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I N D I C E


1. UNIFORMIZAR LA PRESENTACIN DE OFICINAS
ZONALES EN PROVINCIAS
2. INTERNAMIENTO Y DISPOSICIN FINAL DE PRENDAS
USADAS
3. CAPTACIN DE AGENTES
4. ATENCION DE SINIESTROS A NIVEL NACIONAL
5. USO DE VEHICULOS - CONTROL DE COMBUSTIBLES Y
MANTENIMIENTO
6. CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES
7. ENVIO DE EMCOMIENDAS Y SOBRES
8. APLICACIN DE SANCIONES
9. CESE DE PERSONAL
10. USO DE LA CAJA CHICA
11. DISPOSICIONES DE LA GERENCIA GENERAL
12. ANEXOS










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DIRECTIVA UNICA - CI-GG-ESVICSAC-2012



DIRECTIVA PARA UNIFORMIZAR LA PRESENTACIN DE OFICINAS ZONALES EN
PROVINCIAS, INTERNAMIENTO Y DISPOSICIN FINAL DE PRENDAS USADAS,
PROCEDIMIENTO DE CAPTACIN DE AGENTES, PROCEDIMIENTO PARA
ATENDER SINIESTROS A NIVEL NACIONAL, USO DE VEHICULOS - CONTROL DE
COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO, PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA
CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES, ENVIO DE EMCOMIENDAS Y SOBRES,
APLICACIN DE SANCIONES, CESE DE PERSONAL y USO DE LA CAJA CHICA.




I. OBJETIVO

Establecer normas, procedimientos y polticas internas para uniformizar la presentacin de
oficinas zonales en provincias, internamiento y disposicin final de prendas usadas,
procedimiento de captacin de agentes y procedimientos para atender siniestros a nivel
nacional, uso de vehculos - control de combustibles y mantenimiento, procedimiento operativo
para control de armamento y municiones, envi de encomiendas y sobres, para aplicacin de
sanciones y cese de personal y uso de la caja chica. As como, asignar responsabilidades para
el cumplimiento de estas disposiciones.


II. ALCANCE

La presente directiva ser de estricto cumplimiento por las Gerencias de Administracin y
Finanzas, Gerencia de Operaciones, Jefes de Departamento, Oficinas Zonales y personal de
Supervisores, AVP`s y SEA`s que laboran en la empresa en el mbito del territorio nacional.


III. DEFINICIONES

Supervisor Zonal
Persona designada por la Gerencia de Operaciones para administracin y supervisin de las
operaciones de la empresa en un determinado sector de responsabilidad.

Zona
rea geogrfica previamente definida que agrupa diversos puntos de supervisin.

Oficina Zonal
Oficina encargada de la administracin y supervisin de las operaciones de las Unidades de
servicio en provincias, responsable del razonable empleo de recursos para el adecuado
cumplimiento del servicio en atencin a los contratos, bases de concurso, adjudicaciones y otros
de nuestros Clientes.

Centro de control
Oficina encargada de centralizar las novedades producidas en su zona.
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Sala de Instruccin
Espacio fsico debidamente equipado, donde se imparte sesiones de instruccin y capacitacin
al personal de la Empresa.

Prendas de Uniforme
Conjunto estandarizado de prendas de vestir que usan los miembros de la organizacin durante
el desarrollo de las actividades de Servicio de Vigilancia y Control, las mismas que se detallan:
frica
Corbata
Camisas
Pantaln
Chompas
Capotn
Correaje (Correa, Vara y Thaly)
Marbete
Silbato
Porta silbato
En caso de clientes especiales: borcegues

Dotacin
Prendas de uniforme a ser entregado al personal asignado a un cliente, segn especificaciones
acordadas mediante contrato suscrito.

Internamiento de prendas
Accin de devolucin de las prendas de vestir nuevas o usadas por el personal, para recibir la
nueva dotacin, al trmino de su contrato o cuando ha sido dado de baja.

Almacn de prendas
Lugar o espacio fsico para el almacenaje de prendas.

Requerimiento
Memorndum, correo electrnico o comunicacin verbal de la Gerencia de Operaciones
especificando las competencias requeridas, adicionales a las establecidas en el Manual de
Organizacin de Funciones, de acuerdo a las necesidades de cada contrato.

Inscripcin
Registro de informacin detallada del postulante, que incluye las caractersticas segn la norma
de DICSCAMEC dentro del Sistema de Captacin de Personal.

Documentacin Bsica del Postulante
Copia legible de DNI vigente
Copia del Certificado de quinto de secundaria
Partida de Nacimiento en fotocopia simple

Documentacin Complementaria
Cuando el postulante, termina el circuito de captacin de personal, para proceder con el alta
debe firmar la declaracin jurada ESVICSAC-RR-HH-OD-01, y luego de haber aprobado el
Curso Bsico DICSCAMEC deber completar la documentacin complementaria:

Certificado de Salud y/o Carn de Sanidad para trabajo, expedido por el rea de Salud del
MINSA y/o Municipalidades.
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Original del Certificado de Antecedentes Policiales vigente a la fecha de ingreso.
Original del Certificado Judicial de Antecedentes Penales vigente a la fecha de ingreso.
Original del Certificado de Antecedentes Judiciales a Nivel Nacional.
02 Fotografas tamao carn a colores
Certificados de Trabajos anteriores en fotocopias (segn corresponda).
Otros documentos que a criterio de la Empresa se requieran como necesarios de acuerdo a
las funciones a desarrollar.

Los Certificados de Antecedentes Policiales, Judicial de Antecedentes Penales y Judiciales a
Nivel Nacional en original sern derivados a la Gerencia de Operaciones para el trmite de las
licencias de arma, conservndose solo fotocopias de los mismos en el legajo personal.

Evaluacin
Evaluacin Fsica
Evaluacin Psicolgica.

Postulante
Aspirante a un cargo operativo.

Proceso de Alta
Exportacin de datos al Sistema de Personal para dar inicio al Proceso de Incorporacin e
impresin de Contrato de Trabajo.

Perfil del Puesto
Requisitos de educacin, conocimiento, experiencias, caractersticas fsicas e intelectuales y de
habilidades especficas, que sern determinadas por el cliente por la Empresa.

C.C.S.P.
Curso de Capacitacin en Seguridad Privada.

Posicin Crtica BASC
Puesto de trabajo dentro de la empresa, que podra estar afecto a contaminacin con agentes
del narcotrfico o terrorismo, en razn de su manejo de informacin clasificada de clientes,
trabajadores o directivos de la empresa; as como de participacin en el manejo y control de la
carga, accesos a instalaciones y almacenes.













IV. DESCRIPCIN

UNIFORMIZACIN DE PRESENTACION DE LOS LOCALES ZONALES
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Uso de los Locales a Cargo de los Supervisores Zonales

El Supervisor Zonal una vez que ubica un predio acorde para el buen funcionamiento de la
Oficina zonal, remite los documentos sustentatorios del predio entregados por el arrendatario
(titulo de dominio, recibo de luz, recibo de agua, etc) al departamento de logstica, quien
mediante un memorndum comunica a la Asesora Legal para que confeccione el contrato
respectivo, para la firma correspondiente de la Gerencia General, siendo derivado luego a
Contabilidad y Tesorera para el pago respectivo del arrendamiento. Luego se procede a la firma
del contrato por el arrendatario quien se queda con una copia y otra copia al departamento de
logstica (GAF), para que realice el alta en los cargos de la empresa.

Distribucin de las Instalaciones en el Local del Supervisor Zonal

A. Oficina del Supervisor Zonal Centro de Control

Ambiente adecuado para atender visitas y realizar coordinaciones con los clientes de su
zona de responsabilidad; as tambin servir de Centro de Control.

Como mnimo debe tener un escritorio con su respectiva silla para el supervisor zonal y
visita, telfono, computadora e impresora operativa.

Asimismo debe tener un armario que le sirva para el debido control de la documentacin
actual y pasiva de la empresa de acuerdo a lo normado por los procedimientos del SIG.

B. Centro de Control

Elabora el parte diario de ocurrencias, coordina el desplazamiento de personal y/o unidades
mviles; as como tambin el control y seguimiento del rol de servicio y supervisin a las
unidades de servicio.

Comunica las novedades del servicio al Centro de Control LIMA mediante correo (email) y/o
telefona celular, debiendo contar para tal fin con los respectivos medios de comunicacin
RPC, RPM (de tener en servicio) y radio.

El Centro de Control deber tener en un lugar visible informacin especifica en lo que
respecta a : cantidad de personal total en la zona, cantidad de Clientes, cantidad de
unidades y puestos, cantidad de personal SEA y armamento asignado a la zona y su
respectiva distribucin, unidades mviles a su disposicin, otros.

