ISO 9001:2008
MANUAL DE CALIDAD
SECRETARA DE EDUCACIN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
SERVIMOS Y EDUCAMOS CON CALIDAD
SECRETARA DE EDUCACIN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MANUAL DE CALIDAD
Cdigo: SE-MC
TABLA DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN.........................................................................................................4
2. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN...................................................................4
2.1. Descripcin General Secretara de Educacin Distrital de Barranquilla......4
2.2. Estructura Organizacional....................................................................................5
2.3. Servicios..................................................................................................................5
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO....................................................................7
3.1. Misin......................................................................................................................7
3.2. Misin de Servicios...............................................................................................7
3.3. Visin.......................................................................................................................7
3.4. Poltica de Calidad.................................................................................................7
3.5. Objetivos de Calidad.............................................................................................8
3.6. Despliegue de la Poltica de Calidad...................................................................8
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.....................................................................8
4.1. Manual de calidad..................................................................................................8
4.2. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad......................................................8
4.3. Exclusiones.............................................................................................................8
4.4. Requisitos Legales................................................................................................9
4.5. Matriz de Requisitos..............................................................................................9
4.6. Descripcin General del Sistema de Gestin de Calidad................................9
4.7. Mapa de Procesos...............................................................................................10
4.8. Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad..................................10
4.8.1. Documentos Internos......................................................................................10
4.8.2. Documentos Externos.....................................................................................13
4.8.3. Control de los Documentos............................................................................13
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1. INTRODUCCIN
La Secretara de Educacin Distrital ha dispuesto la implementacin de un Sistema de
Gestin de Calidad, orientado a satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a travs
de la prestacin de servicios de calidad y del compromiso de la direccin y de los
funcionarios.
Este documento recopila los principales aspectos del Sistema de Gestin de Calidad y
da respuesta al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma ISO
9001:2008, como lo son el alcance, los procesos y las dependencias involucradas; las
funciones, servicios y responsabilidades del personal.
2. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN
2.2. Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la Secretara de Educacin se determina a travs del
Decreto 0868 del 23 de diciembre de 2008 y el Decreto 0671 del 23 de Diciembre de
2008 por medio del cual se conforman oficinas y grupos funcionales de la Secretara
de Educacin y se les asignan funciones.
Figura 1. Estructura Organizacional - Fuente: SED
2.3. Servicios
Despacho
Dirige la formulacin de las polticas, programas, proyectos, subprogramas, metas e
indicadores del sector educativo en el Distrito, con el fin de garantizar la calidad del
Servicio Educativo a travs del seguimiento de las actividades dirigidas al
mejoramiento continuo en la prestacin de dicho servicio.
Planeacin Educativa
Es responsable de la planificacin, direccin y control de los procesos, polticas,
programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo que requiera la secretara de
educacin, tambin participa en la elaboracin y seguimiento del plan de inversiones,
plan financiero plurianual, presupuesto y el programa anual de caja.
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De igual forma se responsabiliza del control de los recursos necesarios para financiar,
administrar y dotar los programas y proyectos del sector educativo, as como de la
gestin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad de la Secretara.
Calidad Educativa
Formula y reglamenta las polticas acadmicas de la Secretara de Educacin, que
contribuyen a la definicin y establecimiento de los planes y programas de educacin
conducentes al mejoramiento de la calidad de la educacin en el Distrito. Tambin es
responsabilidad de la oficina de calidad fomentar la investigacin, innovacin,
actualizacin y desarrollo de los PEI, currculos, mtodos y medios pedaggicos.
Cobertura
Es responsable de garantizar y promover el acceso, a un sistema sostenible para
asegurar la calidad, la permanencia y la pertinencia a todos los niveles del sistema
educativo de los nios y jvenes que requieran la prestacin del servicio.
MTIC
Coordinar el diseo, anlisis y presentacin de alternativas para la Secretara de
Educacin Instituciones Educativas, cuenten con plataformas tecnolgicas que
respondan a las estrategias generadas y acordes con las tendencias del mercado,
enmarcndolas en la directrices que se generen por parte de la Gerencia de Sistemas
de Informacin.
Atencin al Ciudadano
Es responsable de orientar al usuario, recibir, tramitar y responder oportunamente las
solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y correspondencia recibida.
Inspeccin y Vigilancia
Define y ejecuta polticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el ejercicio
de la inspeccin y vigilancia de los Establecimientos Educativos. Esta oficina es
responsable de dar trmite a las solicitudes de otorgamiento de licencias de
funcionamiento para establecimientos educativos de naturaleza privada o
reconocimiento oficial de establecimientos educativos, de carcter estatal de
educacin formal y para el trabajo y el desarrollo humano.
Gestin Administrativa Docente
La oficina de Gestin Administrativa es responsable de:
Tramitar las solicitudes de inscripcin, actualizacin y ascenso de personal docente y
directivo docente en el escalafn docente.
Certificar, documentar y notificar sobre el trmite de prestaciones econmicas y
sociales para los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio.
