Caja Chica

Concepto:
Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisin de
cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.
CAJA CHICA:
Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el personal dentro del control interno,
con la finalidad de efectuar los pagos menores y otros , siempre al contado, para eso se
establece un fondo llamado caja chica , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo
incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelacin al inicio de las
operaciones, para ser utilizado en la atencin de los gastos menores, mediante
desembolsos autorizados son reintegros peridicamente a su importe original.

CLASES DE CAJA CHICA:
La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:
CAJA CHICA CON FONDO FIJO:
Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operacin se fija una
cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que deben ser repuestos
la misma cantidad cada vez que se va gastando, este fondo no puede ser aumentado ni
disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor
forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variables
cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una
cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos
estn de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir
dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

Por qu es importante tener una caja chica
En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir una caja chica para as
controlar los gastos menores del da a da que se deben pagar en efectivo, al igual que
todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habr compras de montos
pequeos que necesitan ser contabilizados, controlados y as tomarlos en cuenta a la hora
de la declaracin de impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son
aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas
personales.

Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cules son los tipos de gastos que
se incluyen. Entre ellos estn compra de material de oficina, reparaciones menores,
combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte pblico, entre otros. Tengamos
siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por
montos que sobrepasen el lmite establecido.
Ventajas y cuidados de la caja chica
Crear una caja chica tiene sus ventajas, como por ejemplo, una mayor facilidad de llevar la
cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienen valor y respaldan la
contabilidad de la empresa ante el fisco. Tambin facilita archivar gastos agrupados de
modo de no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un mejor
control de todas las compras de montos que estn por debajo de los gastos generales.

Es importante tener presente que debemos ser bastante ordenados, y sobre todo,
honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja montos pequeos, sigue siendo un
dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.
Ciclo de la Cuenta

Creacin del
fondo
Rembolso al
monto original
Pago de Gastos
Menores

Liquidacin
de Gastos