes aos acordos sindicais e dissdios coletivos.
- Quanto contribuio sindical do servidor ver cdigo 0-2-8-5.

23
- Quanto contribuio sindical da entidade empregadora ver cdigo 0-2-8-8.

0-2-3 ASSENTAMENTOS FUNCIONAIS

Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem como registros
e/ou anotaes a ele referidos.
- Ordenar as pastas de assentamento funcional alfabeticamente pelo sobrenome do
servidor.
0-2-4 RECRUTAMENTO E SELEO
0-2-4-1 CANDIDATOS A CARGO PBLICO
Incluem-se documentos como curriculum vitae e fichas de inscrio.
0-2-4-2 PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes s propostas, estudos, editais, constituio
de bancas examinadoras, exemplares nicos das provas, gabaritos e
resultados.
0-2-4-3 PROVAS E TESTES
Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos (provas e ttulos),
testes de seleo, testes psicotcnicos, exames mdicos e recursos.
0-2-5 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
0-2-5-1 CURSOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
Incluem-se programas, modelos de exerccios, relaes de participantes e de
entrega de certificados.
0-2-5-2 CURSOS PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
Incluem-se documentos como pedido e autorizao para participao,
programa do curso e relatrios.
0-2-5-3 ESTGIOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
Incluem-se relaes de participantes e declaraes de comprovao de
estgio.
0-2-5-4 ESTGIOS PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
Incluem-se documentos como pedido e autorizao para participao,
programa do estgio e relatrios.
0-2-6 POLTICA DE RECURSOS HUMANOS
0-2-6-1 ESTUDOS TCNICOS

24
Incluem-se documentos sobre qualificao, levantamento de necessidades,
previso de pessoal, etc.
0-2-6-2 PLANOS DE CARGOS E SALRIOS
Incluem-se documentos sobre criao, classificao e remunerao de cargos
e funes, quadros e tabelas salariais.
0-2-6-3 TRANSFORMAO DE CARGOS. ALTERAES SALARIAIS
Incluem-se documentos sobre reestruturaes, avaliao de desempenho,
promoes, enquadramento, ascenso e progresso funcional.
0-2-7 MOVIMENTAO DE RECURSOS HUMANOS
Incluem-se normas e procedimentos sobre movimentao de recursos humanos
abrangendo grupos de servidores ou categorias funcionais.
- Atos especficos e individuais de servidores sero registrados nas pastas de
assentamentos funcionais (cdigo 0-2-3). Nos cdigos 0-2-7, 0-2-8, 0-2-9, 0-2-10 ,
0-2-11 e em suas respectivas subclasses sero classificados os processos.
0-2-7-1 ADMISSO. NOMEAO. CONTRATAO. READMISSO.
READAPTAO. RECONDUO. REENQUADRAMENTO.
DESIGNAO. SUBSTITUIO. ASCENSO
Incluem-se documentos, inclusive processos, relativos admisso, nomeao,
contratao, readmisso, readaptao, reconduo, reenquadramento,
designao, substituio e ascenso de recursos humanos.
0-2-7-2 DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO
CONTRATUAL. FALECIMENTO
Incluem-se documentos, inclusive processos, relativos demisso, dispensa,
exonerao, resciso contratual e falecimento.
0-2-7-3 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. PERMUTA.
DISPOSIO. CESSO. REALOCAO. REGIME DE
TRABALHO
Incluem-se documentos, inclusive processos, relativos lotao, remoo,
transferncia, permuta, disposio, cesso, realocao e regime de trabalho
de recursos humanos.
0-2-8 DIREITOS. OBRIGAES. VANTAGENS
0-2-8-1 FOLHAS DE PAGAMENTO
Incluem-se documentos como folhas de pagamento, relatrios mensais de
lquidos creditados, de devoluo de vantagens, operacionais, de controle,
gerenciais e fsico-financeiros.

25
0-2-8-2 VENCIMENTOS
Incluem-se documentos referentes aos salrios, vencimentos, proventos e
remuneraes.

0-2-8-3 GRATIFICAES
Incluem-se documentos relativos s gratificaes de cargos em comisso, de
funo, de representao de gabinete, de substituio, dcimo terceiro
salrio, especial, de produtividade, de zona e outras.
0-2-8-4 ADICIONAIS
Incluem-se documentos relativos a adicionais ao tempo de servio (anunios,
binios e qinqnios), noturno, periculosidade, insalubridade, atividades
penosas, servios extraordinrios, frias e outros.
- Quanto ao afastamento para gozo de frias ver cdigo 0-2-8-9.
0-2-8-5 DESCONTOS. CONSIGNAES
Incluem-se documentos relativos aos descontos para contribuio sindical do
servidor, ao imposto de renda retido na fonte, contribuio ao plano de
seguridade social, s penses alimentcias (canceladas e implantadas) e
outros.
0-2-8-6 AJUDA DE CUSTO
Incluem-se documentos relativos compensao de despesas de viagem e
instalao, concedidas ao funcionrio que em virtude de remoo, nomeao
para cargo em comisso ou designao para funo gratificada, servio ou
estudo, passe a ter exerccio em nova sede.
0-2-8-7 AUXLIOS
Incluem-se documentos relativos ao auxlio alimentao, assistncia prescolar/creche, moradia, salrio famlia, vale-transporte e outros.
- Ver tambm cdigo 0-2-10-2.
0-2-8-8 ENCARGOS PATRONAIS
Incluem-se documentos relativos ao recolhimento do FGTS, PASEP, PIS,
contribuio sindical do empregador, contribuio para o plano de
seguridade social, imposto de renda.
0-2-8-9 FRIAS
Incluem-se documentos relativos ao afastamento para gozo de frias como
escala de frias, requerimento de frias, etc.
- Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias ver cdigo 0-2-8-4.

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0-2-8-10 LICENAS
Incluem-se documentos relativos aos estudos, normas e procedimentos
sobre todas as licenas concedidas aos servidores.
- Ordenar por: acidente em servio, acompanhamento de cnjuge,
adotante, atividade poltica, desempenho de mandato classista, doena em
pessoa da famlia, gestante, paternidade, prmio, servio militar, trato de
interesses particulares, tratamento de sade (inclusive percia mdica).
- Ver tambm cdigos 0-2-8-11 e 0-2-8-12.
0-2-8-11 AFASTAMENTOS
Incluem-se documentos relativos aos afastamentos para exercer mandato
eletivo, para depor, para servir como jurado.
- Quanto ao afastamento para viagens a servio, ver cdigo 0-2-11-2.
- Ver tambm cdigos 0-2-8-10 e 0-2-8-12.
0-2-8-12 CONCESSES PARA AUSENTAR-SE DO SERVIO
Incluem-se documentos relativos ao alistamento eleitoral, casamento (gala),
doao de sangue, falecimento de familiares (nojo) e horrio especial para
servidor estudante.
- Ver tambm cdigos 0-2-8-10 e 0-2-8-11.
0-2-9 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR
0-2-9-1 DENNCIAS E SINDICNCIAS
Incluem-se documentos referentes denncia, processo de sindicncia, ato
de constituio da comisso de sindicncia.
0-2-9-2 INQURITO ADMINISTRATIVO
Incluem-se documentos referentes ao afastamento preventivo, instaurao do
inqurito, inqurito administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento).
0-2-9-3 PENALIDADES DISCIPLINARES
Incluem-se documentos relativos advertncia, suspenso, demisso,
cassao de aposentadoria e de disponibilidade, destituio de cargo em
comisso e funo comissionada.
- O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta de
assentamento funcional, cdigo 0-2-3.
0-2-10 ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
- Quanto s licenas ver cdigo 0-2-8-10.
0-2-10-1 APOSENTADORIA
Incluem-se documentos relativos contagem e averbao de tempo de
servio; penses provisria, temporria e vitalcia.
0-2-10-2 BENEFCIOS

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Incluem-se documentos relativos aos seguros e auxlios como: acidente,
doena, funeral, natalidade e recluso.
- Ver tambm cdigo 0-2-8-7.

0-2-10-3 SEGURANA DO TRABALHO

Incluem-se documentos referentes preveno de acidentes de trabalho,
comisso interna de preveno de acidentes (CIPA), fornecimento de
equipamentos de proteo individual (EPIs), exames peridicos de sade,
bem como registros de acidentes de trabalho.
- Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade e insalubridade ver
cdigo 0-2-8-4.
0-2-10-4 HIGIENE. INSPEO DE SADE
Incluem-se documentos relativos s inspees peridicas de sade, de
refeitrios, de cantinas e de copas.
0-2-11 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A RECURSOS HUMANOS
0-2-11-1 HORRIO DE EXPEDIENTE. CONTROLE DE FREQNCIA
Incluem-se documentos como livros, cartes e folhas de ponto, abono de
faltas, cumprimento de horas extras, escala de planto e ponto facultativo.
- Ver tambm cdigos 0-2-8-10, 0-2-8-11, 0-2-8-12 e 0-2-11-2.
0-2-11-2 VIAGENS A SERVIO
Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias, passagens,
prestaes de contas.
- Quanto ao relatrio tcnico da viagem, classificar no assunto especfico.
0-2-11-3 DELEGAO DE COMPETNCIA
Incluem-se documentos como cartas de preposto, procurao, etc.
0-2-11-4 AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS
Incluem-se documentos referentes s aes trabalhistas e reclamaes
trabalhistas.
0-2-11-5 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS. GREVES.
PARALISAES
Incluem-se documentos referentes aos movimentos reivindicatrios, greves e
paralisaes dos servidores pblicos.
0-2-11-6 PRESTAO DE SERVIOS PROFISSIONAIS AUTNOMOS
(inclusive licitaes)
Incluem-se documentos referentes prestao de servio de profissionais
autnomos como contratos e recibos de pagamento.

28

0-3 MATERIAL
Classificam-se documentos relativos administrao dos materiais do rgo,
necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, bem como as formas de aquisio e
alienao; controle de estoque e distribuio; e conservao e recuperao.
Incluem-se normas, instrues, procedimentos e estudos.
0-3-0-1 ESPECIFICAO. PADRONIZAO. PREVISO. CATLOGOS
Incluem-se documentos referentes especificao, padronizao, previso e
catlogos de material permanente e de consumo.
0-3-1 AQUISIO (inclusive licitaes)
0-3-1-1 MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos relativos aquisio de material permanente de
acordo com a Tabela de Classificao de Bens Permanentes do Estado, da
Coordenadoria de Patrimnio do Estado da SEAD, como mquinas de longa
durao, mobilirio, ferramentas, obras de arte, instrumentos tcnicos.
- Consideram-se as vrias formas de aquisio: compra (inclusive por
importao), leasing, doao, cesso, permuta, aluguel, comodato,
emprstimo, adjudicao e dao.
- Quanto aquisio de bens imveis ver cdigo 0-4-1-2.
- Quanto aquisio de veculos ver cdigo 0-4-3-1.

- Quanto aquisio de documentao bibliogrfica ver cdigo 0-6-3.

0-3-1-2 MATERIAL DE CONSUMO
Incluem-se documentos referentes aquisio de material de uso corrente (de
acordo com a Lei n 4320).
- Consideram-se as vrias formas de aquisio: compra, cesso, doao,
permuta.
- Quanto aquisio de materiais relativos veculos, como combustveis e
lubrificantes, ver cdigo 0-4-3-5.
0-3-1-3 CADASTRO. CAPACIDADE TCNICA DE FORNECEDORES
Incluem-se documentos referentes ao cadastro e capacidade tcnica de
fornecedores.
0-3-2 REQUISIO. DISTRIBUIO E/OU MOVIMENTAO DE
MATERIAL (Material permanente e de consumo)
Incluem-se documentos referentes requisio, distribuio e/ou movimentao de
material.

29

0-3-2-1 CONTROLE DE ESTOQUE

Incluem-se documentos referentes ao controle de estoque.

0-3-2-2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO

Incluem-se documentos referentes ao extravio, roubo ou desaparecimento de
material permanente e de consumo.
- Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor, classificar
no cdigo 0-2-9.
0-3-2-3 TRANSPORTE DE MATERIAL
Incluem-se documentos referentes ao transporte de material permanente e de
consumo, como autorizao, termo de responsabilidade, garantia, etc.
0-3-2-4 SADA DE MATERIAL
Incluem-se documentos como autorizao de sada de material permanente e
de consumo.
0-3-2-5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de material permanente e
de consumo ao depsito.
0-3-2-6 REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS
Incluem-se documentos como a requisio e o controle de servios
reprogrficos inclusive assinaturas autorizadas.
- Quanto s normas de reproduo de documentos arquivsticos e
bibliogrficos ver cdigo 0-6-4-6.
0-3-3 ALIENAO
Incluem-se documentos referentes alienao de material permanente e de consumo
seja por cesso, comodato, doao, leilo, permuta e transferncia.
0-3-4 CONSERVAO E RECUPERAO
Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, manuteno e consertos
de equipamentos e mobilirio, inclusive os contratos.
0-3-4-1 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO
Incluem-se documentos referentes aos servios de manuteno e consertos
de equipamentos e mobilirio executados em oficinas do rgo.
0-3-4-2 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS FORA DO RGO
(Inclusive licitaes)

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Incluem-se documentos referentes aos servios de manuteno e consertos
de equipamentos e mobilirio executados em oficinas fora do rgo, inclusive
os contratos.
0-3-5 INVENTRIOS DE MATERIAL
- Quanto a inventrios, registros e baixa de material bibliogrfico, classificar no cdigo
0-6-3-2.
0-3-5-1 PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagens, baixa, tombamento,
termos de responsabilidade, etc.
0-3-5-2 DE CONSUMO
Incluem-se documentos referentes ao registro, listagens, baixa, termos de
responsabilidade, etc.