Gestionar la liquidacin oportuna de las obligaciones laborales y de terceros asociados
a la nmina del personal docente de la SE.
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Mantener actualizado los datos de los docentes del Distrito en las hojas de vida y
generar los certificados solicitados.
UNALES
Las Unidades Locales de Apoyo a la Gestin de los Establecimientos Educativos son
unidades cuya funcin consiste en realizar las actividades de apoyo, desarrollo,
anlisis y verificacin relacionadas con la ejecucin de los procesos de calidad
educativa, cobertura, atencin al ciudadano inspeccin y vigilancia en los
establecimientos educativos, de conformidad con las directrices y orientaciones de la
Secretara de Educacin, con el objetivo de contribuir al cumplimiento de los
respectivos objetivos estratgicos establecidos en el Plan de Desarrollo del Distrito.
Adems las UNALES apoyan el proceso de gestin educativa que efectan los
establecimientos educativos en las localidades y direccionar los procesos de acceso y
permanencia de la poblacin en edad escolar al sistema educativo para garantizar el
servicio educativo a todos los nios y jvenes en edad escolar.
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
3.1. Misin
En esta matriz se relacionan los procesos con cada una las numerales de la norma
que se aplican a estos. Esta matriz se encuentra registrada en el Anexo 3. Matriz de
Requisitos.
4.6. Descripcin General del Sistema de Gestin de Calidad.
La Secretara de Educacin Distrital ha establecido, implementado y mantiene un
Sistema de Gestin de Calidad conforme a los requisitos de la norma internacional
ISO 9001:2008. Y ha establecido los procesos necesarios para la implementacin del
Sistema de Gestin de Calidad de la siguiente forma:
Procesos Estratgicos:
Gestin Estratgica
Gestin Organizacional
Procesos Misionales:
Cobertura
Calidad Educativa
Atencin al Ciudadano
Inspeccin y Vigilancia
Procesos de Apoyo:
Gestin Administrativa Docente
Gestin de Bienes y Servicios
Se ha determinado la secuencia e interaccin de estos procesos, reflejados en el
mapa de procesos existente en la Figura 2. Mapa de Procesos y en cada una de las
caracterizaciones de procesos as como se determino los criterios y mtodos para
asegurar el desarrollo de las actividades y el respectivo control de estos procesos los
cuales se encuentran definidos en los procedimientos e instructivos de cada proceso.
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Procedimientos
Son aquellos documentos que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de un proceso, o de dos ms de ellos.
En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un
proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como.
Los procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestin de Calidad de la
Secretara de Educacin, se listan a continuacin:
PROCESO CDIGO PROCEDIMIENTO
Gestin Estratgica
SE-GE-P01
Anlisis de la Informacin Estratgica del
Sector
SE-GE-P02
Formulacin y Aprobacin del Componente
Educativo del Plan de Desarrollo Educativo
SE-GE-P03
Formulacin y Registro de Programas y
Proyectos
SE-GE-P04
Elaboracin y Ejecucin del Anteproyecto de
Presupuesto
SE-GE-P05
Definicin y Seguimiento al Plan de Accin
SE-GE-P06
Seguimiento al Presupuesto
SE-GE-P07
Rendicin de Cuentas
SE-GE-P08
Evaluacin de Resultados
Gestin Organizacional
SE-GO-P01
Control de Documentos
SE-GO-P02
Control de Registros
SE-GO-P03
Auditora Interna
SE-GO-P04
Control al Producto y/o Servicio no Conforme
SE-GO-P05
Acciones Correctivas y/o Preventivas
Cobertura
SE-CO-P01
Definir y Divulgar los Lineamientos Generales
para la Organizacin de la Gestin de
Matricula Oficial.
SE-CO-P02
Proyectar e identificar estrategias de
ampliacin de oferta y requerimientos bsicos
SE-CO-P03
Procedimiento consolidar proyecciones de
cupos
SE-CO-P04
Reservar cupos para alumnos antiguos y
reportar traslados
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SE-CO-P05
Gestionar traslados
SE-CO-P06
Asignar cupos a nios procedentes de
entidades de bienestar familiar
SE-CO-P07
Inscribir y asignar cupos alumnos nuevos
SE-CO-P08
Registrar matricula de alumnos antiguos y
nuevos
SE-CO-P09
Novedades de matricula
SE-CO-P010
Estrategias de Permanencia
Calidad Educativa
SE-CE-P01
Uso de resultados en la planeacin del
mejoramiento en Instituciones Educativas
Oficiales
SE-CE-P02
Fortalecimiento a la ejecucin de
autoevaluacin en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P03
Fortalecimiento a la ejecucin de planes de
mejoramiento en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P04
Fortalecimiento de los proyectos educativos en
las instituciones educativas oficiales
SE-CE-P05
Aseguramiento de la evaluacin anual de
desempeo laboral de docentes y directivos
docentes en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P06
Formulacin y Ejecutar el Plan Distrital de
Formacin Docente.
