PARTE III

AUDITORIA DE GESTION

400 VISION GENERAL
01. La administracin de los recursos pblicos en el Per descansa en una
compleja estructura de relaciones que vinculan a las entidades
gubernamentales entre s, quienes para el cumplimiento de sus fines
interactan a todo nivel en el Estado. Las autoridades y funcionarios a cargo de
la administracin de recursos en las entidades tienen la obligacin de realizar
una efectiva rendicin de cuentas de sus actividades a sus superiores y ante el
pblico. El ejercicio de esta obligacin es denominada responsabilidad por las
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico es inherente al
proceso gubernamental.
02. La obligacin de rendir cuenta de la gestin gubernamental, por su propia
naturaleza, genera una mayor demanda de informacin sobre el
funcionamiento de las entidades y programas gubernamentales. Ello es
importante, dado que el Congreso de la Repblica, las autoridades y
funcionarios pblicos y el pblico en general, necesita conocer, no slo si los
recursos pblicos se administran correctamente, sino tambin si estn
cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se
logran con efectividad, eficiencia y economa.
03. Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos
de forma apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas
para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios estn
obligados a establecer, mantener y evaluar peridicamente el sistema de
control interno slido en su entidad, programa y /o proyecto para:
- Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previsto.
- Proteger apropiadamente los recursos
- Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y
- Preparar, conservar y revelar informacin financiera confiable.
04. El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las
auditorias financieras, como a las auditorias de gestin. La auditora financiera
forma parte del proceso de rendicin de cuentas (Responsabilidad), por cuanto
permite emitir una opinin profesional independiente, respecto a si los estados
financieros en su conjunto, presentan razonablemente la situacin financiera,
los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base contable
aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin parte importante del
proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una opinin
independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen con sus
responsabilidades con efectividad, eficiencia y economa.
05. Existen diferencias conceptuales entre la auditoria de gestin y la auditora
financiera; estas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
Caractersticas Auditora Financiera Auditora de Gestin
1. Objetivo Expresar una opinin
sobre los estados
financieros
Promover mejoras en la
efectividad, eficiencia y
economa en las
operaciones.
2. Alcance Sistema contable y
libros principales y
registros contables
Efectividad y eficiencia y
economa en las
operaciones
3. Habilidades Contadores Pblicos Interdisciplinario con
entrenamiento continuo
4. Orientacin El pasado Presente y futuro
5. Certeza Absoluta Relativa
6. Usuarios Poderes del Estado y
pblico
Poderes del Estado,
Poder Ejecutivo y
Pblico
7. Normas PCGA, NICS, NAGU,
NIAS
NAGU, principios de
Administracin y
prcticas de buena
gerencia
8. Dictamen Si requiere No requiere
9. Resultado de la
Auditora
Dictamen sobre los
estados financieros
Informe conteniendo
observaciones,
Conclusiones y
recomendaciones para
la entidad examinada
10. nfasis Los estados financieros
presentan
razonablemente la
situacin financiera,
resultados de las
operaciones y flujos de
efectivo
Mejoras positivas en la
gestin, resultados y
controles gerenciales.
11. Enfoque Financiero Gerencial-Operativo y
de resultados
12. Criterio de xito Opinin sin salvedades La entidad examinada
implementa las
recomendaciones.


La auditora de gestin en el sector pblico

06. Est relacionada con la efectividad, eficiencia y economa en las
operaciones de una entidad, as como con la maximizacin de la relacin
costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados. Su definicin es como
sigue:

DEFINICIN DE AUDITORIA DE GESTION
Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con
el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo
(rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la
efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para
facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar
acciones correctivas y mejoras su responsabilidad ante el pblico.

07. La auditora de gestin por su enfoque involucra una revisin sistemtica de
las actividades de una entidad en relacin al cumplimiento de objetivos y metas
(efectividad) y, respecto a la correcta utilizacin de los recursos (eficiencia y
economa). Su propsito general puede verse seguidamente:
- Evaluacin del desempeo (rendimiento)
- Identificacin de las oportunidades de mejoras; y
- Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones
correctivas.

Evaluacin del desempeo:
08. Se refiere a la evaluacin del desempeo obtenido por una entidad. Esta
evaluacin implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus
actividades con: a) los objetivos, metas, polticas y normas establecidos por la
legislacin o por la propia entidad y; b) otros criterios razonables de evaluacin.