0-4 PATRIMNIO
Classificam-se documentos relativos aos bens patrimoniais mveis, imveis, veculos e
semoventes pertencentes ao rgo, bem como formas de aquisio, alienao e
incorporao; servios de manuteno, limpeza, recuperao, guarda e segurana.
Incluem-se normas, instrues, procedimentos e estudos.
0-4-1 BENS IMVEIS
Incluem-se escrituras, registros, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos,
residncias e salas (Memria).
- Os originais das escrituras, registros dos imveis bem como as plantas dos terrenos
so guardados pela Coordenadoria do Patrimnio do Estado da SEAD. As plantas e
projetos relativos aos edifcios, residncias e salas so guardadas pelo rgo que
ocupa o imvel.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel.
0-4-1-1 INSTALAO. FORNECIMENTO. MANUTENO DE
SERVIOS BSICOS
Incluem-se documentos referentes aos servios de gua e esgoto, luz, gs e
condomnio.
- Quanto instalao, fornecimento e manuteno de servios de rdio, telex
e telefone/fax, ver cdigos 0-7-2, 0-7-3 e 0-7-4, respectivamente.
0-4-1-2 AQUISIO
Incluem-se documentos referentes aquisio de bens imveis seja por
compra, cesso, doao, permuta, arrendamento, comodato, adjudicao e
dao.
0-4-1-3 ALIENAO

31
Incluem-se documentos referentes alienao de bens imveis seja por
cesso, comodato, doao, leilo, permuta e transferncia.
0-4-1-4 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE.
REIVINDICAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO
Incluem-se documentos referentes desapropriao, reintegrao de posse,
reivindicao de domnio e tombamento de bens imveis.

0-4-1-5 OBRAS
Incluem-se documentos relativos construo, reforma, recuperao e
restaurao.
0-4-1-6 LOCAO. UTILIZAO
Incluem-se documentos referentes locao e utilizao dos bens imveis.
0-4-1-7 SEGUROS
Incluem-se documentos referentes aos seguros dos bens imveis.
0-4-1-8 SERVIOS DE LIMPEZA (inclusive licitaes)
Incluem-se documentos como contratos e aditivos.
0-4-1-9 SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)
Incluem-se documentos relativos manuteno de elevadores, ar
condicionado, imunizao, desinfestao, etc.
0-4-2 VECULOS
- Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
0-4-2-1 AQUISIO (inclusive licitaes)
Incluem-se documentos relativos aquisio de veculos seja por compra
(inclusive importao), cesso, doao, permuta, transferncia.
0-4-2-2 LOCAO
Incluem-se documentos relativos locao de veculos.
0-4-2-3 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.
TOMBAMENTO. SEGURO
Incluem-se documentos relativos ao cadastro, licenciamento, emplacamento,
tombamento e seguro dos veculos.
0-4-2-4 ALIENAO
Incluem-se documentos referentes alienao de veculos seja por cesso,
doao, permuta, leilo e transferncia.

32
0-4-2-5 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPAROS
Incluem-se documentos relativos ao abastecimento, limpeza, manuteno e
reparos.
0-4-2-6 ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
Incluem documentos referentes acidentes, infraes cometidas no trnsito e
multas.
0-4-2-7 CONTROLE E AUTORIZAO PARA UTILIZAO DE
VEICULOS
Incluem-se documentos como requisio, liberao e autorizao para uso.
0-4-3 BENS SEMOVENTES
Incluem-se documentos relativos aos bens semoventes.
0-4-4 INVENTRIO DE BENS PATRIMONIAIS
Incluem-se os inventrios de bens patrimoniais.
0-4-5 GUARDA E SEGURANA (inclusive licitaes)
Incluem-se documentos relativos guarda e medidas de segurana de bens
patrimoniais.
0-4-5-1 SERVIOS DE VIGILNCIA E PORTARIA (inclusive licitaes)
Incluem-se documentos como contratos e aditivos.
0-4-5-2 PREVENO DE INCNDIO
Incluem-se documentos referentes instalao, manuteno de extintores e
treinamento de pessoal.
0-4-5-3 SINISTRO
Incluem-se documentos referentes s vistorias, sindicncias e percias tcnicas
relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e roubo.
0-4-6 USO DE DEPENDNCIAS
Incluem-se documentos referentes ao controle de portaria, entrada e sada de
pessoas, permisso para entrada e permanncia fora do horrio de expediente,
utilizao de auditrio e demais dependncias do imvel pelo rgo ou por terceiros.

0-5 ORAMENTO E FINANAS

Classificam-se documentos relativos previso, proposta e execuo oramentria, e
s operaes contbeis-financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e
comprovao de receita e despesa, bem como a movimentao de conta-corrente,
balanos e prestaes de contas ao Tribunal de Contas.

33
0-5-1 LEGISLAO
Incluem-se leis, normas, instrues, procedimentos.
0-5-2 AUDITORIA
Incluem-se documentos referentes auditoria na rea financeira.
0-5-3 PLANEJAMENTO
Incluem-se documentos relativos ao planejamento financeiro.
0-5-4 ORAMENTO
0-5-4-1 ELABORAO DA PROPOSTA ORAMENTRIA
Incluem-se documentos relativos descrio dos objetivos, metas, despesas
e receitas por fontes, detalhamento de custos, recursos disposio, memria
de clculo, programa de obras, como tambm o cadastro de
projeto/atividade, precatrios, limites oramentrios (teto).
0-5-4-2 PROPOSTA ORAMENTRIA
Inclui-se tanto a proposta oramentria apresentada quanto a aprovada.
0-5-5 EXECUO DA LEI ORAMENTRIA
Incluem-se documentos relativos concretizao anual dos objetivos e metas
determinados para o setor pblico e implica a mobilizao de recursos humanos,
materiais e financeiros.
0-5-5-1 RELATRIOS GERENCIAIS
Incluem-se documentos relativos a posio oramentria; QDD; proposta
para oramento no exerccio corrente; folha complementar, recursos
adicionais, demonstrativos, indicao de recursos.
0-5-5-2 PROGRAMAO ORAMENTRIA
Inclui-se a programao oramentria.
0-5-5-3 ALTERAO ORAMENTRIA
Incluem-se documentos referentes s alteraes oramentrias.
0-5-5-4 EXECUO FSICA DO ORAMENTO
Incluem-se documentos referentes execuo fsica do oramento.
0-5-6 FINANAS
0-5-6-1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
Incluem-se documentos referentes programao financeira de desembolso.

34
0-5-6-2 EXECUO DA RECEITA
Incluem-se documentos referentes aos crditos do Tesouro (cota, repasse e
sub-repasse), taxas cobradas por servios, multas, emolumentos e outras
rendas arrecadadas.
0-5-6-3 EXECUO DA DESPESA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital bem
como adiantamentos, subvenes e suprimentos, tais como: pedido de
empenho, empenho, liquidao, ordem de pagamento, nota fiscal, recibo,
fatura, duplicatas e outros.
0-5-7 CONTAS BANCRIAS
Incluem-se documentos como abertura, fechamento e extratos de contas bancrias.
0-5-8 BALANOS. BALANCETES
0-5-8-1 BALANO
Inclui-se o balano.
0-5-8-2 BALANCETE
Incluem-se os balancetes.
0-5-9 PRESTAO DE CONTAS
A resoluo do Tribunal de Contas que aprova a prestao de contas deve ser
retirada do processo e arquivada no cdigo 0-5-9-1.
- Desentranhar os documentos relativos a pagamento de encargos patronais e
prestao de servios de profissionais autnomos e guardar nos cdigos 0-2-8-8 e 02-11-6 respectivamente.
0-5-9-1 APROVAO DA PRESTAO DE CONTAS
Incluem-se documentos como certido, resoluo, baixa de responsabilidade,
pareceres, etc.

0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO

Classificam-se documentos referentes publicao, produo editorial, documentao
bibliogrfica (aquisio, controle) do rgo, bem como documentos referentes
produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos,
e os relacionados com as atividades de informtica.
Incluem-se normas, instrues, procedimentos e diretrizes.

35
0-6-1 PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL DO ESTADO, EM
BOLETINS DE SERVIO E EM OUTROS PERIDICOS
Incluem-se documentos referentes publicao de matrias do rgo.
0-6-2 PRODUO EDITORIAL
Incluem-se documentos relativos ao preparo e impresso, distribuio, promoo,
divulgao e venda.

0-6-2-1 OBRA PUBLICADA

Incluem-se edies ou co-edies de publicaes em geral produzidas pelo
rgo.
0-6-3 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA
Incluem-se normas e manuais tcnicos adotados para o tratamento da documentao
bibliogrfica (livros, revistas, folhetos e audiovisuais).
0-6-3-1 AQUISIO. COMPRA. DOAO. PERMUTA
Incluem-se documentos referentes aquisio de material bibliogrfico,
inclusive assinaturas de peridicos.
0-6-3-2 REGISTRO
Incluem-se documentos referentes incorporao e baixa de livros e revistas
ao acervo.
0-6-3-3 INVENTRIOS
Inclui-se o inventrio do material bibliogrfico.
0-6-3-4 CATALOGAO E CLASSIFICAO
Incluem-se documentos referentes catalogao e classificao do material
bibliogrfico.
0-6-3-5 REFERNCIA E CIRCULAO
Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisas bibliogrficas,
bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas.
0-6-4 SISTEMA DE ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS
Incluem-se normas e manuais tcnicos de implantao e desenvolvimento do sistema
de arquivo e de controle e acesso aos documentos.
0-6-4-1 PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO.
DIAGNSTICO. CONTROLE DO FLUXO

36
Incluem-se documentos relativos produo de documentos como
levantamento, diagnstico e controle do fluxo.
0-6-4-2 PROTOCOLO. RECEPO. TRAMITAO E EXPEDIO DE
DOCUMENTOS
Incluem-se documentos como guias de tramitao, livros de controle, fichas
de acompanhamento de processos, etc.
0-6-4-3 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
Incluem-se documentos como o cdigo de classificao.
- Um exemplar do cdigo de classificao dever compor o conjunto
documental da classe 0-6-4.
0-6-4-4 CONSULTA E EMPRSTIMO
Incluem-se documentos referentes consulta e emprstimo de documentos de
arquivo.
0-6-4-5 DESTINAO DE DOCUMENTOS: AVALIAO.
ELIMINAO. TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO
Incluem-se tabelas de temporalidade, atas de eliminao, guias de
transferncia e recolhimento.
0-6-4-6 REPRODUO DE DOCUMENTOS
Incluem-se documentos referentes reproduo de material arquivstico e
bibliogrfico, inclusive microfilmagem.
- Quanto a requisio de servios reprogrficos ver cdigo 0-3-2-6.
0-6-5 INFORMTICA
Incluem-se normas, instrues e procedimentos.
0-6-5-1 PLANOS E PROJETOS
Incluem-se documentos referentes aos planos e projetos de informtica do
rgo.
0-6-5-2 PROGRAMAS E SISTEMAS
Incluem-se documentos como programas, sistemas, manuais tcnicos e
manuais do usurio.

0-7 COMUNICAES
Classificam-se documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso
dos recursos e servios postais e de telecomunicaes.
Incluem-se normas, regulamentos, instrues, procedimentos e diretrizes.

37
0-7-1 SERVIO POSTAL
Incluem-se documentos referentes ao SEDEX, malotes e outros servios postais.
0-7-2 SERVIO DE RDIO
Incluem-se documentos referentes instalao, conservao, reparo e operao.
0-7-3 SERVIO DE TELEX
Incluem-se documentos referentes instalao, conservao, reparo e operao.
0-7-4 SERVIO TELEFNICO. FAX
Incluem-se documentos referentes instalao, conservao e reparo; como tambm
listas telefnicas internas, autorizao para ligaes interurbanas e contas telefnicas.
0-7-5 SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM
Incluem-se documentos referentes instalao, conservao, reparo e operao.

0-8 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

Classificam-se documentos de carter genrico relativos Administrao Geral.
0-8-1 AES JUDICIAIS
Incluem-se documentos referentes s aes judiciais.
-Quanto s reclamaes trabalhistas ver cdigo 0-2-11-4.

CLASSE 1

ASSUNTOS DIVERSOS

1-1 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS

1.2

CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.

CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. WORKSHOPS. MESAS
REDONDAS

1.3

FEIRAS. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS

1.4

ASSUNTOS TRANSITRIOS

1 ASSUNTOS DIVERSOS
A classe 1 refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as
diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.

38
1-1 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
Incluem-se documentos referentes organizao de solenidades, comemoraes, homenagens
bem como os discursos e as palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados,
cujos temas sejam de interesse do rgo.
Obs. Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados.

1-2 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.

CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. WORKSHOPS. MESAS REDONDAS
Incluem-se documentos referentes a participao de tcnicos em eventos promovidos ou no
pelo rgo, cujos temas se relacionem com suas funes e atividades.
Obs. Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados.

1-3 FEIRAS. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS

Incluem-se documentos relativos participao do rgo nesses eventos.
Obs. Folders e cartazes de eventos promovidos por outras instituies no so arquivados.

1-4 ASSUNTOS TRANSITRIOS

Classificam-se documentos de carter genrico, tais como cartas de apresentao e
representao; comunicaes de posse, endereo e afastamento; convites; felicitaes e
congratulaes; protestos, reivindicaes e sugestes; e, ainda, pedidos e oferecimentos
diversos.
1-4-1 COMUNICADOS. CONVITES. SOLICITAES E
ENCAMINHAMENTOS DIVERSOS
Incluem-se documentos como comunicados, convites, solicitaes e encaminhamentos
diversos.
1-4-2 FELICITAES. AGRADECIMENTOS. PSAMES. DESPEDIDAS
Incluem-se documentos referentes felicitaes, agradecimentos, psames e
despedidas.
1-4-3 CARTAS DE APRESENTAO E RECOMENDAO
Incluem-se cartas de apresentao e recomendao.

39
ANEXO II
NDICE DE ASSUNTOS
A
Abastecimento de veculos..........................................................................0-4-2-5
Abono
De faltas..........................................................................................0-2-11-1
Ao (es)
Disciplinar ............................................................................................ 0-2-9
Governamental..................................................................................... 0-0-1
Judiciais....................................................................................................0-8
Trabalhistas.....................................................................................0-2-11-4
Acesso aos documentos................................................................................. 0-6-4
Acidente(s) (auxlios) ................................................................................0-2-10-2
Com veculos ....................................................................................0-4-2-6
De trabalho .....................................................................................0-2-10-3
Em servio (licenas).......................................................................0-2-8-10
Acompanhamento
De cnjuge (licenas).......................................................................0-2-8-10
Acordos
Administrao geral.............................................................................. 0-1-2
Recursos humanos................................................................................ 0-2-2
Adiantamentos
Execuo financeira (despesa) ...........................................................0-5-6-3
Adicionais...................................................................................................0-2-8-4
Atividades penosas............................................................................0-2-8-4
Frias................................................................................................0-2-8-4
Insalubridade.....................................................................................0-2-8-4
Noturno ............................................................................................0-2-8-4
Periculosidade...................................................................................0-2-8-4
Servio extraordinrio (horas extras)..................................................0-2-8-4
Tempo de servio (anunios, binios e qinqnios)...........................0-2-8-4
Adjudicao
Bens imveis .....................................................................................0-4-1-2
Material permanente..........................................................................0-3-1-1
Administrao geral............................................................................................... 0
Admisso de recursos humanos...................................................................0-2-7-1
Adotante (licenas) ...................................................................................0-2-8-10
Advertncia (penalidades disciplinares)........................................................0-2-9-3
Afastamento(s)..........................................................................................0-2-8-11
Para depor ......................................................................................0-2-8-11
Para exercer mandato eletivo ...........................................................0-2-8-11
Para servir como jurado...................................................................0-2-8-11
Preventivo (inqurito administrativo)...................................................0-2-9-2
Agradecimentos............................................................................................. 1-4-2
gua
....................................................................................................0-4-1-1

40
Ajuda de custo............................................................................................0-2-8-6
Viagens a servio.............................................................................0-2-11-2
Alienao
De bens imveis ................................................................................0-4-1-3
De material permanente e de consumo .................................................. 0-3-3
De veculos .......................................................................................0-4-2-4
Alimentao (auxlios).................................................................................0-2-8-7
Alistamento eleitoral (concesses) .............................................................0-2-8-12
Alterao(es)
Oramentria.....................................................................................0-5-5-3
Salariais.............................................................................................0-2-6-3
Aluguel
De bens imveis (locao).................................................................0-4-1-6
De material permanente .....................................................................0-3-1-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-2
Anunios (adicionais) ..................................................................................0-2-8-4
Aperfeioamento de recursos humanos........................................................... 0-2-5
Aposentadoria ..........................................................................................0-2-10-1
Cassao (penalidades disciplinares)..................................................0-2-9-3
Apurao de responsabilidade........................................................................ 0-2-9
Aquisio
De bens imveis ................................................................................0-4-1-2
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-1
De material........................................................................................... 0-3-1
De consumo .................................................................................0-3-1-2
Permanente...................................................................................0-3-1-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-1
Ar condicionado (manuteno)....................................................................0-4-1-9
Arquivamento de documentos .....................................................................0-6-4-3
Arrendamento de bens imveis....................................................................0-4-1-2
Arrombamento............................................................................................0-4-5-3
Ascenso funcional
................................................................. 0-2-6-3/0-2-7-1
Assentamentos funcionais ............................................................................... 0-2-3
Assinaturas de peridicos............................................................................0-6-3-1
Assistncia
Pr-escolar (auxlios).........................................................................0-2-8-7
Social................................................................................................. 0-2-10
Assuntos
Diversos...................................................................................................... 1
Transitrios ..............................................................................................1-4
Atas
De audincias, reunies......................................................................0-1-3-3
De comisses tcnicas, conselhos, grupos de
trabalho, juntas, comits................................................................... 0-1-4
De eliminao de documentos............................................................0-6-4-5
Atividade(s)

41
Penosas (adicionais) ..........................................................................0-2-8-4
Poltica (licenas).............................................................................0-2-8-10
Audincias..................................................................................................... 0-1-3
Auditoria
Oramento e finanas ........................................................................... 0-5-2
Sistema da qualidade........................................................... 0-1-7-1/0-1-7-4
Auditrio ....................................................................................................... 0-4-6
Autnomos...............................................................................................0-2-11-6
Autorizao
De sada de material..........................................................................0-3-2-4
Para estgios promovidos por outras instituies ................................0-2-5-4
Para ligaes interurbanas..................................................................... 0-7-4
Para participao em cursos promovidos por
outras instituies..........................................................................0-2-5-2
Para uso de veculos..........................................................................0-4-2-7
Auxlios ....................................................................................................0-2-8-7
Acidente..........................................................................................0-2-10-2
Alimentao ......................................................................................0-2-8-7
Assistncia pr-escolar ......................................................................0-2-8-7
Creche ..............................................................................................0-2-8-7
Doena ...........................................................................................0-2-10-2
Funeral............................................................................................0-2-10-2
Moradia ............................................................................................0-2-8-7
Natalidade.......................................................................................0-2-10-2
Recluso .........................................................................................0-2-10-2
Vale-transporte .................................................................................0-2-8-7
Avaliao
De desempenho.................................................................................0-2-6-3
De documentos .................................................................................0-6-4-5
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-4
Averbao de tempo de servio ................................................................0-2-10-1

B
Baixa
De acervos bibliogrficos...................................................................0-6-3-2
De material........................................................................................... 0-3-5
De consumo .................................................................................0-3-5-2
Permanente...................................................................................0-3-5-1
Balancetes ..................................................................................................0-5-8-2
Balanos0-5-8-1
Bancas examinadoras (constituio).............................................................0-2-4-2
Benefcios.................................................................................................0-2-10-2
Bens

42
Imveis ................................................................................................ 0-4-1
Semoventes.......................................................................................... 0-4-3
Bibliografias................................................................................................0-6-3-5
Binios (adicionais) .....................................................................................0-2-8-4

C
Cadastro
De fornecedores................................................................................0-3-1-3
De projeto/atividade ..........................................................................0-5-4-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-3
Campanhas institucionais .............................................................................0-1-6-3
Candidatos a cargo pblico.........................................................................0-2-4-1
Cantinas ...................................................................................................0-2-10-4
Capacidade tcnica de fornecedores ...........................................................0-3-1-3
Cargo(s)
Classificao .....................................................................................0-2-6-2
Criao .............................................................................................0-2-6-2
Em comisso
Destituio (penalidades disciplinares)...........................................0-2-9-3
Gratificao..................................................................................0-2-8-3
Planos...............................................................................................0-2-6-2
Quadros............................................................................................0-2-6-2
Remunerao ....................................................................................0-2-6-2
Transformao ..................................................................................0-2-6-3
Cartas
De apresentao................................................................................... 1-4-3
De recomendao ................................................................................ 1-4-3
Cartes de ponto ......................................................................................0-2-11-1
Casamento (concesses)...........................................................................0-2-8-12
Cassao de aposentadoria (penalidades disciplinares) ................................0-2-9-3
Catalogao de documentao bibliogrfica.................................................0-6-3-4
Catlogos de material..................................................................................0-3-0-1
Certificados de cursos.................................................................................0-2-5-1
Cesso
De bens imveis .................................................................. 0-4-1-2/0-4-1-3
De material
De consumo .......................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente.........................................................................0-3-1-1/0-3-3
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-3
De veculos ......................................................................... 0-4-2-1/0-4-2-4
Ciclos de palestras .............................................................................................1-2
CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes ...............................0-2-10-3
Circulao de documentao bibliogrfica ...................................................0-6-3-5
Classificao

43
De cargos e funes ..........................................................................0-2-6-2
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-4
De documentos de arquivo (protocolo) ..............................................0-6-4-3
Cdigo de classificao de documentos.......................................................0-6-4-3
Co-edies.................................................................................................0-6-2-1
Comemoraes..................................................................................................1-1
Comisso(es)
De sindicncia (denncias e sindicncias) ...........................................0-2-9-1
Interna de Preveno de Acidentes - CIPA......................................0-2-10-3
Tcnicas............................................................................................... 0-1-4
Comits ....................................................................................................... 0-1-4
Comodato
De bens imveis .................................................................. 0-4-1-2/0-4-1-3
De material..............................................................................0-3-1-1/0-3-3
Compra
De bens imveis ................................................................................0-4-1-2
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-1
De material
De consumo .................................................................................0-3-1-2
Permanente...................................................................................0-3-1-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-1
Comprovao de estgio.............................................................................0-2-5-3
Comunicao social....................................................................................... 0-1-6
Comunicaes ...................................................................................................0-7
Comunicados................................................................................................. 1-4-1
Concesso(es)
Horrio especial para servidor estudante ..........................................0-2-8-12
Para ausentar-se do servio .............................................................0-2-8-12
Alistamento eleitoral....................................................................0-2-8-12
Casamento(gala).........................................................................0-2-8-12
Doao de sangue ......................................................................0-2-8-12
Falecimento de familiares (nojo)..................................................0-2-8-12
Concursos
Eventos....................................................................................................1-3
Pblicos(provas e testes) ...................................................................0-2-4-3
Condomnio................................................................................................0-4-1-1
Conferncias......................................................................................................1-2
Congressos........................................................................................................1-2
Conselhos (organizao e funcionamento)....................................................... 0-1-4
Consertos (material permanente) .................................................................... 0-3-4
Conservao
De fax.................................................................................................. 0-7-4
De material permanente ........................................................................ 0-3-4
De rdio............................................................................................... 0-7-2
De telefone........................................................................................... 0-7-4
De telex................................................................................................ 0-7-3

44
Consignaes..............................................................................................0-2-8-5
Construo .................................................................................................0-4-1-5
Consultas
A documentao bibliogrfica............................................................0-6-3-5
Aos documentos................................................................................0-6-4-4
Conta(s)
gua.................................................................................................0-4-1-1
Bancrias ............................................................................................. 0-5-7
Luz....................................................................................................0-4-1-1
Telefnicas........................................................................................... 0-7-4
Contagem de tempo de servio .................................................................0-2-10-1
Contratao
De autnomos.................................................................................0-2-11-6
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-1
De servios (conservao e recuperao de material) ............................ 0-3-4
Contratos (administrao geral) ...................................................................... 0-1-2
OBS. Contratos de servios procurar pelo assunto especfico, por exemplo,
contrato de vendas de passagens ver passagens.
Contribuio
Para o plano de seguridade social
Do empregador ............................................................................0-2-8-8
Do servidor ..................................................................................0-2-8-5
Sindical
Do empregador ............................................................................0-2-8-8
Do servidor ..................................................................................0-2-8-5
Controle
De documentos .................................................................................... 0-6-4
De entrada e sada de pessoas.............................................................. 0-4-6
De estoque de material ......................................................................0-3-2-1
De expedio de certificados .............................................................0-2-5-1
De freqncia..................................................................................0-2-11-1
De portaria........................................................................................... 0-4-6
De servios reprogrficos ..................................................................0-3-2-6
De uso de veculos ............................................................................0-4-2-7
Do fluxo de documentos....................................................................0-6-4-1
Convenes.......................................................................................................1-2
Convnios (administrao geral) ..................................................................... 0-1-2
Convites diversos........................................................................................... 1-4-1
Convocao (audincias e reunies)............................................................0-1-3-1
Copas (fornecimento de refeies) ............................................................0-2-10-4
Cota (execuo financeira/receita)...............................................................0-5-6-2
Creche (auxlios).........................................................................................0-2-8-7
Credenciamento de jornalistas.....................................................................0-1-6-1
Crdito(s) do tesouro..................................................................................0-5-6-2
Criao de cargos e funes........................................................................0-2-6-2
Curriculum vitae (recrutamento e seleo)....................................................0-2-4-1

45
Cursos
Promovidos pela instituio................................................................0-2-5-1
Promovidos por outras instituies.....................................................0-2-5-2

D
Dao
Bens imveis .....................................................................................0-4-1-2
Material permanente..........................................................................0-3-1-1
Dcimo terceiro salrio................................................................................0-2-8-3
Delegaes de competncia ......................................................................0-2-11-3
Demisso
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-2
Penalidades disciplinares....................................................................0-2-9-3
Denncias...................................................................................................0-2-9-1
Dependncias (uso)........................................................................................ 0-4-6
Depoimento (afastamentos).......................................................................0-2-8-11
Desaparecimento
De material de consumo e permanente ...............................................0-3-2-2
De patrimnio....................................................................................0-4-5-3
Desapropriao de bens imveis .................................................................0-4-1-4
Descontos...................................................................................................0-2-8-5
Desempenho de mandato classista (licenas)..............................................0-2-8-10
Designao
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-1
Equipe do sistema da qualidade .........................................................0-1-7-1
Desinfestao (bens imveis e acervos documentais)....................................0-4-1-9
Despedidas.................................................................................................... 1-4-2
Despesa(s) (execuo financeira).................................................................0-5-6-3
Correntes ..........................................................................................0-5-6-3
De capital..........................................................................................0-5-6-3
Destinao de documentos..........................................................................0-6-4-5
Destituio
De cargo em comisso (penalidades disciplinares)..............................0-2-9-3
De funo comissionada (penalidades disciplinares)............................0-2-9-3
Diagnstico
Da produo documental...................................................................0-6-4-1
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-2
Dirias (viagens a servio).........................................................................0-2-11-2
Direitos de recursos humanos......................................................................... 0-2-8
Discursos...........................................................................................................1-1
Dispensa de recursos humanos....................................................................0-2-7-2
Disponibilidade
Penalidades disciplinares....................................................................0-2-9-3
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-3

46
Dissdios0-2-2
Distribuio
De material de consumo e permanente .................................................. 0-3-2
De publicaes (do rgo).................................................................... 0-6-2
Divulgao
De publicaes (do rgo).................................................................... 0-6-2
Interna...............................................................................................0-1-6-2
Doao
De bens imveis .................................................................. 0-4-1-2/0-4-1-3
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-1
De material
De consumo .......................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente.........................................................................0-3-1-1/0-3-3
De publicaes (do rgo).................................................................... 0-6-2
De sangue (concesses)...................................................................0-2-8-12
De veculos ......................................................................... 0-4-2-1/0-4-2-4
Documentao...................................................................................................0-6
Bibliogrfica ......................................................................................... 0-6-3
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-3
Sistema de arquivos ............................................................................. 0-6-4
Doena (auxlios)......................................................................................0-2-10-2
Em pessoa da famlia (licenas)........................................................0-2-8-10

E
Edies ..........................................................................................0-6-2/0-6-2-1
Edifcios 0-4-1
Editais (processo de seleo) ......................................................................0-2-4-2
Elaborao da proposta oramentria............................................................. 0-5-5
Elevadores (manuteno) ............................................................................0-4-1-9
Eliminao de documentos ..........................................................................0-6-4-5
Emolumentos (execuo financeira/receita) ..................................................0-5-6-2
Empenhos (execuo financeira/despesa).....................................................0-5-6-3
Emplacamento de veculos ..........................................................................0-4-2-3
Emprstimos
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-5
De documentos .................................................................................0-6-4-4
De material permanente .....................................................................0-3-1-1
Encargos patronais......................................................................................0-2-8-8
Encontros ..........................................................................................................1-2
Enquadramento de recursos humanos..........................................................0-2-6-3
Entrada
E permanncia fora do horrio de expediente........................................ 0-4-6
E sada de pessoas ............................................................................... 0-4-6
Entrega de certificados (cursos)...................................................................0-2-5-1

47
EPIS - Equipamentos de Proteo Individual............................................0-2-10-3
Equipamentos ...................................................................................0-3-1-1/0-3-4
Equipamentos de Proteo Individual - EPIS............................................0-2-10-3
Escala de planto ......................................................................................0-2-11-1
Escrituras (bens imveis)................................................................................ 0-4-1
Esgoto ....................................................................................................0-4-1-1
Especificao de material............................................................................0-3-0-1
Estgios
Promovidos pela instituio................................................................0-2-5-3
Promovidos por outras instituies.....................................................0-2-5-4
Estatutos
De recursos humanos............................................................................ 0-2-1
Do rgo.............................................................................................. 0-1-1
Estoque (material) .......................................................................................0-3-2-1
Estruturas do rgo........................................................................................ 0-1-1
Estudos
De ao governamental......................................................................... 0-0-1
De recursos humanos.........................................................................0-2-6-1
Sobre comunicaes.................................................................................0-7
Sobre documentao bibliogrfica......................................................... 0-6-3
Sobre licenas .................................................................................0-2-8-10
Sobre material..........................................................................................0-3
Sobre movimentao de recursos humanos ........................................... 0-2-7
Sobre oramento e finanas.................................................................. 0-5-1
Sobre patrimnio......................................................................................0-4
Sobre sistema de arquivos e controle de documentos ............................ 0-6-4
Exames
De seleo .......................................................................... 0-2-4-2/0-2-4-3
Mdicos............................................................................................0-2-4-3
Peridicos de sade ........................................................................0-2-10-3
Execuo
Financeira............................................................................ 0-5-6-2/0-5-6-3
Oramentria...........................................................................0-5-5/0-5-5-4
Exerccios (cursos)......................................................................................0-2-5-1
Exonerao de recursos humanos................................................................0-2-7-2
Expedio de documentos (protocolo) ........................................................0-6-4-2
Exposies ........................................................................................................1-3
Extintores....................................................................................................0-4-5-2
Extratos de contas bancrias .......................................................................... 0-5-7
Extravio
De material de consumo e permanente ...............................................0-3-2-2
De patrimnio....................................................................................0-4-5-3

48

Falecimento
De familiares (concesses)...............................................................0-2-8-12
De servidores ....................................................................................0-2-7-2
Fax
....................................................................................................... 0-7-4
Feiras ...........................................................................................................1-3
Felicitaes.................................................................................................... 1-4-2
Frias ....................................................................................................0-2-8-9
Adicional de 1/3................................................................................0-2-8-4
Ferramentas................................................................................................0-3-1-1
FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Servio ......................................0-2-8-8
Fichas de inscrio (recrutamento e seleo)................................................0-2-4-1
Finanas 0-5/0-5-6
Fluxo de documentos..................................................................................0-6-4-1
Folha(s)
Complementar (oramento) ...............................................................0-5-5-1
De pagamento...................................................................................0-2-8-1
De ponto.........................................................................................0-2-11-1
Fornecedores (capacidade tcnica) .............................................................0-3-1-3
Fornecimento
De gua ............................................................................................0-4-1-1
De energia eltrica.............................................................................0-4-1-1
De servios bsicos (bens imveis) ....................................................0-4-1-1
Funcionamento do rgo....................................................................................0-1
Fundo de Garantia por Tempo de Servio - FGTS ......................................0-2-8-8
Funeral (auxlios).......................................................................................0-2-10-2

G
Gabaritos (processo de seleo)..................................................................0-2-4-2
Gala (concesses).....................................................................................0-2-8-12
Gs
....................................................................................................0-4-1-1
Gestante (licenas)....................................................................................0-2-8-10
Gratificaes...............................................................................................0-2-8-3
Cargos em comisso..........................................................................0-2-8-3
De funo..........................................................................................0-2-8-3
Natalina.............................................................................................0-2-8-3
Produtividade....................................................................................0-2-8-3
Representao de gabinete ................................................................0-2-8-3
Greves ..................................................................................................0-2-11-5
Grupos de trabalho ........................................................................................ 0-1-4
Guarda e segurana (patrimnio).................................................................... 0-4-5
Guias
De recolhimento de documentos ........................................................0-6-4-5
De tramitao de documentos............................................................0-6-4-2

49
De transferncia de documentos.........................................................0-6-4-5
H
Higiene do trabalho ...................................................................................0-2-10-4
Homenagens ......................................................................................................1-1
Horrio
De expediente .................................................................................0-2-11-1
Especial para servidor estudante (concesses)..................................0-2-8-12
Permisso para entrada e permanncia fora do horrio .......................... 0-4-5
Horas extras
Cumprimento...................................................................................0-2-11-1
Pagamento ........................................................................................0-2-8-4
I
Implantao (sistema da qualidade) .............................................................0-1-7-3
Importao
De material permanente .....................................................................0-3-1-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-1
Imposto de renda
Recolhimentos...................................................................................0-2-8-8
Retido na fonte (descontos) ...............................................................0-2-8-5
Imprensa.....................................................................................................0-1-6-1
Impresso de publicaes (do rgo) ............................................................. 0-6-2
Imunizao (bens imveis e acervos documentais)........................................0-4-1-9
Incndio
Preveno .........................................................................................0-4-5-2
Sinistro..............................................................................................0-4-5-3
Informtica..................................................................................................... 0-6-5
Infraes.....................................................................................................0-4-2-6
Inqurito administrativo ...............................................................................0-2-9-2
Insalubridade (adicionais)............................................................................0-2-8-4
Inspees peridicas de sade ..................................................................0-2-10-4
Instalao
De extintores.....................................................................................0-4-5-2
De fax.................................................................................................. 0-7-4
De material permanente ........................................................................ 0-3-4
De servio de rdio .............................................................................. 0-7-2
De servio de telex............................................................................... 0-7-3
De servio telefnico ............................................................................ 0-7-4
De servios bsicos ...........................................................................0-4-1-1
Intercmbio entre bibliotecas.......................................................................0-6-3-5
Instrues
Sobre documentao bibliogrfica......................................................... 0-6-3
Sobre material (permanente e de consumo)...............................................0-3

50
Sobre oramento e finanas.................................................................. 0-5-1
Sobre patrimnio......................................................................................0-4
Sobre recursos humanos....................................................................... 0-2-1
Sobre sistema de arquivo e controle de documentos.............................. 0-6-4
Instrumentos tcnicos (material permanente) ................................................0-3-1-1
Inventrios
De acervo bibliogrfico......................................................................0-6-3-3
De bens patrimoniais............................................................................. 0-4-4
De material........................................................................................... 0-3-5
De consumo .................................................................................0-3-5-2
Permanente...................................................................................0-3-5-1

J
Juntas ....................................................................................................... 0-1-4
Jurado (afastamento).................................................................................0-2-8-11

L
Leasing (material permanente) .....................................................................0-3-1-1
Legislao
De oramento e finanas....................................................................... 0-5-1
De recursos humanos............................................................................ 0-2-1
Do rgo.............................................................................................. 0-1-1
Leilo
De bens imveis ................................................................................0-4-1-3
De material .......................................................................................... 0-3-3
De veculos .......................................................................................0-4-2-4
Levantamento da produo documental.......................................................0-6-4-1
Licenas 0-2-8-10
Acidente em servio ........................................................................0-2-8-10
Acompanhamento de cnjuge ..........................................................0-2-8-10
Adotante .........................................................................................0-2-8-10
Atividade poltica.............................................................................0-2-8-10
Desempenho de mandato classista ...................................................0-2-8-10
Doena em pessoa da famlia...........................................................0-2-8-10
Gestante..........................................................................................0-2-8-10
Paternidade .....................................................................................0-2-8-10
Prmio por assiduidade....................................................................0-2-8-10
Servio militar..................................................................................0-2-8-10
Tratamento de sade .......................................................................0-2-8-10
Trato de interesses particulares ........................................................0-2-8-10
Licenciamento de veculos...........................................................................0-4-2-3
Licitaes

51
Aquisio
De material...................................................................................... 0-3-1
De veculos...................................................................................0-4-2-1
Conservao e recuperao de material.............................................0-3-4-2
Servios de limpeza (bens imveis) ....................................................0-4-1-8
Servios de manuteno (bens imveis)..............................................0-4-1-9
Servios de vigilncia e portaria ............................................................ 0-4-5
Servios profissionais autnomos.....................................................0-2-11-6
Ligaes interurbanas..................................................................................... 0-7-4
Limites oramentrios..................................................................................0-5-4-1
Limpeza
De bens imveis ................................................................................0-4-1-8
De veculos .......................................................................................0-4-2-5
Listagens (inventrio de material) .................................................................... 0-3-5
Lista mestra de documentos ........................................................................0-1-7-1
Listas telefnicas internas................................................................................ 0-7-4
Livros de ponto.........................................................................................0-2-11-1
Locao
De bens imveis ................................................................................0-4-1-6
De veculos .......................................................................................0-4-2-2
Lotao de recursos humanos .....................................................................0-2-7-3
Luz
....................................................................................................0-4-1-1

