FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas
Manual de Encerramento do Exerccio
Manual de Encerramento do Exerccio - 6a EDIO - Verso 3.0
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Sumrio
Informaes Iniciais ............................................................................................................................................................... 5 Apresentao ....................................................................................................................................... 7 Resumo das Alteraes - Verso 2.0 ................................................................................................... 8 Resumo das Alteraes - Verso 3.0 ................................................................................................... 8 Apurao das Despesas ...................................................................................................................................................... 11 Apurao das despesas sob o aspecto contbil ................................................................................ 13 A execuo da despesa no FIPLAN .................................................................................................. 13 Verificao da ocorrncia do fato gerador ......................................................................................... 20 Restos a Pagar ...................................................................................................................................................................... 23 Restos a Pagar - Conceitos ............................................................................................................... 25 Restos a Pagar Processados ............................................................................................................. 26 Restos a Pagar no Processados ...................................................................................................... 26 Procedimentos de Inscrio de RP .................................................................................................... 27 Despesas de Exerccios Anteriores .................................................................................................................................... 33 Conceitos Normativos ........................................................................................................................ 35 Procedimentos de reconhecimento da DEA....................................................................................... 36 Encerramento do Exerccio 2013 ........................................................................................................................................ 37 Preparao para o encerramento ...................................................................................................... 39 Lista de Verificao para o Encerramento ......................................................................................... 44 Etapas do Encerramento ................................................................................................................... 48 Cancelamento dos RP no processados de 2012 ............................................................................. 48 Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas patrimoniais sem identificao ................. 49 Inscrio de Restos a Pagar .............................................................................................................. 49 Passagem para o ms contbil 13 ..................................................................................................... 49 Apurao dos resultados ................................................................................................................... 50 Anlise dos relatrios ......................................................................................................................... 50 Relatrios de Encerramento ................................................................................................................................................ 51 Prestao de Contas .......................................................................................................................... 53 Anexos do Manual de Encerramento do Exerccio ........................................................................................................... 59 Anexo I - Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013 .................................................... 61
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Informaes Iniciais
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FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas Manual de Encerramento do Exerccio - Apresentao
Apresentao Apresentao Apresentao Apresentao
A Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia - SEFAZ, na qualidade de gestora central da Contabilidade Estadual, nos termos do Decreto Estadual n 7.921, de 2 de abril de 2001, vem buscando atender legislao nacional no que diz respeito ao cumprimento das normas financeiras estabelecidas, em especial pela Lei Federal n 4.320/64 e Lei Complementar Federal n 101/2000, Lei de Responsabilidade Fiscal, como tambm primar pela execuo financeira, oramentria e patrimonial de forma eficiente e responsvel. Este manual visa proporcionar maior transparncia nas informaes como parte do esforo de padronizar os procedimentos contbeis em todo o Estado.
Em 2013, a Secretaria da Fazenda e a Secretaria do Planejamento do Estado da Bahia efetivaram a implantao do Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas do Estado da Bahia - FIPLAN-BA em substituio ao Sistema Informatizado de Planejamento SIPLAN e ao Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras do Estado da Bahia SICOF. Com essa implantao, fez-se necessrio promover o redesenho dos processos que compem a estrutura de gesto e operacionalizao da programao governamental, do oramento, da execuo oramentria, da execuo financeira e da contabilidade pblica, envolvendo as atividades e procedimentos das reas de planejamento e finanas.
Nesta sexta edio, buscando especificar os conhecimentos sobre os aspectos inerentes ao encerramento do exerccio, como tambm outros importantes tpicos de execuo oramentria, financeira e patrimonial, sero abordados, alm dos assuntos que se relacionam ao fechamento do exerccio, novos procedimentos implementados com o novo sistema FIPLAN e a Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico.
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Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes - -- - Verso 2.0 Verso 2.0 Verso 2.0 Verso 2.0
ANEXO I Pg. 61- Alterao das datas limite para as funcionalidades: Registro do Passivo por Competncia - RPC; Registro de Documento Hbil - RDH; e Autorizao de Documento Hbil - ADH.
MDULO PREPARAO PARA O ENCERRAMENTO Pg.39 Incluso de procedimentos de preparao; Pg. 44 Incluso do subitem Lista de Verificao
Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes Resumo das Alteraes - -- - Verso 3.0 Verso 3.0 Verso 3.0 Verso 3.0
ANEXO I Pg. 61, 62 e 63 - Alterao das datas limite para as funcionalidades: Apresentar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos Adiantamentos recebidos; Efetuar a depurao dos empenhos/saldos a serem inscritos em Restos a Pagar e anular os empenhos/saldos que , por algum motivo, no deve gerar Restos a Pagar; BAD - Baixa de Adiantamento (Incluir); RPC Reconhecimento do Passivo por Competncia (Incluir); RDH Registro do Documento Hbil (Incluir e Alterar); ADH Autorizao do Documento Hbil (Incluir); Encaminhar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente os documentos relativos s conciliaes das contas bancrias; PED e EMP de Despesa Relativa Folha de Pagamento; Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do ms dezembro de 2013; LIQ - Liquidao; NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir);
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NOE Solicitao de Pagamento Extraoramentrio (Incluir e Alterar); NEX Nota de Ordem Bancria Extraoramentria (Incluir); LIQ Liquidao SEC E FESBA; NOB Nota de Ordem Bancria ( Incluir) SEC e FESBA; NOE Solicitao de Pagamento Extraoramentrio (Incluir e Alterar) SEC e FESBA; NEX Nota de Ordem Bancria Extraoramentria (Incluir) - SEC e FESBA; Efetuar os lanamentos de receita; Proceder s inscries pertinentes responsabilidade dos gestores e de outros agentes responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo de adiantamento, diria e outros valores); LIQ - Liquidao (Relativa Folha de Pagamento); NOB Nota de Ordem Bancria (Relativa Folha de Pagamento; e Data limite para fechamento dos arquivos do FIPLAN. Pg. 61 e 62 - Incluso da funcionalidade: TAD Termo Aditivo (Alterar, Excluir e Incluir); e TAD Termo Aditivo (Autorizar / Estornar).
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Apurao das Despesas
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FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas Manual de Encerramento do Exerccio Apurao de Despesas
Apurao das despesas sob o aspecto contbil Apurao das despesas sob o aspecto contbil Apurao das despesas sob o aspecto contbil Apurao das despesas sob o aspecto contbil Com base nos Manuais e normativos da Secretaria do Tesouro Nacional STN, a despesa pblica passou a ser conceituada sob dois aspectos: oramentrio e contbil. O oramento o instrumento de planejamento de qualquer entidade, pblica ou privada, e representa o fluxo de ingressos e aplicao de recursos em determinado perodo. Para o setor pblico, de vital importncia, pois a Lei Oramentria que fixa a despesa pblica autorizada para um exerccio financeiro. A despesa pblica o conjunto de dispndios realizados pelos entes pblicos para o funcionamento e manuteno dos servios pblicos prestados sociedade. Os dispndios, assim como os ingressos, so tipificados em oramentrios e extraoramentrios.
A contabilizao da receita sob o enfoque patrimonial (variao patrimonial aumentativa), assim como a da despesa sob o enfoque patrimonial (variao patrimonial diminutiva), regulamentada pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), por meio da Resoluo CFC n 750/1993. Dentre os Princpios Contbeis, destaca-se o Princpio da Oportunidade que base indispensvel integridade e fidedignidade dos registros contbeis dos atos e dos fatos que afetam ou possam afetar o patrimnio da entidade pblica. A integridade e a fidedignidade dizem respeito necessidade de as variaes serem reconhecidas na sua totalidade, independentemente do cumprimento das formalidades legais para sua ocorrncia, visando ao completo atendimento da essncia sobre a forma (Resolues CFC n 750/93, n 1111/07 e n1.282/2010); e o Princpio da Competncia que determina que os efeitos das transaes e outros eventos sejam reconhecidos nos perodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento. Os atos e os fatos que afetam o patrimnio pblico devem ser contabilizados por competncia, e os seus efeitos devem ser evidenciados nas Demonstraes Contbeis do exerccio financeiro com o qual se relacionam, complementarmente ao registro oramentrio das receitas e das despesas pblicas. (Resolues CFC n 750/93, n 1111/07 e n 1.282/2010). Com a implantao do FIPLAN, em 2013, o atendimento a esses princpios contbeis foi favorecido por meio das funcionalidades do Registro do Ativo por Competncia RAC, Registro do Passivo por Competncia RPC e Registro e Autorizao do Documento Hbil ADH. A execuo da despesa no FIPLAN A execuo da despesa no FIPLAN A execuo da despesa no FIPLAN A execuo da despesa no FIPLAN Contratos e Convnios cadastrados no mdulo do CDD O mdulo do Cadastro de Despesa CDD foi criado no FIPLAN em substituio ao Sistema de Gesto de Gastos Pblicos - SIGAP. Neste mdulo so cadastrados e acompanhados os contratos e convnios realizados pelo Estado da Bahia. O mdulo do CDD permite a incluso dos documentos da Solicitao de Reserva de Dotao SRD, Licitao, Inexibilidade e Dispensa LID e Instrumento INT, at o incio do processo de execuo da despesa oramentria.
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Observando o princpio da anualidade oramentria, os contratos, convnios e outros instrumentos cadastrados no mdulo do CDD devem ser devidamente apurados e atualizados antes do final do exerccio financeiro. Os instrumentos cadastrados no CDD sero automaticamente suspensos no encerramento do exerccio de 2013. Em 2014, os instrumentos podero ser ativados por meio da rotina Apostila de Abertura. As Diretorias Gerais ou setores equivalentes devero observar que, ainda que o processo licitatrio tenha sido concludo em 2013, a dotao utilizada para execuo da despesa oramentria ser aquela prevista na LOA de 2014 e suas alteraes. A SRD/LID poder ser gerada at o ltimo dia para empenhamento. Aps a data limite de incluso de Empenho no FIPLAN 1 , a unidade administrativa responsvel pelas incluses de SRD de convnios ou Implantao de Contratos dever realizar o devido estorno desses documentos para viabilizar a inscrio de Restos a Pagar. Este procedimento precede a gerao de RP, impedindo sua inscrio, caso no seja efetivado. Os Termos Aditivos no Autorizados devero ser autorizados ou estornados antes da gerao de RP, de forma a no impedir a inscrio destes. As SRD e LID geradas em 2013 sofrero alterao de dotao em 2014, por meio de uma rotina especfica no Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios do Estado da Bahia - Simpas. No exerccio seguinte, os instrumentos devero ser apostilados para receberem as novas contas oramentrias de 2014. A prestao de contas dos convnios ser efetuada em mdulo especfico no FIPLAN.