Identificacin de oportunidades de mejoras:
09. El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economa,
constituyen las categoras bajo las cuales puedes clasificarse las mejoras en
las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante
anlisis de informacin, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera d
ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del
pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia
del auditor o en otras fuentes.

Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones
correctivas:

10. La naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso
de la auditoria de gestin es variable. En algunos casos, pueden formularse
recomendaciones sobre asuntos especficos; sin embargo, en otros casos,
despus de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre
actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia
entidad lleve a cabo un estudio ms profundo del rea especfica y adopte las
mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias.

11. Los criterios referidos al carcter integral de la auditora, orientada a
evaluar los beneficios econmicos/ sociales obtenidos en relacin con el gasto
ejecutado y su vinculacin con las polticas gubernamentales, as como logro
de las metas previstas, constituyen postulados que guen el ejercicio de la
auditoria de gestin

12. Los objetivos de la auditora de gestin son:
Objetivos de la auditora de gestin
- Determinar el grado en que se est logrando los resultados o beneficios
previstos por normativa legal, por la propia entidad, el programa o
proyecto segn sea el caso.
- Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de
manera eficiente y econmica.
- Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes
y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economa.
- Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o
proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las
actividades y operaciones.
13. Tradicionalmente, la literatura tcnica ha utilizado una amplia gama de
trminos para describir aquel examen cuyo alcance, se extiende ms all de la
auditora financiera. Dentro de la terminologa de comn uso puede citarse:
- Auditora operacional
- Auditora del desempeo
- Auditora del rendimiento
- Auditora del valor a cambio del dinero
- Auditora operativa
14. En este Manual se utiliza el trmino auditora de gestin, por considerarse
que es el vocablo ms apropiado que refleja con mayor aproximacin los
resultado que se estima obtener de este examen de alcance amplio; cuyo
enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar la operaciones
(eficiencia y economa), el logro de objetivos y metas establecidos (efectividad),
as como los controles gerenciales.
15. La auditora de gestin comprende cuatro componentes principales como
son:
Efectividad
Eficiencia
Economa
Financiero y de cumplimiento

16. Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto
gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretenda
alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por otra autoridad.
17. Eficiencia: la eficiencia est referida a la relacin existente entre los bienes
o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin
(productividad), en comparacin con un estndar de desempeo establecido.
18. Economa: la economa est relacionada con los trminos y condiciones
bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean stos financieros,
humanos, fsicos o tecnolgicos (Sistema de Informacin Computarizada),
obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad en la
oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.
19. Financiero: Es componente financiero es fundamental para tener una
adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboracin de
informes financieros. En una auditora de gestin el componente financiero
puede constituir slo un elemento a considerar en la evaluacin de otras reas
en la entidad examinada.
20. Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El
cumplimiento est referido a la sujecin de los funcionarios pblicos a las leyes
y regulaciones aplicables y polticas y procedimientos internos.
21. Dentro de su alcance, la auditora gubernamental puede incorporar
elementos de carcter financiero, de cumplimiento, efectividad, eficiencia y
economa, cuya visualizacin se aprecia en el siguiente cuadro:


Normas de Auditora Gubernamental
22. Las normas de auditora gubernamental- NAGU emitidas por la Contralora
General de la Repblica son aplicables para el desarrollo de la auditora de
gestin, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su
ejercicio, as como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos
realizado. Sin embargo tales guas no contienen toda la informacin que
necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear
debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para
sustentar una observacin; dado que muchos aspectos tienen que ver con el
buen juicio y criterio del auditor.

Metodologa para la realizacin de la auditora de gestin:
23. Para el mejor entendimiento de la prctica de la auditora de gestin se ha
considerado dividir sta en tres fases:
Planeamiento
Ejecucin; e,
Informe.

Planeamiento
24. Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor
incidencia al inicio del examen, ellas continan durante la ejecucin y an en la
formulacin del informe, por cuanto mientras el documento final no sea
aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de
nuevas decisiones que obligarn a afinar el planeamiento an en la fase del
informe. La formulacin del informe no se inicia en la tercera fase, sino que
empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el planeamiento el
equipo de auditora se dedica, bsicamente, a obtener una adecuada
comprensin y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar,
llevando a cabo acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan
de revisin estratgica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los
objetivos y alcance del examen, as como las condiciones para realizarlas.
Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la
estrategia que utilizar en el caso de la auditora.