M
Malote ....................................................................................................... 0-7-1
Mandato eletivo (afastamento)...................................................................0-2-8-11
Manuais
De documentao bibliogrfica ............................................................. 0-6-3
De sistema de arquivos e controle de documentos................................. 0-6-4
Do usurio (informtica).....................................................................0-6-5-2
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-1
Tcnicos (informtica)........................................................................0-6-5-2
Manuteno
De ar condicionado ...........................................................................0-4-1-9
De elevadores ...................................................................................0-4-1-9
De extintores.....................................................................................0-4-5-2
De material permanente ........................................................................ 0-3-4
De servios bsicos (bens imveis) ....................................................0-4-1-1
De veculos .......................................................................................0-4-2-5
Mquinas (aquisio) ..................................................................................0-3-1-1
Material ...........................................................................................................0-3
De consumo ......................................................................................0-3-1-2
Permanente .......................................................................................0-3-1-1
Memria

52
Audincias, reunies..........................................................................0-1-3-2
Bens imveis ........................................................................................ 0-4-1
Mesas redondas.................................................................................................1-2
Microfilmagem............................................................................................0-6-4-6
Mobilirio .........................................................................................0-3-1-1/0-3-4
Moradia (auxlios).......................................................................................0-2-8-7
Movimentao
De material de consumo e permanente .................................................. 0-3-2
De recursos humanos............................................................................ 0-2-7
Movimentos reivindicatrios......................................................................0-2-11-5
Multas
Execuo financeira (receita)..............................................................0-5-6-2
Veculos............................................................................................0-4-2-6

N
Natalidade (auxlios) .................................................................................0-2-10-2
Nojo (concesses)....................................................................................0-2-8-12
Nomeao de recursos humanos .................................................................0-2-7-1
Normas
Sobre comunicaes.................................................................................0-7
Sobre documentao bibliogrfica......................................................... 0-6-3
Sobre licenas .................................................................................0-2-8-10
Sobre material..........................................................................................0-3
Sobre movimentao de recursos humanos ........................................... 0-2-7
Sobre oramento e finanas.................................................................. 0-5-1
Sobre patrimnio......................................................................................0-4
Sobre sistema da qualidade................................................................0-1-7-1
Sobre sistema de arquivos e controle de documentos ............................ 0-6-4
Noturno (adicionais)....................................................................................0-2-8-4

O
Obras
De arte..............................................................................................0-3-1-1
De construo, de reforma e/ou recuperao .....................................0-4-1-5
Obrigaes de recursos humanos ................................................................... 0-2-8
Oramento..................................................................................................... 0-5-4
Organizao do rgo........................................................................................0-1
Organogramas do rgo................................................................................. 0-1-1

53
Padronizao de material.............................................................................0-3-0-1
Palestras 1-1
Paralisaes..............................................................................................0-2-11-5
PASEP - Programa de Formao do Patrimnio doServidor Pblico...........0-2-8-8
Passagens .................................................................................................0-2-11-2
Paternidade (licenas) ...............................................................................0-2-8-10
Patrimnio .........................................................................................................0-4
Penalidades disciplinares .............................................................................0-2-9-3
Penses
Alimentcias.......................................................................................0-2-8-5
Provisria........................................................................................0-2-10-1
Temporria......................................................................................0-2-10-1
Vitalcia...........................................................................................0-2-10-1
Percia(s)
Mdica (licenas) ............................................................................0-2-8-10
Tcnicas (sinistro)..............................................................................0-4-5-3
Periculosidade (adicionais) ..........................................................................0-2-8-4
Permanncia fora do horrio de expediente..................................................... 0-4-6
Permisso para entrada e permanncia fora do horriode expediente............... 0-4-6
Permuta
De bens imveis .................................................................. 0-4-1-2/0-4-1-3
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-1
De material
De consumo .......................................................................0-3-1-2/0-3-3
Permanente.........................................................................0-3-1-1/0-3-3
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-3
De veculos ......................................................................... 0-4-2-1/0-4-2-4
Psames ....................................................................................................... 1-4-2
Pesquisas bibliogrficas...............................................................................0-6-3-5
Pessoal ...........................................................................................................0-2
PIS - Programa de Integrao Social...........................................................0-2-8-8
Planejamento ................................................................................................. 0-5-3
De trabalho .......................................................................................... 0-0-2
Do sistema da qualidade....................................................................0-1-7-2
Plano(s)
De ao governamental......................................................................... 0-0-1
De cargos e salrios...........................................................................0-2-6-2
De informtica...................................................................................0-6-5-1
De seguridade social
Do empregador ............................................................................0-2-8-8
Do servidor ..................................................................................0-2-8-5
De trabalho .......................................................................................... 0-0-2
Plantas (bens imveis).................................................................................... 0-4-1
Poltica
De recursos humanos............................................................................ 0-2-6
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-1

54
Ponto facultativo .......................................................................................0-2-11-1
Portaria
Controle de .......................................................................................... 0-4-6
Servio de............................................................................................ 0-4-5
Precatrios .................................................................................................0-5-4-1
Prmio
Por assiduidade (licenas)................................................................0-2-8-10
Preparo de publicaes (do rgo)................................................................. 0-6-2
Preposto ..................................................................................................0-2-11-3
Prestao(es) de contas
Acordos. Contratos. Convnios............................................................ 0-1-2
Ao Tribunal de Contas.......................................................................... 0-5-9
Aprovao .......................................................................................0-5-9-1
De viagens.......................................................................................0-2-11-2
Preveno
De acidentes de trabalho..................................................................0-2-10-3
De incndio .......................................................................................0-4-5-2
Previso
De material........................................................................................0-3-0-1
Procedimentos
Sobre documentao bibliogrfica......................................................... 0-6-3
Sobre licenas .................................................................................0-2-8-10
Sobre material..........................................................................................0-3
Sobre movimentao de recursos humanos ........................................... 0-2-7
Sobre oramento e finanas.................................................................. 0-5-1
Sobre patrimnio......................................................................................0-4
Sobre processo de seleo (recursos humanos)..................................0-2-4-2
Sobre sistema da qualidade................................................................0-1-7-1
Sobre sistema de arquivos e controle de documentos ............................ 0-6-4
Processos disciplinares................................................................................0-2-9-2
Procurao ...............................................................................................0-2-11-3
Produo
De documentos .................................................................................0-6-4-1
Editorial................................................................................................ 0-6-2
Programa(s)
de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico -Pasep ...................0-2-8-8
De informtica...................................................................................0-6-5-2
De Integrao Social - PIS ................................................................0-2-8-8
De trabalho .......................................................................................... 0-0-2
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-2
Programao
Financeira de desembolso..................................................................0-5-6-1
Oramentria.....................................................................................0-5-5-2
Progresso funcional...................................................................................0-2-6-3
Projetos
Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios............................................... 0-1-2

55
De ao governamental......................................................................... 0-0-1
De bens imveis ................................................................................... 0-4-1
De informtica...................................................................................0-6-5-1
De trabalho .......................................................................................... 0-0-2
Promoo(es)
De recursos humanos.........................................................................0-2-6-3
De publicaes (do rgo).................................................................... 0-6-2
Proposta oramentria ................................................................................0-5-4-2
Protocolo....................................................................................................0-6-4-2
Provas (processo de seleo)........................................................ 0-2-4-2/0-2-4-3
Proventos ...................................................................................................0-2-8-2
Publicao de matrias
Em outros peridicos............................................................................ 0-6-1
No Dirio Oficial.................................................................................. 0-6-1
Nos boletins de servio......................................................................... 0-6-1
Publicaes (produo editorial do rgo)...................................................... 0-6-2
Publicidade.................................................................................................0-1-6-3

Q
QDD - quadro de detalhamento de despesa ................................................0-5-5-1
Quadro de detalhamento de despesa - QDD ...............................................0-5-5-1
Quadros de recursos humanos.....................................................................0-2-6-2
Qualidade (sistema da qualidade) ................................................................... 0-1-7
Qinqenios (adicionais).............................................................................0-2-8-4
R
Rdio 0-7-2
Readaptao de recursos humanos..............................................................0-2-7-1
Readmisso de recursos humanos................................................................0-2-7-1
Realocao de recursos humanos ................................................................0-2-7-3
Receita ....................................................................................................0-5-6-2
Recepo de documentos (protocolo) .........................................................0-6-4-2
Reclamaes trabalhistas...........................................................................0-2-11-4
Recluso (auxlios)....................................................................................0-2-10-2
Recolhimento(s)
De documentos .................................................................................0-6-4-5
De material ao depsisto....................................................................0-3-2-5
Do empregador (encargos patronais) .................................................0-2-8-8
Reconduo de recursos humanos...............................................................0-2-7-1
Recuperao
De bens imveis ................................................................................0-4-1-5
De material permanente ........................................................................ 0-3-4
Recursos (provas e testes)...........................................................................0-2-4-3

56
Recursos adicionais (oramento) .................................................................0-5-5-1
Recursos humanos .............................................................................................0-2
Reenquadramento de recursos humanos ......................................................0-2-7-1
Reestruturaes (transformao de cargos) .................................................0-2-6-3
Refeitrios ................................................................................................0-2-10-4
Referncia de documentao bibliogrfica....................................................0-6-3-5
Reforma de bens imveis.............................................................................0-4-1-5
Regime de trabalho .....................................................................................0-2-7-3
Regimentos do rgo ..................................................................................... 0-1-1
Registro
De documentao bibliogrfica ..........................................................0-6-3-2
De material........................................................................................... 0-3-5
De patrimnio....................................................................................... 0-4-1
Regulamentos
De recursos humanos............................................................................ 0-2-1
Do rgo.............................................................................................. 0-1-1
Reintegrao de posse ................................................................................0-4-1-4
Reivindicao(es)....................................................................................0-2-11-5
De domnio .......................................................................................0-4-1-4
Relaes
Com a imprensa ................................................................................0-1-6-1
De participantes
Em cursos.....................................................................................0-2-5-1
Em estgios ..................................................................................0-2-5-3
Relatrio(s)
De Acordos. Contratos. Convnios ...................................................... 0-1-2
De atividades........................................................................................ 0-1-5
De Comisses Tcnicas. Conselhos. Grupos de
trabalho. Juntas. Comits ................................................................. 0-1-4
De devoluo de vantagens (folha de pagamento)...............................0-2-8-1
De lquidos creditados (folha de pagamento)......................................0-2-8-1
Gerenciais (oramento)......................................................................0-5-5-1
Sistema da qualidade.........................................................................0-1-7-4
Tcnicos (classificar/arquivar no assunto especfico)
Remoo de recursos humanos ...................................................................0-2-7-3
Remunerao(es) ......................................................................................0-2-8-2
De cargos e funes ..........................................................................0-2-6-2
Rendas arrecadadas (execuo financeira/receita)........................................0-5-6-2
Reparo
De fax.................................................................................................. 0-7-4
De rdio............................................................................................... 0-7-2
De telefone........................................................................................... 0-7-4
De telex................................................................................................ 0-7-3
De veculos .......................................................................................0-4-2-5
Repasse (execuo financeira/receita)..........................................................0-5-6-2
Reproduo de documentos........................................................................0-6-4-6

57
Requisio
De material de consumo e permanente .................................................. 0-3-2
De servios reprogrficos ..................................................................0-3-2-6
Resciso contratual .....................................................................................0-2-7-2
Residncias.................................................................................................... 0-4-1
Resolues (recursos humanos)...................................................................... 0-2-1
Restaurao de imveis...............................................................................0-4-1-5
Resultados (processo de seleo)................................................................0-2-4-2
Reunies0-1-3
Roubo
De material de consumo e permanente ...............................................0-3-2-2
De patrimnio....................................................................................0-4-5-3

S
Sada de material ........................................................................................0-3-2-4
Salrio(s)....................................................................................................0-2-8-2
Alteraes.........................................................................................0-2-6-3
Famlia ..............................................................................................0-2-8-7
Tabelas .............................................................................................0-2-6-2
Salas
....................................................................................................... 0-4-1
SEDEX - Servio de Entrega Expressa .......................................................... 0-7-1
Segurana
De patrimnio....................................................................................... 0-4-5
Do trabalho .....................................................................................0-2-10-3
Seguridade social......................................................................................... 0-2-10
Seguros
Benefcios .......................................................................................0-2-10-2
De bens imveis ................................................................................0-4-1-7
De veculos .......................................................................................0-4-2-3
Seleo de recursos humanos......................................................................... 0-2-4
Seminrios.........................................................................................................1-2
Semoventes ................................................................................................... 0-4-3
Servio(s)
De manuteno
De imveis...................................................................... 0-4-1-1/0-4-1-9
De material permanente.................................................................... 0-3-4
De rdio............................................................................................... 0-7-2
De telex................................................................................................ 0-7-3
De transmisso de dados, voz e imagem................................................ 0-7-5
De vigilncia e portaria.......................................................................0-4-5-1
Executados em oficinas do rgo.......................................................0-3-4-1
Executados em oficinas fora do rgo................................................0-3-4-2
Extraordinrio....................................................................................0-2-8-4
Limpeza (bens imveis)......................................................................0-4-1-8