Pedido de Empenho PED e Empenho - EMP De acordo com a Lei Federal 4.320/64, o empenho da despesa no poder exceder o limite dos crditos concedidos, sendo vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. A partir da emisso da Nota de Empenho, o credor poder cumprir o contrato ou instrumento firmado, e a Unidade Gestora - UG far esse acompanhamento da execuo da despesa. Antes de incluir o empenho, a UG deve verificar se a concesso foi liberada, consultando o razo da conta contbil 8.2.2.2.1.05.01.00 Concesso a Empenhar, no menu de Relatrios do FIPLAN. Se a fonte de recurso da dotao oramentria do empenho exigir Concesso de Empenho e a despesa for do tipo Folha, Diria ou a UO/UG do empenho no for do poder executivo, o sistema inclui a concesso de empenho CON automaticamente. Para o encerramento do exerccio, o ordenador de despesas da UG dever gerir as concesses liberadas para a efetivao da incluso do respectivo Empenho, respeitando as datas limite para
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esta operao 2 , no sendo permitido o fechamento da Unidade com Pedidos de Empenho PED no autorizados e autorizados e no empenhados.
Registro do Passivo por Competncia - RPC A partir da incluso do empenho no FIPLAN, ocorrendo o fato gerador da despesa, a UG dever incluir o Registro do Passivo por Competncia RPC, associando o nmero do EMP a este documento, para aqueles subelementos de despesa que exigem esse registro. A lista de subelementos que exigem o RPC esto elencadas na pgina 43 do Manual de Execuo do FIPLAN, disponibilizado no site da SEFAZ (www.sefaz.ba.gov.br), Canal Finanas Pblicas, Banner FIPLAN. Para efetivar a incluso do RPC no FIPLAN, quando associado a um EMP, o montante do saldo empenhado a liquidar dever ser igual ou superior ao valor do RPC registrado. Saldo do EMP a liquidar Valor do RPC registrado Para cumprir os princpios contbeis, conforme disposio da Secretaria do Tesouro Nacional STN, em seu Manual de Procedimentos Contbeis Patrimoniais, a Unidade Gestora, sob superviso e responsabilidade do ordenador de despesas, dever registrar as obrigaes assumidas aps a ocorrncia do fato gerador da despesa, ainda que esta no possua no FIPLAN empenho includo. Aps a Autorizao do Documento Hbil ADH, caso seja necessrio, ser gerado novo RPC, automaticamente pelo sistema, sendo este ajustado ao valor da ADH includa. No documento da ADH ir constar o nmero do novo RPC gerado. Os RPC devero ser assinados pelo Ordenador de Despesas e anexados ao processo de execuo contratual, indicando o atesto da ocorrncia do fato gerador da despesa, quando estes forem gerar Restos a Pagar No Processados ou Despesas de Exerccios Anteriores - DEA. Essas obrigaes assumidas pelo ordenador de despesas devero ser encaminhadas para conhecimento e validao do Diretor Geral ou Diretor de Finanas ou cargo equivalente.
Registro e Autorizao do Documento Hbil RDH e ADH Quando a UG tem CNPJ prprio o RDH feito pela UG, por meio de integrao (nos casos de NF-e de Mercadoria e NF-e de Servio). Quando a UG no possui CNPJ prprio, o RDH gerado por meio da operao Incluir (nos casos de incluso manual). Os RDH includos em 2013 podero ser utilizados normalmente em 2014, durante a execuo da despesa. Da mesma forma, as Notas Fiscais Eletrnicas Nfe de 2013 no utilizadas no processo de liquidao da despesa permanecero no banco de dados do FIPLAN para incluso dos RDH em 2014.
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A Autorizao do Documento Hbil ADH uma funcionalidade gerada pelo FIPLAN que, a partir de um documento atestado: ajusta o valor do Reconhecimento do Passivo por Competncia RPC; registra a grande maioria das incorporaes patrimoniais, exceo de obra; reconhece o passivo financeiro, se associado a um empenho; e compromete o resultado do supervit financeiro. A funcionalidade ADH executada aps o Registro de Documento Hbil RDH e realizada pela Unidade Gestora Executora UG Executora, que poder associar este documento a um Empenho. Na incluso da ADH, o ordenador de despesas responsvel dever observar o valor do documento, juntamente com os setores de almoxarifado, ou outros, que atestaram o devido recebimento do bem e prestao do servio, conforme determinao contratual pactuada. Aps a incluso da ADH associada a EMP, o crdito empenhado a liquidar reduzido, criando saldo na conta contbil crdito empenhado em liquidao. No permitida incluso de ADH (associada a empenho) com valor superior ao saldo da conta crdito empenhado a liquidar no FIPLAN. As ADH devero ser assinadas pelo Ordenador de Despesas e anexadas ao processo de execuo contratual, indicando o atesto do recebimento efetivo da mercadoria ou da prestao do servio, bem como a correta emisso da Nota Fiscal ou documento hbil, quando essas ADH forem gerar Restos a Pagar No Processados ou Despesas de Exerccios Anteriores - DEA. Essas obrigaes assumidas pelo ordenador de despesas devero ser encaminhadas para conhecimento e validao do Diretor Geral ou Diretor de Finanas ou cargo equivalente.
Liquidao A liquidao da despesa consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, devendo ser verificado: - a origem e o objeto do que se deve pagar; - a importncia exata a pagar; e - a quem se deve pagar a importncia, para extinguir a obrigao. A liquidao da despesa por fornecimentos de materiais ou servios prestados ter por base: o contrato, ajuste ou acordo respectivo; a nota de empenho; e os comprovantes da entrega de material ou da prestao efetiva do servio, atestados pelo almoxarifado. Para definir a Data Prevista para Pagamento, deve ser informada a data em que a despesa ser paga, considerando que: A data prevista para pagamento no pode ser anterior data da liquidao.
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S possvel registrar a data para pagamento da liquidao em data til e dentro do exerccio financeiro ativo; Na incluso da liquidao, a data prevista para pagamento ser a mesma para o principal e consignatrias, se houver; e Caso a data para pagamento da consignao seja diferente da data prevista para o principal, ser possvel alterar a data para pagamento da consignao por meio da operao Alterar (LIQ).
A Data de Vencimento das Parcelas automaticamente ser inserida pelo sistema conforme a data de vencimento informada no cronograma de desembolso do Instrumento cadastrado, quando a despesa for referente a Convnio Concedido, considerando que: Ser definida a data de vencimento da parcela mais antiga e com saldo a liquidar, no sendo possvel liquidar parcelas futuras, ou seja, cuja data de vencimento seja posterior data da liquidao; Para convnios concedidos com trs parcelas ou mais, s ser permitido liquidar a partir da 3 parcela se j tiver sido prestado conta da 2 parcela anterior. Ex: para liquidar a 3 parcela, necessria a prestao de contas da 1 parcela. Para a 4 parcela, necessria a prestao de contas da 2 parcela e assim sucessivamente; A prestao de contas de parcelas no ser verificada na liquidao apenas nos casos abrangidos pelo 3 do art. 25 da LRF Lei de Responsabilidade Fiscal , que correspondem aos convnios nas funes de sade, educao e assistncia social; e As parcelas de convnios devero ser liquidadas e pagas, conforme cronograma de desembolso do instrumento cadastrado. O valor da liquidao no pode ser maior que a soma dos saldos (a liquidar e em liquidao). No caso das despesas de regularizao, no ser permitida existncia de saldos a pagar e a liquidar no fechamento do FIPLAN. Para definir o Documento de Regularizao dever ser selecionada a opo SIM apenas se a liquidao for referente a uma despesa de regularizao, ou seja, no haver transmisso do pagamento para o banco pagador. As liquidaes no pagas durante o exerccio sero inscritas em Restos a Pagar Processados, conforme legislao vigente. As Diretorias de Finanas e unidades equivalentes devero analisar minuciosamente os dados da LIQ, pois, depois de encerrado o exerccio, o cancelamento dos RP Processados ser em valor integral, ou seja, no ser permitido cancelamento de RP Processado em valor parcial. O pagamento dessas liquidaes inscritas em RP Processados ser sempre em valor total (do principal e da consignao se existir), sem fracionamento, por LIQ. Aps a inscrio dos RP Processados, as liquidaes tero suas datas previstas para pagamento, alteradas automaticamente para o primeiro dia til do exerccio subsequente, e no haver controle da programao financeira para esses RP.
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Liberao do Pagamento A liberao do pagamento ser realizada sob a superviso do ordenador de despesas. Apenas os usurios cadastrados como liberador de pagamento para a Unidade Oramentria UO de sua responsabilidade podero liberar documentos para pagamento. O liberador de pagamento est vinculado a um ordenador de despesa, podendo o liberador de pagamento liberar apenas pagamentos (LIQ ou NOE) do ordenador a ele vinculado. Aps o encerramento do exerccio, as liquidaes no liberadas para pagamento, inscritas em Restos a Pagar Processados, devero ser liberadas conforme procedimento normal de execuo para as despesas do exerccio.
Autorizao de Repasse de Receita - ARR As Unidades Oramentrias faro a gesto dos recursos recebidos por meio de ARR, repassando os montantes respectivos s suas Unidades Gestoras Executoras. As unidades devero observar os procedimentos de verificao apresentados neste Manual, no mdulo de Encerramento, quando efetivarem ARR envolvendo repasse de recursos financeiros bancrios.
Nota de Ordem Bancria NOB e Nota de Pagamento Extraoramentrio - NEX No Fiplan, a Nota de Ordem Bancria - NOB s pode ser emitida aps a liberao da Liquidao, pelo liberador de pagamento e do detalhamento de faturas, no caso das liquidaes cuja forma de recebimento do credor principal e/ou consignatrias tenha sido definida como pagamento por fatura. A concesso financeira, a partir de maio de 2013, dada de forma automtica, no momento da incluso da NOB. Os pagamentos efetuados por meio de regularizao devero ser efetivados de forma a no constarem, no encerramento do exerccio, restos a pagar dessas despesas. A Unidade Responsvel pela incluso da NOB dever acompanhar a efetivao do pagamento, verificando a ocorrncia das situaes descritas abaixo: Pagamentos transmitidos e no efetivados; e Pagamentos no transmitidos.
As situaes das transmisses eletrnicas de pagamentos via NOB e NEX, incluindo tambm ARR, so:
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0 - Pagamento no transmitido; 2 - Pagamento transmitido; 3 - Pagamento efetivado; 5 - Estornado por autorizao; e 6 - Pagamento Transmitido no efetivado. No caso dos pagamentos no transmitidos, a unidade responsvel dever, a depender do motivo, estornar a NOB, analisar a pendncia que impediu a transmisso e, havendo tempo hbil, incluir a NOB novamente para nova transmisso. Se a NOB no for includa novamente, esta despesa ir ser inscrita em Restos a Pagar Processados para ser devidamente paga no exerccio subsequente. Para os pagamentos no efetivados, a Unidade responsvel ter que retornar o status da NOB para no transmitida, efetuar o estorno e, havendo tempo hbil, incluir a NOB novamente para nova transmisso. Se a NOB no for includa novamente, esta despesa ir ser inscrita em Restos a Pagar Processados para ser devidamente paga no exerccio subsequente. Os procedimentos para ajustes das situaes de pagamentos no transmitidos e no efetivados esto descritos na Orientao Tcnica 020/2013, disponibilizada no Canal Finanas Pblicas, no site da SEFAZ. Nos casos de pagamentos no transmitidos, a Unidade Responsvel dever verificar se ocorreu erro nos seguintes critrios informados na NOB ou NEX: 1) Conta Corrente do Credor Inativa no FIPLAN; 2) Banco do Credor Inativo no FIPLAN; 3) Agncia do Credor Inativo no FIPLAN; ou 4) Fatura Vencida.
