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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

ISO 9001:2008



MANUAL DE CALIDAD








SECRETARA DE EDUCACIN DISTRITAL DE BARRANQUILLA




SERVIMOS Y EDUCAMOS CON CALIDAD











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TABLA DE CONTENIDOS


1. INTRODUCCIN.........................................................................................................4
2. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN...................................................................4
2.1. Descripcin General Secretara de Educacin Distrital de Barranquilla......4
2.2. Estructura Organizacional....................................................................................5
2.3. Servicios..................................................................................................................5
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO....................................................................7
3.1. Misin......................................................................................................................7
3.2. Misin de Servicios...............................................................................................7
3.3. Visin.......................................................................................................................7
3.4. Poltica de Calidad.................................................................................................7
3.5. Objetivos de Calidad.............................................................................................8
3.6. Despliegue de la Poltica de Calidad...................................................................8
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.....................................................................8
4.1. Manual de calidad..................................................................................................8
4.2. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad......................................................8
4.3. Exclusiones.............................................................................................................8
4.4. Requisitos Legales................................................................................................9
4.5. Matriz de Requisitos..............................................................................................9
4.6. Descripcin General del Sistema de Gestin de Calidad................................9
4.7. Mapa de Procesos...............................................................................................10
4.8. Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad..................................10
4.8.1. Documentos Internos......................................................................................10
4.8.2. Documentos Externos.....................................................................................13
4.8.3. Control de los Documentos............................................................................13

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4.8.4. Control de los Registros.................................................................................14


5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN..............................................................14
5.1. Compromiso de la Direccin..............................................................................14
5.2. Responsabilidades, Autoridades......................................................................14
5.3. Representante de la Alta Direccin...................................................................14
5.4. Coordinador de Calidad......................................................................................15
5.5. Revisin por la Direccin...................................................................................16
5.6. Comunicacin Interna.........................................................................................16
6. GESTION DE RECURSOS.......................................................................................16
6.1. Recursos Humanos.............................................................................................16
6.2. Infraestructura......................................................................................................16
6.3. Ambiente de Trabajo...........................................................................................17
7. ANEXOS........................................................................................................................19
7.1 Normograma.........................................................................................................20
7.2 Despliegue de la Poltica de Calidad................................................................21
7.3 Matriz de Requisitos............................................................................................22
7.4 Caracterizacin e Indicadores de Procesos....................................................23


















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1. INTRODUCCIN

La Secretara de Educacin Distrital ha dispuesto la implementacin de un Sistema de
Gestin de Calidad, orientado a satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a travs
de la prestacin de servicios de calidad y del compromiso de la direccin y de los
funcionarios.

Este documento recopila los principales aspectos del Sistema de Gestin de Calidad y
da respuesta al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma ISO
9001:2008, como lo son el alcance, los procesos y las dependencias involucradas; las
funciones, servicios y responsabilidades del personal.

2. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN

2.1. Descripcin General Secretara de Educacin Distrital de Barranquilla



La Secretara de Educacin Distrital tiene como funcin ejercer las polticas y metas
fijadas por la administracin distrital en coordinacin con las autoridades nacionales
entre las que se encuentran:

Dirigir las polticas, programas y proyectos del sector educativo en el distrito.

Identificar y caracterizar la informacin necesaria del sector educativo para su
anlisis estratgico , definiendo y calculando los indicadores estadsticos ms
representativos para cada eje de poltica y con base en estos datos, identificar
tendencias y definir proyecciones, verificando que los aspectos definidos en el Plan
educativo vigente estn alineados con los planes nacionales y/o sectoriales.

Garantizar el acceso y permanencia del servicio pblico educativo del distrito de
Barranquilla, con base a las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional y
Distrital definiendo lineamientos, directrices, criterios y procedimientos que permitan el
adecuado cumplimiento del mismo.

Garantizar la Calidad del Servicio Educativo a travs de la coordinacin y el
seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestacin del
Servicio Educativo.

Atender y dar respuestas a los requerimientos de la comunidad educativa,
coordinando y controlando el servicio de atencin al ciudadano transversalmente para
garantizar un mejoramiento continuo de su atencin y satisfaccin.

Administrar el recurso humano correspondiente a la planta docente y directivo
docente para promover el desarrollo integral del personal de acuerdo con las normas y
procedimientos establecidos.