Durante el da esta funcin debe ser cubierta por el Apoyo administrativo.
Durante la noche esta funcin debe ser cubierta por personal operativo SEA quien estar
debidamente uniformado portando en todo momento su equipo de seguridad, armamento,
carn DICSCAMEC y Licencia para portar arma.

C. Aula de Instruccin

Ambiente debidamente adecuado para realizar la orientacin, instruccin y capacitacin del
personal de agentes de la empresa.
Dicho ambiente debe estar implementado por los siguientes artculos :

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- Mnimo 20 carpetas individuales.
- Un proyector (de ser posible)
- Material diverso para la instruccin (Cds, papelografos, otros)
- Una pizarra ACRLICA
- Cuatro ventiladores (dependiendo de la zona y el tamao del aula).
- DVD
- Televisor.

D. Sala de descanso del Supervisor Zonal

Ambiente debidamente adecuado para alojar en sus horas de descanso al Supervisor Zonal;
asimismo debe estar acondicionado para recibir la visita inopinada del control especial
realizada por el personal que la Gerencia General designe.


E. Armera
Ambiente debidamente adecuado bajo las normas establecidas por la DICSCAMEC; el cual
ser de uso exclusivo para el armamento y municiones asignados a la zona.


F. Almacn (prendas y tiles escritorio)

- Ambiente debidamente adecuado para guardar los artculos (prendas, linternas, chalecos,
borcegues, tiles de escritorio), en forma ordenada en sus respectivos anaqueles.
- Debe tener al da su bin card (tarjeta de control visible) de los artculos existentes en el
almacn.
- El almacn debe tener su extinguidor debidamente cargado y operativo.
- El almacn debe mantenerse limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y
manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los
sistemas aprobados para clasificacin y localizacin.
- En el almacn se debe. custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su
cantidad como su buen estado.
- El almacenamiento y conservacin de los bienes deber adecuarse y dar cumplimiento a
los procedimientos del SIG.


G. Zona de Estacionamiento

Espacio suficiente para el adecuado estacionamiento de una unidad mvil, el mismo que
deber estar debidamente sealizado.

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INTERNAMIENTO Y DISPOSICION FINAL DE PRENDAS USADAS


PROCEDIMIENTO DE INTERNAMIENTO

- El agente al recoger su dotacin de Invierno o verano deber internar previamente la dotacin
que se le asign la temporada anterior. Si el agente no cumpliera con esta devolucin no se
la har entrega de la nueva dotacin o prenda.

- Una vez entregada la prenda usada, el almacn generar una gua de devolucin y entregar
una copia como cargo.

- Se har entrega de la nueva dotacin de temporada mediante una gua d salida y se
entregara un cargo por ello.

- En el caso de las provincias, las prendas usadas se recibirn en los almacenes de la
Oficina Zonal.

PROCEDIMIENTO DE DISPOSICIN FINAL

- Para el caso de Lima, el Jefe de Logstica y/o Asistente de Almacn gestionaran la
disposicin final, mediante el empleo de servicios de incineracin o depsito en rellenos
sanitarios, observando la normas vigentes sobre manejo responsable de Residuos Slidos.

- Para el caso de las Oficinas Zonales en Provincias, el Supervisor Zonal o Residente, segn
sea el caso, deber gestionar la disposicin final de la ropa usada en el mbito de su
jurisdiccin, mediante el empleo de facilidades de incineracin o depsito en rellenos
sanitarios debidamente autorizados.

- Los Supervisores Zonales de provincias debern agotar gestiones de cooperacin mutua con
los Hospitales de ESSALUD que cuentan con facilidades de incinerador, para la incineracin
peridica de la ropa usada, indicando que se trata de residuos slidos NO peligrosos,
calificado por el DS 057-2004-PCM, Anexo 5 LISTA B. RESIDUOS NO PELIGROSOS
(Numeral B3.3.12)

- Toda accin de incineracin de prendas usadas deber quedar debidamente registrada y
detallada, mediante la suscripcin de sendas Actas de Verificacin, por los responsables de
tal accin.

- El original de dicha acta deber ser archivada en forma cronolgica y constituir un archivo
ms de la Lista Maestra de Registros SIG; copia de dicha acta deber ser remitida al Almacn
Central en Lima, con copia al RED.

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ACCIONES A REALIZAR PARA LLEVAR A CABO EN LIMA Y PROVINCIAS EL PROCESO
DE CAPTACIN DE PERSONAL OPERATIVO


Lima:
El Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones genera el requerimiento, especificando si
corresponde a una posicin crtica y lo dirige al Gerente de Administracin y Finanzas quien a su
vez lo deriva al Jefe de Departamento de Recursos Humanos.

Provincia:
El Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones o Supervisor Zonal o Encargado de Zona
disponen el inicio del proceso de captacin y seleccin de personal, especificando si
corresponde a una posicin crtica.

Lima:
El Jefe de Departamento de Recursos Humanos solicita al Jefe del Departamento de Logstica,
la convocatoria va publicacin en diarios de mayor circulacin, con las especificaciones del
cargo o puesto, en caso de no contar con el numero de postulantes requeridos en la base de
datos de la empresa.

Provincia:
Se mantiene una cartera de postulantes en espera de una vacante (de uno a tres como mnimo)
El Asistente de Captacin o Supervisor Zonal Encargado de Zona segn corresponda realiza la
seleccin a partir de la presentacin del postulante con documentacin bsica (Ver 3.3) y
selecciona en base al cumplimiento de las especificaciones del perfil de puestos y/o necesidades
del cliente.

El Asistente de Captacin realiza la inscripcin en el Sistema de Captacin de Personal, en el
que se ingresa los datos del postulante.

Evaluacin Fsica
El Asistente de Captacin o Supervisor Zonal Encargado de Zona segn corresponda realiza la
evaluacin fsica del postulante consignando los siguientes datos en el Formato ESVICSAC
RRHH-F-02:

Edad
Talla
Observacin de Ausencia de Discapacidad Fsica y/o Mental

Evaluacin Psicolgica
El Asistente de Captacin o Supervisor Zonal * Encargado de Zona segn corresponda deriva a
los postulantes a un especialista para la evaluacin psicolgica con las siguientes
consideraciones:

Informe de Evaluacin Psicolgica - Evaluacin de Habilidades - de acuerdo al Perfil de
Cargo del puesto que corresponde, utilizando el formato ESVICSAC-RRHH-F-08.

El Informe de Evaluacin Psicolgica Evaluacin de Habilidades * permite determinar en los
postulantes lo siguiente:

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Capacidad de alerta y reacciones rpidas. (proactividad, organizado, motivador, toma de
decisiones, creativo, iniciativa, caractersticas de lder)
Sentido comn para afrontar situaciones diarias. (raciocinio lgico, anlisis y sntesis,
memoria, juicio social, concentracin)
Flexibilidad y permeabilidad de pensamiento. (tolerancia a la frustracin, disciplinado,
sentido de responsabilidad)
Control de sus emociones - estabilidad emocional. (tolerancia a las frustracin, trabajo bajo
presin, sentido de responsabilidad, disciplinado, organizado)
Identificacin e integracin activa al trabajo grupal. (trabajo en equipo, trabajo bajo presin)
Principios Morales - responsabilidad, honestidad y confiabilidad. (disciplinado, proactivo,
colaborador, cortesa, discreto, iniciativa)
Buena capacidad de Persuasin. (capacidad de mando, corts, caractersticas de lder)
Elasticidad y cordialidad en el manejo de relaciones interpersonales. (tolerancia a la
frustracin, autocontrol emocional)
Capacidad de Liderazgo y don de mando. (proactividad, asertividad, motivador, lograr sus
propsitos en forma positiva, cuenta con ideas nueva, su objetivo primordial es el xito,
adaptable a la incertidumbre y no frena su capacidad de iniciativa)
Buena capacidad de retencin al visualizar su ambiente (memoria fotogrfica), minucioso,
detallista y muy cuidadoso. (inteligencia: capacidad de raciocinio lgico, capacidad de
anlisis y sntesis, memoria, sentido comn, juicio social, concentracin, nivel de
pensamiento: puede ser abstracto concreto funcional)
Descarte de Sndrome Orgnico Cerebral - trastornos neurolgicos y tendencias a
conductas psicticas o esquizofrenia. (salen indicadores en las pruebas psicolgicas y por lo
tanto se le considera NO APTO, porque ya requieren de atencin mdica especializada)
Categora mental: mnima promedio, normal, normal brillante y superior. (son las categoras
que arrojan los examinados de acuerdo a su evaluacin de inteligencia, el resultado de la
categora mental indica el nivel de pensamiento)
Descarte de Conductas Antisociales. (si en la evolucin psicolgica se detecta estas
conductas secuelas de violencia, pandillaje, etc.) en el examinado, el diagnstico es NO
APTO)
Descarte de Tendencias delincuenciales, suicidas, alcoholismo y drogadiccin. (si en la
evaluacin psicolgica se detecta estas conductas depresin endgena y conductas
socipatas o psicopatolgicas en el examinado, el diagnstico es NO APTO)

Lima:
El Asistente de Captacin informa al Jefe de Departamento de Recursos Humanos la lista de
aquellos candidatos que aprobaron las dos etapas de evaluacin fsica y psicolgica y la de
examen toxicolgico, en caso de posiciones crticas.