Tendo conhecimento do motivo da inconsistncia que impediu a transmisso do pagamento, o servidor da unidade gestora dever efetuar os procedimentos necessrios para a correo do mesmo e assim possibilitar a transmisso, observando o disposto na Orientao Tcnica 015/2013. Para os pagamentos cujo banco seja diferente do Banco do Brasil, importante que a unidade responsvel verifique a efetivao do pagamento.
Adiantamentos Os Pedidos de Adiantamento PAD no pagos no FIPLAN devero ser estornados, no sendo permitida gerao de Restos a Pagar dessas despesas. O Gerente Responsvel pela aprovao do PAD dever analisar essas despesas atuando de forma a registrar os saldos devolvidos por meio da funcionalidade Guia de Crdito de Verba GCV e realizar a Baixa dos Adiantamentos na funcionalidade Baixa de Adiantamento - BAD.
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Descentralizaes de Crditos As unidades oramentrias que realizam descentralizaes de crditos internas (Nota de Proviso Oramentria - NPO) ou externas (Nota de Destaque - NDD/Nota de Devoluo de Destaque - DND) devero estar atentas aos procedimentos preparatrios de encerramento do exerccio, de forma a no permitir que sejam realizadas NPO, NDD, DND com suas respectivas Notas de Programao da Despesa - NPD, aps a inscrio de Restos a Pagar da Unidade Gestora de destino. O saldo no utilizado dos destaques recebidos, devero ser devolvidos, por meio de DND e NPD, aps a data limite de incluso de empenhos no FIPLAN. Da mesma forma, os saldos no utilizados das provises recebidas de UO diferente devero ser devolvidos por meio de NPO e respectiva NPD. IMPORTANTE: Aps a inscrio dos Restos a Pagar no FIPLAN, a Unidade no poder devolver os saldos no utilizados recebidos por meio de destaque ou proviso. Tal fato poder causar distores nos balanos e relatrios da Unidade, que sero encaminhados ao Tribunal de Contas do Estado TCE. As possveis distores causadas pela no devoluo de saldos em destaques ou provises entre UO diferentes recebidos sero de responsabilidade do gestor da UO de origem da transao (NPO, NDD ou DND). O responsvel pela UO dever manter contato com suas respectivas UG a fim de realizar tempestivamente os procedimentos preparatrios necessrios antes do encerramento do exerccio financeiro e inscrio de RP.
Verificao da ocorrncia do fato gerador Verificao da ocorrncia do fato gerador Verificao da ocorrncia do fato gerador Verificao da ocorrncia do fato gerador Alm do registro dos fatos ligados execuo oramentria, exige-se a evidenciao dos fatos ligados execuo financeira e patrimonial, de maneira que os fatos modificativos sejam levados conta de resultado e que as informaes contbeis permitam o conhecimento da composio patrimonial e dos resultados econmicos e financeiros de determinado exerccio: Art. 100. As alteraes da situao lquida patrimonial, que abrangem os resultados da execuo oramentria, bem como as variaes independentes dessa execuo e as supervenincias e insubsistncias ativas e passivas, constituiro elementos da conta patrimonial.
[...]
Art. 104. A Demonstrao das Variaes Patrimoniais evidenciar as alteraes verificadas no patrimnio, resultantes ou independentes da execuo
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oramentria, e indicar o resultado patrimonial do exerccio. (Lei n 4.320/64)
A Secretaria do Tesouro Nacional - STN dispe em seu Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico que um passivo reconhecido no balano patrimonial quando for provvel que uma sada de recursos envolvendo benefcios econmicos seja exigida em liquidao de uma obrigao presente e o valor pelo qual essa liquidao se dar possa ser determinado em bases confiveis. Do ponto de vista patrimonial, as obrigaes em que o fato gerador no tenha ocorrido (por exemplo, obrigaes decorrentes de pedidos de compra de produtos e mercadorias, mas ainda no recebidos) no so geralmente reconhecidas como passivos nas demonstraes contbeis. A ocorrncia do fato gerador da despesa deve ser verificada pelas Unidades Gestoras, independentemente da tramitao das etapas de execuo oramentria (licitao, empenho.), No Fiplan, o registro da ADH associada a EMP registra a etapa intermediria chamada "empenho em liquidao", conforme estabelece a STN. O Registro do Passivo por Competncia RPC ir registrar a obrigao de pagamento. Essa etapa necessria para a diferenciao, ao longo e no final do exerccio, dos empenhos no liquidados e que constituram, ou no, obrigao presente. A associao dos RPC e ADH aos empenhos j emitidos importante para que no haja duplicidade no passivo financeiro utilizado para fins de clculo do supervit financeiro. No caso da LIQ, por se tratar da verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito (Lei 4.320/64), ocorrer a verificao de um passivo exigvel j existente. Em alguns casos, pode ser que ocorra uma lacuna temporal significativa entre a entrega do bem, servio ou fonte de origem daquele crdito e a efetiva liquidao do crdito oramentrio. Nesses casos, tambm necessrio o registro da etapa entre o empenho e a liquidao chamada em liquidao, etapa essa que evidencia a ocorrncia do fato gerador da variao patrimonial diminutiva - VPD, com o surgimento de um passivo exigvel, e a no ocorrncia da liquidao da despesa oramentria. (Manual de Contabilidade da STN) Quando ocorrer liquidao da despesa oramentria concomitantemente com a prestao do servio, a despesa oramentria e o fato gerador da variao patrimonial diminutiva so contabilizados juntos. De forma associativa ao que ocorre na despesa, a receita tambm ser contabilizada observando o fato gerador de sua ocorrncia. No Fiplan, esse registro ocorre por meio da funcionalidade Registro do Ativo por Competncia - RAC. Segundo os princpios contbeis, a variao patrimonial aumentativa deve ser registrada no momento da ocorrncia do seu fato gerador, independentemente de recebimento. Quando ocorrer o recebimento antecipado de valores provenientes da venda a termo de servios, a receita oramentria registrada antes da ocorrncia do fato gerador, ou seja, a variao patrimonial aumentativa ocorre em momento posterior arrecadao da receita oramentria. Quando o servio for prestado, ocorrer o fato gerador da variao patrimonial aumentativa, causando impacto no resultado da entidade pblica. Quando ocorrer o recebimento de valores provenientes da venda de servios concomitantemente com a prestao do servio, a receita
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oramentria contabilizada junto com a ocorrncia do fato gerador. (Manual de Contabilidade da STN)
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Restos a Pagar
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FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas Manual de Encerramento do Exerccio Restos a Pagar
Restos a Pagar Restos a Pagar Restos a Pagar Restos a Pagar - -- - Conceitos Conceitos Conceitos Conceitos As despesas legalmente empenhadas e no pagas at 31 de dezembro do exerccio corrente podero ser inscritas em Restos a Pagar, distinguindo-se em restos a pagar processados e no processados. Os Restos a Pagar Processados so aqueles, cuja despesa percorreu os estgios de empenho e liquidao, restando pendente apenas o estgio do pagamento. Segundo a STN, esses RP no podem ser cancelados, tendo em vista que o fornecedor de bens/servios cumpriu com a obrigao de fazer e a Administrao no poder deixar de cumprir com a obrigao de pagar.
Sero inscritas em restos a pagar processados as despesas liquidadas e no pagas no exerccio financeiro, ou seja, aquelas em que o servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e aceito pelo contratante. Podero ser inscritas em Restos a Pagar Processados todas as liquidaes com saldo a pagar, exceto, as liquidaes de despesa de adiantamento e aquelas com indicativo de regularizao SIM. Para efeitos desse Manual, considera-se Restos a Pagar No Processados as despesas em que o servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e aceito pelo contratante e que estejam com alguma pendncia e no foram possveis de serem liquidadas. Ao se inscrever um RP, a Lei n 4.320/64 dispe que se constitui uma dvida flutuante 3 . Dessa forma, para serem consideradas despesas aptas a inscrio de RP no processados, faz-se necessria a evidenciao da ocorrncia do fato gerador.
No FIPLAN, podero gerar RP no processados todas as despesas empenhadas, desde que tenha ocorrido o fato gerador, exceto para os elementos de despesa 13, 47, 91 e 92, conforme as situaes abaixo: 1. Empenhos gerados por meio das integraes: Fesba, Planserv e Concessionrias por meio do GCC 4 .
2. Empenhos cujo saldo a liquidar seja igual ao somatrio de ADH e ou RPC a eles associados.
Para a inscrio dos RP, os entes pblicos devero tambm observar o disposto no art. 42 da Lei Complementar Federal 101/2000, a Lei de Responsabilidade Fiscal: Art. 42. vedado ao titular de Poder ou rgo referido no art. 20, nos ltimos dois quadrimestres do seu mandato, contrair obrigao de despesa que no possa
3 Manual de Procedimentos Contbeis Oramentrias da STN (pg. 107) 4 Sistema de Gesto de Contas de Consumo gerido pela Secretaria de Administrao - SAEB
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ser cumprida integralmente dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no exerccio seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para este efeito. Pargrafo nico. Na determinao da disponibilidade de caixa sero considerados os encargos e despesas compromissadas a pagar at o final do exerccio.
R RR Restos a Pagar Processados estos a Pagar Processados estos a Pagar Processados estos a Pagar Processados Sero inscritas em restos a pagar as despesas liquidadas e no pagas no exerccio financeiro, ou seja, aquelas em que o servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e aceito pelo contratante. Tambm sero inscritas as despesas no liquidadas quando o servio ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e que se encontre, em 31 de dezembro de cada exerccio financeiro, em fase de verificao do direito adquirido pelo credor ou quando o prazo para cumprimento da obrigao assumida pelo credor estiver vigente. As despesas liquidadas a pagar sero inscritas em RP Processados ao final do exerccio financeiro. De acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional - STN, os RP Processados no podem ser cancelados, tendo em vista que o fornecedor de bens/servios cumpriu com a obrigao de fazer e a Administrao no poder deixar de cumprir com a obrigao de pagar. As liquidaes no pagas durante o exerccio sero inscritas em Restos a Pagar Processados, conforme legislao vigente. As Diretorias de Finanas e unidades equivalentes devero analisar minuciosamente os dados da LIQ, pois depois de encerrado o exerccio, o cancelamento dos RP Processados ser em valor integral, ou seja, no ser permitido cancelamento de RP Processado em valor parcial. O pagamento dessas liquidaes inscritas em RP Processados ser sempre em valor total (do principal e da consignao se existir), sem fracionamento, por LIQ. Aps a inscrio dos RP Processados, as liquidaes tero suas datas previstas para pagamento, alteradas automaticamente para o primeiro dia til do exerccio subsequente, e no haver controle da programao financeira para esses RP.