Incentivar el uso y la apropiacin de la plataforma tecnolgica informtica en el
servicio educativo, garantizando su buen desempeo y adecuada utilizacin.

Organizar, verificar y ejecutar el Plan Operativo Anual de Inspeccin y Vigilancia,
reglamento territorial y planear actividades de visitas de control a los establecimientos
educativos.

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2.2. Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la Secretara de Educacin se determina a travs del
Decreto 0868 del 23 de diciembre de 2008 y el Decreto 0671 del 23 de Diciembre de
2008 por medio del cual se conforman oficinas y grupos funcionales de la Secretara
de Educacin y se les asignan funciones.





Figura 1. Estructura Organizacional - Fuente: SED

2.3. Servicios

Despacho

Dirige la formulacin de las polticas, programas, proyectos, subprogramas, metas e
indicadores del sector educativo en el Distrito, con el fin de garantizar la calidad del
Servicio Educativo a travs del seguimiento de las actividades dirigidas al
mejoramiento continuo en la prestacin de dicho servicio.

Planeacin Educativa

Es responsable de la planificacin, direccin y control de los procesos, polticas,
programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo que requiera la secretara de
educacin, tambin participa en la elaboracin y seguimiento del plan de inversiones,
plan financiero plurianual, presupuesto y el programa anual de caja.


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De igual forma se responsabiliza del control de los recursos necesarios para financiar,
administrar y dotar los programas y proyectos del sector educativo, as como de la
gestin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad de la Secretara.

Calidad Educativa

Formula y reglamenta las polticas acadmicas de la Secretara de Educacin, que
contribuyen a la definicin y establecimiento de los planes y programas de educacin
conducentes al mejoramiento de la calidad de la educacin en el Distrito. Tambin es
responsabilidad de la oficina de calidad fomentar la investigacin, innovacin,
actualizacin y desarrollo de los PEI, currculos, mtodos y medios pedaggicos.

Cobertura

Es responsable de garantizar y promover el acceso, a un sistema sostenible para
asegurar la calidad, la permanencia y la pertinencia a todos los niveles del sistema
educativo de los nios y jvenes que requieran la prestacin del servicio.

MTIC

Coordinar el diseo, anlisis y presentacin de alternativas para la Secretara de
Educacin Instituciones Educativas, cuenten con plataformas tecnolgicas que
respondan a las estrategias generadas y acordes con las tendencias del mercado,
enmarcndolas en la directrices que se generen por parte de la Gerencia de Sistemas
de Informacin.

Atencin al Ciudadano

Es responsable de orientar al usuario, recibir, tramitar y responder oportunamente las
solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y correspondencia recibida.

Inspeccin y Vigilancia

Define y ejecuta polticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el ejercicio
de la inspeccin y vigilancia de los Establecimientos Educativos. Esta oficina es
responsable de dar trmite a las solicitudes de otorgamiento de licencias de
funcionamiento para establecimientos educativos de naturaleza privada o
reconocimiento oficial de establecimientos educativos, de carcter estatal de
educacin formal y para el trabajo y el desarrollo humano.

Gestin Administrativa Docente

La oficina de Gestin Administrativa es responsable de:
Tramitar las solicitudes de inscripcin, actualizacin y ascenso de personal docente y
directivo docente en el escalafn docente.

Certificar, documentar y notificar sobre el trmite de prestaciones econmicas y
sociales para los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio.

Gestionar la liquidacin oportuna de las obligaciones laborales y de terceros asociados
a la nmina del personal docente de la SE.

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Mantener actualizado los datos de los docentes del Distrito en las hojas de vida y
generar los certificados solicitados.

UNALES

Las Unidades Locales de Apoyo a la Gestin de los Establecimientos Educativos son
unidades cuya funcin consiste en realizar las actividades de apoyo, desarrollo,
anlisis y verificacin relacionadas con la ejecucin de los procesos de calidad
educativa, cobertura, atencin al ciudadano inspeccin y vigilancia en los
establecimientos educativos, de conformidad con las directrices y orientaciones de la
Secretara de Educacin, con el objetivo de contribuir al cumplimiento de los
respectivos objetivos estratgicos establecidos en el Plan de Desarrollo del Distrito.

Adems las UNALES apoyan el proceso de gestin educativa que efectan los
establecimientos educativos en las localidades y direccionar los procesos de acceso y
permanencia de la poblacin en edad escolar al sistema educativo para garantizar el
servicio educativo a todos los nios y jvenes en edad escolar.