58
Militar (licenas)..............................................................................0-2-8-10
Postal................................................................................................... 0-7-1
Profissionais autnomos...................................................................0-2-11-6
Reprogrficos....................................................................................0-3-2-6
Telefnicos........................................................................................... 0-7-4
Simpsios..........................................................................................................1-2
Sindicncias
De patrimnio....................................................................................0-4-5-3
De pessoal ........................................................................................0-2-9-1
Sindicatos...................................................................................................... 0-2-2
Sinistro ....................................................................................................0-4-5-3
Sistema
Da qualidade........................................................................................ 0-1-7
De arquivos e controle de documentos.................................................. 0-6-4
De informtica...................................................................................0-6-5-2
Solenidades .......................................................................................................1-1
Solicitaes (assuntos diversos)..........................................................................1-4
Subrepasse (execuo financeira/receita).....................................................0-5-6-2
Substituio de recursos humanos................................................................0-2-7-1
Subvenes (execuo financeira/despesa) ..................................................0-5-6-3
Suprimentos (execuo financeira/despesa)..................................................0-5-6-3
Suspenso (penalidades disciplinares)..........................................................0-2-9-3

T
Tabelas
De temporalidade..............................................................................0-6-4-5
Salariais.............................................................................................0-2-6-2
Taxas
Execuo financeira (receita)..............................................................0-5-6-2
Tributos.............................................................................................0-5-6-2
Telefone 0-7-4
Telex
....................................................................................................... 0-7-3
Tempo de servio
Adicionais .........................................................................................0-2-8-4
Contagem e averbao ....................................................................0-2-10-1
Termos de responsabilidade (material)............................................................ 0-3-5
Terrenos 0-4-1
Testes
De seleo (provas e testes) ..............................................................0-2-4-3
Psicotcnicos.....................................................................................0-2-4-3
Tomada de contas.......................................................................................... 0-5-9
Tombamento
De bens imveis ................................................................................0-4-1-4
De material permanente ........................................................................ 0-3-5

59
De veculos .......................................................................................0-4-2-3
Tramitao de documentos (protocolo) .......................................................0-6-4-2
Transferncia
De bens imveis ................................................................................0-4-1-3
De documentos .................................................................................0-6-4-5
De material........................................................................................... 0-3-3
De recursos humanos.........................................................................0-2-7-3
De veculos ......................................................................... 0-4-2-1/0-4-2-4
Transformao de cargos ............................................................................0-2-6-3
Transporte de material de consumo e permanente........................................0-3-2-3
Tratamento de sade (licenas) .................................................................0-2-8-10
Trato de interesses particulares (licenas)...................................................0-2-8-10
Treinamento
De recursos humanos............................................................................ 0-2-5
Para preveno de incndio ...............................................................0-4-5-2

U
Uso de dependncias ..................................................................................... 0-4-6

V
Vale-transporte (auxlios)............................................................................0-2-8-7
Vantagens de recursos humanos..................................................................... 0-2-8
Veculos 0-4-2
Vencimentos...............................................................................................0-2-8-2
Venda de publicaes (do rgo)................................................................... 0-6-2
Viagens a servio......................................................................................0-2-11-2
Vigilncia ....................................................................................................0-4-5-1
Vistorias (sinistro) .......................................................................................0-4-5-3

W
Workshops........................................................................................................1-2

60

ANEXO III
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

CLASSE: 0 ADMINISTRAO GERAL

0-0-1 Plano de ao governamental
0-0-2 Planos, programas e projetos de trabalho
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
0-1-1 Legislao. Regulamentos. Regimentos.
Estatutos. Organogramas. Estruturas
0-1-2 Acordos. Contratos. Convnios
0-1-3 Audincias. Reunies
0-1-3-1 Convocao. Agenda
0-1-3-2 Memria
0-1-3-3 Atas
0-1-4 Comisses tcnicas. Conselhos. Grupos de
Trabalho. Juntas. Comits
0-1-5 Relatrios de atividades
0-1-6 Comunicao Social
0-1-6-1 Relaes com a imprensa
0-1-6-2 Divulgao interna/externa
0-1-6-3 Campanhas institucionais.
Publicidade
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
V

04
04

S
S

N
N

04

06

04

01
01
04
V

N
N
04
04

N
N
-

N
N
S
S

S
S
N
N

04

04

04
04
V

N
N
04

N
N
-

N
N
S

S
S
N

A.P. = Arquivo Permanente

OBSERVAO

DEAP
A.I.
A.P

S = sim

N = no

Relatrios parciais, cujas informaes esto contidas em

outros, devem ser eliminados aps 02 anos.

61

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-1-7- Sistema da qualidade

0-1-7-1 Diretrizes, normas e manuais
0-1-7-2 Planejamento do sistema
0-1-7-3 Implantao e desenvolvimento
0-1-7-4 Relatrios
0-2 RECURSOS HUMANOS
0-2-1 Legislao

0-2-2 Sindicatos. Acordos. Dissdios coletivos

0-2-3-Assentamentos funcionais
0-2-4 Recrutamento e Seleo
0-2-4-1 Candidatos a cargo pblico
0-2-4-2 Processo de seleo
0-2-4-3 Provas e testes
0-2-5 Aperfeioamento e treinamento
0-2-5-1 Cursos promovidos pela instituio
0-2-5-2 Cursos promovidos por outras
instituies
0-2-5-3 Estgios promovidos pela instituio
0-2-5-4 Estgios promovidos por outras
instituies
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
02
02
04

4
04
04
04

N
N
-

S
N
N
S

N
S
S
N

V*

05

02
*

04
02

10
75

S
N

N
S

02
02
02

N
04
04

N
10
N

N
S
N

S
N
S

05
02

05
04

25
N

S
N

N
S

05
02

05
04

25
N

S
N

N
S

A.P. = Arquivo Permanente

OBSERVAO

DEAP
A.I.
A.P

S = sim

N = no

*Os prazos de arquivamento correspondem

temporalidade dos originais. Material impresso deve ser
mantido em biblioteca. Cpias para consulta diria
devem ser eliminadas aps a vigncia.
*Enquanto o servidor mantiver vnculo empregatcio
com o Estado.

62

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-2-6 Poltica de recursos humanos

0-2-6-1 Estudos tcnicos
0-2-6-2 Planos de cargos e salrios
0-2-6-3 Transformao de cargos. Alteraes
salariais
0-2-7 Movimentao de recursos humanos
0-2-7-1 Admisso. Nomeao. Contratao.
Readmisso. Readaptao.
Reconduo. Reenquadramento.
Designao. Substituio.
Ascenso
0-2-7-2 Demisso. Dispensa. Exonerao.
Resciso contratual. Falecimento.
0-2-7-3 Lotao. Remoo. Transferncia.
Permuta. Disposio. Cesso.
Realocao. Regime de trabalho.*
0-2-8 Direitos. Obrigaes. Vantagens
0-2-8-1 Folhas de pagamento

0-2-8-2 Vencimentos
0-2-8-3 Gratificaes
0-2-8-4 Adicionais
0-2-8-5 Descontos. Consignaes
0-2-8-6 Ajuda de custo
0-2-8-7 Auxlios
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

OBSERVAO

SETOR

GERAL

04
04
04*

04
04
04

N
-

N
S
S

S
N
N

V
02

04
04

75

S
N

N
S

02

04

75

02

04

75

*Incluem-se documentos referentes a carga horria (30

ou 40 horas semanais) e dedicao exclusiva.

02

04

75

Relatrios mensais de lquidos creditados, GOFS, GRHS,

das consignatrias, de devoluo de vantagens,
operacionais, controle, gernciais e fsico-financeiros,
so eliminados aps 02 anos no setor.

02
02
02
02
02
02

04
04
04
04
04
04

75
75
75
75
N
N

N
N
N
N
N
N

S
S
S
S
S
S

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P

S = sim

N = no

*Os formulrios individuais de avaliao

desempenho so eliminados aps o prazo
arquivamento no setor.

de
de

63

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-2-8-8 Encargos patronais

0-2-8-9 Frias
0-2-8-10 Licenas
0-2-8-11 Afastamentos
0-2-8-12 Concesses para ausentar-se do
servio
0-2-9 Apurao de responsabilidade e ao
disciplinar
0-2-9-1 Denncias e sindicncias
0-2-9-2 Inqurito administrativo
0-2-9-3 Penalidades disciplinares
0-2-10 Assistncia e seguridade social
0-2-10-1 Aposentadoria
0-2-10-2 Benefcios
0-2-10-3 Segurana do trabalho
0-2-10-4 Higiene. Inspeo de sade
0-2-11 Outros assuntos referentes a RH
0-2-11-1 Horrio de expediente. Controle de
freqncia
0-2-11-2 Viagens a servio
0-2-11-3 Delegao de competncia
0-2-11-4 Aes trabalhistas. Reclamaes
trabalhistas
0-2-11-5 Movimentos reivindicatrios. Greves.
Paralisaes
0-2-11-6 Prestao de servios profissionais
autnomos
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

02
02
02
02
02

04
04
04
04
04

02
02
02

04
04
04

N
75
75

N
S
N

S
N
S

02
02
02
05

04
04
04
05

75
N
75
N

N
N
N
N

S
S
S
S

05

05

02
02
05

04
04
05

N
N
-

N
N
S

S
S
N

05

05

02

04

75

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P
75
N
N
N
75
N
75
N
75
N

S = sim

S
S
S
S
S

N = no

OBSERVAO

64

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-3 MATERIAL
0-3-0-1 Especificao. Padronizao. Previso.
Catlogos
0-3-1 Aquisio
0-3-1-1 Material permanente
0-3-1-2 Material de consumo
0-3-1-3 Cadastro. Capacidade tcnica de
fornecedores
0-3-2 Requisio. Distribuio e/ou
movimentao de material
0-3-2-1 Controle de estoque
0-3-2-2 Extravio. Roubo. Desaparecimento
0-3-2-3 Transporte de material
0-3-2-4 Sada de material
0-3-2-5 Recolhimento de material ao depsito
0-3-2-6 Requisio e controle de servios
reprogrficos
0-3-3 Alienao
0-3-4 Conservao e recuperao
0-3-4-1 Servios executados em oficinas do
rgo
0-3-4-2 Servios executados em oficinas fora
do rgo
0-3-5 Inventrios de material
0-3-5-1 Permanente
0-3-5-2 De consumo
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
02

04
N

02
02
02

04
04
N

N
N
N

N
N
N

S
S
S

02

04

02
02*
01
01
01
01

04
04
N
N
N
N

N
N
N
N
N
N

N
N
N
N
N
N

S
S
S
S
S
S

02

04

02

02

04

02
02

04
04

10
N

S
N

N
S

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P
S
N
N

S = sim

OBSERVAO

N
S

N = no

* Aps a concluso da apurao.

65

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-4 PATRIMNIO
0-4-1 Bens imveis

0-4-1-1 Instalao. Fornecimento.

Manuteno de servios bsicos
0-4-1-2 Aquisio
0-4-1-3 Alienao
0-4-1-4 Desapropriao. Reintegrao de
posse. Reivindicao de domnio.
Tombamento
0-4-1-5 Obras
0-4-1-6 Locao. Utilizao
0-4-1-7 Seguros
0-4-1-8 Servios de limpeza
0-4-1-9 Servios de manuteno
0-4-2 Veculos
0-4-2-1 Aquisio
0-4-2-2 Locao
0-4-2-3 Cadastro. Licenciamento.
Emplacamento. Tombamento. Seguro
0-4-2-4 Alienao
0-4-2-5 Abastecimento. Limpeza.
Manuteno. Reparos
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
*

04
-

02

04

02
02
02

04
04
04

10
10
10

S
S
S

N
N
N

02
V
02
05
02

04
04
04
05
04

10
10
N
N
N

S
S
N
N
N

N
N
S
S
S

02
V
*

04
06
06

N
N
N

N
N
N

S
S
S

02
02

04
04

N
N

N
N

S
S

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P
S
S

S = sim

N
N

N = no

OBSERVAO

* Os originais das escrituras e registros dos imveis e

plantas dos terrenos so guardados pela Coordenadoria
do Patrimnio do Estado da SEAD. As plantas e
projetos relativos aos edifcios, residncias e salas so
guardadas pelo rgo que ocupa o imvel.

* O setor arquiva os documentos at a alienao do

bem.

66

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO
SETOR

GERAL

0-4-2-6 Acidentes. Infraes. Multas

0-4-2-7 Controle e autorizao para utilizao
de veculos
0-4-3 Bens semoventes

02
02

04
04

06

0-4-4 Inventrio de bens patrimoniais

0-4-5 Guarda e segurana
0-4-5-1 Servios de vigilncia e portaria
0-4-5-2 Preveno de incndio
0-4-5-3 Sinistro
0-4-6 Uso de dependncias
0-5 ORAMENTO E FINANAS
0-5-1 Legislao
0-5-2 Auditoria
0-5-3 Planejamento
0-5-4 Oramento
0-5-4-1 Elaborao da proposta oramentria
0-5-4-2 Proposta oramentria
0-5-5 Execuo da lei oramentria
0-5-5-1 Relatrios gerenciais

02
02
05
02
02
02

04
04
05
04
04
N

10
N
N
N
N
N

S
N
N
N
N
N

N
S
S
S
S
S

V
02
02

04
04
N

10
N

S
S
N

N
N
S

02
04
02
*

N
04
04
-

N
N
-

N
S
N
-

S
N
S
-

0-5-5-2 Programao oramentria

0-5-5-3 Alterao oramentria
0-5-5-4 Execuo fsica do oramento

02
02
*

N
N
-

N
N
10

N
N
S

S
S
N

A.I. = Arquivo Intermedirio

A.P. = Arquivo Permanente

V = vigncia

DEAP
A.I.
A.P
N
N
N
N

S = sim

OBSERVAO

S
S

N = no

* O arquivamento no setor correspondente ao tempo

de vida do bem.

