Apostila PCP

PCP - Planejamento e Controle da Produo
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| Curso de PCP | Emilson Roveri

Mdulo I
Conceitos


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Modulo II


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Introduo ao Microsoft Project
Um breve histrico

Na dcada de 50 surgiram as primeiras ferramentas para auxiliar no planejamento e
execuo de projetos. Dois mtodos de destaque podem ser mencionados: PERT
(Program Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method).

O CPM uma tcnica determinstica, pois cada durao determinada claramente com
base em consumo de recursos materiais e/ou humanos.

O PERT uma tcnica probabilstica, ou seja, no h um valor claro de consumos de
recursos a serem utilizados em cada tarefa do projeto. A semelhana entre as tcnicas
fez com que o termo PERT/CPM fosse referido com uma tcnica nica.

Essa tcnica tem como objetivo identificar o caminho que consome mais tempo
atravs da rede de atividades, tambm chamado de caminho crtico. As atividades do
caminho crtico so as que ocupam maior tempo de concluso e se essas atividades
atrasarem, todo o projeto atrasar.


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INTRODUO
O Microsoft Project um poderoso instrumento como um programa de
gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar
como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noes de gerncia de projetos e
contando com material complementar sobre o MS Project (alm de computador com o
software instalado) poder tirar proveito dos tpicos aqui apresentados.
O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc poder seguir
passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

1. FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS

O aprendizado no MS Project 2007 envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS
Project est intimamente interligado com a disciplina ou a prtica da qual este vem
auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o
funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da gesto de
projetos.
No ser abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as
tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Sero
apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma melhor
utilizao do MS Project 2007.
Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade
a disciplina de gerenciamento de projetos.
A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de
projetos que sero teis ao curso de MS Project 2007.

1.1. O que o Projeto?

Segundo Ricardo Vianna Vargas
1
, projeto pode ser definido como:

1
Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais
Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA
SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE
DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO
POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO,
CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.

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Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas
relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao.
Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento,
geralmente, um projeto:

Possui um processo prvio de planejamento;
Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e avaliao;
No repetitivo, ou seja, inovador e indito;
Possui um incio e um fim determinados;
Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja
claro e definido;
realizado por pessoas;
Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada.
responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos
parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto
se mantm um padro de qualidade especificado.

1.2. O que Gerenciamento de Projetos?

O Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO,
HABILIDADES,FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a
atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores,
participantes) e que envolve o balanceamento de:

Escopo, tempo, custo e qualidade;
Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no
definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam
do projeto direta ou indiretamente.

Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a
vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o
gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor
desempenhar as suas funes.

Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a
abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das
tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da
empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por
projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros
projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor
tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.


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Os Fatores Gerenciveis no MS Project

Os fatores gerenciveis
2
em um projeto para o MS Project 2000 so:

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do
processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A
gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde
se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas
as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo
acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma
especificao do produto.
Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a
mudana de curso, garantindo a continuidade do processo.
Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das
variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos
e externos ao projeto.

1.3. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso do PMI

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) reas de
conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresent-las
de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de todas
elas esto intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto
sem a aplicao do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em
uma deficincia do prprio projeto que, invariavelmente, s constatada tardiamente,
no antes sem se ter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes
desta deficincia.
Durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a
gerncia do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado.
Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto
era mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.
Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do prazo
e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para
a gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado
e tratado entre as partes.

2
Cardoso, Marco Antnio Siqueira, Convergente, 1998.
Escopo do
Projeto
Recursos
Tempo

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Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como
risco e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses
riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao tambm
fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os envolvidos um
projeto pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir no tempo, na
profundidade e no contedo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua
necessidade ou grau de envolvimento.
No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o
cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas
especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e outros
aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas
aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto.
Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de
vrios aspectos importantes. Esses aspectos so chamados na metodologia de
disciplinas. Vimos ento que apoiam a administrao de projetos disciplinas de:
Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto;
Gerenciamento de Escopo de Projeto;
Gerenciamento de Tempo do projeto;
Gerenciamento do Custo;
Gerenciamento da Qualidade;
Gerenciamento de Recursos Humanos;
Gerenciamento de Comunicao;
Gerenciamento de Risco;
Gerenciamento de Contratos.

Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada
uma, apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos
prazos, custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos
esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases
do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como
uma disciplina pelo PMI.
Na perspectiva do MS Project 2007, todas estas disciplinas ou reas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A
metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos
devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia
a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

1.4. O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado
como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco
se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um
trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em
projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso
de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que
todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que
planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.


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Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!

No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser
seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2007
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.

1.4.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2007

Neste curso bsico de MS Project 2007, deveremos seguir uma estrutura
simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas
essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2007. Durante
o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.

Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Definio do
Cronograma

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Iniciando
Para comear nosso trabalho, o primeiro passo acessar o Project: Selecione o boto
INICIAR na Barra de Tarefas. Selecione o menu PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE
e o item MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007.

Apresentao da Tela
Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project
1, onde podemos iniciar nosso trabalho. Vejamos com detalhes os itens que compem
a tela principal:

Atravs desta tela que o usurio pode interagir com o programa.


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A rea de trabalho do MS Project composta por:
Menu de Controle
Quando voc acessa o Project so abertas duas janelas em sua tela (embora no
parea), uma para apresentar o software ativo, no caso o Project, e uma outra para
exibir o projeto ativo. Cada janela possui um Menu de Controle, que serve para alterar
os estados da mesma: Maximizado, Restaurado, Minimizado e o comando de Fechar.

Menu de Controle que controla os
estados da janela do Project.

Menu de Controle que controla os
estados da janela do projeto ativo.

Barra de Menu
Apresenta todos os comandos disponveis para serem aplicados em nosso projeto. Para
acessar:
Clique com o mouse no nome do comando desejado;
OU, Pressione ALT + a letra sublinhada (HotKey) do nome do comando desejado;
OU, Pressione ALT para ativar a Barra de Menu e movimente-se utilizando as setas do
teclado

Toda vez que voc clicar em um menu, perceba que no fim da lista de comandos,
existe uma seta dupla apontando para baixo. Se voc deixar o ponteiro do mouse um
breve intervalo sobre qualquer comando, ou clicar diretamente na seta dupla, o menu
expandido por completo.

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Esse recurso pode ser desabilitado atravs do comando:
VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE
Guia OPTIONS, ative MENUS ALWAYS SHOW FULL MENUS.

Barra de Ferramenta
Quando voc executa o Project pela primeira vez, as Barras de Ferramentas
STANDARD e FORMATTING esto compartilhando a mesma linha, por isso, se tem a
impresso que apenas uma barra de ferramentas est sendo apresentada.

Indicador de Incio da Barra de Ferramentas
Indicador de cone Ocultos

Indicador de Incio da Barra de Ferramentas: coloque o mouse sobre ele, e cone de
4 setas apresentado, para que voc possa mover a Barra de Ferramentas para outra
localidade.
Indicador de cones Ocultos: como no h espao suficiente para visualizar todos os
cones da barra de ferramentas, utilize esse cone para visualizar os demais cones.
Conforme voc utiliza um cone oculto , ele troca de lugar com um cone que esteja
visvel, respeitando a regra dos mais recm-usados.
Barras de Ferramentas em linhas diferentes:
Para que as Barras de Ferramentas fiquem em linhas diferentes, conseqentemente
com mais
espao para apresentar seus cones, execute uma das 2 tarefas:
Mova uma das Barras de Ferramentas para outra posio
OU
VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE
Guia OPTIONS, desative SHOW STANDARD AND FORMATTING TOOLBARS ON
TWO
ROWS.

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Dica: Barra de ferramentas mais usadas no projeto.


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Barra de Ferramentas Padro

Novo Projeto, Abrir, Salvar

Imprimir, Visualizar Impresso, Verificar Ortografia

Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel (Copia
Formatao)

Desfazer e Refazer a ao executada.

Inserir Hyperlink

Vincular Tarefas, Desvincular Tarefas, Dividir Tarefa.

Informaes da Tarefa Ativa, Anotaes da Tarefa,
Task Drivers, Atribuir Recursos.

Agrupar por.

Aumentar Zoom, Diminuir Zoom, Ir para a Tarefa
Selecionada.

Copiar Figura, Assistente do Office.

Barra de Ferramentas Formatting

Recuo para a esquerda, Recuo, Mostrar Subtarefa,
Ocultar
Subtarefa, Mostrar (Ocultar / Exibir).

Fonte: tipo e tamanho


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Negrito, Itlico e Sublinhado

Esquerda, Centralizar, Direita

Filtros, Auto Filtro

Assistente de Grfico de Gant

Barra de Entrada
A Barra de Entrada utilizada para se digitar a informao que ser inserida em
tabelas ou campos.

Quando iniciamos a digitao de alguma informao, a Barra de Entrada fica ativa,
aguardando a confirmao ou cancelamento da entrada:

So apresentados os botes:

: Para cancelamento, correspondendo tecla ESC. Uma vez pressionado, toda a
informao digitada, cancelada.

: Para confirmao, correspondendo tecla ENTER. Uma vez pressionado, toda a
informao digitada confirmada e armazenada em seu projeto.

Barra de Status
Exibe informaes sobre o projeto. (rodap do programa) Lado Esquerdo: exibe o
modo de trabalho corrente: Read, Enter, Edit.


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Manipulao de Arquivos
No Project temos duas opes para salvar um Projeto (arquivo):

SAVE : Salva o arquivo ativo pela primeira vez ou atualiza-o
No menu FILE, selecione SAVE, ou clique o cone na Barra de Ferramenta. Se for
a primeira vez que voc est salvando o arquivo, a caixa de dilogo SAVE AS
apresentada, caso contrrio, o arquivo simplesmente salvo sem nenhuma outra
confirmao.

