Vernica Rodrguez Jefe Suscripciones Dpto. de Adquisiciones Sistema de Bibliotecas veronica.rodriguez@uc.cl
Sptima Reunin de Usuarios ExLibris Chile Via del Mar, 26 y 27 de julio ANTECEDENTES El Sistema de Bibliotecas de la UC a travs del Departamento de Adquisiciones realiza la adquisicin centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad, en razn a:
Compras por una vez
Suscripciones
Canje y donaciones
ANTECEDENTES Suscripciones
Al ao 2011 se subscribi 2353 ttulos que incluyen revistas en sus diversos formatos, bases de datos y paquetes de revistas electrnicas. No se considera en esta cifra los paquetes suscritos a travs de los Consorcios Cincel y Alerta.
De este total de 2353 ttulos, 1447 se suscribi a travs del proveedor Swets, que enva facturacin nica, y corresponden al 62% respecto del total de los ttulos suscritos.
CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS PROVEEDOR SWETS Antes del 2002 Manejo manual de la documentacin: facturas Mdulo de adquisiciones no implementado en Aleph 2002-2005 Implementacin de mdulo de adquisiciones en Aleph Carga semiautomtica realizada por la Direccin de Informtica de la UC, de facturas del proveedor Swets 2006-2008 Ingreso manual de las facturas Swets al mdulo de adquisiciones en Aleph 2009
En el ao 2009 se solicit carga de la informacin de las facturas Swets a la Direccin de informtica, solicitud no cursada
Recepcin de Facturas Bsqueda en Aleph y/o listado impreso de nmero de Orden de Compra Ingreso de Factura en BD Aleph Asignacin de nmero de OC a cada ttulo facturado Revisin aleatoria de Facturas ingresadas
Correccin de datos
Envo de Facturas Swets Solicitud de Facturas Datos correctos ESCENARIO
Necesidad Problema Solucin Ingreso de las facturas del Agente Swets a la base de datos Aleph en forma automatizada. Principal: Tiempo que se destina a esta labor: dedicacin exclusiva
Secundarios: errores en el ingreso manual de datos no detectados en forma inmediata. Aplicacin para el ingreso automatizado de las facturas Swets desarrollada por Direccin de Informtica UC BUSCANDO LA SOLUCION
El ao 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Direccin de Informtica de la UC, en ellas se revisaron:
Tambin se especific cmo se asociaba manualmente el presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura Swets
Documento: Requerimiento traspaso de datos factura definitivas Swets a mdulo de adquisiciones Aleph Documento: Pauta de verificacin de datos, el cual inclua: Datos a verificar en la cabecera de la factura Datos a verificar en las lneas de tem de la factura Datos a verificar de la orden de compra Datos a verificar del presupuesto
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH El proveedor enva los datos de la factura Swets en una planilla Excel, la cual contiene entre otra informacin
Cdigo de Proveedor Numero factura Estado Tipo Fecha de Recepcin Dbito / Crdito Fecha de Factura Titulo Referencia Swets Susc. desde Volumen cargado desde Numero desde Suplemento desde hasta Volumen cargado hasta Numero hasta Suplemento hasta Moneda Cantidad neta
Tipo de cambio Costo Local
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH Para efectuar el traspaso de estos datos se debe:
1. Crear la factura general para cada nmero de factura diferente en planilla Swets. Esta informacin se repite en cada lnea de tems de una factura. Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Factura Campo equivalente Aleph Cdigo de Proveedor Cdigo de Proveedor Z77-VENDOR-CODE Numero Factura Numero de Factura Z77-ORIG-INVOICE- NUMBER Tipo Tipo Z77-I-TYPE Estado Estado Z77-I-STATUS Moneda Moneda Z77-I-CURRENCY Cantidad Neta Cantidad Neta (suma del total de las lneas que tienen el mismo nmero de factura) Z77-I-NET-AMOUNT Cantidad Neta Total (suma del total de las lneas que tienen el mismo nmero de factura) Z77-I-TOTAL-AMOUNT Fecha de Factura Fecha de Factura Z77-I-DATE Fecha de recepcin Fecha de Recepcin Z77-I-REC-DATE Crdito / Dbito D Z77-CREDIT-DEBIT Costo Local Costo Local (tipo de cambio x cantidad total) Z77-P-AMOUNT Tipo de cambio Tipo de cambio Z77-I-CURRENCY-RATIO 2. Agregar a la factura general los temes cobrados en cada una de ellas, para esto hay que ubicar las rdenes Tipo S y O (Z68- ORDER-TYPE) equivalentes con fecha de apertura de la OC y comparando los siguientes datos:
Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets)
Z68-NO-UNITS (Nmero de Unidades=1)
3. Una vez ubicadas las rdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los siguientes datos:
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Factura Campo equivalente Aleph
No. de orden 03 Z75-DOC-NUMBER
Cod. Proveedor=SWETS 03 Z75-VENDOR-CODE Precio Total Cantidad Neta 02 Z75-I-NET-AMOUNT Precio Total Total 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT
*Separados con guion si tienen ambos datos, Ej. Susc. desde hasta=01/01/2009 31/12/2009
Volumen cargado desde Volumen cargado hasta =v.82-84 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)
Numero desde nmero hasta=n.198-203 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)
Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)
*Separados por espacio si tienen ms de un dato, Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7
Nota
02 Z75-I-NOTE
Tick en Estado de Factura Completa=C 02 Z68-INVOICE-STATUS
Marcar Dbito=D 02 Z75-I-CREDIT-DEBIT No. de Factura 03 Z75-INVOICE-NUMBER Moneda Moneda=US$ Inicio del cargo Susc. desde 02 Z75-I-DATE-FROM Final del cargo hasta 02 Z75-I-DATE-TO