* As informaes dos ltimos 05 anos esto disponveis

em sistema informatizado. A COP/SEFA mantm cpia
em papel para consulta das informaes anteriores ao
registro no sistema.

*As informaes esto registradas em sistema

informatizado. A COP/SEFA mantm cpia em papel por
10 anos e, aps esse prazo, transfere para o DEAP.

67

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-5-6 Finanas
0-5-6-1 Programao financeira de
desembolso
0-5-6-2 Execuo da receita
0-5-6-3 Execuo da despesa
0-5-7 Contas bancrias
0-5-8 Balanos. Balancetes
0-5-8-1 Balano
0-5-8-2 Balancete
0-5-9 Prestao de contas

0-5-9-1 Aprovao da prestao de contas

0-6 DOCUMENTAO E INFORMAO
0-6-1 Publicao de matrias no D.O.E., em
boletins de servio e em outros peridicos
0-6-2 Produo editorial
0-6-2-1 Obra publicada

V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

02

04

02
02
02

04
04
04

N
N
N

N
N
N

S
S
S

02
02
02*

04
04
04

10
N
N

S
N
N

N
S
S

02
V
01

04
04
N

10
N

S
S
N

N
N
S

02
*

04
-

N
-

N
S

S
N

A.P. = Arquivo Permanente

OBSERVAO

DEAP
A.I.
A.P

S = sim

N = no

*Aps aprovao pelo Tribunal de Contas.

Os documentos que compem o processo de Prestao
de Contas (Guia de Crdito a Verba-GCV; Notas de
Lanamentos Contbeis-NLC; Notas de Estornos;
Pedidos de Empenhos; Notas de Empenhos; Notas de
Liquidaes; e Boletins de Crdito) tero todas as suas
vias eliminadas aps a temporalidade estipulada,
inclusive a via que compe a Prestao de Contas. (Of.
circ. conjunto n. 01/96 - CAFE/DEAP)

*Um exemplar do produto final (livro, revista, folheto,

etc.) ser guardado no Arquivo Permanente e outro na
biblioteca.

68

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-6-3 Documentao bibliogrfica

0-6-3-1 Aquisio: Compra. Doao*.
Permuta.
0-6-3-2 Registro
0-6-3-3 Inventrios
0-6-3-4 Catalogao e classificao
0-6-3-5 Referncia e circulao
0-6-4 Sistema de arquivo e controle de
documentos
0-6-4-1 Produo de documentos.
Levantamento. Diagnstico.
Controle do fluxo
0-6-4-2 Protocolo. Recepo. Tramitao e
expedio de documentos
0-6-4-3 Classificao e arquivamento
0-6-4-4 Consulta e emprstimo
0-6-4-5 Destinao de documentos:
Avaliao. Eliminao.
Transferncia. Recolhimento
0-6-4-6 Reproduo de documentos
0-6-5 Informtica
0-6-5-1 Planos e projetos
0-6-5-2 Programas e sistemas
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
02

04
04

02
04
V
02
V

04
04
N
N
04

N
N
N
-

N
S
N
N
S

S
N
S
S
N

02

02

V
02
04

N
N
04

N
N
-

N
N
S

S
S
N

04
V
04
V

04
04
04
04

S
S
S
S

N
N
N
N

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P
S
N
N

S = sim

N
S

N = no

OBSERVAO

* Os termos de doao sero encaminhados ao arquivo

permanente.

69

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO

ELIMINAO

0-7 COMUNICAES
0-7-1 Servio postal
0-7-2 Servio de rdio
0-7-3 Servio de telex
0-7-4 Servio telefnico. Fax
0-7-5 Servios de transmisso de dados, voz e
imagem
0-8 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
ADMINISTRAO GERAL
0-8-1 Aes judiciais
CLASSE: 1 ASSUNTOS DIVERSOS
1-1 SOLENIDADES. COMEMORAES.
HOMENAGENS
1-2 CONGRESSOS. CONFERNCIAS.
SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS.
WORKSHOPS. MESAS REDONDAS
1-3 FEIRAS. EXPOSIES. MOSTRAS.
CONCURSOS
1-4 ASSUNTOS TRANSITRIOS
1-4-1 Comunicados. Convites. Solicitaes e
encaminhamentos diversos
1-4-2 Felicitaes. Agradecimentos. Psames.
Despedidas
1-4-3 Cartas de apresentao e recomendao
V = vigncia

A.I. = Arquivo Intermedirio

SETOR

GERAL

V
02
02
02
02
02

04
04
04
04
04
04

04

04

95

04

04

04

04

04

04

01

01

01

A.P. = Arquivo Permanente

DEAP
A.I.
A.P
S
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N

S = sim

N
S
S
S
S
S

N = no

OBSERVAO

70

ANEXO IV
FORMULRIOS
FORMULRIO 1
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
RGO:
SETOR:

LISTAGEM N
FOLHA N

CDIGO OU N DO
TEM

ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE

LOCAL/DATA
_______________
___ / ___ / ___

_________________________
_
RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DATA
_______________
___ / ___ / ___

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QUANTIDADE.
ESPECIFICAO

___________________
PRESIDENTE DA
COMISSO SETORIAL
DE AVALIAO

LOCAL/DATA
_______________
___ / ___ / ___

OBSERVAO / JUSTIFICATIVA

___________________________
_
TITULAR DO RGO

71

FORMULRIO 2

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

N _________/__________

Presidente

da

Comisso

Setorial

de

Avaliao,

designado

pela

Resoluo

__________,

de

________/_______/_________, publicada no (indicar o peridico oficial), de ________/________/_______, de acordo com

(indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo titular do (rgo) informa a quem possa interessar que a partir
do trigsimo a quadragsimo quinto dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver
oposio, o (a) (indicar o rgo responsvel pela eliminao) eliminar os documentos constantes da listagem em anexo.
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas o desentranhamento de documentos ou cpia das peas
do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigido Comisso
Setorial de Avaliao do (indicar rgo).

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Setorial de Avaliao)

72

FORMULRIO 3

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ____________dias do ms de ________________do ano de _______, (indicar o nome do rgo responsvel pela
eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de
Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular do rgo),
por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada (o) no (indicar peridico oficial), de (indicar a data de
publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao), de documentos relativos a (referncia ao
assunto dos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome do rgo produtor/acumulador), do
perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao)

(nome, cargo e assinatura do servidor)

73

FORMULRIO 4
RELAO DE TRANSFERNCIA
N ______/________
RGO:

FOLHA N:

SETOR:

QUANTIDADE DE DOCUMENTAO TRANSFERIDA (METROS LINEARES):

CDIGO OU
N DO ITEM

ASSUNTO/
SRIE

DATASLIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QUANT.
ESPECIFICAO

LOCAL/DATA
______________,
__/__/__

LOCAL/DATA
__________________
_
RESPONSVEL PELA
SELEO

_______________,
__/__/__

OBSERVAO/JUSTIFICATIVA

___________________
PRESIDENTE DA
COMISSO SETORIAL
DE AVALIAO

DATA DE
TRANSFERNCIA PARA O
ARQUIVO
INTERMEDIRIO

DATA DE
ELIMINAO

LOCAL/DATA
______________,
__/__/__

_________________________________
_
TITULAR DO RGO

74

75
ANEXO V
LEGISLAO
Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO 1
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma da Lei.

76
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos,
no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia
instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo uso corrente nos
rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS

77
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes
para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o
exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na
aquisio.
Art. 14 - 0 acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero
ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente
vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS
PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s
instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os
arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.

78
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura
poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder
criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas
funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas
funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar
o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de
organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos.

79
2 - 0 acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado
ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 - 0 acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser
restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao
Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos -SINAR.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e
privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos
em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, em 08 de janeiro de 1991 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

80
Dirio Oficial da Unio 9-01-91/28-01-91

81
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios
Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do
Plenrio, em sua 6 reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e,
Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 5, do Anexo ao
Decreto n 96.671, de 9 de setembro de 1988;
Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela
Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, deste Conselho;
Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de
Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve:
Art. 1- Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios
Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito
de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas
de Temporalidade, observado o disposto no art. 9 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em outro veculo de
divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar Dirio Oficial.
Art. 2 - Os editais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a
45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas
requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de
processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Dirio Oficial da Unio - n 198 -11.10.96)

82
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos
rgos e entidades integrantes do Poder Pblico
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do
Plenrio, em sua 8 reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe
sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do
Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e
Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996,
resolve:
Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer
aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de
Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo.
Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de
Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos.
Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor
responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;

83
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens
documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada
conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos
demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art.
5 desta resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor
responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da
autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes
relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa
publicao em peridico oficial;
III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminao de Documentos, anexa ao Termo.
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e

pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes

84
de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas
instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao.
Pargrafo nico - Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar,
alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em
peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo
conter necessariamente as seguintes informaes:
I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite
correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45
(quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea
"a" desta resoluo.
Art. 6 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao
manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado.
Art. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos
sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos

85
Resoluo n 3.107
O SECRETRIO DO ESTADO DA ADMINISTRAO, no uso de suas
atribuies que lhe so conferidas pelo Art. 45, inciso XVI, da Lei n 8.485, 03.06.87 publicada
no D.O.E n 2.540, de 08.06.87 e tendo em vista o disposto no Art. 3, do Decreto n 4.391/94,
de 14 de dezembro de 1994, que instituiu o Sistema Integrado de Documentos - AAA, e
-

considerando que o patrimnio documental um bem pblico cuja integridade cabe

ao Estado assegurar;

considerando a importncia dos arquivos como instrumentos de gesto documental,

como apoio indispensvel continuidade administrativa, poltica e social e como
patrimnio cultural do Estado;

considerando a necessidade de estabelecer as bases para a integrao efetiva das

fases corrente, intermediria e permanente dos documentos, como forma de
assegurar a proteo dos arquivos a partir de sua produo;

considerando que a perda, extravio ou destruio indiscriminada do referido

patrimnio podem acarretar danos irreparveis Administrao do Estado, aos
direitos dos cidados e Histria;
RESOLVE:

Art. 1. Definir a competncia da ORGANIZAO DE ARQUIVOS:

I - assegurar a proteo, a preservao e o acesso s informaes nas suas esferas de
competncia, tendo em vista valores administrativo, legal, histrico e cultural, alm do interesse e
das necessidades da comunidade;
II - assegurar e promover a interao dos rgos pblicos responsveis pela produo e
custdia dos documentos;
III - exercer funes normativas de coordenao das atividades pertinentes ao
processamento tcnico dos documentos pblicos (produo, descrio, arranjo, avaliao,
custdia, conservao e destinao) na esfera do Poder Executivo.

86
Art. 2. Considerar para fins de constituio, como integrantes do patrimnio documental
do Poder Executivo, o conjunto dos documentos produzidos e recebidos em decorrncia das
atividades especficas de cada rgo.
Este conjunto de documentos distribui-se em 3 idades:
I - corrente - conjunto de documentos em curso, ou que mesmo sem tramitao,
constituem objeto de consultas freqentes, cabendo sua administrao e guarda ao rgo de
origem;
II - intermediria - conjunto de documentos de uso eventual pela administrao, que
aguardam avaliao e destinao final no Departamento Estadual de Arquivo Pblico, mas cujo
direito de propriedade pertence ainda ao rgo que o originou;
III - permanente - conjunto de documentos que por seu valor legal, probatrio ou histrico
deve ser perpetuado e custodiado pelo Departamento Estadual de Arquivo Pblico, que os
disponibilizar ao pblico em geral.
Art. 3. Definir os integrantes da ORGANIZAO DE ARQUIVOS DO PODER
EXECUTIVO:
I - rgo Central: Departamento Estadual de Arquivo Pblico DEAP;
II - rgos Secundrios: arquivos setoriais e gerais da Secretaria de Estado e demais
rgos da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo.
Pargrafo 1. - A definio dos arquivos setoriais recair em unidade j existente na
estrutura organizacional dos rgos envolvidos;
Pargrafo 2. - Fica criado nos Grupos Administrativos Setoriais ou Unidades
Administrativas dos rgos, o Arquivo Geral do rgo;
Art. 4. Ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico, como rgo Central da
Organizao de Arquivos, e alm de suas atribuies normais, cabe:

87
I - elaborar diretrizes e normas bsicas, visando funcionamento harmnico e integrado das
atividades de arquivo;
II - prestar orientao tcnica aos rgos integrantes da Organizao de Arquivos;
III - participar do planejamento e desenvolvimento do sistema de processamento de
dados, aplicado documentao de arquivo, bem como de processos de microfilmagem ou
similares;
IV - promover em conjunto com a Coordenadoria de Administrao de Servios - CAS e
a Diviso de Treinamento de Recursos Humanos - DTRH, ambas da SEAD, a realizao de
cursos especficos ao aperfeioamento e desenvolvimento dos Recursos Humanos.
Art. 5. de competncia dos rgos Secundrios:
I - elaborar conjunto de normas disciplinares internas de recepo, produo, tramitao e
arquivamento de documentos gerados e recebidos em seus respectivos mbitos de atuao;
II - participar do processo de avaliao de documentos e elaborar Plano de Destinao e
Tabela de Temporalidade de Documentos, no mbito dos rgos da Administrao Direta e
Indireta do Poder Executivo, por meio das Comisses Setoriais de Avaliao;
III - acompanhar e orientar a execuo das atividades arquivsticas de acordo com as
rotinas estabelecidas;
IV - prestar as rgo Central informaes sobre as suas atividades e apresentar sugestes
para o aprimoramento da Organizao de Arquivos.
Art. 6. Instituir junto aos rgos Secundrios, com superviso do Departamento Estadual
de Arquivo Pblico - DEAP, Comisses Setoriais de Avaliao para promover e acompanhar o
processo de avaliao dos documentos, bem como normatizar a produo, trmite e arquivamento
nos arquivos setoriais e gerais, com o objetivo de racionalizar e controlar a produo de
documentos normalizando o fluxo documental.