Provincia:
El Supervisor Zonal * Encargado de Zona recibe el informe psicolgico emitido por profesional
competente y con registro en el Colegio Profesional correspondiente, en los cuales se califica
como APTO al postulante.

La Seccin de Trmites Especiales o Supervisor Zonal Encargado de Zona segn corresponda
prepara la documentacin administrativa (solicitud de trmite, carta de presentacin, Anexo 2
DICSCAMEC, Voucher de Pago y copia del DNI de cada participante y lista de participantes),
para obtener la visacin de la DICSCAMEC, que autoriza el inicio del curso de capacitacin en
seguridad privada.

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La Seccin de Tramites Especiales o Supervisor Zonal Encargado de Zona segn corresponda
presenta el expediente ante la instancia pertinente, para solicitar el inicio del curso que se llevara
a cabo en el aula de instruccin de la empresa.

La Oficina de Instruccin, transfiere el resultado de la evaluacin obtenida de cada participante
al Sistema de Instruccin.

La Seccin de Tramites Especiales y/o Supervisor Zonal o Encargado de Zona acreditado ante
la DICSCAMEC gestiona el carn para cada agente y si fuera necesario la licencia para prestar
servicio armado.

El Asistente de Captacin (Lima) y/o Supervisor Zonal o Encargado de Zona (Provincia) solicita
la documentacin complementaria (indispensable para la contratacin), y gestiona el llenado de
los siguientes documentos:

Solicitud de Empleo : ESVICSAC-RRHH-F-01
Informe de Evaluacin Psicolgica
Evaluacin de Habilidades : ESVICSAC-RRHH-F-08
Declaracin Jurada Varios : ESVICSAC-RRHH-OD-01

Lima:
El Gerente de Operaciones solicita a la Gerencia de Administracin y Finanzas, el alta de los
candidatos aptos y acreditados ante la DICSCAMEC (Carn DICSCAMEC), para ser
incorporados a la empresa.

Provincia:
Una vez que el Supervisor Zonal o Encargado de Zona remite por courrier la relacin de
personal acreditado ante la DICSCAMEC acompaado de toda la documentacin bsica y
complementaria ms formatos internos, el Gerente de Operaciones solicita a la Gerencia de
Administracin y Finanzas, el alta de los candidatos aptos y acreditados ante la DICSCAMEC
(Carn de DICSCAMEC), para ser incorporados a la empresa.
La Gerencia de Administracin y Finanzas dispone que la Jefatura de Recursos Humanos
proceda a dar de alta.

Lima:
El Jefe de Recursos Humanos dispone que el Asistente de Captacin exporte los datos del
personal seleccionado al Sistema de Personal para que el Asistente de Personal imprima los
contratos.

Provincia:
El Jefe de Recursos Humanos dispone que el Asistente de Personal ingrese los datos del
personal seleccionado al Sistema de Personal para que imprima los contratos.


En el caso de contratacin de personal que va a laborar en puestos crticos de la empresa, se
deber de solicitar necesariamente los siguientes requisitos, los cuales debern de ser
peridicamente reevaluados conforme se establece en el listado personal critico.



REQUISITO EJECUTOR
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Visita Domiciliaria ESVICSAC
Examen Toxicolgico ESVICSAC
Estudio de Seguridad
para Empleados
ESVICSAC
Antecedentes Penales Postulante
Antecedentes
Policiales
Postulante
Antecedentes
Judiciales
Postulante



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PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER SINIESTROS A NIVEL NACIONAL


ANTES DE LOS HECHOS

- Revisar tanto al ingreso como a la salida del personal y publico en general, maletines,
paquetes, entre otros, empleando obligatoriamente el detector de metales (Garrett).

- Revisar los vehculos sin excepcin (maletera y salon9; asimismo, emplear el visor rodante
(espejo).

- Revisar las ambulancias, observando someramente con que equipos mdicos ingresan y
salen.

- Revisar camillas cuando se desplazan de un lugar a otro sin pacientes, para detectar posible
hurto de instrumental medico entre las sabanas y frazadas.

- Revisar los coches que trasladan ropa sucia con el mismo propsito sealado en el prrafo
anterior.

- Revisar la basura utilizando un puntero.


DURANTE LOS HECHOS

1. Conocimiento del hecho

- Constatacin propia (cuando el Agente detecta el siniestro).
- Comunicacin verbal o escrita 8por parte del cliente).

2. Comprobacin del hecho

- Producido el siniestro deber extremar las medidas de seguridad en las vas de acceso y de
ser posible sealar una sola puerta de salida.
- Concurrencia del personal operativo ESVICSAC al lugar de los hechos, a fin de verificar la
comisin del siniestro, con presencia del cliente o personal PNP.
- Actuar con tino y serenidad, en tal forma de no dejarse impresionar ni sugestionar por las
circunstancias o personajes presentes en la escena del delito.
- Tener en cuenta la influencia del factor tiempo, que es imprescindible para recoger indicios,
datos y/o informacin.
- No desestimar ninguna informacin por mas contradictoria o absurda que parezca.
- Tomar apuntes concretos para luego evaluarlos y analizarlos cuidadosamente.
- Examinar con minuciosidad el lugar de la comisin dl ilcito penal, tratando de acumular los
indicios por mas insignificantes que puedan parecer, que lleven al esclarecimiento del
hecho.

3. Demostrar la pre existencia del bien

Durante el proceso investigatorio se deber exigir que el cliente sustente la pre existencia del
bien siniestrado, para cuyo efecto deber presentar: Factura, boleta, Resolucin de donacin,
carpeta patrimonial, ltimo inventario de bienes, etc.
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4. Investigaciones preliminares en el lugar de los hechos

- Aislamiento y proteccin de la escena del delito, ya sea en campo abierto o lugar cerrado.
- Establecer la fecha y hora de su perpetracin.
- Verificar in situ que bienes fueron siniestrados, as como sus caractersticas (forma y
tamao) y su valor aproximado (monto).
- En la escena describir los detalles en forma panormica, estableciendo la hora, vas de
acceso, como se descubri el hecho, disposicin de puertas, ventanas o tragaluces
(abiertas o cerradas) y si presentan signos de violencia.
- Perennizacion de la escena mediante la fotografa, filmacin, croquis o dibujo.
- Establecer las vas de ingreso y salida que pudiera haber utilizado el autor (es) del siniestro.

5. Interrogatorios y entrevistas

- Entrevistar a la persona que se percato del siniestro.
- Entrevistar a la persona que estaba a cargo del bien y establecer donde se hallaba.
- Entrevistar a las personas que hacen uso del bien, asi como a la persona que vio por ltima
vez el bien.
- Entrevistar a la persona (s) que poseen llave del ambiente.
- Entrevistar a los AVPs.

6. Informe sobre la investigacin preliminar
- Formular el informe, estableciendo responsabilidad o no, identificando en lo posible al
presunto autor (es), cmplice, encubridor, receptor, etc.

DESPUS DE LOS HECHOS

Comunicacin del siniestro y observancia de la norma ISO 9001 (Siniestros en el Servicio
del Cliente)

- El encargado de la Unidad donde ocurri el siniestro deber elaborar un reporte preliminar de
lo acontecido y remitirlo a la Gerencia de Operaciones dentro de las veinticuatro (24) horas,
sin perjuicio de la comunicacin oportuna al Centro de Control.

- En caso de que en ilcito penal se encuentre involucrado nuestro personal de Agentes, se
deber hacer la comunicacin oportuna a la Oficina de Control Patrimonial y Seguros, a fin de
activar nuestra pliza de deshonestidad.

- Igualmente, en los casos en que exista probada negligencia por parte del personal de
ESVICSAC, se efectuara la comunicacin al Seguro por intermedio de la Oficina de Control
Patrimonial y Seguros.

- Seguimiento en la dependencia policial del sector donde ocurri el siniestro, hasta la
culminacin del proceso investigatorio, debiendo obtenerse obligatoriamente una copia del
parte o atestado policial.

- La Gerencia de Operaciones en coordinacin con la Asesora legal darn respuesta
inmediata a todos los requerimientos solicitados por el cliente sobre aspectos de siniestros,
bajo responsabilidad.

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- De acuerdo al contrato y despus de un anlisis preliminar realizado por el Jefe de siniestros
en caso de presumirse que hay responsabilidad del personal de la empresa, se repondr el
bien siniestrado inmediatamente, paralelamente a la investigacin interna que se realiza .

- Estricto cumplimiento de las normas establecidas en el ISO 9001.