Restos a Pagar no Processados Restos a Pagar no Processados Restos a Pagar no Processados Restos a Pagar no Processados
De acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional - STN, a inscrio de despesa em restos a pagar no processados procedida aps a anulao dos empenhos que no podem ser inscritos em virtude de restrio em norma do ente. A Lei Federal 4.320/64 estabelece que, no encerramento do exerccio, a parcela da despesa oramentria que se encontrar empenhada mas que ainda no foi paga ser considerada restos a pagar.
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A STN tambm estabelece que a inscrio de restos a pagar deve observar as disponibilidades financeiras e condies de modo a prevenir riscos e corrigir desvios capazes de afetar o equilbrio das contas pblicas, conforme estabelecido na LRF. Desta forma, nota-se que o conceito dessas despesas est associado s disponibilidades, uma vez que , para atendimento da Lei n 4.320/1964, necessrio o reconhecimento do passivo financeiro, mesmo no se tratando de uma obrigao presente por falta do implemento de condio. Considerando o princpio da competncia e da oportunidade nas contabilizaes patrimoniais, a inscrio dos RP no processados dever tambm observar a ocorrncia do fato gerador da despesa.
Procedimentos de Inscrio de RP Procedimentos de Inscrio de RP Procedimentos de Inscrio de RP Procedimentos de Inscrio de RP Responsabilidade pela inscrio dos RP O processo de gerao de Restos a Pagar, no mbito de cada rgo e equivalente da Administrao Direta e Entidades da Administrao Indireta, ser de responsabilidade das unidades oramentrias e gestoras, juntamente com sua respectiva Diretoria de Finanas ou unidade equivalente. Etapas de inscrio dos RP A inscrio do RP no FIPLAN ser efetuada em duas etapas: pr-inscrio de Restos a Pagar e inscrio de Restos a Pagar -IRP. Tanto a pr-inscrio quanto a inscrio sero efetuadas por: unidade oramentria, unidade gestora e destinao de recurso. Quando for informada a destinao de recurso o sistema ir considerar tanto a destinao do exerccio atual como a do exerccio anterior. Pr-inscrio A realizao da pr-inscrio estar disponvel no Mdulo - Despesas - Inscrio de Restos a Pagar (IRP) Pr-inscrio de RP e dever ser efetuada, no FIPLAN, pelas das unidades gestoras executoras. Na tela de pr-inscrio, sero demonstradas as disponibilidades financeiras para a inscrio de restos a pagar e o resumo dos valores das despesas existentes.. Esses dados sero informativos, no sendo possvel alterao pelo usurio. O resumo das despesas ser dividido entre as liquidaes a pagar aptas para gerar restos a pagar processados e empenhos a liquidar aptos a gerar restos a pagar no processados. Sero tambm apresentados quadros de resumo com as pendncias para gerao de RP. As pendncias para o usurio gerar a pr-inscrio dos RP so:
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1. PED no autorizados e PED autorizados no empenhados; 2. EMP e LIQ de adiantamento; 3. Liquidaes de regularizao; 4. Empenhos com restrio normativa para gerao de RP; 5. Empenhos que exigem RPC e/ou ADH, com saldo a liquidar divergente do somatrio dos RPC e ADH a eles associados; 6. RPC e ADH sem empenho associado que no possuem indicativo de DEA; 7. RPC associado a EMP que no possua saldo a liquidar ou em liquidao; 8. NOB, NEX e ARR na situao de transmitidos cujos pagamentos no foram efetivados (pagamento/transferncia no se realizou); e 9. Somatrio das LIQ (valores a pagar), por nmero de empenho, divergentes do saldo contbil de empenhos liquidados a pagar.
Para auxiliar no processo de pr-inscrio, sero disponibilizados, no FIPLAN, Relatrios de Pendncias (FIP 031 Pendncias para a Pr-Inscrio dos Restos a Pagar e FIP 031-A Pendncias para a Inscrio dos Restos a Pagar) demonstrando os documentos, relacionados por grupo de motivos, que possuem impedimentos para a gerao da pr-inscrio. Os Guias disponibilizados no Portal do FIPLAN (www.portalfiplan.ba.gov.br), bem como as Orientaes Tcnicas, detalharo os procedimentos de verificao a serem realizados pelas Unidades.
O usurio s estar apto pr-inscrio aps serem sanadas todas as pendncias. A pr-inscrio no impede a continuidade da execuo oramentria. Alm das pendncias citadas, no sero aceitas inscries em Restos a Pagar No Processados - RPNP, de despesas executadas nos elementos: 13 - Obrigaes Patronais; 47 - Obrigaes Tributrias e Contributivas; 91 - Sentenas Judiciais; e 92 - Despesas de Exerccios Anteriores. Aps a pr-inscrio, as despesas sero marcadas de forma a demonstrar que esto aptas a serem inscritas como RP. Estaro aptas a serem inscritas em Restos a Pagar: PROCESSADOS Todas as Liquidaes com Saldos a Pagar, exceto Liquidaes de Adiantamento e de Regularizao. NO PROCESSADOS Empenhos que possuam saldos a Liquidar ou em Liquidao e que:
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- Foram gerados por meio das integraes (FESBA, PLANSERV e GCC); e - O saldo do empenho a Liquidar seja igual ao somatrio de ADH e ou RPC a eles associados. Exemplos prticos deque podero gerar RP no processados
1 - Empenhos que exigem RPC e/ou ADH com saldo a liquidar igual ao somatrio dos RPC e ADH a eles associados. EMP 1 - com saldo a liquidar de R$1.000,00, que exige RPC e ADH (elemento 39). As seguintes situaes exemplificadas abaixo podero gerar RP no processados: RPC de R$ 600,00 e ADH de R$ 400,00 5
RPC (1) de 300,00 e RPC* (2) de R$ 700,00 ADH (1) de R$ 400,00 e ADH (2) de R$ 600,00 2 - Empenhos que exigem RPC e ou ADH com saldo a liquidar diferente do somatrio dos RPC e ADH a eles associados. EMP 1 - com saldo a liquidar de R$ 1.000,00, que exige RPC e ADH (exemplo: elemento 39). NO podero gerar RP no processados: RPC de R$ 600,00 e ADH de R$ 300,00 = R$ 900,00 e saldo do empenho = R$ 1000,00, diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00 900,00= 100,00) 6
RPC (1) de 300,00 e RPC (2) de R$ 600,00 = R$ 900,00 e saldo do empenho = R$ 1000,00, diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00 900,00 = 100,00) ADH de R$ 900,00 - saldo do empenho = R$ 1000,00, diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00 900,00= 100,00) ADH (1) de R$ 400,00 e ADH (2) de R$ 200,00 - R$ 800,00 - saldo do empenho = R$ 1000,00, diferena de R$ 200,00 - (R$ 1000,00 800,00= 200,00) Nos casos dos exemplos do item 2 acima, para permitir a inscrio de RP no processados, a Unidade dever realizar o ajuste dos saldos observando a real ocorrncia do fato gerador. As Unidades devero avaliar os saldos para gerao de RP e saneamento de pendncias conforme os procedimentos estabelecidos nos Guias e Orientaes Tcnicas disponibilizadas pela Diretoria de Contabilidade Pblica - DICOP. No relatrio FIP 031, sero demonstradas as pendncias impeditivas para a pr-inscrio, conforme descrio a seguir: CDD Termo Aditivo no autorizado: Sero demonstrados todos os documentos termo aditivo de instrumentos no autorizados.
5 Os RPC no esto vinculados a ADH 6 Os RPC no esto vinculados a ADH
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PED Relao de PED no autorizado: Sero demonstrados todos os documentos de pedido de empenho no autorizados. Relao de PED autorizados e no empenhados: Sero demonstrados todos os documentos de pedido de empenho autorizados, mas que no possuam empenho associado. EMP Relao de empenhos de adiantamento: Sero demonstrados todos os documentos cujo tipo de despesa indicado no PED seja Adiantamento e cujos valores do saldo a liquidar e do saldo em liquidao seja maior que zero. Empenhos que possuam restries para inscrio em Restos a Pagar.
LIQ Relao de liquidao de regularizao: Sero demonstrados todos os documentos cuja liquidao possua o indicativo de liquidao normal, de regularizao do pagamento igual a sim, cujo pagamento tenha o indicativo de no pago e o pedido de empenho seja diferente de adiantamento. Relao de liquidao de adiantamento: Sero demonstrados todos os documentos cuja liquidao seja liquidao normal, cujo tipo de pedido de empenho seja igual a adiantamento e o indicativo de situao de pagamento seja igual no pago.
PAGAMENTO Relao de NOB com pagamento transmitido e no efetivado: Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao seja Nota de Ordem Bancria (NOB) normal e o indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a pagamento no efetivado. Desta lista ainda sero excludos os documentos cujo indicativo de regularizao de pagamento da NOB esteja definido como SIM.
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Relao de NEX com pagamento transmitido e no efetivado: Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao seja Nota de Ordem Bancria Extra Oramentria (NEX) normal e a situao da transmisso eletrnica seja igual a pagamento no efetivado. Desta lista, ainda sero excludos os documentos cujo indicativo de regularizao de pagamento da NEX esteja definido como SIM. ARR Relao de Autorizao de Repasse Bancrio - ARR, com pagamento transmitido e no efetivado: Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao esteja definido como Autorizao de Repasse da Receita ARR liberado ou pendente de liberao, o ARR tenha o indicativo de transmisso igual eletrnica, a transmitir e a situao da transmisso seja pagamento no efetivado. RPC/ADH Relao de RPC associado a um empenho sem saldo a liquidar; Relao de RPC/ADH no associado a um empenho, sem indicativo de Despesa de Exerccios Anteriores - DEA.
Inscrio Nesta rotina, ser efetuada a inscrio de RP dos empenhos marcados como pr-inscritos. S ser permitido o acesso inscrio de RP aps o saneamento das despesas que possuam pendncias. Se a Unidade possuir documentos ainda pendentes, esta dever ajustar a situao impeditiva e, se necessrio, realizar a pr-inscrio de despesas. As pendncias para gerar a inscrio dos RP so: 1. PED no autorizados e PED autorizados e no empenhados; 2. EMP e LIQ de adiantamento; 3. LIQ de regularizao; 4. EMP sem pr-inscrio; 5. EMP com restrio normativa; 6. EMP pr-inscritos e alterados posteriormente de forma a ser gerada pendncia de pr- inscrio; 7. LIQ sem pr-inscrio; 8. ARR, em que haja transmisso de pagamento, no estornada cuja situao da transmisso eletrnica seja igual a Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido; 9. NOB no estornadas, cujo indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido;
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10. NEX no estornadas, cujo indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido; 11. EMP pr-inscritos e alterados, que exigem RPC e/ou ADH, com saldo a liquidar divergente do somatrio dos RPC e ADH a eles associados; e 12. RPC e ADH sem empenho associado, que no possuem indicativo de DEA.
