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Manual del usuario de Crystal Reports XI

Crystal Reports XI
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Manual del usuario de Crystal Reports 3
ndice general
Captulo 1 Introduccin a Crystal Reports XI 23
Acerca de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Ayuda en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Recursos de informacin de Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Captulo 2 Novedades en Crystal Reports XI 27
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Potente autora de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Uso mejorado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas . . . . . . . . . . . . . . 30
Descripcin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Report Application Server (RAS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Report Designer Component (RDC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Crystal Reports .NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Captulo 3 Instalar Crystal Reports XI 37
Instalar Crystal Reports XI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Requisitos de instalacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red . . . . . . . . . . . . 41
Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports . . . . . . . . . . . 41
Instalacin de Crystal Reports desde una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Personalizacin de la instalacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Ejecucin de una instalacin sin supervisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Actualizacin de componentes de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
ndice general
4 Manual del usuario de Crystal Reports
Captulo 4 Inicio rpido 51
Uso de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Datos de muestra - Xtreme.mdb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Asistentes para la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Etiquetas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Inicio rpido para usuarios inexpertos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Antes de comenzar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Agrupamiento y ordenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Finalizacin del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Inicio rpido para usuarios avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Captulo 5 Conceptos de diseo de informes 83
Diseo bsico de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Decisiones sobre el contenido del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Formular el propsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Determinacin de la presentacin del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Bsqueda de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Manipulacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Caractersticas del rea de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Desarrollo de un prototipo en papel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Captulo 6 Introduccin a la creacin de informes 93
Opciones en la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Asistentes para la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Otro informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Informe nuevo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos . . . . . . . . . . . . 95
El Asistente de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 5
El Explorador de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Acerca del entorno de diseo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Ficha Diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Ficha Vista previa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Vista previa HTML (ficha) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Creacin de un nuevo informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Seleccin del origen de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Cmo agregar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Cmo vincular varias tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Ubicacin de datos en el informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Edicin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Agrupacin, orden y totalizacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos . . . . . . . 121
Cmo aumentar o reducir la vista de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Insertar encabezados y pies de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Agregar una pgina de ttulo al informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Cmo agregar un resumen de informacin al informe . . . . . . . . . . . . 124
Exploracin de informes y trabajo con varios informes . . . . . . . . . . . . . . 125
El Explorador de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
El Comprobador de dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Abrir y acoplar exploradores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Ms all de los informes bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Captulo 7 BusinessObjects Enterprise Repository 133
Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository? . . . . . . . . . . . . . . . 134
Flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Carpetas de Elementos de Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Agregar carpetas al repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Agregar elementos al repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
ndice general
6 Manual del usuario de Crystal Reports
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits . . . . . . . . 140
Agregar una funcin personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Agregar un comando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Utilizar objetos de repositorio en informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a
un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Agregar una funcin personalizada a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Agregar un comando a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Agregar una lista de valores a un parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Modificar objetos del repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes . . . . . . . . . . . . . 145
Eliminar elementos del repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Captulo 8 Diseo de informes optimizados en el Web 149
Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Escala con BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en
BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Uso de formatos de informe ms rpidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Eleccin entre datos dinmicos y datos guardados . . . . . . . . . . . . . . 155
Diseo de informes de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Uso de subinformes con precaucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz . . . . . . . . . . . . . . 159
Disear informes para optimizar el uso compartido de los datos . . . . 160
Simplificar el entorno de elaboracin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida . . . . . . . . . . 161
Uso de ndices de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Mejora de las opciones de vinculacin de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso 163
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento
ms rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas . . . . . . . . . . . . . . . 164
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 7
Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo) . . . . . . . . . . . 165
Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros . . . . . 166
Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces 167
Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de
seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales . . . . . 172
Ejecucin de agrupamiento en servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos
y totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Uso de enunciados SQL para Lgica Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde
sea posible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Captulo 9 Seleccin de registros 177
Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Uso del Asistente de seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Uso de las frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Interaccin entre el Asistente de seleccin y el Editor de frmulas . . 181
Uso de las plantillas de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Plantillas de frmulas de seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base
de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros . . . . 187
Correccin de selecciones que no generan datos . . . . . . . . . . . . . . . 188
Captulo 10 Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin 191
Ordenamiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Opciones de ordenacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Ordenacin de un campo y de mltiples campos . . . . . . . . . . . . . . . 194
Agrupar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Creacin de grupos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Ordena grupos de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
ndice general
8 Manual del usuario de Crystal Reports
Ordenamiento de registros en grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Seleccin de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Agrupar datos en intervalos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa 208
Agrupar datos jerrquicamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Edicin de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Resumen de datos agrupados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Ordenamiento de valores de grupo resumidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes . . . . . 218
Seleccin de los primeros o ltimos grupos o porcentajes
de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Clculo de subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Clculo de subtotales de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones . . . . 222
Porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Clculo de un porcentaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Creacin de encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Eliminacin de encabezados de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Profundizacin en encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Captulo 11 Totales acumulados 231
Introduccin a los totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Funcionamiento de los totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Creacin de totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Creacin de totales acumulados en una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Crear totales acumulados de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Crear totales acumulados condicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo
de uno a varios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Creacin de totales acumulados usando una frmula . . . . . . . . . . . . . . . 239
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 9
Captulo 12 Informes de seccin mltiple 243
Acerca de las secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Trabajo con secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Insercin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Eliminacin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Cmo mover una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Combinacin de dos secciones relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Divisin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Ajuste del tamao de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Uso de las secciones mltiples en un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban
entre s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos . . 251
Adicin de lneas condicionales en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Cartas modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Trabajar con objetos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto . . . . . . . . 255
Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo . . . . . . . . 260
Captulo 13 Formato 263
Conceptos de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Utilizacin de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Aplicacin de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Eliminacin de una plantilla aplicada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada . . . . . . . . . . . . . 266
Utilizacin de objetos de campo de plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Uso del entorno de diseo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Soluciones de diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Caractersticas de la seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones . 269
Formularios preimpresos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Columnas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
ndice general
10 Manual del usuario de Crystal Reports
Ocultar secciones de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Ocultar objetos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Colocar objetos basados en texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Ubicacin de objetos basados en texto multilineales . . . . . . . . . . . . . 278
Importacin de objetos basados en texto desde un archivo . . . . . . . . 278
Espaciado entre objetos basados en texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Representacin de campos de desbordamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Seleccin de varios objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Ubicacin en modo libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Ubicacin vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Insertar espaciado entre caracteres y lneas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Definir tamaos de fuente fraccionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Fuentes TrueType . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Mrgenes de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Impresora predeterminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Controladores de impresoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Propiedades de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Trabajo con formato absoluto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Agregar bordes, color y sombreado a un campo . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Crear un informe, una seccin, un rea o un objeto de slo lectura . . 296
Bloquear el tamao y la posicin de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Cambiar los formatos predeterminados de campo . . . . . . . . . . . . . . . 298
Cmo agregar o editar lneas y cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Agregar y editar cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Adicin de formas a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Uso de formatos de contabilidad convencionales . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales . . . . . . . . . 304
Uso del espacio en blanco entre filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Trabajo con formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Propiedades condicionales de activar o desactivar . . . . . . . . . . . . . . 308
Propiedades de atributo condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Cambiar fuentes de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Cambiar la posicin X de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 11
Crear pies de pgina despus de la primera pgina . . . . . . . . . . . . . 312
Usar el Asistente de resaltado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Deshacer/Rehacer actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Uso de la herramienta Copiar formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Captulo 14 Creacin de grficos 319
Conceptos sobre la creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Introduccin general sobre la creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . 320
Diseos de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Tipos de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Ubicacin de un grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Profundizacin con grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Profundizacin con leyendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Creacin de grficos basados en campos de detalle o de
frmula (organizacin avanzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Creacin de grficos basados en campos de resumen o de
subtotal (organizacin de grupo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas
(organizacin de tabla cruzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Creacin de grficos basados en un cubo OLAP
(organizacin OLAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Trabajo con grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos . . . . . . . . . . . . 332
Edicin de grficos mediante los elementos del men
Opciones de grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Edicin de grficos con otros elementos de men . . . . . . . . . . . . . . 334
Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas . . . 335
Organizacin automtica de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Aplicacin de formato a grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Uso de la funcin de subyacer en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
ndice general
12 Manual del usuario de Crystal Reports
Captulo 15 Creacin de mapas 339
Conceptos bsicos de la creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Introduccin general sobre la creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . 340
Presentaciones de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Tipos de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Dnde ubicar un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Traspasar usando mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado) . . . 345
Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin
de grupo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada
(organizacin de tabla cruzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP) . . . . 350
Trabajo con mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa . . . . . . . . . . . . . . . 352
Cambio del ttulo del mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Cambio del tipo de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Cambio de las capas del mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Solucin de inconsistencias de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Modificacin del mapa geogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Aplicacin de zoom a un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Panormica de un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Centrar un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Ocultar y visualizar el navegador de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Formato de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas . . . . . . . . . . . . . 359
Captulo 16 OLE 361
Informacin general de OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Terminologa OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Tipos de objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Consideraciones generales acerca de OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 13
Cmo insertar objetos OLE en su informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Cmo se representan los objetos OLE en un informe . . . . . . . . . . . . . . . 366
Edicin de objetos OLE en informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Edicin directa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Comandos de men de OLE dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
OLE y el comando Insertar imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Trabajo con Objetos OLE estticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados . . . . . . . . . . . . . 370
Objetos incrustados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Objetos vinculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Captulo 17 Objetos de tablas cruzadas 373
Qu es un objeto de tabla cruzada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Ejemplo de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar . . . . . . . . . . . . . . 376
Informe de datos de pedido agrupados por regin . . . . . . . . . . . . . . 376
Informe de datos de pedido agrupados por producto . . . . . . . . . . . . 377
Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto . . . . . 378
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Creacin de un informe de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Trabajo con tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Mostrar valores como porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Abreviar campos resumidos grandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Personalizar etiquetas de fila y de columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas . . . . . . . . . . . 390
Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples
pginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Formato de tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas
cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Formato del color de fondo de filas y columnas completas . . . . . . . . 393
Formato de campos de manera individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Formato de varios campos a la vez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
ndice general
14 Manual del usuario de Crystal Reports
Eliminacin de datos de tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Presentacin horizontal de campos resumidos . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Captulo 18 Elaboracin de consultas 397
Conexin con un universo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Definicin de la seleccin de datos para una consulta . . . . . . . . . . . . . . . 398
Referencia rpida a objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Edicin de una consulta existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Visualizacin del cdigo SQL de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Filtros y peticiones de orden de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Creacin de filtros de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Elaboracin de peticiones de orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta . . . . . . . . . 405
Creacin de filtros de consulta avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Asignacin de nombre a los filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Combinacin de filtros de consulta avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta . . . . . . . . . . . . 410
Edicin y eliminacin de filtros de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Referencia rpida a operadores de filtro de consulta . . . . . . . . . . . . . 412
Captulo 19 Creacin y actualizacin de informes OLAP 415
Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Objetos de cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Creacin de un informe OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Especificacin del origen de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Definicin de la estructura de la cuadrcula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de
cuadrculas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Aplicacin de un estilo predefinido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Insercin de un grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP . . . . . . . . . . . 422
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Cambiar el color de fondo de una dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Crear un alias para una dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 15
Dar formato a lneas de cuadrcula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Etiquetas de las dimensiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Filtrar datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Agregar clculos a cuadrculas OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Captulo 20 Imprimir, exportar y ver informes 433
Distribucin de los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Impresin de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Enviar un informe por fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Exportacin de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Trabajo con carpetas Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Trabajo con carpetas de Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Visualizacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Qu son las partes de un informe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Qu es la exploracin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Opcin Profundizar en partes del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Opcin Otro objeto de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Hipervnculos mostrados en los visores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Utilizacin de etiquetas inteligentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Captulo 21 Alertas de informe 465
Acerca de las alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Trabajar con alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Creacin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Edicin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Eliminacin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Ver las alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas . . . . . . . . . . . 471
ndice general
16 Manual del usuario de Crystal Reports
Captulo 22 Uso de las frmulas 473
Informacin general de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Usos tpicos para frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Componentes y sintaxis de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Componentes de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Sintaxis de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Bibliotecas de funciones de usuario en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Especificacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Trabajo con el Formula Workshop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Trabajo con el Editor de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Creacin y modificacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Creacin de una frmula e insercin en un informe . . . . . . . . . . . . . . 483
Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas . . . . . . . . . . . . 483
Edicin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Bsqueda y reemplazo de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Copia de frmulas de la ayuda en lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
Copia de frmulas de un informe a otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Eliminacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Eliminacin de la frmula de trabajo del informe . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Eliminacin de la especificacin de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Depuracin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Depuracin de errores en tiempo de evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Tutorial de depuracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Captulo 23 Campos y solicitudes de parmetro 495
Informacin general sobre parmetros y solicitudes . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Consideraciones acerca de campo de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . 497
Consideraciones respecto a las solicitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Introduccin a las solicitudes dinmicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Introduccin a las listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Tipos de listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Determinar qu tipo de lista de valores se debe utilizar . . . . . . . . . . . 504
Comparacin entre listas de valores y grupos de solicitud . . . . . . . . . 506
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 17
Crear un parmetro mediante una solicitud esttica . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica . . . . . . . . . . . . . . . 510
Crear un parmetro con una lista de valores en cascada . . . . . . . . . . . . 512
Trabajar con listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Compartir listas de valores comunes dentro de un informe . . . . . . . . 515
Usar campos de valor y descripcin independientes . . . . . . . . . . . . . 516
Usar objetos de comando como orgenes de datos de lista de
valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Gestin de valores nulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Prcticas recomendadas para la elaboracin de solicitudes . . . . . . . . . . 518
Informes no administrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Informes administrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Convertir informes no administrados en informes administrados . . . 520
Desplegar informes administrados mediante solicitudes dinmicas . 521
Eliminacin de campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . 522
Vista previa de un informe por primera vez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Actualizacin de los datos del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Caractersticas avanzadas de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Crear un parmetro con varios valores de solicitud . . . . . . . . . . . . . . 525
Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro . . . 525
Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro . . . . 526
Especificacin de un valor o unos rangos de valores . . . . . . . . . . . . 527
Incorporacin de un parmetro en una frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos
de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara
de edicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Captulo 24 Subinformes 533
Qu son los subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Subinformes vinculados y no vinculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Funcionamiento de la vinculacin de subinformes . . . . . . . . . . . . . . 535
ndice general
18 Manual del usuario de Crystal Reports
Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones
de uno a varios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Cmo insertar subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Vista previa de subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Cmo guardar un subinforme como informe principal . . . . . . . . . . . . 539
Actualizacin de subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal . . . . . . . . 540
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar
la frmula de seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Combinacin de informes no relacionados usando subinformes . . . . . . . 543
Combinacin de dos o ms informes no relacionados . . . . . . . . . . . . 543
Cmo usar subinformes con datos no vinculables . . . . . . . . . . . . . . . . . 544
Vinculacin hacia o desde un campo de frmula . . . . . . . . . . . . . . . . 544
Vnculos de tablas no indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Cmo crear un subinforme a la orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Adicin de ttulos a los subinformes a la orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe . . . . 548
Captulo 25 Manipulacin de bases de datos 549
Informacin general sobre las bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales . . . 550
Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Ubicacin de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Tablas indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Vinculacin de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Vincular desde y vincular a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Relaciones de vnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios . . . . . . 558
Consideraciones acerca de archivos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Consideraciones acerca de bases de datos SQL . . . . . . . . . . . . . . . . 563
Consideraciones de rendimiento para todos los informes . . . . . . . . . 564
Ficha Vnculos del Asistente de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Vinculacin de tablas indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 19
Orden de procesamiento de vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Vinculacin de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
Utilizacin de SQL y bases de datos SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Qu es SQL? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
El SABD SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Cmo utiliza Crystal Reports SQL? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
El lenguaje SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Procesamiento del lado del servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL 589
Reasignacin de campos de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590
Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590
Cmo reasignar procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Reasignar campos de base de datos alterados . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
ndices de datos guardados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Funcionamiento de la indizacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados . . . . . 596
Indizacin de los campos correctos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Para obtener informacin adicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Apndice A Modelo de procesamiento de informes 599
Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Qu es una pasada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Previa n 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Pasada n 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Pasada previa n 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Pasada n 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Pasada n 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple . . . . . . . . . . . . . . 602
Apndice B Mensajes de error de Crystal Reports 605
Unidad:\nombre_de_archivo.extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606
Unidad:\test.rpt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606
ndice general
20 Manual del usuario de Crystal Reports
No se pudo cargar la sesin del conector de base de datos . . . . . . . . . . 606
No se pudo abrir la conexin. Detalles: [Cdigo del proveedor de
base de datos: <nmero de cdigo del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . 607
No se pudieron recuperar datos de la base de datos. Detalles:
[Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo
del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Apndice C Creacin de informes accesibles 609
Accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Ventajas de los informes accesibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Instrucciones de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
Accesibilidad y productos de Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Mejora de la accesibilidad de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Posicin de los objetos en los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Exploracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
Campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
Flexibilidad de diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Accesibilidad y formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
Accesibilidad y supresin de secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Accesibilidad y subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Accesibilidad mejorada para la tabla de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Valores de objetos de texto y de tablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Consideraciones adicionales del diseo de tablas de datos . . . . . . . . 632
Accesibilidad y BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Preferencias accesibles de BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . 634
Accesibilidad y personalizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634
Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Apndice D Recursos de informacin de Business Objects 639
Documentacin y servicios de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Documentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Qu incluye el conjunto de documentacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
ndice general
Manual del usuario de Crystal Reports 21
Dnde est la documentacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Envenos sus comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Soporte al cliente, consultora y formacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Cmo podemos ayudarle? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Busca la solucin de desplieque ms adecuada para su compaa? 642
Busca opciones de formacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
Direcciones tiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
ndice temtico 645
ndice general
22 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Introduccin a Crystal
Reports XI
Introduccin a Crystal Reports XI
Acerca de Crystal Reports 1
24 Manual del usuario de Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports
Crystal Reports est diseado para trabajar con su base de datos para
ayudarlo a analizar e interpretar informacin importante. Crystal Reports
facilita la creacin de informes simples y dispone tambin de herramientas
poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar
Crystal Reports est diseado para generar el informe que desea desde
prcticamente cualquier origen de datos. Los asistentes incorporados lo
guan paso a paso a travs de la creacin de informes y la ejecucin de
tareas comunes relacionadas con el uso de informes. Las frmulas, tablas
cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los
datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podran quedar
ocultas. Los grficos y mapas geogrficos proporcionan informacin en forma
visual cuando las palabras y nmeros no son suficientes.
Extienda la elaboracin de informes al Web
La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creacin de informes, ya
que stos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen
Microsoft Word y Excel, correo electrnico e incluso en el Web. La
elaboracin avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de
su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus
exploradores Web.
Incorpore informes en las aplicaciones
Los desarrolladores de aplicaciones y de Web pueden ahorrar tiempo y
satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de
procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases
de datos. El soporte de los lenguajes de desarrollo ms usados facilita la
adicin de informes a cualquier aplicacin.
Ya sea el encargado de servicios Web en IT, el gerente de promocin en
marketing, el administrador de bases de datos en finanzas o el director
general, Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseada para
ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la informacin importante
para cada uno.
Introduccin a Crystal Reports XI
Acerca de este manual
1
Manual del usuario de Crystal Reports 25
Acerca de este manual
Este manual incluye procedimientos para tareas tpicas de la elaboracin de
informes, tales como ubicacin de campos, formateo de informes y
ordenamiento de registros. Tambin contiene informacin acerca de reas de
inters ms especficas, como creacin avanzada de frmulas y acceso a
diferentes tipos de datos. Utilice este manual como referencia para sus
necesidades bsicas de elaboracin de informes y como introduccin a
nuevos conceptos en la creacin de informes.
Ayuda en pantalla
La Ayuda en pantalla de Crystal Reports incluye todos los temas del manual
del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye
desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin
general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin
comercial de muestra.
Localice la informacin con rapidez
Acceda a la ayuda en lnea desde el men de ayuda de Crystal Reports.
Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda
en lnea y profundizar en ttulos especficos dentro de cada seccin. Use la
ficha ndice para ver los temas en orden alfabtico. O bien use la ficha
Buscar para ingresar una palabra clave y ver as todas las secciones que se
relacionan con ella.
Ejemplos de informes
Muchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de
informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar
conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus
necesidades.
Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en
\Samples\Es\Reports.
Recursos de informacin de Business Objects
Para obtener ms informacin y asistencia, consulte el Apndice D:
Recursos de informacin de Business Objects. Este apndice describe la
documentacin de Business Objects, el servicio tcnico y los servicios de
formacin y asesora, con vnculos a los recursos en lnea.
Introduccin a Crystal Reports XI
Acerca de este manual 1
26 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Novedades en Crystal
Reports XI
Novedades en Crystal Reports XI
Introduccin 2
28 Manual del usuario de Crystal Reports
Introduccin
Esta seccin proporciona informacin de alto nivel sobre los componentes,
las funciones y las ventajas que ofrece la ltima versin de Crystal Reports.
Los temas principales de Crystal Reports XI son:
"Potente autora de informes " en la pgina 28.
"Uso mejorado " en la pgina 29.
"Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas " en la
pgina 30.
"Integracin con BusinessObjects Enterprise XI " en la pgina 34.
Puede encontrar nuevas funciones dentro de todos los temas principales.
Tambin se han aadido mejoras significativas al conjunto de funciones
existente.
Potente autora de informes
Solicitudes dinmicas y en cascada
Ahora Crystal Reports dispone de solicitudes dinmicas y en cascada. Esta
nueva funcin permite rellenar valores de solicitud a partir de los valores de
una base de datos. Las solicitudes se pueden organizar en una cascada, en
la que un valor de la solicitud incluye valores de las listas de seleccin
subsiguientes. Ya no es necesario que los diseadores de informes
mantengan listas de solicitudes estticas en los informes individuales. Una
nica definicin de solicitud se puede almacenar en el repositorio y compartir
entre varios informes, mejorando as la escalabilidad en tiempo de ejecucin
y la productividad en la fase de diseo.
Nuevo formato de exportacin RTF
Ahora existe un nuevo formato de exportacin RTF. Este nuevo formato est
optimizado para facilitar la edicin de los archivos que ste genera. Esta
funcin complementa la exportacin RTF existente que est optimizada para
conseguir una gran exactitud y para el procesamiento de formularios. El
resultado es que ahora se puede elegir entre dos formato de exportacin RTF
diferentes, dependiendo de si se busca la exactitud o la capacidad de edicin.
Novedades en Crystal Reports XI
Uso mejorado
2
Manual del usuario de Crystal Reports 29
Ubicacin dinmica de grficos
Ahora puede colocar imgenes y grficos en un informe mediante un vnculo
almacenado en una base de datos, de modo que ya no es necesario
almacenar imgenes dentro de la base de datos. Esta nueva funcin admite
la prctica habitual de almacenar imgenes en un servidor Web y almacenar
referencias a dichas imgenes en una base de datos.
Ordenacin parametrizada
La direccin de ordenamiento de grupos y los informes N superiores o N
inferiores ahora pueden controlar sus valores de clasificacin mediante una
frmula. Esta nueva funcin significa que ahora se pueden usar parmetros
para controlar la direccin de ordenamiento y el valor N de un informe de N
superiores o N inferiores. El resultado es un nico informe que es ms
flexible y puede satisfacer las necesidades de ms usuarios, reduciendo el
nmero total de informes que hay que crear y administrar.
Mejoras en el agrupamiento jerrquico
Un agrupamiento jerrquico optimizado proporciona un mayor control sobre el
diseo, de forma que ahora los grupos estn anidados en una jerarqua y se
tiene un manejo ms preciso de la sangra de la jerarqua. Ahora puede aplicar
sangra a objetos especficos de una seccin de acuerdo a su nivel de jerarqua,
en lugar de aplicar sangra automticamente a todos los objetos de la jerarqua.
Guardar opciones de configuracin de exportacin
Para muchos formatos de exportacin, ahora puede guardar informacin de
configuracin de exportacin junto con el propio informe. Esta funcin conlleva
que el diseador del informe puede predefinir las opciones de exportacin
adecuadas, y los usuarios finales pueden usar dichas opciones cuando
exporten a travs de los visores de informes. Este proceso genera un salida de
exportacin ms precisa y requiere menos formacin de los usuarios finales.
Uso mejorado
Vista previa HTML
Crystal Reports ahora ofrece una nueva vista previa HTML que permite ver el
aspecto de los informes al publicarlos en el Web. Esta funcin se encuentra en el
entorno de diseo familiar de Crystal Reports como una ficha de vista adicional.
Si utiliza esta funcin puede ahorrar tiempo porque no tiene que repetir la tarea
reiterativa de publicar los informes en el Web conforme los disea.
Novedades en Crystal Reports XI
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas 2
30 Manual del usuario de Crystal Reports
Explorador de repositorio actualizado
El nuevo Explorador de repositorio facilita la navegacin dentro del sistema de
BusinessObjects Enterprise. Ahora podr compartir mejor los componentes de
elaboracin de informes con otros usuarios mediante el repositorio.
Trabajo
La funcin Trabajo permite mantener los proyectos bien organizados y
agrupar los informes en carpetas segn sus preferencias.
Arrastrar y colocar grficos y tablas cruzadas
La nueva funcin de arrastrar y colocar grficos y tablas cruzadas introduce
el diseo inteligente de grficos y tablas cruzadas, permitiendo que Crystal
Reports cree automticamente un grfico o una tabla cruzada que se base
en los datos del informe. El diseo de grficos y tablas cruzadas es ahora
ms rpido y fcil.
Instalacin de la revisin de actualizacin
Esta nueva funcin es similar a Windows Update en que permite estar al da
con las ltimas actualizaciones de Crystal Reports.
Visor de informes mejorado
El rbol de grupos de tamao ajustable mejora la presentacin de los
informes para nombres de grupo largos, y la barra de herramientas se ha
actualizado para que sea coherente en todos los visores.
Capacidades de desarrollo de aplicaciones
expandidas
Descripcin general
Control sobre los formatos de informe
Los programadores ahora tienen el mismo control preciso sobre el formato
de informe del que disfrutan con el diseador de Crystal Reports.
Impresin en el lado del servidor y configuracin de subinformes
Las nuevas y mejoradas interfaces de programacin de aplicaciones
compatibles con varias plataformas incluyen la impresin en el lado del
servidor, as como la capacidad de configurar subinformes como si fueran
informes de Crystal completos.
Novedades en Crystal Reports XI
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas
2
Manual del usuario de Crystal Reports 31
Bibliotecas de funciones de usuario Java
Las bibliotecas de funciones de usuario Java personalizadas permiten a los
programadores en Java incorporar su propio cdigo dentro de Crystal Reports.
Java Server Faces
Se ha simplificado el desarrollo de las interfaces de usuario con
compatibilidad con Java Server Faces (JSF) a travs de un nuevo Kit de
desarrollo de software de visor JSF.
Documentacin para programadores
Esta versin ofrece documentacin para programadores mejorada que trata
los ejemplos de elaboracin de informes ms comunes.
Report Application Server (RAS)
Report Application Server XI contiene muchas nuevas funciones. Entre stas,
las ms notables son las listas de valores en cascada y solicitudes dinmicas,
un formato de exportacin RTF editable, compatibilidad con el inicio de sesin
nico, control completo de subinformes mediante programacin y ubicaciones
de imgenes dinmicas. La compatibilidad con las versiones anteriores
contina siendo un aspecto crtico, no se ha eliminado ninguna API ni ninguna
funcin principal en esta edicin, comparado con la versin 10.
Nuevas API
Se ha aadido control completo mediante programacin para la exportacin.
Se ha agregado la nueva compatibilidad de impresin para varias
plataformas del SDK de RAS.
Se ha aadido control completo mediante programacin para obtener,
modificar y crear objetos de subinforme, con el mismo nivel de detalle
que el informe principal.
Se puede agregar imgenes en formato BMP, JPG o PNG mediante
programacin a cualquier seccin del informe.
Se admite el inicio de sesin nico para las bases de datos principales
con informes administrados.
Los nuevos componentes de elaboracin de informes basados en URL
extensibles permiten una fcil presentacin de informes en el Web con
los visores ActiveX, DHTML o del complemento Java.
Novedades en Crystal Reports XI
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas 2
32 Manual del usuario de Crystal Reports
Opciones de implementacin mejoradas
Ahora existe un mdulo de fusin que funciona con todos los escenarios
de implementacin RAS, .NET y COM para servidores de aplicaciones
Web IIS.
Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el
control total de las DLL de exportacin y de base de datos
implementadas. A su vez, se ha aadido una opcin configurable para
decidir si se crea o no el directorio virtual IIS
crystalreportviewers11.
Visores de informes mejorados
Los visores ActiveX, .NET Winform y Webform y DHTML se han optimizado
para que utilicen la funcin de elaboracin de solicitudes dinmicas, y todos
tienen la capacidad de exportar al formato RTF editable.
Consulte el Manual del SDK Java del visor para obtener una lista
completa de las mejoras de los visores de informes.
Report Designer Component (RDC)
Las nuevas funciones de la versin XI de RDC se basan principalmente en la
compatibilidad de formato con los informes creados en Crystal Reports XI.
Esto incluye el mantenimiento de la compatibilidad con aplicaciones creadas
en versiones anteriores de RDC.
Nuevas API
Ahora puede obtener el nombre de tabla de base de datos completo de
un elemento Tabla de un informe.
Opciones de implementacin mejoradas
Los mdulos de fusin RDC ahora se instalan automticamente en
Archivos de programa\Archivos comunes\Merge Modules.
Los mdulos de fusin se han optimizado para que sean compatibles con
las ltimas versiones de InstallShield.
Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el
control total de las DLL de exportacin y de base de datos implementadas.
Visor ActiveX mejorado
El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable.
El rendimiento del dibujo de las pginas se ha mejorado en gran medida
en muchos escenarios, almacenando en cach la salida representada.
Novedades en Crystal Reports XI
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas
2
Manual del usuario de Crystal Reports 33
La calidad visual de la salida y de la impresin se ha optimizado para
igualar a la ficha Vista previa de Crystal Reports.
Los objetos mostrados en el visor ActiveX se pueden seleccionar
individualmente o en grupos y, a continuacin, copiar y pegar en
aplicaciones como Microsoft Word, Excel y Outlook.
La navegacin por las pginas ahora admite las teclas Av Pg y Re Pg.
La impresin ahora admite varios intervalos de pginas desde el cuadro
de dilogo de impresin.
Crystal Reports .NET
Crystal Reports .NET contiene muchas nuevas funciones. Entre stas, las ms
notables son las listas de valores en cascada y solicitudes dinmicas, un formato
de exportacin RTF editable, compatibilidad con el inicio de sesin nico y
ubicaciones de imgenes dinmicas. La compatibilidad con las versiones
anteriores contina siendo un aspecto crtico, no se ha eliminado ninguna API ni
ninguna funcin principal en esta edicin, comparado con la versin 10.
Nuevas API
Se ha aadido control completo mediante programacin para la exportacin.
Para los informes administrados y no administrados que ejecutan RAS
en proceso, se admite el inicio de sesin nico para las bases de datos
principales.
Se han realizado mejoras significativas en la velocidad al conectar
aplicaciones de slo visualizacin de Crystal Reports .NET a
BusinessObjects Enterprise.
Opciones de implementacin mejoradas
Ahora existe un mdulo de fusin que funciona en todos los escenarios
de implementacin de Crystal Reports .NET.
Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el
control total de las DLL de exportacin y de base de datos
implementadas. A su vez, se ha aadido una opcin configurable para
decidir si se crea o no el directorio virtual IIS
crystalreportviewers11.
Novedades en Crystal Reports XI
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI 2
34 Manual del usuario de Crystal Reports
Visor Winform mejorado
El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable.
Las nuevas solicitudes dinmicas se admiten en tiempo de ejecucin.
Se puede desactivar la informacin sobre herramientas.
Se ha aadido un identificador de eventos de error.
El visor ahora admite la localizacin de recursos dinmicos escritos por
el programador en idiomas no compatibles.
Visor Webform mejorado
El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable.
Las nuevas solicitudes dinmicas se admiten en tiempo de ejecucin.
Se puede desactivar la informacin sobre herramientas.
El visor ahora respeta el atributo Cultura de la Directiva de pgina ASP.NET.
El visor ahora admite la localizacin de recursos dinmicos escritos por
el programador en idiomas no compatibles.
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI
La integracin entre Crystal Reports Designer y BusinessObjects Enterprise
se ha mejorado sustancialmente del siguiente modo:
El Explorador de repositorio se ha optimizado para permitir un inicio de
sesin y una bsqueda de objetos de Enterprise y de elementos del
repositorio ms sencillos.
El Explorador de repositorio puede abrir la Consola de administracin
central de BusinessObjects Enterprise (CMC).
El Comprobador de dependencias permite confirmar que todos los
objetos del repositorio del informe son vlidos.
La funcin Trabajo hace posible la publicacin de un grupo de informes
individualmente o combinados en un nico paquete de objetos.
Inicio de sesin nico
Ahora puede utilizar el inicio de sesin nico, lo que permite integrar un
informe de Crystal en una infraestructura de seguridad existente.
Novedades en Crystal Reports XI
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI
2
Manual del usuario de Crystal Reports 35
Elaboracin de informes basados en URL
La integracin de informes basados en URL se ha vuelto ha implementar
como pginas ASP, ASPX y JSP que son completamente compatibles con la
antigua tecnologa viewrpt.cwr. Este sencillo y popular mtodo de
integracin de informes continuar siendo compatible en las plataformas
servidor de aplicaciones estndar.
Universos de Business Objects
Los informes de Crystal basados en Universos de Business Objects (el nivel
semntico de las herramientas de consulta y anlisis de Business Objects,
por ejemplo Web Intelligence) ahora admiten seguridad en tiempo de
ejecucin de Universo y consultas de unin. Estas mejoras permiten admitir
la mayor parte de las sobrecargas definidas en el Universo a la hora de
elaborar informes a partir de dicho Universo en Crystal Reports.
Vinculacin contextual de informes
La vinculacin contextual de informes permite invocar documentos de
Business Objects y Web Intelligence desde Crystal Reports y viceversa. Esta
funcin hace posible que los diseadores de informes puedan especificar
asociaciones para documentos que residan en un entorno de Crystal Reports
(no administrado) o en un entorno de BusinessObjects Enterprise
(administrado). Una vez creadas las asociaciones, los usuarios siguen las
rutas de exploracin resultantes incrustadas en los documentos vinculados.
Novedades en Crystal Reports XI
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI 2
36 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
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t
u
l
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Manual del usuario de Crystal Reports
Instalar Crystal Reports XI
Instalar Crystal Reports XI
Instalar Crystal Reports XI 3
38 Manual del usuario de Crystal Reports
Instalar Crystal Reports XI
El Asistente de instalacin de Crystal Reports trabaja junto con el programa
de instalacin de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de
instalacin. Este asistente reconoce automticamente el sistema operativo
de su equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo.
Este captulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalacin de
Crystal Reports y muestra cmo personalizar la instalacin. Los temas
principales son:
"Requisitos de instalacin " en la pgina 38
"Instalacin de Crystal Reports en un equipo local " en la pgina 39
"Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red " en la
pgina 41
"Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43
"Ejecucin de una instalacin sin supervisin " en la pgina 45
"Actualizacin de componentes de Crystal Reports " en la pgina 48
En uno de los ltimos pasos del proceso de la instalacin, se le preguntar si
desea registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar
este proceso.
Requisitos de instalacin
Requisitos mnimos para la instalacin
Sistemas operativos Windows 2000
Windows XP Professional
Windows 2003 Server
Equipo/procesador CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium
Memoria 128 megabytes (MB) de RAM como mnimo. Se
recomienda 256 MB. Mximo de 4 gigabytes (GB)
Espacio en disco 320 megabytes
Unidad Unidad de CD-ROM o DVD
Instalar Crystal Reports XI
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local
3
Manual del usuario de Crystal Reports 39
Nota:
Los componentes .NET requieren el tiempo de ejecucin .NET 1.0 o
.NET 1.1.
Los componentes Java requieren un tiempo de ejecucin compatible con
J2EE 1.3.x o J2EE 1.4.x.
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local
Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo
compatible (consultar Requisitos mnimos para la instalacin), debe tener
privilegios de Administrador. El proceso de instalacin crea entradas de
registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los
derechos de administrador.
Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en
esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda.
Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea "Personalizacin de la
instalacin " en la pgina 43.
Para instalar en un equipo local
1. A no ser que la opcin de reproduccin automtica se encuentre
activada para la unidad de CD-ROM, ejecute Setup.exe desde el
directorio win32 de su copia del producto.
Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible
que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos
existentes. Si esto sucede, haga clic en S y reinicie su equipo. El
asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos.
2. Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin.
3. Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del
producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario.
4. Haga clic en Siguiente.
Instalar Crystal Reports XI
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local 3
40 Manual del usuario de Crystal Reports
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.
5. Elija el tipo de instalacin que desee:
Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin.
Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as
como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco
necesario para cada funcin. Para obtener detalles, consulte
"Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43.
6. Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports o sus archivos
comunes en un directorio diferente del predeterminado.
La ubicacin predeterminada de Crystal Reports es C:\Archivos de
programa\Business Objects\
La ubicacin predeterminada de los archivos comunes de Crystal
Reports es C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Business Objects\3.0\
Nota: Estos campos de ubicacin puede que no estn disponibles si
tiene instalado BusinessObjects Enterprise en el mismo equipo.
7. Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin.
Nota: Si instala Crystal Reports en un equipo con conexin a Internet,
tiene la posibilidad de desactivar la funcin Web Update Service
automtica. Esta funcin permite buscar actualizaciones y service packs
cada vez que se abre Crystal Reports; si la desactiva, no podr activarla
posteriormente.
Instalar Crystal Reports XI
Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red
3
Manual del usuario de Crystal Reports 41
8. Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad
local.
Crear un punto de instalacin e instalar un
servidor de red
La instalacin de Crystal Reports de una ubicacin de red central se lleva a
cabo en dos pasos:
1. Realice una copia del producto de distribucin de Crystal Reports en un
equipo de servidor de red (esta copia ser el punto de instalacin).
Consulte "Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports " en la
pgina 41.
2. Acceda al equipo del servidor desde una estacin de trabajo y ejecute
Setup.exe para instalar Crystal Reports en la estacin de trabajo.
Consulte "Instalacin de Crystal Reports desde una red " en la
pgina 42.
Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports
Este procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga
privilegios de acceso de escritura y a la red. Cuando finalice el
procedimiento, los usuarios finales podrn acceder al archivo Setup.exe
desde la red para instalar Crystal Reports en sus equipos locales.
Nota: Si los usuarios no tienen el programa de instalacin de Microsoft
Windows configurado en sus equipos, el proceso de instalacin detecta el
sistema operativo de la estacin de trabajo e instala el paquete de instalacin
de Microsoft Windows adecuado.
Para crear un punto de instalacin
1. Cree una carpeta en la red y comprtala con los usuarios que necesiten
ejecutar el programa Setup.exe.
2. Copie todo el contenido de distribucin del producto de Crystal Reports a
la carpeta que cre en el paso 1.
3. Proporcione derechos a los usuarios que necesiten instalar Crystal
Reports desde esta carpeta.
Nota: La restriccin de accesos a esta carpeta le permite mantenerse
dentro de los lmites de licencia.
Instalar Crystal Reports XI
Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red 3
42 Manual del usuario de Crystal Reports
Instalacin de Crystal Reports desde una red
Si el administrador de red ha copiado Crystal Reports en la red, asegrese de
tener privilegios de lectura para dicha red antes de comenzar este proceso.
Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo
compatible (consultar "Requisitos mnimos para la instalacin " en la
pgina 38), debe tener privilegios de Administrador en este equipo. El
proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos
archivos de sistema que requieren los derechos de administrador.
Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en
esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda.
Para instalar Crystal Reports desde una red
1. Acceda a la carpeta de la red que contiene los archivos de instalacin de
Crystal Reports.
2. Haga doble clic en Setup.exe.
Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible
que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos
existentes. Haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de
instalacin actualiza los archivos requeridos.
3. Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin.
4. Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del
producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario.
Sugerencia: Es posible que necesite ponerse en contacto con su
administrador para que le facilite el cdigo de clave de activacin del
producto.
5. Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.
6. Elija el tipo de instalacin que desee:
Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin.
Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as
como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco
necesario para cada funcin. Para obtener detalles, consulte
"Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43.
7. Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports o sus archivos
comunes en un directorio diferente del predeterminado.
La ubicacin predeterminada de Crystal Reports es C:\Archivos de
programa\Business Objects\
Instalar Crystal Reports XI
Personalizacin de la instalacin
3
Manual del usuario de Crystal Reports 43
La ubicacin predeterminada de los archivos comunes de Crystal
Reports es C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Business Objects\3.0\
8. Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin.
Nota: Si instala Crystal Reports en un equipo con conexin a Internet,
tiene la posibilidad de desactivar la funcin Web Update Service
automtica. Esta funcin permite buscar actualizaciones y service packs
cada vez que se abre Crystal Reports; si la desactiva, no podr activarla
posteriormente.
9. Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad
local.
Personalizacin de la instalacin
Cuando se selecciona la opcin de instalacin personalizada, se invoca el
cuadro de dilogo Seleccionar funciones, que le permite instalar
caractersticas especficas, cambiar su ubicacin predeterminada y
comprobar la cantidad de espacio en disco que cada caracterstica requiere.
Los iconos del rbol de funciones indican si se van a instalar o no la funcin y
sus subfunciones:
Un icono blanco significa que la funcin y todas sus subfunciones se
instalarn.
Un icono sombreado significa que la funcin y algunas de sus
subfunciones se instalarn.
Instalar Crystal Reports XI
Personalizacin de la instalacin 3
44 Manual del usuario de Crystal Reports
Un 1 amarillo indica que la funcin se va a instalar cuando se requiera
(instalacin a peticin).
Una X roja significa que la funcin o subfuncin no est disponible, o que
no va a instalarse.
Crystal Reports utiliza una tecnologa denominada instalacin a peticin
para algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se
utiliza una funcin concreta despus de la instalacin, puede que sea
necesario un tiempo de espera adicional para completar la instalacin a
peticin. Este comportamiento afectar a las instalaciones nuevas slo una
vez y no volver a producirse cuando las funciones se reinicien.
Para seleccionar la configuracin y la ubicacin de una caracterstica o
subcaracterstica, haga clic en su icono.
Nota: Cada funcin o subfuncin puede tener su propia configuracin y
ubicacin.
Utilice la tabla siguiente para determinar sus opciones de instalacin para
cada funcin o subfuncin.
Tipo de instalacin
de funciones
Descripcin del componente instalado
Se instalar en disco
duro local
Instala la funcin en el disco duro local.
Usa la configuracin de instalacin tpica para
instalar algunas de las subfunciones de la
funcin en la unidad de disco duro local.
La funcin completa
se instalar en disco
duro local
Instala la funcin y todas sus subfunciones en
el disco duro local.
Se instalar para
ejecutarse desde la
distribucin del
producto/red
Ejecuta la funcin y sus subfunciones tpicas
desde la distribucin del producto/red.
Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas
para ejecutarse desde la distribucin del producto/red.
Estas subfunciones se instalarn en su disco duro
local.
Se instalar la funcin
entera para ejecutarse
desde la distribucin
del producto/red
Ejecuta la funcin y todas sus subfunciones
desde la distribucin del producto/red.
Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas
para ejecutarse desde la distribucin del producto/
red. Estas subfunciones se instalarn en su disco
duro local.
Instalar Crystal Reports XI
Ejecucin de una instalacin sin supervisin
3
Manual del usuario de Crystal Reports 45
Nota: Las subfunciones aparecen bajo cada funcin. Una subfuncin puede
tener un tipo de instalacin distinto del de la funcin a la que pertenece.
Ejecucin de una instalacin sin supervisin
Se denomina instalacin sin supervisin a aqulla que se ejecuta desde la
lnea de comandos con el fin de instalar automticamente Crystal Reports en
cualquier equipo del sistema sin que el programa de instalacin solicite
informacin durante el proceso. Para realizar una instalacin sin supervisin,
se ejecuta un comando msiexec desde la lnea de comandos. Este comando
debe incluir una serie de parmetros con la informacin para las opciones de
instalacin y las rutas de acceso a los directorios.
La instalacin sin supervisin de Crystal Reports resulta especialmente til
cuando es necesario realizar mltiples instalaciones y no se desea
interrumpir a los usuarios que trabajan en equipos del sistema. Tambin
puede utilizar el comando de instalacin sin supervisin en sus propias
secuencias de comandos. Por ejemplo, si en su organizacin se usan
secuencias de comandos para instalar software en los equipos, puede
agregar el comando de instalacin sin supervisin de Crystal Reports a
dichas secuencias.
Nota:
La instalacin sin supervisin no est disponible desde el programa de
instalacin de Crystal Reports, y slo deben realizarla administradores
de Crystal Reports experimentados.
Cuando realiza una instalacin sin supervisin, acepta el contrato de
licencia de usuario final de Crystal Reports de forma predeterminada.
Puede localizar una copia del contrato de licencia (license.pdf) en la
carpeta Docs de su copia del producto.
Las instalaciones sin supervisin estn diseadas para nuevas
instalaciones; no las utilice en actualizaciones.
La funcin se instalar
cuando sea necesario
Instala la funcin o subfuncin desde la
distribucin del producto/red cuando se utiliza
por primera vez.
Ni la funcin ni los
subcomponentes
estarn disponibles
No se instalar la funcin ni sus subfunciones.
Tipo de instalacin
de funciones
Descripcin del componente instalado
Instalar Crystal Reports XI
Ejecucin de una instalacin sin supervisin 3
46 Manual del usuario de Crystal Reports
El comando de instalacin sin supervisin consta del comando msiexec,
seguido de la ubicacin del archivo ejecutable de instalacin y diversos
parmetros con informacin necesaria para la instalacin. El ejemplo
siguiente instala Crystal Reports en miequipo:
Msiexec /i "\\miequipo\Business Objects\Crystal
Reports11\scr.msi" REBOOT=ReallySuppress /qn+
PIDKEY=A1234-ABCD123-12345A6-AB12
INSTALLDIR="C:\Archivos de programa\Business
Objects\Crystal Reports 11" COMMONVERDIR="C:\Archivos de
programa\Archivos comunes\Business Objects\3.0"
En el ejemplo se usan los parmetros ms habituales. Puede elegir cualquier
nmero de parmetros vlidos, pero es recomendable que la instalacin sin
supervisin sea lo ms sencilla posible.
En la tabla siguiente se indican los parmetros ms comunes empleados en
una instalacin sin supervisin. Para utilizar un parmetro, inclyalo en la
lnea de comandos detrs del comando msiexec y de la ruta de acceso a los
archivos de instalacin.
Nota: Puede que disponga de parmetros que no estn incluidos en esta
tabla; estos parmetros no han sido comprobados. No existe soporte para los
parmetros no comprobados.
Parmetro de instalacin Descripcin
INSTALLDIR="rutaarchivos" Especifica el equipo y el directorio
donde desea instalar Crystal Reports.
Sustituya "rutaarchivos" por la ruta de
acceso completa del directorio de
instalacin. Por ejemplo, C:\Archivos
de programa\Business Objects\Crystal
Reports 11.
COMMONVERDIR="rutaarchivos" Especifica el equipo y el directorio
donde desea guardar el directorio de
archivos comunes creado durante la
instalacin. Sustituya "rutaarchivos" por
la ruta de acceso completa del
directorio de archivos comunes. Por
ejemplo, "C:\Archivos de
programa\Archivos comunes\Business
Objects\3.0".
PIDKEY=00000-0000000-
0000000-0000
Especifica el cdigo clave del producto.
REBOOT=ReallySuppress Evita que Crystal Reports solicite al
usuario que reinicie el equipo.
Instalar Crystal Reports XI
Ejecucin de una instalacin sin supervisin
3
Manual del usuario de Crystal Reports 47
/qn+ Realiza la instalacin sin supervisin,
pero avisa al usuario cuando la
instalacin ha terminado.
/qn Realiza la instalacin sin supervisin y
sin indicar nada al usuario.
ADDLOCAL Especifica una lista de funciones,
delimitadas por comas, que desea
instalar.
Por ejemplo, ADDLOCAL=ALL
Nota: Al usar cualquiera de los
parmetros EXCLUDE de esta tabla,
deber usar tambin ADDLOCAL.
Por ejemplo, ADDLOCAL=ALL
EXCLUDERDCFILES=1
EXCLUDEDOTNETFILES Especifica si se deben instalar o no los
componentes de programador .NET.
Por ejemplo,
EXCLUDEDOTNETFILES=1
El valor predeterminado es 0, lo que
indica que se deben instalar los
componentes de programador .NET. El
valor 1 indica que no se deben instalar
dichos componentes.
EXCLUDEJAVAFILES Especifica si se deben instalar o no los
componentes de programador Java.
Por ejemplo, EXCLUDEJAVAFILES=1
El valor predeterminado es 0, lo que
indica que se deben instalar los
componentes de programador Java. El
valor 1 indica que no se deben instalar
dichos componentes.
EXCLUDERDCFILES Especifica si se deben instalar o no los
componentes de programador RDC.
Por ejemplo, EXCLUDERDCFILES=1
El valor predeterminado es 0, lo que
indica que se deben instalar los
componentes de programador RDC. El
valor 1 indica que no se deben instalar
dichos componentes.
Parmetro de instalacin Descripcin
Instalar Crystal Reports XI
Actualizacin de componentes de Crystal Reports 3
48 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: En la instalacin sin supervisin slo puede agregar funciones para las
que ha adquirido licencias (controladas por la clave de licencia). Si agrega una
funcin para la que no dispone de licencia, la funcin se omite en la instalacin.
Actualizacin de componentes de Crystal Reports
Si adquiri un cdigo de clave para la activacin del producto, comprobar que
el programa de instalacin no quita la versin anterior de Crystal Reports. En
general, la actualizacin de los componentes de Crystal Reports le
proporciona una instalacin por aplicaciones aisladas (es decir, una instalacin
en la que puede ejecutar la antigua o la nueva versin de Crystal Reports).
Nota: La instalacin por componentes aislados de Crystal Reports XI es
compatible cuando est actualizando Crystal Reports 10, Crystal Reports 9 o
Crystal Reports 8.5.
Esta instalacin por componentes aislados se aplica a Crystal Reports y a los
diferentes kits de desarrollo de software (SDK). Crystal Reports XI para
Visual Studio .NET se puede utilizar en modo de componentes aislados en
tiempo de ejecucin (es decir, las aplicaciones escritas usando Crystal
Reports 10 para Visual Studio .NET se podr ejecutar con Crystal Reports 10
para los ensamblados de Visual Studio .NET). Sin embargo, la integracin de
Visual Studio no se realiza en modo de componentes aislados; slo se puede
integrar una versin de Crystal Reports en Visual Studio .NET IDE en un
momento dado. Se aplicar el mismo uso para Componente de Report
Designer (RDC): el RDC se puede utilizar en modo de componentes aislados
en tiempo de ejecucin, pero la integracin IDE no se realiza todava con
componentes aislados.
Instalar Crystal Reports XI
Actualizacin de componentes de Crystal Reports
3
Manual del usuario de Crystal Reports 49
Nota:
Cuando actualiza los componentes de Crystal Reports 9, Repositorio de
BusinessObjects Enterprise presenta un caso especial. Debe instalar
Repositorio de BusinessObjects Enterprise de la distribucin de producto
de Crystal Enterprise Standard (consulte elManual de instalacin de
Crystal Enterprise XI para obtener ms informacin). Seguidamente,
deber mover el contenido del repositorio que agreg a Crystal Reports 9
al nuevo repositorio. Consulte el captulo Migracin del repositorio de
Crystal Repository en el Manual del administrador de vistas para
obtener informacin sobre cmo realizar esta operacin.
Para obtener ms informacin sobre el entorno de elaboracin de
informes, consulte las notas de la versin incluidas en la distribucin del
producto (release.htm).
Instalar Crystal Reports XI
Actualizacin de componentes de Crystal Reports 3
50 Manual del usuario de Crystal Reports
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Inicio rpido
Inicio rpido
Uso de Crystal Reports 4
52 Manual del usuario de Crystal Reports
Uso de Crystal Reports
Puede aprender por s solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los
mtodos disponibles en este captulo:
Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se
incluyen en Crystal Reports.
Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que
aparecen en el epgrafe "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la
pgina 54.
Puede utilizar los resmenes y las referencias cruzadas de los temas del
epgrafe "Inicio rpido para usuarios avanzados " en la pgina 77, que
son especialmente tiles si ya est familiarizado con los conceptos de
elaboracin de informes.
Cada mtodo es una manera til de aprender a comprender y entender
Crystal Reports y, a pesar de que cualquiera sera suficiente para comenzar a
trabajar, siempre puede volver a este captulo y consultar los dems mtodos
a medida que los necesite.
Datos de muestra - Xtreme.mdb
Crystal Reports viene con Xtreme.mdb, una base de datos de muestra que
usted puede utilizar mientras aprende el programa. Xtreme.mdb es una base
de datos Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido
incluidos con el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos
directamente y comenzar con el diseo de informes. Casi todos los ejemplos
en este manual han sido basados en los datos de Xtreme.mdb.
Xtreme_es.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme
Mountain Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas
de montaa y sus accesorios.
Nota: Los datos de muestra se han diseado para ilustrar diversos
conceptos relacionados con informes y no para ensear a disear bases de
datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el
diseo de Xtreme.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los
ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los datos.
Inicio rpido
Asistentes para la creacin de informes
4
Manual del usuario de Crystal Reports 53
Asistentes para la creacin de informes
Los tutoriales de este captulo le muestran cmo disear un informe desde
cero. Sin embargo, como complemento o alternativa, puede usar los
asistentes para la creacin de informes disponibles en la pgina de inicio.
Hay cuatro asistentes para la creacin de informes:
Estndar
Tablas cruzadas
Etiquetas de correo
OLAP
Cada asistente gua al usuario en la creacin de un informe proporcionando
una serie de pantallas. La mayora de estos asistentes tiene pantallas
exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la
creacin de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite
especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar.
Nota: Despus de hacer clic en el botn Finalizar de uno de los asistentes
para la creacin de informes, puede hacer clic en el botn Detener de la
barra de herramientas Herramientas de exploracin si no desea que el
programa recopile todos los datos del origen de datos. Esta opcin resulta til
si desea realizar ajustes en el diseo del informe creado por el asistente.
Estndar
El Asistente para la creacin de informes estndar es el asistente ms
genrico. Gua al usuario en la eleccin de un origen de datos y en el
establecimiento de vnculos entre las tablas de una base de datos. Tambin
permite aadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen
(totales) y ordenamiento que desee utilizar. Por ltimo, el Asistente para la
creacin de informes estndar orienta en el proceso de creacin de grficos y
seleccin de registros.
La pantalla Plantillas contiene diseos predefinidos que se pueden aplicar a
los informes para darles un mayor impacto visual.
Tablas cruzadas
El Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas gua al usuario
en la creacin de un informe en el que los datos se muestran como un objeto
de tabla cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo
de cuadrcula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en s.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
54 Manual del usuario de Crystal Reports
Etiquetas de correo
El Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo permite
crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de
cualquier tamao. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de
etiqueta comercial o puede definir su propia presentacin de filas y columnas
para cualquier informe con diseo de varias columnas.
OLAP
El Asistente de creacin de informes OLAP permite crear un informe en el
que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrcula. Aunque es
similar al Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas en
muchos aspectos, el Asistente de creacin de informes OLAP es algo
diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP.
Primero puede especificar la ubicacin de los datos OLAP y luego elegir las
dimensiones que desea incluir en la cuadrcula. A continuacin, puede filtrar
los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrcula, que tambin
puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrcula e
insertar un grfico, si lo desea.
sta es slo una breve introduccin general a los cuatro asistentes de
informes disponibles en Crystal Reports.
Inicio rpido para usuarios inexpertos
El siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de
crear su primer informe.
En este tutorial encontrar una introduccin al programa mientras crea un
informe de lista de clientes. La lista de clientes es uno de los informes
comerciales ms bsicos, donde se especifica informacin como el nombre
del cliente, ciudad, regin y nombre de la persona de contacto.
Primero, aprender los conceptos bsicos: Seleccionar una base de datos,
colocar algunos campos en el informe y, luego, seleccionar los registros
especficos que se incluirn. Tambin aprender cmo:
Insertar y mover campos de base de datos.
Agregar y aplicar formato a un ttulo.
Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo.
Utilizar el Asistente de Seleccin para asegurarse de que el informe
incluye slo los datos necesarios.
Mover objetos.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 55
Agrupar y ordenar datos.
Insertar imgenes.
Imprimir un informe.
Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows y por
lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno
de Windows. Si no est familiarizado con Windows, por favor refirase a la
documentacin que viene con Microsoft Windows para una mayor
explicacin acerca de estos procedimientos.
El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a
todas las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente
predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del
campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern diferentes
a los que se incluyen en este tutorial.
Este tutorial se ha diseado utilizando Microsoft Windows 2000. Las
ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted est usando
una plataforma distinta.
Si no est familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea "Formato " en
la pgina 263, que describe cmo se trabaja con la cuadrcula, la ubicacin
en modo libre, la utilizacin de lneas gua y las actividades de dar formato.
Creacin de informes
1. Haga clic en la ficha Pgina de inicio si sta no est ya visible en
Crystal Reports.
El rea Nuevos informes de Pgina de inicio contiene varios asistentes
que le guiarn en la creacin de tipos especficos de informes. Dado que
en este tutorial aprender conceptos de creacin de informes, puede
pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
56 Manual del usuario de Crystal Reports
principio. Una vez completado este tutorial, quizs quiera crear algunos
informes usando los asistentes para decidir qu mtodo de elaboracin
de informes es el ms adecuado para su trabajo.
2. En el rea Nuevos informes, haga clic en Informe en blanco.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos,
orgenes de datos SQL/ODBC, vistas empresarias y otros orgenes de
datos.
Seleccin de una base de datos para usar
El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos.
Seleccione la base de datos de muestra Xtreme.mdb para este tutorial.
Para seleccionar una base de datos
1. En el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, expanda la carpeta
Crear nueva conexin y luego la carpeta Archivos de base de datos;
a continuacin, busque la base de datos de muestra Xtreme.mdb.
De forma predeterminada, este archivo est instalado en el directorio
\Archivos de Programa\Business Objects\Crystal Reports
11\Samples\Es\Databases.
Nota:
Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro
de dilogo Abrir.
Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor
despus de seleccionar una base de datos, haga clic con el botn
secundario en el nodo de la base de datos del Asistente de base de
datos y seleccione Propiedades en el men contextual.
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4
Manual del usuario de Crystal Reports 57
2. Expanda el nodo Tablas de la conexin a Xtreme.mdb para ver una lista
de tablas.
Como slo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que
seleccionar la tabla Cliente.
3. Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la
lista de tablas seleccionadas; a continuacin, haga clic en Aceptar.
Aparece la ficha Diseo del Report Designer.
4. Haga clic en el botn Explorador de campos de la barra de
herramientas Estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la ltima vez que utiliz
Crystal Reports, el cuadro de dilogo Explorador de campos se mostrar
en modo flotante o acoplado. Para obtener ms informacin sobre cmo
acoplar exploradores, consulte "Abrir y acoplar exploradores " en la
pgina 130.
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58 Manual del usuario de Crystal Reports
Secciones del informe
La ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe
(EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de
pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del
informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la izquierda
del informe donde se muestran los nombres de las secciones o las iniciales
que designan tales nombres. Consulte "Ficha Diseo " en la pgina 100.
Si est activada la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos de la
vista Diseo del cuadro de dilogo Opciones, los nombres de las secciones
Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie del informe y
Pie de pgina, aparecern como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta
casilla de verificacin no est seleccionada, siga los siguientes pasos:
Para mostrar nombres de seccin cortos
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Organizacin activa.
2. En la vista Diseo, active la casilla de verificacin Nombres de seccin
cortos.
3. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Insercin de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de
utilizar el cuadro de dilogo Explorador de campos.
Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla hasta
que desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe
estn puestas en lista en este cuadro.
De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe insertando
el campo Nombre del Cliente.
Para insertar un campo
1. Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de dilogo
Explorador de campos y expanda una tabla.
2. Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo.
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4
Manual del usuario de Crystal Reports 59
Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un
subconjunto de los valores de ese campo, as como el tipo y tamao del
mismo; para ello, haga clic con el botn secundario en el campo y
seleccione Examinar datos en el men contextual.
3. Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hasta la seccin
Detalles del informe.
A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de
objeto con el cursor de flecha.
El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar
para colocarlo.
El tamao del marco del objeto es aproximadamente el mismo que
el de los datos del campo seleccionado.
4. Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la
seccin Detalles.
Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha
adopta la forma de una seal de Stop, indicando que no se puede
arrastrar el campo hasta esa parte de la seccin. Recuerde que no
puede poner ningn objeto fuera del margen de la pgina.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
60 Manual del usuario de Crystal Reports
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
Interpretacin de los campos
Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin Detalles.
Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el
informe, el valor del campo aparecer exactamente donde est ubicado
el cuadro.
Si no se ha activado la casilla de verificacin Mostrar nombres de
campos en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el marco de
objeto contiene letras X para indicar que el campo de base de datos
incluye una cadena de texto. Otros tipos de datos tienen diferentes
representaciones. Por ejemplo, un dato numrico es representado por
$55,555.56.
Si su informe no muestra los nombres de los campos, el nmero de
letras X en el marco de objeto representa el ancho de datos, es decir, el
nmero mximo de caracteres en el campo tal como se define en la base
de datos. Independientemente de que en el informe se muestren o no los
nombres de los campos, el ancho del marco de objeto es el ancho del
campo (la cantidad de espacio asignada al campo para la impresin).
Inicialmente est establecido al ancho necesario para desplegar el
mximo nmero de caracteres en el campo (usando la fuente
seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el
tamao del campo.
El tamao de los caracteres o las X indica el tamao en puntos
seleccionado para los caracteres del campo.
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4
Manual del usuario de Crystal Reports 61
La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar los
caracteres o las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los
caracteres del campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo
hacer cambios a estos atributos.
El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos seleccionado
para los caracteres en el campo.
Adicin de otros campos
A continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez,
sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin Ctrl-clic.
Para agregar campos adicionales
1. Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Explorador de Campos,
presione la tecla Ctrl y resalte el campo Pas. Libere la tecla Ctrl.
Si desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que
ambos campos permanecen seleccionados.
Nota: Usando la combinacin Ctrl-clic le permite elegir campos no
continuos. Puede utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar
varios campos contiguos en la lista.
2. Arrastre los campos para ubicarlos.
Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece
juntamente con el cursor de flecha.
3. Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente.
Ambos campos aparecen en la seccin Detalles de su informe en el
mismo orden en que aparecen en la lista en el cuadro de dilogo
Explorador de Campos.
Seleccin de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un
controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y
derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo
tanto, est activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo,
etc.), antes debe seleccionarlo.
Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los
controladores aparecen, indicando que el objeto est seleccionado.
Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una
parte vaca de la ventana. Desaparecen los controles.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
62 Manual del usuario de Crystal Reports
Ajuste del tamao de un campo
Para ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma:
1. Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la seccin Detalles para
seleccionarlo.
2. Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. Esta
operacin selecciona ambos objetos.
3. Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los
campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste.
4. Ajuste el tamao de los campos hacia la derecha hasta que tengan
aproximadamente 5 centmetros de longitud.
Revisin del trabajo realizado
Ahora vamos a ver el aspecto del informe despus de haber insertado y
ubicado tres campos.
1. Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar
para activar la ficha Vista previa.
La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Nota: La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el
botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la
ficha Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo.
Despus, simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe
haciendo clic en la lengeta de la ficha correspondiente.
Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava
hay ms campos que deben ser agregados.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 63
2. Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseo
haciendo clic una vez en la lengeta correspondiente.
Combinacin de campos de base de datos en un objeto de texto
En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto
como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en un objeto
de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo cambios
slo a uno de ellos. Los campos que son insertados en un objeto de texto,
son acortados automticamente (no tienen espacios en blanco al principio, ni
al final). Esto es importante dado que un campo tiene un tamao fijo,
mientras que los datos de los campos pueden variar de tamao, dejando
espacios en blanco innecesarios.
Para combinar campos en un objeto de texto
1. Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de
herramientas Insertar herramientas. Un marco de objeto aparece junto al
cursor de flecha a medida que mueve el cursor sobre su informe.
2. Inserte el campo a la derecha de los campos en la seccin Detalles.
La ficha Diseo automticamente se desplaza a la derecha, si es
necesario, a medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para ubicar
el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha
Diseo se transforma en una regla con tabulador que se usa para editar
el objeto de texto. Cuando hace clic en un rea vaca del informe o de un
objeto de campo, aparece la regla estndar de la ficha Diseo.
3. Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para
ajuste de tamao. Aparecern controladores en los cuatro lados del objeto.
4. Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y
aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que necesite
desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto.
5. Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para
edicin. Fjese que ahora el punto de insercin dentro del objeto de texto
est intermitente.
6. Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de dilogo
Explorador de campos. Recuerde que puede mover el cuadro de dilogo
Explorador de Campos tomndolo por la barra de ttulo, arrastrndolo y
ubicndolo donde quiera.
7. Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
8. Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor
de arrastrar y ubicar.
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Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
64 Manual del usuario de Crystal Reports
9. Suelte el botn del mouse para colocar el campo en el objeto de texto. El
cursor aparecer despus del campo Apellido del contacto, dentro del
objeto de texto.
10. Escriba una coma y un espacio en blanco a continuacin de Apellido del
contacto.
11. Resalte el campo Nombre del Contacto en el cuadro de dilogo
Explorador de Campos.
12. Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
13. Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor
de arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la coma y el
espacio en blanco que acaba de escribir y suelte el botn del mouse. El
campo ser insertado a la derecha de la coma y el espacio.
14. Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Adicin de un resumen de informacin
El siguiente paso es agregar un resumen de informacin a su informe. Esta
informacin le permite especificar el autor, ttulo y materia del informe, as
como tambin cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el
informe. Cuando agrega un resumen de informacin, los usuarios pueden
rpidamente encontrar cualquier informacin relacionada con el informe.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 65
Para agregar informacin resumida
1. En el men Archivo, haga clic en Informacin de resumen.
El cuadro de dilogo Propiedades del documento aparece con la ficha
Resumen activa.
2. Escriba la informacin acerca de su informe que desee en los cuadros de
texto proporcionados. Asegrese de escribir el ttulo Lista de Clientes
en el cuadro de texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente
seccin del tutorial.
3. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Adicin de un ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede
agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al
programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de texto
Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento.
Para agregar un ttulo
1. Haga clic en la ficha Diseo.
2. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta
Campos especiales y expndalo.
3. Seleccione Ttulo del informe.
4. Arrastre el cursor sobre el informe. Aparecer un rectngulo de colocacin.
5. Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la
seccin Encabezado de pgina (EP) del informe y suelte el botn del
mouse para situar el objeto.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
66 Manual del usuario de Crystal Reports
6. Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar sus cambios.
Como puede ver, el objeto ttulo del informe muestra el ttulo que escribi en
el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento.
Formato de objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo,
permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har ms
fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo.
Para dar formato a un objeto
1. Para centrar el ttulo, primero hay que expandir el campo Ttulo de modo
que tenga aproximadamente el mismo ancho que los datos del informe.
Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo.
2. Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en
cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro hasta que se
empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre
del Contacto
De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho
al borde izquierdo de su informe.
3. Con el objeto de ttulo del informe an seleccionado, haga clic en
Centrar en la barra de herramientas de formato. El ttulo se centra dentro
del objeto.
4. Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Dar formato al
campo en el men contextual.
5. Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente.
6. Destaque el ttulo del informe an ms eligiendo Negritas del cuadro
desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamao de acuerdo a la fuente
que est usando) del cuadro desplegable Tamao.
7. Cambie el color del texto seleccionado Marrn en la paleta de Color.
Observe que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del
texto.
8. Haga clic en Aceptar cuando termine.
9. Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao del
ttulo del informe.
El ttulo tiene ahora un formato destacado en el informe.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 67
Adicin de un encabezado de campo
Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el nico que no tiene
encabezado. En esta seccin, va a crear un encabezado.
Para aadir un encabezado de campo
1. Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de
herramientas Insertar herramientas.
2. Inserte el objeto de texto en la seccin Encabezado de pgina justo
sobre el campo Nombre del Contacto.
3. Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y, a
continuacin, escriba el Nombre del Contacto en el objeto de texto.
4. Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto.
Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como
el resto de los ttulos de los campos.
Guardar el informe
1. Para guardar su trabajo, haga clic en el botn Guardar de la barra de
herramientas estndar.
Ya que esta es la primera vez que est guardando el informe, el cuadro
de dilogo Guardar Archivo Como aparece mostrando el directorio
predeterminado donde se guardar el archivo. Observe que tambin se
muestra un nombre de archivo predeterminado basado en el ttulo del
informe definido previamente.
2. Escriba Custlist.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en
Guardar.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
68 Manual del usuario de Crystal Reports
Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su
eleccin.
3. Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante el
resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que sern incluidos
en el informe. En esta seccin aprender a:
Seleccionar los registros que desee incluir en su informe.
Guardar un informe, incluidos los criterios de seleccin.
Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre solamente
los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de muestra
contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes
internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas,
usando el Asistente de Seleccin.
Establecimiento de su criterio de seleccin
Cuando se desplaza a travs del informe, ver que contiene informacin de
clientes de diferentes pases. En este paso, usted limitar los datos de todos
los pases, con excepcin de los Estados Unidos.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 69
Para ingresar criterios de seleccin
1. Para comenzar, haga clic en la ficha Diseo para regresar al modo de
diseo.
2. Haga clic en un rea vaca de su informe para desactivar cualquier
campo que estuviera seleccionado.
3. Haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
La seccin Campos del Informe de este cuadro de dilogo contiene la lista
de todos los campos del informe y la seccin Campos de base de datos
contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas.
4. Como la seleccin de registros se va a basar en el campo de pas,
seleccione Pas en la lista Campos y haga clic en Aceptar.
Aparece el Asistente de seleccin.
Suponga que est completando la siguiente frase:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente
es
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
70 Manual del usuario de Crystal Reports
Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa use
al seleccionar los registros para su informe. En este momento, la
condicin es cualquier valor; es decir, no existen restricciones en la
seleccin de registros.
5. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qu
otras opciones estn disponibles. Como slo desea los registros donde
el Pas es EE.UU., seleccione la condicin es igual a .
Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente
es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU.
6. Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos
los valores para el campo pas. Seleccione EE. UU. de la lista.
Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente
es igual a EE. UU.
7. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseo.
8. Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo.
Aparece el cuadro de dilogo Cambiar en frmula de seleccin de registros.
9. Haga clic en Actualizar datos.
10. Guarde esta versin del informe sin cambiar el informe original, eligiendo
el comando Guardar como del men Archivo y nombrando el nuevo
informe como EEUU.rpt.
Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado
un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo manipular sus datos.
Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
Eliminacin de un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se
hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe. Antes de
continuar, elimine dicho campo.
Para eliminar un campo
1. Seleccione el campo Pas y el encabezado de la columna Pas, usando
la combinacin Ctrl-clic.
2. Presione la tecla Suprimir en el teclado.
Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 71
Equilibrar el espaciado entre campos
Ahora que el campo Pas ha sido eliminado, existe demasiado espacio en
blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podra dejar este
espacio tal como est, pero sera ms fcil leer el informe si las columnas
estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la pgina.
Para equilibrar el espaciado entre campos
1. Regrese a la ficha Diseo. Seleccione el campo Nombre del Contacto
y su encabezado de campo usando la combinacin Ctrl-clic.
2. Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y
arrstrelos hacia la izquierda, ms cerca al campo Ciudad.
3. Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
72 Manual del usuario de Crystal Reports
El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el ttulo del
informe no parece estar centrado.
4. Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo.
5. Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se
transforme en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco del
objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en el
objeto del campo Nombre del Contacto.
El ttulo del informe se centra automticamente basndose en el tamao
del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas.
Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para
personalizar sus informes.
Agrupacin de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos
ms fcil de leer y entender. Crystal Reportsle permite hacer esto fcilmente.
En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y luego los ordenar
alfabticamente dentro de cada grupo.
Para agrupar un informe
1. En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar grupo de la barra de
herramientas Insertar herramientas.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 73
2. Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en la primera lista
desplegable.
El programa tomar todos los registros con el mismo valor del campo
Regin y los reunir formando un grupo dentro del informe.
3. Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable.
El agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden
alfabtico ascendente.
4. Haga clic en Aceptar.
Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseo:
GH1 (Encabezado del grupo n1) y GF1 (Pie de pgina de grupo n1).
As es como el programa indica que se ha agrupado el informe.
5. Haga clic en la ficha Vista previa para ver cmo luce su informe.
6. Si el rbol de grupos no est visible, haga clic en el botn Mostrar/
ocultar el rbol de gruposde la barra de herramientas estndar para
ver los grupos incluidos en el informe.
Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el rbol de
grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de clientes de Texas,
simplemente haga clic en TX en el rbol de Grupos. El programa se
adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista previa. El rbol
de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier grupo especfico
de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs del informe en
busca de dicho grupo. Para obtener ms informacin acerca del rbol de
grupos, vea "Vista rbol de grupos " en la pgina 105.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
74 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes,
subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un informe
de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el total de
ventas para cada regin. Consulte "Ordenamiento, agrupamiento y
totalizacin " en la pgina 191.
Significado de los encabezados de grupo dinmicos
Cuando usted inserta un grupo, automticamente se inserta el campo
Nombre de grupo en la seccin Encabezado de Grupo de su informe. El
campo muestra el nombre del grupo actual. Por ejemplo, si agrupa por
regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado de
grupo para el grupo CA (California) aparecer como CA.
El formato del nombre de un grupo de campos se establece
automticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo.
Orden de Registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son
puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los
nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente regin.
Para ordenar registros
1. En la ficha Vista previa, haga clic en Asistente de ordenacin de
registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que
tiene el informe en ese momento y todos los campos del origen de datos.
Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos
4
Manual del usuario de Crystal Reports 75
El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn ordenados
en el informe. Debido a que el campo regin ya est ordenado, el
ordenamiento que usted har ser dentro de cada regin y no para el
informe completo.
2. Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botn de flecha >
para agregarlo a la lista Ordenar Campos.
3. Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de
ordenamiento y haga clic en Aceptar. Su informe debe lucir similar a la
siguiente ilustracin:
Observe que los registros de cada grupo estn en orden alfabtico.
Finalizacin del informe
Slo le falta un paso para completar el informe. Es necesario agregar un
logotipo de la empresa a la primera pgina del informe.
Insercin de un logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior de
la primera pgina del informe.
Para insertar el logotipo de una compaa
1. En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar imagen de la barra de
herramientas Herramientas de insercin.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
2. Seleccione un archivo de logotipo de mapa de bits (.bmp) y haga clic en
Abrir.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios inexpertos 4
76 Manual del usuario de Crystal Reports
Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el
informe. El marco representa el logotipo que pondr.
3. Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la seccin
Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez.
Si coloca el logotipo en la seccin de encabezado del informe (EI), slo
se imprimir en la primera pgina del informe.
Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin
Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir
automticamente para acomodar la imagen.
4. Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
El informe final debe ser similar al siguiente (con el logotipo seleccionado
en el paso 2):
5. Guarde el informe haciendo clic en el botn Guardar de la barra de
herramientas estndar.
Usted acaba de terminar su primer informe.
Temas relacionados:
Para obtener informacin sobre la distribucin de informes (impresin,
exportacin, etc.), vea los temas sobre impresin de los epgrafes "Formato
" en la pgina 263 y "Imprimir, exportar y ver informes " en la pgina 433.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados
4
Manual del usuario de Crystal Reports 77
Inicio rpido para usuarios avanzados
Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al
programa, siga los siguientes pasos para configurar un informe por primera vez.
Si no es un usuario con experiencia, consulte el epgrafe "Inicio rpido para
usuarios inexpertos " en la pgina 54.
Para elegir un tipo de informe y un origen de datos
1. En Windows, haga clic en Inicio> Programas > BusinessObjects XI >
Crystal Reports y, a continuacin, seleccione Crystal Reports XI.
2. Haga clic en Informe en blanco para abrir el cuadro de dilogo
Asistente de base de datos.
Como alternativa a la creacin de un informe en blanco, puede elegir uno
de los cuatro asistentes para la creacin de informes.
Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una
diversidad de fuentes de datos.
3. Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar el
origen de datos que desee usar en el informe.
4. Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la
flecha > para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas.
5. Despus de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga
clic en Aceptar en el Asistente de base de datos.
Nota: Si selecciona ms de una tabla en el cuadro de dilogo Asistente
de base de datos, aparecer la ficha Vnculos. Para obtener ms
informacin sobre vnculos, vea "Cmo vincular varias tablas " en la
pgina 109.
Aparece la ficha Diseo con las reas de Encabezado de informe,
Encabezado de pgina, Detalles, Pie de pgina y Pie de informe. Un
informe se crea al insertar y dar formato a los elementos en cada una de
estas reas.
Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y
quiere que coincidan registro a registro, haga clic en Asistente de base de datos
en la barra de herramientas Herramientas del asistente, seleccione las tablas y,
a continuacin, establezca los vnculos en la ficha Vnculos cuando aparezca.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados 4
78 Manual del usuario de Crystal Reports
Para trabajar con elementos de informe en la ficha Diseo
1. Cada una de las reas predeterminadas del informe contiene solo una
seccin. Para agregar secciones adicionales, haga clic en Asistente de
seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente y
agregue las secciones que desee usando dicho asistente.
Una vez que ha agregado secciones a un rea, puede combinarlas,
moverlas o eliminarlas en el Asistente de seccin. Consulte "Diseo con
lneas gua " en la pgina 280.
2. Para activar y desactivar la cuadrcula, elija el comando Opciones del
men Archivo y active o desactive la casilla de verificacin Cuadrcula
de la vista Diseo de la ficha Diseo cuando se muestre el cuadro de
dilogo Opciones. Consulte "Uso de la cuadrcula " en la pgina 279.
3. Si est trabajando con la cuadrcula desactivada y quiere usar ajuste a
lneas gua para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o izquierda
a la altura de donde quiere que aparezca la lnea gua.
Algunas otras formas en que puede usar las guas:
Arrastrar un campo hacia una lnea gua hasta que se ajuste a la
lnea en cuestin.
Arrastrar la flecha de la lnea gua para mover dicha lnea gua (y
cualquier objeto que est ajustado a ella).
Arrastrar la flecha de la lnea gua ms all de la regla para quitar la
lnea gua. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
4. Si el cuadro de dilogo Explorador de campos no est visible, haga clic
en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar.
Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una
lista de los campos. Para agilizar la entrada de varios campos, este
cuadro permanecer en pantalla mientras no se cierre. Puede mover el
cuadro de dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo.
Consulte "Ubicacin de datos en el informe " en la pgina 111.
5. Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe.
Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la
combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos, o
tambin, la combinacin Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en
forma aleatoria. Tambin puede utilizar el mtodo de arrastrar y colocar.
Coloque los campos en la seccin Detalles donde desea que aparezcan.
Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el
cuadro de dilogo Explorador de Campos. El programa marca la
posicin de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres del
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados
4
Manual del usuario de Crystal Reports 79
marco indican si el campo es de texto (XXX...), de nmero (555), de
moneda (555 $), de fecha (31/12/99), de hora (00:00:00), de fecha y
hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F).
Nota:
Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la
casilla de verificacin Mostrar nombres de campo en el cuadro de
dilogo Opciones (ficha Presentacin).
El programa coloca automticamente los ttulos de campo en la
seccin Encabezado de pgina a menos que no est activada la
casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en
la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones.
Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, slo se
colocarn ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina de
los campos en la seccin Detalles A (el original) de su informe.
6. Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la
necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Puede
hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace clic con el
botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la
seccin de la regla.
Si desea expandir una seccin para alojar una lnea adicional, use el
comando Insertar lnea.
Si desea que el programa alinee los objetos en la seccin
automticamente y en direccin horizontal, use el comando Ordenar
lneas.
Si desea reducir el tamao de una seccin para eliminar espacios en
blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, use el comando
Ajustar seccin. Consulte "Uso del espacio en blanco entre filas " en
la pgina 305.
7. Para crear un ttulo de informe, primero debe especificar el ttulo en el
cuadro de dilogo Propiedades del documento. En el men Archivo,
haga clic en Informacin de resumen. Proporcione el ttulo en el cuadro
de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Haga
clic en Aceptar.
8. Seleccione Ttulo del informe de la lista Campos especiales del
Explorador de campos. Cuando mueva el cursor sobre el informe,
aparecer un marco rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la
seccin Encabezado del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en
esa seccin. El campo del ttulo contendr el texto usted que escribi en
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados 4
80 Manual del usuario de Crystal Reports
el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del
Documento. Consulte "Agregar una pgina de ttulo al informe " en la
pgina 123.
9. Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el
botn Vista previa de la barra de herramientas estndar.
Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creacin de un
informe, puede tener una vista previa usando solamente una pequea
parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista
previa de muestra del men Archivo | Imprimir. Consulte "Ficha Vista
previa " en la pgina 103.
En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere,
puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo tiempo, ver
los resultados como apareceran actualizados en el informe. Tambin
puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en
la ficha Diseo.
Para usar otras funciones de informes
1. Si desea dar formato a un campo, cambiar la ubicacin o el ancho de un
campo, o insertar un resumen, haga clic en el campo para seleccionarlo.
Aparecern controladores arriba, abajo y a los lados de cada campo
seleccionado.
Para cambiar la ubicacin del campo (o los campos), arrastre el
marco de ubicacin del campo a su nueva posicin usando su mouse.
Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la
derecha o de la izquierda usando su mouse.
Haga clic con el botn secundario en el campo para darle formato o
resumirlo. Aparecer un men contextual con una lista de comandos
para realizar ambas acciones.
Sugerencia: Muchas de las opciones de formato y fuente estn
disponibles en la barra de formato.
Nota: Si quiere aplicar el formato slo bajo ciertas condiciones, haga clic
en el botn Frmula Condicional en el Editor de Formato y haga una
frmula que defina esas condiciones. Consulte "Trabajo con formato
condicional " en la pgina 308.
2. Si desea crear una frmula para realizar clculos o comparaciones de
datos, seleccione Campos de frmula en el Explorador de campos.
Nota: Tambin puede hacer clic en Formula Workshop en la barra de
herramientas Herramientas del asistente para trabajar con frmulas,
funciones personalizadas, enunciados SQL, etc.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados
4
Manual del usuario de Crystal Reports 81
3. Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula.
Especifique el nombre de la frmula y haga clic en Aceptar. Aparece el
Formula Workshop con el Editor de frmulas activo.
4. Escriba la frmula en el Editor de frmulas. Especifique los campos,
operadores y funciones seleccionndolos en sus respectivas listas o
escribindolos con el teclado. Puede comprobar la sintaxis de la frmula
haciendo clic en Revisar.
5. Cuando termine la edicin, haga clic en el botn Guardar y cerrar para
regresar al cuadro de dilogo Explorador de campos.
6. Haga clic en Insertar en informe para colocar la frmula tal como lo
hara con un campo de una base de datos. Consulte "Uso de las
frmulas " en la pgina 473.
7. Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic
en Insertar subinforme en la barra de herramientas Insertar
herramientas y elija un informe existente para importarlo como subinforme,
o use el Asistente para la creacin de informes para crear un nuevo
subinforme. Consulte "Cmo insertar subinformes " en la pgina 537.
Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros
del informe principal, haga clic en la ficha Vincular del cuadro de dilogo
Insertar subinforme y especifique el vnculo cuando aparezca la ficha.
Consulte "Para vincular un subinforme a los datos del informe principal "
en la pgina 541.
8. Para insertar una tabla cruzada en un informe, haga clic en el botn
Insertar tablas cruzadas de la barra de herramientas Insertar
herramientas y configure la tabla cruzada en el Asistente de tablas
cruzadas cuando ste aparezca. Consulte "Objetos de tablas cruzadas "
en la pgina 373.
9. Para crear un campo de parmetros (un campo que solicita se le
proporcione un valor cada vez que se recuperan datos de un informe),
haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas
estndar y, a continuacin, seleccione Campos de parmetros en el
cuadro de dilogo Explorador de campos cuando ste aparezca. Haga
clic en el botn Nuevo para configurar un campo de parmetros. Una
vez creado, puede insertar el campo de parmetros en un informe tal
como lo hara con un campo de una base de datos o seleccionarlo en la
lista Campos del Formula Workshop.
Los campos de parmetros se pueden utilizar en informes (como
solicitudes de ttulos o etiquetas), en frmulas de seleccin (como
solicitudes de criterios de seleccin) y en frmulas (para muchos fines,
entre los que se incluye la especificacin de campos de ordenacin).
Consulte "Campos y solicitudes de parmetro " en la pgina 495.
Inicio rpido
Inicio rpido para usuarios avanzados 4
82 Manual del usuario de Crystal Reports
10. Para agregar un grfico, haga clic en Insertar grfico en la barra de
herramientas Insertar herramientas. Consulte "Creacin de grficos " en
la pgina 319.
11. Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de
herramientas Insertar herramientas. Consulte "Creacin de mapas " en la
pgina 339.
12. Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que se
pueda editar desde Report Designer usando las herramientas del
programa original del objeto, elija el comando Objeto OLE del men
Insertar. Vea "OLE " en la pgina 361 y "Trabajo con Objetos OLE
estticos " en la pgina 367.
13. Para cambiar la direccin de ordenacin de los registros, haga clic en
Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas
Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenacin de
registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar
los datos del informe y la direccin del ordenamiento. Consulte
"Ordenacin de un campo y de mltiples campos " en la pgina 194.
14. Si desea limitar el informe de acuerdo con registros especficos (por
ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen ventas
acumuladas superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en el
que desee basar la seleccin y luego haga clic en Asistente de
seleccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de
seleccin de registros.
15. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de
herramientas estndar.
Eso es todo! As de fcil es elaborar un informe.
c
a
p

t
u
l
o
Conceptos de diseo de
informes
Conceptos de diseo de informes
Diseo bsico de informes 5
84 Manual del usuario de Crystal Reports
Diseo bsico de informes
El propsito de este captulo es sugerir un enfoque estructurado para la
elaboracin de informes usando Crystal Reports. Dicho enfoque incluye los
siguientes pasos:
Decisiones sobre el contenido del informe.
Desarrollo de un prototipo en papel.
Esta seccin ha sido diseada para proporcionar una comprensin de los
conceptos involucrados en el proceso de elaboracin de informes.
Decisiones sobre el contenido del informe
Antes de nada, debe tener un esquema de la informacin que desea que se
presente en el informe. Las siguientes secciones proporcionan una gua para
realizar ese esquema.
Formular el propsito
Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin. Sirven para facilitar una
rpida compresin de los elementos bsicos y las relaciones entre los datos sin
formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un informe sea
eficaz, debe presentar los datos adecuados de forma lgica. Si presenta datos
incorrectos, o datos correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar
el proceso de decisin o incluso provocar que se tome una decisin incorrecta.
Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su
propsito en una o dos frases. El enunciado del propsito le permite
centrarse en las necesidades bsicas y proporciona al informe un punto de
partida y un objetivo.
A continuacin se dan algunos ejemplos de enunciados de propsito:
El propsito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las
ventas acumuladas anuales por representante de ventas, comparar las
cifras actuales con las del ao anterior y marcar los representantes
cuyas cifras de venta no alcanzan los estndares de la compaa.
El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para
cada producto en inventario y sugerir cantidades para rdenes de
abastecimiento en base a dicha actividad.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe
5
Manual del usuario de Crystal Reports 85
El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes por
cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de infracciones de
trnsito por ao de cada conductor de la compaa.
La definicin del propsito del informe antes de comenzar es un paso clave
en el proceso general.
Quin va a leer el informe?
Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por
ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compaa puede
ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas,
por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO).
Cada una de estas personas estar interesada en diferentes aspectos del
informe.
Un representante de ventas usar el informe para evaluar su rendimiento
individual y compararlo con el de otros representantes de su rea.
El director regional de ventas usar el informe para evaluar a los
representantes de su regin y comparar los resultados obtenidos con los
de otras regiones.
El gerente general de ventas usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las cifras
de ventas reales con las cifras de ventas estimadas.
El director general de operaciones usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de
mercadeo, y para proyectar actividades como planes de produccin,
programas de expansin, etc.
Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante
planificar el informe para que incluya la informacin que busca cada uno.
Determinacin de la presentacin del informe
Cul ser el ttulo del informe?
Establezca un ttulo inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro si lo
desea, pero al menos tendr un ttulo al cual referirse durante la etapa de
creacin del prototipo.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe 5
86 Manual del usuario de Crystal Reports
Qu otra informacin, adems del ttulo, necesita para identificar su informe?
Puede que desee incluir la fecha de impresin, informacin acerca de quin
prepar el informe, un enunciado del propsito del informe, el rango de los
datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha informacin
para que pueda incluirla al momento de preparar su prototipo.
La informacin puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo de
la clase de informacin que planea usar.
La informacin acerca de quin prepar el informe podra ser tomada de
campos de datos individuales en las tablas de la base datos usada. Si se
va a extraer de una tabla de base de datos, qu tabla ser? O, qu
combinacin de tablas?
El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en un
bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte
del informe.
Crystal Reports puede generar informacin como la fecha de impresin o
los nmeros de pgina.
Bsqueda de datos
Sabe usted qu datos quiere usar en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los
datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC, de una vista
empresarial o de un diccionario?
Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos
y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base
de datos, si es que todava no lo tiene. Para obtener ms informacin,
consulte Acceso a los orgenes de datos en la ayuda en lnea.
Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la
informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de un
cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de
datos?
El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compaero
de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se
propone trabajar.
Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?
El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido
en el enunciado del propsito del informe. Y tambin debe contener todos los
datos necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe
5
Manual del usuario de Crystal Reports 87
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Crystal Reports
le permite combinar datos de diferentes bases de datos para crear su
informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo.
La mayora de los datos en un informe normal se obtienen directamente
de los campos de datos. Qu campos de datos se van a utilizar y dnde
se van a situar?
Otros datos se calcularn dependiendo de los campos de datos. Qu
campos de datos se van a utilizar en los clculos?
Otros datos sern insertados directamente en el informe, utilizando
objetos de texto (encabezados, notas, rtulos, etc.).
Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir
de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de
campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr que
ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas, por
ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisin). En
su plan, podra ser til separar o marcar los datos que deben ser calculados,
de los que pueden ser usados directamente. Consulte "Especificacin de
frmulas " en la pgina 478.
En qu tipo de campos estn contenidos los datos:
Tmese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se
utilizar en sus clculos. Ya que las funciones de frmula y los operadores
funcionan con tipos de datos especficos, es importante reconocer el tipo de
dato con el que est trabajando, antes de iniciar clculo alguno. Por ejemplo,
algunas funciones requieren datos numricos, mientras que otras slo
trabajan con campos de cadena.
Manipulacin de datos
Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
Cmo? Por cliente? Por fecha? Por jerarqua? Crystal Reports provee
varias opciones para agrupar sus datos en su informe. Consulte "Agrupar
datos " en la pgina 196.
Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?
Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Consulte "Opciones de
ordenacin " en la pgina 192.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe 5
88 Manual del usuario de Crystal Reports
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base
de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los
registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros de la
misma. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en
un simple rango de datos o comparaciones, o puede crear frmulas
complejas para identificar los registros que sern incluidos. Tome unos
minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los
criterios que sern usados para seleccionar esos registros. Consulte
"Seleccin de registros " en la pgina 178.
Desea resumir los datos?
Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el mximo y el mnimo valor
contenidos entre todos los valores de una columna de su informe?
Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio, total
de recuento, etc.) al final de la pgina de la columna seleccionada. Consulte
"Clculo de un porcentaje " en la pgina 224 y "Seleccin de los N primeros o
N ltimos grupos o porcentajes " en la pgina 218.
Qu informacin quiere marcar en su informe?
Puede que desee llamar la atencin sobre algunos datos marcndolos en el
informe. Por ejemplo, los elementos fijos del inventario suelen estar
marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial
atencin. Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad
durante el ltimo mes, los ltimos tres meses o algn otro perodo especfico.
Para marcar la informacin, identifquela junto con cualquier condicin que
active la marca.
Cmo quiere marcar la informacin?
Podra ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro smbolo, o tal
vez usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta informacin
marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha marcacin.
Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y
cambiar el tipo, tamao o color de la fuente usada para elementos
especficos del informe. Le permite colocar bordes alrededor de elementos,
dibujar lneas y cuadros (para dividir el informe en secciones), establecer
encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato se pueden utilizar
para resaltar los datos ms importantes de un informe. Consulte "Formato "
en la pgina 263.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe
5
Manual del usuario de Crystal Reports 89
Caractersticas del rea de impresin
Cada rea del informe tiene sus propias caractersticas de impresin. Es muy
importante comprender estas caractersticas porque afectan al tiempo y a la
frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.
En qu orden se imprimen las reas del informe?
Las reas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseo (de
arriba hacia abajo). Si hay ms de una seccin en un rea, estas se imprimen
en el orden en que aparecen dentro del rea. As, si tiene tres secciones de
Encabezado del informe, las tres secciones sern impresas, en orden, antes
de comenzar a imprimir la(s) seccin(es) en el Encabezado de pgina.
Cun a menudo se imprimen los informes?
La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseo del informe.
Esta informacin es de suma utilidad, cuando est tratando de decidir dnde
ubicar grficos, tablas cruzadas y frmulas, para obtener resultados
especficos:
Encabezado de informe
Objetos ubicados en el rea del Encabezado del informe se imprimen una
sola vez, al principio del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de
todo el informe.
Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos
de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en
esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada
son un subconjunto de los datos del informe completo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al principio
del informe.
Encabezado de pgina
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de pgina se imprimen al
principio de cada nueva pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta seccin.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al
principio de cada nueva pgina.
Conceptos de diseo de informes
Decisiones sobre el contenido del informe 5
90 Manual del usuario de Crystal Reports
Encabezado de grupo
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de grupo se imprimen al
principio de cada nuevo grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos
solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada
grupo, al principio del grupo.
Area detalles
Objetos ubicados en el rea de Detalles se imprimen con cada nuevo registro.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por cada registro.
Pie de pgina de grupo
Objetos ubicados en el rea del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos
solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada
grupo, al final del grupo.
Pie de informe
Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una sola vez al
final del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de
todo el informe.
Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos
de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en
esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada
son un subconjunto de los datos del informe completo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al final del
informe.
Pie de pgina
Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final de cada
pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al
final de cada nueva pgina.
Conceptos de diseo de informes
Desarrollo de un prototipo en papel
5
Manual del usuario de Crystal Reports 91
Desarrollo de un prototipo en papel
Mientras que un prototipo es til independientemente de su experiencia con
Crystal Reports, es de particular importancia cuando est aprendiendo el
programa por primera vez. Con el prototipo en mano, puede poner todo su
esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos, en lugar de tratar de
disear y aprender al mismo tiempo.
Para disear un prototipo en papel
1. Tome un papel del tamao que usar para su informe final.
2. Ubique el ttulo y cualquier otra informacin descriptiva del encabezado,
usando cuadros o lneas para representar los elementos del informe.
3. Ubique la informacin del Pie de pgina.
4. Revise el esbozo de la pgina para que haya un buen balance de los
diferentes elementos.
5. Analice la informacin que desee incluir en el cuerpo del informe:
Cuente el nmero de campos que utilizar y estime el espacio
apropiado entre los campos.
Use rectngulos para delinear los campos.
Cambie el espacio entre campos si es necesario.
Decida una secuencia lgica para representar los datos en el cuerpo
del informe.
Rotule los campos para indicar esa secuencia.
6. Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales.
7. Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que
aparezcan las marcas.
8. Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga
del resto en el prototipo.
9. Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
Conceptos de diseo de informes
Desarrollo de un prototipo en papel 5
92 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Introduccin a la creacin de
informes
Introduccin a la creacin de informes
Opciones en la creacin de informes 6
94 Manual del usuario de Crystal Reports
Opciones en la creacin de informes
Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene tres opciones:
Utilizar un Asistente para la creacin de informes.
Utilizar otro informe como modelo.
Crear un informe desde el principio.
Probablemente usar las tres opciones con el tiempo.
Asistentes para la creacin de informes
Los Asistentes para la creacin de informes ayudan a crear informes de
manera rpida y tanto los usuarios sin experiencia como los programadores
prefieren crear la mayora de sus informes usando estos modelos. Todo lo
que tiene que hacer es elegir el asistente que ms se aproxime al tipo de
informe que desee crear. El asistente le lleva paso a paso a travs del
proceso de creacin de informes.
Otro informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese
otro informe como modelo. Abra el informe que desee usar de este modo
seleccionando la opcin Abrir archivo y gurdelo en un archivo nuevo con el
comando Guardar como (que se encuentra en el men Archivo). Este
mtodo es til para:
crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de registros
diferente al del informe existente;
reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado, usando
la misma estructura de un informe actual;
crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases
de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede crear un
informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos internos.
Despus, sin necesidad de establecer vnculos nuevamente, puede
construir todos sus nuevos informes basado en este informe.
Crystal Reports tambin permite dar formato a un informe mediante la
aplicacin de una plantilla. Consulte "Utilizacin de una plantilla " en la
pgina 264 para obtener ms informacin.
Introduccin a la creacin de informes
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos
6
Manual del usuario de Crystal Reports 95
Informe nuevo
La opcin Informe en blanco se usa para crear un informe partiendo de cero.
Esta situacin se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y el control
para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que se
desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en
los asistentes.
La opcin Informe en blanco se eligi para "Inicio rpido para usuarios
inexpertos " en la pgina 54, ya que el proceso de crear un informe partiendo
de cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos bsicos de la
elaboracin de informes.
Eleccin de campos de bases de datos y
fuentes de datos
Crystal Reports simplifica la seleccin de campos de bases de datos y
fuentes de datos al ofrecer una funcionalidad fcil de usar en los cuadros de
dilogo Asistente de base de datos y Explorador de campos. Cada uno de
estos cuadros de dilogo usa la estructura familiar de rbol de Windows para
permitir el desplazamiento por todas las opciones posibles.
El Asistente de base de datos
El Asistente de base de datos proporciona una vista de rbol integrada de
todas las fuentes de datos que se pueden usar con Crystal Reports. En el
Asistente de base de datos se puede seleccionar para los informes una
cualquiera de las fuentes de datos que se exponen a continuacin:
Un origen de datos conectado actualmente.
Un comando SQL guardado en BusinessObjects Enterprise Repository.
Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos.
Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el
Asistente de base de datos mantiene una lista de estos orgenes de
datos a disposicin del usuario).
Un origen de datos existente, por ejemplo, un archivo de datos local o un
origen de datos ODBC que ya est configurado.
En el Asistente de base de datos tambin se pueden especificar vnculos entre
tablas de bases de datos si se han seleccionado varias tablas para el informe.
Introduccin a la creacin de informes
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos 6
96 Manual del usuario de Crystal Reports
Ficha Datos
Vista de rbol
La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de rbol de
los posibles orgenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe.
El rbol, en la lista Orgenes de datos disponibles, posee carpetas para:
Conexiones actuales
Favoritos
Historial
Crear nueva conexin
Repositorio
La carpeta Crear nueva conexin contiene subcarpetas para numerosos
orgenes de datos comunes. Entre stas se encuentran las siguientes:
Access/Excel (DAO)
Archivos de base de datos
ODBC (RDO)
OLAP
OLE DB (ADO)
Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear
nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos
seleccionados durante la instalacin.
Para obtener una breve descripcin de cada una de estas carpetas y
subcarpetas, consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107.
Men contextual
Puede hacer clic con el botn secundario en la lista Orgenes de datos
disponibles del Asistente de base de datos para ver un men contextual con
las siguientes opciones:
Agregar al informe
Use esta opcin para agregar una tabla o un procedimiento almacenado
a su nuevo informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en
la flecha > del Asistente de base de datos.
Agregar a Favoritos
Use esta opcin para agregar un origen de datos seleccionado a la
carpeta Favoritos.
Introduccin a la creacin de informes
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos
6
Manual del usuario de Crystal Reports 97
Quitar del informe
Use esta opcin para quitar una tabla o un procedimiento almacenado
del informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha
< del Asistente de base de datos.
Propiedades
Use esta opcin para obtener informacin detallada del elemento
seleccionado.
Cambiar nombre de Favorito
Use esta opcin para cambiar el nombre a un origen de datos de la
carpeta Favoritos.
Eliminar Favorito
Use esta opcin para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos.
Quitar del repositorio
Use esta opcin para eliminar un comando SQL existente de
BusinessObjects Enterprise Repository.
Cambiar de nombre el objeto del repositorio
Use esta opcin para cambiar el nombre de un comando SQL existente
de BusinessObjects Enterprise Repository.
Opciones
Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen
en la ficha Base de datos del cuadro de dilogo Opciones.
Renovar
Use esta opcin para actualizar la lista de orgenes de datos disponibles
en el Asistente de base de datos.
Ficha Vnculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base
de datos coincidan con los registros relacionados de otra tabla. Por ejemplo,
si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto, se establece un vnculo de
tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor
que lo fabrica (de la tabla Proveedores).
Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos o
ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de
vinculacin se facilita utilizando la ficha Vnculos del Asistente de base de
datos. Consulte "Vinculacin de tablas " en la pgina 557.
Introduccin a la creacin de informes
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos 6
98 Manual del usuario de Crystal Reports
El Explorador de campos
Use el cuadro de dilogo Explorador de campos para insertar, modificar o
eliminar campos en las fichas Diseo y Vista previa de Crystal Reports. Para
ver el Explorador de campos, seleccione el comando Explorador de campos
del men Vista.
Vista de rbol
El Explorador de campos muestra una vista de rbol de los campos de bases
de datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. Tambin
muestra campos de frmula, enunciado SQL, de parmetro, de total
acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe.
Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido
usados por otros campos (como campos de frmula, grupos, campos de total
acumulado, resmenes, entre otros) tienen al lado una marca de verificacin
verde.
Barra de herramientas y men contextual
La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con
informacin sobre herramientas y combinaciones de teclas de acceso
directo. Puede hacer clic con el botn derecho en cualquier elemento de la
vista de rbol para abrir un men contextual.
La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes:
Insertar en informe
Use esta opcin para agregar un campo al informe. Es posible insertar
ms de un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic
con el botn derecho y eligiendo Insertar a informe.
De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo
en las fichas Diseo o Vista previa.
Examinar
Use esta opcin para examinar datos de un campo de base de datos, de
un campo de frmula o de un campo de enunciado SQL.
Nota: En el men contextual, esta opcin se denomina Examinar datos.
Nuevo
Use esta opcin para crear un campo de frmula, un campo de
enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total
acumulado.
Introduccin a la creacin de informes
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos
6
Manual del usuario de Crystal Reports 99
Editar
Use esta opcin para modificar un campo de frmula, un campo de
enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado
existentes.
Cambiar nombre
Use esta opcin para modificar el nombre de un campo de frmula, un
campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total
acumulado existentes.
Eliminar
Use esta opcin para eliminar un campo de frmula, un campo de
enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total
acumulado. Tambin puede seleccionar varios campos si hace clic con el
botn derecho y elige Eliminar para quitarlos todos a la vez.
Adems de las funciones disponibles en la barra de herramientas, el men
contextual ofrece tambin las funciones siguientes:
Establecer orden de solicitud
Use esta opcin para abrir el cuadro de dilogo Establecer orden de
solicitud, en el que puede cambiar el orden de solicitud de los campos de
parmetro.
Mostrar tipo de campo
Use esta opcin para ver el tipo de campo (cadena, numrico, etc.)
cuando mira una lista de campos de base de datos. La longitud de los
campos de cadena se incluye entre parntesis al final de sus nombres.
Renovar
Use esta opcin para actualizar la lista de campos disponibles en el
Explorador de campos.
Campos de nombre de grupo
Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el
Explorador de campos haciendo clic con el botn secundario y seleccionando
Insertar en informe. Sin embargo, a diferencia de los campos de frmula, de
parmetro o de total acumulado, no puede crear un campo de nombre de
grupo usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se
crea al insertar un grupo.)
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes 6
100 Manual del usuario de Crystal Reports
Acerca del entorno de diseo de informes
Ficha Diseo
Cuando se trabaja con Crystal Reports, la ficha Diseo ser probablemente
la parte del programa que utilice con mayor frecuencia.