SINIESTROS EN PROVINCIAS

Ante la ocurrencia de un siniestro en las redes zonales. El Supervisor Zonal adems de observar
los Procedimientos Operativos sealados anteriormente deber efectuar similares actividades a
las del Asistente de Siniestros y con quien deber establecer un enlace permanente de
conformidad a lo normado en el ISO 9001.



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USO DE VEHCULOS, CONTROL DE COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO

Uso de la Flota Vehicular
Alta de una unidad mvil
La Gerencia de Administracin y Finanzas a travs del Departamento de Logstica
(auxiliar de control vehicular) se encarga de crear la Ficha Tcnica de la unidad en el
Mdulo de Control de Vehculos consignando los datos segn el formato establecido para
el mismo. Asimismo, es responsable de la actualizacin de sta en forma permanente.
Asignacin de una unidad mvil
Los vehculos asignados a las diferentes unidades orgnicas de ESVICSAC debern
ser utilizados exclusivamente para el desempeo de sus funciones, evitando su uso
para fines particulares o propsitos diferentes a los cuales hubieran sido
especficamente asignados.

Los conductores a quienes se les entrega un vehculo para la comisin de servicio,
sern responsables del uso, cuidado, seguridad, conservacin del mismo y debern
asumir los daos y perjuicios ocasionados durante la comisin, en caso que estos
sean producidos por negligencia, impericia o irresponsabilidad en la conduccin o
estacionamiento del vehculo.

Los vehculos debern ser conducidos por el personal que tenga licencia de conducir
vigente para el tipo o clase de vehculo autorizado.

Los vehculos administrativos debern pernoctar indefectiblemente en el patio
de estacionamiento de ESVICSAC, bajo responsabilidad de sus respectivos
conductores; siempre y cuando no se encuentre en comisin de servicio con su
Gerente.

Los vehculos asignados a operaciones que no se encuentren de comisin de
servicio, debern pernoctar indefectiblemente en el patio de estacionamiento de
ESVICSAC.


Responsabilidad
- Gerencia de Administracin y Finanzas
- Gerencia Comercial
- Gerencia de Operaciones
- Jefe de Control Interno.
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Uso de la unidad
Unidades asignadas a Gerencias Administrativas
El chofer designado es responsable de llenar el registro diario vehicular con los datos
listados(segn modelo) , responsable de entregar al Auxiliar de control vehicular todos los
viernes a las 1500 hrs el formato visado por su Gerente. Asimismo, deber tener al da la
siguiente informacin en Modulo de control de vehculos:
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.

Unidades asignadas a Gerencia de Operaciones
El chofer designado es responsable de llenar el registro diario vehicular con los datos
listados (segn modelo), los que deber entregar al Supervisor Especial del Centro de
Control todos los viernes a las 1500 hrs el formato visado por su Gerente. Asimismo, el
responsable del Centro de Control enva la informacin al asistente de control de vehicular
quien ingresa en el da la siguiente informacin en el Modulo de control de vehculos:
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.



Unidades destinadas a Supervisin Zonal en Lima
Cada zona de supervisin debe de tener una unidad destinada de forma fija, solo
rotndola por medida de fuerza mayor (mantenimiento, siniestro).

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El Supervisor Zonal es responsable del relevo de la unidad al inicio y termino del turno y
eventualmente cuando una unidad sea usada en dos zonas en el mismo turno por motivo
de fuerza mayor. Deber registrar este relevo en el registro diario vehicular que ser
llenado y firmado por los chferes asignados a la unidad.

El Supervisor Zonal es responsable de ingresar en el modulo de control de vehculos de
forma diaria y por turno (al inicio y fin del recorrido) con carcter de obligatorio la siguiente
informacin:
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.

Unidades destinadas por necesidad del cliente - Unidades con Coordinador o
Supervisor Zonal
El Supervisor Residente revisa que cada chofer asignado a la unidad llene la hoja de ruta
diaria por turno y la ficha de relevo de vehculos.
Realiza un resumen semanal de domingo a sbado en el formato resumen semanal de la
hoja de ruta y la enva al coordinador o supervisor zonal.
El Coordinador recaba un resumen semanal de Hoja de Ruta (formato en Excel) de las
hojas de ruta de cada unidad operativa del cliente, l es responsable de ingresar todos los
lunes antes de las 9:00 am los siguientes datos al mdulo de control de vehculos.
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.
Si existiese una unidad solo con supervisores residentes por turno, el supervisor residente
encargado ser el responsable de registrar la informacin al mdulo de control de
vehculos segn procedimiento descrito en el prrafo anterior.

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Unidades destacadas en provincia
Unidades destacadas para Supervisin Zonal o necesidad de servicio
El Supervisor Zonal es responsable de ingresar diariamente los siguientes datos en el
mdulo de control de vehculos:
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.
Precio por galn (si abasteci combustible)
Numero de factura o vale (si abasteci combustible)

El Supervisor Zonal es responsable del relevo de la unidad al inicio, termino del turno y
eventualmente cuando una unidad sea usada en dos zonas en el mismo turno por motivo
de fuerza mayor. Debe registrar este relevo en la ficha de recepcin de vehculo que ser
llenada y firmada por los chferes asignados a la unidad

Unidades destinadas por necesidad del cliente
El Supervisor Residente de la unidad revisa que cada chofer asignado a la unidad llene la
Hoja de Ruta diaria por turno y la ficha de relevo de vehculos.
El Supervisor Residente realizar un resumen semanal de domingo a sbado de cada
unidad destinada a la operacin del cliente en el formato Resumen Semanal de hoja de
ruta y la enva al Supervisor Zonal.
El Supervisor Zonal visa la informacin y la ingresa al Modulo de Control de vehculos
todos los das lunes antes de las 9:00 de la maana. Los datos a ingresar son los
siguientes:
Fecha
Zona
Placa
Responsable
Kilometraje de inicio de la comisin de servicio.
Cantidad de galones (si abasteci combustible)
Tipo de combustible
Proveedor donde fue abastecido.
Kilometraje al momento de terminar la comisin de servicio.
Precio por galn (si abasteci combustible)
Numero de factura o vale (si abasteci combustible)
19


En caso de unidades que no tengan supervisor residente, el chofer responsable
(designado por el Supervisor Zonal) realizara el resumen correspondiente, tambin ser
responsable de registrar los relevos de la unidad de forma diaria en la Cartilla de
Recepcin de Vehculo.
En caso de unidades que por naturaleza del servicio no retornen a la base en forma
diaria. el Supervisor residente o chofer ser responsable de realizar este resumen y
entregarlo al supervisor Zonal cada vez que regrese a la base para abastecer.

Suministro de combustible

Las Gerencias con vehculos asignados para su uso, debern presentar un presupuesto
anual de consumo de combustible a la Gerencia de Administracin y finanzas.
La Gerencia de Administracin y Finanzas a travs del Departamento de Logstica
contrata a estaciones de servicio confiables el suministro de combustible, a las cuales se
les brinda la siguiente informacin como medida de control, para ser abastecida con la
tarjeta de combustible en vigencia.
Placas de vehculos autorizados
Chferes asignados a las unidades
Nro de DNI de los chferes asignados.
Kilometraje al momento de abastecer (esta es tomada por la estacin de servicio)

El Jefe del Departamento de Logstica es el responsable de actualizar esta informacin.
El Supervisor Especial del Centro de Control mantiene centralizadas las tarjetas de
combustible y las entregara solo en caso de abastecimiento del vehculo, bajo su
supervisin.
El Auxiliar de control vehicular mantiene centralizadas las tarjetas de combustible de las
unidades administrativas a cargo de los Gerentes.
Est terminantemente prohibido el suministro de combustible en galoneras u otro
recipiente.
El suministro de combustible para los vehculos de operaciones se har
diariamente y se realizara en dos turnos:
- 0630 hrs
- 1830 hrs

20

El suministro de combustible para los vehculos administrativos a cargo de los
Gerentes se realizar los das martes y jueves en un solo turno:
- 1000 hrs