Atencin al Ciudadano
SE-AC-P01
Gestin a Solicitudes y/o Correspondencia
SE-AC-P02
Medicin de la Satisfaccin del Cliente
Inspeccin y Vigilancia
SE-IV-P01
Control a Establecimientos Educativos
SE-IV-P02
Legalizacin de Establecimientos Educativos
SE-IV-P03
Procedimiento para Refrendacin
SE-IV-P04
Atencin de Quejas
Gestin Administrativa
Docente
SE-GAD-P01
Administrar la Planta de Personal
SE-GAD-P02
Seleccin e Induccin de Personal
SE-GAD-P03
Desarrollo de Personal
SE-GAD-P04
Inscripcin, Actualizacin y Ascenso en
Escalafn Docente
SE-GAD-P05
Tramite de las Prestaciones Sociales y
Econmicas
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SE-GAD-P06
Liquidacin de Nomina
SE-GAD-P07
Administracin de las Hojas de Vida
Gestin de Bienes y
Servicios
SE-GBS-P01
Elaborar y hacer seguimiento al anteproyecto
del Plan de compras
SE-GBS-P02
Procedimiento Construccin, adecuacin y
mantenimiento de infraestructura educativa
SE-GBS-P03
Procedimiento requisiciones de material de
oficina
SE-GBS-P04
Procedimiento etapa pre-contractual,
contractual e interventora
SE-GBS-P05
Procedimiento atencin de servicios generales
Instructivo de Actividades
Es un documento que describe ms detalladamente cmo debe ejecutarse una de las
actividades tareas para asegurar el correcto funcionamiento de un procedimiento. Al
igual que los procedimientos se debe especificar las actividades en trminos de
insumos, documentos, formatos y registros, etc.
Registros
Los registros son un tipo especial de documentos o archivos en el que se presentan
los resultados obtenidos y que proporcionan evidencia de actividades desempeadas.
Los registros se establecen y conservan para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del Sistema de Gestin
de Calidad.
4.8.2. Documentos Externos
Lneas telefnicas
Sistemas de Seguridad
Por parte de la Secretara de Educacin, la disponibilidad de medios de transporte
requeridos, para las visitas de acompaamientos Tcnicos en las Instituciones
Educativas del Distrito, de acuerdo a los programas y proyectos a ejecutar.
6.3. Ambiente de Trabajo.
Por lo anterior, tanto el organigrama como la definicin de autoridad, la asignacin de
responsabilidades a cada persona dentro de los procedimientos, el esquema de
trabajo en equipo y el compromiso de la direccin con el Sistema de Gestin de
Calidad, la alta direccin se asegura que se mantenga un ambiente de trabajo
adecuado, brindando instalaciones con buena iluminacin, puestos de trabajo
ergonmicos, archivadores, computador por persona, lneas telefnicas, sala de
juntas, y un equipo humano con las mejores capacidades para la realizacin del
trabajo.
No.
VERSION
DESCRIPCIN FECHA
01 PRIMERA EMISIN 18/02/2010
02
Se organizan las actividades de una forma lgica y secuencial de
los tem, 1.1 manual de calidad, 1.2 alcance del Sistema de
Gestin de Calidad, 1.3 exclusiones y 1.4 requisitos legales
pasndose al tem Sistema de Gestin de Calidad 4.1, 4.2, 4.3 y
4.4 respectivamente.
En esta nueva versin se incluye:
1. En el aparte de Procedimientos, listado de los procedimientos
que aplican al Sistema de Gestin de Calidad de la SED.
2. Un tem 5 Responsabilidad de la Direccin, el cual tiene en
cuenta: el compromiso de la Direccin, responsabilidades,
autoridades, representante de la Alta Direccin, Coordinador de
Calidad, Revisin por la Direccin, comunicacin interna.
3. Un tem 6 Gestin de Recursos, incluye: recursos humanos,
infraestructura y ambiente de trabajo.
08/09/2010
03
Se modifica el numeral 4.6 Descripcin general del Sistema de
Gestin de Calidad, especficamente en Procesos Estratgicos, se
elimina el proceso Gestin de Programas y Proyectos y en
Procesos de Apoyo se elimina el Proceso de Control Financiero,
de igual forma se incluye el nuevo Mapa de Procesos con las
respectivas modificaciones.
El numeral 4.8.1 Documentos internos, se complementa en las
caracterizaciones de los procesos el contenido, Objetivo del
proceso y responsable del mismo, Indicadores del proceso,
Procesos con que interacta, Recursos asociados a la
gestin del proceso, Requisitos, Proveedores, entradas,
actividades, documentos soporte, responsables, salidas y
clientes.
En el aparte de procedimientos se actualizan los procedimientos
de Gestin Estratgica, ya que solamente contaba con 3
procedimientos antes de la unificacin de los procesos de
Programas y proyectos y Control Financiero
Por lo tanto se eliminan los dos procesos y los procedimientos se
incluyen al proceso de gestin estratgica en el cual quedan
10/11/2010
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7. ANEXOS
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7.1 Normograma
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7.2 Despliegue de la Poltica de
Calidad
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7.3 Matriz de Requisitos
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7.4 Caracterizacin e
Indicadores de Procesos