La ficha Diseo es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial
cuando se crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las
diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas
secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus
necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su edicin
inicial, y muchas otras operaciones.
La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe
porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con
los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa un
marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los
datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros objetos, moverlos
a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho ms, sin agotar los
recursos de su equipo o de la red en el esfuerzo de recuperacin de datos.
El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual
que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero no
es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un informe
final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los datos. Hace
esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo imprime o lo enva de
alguna manera. Es entonces cuando los datos reales aparecen en el informe.
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 101
reas de la ficha Diseo
Cuando se comienza a crear un informe, Crystal Reports crea
automticamente cinco reas en la ficha Diseo.
Encabezado de informe
Esta seccin se utiliza generalmente para el ttulo del informe y cualquier
otra informacin que se desea que aparezca al principio del informe.
Tambin puede ser usada para grficos y tablas cruzadas que incluyan
datos para todo el informe.
Encabezado de pgina
Esta seccin se utiliza generalmente para la informacin que se desea
que aparezca en la parte superior de cada pgina. Por ejemplo nombres
de captulos, el nombre del documento u otra informacin similar.
Tambin puede usar esta seccin para desplegar ttulos de campo sobre
los campos mismos en su informe.
Detalles
Esta seccin se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez
por registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecer
generalmente en esta seccin.
Pie de informe
Esta seccin se utiliza para la informacin que se desea que aparezca slo
una vez al final del informe (como totales generales) y para los grficos y
las tablas cruzadas que contienen datos relativos a todo el informe.
Pie de pgina
Esta seccin contiene generalmente el numero de pgina y cualquier otra
informacin que se desea que aparezca en la parte inferior de cada pgina.
Si se aade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos
secciones adicionales:
Encabezado de grupo
Esta seccin suele contener el campo de nombre de grupo y se puede
usar para mostrar los grficos o las tablas cruzadas que contienen datos
especficos del grupo. Slo se imprime una vez al principio de un grupo.
Pie de pgina de grupo
Normalmente, esta seccin incluye el valor de resumen, si lo hay, y se
puede utilizar para mostrar grficos y tablas cruzadas. Se imprime slo
una vez al final de un grupo.
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del Encabezado
de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y el Pie de grupo
aparece directamente debajo del rea de Detalles.
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes 6
102 Manual del usuario de Crystal Reports
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de Detalles
y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Al igual que las reas originales, cada una de estas reas nuevas que se
agregan puede contener una o varias secciones. De forma predeterminada,
cada una contiene una sola seccin.
Identificacin y manejo de reas y secciones
El programa asigna una sola seccin a cada rea, automticamente. El
nombre de esa seccin aparece directamente a la izquierda de la misma. Si
usted tiene varias secciones en un rea, las secciones son designadas como
a, b, c, etc.
Nota:
Si ha activado la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos del
rea de la vista de diseo del cuadro de dilogo Opciones, se usan
iniciales (EI, EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin.
Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada que
contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual con
opciones especficas para esa seccin.
Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseo del cuadro de
dilogo Opciones, el programa muestra una regla de seccin
inmediatamente a la izquierda de cada seccin. La regla de la seccin se
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 103
utiliza para agregar, quitar y mover lneas gua y para proveer una referencia
visual cuando est ubicando objetos. Consulte "Diseo con lneas gua " en
la pgina 280.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para
esa seccin. Consulte "Uso de las secciones mltiples en un informe " en la
pgina 249.
Otras funciones de la ficha Diseo
Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseo. Con la ficha
Diseo:
Puede cambiar de tamao a una seccin, arrastrando sus orillas con el
cursor. Consulte "Ajuste del tamao de una seccin " en la pgina 248.
Puede dividir una seccin (crear dos secciones de una sola) haciendo
clic en su orilla izquierda. Consulte "Divisin de una seccin " en la
pgina 248.
Puede agregar lneas gua horizontales o verticales haciendo clic en las
reglas. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de
aumento desde un 25% hasta 400% del tamao original. Consulte
"Cmo aumentar o reducir la vista de un informe " en la pgina 121.
Ficha Vista previa
Para acceder a una vista previa del informe antes de imprimirlo, haga clic en
Vista previa en la barra de herramientas estndar.
El programa rene los datos, realiza los clculos necesarios y muestra el
informe en la ficha Vista previa. Con los datos en su lugar, puede revisar el
espaciado y el formato de los elementos de su informe y ver los resultados
reales de todos sus resmenes, clculos de frmulas y selecciones de
registros y grupos.
En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir
como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los datos
reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere.
La regla de seccin.
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes 6
104 Manual del usuario de Crystal Reports
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los
datos de los orgenes de datos y los guarda con el informe, a menos que
haya configurado el programa para que no guarde los datos.
Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez
que obtenga una vista previa del informe, a menos que especficamente
actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa
recupere nuevos datos.
Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un
informe:
Vista estndar
Vista rbol de grupos
Vista estndar
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una cada vez).
Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede
desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia
adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una
pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de
inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la
funcionalidad que necesita.
El Indicador de edad de los datos
El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron
actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por primera vez,
cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron inicialmente
recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador
muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 105
Vista rbol de grupos
La vista rbol de grupos se puede mostrar u ocultar usando el botn Mostrar/
ocultar el rbol de grupos de la barra de herramientas estndar.
La vista rbol de grupos presenta la pantalla dividida.
El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe.
El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del
informe con la jerarqua de grupos y subgrupos en un formato de rbol
con el que est familiarizado el usuario.
El rbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y
subgrupos creados en su informe. Sin embargo, es posible personalizar
estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de dilogo Insertar
grupo o Cambiar opciones de grupo. Para obtener ms informacin sobre
cmo se personalizan los nombres de grupo en la vista rbol de grupos,
consulte "Agrupar datos " en la pgina 196.
Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta
inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese
grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar o
retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la vista de
rbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
Semejanzas y diferencias con respecto a la ficha Diseo
En la ficha Vista previa dispone de las mismas funciones de formato que en
la ficha Diseo. Los mens (tanto los de la barra de mens como los
contextuales) y las barras de herramientas permanecen activos y
proporcionan en lo esencial la misma funcionalidad que se posee cuando se
trabaja con un informe en la ficha Diseo. Sin embargo, cuando tiene que
hacer muchos cambios, es ms rpido hacerlos en la ficha Diseo. Tenga en
cuenta los siguientes puntos:
Introduccin a la creacin de informes
Acerca del entorno de diseo de informes 6
106 Manual del usuario de Crystal Reports
La ficha Diseo y la ficha Vista previa estn ligadas internamente.
Cualquier cambio que hace en una de ellas, se refleja automticamente
en la otra.
La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en lugar de
las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo. La funcionalidad
de las reglas es la misma.
La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea
sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede saber
de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos. Mientras que
los nombres de seccin aparecen slo una vez en la ficha Diseo, en la
ficha Vista previa se imprimen cada vez que se imprime una seccin.
El Contador de registros, el Indicador de edad de los datos (consulte "El
Indicador de edad de los datos " en la pgina 104) y los controles Pgina
siguiente/Pgina anterior (consulte "Ficha Vista previa " en la
pgina 103), estn todos activos en la ficha Vista previa.
La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo;
a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la ficha Diseo.
Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar en la
ficha Diseo.
Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de
valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos. Al colocar
un campo en la ficha Diseo, un solo cuadro de campo representa todos
esos valores. Cuando resalta el campo, los controladores de ajuste de
tamao aparecen en el cuadro y ste cambia de color.
En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales.
En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor real
aparece dentro del marco. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en realidad
est seleccionando todos los valores en el campo:
El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del
valor especfico que seleccione.
Resalta los dems valores del campo.
De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est
seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados:
El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del
valor especfico que seleccione.
Resalta los valores de los resmenes relacionados.
Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y
modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y Diseo).
Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 107
Vista previa HTML (ficha)
Para ver una representacin HTML del informe de Crystal tal como aparecer
al publicarlo en el Web, haga clic en Vista previa HTML en la barra de
herramientas estndar.
Cuando quiera asegurarse de que el diseo del informe es apropiado y
correcto en el Web en un entorno sin clientes, la opcin Vista previa HTML
permite ver una representacin instantnea del informe en HTML sin tener
que abandonar el entorno de diseo de Crystal Reports. Al contrario que la
ficha Vista previa, que muestra el formato real del informe, la ficha Vista
previa HTML muestra un formato convertido. Si cambia entre las dos fichas,
podr realizar ajustes en el diseo del informe para lograr los mejores
resultados en el Web.
En el caso de informes que se publiquen en BusinessObjects Enterprise
(informes administrados), no tiene que especificar ninguna configuracin
especial para hacer que funcione la opcin Vista previa HTML.
Para los informes autnomos (informes no administrados), el programa
deber utilizar Report Application Sever (RAS) para generar la vista previa.
En este caso, tendr que configurar la funcin Vista previa HTML. Realice
esto en la ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML del cuadro de
dilogo Opciones de Crystal Reports.
Para obtener informacin sobre cmo configurar Opciones de vista previa de
HTML, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports Ficha Etiqueta
inteligente y Vista previa HTML (cuadro de dilogo Opciones).
Creacin de un nuevo informe
Seleccin del origen de datos
Despus de decidir la opcin que se desea usar para la creacin del informe
(consulte "Opciones en la creacin de informes " en la pgina 94), el paso
siguiente es seleccionar un origen de datos para su utilizacin.
La mayora de las fuentes de datos se pueden elegir en el cuadro de dilogo
Asistente de base de datos. El Asistente de base de datos se muestra cuando
se crea un informe partiendo de cero utilizando Informe en blanco, o cuando
se elige la opcin Asistente de base de datos en el men Base de datos.
Nota: Tambin se pueden seleccionar fuentes de datos en los asistentes para
la creacin de informes. La pantalla Datos de todos los asistentes para la
creacin de informes, exceptuando el Asistente de creacin de informes OLAP,
tiene un gran parecido con el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
108 Manual del usuario de Crystal Reports
Para seleccionar un origen de datos
1. Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
2. Use la vista de rbol en la lista Orgenes de datos disponibles de la
pantalla Datos para seleccionar el origen de datos que desee:
Conexiones actuales
Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos a los que
est conectado actualmente.
Favoritos
Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos que se
utilizan normalmente y que se ha mantenido en la lista Favoritos.
Historial
Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos utilizados
recientemente. Se muestran las ltimas cinco fuentes de datos.
Crear nueva conexin
Esta carpeta muestra las subcarpetas de varios orgenes de datos a
los que se puede conectar.
Repositorio
Esta carpeta muestra el contenido del repositorio mediante el
Explorador de BusinessObjects Enterprise. Haga clic en Establecer
nueva conexin para abrir el Explorador de BusinessObjects
Enterprise; desde este cuadro de dilogo se puede seleccionar un
comando SQL o una vista empresarial ya existentes. Para obtener
ms informacin, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports los
temas Comandos SQL o Vistas empresariales.
En esta seccin se describen algunas opciones que se utilizan mucho de
la carpeta Crear nueva conexin.
Access/Excel (DAO)
Esta opcin permite la conexin con un tipo de base de datos
compatible (Access, dBASE, Excel, Lotus, etc.). Se puede crear una
nueva conexin utilizando la opcin Establecer nueva conexin.
Archivos de base de datos
Esta opcin muestra una lista de las bases de datos de PC estndar
locales. Puede usar Buscar archivo de base de datos para examinar
la base de datos de un equipo usando el cuadro de dilogo Abrir.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 109
ODBC (RDO)
Esta opcin muestra una lista de los orgenes de datos ODBC que
ya ha configurado para su uso.
OLAP
Esta opcin abre el Explorador de conexin de OLAP para que
pueda elegir un cubo OLAP como origen de datos.
OLE DB (ADO)
Esta opcin muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha
configurado para su uso. Tambin se puede especificar un archivo
de vnculo de datos de Microsoft.
Nota: Las opciones de origen de datos disponibles en la carpeta Crear
nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos
seleccionados durante la instalacin.
Cmo agregar tablas
Despus de seleccionar el origen de datos, se pueden agregar una o varias
tablas en las que basar el informe.
Para agregar una tabla
1. Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
2. En la ficha Datos, busque la base de datos que desee utilizar en el
informe. Consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107.
3. En la lista Orgenes de datos disponibles, seleccione la tabla que desee
agregar al informe y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista
Tablas seleccionadas.
Es posible insertar ms de una tabla a la vez seleccionando varias tablas,
haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Agregar al informe. Tambin
se pueden arrastrar y colocar tablas en la lista Tablas seleccionadas.
Cmo vincular varias tablas
Si su informe contiene datos de dos o ms tablas, tendr que vincular
durante el proceso de elaboracin.
Nota: No es necesario vincular tablas en informes creados desde una
consulta o un comando porque cualquier vnculo requerido por los datos ya
se ha procesado con anterioridad.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
110 Manual del usuario de Crystal Reports
Cmo agregar y vincular tablas mltiples
1. Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
2. En la ficha Datos, seleccione las tablas que desee agregar al informe.
Consulte "Cmo agregar tablas " en la pgina 109.
Aparece la ficha Vnculos en el Asistente de base de datos.
3. Haga clic en la ficha Vnculos para que se muestren las bases de datos
disponibles actualmente para establecer vnculos.
Crystal Reports vincula automticamente tablas por nombre o por clave,
si es posible.

4. Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una tabla hasta
un campo de otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vinculo.
De lo contrario, recibir un mensaje.
Nota: Es posible vincular tablas por nombre o por informacin de clave
extranjera.
5. Si ha eliminado vnculos y desea volver a crearlos automticamente,
haga clic en Vnculo.
6. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 111
Nota: Cuando se crean vnculos manualmente, el campo con el que se
establecen vnculos debe tener el mismo tipos de datos que el campo
desde el que se establecen dichos vnculos. Cuando se utiliza una
conexin nativa, no es necesario que el campo con el que se
establecen vnculos est indexado. Para obtener ms informacin,
consulte "Tablas indexadas " en la pgina 555.
El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe.
Las bases de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas.
Si no est satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando la
ficha Vnculos del Asistente de base de datos.
Temas relacionados:
"Manipulacin de bases de datos " en la pgina 549
"Vinculacin de opciones " en la pgina 568
Ubicacin de datos en el informe
Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que saber
qu tipo de datos quiere usar en su informe y en qu lugar especfico quiere
ponerlos.
Campos de base de datos
Muchos de los datos que pondr en su informe sern campos de base de datos,
que mostrarn los datos tal como estn almacenados en la base de datos. Por
ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, los
campos colocados en el informe son Nombre del Cliente, Ciudad y Pas.
Normalmente, ubicar campos de base de datos en la seccin Detalles, pero en
algunas ocasiones, los pondr en otras secciones de su informe.
Para insertar campos de base de datos
1. En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de
campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para acelerar el
proceso de elaboracin del informe, este cuadro de dilogo permanece
en la pantalla mientras no lo cierre el usuario. Usted puede mover el
cuadro de dilogo hacia donde quiera.
2. Expanda la carpeta Campos de base de datos para ver todas las tablas
seleccionadas en las bases de datos.
3. Expanda las tablas de forma individual para ver todos los campos que
contienen.
4. Haga clic en el campo que quiere que aparezca en su informe.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
112 Manual del usuario de Crystal Reports
5. Haga clic en el botn Examinar para revisar los valores del campo
seleccionado
6. Haga clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe.
Campos de frmula
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un
campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de datos
solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y necesita
mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha
de recibo, tendr que crear un campo de frmula para calcular la diferencia
entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo del uso de campos de
frmula. Vea "Uso de las frmulas " en la pgina 473 para obtener una
introduccin sobre las frmulas.
Campos de enunciado SQL
Los enunciados SQL son como frmulas, pero estn escritos en SQL
(Lenguaje de consulta estructurado) y no en el lenguaje de frmula de Crystal
Reports. Un enunciado SQL se puede usar para obtener un conjunto
especfico de datos de una base de datos. Puede ordenar, agrupar y
seleccionar basndose en campos de enunciados SQL.
Para crear un campo de enunciado SQL
1. En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de
campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
2. Desplcese hasta Campos de enunciados SQL y resltelo. Haga clic
en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Nombre del enunciado SQL.
3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 113
Aparece el Formula Workshop con el Editor de enunciados SQL activo.
4. Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL.
Nota: Para obtener informacin general sobre lenguaje de frmulas,
consulte "Componentes y sintaxis de la frmula " en la pgina 475.
5. Haga clic en Guardar.
Campos de parmetro
Para solicitar al usuario de un informe que especifique informacin, se ha de
crear un campo de parmetro. Piense en un parmetro como una pregunta
que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La
informacin que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo
que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe usado por
vendedores, puede existir un parmetro que pida al usuario que elija una
regin. El informe devuelve los resultados de la regin especfica en vez de
devolver los resultados de todas las regiones. Si desea una introduccin a los
campos de parmetro, consulte "Campos y solicitudes de parmetro " en la
pgina 495.
Campos de total acumulado
Para mostrar un total que evala cada registro y proporciona una suma
acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un
conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado y
ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2, 4,y 6,
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
114 Manual del usuario de Crystal Reports
un total acumulado mostrara 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por ltimo 12 (la
suma de 2 + 4 + 6). Si desea una introduccin a los totales acumulados,
consulte "Totales acumulados " en la pgina 231.
Campos especiales
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar
campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del
informe.
Para insertar un campo especial
Crystal Reports permite insertar fcilmente, entre otros, campos tales como
Nmero de pgina, Nmero de registro, Nmero de grupo, Fecha de
impresin y Nmero total de pginas en el informe.
1. En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de
campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
2. Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic.
3. Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en
el informe.
Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. Aparecer
un rectngulo de colocacin. Ahora puede colocarlo en el informe.
Nota: Si desea cambiar el formato de un objeto insertado, haga clic en el
objeto para seleccionarlo y luego haga clic en el botn Formato de la barra de
herramientas Herramientas del asistente. Aparecer el Editor de Formato,
donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte "Formato " en la
pgina 263.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 115
Objetos de texto
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de
propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular
resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos
de base de datos. Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en
la pgina 54, se usan objetos de texto para que se muestren fcilmente los
dos campos de base de datos de nombre del contacto como un solo objeto,
tanto para insertar un encabezado de columna para el nombre del contacto
concatenado, como para insertar un ttulo en el informe.
Para insertar un objeto de texto
1. En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar
objeto de texto. Un marco de objeto vaco aparecer en su pantalla.
2. Coloque el objeto de texto en el lugar donde desee que aparezca en el
informe.
Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo para
movimiento y cambio de tamao.
Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para
edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto de
texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda,
aparecer un indicador de tabulacin. Haciendo clic en el indicador de
tabulacin, puede desplazarse cclicamente por las cuatro opciones de
tabulacin disponibles.
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de texto.
Nota: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe, el
objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
Ficha de alineacin
Ficha de alineacin
Ficha de alineacin
Ficha de alineacin
Despus de seleccionar la ficha deseada, haga
clic en la posicin de la regla donde desee
insertarla.
Arrastre para establecer
el margen izquierdo.
Arrastre para establecer
el margen derecho.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
116 Manual del usuario de Crystal Reports
Campos de imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir
una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su empresa en el
encabezado del informe.
Cmo insertar una imagen
1. En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar
imagen.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
2. Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga
clic en Abrir para volver al informe.
All aparecer un marco con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
3. Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y
haga clic con el botn secundario una vez.
Campos BLOB (Binary Large Object, Objeto binario grande)
Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos
cuyos datos constan de objetos grandes binarios, como grficos en mapa de
bits, imgenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertar un campo BLOB en
su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma
manera como lo hara con otros tipos de datos.
Nota: Crystal Reports tambin puede acceder a los objetos BLOB por
referencia (es decir, de forma dinmica por medio de una ruta de archivo),
por lo que no es necesario guardarlos en la base de datos. Para obtener ms
informacin, consulte "Para convertir un objeto OLE esttico en dinmico " en
la pgina 369.
En general, Crystal Reports le permite acceder a los campos BLOB que
contienen:
Mapas de bits independientes del dispositivo (DIB).
imgenes JPEG, TIFF o PNG.
Adems, si sus datos residen en una base de datos de Microsoft Access,
Crystal Reports le permite entonces elaborar informes en campos BLOB que
contienen objetos OLE 1 y 2 y metarchivos.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 117
Los campos BLOB se insertan lo mismo que cualquier otro campo de base
de datos. Para obtener detalles, consulte "Para insertar campos de base de
datos " en la pgina 111.
Un objeto de campo BLOB se diferencia de otros objetos de campo de base
de datos en que ofrece opciones para controlar el recorte, la escala y el
cambio de tamao, igual que una imagen o un objeto OLE insertado. Para
tener acceso a estas opciones, haga clic con el botn derecho del mouse en
el objeto de campo BLOB, seleccione un formato grfico en el men
contextual y haga clic en la ficha Imagen.
Nota: Para conservar la capacidad de activar y editar un objeto OLE con su
aplicacin servidor, debe insertar el objeto en el informe de forma
independiente, o bien mediante vinculacin o mediante incrustacin, en lugar
de hacerlo en un campo BLOB. Para obtener ms informacin acerca de
cmo insertar objetos OLE vinculados e incrustados, vea "Cmo insertar
objetos OLE en su informe " en la pgina 364.
Campos de hipervnculo
Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa y
crear un hipervnculo a otra ubicacin.
El hipervnculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener
acceso a l para ver informacin adicional.
Nota: Crystal Reports tambin le permite crear hipervnculos con URL
relativas, con lo que los informes en el Web permanecen independientes de
su ubicacin en cualquier servidor particular.
Para crear un campo de hipervnculo
1. Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa.
2. En el men Formato, haga clic en Hipervnculo.
Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato con la ficha Hipervnculo
activa.
3. Haga clic en el tipo de hipervnculo que desea crear.
Los tipos disponibles en el rea superior son:
Ningn hipervnculo
Esta es la opcin predeterminada. No hay ningn hipervnculo
asociado al objeto de informe seleccionado.
Un sitio Web en Internet
Seleccione esta opcin si desea que el objeto de informe est
vinculado a una direccin Web esttica. Use el botn de frmula
para crear una direccin URL basada en un valor de campo. Por
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
118 Manual del usuario de Crystal Reports
ejemplo, puede escribir la frmula siguiente si el campo Nombre del
cliente contiene informacin relevante para crear una serie de
direcciones URL significativas:
"http://www." + {Cliente.Nombre del cliente} + ".com"
Nota: Tambin puede usar esta opcin para conectar a documentos
de Business Objects, Web Intelligence y OLAP Intelligence (esto
tambin se denomina vinculacin de informes). Use la funcin
openDocument para crear estos hipervnculos en Crystal Reports.
Valor de campo del sitio Web actual
Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un
hipervnculo fuera del campo seleccionado. El campo se debe
almacenar como un hipervnculo correcto en el origen de datos.
Una direccin de correo electrnico
Seleccione esta opcin si desea que se cree una direccin mailto
desde el campo seleccionado. Use el botn de frmula para crear
una direccin basada en un valor de campo.
Un archivo
Seleccione esta opcin para crear un hipervnculo a un archivo en un
equipo conectado a red o un equipo especfico. Use el botn de
frmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo.
Tambin se puede utilizar un hipervnculo de este tipo para ejecutar
un archivo EXE con un parmetro de lnea de comando. Especifique
la ruta y el nombre de la aplicacin y siga la primera para el
parmetro del comando.
Valor de campo del correo electrnico actual
Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un
hipervnculo de correo electrnico fuera del campo seleccionado. El
campo se debe almacenar como una direccin de correo electrnico
correcta en el origen de datos.
Los tipos disponibles en el rea Slo visor DHTML son:
Profundizar en parte del informe
Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin,
consulte "Opcin Profundizar en partes del informe " en la
pgina 452.
Otro objeto de informe
Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin,
consulte "Opcin Otro objeto de informe " en la pgina 455.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 119
Nota: No todos los tipos de hipervnculos estn disponibles en todo
momento. El objeto que selecciona y su ubicacin en el informe
determinan los tipos disponibles.
4. Despus de haber seleccionado un tipo de hipervnculo, ingrese la
informacin de hipervnculo apropiada (el URL de un sitio Web, por
ejemplo).
5. Al terminar, haga clic en Aceptar.
El hipervnculo se inserta como corresponde. Haga clic en el informe para ir
al sitio Web, enviar un mensaje de correo electrnico, etc. Para obtener
informacin sobre cmo se utilizan los tipos de hipervnculo en el rea Slo
visor DHTML, consulte "Configurar la exploracin " en la pgina 450.
Edicin de datos
Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos
de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la fuente y el estilo
del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo numrico, tal como cifras de
venta, quiz quiera poner el signo de moneda antes del nmero o cambiar el
nmero de decimales mostrado.
Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, hay
que dar formato al ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la
informacin del nombre del contacto e insertar el logotipo de la empresa.
Consulte "Formato " en la pgina 263.
Seleccin de registros
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes, que
consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los que sean
necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un listado completo de
toda la informacin en la base de datos. Con mayor frecuencia, le interesarn
slo las ventas de un perodo de tiempo dado o de un producto en concreto, etc.
Por ejemplo, se puede disear un informe de ventas para que slo incluya las
ventas de una lnea de productos correspondientes al ltimo mes.
Los datos de muestra usados para "Inicio rpido para usuarios inexpertos "
en la pgina 54 contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos
como para clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de
registros para crear un informe que solamente haga una lista de los clientes
de Estados Unidos. Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 177 y
"Agrupar datos " en la pgina 196.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
120 Manual del usuario de Crystal Reports
Agrupacin, orden y totalizacin de datos
Despus de haber creado un informe bsico, probablemente querr
organizar los datos agrupando informacin relacionada, ordenando registros,
y obteniendo resmenes, subtotales y totales generales.
Agrupamiento de Registros
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por
ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54,
despus de agrupar la lista de clientes por regin habr que dividir la lista en
grupos por regin. De esta manera, el gerente de ventas de California podr
encontrar rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que
pertenecen a esa regin. Consulte "Agrupar datos " en la pgina 196.
Orden de Registros
Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos
se presenten en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en "Inicio
rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, habr que ordenar los
registros de cada regin en orden alfabtico por nombre de cliente. Muchos
de los informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del
informe, podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el
agrupamiento. Vea "Ordenacin de un campo y de mltiples campos " en la
pgina 194 y "Ordenamiento de registros en grupos " en la pgina 201.
Resmenes, subtotales y totales generales
Muchos de sus informes usarn algn tipo de totalizacin. Por ejemplo, en un
informe de ventas de Norte Amrica agrupado por estados, usted podra
desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo, tiene que
crear un subtotal en el campo de ventas. Tambin puede usar resmenes a
nivel de grupo, permitindole calcular promedios, hacer contajes y obtener
otros valores de grupo. Por ejemplo, en un informe de ventas podra calcular
el promedio de ventas por estado (resumen promedio en el campo de ventas)
y calcular el nmero de productos vendidos en el estado (un contaje en el
campo del nombre del producto).
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 121
Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos
Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar
los datos detrs de grupos individuales). Consulte "Ordenamiento,
agrupamiento y totalizacin " en la pgina 191.
Cursor de traspasar
Crystal Reports permite profundizar en informacin de grupos o resmenes en
la ficha Vista previa, tanto en modo de vista Estndar como en modo de vista
rbol de grupos (consulte "Vista estndar " en la pgina 104 y "Vista rbol de
grupos " en la pgina 105). Cuando pone el cursor sobre un resumen que
puede ser traspasado, el programa muestra el cursor de traspasar.
Sugerencia: Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar
del mismo modo que en el informe en s.
Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del resumen.
Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad,
usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de ese resumen.
Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos de los
registros individuales que han sido resumidos.
Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes detrs del
resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra examinar los
resmenes por ciudad que conforman el resumen por regin), o los
datos de registros individuales que han sido resumidos.
Cmo aumentar o reducir la vista de un informe
Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fcilmente. Puede
elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Esta funcin est
activa en la ficha Diseo y Vista Previa.
Para aumentar o reducir la vista del informe, establezca el factor de aumento
que desee en el cuadro Control de zoom que se encuentra en la barra de
herramientas estndar.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
122 Manual del usuario de Crystal Reports
Ver informes con un factor de aumento reducido es til para tener una vista
general de la distribucin de los elementos en el informe. La vista usando un
factor de aumento alto, es propicia para poder apreciar los detalles del informe.
Insertar encabezados y pies de pgina
Puede insertar encabezados y pies de pgina poniendo la informacin en las
secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina de la ficha Diseo.
La informacin que aparecer slo en la primera pgina del informe va
en el Encabezado del informe (EI).
La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe, debe
ir en el Pie del informe (PI).
La informacin que aparecer al principio de cada pgina del informe,
debe ir en el Encabezado de pgina (EP).
25%
50%
100%
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe
6
Manual del usuario de Crystal Reports 123
La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe, debe ir
en el Pie de pgina (PP).
Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace en
la seccin Detalles.
Temas relacionados:
"Crear pies de pgina despus de la primera pgina " en la pgina 312
Agregar una pgina de ttulo al informe
Crystal Reports proporciona un medio fcil y rpido para agregar una pgina
de ttulo a un informe seleccionando la opcin Ttulo del informe de Campos
especiales en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para usar este
comando debe proveer un ttulo en el cuadro correspondiente en la ficha
Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Consulte
"Cmo agregar un resumen de informacin al informe " en la pgina 124.
Para agregar un ttulo de informe
1. En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de
campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
2. Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic.
3. Seleccione Ttulo del informe, y haga clic en Insertar en informe. Un
marco de ubicacin aparece cuando mueve el cursor sobre su informe.
4. Desplace el marco de objeto a la seccin Encabezado de informe y haga
clic una vez para colocar el marco.
5. Con el ttulo del informe seleccionado, haga clic en el botn Asistente
de Seccin de la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el Asistente de Seccin.
6. Con la seccin Encabezado de informe resaltada, active la casilla de
verificacin Nueva pgina despus.
Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar en la
segunda pgina.
Introduccin a la creacin de informes
Creacin de un nuevo informe 6
124 Manual del usuario de Crystal Reports
Cmo agregar un resumen de informacin al informe
En algunas ocasiones quizs desee incluir en el informe comentarios que no
se impriman, por ejemplo, una nota personal para el destinatario del informe,
una nota para explicar ms detalladamente los datos en los que se basa el
informe, el ttulo de un informe, un comentario acerca de algunos datos en
concreto del informe, etc.
El comando Resumen de informacin del men Archivo provee los medios
para incluir, desde una nota breve hasta cientos de lneas de texto, en su
informe. Este material no se imprime con el informe, sino que permanece en
la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del documento donde
puede ser revisado cuando sea necesario.
Cuando elige el comando Resumen de informacin el cuadro de dilogo
Propiedades del documento aparecer en su pantalla con la ficha Resumen
activa.
Introduzca la informacin deseada y haga clic en Aceptar cuando termine
para volver al informe.
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 125
Exploracin de informes y trabajo con varios
informes
Crystal Reports permite trabajar con los informes existentes mediante el
Explorador de informes, Trabajo y el Comprobador de dependencias.
Esta seccin describe estas herramientas y proporciona alguna informacin
general sobre cmo abrir y acoplar estos exploradores disponibles en Crystal
Reports. Para obtener ms informacin, consulte "Abrir y acoplar
exploradores " en la pgina 130.
El Explorador de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe
en un rbol de vista. El nodo raz es el propio informe, mientras que los
nodos de primer nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada
seccin se enumeran los objetos y los campos del informe. Los elementos
que se seleccionen en la vista de rbol se seleccionarn en el informe (en los
modos Diseo o Vista previa).
Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionndolos
en el Explorador de informes. Al hacer clic con el botn secundario en el
elemento seleccionado, se ve un men que contiene las acciones que se
pueden efectuar en el elemento. Por ejemplo, si se hace clic con el botn
secundario en un objeto de texto, el men contendr las opciones para editar
el texto, dar formato a la fuente o al color, etc. De igual modo, si se hace clic
con el botn secundario en un nodo de seccin, el men contendr las
opciones para ocultar, suprimir, dar formato, etc.
Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza
el Explorador de informes, pero se pueden eliminar.
Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las
combinaciones Mays-clic o Ctrl-clic.
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes 6
126 Manual del usuario de Crystal Reports
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con
informacin sobre herramientas. Estos botones permiten expandir o contraer
la vista de rbol del informe y seleccionar los elementos que se van a mostrar
mediante su tipo:
Expandir
Utilice esta opcin para expandir todos los nodos secundarios de la vista
de rbol que se encuentren debajo del nodo seleccionado. Si selecciona
esta opcin con el nodo raz resaltado, se expandirn todos los nodos
restantes. Si selecciona la opcin con un nodo secundario resaltado,
slo se expandirn los nodos que dependen jerrquicamente de aqul.
Nota: Esta opcin no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto
del informe resaltado, o si el nodo seleccionado no contiene nodos
secundarios.
Mostrar/Ocultar campos de datos
Use esta opcin para mostrar u ocultar campos de datos en el informe.
Los campos de datos pueden ser campos de frmulas, campos de
resumen y objetos de texto.
Mostrar/Ocultar los objetos grficos
Use esta opcin para mostrar u ocultar objetos grficos en el informe.
Los objetos grficos pueden ser diagramas, mapas, cuadros, lneas,
campos BLOB u objetos OLE.
Mostrar/Ocultar cuadrculas y subinformes
Use esta opcin para mostrar u ocultar tablas cruzadas, cuadrculas
OLAP y subinformes en el informe.
Nota:
Los elementos conectados a un BusinessObjects Enterprise Repository
aparecen con el icono de repositorio junto a ellos.
Los elementos con hipervnculos se muestran como texto azul con un
subrayado continuo. Los elementos con hipervnculos a partes del
informe aparecen como texto verde con subrayado de lnea discontinua.
Trabajo
En Trabajo, puede crear proyectos que contienen uno o varios informes.
Utilice las opciones de la barra de herramientas para agregar, quitar o cambiar
el nombre de carpetas, informes y paquetes de objetos. Puede reorganizar los
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 127
archivos de una carpeta o varias arrastrndolos y soltndolos donde desea
que aparezcan. Tambin puede arrastrar archivos de informe desde el
Explorador de Windows y soltarlos en la carpeta que elija de Trabajo.
Barra de herramientas
La barra de herramientas de Trabajo incluye las siguientes opciones:
Agregar informe
Utilice esta opcin para agregar un nuevo objeto a Trabajo:
Agregar informe existente
Cuando selecciona esta opcin aparece el cuadro de dilogo Abrir,
donde puede buscar un informe Crystal que haya creado
previamente.
Agregar nuevo proyecto
Cuando selecciona esta opcin, el programa agrega un carpeta bajo
el nodo raz denominada Area de trabajo. En esta carpeta puede
agregar informes. Las carpetas de proyecto permiten organizar los
informes en Trabajo.
Agregar paquete de objetos
Cuando selecciona esta opcin, el programa solicita la conexin al
sistema BusinessObjects Enterprise. Despus de conectarse al
sistema, podr seleccionar un paquete de objetos para agregarlo a
Trabajo. Para obtener ms informacin sobre paquetes de objetos,
consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise
(admin.pdf).
Abrir
Utilice esta opcin para abrir el informe o el paquete de informes
seleccionado en las carpetas del rea de trabajo.
Comprobar dependencias
Utilice esta opcin para iniciar el Comprobador de dependencias. La
opcin est disponible para informes individuales o para carpetas de
informes. Crystal Reports inicia la comprobacin de los informes de
forma inmediata y muestra el resultado en el Comprobador de
dependencias. Para obtener ms informacin, consulte "El Comprobador
de dependencias " en la pgina 128.
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes 6
128 Manual del usuario de Crystal Reports
Mens contextuales
Puede hacer clic con el botn derecho en cualquier elemento del rea de
trabajo de Trabajo para abrir un men contextual. Muchas de las opciones
disponibles en el men contextual tambin lo estn en la barra de
herramientas. Esta seccin slo describe las opciones adicionales que no
estn disponibles en la barra de herramientas.
Publicar en BusinessObjects Enterprise
Utilice esta opcin para publicar una carpeta de informes en
BusinessObjects Enterprise. Puede publicar los informes de forma
individual o como un paquete de objetos. (Los paquetes de objetos se
pueden programar en BusinessObjects Enterprise como una sola
entidad.) Al seleccionar esta opcin, aparecer el cuadro de dilogo
Publicar objeto. Para obtener ms informacin sobre el uso de este
cuadro de dilogo, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports
cuadro de dilogo Publicar objeto.
Quitar
Utilice esta opcin para quitar un informe, paquete de informes o carpeta
del rea de trabajo.
Nota:
Esta opcin no se puede deshacer.
Cuando quita una carpeta, tambin quita todos los elementos que
contiene.
Cambiar nombre
Utilice esta opcin para cambiar el nombre de una carpeta del rea de
trabajo.
El Comprobador de dependencias
El Comprobador de dependencias aparece cuando se buscan errores en un
informe o proyecto desde Trabajo, o cuando se selecciona el comando en el
men Informe de un informe abierto en Crystal Reports. El Comprobador de
dependencias registra varios tipos de errores:
Errores de hipervnculos de secciones del informe
Errores de objetos del repositorio
Errores de compilacin de frmulas
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes
6
Manual del usuario de Crystal Reports 129
Los errores que aparecen en el Comprobador de dependencias muestran la
siguiente informacin:
Tipo de error.
Descripcin del error.
Ubicacin del archivo que contiene el error.
Haga doble clic en un error para abrir el informe destino, ir al objeto del
informe y solucionar el problema. Si no se puede localizar el objeto del
informe (por ejemplo, porque se ha eliminado parte del informe despus de
buscar errores), aparece un mensaje que recomienda ejecutar de nuevo la
comprobacin.
Men contextual
Cuando hace clic con el botn derecho en un mensaje del Comprobador de
dependencias, aparece un men contextual.
Ir a
Utilice esta opcin para abrir el informe que contiene el error e ir al objeto
que provoca el problema. Tambin puede seleccionar un mensaje y
presionar Entrar o hacer doble clic para abrir el informe.
Ordenar por
Utilice esta opcin para ordenar los mensajes por tipo, nmero,
descripcin o ubicacin.
Borrar
Utilice esta opcin para quitar el mensaje seleccionado.
Borrar todo
Utilice esta opcin para quitar todos los mensajes.
Icono Significado
Correcto. El Comprobador de dependencias ha
comprobado que no existen errores en el archivo.
Aviso. El Comprobador de dependencias ha encontrado
algo en el archivo que puede constituir un problema.
Puede comprobar el aviso, pero el informe se ejecutar
correctamente aunque no lo arregle.
Error. El Comprobador de dependencias ha encontrado un
error que debe arreglar para que el informe se ejecute
correctamente.
Introduccin a la creacin de informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes 6
130 Manual del usuario de Crystal Reports
Copiar
Utilice esta opcin para copiar el mensaje en el Portapapeles y poder
pegarlo en otra aplicacin.
Opciones
Utilice esta opcin para abrir la ficha Comprobador de dependencias del
cuadro de dilogo Opciones. Utilice esta ficha para seleccionar las
condiciones que desea comprobar cuando ejecute el Comprobador de
dependencias. Para obtener ms informacin sobre las opciones,
busque en la Ayuda en lnea de Crystal Reports el tema Comprobador
de dependencias (ficha), Opciones (cuadro de dilogo).
Abrir y acoplar exploradores
Crystal Reports incluye estos exploradores y herramientas, que puede utilizar
para ver diversos informes y objetos de informe:
El Explorador de campos
El Explorador de informes
El Explorador del repositorio
Trabajo
El Comprobador de dependencias
Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del men
Vista o los botones de la barra de herramientas Estndar correspondientes.
Dichos comandos o botones abren el explorador si est cerrado y, si est
abierto, establecen el foco en ste.
Despus de la instalacin, los exploradores se abren en posicin acoplada
en el Diseador de informes. Puede acoplarlos en cualquier rea del
diseador; para ello, arrstrelos a la nueva posicin.
Haga doble clic en la barra de ttulo de un explorador para cambiar entre el
modo acoplado y el modo flotante libre. En el modo flotante libre, el
explorador se puede arrastrar y colocar en cualquier ubicacin. Al arrastrar el
explorador, aparece un marco de ubicacin que muestra dnde se va a
colocar. Tambin puede ajustar el explorador arrastrando una de sus orillas
con el cursor de ajuste.
Nota: Al hacer doble clic en la barra de ttulo de un explorador en modo
flotante libre, el programa lo acopla en la posicin donde se encontraba la
ltima vez que se utiliz Crystal Reports.
Introduccin a la creacin de informes
Ms all de los informes bsicos
6
Manual del usuario de Crystal Reports 131
Se puede crear un nico explorador con varias fichas a partir del Explorador
de campos, el Explorador de informes, el Explorador del repositorio, Trabajo
y el Comprobador de dependencias; para ello, arrastre los exploradores uno
sobre otro. Este explorador de varias fichas se puede utilizar en modo
acoplado o flotante libre.
Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un
tipo de explorador a otro; el nombre de la barra de ttulo cambia en
consecuencia para mostrar el explorador que se est utilizando actualmente.
Ms all de los informes bsicos
Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos bsicos para la
elaboracin de informes, estar preparado para el estudio de caractersticas
ms complejas de Crystal Reports, entre las que se incluyen:
Grficos (vea "Creacin de grficos " en la pgina 319)
objetos OLE (consulte "OLE " en la pgina 361)
Cartas modelo (vea "Cartas modelo " en la pgina 252)
Subinformes (vea "Subinformes " en la pgina 533)
Tablas cruzadas (vea "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373)
Informes de varias secciones (vea "Informes de seccin mltiple " en la
pgina 243)
Introduccin a la creacin de informes
Ms all de los informes bsicos 6
132 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
BusinessObjects Enterprise
Repository
BusinessObjects Enterprise Repository
Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository? 7
134 Manual del usuario de Crystal Reports
Qu es el BusinessObjects Enterprise
Repository?
BusinessObjects Enterprise Repository es la ubicacin central en la que se
pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las
definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los
comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar
en BusinessObjects Enterprise Repository. Por tanto, estos objetos estn
accesibles a los usuarios y los programadores de informes para su utilizacin
en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa.
Fsicamente, BusinessObjects Enterprise Repository es una base de datos
que almacena tipos de objetos admitidos. Entre ellos se incluyen:
Objetos de Texto
Mapas de bits
Funciones personalizadas
Comandos (consultas)
Nota: Los objetos de vistas empresariales y de lista de valores tambin se
almacenan en el BusinessObjects Enterprise Repository. Puede utilizar las
vistas empresariales y las listas de valores en Crystal Reports, pero stas se
crean en el Administrador de vistas empresariales.
Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe, puede modificar
un objeto en particular y actualizar todos los informes que contengan dicho
objeto al abrirlos. El establecimiento de una ubicacin central para objetos de
informe facilita tambin la tarea de administrar los datos; este aspecto es
muy importante, porque permite maximizar la productividad y minimizar los
costes de la compaa.
El BusinessObjects Enterprise Repository se incluye en BusinessObjects
Enterprise.
Nota: De forma predeterminada, BusinessObjects Enterprise Repository no
incluye ningn objeto de ejemplo del repositorio. Para obtener informacin
sobre cmo instalar objetos de ejemplo del repositorio, consulte la seccin
Instalacin de objetos de ejemplo del repositorio del captulo Uso del
administrador de vistas empresariales del Manual del administrador de
vistas empresariales.
BusinessObjects Enterprise Repository
Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository?
7
Manual del usuario de Crystal Reports 135
Flujo de trabajo
Aunque BusinessObjects Enterprise Repository se puede utilizar de muchas
maneras, este flujo de trabajo de ejemplo permitir familiarizar al usuario con
algunas de las tareas que se pueden ejecutar, como las siguientes:
Configurar carpetas del repositorio
El Explorador del repositorio muestra el contenido de BusinessObjects
Enterprise Repository en forma de rbol con carpetas y subcarpetas.
Puede agregar y cambiar de nombre las carpetas que desee.
Nota: No se pueden agregar nuevas carpetas al nodo Elementos de
Enterprise y a sus nodos secundarios. Estas carpetas las controla
BusinessObjects Enterprise.
Agregar objetos de informe al repositorio
Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del
tipo de objeto que se desee agregar:
Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y
arrstrelo hasta colocarlo en una carpeta, o seleccione la opcin
Agregar al repositorio del men contextual.
Seleccione una funcin personalizada en el Formula Workshop y
haga clic en el botn Agregar al repositorio.
Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y,
cuando aparezca en la lista Tablas seleccionadas, haga clic en ste
con el botn secundario y seleccione la opcin Agregar al repositorio.
Agregar objetos de repositorio a un informe
Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del
tipo de objeto:
Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden
arrastrar desde el Explorador del repositorio y colocarlos en el informe.
Las funciones personalizadas se pueden agregar mediante el Taller
de frmulas.
Los comandos se pueden agregar mediante el Asistente de base de
datos.
Actualizar objetos de informe en el repositorio
Igualmente, esta accin se puede realizar de diferentes maneras,
dependiendo del tipo de objeto:
Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden
arrastrar de nuevo y colocarlos en el objeto de repositorio original.
BusinessObjects Enterprise Repository
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository 7
136 Manual del usuario de Crystal Reports
Las funciones personalizadas se pueden actualizar mediante su
interfaz de usuario.
Los comandos se pueden actualizar y volver a agregar al repositorio
utilizando el Asistente de base de datos.
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository
El repositorio se suministra con Crystal Reports se configura al instalarlo. No
es necesario realizar ninguna otra accin antes de utilizar el repositorio.
Para abrir BusinessObjects Enterprise Repository
1. Inicie Crystal Reports y abra un informe.
2. Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de
herramientas Estndar.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la
opcin Explorador del repositorio del men Vista.
3. Haga clic en Inicio de sesin para conectar con BusinessObjects Enterprise.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
Aparece el Explorador de repositorio.
4. Expanda los nodos para ver el contenido del repositorio.
El Explorador de repositorio puede mostrarse acoplado en Report Designer
dependiendo de la posicin que tuviera la ltima vez que se utiliz Crystal
Reports. Para obtener ms informacin sobre cmo acoplar exploradores,
consulte "Abrir y acoplar exploradores " en la pgina 130.
Mantenga el cursor del mouse sobre cualquiera de los objetos del Explorador
del repositorio para ver la informacin sobre herramientas. La informacin sobre
herramientas para objetos de texto y mapas de bits incluye datos de autor y de
descripcin; para los comandos, incluye el texto completo del enunciado SQL.
BusinessObjects Enterprise Repository
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository
7
Manual del usuario de Crystal Reports 137
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador del repositorio contiene botones que
incluyen informacin sobre cada herramienta. Estos botones permiten
agregar nueva carpetas, agregar nuevas carpetas, buscar elementos, y as
sucesivamente:
Cambiar configuracin de vista
Use esta opcin para abrir el cuadro de dilogo Configuracin de vista.
Use este cuadro de dilogo para limitar el tipo de elementos del
repositorio que se muestran en el Explorador de repositorio. Tambin
puede seleccionar opciones para ordenar varios elementos por su
nombre o tipo.
Filtro avanzado
Use esta opcin para mostrar opciones de filtro en la parte inferior del
Explorador de repositorio. Use estos filtros para buscar elementos
especficos por palabras desde los campos Nombre o Autor del cuadro
de dilogo Agregar elemento. Para obtener ms informacin sobre cmo
agregar o cambiar el nombre o el autor de un elemento, vea "Agregar
elementos al repositorio " en la pgina 139 y "Modificar objetos del
repositorio " en la pgina 144.
Nota: El texto especificado en los campos de filtrado de esta opcin no
distingue maysculas de minsculas.
Eliminar el elemento o carpeta
Use esta opcin para eliminar permanentemente la carpeta o el
elemento seleccionado del repositorio. Cuando se elimina una carpeta,
tambin se eliminan todos los elementos que contiene. Para obtener
ms informacin sobre cmo eliminar elementos del repositorio, vea
"Eliminar elementos del repositorio " en la pgina 146.
Insertar una nueva carpeta
Use esta opcin para agregar una nueva carpeta al repositorio. Para
obtener ms informacin, consulte "Agregar carpetas al repositorio " en
la pgina 139.
Desconectar servidor
Utilice esta opcin para desconectarse del servidor de BusinessObjects
Enterprise en el que est conectado. Cuando no est conectado, esta
opcin pasa a Conectar; utilcela para volver a conectarse al servidor de
BusinessObjects Enterprise o para conectarse a un servidor diferente.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
BusinessObjects Enterprise Repository
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository 7
138 Manual del usuario de Crystal Reports
Carpetas de Elementos de Enterprise
El repositorio incluye un nodo denominado Elementos de Enterprise. Este
nodo contiene elementos que administra BusinessObjects Enterprise, esto
incluye cualquier informe que se haya publicado en BusinessObjects
Enterprise. Puede administrar y abrir los informes mediante el Explorador del
repositorio. Cuando administre un informe tambin puede programarlo.
Nota: Si un informe que desea administrar devuelve un error, consulte a un
administrador de BusinessObjects Enterprise para asegurarse de que la
direccin URL de acceso a la CMC est configurada correctamente. Para
obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de
BusinessObjects Enterprise.
Para programar un informe administrado a travs del repositorio
1. Haga clic con el botn secundario en un informe de Crystal en la carpeta
Elementos de Enterprise o en una de sus subcarpetas, y haga clic en
Administrar objeto en el men contextual.
Nota: Slo se pueden abrir y ver los objetos de BusinessObjects Enterprise
que tengan un formato de informe de Crystal (RPT). Si en el servidor de
BusinessObjects Enterprise al que est conectado existen objetos con otros
formatos de archivo, por ejemplo PDF y XLS, stos se mostrarn, pero no
podr acceder a ellos desde el Explorador del repositorio.
2. En la pgina que aparece, haga clic en la ficha Programacin.
3. Seleccione la programacin de periodicidad que desee usar para el informe.
Para obtener informacin detallada acerca de la programacin de
informes, consulte el Manual del usuario de InfoView de
BusinessObjects Enterprise.
4. Haga clic en Programacin.
5. Haga clic en la ficha Historial para ver el estado del informe programado.
6. Cierre la pgina de administracin para regresar al Explorador del
repositorio.
Una instancia correcta del informe programado aparecer en un nodo
secundario bajo el informe que seleccion.
La programacin es slo una de las tareas que puede realizar al administrar
un objeto desde al Explorador del repositorio. Consulte el Manual del
administrador de BusinessObjects Enterprise para obtener descripciones de
las dems tareas disponibles.
BusinessObjects Enterprise Repository
Agregar carpetas al repositorio
7
Manual del usuario de Crystal Reports 139
Agregar carpetas al repositorio
Se puede organizar el contenido del repositorio mediante la creacin de
carpetas y subcarpetas en la vista de rbol.
1. En el Explorador de repositorio, haga clic con el botn derecho en un
nodo y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual.
Sugerencia: Otra forma de realizarlo es haciendo clic en el botn
Insertar una nueva carpeta de la barra de herramientas del Explorador
del repositorio.
Se agrega una carpeta nueva a la parte inferior del rbol del repositorio.
(Si los elementos del repositorio se ordenan por tipo, la nueva carpeta se
agrega alfabticamente con el nombre predeterminado de Nueva carpeta).
Nota: No se pueden agregar nuevas carpetas al nodo Elementos de
Enterprise y a sus nodos secundarios. Estas carpetas las controla
BusinessObjects Enterprise.
2. Asigne un nombre a la carpeta nueva y presione la tecla Entrar.
3. Para agregar una subcarpeta, haga clic con el botn derecho en la carpeta
nueva y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual.
4. Asigne un nombre a la subcarpeta nueva y presione la tecla Entrar.
Agregar elementos al repositorio
Se pueden agregar objetos de texto e imgenes de mapa de bits al
repositorio arrastrndolos desde el informe y colocndolos en la carpeta
apropiada del repositorio. Aparece un cuadro de dilogo que permite agregar
informacin de identificacin relacionada con el objeto.
Las funciones personalizadas se agregan al repositorio a travs del Formula
Workshop y los comandos se agregan utilizando el Asistente de base de datos.
Una vez situados en el repositorio, los elementos del informe se pueden
compartir entre varios informes. Las personas que utilicen Crystal Reports se
pueden conectar al repositorio y elegir los elementos que deseen agregar a
un informe.
Cuando se agrega un objeto al repositorio, dicho objeto pasa a estar
conectado al mismo. Mientras un objeto permanezca conectado, se pueden
actualizar los informes que utilicen ese objeto con la ltima versin existente
en el repositorio.