IMPORTANTE - Aps a inscrio, no ser permitida nenhuma, execuo oramentria, inclusive receita, podendo ser realizados apenas ajustes de patrimnio por meio de NLC. A UG 0001 somente poder inscrever seus RP aps a efetivao de inscrio das demais gestoras pertencentes respectiva UO. No exerccio seguinte, a execuo dos Restos a Pagar Processados no permitir cancelamento parcial, , ou seja, a liquidao inscrita dever ser executada ou cancelada em seu valor total. Para o pagamento dos RP gerados em 2013, no ser permitida utilizao da funcionalidade Guia de Crdito de Verba - GCV para efetuar devolues. Os RP processados gerados tero suas datas previstas para pagamento automaticamente definidas para o 1 dia til do exerccio seguinte. Para efetivar o pagamento desses RP, no ser necessrio remanejar os saldos de programao financeira, conforme procedimento na execuo normal durante o exerccio. Aps a inscrio dos Restos a Pagar, a continuao da execuo dessas despesas ocorrer conforme procedimento especfico a ser normatizado pela Diretoria da Contabilidade Pblica DICOP. Havendo necessidade de cancelamento de Restos a Pagar Processados, o ordenador de despesas dever apresentar a devida justificativa da efetiva liquidao da despesa no exerccio de 2013, e a necessidade de cancelar a despesa cujo fato gerador e demais tramitaes legais da liquidao ocorreram. Os RP Processados cancelados devero ser tambm validados e aprovados pelo Diretor de Finanas ou equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo contratual da despesa. O cancelamento das ADH associadas a EMP e inscritas em RP no processados dever ser validado e aprovado pelo Diretor Geral ou cargo equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo contratual da despesa.
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Despesas de Exerccios Anteriores DEA
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As Despesas de Exerccios Anteriores so despesas fixadas, no oramento vigente, decorrentes de compromissos assumidos em exerccios anteriores quele em que deva ocorrer o pagamento. No se confundem com restos a pagar, tendo em vista que sequer foram empenhadas ou, se foram, tiveram seus empenhos anulados ou cancelados. Sero consideradas Despesas de Exerccios Anteriores - DEA, conforme estabelecido pelo art. 37, da Lei Federal n 4.320/64, aquelas despesas de exerccios encerrados e que possam ser pagos conta de dotao especfica, consignada no oramento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possvel, a ordem cronolgica, e apresentem pelo menos uma das seguintes condies: 1. o oramento do exerccio anterior encerrado consignava crdito prprio, com saldo suficiente para atend-las, porm no se tenham processado na poca prpria; 2. representem Restos a Pagar com prescrio interrompida; ou 3. correspondam a compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio correspondente.
Despesas que no se tenham processado na poca prpria so aquelas que possuam dotao oramentria, e que, dentro do prazo estabelecido, o credor tenha cumprido sua obrigao. Restos a Pagar com prescrio interrompida so despesas cuja inscrio como restos a pagar tenha sido cancelada, mas ainda vigente o direito do credor. Compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio so obrigaes de pagamento criadas em virtude de lei, mas somente reconhecido o direito do reclamante aps o encerramento do exerccio correspondente. Alm de necessitarem de oramento vigente para execuo, a DEA requer tambm, sendo esta despesa do tipo 1 supracitado, saldo oramentrio do exerccio da ocorrncia do fato gerador, ou seja, antes de executar a DEA, as Diretorias Gerais ou setores equivalentes que atuem na gesto oramentria, devero verificar a existncia de saldo na dotao do elemento de despesa original na poca da ocorrncia do fato gerador. As despesas provenientes de Restos a Pagar No Processados empenhadas por estimativa em valores menores ao efetivamente devido em 2013 tero seus saldos a maior classificados como despesas de exerccios anteriores para execuo em 2014. Durante o encerramento do exerccio, o ordenador de despesas dever reconhecer as Despesas de Exerccios Anteriores - DEA que sero executadas em 2014, a partir da anlise dos documentos RPC e ADH no associados a empenho. O ordenador de despesas dever encaminhar ao Diretor Geral ou cargo equivalente relatrio com o montante de RPC e ADH reconhecidos como DEA para gesto e conhecimento. No caso das despesas que representem Restos a Pagar com prescrio interrompida, ser competente para reconhec-las o Secretrio de Estado ou dirigente de rgo subordinado diretamente ao Governador ou ainda o gestor das autarquias, fundos, fundaes e empresas estatais dependentes.
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O Diretor Geral de cada Secretaria, ou equivalente, ou o dirigente de rgo diretamente subordinados ao Governador, ou ainda o gestor das autarquias, fundos, fundaes e empresas estatais dependentes dever reconhecer as DEA provenientes de despesa com pessoal e obrigaes patronais.
Procedimentos de reconhecimento da DEA Procedimentos de reconhecimento da DEA Procedimentos de reconhecimento da DEA Procedimentos de reconhecimento da DEA
Os RPC e ADH no associados a empenho devero ser analisados pelas Unidades Gestoras e pelas Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, a fim de se averiguar se esses passivos j registrados constituem obrigaes do Estado, evitando assim gerar duplicidade de lanamentos. Os RPC no associados a empenhos devero ser reconhecidos pelos respectivos ordenadores de despesas, que devero enviar os documentos para os Diretores Gerais e de Finanas ou cargos equivalentes para conhecimento. O reconhecimento da DEA se dar apenas para despesas que exigem RPC e ADH. Aps o encerramento do exerccio, caso haja necessidade de estorno do RPC que foi reconhecido como DEA, a UG dever comunicar Diretoria Geral, dando conhecimento e a devida justificativa desta operao, considerando que fora realizada a contabilizao do Passivo. As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero acompanhar o reconhecimento das DEA durante o encerramento do exerccio e, se verificada a inexistncia de saldo oramentrio na dotao para o tipo 1 dessas despesas, encaminhar processo ao o Secretrio de Estado ou o dirigente mximo de rgo subordinado diretamente ao Governador ou ainda o gestor das autarquias, fundos , fundaes e empresas estatais dependentes para que estes reconheam essas despesas de exerccios anteriores, conforme determina no Decreto 181A, de 9 de julho de 1991. No exerccio subsequente, ser de responsabilidade do ordenador de despesas que autorizar empenhos de DEA verificar se as despesas possuam oramento no exerccio da ocorrncia do fato gerador, para o caso do tipo 1, anteriormente citado neste Manual, e se foram devidamente reconhecidas conforme procedimento descrito no pargrafo anterior. Aps a indicao da DEA, a continuao da execuo dessas despesas ocorrer conforme procedimento especfico a ser normatizado pela Diretoria da Contabilidade Pblica DICOP. Para os casos de ADH no associados a empenho, havendo necessidade de cancelamento da DEA reconhecida antes do encerramento, o ordenador de despesas dever apresentar a devida justificativa da efetiva autorizao da nota fiscal ou documento hbil no exerccio de 2013, e a necessidade de cancelar a despesa cujo fato gerador e demais tramitaes legais comprobatrias ocorreram. O cancelamento das ADH indicativas de DEA dever ser validado e aprovado pelo Diretor Geral ou cargo equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo contratual da despesa.
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Encerramento do Exerccio 2013
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Preparao para o encerramento Preparao para o encerramento Preparao para o encerramento Preparao para o encerramento A partir de dezembro de 2013, as unidades podero efetuar os seguintes procedimentos de verificao, a fim de realizar preparao para o encerramento do exerccio financeiro no FIPLAN. Os procedimentos da preparao para o encerramento, a serem realizados pelas Unidades, sero: Verificao de pendncias para a inscrio de RP (ver pgina 27) Procedimentos prvios para o encerramento Inconsistncias Contbeis (DICOP/UNIDADES) Carga de Saldos e de Tabelas (DICOP/UNIDADES)
Verificao de pendncias para a inscrio de RP A verificao das pendncias de PED, EMP, e outras funcionalidades, devero ser realizadas pelas Unidades conforme orientao na pgina 27 deste Manual, ou consultando a lista de verificaes (check list) constante da pgina 44 deste Manual. Procedimentos prvios para o encerramento As Unidades responsveis devero observar os seguintes itens para ajustes e procedimentos no FIPLAN: 1. Cadastro do Gerente Responsvel em cada UG. 2. Regularizao Folha de Pagamento e outras despesas 3. Consignaes 4. Depsitos e Retenes-migrao do SICOF 5. Conciliao Bancria 6. Obras em Andamento 7. Contas de Almoxarifado 8. Cancelamento de Restos a Pagar 9. Devolues de Pagamentos 2.1.8.8.1.03.97.00 10. Ajuste das Contas de Migrao do SICOF 11. Contas Bancrias com Saldo Contbil e sem correspondncia no Extrato 12. Baixa de Adiantamento
1. Cadastro do Gerente Responsvel em cada UG.
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Durante o encerramento do exerccio, o FIPLAN ir gerar automaticamente uma Nota de Lanamento Contbil NLC para todas as Unidades Gestoras UG. As NLC devero ser autorizadas pelo Gerente Responsvel da UG, e, portanto, dever estar cadastrado no FIPLAN, pelo menos, 1 Gerente Responsvel 7 . As Unidades devero observar o disposto no Ofcio GECOR n 023/2013.