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

3.1. Misin

La Secretara de Educacin Distrital de Barranquilla tiene como misin ofrecer una


educacin pertinente y de calidad para los nios, nias, jvenes y adultos de la ciudad,
con talento humano competente y comprometido con el desarrollo integral de la
poblacin estudiantil, a travs del mejoramiento continuo de los procesos que
responden a las demandas sociales, culturales y econmicas del pas.

3.2. Misin de Servicios

Asumimos con responsabilidad el fortalecimiento de la prestacin del servicio


educativo en el Distrito de Barranquilla, bajo los preceptos de calidad, pertinencia,
equidad y eficiencia; liderando procesos participativos e incluyentes que contribuyan a
la formacin de un ser humano integral, motor del desarrollo social y econmico de la
ciudad.

3.3. Visin

La Secretara de Educacin Distrital de Barranquilla para el 2015, se constituir en


referente nacional por la eficiencia en la calidad de atencin al ciudadano, la
proyeccin estratgica de sus programas frente al panorama de la ciudad y su enfoque
de derecho en la prestacin de sus servicios. As mismo ser lder en los procesos de
acceso, permanencia y articulacin de la educacin, en todos los sectores.

3.4. Poltica de Calidad

Servimos y Educamos con Calidad; brindamos respuesta oportuna a las necesidades


y requerimientos de la ciudadana, somos un equipo de trabajo orientado al servicio,
con alto sentido de pertenencia y comprometido con el mejoramiento continuo de
nuestros procesos, enmarcados en las polticas distritales y nacionales.


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3.5. Objetivos de Calidad



Aumentar la Satisfaccin de la Comunidad Educativa en General.

Garantizar la prestacin de los servicios de la Secretaria de Educacin a todos los
Establecimientos Educativos Estatales y Particulares de Educacin Formal y de
Educacin para el Trabajo y Desarrollo Humano del Distrito de Barranquilla.

Gestionar los recursos necesarios para la obtencin y preservacin de los bienes
requeridos para la prestacin del Servicio Educativo del Distrito.

Implementar y Mantener un Sistema de Gestin de la Calidad conforme con las
reglamentaciones que le apliquen.

Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Plan de
Desarrollo 2008 - 2011.

3.6. Despliegue de la Poltica de Calidad

Este despliegue se encuentra identificado en el Anexo 2. Despliegue de la Poltica
de Calidad de la entidad.

4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.

4.1. Manual de calidad



El Manual es la herramienta estratgica de uso permanente para todas las personas
involucradas en el proceso operativo de la Secretara de Educacin Distrital de
Barranquilla y a su vez es la gua que utiliza la alta direccin para sus revisiones
peridicas. Adems este documento es el medio utilizado por la Secretara de
Educacin Distrital de Barranquilla para la divulgacin de su Sistema de Gestin de la
Calidad hacia los servidores pblicos, Clientes y partes interesadas. A travs del
Manual de Calidad se hace claridad sobre: la estructura organizacional, el Sistema de
Gestin y se define la responsabilidad de los servidores pblicos para con el Sistema
de la Calidad.

4.2. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad

El alcance de la Secretara de Educacin es la Prestacin de servicios para la gestin
de la Cobertura, la Calidad Educativa, la Inspeccin y Vigilancia de los procesos y
establecimientos educativos y la Atencin al Ciudadano en el Sector Educativo de la
ciudad de Barranquilla.

4.3. Exclusiones

Este manual excluye el numeral 7.3 de la Norma ISO 9001:2008 DISEO Y
DESARROLLO, ya que los servicios que presta la Secretara estn enmarcados
dentro de los lineamientos de la normatividad actual y de lo definido por el Ministerio
de Educacin Nacional.

Tambin se excluye el numeral 7.6 de Norma ISO 9001:2008 CONTROL DE LOS
DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN, teniendo en cuenta que no se

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utilizan equipos ni dispositivos de seguimiento y medicin para prestar los servicios de


la secretara.

4.4. Requisitos Legales

Los requisitos legales de la Secretara de Educacin que permite cumplir con los
requisitos de los clientes se encuentran enmarcados bajo los lineamientos de la
normatividad vigente y los definidos por el Ministerio de Educacin Nacional (MEN).

Esta normatividad se encuentra identificada en el Anexo 1. Normograma de la
entidad.