El Auxiliar de control vehicular deber llevar un software de control de suministro de
combustible.
Operaciones en Lima
Entrega de tarjetas de combustible
La Gerencia de Administracin de Finanzas a travs del Supervisor Especial del Centro
de Control, entrega las tarjetas de combustible para cada vehculo disponible.
Recepcin y administracin de tarjetas de combustible en las Gerencias
Administrativas.
Gerente a cargo o su Asistente.
Recepcin en Gerencia de Operaciones
El Supervisor del Centro de Control es el responsable de recepcin y distribucin de las
tarjetas de combustible a los choferes de cada vehculo asignado a ellos y al de los
Supervisores Zonales segn necesidad.
Rendicin de Consumo de tarjetas de Combustible
Gerencias Administrativas
El auxiliar de control vehicular entrega semanalmente (da lunes 1500 hrs) al
Departamento de Logstica( Asistente de Servicios Generales), el consumo de
combustible de la semana por cada vehculo de acuerdo al formato establecido.
Gerencia de Operaciones
El Supervisor Zonal o Chofer debe entregar al Supervisor Especial del Centro de Control
el formato de consumo de combustible que se ha utilizado durante la semana.
El Supervisor Especial del Centro de Control con el VB del Gerente de Operaciones,
entrega semanalmente (da lunes) al Departamento de Logstica (Asistente de Servicios
Generales), el reporte por placa del mdulo de control de vehculos del consumo de
combustible utilizado durante la semana.
Operaciones en Provincias
Gestin previa
Gerencia de Administracin y Finanzas, a travs del Departamento de Logstica contrata a
estaciones de servicio confiables el suministro de combustible, a las cuales se les brinda
21

la siguiente informacin como medida de control, est debe de figurar en cada ticket
electrnico de compra (no se dar validez a los ticket o boletas no electrnicos, es decir a
mano).
Placas de vehculos autorizados
Chferes asignados a las unidades
No de DNI de los chferes asignados
Kilometraje al momento de abastecer (esta es tomada por la estacin de servicio)

El Supervisor Zonal encargado de la administracin de vales y/o ticket de combustible
debe recibir los vales mediante carta oficial de la empresa donde indique cantidad de
vales y numeracin correlativa de los mismos.
Cuando sea por crdito, vale decir que no existe vale de por medio se fija un consumo
mximo de galones por unidad.

Tarjetas de combustible
El Supervisor Especial del Centro de Control es el responsable de recabar las tarjetas de
combustible del departamento de logstica.
El Supervisor Zonal es el responsable de administrar las tarjetas segn necesidad de
consumo.
Est terminantemente prohibido el suministro de combustible en bidones y/o
galoneras, salvo en caso de que por necesidad del servicio las unidades menores
no puedan acceder a la estacin.
Cada vez que se abastezca en bidones y/o galoneras el supervisor zonal da cuenta
al Centro de Control.

Crdito de combustible
El Supervisor Zonal es responsable de administrar el suministro de combustible para cada
unidad, basado en el presupuesto mensual establecido. Cada ticket impreso de compra
de la estacin debe tener la siguiente informacin:
Placa
Nombre del chofer y/o responsable
DNI
Kilometraje al momento de abastecer.


Rendicin de consumo de combustible
22

El Supervisor Zonal es responsable de enviar el primer da til de cada mes la factura de
la estacin de servicio adjuntando el reporte por placa del modulo de control de vehculos,
los vales ordenados por placa, nmero y kilometraje de abastecimientos. Dicha factura
debe comprender los consumos de combustibles del 1ero al 30 o 31 del mes facturado.
Dicho envo se dirige a Gerencia de Operaciones para su conformidad y luego derivado al
Auxiliar de Servicios Generales en el Departamento de Logstica para su trmite
respectivo.

Mantenimiento de unidades

La Gerencias con vehculos asignados deben establecer el programa anual del servicio
de mantenimiento preventivo de acuerdo al kilometraje de cada vehculo y requerir dicho
servicio oportunamente a la Oficina de Logstica.

Procedimiento en Lima y Provincia
Mantenimiento preventivo
La tercera semana de cada mes, basado en la proyeccin de mantenimiento que arroja el
mdulo de control de vehculos, las Gerencias con unidades asignadas, envan los
requerimientos de mantenimiento preventivo al Auxiliar de control vehicular, dicho
requerimiento consta de los siguientes datos:
Fecha exacta del mantenimiento
Placa
Kilometraje

Los mantenimientos preventivos se guan segn cartilla del fabricante en el cual detalla el
tipo de servicio que requiere la unidad de acuerdo al kilometraje.
El Auxiliar de control vehicular debe verificar que el presupuesto remitido por el proveedor
coincida con la planilla de mantenimiento, de acuerdo al kilometraje establecido.
El Asistente de control vehicular emite las rdenes de servicio y las entrega debidamente
firmadas el da anterior a las 9:00 am. a la Gerencia respectiva.
El auxiliar de control vehicular deber llevar un software de control de mantenimiento
vehicular.

Mantenimiento correctivo
23


Los mantenimientos correctivos se harn de acuerdo a necesidad, previo informe de las
Gerencias con asignacin vehicular al Auxiliar de control vehicular. Dicho requerimiento
consta de los siguientes datos.
Placa
Kilometraje
Tipo de reparacin.
Sustento de la reparacin.

El Departamento de Logstica cruza informacin del requerimiento con el auxiliar de
control vehicular sobre el historial de mantenimiento de la unidad en el mdulo de
mantenimiento y sigue con el instructivo de compras.
El Auxiliar de control vehicular deber tener y conocer el manejo de software del historial
de cada vehculo de la empresa.

Traslado de la unidad

El chofer asignado lleva la unidad al taller que corresponda segn orden de servicio, es
obligacin del mismo realizar el seguimiento de la reparacin, permanencia en el taller
(cuando no sea taller del fabricante) durante el tiempo necesario o hasta cuando el
vehculo sea reparado; as como la verificacin de los trabajos contratados, revisa
tambin que sean satisfactorios y realizados dentro del plazo previsto.
Al momento de retornar a la oficina con la unidad, debe entregar la conformidad del
mantenimiento a la Gerencia de la cual depende, en el caso de Gerencia de Operaciones
se entrega al Centro de Control y en el caso de vehculos administrativos, con el Auxiliar
de control vehicular.
En el caso de provincia, el Supervisor Zonal enva una copia de la documentacin va
correo electrnico al Auxiliar de control vehicular para la actualizacin del registro y la otra
debe de ser adjuntada a la factura del servicio prestado al momento de enviar a oficina en
Lima.

Registro de Mantenimientos
El Departamento de Logstica a travs del Auxiliar de control vehicular, lleva el registro de
los mantenimientos realizados en el mdulo de mantenimiento, quien le informa al
Asistente de Servicios Generales. El ingreso de la informacin debe realizarse dentro de
las 48 horas de recibida la conformidad del servicio.
24

PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES

De acuerdo a la cartilla de seguridad Operativa y a las normas ya establecidas por la
DICSCAMEC, se les comunica y se les recuerda lo siguiente:
A. Las armas y municiones debern estar guardadas en un lugar que cuenten con la
medida de seguridad que el caso requiere (caja metlica con candado y empotradas),
la llave deber estar en poder del Supervisor Residente y/o encargado segn sea el
caso.
B. Los SUPERVISORES RESIDENTES y/o ENCARGADOS debern efectuar el control
directo sobre el uso y la tenencia del armamento de la Empresa, entregando los
mismos solamente al personal SEA autorizado, cuya licencia de portar armas este
vigente, cuidando que los Agentes simples no manipulen ni porten armamento.
C. Si por efectos del servicio fuera necesario trasladar un arma de una Unidad a otra,
esta ser efectuada por el SUPERVISOR ZONAL, debiendo realizar el traslado con la
municin (doce cartuchos), chaleco y licencia respectivamente, para lo cual cada
arma deber estar emparejada con un chaleco.
D. El armamento del personal que se encuentra de vacaciones o ha sido dado de BAJA,
deber ser internado al ALMACEN DE LOGISTICA (para las Unidades de LIMA), o de
la zona segn sea el caso (Provincias), evitando de esta forma que existan en las
Unidades armas que no tienen uso.
E. Los Supervisores Zonales de Lima debern ingresar al sistema del Modulo de Armas
los traslados que efectan de una Unidad a otra, dentro de las veinticuatro horas de
haberse producido el traslado; para el caso de provincias, debern remitir va correo
en el Formato correspondiente esta informacin, para que el Asistente Armero o
Auxiliar Armero la ingresen al sistema.
F. Queda estrictamente prohibido, que los Agentes se desplacen con el armamento
fuera de las instalaciones de la Unidad a la cual est asignado.
G. De acuerdo al MOF de la Empresa, los SUPERVISORES ZONALES son los
responsables de todas las Unidades a su cargo en lo que respecta a los aspectos
Administrativos y Operativos y los SUPERVISORES RESIDENTES y/o
ENCARGADOS, son responsables de todos los bienes de la Empresa asignados a la
Unidad a su cargo.
H. El incumplimiento de las disposiciones indicadas, originara la adopcin de las
medidas Administrativas y disciplinarias que el caso amerite.