PAUTA DE VERIFICACION
1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA
Tipo = REG Estado = REG Moneda = US$ Tipo de cambio = informacin contenida en la planilla Dbito = debe estar marcado con un punto Nmero de factura = tomar nmero de factura planilla Excel Cdigo de proveedor = Swets
Debe quedar en BLANCO Refer. a factura Receptor IVA IVA por lnea de tem Porcentaje IVA IVA Nota
Cantidad Neta = Verificar suma lneas con Planillas Cantidad Neta total = Verificar suma lneas con Planillas Total = Cantidad Neta Total IVA incluido = Total Fecha de factura = tomar fecha factura planilla Excel Fecha de recepcin = tomar fecha planilla Excel
PAUTA DE VERIFICACION
2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM Cdigo de proveedor = Swets Cantidad neta = valor de la lnea de cada factura Total = cantidad neta Total IVA incluido = Total Cantidad local = cantidad neta x tipo de cambio Debe quedar en CERO (0) Cantidad adicional Porcentaje IVA IVA Debe quedar en BLANCO Cdigo de objeto Nmero de factura = nmero de factura de cabecera Nmero de unidades = 1 Dbito = Debe estar marcado con un punto
Verificar fecha traslapada = debe estar con un ticket
Nota = Debe indicar periodo cobrado, verificar la planilla Excel
PAUTA DE VERIFICACION
3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA Estado de factura Completa = debe estar tickeada
PAUTA DE VERIFICACION
4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA Balance
En la mayora de los ttulos el presupuesto involucrado ser REV EXT, antes de hacer la carga de la factura se debe imprimir el balance.
Posterior a la carga variar:
Compromisos = Disminuir
Facturas sin pagar = Aumentarn
Balance actual = variar (total asignado: facturas sin pagar, facturas pagadas)
5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS Cada Orden de Compra tiene un presupuesto comprometido, a este mismo presupuesto hay que cargar los montos asignados a cada Orden de Compra en la factura.
La Tabla involucrada es la Z601, en la cual podemos indicar que en algunos campos debe ir:
Z601-BUDGET-NUMBER = Presupuesto comprometido a la orden de compra Z601-VENDOR-CODE = Swets Z601-INVOICE-NUMBER = Nmero de factura Swets que corresponda Z601-TYPE = Inv Z601-CREDIT-DEBIT = D Z601-CURRENCY = US$ Z601-CURRENCY RATIO = mismo tipo de cambio especificado para la factura
PAUTA DE VERIFICACION
6.- TRANSACCIONES Orden = Nmero de la orden de compra pagada
Factura = Cdigo del proveedor/nmero de factura
Moneda = US$ Cant. Local = Total de la lnea de tem de la factura
C/D = D
Pagado = N Transacciones
Deben aparecer las rdenes incluidas en las facturas cargadas, indicando en:
Tipo = INV Fecha = Da en que se efectu la carga al presupuesto
BUSCANDO LA SOLUCION
Para el desarrollo de una aplicacin era necesario encontrar el punto de unin entre la informacin contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra base de datos, lo que result en:
A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos:
Proveedor Tipo de OC Fecha de proceso
nmero de suscripcin referencia proveedor SOLUCION Especificacin tcnica de la solucin: Implementacin
TABLAS DE PASO FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda la informacin de la planilla Excel que es tomada como entrada LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene los errores del proceso Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la informacin contenida en la planilla Excel actualizada por el usuario. INTERFAZ Implementada en la aplicacin Cliente/Servidor Power builder cuyo objetivo es leer la planilla Excel y transportar los datos a la tabla de paso FACTURA_ALEPH Diagrama Flujo Aplicacin Facturas Swets Archivo excel Entrada Facturas Swets Proceso Facturas Swets Tabla Facturas_swets Proceso Carga Tabla Z77 (Cabecera) Existe Error existe registro en tabla Z77 Proceso Actualizar Tabla Z75 (Detalle) Proceso Actualizar Tabla Z68 (Orden de compra) Proceso Actualizar Tabla Z601 (Compromiso) Informe Errores Informe Errores Informe Errores Existen Errores Existen Errores Existen Errores Actualiza Tabla Z68 Actualiza Tabla Z75 Actualiza Tabla Z601 Ingreso Parmetros Carlos Saldaa, Analista Sistemas Direccin Informtica - PUC REQUISITOS DE LA CARGA O EJECUCIN DEL PROCESO
Preparacin del archivo Excel con la informacin de la Facturas Swets enviada por el proveedor Swets
Solicitud a la Direccin de Informtica de Respaldo de las Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601
Solicitud de desconexin a todos los usuarios del Mdulo de Adquisiciones
Facturas ingresadas
Envo de Facturas No Si No Si
Recepcin de Facturas Revisin y Preparacin archivo Excel
Carga masiva facturas Swets
Archivo factura periodo formato csv Swets Solicitud de Facturas Cobro Periodo Actual Ingreso Manual (cobros periodos anteriores y crditos) Carga completa? Revisin aleatoria de Facturas ingresadas Archivos: Salida de lneas con errores (Revisin y carga manual)
Correccin Manual
PROCESO AUTOMATIZADO
RESULTADOS
Tipo de Errores: No existe el numero de suscripcin o referencia Swets en BD Aleph Numero de suscripcin o referencia Swets no actualizado Existe 1 o ms OC con igual numero de referencia CONCLUSIONES
Autonoma en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph (control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones del Sibuc)
Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona) Proceso manual: 6 semanas Proceso automatizado: 1 da