2. Regularizao Folha de Pagamento e outras despesas As Unidades devero regularizar no FIPLAN as despesas j pagas, realizando todas as etapas da execuo da despesa at o pagamento NOB ou NEX. Nos casos em que as Unidades Gestoras no efetivarem a correta regularizao de despesas, os valores que sero apresentados ao Tribunal de Contas TCE estaro em montante menor do realmente pago, alm da demonstrao de disponibilidades financeiras a maior da real situao lquida do rgo/entidade. As Diretorias de Finanas devero verificar a devida regularizao de despesas no FIPLAN a fim de evitar as distores nos relatrios contbeis a serem apresentados ao TCE, aps o encerramento do exerccio. 3. Consignaes As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero emitir o Relatrio FIP 630, no FIPLAN, a fim de verificar se as consignaes retidas esto sendo efetivamente pagas. A seguir esto elencadas algumas contas de retenes devidas para verificao 2.1.8.8.1.01.00.00 CONSIGNAES 2.1.8.8.1.01.01.00 CONSIGNAES DO EXERCCIO 2.1.8.8.1.01.01.01 PENSO ALIMENTCIA 2.1.8.8.1.01.01.02 IRRF/ESTADO 2.1.8.8.1.01.01.03 IRRF / FEDERAL 2.1.8.8.1.01.01.04 ISS 2.1.8.8.1.01.01.05 FUNPREV 2.1.8.8.1.01.01.06 INSS 2.1.8.8.1.01.01.07 BAPREV
7 Os perfis para cadastramento do Gerente Responsvel esto na Instruo Normativa Conjunta SAF/SPO 01/2012, disponvel no site da SEFAZ, www.sefaz.ba.gov.br, em Finanas Pblicas, Legislao Financeira
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2.1.8.8.1.01.01.08 FUNSERV 2.1.8.8.1.01.01.09 COFINS 2.1.8.8.1.01.01.10 PIS 2.1.8.8.1.01.01.11 CSLL 2.1.8.8.1.01.01.13 RETENO POR DECISO JUDICIAL 2.1.8.8.1.01.01.14 DESCONTOS OBTIDOS 2.1.8.8.1.01.01.15 MULTAS 2.1.8.8.1.01.01.99 OUTRAS CONSIGNAES
4. Depsitos e Retenes-migrao do SICOF As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Orientao Tcnica 07/2013 para ajustar as contas migradas do SICOF. (ver tambm na pgina 47) 5. Conciliao Bancria As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Instruo Normativa SAF 01, de 19/01/2011 para realizar as conciliaes de contas bancrias mantidas pela Unidade. As contas bancrias referentes movimentao de recursos prprios, oriundos de convnios e outros recursos, sero conciliadas pela unidade responsvel por sua movimentao. Para execuo da conciliao bancria, a Unidade dever confrontar o Relatrio Razo Financeiro (FIP 630) da conta com os extratos, avisos de lanamento e relao de documentos fornecidos pela Instituio Financeira. 6. Obras em Andamento As Unidades Gestora devero o Ofcio GECOR 003/2009 nos registros de Obras em Andamento, como tambm a Orientao Tcnica 33/2013. Para a Administrao Direta: as obras efetivamente concludas devero ser registradas pela Diretoria Geral ou unidade equivalente por meio de NLA , para baixa de Obras em Andamento e incorporao em Bens Imveis, informando como unidade de destino a SSA/SAEB. Dever ser encaminhada SSA/SAEB a respectiva documentao para que a mesma realize o controle patrimonial. Para a Administrao Indireta: obras efetivamente concludas devero ser registradas pela Unidade Oramentria atravs de NLA , efetuando a transferncia da conta de Obras em Andamento para a conta de Bens Imveis.
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7. Contas de Almoxarifado As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Orientao Tcnica 33/2013 para efetuar os registros na conta de almoxarifado. Para Almoxarifado de Bens de Consumo: Sada do Almoxarifado para Uso da Unidade: a unidade dever proceder ao lanamento de baixa dos Bens de Consumo na sada do Almoxarifado para uso, atravs de NLA, tomando-se como base o relatrio emitido ou documento hbil de setor competente. Para Almoxarifado de Bens Permanentes: A unidade deve emitir os relatrios do SIAP e comparar com os valores existentes no FIPLAN (FIP 215 A). Havendo divergncia entre os valores do SIAP e os do FIPLAN, a unidade deve verificar em qual sistema se encontra a inconsistncia e realizar os ajustes neste sistema. 8. Cancelamento de Restos a Pagar As Unidades Gestoras devero verificar os Restos a Pagar No Processados inscritos em 2012, analisando a ocorrncia do fato gerador. Se as despesas foram inscritas em 2012, considerando a obrigao devida pela Unidade, no havendo documento hbil e no sendo efetivada a liquidao dessas despesas, o passivo a elas referentes dever no mais existir. Assim, os Restos a pagar no Processados inscritos em 2012 e que ainda no houve a ocorrncia do fato gerador da despesa, ou seja, o servio, a obra ou o material contratado no tenha sido prestado ou entregue e aceito pelo contratante, devero ser cancelados. As Unidades podero consultar o montante dessas despesas por meio das contas contbeis demonstradas a seguir:
A conta 2.1.8.8.1.03.18.00 - Restos a Pagar no Processados no transfere saldo para o exerccio seguinte.
9. Devolues de Pagamentos
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No deve haver saldo na conta de devoluo de pagamentos 2.1.8.8.1.03.97.00 no encerramento do exerccio. As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero realizar essa verificao. Para baixar os valores desses saldos, o usurio dever utilizar a funcionalidade da Guia de Crdito de Verba GCV. 8 As etapas so: Cadastramento do Comprovante de Devoluo Autorizao do Comprovante de Devoluo Incluso da Guia de Crdito de Verba (GCV) Vale ressaltar que a GCV no ser utilizada para devoluo de NEX, RP ou DAE com UO/UG destino igual a UG 0000. 10. Ajuste das Contas de Migrao do SICOF As Unidades devero observar as contas migradas do SICOF, que ainda no possuem especificao de atributos, a exemplo da Destinao de Recursos, dando especial ateno para as contas com o atributo (F), Indicador para o clculo do Supervit Financeiro. Devem ser ajustados os contas correntes e as contas de controle (Classe 7 e 8). A seguir, esto alguns exemplos de contas.
11. Contas Bancrias com Saldo Contbil e sem Correspondncia no Extrato Ser de responsabilidade do Ordenador de Despesas da UG, verificar se os valores registrados contabilmente nas contas de bancos esto iguais aos saldos dos extratos bancrios. Nos casos em que hajam contas com saldo contbil e extrato bancrio zerado, a Unidade Gestora dever encaminhar Ofcio DICOP, assinado pelo Diretor de Finanas ou cargo equivalente,
8 A Guia da GCV est disponvel no Portal do FIPLAN, www.portalfiplan.ba.gov.br, em Capacitao, Manuais da Despesa
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esclarecendo e justificando a razo da existncia de saldo na conta contbil de banco e no no extrato bancrio. A DICOP analisar a situao especfica com a devida justificativa e proceder ou no a autorizao do lanamento de baixa da conta no FIPLAN. Sendo autorizado, a Unidade vir a DICOP e, com acompanhamento de um tcnico, efetuar lanamento por meio de NLC, efetuando o pertinente ajuste. 12. Baixa de Adiantamento A Diretoria de Finanas ou unidades equivalentes devero registrar no FIPLAN as respectivas baixas de adiantamento, conforme disposto na Orientao Tcnica 14/2013, em sua verso mais atualizada (verso 3.0 ou posteriores).
Inconsistncias Contbeis A DICOP entrar em contato com as Unidades, nos casos de necessidade de ajustes contbeis.
Carga de Saldos e de Tabelas A DICOP entrar em contato com as Unidades, nos casos de necessidade de realizar procedimentos para carga de saldos e de tabelas.
Lista de Verificao para o Encerramento Lista de Verificao para o Encerramento Lista de Verificao para o Encerramento Lista de Verificao para o Encerramento
Separadas por funcionalidades, segue abaixo a lista de verificaes (check list) para serem efetuadas pelas unidades que executam no FIPLAN. Nota de Proviso Oramentria NPO, Nota de Destaque NDD e Nota de Reprogramao Financeira da Descentralizao Oramentria - NPD
Verificar ocorrncia de NPO/NDD sem a respectiva NPD; Estornar as NPO/NDD que no possuem NPD registradas; Verificar se existem NPD no encaminhadas e encaminh-las; e Verificar saldo de dotaes recebidas por meio de NPO, entre UO diferentes, que no foram empenhadas e devolver os saldos no utilizados por meio de NPO.
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Devoluo da Nota de Destaque - DND e Nota de Reprogramao Financeira da Descentralizao Oramentria - NPD
Verificar saldo de dotaes recebidas por meio de destaque que no foram empenhadas; Devolver os saldos no utilizados por meio de DND; Verificar ocorrncia de DND sem a respectiva NPD registradas; e Verificar se existem NPD no encaminhadas e encaminh-las. IMPORTANTE: A Unidade Oramentria dever realizar as devolues de destaque e de proviso (entre UO diferentes) antes que a Unidade recebedora da devoluo gere sua inscrio em RP. Caso a Unidade Oramentria realize alguma NPO (entre UO diferentes), NDD e DND com sua respectiva NPD, com Unidade de destino que j tenha inscrito RP, poder causar distores nos relatrios que sero encaminhados ao TCE.
Cadastro da Despesa CDD
Verificar se existem SRD ou LID pendentes com a dotao de 2013 e estornar as SRD/LID que no tiveram instrumentos cadastrados em 2013; Autorizar os Termos Aditivos includos ou estorn-los. Pedido de Adiantamento PAD e Baixa de Adiantamento - BAD
Verificar se existem PAD que no foram pagos (Relatrio de Pendncias RP); Cancelar os PAD que no foram pagos em 2013; Realizar a baixa dos adiantamentos j utilizados e prestado contas; e Inscrever em responsabilidade os adiantamentos concedidos, em que o servidor no efetivou a devida prestao de contas.
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Pedido de Empenho - PED
Estornar os PED que no foram autorizados (Relatrio de Pendncias RP); e Cancelar autorizao dos PED autorizados e no empenhados. Depois estornar o PED (Relatrio de Pendncias RP).
Empenho - EMP
Verificar o montante do saldo empenhado a liquidar, analisando a ocorrncia do fato gerador ; Estornar os saldos no liquidados dos EMP cujo fato gerador da despesa no ocorreu; Estornar os EMP de Adiantamento no liquidados (Relatrio de Pendncias RP); Analisar as divergncias de saldos dos EMP a liquidar com saldos de RPC e ADH associados (Relatrio de Pendncias RP); e Verificar os EMP de despesas j pagas cuja a regularizao no fora totalmente efetivada no FIPLAN, finalizando o procedimento de execuo da despesa.
Registro do Passivo por Competncia - RPC
Verificar a real ocorrncia do fato gerador das despesas registradas em RPC, especialmente nos perodos anteriores a outubro de 2013, que ainda no foram geradas ADH; Verificar os RPC associados a EMP sem saldo a liquidar ou com saldo totalmente liquidado (Relatrio de Pendncias RP); e Verificar se os RPC no associados a EMP tero indicativos de DEA (Funcionalidade Vincular/Desvincular RPC/ADH como DEA) e estornar aqueles que no correspondem a esse tipo de despesa.
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Registro e Autorizao do Documento Hbil RDH e ADH
Verificar se os ADH no associados a EMP tero indicativos de DEA (Funcionalidade Vincular/Desvincular RPC/ADH como DEA) e estornar aquelas que no correspondem a esse tipo de despesa.
Liquidao - LIQ
Verificar as LIQ de Adiantamento no pagas (Relatrio de Pendncias RP) e estornar; e Verificar as LIQ de despesas j pagas cuja regularizao no fora totalmente efetivada no FIPLAN, finalizando o procedimento de execuo da despesa.
