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Este documento describe cómo crear y administrar tablas en Microsoft Access. Explica cómo crear tablas, insertar registros, copiar tablas y relacionar tablas. También describe los diferentes tipos de datos, claves y relaciones que se pueden utilizar en Access.
Este documento describe cómo crear y administrar tablas en Microsoft Access. Explica cómo crear tablas, insertar registros, copiar tablas y relacionar tablas. También describe los diferentes tipos de datos, claves y relaciones que se pueden utilizar en Access.
Este documento describe cómo crear y administrar tablas en Microsoft Access. Explica cómo crear tablas, insertar registros, copiar tablas y relacionar tablas. También describe los diferentes tipos de datos, claves y relaciones que se pueden utilizar en Access.
a) Abrimos Access (WINDOWS + R y se digita msaccess), damos click en BD en blanco, digitamos el nombre BDLIBROS y luego click en crear. b) Por defecto nos creara una tabla con el nombre Tabla 1, para el cambio de nombre nos vamos a la barra de ttulos Campos en grupo vistas damos click en Ver y luego en Vista diseo, nos saldr un cuadro mostrando el nombre de la tabla y lo cambiamos por Matemticas, ahora insertamos registros para lo cual nos dirigimos a la tabla en blanco y digitamos en la seccin Nombre de campos: Aritmtica, Algebra, Geometra, Trigonometra. Cerramos la tabla y nos pedir guardar cambios le decimos que s. c) Para crear otra tabla estando dentro del entorno Access primero debemos fijarnos que nuestra tabla Matemticas este cerrada, hecho esto nos vamos a la barra de ttulos donde dice Crear hacemos click, luego en grupo tablas click en Tabla y se nos creara una nueva tabla, luego en Campos, grupo vistas, click en Ver, luego en Vista diseo y de igual forma cambiamos el nombre de la tabla por Fsica y de igual formar llenamos los registros.
2. Insertar registros a una tabla a) Para insertar registros solo debemos dirigirnos a la tabla en blanco (ya una vez creadas las tablas MATEMATICAS y FISICA) y en la columna titulada Nombre de campos digitamos los detalles de nuestra informacin, por ejemplo: En la seccin Panel de navegacin de objetos se podr visualizar las tablas (matemticas y fsicas), hacemos anticlick en una de ellas, se nos desplazara una ventana y luego click en Vista diseo, y pondremos en la tabla en blanco los siguientes registros Para MATEMATICAS: Aritmtica Algebra Geometra Trigonometra Calculo diferencial Para FISICA: Esttica Dinmica Mecnica de fluidos Termodinmica ptica NOTA: Todos estos registros estarn con tipo de dato Texto Corto, para eso solo hacemos click en la columna titulada Tipo de Dato, se nos desplegara una cinta de opciones donde le daremos click en Texto Corto Una vez hecho esto para ambas tablas tendremos que cerrarlas y guardar sus cambios. 3. Copiar una tabla Para copiar una tabla nos dirigimos al Panel de navegacin de objetos (donde se nos muestra las tablas) le damos anticlick en una de las tablas ya sea matemticas o fsica, se nos desplegara una ventana click en Copiar, por debajo de estas tablas donde est el espacio en blanco hacemos anticlick y luego click en Pegar, nos mostrara una ventana donde nos mostrara el nombre Copia de Fsica (si deseamos lo cambiamos el nombre), y tambin el tipo de copiado por defecto estar palomillada el tipo Estructura y datos si desean lo cambian, y luego click en Aceptar. Es el mismo proceso para copiar la otra tabla. 4. Como relacionar tablas Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto especfico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre s. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga: Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes de cada artculo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relacin es una conexin lgica entre dos tablas que tienen campos en comn. 5. Tipos de relaciones UNA RELACIN UNO A VARIOS
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
UNA RELACION VARIOS A VARIOS
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin)
UNA RELACION UNO A UNO
En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y lneas de asociacin con campos de otras tablas. Estas lneas representan las relaciones.
6. Tipos de datos Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado, por eso Access permite definir el tipo de dato que se emplear en cada campo, las opciones son las siguientes: Texto corto: permite registrar hasta 255 caracteres alfanumricos, es decir que es posible ingresar texto y nmeros que no sean utilizados para un clculo, por ejemplo, nmeros de telfono y de documento. Texto largo (Memo): Similar a la anterior, pero sin lmite en la cantidad de caracteres. Nmero: solo admite nmeros, que pueden ser usados en clculos, por ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades. Fecha/Hora: se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas de las ventas o los horarios de trabajo de los empleados. Moneda: representa valores monetarios, como por ejemplo, salarios, precios de venta, costos, totales. Auto numeracin: Genera, de manera automtica, nmeros enteros correlativos o aleatorios. Si/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos. Objeto OLE: para almacenar archivos, imgenes, sonidos y videos. Hipervnculo: vincula archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo electrnico. Datos Adjuntos: para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea los datos de los empleados, puede llevar adjunto el curriculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos. Asistente para bsquedas: permite generar un men de opciones, para seleccionar los valores de un campo. Este campo de datos es para valores con poca o ninguna variacin, por ejemplo, una lista de sucursales
7. Tipos de claves en una tabla En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Conocer el propsito de cada clave puede ayudarle a administrar un modelo de datos de varias tablas que proporciona datos para una tabla dinmica, un grfico dinmico o un informe de Power View. Las siguientes claves son las ms interesantes son: Clave principal: identifica de forma nica una fila en una tabla. Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave principal que es nica. Por ejemplo, una tabla Employees podra almacenar un identificador de empleado y un nmero de la seguridad social, ambos nmeros nicos. Clave externa: una columna que hace referencia a una columna nica de otra tabla.