4.5. Matriz de Requisitos

En esta matriz se relacionan los procesos con cada una las numerales de la norma
que se aplican a estos. Esta matriz se encuentra registrada en el Anexo 3. Matriz de
Requisitos.

4.6. Descripcin General del Sistema de Gestin de Calidad.

La Secretara de Educacin Distrital ha establecido, implementado y mantiene un
Sistema de Gestin de Calidad conforme a los requisitos de la norma internacional
ISO 9001:2008. Y ha establecido los procesos necesarios para la implementacin del
Sistema de Gestin de Calidad de la siguiente forma:

Procesos Estratgicos:
Gestin Estratgica
Gestin Organizacional

Procesos Misionales:
Cobertura
Calidad Educativa
Atencin al Ciudadano
Inspeccin y Vigilancia

Procesos de Apoyo:
Gestin Administrativa Docente
Gestin de Bienes y Servicios

Se ha determinado la secuencia e interaccin de estos procesos, reflejados en el
mapa de procesos existente en la Figura 2. Mapa de Procesos y en cada una de las
caracterizaciones de procesos as como se determino los criterios y mtodos para
asegurar el desarrollo de las actividades y el respectivo control de estos procesos los
cuales se encuentran definidos en los procedimientos e instructivos de cada proceso.









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4.7. Mapa de Procesos

Figura 2. Mapa de Procesos Fuente: SED




4.8. Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad

4.8.1. Documentos Internos



Son aquellos documentos cuya principal manipulacin es realizada desde los procesos
internos de la Secretara de Educacin y fueron creados para atender el Sistema de
Gestin de Calidad, entre estos tenemos:

Caracterizacin de los procesos

La identificacin de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterizacin,
que no es otra cosa que establecer la relacin con los dems procesos internos o
externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y
controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el
accionar de la entidad y la gestin de sus procesos.

La caracterizacin de los procesos de la SED contiene:

Objetivo del proceso y responsable del mismo.
Indicadores del proceso.
Procesos con que interacta.
Recursos asociados a la gestin del proceso.
Requisitos
Proveedores, entradas, actividades, documentos soporte, responsables,
salidas y clientes.

Esta caracterizacin se encuentra consignada en el Anexo 4. Caracterizacin de
Procesos SED.

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Procedimientos

Son aquellos documentos que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de un proceso, o de dos ms de ellos.

En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un
proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como.

Los procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestin de Calidad de la
Secretara de Educacin, se listan a continuacin:

PROCESO CDIGO PROCEDIMIENTO
Gestin Estratgica

SE-GE-P01
Anlisis de la Informacin Estratgica del
Sector
SE-GE-P02
Formulacin y Aprobacin del Componente
Educativo del Plan de Desarrollo Educativo
SE-GE-P03
Formulacin y Registro de Programas y
Proyectos
SE-GE-P04
Elaboracin y Ejecucin del Anteproyecto de
Presupuesto
SE-GE-P05
Definicin y Seguimiento al Plan de Accin
SE-GE-P06
Seguimiento al Presupuesto
SE-GE-P07
Rendicin de Cuentas
SE-GE-P08
Evaluacin de Resultados
Gestin Organizacional
SE-GO-P01
Control de Documentos
SE-GO-P02
Control de Registros
SE-GO-P03
Auditora Interna
SE-GO-P04
Control al Producto y/o Servicio no Conforme
SE-GO-P05
Acciones Correctivas y/o Preventivas
Cobertura
SE-CO-P01
Definir y Divulgar los Lineamientos Generales
para la Organizacin de la Gestin de
Matricula Oficial.
SE-CO-P02
Proyectar e identificar estrategias de
ampliacin de oferta y requerimientos bsicos
SE-CO-P03
Procedimiento consolidar proyecciones de
cupos
SE-CO-P04
Reservar cupos para alumnos antiguos y
reportar traslados