25

ENVIO DE ENCOMIENDAS Y SOBRES DE PROVINCIAS A LIMA Y VICEVERSA


A. Remitir los despachos por TEPSA en los que su costo de remisin es ms barato.
B. Remitir los despachos por Nex Courier en los que su costo de remisin es ms barato
y en los que no cubre el envo la empresa TEPSA.
C. Las armas y municiones se deben continuar enviando por Nex Courier o Bussines
Services. Quienes tienen autorizacin de DICSCAMEC.
D. Mantener los envos de sobres por la empresa OLVA, ya que sus costos son iguales
o menores (entre 7.00 y 4.66 soles) a los de TEPSA. Adems, de que cumple con
eficacia en la entrega puntal de los mismos.
E. En el caso de remisin de paquetes de provincias a Lima, solo se remitir lo
relacionado existencias que tengan relacin al ISO 14000(medio ambiente), lo dems
se devolver a menos que no sean autorizadas por la Gerencia General.
F. Para el caso de la remisin de sobres de provincias a Lima, los supervisores zonales son
responsables de buscar la mejor oferta econmica para la remisin de los mismos.






26

ACCIONES PARA EL CESE DE PERSONAL

CESE POR LA COMISION DE FALTA GRAVE

A. Ante la comisin de una falta laboral y que pudiera considerarse como falta grave, el
funcionario que conozca de este hecho deber comunicar en forma inmediata y por
escrito va correo al rea del Recursos Humanos y Legal, para recibir las
instrucciones del caso.
B. El rea de Recursos y el Departamento de Asesora Legal, en forma inmediata
instruirn por escrito, al funcionario que conoce de la falta recomendndole las
acciones que debe adoptar.
C. El funcionario que conoce de la falta deber disponer una investigacin sobre los
hechos y elevar un informe a la Gerencia General, alcanzando las pruebas que
respalden la falta laboral.
D. La Gerencia General derivar a la Asesora Legal para la evaluacin de los hechos y
formular la carta de cargos as como las cartas de sancin correspondientes, las
mismas que sern firmadas por el Gerente General y/o la Gerencia de Administracin
de Finanzas. En casos de sanciones que no se consideren faltas graves podrn ser
impuestas por las Gerencia de Lnea y por Jefes Zonales.

CESE POR TERMINO DE CONTRATO

A. El Departamento de Recursos Humanos deber comunicar a todas las reas los
vencimientos de contrato al 15 y 30 de cada mes y deber ser los primeros das de
cada mes.
B. El jefe de rea donde labora el trabajador deber calificar al personal a su cargo
informando al departamento de Recursos Humanos para determinar la renovacin o
trmino del vnculo laboral.
C. Todo cese de personal por trmino de contrato deber ser comunicado por el
Departamento de Recursos Humanos al rea donde labora el trabajador con una
anticipacin de por lo menos 15 das a la fecha de cese.
D. El Departamento de Recursos Humanos y de Asesora Legal determinarn si un
trabajador con contrato a plazo fijo debe o no ser prorrogado su contrato.
E. Ningn Gerente de Lnea ni Supervisor Zonal podr disponer el cese de un
trabajador si previamente no cuenta con opinin favorable de las reas de Recursos
Humanos y Asesora Legal.
F. Ningn Gerente de Lnea ni Supervisor Zonal podr trasladar, remover o modificar los
cargos del personal si previamente no cuenta con la autorizacin de la Gerencia
General y con la opinin de la Asesora Legal y el Departamento de Recursos
Humanos.
G. Los Gerentes de Lnea y los Supervisores Zonales antes de contratar a personal
operativo debern contar con la aprobacin del Departamento de Recursos
Humanos.


27

ACCIONES PARA LA APLICACIN DE SANCIONES AL PERSONAL QUE COMETAN
FALTAS E INFRACCIONES


PRINCIPIOS
Antes de la aplicacin de toda medida disciplinaria debe evaluarse objetivamente los
hechos y tenerse en cuenta los siguientes principios:
A. Principio de Razonabilidad.- Deber existir un motivo objetivamente probado,
suficiente y una relacin de causalidad entre la falta cometida y la medida disciplinaria
a aplicarse al trabajador.
B. Principio de Proporcionalidad.- La sancin deber aplicarse en proporcin con la falta
cometida, asimismo, en lo posible deber aplicarse un mismo criterio para sancionar
casos similares.
C. Principio de Inmediatez.- La falta deber comunicarse al trabajador inmediatamente
de conocida o investigada la falta a fin de que efecte su descargo. La sancin
deber aplicarse en plazos razonables, despus de vencido el plazo otorgado al
trabajador para que efecte su descargo.
D. Principio Doble sancin. No se puede sancionar a un trabajador dos veces por la
misma falta.

PROCEDIMIENTO

1. Cometida una falta por un trabajador, el Jefe inmediato deber verificar si dicha falta
se encuentra dentro de los siguientes supuestos:
a) Que, el trabajador haya faltado injustificadamente al trabajo por ms de 3 das
consecutivos 5 das alternados durante un perodo de 30 das.
b) Que, el trabajador llegue al trabajo en estado etlico o se encuentre en dicho
estado durante su horario de trabajo.
c) Que, el trabajador cometa agresin de palabra u obra en contra de su compaero
de trabajo o de sus jefes inmediatos.
d) Que, el trabajador se haya apropiado indebidamente de los bienes o servicios de
la empresa o de los clientes donde presta servicios en provecho propio o de
terceros.
e) Que el trabajador se niegue en forma reiterada a cumplir las rdenes emitidas por
sus superiores.
f) Que el trabajador llegue tarde en forma reiterada a sus labores o a sus turnos de
trabajo.
g) La entrega a terceros de informacin confidencial relacionada con su trabajo y que
ocasione perjuicio a la empresa.

2. En todos los casos sealados en el punto anterior el Jefe inmediato deber poner en
conocimiento, en el plazo ms breve posible, del Departamento de la Asesora Legal
de la empresa considerando los siguientes puntos:

28

a) Nombre y apellidos del trabajador o trabajadores involucrados en la falta.
b) Lugar, hora y fecha en que se cometi la falta.
c) Descripcin lo ms completa posible de la falta cometida.
d) Nombre completo de las personas o trabajadores que hayan estado presentes
cuando se cometi la falta y la informacin escrita de stos sobre los hechos.
e) Actas de incautacin en caso de apropiacin de bienes o informacin completa
de los servicios de la empresa o de terceros que hayan sido materia de
apropiacin indebida.
f) Documentos, de ser el caso, que acrediten la comisin de la falta.
g) Otros que puedan servir de sustento de la falta cometida.

3. En el caso del inciso 1b, antes de informar a la Asesora Legal, verificado el estado
etlico del trabajador, se le deber conducir a la Comisara del sector para se efecte
el dosaje etlico. En caso de negativa de ste se deber disponer se retenga al
trabajador y pedir apoyo de la Polica Nacional del sector para que el trabajador sea
conducido para que se efecte dicho examen. Es obligacin de la Polica Nacional
prestar dicho apoyo conforme lo establece el Inciso e) del artculo 25 del Texto nico
Ordenado del Decreto Legislativo 728, aprobado por D.S.003-97-TR. En caso de
negativa del trabajador a efectuarse el dopaje etlico la Polica Nacional deber dejar
constancia de este hecho, por cuanto dicha constancia es prueba de la comisin de la
falta.
Debe tenerse presente que de no existir examen de dosaje etlico no es posible
acreditar la falta grave, motivo por el cual es responsabilidad del Jefe de rea cumplir
con esta obligacin.

DE LA CARTA DE CARGOS.

A. Recibida la informacin completa por el Departamento de Asesora Legal, sobre las
faltas sealadas en el punto 3.1, deber formular una carta de cargos al trabajador
y/o trabajadores involucrados para la firma del Gerente General o Gerente de
Administracin y Finanzas, para que efecten su descargo en el plazo de 6 das
calendarios, pudiendo disponer la inasistencia del trabajador por el mencionado
lapso, de cuyo hecho se pondr en conocimiento del Jefe encargado en el rea
donde el trabajador presta servicios.
B. Recibida o no la carta de descargo por parte del trabajador involucrado en el plazo
antes sealado, el Departamento de la Asesora Legal evaluar los hechos y los
documentos que la sustentan y elevar un informe a la Gerencia General
recomendando la sancin a aplicarse y el proyecto de la carta correspondiente.

OTRAS FALTAS
29


Cuando un Jefe de rea (Gerente, Jefe de Departamento, Supervisor), tome conocimiento
de cualquier otra falta no considerada en el punto 3.1., deber seguir el siguiente
procedimiento:

A. Obtener toda la informacin necesaria sobre la comisin de la falta a fin de que la
sancin a aplicarse se encuentre debidamente sustentada. (Reunir documentos,
declaracin de testigos, Etc).
B. Solicitar en forma inmediata al Departamento de Recursos Humanos se informe si el
trabajador que ha cometido la falta tiene otras sanciones anteriores.
C. En el caso que tuviera ms de 3 sanciones (amonestacin escrita o suspensiones; es
decir 4 sanciones), el responsable del rea deber poner en conocimiento del
Departamento de Asesora Legal de la empresa, siguiendo el mismo procedimiento
establecido en el punto 3.2, por cuanto la reiterancia en las faltas se considera falta
grave.
D. En el caso que el trabajador no tenga ms de 3 faltas el Jefe de rea facultado
proceder a solicitar al trabajador efecte su descargo dentro de un plazo de 48 horas,
comunicndole la falta cometida. La mencionada carta o memorndum deber
contener toda la informacin sobre las circunstancias en que se cometi el hecho
tomando como referencia el modelo (Anexo No. 3)
E. Recibida o no la carta de descargo el Jefe de rea facultado sancionar directamente
teniendo en cuenta los principios sealados en el punto II de la presente Directiva.