BusinessObjects Enterprise Repository
Agregar elementos al repositorio 7
140 Manual del usuario de Crystal Reports
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits
1. Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits en el
informe y arrstrelo hasta colocarlo en la carpeta apropiada del
Explorador del repositorio.
2. En el campo Nombre del cuadro de dilogo Informacin del objeto, cree
un nombre para el objeto o la imagen.
Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden
utilizar en el nombre del objeto: # { } ; /
3. Especifique un autor y una descripcin si lo desea y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Los datos de autor y de descripcin aparecen en la
informacin sobre herramientas y se pueden realizar bsquedas de los
mismos utilizando la opcin Filtro avanzado.
Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se
ha agregado a la carpeta apropiada.
Se podra haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin
necesidad de utilizar la funcin de arrastrar y colocar.
1. Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y
haga clic en la opcin Agregar al repositorio del men contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Agregar elemento.
Observe que, como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta
concreta del repositorio, este cuadro de dilogo contiene un rea en la
que se puede seleccionar una ubicacin.
2. En el campo Nombre, cree un nombre para el objeto o la imagen.
Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden
utilizar en el nombre del objeto: # { } ; /
3. En el rea Ubicacin, haga doble clic en el repositorio, seleccione una
carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se
ha agregado a la carpeta apropiada.
Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio, ver que no
puede efectuar cambios porque los objetos estn en modo de slo lectura. Esto
es as para cualquier objeto de informe almacenado en el repositorio: mientras
se encuentre conectado al repositorio, no se podr cambiar en el informe. Si
hace clic con el botn secundario en el objeto del informe y elige la opcin
BusinessObjects Enterprise Repository
Agregar elementos al repositorio
7
Manual del usuario de Crystal Reports 141
Desconectar del repositorio del men contextual, el elemento se desconecta
del repositorio y ya se puede editar. Si desea que otros informes se actualicen
con el objeto de informe editado, debe agregarlo de nuevo al repositorio.
Agregar una funcin personalizada
1. En el Formula Workshop, expanda el nodo Funciones personalizadas
del informe y seleccione la funcin personalizada que desee agregar al
repositorio.
2. Haga clic en el botn Agregar al repositorio.
Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones
personalizadas del repositorio.
Sugerencia:
Tambin puede agregar una funcin personalizada al repositorio
arrastrando su nodo Funciones personalizadas del informe, en el
rbol del taller, y colocndolo en el nodo Funciones personalizadas
del repositorio.
El icono de la funcin personalizada que aparece en el nodo
Funciones personalizadas del informe cambia para indicar que dicha
funcin existe en el repositorio.
Nota: Debe agregar todas las funciones personalizadas al nodo Funciones
personalizadas del repositorio incluido en Crystal Reports.
Agregar un comando
1. En el rea Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos,
seleccione el comando que desee agregar al repositorio.
2. Haga clic con el botn secundario en el comando y seleccione Agregar
al repositorio.
3. En el cuadro de dilogo Agregar elemento, especifique un nombre y una
ubicacin de repositorio para el comando.
Encontrar el comando en el Explorador de BusinessObjects Enterprise,
en el Asistente de base de datos y en el cuadro de dilogo Establecer
ubicacin del origen de datos.
BusinessObjects Enterprise Repository
Utilizar objetos de repositorio en informes 7
142 Manual del usuario de Crystal Reports
Utilizar objetos de repositorio en informes
Una vez agregados al repositorio un objeto o una coleccin de objetos, puede
empezar a utilizarlos en los informes de Crystal. Cada tipo de objeto de
repositorio se agrega a travs de su propia interfaz de usuario. En el caso de
objetos de texto e imgenes de mapa de bits, slo tiene que arrastrarlos desde
el Explorador del repositorio y colocarlos en un informe. Las funciones
personalizadas se seleccionan cuando se trabaja en el Formula Workshop y
los comandos se seleccionan en el Explorador de BusinessObjects Enterprise,
en el Asistente de base de datos o en el cuadro de dilogo Establecer
ubicacin del origen de datos. Puede seleccionar objetos de lista de valores en
los cuadros de dilogo Crear nuevo parmetro o Editar parmetro.
Cuando se agrega un objeto de repositorio a un informe, permanece
conectado al repositorio y est en modo de slo lectura. Para editar el objeto,
debe desconectarlo del repositorio y desbloquear su formato.
Nota:
Para volver a conectar un objeto de informe que se desconect de su
repositorio, agregue de nuevo el objeto o actualice la copia del
repositorio. Los objetos que permanecen desconectados del repositorio
no se pueden actualizar automticamente la prxima vez que se abra el
informe.
Para ver si un objeto de informe est conectado al repositorio, abra el
Explorador de informes y busque dicho objeto; si aparece un icono
delante de ste, significa que est conectado al repositorio.
Esta seccin muestra cmo se agrega una imagen de mapa de bits, una
funcin personalizada o un comando a un informe nuevo. Tambin explica
como aadir una lista de valores a un parmetro.
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a
un informe
1. Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de
herramientas Estndar.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la
opcin Explorador del repositorio del men Vista.
2. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha
conectado.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
BusinessObjects Enterprise Repository
Utilizar objetos de repositorio en informes
7
Manual del usuario de Crystal Reports 143
3. Expanda la carpeta pertinente en el Explorador del repositorio y arrastre
un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a su informe.
Nota: Las carpetas de BusinessObjects Enterprise Repository no necesitan
tener un nombre que represente los objetos que contienen; se puede utilizar
el nombre que se desee. Consulte "Agregar carpetas al repositorio " en la
pgina 139 para obtener ms informacin.
Agregar una funcin personalizada a un informe
1. Haga clic en el botn Formula Workshop de la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la
opcin Formula Workshop del men Informe.
2. En el Formula Workshop, expanda el nodo Funciones personalizadas
del repositorio hasta encontrar la funcin personalizada que desee
agregar.
3. Haga clic con el botn secundario en la funcin personalizada y haga clic
en la opcin Agregar al informe del men contextual.
Si la funcin personalizada que se agrega al informe requiere otras
funciones personalizadas del repositorio, se pueden agregar
simultneamente.
Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones
personalizadas del informe del Formula Workshop.
Nota: Tambin se pueden agregar funciones personalizadas a un informe
mientras se crean frmulas en el Formula Workshop. Para obtener ms
informacin sobre este mtodo, vea "Creacin de una frmula en el Asistente
de frmulas " en la pgina 483.
Agregar un comando a un informe
1. Haga clic en el botn Asistente de base de datos de la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la
opcin Asistente de base de datos del men Base de datos.
2. En el Asistente de la base de datos, expanda la carpeta Repositorio.
Sugerencia: Si el Explorador de BusinessObjects Enterprise no se abre
de forma inmediata, haga doble clic en Establecer nueva conexin.
BusinessObjects Enterprise Repository
Modificar objetos del repositorio 7
144 Manual del usuario de Crystal Reports
3. Expanda las carpetas del Explorador de BusinessObjects Enterprise
hasta que encuentre el comando que desee agregar y, a continuacin,
haga clic en Abrir.
Ver que el comando aparece en el rea Orgenes de datos disponibles del
Asistente de base de datos. Cuando el comando se encuentre en el rea
mencionada, puede agregarlo a su informe de la misma forma que se
agregara cualquier otro origen de datos. Para obtener ms informacin,
consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107.
Agregar una lista de valores a un parmetro
1. En el Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga
clic en Nuevo.
2. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica.
3. Haga clic en Existente y elija una lista de valores del repositorio en la
vista de rbol que aparece.
Nota: Si la lista est vaca (no puede conectar a un repositorio, o el informe
no contiene una lista de valores existente), esta opcin no estar disponible.
Modificar objetos del repositorio
Se pueden modificar objetos del repositorio desconectndolos, cambindolos
en un informe y agregndolos de nuevo al repositorio. Tambin se puede
cambiar el nombre de objetos y trasladarlos directamente a otras carpetas
del repositorio.
Tenga en cuanta que cuando se modifica un objeto y se vuelve a agregar al
repositorio, los cambios efectuados afectan a todos los usuarios de ese
repositorio: Un cambio de nombre de un objeto es un cambio de nombre para
todos los usuarios. Los informes que contengan el objeto modificado se
pueden actualizar al abrirlos en Report Designer.
Para modificar un objeto de repositorio
Nota: Este procedimiento muestra cmo se modifica y actualiza un objeto de
texto en el repositorio. Las funciones personalizadas y los comandos se
modifican y se actualizan en sus respectivas interfaces de usuario; en ambos
casos, en primer lugar se debe desconectar del repositorio la funcin
personalizada o el comando, realizar las modificaciones pertinentes y,
despus, volver a agregar la funcin o el comando al repositorio.
BusinessObjects Enterprise Repository
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes
7
Manual del usuario de Crystal Reports 145
1. Arrastre cualquier objeto de texto del Explorador del repositorio a un
informe.
2. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el informe y
seleccione la opcin Desconectar del repositorio en el men contextual.
3. Haga doble clic en el objeto de texto y modifique el texto.
4. Vuelva a arrastrar el objeto de texto modificado desde el informe a su
ubicacin en el Explorador del repositorio.
Una vez colocado el objeto de texto, aparecer el cuadro de dilogo
Agregar o actualizar objeto.
5. Haga clic en Actualizar.
6. En el cuadro de dilogo Modificar elemento, realice los cambios
necesarios y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el
repositorio y seleccione la opcin Propiedades del men contextual.
Observe que la fecha y la hora del rea Modificado han cambiado para
coincidir con la hora a la que el objeto de texto se agreg de nuevo al
repositorio.
Actualizar objetos conectados al repositorio
en informes
Los objetos de repositorio que se utilizan en un informe y estn conectados al
repositorio del mismo se pueden actualizar automticamente al abrir el
informe en Crystal Reports. Este comportamiento lo controla un valor de
opciones y es general para todos los informes.
Nota: Los objetos que se utilizan en un informe pero estn desconectados
del repositorio no se actualizan automticamente al abrir el informe.
Para establecer la opcin de actualizacin
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla.
2. Haga clic en la ficha Elaboracin de informes.
3. Active la casilla de verificacin Actualizar objetos conectados del
repositorio al abrir.
4. Haga clic en Aceptar.
BusinessObjects Enterprise Repository
Eliminar elementos del repositorio 7
146 Manual del usuario de Crystal Reports
Si no desea utilizar esta opcin general, tambin puede actualizar los objetos
de repositorio de un informe seleccionando la opcin Actualizar objetos del
repositorio en el cuadro de dilogo Abrir de un informe individual.
Nota: Cuando abre un informe que contiene un comando que se almacena
en el repositorio y ha especificado que desea Actualizar objetos conectados
al repositorio al abrir, nicamente se actualiza automticamente la definicin
del comando; los datos que devuelve el comando no se actualizarn hasta
que haga clic en el botn Actualizar del informe.
Eliminar elementos del repositorio
Los objetos que se almacenan en el repositorio se pueden eliminar del
mismo pero permanecer en los informes que los estn utilizando. Una vez
eliminado un objeto del repositorio deja de estar disponible para todos los
usuarios.
Nota:
Cuando se elimina un objeto del repositorio, parece que permanece
conectado en los informes que lo utilizan. Cuando se intentan actualizar
objetos de repositorio para dichos informes, aparece un mensaje de
advertencia en el cuadro de dilogo Faltan elementos del repositorio
para poder identificar rpidamente el objeto. Utilice el cuadro de dilogo
Explorador de informes para buscar el objeto en el informe; despus
puede desconectarlo.
Si se ha eliminado un objeto del repositorio y se crea un objeto nuevo
con el mismo nombre que se vuelve a agregar al repositorio, no se
vuelven a establecer vnculos con los informes para ese objeto. Cada
objeto de repositorio tienen un ID nico; el establecimiento de vnculos
no se realiza por nombre.
Para eliminar un objeto del repositorio
1. Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de
herramientas Estndar.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la
opcin Explorador del repositorio del men Vista.
2. En la carpeta apropiada, seleccione el objeto que desee quitar y presione
la tecla Supr.
La aplicacin solicitar que se confirme la eliminacin.
3. Haga clic en el botn S.
El objeto se elimina del repositorio.
BusinessObjects Enterprise Repository
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio
7
Manual del usuario de Crystal Reports 147
Tambin se puede eliminar un objeto del repositorio haciendo clic con el botn
secundario en l y seleccionando la opcin Eliminar del men contextual.
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio
No se pueden deshacer acciones que actualicen el repositorio. S se puede
deshacer algo que afecte nicamente al informe pero no al repositorio. Por
ejemplo, se puede deshacer la actividad de desconectar.
BusinessObjects Enterprise Repository
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio 7
148 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
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t
u
l
o
Diseo de informes
optimizados en el Web
Diseo de informes optimizados en el Web
Informacin general 8
150 Manual del usuario de Crystal Reports
Informacin general
Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local, en una intranet
corporativa o en el Web, puede utilizar las potentes funciones de rendimiento
incorporadas de Crystal Reports para ofrecer rapidez en la entrega de los
informes en el Web.
Crystal Reports proporciona automticamente estas importantes ventajas de
rendimiento, an en el caso de que no aplique las estrategias que se
describen en este captulo:
Tecnologa de pginas a la orden
El acceso a informes de pginas a la orden permite a los usuarios
descargar slo aquellas pginas que necesitan ver, lo que minimiza el
tiempo de respuesta y el trfico en el Web. An ms, los marcadores y
tecnologa de pginas a la orden permiten ver inmediatamente pginas y
datos de informes en el Web, sin tener que esperar el procesamiento de
grandes objetos, como grficos y subinformes.
Procesador de informes multiproceso y optimizado
Las capacidades de subprocesamiento mltiple y los controladores de
base de datos compatibles con los subprocesos del procesador Crystal
Report Engine permiten continuar trabajando en las tareas importantes
mientras otras muchas operaciones se procesan simultneamente en
segundo plano. El Procesador de informes tambin minimiza el nmero
de pasadas realizadas sobre los datos, acelera el proceso con una
administracin de memoria mejorada y maneja subinformes y
parmetros de la forma ms eficientemente posible.
Adems de estas funciones integradas, las "Estrategias clave para la
optimizacin de informes en el Web " en la pgina 151 que se tratan en las
secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento, que suelen
ser sustanciales. Cuando se disean nuevos informes (o se mejoran
informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports) segn estas
estrategias, los informes se ejecutan de forma ms rpida con menos
recursos de procesamiento. De esta manera, los usuarios de los informes
pueden fcilmente acceder a los datos que necesitan, incluso con ms
rapidez que nunca.
Sugerencia: Si no tiene experiencia en la elaboracin de informes en el
Web o en la elaboracin de informes en general, este captulo le preparar
para futuras tareas de elaboracin de informes, ya que aqu adquirir los
conocimientos necesarios para disear informes mejores con mayor rapidez.
Diseo de informes optimizados en el Web
Escala con BusinessObjects Enterprise
8
Manual del usuario de Crystal Reports 151
Nota: Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia
muy importante a la hora de considerar el rendimiento. Para obtener
informacin en segundo plano, vea "Informacin general sobre las bases de
datos " en la pgina 550.
Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web
Crystal Reports y BusinessObjects Enterprise crecen a medida que lo
hace su compaa. Para obtener detalles, consulte "Escala con
BusinessObjects Enterprise " en la pgina 151.
Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cmo se crean
informes rpidos e interactivos, vea "Seleccionar las opciones de diseo
adecuadas " en la pgina 154.
Para obtener informacin sobre cmo se obtiene el mximo provecho de
la base de datos existente, vea "Simplificar el entorno de elaboracin de
informes " en la pgina 161.
Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los
informes, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en
la pgina 164.
Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de
informes agrupados, ordenados o totalizados, vea "Mejora del
agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales " en la pgina 172.
En general, los problemas de rendimiento de informes son parecidos,
independientemente de cmo se distribuyan estos informes. Si sigue estas
estrategias, observar mejoras significativas no slo en entornos Web de
varios usuarios, sino tambin en situaciones de un solo usuario.
Escala con BusinessObjects Enterprise
BusinessObjects Enterprise proporciona un medio flexible y eficaz de entregar
informes en el Web o de integrarlos en aplicaciones Web personalizadas.
El servidor de aplicaciones de informes (RAS) proporciona un magnfico
conjunto de servicios de informes basados en servidor que permite integrar
estrechamente informes en las aplicaciones Web personalizadas. El RAS
proporciona un conjunto bsico de servicios de BusinessObjects Enterprise
dirigidos al procesamiento de informes, integracin de aplicaciones y
modificacin de informes en tiempo de ejecucin.
Diseo de informes optimizados en el Web
Escala con BusinessObjects Enterprise 8
152 Manual del usuario de Crystal Reports
Puede ampliar la aplicacin todava ms si utiliza los servicios avanzados
disponibles en otras ediciones de BusinessObjects Enterprise. Se incluyen:
Seguridad
BusinessObjects Enterprise proporciona seguridad detallada en materia
de grupos, usuarios y datos para proteger informes confidenciales y
aportar una experiencia ms personalizada al usuario final.
Programacin
BusinessObjects Enterprise incorpora un sistema de programacin
flexible basado en eventos y tiempo que permite procesar informes de
gran tamao durante las horas libres, as como evitar bsquedas
innecesarias en la base de datos. El servidor de aplicaciones de
informes proporciona elaboracin de informes a peticin, de modo que
todas las solicitudes de visualizacin dan lugar a una consulta
independiente en la base de datos.
Control de versiones
El control de versiones funciona en estrecha relacin con la
programacin para almacenar instancias de un informe. El control de
versiones no slo reduce el nmero de bsquedas que necesitan realizar
los usuarios en la base de datos, sino que tambin permite mantener un
archivo de instancias del informe para tener una referencia de historial.
Clster
BusinessObjects Enterprise incorpora tecnologa de clster y equilibrado
de carga de eficacia demostrada para proporcionar un sistema de envo
de informacin con un alto grado de disponibilidad y fiabilidad.
Escalabilidad
BusinessObjects Enterprise est basado en una arquitectura
multiservidor distribuida que permite la ampliacin en un equipo
individual (mediante la adicin de procesadores) o la expansin en varios
equipos para controlar las cargas de mayor magnitud de los usuarios.
Gestin
BusinessObjects Enterprise incorpora amplios controles de
administracin y gestin que permiten organizar contenido, configurar
programaciones y procedimientos de seguridad complejos y perfeccionar
el sistema para obtener un rendimiento ptimo.
Autenticacin externa (terceros)
BusinessObjects Enterprise permite sacar el mayor partido posible al
sistema de seguridad existente para la gestin de usuarios y grupos. Toda
la autenticacin se puede delegar en un sistema LDAP o NT de terceros.
Diseo de informes optimizados en el Web
Escala con BusinessObjects Enterprise
8
Manual del usuario de Crystal Reports 153
Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en
BusinessObjects Enterprise
Las distintas funciones de fecha y hora disponibles en Crystal Reports se
evalan en distintas etapas durante el procesamiento de informes. Algunas
se evalan al procesar un informe programado o cuando se actualiza una
instancia de informe: este tiempo de evaluacin se conoce como
WhileReadingRecords. Otras se evalan cada vez que se aplica formato a
una pgina de informe para mostrarla en un visor de informes o en un
explorador: este tiempo de evaluacin se conoce como
WhilePrintingRecords.
Si utiliza BusinessObjects Enterprise para generar instancias de informe y
observa que las funciones de fecha u hora no se evalan segn los valores
esperados, tenga en cuenta lo siguiente:
La fecha y la hora actuales siempre se leen en el reloj al que obtiene
acceso localmente el Procesador de informes, es decir, el reloj del
equipo en el que se procesa el informe. En BusinessObjects Enterprise,
Job Server procesa informes programados en la base de datos y Page
Server procesa informes a peticin en la base de datos. Page Server
tambin aplica formato a pginas individuales de instancias de informe
cuando los usuarios visualizan dichas pginas.
Al procesar un informe programado, Job Server evala todas las
frmulas de fecha y hora para generar la instancia de informe. Si
simplemente se visualiza la instancia de informe resultante, no se vuelve
a evaluar ninguna de las frmulas.
Si se visualiza una pgina de informe en cach no se vuelve a evaluar
ninguna de las funciones de fecha, ya que los registros ya se han ledo y
ya se ha aplicado formato a la pgina.
Si se utilizan funciones de fecha u hora en la frmula de seleccin de un
informe, los datos de ste dependern de los valores de retorno de
dichas frmulas. Por consiguiente, cuando se vea una instancia de
informe posteriormente, puede que la funcin ocasione que los datos del
informe se actualicen desde la base de datos.
Para garantizar que las funciones de fecha y hora devuelven los valores
esperados, se puede forzar el tiempo de evaluacin mediante el uso de
las funciones WhileReadingRecords y WhilePrintingRecords. Para
obtener ms informacin, consulte las secciones Funciones y Modelo
de procesamiento de informes de la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas 8
154 Manual del usuario de Crystal Reports
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas
Esta seccin ofrece opciones y consideraciones de diseo que ayudarn a
mejorar el rendimiento de los informes. Los temas que se tratan abarcan
desde sugerencias bsicas, como la actualizacin de informes creados en
versiones anteriores de Crystal Reports al formato de archivo ms reciente,
hasta decisiones ms complejas, como la conveniencia de utilizar datos
activos o datos guardados y la forma de utilizar subinformes de manera eficaz.
Cuando disee informes, y especialmente cuando disee informes para el
Web, debe permitir que los usuarios de los informes dirijan los datos que ven.
Es decir, muestre informacin resumida de manera que los usuarios puedan
navegar por el informe con rapidez y profundizar en l para acceder a datos
adicionales. De esta manera, el trfico en el Web y el tiempo de respuesta se
minimizan, ya que slo los datos solicitados por el usuario se transfieren
desde el servidor de la base de datos.
Estos son slo algunas de las ventajas de disear informes dirigidos a los
usuarios:
Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la
cantidad de informacin que ven en el Web.
La transferencia de datos y el trfico en la red disminuyen, ya que el
servidor de la base de datos slo devuelve la informacin solicitada por
los usuarios.
Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el
Web, los informes orientados al usuario responden rpidamente y se
comunican eficazmente con el servidor de la base de datos.
Los informes ganan utilidad ya que cada usuario personaliza el
contenido del informe, creando por tanto una solucin de informes
especfica a su problema de toma de decisiones en concreto.
Uso de formatos de informe ms rpidos
La manera ms rpida de ayudar a mejorar el rendimiento de los informes
creados en versiones anteriores de Crystal Reports es guardarlos en el
formato ms reciente de Crystal Reports. Crystal Reports ha mejorado para
procesar informes con una rapidez inusitada: actualice sus informes antiguos
para aprovechar estas mejoras.
Para actualizar el formato de un informe antiguo, slo es necesario abrirlo en
Crystal Reports y seleccionar Guardar en el men Archivo. La versin
anterior del informe se sustituir por un informe de la versin XI.
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 155
Nota: Si por alguna razn usted necesita mantener un informe antiguo en su
formato original, utilice el comando Guardar como (en lugar del comando
Guardar) e ingrese un nuevo nombre para el informe de la versin XI.
Eleccin entre datos dinmicos y datos guardados
Al generar informes en Internet, la eleccin respecto al uso de datos
dinmicos o guardados es una de las decisiones ms importantes que
tomar. No obstante, sea cual sea la opcin elegida, Crystal Reports muestra
la primera pgina con la mayor rapidez posible para poder ver el informe
mientras se est procesando el resto de los datos.
Datos directos
La elaboracin de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo
real a los datos activos, directamente desde el servidor de la base de datos.
Utilice datos dinmicos para que los usuarios estn actualizados con datos
que cambian constantemente, por lo que pueden tener acceso a una
informacin actualizada al segundo. Por ejemplo, si los directores de un
centro de distribucin grande deben realizar el seguimiento continuo del
inventario enviado, los informes dinmicos son la forma de facilitarles la
informacin que necesitan.
Crystal Reports admite la elaboracin de informes activos. Sin embargo,
primero debe considerar si desea o no que todos los usuarios accedan al
servidor de la base de datos de forma continuada. Si los datos no cambian
rpida y continuamente, todas estas solicitudes a la base de datos lo nico
que hacen es incrementar el trfico de la red y consumir recursos del servidor.
En estos casos, puede preferir utilizar informes con datos guardados.
Para asegurar la eficacia de la elaboracin de informes en tiempo real, lea
todas las sugerencias que se dan en este captulo. Estos temas, sin
embargo, son de particular importancia:
"Aprovechamiento de los subinformes a peticin " en la pgina 158
"Ejecucin de agrupamiento en servidor " en la pgina 172
"Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de
registros " en la pgina 169
Datos guardados
Los informes con datos guardados son tiles para tratar con datos que no se
actualizan constantemente. Cuando los usuarios navegan por los informes
con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o
grficos, no obtienen acceso directamente a la base de datos sino a los datos
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas 8
156 Manual del usuario de Crystal Reports
guardados. En consecuencia, los informes con datos guardados no slo
minimizan la transferencia de datos por la red sino que tambin aligeran la
carga de trabajo del servidor de base de datos.
Puede planificar estos informes desde BusinessObjects Enterprise, de
manera que se actualicen automticamente desde la base de datos segn
una base predeterminada. Por ejemplo, si su base de datos sobre las ventas
slo se actualiza una vez al da o una vez a la semana, puede ejecutar el
informe de acuerdo con esta planificacin y guardarlo con datos. Los
representantes de ventas siempre tienen acceso a los datos de ventas
reales, pero no recurren a la base de datos cada vez que abren un informe.
De forma alternativa, puede actualizar los informes con datos guardados
segn sus necesidades.
Las datos guardados se descartan y se actualizan al realizar cualquiera de
estas tareas en un informe:
Seleccionar el comando Actualizar.
Cambiar la conexin de la base de datos.
Cambiar los parmetros del informe.
Agregar un campo nuevo que no existe en los datos guardados.
Profundizar en un informe en el que la opcin Ejecutar agrupamiento en
el servidor est seleccionada y la seccin de detalles est suprimida.
Verificar la base de datos (si la estructura de sta ha cambiado de forma
sustancial).
Cambiar el parmetro de vnculo en un subinforme (el subinforme se
actualiza).
Cambiar el orden de los grupos (slo para informes de Report
Application Server).
Si utiliza informes con datos guardados, incorpore las dems sugerencias de
este captulo para asegurarse de que sus informes estn diseados para
obtener un rendimiento ptimo.
Para guardar un informe con datos, primero asegrese de que est
seleccionada la opcin Guardar datos con el informe en el men Archivo; a
continuacin, guarde su informe.
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 157
Diseo de informes de resumen
El diseo y la distribucin de informes de resumen es un modo relativamente
sencillo de asegurarse de que los usuarios encuentren rpidamente los datos
que necesitan en el Web. Un informe resumen puede incluir tantos datos
como cualquier otro informe. Sin embargo, al ocultar la seccin Detalles de
un informe de resumen, evita saturar a los usuarios con datos que quizs no
necesitan inmediatamente.
Cuando la seccin Detalles se oculta, los usuarios navegan primero por el
rbol de grupo hasta encontrar los datos que desean. A continuacin, al
profundizar en el informe, pueden solicitar datos especficos que se
devuelven rpidamente sin registros innecesarios. Esto es especialmente
importante para mejorar la navegacin en informes resumen que sean
extensos, que pueden constar de cientos, miles o incluso decenas de miles
de pginas.
Para facilitar la navegacin de esta manera, primero es necesario agrupar los
datos e insertar los campos de resumen que desea incluir en su informe.
Para obtener informacin e instrucciones ms detalladas, vea "Agrupar datos
" en la pgina 196 y "Resumen de datos agrupados " en la pgina 216.
Una vez agrupados y resumidos los datos del informe, oculte la seccin
Detalles (y cualquier otra seccin grande del informe) de manera que los
usuarios puedan navegar fcilmente hasta los datos que realmente son
importantes para ellos.
Ocultar detalles en un informe resumen
1. Abra su informe en Crystal Reports.
Si no ha creado todava un informe agrupado y resumido, abra Group.rpt
en la carpeta de muestras Feature Examples.
2. En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de
Seccin.
3. En la lista Secciones, haga clic en Detalles.
4. En la ficha Comn del Asistente de Seccin, active la casilla de
verificacin Ocultar (Se permite profundizar).
5. Haga clic en Aceptar.
Observar que ahora los detalles estn ocultos. Para ver los detalles,
navegue por el informe mediante el rbol de grupos y, a continuacin,
profundice en el rea adecuada del informe.
Nota: Para obtener informacin acerca de cmo minimizar la transferencia
de datos con informes resumen, vea "Ejecucin de agrupamiento en servidor
" en la pgina 172.
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas 8
158 Manual del usuario de Crystal Reports
Uso de subinformes con precaucin
Para obtener informacin general sobre la elaboracin de subinformes, vea
"Subinformes " en la pgina 533.
Aprovechamiento de los subinformes a peticin
Si su informe tiene una seccin que maneja un gran nmero de registros,
puede poner dicha seccin en un subinforme a la orden. Un subinforme a la
orden aparece como hipervnculo del informe principal. Cuando abre el
informe principal, no se recupera ningn dato del subinforme a la orden hasta
que no se profundiza en el hipervnculo.
Por ejemplo, cuando se disea un informe que muestra las ventas
trimestrales de cada empleado para cada producto y cada tipo de producto,
puede que tambin desee realizar un seguimiento del progreso de cada
empleado incluyendo informacin sobre las ventas de cada semana. Estos
datos adicionales, sin embargo, pueden no ser de inters para muchos de los
usuarios que vean el informe. En tal caso, extraiga la parte de ventas
semanales del informe y adjntelo como subinforme a la orden. Slo se
recupera de la base de datos informacin detallada sobre las ventas
semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden.
Muchos objetos de informe, como grandes tablas cruzadas, cuadrculas
OLAP, grficos avanzados y mapas, son candidatos ideales para incluirlos en
subinformes a peticin, ya que el objeto no se procesa mientras no se
profundice en l.
Para insertar un subinforme a la orden, vea "Cmo insertar subinformes " en
la pgina 537 y "Cmo crear un subinforme a la orden " en la pgina 546.
Sugerencia: Tambin podra colocar estos objetos de informes en una
seccin Detalles oculta de un informe que utilice la opcin Ejecutar
agrupamiento en el servidor. De este modo, el servidor de la base de datos
realiza la mayor parte del procesamiento y slo un subconjunto de registros
se transfiere desde el servidor hasta el equipo local (los dems registros se
recuperan cuando se profundiza en una seccin oculta).
Uso de subinformes vinculados
Cuando un subinforme est vinculado, Crystal Reports coordina los datos del
subinforme con los registros coincidentes del informe principal. Si necesita
utilizar subinformes vinculados regulares, es decir, subinformes vinculados que
no son subinformes a la orden, debe considerar las siguientes lneas gua:
Si los datos adicionales que proporciona un subinforme vinculado regular
son de utilidad para relativamente pocos usuarios, cree en su lugar un
subinforme vinculado a la orden. Los usuarios que necesiten ver datos
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 159
extra, pueden hacer clic en el hipervnculo para ver el subinforme; los
usuarios que no necesitan ver datos extra, no necesitan descargarlos del
servidor de la base de datos.
En algunos casos, colocar subinformes vinculados regulares en la
seccin Detalles de un informe principal puede dificultar el rendimiento,
especialmente cuando el informe principal contiene muchos registros.
(Esto se debe a que se est creando un subinforme independiente para
cada registro y se debe ejecutar una consulta para cada registro de la
base de datos en el informe principal.) Como alternativa, considere el
uso de subinformes vinculados a la orden en la seccin Detalles de su
informe principal.
Vincular tablas en lugar de vincular subinformes
Siempre que sea posible, coordine los datos del informe vinculando tablas de
la base de datos en la ficha Vnculos del Asistente de base de datos en lugar
de hacerlo vinculando subinformes regulares, es decir, subinformes que no
son subinformes a peticin, con el informe principal. Ya que cada subinforme
se ejecuta como informe independiente, las tablas vinculadas suelen tener
ventajas de rendimiento.
Temas relacionados:
Para obtener lneas gua generales, vea "Vnculos de bases de datos
frente a subinformes en situaciones de uno a varios " en la pgina 537.
Para obtener informacin detallada, consulte "Consideraciones de
rendimiento en los vnculos uno a varios " en la pgina 558.
Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz
Mapas
El procesamiento de mapas es una operacin de un nico subproceso en la
que no se aplica bien la escala. Si bien se admiten los mapas, es necesario
considerar con detenimiento el efecto global que producir en el rendimiento
la inclusin de un mapa en el informe.
Plantillas de informe
Si se va a aplicar la misma plantilla a varios informes, es mejor abrir el
informe una vez y almacenarlo en la memoria cach, ya que la plantilla
puede ser de slo lectura.
Diseo de informes optimizados en el Web
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas 8
160 Manual del usuario de Crystal Reports
Incluir Pgina N de M o Nmero total de pginas
Si se incluyen en el informe los campos especiales Pgina N de M o
Nmero total de pginas, es necesario que el informe termine de procesar
para poder calcular este valor. Evite el uso de estos campos especiales en el
informe, a menos que ste sea muy pequeo o se requiera el valor
irremediablemente.
Disear informes para optimizar el uso compartido de los datos
BusinessObjects Enterprise dispone de una funcin de uso compartido de
datos que mejora el rendimiento reduciendo el nmero de llamadas a la base
de datos que se realizan en un sistema con varios usuarios.
Los usuarios de un objeto de informe slo pueden compartir los datos si se
dan una serie de condiciones. Intente optimizar el uso compartido de los
datos diseando informes de modo que las condiciones para ello se cumplan
siempre que sea posible, pero sin comprometer las distintas necesidades de
informacin de los usuarios.
Cuando el Servidor de pginas procesa los informes, los usuarios comparten
los datos de un informe si se dan las condiciones siguientes:
Los usuarios ven el informe utilizando la misma informacin de conexin
a la base de datos.
Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parmetros.
Los usuarios ven el informe utilizando las mismas opciones de diseo de
pgina.
Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuracin regional.
Los informes mostrados con el visor DHTML, el visor ActiveX o el visor Java
se procesan mediante el Servidor de pginas. Estos visores no permiten al
usuario cambiar el diseo de la pgina ni la informacin regional del informe.
Sin embargo, es posible desarrollar aplicaciones de visualizacin
personalizadas que cuenten con esta funcionalidad.
Cuando Report Application Server (RAS) procesa los informes, los usuarios
comparten los datos de un informe si se dan las condiciones siguientes:
Los usuarios ven el informe utilizando la misma informacin de conexin
a la base de datos.
Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parmetros.
Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuracin regional.
Los usuarios no modifican el informe.
Diseo de informes optimizados en el Web
Simplificar el entorno de elaboracin de informes
8
Manual del usuario de Crystal Reports 161
Los informes mostrados con el visor DHTML avanzado (o con una aplicacin
personalizada que permita visualizar y modificar informes) se procesan con
el Servidor de aplicaciones de informes (RAS).
Simplificar el entorno de elaboracin de informes
Otro paso para asegurarse de que los usuarios de informes reciben
rpidamente la informacin que necesitan es determinar el entorno de la
elaboracin de informes. Qu clase de base de datos utiliza? Cmo se
organizan los datos en la base de datos? Cmo se conecta a los datos que
necesita para elaborar el informe? Cmo vincula las tablas de su base de
datos? Teniendo en cuenta estas consideraciones importantes, puede
minimizar significativamente la cantidad de datos que debe desplazar
fsicamente por la red.
Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida
Para mejorar el rendimiento de la elaboracin de informes, utilice todo el
potencial de su base de datos de forma que realice la mayora del proceso de
elaboracin de informes. En teora, las bases de datos SQL (Structured
Query Language, Lenguaje de consulta estructurado) son las ms eficaces a
la hora de realizar esta tarea.
Para obtener ms informacin sobre las bases de datos SQL, vea "Utilizacin
de SQL y bases de datos SQL " en la pgina 579.
Uso de ndices de tablas
Tambin puede mejorar el modo en que se organizan sus datos en la base de
datos. Para obtener una velocidad de procesamiento ptima, informe a partir
de campos indexados de la base de datos SQL. El uso de ndices de tablas
es un modo fcil de aumentar la velocidad de acceso a los datos y de reducir
el tiempo que le lleva a Crystal Reports evaluar los datos.
Para obtener una descripcin completa sobre cmo funcionan los ndices de
las tablas, vea "Tablas indexadas " en la pgina 555.
Mejora de las opciones de vinculacin de tablas
Cuando agrega varias tablas de bases de datos a su informe, vincula las
tablas en un campo comn de manera que los registros de una tabla
coinciden con los registros relacionados de la otra. (La vinculacin de tablas
Diseo de informes optimizados en el Web
Simplificar el entorno de elaboracin de informes 8
162 Manual del usuario de Crystal Reports
funciona mejor si las tablas de su base de datos estn indexadas.) Vincular
las tablas de su base de datos de esta manera es normalmente ms rpido
que incorporar subinformes vinculados al informe principal.
Cuando vincula dos o ms tablas, desea que el informe lea los menos
registros posibles, y que al mismo tiempo encuentre todos los registros
coincidentes. La mejor manera de adherirse a estas lneas gua es
determinar las necesidades de la elaboracin de informes y planificar la
estrategia a seguir antes de crear el informe. Cuando sepa exactamente lo
que necesita de su origen de datos, con Crystal Reports es fcil obtener
dicha informacin.
Existen muchos otros problemas especficos que hay que considerar a la
hora de vincular tablas. Estas consideraciones adicionales, no obstante,
dependen enormemente del entorno de elaboracin de informes. En otras
palabras, los pasos a seguir para obtener un rendimiento ptimo de la
vinculacin de tablas dependen del tipo de la base de datos, de la posibilidad
de indexar tablas y del tipo de combinacin necesaria entre las tablas. Para
obtener una descripcin completa de las diversas situaciones de elaboracin
de informes, vea la seccin "Vinculacin de tablas " en la pgina 557.
En la mayora de estos ejemplos, los siguientes procedimientos generales
deberan asegurar que las tablas estn vinculadas para obtener un
rendimiento mejorado si no ptimo.
Para vincular tablas de forma efectiva
1. Asegrese de que cada tabla de la base de datos est indexada segn el
campo que vaya a utilizar.
2. Agregue las tablas de la base de datos a su informe y, a continuacin,
vincule desde la tabla principal hasta la tabla de comparacin en un
campo comn. Realice esta accin en lugar de insertar un subinforme
vinculado y enlazarlo a los datos del informe principal.
3. Use una frmula de seleccin de registros que establezca lmites de
rango en el campo indexado de la tabla principal. Esto minimiza el
nmero de registros de la tabla principal para la que Crystal Reports
debe encontrar registros coincidentes en la tabla de comparacin.
Temas relacionados:
Para obtener informacin detallada sobre situaciones de vinculacin de
tablas, vea "Vinculacin de tablas " en la pgina 557.
Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de
registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 178.
Para obtener informacin sobre las estrategias de seleccin de registros
avanzada, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas "
en la pgina 164.
Diseo de informes optimizados en el Web
Simplificar el entorno de elaboracin de informes
8
Manual del usuario de Crystal Reports 163
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el
proceso
Si comparte y actualiza informes en el Web, bralos mediante controladores
de bases de datos compatibles con el proceso siempre que sea posible.
Crystal Report Engine admite varios procesos. Por ello, cuando realiza varias
solicitudes de datos mediante controladores de bases de datos compatibles
con el proceso, Report Engine puede procesar simultneamente todas las
solicitudes. Como resultado, podr ver antes los informes
Actualmente, el controlador ODBC crdb_odbc.dll es compatible con el
proceso para los tipos de bases de datos siguientes:
Microsoft SQL Server
Oracle
Sybase
Actualmente, los siguientes controladores de bases de datos nativos son
compatibles con el proceso:
crdb_ado.dll (OLE DB)
crdb_cdo.dll (Objeto de datos Crystal)
crdb_com.dll (Proveedor de datos COM)
crdb_dao.dll (Access)
crdb_dataset.dll (Proveedor DataSet)
crdb_fielddef.dll (Definiciones de campo)
crdb_filesystem.dll (Datos del sistema de archivos)
crdb_olap.dll (OLAP)
crdb_oracle.dll (Oracle)
crdb_p2sdb2.dll (DB2)
Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para
disponer de las actualizaciones de estas listas; se pueden agregar ms
controladores de base de datos si se demuestra durante las pruebas que son
compatibles con el proceso.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas 8
164 Manual del usuario de Crystal Reports
Uso de procedimientos almacenados para un
procesamiento ms rpido
Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, que consiste
en uno o ms enunciados SQL, que reside y se ejecuta en su servidor SQL.
Aunque los procedimientos almacenados pueden tardar en configurarse
adecuadamente, pueden ser increblemente potentes.
Las ventajas de utilizar procedimientos almacenados son mayores cuando se
elaboran informes a partir de grandes conjuntos de datos o cuando se
ejecutan informes que requieren largos y complicados clculos. En estos
casos, lo ideal sera utilizar un procedimiento almacenado predefinido que
realizara el trabajo complicado en el servidor de la base de datos.
Como los procedimientos almacenados residen en el servidor SQL, puede
que sea necesario preguntar al administrador acerca de cmo acceder o
configurar un procedimiento almacenado.
Temas relacionados:
Para obtener ms informacin acerca de los procedimientos
almacenados, vea "Procedimientos almacenados " en la pgina 583.
Para seleccionar un procedimiento almacenado como origen de datos,
vea Procedimientos almacenados de SQL en la Ayuda en lnea.
Uso de frmulas de seleccin de registros
mejoradas
Lo ms importante que puede hacer para acelerar el procesamiento de
informes es limitar la cantidad de datos que se devuelven de la base de datos.
La herramienta principal para hacerlo es la frmula de seleccin de registros.
Crystal Reports analiza la frmula de seleccin de registros y genera una
consulta SQL a partir de ella. A continuacin, la base de datos procesa esta
consulta SQL y enva los registros resultantes de vuelta a Crystal Reports.
Crystal Reports evala localmente la frmula de seleccin de registros para
cada uno de los registros recuperados de la base de datos, calculando as el
conjunto de registros utilizados para generar el informe.
Los registros innecesarios se eliminan en dos etapas: en la base de datos
con la consulta SQL y en Crystal Reports mediante la frmula de seleccin
de registros. Para acelerar el proceso, se prefiere eliminar en la primera
etapa la mayor cantidad de registros posible. Si disea su frmula de
seleccin de registros de forma efectiva, puede descargar gran parte del
proceso al servidor de la base de datos, eliminando as registros
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 165
innecesarios antes de devolverlos a Crystal Reports. Esto se denomina
comnmente procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la
base de datos.
En esta seccin se ofrecen varias sugerencias para garantizar que las
frmulas de seleccin de registros se puedan procesar en el servidor de la
base de datos.
Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo)
En este ejemplo se muestran las ventajas de escribir frmulas de seleccin
de registros que puedan procesarse en el servidor de la base de datos.
La tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Xtreme contiene 2.192
registros, de los cuales 181 presentan fechas de pedido anteriores a 2001.
Supongamos que desea elaborar un informe slo con dichos registros. Por
otra parte, podra utilizar la frmula de seleccin de registros siguiente:
Year ({Pedidos.Fecha del pedido}) < 2001
La consulta SQL generada enviar los 2.192 registros a Crystal Reports y,
luego, la frmula de seleccin de registros reducir el nmero a 181. Para ver
esto, haga clic en Mostrar consulta SQL en el men Base de datos y fjese en
que la consulta SQL no tiene clusula WHERE. Esto se debe a que Crystal
Reports no puede procesar la funcin Year ( ) en la clusula WHERE.
Por otra parte, esta frmula de seleccin de registros genera el mismo informe:
{Pedidos.Fecha del pedido} < #Jan 1, 2001#
Esta segunda frmula, sin embargo, se puede procesar en el servidor de la
base de datos. La consulta SQL generada slo enva 181 registros a Crystal
Reports. Por lo tanto, cuando Crystal Reports evala la frmula de seleccin
de registros, no es necesario eliminar ms registros. Haga clic en Mostrar
Consulta SQL en el men Base de datos y observe que la consulta SQL
resultante tiene una clusula WHERE.
Como muestra este ejemplo, la velocidad de procesamiento del informe
aumenta cuando mejora la frmula de seleccin de registros. En este caso,
ambas frmulas generan el mismo informe, pero la segunda aprovecha la
potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede
utilizar para manejar sus propios datos.
Sugerencia: Vea la seccin siguiente para disponer de informacin
adicional y conocer las limitaciones cuando se configuran solicitudes de
seleccin de registros.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas 8
166 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: Si no conoce las frmulas de seleccin de registros, puede ser
preferible empezar con el Asistente de Seleccin o con las plantillas de
frmulas de seleccin de registros de muestra. Para obtener informacin ms
detallada, junto con una introduccin a la seleccin de registros, vea
"Seleccin de registros " en la pgina 178.
Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros
Considerar los siguientes elementos relacionados con el rendimiento cuando
est configurando sus solicitudes de seleccin:
Generalidades
Para procesar la seleccin de registros, debe seleccionar Usar ndices o
servidor para rapidez en el cuadro de dilogo Opciones del informe,
disponible en el men Archivo.
En las frmulas de seleccin de registros, evite conversiones de tipos de
datos en los campos que no sean de parmetros.
Por ejemplo, evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numrico
de la base de datos en campo de cadena de base de datos.
Puede reducir algunas frmulas de seleccin de registros que usan
enunciados constantes.
Bases de datos PC
Slo puede reducir la seleccin de registros de campos indexados.
Puede reducir slo clusulas AND (no OR).
Bases de datos SQL
Puede reducir la seleccin de registros de campos indexados o no
indexados.
El servidor SQL responde ms rpido si usa campos indexados.
Puede reducir clusulas AND y OR.
Puede reducir frmulas de seleccin de registros que contengan algunos
tipos de frmulas incrustadas.
Debe incorporar los campos de enunciado SQL para reducir clculos de
frmulas necesarios para la seleccin de registros.
En el men Base de datos, haga clic en Mostrar Consulta SQL para ver
el SQL que se enviar al servidor de la base de datos.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 167
Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros
eficaces
Nota: Esta seccin supone que usted est familiarizado con el Asistente de
seleccin y que elabora informes a partir de una base de datos SQL.
Al crear una frmula de seleccin de registros considere los puntos siguientes:
Consideracin n 1
Toda frmula de seleccin de registros que genere completamente con el
Asistente de seleccin, sin escribir fragmentos de la frmula manualmente,
se puede reducir.
Este caso deriva de los puntos siguientes. Sin embargo, es posible escribir
ms tipos de frmulas de seleccin de registros usando las sugerencias que
se ofrecen a continuacin que usando el Asistente de seleccin. Para realizar
esta accin, necesita editar la frmula de seleccin de registros directamente
con el Formula Workshop o en el rea de texto que aparece cuando se hace
clic en Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin.
Para abrir el Formula Workshop con el fin de modificar la seleccin de
registros, haga clic en el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y,
a continuacin, seleccione Registro en el submen.
Consideracin n 2
Se puede reducir toda frmula de seleccin que sea de la forma:
CampoBaseDatos OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante
se puede procesar.
Naturalmente, CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de
datos. OperadorCompatible es cualquiera de =, <>, <, <=, >, >=, StartsWith,
Like o In.
EnunciadoParamtricoOConstante es cualquier enunciado que incluya
valores constantes, operadores, funciones y campos de parmetro. No
puede incluir variables, estructuras de control ni otros campos que no sean
campos de parmetro. Por definicin, se pueden evaluar enunciados
constantes y de parmetro sin acceder a la base de datos.
Nota: Se puede evaluar un enunciado constante o de parmetro con un
valor simple, un rango de valores, un valor de matriz o una matriz de valores
de rango. He aqu algunos ejemplos de dichos enunciados:
{?parmetro numrico} - 3
Year ({?fecha actual})
CurrentDate + 5
DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996"))
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Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas 8
168 Manual del usuario de Crystal Reports
Month (Maximum ({?parmetro de rango de fecha}) + 15)
["Canad", "Mxico", "EE.UU.", {?ingresar pas}]
1000 To 5000
[5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
Un ejemplo completo:
{Pedidos.Fecha del pedido} >= CurrentDate - 3
El programa tambin puede reducir un enunciado que slo contenga un
campo booleano (sin las partes de constante y operador).
{Pedidos.Enviado}
Not {Pedidos.Enviado}
Consideracin n 3
IsNull (CampoBaseDatos) se puede procesar.
Consideracin 4
EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se
puede procesar.
Por ejemplo, no es posible reducir la frmula {@PrecioFinal} > 1000 si
{@PrecioFinal} = (Cantidad * Precio). Sin embargo, si se reemplaza
la frmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente, su frmula de
seleccin de registros se podr reducir.
Consideracin 5
Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores,
seprelas con los operadores AND y OR; tambin puede utilizar NOT. Puede
tener varios operadores de cada uno de ellos, por lo que puede utilizar
parntesis para establecer prioridades. Por ejemplo:
{Pedidos.ID del pedido} < Minimum({?rango numrico}) Or
{Pedidos.Monto del pedido} >= 1000
(IsNull({Cliente.Regin}) Or
{Cliente.Regin} = "BC") And
{Cliente.Ventas del ltimo ao} > 2000
Temas relacionados:
Si su frmula de seleccin de registros no responde conforme a lo
esperado, vea "Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de
registros " en la pgina 187.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 169
Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de
seleccin de registros
En vez de mostrar todos los datos de un informe cada vez que se abre el
informe, puede crear campos de parmetro que soliciten a los usuarios que
especifiquen los datos que desean ver. Para disminuir la cantidad de datos
que se transfieren desde el servidor de la base de datos, incorpore estos
campos de parmetro en su frmula de seleccin de registros.
En general, los campos de parmetro proporcionan interactividad a los
usuarios, que responden a la solicitud para especificar los datos que desean
ver. Sin embargo, al incorporar los campos de parmetro en la frmula de
seleccin de registros, no slo proporciona interactividad sino que tambin
disminuye la transferencia de datos y aumenta el rendimiento.
Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de registros,
utilice el Asistente de Seleccin o el Formula Workshop de seleccin de
registros. Cuando utilice el Formula Workshop de seleccin de registros, trate
el campo de parmetro como lo hara con cualquier otro campo.
En el siguiente ejemplo, se va a crear un campo de parmetro y, a
continuacin, se va a agregar a la frmula de seleccin de registros con el
Asistente de seleccin. Para obtener informacin ms detallada sobre el
diseo y creacin de campos de parmetro, vea "Campos y solicitudes de
parmetro " en la pgina 495.
Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de
registros
1. Abra el informe de muestra Group By Intervals.rpt que se encuentra en
la carpeta de muestras Feature Examples.
Dedique un tiempo a navegar por el rbol de grupos para ver cmo estn
organizados los datos; observe tambin, en la parte inferior derecha de la
ventana Crystal Reports, que hay 269 registros devueltos para este informe.
Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en
el men Vista.
Ahora haga clic en la ficha Diseo.
2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
3. En el Explorador de campos, haga clic con el botn secundario del mouse
en Campos de parmetro y seleccione Nuevo en el men contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro.
4. En el Nombre del parmetro, escriba CuotaDeVentas.
5. Haga clic en la lista Tipo y seleccione Nmero.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas 8
170 Manual del usuario de Crystal Reports
6. En el rea Opciones, vaya a la opcin Texto de solicitud y escriba
Cul fue la cuota de ventas del ao pasado?
7. En el rea Opciones, compruebe que la opcin Permitir valores
discretos es Verdadero, y haga clic en Aceptar.
Nota: Ya ha creado el campo de parmetro. Los restantes
procedimientos describen cmo se agrega el campo de parmetro a la
frmula de seleccin de registros con el Asistente de Seleccin.
8. En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin.
Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
9. Seleccione el campo Cliente.Ventas del ao pasado y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Aparece el Asistente de seleccin.
10. En la ficha Cliente.Ventas del ao pasado, haga clic en la lista
desplegable y seleccione es mayor que.
Aparece una nueva lista desplegable.
11. Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}.
Sugerencia: Haga clic en el botn Mostrar frmula para ver la nueva
frmula de seleccin de registros, que aparece como:
{Cliente.Ventas del ao pasado} > {?CuotaDeVentas}. En vez
de utilizar el Asistente de seleccin, poda haber creado esta frmula
usted mismo en el Editor de frmulas de seleccin de registros. Para ver
el editor, abra el Formula Workshop y seleccione Seleccin de registro
en la carpeta Frmulas de seleccin.