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SE-CO-P05
Gestionar traslados
SE-CO-P06
Asignar cupos a nios procedentes de
entidades de bienestar familiar
SE-CO-P07
Inscribir y asignar cupos alumnos nuevos
SE-CO-P08
Registrar matricula de alumnos antiguos y
nuevos
SE-CO-P09
Novedades de matricula
SE-CO-P010
Estrategias de Permanencia
Calidad Educativa
SE-CE-P01
Uso de resultados en la planeacin del
mejoramiento en Instituciones Educativas
Oficiales
SE-CE-P02
Fortalecimiento a la ejecucin de
autoevaluacin en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P03
Fortalecimiento a la ejecucin de planes de
mejoramiento en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P04
Fortalecimiento de los proyectos educativos en
las instituciones educativas oficiales
SE-CE-P05
Aseguramiento de la evaluacin anual de
desempeo laboral de docentes y directivos
docentes en las instituciones educativas
oficiales
SE-CE-P06
Formulacin y Ejecutar el Plan Distrital de
Formacin Docente.
Atencin al Ciudadano
SE-AC-P01
Gestin a Solicitudes y/o Correspondencia
SE-AC-P02
Medicin de la Satisfaccin del Cliente
Inspeccin y Vigilancia
SE-IV-P01
Control a Establecimientos Educativos
SE-IV-P02
Legalizacin de Establecimientos Educativos
SE-IV-P03
Procedimiento para Refrendacin
SE-IV-P04
Atencin de Quejas
Gestin Administrativa
Docente
SE-GAD-P01
Administrar la Planta de Personal
SE-GAD-P02
Seleccin e Induccin de Personal
SE-GAD-P03
Desarrollo de Personal
SE-GAD-P04
Inscripcin, Actualizacin y Ascenso en
Escalafn Docente
SE-GAD-P05
Tramite de las Prestaciones Sociales y
Econmicas

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SE-GAD-P06
Liquidacin de Nomina
SE-GAD-P07
Administracin de las Hojas de Vida
Gestin de Bienes y
Servicios
SE-GBS-P01
Elaborar y hacer seguimiento al anteproyecto
del Plan de compras
SE-GBS-P02
Procedimiento Construccin, adecuacin y
mantenimiento de infraestructura educativa
SE-GBS-P03
Procedimiento requisiciones de material de
oficina
SE-GBS-P04
Procedimiento etapa pre-contractual,
contractual e interventora
SE-GBS-P05
Procedimiento atencin de servicios generales

Instructivo de Actividades

Es un documento que describe ms detalladamente cmo debe ejecutarse una de las
actividades tareas para asegurar el correcto funcionamiento de un procedimiento. Al
igual que los procedimientos se debe especificar las actividades en trminos de
insumos, documentos, formatos y registros, etc.

Registros

Los registros son un tipo especial de documentos o archivos en el que se presentan
los resultados obtenidos y que proporcionan evidencia de actividades desempeadas.

Los registros se establecen y conservan para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del Sistema de Gestin
de Calidad.

4.8.2. Documentos Externos

Son documentos de origen externo a la Secretara de Educacin, aquellos


documentos que sirven de apoyo para la realizacin y/o correcto desarrollo de un
proceso. Estos documentos pueden ser especificaciones de clientes, normas externas,
leyes, textos, planes territoriales que se utilicen en la Organizacin, planos externos,
etc.

Los documentos externos aplicables a este SGC se encuentran en el listado maestro
de documentos externos.

4.8.3. Control de los Documentos.

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad se encuentran
controlados a travs de la implementacin del Procedimiento de Control de
Documentos (SE-GO-P01) para asegurar:

Su adecuacin antes de su emisin mediante su aprobacin previa.


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La revisin y actualizacin de la informacin en ellos contenida, cuando sea


necesario.

La identificacin de los cambios y el estado de versin vigente.

Que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en los puntos de uso.

Que permanecen legibles y fcilmente identificables.

La identificacin y control de los documentos de origen externos.

Que no se realiza un uso intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por alguna razn.

4.8.4. Control de los Registros

Los registros se mantienen legibles, fcilmente identificables y recuperables. Se ha


definido la metodologa para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y destino final de los registros en el Procedimiento
de Control de Registros (SE-G0-P02).

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1. Compromiso de la Direccin

La alta direccin representada por el Secretario de Despacho manifiesta su
compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad,
as como con la mejora continua de sus procesos, a travs de:

La comunicacin a la organizacin de la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del cliente como los legales

El establecimiento de la poltica y los objetivos de la calidad.

El desarrollo de las revisiones por la direccin, y

Se asegura de la disponibilidad de los recursos necesarios.

5.2. Responsabilidades, Autoridades

La alta direccin ha definido las responsabilidades y autoridades dentro de la
organizacin a travs de la designacin de los responsables de los procedimientos
documentados, las funciones del Comit y del Equipo de Calidad y del Manual de
funciones y perfiles especficos, emitido por el Ente Territorial.

5.3. Representante de la Alta Direccin

La alta direccin conformada por el Secretario de Educacin del Distrito, design
como representante de la Alta Direccin al Asesor de Despacho (105-04) de la
Secretara de Educacin, la cual, independientemente de las funciones inherentes a su
cargo, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluyen:


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Controlar el cumplimiento del programa de trabajo.



Gestionar la consecucin de los recursos necesarios para ejecutar las tareas
exigidas por el Sistema de Gestin de Calidad.

Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
del Sistema de Gestin de Calidad.

Informar a la Direccin sobre los avances en el desarrollo del Sistema de Gestin
de Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Asignar funciones complementarias al Equipo de Calidad.

Asegurarse de que se promueva en todos los niveles de la Secretara de
Educacin, la toma de conciencia de las necesidades requeridas por los ciudadanos.

Establecer estrategias de comunicacin para informar a todos los funcionarios de
la Secretara de Educacin sobre el estado y avance del proyecto.

Las dems que se encuentren definidas en la NTC ISO 9001:2008, las que imparta la
direccin para el cumplimiento y logro de los objetivos del Sistema de Gestin de
Calidad de la Secretara de Educacin y las complementarias al Sistema Integral de la
Alcalda.

5.4. Coordinador de Calidad

La Profesional Universitario (219-04) de Gestin Organizacional perteneciente al grupo
funcional de planeacin, tiene bajo su responsabilidad la coordinacin del SGC, cuyas
funciones son las siguientes:

Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el Autocontrol,
autoevaluacin y seguimiento a las acciones de mejoramiento del SGC.

Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la implantacin,
seguimiento, anlisis, mejora, y administracin de documentos en cumplimiento de la
Norma NTC ISO 9001: 2008.

Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la administracin
de documentos, en cumplimiento de la Norma NTC ISO 9001: 2008.

Hacer seguimiento a los documentos del SGC, y mantener las versiones
actualizadas.

Capacitar a los funcionarios de la Secretara de Educacin en la ejecucin de los
procedimientos.

Concientizar a los funcionarios de la Secretara de Educacin de la importancia de
la implementacin de los procesos del SGC.

Acompaar a los directivos y lderes de las diferentes reas en cada una de las
etapas del proceso del SGC.


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Informar al Representante de la Direccin (del SGC) sobre los avances del


Sistema de Gestin de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Hacer seguimiento al proceso de auditora del SCG (interna y externa) y usar los
resultados de stas como insumos para el mejoramiento continuo a los procesos y/o
procedimientos que lo requieran

5.5. Revisin por la Direccin.

La Alta Direccin tiene la responsabilidad de realizar la revisin del sistema de gestin
de calidad una vez al ao, de igual forma la finalidad de validar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del sistema de gestin de calidad.
Teniendo en cuenta la siguiente informacin:
Resultados de auditoras.
Retroalimentacin con los clientes.
Desempeo de los procesos y conformidad con el producto.
Estado de acciones correctivas y preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones por la Direccin previas.
Cambios que pueden afectar el sistema.
Recomendaciones de mejora

5.6. Comunicacin Interna

Con el objetivo de garantizar que las comunicaciones de la Secretaria de Educacin
sean eficaces, se estableci el Comit de Comunicaciones, responsables de
implementar las estrategias y los medios de comunicacin necesarios para desarrollar
el Sistema de Gestin de Calidad.

6. GESTION DE RECURSOS

6.1. Recursos Humanos.

Es responsabilidad de la Gerencia de Talento Humano de la Alcalda los procesos
relacionados con la seleccin, vinculacin y evaluacin del desempeo del recurso
humano, as como de las competencias de educacin, formacin, habilidades y
experiencia requerida para la correcta y oportuna prestacin del servicio de la
Secretara de Educacin, segn lo establecido en la norma, numeral 6.2 Recursos
Humanos.

6.2. Infraestructura.

Es responsabilidad de la Secretara General de la Alcalda la dotacin de los recursos
necesarios que garantizan la prestacin del servicio en la Secretara de Educacin.
Tales como:

Gerencia de Sistemas
Hardware
Software
Herramientas de correo electrnico e Internet

Logstica
Servicios de mantenimiento elctrico y obras civiles

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Lneas telefnicas
Sistemas de Seguridad

Por parte de la Secretara de Educacin, la disponibilidad de medios de transporte
requeridos, para las visitas de acompaamientos Tcnicos en las Instituciones
Educativas del Distrito, de acuerdo a los programas y proyectos a ejecutar.