Pagamento e Transferncias NOB ou NEX e ARR
Verificar a ocorrncia de repasse bancrio por meio de ARR com situao de pagamento transmitido e no efetivado, e/ou no transmitido 9 ; Verificar NOE/NEX (desde que no seja regularizao) com situao de pagamento transmitido e no efetivado, e/ou no transmitido 10 ; e Verificar se os pagamentos de outros bancos que no o Banco do Brasil foram devidamente efetivados.
Saldos Patrimoniais
Identificar a ocorrncia de saldos nas contas de Ativo e Passivo contendo conta corrente genrica 9999, e efetivar o devido ajuste, conforme Orientao Tcnica 004/2013 Baixar os saldos dos Restos a Pagar no Processados de 2012, cujo fato gerador no tenha ocorrido, conforme Orientao Tcnica especfica. No caso de ocorrncia do fato gerador da despesa, a unidade dever transferir o saldo por meio de NLA. 11
9 Realizar procedimentos descritos na pgina 14 deste Manual 10 Realizar procedimentos descritos na pgina 15 deste Manual
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Realizar a conciliao fsico-contbil das contas, conforme OT 33/2013; e Identificar a ocorrncia de saldos nas contas de Controle (ex: 89131000000, 89132000000, 79131000000, 79132000000, 72111010000, 82111010000), contendo conta corrente genrica 9999, e efetivar o devido ajuste.
Etapas do Encerramento Etapas do Encerramento Etapas do Encerramento Etapas do Encerramento
O encerramento do exerccio ocorrer mediante as seguintes etapas: 1. Cancelamento dos Restos a Pagar no Processados de 2012; 2. Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas patrimoniais sem identificao; 3. Inscrio dos Restos a Pagar; 4. Passagem para ms contbil 13; 5. Apurao dos resultados; 6. Anlise dos relatrios; e 7. Impresso dos relatrios para envio ao TCE.
Cancel Cancel Cancel Cancelamento dos RP no processados de 2012 amento dos RP no processados de 2012 amento dos RP no processados de 2012 amento dos RP no processados de 2012
As unidades gestoras executoras devero realizar o cancelamento dos RP no processados de 2012, que no foram liquidados durante o exerccio de 2013, mediante procedimentos em Orientao Tcnica especfica.
11 Os procedimentos de baixa de RP no processado de 2012 estaro em Orientao a ser divulgada antes do encerramento do exerccio.
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Depura Depura Depura Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas o dos saldos migrados do SICOF e das contas o dos saldos migrados do SICOF e das contas o dos saldos migrados do SICOF e das contas patrimoniais sem identificao patrimoniais sem identificao patrimoniais sem identificao patrimoniais sem identificao
As Diretorias de Finanas ou equivalentes devero extrair o Balancete FIP 215-A para as contas de Ativo e Passivo, identificar a existncia de saldos migrados do SICOF ainda sem identificao e proceder aos ajustes necessrios conforme as Orientaes Tcnicas disponibilizadas na abertura do exerccio. A existncia de saldos no identificados no FIPLAN poder gerar inconsistncias nos relatrios que sero encaminhados ao TCE. Ser de responsabilidade do Diretor de Finanas ou cargo equivalente a ocorrncia de valores em contas contbeis no identificadas aps o encerramento do exerccio. Durante o exerccio de 2013, a Gerncia de Controle e Orientao GECOR informou as Unidades que detinham essas contas para que estas regularizassem os dados antes do fechamento. Algumas contas de controle (natureza 8, a exemplo de 89131000000, 89132000000, 79131000000, 79132000000, 72111010000, 82111010000, contendo conta corrente genrica 9999), tambm devero ser depuradas conforme orientao especfica.
Inscrio Inscrio Inscrio Inscrio de Restos a Pagar de Restos a Pagar de Restos a Pagar de Restos a Pagar
Os Restos a Pagar sero gerados em 2 etapas: - Pr-inscrio - Inscrio A inscrio dos restos a pagar somente poder ser realizada aps sanadas as pendncias e finalizada a pr-inscrio.
Passagem para o ms contbil 13 Passagem para o ms contbil 13 Passagem para o ms contbil 13 Passagem para o ms contbil 13
A Gerncia de Anlises e Operaes Contbeis GERAC ir proceder a essa rotina.
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Apurao dos resultados Apurao dos resultados Apurao dos resultados Apurao dos resultados
As unidades iro executar a funcionalidade de Encerramento e Apurao do Exerccio, conforme orientao.
Anlise dos relatrios Anlise dos relatrios Anlise dos relatrios Anlise dos relatrios
As unidades iro realizar os procedimentos conforme orientao especfica.
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Relatrios de Encerramento
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FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas Manual de Encerramento do Exerccio - Relatrios
Prestao de Contas Prestao de Contas Prestao de Contas Prestao de Contas
Ao final de cada exerccio financeiro, ou no encerramento de atividades da Unidade, ou ainda, por falta de prestao de contas de agentes responsveis, o rgo deve preparar a sua prestao ou tomada de contas. O art. 93 do decreto-lei 200/67 e o art. 145 do decreto n 93.872/86 determinam que qualquer pessoa que utilize dinheiros pblicos ter que justificar seu bom e regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes. Segundo o art. 80 do decreto-lei n 200/67, as atividades de tomada e prestao de contas desenvolvem-se em quatro fases: levantamento de dados e informaes atravs dos registros em livros e fichas contbeis, balancetes e balanos, demonstrao das contas, inventrios e outros documentos; compilao e anlise das informaes; demonstrao dos resultados; relatrio. necessrio fazer a distino entre tomada de contas, prestao de contas e a tomada de contas especial. Tomada de contas o processo elaborado pelo rgo de contabilidade analtica referente aos atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial, bem como guarda de materiais, bens e valores pblicos sob a responsabilidade de agente responsvel. A tomada de contas refere-se somente aos rgos da Administrao Direta e engloba todos os atos de gesto do ordenador, inclusive os dos agentes responsveis pelo recebimento ou pagamento de recursos, pela guarda ou administrao de valores e bens pblicos.
Prestao de contas o processo elaborado e organizado pelo prprio agente responsvel ou pelos rgos de contabilidade analtica da entidade da Administrao Indireta referente aos atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial da entidade. Atividades e documentos obrigatrios
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Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as empresas estatais dependentes, os agentes responsveis pela guarda e administrao de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, no mbito das respectivas competncias devem adotar os procedimentos tpicos de anlise, conciliao e ajuste das contas que afetam os resultados financeiro, econmico e patrimonial do Estado, bem como daquelas cujos saldos sero transferidos para o exerccio subsequente. O mdulo anterior trata das anlises e informaes que os agentes e unidades mencionados acima devero efetuar para fins do encerramento do exerccio. Aps toda verificao das Demonstraes Contbeis, as unidades devero encaminhar, ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia - TCE os relatrios constantes, em sua da Resoluo n 12, de 1993, para que o mesmo efetue parecer, aprovando ou reprovando suas contas. importante lembrar que o exerccio do controle externo e de sua misso institucional deve ter o apoio do controle interno, conforme determinao da Constituio Federal de 1988 e Estadual de 1989. Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, devem dar cincia ao respectivo Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade solidria. A Constituio do Estado da Bahia afirma que a fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial do Estado e dos Municpios, includa a das entidades da administrao indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes, renncia de receitas, ser exercida pela Assemblia Legislativa, quanto ao Estado, e pelas Cmaras Municipais, quanto aos Municpios, mediante controle externo e sistema de controle interno de cada Poder. Deve prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado e os Municpios respondam, ou que, em nome destes, assumam obrigaes de natureza pecuniria. A LRF dispe o seguinte: Art. 48. So instrumentos de transparncia da gesto fiscal, aos quais ser dada ampla divulgao, inclusive em meios eletrnicos de acesso pblico: os planos, oramentos e leis de diretrizes oramentrias; as prestaes de contas e o respectivo parecer prvio; o Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e o Relatrio de Gesto Fiscal; e as verses simplificadas desses documentos.
Art. 49. As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo ficaro disponveis, durante todo o exerccio, no respectivo Poder Legislativo e no rgo tcnico responsvel pela sua elaborao, para consulta e apreciao pelos cidados e instituies da sociedade.
O encaminhamento das Prestaes de Contas de administradores e ordenadores de despesas ao TCE dever ser efetuado de acordo com as normas constantes da Resoluo TCE n 137, de 21 de dezembro de 2000, alterada pela Resoluo TCE n 89, de 27 de novembro de 2002.
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As duas resolues dispem sobre a remessa de Prestaes de Contas de administradores e ordenadores de despesas ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia TCE. , portanto, de extrema importncia a leitura e observao no disposto nessas resolues. Os documentos exigidos pela Resoluo TCE n 137 so: Relao de Gestores do perodo, Relatrio Circunstanciado de Atividades, Demonstrativo de Obras em Andamento e Concludas no perodo, Demonstrativo de Licitaes realizadas no perodo, Demonstrativo dos Processos de Dispensas e de Inexigibilidade de Licitao no perodo, Demonstrativo de Contratos Celebrados e em Vigor no perodo, Demonstrativos de Convnios Celebrados e em Vigor no perodo, Relao das sindicncias e dos inquritos instaurados no perodo, os respectivos resultados, Resultado(s) do(s) inventrio(s). A Prestao de Contas poder ser efetuada via Internet ou CD ROM, de acordo com o desejo do usurio (unidade). O responsvel pelo encaminhamento das informaes a serem remetidas ao Tribunal dever proceder conforme as disposies das resolues j citadas. A Resoluo TCE n 63 estabelece, em seu Art. 1, quais so os elementos informativos e de controle que devero ser disponibilizados pelo Estado. Dentre outros, merecem destaque os incisos mencionados a seguir: Art. 1 - As prestaes de contas consolidadas e encaminhadas a este Tribunal a partir de janeiro de 2004 devero conter, dentre outros que fizerem necessrios, os seguintes elementos informativos de controle: I Relatrio consolidado sobre o gerenciamento e a execuo dos planos, programas, gastos e investimentos do perodo, inclusive das unidades administrativas no que couber, contendo: ... d) as Secretarias da Sade e da Educao devero apresentar, ainda, anlise da aplicao da despesa, conforme os limites constitucionalmente estabelecidos; e) a Secretaria da Fazenda SEFAZ, responsvel pela administrao do tesouro e arrecadao das receitas, dever apresentar, ainda, os seguintes elementos: perfil da dvida e anlise do comportamento evolutivo da receita em relao sua previso, e demais elementos constantes do art. 58 da Lei Complementar n 101 de 04 de maio de 2000, Lei de Responsabilidade Fiscal; f) a Secretaria da Administrao SAEB, responsvel pelo controle sistmico do patrimnio, dever apresentar, ainda informaes quanto aos controles exercidos sobre os bens mveis e imveis do Estado, bem como sobre sua preservao; ....... IV As Secretarias gestoras dos Fundos Especiais devero apresentar os seguintes elementos adicionais: a) plano de aplicao; b) relatrio de gesto do Fundo; c) pronunciamento do Conselho do Fundo Especial quanto aplicao dos seus recursos;
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d) demonstrativo de transferncia de recursos do Fundo mediante convnio ou outros instrumentos a entidades diversas informando o encaminhamento das respectivas prestaes de contas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo setor responsvel, a avaliao dos objetivos alcanados e seus impactos, com indicao das unidades responsveis pela sua execuo. .......