DEL DOCUMENTO DE SANCION

A. En los casos de despido la carta donde se imputa la falta grave deber contener en
forma objetiva los hechos que motivan el cese, las circunstancias en la que ocurrieron
los hechos, la norma aplicable y las pruebas que la sustentan.
B. La carta de cese se efectuar cuidando el principio de inmediatez.
C. En el caso de sanciones de amonestacin o suspensin en las labores efectuadas
directamente por los Jefes de rea deber contener en forma precisa el da, hora y
las circunstancias en que se cometieron los hechos, las pruebas que la sustentan y
el artculo pertinente del Reglamento Interno de Trabajo. (Anexo No. 1 Y 2). Copia de
la mencionada sancin ser remitida al Departamento de Recursos Humanos.
D. La sancin de suspensin sin goce de haber no podr efectuarse por ms de 5 das.


30


USO DE LA CAJA CHICA

MONTO AUTORIZADO
La Gerencia de Operaciones determinar el monto del Fondo Fijo de Caja Chica asignado
a cada Oficina Operativa de Provincias en funcin a un presupuesto de necesidades de la
zona. El Fondo Fijo de la Jefatura de Tesorera de Lima se fija en S/. 5,000.00 (Cinco Mil
y /00 Nuevos Soles); asimismo, se determina un Fondo Fijo de S/. 2,000.00 (Dos Mil y /00
Nuevos Soles) asignado a la Seccin de control vehicular y un Fondo Fijo de emergencia
por la cantidad de S/. 500.00 (Quinientos y /00 Nuevos Soles) asignado al Centro de
Control de la Gerencia de Operaciones.
PERIODO DE ROTACION
El monto asignado a cada Oficina Operativa de Provincias ser calculado para un perodo
de 30 das, por lo tanto, su reposicin es mensual. Se excepta de esto al Fondo Fijo de
Tesorera de Lima cuya rotacin no se encuentra sujeta a un plazo determinado.
FINALIDAD
El Fondo de Caja Chica de Provincias est destinado esencialmente a la supervisin del
servicio, y al pago de bienes y servicios regulares de la oficina zonal.
El Fondo Fijo de Tesorera de Lima est destinado para el pago de bienes y servicios que
por su naturaleza, monto, necesidad y/o urgencia no se efectan de acuerdo al
Procedimiento de Compras.
El Fondo de Caja Chica de la Seccin de control vehicular ser exclusivamente para el
mantenimiento de la operatividad de los vehculos de la empresa.
El Fondo de Caja Chica del Centro de Control de la Gerencia de Operaciones ser
exclusivamente para gastos de emergencia los fines de semana y das feriados, solo con
autorizacin de la Gerencia General.
Queda establecido que los retiros provisionales y/o gastos por el Fondo Fijo de Tesorera
no podrn exceder, por cada pago, del 10% del monto asignado.
RESPONSABILIDAD
El responsable del manejo de los fondos de Caja Chica en las Oficinas Operativas de
Provincias es el Supervisor Zonal designado por la Gerencia de Operaciones. El
responsable de los fondos de la Caja Chica de la Sede Central en Lima es el Jefe del
Dpto. de Tesorera para la custodia del efectivo, administracin y uso conforme a las
disposiciones que determine la empresa. El responsable del manejo de los fondos de
Caja Chica en la Oficina de Control Vehicular es el Jefe del Dpto. de Tesoreria. El
31

responsable de los fondos de la Caja Chica del Centro de Control ser designado por el
Gerente de Operaciones.
El encargado del fondo deber dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en la presente
directiva y a las disposiciones adicionales que la empresa establezca sobre el tema,
siendo responsable del uso y custodia de fondos, y del control y registro de los
documentos que sustenten los gastos efectuados con la Caja Chica. As mismo firmar
una Carta Compromiso autorizando el descuento respectivo en caso de mal uso de los
fondos. Si fuese reemplazado por otro trabajador, est obligado a liquidar de inmediato el
Fondo Fijo haciendo un Acta de Entrega de documentos y/o dinero al nuevo responsable.
SUSTENTACION DE EROGACIONES
A. Por los retiros temporales se llenar un Recibo de Caja con el sello de Provisional,
debidamente autorizado, el mismo que deber ser rendido con comprobantes en un
lapso no mayor de 48 horas, al trmino del cual el responsable del fondo se
encuentra autorizado a cursar el descuento respectivo de los haberes del firmante.
B. Los documentos que sustenten los gastos de la Caja Chica debern ser
comprobantes de pago autorizados por la SUNAT como son: facturas, boletas de
venta, tickets, boletos de viaje, recibos de honorarios (con fotocopia del DNI), etc.
Slo en casos de reconocida imposibilidad los gastos sern sustentados con Recibos
de Caja adjuntando documentos que muestren fehacientemente dicho gasto.
C. Slo se aceptarn Boletas de Venta por montos menores al 5% de una UIT y
provenientes de proveedores que no estn autorizados a otorgar facturas, como son
aqullos que se encuentran en el Rgimen nico Simplificado. Todos los documentos
sin excepcin debern consignar el nombre de ESVICSAC con RUC N
20100162076. En el caso de los Boletos de Viaje deber consignarse, adems, el
nombre del pasajero.
D. Todos los gastos de movilidad debern ser sustentados con la Planilla de Movilidad
detallando el recorrido efectuado y los tiempos incurridos en ello.
E. No sern reembolsados los gastos personales, cambio de cheques personales o de
terceros, adquisicin de licores; en general, realizar pagos que no guarden
correspondencia con las actividades de la empresa.
F. Los gastos incurridos por la supervisin en zonas fuera de su residencia (pasajes,
alojamiento, alimentacin) debern indicar en la parte posterior el motivo del gasto, la
ciudad y fecha de realizacin.
G. Todos los comprobantes deben contar con el detalle de los bienes o servicios
recibidos, no debindose aceptar si estos no estn bien especificados por el
proveedor. Los de alimentacin pueden ser detallados o por consumo. Asimismo,
debern llevar en el reverso el sustento del gasto realizado y refrendado por quien lo
efectu.
H. El consumo de combustibles deber rendirse con ticket electrnico del surtidor que
especifique el nombre y RUC de la empresa, nmero de placa, tipo de combustible,
kilometraje, cantidad de galones y precio unitario. En el reverso deber figurar el
kilometraje del vehculo. Se adjuntar la hoja de recorrido de los lugares visitados y
los tiempos incurridos.
I. El consumo de lubricantes, mantenimiento y reparacin de vehculos se rendir con
facturas que contendrn, obligatoriamente, la placa y el kilometraje del vehculo.
J. Los gastos de las Oficinas Operativas de Provincias no relacionados con la
operatividad del servicio o no frecuentes, deben ser previamente autorizados por el
rea respectiva va correo electrnico, cuya impresin se adjuntar.
32

K. Cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito a la Gerencia de
Administracin y Finanzas y Oficina de Control Interno.

REPOSICION DEL FONDO
Para la solicitud de Reposicin del Fondo Fijo de Caja Chica, el responsable deber tener
en cuenta lo siguiente:
A. Llenar el Reporte de Caja Chica en el formato establecido, donde se indique el
efectivo en Caja Chica, los vales provisionales, el reembolso solicitado y el total del
fondo autorizado.
B. Llenar el Anexo indicando el N de Orden, Fecha, N de Comprobante, Descripcin
del Gasto e Importe.
C. Adjuntar los comprobantes que sustenten debidamente cada gasto, los mismos que
debern reunir los requisitos establecidos, adems debern estar numerados en
orden correlativo y llevar la firma y sello del responsable del Fondo Fijo, as como el
sello de cancelado.
D. Las Oficinas Operativas remitirn su Reporte de Rendicin de Caja Chica a la
Gerencia de Operaciones quien validar la sustentacin de gastos y lo tramitar a la
Gerencia de Administracin y Finanzas para su registro y reposicin.
E. Los comprobantes que sustenten los gastos de la Caja Chica de Tesorera debern
contar con el visto bueno del Gerente de Administracin y Finanzas, y en su ausencia
por el Gerente General.
F. No se aceptarn documentos con tachones, borrones, enmendaduras, ilegibles o
deteriorados. Estos no podrn tener fecha anterior a la de reposicin del fondo.
G. La apertura de Fondos de Caja Chica se efectuar al inicio del ao. Los Supervisores
Zonales debern liquidar su Fondo Fijo el da 25 de cada mes, debiendo dejar
efectivo no menor del 20% del fondo para afrontar gastos mientras se realiza la
transferencia. Por trmino del ao y cierre del Ejercicio Econmico, la rendicin de
diciembre se har el ltimo da del mes con la liquidacin final del Fondo Fijo y
depsito del sobrante.
H. El Fondo Fijo ser repuesto hasta por el importe autorizado o menos. Los
comprobantes que resulten en exceso al monto autorizado, as como los que no
cumplan con los requisitos establecidos en la presente Directiva, no sern
considerados dentro de la reposicin.
I. Simultneamente al pedido de reposicin, las Oficinas Operativas remitirn copia de
su Reporte de Rendicin de Caja Chica a la Oficina de Control Interno va correo
electrnico.
J. Las Oficinas Operativas remitirn copia de su Reporte de Rendicin de Caja Chica a
la Oficina de Control Interno mensualmente va correo electrnico, para su control y
verificacin de la sustentacin de estos gastos.