Ejecucin
25. Esta fase involucra la recopilacin de documentos, realizacin de pruebas y
anlisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia,
de modo de acumularlas para la formulacin de observaciones, conclusiones y
recomendaciones, as como para acreditar haber llevado a cabo el examen de
acuerdo con los estndares de calidad establecidos en el presente manual.
Durante la fase de ejecucin se aplican procedimientos y tcnicas de auditora
y comprende: pruebas y evaluacin de controles, identificacin de hallazgos
(condicin y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condicin,
criterio, causa, efecto y evaluacin de comentarios de la entidad) y
comunicacin de resultado a los funcionarios de la entidad, programa y/o
proyecto examinada.

Informe
26. Durante la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones
en el informe de auditora. Este documento, que es producto final del examen
deber detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio,
causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales
comentarios, as como las conclusiones y recomendaciones. Despus del
control de calidad mediante el que se confirman los estndares de calidad es
aprobado y remitido a la entidad auditada en la forma y modo establecidos por
la Contralora General de la Repblica.

Administracin de la Auditora de Gestin
27. Los equipos de auditora son de carcter multidisciplinario, est
conformados por profesionales de diversas especialidades, habilidad y niveles
de experiencia. Tales equipos, incluyen generalmente:
Gerente de Auditora
Supervisor
Auditor encargado
Auditores
Especialistas
Asistentes

28. El Gerente de Auditora o nivel gerencial equivalente tiene responsabilidad
en la auditora de gestin, dese la seleccin de la entidad a ser examinada y
planeamiento, hasta la formulacin del correspondiente informe, as como
tambin en cuanto al cumplimiento de las polticas fijadas para su realizacin.
Sus responsabilidades comprenden:
Adquirir un conocimiento profundo de la entidad bajo examen, coordinar
los aspectos relativos al proceso de recopilacin y anlisis de
informacin.
Vigilar que el proceso de planteamiento de la auditora se haya
desarrollado en forma satisfactoria.
Cautelar que los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones sean vlidas, apropiada y pertinente;
Administrar el personal a cargo de la auditoria y los recursos financieros
que le asigne;
Establecer un flujo de informacin apropiado con el jefe de equipo y los
miembros del equipo y los miembros del equipo de auditora y
funcionarios de la entidad auditada;
Efectuar el seguimiento sobre el desarrollo de los trabajos, a fin que se
cumplan los plazos establecidos para la culminacin de los trabajos.
Cautelar el cumplimiento de las normas de auditora gubernamental y las
disposiciones del Manual de Auditora Gubernamental- MAGU.

29. Para cada auditora debe asignarse la responsabilidad de su direccin al
Supervisor y un auditor encargado experimentado. Sus responsabilidades
comprenden:
Formular y ejecutar el plan de revisin estratgica y preparar el reporte
de revisin estratgico
Examinar el (las) rea(s) y cada actividad en la fase de ejecucin
Cautelar el cumplimiento de los plazos establecidos para la terminacin
del trabajo
Supervisar el trabajo realizado por los miembros del equipo de auditora,
asegurando el cumplimiento de las labores fijadas en los programas de
trabajo detallados.
Cumplir y cautelar el cumplimiento de las normas de auditora
gubernamentales y las disposiciones contenidas en el Manual de
Auditora Gubernamental-MAGU.

30. Los miembros del equipo de auditora son quienes desarrollan la fase de
ejecucin y tiene contacto con los funcionarios empleados de la entidad
auditada, con el objeto de obtener evidencias, realizar pruebas, elaborar
papeles de trabajo y coordinar la labor de los asistentes de auditoria que
colaboran en la formacin de los archivos corrientes del trabajo. Igualmente
tiene participacin en el planeamiento y organizacin de los programas
detallados de auditora a utilizarse en la fase de ejecucin.

