La comunicacin en la empresa

1.- El proceso de la comunicacin

La comunicacin consiste en la transmisin de informacin por parte de un emisor
(persona, grupo o maquina) a un receptor, mediante la utilizacin de un cdigo comn a
ambos.

El emisor debe codificar la infomacin mediante su transformacin en un conjunto de
signos, smbolos o seales que, combinados de acuerdo con las reglas del sistema
elegido, adquieran significado propio.
La llegada del mensaje del emisor al receptor se realiza a travs del canal de
comunicacion elegido
El receptor proceder a decodificar el mensaje recibido para comprender su contenido.

El emisor, al enunciar el mensaje, pretende influir en el comportamiento del receptor,
provocando en l la aparicin de alguna respuesta, la cual recibe el nombre de
retroalimentacin.

2.- Las funciones de la comunicacin

La empresa, como cualquier otro tipo de organizacin formada por personas, necesita de
la comunicacin para realizar eficientemente sus funciones y conseguir sus objetivos,
independientemente de su forma y tamao.
La comunicacin en la empresa es el conjunto de mensajes que se intercambian sus
integrantes y la empresa con su entorno.
Las funciones que cumple la comunicacin para el desarrollo de la empresa se pueden
resumir en: funcin de produccin, de inovacin y de mantenimiento.

Funcin de produccin. Se encuentra presente cuando la comunicacin est destinada a
conseguir eficiencia, racionalidad y programacin de las actividades empresariales (p.ej,
las instrucciones orales o escritas que reciben los empleados acerca de las tareas que se
les encomienda)
Funcin de innovacin. Se cumple cuando se introduce algn cambio en la dinmica
funcional de la empresa del que los empleados deban estar informados (p.ej, creacin de
un nuevo producto, implantacin de un nuevo sistema informtico, etc.)
Funcin de mantenimiento. Es la qe permite la integracin de los trabajadores en la
empresa y el desarrollo de las relaciones interpersonales de sus miembros (p.ej, las
entrevistas que mantienen los superiores con los empleados para conocer su nivel de
satisfaccin laboral y las reuniones de empresa).

3.- Las comunicaciones interna y externa

La comunicacin en la empresa se desarrolla en dos mbitos bien diferentciados: uno
interno, que abarca a todos sus integrantes, y otro externo, que comprende a todas
aquellas personas o entidades que mantienen, de una forma u otra, relaciones con la
empresa. Estos dos mbitos, unidos, constituyen la realidad empresarial, pero obligan a
la empresa a desarrollar dos tipos de comunicacin: la interna y la externa.


La comunicacin interna

Comprende todos los intercambios de informacin que se prodcuen entre los miembros
de la empresa. Este tipo de comunicacin es de gran utilidad para:

Integrar a los empleados en los objetibos empresariales.
Coordinar adecuadamente todas las funciones realizadas en su seno.
Motivar a los empleados para incrementar su productividad
Informar acerca de la evolucin ede la empresa
etc.

Las comunicaciones internas varan segn las direcciones en que se desarrollan,
pudiendo ser verticales u horizontales.

La comunicacin vertical. Es aquella que se produce entre distinitos niveles de la escala
jerrquica. Se subdividen en:

Descendentes: van de arriba abajo, haciendo llegar de los superiores a los subordinados
rdenes e instrucciones para la realizacin de su trabajo, valoraciones sobre su
comportamiento y rendimiento, cambios en sus tareas o mtodos de trabajo, etc.
Ascendentes: van de abajo arriba, transmitiendo de los subordinados a los superiores
informes sobre la ejecucin del trabajo, ideas, sugerencias, peticiones de aclaraciones,
etc.

La comunicacin horizontal. Es la que tiene lugar entre personas que se encuentran en
el mismo nivel jerrquico, y es indispensable para conseguir una buena coordinacin
entre los miembros de la empresa.

La comunicacin externa
Consiste en el intercambio de informacin que mantiene la empresa con sus publicos
externos. Este tipo de comunicacin posibilita:

Descubrir las necesidades del mercado
Promocionar y comercializar sus productos o servicios
Crear y mantener unas buenas relaciones con su entorno
Adecuar su actividad a la normativa a que le afecta
Conocer a la competencia
etc.

4.- Las comunicaciones formal e informal

La estructura organizativa de la empresa tiene establecida la red de canales por la que
debe fluir la informacin hasta llegar a sus destinatarios.

La comunicacin formal
Es la que se realiza a travs de los canales establecidos en la estructura empresaruial y
es utilizada por la empresa para hacel llegar la informacin all donde es necesario y en
el momento preciso.


La comunicacin informal
Es la que se origina al margen de los canales establecidos por la empresa, y surge de las
relaciones interpersonales que se desarrollan entre los miembros de la empresa, por
razones de proximidad, afinidad e incluso de afecto.


5.- Formas de comunicacin

En la empresa, como en la mayora de los mbitos de la relacin humana, las formas
ms habituales de trasmitir la informacin son la comunicacin oral y la comunicacin
escrita. La eleccin de una u otra vendr determinada por los siguientes factores:

El tipo de mensaje a transmitir
El numero de personas a quienes va dirigido
La situacin de la comunicacin
La necesidad de conservar la informacin
La rapidez que requiera su recepcin

Con base en estos factores, ambas formas de comunicacin ofrecen ventajas y
desventajas en su utilizacin: