Gestin de Proyectos

UNIDAD 1: Introduccin a la gestin de proyectos

Captulo N2: Ciclo de vida del proyecto y la organizacin
Marco Chanda Bascun
Escuela de Ingeniera
Universidad Mayor
Panorama general
Los proyectos se llevan a cabo en un ambiente
ms amplio que el proyecto mismo.
Este capitulo describe la estructura bsica de
un proyecto, as como, la manera en que el
proyecto afecta el trabajo operativo
continuo, la influencia de los interesados y de
la organizacin.
Ciclo de vida proyectos
Ciclo de vida proyecto
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de
fases del mismo, generalmente secuenciales,
cuyo nombre y nmero se determinan por las
necesidades de gestin y control, la
naturaleza propia del proyecto y su rea de
aplicacin.
Ciclo de vida proyecto
Inicio del
proyecto
Organizacin
y preparacin
Cierre del
proyecto
Ejecucin del trabajo
Carta del
proyecto
Plan de gestin
del proyecto
Aceptacin de
entregables
Archivado de la
documentacin
del proyecto
TIEMPO
N
I
V
E
L
E
S

D
E

C
O
S
T
O
S

Y

P
E
R
S
O
N
A
L

Grfico: Niveles tpicos de costo y dotacin de personal durante el ciclo de vida del proyecto
Ciclo de vida proyecto
La estructura genrica del ciclo de vida del proyecto:
Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al
inicio, fuertes en el medio y caen rpidamente en el cierre.
La influencia de los interesados, los riesgos y la
incertidumbre son altos al inicio y disminuyen durante la
vida del proyecto.
La capacidad de influir en las caractersticas finales del
producto del proyecto es alta al inicio y disminuye a
medida que el proyecto avanza.
Impacto de variables
Tiempo del Proyecto
Grado
de
Impacto
ALTO
BAJO
Costo del cambio
Influencia de los interesados, riesgo e incertidumbre
Relacin ciclo vida producto y proyecto
El ciclo de vida del producto consta de fases secuenciales y no
superpuestas, que se determinan en funcin de las
necesidades de fabricacin.
El ciclo de vida de proyecto est contenido dentro de uno o
ms ciclos de vida del producto.
El ciclo de vida del proyecto es diferente al ciclo de vida del
producto
Ejemplos:
El desarrollo de nuevo productos puede ser un proyecto
Un producto existente puede contener un proyecto para su propia mejora


Fases del proyecto
Las fases del proyecto son divisiones dentro del
mismo proyecto, donde es necesario ejercer un
control adicional para gestionar eficazmente la
conclusin de un entregable mayor.
Las fases del proyecto pueden completarse de forma
secuencial y en algunos casos superponerse.
Las fases constituyen un elemento del ciclo de vida
del proyecto
Fases del proyecto
La estructuracin en fases permite la divisin del
proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su
direccin, planificacin y control.
El nmero de fases, la necesidad de establecer fases
y el grado de control aplicado dependen del tamao,
la complejidad y el impacto potencial del proyecto.
Caractersticas de las fases
En fases secuenciales, el cierre de una fase termina
con un producto o entregable. Es el momento de la
evaluacin, cambiar o terminar con el proyecto.
El trabajo tiene un enfoque nico que es diferente al
de cualquier otra fase.
Para alcanzar el objetivo o entregable de la fase, se
requiere un grado adicional de control.
Monitoreo y Control de Procesos
Ejemplo proyecto una fase
Inicio de
procesos
Planificacin
de procesos
Ejecucin de
procesos
Cierre de
procesos
Un enfoque para la gestin de la instalacin de una red de telecomunicaciones
Gobernabilidad del proyecto
La gobernabilidad del proyecto proporciona un
mtodo integral y coherente de controlar el
proyecto y asegurar el xito.
Deben tomarse decisiones respecto de:
Los participantes
Necesidad de recursos
Enfoque general de trabajo
Fases y su estructura
Relaciones entre fases
En proyectos con varias fases, las fases son
generalmente secuenciales, para asegurar el control
del proyecto y el cumplimiento de los objetivos.
En determinadas situaciones, un proyecto puede
considerar la implementacin de fases superpuestas
o simultaneas.
Existen tres tipos bsicos de relaciones entre fases:
la secuencial, la de superposicin y la iterativa.
Relacin secuencial
Una fase puede iniciarse antes de que finalice
la fase anterior
Ejemplo: Proyecto Limpieza de un sitio de desechos peligrosos
Fase 1:
Desmantelamiento
Fase 2:
Eliminacin de residuos / limpieza
Fase 3:
Paisajismo
Relacin de superposicin
Una fase puede iniciarse slo una vez
completada la fase anterior, sirve para
disminuir cronograma, aumenta el riesgo
Ejemplo: Proyecto Construccin de una nueva fbrica
Fase 1:
Diseo
Fase 2:
Construccin
Relacin iterativa
Se planifica slo una fase y la planificacin de la fase
siguiente, se efecta conforme avanzan el trabajo y
los entregables.
til para ambientes poco definidos, inciertos o de
rpido cambio.

Ejemplo: Proyecto Estudio de nuevos nichos de mercado
Fase 1:
Identificacin nichos
Fase 2:
Anlisis de mercado nichos
T
r
a
b
a
j
o

e
n

c
l
a
s
e
s

Ejercicio de aplicacin
Forme grupos de no ms de 5 personas y
realice el siguiente trabajo:
1. Determine las actividades necesarias para el
desarrollo del proyecto Evaluacin del impacto
ambiental de la calefaccin domiciliaria en la
ciudad de Temuco.
2. De acuerdo a las actividades identificadas y
segn lo visto en clases, ordene estas
actividades en fases y establezca el tipo de
relacin ptima.
Presente sus resultados a la clase.
Proyectos y trabajo operativo
Las organizaciones realizan trabajos para cumplir sus
objetivos.
Este trabajo puede ser realizado por proyectos u
operaciones.
Estos trabajos:
Son realizados por individuos
Tiene limitaciones (recursos)
Son planificados, supervisados y controlados
Tienen una finalidad
Proyectos y trabajo operativo
La diferencia entre los proyectos y las operaciones
son:
Las operaciones son continuas y producen servicios,
resultados o productos repetitivos.
Los proyectos son temporales y tiene un finalidad
Los proyectos y las operaciones se pueden relacionar
en la medida que sus aportes sirvan al cumplimiento
de los objetivos de la organizacin.
Stakeholders (las partes interesadas)
Los interesados son personas u organizaciones
que:
Participan activamente en el proyecto
Cuyos intereses se ven afectados (positiva o
negativamente) por el proyecto
Relacin stakeholders y proyecto
Ciclo de vida del proyecto y la organizacin
El Proyecto
Gerente
Opera-
ciones
Gerentes
Funcio-
nales
PMO
Otros
Interesa-
dos
Director
Portafolio
Director
Programa
Vende-
dores /
Socios
Negocios
Consumi-
dores /
Usuarios
Patrocina
dor
Equipo
directivo
Proyecto
Director
Proyecto
Otros
miembros
Equipo
Proyecto
Interesados del proyecto
Identificacin interesados
Es crucial identificar los interesados y
comprender su grado relativo de influencia
en el proyecto.
Es un proceso continuo y puede ser
dificultoso.
No hacer este proceso puede traducirse en
demoras de ejecucin y aumento de costos.
Ejemplos de interesados
Clientes /Usuarios
Patrocinadores
Director de Portafolio
Director de Programa
PMO
Director del Proyecto
Equipo del Proyecto
Gerentes Funcionales
Gerente de
Operaciones
Vendedores / Socios
de Negocios
Influencia de la organizacin
La cultura, estilo y estructura de la organizacin
influyen en la forma en la que los proyectos son
ejecutados.
La madurez y los sistemas de direccin de proyectos
tambin pueden influenciar el proyecto.
La participacin de empresas externas o convenios
entre empresas influyen en el desarrollo del
proyecto.
Culturas y estilos de la organizacin
La normas culturales incluyen un conocimiento
comn sobre qu enfoque abordar para la
realizacin del trabajo, que medios consideran
aceptables para este fin y quien tiene influencia para
facilitarlo.
Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas.
Polticas, mtodos y procedimientos.
Percepcin de las relaciones de autoridad
tica laboral y horario de trabajo.
Estructura de la organizacin
La estructura de la organizacin es un factor
ambiental de la empresa que puede afectar la
disponibilidad de recursos e influir en el modo de
dirigir los proyectos.
Las estructuras abarcan desde una estructura
funcional hasta una estructura orientada a
proyectos, con una variedad de estructuras
matriciales entre ellas.
Influencia de la organizacin en los proyectos
Estructura
organizacional
Funcional Matriz Orientada a
proyectos
Caractersticas
Proyectos
Matriz dbil Matriz
equilibrada
Matriz fuerte
Autoridad del director de
proyecto
Baja o nula Limitado Bajo a
moderado
Moderado a alto Alto a casi total
Disponibilidad de recursos Baja o nula Limitado Bajo a
moderado
Moderado a alto Alto a casi total
Control del presupuesto Gerente funcional Gerente
funcional
Mixto Director de
proyecto
Director de
proyecto
Rol del director de
proyecto
Tiempo parcial Tiempo parcial