VIII relao de atos de admisso de pessoal realizados durante o exerccio findo, fazendo indicar os processos encaminhados ao Tribunal de Contas para exame, ou declarao de inexistncia de prtica de tais atos;
IX demonstrativo de transferncias e recebimentos de recursos mediante convnios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congneres, ainda que a ttulo de subveno, auxlio ou contribuio, ocorridos, firmados e/ou vigentes no exerccio, indicando: a) se as respectivas prestaes de contas j foram encaminhadas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo setor responsvel, avaliao dos objetivos e seus impactos, e indicao das unidades responsveis pela sua execuo; b) atraso ou irregularidade da prestao de contas, ou de alguma de suas parcelas, bem como de utilizao de recursos em finalidade diversa da pactuada; c) os recursos destinados ao setor privado para cobrir necessidades de pessoas fsicas ou dficits de pessoas jurdicas; ......... XI Relao dos inquritos realizados e sindicncias instauradas com os respectivos resultados, identificando os responsveis e se for o caso quantificao do dano causado ao Errio, e as unidades onde ocorreram os fatos apurados; ........ XIV Certificado de Auditoria emitido pelo rgo de Controle Interno competente, acompanhado do respectivo Relatrio contendo a anlise e avaliao de todos os itens anteriormente indicados e outros itens julgados relevantes.
Alm das informaes constantes do Art. 1 desta Resoluo, o TCE exige ainda que, em se tratando do SICOF e SRH (Sistema de Recursos Humanos), ou outros sistemas que venham substitu-los, as bases de dados sejam disponibilizadas pelos rgos competentes da SEFAZ e SAEB, no prazo final para a apresentao das prestaes de contas.
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Prestao de contas do Governador A LRF dispe o seguinte: Art. 56. As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo incluiro, alm das suas prprias, as dos Presidentes dos rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio e do Chefe do Ministrio Pblico, referidos no art. 20, as quais recebero parecer prvio, separadamente, do respectivo Tribunal de Contas.
Art. 58. A prestao de contas evidenciar o desempenho da arrecadao em relao previso, destacando as providncias adotadas no mbito da fiscalizao das receitas e combate sonegao, as aes de recuperao de crditos nas instncias administrativa e judicial, bem como as demais medidas para incremento das receitas tributrias e de contribuies. Compem a referida Prestao de Contas, os seguintes documentos: Balano Consolidado do Estado; Relatrios de Atividades dos Chefes dos Poderes Executivo e Judicirio, do Ministrio Pblico e da Defensoria Pblica, do Tribunal de Contas do Estado da Bahia e do Tribunal de Contas dos Municpios, bem como de Relatrio Imobilirio do Estado. O Balano Consolidado do Estado evidencia os resultados das gestes Oramentria, Financeira e Patrimonial da Administrao, de forma consolidada, elaborado segundo as normas federais e estaduais que regem a matria, em especial a Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, sendo os dados contbeis oriundos essencialmente do sistema oficial de Contabilidade do Estado. O Relatrio Contbil, parte componente da Prestao de Contas, apresenta uma anlise mais detalhada das informaes contbeis e fiscais, buscando o uso de uma linguagem de fcil entendimento a todo cidado dos vrios segmentos da sociedade, inclusive com apresentao de glossrio dos termos tcnicos utilizados. Alm disso, so utilizados grficos e tabelas para permitir uma melhor visualizao dos dados constantes dos Balanos e demais Demonstraes Contbeis.
A Constituio Estadual de 1989 ainda dispe que atribuio do Governador do Estado da Bahia prestar, anualmente, Assemblia Legislativa, dentro de quinze dias aps a abertura dos trabalhos da sesso legislativa, as contas referentes ao exerccio anterior. O Balano Consolidado do Estado da Bahia deve ser elaborado pela Secretaria da Fazenda, enquanto que o Relatrio de Atividades do Governador ser elaborado pela Secretaria de Planejamento.
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Anexos do Manual de Encerramento do Exerccio
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Anexo I Anexo I Anexo I Anexo I - -- - Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013 Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013 Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013 Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013
PROCEDIMENTOS E PRAZOS ESTABELECIDOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO DE 2013 RESPONSVEIS / PROCEDIMENTOS DATAS LIMITE 1. Unidades Gestoras 1.1 PAD Pedido de Adiantamento (incluir, Alterar e Autorizar); 13/dez 1.2 PED - Pedido de Empenho de Despesa de Adiantamento (Incluir, Alterar e Autorizar); 13/dez
1.3 EMP Empenho de Despesas Relativas a Adiantamento (Incluir); 13/dez 1.4 PED - Pedido de Empenho de Despesas que no sejam de Adiantamento (Incluir, Alterar e Autorizar); 16/dez
1.5 EMP - Empenhar despesas que no sejam relativas a Adiantamento (Incluir); 16/dez 1.6 Pedido de Empenho de Despesas que no sejam de Adiantamento (Incluir, Alterar e Autorizar) SEC e FESBA; 17/dez
1.7 EMP - Empenhar despesas que no sejam relativas a Adiantamento (Incluir) SEC e FESBA; 17/dez 1.8 Empenho automtico; 20/dez 1.9 Apresentar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos Adiantamentos recebidos; 26/dez 1.10 TAD - Termo Aditivo (Alterar, Excluir e Incluir); 27/dez 1.11 Efetuar a depurao dos empenhos/saldos a serem inscritos em Restos a Pagar e anular os empenhos/saldos que, por algum motivo, no devem gerar Restos a Pagar; 03/jan/2014 1.12 BAD - Baixa de Adiantamento (Incluir); 03/jan/2014 1.13 RPC Reconhecimento do Passivo por Competncia (Incluir); 03/jan/2014 1.14 RDH Registro do Documento Hbil (Incluir e Alterar); 03/jan/2014 1.15 ADH Autorizao do Documento Hbil (Incluir); 03/jan/2014 1.16 Encaminhar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente os documentos relativos s conciliaes das contas bancrias; 08/jan/2014 1.17 PED e EMP de Despesa Relativa Folha de Pagamento. 08/jan/2014
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2 Unidade Oramentria 2.1 PMO Proposta de Modificao Oramentria (Incluir); 12/dez 2.2 PMD Replanejamento Financeiro; 17/dez 2.3 NPO Nota de Proviso Oramentria (Incluir); 17/dez 2.4 NDD - Nota de Destaque (Incluir); 17/dez 2.5 DND - Devoluo de Nota de Destaque (Incluir); 17/dez 2.6 CON Concesso para Empenho (Registrar e Autorizar). 17/dez 2.7 TAD Termo Aditivo (Autorizar / Estornar); 27/dez
3 Diretoria Geral ou unidade equivalente 3.1 Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do perodo de janeiro at novembro de 2013; 13/dez 3.2 Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do ms dezembro de 2013. 07/jan/2014
4 Diretoria de Finanas ou unidade equivalente 4.1 LIQ - Liquidao de despesa relativa a Adiantamento; 13/dez 4.2 NOB Nota de Ordem Bancria relativa a Adiantamento (Incluir); 13/dez 4.3 LIQ - Liquidao; 26/dez 4.4 NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir); 26/dez 4.5 NOE Solicitao de Pagamento Extra Oramentrio ( Incluir e Alterar); 26/dez 4.6 NEX Nota de Ordem Bancria Extra Oramentria (Incluir); 26/dez 4.7 LIQ Liquidao SEC E FESBA; 27/dez 4.8 NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir) SEC e FESBA; 27/dez 4.9 NOE Solicitao de Pagamento Extra Oramentrio (Incluir e Alterar) SEC e FESBA; 27/dez 4.10 NEX Nota de Ordem Bancria Extra Oramentria (Incluir) SEC e FESBA; 27/dez 4.11 Proceder anulao dos pagamentos(NOB/NEX) inconsistentes ou no efetivados para seu devido processamento; 27/dez 4.12 Efetuar os lanamentos de receita; 07/jan/2014 4.13 Proceder s inscries pertinentes responsabilidade dos gestores e de outros agentes responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo de adiantamento, diria e outros valores); 07/jan/2014
Governo do Estado da Bahia Pg. 63/64
4.14 LIQ - Liquidao (Relativa Folha de Pagamento); 08/jan/2014 4.15 NOB Nota de Ordem Bancria (Relativa Folha de Pagamento). 08/jan/2014
5. Responsvel por Adiantamento e outros valores 5.1 Recolher, quando couber, as retenes relativas a ISS e IR Retido na Fonte referentes a pagamentos decorrentes de Adiantamentos; 20/dez 5.2 Encaminhar, para a sua Unidade Gestora, cpia do DAM, da Nota Fiscal, Fatura ou Recibo de Prestao de Servios, para que esta providencie a Declarao Mensal de Servios DMS; 20/dez 5.3 Encaminhar Unidade Gestora uma relao dos contribuintes individuais contratados no ms, com a informao do nmero de sua inscrio no INSS para que esta efetue o recolhimento do valor retido e da cota patronal; 20/dez 5.4 Recolher s respectivas contas bancrias os valores referentes s devolues de vencimentos, adiantamentos, dirias e outros valores; 20/dez 5.5 Comunicar Unidade Gestora os valores recolhidos, quando houver, encaminhando inclusive a via da Guia Especial de Recolhimento GER, a Guia de Depsito Bancrio ou Documento de Arrecadao Estadual DAE; 20/dez 5.6 Apresentar Unidade Gestora ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos adiantamentos recebidos. 20/dez
6. Diretoria do Tesouro DEPAT 6.1 CON Concesso para Empenho. 03/dez
7. Diretoria da Contabilidade Pblica 7.1 Data limite para atendimento aos rgos e entidades relativo a regularizao de pendncias anteriores a 30 de novembro de 2013; 12/dez 7.2 Data limite para fechamento dos arquivos do FIPLAN. 16/ jan/2014
Obs. 1: Os adiantamentos para viagens e de carter secreto podero ser concedidos excepcionalmente aps a data limite deste anexo desde que sejam comprovados at o dia 30/12/2013. Nestes casos, a execuo dever ser autorizada, pela Secretaria da Fazenda, por meio da Superintendncia de Administrao Financeira. Obs. 2: Os casos atpicos de interesse da Administrao sero analisados e resolvidos mediante a autorizao expressa do Secretrio da Fazenda.