12. En el Asistente de seleccin, haga clic en Aceptar.
Ya ha agregado el campo de parmetro a la frmula de seleccin de
registros. Cuando cambia al modo Vista previa, o hace clic en el botn
Actualizar, se le solicitarn nuevos valores de parmetros. Puede entonces
introducir un valor numrico que represente la cuota de ventas del ao
pasado. El informe resultante slo mostrar aquellos clientes cuyas Ventas
del ao pasado superen el valor numrico que haya especificado.
Por ejemplo, si responde al parmetro introduciendo 40000, el informe
mostrar slo aquellos clientes cuyas ventas superaron el ao pasado los
$40.000. Observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal
Reports, que slo se devuelven 58 registros para el informe, en vez de 270
registros que se devolvieron antes de colocar el campo de parmetro en una
frmula de seleccin de registros.
Al mejorar este informe, ha recuperado toda la informacin que necesitaba y,
al mismo tiempo, se ha asegurado de que se transfieran desde el servidor de
la base de datos el menor nmero posible de registros.
Diseo de informes optimizados en el Web
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas
8
Manual del usuario de Crystal Reports 171
Temas relacionados:
Para crear parmetros mejorados, vea "Caractersticas avanzadas de
parmetro " en la pgina 524.
Para obtener informacin general acerca de los campos de parmetro,
vea "Informacin general sobre parmetros y solicitudes " en la
pgina 496.
Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de
registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 177.
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado
Los enunciados SQL son como frmulas, pero escritas en lenguaje SQL
(Lenguaje de consulta estructurado). Son de utilidad a la hora de optimizar el
rendimiento de los informes ya que las tareas que ejecutan se realizan
normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposicin con una
frmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local.
No utilice enunciados SQL exclusivamente, ya que Crystal Reports incluye su
propio lenguaje de frmulas que es mucho ms eficaz que el lenguaje SQL
estndar. Tanto la sintaxis Crystal como la sintaxis Basic permiten mejorar y
precisar las frmulas de tal forma que sera difcil o imposible hacerlo con
SQL. En algunas circunstancias, sin embargo, la creacin y el uso de
campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.
Usos clave de campos de enunciados SQL
Para mantener velocidades ptimas de procesamiento de informes, evite el
uso de frmulas (con sintaxis Crystal o Basic) dentro de las frmulas de
seleccin de registros. En su lugar, sustituya la frmula original por un campo
de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, incorpore el campo de
enunciado SQL en la frmula de seleccin de registros. De esta manera
aumentarn enormemente las oportunidades de procesar en el servidor la
seleccin de registros.
Adems, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis
Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un
campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o
totalice en el campo de enunciado SQL. De nuevo, de esta manera aumentarn
enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor.
Por ltimo, si la base de datos admite Lgica Case y el informe necesita
resumir un clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo
de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL
Diseo de informes optimizados en el Web
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales 8
172 Manual del usuario de Crystal Reports
permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el
servidor. Para obtener ms informacin, consulte "Uso de enunciados SQL
para Lgica Case " en la pgina 174.
Temas relacionados:
Para informacin acerca de SQL, vea "Qu es SQL? " en la pgina 580
y "El lenguaje SQL " en la pgina 584.
Para obtener instrucciones acerca de cmo crear un campo de
enunciado SQL, vea "Campos de enunciado SQL " en la pgina 112.
Para obtener sugerencias para mejorar la frmula de seleccin de
registros, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en
la pgina 164.
Para obtener procedimientos generales de seleccin de registros, vea
"Seleccin de registros " en la pgina 177.
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y
el clculo de totales
Ejecucin de agrupamiento en servidor
Si elabora un informe en tiempo real a partir de datos activos en el Web, utilice
la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor para reducir la cantidad de
datos transferidos desde el servidor de la base de datos. Con esta opcin, gran
parte del procesamiento de datos se descarga al servidor de la base de datos y
slo se lee inicialmente un subconjunto de los datos. Se devuelven datos
detallados de la base de datos slo cuando se profundiza en un informe.
Nota: El procesamiento del lado del servidor slo funciona para informes
ordenados y agrupados basados en fuentes de datos SQL.
Para activar el procesamiento del lado del servidor
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe.
2. Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en el servidor
en el cuadro de dilogo Opciones del informe.
Note que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o
servidor para rapidez est inactiva.
Sugerencia: Cuando la opcin Usar ndices o servidor para rapidez
est seleccionada, puede rpidamente activar Ejecutar agrupamiento en
servidor en el men Base de datos.
3. Haga clic en Aceptar.
Diseo de informes optimizados en el Web
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales
8
Manual del usuario de Crystal Reports 173
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo)
El siguiente ejemplo describe una situacin tpica de elaboracin de informes
en la que el agrupamiento en el servidor puede reducir considerablemente la
cantidad de datos innecesarios transferidos desde el servidor de la base de
datos.
Para disminuir la transferencia de datos al agrupar en el servidor
1. Abra el informe de muestra Group.rpt que se encuentra en la carpeta
Feature Examples.
Mire en la esquina inferior derecha de la ventana Crystal Reports y
observe que se devuelven 269 registros para este informe.
Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en
el men Vista.
2. En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de
Seccin.
3. En la lista Secciones, seleccione Detalles.
4. En la ficha Comn, seleccione Ocultar (se permite profundizar). De
esta manera se oculta la seccin Detalles del informe de forma que slo
se muestra en el informe el encabezado de grupo. (En este caso, el
informe se agrupa por Pas.)
5. Haga clic en Aceptar en el Asistente de seccin. Los registros Detalles
desaparecern del informe.
6. Presione la tecla F5 para actualizar los datos del informe (o haga clic en
el botn Actualizar de la barra de herramientas).
Observe que an se devuelven 269 registros para el informe, aunque los
registros Detalle se ocultan y no se ven.
7. En el men Base de datos, haga clic en Ejecutar agrupamiento en
servidor.
Observe ahora que slo se devuelven 71 registros para el informe. El
agrupamiento (por Pas) se ha realizado en el servidor de la base de
datos y se han transferido al informe menos registros.
8. Haga doble clic en el informe para profundizar en un pas.
Sugerencia: Cuando est disponible la profundizacin, el cursor adopta
la forma de una lupa.
Crystal Reports recupera los registros Detalle adecuados segn sus
necesidades.
Por ejemplo, si profundiza en Australia, Crystal Reports recupera
rpidamente los siete registros que forman el grupo.
Diseo de informes optimizados en el Web
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales 8
174 Manual del usuario de Crystal Reports
Al ocultar la seccin Detalles de este informe, se ha creado un informe de
resumen en el que los usuarios pueden navegar fcilmente. Cada usuario
puede primero localizar el Pas que le interese y, a continuacin, profundizar
hasta recuperar detalles de valor.
Adems, al activar la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, se ha
asegurado de que el proceso inicial se complete en el servidor de la base de
datos. Por lo tanto, slo se transfieren al informe los registros necesarios.
Para obtener ms informacin acerca del procesamiento del lado del
servidor, vea "Procesamiento del lado del servidor " en la pgina 587.
Uso de enunciados SQL para agrupamientos,
ordenamientos y totales
En informes que utilicen la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, evite
ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis Crystal o
Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un campo de
enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o totalice en el
campo de enunciado SQL. De esta manera mejorarn enormemente las
oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor.
Para obtener detalles acerca de en dnde utilizar tambin enunciados SQL,
vea "Uso de enunciados SQL donde sea adecuado " en la pgina 171.
Uso de enunciados SQL para Lgica Case
Si la base de datos admite Lgica Case, y el informe necesita resumir un
clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo de
enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL permiten a
Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor.
Por ejemplo, supongamos que elabora informes a partir de una base de
datos MS SQL Server 7, que admite Lgica Case. Necesita incluir un clculo
If-Then-Else en su informe y necesita resumir dicho clculo para cada grupo
del informe. Al realizar el clculo con un campo de enunciado SQL de la
siguiente forma, se utiliza la capacidad de la base de datos para procesar
Lgica Case:
CASE TablaBaseDatos."CampoBaseDatos"
WHEN 'ValorEspecificado' THEN Clculo1
ELSE Clculo2
END
Si el valor de CampoBaseDatos de un registro es igual a ValorEspecificado,
entonces se ejecuta Clculo1; para los dems registros se ejecuta Clculo2.
Al incorporar el campo de enunciado SQL, se aprovecha de la capacidad del
Diseo de informes optimizados en el Web
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales
8
Manual del usuario de Crystal Reports 175
servidor de la base de datos para procesar Lgica Case. Por lo tanto, el
agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor, incluso cuando resume el
campo de enunciado SQL en cualquier otra parte del informe.
Nota: La sintaxis SQL de este ejemplo es especfica para MS SQL Server 7.
Para determinar la sintaxis apropiada para su base de datos, puede que
necesite consultar la documentacin de la base de datos o ponerse en
contacto con su Administrador.
Insercin de campos de resumen y de total acumulado
donde sea posible
Donde sea posible, evite crear frmulas con variables globales para calcular
resmenes y totales acumulados.
En su lugar, haga clic en el men Insertar para crear resmenes y seleccione
el comando adecuado (Subtotal, Total general o Resumen). Para crear
campos de totales acumulados, abra el Explorador de campos, haga clic con
el botn secundario del mouse en los campos de totales acumulados y
seleccione Nuevo en el men contextual.
Para obtener informacin detallada acerca de cmo resumir datos, vea
"Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin " en la pgina 191 y "Totales
acumulados " en la pgina 231.
Diseo de informes optimizados en el Web
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales 8
176 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Seleccin de registros
Seleccin de registros
Seleccin de registros 9
178 Manual del usuario de Crystal Reports
Seleccin de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los valores de
los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen
automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir todos
los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs quiera:
Incluir registros slo para un grupo especfico de clientes.
Incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta del
nmero total de registros de la base de datos.
Incluir slo valores de los registros comprendidos en un rango especfico
de fechas.
Opciones para seleccionar registros
Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de frmula que se puede usar
para especificar prcticamente cualquier tipo de seleccin de registros que
se desee. Sin embargo, probablemente no necesitar siempre toda la
flexibilidad de seleccin que ofrece este lenguaje. El Asistente de seleccin
est diseado para estas situaciones.
Puede seleccionar registros de dos formas distintas:
"Uso del Asistente de seleccin " en la pgina 179
"Uso de las frmulas " en la pgina 181
Una vez familiarizado con el Asistente de seleccin y las frmulas, puede
utilizar las tcnicas de seleccin de registros para mejorar el rendimiento de
los informes. Para obtener ms sugerencias sobre el rendimiento y las
estrategias de seleccin de registros avanzada, vea "Uso de frmulas de
seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
Como determinar que campo(s) usar
Cuando selecciona registros, est basando su informe slo en aquellos
registros que cumplen con las condiciones que haya establecido. Esas
condiciones se basan en el tipo de informacin que desea en el informe final.
Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que nicamente muestre los
datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los
registros que provienen de California.
Si la tabla que se usa en el informe contiene un campo Estado o Regin,
puede especificar en la solicitud que el programa utilice slo los registros
en los que el valor del campo Estado sea igual a California (Regin es
igual a CA).
Seleccin de registros
Seleccin de registros
9
Manual del usuario de Crystal Reports 179
Si la tabla no contiene un campo de Estado y desea elaborar el informe
basado slo en los datos de California, pueden haber otras formas de
hacerlo.
Si la tabla contiene un campo de Cdigo postal, se puede basar la
seleccin de registros en el rango de cdigos postales que se usan
para California (Cdigo postal entre n y N).
Si la tabla contiene un campo de Cdigo de rea, puede basar su
seleccin de registros en los cdigos de rea de California (un
cdigo de rea es uno de x, y...z).
Nota:
Si el cdigo de rea se almacena en el campo del nmero de telfono,
no podr realizar la seleccin de este mismo registro con el Asistente de
seleccin segn el cdigo de rea. Ser necesario crear una frmula de
seleccin de registros mediante el lenguaje de frmula para extraer la
parte del cdigo de rea del nmero de telfono y, a continuacin,
realizar la seleccin segn ese valor.
Como regla general, si puede basar la seleccin de registros en varios
campos (como en este ejemplo), se debe seleccionar un campo indexado
en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.
Uso del Asistente de seleccin
El Asistente de seleccin facilita la especificacin de registros que desea
incluir en su informe. Para trabajar con el Asistente de seleccin, debe
seleccionar los campos a los que desea aplicar condiciones de seleccin y, a
continuacin, debe especificar dichas condiciones.
Este asistente se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de
registros simples. Por ejemplo:
Clientes de Arizona.
Pedidos del primer trimestre.
Ventas superiores a 10.000 $.
Tambin, puede usarlo para configurar solicitudes muy complejas:
Clientes cuyos nombres empiecen por "A", "M" o "S".
Clientes de California o Florida que hayan hecho un pedido en julio.
Todas estas peticiones especifican un intervalo. Una o ms constantes
definen el rango. El programa compara el valor del campo en cada registro
con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del rango. Por lo
Seleccin de registros
Seleccin de registros 9
180 Manual del usuario de Crystal Reports
tanto el informe est limitado a los valores que se encuentren dentro de ese
rango. Puede configurar todos estos tipos de peticiones de seleccin de
registros sin tener ningn conocimiento previo del lenguaje de frmulas.
Nota: El Asistente de seleccin permite configurar peticiones de seleccin
de registros o de seleccin de grupos. Cuando selecciona ya sea un nombre
de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el criterio de
seleccin establecido es para una seleccin de grupos. En todos los dems
casos, el programa realizar una seleccin de registros.
Para configurar la seleccin de registros usando el Asistente de
seleccin
1. En la barra de herramientas Herramientas del asistente, haga clic en
Asistente de seleccin.
Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin resaltar primero
un campo del informe, aparecer el cuadro de dilogo Elegir campo.
Destaque el campo en el que desea basar la seleccin de registros y
haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin.
2. Utilice las listas desplegables para especificar los criterios de seleccin
en el campo indicado.
3. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Sugerencia: Para basar la seleccin de registros en ms de un campo,
haga clic en la ficha Nuevo. Seleccione el siguiente campo en el cuadro
de dilogo Elegir campo.
Se generar una frmula de seleccin a partir de sus especificaciones,
limitando el informe a los registros indicados.
Nota: Para ver la frmula de seleccin, haga clic en el botn Mostrar
frmula. El Asistente de seleccin se expandir para mostrar la frmula.
Se puede modificar la frmula en el rea donde aparezca o hacer clic en
el botn Editor de Frmulas para modificarla en este editor.
Seleccin de registros
Seleccin de registros
9
Manual del usuario de Crystal Reports 181
Uso de las frmulas
Para configurar la seleccin de registros usando una frmula
1. En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y haga clic en
Registro.
2. En el Editor de frmula de seleccin de registros, escriba la frmula
incorporando los componentes o seleccionndolos de los rboles de
componentes.
Nota: El resultado de la frmula debe ser Booleano; es decir, debe ser
Verdadero o Falso.
3. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula.
4. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de
frmulas.
5. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar.
Temas relacionados:
Para plantillas de seleccin de grupos y registros de muestra, vea "Uso
de las plantillas de frmulas " en la pgina 183.
Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea
"Uso de las frmulas " en la pgina 473.
Para obtener informacin sobre las estrategias de seleccin de registros
avanzada y las sugerencias de rendimiento, vea "Uso de frmulas de
seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
Interaccin entre el Asistente de seleccin y el Editor de
frmulas
El Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin de registros/
grupos son interactivos. Esto es que, el criterio de seleccin de registro que
usted introduce en el Asistente de seleccin automticamente genera una
frmula de seleccin de registros que puede revisar y modificar. Del mismo
modo, las frmulas de seleccin de registros y las modificaciones en
frmulas existentes actualizan automticamente los criterios de seleccin en
el Asistente de seleccin.
Debido a esta interaccin, puede utilizar ambas herramientas conjuntamente
como tutorial para aprender el lenguaje de frmulas.
Seleccin de registros
Seleccin de registros 9
182 Manual del usuario de Crystal Reports
Para ver la frmula del Asistente de seleccin
1. Haga clic con el botn derecho en el campo en que desea ver la
seleccin de registros.
2. Haga clic en Asistente de seleccin.
3. Haga clic en el botn Mostrar frmula.
El Asistente de seleccin se expande para que usted pueda revisar la
frmula generada en base a sus criterios de seleccin.
4. Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando finalice la revisin.
5. Utilice el Asistente de seleccin para modificar la frmula de seleccin.
6. Revise la frmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botn
Mostrar frmula.
7. Para efectuar cambios en la frmula, haga clic en el botn Editor de
Frmulas en el Asistente de seleccin expandido y use las herramientas
del Formula Workshop para hacer los cambios pertinentes.
Nota: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en
ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern
traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros
extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la seleccin
del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser convertido a
criterio de seleccin del Asistente de Seleccin.
Seleccin de registros
Uso de las plantillas de frmulas
9
Manual del usuario de Crystal Reports 183
Uso de las plantillas de frmulas
Plantillas de frmulas de seleccin de registros
Los siguientes ejemplos de frmulas se pueden usar como plantillas para
ayudar a crear frmulas de seleccin propias utilizando el Formula
Workshop. Estos ejemplos ilustran diferentes tipos de selecciones que
pueden realizarse, aunque no sean necesariamente las mejores.
Seleccin de registros utilizando cadenas de caracteres
{archivo.CAMPO} startswith "C"
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores
como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.; excluye valores como
Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.).
not ({archivo.CAMPO} startswith "C")
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores
como Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.; excluye valores
como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
"999" in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto
dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores
como 10999, 70999, y 00999; excluye valores como 99901 y
19990).
"Cycle" in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como
CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc.; excluye valores como Cyclists
Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
Seleccin de registros utilizando nmeros
Valores sencillos
{archivo.CAMPO} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} menor que 99999.
Seleccin de registros
Uso de las plantillas de frmulas 9
184 Manual del usuario de Crystal Reports
Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111
ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <= 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos
11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
Seleccin de registros utilizando fechas
Todas las funciones Month, Day y Year pueden ser empleadas en ejemplos
como los siguientes:
Year ({archivo.FECHA}) < 1999
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} es anterior a 1999.
Year ({archivo.FECHA}) >1992 and year ({archivo.FECHA}) <
1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni
1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and year({archivo.FECHA}) <=
1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (incluidos 1992 y
1996).
Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es uno de los primeros 4 meses del ao
(incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es el primero o el cuarto mes del ao
(incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
Seleccin de registros
Uso de las plantillas de frmulas
9
Manual del usuario de Crystal Reports 185
Seleccin de registros utilizando rangos de fecha predeterminados
Puede predeterminar los rangos para crear frmulas de seleccin
semejantes a las siguientes:
{archivo.FECHA} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el
campo {archivo.FECHA} esta dentro del ltimo mes completo. Si
est en el mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha
de abril.
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha
encontrada en el campo {archivo.FECHA} est dentro del ltimo
mes completo. Si el mes es mayo, selecciona todos los registros,
excepto aquellos en que la fecha es abril.
Seleccin de registros usando combinaciones de caracteres/fecha/numero
Estas frmulas simplemente "mezclan y combinan" frmulas de las
categoras antes mencionadas.
"C" in {archivo.CAMPO}[1] and Month ({archivo.FECHA}) in [1,
4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es enero o abril. Por
ejemplo, si usa este tipo de frmula con una base de datos de
pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los
clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo
en enero o en abril.
AOK in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and {archivo.CREDITO} >=
5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo
{archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y
el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de
por lo menos 5000.
Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o bien
combinarlas para crear frmulas complejas.
Seleccin de registros
Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos 9
186 Manual del usuario de Crystal Reports
Procesamiento de la seleccin de registros en
el servidor de la base de datos
Los controladores que se proporcionan con Crystal Reports para las fuentes
de datos SQL permiten procesar una seleccin de registros en el servidor
de la base de datos. Si se especifica una frmula de seleccin de registros en
un informe basado en una fuente da datos SQL, Crystal Reports la analiza,
genera una consulta SQL y transfiere esta consulta al servidor de la base de
datos. A continuacin, la seleccin de registros se realiza en dos fases:
La primera fase de la seleccin de registros tiene lugar cuando el
servidor de la base de datos procesa la consulta SQL y devuelve un
conjunto de registros a Crystal Reports.
En la segunda fase, Crystal Reports evala localmente con ms
detenimiento la frmula de seleccin de registros para el conjunto de los
registros devueltos desde el servidor de la base de datos.
Ya que los servidores de base de datos suelen ser ms rpidos que las
estaciones de trabajo, tiene la ventaja de especificar frmulas de seleccin de
registros que puedan procesarse en el servidor en la primera fase. De esta
forma, se minimiza la seleccin de registros en la mquina local en la segunda
fase. A este proceso se le conoce comnmente como procesamiento de la
seleccin de registros en el servidor de la base de datos. En el servidor se
pueden procesar los siguientes tipos de selecciones de registros:
Selecciones con campos indexados y no indexados (los campos
indexados proporcionan una respuesta ms rpida).
Consultas SQL con clusulas AND y OR.
Campos de enunciado SQL que realizan clculos de frmulas para la
seleccin de registros. Para obtener informacin sobre los tipos de
enunciados SQL admitidos por el servidor SQL, consulte la
documentacin del servidor.
Para ms informacin sobre el procesamiento de selecciones de registros en
el servidor de la base de datos, vea "Uso de frmulas de seleccin de
registros mejoradas " en la pgina 164.
Seleccin de registros
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros
9
Manual del usuario de Crystal Reports 187
Cmo solucionar problemas en frmulas de
seleccin de registros
Para solucionar los problemas de las frmulas de seleccin, primero debe
asegurarse de que todos los campos a los que se hace referencia en la
frmula de seleccin estn en el informe. A continuacin, elimine la frmula
de seleccin y prubela al tiempo que la va reconstruyendo.
Para solucin de problemas de frmulas de seleccin de registros
1. Escriba en un papel la frmula de seleccin de registros. Le servir para
reconstruir la frmula de seleccin paso a paso.
2. Quite la frmula de seleccin de registros del informe eliminndola del Editor
de frmulas de seleccin de registros/grupos en el Formula Workshop.
3. Haga clic en Cerrar cuando finalice con el Formula Workshop.
4. Asegrese que todos los campos invocados en la frmula de seleccin
de registros (los selectores) estn fsicamente en el informe y que no
estn ocultos.
Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como
en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir
territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe.
O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en el
informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la
opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato.
5. Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos
invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Asegrese de que
se imprimen todos los datos. Por ejemplo, si hay un nmero x de
registros en la base de datos, usted debe obtener un nmero x de
impresiones por cada campo invocado. Esto establece una base para
comparar los resultados de impresin usando la frmula de seleccin.
6. Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin la
frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los selectores.
Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO
DEL CONTACTO}[1] = C and {cliente.VENTAS DEL AO
PASADO} >= 5000
Seleccin de registros
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros 9
188 Manual del usuario de Crystal Reports
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un
cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo {cliente.APELLIDO
DEL CONTACTO} que comience con C y un valor en el campo
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o igual que 5.000.
Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula de
seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un
selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo
{cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos
postales mayores que 80000?
Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
7. Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector activado,
agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva frmula de
seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO
DEL CONTACTO}[1] = C
8. Obtenga una vista previa del informe y evale los datos que se imprimen
cuando tenga dos selectores activados. En su ejemplo, evale los datos
en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya
evalu el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior).
Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo cadenas
de texto que comienzan con C?
Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
9. Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos
selectores activados, agregue un tercer selector, luego un cuarto, etc.,
hasta que haya probado todos los selectores de la frmula.
Correccin de selecciones que no generan datos
Se podra dar el caso en el que el usuario ha creado una frmula de
seleccin de registros, la informacin del encabezado y el pie del informe se
imprimen correctamente, pero no aparece la informacin de la seccin
Detalles. La causa del problema es que la frmula de seleccin rechaza
todos los registros. Esto suele ocurrir a causa de un error inadvertido en la
creacin de la frmula de seleccin.
Seleccin de registros
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros
9
Manual del usuario de Crystal Reports 189
Existen varias causas posibles del problema en la frmula de seleccin:
Consulte "Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas "
en la pgina 189.
Consulte "Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin "
en la pgina 190.
Consulte "Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin " en la
pgina 190.
Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas
Las frmulas de seleccin de registros distinguen maysculas de minsculas.
Es decir, Juan slo coincide con Juan. No coincide con juan, JUAN,
JuaN, jUAN, juaN ni con JUAn. As, si su frmula de seleccin est
definida para incluir slo aquellos registros que contengan JUAN en el campo
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}, pero los datos en este campo mezclan
maysculas y minsculas (por ejemplo Juan), la frmula no encontrar
coincidencias y por lo tanto no imprimir ningn registro en el informe.
Puede resolver este problema usando las funciones UpperCase (str) (en el
caso de maysculas) o LowerCase (str) (en el caso de minsculas) en la
frmula de seleccin para convertir datos de campo a un formato coherente
antes que el programa comience la seleccin. Por ejemplo, si usase la frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} = "Juan"
podra cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = "JUAN"
Esta ltima frmula convierte primeramente el valor del campo
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} ponindolo en maysculas y despus
comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a JUAN. Usando
esta frmula, cualquier forma de la palabra juan ser vlida, sin importar si
las letras son maysculas o minsculas, ya que todas sern convertidas a
maysculas para mantener consistencia en la comparacin.
Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma similar,
para establecer coincidencias con juan.
Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar
usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a
comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o
LowerCase) para asegurar coherencia en las comparaciones.
Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}
Seleccin de registros
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros 9
190 Manual del usuario de Crystal Reports
Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin
En computacin, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando el usuario
los incluye en la expresin de comparacin de una frmula de seleccin de
registros, sta busca los registros que contengan una coincidencia exacta en el
campo seleccionado, incluidos los espacios. Por ejemplo, la siguiente frmula:
"Sr . " in {cliente.TITULO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio extra
en el termino de comparacin entre la letra r y el punto. Del mismo modo, D
r. no coincidir con Dr..
Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los
espacios de la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los
campos que est comparando.
Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin
Siempre que cree frmulas de seleccin de registros con instrucciones If,
incluya tambin la palabra clave Else; de lo contrario, no se devolver ningn
registro o se obtendrn resultados inesperados. Por ejemplo, una seleccin
de registros tal como If {campo parmetro} = "menor que 100" then
{campo} < 100 se evala como False y no devuelve ningn registro. Para
corregir este problema, complete la frmula con Else True.
c
a
p

t
u
l
o
Ordenamiento,
agrupamiento y totalizacin
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenamiento de datos 10
192 Manual del usuario de Crystal Reports
Ordenamiento de datos
Ordenar significa colocar los datos segn un patrn determinado como ayuda
para su localizacin y evaluacin.
Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe,
los datos de los campos aparecen en el orden en que se introdujeron
originalmente. La bsqueda de informacin en un informe de este tipo puede
ser difcil. Resulta mucho ms fcil revisar o buscar informacin cuando la
puede ver ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, una lista de clientes
puede mostrarse ordenada alfabticamente por nombre o por pas.
Opciones de ordenacin
Cuando desee establecer un orden, el programa le pedir que defina dos
elementos:
El campo en el que desea basar el orden (campo de ordenacin).
La direccin de ordenacin.
Campo de ordenacin
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que
aparecen los datos en su informe. Casi cualquier campo puede utilizarse
como campo de ordenacin, incluidos los campos de frmula. El tipo de
datos del campo determina el mtodo con el que se ordenan los datos.
Nota: No es posible establecer un orden basado en campos BLOB o memo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenamiento de datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 193
Nota: Si la ordenacin y la agrupacin se realizan en el servidor de base de
datos, la direccin de ordenamiento puede variar en funcin de si se utilizan
datos Unicode o UTF-8. El orden aplicado depende de las reglas vigentes en
el origen de datos. En algunos casos, los datos Unicode se ordenan por su
valor binario, pero tambin pueden ordenarse de acuerdo con una
configuracin regional determinada. Para obtener ms informacin acerca de
la ordenacin de los campos con datos Unicode, consulte la documentacin
del origen de datos.
Tipo de campo Direccin de ordenamiento
Campos de cadena de un solo
carcter
espacios
signos de puntuacin
nmeros
letras maysculas
letras minsculas
Campos de cadena de mltiples
caracteres
dos letras
tres letras
cuatro letras, etc.
Por ejemplo:
123 precede a 124
(espacio) precede a a
aa precede a aaa
Campos de moneda orden numrico
Campos numricos orden numrico
Campos de fecha orden cronolgico
Campos de fecha y hora orden cronolgico
valores con la misma fecha ordenados
por la hora
Campos de hora orden cronolgico
Campos de comparacin booleana Valores falso (0)
Valores verdadero (1)
Valores nulos valores nulos
valores no nulos
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenamiento de datos 10
194 Manual del usuario de Crystal Reports
Direccin de ordenamiento
La direccin se refiere al sentido en el que se muestran los valores, una vez
ordenados.
Ascendente
El orden ascendente significa del ms pequeo al mayor (de 1 a 9, de A
a Z, de Falso a Verdadero). El programa ordena los registros de forma
ascendente segn los valores del campo de ordenacin seleccionado.
Descendente
El orden descendente significa del mayor al ms pequeo (de 9 a 1, de Z
a A, de Verdadero a Falso). El programa ordena los registros de forma
descendente segn los valores del campo de ordenacin seleccionado.
Ordenacin de un campo y de mltiples campos
En la ordenacin de un solo campo, se ordenan todos los registros del informe
en funcin de los valores de un solo campo. La ordenacin de un informe de
inventario por nmero de stock o la ordenacin de una lista de clientes por
nmero de cliente son ejemplos de ordenaciones de un solo campo.
En los ordenamientos de campos mltiples, Report Designer ordena primero
los registros basados en los valores del primer campo seleccionado,
ponindolos en orden ascendente o descendente segn se haya
especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor en el primer
campo de ordenacin, el programa los ordena en funcin del valor del
segundo campo de ordenacin.
Por ejemplo, si elige ordenar primero por el campo {cliente.PAS} y despus
por {cliente.REGIN}, ambos en sentido ascendente, el informe mostrar los
pases por orden alfabtico y, dentro de cada pas, las regiones tambin en
orden alfabtico. Los dems campos, por ejemplo los cdigos postales de
cada regin, permanecen sin ordenar.
Puede crear ordenamientos de campos mltiples o sencillos siguiendo el
mismo procedimiento.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenamiento de datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 195
Para ordenar los datos
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de
registros.
Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
2. Resalte el campo que desee ordenar en el rea Campos disponibles.
3. Haga clic en la flecha >.
El campo seleccionado se agregar a la lista Campos de seleccin.
4. Especifique la direccin de ordenacin.
5. Si desea ordenar ms de un campo, destaque el segundo campo segn
el cual desea ordenar los datos y agrguelo a la lista Campos de
ordenamiento.
6. Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos,
resalte el campo que desee mover y haga clic en los botones de flecha
para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo.
Sugerencia: El orden de los campos listados en el cuadro Campos de
ordenamiento ser el orden de los datos.
7. Al agregar cada campo a la lista Campos de ordenacin, especifique el
sentido de ordenacin.
8. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Los registros se ordenan en funcin de los valores de los campos de la
lista Campos de ordenacin.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
196 Manual del usuario de Crystal Reports
Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos
relevantes. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de
todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma
Regin. En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los
pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un
representante de ventas particular.
Direccin de agrupamiento y ordenamiento
Cuando se agrupan los datos, existen disponibles cuatro opciones de
direccin de agrupamiento y ordenamiento. La direccin se refiere al orden
en que se muestran los valores.
Ascendente
El orden ascendente significa del ms pequeo al mayor (de 1 a 9, de A
a Z, de Falso a Verdadero). El programa clasifica los registros en orden
ascendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los
valores.
Descendente
El orden descendente significa del mayor al ms pequeo (de 9 a 1, de Z
a A, de Verdadero a Falso). El programa clasifica los registros en orden
descendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los
valores.
Orden especfico
El orden especfico es un ordenamiento determinado por el usuario. El
programa coloca cada registro en el grupo personalizado que especifica,
dejando los registros de cada grupo en su orden original, o bien
ordenndolos ascendente o descendentemente, dependiendo de sus
instrucciones. Consulte "Creacin de grupos personalizados " en la
pgina 198.
Original
Orden original es el orden en que se guardaron los datos originalmente
en la base de datos. El programa deja los registros en el orden en que
aparecen en la tabla de base de datos de origen y comienza un nuevo
grupo siempre que cambien los valores en el campo de grupo
seleccionado.
Tambin puede seleccionar la direccin de ordenamiento de los grupos
basndose en una condicin. Para obtener ms informacin, consulte
"Ordena grupos de forma condicional " en la pgina 199.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 197
Para agrupar datos
1. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
2. Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la
primera lista desplegable.
3. Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista
desplegable.
Nota: Si desea utilizar una frmula para determinar la direccin de
ordenamiento del grupo, consulte "Ordena grupos de forma condicional "
en la pgina 199.
4. Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo,
haga clic en la ficha Opciones.
Nota: De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el
valor del campo segn el cual est agrupando.
5. Active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del
grupo y elija un nuevo nombre de grupo.
Por ejemplo, si agrup por {Cliente.Id del cliente}, cada vez que cambie
de grupo ver la identificacin del cliente correspondiente. Si desea
mostrar un valor diferente (como la identificacin y el nombre del cliente),
personalice el campo del nombre de grupo mediante un campo de datos
alternativo o una frmula.
Sugerencia: Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo, haga
clic con el botn derecho del mouse en el encabezado de grupo,
seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha
Comn del Editor de formato.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
198 Manual del usuario de Crystal Reports
6. Haga clic en Aceptar.
Si los registros de cada grupo no estn ordenados, ser necesario
ordenarlos. Consulte "Ordenamiento de registros en grupos " en la
pgina 201.
Temas relacionados:
"Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206
"Creacin de encabezados de grupo " en la pgina 225
Creacin de grupos personalizados
Generalmente los datos se ordenan segn los valores de un campo del
informe. Sin embargo, en algunas ocasiones es aconsejable no agrupar
datos segn los valores que se encuentran en uno de los campos de su
informe. Por ejemplo:
El campo segn el cual desea agrupar no existe.
Por ejemplo, su informe puede contener un campo Ciudad y un campo
Estado, pero ningn campo Pas, aunque necesita agrupar por pas.
El campo existe, pero no desea agrupar segn los valores de ese campo.
Por ejemplo, puede tener un campo Color en el informe que incluya
nombres de colores especficos (verde logan, azul cielo, verde
esmeralda, azul marino, etc.); pero desea que todas las tonalidades
aparezcan como un solo grupo (verdes, azules, rojos, etc.). En este
caso, puede crear grupos personalizados y asignar los registros que
desea que aparezcan en cada grupo manualmente.
El campo existe, pero desea seleccionar valores especficos o rangos de
valores para cada grupo.
Por ejemplo, es aconsejable tener un grupo que contenga los registros
donde las ventas brutas sean inferiores a cierto valor, un segundo grupo
donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las ventas
brutas caigan entre dos valores. En este caso, puede crear sus grupos
usando el mismo rango de facilidades de seleccin que estn
disponibles para crear consultas de seleccin de registros.
El agrupamiento por orden especfico ofrece una solucin a los desafos de
ordenamiento y grupos personalizados. Le permite crear los grupos
personalizados que aparecen en un informe y los registros que contiene cada
grupo. La nica limitacin es que slo se puede asignar un registro a un grupo.
Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para
ordenar clientes en funcin del monto de los negocios que efectuaron el ao
anterior, vea "Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 199
Para crear un grupo personalizado
1. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
2. Seleccione el campo segn el cual desea agrupar los datos de la primera
lista desplegable.
3. Seleccione en la segunda lista desplegable en orden especfico como
opcin de ordenamiento.
4. En la ficha Orden Especfico, especifique el nombre del grupo en el
campo Grupo nombrado.
5. Haga clic en Nuevo.
6. En el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo, use las listas
desplegables para seleccionar los datos que van a formar parte del
grupo.
7. Haga clic en la ficha <Nuevo> para agregar ms criterios de seleccin al
grupo especificado, si fuera necesario.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Nuevo para crear ms grupos personalizados, si fuera
necesario.
10. Haga clic en la ficha Otros para especificar cmo desea organizar los
datos que no forman parte de los grupos definidos.
11. Haga clic en Aceptar.
Ordena grupos de forma condicional
Generalmente basta con seleccionar la direccin de ordenamiento de un grupo
del informe cuando se crea el grupo; sin embargo, puede que en ocasiones
desee que los usuarios elijan su propia direccin de ordenamiento del grupo.
Por ejemplo, si agrupa un informe de ventas por fecha de factura, puede
desear que los usuarios seleccionen si desean ver los datos desde la primera
fecha de factura a la ltima (orden ascendente) o de la ltima a la primera
(orden descendente).
Para crear una direccin de ordenamiento de grupo condicional para este
informe, puede crear un nuevo parmetro que solicite la seleccin del usuario
y, a continuacin, enviar esta seleccin a la frmula de ordenacin
condicional del grupo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
200 Manual del usuario de Crystal Reports
Para ordenar un grupo de forma condicional
1. Abra o cree el informe que desea ordenar de forma condicional.
En el caso del ejemplo mencionado en esta seccin, abra o cree un
informe que contenga informacin de facturacin.
2. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de
parmetro y haga clic en Nuevo.
3. Cree un parmetro de cadena que contenga las opciones de ordenacin
que desea presentar a los usuarios.
En este ejemplo, cree un parmetro llamado Direccin de ordenamiento
con dos valores: Ascendente y Descendente.
Sugerencia: Para obtener informacin sobre la creacin de parmetros,
vea "Crear un parmetro mediante una solicitud esttica " en la
pgina 506.
4. Haga clic en Aceptar para guardar el parmetro.
5. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
6. En el cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione el campo segn el
cual desea agrupar.
En este ejemplo, seleccione el campo de fecha de factura.
7. Active Utilizar una frmula como direccin de ordenamiento de
grupos y, a continuacin, haga clic en el botn Frmula condicional
situado junto a esta opcin.
Nota: Esta opcin no est disponible si selecciona "en orden especfico"
como direccin de ordenamiento para el grupo.
8. En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula condicional.
En este ejemplo, introduzca este texto:
If {?Direccin de ordenamiento} = Ascendente then
crAscendingOrder else crDescendingOrder
9. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar el grupo.
11. Cuando se le pida que defina una Direccin de ordenamiento, seleccione
la opcin que desea y haga clic en Aceptar.
El informe aparece con los grupos del campo seleccionado en el cuadro de
dilogo Insertar grupo y ordenados en la direccin seleccionada en la
solicitud del parmetro. Para seleccionar una direccin de ordenamiento
diferente, haga clic en el botn Actualizar y seleccione "Pedir por valores de
parmetro nuevos". Los grupos del informe se vuelven a ordenar para
adaptarse a la nueva direccin de ordenamiento seleccionada.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 201
Ordenamiento de registros en grupos
Una vez que haya agrupado sus datos, puede ordenar fcilmente los
registros en los grupos para organizar ms la informacin.
Para ordenar registros en grupos
1. Una vez que se hayan agrupado los datos, en el men Informe, haga
clic en Asistente de ordenacin de registros.
Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
Nota: Los campos de ordenamiento que comienzan con Grupo
especifican que el ordenamiento se realiz automticamente cuando se
agruparon los datos.
2. Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los
grupos y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista Ordenar campos.
Sugerencia: El orden de los campos en el cuadro Campos de
ordenamiento ser el orden de los datos.
3. Especifique la direccin de ordenacin.
4. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
202 Manual del usuario de Crystal Reports
Seleccin de grupos
Cuando agrupa o resume datos, todos los grupos del informe se incluyen de
manera predeterminada. Sin embargo, habr ocasiones cuando no desee
incluir todos los grupos. Por ejemplo:
Quiz desee ver solamente los grupos con determinados nombres de
grupo o cuyos valores de resumen cumplan una condicin.
Quiz desee ver solamente los grupos con los valores de resumen ms
altos o ms bajos.
Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el
informe:
Consulte "Uso del Asistente de seleccin " en la pgina 202.
Consulte "Uso de frmulas de seleccin " en la pgina 203.
Nota: Para resultados ms rpidos, limite los registros mediante la seleccin
de registros antes de crear los grupos. Consulte "Seleccin de registros " en
la pgina 178.
Uso del Asistente de seleccin
El Asistente de seleccin se puede usar para seleccionar grupos de registros
tal como se seleccionan registros individuales.
Cuando define los criterios de seleccin de grupos, en vez de basar dichos
criterios en campos estndar, tal como lo hara para la seleccin de registros,
los criterios se basan en campos de nombre de grupo o campos de resumen.
Si agrup sus datos, pero no los ha resumido, slo puede establecer la
seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo. Por ejemplo,
es preferible seleccionar solamente aquellos grupos cuya regin sea
Massachusetts:
GroupName ({Cliente.REGIN}) = MA
Si ha resumido sus datos, puede establecer la seleccin de grupos
segn el campo de nombre de grupo o el campo de resumen. Por
ejemplo:
Sum({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, {Cliente.REGIN}) >
10000
Nota: El Asistente de seleccin se puede usar para establecer solicitudes de
seleccin de grupos y de seleccin de registros. Cuando se selecciona un
campo de nombre de grupo o de resumen, el programa reconoce que los
criterios de seleccin configurados estn dirigidos para la seleccin de grupos.
En todos los dems casos, el programa realizar una seleccin de registros.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 203
Para establecer la seleccin de grupos usando el Asistente de seleccin
1. Haga clic con el botn derecho en el campo de resumen en el que desea
basar la seleccin de grupos y elija Asistente de seleccin en el men
contextual.
Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin destacar
primero un campo de resumen del informe, aparece el cuadro de dilogo
Elegir campo.
2. Use la lista desplegable para especificar los criterios de seleccin para el
campo indicado.
3. Para basar la seleccin de grupos en ms de un campo, haga clic en la
ficha Nuevo y elija el campo siguiente del cuadro de dilogo Elegir campo.
Nota: Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha
actualizado los datos, no habr datos guardados en el informe. Sin los
datos, el programa no puede calcular los valores de grupo; as, no
aparecer ningn valor cuando haga clic en la flecha de la lista
desplegable derecha. En esta situacin, tendr que escribir los valores
que desea. Si desea trabajar con valores reales, primero es necesario
obtener una vista previa de su informe. As calcula los valores resumidos
reales disponibles con los que puede trabajar.
4. Al terminar, haga clic en Aceptar en el Asistente de seleccin para volver
al informe.
Uso de frmulas de seleccin
Con el Editor de frmulas de seleccin de grupos puede crear una solicitud
de seleccin de grupos usando campos de grupo, campos de nombre de
grupo y otras frmulas. Igual que con las frmulas de seleccin de registros,
su nica restriccin es que la frmula que crea debe ser booleana; es decir,
debe devolver un valor Verdadero o un valor Falso.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
204 Manual del usuario de Crystal Reports
Para crear una frmula de seleccin de registros o grupos
1. En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin.
2. Haga clic en Registro para crear una frmula de seleccin de registros.
o bien
Haga clic en Grupo para crear una frmula de seleccin de grupos.
Aparecer Formula Workshop,
3. Especifique la frmula de seleccin que desee en el Editor de frmulas
de seleccin de grupos.
Nota: El resultado de la frmula debe ser Booleano; es decir, debe ser
Verdadero o Falso.
4. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula.
5. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de
frmulas.
6. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar.
Cuando el programa ejecute el informe, incluir solamente los registros o
grupos de registros que se especificaron.
Solucin de problemas en frmulas de seleccin de grupos
En algunos casos, no se imprime ningn valor cuando se usa una frmula de
seleccin de grupos, aunque existan valores que cumplan con los criterios de
seleccin. Normalmente, en estos casos:
La frmula de seleccin de grupos hace referencia a otra frmula.
La frmula a la que se hace referencia es la que calcula el valor de cada
grupo como porcentaje del valor total de todos los grupos (es decir, un
subtotal como porcentaje de un total general).
Para corregir una frmula de seleccin de grupos
1. Use Xtreme.mdb para crear un informe que incluya los siguientes
campos:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Para cada pedido, el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido, la
regin donde se encuentra el cliente, el nmero de ID del pedido y el
monto del pedido.
2. Agrupe el informe segn el campo {cliente.REGIN}.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 205
3. Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos.MONTO
DEL PEDIDO} para cada grupo {cliente.REGIN}.
El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} cada vez que cambia la regin. Consulte "Clculo de
subtotales de datos " en la pgina 221.
4. Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
para ver el valor total de todos los pedidos hechos.
5. Cree una frmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal
como porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos para
cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN})
% Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
6. Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe.
7. Nombre a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de seleccin de
grupos que slo seleccione aquellos grupos para los cuales el porcentaje
(de subtotal a total general) sea inferior al 5%, para poder determinar
cules regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las
ventas totales:
{@Porcentaje} < 5
Cuando haga clic en Comprobar, recibir el siguiente mensaje de error:
Esta frmula no puede ser usada porque debe ser evaluada
ms tarde.
8. En vez de usar el nombre de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la
frmula de seleccin de grupos, ingrese la frmula misma (la frmula
denominada @Porcentaje). As, en vez de usar la frmula de seleccin
de grupos:
{@Porcentaje} < 5
use la frmula de seleccin de grupos:
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN})
% Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5
Ahora, cuando imprima, slo se imprimirn las regiones que
contribuyeron con menos del 5%.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
206 Manual del usuario de Crystal Reports
Agrupar datos en intervalos
Puede agrupar sus datos en intervalos. Grupos de edad, perodos y
categoras de ventas son algunos de los grupos de intervalos que se pueden
crear. En este ejemplo, clasificar a los clientes por el monto del negocio
realizado el ao anterior.
Este ejemplo usa el agrupamiento por orden especfico. Este tipo de
agrupamiento le permite especificar los registros que se incluyen en cada
grupo. Puede definir los intervalos que desea y el programa hace el resto.
Cmo agrupar datos en intervalos
1. Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
3. Dado que desea configurar intervalos basndose en las ventas del ao
anterior, seleccione el campo Ventas del ao pasado en la lista
desplegable del cuadro de dilogo Insertar grupo, como campo de
referencia para ordenar y agrupar.
4. Seleccione la opcinen orden especificado de la segunda lista de
desplazamiento.
Aparece la ficha Orden Especifico del cuadro de dilogo Insertar grupo.
5. Haga clic en el botn Nuevo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 207
El programa despliega el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo.
6. Escriba Menos de $10,000 en el campo Nombre del grupo.
Este es el nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de
grupo para el grupo.
7. Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen una
cifra de ventas del ao anterior inferior a los 10.000 $, establezca los
campos para que su condicin se lea:
is less than 10000 (es menor que 10,000)
8. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico.
9. Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
10. Esta vez, configure un segundo grupo, un grupo que contenga valores
de entre $10,000 y $25,000.
Escriba $10,000 a $25,000 en el campo Nombre del grupo.
Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea
la siguiente: est entre.
Especifique un rango de valores:
Escriba 10000 en el campo de arriba.
Escriba 25000 en el campo de abajo.
11. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especfico.
12. Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
208 Manual del usuario de Crystal Reports
13. Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25,000.
Escriba Ms de $25,000 en el campo Nombre del grupo.
Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea
la siguiente: es mayor que.
Escriba 25000.
14. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico.
15. Haga clic en Aceptar.
El informe se agrupa por intervalos en un orden especfico.
Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una
compaa
Usted podra desear dividir sus datos en grupos basndose en la primera
letra del nombre de una compaa. En una lista de clientes, por ejemplo,
podra desear en un grupo a todos los clientes A, a los B en otro y as
sucesivamente. Esto requiere el uso de una frmula.
No se preocupe si an no se est familiarizado con las frmulas. Aqu le
mostraremos qu frmula necesita y cmo introducirla.
Puede aprender ms acerca de cmo crear y editar frmulas en "Informacin
general de frmulas " en la pgina 474.
Usted crear una frmula que extraer la primera letra del nombre de cada
cliente. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de frmula como
el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenar los datos basndose
en la primera letra del nombre de cada cliente y empezar un nuevo grupo
cada vez que cambie la letra.
Para agrupar datos por la primera letra del nombre de la compaa
1. Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
3. Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que
desea para identificar la frmula, por ejemplo Primera letra y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 209
Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo.
5. Escriba la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]
6. Haga clic en el botn Cerrar del Formula Workshop.
Se vuelve al informe.
7. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
8. Seleccione un campo de frmula de la primera lista desplegable como
campo segn el cual desea agrupar los datos.
9. Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista
desplegable.
10. Haga clic en Aceptar.
El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el
campo de frmulas que especific. Los datos estn divididos en grupos
basados en la primera letra del nombre del cliente. La frmula provee un
encabezado dinmico para cada grupo.
Para mayor informacin sobre encabezados dinmicos, vea
"Encabezados dinmicos " en la pgina 226.
Temas relacionados:
"Informacin general de frmulas " en la pgina 474
"Agrupar datos " en la pgina 196
"Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206
"Creacin de encabezados de grupo " en la pgina 225
Agrupar datos jerrquicamente
Caractersticas de los datos necesarios para la agrupacin jerrquica
Puede agrupar los datos de un informe para que muestren relaciones
jerrquicas. Al agrupar datos jerrquicamente, Crystal Reports ordena la
informacin segn la relacin entre dos campos. En los datos que se utilicen
para el informe debe ser inherente una relacin jerrquica.
Para que el programa reconozca una relacin entre los campos principal
y secundario, ambos deben pertenecer al mismo tipo de datos.
Los datos del campo principal deben ser un subconjunto de los datos del
campo secundario.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
210 Manual del usuario de Crystal Reports
Para que el nivel superior de la jerarqua aparezca en el informe, el valor
debe aparecer en los datos secundarios y la fila correspondiente de los
datos principales debe estar vaca.
No puede existir lgica circular en los datos (es decir, A no puede estar
relacionado con B si B est relacionado con C y C est a su vez
relacionado con A).
Por ejemplo, si desea mostrar la relacin jerrquica de las personas que
trabajan en un departamento, podra agrupar los datos por nombre de
empleado (campo secundario) y especificar la jerarqua utilizando el campo
que indica de quin depende el empleado (campo principal). Las tablas de la
base de datos podran parecerse a las del siguiente ejemplo:
Los campos Empleado y Supervisor contienen datos coincidentes, lo que
implica una relacin jerrquica. Existen 15 nicos nombres de empleado y
cuatro de ellos aparecen tambin como supervisores (Mara, Toms, Graciela
y Margarita). Tres empleados dependen de Mara, siete de Toms, dos de
Graciela y dos de Margarita.
Nota: Mara no tiene ningn supervisor. Este dato implica que Mara es una
supervisora de nivel superior que no depende de nadie ms de la tabla.
Empleado
(secundario)
Supervisor
(principal)
Julia Toms
Mara
Gerardo Toms
Alberto Toms
Toms Mara
Beatriz Toms
Teresa Toms
Gustavo Toms
Valeria Toms
Graciela Mara
Francesca Graciela
Ruth Graciela
Margarita Mara
Pablo Margarita
Carlos Margarita
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 211
Si agrupa un informe Crystal segn el campo Empleado, puede ordenar los
datos para mostrar la relacin jerrquica entre estos empleados y sus
supervisores.
Caractersticas de un informe agrupado jerrquicamente
Adems de una representacin visual de la jerarqua inherente de los datos,
un informe Crystal agrupado jerrquicamente cuenta con otras
caractersticas:
Cuando profundiza en un grupo de la jerarqua, la vista de profundizacin
tambin muestra los registros de niveles inferiores en la jerarqua.
El informe contiene pies de pgina de grupo jerrquico que incluyen los
registros de niveles inferiores en la jerarqua de cada grupo. Puede
resumir datos entre las jerarquas.
Utilice la funcin de posicin X condicional para asegurarse de que la
sangra configurada para mostrar relaciones jerrquicas no afecta a otros
campos de la misma seccin del informe.
Los niveles jerrquicos son compatibles con el lenguaje de frmulas
mediante el uso de las funciones HierarchyLevel y GroupingLevel.
Nota: No se pueden utilizar resmenes jerrquicos en frmulas.
Para agrupar datos jerrquicamente
1. Cree o abra un informe que contenga los datos que desea agrupar y
ordenar jerrquicamente.
2. En el men Insertar, haga clic en Grupo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
212 Manual del usuario de Crystal Reports
3. En el cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione el campo que desea
utilizar como base de la jerarqua (el campo secundario).
Por ejemplo, si desea ver la estructura jerrquica de los empleados de
una compaa, seleccione el campo de empleado.
4. Seleccione en orden ascendente.
De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del
campo segn el cual est agrupando.
5. Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo,
haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificacin
Personalizar campo del nombre del grupo.
Por ejemplo, si agrup por el campo de empleado, cada vez que cambie
un grupo ver el nombre del empleado correspondiente. Si desea
mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. de
empleado), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro
campo de datos o creando una frmula.
6. Haga clic en Aceptar.
El grupo creado se agrega al informe.
7. En el men Informe, haga clic en Opciones de agrupamiento
jerrquico.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 213
8. En la lista Grupos disponibles del cuadro de dilogo Opciones de
agrupamiento jerrquico, seleccione el grupo que desea organizar
jerrquicamente.
9. Seleccione la casilla de verificacin Ordenar datos por jerarquas.
10. En la lista Campo de ID principal, seleccione el campo por el que desea
que se organice el campo de ID de instancia.
Por ejemplo, si se trata de un informe jerrquico de empleados, puede
seleccionar el campo de datos que contiene el supervisor a quin
informa el empleado.
Nota: Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del
mismo tipo. Por ejemplo, si el campo de ID de instancia contiene datos de
cadena, el campo de ID principal tambin debe contener datos de cadena.
11. En el campo Sangra del grupo, escriba una sangra para cada subgrupo.
Nota: El valor que introduce en el campo Sangra del grupo afecta a los
dems objetos incluidos en la misma rea que el grupo jerrquico. Por
ejemplo, si el informe contiene un campo de salario en la misma lnea
que el nombre del empleado, el campo de salario tambin se sangra
cuando utiliza el campo de empleado para crear un grupo jerrquico.
Para sangrar slo los registros jerrquicos y ningn otro objeto, defina
este valor como 0 (cero) y utilice la funcin de posicin X condicional.
Consulte "Para sangrar una jerarqua sin afectar a otros campos " en la
pgina 214 para obtener ms informacin.
12. Haga clic en Aceptar.
Los datos del informe se agrupan por jerarquas.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos 10
214 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: En este ejemplo, se ha ocultado la seccin Detalles del informe
para mostrar con ms claridad la ordenacin jerrquica.
Ahora el informe est agrupado por nombre de empleado y ordenado de
forma que muestre la jerarqua de supervisores. Puede ver que Mina, cuyos
datos de empleado no tienen asociado ningn supervisor, est situada en la
parte superior de la lista. Bajo el nombre de Mina aparecen los supervisores
que dependen de ella y, bajo ellos, una lista de los empleados que les
informan.
Nota: El nivel en que aparece un nombre en la jerarqua de este informe est
determinado por el nmero de empleados que le informan. Los empleados de
los que no depende nadie aparecen en el nivel inferior de la jerarqua.
Si lo desea, puede calcular los campos de resumen en el nuevo
agrupamiento jerrquico. Al insertar un subtotal, un total general o un
resumen de la forma habitual, seleccione la opcin Resumir entre
jerarquas. Para obtener ms informacin, consulte "Resumen de datos
agrupados " en la pgina 216 y "Clculo de subtotales " en la pgina 221.
Para sangrar una jerarqua sin afectar a otros campos
Nota: Para que este procedimiento funcione, debe asegurarse de que el
valor del campo Sangra del grupo del cuadro de dilogo Opciones del grupo
jerrquico se define como 0 (cero).
1. Haga clic con el botn derecho en el campo que desea agrupar de forma
jerrquica y seleccione Tamao y posicin.
2. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de
valor de la posicin X.
3. En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula para la
posicin X condicional.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Agrupar datos
10
Manual del usuario de Crystal Reports 215
Por ejemplo, introduzca un texto de frmula similar al siguiente:
numbervar hLevel := HierarchyLevel (1);
numbervar deltaX := 0;
if (hLevel > 1) then
deltaX := (hLevel - 1) * 0,4;
deltaX := deltaX * 1440;
Nota:
Existen varios mtodos para crear esta frmula; este cdigo es un
ejemplo de uno de ellos.
Las posiciones se miden en twips (una pulgada contiene 1440
twips).
Busque en la ayuda en lnea HierarchLevel (GroupingLevel) para
obtener ms informacin sobre la funcin usada en este ejemplo.
4. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin de posicin.
Crystal Reports desplaza los valores de los datos jerrquicos a las nuevas
posiciones basndose en su nivel en la jerarqua, pero conserva los dems
objetos incluidos en las mismas lneas en las posiciones originales.
Edicin de grupos
Para editar un grupo
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de grupos.
2. En la lista Agrupar por del cuadro de dilogo Asistente de grupos,
seleccione el grupo que desee editar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo, edite el grupo
cuanto sea necesario.
5. Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de dilogo Cambiar
opciones de grupo y otra vez para cerrar el cuadro de dilogo Asistente
de grupos.
El informe refleja los cambios hechos al grupo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Resumen de datos agrupados 10
216 Manual del usuario de Crystal Reports
Resumen de datos agrupados
Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar clculos
en cada grupo de registros en lugar de hacerlo en todos los registros del informe.
Cuando el programa resume datos, los clasifica, los separa en grupos y, a
continuacin, resume los valores de cada grupo. Esto se hace
automticamente.
El programa incluye una serie de opciones de resumen. Dependiendo del
tipo de datos del campo que va a resumir, puede:
Sumar los valores de cada grupo.
Contar todos los valores o slo los que son distintos de otros.
Determinar el valor mximo, mnimo, medio o N mayor.
Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estndar.
Por ejemplo:
Informes de lista de clientes: Determinan el nmero de clientes en cada
estado. En el resumen se cuentan los distintos clientes de cada grupo
del estado.
Informes de pedido: Determinan el promedio de pedidos hechos cada
mes. En el resumen se calcula el tamao del pedido medio por cada
grupo mensual.
Informes de ventas: Determinan las ventas totales por agente de ventas.
En el resumen se suma o se calcula el subtotal para los importes de los
pedidos de cada grupo de representantes.
Nota: Tambin puede calcular campos de resumen a lo largo del
agrupamiento jerrquico. Para realizar esta accin, seleccione la opcin
Resumir entre jerarquas en el cuadro de dilogo Insertar resumen.
Para resumir datos agrupados
1. En el men Insertar, haga clic en Resumen.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen.
2. Seleccione el campo que desee resumir en la lista Elegir el campo para
resumir.
3. Seleccione una operacin de resumen en la lista Calcular este
resumen.
4. Seleccione una ubicacin de la lista Ubicacin del resumen en la que
desee colocar el resumen.
Sugerencia: Puede crear un grupo nuevo para el informe haciendo clic
en el botn Insertar grupo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Resumen de datos agrupados
10
Manual del usuario de Crystal Reports 217
5. Si desea que se muestre el valor de resumen como porcentaje de un
total, seleccione Mostrar como porcentaje de en el rea Opciones y, a
continuacin, seleccione un campo de total en la lista.
Para obtener ms informacin sobre porcentajes, consulte "Porcentajes "
en la pgina 224.
6. Si desea resumir entre una jerarqua, seleccione la opcin Resumir
entre jerarquas.
Para obtener ms informacin sobre jerarquas, consulte "Agrupar datos
jerrquicamente " en la pgina 209.
7. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Temas relacionados:
"Clculo de subtotales de datos " en la pgina 221
Ordenamiento de valores de grupo resumidos
Los grupos pueden mostrarse en orden ascendente o descendente segn
valores de resumen. Por ejemplo, en un informe de pedidos, si calcula el
subtotal del importe del pedido por estado, podra ordenar los grupos:
De menor a mayor importe (ascendente).
De mayor a menor importe (descendente).
Puede ordenar los grupos de un informe por valores resumidos usando el
comando Asistente de ordenacin de grupo del men Informe.
Para ordenar grupos por un valor de resumen
1. Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de ordenacin de grupos con una
ficha por cada uno de los grupos del informe que tenga un valor resumido.
2. Haga clic en la ficha que corresponda al grupo que desea ordenar.
3. Seleccione la opcin Todo del cuadro desplegable a la izquierda.
4. Elija el resumen en el que desee basar la seleccin en la lista
desplegable segn de la derecha.
La lista desplegable segn de la derecha se utiliza en los casos en los
que existen varios resmenes dentro de una misma seccin de grupo.
Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el
promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en
una misma seccin de grupo. En este caso, podra elegir entre la suma y
el promedio en la lista desplegable.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Resumen de datos agrupados 10
218 Manual del usuario de Crystal Reports
5. Especifique la direccin de ordenacin.
6. Para seleccionar un segundo grupo de ordenacin, repita los pasos de 2
a 5.
Al ejecutar el informe, el programa ordenar los grupos segn el valor o
valores especificados.
Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes
En ocasiones ser conveniente mostrar solamente los primeros o los ltimos
grupos o porcentajes de un informe: las lneas de productos de mayor venta,
los pases con mayor porcentaje de ventas hasta totalizar un 25 por ciento,
los estados que han generado ms pedidos, etc. Dado que este tipo de
selecciones es muy frecuente, el programa incluye el Asistente de
ordenacin de grupos para facilitar su configuracin.
Existe otra cuestin que debe considerarse para mostrar los N primeros
valores: qu hacer con los registros de los grupos que no pertenecen a los
criterios de N superiores o N inferiores establecidos. Debe decidir si desea
eliminar completamente estos registros del informe, o si desea reunirlos en
un mismo grupo. El programa le permite elegir cualquiera de estas opciones.
El programa le permite elegir cualquiera de las dos opciones.
Nota:
Un informe debe contener un valor de resumen para poder establecer
una seleccin de N superiores o N inferiores. Consulte "Resumen de
datos agrupados " en la pgina 216.
Se recomienda no usar un grupo que est ordenado jerrquicamente en
una seleccin de N superiores o inferiores. La integridad del orden
jerrquico del grupo puede verse afectada por la seleccin de N
superiores o inferiores.
Para seleccionar los grupos N superiores o inferiores
Nota: Los siguientes pasos muestran cmo seleccionar grupos N superiores
o inferiores. Los porcentajes superiores o inferiores se comportan de la
misma manera; nicamente es necesario definir el valor del porcentaje en
lugar del nmero de grupos.
1. Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume los
datos, el programa divide los datos en grupos y resume cada grupo.
Con los grupos N superiores, se estn dando instrucciones al
programa para que muestre los grupos que tengan los valores de
resumen ms altos (N superiores).
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Resumen de datos agrupados
10
Manual del usuario de Crystal Reports 219
Con los grupos N inferiores, se estn dando instrucciones al
programa para que muestre los grupos que tengan los valores
resumidos ms bajos(N inferiores).
2. Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el Asistente de ordenacin de grupo con una ficha para el grupo.
Nota: Si hay varios grupos, el programa mostrar una ficha para cada uno.
3. Seleccione N Superiores o N Inferiores en la lista desplegable.
4. Elija el resumen en el que desee basar la seleccin en la lista
desplegable segn de la derecha.
La lista desplegable segn de la derecha se utiliza en los casos en los
que existen varios resmenes dentro de una misma seccin de grupo.
Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el
promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en
una misma seccin de grupo. En este caso, podra elegir entre la suma y
el promedio en la lista desplegable.
5. En el cuadro de texto Donde N es, especifique el nmero de grupos que
desea mostrar. Por ejemplo:
Para obtener un informe sobre las tres lneas de productos ms
vendidas, establezca que N sea igual a tres.
Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos
productivas, establezca que N sea igual a cinco.
6. Haga clic en la casilla de verificacin Incluir otros, con el nombre y
especifique un nombre si desea reunir los registros restantes en un
grupo nico.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Resumen de datos agrupados 10
220 Manual del usuario de Crystal Reports
7. Active Incluir iguales para acomodar los grupos cuyos valores de
resumen sean iguales.
Por ejemplo, supongamos que existen los grupos siguientes:
Pedido 1 = 100
Pedido 2 = 90
Pedido 3 = 80
Pedido 4 = 80
Si establece 3 como valor de N, pero no activa Incluir iguales, el
informe slo mostrar Pedido 1, Pedido 2 y Pedido 3.
Si, en el mismo escenario, s activa Incluir iguales, el informe mostrar
Pedido 1, Pedido 2, Pedido 3 y Pedido 4, incluso cuando N tenga el valor
3. De esta forma, el programa acomoda los valores coincidentes de los
pedidos 3 y 4.
8. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Cuando el programa ejecute el informe, slo incluir los grupos
especificados.
Seleccin de los primeros o ltimos grupos o porcentajes
de forma condicional
Si desea que los usuarios seleccionen su propio valor en N Superiores, N
inferiores o un porcentaje mximo o mnimo, cree un parmetro que solicite
el valor que Crystal Reports puede enviar a continuacin a una frmula de
seleccin condicional.
Para seleccionar un nmero de grupos o un valor de porcentaje
condicionales
1. Abra o cree el informe que desea utilizar para la seleccin del valor o el
porcentaje condicionales.
Nota: Este informe debe contener un grupo e informacin de resumen,
como se describe en "Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o
porcentajes " en la pgina 218.
2. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de
parmetro y haga clic en Nuevo.
3. Cree un parmetro de nmero.
Sugerencia: Para obtener informacin sobre la creacin de parmetros,
vea "Crear un parmetro mediante una solicitud esttica " en la
pgina 506.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Clculo de subtotales
10
Manual del usuario de Crystal Reports 221
4. Haga clic en Aceptar para guardar el parmetro.
5. En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de grupos.
6. En este asistente, seleccione el tipo de ordenacin de grupos que desea.
Seleccione cualquier opcin excepto Sin orden o Todo.
7. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de
valor de porcentaje o N.
8. En el Formula Workshop, introduzca el campo de parmetro creado en el
paso 3.
9. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la ordenacin de grupo.
11. Cuando se le solicite que introduzca un nmero o un porcentaje,
seleccione el valor que desee y haga clic en Aceptar.
El informe aparece slo con el nmero de grupos que se ajusta al valor
introducido en la solicitud del parmetro. Para introducir un valor diferente, haga
clic en el botn Actualizar y seleccione "Pedir por valores de parmetro nuevos".
Los grupos del informe se actualizan para mostrar el nuevo valor introducido.
Clculo de subtotales
Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numricos de
un grupo.
Nota: Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son
agrupadas por vnculos de uno a varios, necesite utilizar un total acumulado
en vez de un subtotal. Consulte "Cmo crear totales acumulados en una
relacin de vnculo de uno a varios " en la pgina 237.
Clculo de subtotales de datos
En este ejemplo calcular los subtotales de las ventas del ao pasado por
pas.
Para calcular subtotales de datos
1. Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Clculo de subtotales 10
222 Manual del usuario de Crystal Reports
2. Haga clic con el botn secundario en el campo Ventas del ao pasado,
seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen con el campo
seleccionado enumerado como campo que se desea resumir.
3. Haga clic en Insertar grupo.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo en el que puede especificar
el grupo que desea agregar al informe.
4. Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados, especifique
la direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar cuando termine.
5. En el cuadro de dilogo Insertar resumen, seleccione el grupo que acaba
de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.
Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.
Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones
Es posible que en un informe de pedidos o una factura necesite extender
precios para elementos de lnea individuales y, a continuacin, calcular el
subtotal de las extensiones. Esto se hace usando una frmula simple para
extender los precios y, a continuacin, se calcula el subtotal del campo de
frmula.
Para extender el precio y calcular subtotales de las extensiones
1. Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{pedidos.ID DEL CLIENTE}
{detalle del pedido. ID DEL PRODUCTO}
{detalle del pedido.CANTIDAD}
{detalle del pedido.PRECIO UNITARIO}
2. Para crear la frmula de extensin de precios, seleccione la opcin
Explorador de campos del men Ver.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
3. Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula.
4. Escriba el nombre con el que desee identificar la frmula y haga clic en
Aceptar.
Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo.
5. Ingrese la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Clculo de subtotales
10
Manual del usuario de Crystal Reports 223
{Detalles del pedido.Cantidad} * {Detalles del
pedido.Precio unitario}
6. Haga clic en el botn Cerrar del Formula Workshop.
Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Explorador de campos con el
nombre de la frmula enumerada en el nodo Campos de frmula.
7. Arrastre y coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio
unitario en la seccin Detalles del informe.
8. Para calcular subtotales de la frmula de extensiones, haga clic con el
botn secundario en el campo de frmula, seleccione Insertar y elija
Resumen en el men contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen.
9. Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo
{pedidos.FECHA DEL PEDIDO}.
10. Elijapara cada semana como intervalo del grupo.
Nota: El cuadro desplegable La seccin ser impresa no se activar
hasta que elija el campo Fecha del pedido.
11. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar resumen.
12. Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del
resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Porcentajes 10
224 Manual del usuario de Crystal Reports
Porcentajes
Clculo de un porcentaje
Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento ms amplio.
Por ejemplo, puede mostrar el porcentaje de ventas de cada ciudad segn
las ventas totales de cada pas. O bien puede ver el porcentaje del total
general de las ventas que aporta cada pas.
Para calcular un porcentaje
1. En el men Insertar, haga clic enResumen.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen.
2. Seleccione el campo para el que desea calcular la suma.
Por ejemplo, puede que desee insertar un campo que calcule la suma de
las ventas del ao pasado.
3. Seleccione Suma en la lista Calcular este resumen.
4. Seleccione la ubicacin del resumen.
Nota: La ubicacin del resumen no puede ser Total general (Pie de
pgina de informe) cuando se est calculando un porcentaje.
5. Haga clic en la casilla de verificacin Mostrar como porcentaje de.
6. Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje.
Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar
un porcentaje del total general.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo
10
Manual del usuario de Crystal Reports 225
7. Haga clic en Aceptar. El campo de porcentaje de resumen se aade al
informe.
Encabezados de grupo
Creacin de encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea una
seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal o
resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca
automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados de
grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del informe
sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un encabezado
de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o modificar el
encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin aprender
cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de grupo:
"Encabezados estndar " en la pgina 225
"Encabezados dinmicos " en la pgina 226
"Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula " en la
pgina 227
"Encabezados para grupos personalizados " en la pgina 228
Encabezados estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar
cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos
Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo 10
226 Manual del usuario de Crystal Reports
Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo (Ventas Regionales
indica claramente que se trata de un grupo regional), nunca se puede saber
qu regin est en el grupo sin antes observar los detalles del grupo.
Para crear un encabezado estndar
1. Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de
herramientas Insertar herramientas.
2. Cuando el puntero de objeto aparezca, desplace y coloque el marco del
objeto en la seccin Encabezado de grupo.
3. Escriba luego el texto que desea usar para su encabezado.
4. Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso.
Ahora, cuando ejecute el informe, el mismo encabezado aparecer al
principio de cada grupo.
Encabezados dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del
grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un
encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As, los
datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los identificara
como tales y a los de California, como de California y as respectivamente.
Nota: Cuando se crea un grupo, el programa inserta automticamente un
campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo, a menos
que se haya desactivado la opcin utilizando el comando Opciones del men
Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar manualmente
dicha seccin (si es que el programa no inserta una automticamente) y
cmo crear diferentes tipos de encabezados dinmicos para diferentes
necesidades.
Nombre de grupo solamente
El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de
identificacin.
Para crear un encabezado activo slo por nombre de grupo
1. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
2. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta
Campos de nombre de grupo.
3. Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo con el
que est trabajando y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado
de grupo de dicho grupo.
Al ejecutar el informe, el identificador de valor del campo de grupo
aparecer como encabezado de grupo para cada grupo de regin.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo
10
Manual del usuario de Crystal Reports 227
Nombre de grupo con texto
Un tipo ms complejo de encabezado dinmico, combina texto y un valor de
un campo. Un encabezado de grupo tpico para datos divididos por regin de
este tipo sera, Ventas de California o Clientes en el cdigo postal 60606.
Para crear estos encabezados:
Inserte un objeto de texto en la seccin Encabezado de grupo.
Escriba el texto que desea que aparezca.
Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde
desea que aparezca en el Encabezado de Grupo.
Por ejemplo, si desea que su encabezado diga Ventas de y a continuacin
el nombre de la regin en el grupo actual (Ventas de Arizona, Ventas de
California y as sucesivamente), siga stos pasos:
Para crear un encabezado activo con nombre de grupo usando texto
1. Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de
herramientas Insertar herramientas.
2. Coloque el marco del objeto en la seccin Encabezado de grupo del grupo.
3. Escriba Ventas de y un espacio despus de esto.
4. Haga clic en el botn Explorador de campos situado en la barra de
herramientas estndar.
5. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta
Campos de nombre de grupo.
6. Seleccione el campo Nombre del grupo que coincida con el grupo con el
que est trabajando y arrstrelo y colquelo en el objeto de texto,
inmediatamente despus del texto y del espacio que escribi.
Sugerencia: Expanda el tamao del cuadro de texto para que tanto el
texto como el campo de grupo puedan caber.
7. D al texto el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado
dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos.
Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula
Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para
ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de nombre
de grupo basndose en el valor producido por la frmula.
Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose en
la primer letra del campo Nombre del Cliente.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo 10
228 Manual del usuario de Crystal Reports
Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en
una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la seccin
Encabezado de grupo.
Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como
encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para obtener
ms informacin, consulte "Agrupar basndose en la primera letra del
nombre de una compaa " en la pgina 208 y "Agrupar datos en intervalos "
en la pgina 206.
Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan
con la letra B, consulte "Nombre de grupo con texto " en la pgina 227.
Encabezados para grupos personalizados
El ltimo tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados
que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. Cuando
utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre para
cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras situaciones
de agrupamiento, el programa vuelve a crear un campo de nombre de grupo
para cada grupo, basndose en los nombres de grupo que usted especific.
Para crear un encabezado para grupos personalizados
1. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
2. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta
Campos de nombre de grupo.
3. Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo
personalizado y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado de
grupo de dicho grupo.
El programa aplicar automticamente cada uno de los nombres de grupo
que asign al grupo apropiado.
Nota: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro
de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna son los que
quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo
10
Manual del usuario de Crystal Reports 229
Eliminacin de encabezados de grupos
Es posible ocultar encabezados de grupo en su informe.
Para suprimir encabezados de grupos
1. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de grupo y seleccione
Dar formato al campo.
2. En el Editor de Formato, en la ficha Comn, haga clic en la casilla de
verificacin Suprimir.
3. Haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para mostrar nuevamente el encabezado de grupo, quite
la marca de la casilla de verificacin Suprimir.
Profundizacin en encabezados de grupo
Para facilitar la visualizacin de los informes, puede ocultar los detalles de su
informe y slo tener visibles los encabezados de grupo. Cuando sea
necesario, puede hacer clic en el encabezado de grupo para ver los detalles
de informe.
Para profundizar en encabezados de grupos
1. Haga clic con el botn derecho en la seccin gris Detalles a la izquierda
del informe.
2. Seleccione Ocultar (se permite profundizar).
3. Haga clic en Actualizar.
Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo, ste se convierte en
una lupa.
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Encabezados de grupo 10
230 Manual del usuario de Crystal Reports
4. Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la
informacin detallada.
Aparece una ficha de profundizar en el Report Designer. Haga clic en las
fichas Diseo o Vista previa para volver a esa vista.
Temas relacionados:
"Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos " en la
pgina 121
c
a
p

t
u
l
o
Totales acumulados
Totales acumulados
Introduccin a los totales acumulados 11
232 Manual del usuario de Crystal Reports
Introduccin a los totales acumulados
Los campos de total acumulado son similares a los campos de resumen pero
permiten mayor control sobre cmo se calcula el total y cuando se
restablece. Los campos de total acumulado estn especficamente
diseados para ejecutar las siguientes funciones de totalizacin:
Mostrar valores de un total acumulado mientras se calcula registro a
registro.
Calcular el total de un valor independiente del agrupamiento del informe.
Calcular el total de un valor condicional.
Calcular el total de un valor despus de que se haya aplicado una
frmula de seleccin de grupos.
Calcular el total de un valor de la tabla principal en una relacin de
vnculo de uno a varios.
Funcionamiento de los totales acumulados
Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total Acumulado.
El asistente le pedir seleccionar un campo para resumir, la clase de
operacin de resumen que se ejecutar, una condicin sobre la cual basar la
evaluacin y una condicin sobre la cual restablecer la evaluacin.
Nota: Un campo de total acumulado se puede utilizar en campos de base de
datos y en frmulas de primer pase, pero no frmulas de segundo pase o en
frmulas que hagan referencia a otras de segundo pase. Para obtener
informacin ms detallada, consulte "Diagrama de flujo de informes de
pasada mltiple " en la pgina 602.
Colocacin de campos de total acumulado
El clculo de un campo de total acumulado est determinado por los ajustes
seleccionados en el Asistente de total acumulado. Sin embargo, la ubicacin
del total acumulado afectar al valor que aparece en el informe. Por ejemplo,
si un campo de total acumulado que evala todos los registros y no se
restablece (un total general) en el encabezado del informe, slo aparecer el
valor del primer registro. Si coloca el mismo campo de total acumulado en el
pie del informe, obtendr el valor deseado. El campo de total acumulado se
calcula correctamente en ambos casos, pero se muestra demasiado pronto
en el primero de ellos.
La lista siguiente resume los registros que se incluyen en el clculo cuando
se coloca un total acumulado en diversas secciones de informes. Esta lista
supone que el total acumulado no se restablece.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados
11
Manual del usuario de Crystal Reports 233
Creacin de totales acumulados
Creacin de totales acumulados en una lista
Los totales acumulados son cantidades que pueden mostrarse registro por
registro. Calculan los totales de todos los registros (en el informe, en el
grupo, etc.) hasta el registro actual incluido.
La forma ms elemental de un total acumulado es un total acumulado
mantenido en una lista. En este tutorial usted va a crear este tipo de informe,
configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido.
Nota: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo.
Para crear un total acumulado en una lista
1. Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra,
Xtreme.mdb. Vincule las tablas Cliente y Pedidos, y coloque los
siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
3. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
Encabezado
de informe
Primer registro del informe
Encabezado
de pgina
Todos los registros hasta el primer registro de la pgina
actual incluido.
Encabezado
de grupo
Todos los registros hasta el primer registro del grupo actual
incluido.
Detalles Todos los registros hasta el registro actual incluido.
Pie de pgina
de grupo
Todos los registros hasta el ltimo registro del grupo actual
incluido.
Pie de pgina Todos los registros hasta el ltimo registro de la pgina
actual incluido.
Pie de informe Todos los registros del informe
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados 11
234 Manual del usuario de Crystal Reports
4. Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre del
total acumulado
5. Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos
y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro Campo para resumir
6. Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen.
7. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de
campo y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como campo A cambio de.
El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo cambie.
8. En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar un
total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a travs
del informe).
9. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos.
10. Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe,
justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}.
En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el
valor de registro actual agregado a los valores anteriores. Este total
contina sin interrupcin a travs del informe.
Crear totales acumulados de grupos
Otro uso comn de totales acumulados es llevar la cuenta de los elementos
en un grupo. El total acumulado empieza con el primer elemento del grupo y
termina con el ltimo. A continuacin, empieza por el grupo siguiente, luego
el siguiente, etc.
En este ejemplo, usted va a crear un informe que:
Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente.
Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo.
Muestra el subtotal de cada grupo de clientes.
Para crear un total acumulado para un grupo
1. Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra,
Xtreme.mdb.
Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de
izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados
11
Manual del usuario de Crystal Reports 235
2. En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe segn el campo
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
3. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
4. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
5. Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en
el cuadro de texto Nombre del Total acumulado.
6. Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos
y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro Campo para resumir
7. Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen.
8. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin Para
cada registro
9. En la seccin Restablecer, haga clic en Al cambiar de grupo y acepte
el nombre predeterminado del grupo
10. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El cuadro de dilogo Explorador de campos volver a aparecer.
11. Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe,
justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}.
Nota: Si desea ver un total general de cada grupo, coloque el campo de
total acumulado en la seccin Pie de grupo de su informe.
Crear totales acumulados condicionales
Puede ocurrir que tenga una lista de valores y slo desee calcular el subtotal
de alguno de ellos. Por ejemplo:
Tiene una lista con clientes de Canad y de EE.UU.
Desea guardar los registros de los clientes ordenados alfabticamente
por el nombre de cliente.
No desea separar los datos en grupos segn el pas.
Desea un total de los valores slo de los registros canadienses.
Tambin desea un total de los valores slo de los registros
estadounidenses.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados 11
236 Manual del usuario de Crystal Reports
Para ello, cree dos totales acumulados, uno para guardar el total acumulado
de los registros estadounidenses y otro para los registros canadienses.
Total estadounidense
Mantiene un total acumulado de los registros estadounidenses.
Total canadiense
Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.
Para crear un total acumulado condicional
1. Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra,
Xtreme.mdb. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en la
seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2. En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de ordenacin de registros situado en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
3. Ordene los registros segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
4. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
5. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
6. Ingrese el nombre TotalEEUU en el cuadro Nombre de total acumulado.
7. Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y
campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro Campo para resumir.
8. Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen.
9. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Usar una
frmula y luego haga clic en el botnFrmula.
Aparece el Formula Workshop con el cuadro de dilogo Frmula de
condicin de total acumulado abierto.
10. Introduzca la frmula siguiente en el cuadro Frmula:
{Cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto indica al programa que evale el total acumulado cada vez que llegue
a un registro donde {Cliente.PAS} es igual a USA. El total acumulado
ignorar el resto de los registros (por ejemplo, los de Canad).
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados
11
Manual del usuario de Crystal Reports 237
11. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y
cerrar.
El cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado volver a aparecer.
12. En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Nunca.
13. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos.
14. Coloque el campo de total acumulado en la seccin Detalles de su informe.
15. A continuacin, cree el campo de total acumulado TotalCanad
mediante el proceso descrito en los pasos 5-13. La nica diferencia es
que esta vez la frmula de evaluacin deber ser:
{Cliente.Pas} = "Canad"
16. Al terminar, coloque el campo #TotalCanad en la seccin Detalles de
su informe, justo a la derecha del campo {Cliente.VENTAS DEL AO
PASADO}.
Nota: Si slo desea ver un total general de las ventas de Estados
Unidos y de Canad, coloque los dos campos de total acumulado
creados en la seccin Pie de informe de su informe.
Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo
de uno a varios
Las relaciones de vnculo de uno a varios se producen en tablas vinculadas
cuando un nico registro de una tabla puede coincidir con varios registros de
otra tabla. Por ejemplo, un vnculo de uno a varios puede producirse cuando
se vincula una tabla de clientes con una tabla de pedidos. No sera de
extraar que, en este caso, cada uno de los clientes de la tabla principal
tuviese varios pedidos en la tabla segunda (de comparacin). En el informe,
los valores de campo de la tabla principal se repiten para cada nuevo valor
de campo de la tabla de comparacin.
La creacin de un subtotal en un campo de la tabla principal produce un
resultado incorrecto porque los valores repetidos se incluyen en el clculo.
Este problema se puede evitar mediante la creacin de un total acumulado.
Una demostracin de este concepto se puede realizar en la base de datos de
muestra Xtreme utilizando las tablas Cliente y Pedidos.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados 11
238 Manual del usuario de Crystal Reports
Para crear un total acumulado en una relacin de vnculo de uno a varios
1. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, coloque los siguientes
campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles de su informe:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2. En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar
grupo y cree un grupo segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
3. Haga clic con el botn secundario en el campo {Cliente.VENTAS DEL
AO PASADO} y seleccione la opcin Resumen del submen Insertar.
4. Elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A para la ubicacin del
resumen.
Si se fija en los subtotales de cada grupo, observar que no son exactos.
Esto se debe a que el campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} se
duplica por cada pedido en el informe. Siga el resto de este
procedimiento para ver cmo un total acumulado produce un resultado
exacto en la misma situacin.
5. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de
totales acumulados y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
6. Escriba el nombre TotalVUA en el cuadro Nombre del total
acumulado.
7. Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y
campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro Campo para resumir.
8. Seleccione suma en la lista Tipo de resumen.
9. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de
campo y agregue el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} del cuadro
Tablas y campos disponibles.
10. En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Al
cambiar de grupo y elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A.
11. Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado.
12. Coloque el total acumulado en la seccin Pie de pgina de grupo.
Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada
grupo. Ver que el total acumulado es exacto mientras que el subtotal no lo es.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados usando una frmula
11
Manual del usuario de Crystal Reports 239
Creacin de totales acumulados usando una
frmula
Si ha eliminado datos o si los datos se basan en una frmula que se realiza
en WhilePrintingRecords, debe crear una frmula de total acumulado en vez
de usar el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
Al crear manualmente un total acumulado, necesita crear tres frmulas:
Una frmula de resumen.
Una frmula de restablecimiento para establecer una variable en cero.
Una frmula de visualizacin para mostrar la variable.
En el siguiente procedimiento, crear un informe que efecta las funciones
siguientes:
Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente.
Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo.
Mostrar el subtotal de cada pedido (el ltimo total acumulado de dicho
pedido).
Para crear totales acumulados usando una frmula
1. Cree un informe utilizando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule
las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de
izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos.
3. Seleccione Campos de frmula en el cuadro de dilogo Explorador de
campos y haga clic en Nuevo.
4. Asigne a la frmula el nombre TotalAcumulado y haga clic en Usar Editor.
Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo.
5. Especifique lo siguiente en el Editor de frmulas:
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Monto;
Monto := Monto + {pedidos.MONTO DEL PEDIDO};
6. Haga clic en el botn Guardar y cerrar del Formula Workshop.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados usando una frmula 11
240 Manual del usuario de Crystal Reports
7. Coloque esta frmula en la seccin Detalles de su informe, justo a la
derecha del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}.
Esta frmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto
del pedido.
8. En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe el informe segn el
campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
9. En el Formula Workshop, cree RestablecerMonto:
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Monto := 0;
Esta frmula dice:
Establecer el valor de la variable Monto en 0.
10. Coloque esta frmula en la seccin Encabezado de grupo n 1 de su
informe.
Como la seccin Encabezado de grupo n 1 aparece una vez para cada
grupo, @RestablecerMonto se ejecutar cada vez que cambie el grupo.
As, la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un
grupo nuevo.
11. Seleccione la frmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de
frmulas para suprimirla, de modo que no aparezca en la impresin final.
12. En el Formula Workshop, cree MostrarMonto:
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Monto;
Esta frmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto
en cualquier momento.
13. Coloque esta frmula en la seccin Pie de grupo n 1 del informe.
Como la seccin Pie de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo,
@MostarMonto se ejecutar cada vez que termine el grupo. As, el valor
almacenado en la variable Monto se imprimir cada vez que cambie el
grupo.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados usando una frmula
11
Manual del usuario de Crystal Reports 241
Nota: Esta frmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como
total acumulado para el ltimo registro de cada grupo. Pero como se est
imprimiendo en la seccin Pie de grupo, acta como subtotal de grupo y
no como total acumulado.
En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el
valor de registro actual agregado a los valores anteriores. El total
acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total
acumulado final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal
de dicho grupo.
Totales acumulados
Creacin de totales acumulados usando una frmula 11
242 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Informes de seccin mltiple
Informes de seccin mltiple
Acerca de las secciones 12
244 Manual del usuario de Crystal Reports
Acerca de las secciones
Crystal Reports proporciona cinco reas de diseo para utilizarlas cuando se
crea un informe:
Encabezado de informe
Encabezado de pgina
Detalles
Pie de informe
Pie de pgina
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza a crearse un informe
nuevo. No se puede eliminar ninguna de estas secciones originales, pero se
pueden ocultar o aadirles otras. Una vez aadidas, podr eliminar las
secciones nuevas, moverlas con relacin a otras secciones similares o
combinar varias secciones relacionadas.
Trabajo con secciones
Muchos procedimientos de esta seccin muestran cmo se trabaja con
secciones en el Asistente de seccin. Las secciones tambin se pueden
insertar, eliminar, etc. haciendo clic con el botn secundario del mouse en el
rea sombreada situada a la izquierda de cualquier seccin en la ficha Diseo
o en la ficha Vista previa y eligiendo la opcin apropiada en el men contextual.
Informes de seccin mltiple
Trabajo con secciones
12
Manual del usuario de Crystal Reports 245
Insercin de una seccin
1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones
del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones
recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente.
Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina
antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
2. Destaque la seccin tras la cual desea insertar una seccin.
Por ejemplo, para agregar otra seccin Detalles, resalte la seccin
Detalles existente.
3. Haga clic en Insertar.
Se inserta una nueva seccin inmediatamente debajo de la seccin
destacada.
Eliminacin de una seccin
1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones
del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones
recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente.
Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina
antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
2. Destaque la seccin que desea eliminar.
3. Haga clic en Eliminar.
El programa quita la seccin destacada del informe.
Informes de seccin mltiple
Trabajo con secciones 12
246 Manual del usuario de Crystal Reports
Cmo mover una seccin
1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones
del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones
recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente.
Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina
antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
2. Con la Seccin (C) resaltada, haga doble clic en la flecha arriba.
Los datos que estaban originalmente en la Seccin (C) se mueven a la
Seccin (A). Los datos en las dems secciones se mueven hacia abajo.
Nota:
Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro
del espacio del rea en que se encuentra.
Las letras que identifican las secciones describen su posicin relativa.
As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en seccin
B y a la vez, B se convierte en C. De esta forma pierde su
designacin C original.
Tambin se pueden mover secciones arrastrndolas y colocndolas en
el Report Designer.
Combinacin de dos secciones relacionadas
Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen
secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola seccin (para que se
impriman simultneamente), debe hacer una combinacin de secciones.
Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos en
la nueva seccin de acuerdo a sus necesidades.
Informes de seccin mltiple
Trabajo con secciones
12
Manual del usuario de Crystal Reports 247
Para unir secciones relacionadas
1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones
del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones
recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente.
Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina
antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
2. Mueva las secciones de modo que las dos secciones que desea
combinar sigan una a la otra en la lista.
3. Destaque la seccin superior.
4. Con la Seccin (B) resaltada, haga clic en Combinar y la Seccin (C) se
combinar con la Seccin (B) para formar una seccin.
5. Reorganice los objetos como sea necesario.
Informes de seccin mltiple
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones 12
248 Manual del usuario de Crystal Reports
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones
En la ficha Diseo se puede dividir una seccin en dos o ms secciones o
cambiar su tamao fcilmente.
Divisin de una seccin
1. Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la seccin que quiere dividir.
2. Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir, haga clic en la orilla.
3. Cuando aparezca una lnea horizontal, arrstrela hacia arriba o hacia
abajo, hasta la altura donde quiere que la seccin se divida.
Ajuste del tamao de una seccin
1. Mueva el puntero sobre el borde inferior de la seccin a la que desea
cambiar el tamao.
2. Cuando el puntero se convierta en el cursor de cambio de tamao,
arrastre el borde para hacer la seccin ms grande o ms pequea,
segn lo desee.
Cambio de tamao de una seccin para quitar espacio en blanco
Si tiene uno o ms objetos en una seccin y quiere ajustarla de tamao para
remover el espacio en blanco innecesario, haga clic con el botn derecho del
mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin (fichas Diseo y
Esquema) y elija el comando Ajustar Seccin del men contextual que
aparece en la pantalla. El programa ajusta el tamao de la seccin
automticamente, moviendo la orilla inferior de la seccin a la lnea base del
objeto que se encuentra ms abajo.
Informes de seccin mltiple
Uso de las secciones mltiples en un informe
12
Manual del usuario de Crystal Reports 249
Las secciones se expanden automticamente en direccin vertical en dos casos:
Cuando se coloca un objeto cuyo tamao vertical es mayor que el de la
seccin donde se coloca.
Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamao
vertical mayor que el de la seccin que lo contiene.
Nota: No se puede ajustar una seccin a un tamao menor que la altura
combinada de todos los objetos contenidos en dicha seccin.
Uso de las secciones mltiples en un informe
Algunas tareas de elaboracin de informes se efectan con mayor eficacia al
crear mltiples secciones en un rea, tales como:
Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s (vea
"Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s "
en la pgina 250).
Eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea
"Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos " en la
pgina 251).
Agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea "Adicin de
lneas condicionales en blanco " en la pgina 252).
Arrastre el cursor de ajuste
hacia arriba para reducir el
tamao de la seccin
superior.
Arrastre el cursor de ajuste
hacia abajo para agrandar el
tamao de la seccin
superior.
Informes de seccin mltiple
Uso de las secciones mltiples en un informe 12
250 Manual del usuario de Crystal Reports
Una vez que comprenda el poder de las secciones mltiples, descubrir an
ms maneras de producir los efectos que desea.
Temas relacionados:
"Trabajo con secciones " en la pgina 244
Cmo evitar que objetos de longitud variable se
sobrescriban entre s
Cuando en una seccin del informe se colocan objetos de longitud variable o
subinformes sobre otros objetos y la opcin Puede crecer para objetos de
longitud variable est activada en el Editor de Formato, los primeros pueden
imprimirse sobre los objetos colocados directamente debajo de ellos, a
menos que:
Expanda la seccin para que se ajuste al tamao mximo del objeto.
Separe los objetos, dejando espacio suficiente para que el primer objeto
se imprima totalmente antes de que empiece a imprimirse el segundo.
Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una secin
mltiple en un rea y colocando objetos en sus propias secciones, debajo del
objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud
variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, obtenindose los
resultados deseados. Consulte "Combinacin de dos o ms informes no
relacionados " en la pgina 543.
Nota: Muchos objetos de informe pueden utilizar la opcin Puede crecer y,
por tanto, pueden dar lugar a una sobreimpresin:
Campos de texto
Campos de frmula
Campos de memorndum
campos BLOB
Subinformes
Informes de seccin mltiple
Uso de las secciones mltiples en un informe
12
Manual del usuario de Crystal Reports 251
tablas cruzadas
Cuadrculas OLAP.
Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos
Es muy comn tener dos lneas de Direcciones en una tabla de clientes, la
Direccin1 para la calle y la Direccin2 que puede ser utilizada para el
nmero del departamento o para el buzn interno. La primera Direccin
usualmente contiene un valor, pero la segunda Direccin regularmente est
vaca. Si crea una lista de clientes utilizando stos datos y apila los campos
uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos registros de
clientes que tengan el campo de la Direccin 2 vaco, se imprimirn con una
lnea en blanco. Puede eliminar esta lnea en blanco utilizando mltiples
secciones o suprimiendo lneas en blanco.
Para eliminar lneas en blanco utilizando mltiples secciones
1. Use el Asistente de seccin para crear nuevas secciones de detalles, de
modo que tenga un total de tres. Consulte "Trabajo con secciones " en la
pgina 244.
2. Coloque el campo Direccin 2 en la seccin media y los dems datos en
las secciones superior e inferior, tal como desee que aparezcan en el
informe.
3. En el Asistente de seccin, destaque la seccin media.
4. En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir
seccin en blanco.
Ahora, cuando se imprima el informe, si la seccin Direccin 2 est en
blanco, el programa no la imprime y no tendr lneas en blanco no deseadas
en el informe.
Nota: Si la seccin de informe que desea suprimir contiene un subinforme
en blanco, use la opcin Suprimir subinforme en blanco, que se encuentra en
la ficha Subinforme del Editor de Formato, as como la opcin Suprimir
secciones en blanco.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
252 Manual del usuario de Crystal Reports
Adicin de lneas condicionales en blanco
Si desea imprimir lneas en blanco en su informe bajo condiciones
especficas, lo puede hacer utilizando una seccin mltiple. Por ejemplo, si
desea insertar en su informe una lnea en blanco cada cinco registros.
Para agregar lneas condicionales en blanco
1. Use el Asistente de seccin para crear dos secciones de detalles.
Consulte "Trabajo con secciones " en la pgina 244.
2. Ponga los datos del informe en la seccin superior.
3. Deje vaca la segunda seccin.
4. En el Asistente de seccin, destaque la segunda seccin.
5. En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir (No
profundizar) y luego haga clic en el botn de formato condicional a la
derecha.
6. Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
Esta frmula divide cada nmero de registro entre 5. Si la divisin
produce un resto, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo es
cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es
mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin, incluyendo
as una lnea en blanco.
Nota: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes
condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Consulte "Trabajo
con formato condicional " en la pgina 308.
Cartas modelo
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes de
seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de informes para
generar correspondencia personalizada. El tema "Cmo imprimir mensajes
condicionales en cartas modelo " en la pgina 260 explica cmo se utilizan
varias cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para
correspondencia personalizada.
Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido
del informe. Las secciones siguientes ofrecen una introduccin a los objetos
de texto y muestran cmo utilizarlos en cartas modelo.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo
12
Manual del usuario de Crystal Reports 253
Trabajar con objetos de texto
Usted utilizar muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando crea
cartas modelo. Una breve descripcin de los objetos de texto le facilitar crear
cartas modelo en la siguiente seccin. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. En este
ejemplo se utilizarn ambos.
El tamao de los objetos de texto se puede ajustar. Se ajustar el
tamao del objeto de texto para que se imprima como una carta.
Los objetos de texto operan de dos formas:
Modo Mover/Ajustar
Modo de Edicin
Modo Mover/Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes de
lnea de diagonales y con controladores para ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los
controladores de tamao o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y
arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en este
modo pero no puede insertar texto. Para poner un objeto de texto en modo
Mover/Ajustar, haga clic en l cuando est inactivo.
Modo de Edicin
Cuando el objeto est en modo de Edicin, aparece como un marco de
lneas discontinuas sin controladores para ajustar y con una regla integrada
en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opcin Mostrar reglas
en el cuadro de dilogo Opciones).
Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo pone en
el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en modo de
Edicin al hacer doble clic en ste si est inactivo o en el modo Mover/
Ajustar. Finalmente, puede poner un objeto de texto en modo de Edicin
haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando Editar texto en el
men contextual.
Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de
palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y
campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de Edicin
usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como campos de
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
254 Manual del usuario de Crystal Reports
bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el modo de Edicin,
contiene un punto de insercin, es decir, una lnea vertical intermitente que
indica la posicin inicial del texto tecleado o los campos insertados.
El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba, permaneciendo
automticamente a la derecha del ltimo carcter. Tambin se mueve cuando
se inserta un campo, permaneciendo automticamente a la derecha del
campo. Se mueve una posicin de carcter a la vez cuando presiona la barra
espaciadora. Se mueve una lnea hacia abajo y hacia el borde interior
izquierdo del objeto de texto cuando presiona Entrar (con esta accin se
inserta un retorno de carro). Se mueve a la posicin de su cursor cuando
hace clic en cualquier parte dentro del texto existente.
A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que
escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que se
le indique lo contrario.
Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo, cambiar
una fuente, etc.), coloque el cursor sobre el texto y, cuando aparezca el
cursor en I, arrstrelo para resaltar el texto que desee seleccionar.
Podra parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el
objeto, el campo no se mover con ste.
Para insertar texto, escrbalo y ste aparecer en el punto de insercin.
Nota: Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca
antes de ubicar el campo. Si no aparece, es posible que ubique el campo
de modo que ste tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en
l. Parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto,
el campo no se mover al mismo tiempo.
El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar. Si ya
tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de insercin se
mover conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar, permitindole
elegir el punto exacto donde desea colocar el campo. El programa
siempre coloca el campo en el punto de insercin.
Si desea salir del modo de Edicin, haga clic fuera del marco de texto.
Tambin puede hacer clic en Ctrl+Entrar.
A medida que mueve el cursor
de ubicar...
...el punto de insercin se
mueve.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo
12
Manual del usuario de Crystal Reports 255
Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto
La siguiente seccin muestra cmo crear una carta modelo.
Usaremos un objeto de texto para crear una carta modelo. La carta modelo
que usted crea estar vinculada a una tabla de base de datos, de modo que
cada carta se personalizar con informacin de la compaa proveniente de
un registro diferente.
Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos, consulte
"Trabajar con objetos de texto " en la pgina 253.
Para crear una carta modelo
La carta consistir de la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta y
despedida.
1. Cree un informe en blanco. Use la tabla Cliente de Xtreme.mdb.
Aparece la ficha Diseo.
2. Como no desea que los ttulos de los campos aparezcan encima de los
campos que va a insertar en la carta, desactive la casilla de verificacin
Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del
cuadro de dilogo Opciones.
3. Inserte un objeto de texto en la seccin Detalles de su informe.
4. Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo
Mover/Ajustar.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
256 Manual del usuario de Crystal Reports
5. Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto
hacia el borde derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8
pulgadas de ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina.
Es posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y
ajustar un poco ms para completar la operacin.
6. Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de
Edicin. Ahora ya est preparado para que empiece a trabajar. Cuando
haga esto, el punto de insercin ser colocado a la extrema izquierda,
dentro del objeto.
Insercin de una fecha
1. Para insertar una fecha en la carta, expanda Campos especiales en el
cuadro de dilogo Explorador de campos y desplcese hasta encontrar
Fecha de impresin.
2. Haga clic en Fecha de impresin, arrastre el marco de ubicacin en el
objeto de texto y colquelo en el punto de insercin.
Nota: Para cambiar el formato de la fecha en la carta, haga doble clic en
el objeto de texto para seleccionarlo. A continuacin, haga clic con el
botn secundario del mouse en el campo Fecha de impresin y
seleccione Formato {Fecha de impresin} en el men contextual. Realice
las modificaciones que desee en la ficha Fecha del Editor de Formato
cuando aparezca.
3. Presione Entrar dos veces para poner un poco de espacio en blanco
entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia abajo
dentro del objeto de texto.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo
12
Manual del usuario de Crystal Reports 257
Sugerencia: Puede que tenga que ajustar el tamao de la seccin
Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la opcin Puede
crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato.
Creacin de una direccin interna
1. Para incorporar la direccin, arrastre los campos de base de datos al objeto
de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
2. Arrastre el campo Direccin 1, colquelo en el punto de insercin y
presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin se mover
una lnea hacia abajo.
3. Arrastre el campo Ciudad y ubquelo en el punto de insercin.
4. Escriba una coma y un espacio.
5. Arrastre el campo Regin y ubquelo en el punto de insercin.
6. Teclee dos espacios.
7. Finalmente, arrastre el campo Cdigo Postal, ubquelo en el punto de
insercin y presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin
se mover una lnea hacia abajo.
8. Presione Entrar una vez ms para que el punto de insercin se ubique
en una nueva lnea, que ser donde querr comenzar el saludo. Esto
completa la direccin.
Nota: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es acortado
automticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
258 Manual del usuario de Crystal Reports
Creacin de un saludo
1. Presione Entrar cuatro veces para mover el punto de insercin hacia abajo.
2. Escriba la palabra Estimado y un espacio. (Sin incluir las comillas).
3. Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del
Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de
texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio.
4. Teclee un espacio. El programa ubica el punto de insercin
inmediatamente despus del espacio.
5. Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el campo
Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el punto de
insercin. El punto de insercin se mueve a la derecha del campo.
6. Escriba dos puntos : en el punto de insercin (sin incluir los parntesis)
y presione Entrar dos veces para mover el punto de insercin dos lneas
ms abajo.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo
12
Manual del usuario de Crystal Reports 259
Cuerpo de la Carta
1. Ahora escriba Su compaa (sin las comillas) y despus, una coma y
un espacio.
2. Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y
colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio.
3. Escriba una coma y un espacio.
4. Escriba el texto siguiente (sin las comillas): ha contribuido a que este
ao fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo
agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero
que el ao prximo sea prspero para ustedes.
5. Presione Entrar dos veces.
6. Escriba Atentamente (sin las comillas) y una coma, y despus presione
Entrar cuarto veces.
7. Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre.
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
8. Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar
para ver como queda el trabajo realizado.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
260 Manual del usuario de Crystal Reports
Debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo
Muchas veces usted querr imprimir mensajes condicionales en cartas
modelo. Por ejemplo, puede que desee estimular a clientes con crdito
disponible a comprar ms y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su
lmite de crdito, a normalizar sus cuentas. Puede crear estas dos cartas
dentro de un solo informe.
Para crear un mensaje condicional
1. Utilice el Asistente de Seccin para insertar una segunda seccin
Detalles en el informe. Consulte "Trabajo con secciones " en la
pgina 244.
2. Cree dos cartas modelo. Ponga la carta que estimula a los clientes a
comprar ms en la seccin Detalles A de su informe, y la carta que
aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la seccin B.
Consulte "Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto " en
la pgina 255.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo
12
Manual del usuario de Crystal Reports 261
3. Usando el Asistente de Seccin, establezca el formato de la seccin
Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo:
Ahora, cuando un registro indique disponibilidad de crdito, se imprimir la
carta comprar ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de crdito,
se imprime la carta excedido en el lmite. Cuando el cliente est justamente
en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime.