Comit de Asesoramiento (COA)
31. El comit de Asesoramiento de cada auditora de gestin (COA). Sirve
como un ente interno de consulta, independiente de la auditora en ejecucin.
Dentro de sus miembros, se incluyen expertos que cuentan con experiencia en
el rea auditada. Sus responsabilidades principales son:
Brindar asesora tcnica sobre asuntos especficos en la fase de
planeamiento, especialmente, en cuanto al establecimiento de las lneas
generales de revisin, en trminos de importancia y significacin,
respecto de la propuesta efectuada por los auditores.
Colaborar en el desarrollo de la metodologa a utilizar en la fase de
ejecucin.
Analizar en forma crtica la lgica y equidad de los hallazgos,
observaciones, conclusiones y recomendaciones elaborada.
Brindar asesora sobre asuntos relacionados con la elaboracin del
informe;



Comit de Control de Calidad (COCO)

32. El Comit de Control de Calidad (COCO) est constituido por especialistas
del propio Organismo Superior de Control para llevar a cabo revisiones de
calidad, con el fin de determinar si:
Durante el proceso de ejecucin se obtuvieron evidencias suficientes,
competentes y pertinentes, as como se encuentran sustentadas
documentariamente ; y
Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas y
los informes exactos y equilibrados.
33. Otro aspecto importante para la administracin de una auditora de gestin
es el establecimiento de relaciones constructivas con los funcionarios de la
entidad auditada. Teniendo en cuenta la complejidad de los asuntos
examinados en una auditora de gestin, el auditor encargado debe efectuar
todos los esfuerzos necesarios para promover la existencia de relaciones
positivas. Esto puede lograrse:
Estableciendo una buena relacin inicial con los funcionarios de la
entidad;
Efectuando coordinaciones con la administracin de la entidad y los
auditores internos, para obtener los documentos e informacin necesaria
para el trabajo.
Manteniendo contacto con la gerencia, especialmente, en cuanto a los
criterios de auditora a ser utilizados en el examen, las reas
seleccionadas para examinar y la comunicacin de los resultados de la
auditora.
Comprendiendo y respetando el punto de vista de la administracin, en
relacin a las reas dbiles detectadas en el curso de la auditora.
34. El establecimiento de una relacin constructiva y positiva con los
funcionarios responsables de la entidad auditada es un factor importante, en
vista que a travs de ella puede lograrse su aceptacin y disposicin para
adoptar las acciones para corregir los problemas revelados en los informes de
auditora. En el grfico siguiente se visualizan los elementos tcnicos
requeridos para la administracin de una auditora de gestin.



ADMINISTRACIN DE UNA AUDITORA DE GESTIN








GERENTE DE
AUDITORIA
SUPERVISOR
EQUIPO DE
AUDITORIA
COCO
COA
Comit Asesoramiento
Auditoria
Comit Control Calidad
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION


CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS
ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA
ENTIDAD O PROGRAMA A EXAMINAR
ANALISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD Y
PLAN DE REVISION ESTRATEGICA
FORMULACION DEL REPORTE DE
REVISION ESTRATEGICA Y PLAN DE
AUDITORIA
PREPARACION DEL REPORTE DE
REVISION ESTRATEGICA Y PLAN DE
AUDITORIA
PREPARACION DE PROGRAMA DE
AUDITORIA
APLICACION DE PRUEBAS Y OBTENCION
DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA
ELABORACION DE HALLAZGOS DE
AUDITORIA, OBSERVACIONES,
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y
REMIION A LA ENTIDAD AUDITADA
FASE DE
PLANEAMIENTO
FASE DE
EJECUCION
FASE DE
INFORME
SEGUIMIENTO DE MEDIDAS
CORRECTIVAS ADOPTADAS
POR ENTIDAD AUDITADA
CAPITULO IX
PLANEAMIENTO
410 ASPECTOS GENERALES
01. El planeamiento de la auditora se refiere a la determinacin de los
objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requiere, los criterios,
la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se
consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las
actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus
correspondientes controles gerenciales.
02. El planeamiento garantiza que el resultado de la auditoria satisfaga sus
objetivos y tenga efectos productivos. Su realizacin cuidadosa reviste
especial importancia cuando se evala la efectividad, eficiencia y
economa en las entidades, o proyectos gubernamentales, dado que los
procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este
proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y
alcance de la auditoria, el tiempo disponible para ejecutarla y, el nmero
de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel
ptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoria.
03. La fase de planeamiento de la auditoria de gestin compre dos etapas:
revisin general y revisin estratgica, cuyos elementos se muestran en
el siguiente cuadro:

ETAPAS DE LA FASE PLANEAMIENTO

Revisin General
Conocimiento inicial de la entidad examinar
Anlisis preliminar de la entidad
Formulacin del plan de revisin estratgica
Revisin Estratgica
Ejecucin del plan
Aplicacin de pruebas preliminares identificacin de criterios de
auditoria
Identificacin de los asuntos ms importantes
Formulacin del reporte de revisin estratgica




Preparacin del plan de auditoria

04. La etapa de revisin general se inicia con la obtencin de informacin
sobre la entidad, programa o proyecto por examinar. El equipo de
auditoria debe adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y
operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como:
fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles
gerenciales CLAVE. Para ello, el auditor debe revisar elementos
diversos tales como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de
la entidad o programa sobre el desarrollo de sus actividades y
reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre el
desarrollo de sus actividades; b) normas de administracin financiera y
requisitos estipulados en la ley de presupuesto; c) informacin sobre
seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores, y,
d) documentacin sobre la entidad en el archivo permanente de la
Contralora General de la Repblica o el rgano de Auditora Interna, en
el caso que sea aplicable.

05. La etapa de revisin estratgica enfatiza el conocimiento y comprensin
de la entidad, programa o proyecto a examinar, mediante la recopilacin
de informacin y observacin de la forma como llevar a cabo sus
operaciones. Esta tarea implica el anlisis preliminar en la propia
entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control interno, factores
externos e internos, reas generales de revisin y fuentes de criterio de
auditoria. En el grafico N8 se ilustra la fase de planeamiento en la
auditoria de gestin.


06. Las etapas de revisin general y revisin general y revisin estratgica
forman parte de la fase de planeamiento de la auditoria de gestin y, son
obligatorias para los equipos de auditoria de la Contralora General. En
el caso de los rganos de Auditoria Interna de las entidades del sector
pblico la fase de planeamiento de los exmenes que programe debe
desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular.

07. La fase de planeamiento en la auditoria de gestin diseada para
promover significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado
por el rgano auditor por cuanto permite con un nmero reducido de
personal altamente calificado, identificar los asuntos ms importantes de
la entidad, programa o actividad que sern examinados. Despus de
prepararse el informe de revisin estratgica y el plan de auditoria,
podrn incorporarse los miembros del equipo de auditoria, obtenindose
mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditora.



420 PROGRAMACIN DE LA AUDITORA DE GESTIN

01. El planeamiento se inicia cuando la entidad, programa o proyecto es
seleccionada, al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditora
Gubernamental. La entidad a examinar puede formar parte del gobierno
central, actividad empresarial del Estado, gobierno regional o local o
cualquier organismo autnomo. Tambin puede ser objeto de la
auditora de gestin un programa o proyecto especifica de cualquier
entidad del Estado.

NAGU 2.10 Planificacin general
La Contralora General de la Repblica y los rganos de Auditoria Interna
conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarn sus actividades
de auditoria a travs de sus planes anuales, aplicando criterios de
materialidad, economa, objetividad y oportunidad, y evaluaran
peridicamente la ejecucin de sus planes.

02. Para la seleccin de la entidad por auditar pueden adoptarse varios
enfoques, dentro de los cuales pueden considerarse las caractersticas
peculiares de la entidad, su ambiente y la poltica general adoptada por
el Organismo Superior de Control. Los enfoques que pueden utilizarse
para la seleccin de una entidad son: consideracin de los problemas y
debilidades conocidas e identificacin de reas importantes no auditadas
anteriormente.

Consideracin de problemas y debilidades cono de partida de
cualquier proceso de seleccionadas

03. La identificacin de los problemas especficos en determinada entidad
constituye el punto de partida de cualquier proceso de seleccin. La
ocurrencia de actos irregulares en la administracin de fondos o
contratacin de personal, as como la deteccin de gastos presupuestales,
en apariencia excesivos, o la sospecha de reas improductivas o menos
eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas;
mxime si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los
mdicos de opinin pblica. Los indicios pueden emerger de diversas
fuentes, entre ellos: a) medios de comunicacin; b) reguladores y, c)
indicadores de rendimiento.