Tiempo
completo
Tiempo completo Tiempo completo
Gestin de proyecto del
equipo administrativo
Tiempo parcial Tiempo parcial

Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo
Organizacin funcional
Director
ejecutivo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Coordinacin
del proyecto
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las actividades del proyecto)
Organizacin matricial dbil
Director
ejecutivo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Coordinacin
del proyecto
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las actividades del proyecto)
Organizacin matricial equilibrada
Director
ejecutivo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Director Proyecto
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Coordinacin
del proyecto
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las actividades del proyecto)
Organizacin matricial fuerte
Director
ejecutivo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente de directores
de proyecto
Director proyectos
Director proyectos
Director proyectos
Coordinacin
del proyecto
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las
actividades del proyecto)
Organizacin orientada a proyectos
Director
ejecutivo
Director proyectos
Equipo
Equipo
Equipo
Director proyectos
Equipo
Equipo
Equipo
Director proyectos
Equipo
Equipo
Equipo
Coordinacin
del proyecto
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las actividades de los proyectos)
Organizacin combinada
Director
ejecutivo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente
funcional
Equipo
Equipo
Equipo
Gerente de directores
de proyecto
Director proyectos
Director proyectos
Director proyectos
Coordinacin
del proyecto A
(Las cajas grises representan los equipos involucrados en las actividades
de los proyectos)
Coordinacin
del proyecto B
Activos de los procesos de la organizacin
Abarcan los activos relativos a procesos de la
organizacin participantes en el proyecto que
pueden usarse para influir en el xito del mismo.
Estos pueden ser planes, polticas, procedimientos y
lineamientos, ya sean formales e informales.
Tambin se pueden considerar las bases de
conocimiento de la organizacin (las lecciones
aprendidas y la informacin histrica)
Procesos y procedimientos
Procesos estndar
Lineamientos, instrucciones y criterios
Plantillas
Requisitos de comunicacin
Procedimientos de control financiero
Procedimientos para la gestin de problemas y
defectos
Procedimientos de control de cambios
Procedimientos de control de riesgos
Procedimientos para priorizar , aprobar y emitir
autorizaciones de trabajo
Base corporativa de conocimientos
Bases de datos para la medicin de procesos
Archivos del proyecto
Informacin histrica y bases de conocimiento de
lecciones aprendidas
Bases de datos sobre la gestin de problemas y
defectos
Bases de conocimiento de la gestin de configuracin,
que contiene las versiones y lneas base de normas,
polticas y procedimientos
Bases de datos financiera