UNIVERSIDAD DE AQUINO DE BOLIVIA

ALUMNO: GUTHRIE RIOS WILLIAM JUNIOR

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MICROSOFT ACCESS



Microsoft Access, es un programa Sistema de gestin de base de datos relacional creado y
modificado por Microsoft para uso personal de pequeas organizaciones. Una posibilidad
adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros
programas. Dentro de un sistema de informacin entrara dentro de la categora de Gestin
y no en la de Ofimtica como algunos creen.

En la terminologa propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las
tablas: campo, registro y dato. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a
usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro est formado por el
conjunto de informacin en particular. Un dato es la interseccin entre un campo y un
registro.

Tablas
Las tablas con el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo
mismo, una base de datos est principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las
tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca,
compras, ventas, etc.

Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
informacin de varias tablas y con la estructura que ms le interese. Adems, las consultas
pueden archivarse de forma que la prxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no
tendr que volver a plantearla, ser suficiente con llamar a la consulta previamente creada.
La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la
que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo
diario.

Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con
tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado
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de stos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicacin o de un sistema de
informacin desarrollado con Access.

Informes
Los informes permiten presentar la informacin con una apariencia altamente profesional a
la hora de imprimir nuestros datos.Pginas de acceso a datosUna pgina de acceso a datos
es una pgina Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos
actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server.
Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar pginas para
agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto
de Microsoft Access; estas pginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se
pueden enviar en un mensaje de correo electrnico. Ver registros agrupados de forma
interactiva: En pginas agrupadas, puede ver slo los detalles que desee mediante la
expansin y contraccin de los encabezados de grupo. Tambin se pueden ordenar y filtrar
registros. Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes
maneras mediante el uso de una lista de tabla dinmica; tambin se pueden realizar
proyecciones y clculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de clculo;
finalmente, se pueden ver datos representados en un grfico. Mostrar texto HTML: Se
puede almacenar cdigo HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como
texto HTML con formato en la pgina. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la
etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, Texto, se puede utilizar un control
HTML dependiente en la pgina para mostrar el valor en cursiva. Utilizar herramientas de
diseo conocidas: En la vista Diseo, se pueden crear pginas utilizando barras de
herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las
herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

Macros
Las macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft Access. Utilizando stas es
posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de
operacin y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una
macro no es ms que una lista de tareas que queremos que Access lleve a cabo
automticamente.

Mdulos
Los mdulos son objetos donde se almacena cdigo escrito en lenguaje de programacin
denominado Access Basic.

Generalidades

Es un software de gran difusin entre pequeas empresas (PYMES) cuyas bases de datos
no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de
aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeas aplicaciones con unos pocos
conocimientos del Programa.

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Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a
proyectos de programacin de pequeos y medianos tamaos.

Fechas de lanzamientos
1992 Access 1.0
1993 Access 1.1
1994 Access 2.0
1995 Access 95
1997 Access 97
2000 Access 2000
2001 Access XP o 2002
2003 Access 2003
2007 Access 2007
2008 Access 2008

Inconvenientes

Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es
recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y cdigo VBA
(Visual Basic para Aplicaciones).

Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues slo est
disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes
proyectos de software que requieren tiempos de respuesta crticos o muchos accesos
simultneos a la base de datos.

Extensiones de archivo

Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

.mdb -Base de datos de Access (Versin 2003 y anteriores)
.mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versin 2003 y anteriores)
.accdb - Base de datos de Access (Versin 2007)
.accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versin 2007 y anteriores)
.mam - Macro de Access
.maq - Consulta de Access
.mar - Informe de Access
.mat - Tabla de Access
.maf - Formulario de Access
.adp - Proyecto de Acess
.adn - Plantilla de proyecto de Access




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RELACIONES DE ACCESS

Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones de otras
tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la
relacin que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener
informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A
y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios.

Relaciones uno a uno.

La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como mximo un
registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como mximo un registro
asociado en la tabla A.

Esta relacin est presente en el nmero de gerente/nmero de empleado, entre el
PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada nmero
de gerente identificamos apenas un registro en el PADRN DE EMPLEADOS y cada
funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento.

Relaciones uno a varios.

La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un
registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo
un registro asociado en la tabla A.

Esta relacin est presente en la sigla del departamento entre el PADRN DE
DEPARTAMENTO y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRN DE
DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en el PADRN DE
EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRN DE EMPLEADOS
identificamos como mximo un registro en el PADRN DE DEPARTAMENTOS.

Tambin debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin
funcionarios y funcionarios que momentneamente no estn asignados a ningn
departamento.

Relaciones varios a varios.

La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un
registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener mas
de un registro asociado en la tabla A.

Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relacin de
esta naturaleza. Cada empleado ocup varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos
empleados. En esta relacin queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo
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probablemente estarn asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el
empleado asumi el cargo en cuestin.

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access.
Es necesario la creacin de una tabla intermediaria que en nuestro caso podra tener el
nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sera compuesto de tres campos:
Nmero de empleado, Cdigo del cargo y Fecha de admisin a este cargo. Como se
observa, se cre una relacin uno a varios entre el PADRN DE EMPLEADOS y el
PADRN DE CARGOS OCUPADOS y, anlogamente, otra relacin uno a mucho entre el
PADRN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo
tanto una relacin varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando
hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

Creacin de relaciones

En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especifica, o
relaciones globales que posiblemente tendrn un uso ms general. Relaciones de uso
localizado sern vistas ms adelante en el captulo referente a consultas.

Las Relaciones de uso general son tiles porque pueden ser usadas automticamente en
nuevas consultas, facilitan la generacin de subformularios y subinformes y permiten un
cierto grado de proteccin en operaciones de actualizacin al imponerse la integridad
referencial para las relaciones como ser visto ms adelante.

TIPOS DE DATOS

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que
se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene
una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud fija de 65.535 caracteres.

Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en
los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es
de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del
mismo.
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Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio
que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada
como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres
partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al
salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.

La clase de datos que se podrn introducir en el campo. El espacio que Access reservar
para los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrn efectuar con
los datos de ese campo. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.
Valor
Tipo de datos
Tamao
Texto

BIBLIOGRAFA:

- El Blog de Josangel
- Microsoft Windows