SANCIONES
A. El incumplimiento del plazo sealado para efectuar la rendicin de Caja Chica dar
lugar a una llamada de atencin verbal.
B. La reincidencia en el incumplimiento del plazo establecido por tres veces
consecutivas dar lugar a una amonestacin por escrito con copia al legajo personal
por incumplimiento de funciones.
33

C. Constituyen faltas graves que sern comunicadas al Ministerio de Trabajo para la
destitucin del trabajador, sin perjuicio de las acciones civiles y/o penales que inicie la
empresa, los siguientes hechos: adulteracin y/o falsificacin de documentos y/o
rendicin con comprobantes falsos por compras o servicios no reales o
sobrevaluados.
D. Para asegurar el uso adecuado del fondo, la Gerencia de Administracin y Finanzas
deber realizar los arqueos en forma peridica y sorpresiva de los fondos de Caja
Chica.

V. DIVERSOS

A. Las Gerencias apoyaran y verificaran que las necesidades que no puedan ser
solucionadas con la caja chica, sean solucionadas por estas.

B. Las reparaciones y mejoramientos que se realicen en la presentacin del local, sern
asumidos por la caja chica del Supervisor Zonal.

C. La Oficina Zonal debe contar con un panel publicitario de acuerdo a lo dispuesto en
Anexo 01 a la presente directiva.

D. El local debe estar siempre en ptimas condiciones de ser verificado por el cliente y
dependencias afines a la funcin de la empresa (DICSCAMEC, Ministerio de Trabajo,
Auditorias, entre otros).

E. La Oficina Zonal deber tener en un lugar visible el Libro de Reclamaciones.

F. La oficina zonal deber contar con un Cuaderno de Audiencias (entrevistas con
el personal) el mismo que deber ser firmado por la persona entrevistada
indicando la fecha, hora de atencin y de forma resumida el motivo de la
entrevista.

G. Los ambientes de la oficina debern estar debidamente identificados con su
respectivo nombre (Armera, Almacn, etc.), en un lugar visible y de muy buena
presentacin (tamao rectangular 24cm x 10 cm).

H. El Supervisor debe tener presente que ningn artculo del Almacn debe ser
replegado a la ciudad de Lima, sin autorizacin de la Gerenci8a General.

I. La presente directiva reemplaza la Directiva N 001-GAF-GG-ESVICSAC-2011 de
27 dic 2011 y sus disposiciones no se oponen a las del Manual de Procedimientos
SIG.

J. El entrenamiento fsico es de CARACTER OBLIGATORIO, de acuerdo a las
condiciones meteorolgicas de la respectiva zona.

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K. El cumplimiento de las disposiciones consideradas en la presente directiva,
debern ser materia de verificacin por el Jefe de Control Interno, el Jefe de
Logstica y por los Auditores en las visitas de Auditora Interna.

L. Estricto cumplimiento a la lista de verificacin de las normas establecidas en el
ISO 9001, 14001, 18001 y BASC.

M. El Departamento de logstica debe tener como mnimo diez proveedores por cada
artculo que es necesario su adquisicin.












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Anexo 01: DISPOSICIONES PARA LA COLOCACION DE PANEL PUBLICITARIO

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ANEXO 02 : DOCUMENTOS A TENER EN CUENTA PARA USO DE CAJA CHICA

ESVICSAC
COD. CONCEPTO IMPORTE
Efectivo en Caja :
Vales Provisionales :
Reembolso en trnsito :
Presente reembolso :
TOTAL FONDO FIJO S/.
__________________________
Contabilidad
Cdigos:
01 Compra de bienes de consumo o mobiliario
03 Servicios prestados por terceros
04 Pago de tasas y/o tributos
05 Gastos de supervisin
RESUMEN DE GASTOS
R E P O R T E D E C A J A C H I C A N _ _ _ _ _ _ _ _ _
Del __________________ al ___________________ del _______
ARQUEO DEL FONDO FIJO
__________________________
Responsable del Fondo
TOTAL PRESENTE REEMBOLSO S/.
41


ESVICSAC
N
ORDEN
FECHA
TIPO
DCTO.
N DCTO. DESCRIPCION DEL GASTO IMPORTE
F/. Factura TOTAL S/.
Bol. Boleto de viaje
T/. Ticket
B/V. Boleta de Venta
R/H. Recibo de honorarios
R/. Recibo ________________________________
Plla. Planilla de movilidad Sello y firma del responsable del Fondo
ANEXO AL REPORTE DE CAJA CHICA N _ _ _ _ _ _ _
Del __________________ al ___________________ del _______
42


CARTA DE COMPROMISO




El que suscribe Sr. ___________________________________ identificado con D.N.I.
No.____________, trabajador de la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control S.A.C., -
ESVICSAC - actualmente responsable de la utilizacin de los recursos destinados a la
Oficina Administrativa de _____________, me comprometo a usar el Fondo Fijo
Renovable para los fines que fueron establecidos y de lo cual tengo amplio conocimiento,
el mismo que recibo en la fecha por la cantidad de S/. _____________. Asimismo, me
comprometo a efectuar la rendicin de cuentas mensualmente, con documentos veraces
que sustenten los gastos.

De no cumplir con el compromiso anteriormente indicado, autorizo el descuento
correspondiente de mis haberes y/o liquidacin de Beneficios Sociales, en virtud de lo
cual firmo la presente Carta de Compromiso.




___________, ____de ___________del ______.







___________________________

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ACTA DE ENTREGA DEL FONDO FIJO

En la ciudad de ______________, a las ____ horas del da ____ del mes de _________
del _____, yo ________________________________ doy inicio a la entrega del Fondo
Fijo de Caja Chica al Sr. _______________________________ quien en adelante se har
cargo del manejo y control de los recursos asignados a la Oficina Administrativa de
_________________, y en su presencia procedo de inmediato a efectuar el arqueo de
valores respectivo, el que se muestra a continuacin:

Concepto Cantidad Importe S/.
- Billetes de 200.00
- Billetes de 100.00
- Billetes de 50.00
- Billetes de 20.00
- Billetes de 10.00
- Monedas de 5.00
- Monedas de 2.00
- Monedas de 1.00
- Monedas de 0.50
- Monedas de 0.20
- Monedas de 0.10
- Comprobantes cancelados
- Planillas de movilidad
- Reposicin en trnsito (1)
- Diferencia no sustentada (2)
TOTAL FONDO FIJO S/.

(1) Adjunto fotocopia de la rendicin en trmite de reposicin.

(2) Explicacin de la diferencia:




A las ____ horas del da mencionado en la introduccin de este documento, damos por
terminada la presente Acta de Entrega, firmando ambos trabajadores en seal de
conformidad.




_____________________________ _____________________________
Responsable saliente Responsable entrante

Nota.- Adjunto Declaracin Jurada de No Adeudos.
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DECLARACION JURADA DE NO ADEUDOS



Yo, _____________________________________________, identificado con DNI No.
____________________ encargado del manejo y control del Fondo Fijo de Caja Chica de
la Oficina Administrativa de ________________________ desde el ____ de
_______________ del ______ hasta el ____ de _______________ del ______, declaro
bajo juramento que a la fecha no dejo deudas pendientes a la Empresa de Seguridad,
Vigilancia y Control S.A.C. por prestacin de servicios o adquisiciones ordenadas por mi
persona durante el perodo mencionado.

Por lo tanto, en caso de haber reclamos por deudas originadas durante mi permanencia y
no rendidas en su oportunidad, autorizo a quien corresponda se me apliquen las
sanciones por incumplimiento de las normas de la empresa y el descuento
correspondiente de mis haberes y/o liquidacin de Beneficios Sociales por el perjuicio
econmico ocasionado.



_____________, _____ de _________________ del ________







_____________________________
Responsable saliente