6.3. Ambiente de Trabajo.

Por lo anterior, tanto el organigrama como la definicin de autoridad, la asignacin de
responsabilidades a cada persona dentro de los procedimientos, el esquema de
trabajo en equipo y el compromiso de la direccin con el Sistema de Gestin de
Calidad, la alta direccin se asegura que se mantenga un ambiente de trabajo
adecuado, brindando instalaciones con buena iluminacin, puestos de trabajo
ergonmicos, archivadores, computador por persona, lneas telefnicas, sala de
juntas, y un equipo humano con las mejores capacidades para la realizacin del
trabajo.

No.
VERSION
DESCRIPCIN FECHA
01 PRIMERA EMISIN 18/02/2010
02
Se organizan las actividades de una forma lgica y secuencial de
los tem, 1.1 manual de calidad, 1.2 alcance del Sistema de
Gestin de Calidad, 1.3 exclusiones y 1.4 requisitos legales
pasndose al tem Sistema de Gestin de Calidad 4.1, 4.2, 4.3 y
4.4 respectivamente.
En esta nueva versin se incluye:
1. En el aparte de Procedimientos, listado de los procedimientos
que aplican al Sistema de Gestin de Calidad de la SED.
2. Un tem 5 Responsabilidad de la Direccin, el cual tiene en
cuenta: el compromiso de la Direccin, responsabilidades,
autoridades, representante de la Alta Direccin, Coordinador de
Calidad, Revisin por la Direccin, comunicacin interna.
3. Un tem 6 Gestin de Recursos, incluye: recursos humanos,
infraestructura y ambiente de trabajo.
08/09/2010
03
Se modifica el numeral 4.6 Descripcin general del Sistema de
Gestin de Calidad, especficamente en Procesos Estratgicos, se
elimina el proceso Gestin de Programas y Proyectos y en
Procesos de Apoyo se elimina el Proceso de Control Financiero,
de igual forma se incluye el nuevo Mapa de Procesos con las
respectivas modificaciones.
El numeral 4.8.1 Documentos internos, se complementa en las
caracterizaciones de los procesos el contenido, Objetivo del
proceso y responsable del mismo, Indicadores del proceso,
Procesos con que interacta, Recursos asociados a la
gestin del proceso, Requisitos, Proveedores, entradas,
actividades, documentos soporte, responsables, salidas y
clientes.
En el aparte de procedimientos se actualizan los procedimientos
de Gestin Estratgica, ya que solamente contaba con 3
procedimientos antes de la unificacin de los procesos de
Programas y proyectos y Control Financiero
Por lo tanto se eliminan los dos procesos y los procedimientos se
incluyen al proceso de gestin estratgica en el cual quedan
10/11/2010

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establecidos 8 procedimientos, en el que se cambia los respectivos


cdigos.
En el proceso de Cobertura se anula el procedimiento SE-CO-P10
Verificacin de matrcula y se crea un nuevo procedimiento SE-
CO-P10 Estrategias de Permanencia.
Se anulan los dos primeros procedimientos de Atencin al
Ciudadano, ya que se toma parte de la informacin para la
creacin de un nuevo procedimiento SE-AC-P01 Gestin a
Solicitudes y/o Correspondencia
Los procedimientos de calidad Educativa surgen modificaciones,
ya que algunos se anulan, el cual genera modificaciones en el
orden y codificacin de los mismos, quedando un total de 6
procedimientos de 9 que eran los anteriormente establecidos, en
todas estas modificaciones son incluidas en el cuadro de
procedimientos.

04


1. Se Modifica el numeral 3.3 La visin,
2.Se Modifica el numeral 5.3 La alta direccin conformada por el
Secretario de Educacin del Distrito, design como representante
de la Alta Direccin a la Asesor de Despacho (105-04)
13/09/2012


Elaborado por:




Revisado por:

Aprobado por:

ADALINA FONSECA MIRANDA
Profesional Universitario de
Gestin Organizacional
DAGOBERTO BARRAZA
Representante de la Direccin
J OS CARLOS HERRERA
Secretario de Despacho


























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7. ANEXOS






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7.1 Normograma







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7.2 Despliegue de la Poltica de
Calidad






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7.3 Matriz de Requisitos







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7.4 Caracterizacin e
Indicadores de Procesos

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