Identificacin de reas importantes no auditadas
04. Otra de las razones para seleccionar una entidad, se encuentra dado por
el inters de evaluar un programa o actividad gubernamental que no ha
recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus
operaciones. Dentro de este enfoque tambin puede incluirse aquellas
reas en donde se anticipan problemas importantes que podran
presentarse de manera inesperada.


Revisin de informes de otros auditores
05. Los informes elaborados, tanto por los rganos de Auditoria Interna o
Sociedades de Auditoria Independiente, representan una fuente adecua
para la identificacin de problemas potenciales en las entidades
programas y/o proyectos. Esto es importante porque adicionalmente
permite conocer, no slo la metodologa utilizada y los resultados de la
labor ejecutada, sino tambin otros mtodos para enfocar la auditoria a
realizar.

06. Comprensin del encargo

Al recibir el encargo de examinar una entidad gubernamental, programa
o proyecto el auditor debe, en primer trmino, orientas sus actividades
hacia el conocimiento de la organizacin y el medio ambiente en el cual
desarrolla sus actividades.


425 CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD, PROGRAMA O ACTIVIDAD
01. El conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad, implica el
diseo de una estrategia general para entender la forma en que
conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la
importancia de los objetivos de auditoria probables y factibilidad de
lograrlos. Durante la etapa de revisin general deben obtenerse
informacin sobre los aspectos siguientes:
Fines, objetivos y metas.
Recursos presupuestales autorizados
Sistemas y controles gerenciales
Importancia de la auditora y necesidades de los usuarios del
informe
Seguimiento de medidas correctivas de auditoras anteriores,
Fuentes de informacin para el planteamiento; y,
Informacin proveniente del rgano de Auditora Interna

Fines, objetivos y Metas
02. Los fines representan el resultado o efecto que se desea obtener, los
cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las
leyes de creacin u otras normas legales definen en el sector pblico la
autoridad y/o mandato de cada entidad, su propsito, al igual que los
programas o proyectos que desarrollan; no obstante, se espera que la
alta administracin fije los objetivos y a nivel de operaciones.

Recursos autorizados
03. Estn referidos a la asignacin de fondos autorizados para la entidad,
programa o proyecto para el cumplimiento de sus fines, siendo estos:
autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo y/o
donaciones. Tales recursos pueden ser medidos en dimensiones tales
como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales
04. Los sistemas son cruciales para el xito de los programas o actividades,
incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios
previstos, por cuanto estos tienen un gran impacto en su desempeo y
en las operaciones. Sin ellos un error material podra ocurrir y no ser
detectado. Los controles gerenciales constituyen los medios a travs de
los cuales, la administracin se asegura que el sistema es efectivo y
manejado en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en
armona con las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos ms
importantes de la etapa de revisin general, es descripcin de las
actividades clave de la administracin.
05. El auditor relaciona su importancia con el rol que desempea la entidad,
programa o proyecto. Debe describir las actividades clave de la
administracin establecidas para el cumplimiento de sus actividades y
aquellas relativas a las funciones de carcter administrativos (personal,
presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecucin de
operaciones. La utilizacin de flujogramas, apoyados con narrativas
apropiadas, constituyen un medio razonable de sntesis y registro del
conocimiento logrado.

Importancia de la auditora y necesidades de los usuarios del
informe

06. La importancia es un asunto que guarda relacin con los objetivos de la
auditoria y los usuarios potenciales del informe. Las consideraciones
sobre cantidad y calidad representan factores clave para identificar su
importancia. Como factores relativos a la calidad pueden identificarse:
Exposicin pblica y sensibilidad del programa o actividad a
examinar
Programa o actividad a examinar de reciente inicio o cambios que
haya sufrido en sus condiciones de operacin
Rol de auditora como medio para suministrar informacin capaz
de facilitar la rendicin de cuentas de la gestin (responsabilidad)
y la toma de decisiones; y,
Alcance del examen a practicar

07. Dentro de los usuarios del informe de auditora de gestin incluyen:
Comisiones del Congreso dela Repblica, Ministros, Titulares de Regin,
Presidentes de Directorio de empresas estatales, Jefes de Instituciones
Pblicas, Alcaldes de Municipalidades. Otro usuario importante es la
entidad auditada, quien es responsable de adoptar los correctivos
necesarios en base a las recomendaciones formuladas por el auditor.
Tambin son usuarios potenciales del informe los medios de
comunicacin y el pblico en general.
08. Es posible que tales usuarios tengan inters en el programa o proyecto
gubernamental a examinar, en vista de su capacidad para influ en su
conduccin. As, el conocimiento de los intereses e influencias de los
usuarios potenciales puede ayudar al auditor a efectuar un planeamiento
ms efectivo de la auditora.