Temas relacionados:
"Trabajo con formato condicional " en la pgina 308
Formatear esta seccin de tal modo que
se suprima cuando el balance sea
menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo
que se suprima cuando el balance sea
mayor que el lmite de crdito.
Informes de seccin mltiple
Cartas modelo 12
262 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Formato
Formato
Conceptos de formato 13
264 Manual del usuario de Crystal Reports
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar
formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la presentacin
y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos o secciones
enteras del informe.
Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo:
Dividir las secciones de un informe.
Llamar la atencin sobre ciertos datos.
Cambiar la presentacin de fechas, nmeros, valores booleanos, valores
de moneda y cadenas de texto.
Ocultar secciones no deseadas.
Dar al informe una apariencia profesional.
En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que
puede hacer con Crystal Reports y obtendr instrucciones detalladas para
realizar una variedad de tareas de dar formato.
Utilizacin de una plantilla
Una plantilla es un archivo de informe existente cuyo formato se puede
agregar a un informe nuevo. Al mismo tiempo, el formato de los objetos de
informe y de los campos del informe de la plantilla se aplica al informe nuevo.
Las plantillas se utilizan para proporcionar un aspecto coherente a una serie
de informes sin tener que aplicar formato individualmente a cada uno.
Para obtener informacin adicional sobre plantillas, vea Consideraciones
sobre plantillas en la Ayuda en lnea.
Aplicacin de una plantilla
Cuando se crea un informe nuevo en el Asistente para la creacin de
informes estndar, se puede aplicar una plantilla como paso opcional.
Tambin se puede aplicar una plantilla posteriormente utilizando el Asistente
de plantillas. Se puede elegir entre un nmero de plantillas predefinidas o
utilizar como plantilla un informe existente de Crystal.
Formato
Utilizacin de una plantilla
13
Manual del usuario de Crystal Reports 265
Para aplicar una plantilla en el Asistente para la creacin de informes
estndar
1. Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar.
2. Seleccione datos, campos, campos de agrupamiento, etc. hasta que el
asistente muestre la pantalla Plantilla.
3. En la lista Plantillas disponibles, haga clic en el nombre de una plantilla
predefinida para ver un ejemplo de la misma en el rea Vista previa.
De forma predeterminada, las plantillas de muestra incluidas en Crystal
Reports se instalan en \Archivos de programa\Business
Objects\Crystal Reports 11\Templates.
4. Si desea aplicar una plantilla basndose en un informe existente de
Crystal, haga clic en Examinar.
5. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione un archivo de informe (.rpt) de
Crystal y haga clic en Abrir.
El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles.
Nota: Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se
guardaron (en el cuadro de dilogo Propiedades del documento) con el
informe que se seleccion como plantilla, ver esta informacin en la
pantalla Plantilla.
6. Haga clic en Finalizar.
El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la
plantilla seleccionada.
Nota: El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los
requisitos de una plantilla. Busque en la Ayuda en lnea de Crystal
Reports el tema Consideraciones sobre plantillas.
Para aplicar una plantilla a un informe existente
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Aparece el Asistente de plantillas.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en
el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Al igual que en el caso de la pantalla Plantilla, puede elegir entre un
nmero de plantillas predefinidas, o bien hacer clic en el botn Examinar
para buscar un informe existente que desee utilizar como plantilla.
2. Elija una plantilla y haga clic en Aceptar.
Nota: Las fichas de profundizacin, las alertas o las vistas del
analizador que estn abiertas se cerrarn antes de aplicarse la plantilla.
Formato
Utilizacin de una plantilla 13
266 Manual del usuario de Crystal Reports
Eliminacin de una plantilla aplicada
Es posible que, despus de aplicar una plantilla, no est conforme con los
cambios introducidos en el informe. Si no ha salido de Crystal Reports desde
que aplic la plantilla, puede eliminarla del informe.
Para eliminar una plantilla aplicada
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en
el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
2. Elija Deshacer la plantilla actual y haga clic en Aceptar.
Las funciones de la plantilla elegida se eliminan y el informe vuelve a
adoptar el formato que tena cuando se abri por primera vez.
Nota: Para eliminar una plantilla, debe utilizar esta opcin, ya que el
comando Deshacer no est disponible en el men Edicin.
Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada
Si desea volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada durante una sesin
de Crystal Reports, slo tiene que seleccionar una opcin en el Asistente de
plantillas.
Para volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en
el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
2. Elija Volver a aplicar la ltima plantilla y haga clic en Aceptar.
Utilizacin de objetos de campo de plantilla
Puede utilizar Objetos de campo de plantilla para crear plantillas de informe
ms flexibles. Estos objetos de informe no hacen referencia a campos de
base de datos existentes; simplemente se colocan en el informe de plantilla y
se les da el formato deseado. Al aplicar la plantilla a otro informe, Crystal
Reports muestra los datos de este informe con el formato especificado. Por
tanto, cuando se disea una plantilla, no es necesario saber qu datos
contendr el informe al que se aplicar finalmente dicha plantilla; utilice los
Objetos de campo de plantilla para que se encarguen de las posibilidades
que desee contemplar.
Formato
Utilizacin de una plantilla
13
Manual del usuario de Crystal Reports 267
Nota: La funcin Objetos de campo de plantilla slo se aplica a campos de
resultados: Campos de base de datos, campos de parmetro, enunciados SQL
y frmulas. Los campos especiales no se consideran campos de resultados.
Para agregar un Objeto de campo de plantilla a un informe de plantilla
1. En el men Insertar, haga clic en Objeto de campo de plantilla.
Se adjunta al cursor un marco de ubicacin.
2. Coloque el marco del Objeto de campo de plantilla en el informe de plantilla.
Un Objeto de campo de plantilla se puede colocar en cualquier seccin
de un informe.
3. Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Aplicar formato al
campo de plantilla en el men contextual.
Aparece una lista de opciones de formato. Puede elegir cualquiera de las
opciones; al hacerlo, aparecer la ficha correspondiente del Editor de
Formato.
Sugerencia: Puede seleccionar varios Objetos de campo de plantilla y
aplicar las opciones de formato seleccionadas a todos ellos.
4. Especifique el formato que desee para el Objeto de campo de plantilla.
Para obtener informacin sobre cmo se aplica formato, vea "Trabajo
con formato absoluto " en la pgina 295.
Para cada Objeto de campo de plantilla que se crea, se crea tambin un
campo de frmula especial. Puede ver este campo de frmula en el Formula
Workshop. Si desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el
aspecto que adopta el formato, puede hacer referencia a campos de base de
datos en estas frmulas.
Para agregar datos de muestra a la frmula de un Objeto de campo de
plantilla
1. En el Explorador de campos, expanda el nodo Campos de frmula,
seleccione un Objeto de campo de plantilla y haga clic en Editar.
Sugerencia: En el nodo Campos de frmula del Explorador de campos
y del Formula Workshop, los Objetos de campo de plantilla aparecen
como <TemplateFieldn>.
2. En el Editor de Frmulas, sustituya la seccin Space(10) del argumento
por un campo de base de datos del tipo que desee ver en la muestra,
guarde los cambios y cierre el Formula Workshop.
3. Actualice los datos del informe.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
268 Manual del usuario de Crystal Reports
Uso del entorno de diseo de informes
Soluciones de diseo
Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se disean informes que
sern distribuidos en diferentes entornos. Para obtener los mejores
resultados, considere lo siguiente:
Caractersticas de la seccin
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones
Formularios preimpresos
Columnas mltiples
Ocultar secciones de informes
Ocultar objetos de informes
Colocar objetos basados en texto
Ubicacin de objetos basados en texto multilineales
Importacin de objetos basados en texto desde un archivo
Espaciado entre objetos basados en texto
Representacin de campos de desbordamiento
Seleccin de varios objetos
Ubicacin en modo libre
Ubicacin vertical
Insertar espaciado entre caracteres y lneas
Definir tamaos de fuente fraccionarios
Fuentes TrueType
Mrgenes de pgina
Impresora predeterminada
Controladores de impresoras
Caractersticas de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del
informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de
grupo, Pie de pgina y Pie del informe.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 269
Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un objeto
base-texto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que su base se
ajuste a una lnea de la seccin. Despus, el controlador de la impresora ajusta
la altura de la lnea de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto.
Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de
fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se extiende
para acomodar el segundo objeto.
Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de
fuente an mayor que los dos anteriores, la altura de la lnea se aumenta
nuevamente para acomodar el tercer objeto.
En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-texto
ubicado en esa lnea cuyo tamao de fuente sea ms grande.
A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en
diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para acomodar las diferentes
fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de
la impresora, se hace difcil crear informes diseados para formas preimpresas
cuando stas van a ser reproducidas en diferentes entornos.
Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes:
Imprimir siempre una pgina de prueba.
Mantener los mismos tamaos de fuente.
Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma mquina.
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones
En este ejemplo usted har que el logotipo de Xtreme (xtreme.bmp) se
expanda a varias secciones del informe. Este es un proceso similar al que
seguira cuando quiere usar la marca de agua de la compaa como fondo
del informe.
Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente seccin, pngalo en la
seccin que est arriba de la que quiere invadir. Luego active la opcin
Ocupar la siguiente seccin en el Asistente de Seccin de la seccin en la
cual ubic la imagen.
Para crear un informe bsico
1. Para empezar su informe, use la tabla Cliente de Xtreme.mdb.
El archivo Xtreme.mdb est ubicado en el directorio \Archivos de
programa\Business Objects\Crystal Reports
11\Samples\Es\Databases.
2. Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL
LTIMO AO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
270 Manual del usuario de Crystal Reports
3. Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo de
ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para cada uno
de estos campos.
4. En el men Insertar, haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos
regionales.
5. En la ficha Comn del cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione
{cliente.REGIN}.
6. Haga clic en Aceptar.
Para insertar una imagen en un informe
1. En el men Insertar, haga clic en Imagen.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
2. Seleccione un archivo de imagen y colquelo en la seccin Encabezado
de pgina, a la derecha de los campos del cuerpo del informe.
Nota: En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos
porque no se intenta usarla como fondo para el texto. Cuando est
trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseada
para ser casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto.
3. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Vista previa.
La imagen se imprime en la seccin Encabezado de pgina de cada
pgina del informe.
Para hacer subyacer a la imagen a la seccin siguiente
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
2. En la lista Secciones, haga clic en Encabezado de pgina y active
despus la casilla de verificacin Situar debajo las secciones
siguientes.
3. Haga clic en Aceptar para obtener una nueva vista previa del informe.
La imagen se imprime ahora en el primer Encabezado de grupo y en las
pocas siguientes secciones Detalles, junto al texto del cuerpo del informe
(en lugar de sobre l).
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 271
Nota: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo
hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la
foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes
al grfico o al empleado.
4. Una vez que ha terminado la vista previa del informe, vuelva a la ficha
Diseo.
5. Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamao se duplique o se
triplique y, a continuacin, obtenga de nuevo una vista previa del informe.
Esta vez, la imagen se extiende a ms secciones.
El rea a la que la imagen se extiende es determinada por:
El tamao de la imagen.
La seccin donde se coloc la imagen originalmente.
La posicin de la imagen en la seccin.
Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes e
impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse a
otras secciones.
Formularios preimpresos
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de:
Digitalizar un formulario.
Colocarlo en el informe como un mapa de bits.
Utilizar la funcin de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe,
as como para mover objetos y colocarlos donde desee que se muestren.
Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad, eliminando as
la necesidad de imprimir los formularios independientemente.
Columnas mltiples
En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la pgina, se
pueden establecer varias columnas y hacer que los datos fluyan de una
columna a otra.
Para crear un informe de columnas mltiples
1. Abra el informe al que desee dar formato de columnas mltiples.
2. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
272 Manual del usuario de Crystal Reports
3. En el Asistente de Seccin, resalte Detalles y, a continuacin,
seleccione Formato de columnas mltiples.
Se agrega una ficha Diseo al Asistente de Seccin.
4. Haga clic en la ficha Diseo y establezca el Ancho que desee que tenga
la columna.
Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la
columna. Por ejemplo, si la seccin Detalles tiene tres campos y ocupan un
espacio de cuatro pulgadas, limite el ancho de la columna a cuatro pulgadas
y media para que se pueda ver la informacin de todos los campos.
5. Establezca la separacin Horizontal y/o Vertical que desee mantener
entre cada registro de la columna.
6. En el rea Direccin de impresin, elija una direccin.
7. Si el informe al que est aplicando formato contiene grupos, seleccione
Dar formato a grupos con cols. mltiples.
8. Haga clic en Aceptar.
Cuando obtenga una vista previa del informe, ver que los encabezados de
los campos aparecen nicamente en la primera columna. Si desea que los
encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna, inserte un
objeto de texto.
Ocultar secciones de informes
Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede establecer en el
Asistente de Seccin para ocultar secciones del informe.
Ocultar (se permite profundizar)
Esta propiedad oculta una seccin cada vez que se ejecuta el informe. Puede
ser usada, por ejemplo, en un informe resumen donde quiere mostrar
solamente los resmenes pero no los detalles detrs de ellos. Cuando aplica
la propiedad Ocultar a una seccin, sta puede volverse visible si traspasa
para ver el contenido de la seccin. Esta propiedad slo se puede aplicar en
forma absoluta, es decir, que su aplicacin no puede estar condicionada por
una frmula.
Suprimir (no profundizar)
Esta propiedad tambin oculta una seccin cuando ejecuta el informe. Sin
embargo, a diferencia de la propiedad Ocultar, usted no puede aplicar la
propiedad Suprimir y despus traspasar para revelar el contenido de la seccin.
La propiedad puede ser aplicada en forma absoluta o condicional usando una
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 273
frmula. Una Carta Modelo es un buen ejemplo de la opcin Suprimir. Por
ejemplo, en una carta modelo, podra crear dos secciones Detalles: Una para
suprimir cuando las ventas alcancen un valor igual o superior a X $ y otra para
suprimir cuando las ventas alcancen un valor inferior a X $.
Suprimir seccin en blanco
Esta propiedad oculta una seccin siempre que no contenga nada. Si dentro de
la seccin se coloca algo que produce un valor en el informe, entonces se ver.
Ocultar objetos de informes
Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de Formato que
usted puede usar para ocultar objetos individualmente.
Suprimir si se duplica (ficha Comn)
La propiedad Suprimir si se duplica evita que se imprima el valor de un
campo si es idntico a un duplicado del valor que lo precede en una iteracin
de la misma seccin.
El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor
tendra que aparecer en la impresin.
Nota: Esta opcin no actuar en campos de texto que contengan campos
incrustados.
Suprimir si es cero (ficha Nmero)
Sugerencia: Para encontrar esta opcin, haga clic en la ficha, Nmero del
Editor de formato y, a continuacin, haga clic en el botn Personalizar.
Esta propiedad previene que se imprima un valor si ste es igual a cero. El
valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor
tendra que aparecer en la impresin. Para quitar los espacios en blanco,
active la opcin Suprimir secciones en blanco en el Asistente de Seccin.
Nota: Esta opcin slo actuar si no hay ningn otro objeto en la seccin.
Los valores
duplicados son
suprimidos y no se
imprimen.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
274 Manual del usuario de Crystal Reports
Suprimir (ficha Comn)
La propiedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el informe. Es
comn, por ejemplo, aplicar esta propiedad a frmulas que son necesarias
para hacer clculos en el informe, pero que no quiere que se impriman
cuando ejecuta su informe. Cuando esta propiedad est activada, el objeto
no se imprimir en el informe.
Nota: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional de cualquiera de
estas propiedades y crear una frmula que aplique la configuracin
condicional en algn evento. Consulte "Trabajo con formato condicional " en
la pgina 308.
Para configurar estas propiedades, seleccione el objeto y, a continuacin,
haga clic en Formato en la barra de herramientas Herramientas del asistente
para abrir el cuadro de dilogo Editor de Formato. Cuando aparezca el Editor
de formato, configure las propiedades.
Colocar objetos basados en texto
Cuando un objeto basado en texto se coloca en el informe, se representa por
un marco de objeto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente. El
ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del objeto
basado en texto en cuestin.
Los valores
iguales a cero
son suprimidos y
no se imprimen.
El objeto es invisible y no se imprimir.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 275
Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho se
determina inicialmente por el ancho del campo tal como se define en la
base de datos y el ancho de carcter promedio de acuerdo a la fuente y
el tamao de la fuente seleccionado.
Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado
{cliente.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo de texto
de 35 caracteres de longitud. Cuando coloca este campo en su informe,
el ancho del marco ser 35 veces el ancho de carcter promedio de la
fuente y del tamao de la fuente usada en el formato del campo de base
de datos. Recuerde que ste es el ancho inicial predeterminado del
borde, pero se puede aumentar o disminuir segn sus necesidades.
Para objetos de texto, el ancho que se determina automticamente es
aproximadamente 19 veces el ancho del carcter promedio de la fuente y
del tamao de la fuente usado en el formato del campo. Una diferencia entre
los objetos de texto y los campos de base de datos consiste en que el ancho
de los primeros se expande automticamente al introducir texto y/o campos
de base de datos en el objeto. Al igual que los dems objetos basados en
texto, el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario.
Para campos numricos, tal como double, single, integer, long integer y
byte, el valor por omisin del ancho del marco ser diferente para cada
caso. Al igual que sucede con todos los objetos, el usuario puede ajustar
el ancho.
Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto
Ya sea que el valor por omisin del ancho sea aceptado o que el objeto base-
texto sea ajustado de tamao, podra surgir un problema si el texto dentro del
objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que el
informe podra verse bien en la mquina en que ha sido diseado, a la hora
de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el ancho del
texto con una unidad de medida ms ancha, el largo del texto aumenta
mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a que el texto
sea truncado a la altura del ancho del marco.
Para impedir la truncacin de texto dentro de un objeto
1. Haga clic con el botn secundario en el objeto de texto al que desea dar
formato para hacer aparecer el men contextual.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
2. En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
276 Manual del usuario de Crystal Reports
3. En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Puede crecer.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Entonces el objeto queda formateado para imprimirse en varias lneas. Si
la impresin del texto es ms ancha que el objeto, el texto se ajusta
automticamente a lneas adicionales.
Prevencin de interrupciones en un texto sin espaciado dentro de un objeto
Para las cadenas de texto que no contienen espacios, como palabras solas,
la cadena de texto se interrumpe al borde del marco de un objeto antes de
que la lnea comience a ajustarse automticamente.
Para impedir interrupciones en un texto sin espacios dentro de un objeto
1. Seleccione un objeto al que desee dar formato.
2. Expanda el marco del objeto para que sea ms ancho que el bloque ms
ancho de texto.
Es frecuente que el texto real en un campo de base de datos sea bastante
menor que la cantidad mxima que el campo puede contener. Por ejemplo, al
campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamao de 80 caracteres, mientras
que el nombre ms largo en la base de datos slo tiene 28 caracteres. En
este caso, cuando usted pone este campo por primera vez en su informe, el
marco ser 80 veces el ancho del carcter promedio de la fuente. Reduzca el
ancho del campo, pero no lo estreche a tal grado que slo pueda acomodar
la cadena de texto ms larga.
Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solucin efectiva
cuando se est trabajando con un solo objeto base-texto en una seccin,
existen todava otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con ms
de un objeto base-texto en una seccin. Al ajustar el tamao de un objeto,
debe considerar su ubicacin con respecto a los otros objetos en la seccin.
Evite disear informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho.
Deje espacio para crecimiento, expandiendo el ancho de los objetos un 5%
aproximadamente. O, si esto no es posible, considere la opcin de reducir el
tamao de la fuente o de colocar cada objeto en su propia subseccin.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 277
Eliminar lneas en blanco en campos incrustados
Dado que se pueden incrustar campos en objetos de texto, pueden
presentarse casos en que un campo vaco d lugar a una lnea en blanco en
un objeto de texto. Se pueden eliminar las instancias en blanco de dichos
campos incrustados.
Nota: La eliminacin de lneas en blanco de campos incrustados se ha
diseado para quitar lneas en blanco de un objeto de texto si este objeto
contiene un solo campo totalmente en blanco en una lnea seguida de un
retorno de carro.
Para eliminar lneas en blanco en campos incrustados
1. Abra el informe en la ficha Diseo y haga clic en el objeto de texto
deseado (es decir, aquel que hace que las lneas en blanco muestren
algunos registros).
Sugerencia: Para asegurarse de que ha hecho clic en un objeto de
texto, busque la palabra Texto en la barra de estado situada en la
esquina inferior izquierda de la pantalla.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en el objeto de texto y, en el
men contextual, haga clic en Dar formato a texto.
3. Seleccione la opcin Eliminar lneas en blanco en campos
incrustados del Editor de Formato y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Ahora, cuando el informe se imprima, las no deseadas lneas blancas ya no
aparecern en lugar de campos incrustados vacos. Puede confirmar los
cambios en la ficha Vista previa.
Antes de eliminar lneas en
blanco, el campo Direccin 2
imprime una lnea en blanco si
est vaca.
Despus de eliminar lneas
en blanco, el campo
Direccin 2 no se imprime si
ste est vaco.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
278 Manual del usuario de Crystal Reports
Ubicacin de objetos basados en texto multilineales
Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las mismas
reglas de diseo que los dems objetos, los primeros tienen una
caracterstica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la
impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribucin lineal
podra cambiar, cambiando a su vez el nmero de lneas necesario para
acomodar el texto.
Cuando se usan objetos basados en texto multilineales en una seccin,
pueden surgir problemas si en la misma seccin hay otros objetos colocados
directamente debajo de los primeros.
A diferencia de los objetos basados en texto monolineales, la ampliacin del
marco del objeto basado en texto multilineal para ajustarse al crecimiento no
es una solucin viable. Cuando hace esto, la altura de la lnea de texto
simplemente aumenta de acuerdo a la expansin que sufre el marco.
Por tanto, en la medida de lo posible, los objetos basados en texto multilineales
se deben colocar en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms
lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar el
crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
Importacin de objetos basados en texto desde un archivo
Con Crystal Reports, puede importar un objeto con formato y basado en texto
desde un archivo existente a su informe.
Para importar objetos basados en texto desde un archivo
1. Haga doble clic en el objeto basado en texto al que desee dar formato
para activar el modo de edicin y, a continuacin, haga clic con el botn
secundario para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Insertar desde archivo.
3. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione el archivo en que est
almacenado su objeto basado en texto, luego haga clic en Abrir.
El objeto se importa desde el archivo al objeto de texto del informe.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 279
Espaciado entre objetos basados en texto
Utilice las opciones de cuadrcula y lneas gua para ayudar a alinear en
forma equilibrada los objetos basados en texto.
Puede seleccionar la opcin Ajustar a cuadrcula, establecer la cuadrcula
con un mximo de 2,5 cm, y hacer que la cuadrcula sea visible o invisible en
la ficha Diseo, en la ficha Vista previa o en ambas. Para obtener ms
informacin sobre cmo se trabaja con cuadrculas, vea "Uso de la
cuadrcula " en la pgina 279.
Tambin puede trabajar sin una cuadrcula, ubicando objetos donde desee
dentro de un informe. Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre
pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su
tamao como un grupo. Puede hacerlo usando lneas gua. Consulte "Diseo
con lneas gua " en la pgina 280.
Uso de la cuadrcula
La cuadrcula es una serie de coordenadas de lneas y columnas. Cuando se
selecciona la cuadrcula y se elige la opcin Ajustar a la cuadrcula en la ficha
Diseo del cuadro de dilogo Opciones, Crystal Reports permite la
colocacin de objetos basados en texto slo en estas coordenados, pero no
entre ellas. Puede espaciar los datos del informe y alinear objetos segn sea
necesario. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrcula, el
objeto se ajusta automticamente a la cuadrcula; es decir, el objeto se
desplaza hacia el conjunto de coordenadas de filas o columnas ms cercano.
Cada informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser activada o
desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la necesidad. La
cuadrcula no est seleccionada de forma predeterminada. Consulte
"Seleccin de la cuadrcula " en la pgina 280.
Una vez establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas
las secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin
y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una
nueva cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior
izquierda de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final
del informe.
Si selecciona la opcin Ajustar a cuadrcula, tendrn lugar las condiciones
siguientes:
La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto
OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula.
Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula, no
se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que
permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la opcin.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
280 Manual del usuario de Crystal Reports
Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est ajustando se
ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
Seleccin de la cuadrcula
Las fichas Diseo y Vista previa tienen una estructura de cuadrcula
subyacente que puede activar en la ficha Organizacin del cuadro de dilogo
Opciones.
Para seleccionar la cuadrcula
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla.
2. En la ficha Diseo, en el rea Opciones de cuadrcula, se puede activar
la funcin de ajuste a la cuadrcula, mostrar la estructura de cuadrcula
subyacente en la ficha Diseo o Vista previa o en ambas, seleccionar la
ubicacin en modo libre y especificar el tamao de la cuadrcula.
3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando los
comandos de cuadrcula en el men Vista. Tambin puede hacer clic con el
botn secundario en un espacio vaco de las fichas Diseo o Vista previa y
seleccionar el comando en el men contextual.
Diseo con lneas gua
Crystal Reports proporciona lneas gua para ayudar a alinear y ajustar el
tamao de los objetos de informe con precisin. Las lneas gua son lneas
que no se imprimen y que puede ubicar en cualquier lugar en las fichas
Diseo y Vista previa para ayudar en la alineacin. Tienen una propiedad de
ajuste que ajusta automticamente los objetos a stas.
Visualizacin de lneas gua
Puede ver lneas gua en las fichas Diseo y Vista previa al seleccionar las
opciones de vista en el cuadro de dilogo Opciones.
Para ver lneas gua
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla.
2. En la ficha Diseo de la vista Diseo, active la casilla de verificacin
Lneas gua y/o la casilla de verificacin Lneas gua del rea Vista previa.
3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando un
comando de lneas gua en el men Vista.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 281
Insercin de lneas gua
Aunque usted puede y debe insertar lneas gua manuales siempre que sea
necesario, Crystal Reports las insertar automticamente en determinadas
situaciones:
Cada vez que usted inserta un campo o un campo de frmula en su
informe, el programa crea automticamente una lnea gua a la orilla
izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el ttulo del campo a
dicha lnea.
Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma lnea
gua para asegurar un alineamiento apropiado.
Cuando hace clic con el botn secundario en el rea sombreada de una
seccin y elige el comando Arreglar lneas, el programa
automticamente crea una o ms lneas gua horizontales en la seccin
y ajusta los campos a esas lneas.
Para insertar, mover y quitar lneas gua manualmente
1. En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic en la regla que se encuentra
en la parte superior para activar una lnea gua vertical; haga clic en la
regla de la izquierda para activar una lnea gua horizontal.
Observe que cada lnea gua est unida a una cabeza de flecha en su
regla de origen.
Nota: Si no aparecen lneas gua, asegrese de que est seleccionada
la opcin de lneas gua apropiada en el men Vista. En la ficha Vista
previa se debe seleccionar un objeto para ver una lnea gua.
2. Para colocar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla
hasta la posicin deseada.
3. Para eliminar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla.
Nota: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar o
mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
282 Manual del usuario de Crystal Reports
Ajuste de objetos a lneas gua
Para ajustar un objeto a una lnea gua, arrastre el objeto de informe hacia la
lnea gua hasta que la orilla del objeto encaje con la parte superior de la
lnea gua. El ajuste permite no slo alinear con precisin objetos de informe,
sino tambin cambiar la posicin y el tamao de varios objetos juntos. Una
vez ajustados varios objetos a una lnea gua, puede mover todos los objetos
con slo mover la lnea gua.
Puede ajustar a una lnea gua horizontal, tanto la parte superior de un objeto
como la parte inferior.
Puede ajustar a una lnea gua vertical el borde izquierdo, el borde derecho o
la lnea central vertical (la lnea invisible que divide verticalmente un objeto en
dos partes iguales) de un objeto.
Para ajustar un objeto a una lnea gua
1. Haga clic en una de las reglas para insertar una lnea gua.
2. Arrastre el objeto de informe hacia la lnea gua, de manera que una de
las orillas del objeto est en la lnea gua.
La propiedad de ajuste de las lneas gua funciona para los objetos basados
en texto de forma diferente que para otros objetos, como objetos OLE.
Cuando un objeto monolineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, es la
lnea de base del texto, no la trama del objeto la que se ajusta a la lnea gua.
Cuando un objeto multilineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, la
lnea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la lnea gua.
Para saber si un objeto basado en texto est ajustado a una lnea gua
horizontal, slo es necesario buscar los indicadores especiales colocados a
cada lado del objeto directamente en la lnea de base (como se seala en la
siguiente imagen), en la vista Diseo. Si el objeto se ajusta a una lnea gua
vertical, los indicadores especiales aparecen a lo largo del lado del objeto.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 283
Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaos de fuente en una
lnea con sus lneas de base alineadas, ajuste la lnea de base de cada
objeto a la misma lnea gua horizontal.
Ubicacin de objetos usando lneas gua
Una vez que haya ajustado uno o ms objetos a una lnea gua, puede mover
todos los objetos a la vez con slo mover la lnea gua. Para mover la lnea
gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla.
Nota: Cuando se mueve una lnea gua, tambin se mueve cualquier objeto
que est ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una
lnea gua, el programa no mueve la lnea gua.
Modificacin del tamao de objetos usando lneas gua
Use dos lneas gua para modificar el tamao de dos o ms objetos que son
del mismo tamao (altura o anchura) o de tamaos diferentes. En ambos
casos, el proceso de ajuste de tamao con dos lneas guas es el mismo.
Para cambiar el tamao de objetos usando lneas gua
1. Creando una lnea gua.
2. Ajuste un lado del objeto a esa lnea gua.
3. Cree una segunda lnea gua a la derecha del objeto.
Arrastre la lnea gua a la posicin
deseada.
El objeto se mover
conjuntamente con la lnea
gua.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
284 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: La lnea gua no debe estar en contacto con el objeto.
4. Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamao.
5. Arrastre los identificadores de ajuste de tamao sobre la segunda lnea
gua de manera que el objeto se ajuste a ella.
6. Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a
ambas lneas gua.
7. Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre
cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao
correcto.
Sangra de lneas
Al usar Crystal Reports, puede controlar las sangras de lneas para campos
de memorndum, campos de cadena y objetos basados en texto. Para
objetos, tiene la opcin de hacer sangra de lneas para un prrafo en
particular al posicionar el cursor al inicio del prrafo. O, si selecciona un
objeto completo, puede aplicar las mismas especificaciones de sangra a
todos los prrafos dentro de ese objeto.
Recuerde que cualquier lnea a continuacin de un retorno de carro se
considera como la primera lnea de un prrafo nuevo.
Para hacer sangra de lneas
1. Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar
formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. Haga clic en la ficha Prrafo.
4. En el rea de Sangra, puede aplicar sangra en la primera lnea del prrafo;
aplicar sangra en cada lnea del prrafo desde el margen izquierdo; y
aplicar sangra en cada lnea de prrafo desde el margen derecho.
Nota: Slo se aceptan valores de sangra dentro del rango del ancho de
campo u objeto.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 285
Representacin de campos de desbordamiento
Crystal Reports usa Representacin de Campo de Desbordamiento para
ayudarle a los usuarios al trabajar con valores monetarios o numricos en
celdas de informe. Normalmente, si un valor numrico o monetario es ms
grande que el campo que lo contiene, ese valor es truncado, o recortado.
Por ejemplo, valores como 100,000,000 podran aparecer en el informe como
1,000, o como 000 (dependiendo de las propiedades establecidas). Esto
podra potencialmente causar confusin al leer el informe.
Cuando se desactiva la opcin de formato Permitir recorte de campos, los
valores de campo de nmero o moneda que superan el tamao del campo se
representan con signos de nmero (######) en la ficha Vista previa, lo que
permite saber inmediatamente cundo el campo es demasiado pequeo.
Para permitir representacin de campo de desbordamiento
1. Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo
numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta.
3. Haga clic en el botn Personalizar.
Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero
abierta.
4. Para permitir la representacin de campos de desbordamiento, desactive
la casilla de verificacin Permitir recorte de campos.
Nota: Tambin puede hacer clic en el botn Formato condicional para
escribir una frmula en el Editor de Formato. En el Formula Workshop de
formato, puede especificar que el recorte de campo se desactive slo
cuando se cumplan ciertas condiciones.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactiv el recorte de
campo, cualquier valor de campo de nmero o moneda que sea ms grande
que el objeto de campo que lo contiene se representar mediante signos de
nmero (######).
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
286 Manual del usuario de Crystal Reports
Seleccin de varios objetos
Puede seleccionar objetos mltiples, incluidos objetos de texto, campo,
grfico, mapa, mapa de bits, cuadrcula OLAP, objetos de tabla cruzada y
objetos OLE, para darles formato en conjunto.
Una vez que se han seleccionado objetos mltiples, se pueden mover,
alinear, modificar tamao, cortar, copiar y pegar como grupo. Tambin puede
cambiar su estilo de fuente, color y prrafo.
Los objetos se mueven, alinean y se modifica su tamao de acuerdo a un
objeto principal, que normalmente es el ltimo objeto que selecciona.
Puede cambiar el objeto principal por otro al hacer clic con el botn
secundario sobre el objeto deseado.
Para seleccionar objetos mltiples
1. Haga clic en un objeto y presione Ctrl+clic en los dems objetos que
desee seleccionar.
Nota: Tambin puede enlazar una serie de objetos haciendo clic con el
botn secundario y arrastrando el cursor sobre un rea.
2. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto principal.
3. En el men contextual, seleccione la opcin apropiada para dar formato.
Para seleccionar todos los objetos de una seccin
1. En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic con el botn secundario en el
rea gris que aparece a la izquierda de la seccin con la que desee trabajar.
2. Elija la opcin Seleccionar todos los objetos de seccin en el men
contextual.
Se seleccionan todos los objetos de informe de dicha seccin.
Ubicacin en modo libre
Tambin puede desear utilizar Crystal Reportssin una cuadrcula, en un
ambiente de modo libre similar al de un programa de dibujo. Modo libre
significa que puede reubicar objetos en cualquier parte en que desee que
aparezcan en su informe. Su nica restriccin es que el programa no le
permite ubicar objetos de grfico y Tabla Cruzada en el Encabezado de
Pgina, Pie de Pgina o seccin Detalles.
Para trabajar en un ambiente de modo libre, seleccione la opcin Ubicacin
en Modo Libre de la ficha Organizacin del cuadro de dilogo Opciones.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 287
Opcin Ubicacin en modo libre activada
Para crear informes dinmicos y reducir la dependencia del controlador de la
impresora tanto como sea posible, se recomienda que el formato de todas las
secciones del informe se definan teniendo activada la opcin Ubicacin en
modo libre. Esto es especialmente importante si su informe incluye objetos
OLE, tales como grficos, cuadros, lneas o imgenes en formato de bits
(como el logotipo de la compaa).
Cuando se ha dado formato a una seccin mediante ubicacin en modo libre,
todos los objetos se pueden ubicar en cualquier parte de dicha seccin.
Crystal Reports ubica objetos en una seccin tomando como base sus
coordenadas absolutas. Seagate Crystal Reports ubica objetos dentro de una
seccin en base a sus coordenadas absolutas. Estas coordenadas
determinan la ubicacin vertical de los objetos en su informe, es decir, que
usted, y no el controlador, controla la ubicacin vertical de objetos
monolineales (aquellos que imprimen en una sola lnea). De esta forma,
usted garantiza menos inconsistencias cuando se usan diferentes
controladores en la impresin.
Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el
espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an
determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos
base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto
multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor control,
usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el diseo de
sus informes. Consulte "Ubicacin de objetos basados en texto multilineales "
en la pgina 278.
Opcin Ubicacin en modo libre desactivada
Si una seccin tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre, el
programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para
determinar donde imprimirlo, salvo si se cumplen las condiciones siguientes.
La coordenada absoluta x se sigue tomando como referencia para
determinar dnde comienza a imprimirse horizontalmente cada objeto
(ubicacin izquierda y derecha).
La coordenada y todava es tomada como referencia para la ubicacin
vertical del objeto, pero las coordenadas pueden ser ajustadas por
Crystal Reports cuando cambia el controlador de la impresora.
As, si el informe se imprime usando un controlador de impresora que mide el
espacio entre lneas ms ancho que el controlador de impresora original, la
coordenada y aumentar y el objeto basado en texto se imprimir ms abajo
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
288 Manual del usuario de Crystal Reports
dentro de la pgina. Con la opcin Ubicacin en modo libre desactivada, el
usuario ya no controla la ubicacin vertical de los objetos base-texto; es el
controlador de la impresora que toma el control de la operacin.
Sin embargo, el controlador de la impresora no controla la ubicacin de
objetos OLE tales como grficos, cuadros y lneas. Crystal Reports siempre
se refiere a las coordenadas absolutas de estos objetos para ubicarlos e
imprimirlos. El uso de diferentes mtodos para ubicar objetos base-texto y
objetos OLE, puede dar lugar a problemas cuando se combinan ambas
clases de objetos.
Por ejemplo, un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto
(objeto basado en texto). Todo parece bien y los elementos estn alineados
correctamente. Si el informe se imprime usando otro controlador de impresora
que mide el espacio entre lneas ms ancho que el controlador original:
La ubicacin del cuadro no cambia con respecto a la seccin donde est
colocado, (las coordenadas x e y no cambian).
La ubicacin vertical del objeto basado en texto cambia porque la
coordenada y se ajusta hacia arriba.
Nota: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la
seccin hasta el borde superior del objeto; as, entre ms grande es el valor,
el objeto se imprimir ms abajo dentro de la pgina.
Si est distribuyendo informes con secciones de formato Ubicacin en modo
libre desactivado y desea que los objetos de dichas secciones aparezcan
rodeados por un borde o con lneas, es mejor modificar las propiedades del
borde de los objetos en lugar de insertar cuadros y lneas. De esta manera,
los bordes se mantendrn siempre con los objetos. Consulte "Agregar
bordes, color y sombreado a un campo " en la pgina 296.
Recuerde que se puede dar formato a cada seccin con la opcin Ubicacin
en modo libre activada o desactivada. Aunque es mejor activar la opcin en
unos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que se d
formato a todas las secciones del informe de la misma manera.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 289
Ubicacin en modo libre usando lneas gua
Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la
capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su tamao como un
grupo. Puede hacerlo usando lneas gua.
Las lneas gua son lneas que se extiende vertical y horizontalmente desde
las fichas Diseo y Vista previa. Las lneas gua tienen la propiedad de ajuste
automtico. Cuando mueve un objeto dentro del rango magntico de una
lnea gua, el objeto se ajusta o se adjunta a la lnea gua.
Una vez que un objeto se ajusta a una lnea gua, si sta se mueve, el
objeto tambin se mueve.
Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua, todos se mueven
cuando se mueve la lnea.
Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua en dos lados (derecha
e izquierda, o arriba y abajo) y se mueve una de las lneas gua, se
ajusta el tamao de todos los objetos en forma similar.
Usar las lneas gua en un ambiente de modo libre entrega flexibilidad con
control. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
Ubicacin vertical
En la ficha Comn del Editor de formato, puede usar las opciones de rotacin
de texto para alienar verticalmente los campos y objetos basados en texto en
su informe.
Cuando se selecciona una rotacin de texto de 90 grados, el texto se mueve
90 grados hacia la izquierda.
Cuando se selecciona una rotacin de texto de 270 grados, el texto se
mueve 270 grados hacia la izquierda.
Nota:
Si la rotacin de texto se deja en 0 grados, a su informe se le da formato
horizontalmente, de izquierda a derecha.
Para la rotacin de texto de objetos basados en texto, se borra
automticamente la opcin Puede Crecer en impide que se trunque el
texto dentro de un objeto. Para obtener ms informacin sobre la opcin
Puede crecer, vea "Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto "
en la pgina 275.
El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la pgina no se
puede mostrar como parte de su informe.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
290 Manual del usuario de Crystal Reports
Insertar espaciado entre caracteres y lneas
Con Crystal Reports, puede especificar la cantidad de espaciado entre
caracteres o lneas para campos de memorndum, campos de cadenas y
objetos basados en texto.
Para insertar espaciado de caracteres y lnea
1. Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar
formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. Haga clic en la ficha Fuente.
Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de caracteres.
4. En el rea Espaciado, en el campo Espaciado Exacto de Caracteres,
especifique el valor n que ocupa cada carcter.
El valor n se define como la distancia en nmero de puntos medida
desde el inicio de un carcter hasta el inicio del siguiente. Cuando
cambia el espaciado entre caracteres, cambia slo el espaciado entre los
caracteres adyacentes, no el tamao de fuente.
Por ejemplo, si especifica una fuente de 14 puntos con un espaciado de
caracteres de 14 puntos, cada carcter mantiene como un tamao de
fuente de 14 puntos, ocupando un espacio que tiene 14 puntos de ancho.
5. Haga clic en la ficha Prrafo.
Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de lnea.
6. En el rea Espaciado, en el campo Espaciado de Lnea, especifique el
espaciado de lnea como un mltiplo del tamao de fuente que est
usando, o como un nmero exacto de puntos.
7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 291
Definir tamaos de fuente fraccionarios
En la ficha Fuente del Editor de formato, puede seleccionar un tamao de
fuente fraccionario para campos de base de datos y objetos basados en texto
en su informe.
Para definir tamaos fraccionarios de fuente
1. Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar
formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. Haga clic en la ficha Fuente.
4. En la lista Tamao, seleccione el tamao fraccionario de fuente deseado
para el campo u objeto.
Nota: El nmero que introduzca debe estar entre 1 y 1638. Crystal
Reports redondear automticamente todas las entradas fraccionarias al
0,5 ms prximo. Por consiguiente, puede utilizar los tamaos
fraccionarios de fuente 1,5, 2,5, 3,5, etc. hasta 1637,5 en el informe.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: Al definir tamaos fraccionarios de fuente para campos individuales de
la base de datos y objetos de texto ya ubicados en su informe, debe realizar
los cambios manualmente (es decir, siguiendo estos procedimientos). (El
motivo es que los ajustes de fuente existentes de los objetos de su informe
anularn las opciones predeterminadas.) Sin embargo, puede utilizar la ficha
Fuentes del cuadro de dilogo Opciones para ajustar los valores de fuente
predeterminados: estas opciones predeterminadas afectarn a los nuevos
informes que cree, adems de a cualquier nuevo objeto que agregue a un
informe existente.
Fuentes TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede
conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes impresoras.
Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o, aun
cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas impresoras.
Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra
fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce,
Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en el
resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente fuentes
TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
292 Manual del usuario de Crystal Reports
Mrgenes de pgina
Establecer Mrgenes Especficos
Crystal Reports ofrece la posibilidad de establecer mrgenes que satisfagan
sus especificaciones.
Para establecer mrgenes especficos
1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina.
Aparece el cuadro de dilogo Configurar Pgina.
2. Cambie los mrgenes de pgina predeterminados para ajustarlos a sus
necesidades.
3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: Todos los mrgenes se calculan desde el borde del papel. Por esto, un
margen izquierdo de 0,6 cm causa que la impresin comience exactamente a
0,6 cm del borde del papel.
Uso de los mrgenes predeterminados
Cuando en el diseo de su informe usted usa los mrgenes establecidos por
la impresora, podran darse ciertas situaciones especficas.
Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes
predeterminados de la impresora son mayores, los objetos situados en la
parte derecha del informe quedarn fuera del rea de impresin.
Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes
predeterminados de la impresora son menores (lo cual aumenta el rea
de impresin), el informe completo se desplazar hacia la izquierda de la
pgina.
Se recomienda que siempre establezca sus propios mrgenes. Aun si los
mrgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora, asegrese de
desactivar la opcin Usar mrgenes predeterminados del cuadro de dilogo
Configurar Pgina, y de especificar sus mrgenes manualmente usando el
comando Preparar impresora.
Nota: Puede activar la casilla de verificacin Ajustar automticamente si
desea que Crystal Reports ajuste de forma automtica los mrgenes del
informe cuando cambie el tamao del papel. Esta opcin mantiene el rea
imprimible del informe aumentando o reduciendo los mrgenes izquierdo/
derecho y superior/inferior mediante la aplicacin del mismo factor.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes
13
Manual del usuario de Crystal Reports 293
Impresora predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun
cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida
puede variar de acuerdo al sistema operativo.
Por ejemplo, una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas
operativos diferentes.
Con Microsoft Windows 98, el nombre de la impresora se puede cambiar
de manera que HP Lser III sea por ejemplo Impresora de recepcin
frontal, pero el controlador de la impresora se enumerar como
HPPCL5MS.DRV.
Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por referencia y
puede ser cambiado por el usuario, pero el controlador de la impresora
es siempre WINSPOOL.
Si selecciona una impresora especfica, Crystal Reports buscar esa
impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema,
ser reemplazada por la impresora predeterminada, abriendo la posibilidad
de inconsistencias en la impresin.
Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de
sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que fue
usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que cualquiera que
imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo contrario, podran
surgir problemas inesperados.
Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede incluir el
cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro de dilogo,
los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o cambiarle de
nombre apropiadamente.
Establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel
Usted puede imprimir su informe usando orientacin vertical u horizontal y
con una variedad de tamaos de papel. Puede especificar estas opciones
mediante el comando Imprimir del men Archivo.
Parea establecer orientacin del papel y tamao del papel
1. En el men Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.
2. En el rea Seleccionar impresora, seleccione la impresora que desee
usar, si no ha sido establecida como predeterminada.
3. Haga clic en Preferencias.
4. En la ficha Diseo, haga clic en Vertical o Horizontal.
Formato
Uso del entorno de diseo de informes 13
294 Manual del usuario de Crystal Reports
5. Haga clic en Avanzadas, y en la lista Papel/Salida, seleccione el
tamao de papel que desee.
Las opciones de tamao de papel se relacionan directamente con la
impresora seleccionada. Por ejemplo, el controlador HP LaserJet (PCL)
ofrece un opcin de tamao carta, legal, ejecutivo o A4, mientras que el
controlador de la impresora PostScript le permite elegir entre tamaos de
papel carta, legal, nota, A4, B5, carta pequea y A4 pequea.
6. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar los cambios.
Controladores de impresoras
Actualizacin de controladores de impresoras
Para mantener el rendimiento, Crystal Reports consulta al controlador de la
impresora sobre cada uno de los elementos de fuente (medidas de fuente),
tales como altura promedio de carcter, ancho de carcter, altura de los
ascendentes y descendentes, interlineado, etc. Se puede presentar un
problema si se usa un controlador de impresora ms antiguo que no
devuelve medidas de fuente en forma precisa. Si est experimentando
problemas con la impresin (faltas campos, formato incorrecto, etc.), se
recomienda que consiga e instale los controladores ms actualizados para su
impresora. En muchos casos, los controladores de impresora ms nuevos
entrega medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresin se
resuelve rpidamente.
Inconsistencias debidas a los controladores de impresora
A la hora de imprimir, pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de la
impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la
impresora usado al momento de crear el informe (es decir, la impresora
virtual en el software). Estas inconsistencias son el resultado de una variedad
de mtodos que usan los controladores para medir los parmetros del texto,
como tamao de la fuente. Cuando se imprimen, los objetos base-texto
pueden aparecer desalineados, cortados o superpuestos. Ejemplos de
objetos base-texto incluyen campos de caracteres o frases, objetos de texto,
campos memo, campos numricos y campos de frmula.
Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene:
Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador diferente.
Dos impresoras diferentes que utilizan el mismo controlador.
Dos impresoras diferentes que utilizan controladores diferentes.
Un controlador que utiliza fuentes TrueType y un segundo controlador
que asigna fuentes TrueType a fuentes PostScript.
Formato
Propiedades de formato
13
Manual del usuario de Crystal Reports 295
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero cada una
imprime desde una versin diferente de Microsoft Windows.
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero las
versiones de los controladores son diferentes.
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador y el mismo
sistema operativo, pero la resolucin de los controladores de vdeo es
diferente.
As, mientras un documento usando un determinado controlador puede
requerir seis lneas completas para imprimir un bloque de texto:
Un segundo controlador que mide fuentes ms estrechas puede imprimir
el mismo bloque de texto en menos de seis lneas.
Un tercer controlador que mide fuentes ms anchas puede necesitar
ms de seis lneas para la misma impresin.
La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si
piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que se
pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador de
impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador. Para
hacer esto, Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseo. Si se tienen
en cuenta a la hora de crear un informe, estas soluciones pueden asegurar
una impresin y distribucin adecuadas del informe en casi cualquier entorno.
Propiedades de formato
Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato
para objetos y el Asistente de Seccin para secciones de informes. En la
mayora de los casos, se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades:
Absolutas (aplicar siempre la propiedad).
Condicionales (aplicar la propiedad slo si se satisfacen ciertos criterios).
Trabajo con formato absoluto
El formato absoluto es un formato que se aplica en cualquier condicin. Este
tipo de propiedad para dar formato sigue siempre un procedimiento
seleccionar, despus aplicar. Por ejemplo, se selecciona el elemento al que
se desea dar formato (objeto o seccin) y, despus, se aplica el formato a la
seleccin usando valores de propiedad.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
296 Manual del usuario de Crystal Reports
Puede usar los siguientes cuadros de dilogo para dar formato a sus
informes:
Editor de Formato para dar formato a los valores de campo.
Asistente de seccin para dar formato a secciones enteras.
Asistente de resaltado para dar formato condicional a todos los tipos de
campos.
Cada uno de estos cuadros de dilogo contiene un nmero de diversas
propiedades para dar formato, as como tambin las herramientas para
activar o desactivar las propiedades y especificar atributos.
Agregar bordes, color y sombreado a un campo
Crystal Reports permite agregar bordes, color y sombreado a los campos de
un informe para destacar datos importantes y crear informes que tengan un
aspecto profesional.
Para agregar bordes, color, y sombreado a un campo
1. Haga clic con el botn secundario en el campo al que desea dar formato
para visualizar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. Haga clic en la ficha Borde.
4. Seleccione el estilo de lnea, color y color de fondo para el campo.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crear un informe, una seccin, un rea o un objeto de slo
lectura
Puede hacer que un informe, una seccin, un rea o un objeto sean de slo
lectura para que no se le pueda aplicar formato. Cuando se define esta
opcin, se desactivan las opciones del Editor de Formato. Tambin se
suprimen las opciones de formato que suelen estar disponibles en las barras
de herramientas o en los mens contextuales para el informe o el objeto.
Nota: Esta funcin es para que el usuario se sienta cmodo al proteger el
formato del informe; no se pretende que se use como seguridad del informe.
Para crear un informe de slo lectura
1. En el men Archivo, seleccione Opciones del Informe.
2. Seleccione Slo lectura.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 297
Para crear una seccin o un rea de slo lectura
1. En el men Informe, seleccione Asistente de seccin.
2. Seleccione la seccin o el rea que desea que sea de slo lectura.
3. En la ficha Comn, seleccione Slo lectura.
Nota: Si una seccin es de slo lectura, puede moverla, cortarla y
eliminarla, pero no puede realizar cambios en ella. Si un rea es de slo
lectura, todas sus secciones son de slo lectura, por lo que no puede
insertar otra seccin, ni mover, cortar o eliminar secciones existentes.
Para crear un objeto de slo lectura
1. Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee que sea de
slo lectura.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. En la ficha Comn, seleccione Slo lectura.
Nota:
Tambin puede realizar esta accin haciendo clic en el botn
Bloquear formato de la barra de herramientas Formato.
Cuando un objeto de informe es de slo lectura, puede moverlo,
copiarlo, cortarlo, eliminarlo, examinar sus datos y seleccionarlo,
pero no puede darle formato.
Bloquear el tamao y la posicin de un objeto
Puede bloquear la posicin del objeto de informe seleccionado para que no
pueda moverse. Si se activa esta opcin, no se puede arrastrar el objeto en
Report Designer y se desactiva el comando Tamao y posicin.
Para bloquear el tamao y la posicin de un objeto
1. Seleccione el objeto cuyo tamao y posicin desee bloquear.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Bloquear tamao/
posicin.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
298 Manual del usuario de Crystal Reports
Cambiar los formatos predeterminados de campo
Crystal Reports permite mostrar campos de base de datos en el informe con
casi cualquier tipo de formato. En esta seccin se describe el modo de utilizar
el comando Opciones para controlar los ajustes de formato predeterminados
que utiliza Crystal Reports para agregar un campo a cualquier informe. En el
cuadro de dilogo Opciones, puede establecer los formatos predeterminados
de campos de base de datos del siguiente tipo: Cadena, Nmero, Moneda,
Fecha, Hora, Fecha y hora y Booleano.