88

Art. 7. A comisso setorial de avaliao de Documentos CSA ser constituda por at 7

(sete) Membros, sendo:
I - 4 (quatro) representantes com conhecimento tcnico e administrativo do rgo - um
deles podendo ser Coordenador;
II - 1 (um) representante da Assessoria Jurdica do rgo;
III - 2 (dois) representantes do DEAP.
Pargrafo 1 - Cada membro ter um suplente.
Pargrafo 2 - Os membros referidos nos incisos I, II, III, sero designados pelos
respectivos Secretrios de Estado.
Art. 8. Os processos e documentos originais integrantes dos arquivos permanentes, na
forma em que foram definidos pelo art. 2 desta Resoluo, no podendo, sob qualquer
circunstncia ou pretexto, serem eliminados, ficando assegurado o livre acesso e pesquisa, salvo
aqueles considerados, por sua natureza, de acesso restrito, segundo o disposto no pargrafo 1,
art. 23 da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 9. Os documentos a serem mantidos nos arquivos correntes, transferidos aos
intermedirios e recolhidos ao permanente ou eliminados, sero definidos de acordo com a Tabela
de Temporalidade de Documentos serem elaborados, individualmente, pelos rgos que compem
a Organizao de Arquivos.
Pargrafo nico. Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento que define o
tempo de permanncia dos documentos nos arquivos correntes e intermedirios e o recolhimento
para arquivos de guarda permanente ou eliminao.
Art. 10. Fica proibida a eliminao de documentos produzidos e recebidos pela
Administrao Pblica do Estado do Paran, sem prvia consulta ao rgo Central.

89
Art. 11. Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao, ficando revogada a
Resoluo n 8.831/94 e demais disposies em contrrio.

Curitiba, 25 de setembro de 1995

REINHOLD STEPHANES JUNIOR

Secretrio de Estado da Administrao

90

RESOLUO N 12.220

O Secretrio de Estado da Administrao, no uso das atribuies de que lhe

so conferidas pelo Art. 45, inciso XIV, da Lei n 8.485, de 03.06.87, publicada no D.O.E n
2.540, de 08.06.87 e tendo em vista o disposto no Art. 3 do decreto n 4.391/94, de 14 de
dezembro de 1994, que instituiu o Sistema Integrado de Documentos - AAX e

Considerando o Art. 3 da Lei 8.159, de 08.01.91, que conceitua a gesto de

documentos, e o Art. 21 da referida Lei, que estabelece que legislao estadual
definir os critrios de organizao, gesto e acesso aos documentos dos arquivos
estaduais;

Considerando que o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a

Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
aprovados pela Resoluo n 4 de 28.03.96, do Conselho Nacional de Arquivos,
so modelos a serem adotados nos rgos integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos;

Considerando que, pela resoluo n 3.107/95 SEAD, o rgo central de

organizao de Arquivos do Poder Executivo do Estado do Paran o
Departamento Estadual de Arquivo Pblico - DEAP, que integra o Sistema Nacional
de Arquivos;

Considerando que a reduo da massa documental indispensvel para agilizar a

recuperao das informaes, garantir a preservao dos documentos de valor
permanente e racionalizar a produo documental; e

Considerando que a avaliao e a destinao de documentos permitem a conquista

de espaos fsicos e a reduo de custos operacionais;
RESOLVE

Art. 1- Aprovar o anexo Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran,

inclusive o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade que o integram.

91

1 - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo e a Tabela procederem, por

meio de suas Comisses Setoriais de Avaliao, s adaptaes necessrias para sua correta
aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades;
2 - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo e a Tabela procederem, por

meio de suas Comisses Setoriais de Avaliao, ao desenvolvimento das classes de assuntos

relativos as suas atividades especficas ou atividades-fim, bem como estabelecer os prazos de
guarda e a destinao dos documentos respectivos a essas atividades;

3 - Os prazos de guarda na fase de Arquivo Corrente, definidos na Tabela de

Temporalidade, podem, a critrio da Comisso Setorial de Avaliao do rgo, ser aumentados,

nunca, em hiptese alguma, ser menor do que o estabelecido.
Art. 2 - Caber ao Departamento Estadual de Arquivo Pblico - DEAP proceder
atualizao deste Manual.
Art. 3 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao do Departamento Estadual de Arquivo Pblico,
conforme o Art. 9 da Lei n 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados.
Art. 4 - Fica revogada a Resoluo n 8.865/97 - SEAD e seus anexos publicada no
D.O.E n 5.064 de 28.07.97.
Art. 5 - Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao.

Curitiba, 11 de dezembro 1998

REINHOLD STEPHANES JUNIOR

Secretrio de Estado da Administrao

(Dirio Oficial do Estado n 5.408 de 06.01.1999)

92

8 GLOSSRIO

ARQUIVO - conjunto de documentos acumulados ao longo do tempo em decorrncia do

exerccio das atividades de rgos pblicos ou privados, pessoa fsica ou jurdica.

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem

movimentao, constituem objeto de consultas freqentes.

ARQUIVO GERAL - setor que centraliza os documentos provenientes dos arquivos setoriais do
rgo.

ARQUIVO INTERMEDIRIO - conjunto de documentos provenientes dos arquivos correntes,

consultado eventualmente pelos rgos produtores, que por razes de interesse
administrativo aguardam destinao final.

ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos guardados em carter definitivo pelo seu

valor histrico-cientfico.

ARQUIVO PBLICO (a) - conjunto de documentos produzidos/recebidos por rgos pblicos

(da esfera federal, estadual, municipal e do Distrito Federal), acumulados durante o
exerccio de suas funes especficas: administrativas, judicirias ou legislativas.

ARQUIVO PBLICO (b) - unidades administrativas governamentais encarregadas da

transferncia e do recolhimento dos documentos produzidos pelo poder pblico, bem como
da sua preservao, conservao e acesso.

ARQUIVO SETORIAL o estabelecido junto aos setores operacionais, cumprindo funes de

Arquivo Corrente.

93
ATIVIDADES-FIM - atribuies especficas de um rgo.

ATIVIDADES-MEIO - Atribuies comuns aos rgos que permitem o seu funcionamento para
cumprimento das atividades-fim.

AVALIAO - anlise de documentos de arquivo que estabelece sua destinao final de acordo
com os valores que lhes foram atribudos.

CICLO VITAL DE DOCUMENTOS sucessivas fases por que passam os documentos de um

arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm TEORIA
DAS TRS IDADES.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - instrumento de

trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido e/ou recebido pelo rgo no exerccio de suas atividades.

DATAS-LIMITE identificao cronolgica de um conjunto de documentos, mencionando a data

mais antiga e a mais recente do perodo abrangido.

DESTINAO - consiste na operao, posterior avaliao, que elimina, transfere ao Arquivo

Geral/Arquivo Intermedirio, ou recolhe os documentos ao Arquivo Permanente.

DOCUMENTO - documento toda informao registrada, fixada em papel, disquete, vdeo,

fotografia, etc., utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO - so os produzidos e/ou recebidos por pessoa fsica ou

jurdica no exerccio de suas atividades e que constituem elementos de prova ou de
informao. Formam um conjunto orgnico devido a natureza de sua acumulao.

ELIMINAO - destruio de documentos considerados destitudos de valor para guarda

permanente.

94

ESPCIE DOCUMENTAL - designao do documento segundo o seu aspecto formal. Ex:

certido, declarao, relatrio, ofcio, memorando, ordem de servio, etc.
GESTO DE DOCUMENTOS conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
MTODO DUPLEX - mtodo numrico de arquivamento que dispe os documentos, uns em
relao aos outros, em classes, conforme os assuntos, partindo-se do geral para o
particular.
PLANO DE CLASSIFICAO - esquema elaborado a partir de estudos da estrutura,
funcionamento e finalidades dos rgos e instituies onde so distribudos os documentos
de acordo com mtodo especfico de arquivamento.
PRAZO DE GUARDA - prazo definido na Tabela de Temporalidade que determina o perodo de
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, ao fim do qual so
eliminados ou recolhidos ao Arquivo Permanente.
RECOLHIMENTO entrada de documentos no Arquivo Permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - registro esquemtico do ciclo de vida
dos documentos produzidos e recebidos por um rgo, determinando os prazos de guarda
desses nos arquivos corrente e intermedirio, eliminao ou recolhimento para o Arquivo
Permanente.
TEORIA DAS TRS IDADES - teoria segundo a qual os arquivos so caracterizados como
correntes, intermedirios e permanentes de acordo com a identificao dos valores primrio
e secundrio dos documentos. Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
TRANSFERNCIA - passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e
deste para o Arquivo Intermedirio.

95
9 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Identificao de documentos em arquivos pblicos.

Rio de Janeiro, 1985. (Publicaes Tcnicas, 37).

_____. Manual de levantamento da produo documental. Rio de Janeiro, 1986.

(Publicaes Tcnicas, 44).

_____. Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos

pblicos. Rio de Janeiro, 1985. (Publicaes Tcnicas, 41).

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Manual de gesto de

documentos. Niteri, 1994. (Srie Tcnica, 1).

ARQUIVO PBLICO MINEIRO. Plano de classificao de documentos por assunto e

tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo para as
atividades mantenedoras da Administrao Pblica Estadual. Belo Horizonte :
Imprensa Oficial, 1997.

_____. Tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo para as

atividades mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerias.
Belo Horizonte : Imprensa Oficial, 1997.

BRASIL. Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de. 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan.
1991.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 1 de 18 de outubro 1995.

Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes
de suas atividades e funes. Dirio Oficial, Braslia, 24 out. 1995.

_____. Resoluo n. 2 de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem

observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies
arquivsticas pblicas. Dirio Oficial, Braslia, 24 out. 1995.

10 _____. Resoluo n. 3 de 26 de dezembro de 1995. Dispe sobre o Programa de

Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos. Dirio Oficial, Braslia, 28
dez. 1995.
11 _____. Resoluo n .4 de 28 de maio de 1996. Dispe sobre o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado
como um modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos _ SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinao
de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de

96
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio
Oficial, Braslia, 29 mar. 1996.
12 _____. Resoluo n. 5 de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais
para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados
e Municpios. Dirio Oficial, Braslia, 11 out. 1996.
13 _____. Resoluo n. 7 de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a
eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder
Pblico. Dirio Oficial, Braslia, 23 maio 1997.
14 CUNHA, Maria Therezinha da; MATOS, Neida Junqueira. Redao tcnica e oficial.
Uberlndia : EDUFU, 1988.
15 DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo : Associao dos
Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo, 1996.
16 INDOLFO, Ana Celeste et al. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos
bsicos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47)
17 MACHADO, Helena Correa; CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para
implantao de arquivos municipais. So Paulo : Secretaria de Estado da Cultura :
Porto Calendrio, 1996.
18 MANUAL DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional,
1991.
19 MELLO, Mrcia; PESSOA, Maristela. Manual de acondicionamento de material
fotogrfico. Rio de Janeiro : FUNART/IBAC, 1994.
20 PARANA. Estatuto dos funcionrios civis do Paran : Lei 6174/70 (com alteraes
introduzidas at outubro/85). Curitiba : Imprensa Oficial, l985.
21 _____. Secretaria de Estado da Administrao. Legislao de recursos humanos : 19701997. Curitiba : Imprensa Oficial 1970/1997.
22 _____. _____. Resoluo n. 3107 de 25 de setembro de 1995. Dirio Oficial, Curitiba, 27
ago. 1995.
23 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro : Fundao Getlio Vargas,
1991.
24 POLTICA DE PRESERVAO DE ACERVOS INSTITUCIONAIS. Museu de
Astronomia e Cincias Afins - CNPq/MCT - Museu da Repblica - IPHAN/MINC.
Rio de Janeiro : MAST, 1995.

97

25 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica.

Lisboa : Dom Quixote, 1998.
26 SPINELLI, Jayme. Introduo conservao de acervos bibliogrficos: experincia da
Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro : Fundao Biblioteca Nacional/Departamento
Nacional do Livro, 1995.