Seguimiento de medidas correctivas de la auditora anterior
09. Los informes de auditora anteriores constituyen una fuente de consulta
importante dentro del planeamiento de la auditoria de gestin. El
seguimiento de medidas correctivas sobre tales documentos, suministra
un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la
administracin y su actitud frente a las recomendaciones de los
auditores. Por lo tanto, esta actividad tiene tres propsitos:
a) ayudar a evaluar la necesidad de reexaminar en profundidad reas o
actividades que fueron auditadas anteriormente; b) apreciar la
razonabilidad y oportunidad de las acciones correctivas adoptadas por la
administracin y, c) conocer las situaciones no superadas por la entidad,
lo que podra determinar su inclusin en el examen.
10. Es probable que en el caso de realizarse por primera vez una auditora
de gestin, no se disponga de la informacin anterior; sin embargo, para
las auditoras posteriores, el trabajo de seguimiento de
recomendaciones que se realice ser de mayor importancia.

Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna-OAI

11. Resulta una buena prctica remitirse al trabajo realizado por los
auditores internos de la entidad o informes de auditora emitidos por
auditores externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las tareas de
planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.
Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros auditores, es
necesario tener en cuenta los factores siguientes: competencia y
objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los
criterios utilizados. Por esta razn, la evaluacin del funcionamiento
operativo del rgano de Auditoria Interna de la entidad a examinar,
constituye un pre-requisito para definir el grado de confianza que pueda
depositarse en su trabajo. La obtencin de informacin debe
comprender:
Asuntos importantes incluidos en informes de auditora anteriores.
reas importantes examinadas por el OAI
Oportunidad en la adopcin de medidas correctivas
Recomendaciones importantes pendientes de implementacin por
la entidad, programa y/o proyecto.

Fuentes de informacin para el planteamiento
12. Otra fuente importante de informacin para la etapa de planeamiento es
el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto. El archivo
permanente, est constituido por un conjunto de documentos que
contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el
planeamiento de futuros exmenes (NAGU 2.40).
En trminos generales, el auditor debe obtener y documentar los
aspectos siguientes de la entidad por auditar:
Leyes y regulaciones aplicables: ley de creacin y Reglamento,
ley anual del presupuesto y directivas aplicables, presupuesto
autorizado y otras normas que afecten la operatividad de la
entidad
Planeamiento: Plan operativo institucional, informes de evaluacin
anual, Memoria anual de la entidad u otros documentos relativos
al planeamiento institucional.
Sistema de informacin gerencial: estados financieros, informes
sobre resultados de gestin, informes de auditora, funcionarios
responsables de su formulacin, aprobacin y distribucin.
Normatividad interna: reglamento de organizacin y funciones,
manual de organizacin y funciones, manuales de procedimientos
y otra normatividad interna emitida por la entidad.
Organizacin: Organigrama, identificando los principales centros
de responsabilidad, en relacin con las actividades que cumple la
entidad y personal en actividades claves:
Actividades que lleva a cabo la entidad: componentes del
programa y proyecto ms significativas, procedimientos utilizados,
para la entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios,
naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios a los
usuarios, naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios,
grado de aceptacin de parte de los usuarios (a travs de diarios,
denuncias, investigaciones parlamentarias, otros) as como los
procedimientos adaptados para medir e informar sobre la
efectividad de la entidad, programa y/o proyecto.
Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado
inicial y presupuesto autorizado final, bienes de activo fijo,
equipos de procesamiento automtico de datos, detalle de
centros de produccin, distribucin y administracin, a nivel
nacional, recursos de personal y procedimientos utilizados para
administrar y controlar el uso apropiado de los recursos.

13. La obtencin de conocimiento inicial de la entidad o actividad a
examinar, es una actividad que ejecutan los equipos de auditora
designados por la Contralora General de la Repblica, no siendo de
aplicacin para los rganos de Auditora Interna, salvo que lo
consideren necesario para soportar el proceso de planeamiento de sus
actividades.