Na caixa FILE NAME, digite um nome para o arquivo, ou aceite a sugesto do Project:
PROJECT1. O nome do arquivo pode ter 255 caracteres.
Em SAVE AS TYPE, informe o tipo de arquivo a ser salvo, na maioria dos casos esse
item no alterado, pois trabalhamos com o padro PROJECT (*MPP).
Pressione boto SAVE para concluir a gravao.

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SAVE AS: Salva o arquivo ativo com outro nome, diretrio ou unidade de disco Como
explicado acima, a caixa de dilogo SAVE AS s aparece na 1 vez que salvamos o
arquivo, se voc desejar qualquer alterao no nome, diretrio ou unidade de disco onde
o arquivo est armazenado, deve utilizar o comando FILE + SAVE AS.
Essa a diferena entre SAVE e SAVE AS, SAVE s mostra a caixa de dilogo na
primeira vez que salva, j o SAVE AS apresenta a caixa de dilogo sempre.

Extenses do Project

Abrindo um Projeto
Para abrir um Projeto j existente. No menu FILE Selecione OPEN ou o cone da
Barra de Ferramenta Standard, e a seguinte caixa de dilogo apresentada:

Fechando um Projeto
Para fechar seu Projeto ao terminar de trabalhar:
No menu FILE, selecione CLOSE Caso voc tenha feito alteraes e no tenha salvo
o arquivo, o Project apresenta uma mensagem alertando para que seja salvo.

Tipo de Projeto Extenses

Arquivos de Projeto .MPP

Arquivos de Modelo .MPT

Arquivos de rea de
Trabalho
.MPW

Arquivos de texto ASCII .MPX


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Yes - Fecha o arquivo, salvando-o.
No - Fecha o arquivo e no salva.
Cancel - Retorna ao arquivo

Saindo do Project
No menu FILE Selecione EXIT Ou, D dois clique no Menu de Controle do Project
Se houver arquivos abertos que ainda no foram salvos, o Project exibir a seguinte
caixa, perguntando se deseja salva-lo.

Teclas de Navegao


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Modos de Visualizao do Project
Os modos do Project incluem formatos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais
como Network Diagram (Diagrama de Rede) e de Gant Chart (Grfico de Gant), bem
como formatos especializados para entrada de dados e sua exibio. Os usurios
podem trabalhar com os modos fornecidos ou criar os seus prprios modos
personalizados.
Existem oito modos principais, sendo o painel do Gant Chart (Grfico de Gant) o modo
padro.
Principais Vises:

Inicialmente, verificamos que o MS Project possui trs formatos bsicos
para de exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So
grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de
Rede, Grfico de Recursos e Calendrio.

As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas.
Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso
individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere
informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no
Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.)


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Os Formulrios Que representam informaes em um formato
semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes
sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as
informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em
nosso curso iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para
a elaborao e conduo de projetos.

Desta forma, as principais vises so:

O Grfico de Gantt;
A Planilha de Recursos;
O Grfico de Recursos;
A Planilha de Uso do Recurso;
A Planilha de Uso da Tarefa;
Diagrama de Rede.

Calendar Calendrio
As tarefas marcadas so exibidas em formato de agenda para representar a sua
durao durante as semanas do ms.


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Gant Chart - Grfico de Gant
O Grfico de Gant constitudo por uma tabela que relaciona as tarefas e suas informaes,
e um grfico que exibe a durao das tarefas e seus relacionamentos.

Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida,
o mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Projec. Ele o padro
de visualizao quando incializamos o software.
O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as
tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras.
Todas as informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no
formato de grfico de barras.


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Netwotk Diagram - Grfico de Diagrama de Rede

Este fluxograma exibe o projeto com as tarefas em caixas ou ns. As linhas entre os
nsrepresentam elos entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada n exibe cinco
campos de informao pertinente a essa tarefa.

Task Usage Utilizao das Tarefas
O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos
atribudos agrupados abaixo delas, mostra a distribuio de custos e de trabalho para
cada recurso em um perodo de tempo especfico.


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Tracking Gant Gant de Controle
Este grfico exibe o acompanhamento do realizado com a linha de base (projetado).

Resource Graph - Grfico de Recursos
Este grfico exibe a colocao dos recursos, trabalho ou custo de um recurso durante um
perodo de tempo.


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Resource Sheet Planilha de Recursos
Este formato de planilha mostra a informao sobre cada recurso, tal como: taxa de
pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo
(inicial e real)

Resource Usage Planilha de Utilizao dos Recursos

Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um
perodo de tempo especfico.


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Alternando entre os modos

1. Selecione o comando VIEW. Nesse menu encontramos os 8 primeiros itens, que
representam os principais modos do Project.

Juntamente com esses 8 modos principais, existem outros modos
adicionais definidos pelo Project, como tambm, podemos criar
visualizaes personalizadas, tudo isso atravs do comando VIEW +
MORE VIEWS:

Onde:
New............... Permite a criao de uma nova visualizao.
Edit................ Configura a visualizao ativa.
Copy.............. Cria uma nova criao a partir de uma j existente.
Organizer ...... Permite a configurao da visualizao no modelo GLOBAL.MPT do
Project.
Apply ............. Aplica a visualizao escolhida.

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