Nota: Al cambiar los formatos de campo predeterminados, los nuevos
ajustes slo afectan a los objetos que posteriormente agregue al informe.
Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con
el botn secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a
campo en el men contextual.
Para especificar formatos predeterminados de campos
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
2. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
3. Haga clic en el botn correspondiente al tipo de campo cuyo formato
desee establecer (Cadena, Nmero, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora
o Booleano).
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
4. Utilice las fichas del Editor de Formato para especificar los formatos
deseados.
5. Haga clic en Aceptar.
Establecer los formatos predeterminados de los campos Fecha, Hora y
Fecha y hora
Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cmo se
especifican formatos estndar para los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
y, en segundo lugar, cmo se personalizan los formatos de dichos campos.
Nota: Estos ajustes predeterminados slo afectarn a los objetos que
posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya
agregados al informe, debe hacer clic con el botn secundario en el campo
del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual.
Para establecer los formatos predeterminados estndar de los campos
Fecha, Hora y Fecha y hora
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
2. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 299
3. Para abrir el Editor de Formato, haga clic en el botn correspondiente al
campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora).
Nota: Si hace clic en el botn Fecha y hora del Editor de Formato,
cualquier cambio realizado con posterioridad afectar slo a los campos
Fecha y hora. Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a
campos de fecha o campos de hora independientes.
4. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y
hora.
5. Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien, haga clic en
Personalizar para crear el suyo propio). Cuando hace clic en un nuevo
formato, puede obtener una vista previa de los resultados en el rea
Muestra del Editor de formato.
Nota: En la lista de formatos predefinidos, puede seleccionar las
opciones predeterminadas del sistema y as asegurarse de que Crystal
Reports utiliza los formatos dictados por Windows. Puede modificar la
configuracin del sistema en el cuadro de dilogo Propiedades de
Configuracin regional, que se encuentra en el Panel de control.
6. Una vez seleccionado un formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de
dilogo Editor de Formato.
7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Opciones.
Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a un
informe, Crystal Reports debe utilizar el formato especificado.
Para personalizar los formatos de los campos Fecha, Hora y Fecha y
hora
1. En el men Archivo, haga clic en Opciones.
2. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
3. Abra el Editor de Formato haciendo clic en el botn correspondiente al
campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora).
4. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y
hora.
5. Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de dilogo Estilo
personalizado.
Nota: Si eligi dar formato a los campos Fecha y hora en el paso 3,
entonces ver tres fichas en el cuadro de dilogo Estilo personalizado
(Fecha y hora, Fecha, y Hora). Los formatos especificados en estas
fichas slo se aplican a los dos elementos de los campos Fecha y hora
y no afectan a los formatos especificados para campos de fecha o de
hora independientes.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
300 Manual del usuario de Crystal Reports
6. Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro
de dilogo Estilo personalizado.
7. Cuando haya acabado de disear el formato, haga clic en Aceptar en el
cuadro de dilogo Estilo personalizado.
8. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de formato.
9. Para dar formato a otro tipo de campo, haga clic en el botn pertinente
del cuadro de dilogo Opciones. De lo contrario, haga clic en Aceptar
para regresar a Crystal Reports.
Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a sus
informes, Crystal Reports debe utilizar el formato personalizado que ha
creado.
Cmo agregar o editar lneas y cuadros
Crystal Reports permite agregar lneas a un informe para destacar datos
importantes y crear informes con un aspecto profesional. Las lneas pueden
ser horizontales o verticales. Para que una lnea vertical pueda abarcar
varias pginas, la seccin del informe donde acaba la lnea no debe estar en
la misma pgina donde la lnea comienza. Por ejemplo, si una lnea discurre
desde un encabezado de grupo hasta el correspondiente pie de grupo, la
lnea contina en la parte superior de cada pgina subsiguiente (justo por
debajo del encabezado de pgina) hasta llegar al pie del grupo.
Para agregar lneas a un informe
1. En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar
lnea.
2. Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar la lnea donde desee.
Nota: No se pueden dibujar lneas diagonales.
Para editar lneas en un informe
1. Haga clic con el botn secundario en la lnea a la que quiere dar formato
para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Dar formato a lnea.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 301
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. En la ficha Lnea, introduzca los cambios deseados en la lnea.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Agregar y editar cuadros
Crystal Reports permite agregar cuadros a un informe para destacar datos
importantes y crear informes con un aspecto profesional.
Para agregar cuadros a un informe
1. En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar
cuadro.
2. Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar el cuadro donde desee.
Para editar cuadros en un informe
1. Haga clic con el botn secundario en el cuadro al que quiere dar formato
para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. En la ficha Cuadro, introduzca los cambios deseados en el cuadro.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
302 Manual del usuario de Crystal Reports
Adicin de formas a un informe
Al disear formatos de informe en Crystal Reports, puede insertar una
variedad de formas, como crculos, elipses y cuadros con esquinas
redondeadas, como parte de su informe. Esto es especialmente til para dar
formato a informes en idiomas que requieren que esas formas se
comuniquen de manera efectiva.
Para agregar formas a un informe
1. Agregue un cuadro a su informe.
Consulte "Agregar y editar cuadros " en la pgina 301.
2. Haga clic con el botn secundario para mostrar el men contextual.
3. En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro.
4. En el Editor de formato que aparece, haga clic en la ficha Redondeado.
5. Seleccione un nmero comprendido entre 0 y 100 en el cuadro
Redondeo o mueva el control deslizante hacia la derecha para aumentar
la curvatura de las esquinas del cuadro.
El cuadro inicial gradualmente se transforma en una elipse o crculo,
dependiendo de cunto mueva el control deslizante hacia la derecha.
Nota: Si ha especificado la caracterstica de redondeo para un cuadro,
no puede utilizar la opcin Sombra que est normalmente disponible en
la ficha Cuadro del Editor de Formato.
6. Una vez creada la forma apropiada, haga clic en Aceptar para guardar
sus cambios.
Uso de formatos de contabilidad convencionales
A modo de compatibilidad con las convenciones contables usadas en la
profesin de contabilidad, Crystal Reports le permite decidir cmo mostrar el
smbolo monetario, valores negativos y valores cero en sus informes
financieros. Tambin puede configurar su informe para invertir los signos
para montos de crdito y dbito.
Para utilizar convenciones contables en un informe
1. Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo
numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 303
3. En el rea Estilo, seleccione cmo desea que aparezca el formato de
nmero de sistema para los valores positivos y negativos.
4. En el rea Smbolo Monetario (predeterminada del sistema), especifique
cmo desea que aparezca el smbolo monetario con los valores en su
informe.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para personalizar las convenciones contables para un informe
1. Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo
numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero
abierta.
3. Haga clic en el botn Personalizar.
Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero
abierta.
4. Seleccione la casilla de verificacin Usar formato de contabilidad.
Una vez que ha seleccionado esta opcin, se producen las siguientes
condiciones:
En la lista Negativos, la forma en que aparecen los valores negativos
en su informe est determinada por la configuracin local Windows.
Los valores negativos se representan mediante un valor menos o
llaves.
En la lista Mostrar valor cero como, se selecciona automticamente
el smbolo guin para representar valores cero en su informe.
En la ficha Signo de Moneda del cuadro de dilogo Estilo
Personalizado, el smbolo monetario se posiciona en el lado
izquierdo de los valores monetarios y numricos.
Nota: Los cambios hechos a la configuracin local de Windows se
implementan slo despus de salir y reiniciar Crystal Reports.
5. Active la casilla de verificacin Invertir seal para pantalla para invertir
los signos correspondientes a importes de crdito y dbito en los
informes financieros.
6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
7. Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
304 Manual del usuario de Crystal Reports
Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales
Algunos objetos de informe, tales como tablas cruzadas y cuadrculas OLAP,
se pueden expandir horizontalmente entre varias pginas. Crystal Reports
permite hacer que otros objetos de informe que no se expanden
horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos
OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc. se repitan en cada pgina
horizontal adicional creada por la tabla cruzada o la cuadrcula OLAP. Por
ejemplo, si el pie de pgina del informe incluye una imagen, un objeto de
texto y un nmero de pgina, se puede utilizar el Editor de Formato para
hacer que Crystal Reports repita esos objetos en cada pgina horizontal.
Para repetir objetos en pginas horizontales
1. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de informe que desee
repetir.
2. En el men contextual, haga clic en Dar formato al campo o en la
opcin de formato apropiada.
Nota: Las opciones de formato no aparecen si el objeto seleccionado se
encuentra conectado al BusinessObjects Enterprise Repository. Para
obtener informacin sobre cmo modificar un objeto en el repositorio,
consulte "Modificar objetos del repositorio " en la pgina 144.
3. En la ficha Comn del Editor de formato, seleccione la casilla de
verificacin Repetir en pginas horizontales.
Para una lnea o un cuadro, la opcin Repetir en pginas horizontales
aparece en la ficha Lnea o Cuadro.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Ahora, si una tabla cruzada o una cuadrcula OLAP hacen que el informe se
expanda horizontalmente, el objeto al que se ha dado formato se repite en
cada pgina horizontal.
Nota:
Las copias repetidas de un objeto de informe no se pueden mover; para
poder mover las copias, deber mover el objeto original.
Es posible dar formato a cualquier copia de un objeto de informe
repetido, pero los cambios realizados se aplicarn a todas las copias.
Los objetos de informe de una seccin con la opcin Posiciones relativas
seleccionada en el Asistente de seccin no se pueden repetir.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 305
Numeracin de pginas horizontales
Un campo especial, denominado Nmero de pgina horizontal, permite
numerar las pginas horizontales.
Para numerar las pginas horizontales
1. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta
Campos especiales y haga clic sobre el nodo para expandirlo.
2. Seleccione Nmero de pgina horizontal en la lista e insrtelo en el
informe.
Nota: La opcin Repetir en pginas horizontales se activa automticamente
al insertar el campo Nmero de pgina horizontal de ese modo. Si corta y
pega un campo Nmero de pgina horizontal, o si inserta ese campo en otro
campo u objeto de texto, la opcin Repetir en pginas horizontales no se
activa automticamente.
Uso del espacio en blanco entre filas
La altura de una seccin en relacin a los objetos que estn en ella afectan la
cantidad de espacio en blanco que aparece entre las lneas de su informe.
La ficha Diseo en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco
de dos maneras:
Ajustando el rea en la ficha Diseo mediante el cursor para cambiar
tamao.
Cambiando la opcin en el Asistente de Seccin.
Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en el rea sombreada
situada a la izquierda de la seccin y seleccionar Ajustar seccin en el men
contextual. El programa ajusta automticamente la seccin para que el borde
inferior est parejo con la lnea base del ltimo objeto en la seccin.
Formato
Trabajo con formato absoluto 13
306 Manual del usuario de Crystal Reports
Adicin de espacio en blanco al ajustar tamao
Para agregar espacio en blanco extra entre lneas de su informe,
simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior de
la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Nota: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo clic
con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la
seccin y eligiendo el comando Insertar lnea del men contextual. El programa
ajusta la seccin automticamente, agregando la cantidad de espacio
necesario para contener una lnea de campos de base de datos tpicos.
Eliminacin de espacio en blanco al ajustar tamao
Para eliminar espacio en blanco innecesario dentro de una seccin, mueva el
puntero sobre la lnea del borde de la seccin inferior. El puntero va a
cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando el cursor de ajustar aparezca,
arrastre el borde de la seccin para
agregar espacio en blanco.
Formato
Trabajo con formato absoluto
13
Manual del usuario de Crystal Reports 307
Eliminacin de espacio en blanco al suprimir una seccin
Si una seccin completa est en blanco (por ejemplo, si no se va a poner
nada en la seccin Pie de pgina del informe), puede eliminar el espacio en
blanco innecesario que ocupara el pie de pgina al suprimir la seccin en el
Asistente de Seccin.
Para eliminar espacio en blanco al suprimir una seccin
1. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
2. En el rea Secciones, haga clic en la seccin que desee suprimir.
3. En la ficha Comn, active la casilla de verificacin Suprimir (no
profundizar).
4. Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
La seccin Pie de pgina no se imprimir en lo sucesivo.
Cuando aparezca el cursor de
cambio de tamao, arrastre el
borde de la seccin hacia arriba
hasta eliminar el espacio en
blanco que sobra.
Formato
Trabajo con formato condicional 13
308 Manual del usuario de Crystal Reports
Trabajo con formato condicional
El formato condicional es un formato que se aplica slo bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo, usted puede desear:
Imprimir balances de clientes en rojo si han vencido.
Que las fechas aparezcan en el formato da, mes, ao si el cliente es
canadiense.
Que aparezca color de fondo en cada lnea.
Crystal Reports facilita la aplicacin de formato condicional en estas
situaciones y en otras muchas ms.
Con formato absoluto, se puede seguir el procedimiento de seleccionar,
despus aplicar. Para dar formato condicional se sigue el mismo
procedimiento, pero se va un paso ms adelante y se configuran condiciones
que determinan cundo ser aplicado el formato. Estas condiciones se
especifican utilizando frmulas simples. Para obtener ms informacin sobre la
creacin de frmulas utilizando sintaxis Crystal o Basic, vea la Ayuda en lnea.
Cuando se configura una frmula de formato condicional, la frmula pasa por
alto cualquier valor fijo que haya configurado en el Editor de Formato. Por
ejemplo, si se activa la propiedad Suprimir y despus se configura una
frmula condicional para la opcin Suprimir, la propiedad slo se aplicar si
se cumple la condicin de la frmula.
Crystal Reports permite configurar condicionalmente tanto propiedades de
activar y desactivar como propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de
stas requiere un tipo diferente de frmula.
Propiedades condicionales de activar o desactivar
Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una
condicin ha sido cumplida. Se activa si la condicin se cumple y se
desactiva si la condicin no se cumple. No hay trminos medios. Use
frmulas booleanas para este tipo de formato.
Ejemplo de sintaxis Crystal
condicin
Ejemplo de sintaxis Basic
formula = condicin
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa una
respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que regresa
un s.
Formato
Trabajo con formato condicional
13
Manual del usuario de Crystal Reports 309
Propiedades de atributo condicional
Una propiedad de atributo condicional comprueba qu condiciones se
cumplen entre dos o ms. El programa entonces aplica el formato apropiado
a la condicin. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores bajo cierta
cuota impresos en rojo y todos los dems valores impresos en negro. El
programa verifica cuando el valor est bajo la cuota o no. Si est bajo la
cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro.
Use una frmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional.
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condicin A Then
crRed
Else
crBlack
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condicin A Then
formula = crRed
Else
formula = crBlack
End If
Cuando se configuran propiedades de atributo condicional, Crystal Reports
carga una seleccin de atributos en la lista Funciones del Formula Workshop.
Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para agregarlos
a su frmula. Por ejemplo, si est definiendo la alineacin horizontal
condicional, la lista Funciones contiene atributos como DefaultHorAligned,
LeftAligned y Justified. Si est definiendo bordes condicionales, la lista
Funciones contiene atributos como NoLIne, SingleLine y DashedLine.
Nota: Incluya siempre la palabra clave Else en las frmulas condicionales;
de lo contrario, puede que los valores que no cumplan la condicin If no
conserven su formato original. Para conservar el formato original de los
valores que no cumplan la condicin If, utilice la funcin DefaultAttribute.
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condicin A Then
crRed
Else
DefaultAttribute
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condicin A Then
formula = crRed
Else
formula = DefaultAttribute
End If
Formato
Trabajo con formato condicional 13
310 Manual del usuario de Crystal Reports
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede especificar
una lista de condiciones y una propiedad por cada una de ellas; usted no est
limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene un campo numrico
en su informe que contiene cifras de ventas de pases alrededor del mundo,
puede especificar el nmero de atributo(s) que desea aplicar a cada pas. En
este caso, sus condiciones van a especificar que si es del Pas A, aplicar el
atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo del Pas B; Pas C, aplicar atributo
del Pas C, y as sucesivamente.
Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula:
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condicin A Then
crRed
Else If Condicin B Then
crBlack
Else If Condicin C Then
crGreen
Else
crBlue
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condicin A Then
formula = crRed
ElseIf Condicin B Then
formula = crBlack
ElseIf Condicin C Then
formula = crGreen
Else
formula = crBlue
End If
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de
formato condicional.
Cambiar fuentes de forma condicional
Para campos de memorndum o de cadena que estn basados en
condiciones, como un valor paramtrico, se pueden cambiar la fuente, estilo
de fuente, tamao y color para estos campos mediante el Editor de formato.
Para cambiar las fuentes de forma condicional
1. Haga clic con el botn secundario en el campo al que desea dar formato
para visualizar el men contextual.
2. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. Haga clic en la ficha Fuente.
Formato
Trabajo con formato condicional
13
Manual del usuario de Crystal Reports 311
4. Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente, haga clic en el botn
apropiado Frmula, ubicado en el lado derecho del cuadro de dilogo.
5. En el Formula Workshop se puede especificar que las fuentes
condicionales cambiarn slo cuando se satisfagan ciertas condiciones.
6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Nota:
Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje
que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No,
aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error.
Si no hay error en la frmula, vuelve al Editor de formato. Observe
que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha
sido establecida para esa propiedad.
7. Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
Cambiar la posicin X de forma condicional
Puede cambiar la posicin X (es decir, la posicin horizontal a partir del
margen izquierdo) de un objeto basndose en una condicin. Esta accin
resulta til cuando desea que los objetos aparezcan en columnas diferentes
cuando su valor cumple una determinada condicin; por ejemplo, puede
hacer que los pedidos enviados a tiempo aparezcan en la primera columna y
los pedidos enviados con retraso en la segunda.
Para cambiar la posicin X de un objeto de forma condicional
1. Haga clic con el botn secundario en el campo que desea desplazar de
forma condicional y seleccione Tamao y posicin.
2. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de
valor de la posicin X.
3. En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula para la
posicin X condicional.
Por ejemplo, para desplazar los pedidos enviados con retraso a una
segunda columna, introduzca un texto de frmula similar al siguiente:
If (Orders.Ship Date) < CDateTime (2004, 01, 01, 02, 10,
11) then 4320
Nota: El nmero 4320 representa la nueva posicin que desea definir
como segunda columna. La posicin se mide en twips (una pulgada
contiene 1440 twips).
4. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin de posicin.
Formato
Trabajo con formato condicional 13
312 Manual del usuario de Crystal Reports
Crystal Reports desplaza los objetos que cumplen la condicin a la nueva
posicin y mantiene los que no la cumplen en la posicin original.
Crear pies de pgina despus de la primera pgina
Puede elegir imprimir un pie de pgina en todas las pginas excepto la
primera. Esto lo puede hacer si da formato a la seccin Pie de pgina
condicionalmente, utilizando una propiedad de activar o desactivar.
Para crear pies de pgina despus de la primera pgina
1. Coloque el campo que desea mostrar como un pie de pgina en la
seccin Pie de pgina en su informe.
2. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
3. En el rea Secciones, haga clic en Pie de Pgina.
4. Para abrir el Formula Workshop, haga clic en el botn Frmula situado a
la derecha de la casilla de verificacin Suprimir (no profundizar).
5. Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
PageNumber = 1
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = PageNumber = 1
Esta frmula suprime el pie de pgina en la primera pgina, pero no en
ninguna otra pgina.
6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Nota:
Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje
que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No,
aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error.
Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente de
Seccin. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica
que la frmula ha sido establecida para esa propiedad.
7. Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas Estndar
para tener una vista preliminar del informe y asegurarse de que el pie de
pgina aparece en todas las pginas exceptuando la primera.
Formato
Trabajo con formato condicional
13
Manual del usuario de Crystal Reports 313
Nota:
Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en
diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente
cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba.
Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las pginas
excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la seccin
Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa seccin
utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie de pgina.
Usar el Asistente de resaltado
Este asistente permite aplicar formato condicional a todos los tipos de
campos de informe (campos de nmero, moneda, cadena, booleano, fecha,
hora y fecha y hora). Con l, se puede aplicar formato al campo seleccionado
especificando una condicin basada en el valor de ese campo o
especificando una condicin basada en el valor de un campo de informe
diferente. En otras palabras, el asistente permite crear la frmula siguiente:
Si el valor del campo X satisface la condicin A, aplique el
formato especificado al campo seleccionado en el informe.
Cuando se utiliza para aplicar formato condicional, el Asistente de resaltado
permite:
Modificar varios atributos de una vez, sin escribir una frmula.
Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe.
Dar formato al estilo de fuente, al color de fondo, al color de fuente y al
estilo de borde.
Dar formato a un campo basndose en sus propios valores o en los
valores de otro campo.
Resaltar una celda OLAP o de tabla cruzada basndose en valores de
encabezado de fila y de columna.
Especificar valores utilizando el formato de nmero especfico de la
configuracin regional (como 1,224.23 para los usuarios de Amrica del
Norte).
Especificar fechas con formato numrico o de texto (12 de enero 2001
12 ene. 2001).
Deshacer el resaltado rpidamente.
Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe, el
Asistente de resaltado es ms rpido y fcil de utilizar que el Formula
Workshop. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar
valores de campo que, de algn modo, se distinguen de otros valores de un
informe. Por ejemplo, se pueden resaltar los clientes principales imprimiendo
Formato
Trabajo con formato condicional 13
314 Manual del usuario de Crystal Reports
el campo {Cliente.Ventas del ltimo ao} con un fondo rojo cuando el valor de
las ventas sea superior a 50.000 $. De forma alternativa, para destacar los
pedidos de importancia, se puede hacer que el campo {Producto.Nombre del
producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos.Enviados} sea
False (falso).
Sin embargo, el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Formula
Workshop. Para utilizar las funciones de formato de Crystal Reports con el
mximo provecho, cree sus propias frmulas de formato condicional con el
Formula Workshop (accesible desde el cuadro de dilogo Editor de Formato).
Para obtener informacin detallada, consulte "Uso de las frmulas " en la
pgina 473.
Formato condicional de los campos usando el Asistente de resaltado
El Asistente de resaltado es una alternativa rpida al Formula Workshop;
permite aplicar formato condicional a cualquier campo de un informe. El
Asistente de resaltado permite fundamentalmente crear la frmula siguiente:
Si el valor del campo X satisface la condicin A, aplique el
formato especificado al campo seleccionado en el informe.
El cuadro de dilogo est dividido en dos reas: el rea Lista de elementos
que muestra la frmula y el rea Editor de elemento que permite
especificarla. El rea Editor de elemento incluye un campo de muestra que
presenta las especificaciones de formato que se estn aplicando.
Para dar formato condicionalmente a los campos usando el Asistente
de resaltado
1. Para abrir el Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en
el campo al que desee dar formato y seleccione Asistente de resaltado
en el men contextual.
Sugerencia: Tambin se puede iniciar haciendo clic en el botn
Resaltado situado en la barra de herramientas Herramientas del
asistente o haciendo clic en la opcin Asistente de resaltado del men
Formato.
Cuando se abre, el asistente est definido para dar formato al campo
que est seleccionado en ese momento en el informe.
Formato
Trabajo con formato condicional
13
Manual del usuario de Crystal Reports 315
2. En el Asistente de resaltado, haga clic en Nueva para crear una frmula
condicional nueva con valores predeterminados.
3. En el rea Editor de elemento , haga clic en la lista Valor de y seleccione
el campo en el que desee basar la condicin.
El campo elegido es el campo en el que se basa la condicin y no es
necesario que sea el campo al que se va a dar formato. Para crear una
condicin basada en los valores del campo al que se va a dar formato,
seleccione este campo en la lista. Para basar la condicin en un campo
de informe diferente, seleccinelo en la lista de campos disponibles.
Nota: La lista Valor de muestra slo los campos que se han agregado
al informe.
4. Seleccione una comparacin en la segunda lista (igual a, menor que, etc.).
Este enunciado comparativo funciona como el operador de la frmula
condicional que ha creado el asistente.
5. Complete la condicin especificando el valor deseado en el cuadro.
Nota: Si el campo seleccionado en la lista Valor de no es numrico, el
cuadro de texto se convierte en una lista de valores disponibles, de la
que se debe seleccionar un valor.
6. En las listas Estilo de fuente, Color de fuente, Fondo y Borde,
especifique los cambios de formato que desee aplicar al campo
seleccionado cuando se cumpla la condicin.
7. Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al
campo seleccionado.
Formato
Trabajo con formato condicional 13
316 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota: Puede utilizar el botn Quitar del asistente para eliminar de la lista
las frmulas de resaltado.
8. Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que
Crystal Reports aplique las condiciones. Para obtener detalles, consulte
"Establecer prioridades de resaltado " en la pgina 316.
9. Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
Establecer prioridades de resaltado
Los botones de Prioridad de la seccin Lista de elementos del Asistente de
resaltado permiten establecer las prioridades de las frmulas. Esto es til
cuando usted tiene dos o ms frmulas cuyos resultados pueden entrar en
conflicto en algunas situaciones.
Por ejemplo, suponga que resalta el campo Precio unitario en el informe.
Asigna a este campo una frmula de resaltado que muestra un fondo amarillo
cuando un precio unitario sea superior a 100 $. A continuacin, en este
mismo informe, crea otra frmula de resaltado que muestra un fondo rojo
cuando un precio unitario es superior a 200 $. Considerando que 100 es un
subconjunto de 200, puede darse el caso de que campos Precio unitario
tengan fondo amarillo cuando, de hecho, deberan tener fondo rojo. En otras
palabras, un precio de unidad de $300 podra recibir un fondo rojo o un fondo
amarillo, dependiendo de a cual frmula se ha asignado prioridad.
Para establecer prioridades en frmulas de resaltado
1. En el men Formato, haga clic en Asistente de resaltado.
2. En el rea Lista de elementos, seleccione una de las frmulas de
resaltado condicional creadas.
3. Haga clic en las flechas de Prioridad para trasladar la frmula seleccionada
hasta una posicin superior o inferior a la de las dems frmulas.
Nota: Una frmula tiene prioridad sobre otra cuando su posicin es ms
alta en la seccin Lista de elementos.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la ficha Vista previa o actualice el informe para ver los
cambios de resaltado.
Deshacer/Rehacer actividades
Crystal Reports incluye mltiples niveles de deshacer. Con mltiples niveles
de deshacer, puede deshacer cualquier cantidad de cambios a un objeto, en
orden inverso, hasta tener su informe en la condicin deseada.
Formato
Uso de la herramienta Copiar formato
13
Manual del usuario de Crystal Reports 317
El programa tambin tiene una caracterstica de rehacer para revierte un
deshacer. Si mueve un objeto, por ejemplo, y no le gusta su nueva posicin,
puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posicin original. Si luego
cambia de opinin, puede hacer clic en Rehacer para restaurar el ltimo cambio.
Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o
rehacer una gran cantidad de cambios a la vez.
Para deshacer una accin, haga clic en Deshacer en la barra de
herramientas Estndar.
La primera vez que se hace clic en el botn, se invierte el ltimo cambio
introducido en el informe. Cada vez adicional que se hace clic en el
botn, ste revierte al siguiente cambio ms reciente.
Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha
para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que
desea deshacer.
Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en
Rehacer en la barra de herramientas Estndar.
El programa desactiva el botn Deshacer y los comandos Deshacer/
Rehacer cada vez que no hay nada que deshacer/rehacer o cuando se
ha efectuado un cambio que no se puede invertir.
Para rehacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha
para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que
desea rehacer.
Nota: Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la
ms reciente hacia atrs. No se puede deshacer una accin sin deshacer
acciones ms recientes
Uso de la herramienta Copiar formato
Use la herramienta Copiar formato para copiar las propiedades de formato
absolutas o condicionales de un objeto de informe a otros objetos. El botn
Copiar formato se activa en la barra de herramientas Estndar al seleccionar
un objeto origen en el informe. Si se aplica formato a un campo destino de
distinto tipo que el campo origen, slo se copian las propiedades comunes.
Por ejemplo, si el campo origen es un campo booleano y el campo destino es
un campo de moneda, slo se modifican las propiedades comunes de fuente
y borde; las propiedades booleanas no se aplican y las propiedades de
moneda no cambian.
Formato
Uso de la herramienta Copiar formato 13
318 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota:
La herramienta Copiar formato no copia informacin de hipervnculo en
un campo u objeto destino.
Dicha herramienta no copia formato aplicado mediante el uso del
Asistente de resaltado.
Asimismo, tampoco copia formato de objetos de texto/plantilla en
campos de bases de datos.
La herramienta Copiar formato puede utilizar cualquier objeto
(incluyendo objetos del repositorio, objetos de slo lectura y objetos
contenidos en secciones de slo lectura) como fuente para formato (sin
embargo, no se puede aplicar formato a estos objetos).
Cuando se utiliza un campo Fecha y hora como origen, las propiedades
de fecha y hora de un campo destino s se modifican, y viceversa (es
decir, un campo Fecha o un campo Hora utilizados como origen tambin
afectan a las propiedades de fecha y hora de un campo Fecha y hora).
Para copiar y aplicar formato
1. Seleccione un objeto o campo origen en el informe y haga clic en Copiar
formato.
Sugerencia: Tambin puede seleccionar Copiar formato desde el men
contextual.
Nota:
El botn Copiar formato no se encuentra disponible hasta que se
seleccione un objeto o campo.
Haga clic en el botn por segunda vez, o presione ESC, para dejar
de utilizar la herramienta Copiar formato.
2. Haga clic sobre el objeto o campo destino para el que quiera aplicar el
formato.
Al mover el mouse por el informe, el cursor se transforma en un cursor
Stop si el objeto o campo no se puede utilizar como destino.
Nota:
No se puede aplicar formato a objetos o campos de slo lectura.
Mantenga presionada la tecla ALT si desea aplicar formato a varios
objetos o campos.
c
a
p

t
u
l
o
Creacin de grficos
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos 14
320 Manual del usuario de Crystal Reports
Conceptos sobre la creacin de grficos
Introduccin general sobre la creacin de grficos
Crystal Reports permite incluir grficos complejos de colores en los informes.
Puede utilizar grficos en cualquier momento para mejorar la utilidad de su
informe.
Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un Subtotal
de las Ventas del ao pasado para cada Regin, se puede crear rpidamente
un grfico que muestre las ventas por Regin.
Se pueden crear grficos sobre lo siguiente:
Campos de resumen y de subtotal.
Campos de detalle, de frmula y de total acumulado.
Resmenes de tablas cruzadas.
Datos OLAP.
Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver la
informacin de resumen o de subtotales. Sin embargo, segn el tipo de datos
con el que est trabajando, puede crear una grfica de cuadrcula Avanzada,
de Tabla cruzada u OLAP en su informe.
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 321
Diseos de grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos.
Cada grfico es especialmente til para elaborar presentaciones a partir de
ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes grficos se pueden
usar para crear una presentacin:
Avanzado
Use la organizacin avanzada cuando tenga diferentes valores de grficos o
cuando no tenga ningn campo de resumen o grupo en el informe.
El diseo de grfico Avanzado admite uno o dos campos de condicin: con
estos campos de condicin, se pueden crear grficos 2D, 3D o circulares.
Otras funciones especficas del esquema de Detalle incluyen:
Los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o
especificado, as como segn N superiores u Organizar totales.
Se pueden trazar valores para cada registro.
Se pueden trazar valores como total general para todos los registros.
Los grficos se pueden basar en campos de frmula y de total acumulado.
Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted
presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal como Regin).
Nota: Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el informe debe
tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen.
Tablas cruzadas
Use el diseo de tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas. Un grfico
de tablas cruzadas utiliza los campos de la tabla cruzada en sus campos de
condicin y de resumen.
OLAP
El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula OLAP.
Un grfico OLAP utiliza los campos de la tabla cuadrcula OLAP para los
campos de condicin y de resumen.
Nota: El informe debe incluir una cuadrcula OLAP para poder crear un
grfico OLAP.
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos 14
322 Manual del usuario de Crystal Reports
Tipos de grficos
Hay distintos conjuntos de datos que resultan adecuados para un
determinado tipo de grfico. A continuacin se ofrece informacin general
acerca de los principales tipos de grficos y sus usos ms habituales.
Barras
La mayora de los grficos de barras (tambin conocidos como grficos de
columnas) se utilizan para presentar o comparar varios conjuntos de datos.
Dos tipos de grficos de barras muy tiles son el de barras contiguas y el de
barras apiladas.
Grfico de barras contiguas
En un grfico de barras contiguas, los datos aparecen como una serie de
barras verticales. Este tipo de grfico es especialmente adecuado para
presentar varios conjuntos de datos a lo largo de un intervalo de tiempo
(por ejemplo, las cifras de ventas del ao pasado para Arizona,
California, Oregn y Washington).
Grfico de barras apiladas
El grfico de barras apiladas muestra los datos como una serie de barras
verticales. Este tipo de grfico es adecuado para representar tres series
de datos, donde cada serie se representa con un color apilado con los
dems en una misma barra (por ejemplo, ventas en 1997, 1998 y 1999).
Lneas
Un grfico de lneas muestra los datos como una serie de puntos conectados
por una lnea. Este tipo de grfico es adecuado para presentar datos que
corresponden a un nmero elevado de grupos (por ejemplo, ventas totales a
lo largo de los ltimos aos).
reas
El grfico de reas muestra los datos como reas coloreadas o rellenas con
un patrn. Este tipo de grfico es adecuado para mostrar los datos de un
nmero de grupos limitado (por ejemplo, porcentaje del total de ventas para
Arizona, California, Oregn y Washington).
Grfico circular
El grfico circular muestra los datos como secciones circulares coloreadas o
rellenas con un patrn. Los grficos circulares se usan normalmente para un
grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas para todo el inventario);
sin embargo, puede elegir mltiples grficos circulares para mostrar varios
grupos de datos.
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 323
Corona circular
El grfico de corona circular es similar al grfico circular, y muestra los datos
como secciones de una corona. Si, por ejemplo, representa en un informe las
ventas por regiones, la cifra total de ventas aparecer en el centro del crculo
y las regiones como secciones coloreadas de la corona circular. Al igual que
en el grfico circular, puede mostrar mltiples grficos para presentar
mltiples grupos de datos.
Proyeccin 3D
El grfico de proyeccin 3D muestra los datos como una serie de objetos
tridimensionales, alineados uno junto a otro, en un plano tridimensional. Este
tipo de grfico muestra los extremos de los datos del informe. Por ejemplo,
las diferencias entre las ventas por cliente y por pas se resaltan visualmente
cuando se presentan en este grfico.
Superficie 3D
Los grficos de superficie 3D representan una vista topogrfica de varios
conjuntos de datos. Si, por ejemplo, requiere que un grfico muestre el
volumen de ventas por clientes y por pases en un formato visual y relacional,
puede considerar el uso de un grfico de superficie 3D.
Dispersin XY
El grfico de dispersin XY es un conjunto de puntos que representan datos
especficos de un volumen de informacin. Este grfico permite al usuario
evaluar un mbito de datos mayor con el fin de determinar tendencias. Por
ejemplo, si recoge informacin de clientes, como ventas, productos, pases,
meses y aos, tendr un conjunto de puntos que representan el volumen de
informacin de clientes. La visualizacin de estos datos en un grfico de
dispersin XY le permitir elaborar hiptesis acerca de las razones por las
que determinados productos se venden mejor que otros, o por qu en ciertas
regiones se compra ms que en otras.
Radar
En el grfico de radar, los datos de grupos, como pases o clientes, aparecen
en el permetro de un radar. El grfico sita los valores numricos en orden
creciente, desde el centro del radar hacia el permetro. De este modo, el
usuario puede determinar visualmente el modo en que los datos de grupos
especficos estn relacionados con el total de los datos.
Burbujas
El grfico de burbujas (extensin del grfico de dispersin XY) se utiliza para
presentar los datos como una serie de burbujas, donde el tamao de cada
burbuja es proporcional a la cantidad de datos. Un grfico de burbujas sera
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos 14
324 Manual del usuario de Crystal Reports
efectivo, por ejemplo, para el nmero de productos vendidos en una regin
determinada; cuanto mayor sea la burbuja, mayor es el nmero de productos
vendidos.
Burstil
El grfico de cotizaciones representa los valores mximos y mnimos de los
datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es una herramienta
excelente para observar las actividades financieras o de ventas.
Nota: Crystal Reports ofrece dos formatos posibles para los grficos de
cotizaciones: Alto bajo y Alto bajo abierto cerrado. Cada uno de estos tipos
requiere una serie de valores en el orden que su nombre especifica.
Eje numrico
Un grfico de eje numrico es un grfico de barras, de lneas o de rea que
utiliza un campo numrico o un campo de fecha/hora como campo A cambio
de. Los grficos de eje numrico proporcionan un mtodo para cambiar la
escala de los valores del eje X, creando un autntico eje X numrico o de
fecha/hora.
Esfera
Un grfico de este tipo se utiliza para presentar grficamente los valores
como puntos en un indicador. Los grficos de indicadores, como los
circulares, se usan normalmente para un grupo de datos (por ejemplo, el
porcentaje de ventas con respecto a todo el inventario).
Gantt
Un diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que se utiliza
normalmente para proporcionar una representacin grfica de una
programacin. El eje horizontal corresponde a un intervalo de tiempo,
mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o sucesos. Las
barras horizontales del grfico representan secuencias de sucesos e
intervalos de tiempo para cada elemento del eje vertical. Para crear un
grfico de Gantt slo debe especificar campos de fecha. Establezca "Para
cada registro" en el campo que elija para el eje de datos, y agregue las
fechas inicial y final al rea "Mostrar valores" de la ficha Datos del Asistente
de grficos.
Embudo
Los grficos de embudo se suelen usar para representar etapas en un
proceso de ventas. Por ejemplo, para mostrar los ingresos potenciales en
cada etapa. Este tipo de grfico tambin puede ser til para identificar reas
Creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 325
de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organizacin. El
grfico de embudo se asemeja a un grfico de barras apiladas en que
representa el 100% de los valores de resumen de los grupos incluidos en l.
Histograma
Un histograma es un tipo de grfico de barras que se utiliza para describir
cmo varan las medidas con respecto al valor medio. Ayuda a identificar las
causas de problemas en un proceso mediante la forma de la distribucin as
como el ancho (desviacin) de la distribucin. En un histograma, la
frecuencia est representada por el rea de la barra, no por su altura.
Ubicacin de un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son
impresos. Por ejemplo, un grfico situado en la seccin Encabezado de
informe incluye los datos del informe completo, en tanto que un grfico
situado en una seccin Encabezado de grupo o Pie de pgina de grupo slo
muestra los datos especficos del grupo.
Nota:
Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar grficos en los
subinformes. Consulte "Subinformes " en la pgina 533.
De forma predeterminada, cuando se inserta un grfico o un marco de
objeto de grfico, se sita en el Encabezado de informe.
Profundizacin con grficos
Los grficos no son slo una poderosa herramienta para presentar datos,
sino que tambin son una herramienta de anlisis muy poderosa. Desplace el
cursor sobre una seccin del grfico de grupos en la ficha Vista previa, de
modo que el puntero se convierta en el cursor de profundizar y, a
continuacin, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa
seccin del grfico.
Profundizacin con leyendas
Si el grfico consta de uno o ms campos de grupo, puede usar la leyenda
para profundizar en los grupos individuales. Haga doble clic en el cursor de
profundizacin en los marcadores y en el texto de la leyenda para ver los
detalles acerca de esa seccin del grfico.
Creacin de grficos
Creacin de grficos 14
326 Manual del usuario de Crystal Reports
Creacin de grficos
Cuando inserta un grfico en un informe, puede aparecer una de las
opciones siguientes:
Un marco de objeto de grfico en el Encabezado de informe.
Despus de colocar el marco de grfico, aparece el cuadro de dilogo
Asistente de grficos. Para obtener ms informacin sobre la colocacin
de un grfico en el informe, consulte "Ubicacin de un grfico " en la
pgina 325.
Un grfico insertado automticamente en el Encabezado de informe.
En algunas situaciones, por ejemplo si existe al menos un grupo y un
campo resumido en el informe, el grfico se agrega automticamente en
el Encabezado de informe y no aparece el cuadro de dilogo Asistente
de grficos. Esto suele suceder cuando genera un grfico a partir de
resmenes de tablas cruzadas o de un cubo OLAP, pero tambin puede
producirse cuando genera un grfico a partir de campos de resumen o
de subtotal.
Creacin de grficos basados en campos de detalle o de
frmula (organizacin avanzada)
La organizacin avanzada le permite crear un grfico basado en valores
especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de
campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen de
los valores del campo resumido. Usando La organizacin avanzada se puede
crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los valores
que aparecen en la seccin Detalles de su informe.
Para crear La organizacin avanzada necesita especificar dos cosas:
Condiciones (puede haber dos).
Valores (puede haber varios).
Condicin
La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, un
grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus
clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que
la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado.
Tambin es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para
todos los registros.
Creacin de grficos
Creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 327
Valor
El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su
grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico que muestre las ventas del
ao pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado
ser el valor.
Para crear un grfico sobre un campo de detalle o de frmula
1. En el men Insertar, haga clic en Grfico.
En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el
botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
2. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe.
El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa.
3. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico.
Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte
"Tipos de grficos " en la pgina 322.
4. Haga clic en la ficha Datos.
5. En el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha
seleccionado.
Creacin de grficos
Creacin de grficos 14
328 Manual del usuario de Crystal Reports
6. En el rea Datos, especifique los campos de la base de datos que desea
usar como condiciones.
Puede seleccionar "A cambio de" en la lista y agregar despus hasta dos
de estos campos de base de datos en el cuadro situado debajo de la lista.
Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de grfico le permiten
mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo
seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo.
7. Agregue los campos de la base de datos que desea usar como valores a
la lista Mostrar valores.
8. Active la casilla de verificacin No resumir si no desea que Crystal
Reports resuma automticamente los valores del grfico
correspondientes a un campo de frmula.
9. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de
las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los
puntos de datos.
10. Haga clic en la ficha Texto.
11. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos
a su grfico.
12. Haga clic en Aceptar.
Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe.
Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como
usted quiere.
Creacin de grficos basados en campos de resumen o de
subtotal (organizacin de grupo)
Muchos de los grficos que usted crear, estarn basados en resmenes o
subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos grficos debe haber
insertado un resumen o un subtotal en un encabezado o pie de pgina de
grupo del informe. Para obtener ms informacin sobre cmo se insertan
resmenes y subtotales, vea "Resumen de datos agrupados " en la
pgina 216 y "Clculo de subtotales " en la pgina 221.
Para crear un grfico sobre un campo de resumen o de subtotal
1. En el men Insertar, haga clic en Grfico.
En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el
botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
Creacin de grficos
Creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 329
2. Arrastre el marco a la posicin que desee en el Encabezado de informe,
el Encabezado de grupo o el Pie de pgina de grupo.
El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa.
Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin
Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo
Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga
clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin,
haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con
la ficha Tipo activa.
3. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico.
Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte
"Tipos de grficos " en la pgina 322.
4. Haga clic en la ficha Datos.
5. En el rea Organizacin, haga clic en Grupo, si an no est
seleccionado.
6. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de
grupo sobre el que desea basar su grfico, luego en la lista Mostrar,
haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico.
7. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de
las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los
puntos de datos.
8. Haga clic en la ficha Texto.
9. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos
a su grfico.
10. Haga clic en Aceptar.
Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe.
Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como
usted quiere.
Creacin de grficos basados en resmenes de tablas
cruzadas (organizacin de tabla cruzada)
Crystal Reports permite incluir en el informe de tablas cruzadas un grfico
basado en valores resumidos. Por ejemplo, en un objeto de tablas cruzadas
que muestre el nmero total de un cierto producto vendido en cada regin de
los Estados Unidos, tal vez quiera incluir un grfico que muestre el porcentaje
de ventas correspondiente a cada regin para ese producto.
Creacin de grficos
Creacin de grficos 14
330 Manual del usuario de Crystal Reports
Para crear un grfico de tablas cruzadas debe tener, por supuesto, un objeto
de tablas cruzadas en su informe. Para obtener ms informacin, consulte
"Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373.
Para crear un grfico sobre un resumen de tabla cruzada
1. Seleccione la tabla cruzada en la que desea crear el grfico.
2. En el men Insertar, haga clic en Grfico.
En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el
botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
3. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe.
El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa.
Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin
Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo
Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga
clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin,
haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con
la ficha Tipo activa.
4. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico.
Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte
"Tipos de grficos " en la pgina 322.
5. Haga clic en la ficha Datos.
6. En el rea Organizacin, haga clic en Tabla cruzada, si an no est
seleccionado.
7. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de
grupo sobre el que desea basar su grfico.
8. Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o
columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico.
9. En la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea
mostrar en su grfico.
10. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de
las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los
puntos de datos.
11. Haga clic en la ficha Texto.
12. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos
a su grfico.
Creacin de grficos
Creacin de grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 331
13. Haga clic en Aceptar.
Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe.
Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como
usted quiere.
Creacin de grficos basados en un cubo OLAP
(organizacin OLAP)
Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrcula OLAP.
Para poder crear un grfico OLAP, primero debe tener una cuadrcula OLAP
en su informe. Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de un
informe OLAP " en la pgina 417.
Para crear un grfico sobre un cubo OLAP
1. Seleccione la cuadrcula OLAP sobre la que desea crear el grfico.
2. En el men Insertar, haga clic en Grfico.
En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el
botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
3. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe.
El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa.
Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin
Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo
Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga
clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin,
haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con
la ficha Tipo activa.
4. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de
grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor
ilustre sus datos. Consulte "Tipos de grficos " en la pgina 322.
5. Haga clic en la ficha Datos.
6. En el rea Organizacin, haga clic en el botn OLAP, si an no est
seleccionado.
7. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo sobre el
que desea basar su grfico.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos 14
332 Manual del usuario de Crystal Reports
8. Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o
columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico.
Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 3
admite un campo de grficos secundario.
9. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de
las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los
puntos de datos.
10. Haga clic en la ficha Texto.
Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos
a su grfico.
11. Haga clic en Aceptar.
Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe.
Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como
usted quiere.
Trabajo con grficos
Despus de crear un grfico, se le puede agregar un ttulo, encabezados o
una leyenda, as como cambiar las fuentes o incluso el tipo de grfico.
Crystal Reports proporciona varias opciones para trabajar con grficos
existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee
en la lista siguiente:
"Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos " en la pgina 332
"Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de
grfico " en la pgina 333
"Edicin de grficos con otros elementos de men " en la pgina 334
"Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas " en la
pgina 335
"Organizacin automtica de grficos " en la pgina 336
"Aplicacin de formato a grficos " en la pgina 336
"Uso de la funcin de subyacer en grficos " en la pgina 337
Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos
La edicin de grficos con el Asistente de grficos permite volver al asistente
en el que se dise el grfico. Se pueden modificar bastantes opciones
originales, como el tipo de grfico que se va a presentar, los datos en que se
basa el grfico, etc.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 333
Para editar un grfico usando el Asistente de grficos
1. Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Asistente de grfico.
3. En el cuadro de dilogo Asistente de grfico, efecte los cambios deseados.
4. Haga clic en Aceptar.
Edicin de grficos mediante los elementos del men
Opciones de grfico
Algunas de las opciones de edicin disponibles en el Asistente de grficos
tambin aparecen directamente en el men Opciones de grfico. Este men,
el cual aparece al hacer clic con el botn secundario sobre un grfico,
tambin contiene numerosas opciones de formato avanzadas.
Los siguientes procedimientos muestran cmo obtener acceso a las diversas
opciones de ese men. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar
estas funciones, haga clic en Ayuda en los diversos cuadros de dilogo. La
Ayuda de grficos (chart.chm) se instala de forma predeterminada en el
directorio \Archivos de programa\Archivos comunes\Business
Objects\3.0\bin\ChartSupport\Help.
Para cambiar el formato de un grfico
1. Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione
Opciones de grfico.
2. Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, los ttulos, las
etiquetas de datos, etc.
Para cambiar las opciones de Cuadrculas de eje numrico
1. Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione
Opciones de grfico.
2. Haga clic en la ficha correspondiente para cambiar las lneas de
cuadrcula, ejes, etc.
Para cambiar los ttulos de un grfico
1. Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione
Opciones de grfico.
2. Haga clic en la ficha Ttulos y realice los cambios.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos 14
334 Manual del usuario de Crystal Reports
Edicin de grficos con otros elementos de men
Para aplicar una nueva plantilla
1. Haga clic con el botn derecho en el grfico y seleccione Cargar
plantilla en el men.
2. Aparece el cuadro de dilogo Personalizado.
Las opciones de la ficha Personalizado representan subdirectorios de
\Archivos de programa\Archivos comunes\Business
Objects\3.0\ChartSupport\Templates donde se almacenan los
archivos de grficos personalizados.
Nota: Los grficos personalizados slo estn disponibles si se
seleccion la opcin Creacin de grficos personalizados al instalar
Crystal Reports.
Para dar formato a un objeto de grfico seleccionado
1. Seleccione una lnea, un rea o un objeto de texto en el grfico.
2. Haga clic con el botn derecho en el objeto especificado y, a
continuacin, haga clic en Dar formato a <objeto>.
Por ejemplo, ver Dar formato a sector del grfico si selecciona un sector
de grfico o Dar formato a marcador de serie si selecciona un elemento
en un grfico de reas, grfico de barras, etc.
3. Haga clic en la ficha adecuada para realizar cambios en el formato.
Para cambiar las opciones de series
1. Seleccione un elemento elevador (rea, barra, lnea, marcador, sector
circular, etc.) o un marcador de leyenda.
2. Haga clic con el botn derecho en el rea especificada y, a continuacin,
seleccione Opciones de serie.
Nota: Las opciones de serie slo estn disponibles si ha seleccionado
un elevador o un marcador, segn se indica en el paso anterior; adems,
puede que no estn disponibles en algunos tipos de grfico.
3. Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, las etiquetas
de datos, etc.
Para dar formato a las lneas de cuadrculas
1. Seleccione una lnea de cuadrcula en el grfico.
2. Haga clic con el botn derecho en el objeto y, a continuacin, haga clic
en Dar formato a lneas de cuadrcula.
Tambin puede seleccionar Opciones de eje de datos (Y) en el men.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 335
3. Haga clic sobre la ficha apropiada para cambiar la lnea, las escalas, la
presentacin, etc.
Para elegir un ngulo de visin para un grfico 3D
Haga clic con el botn derecho en el grfico y seleccione ngulo de
visualizacin 3D en el men.
Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas
En la ficha Vista previa puede encontrar comandos para aplicar zoom a
grficos de barras y grficos de lneas del informe. Puede aplicar zoom a
estos tipos de grficos en todo momento, siendo cada vez conocido como
especfico de instancia. Si decide guardar la instancia del grfico sobre la que
se ha aplicado zoom, debe guardar los datos con el informe.
Para aplicar zoom a un grfico de barras o de lneas
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en el grfico
de barras o de lneas para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Aumentar..
3. Arrastre el cursor de aumento en torno a una seccin del grfico para
encerrarla dentro del rectngulo de seguimiento.
La seccin seleccionada del grfico aumenta de tamao.
4. Repita el paso anterior para aumentar ms el tamao.
Nota: Para ver reas adyacentes en una vista de grfico ampliada (por
ejemplo, barras contiguas en un grfico de barras), use la opcin
Panormica del men contextual. Mueva el cursor de panormica hacia
la derecha o hacia la izquierda para desplazarse en esa direccin.
5. Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn derecho en el
grfico para abrir el men contextual.
6. En el men contextual, haga clic en Reducir.
7. Con el cursor de reduccin, haga clic en el grfico.
El grfico disminuye un nivel de ampliacin.
8. Haga clic nuevamente en el grfico para volver a aplicar este zoom.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos 14
336 Manual del usuario de Crystal Reports
Organizacin automtica de grficos
Si mueve o cambia el tamao de objetos de grfico en la ficha Vista previa,
seleccione la funcin Organizacin automtica del grfico para restablecer el
grfico.
Para organizar automticamente un grfico
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el grfico para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Organizacin automtica del
grfico.
Crystal Reports restablece el tamao y la posicin originales del grfico.
Aplicacin de formato a grficos
Modificacin del borde de un grfico
1. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con
el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el
men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Dar formato a fondo.
3. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde
para ver las opciones disponibles.
4. Cambie el estilo, color o grosor de la lnea.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
Aplicacin de formato condicional a un grfico
1. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con
el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el
men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Asistente de grficos y seleccione
la ficha Resaltado de color.
Para obtener informacin sobre el asistente, busque en la Ayuda en
lnea el tema Asistente para formato de colores del grfico.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos
14
Manual del usuario de Crystal Reports 337
Nota:
La opcin para aplicar formato condicional no est disponible en
todos los tipos de grfico.
Un grfico de rea debe tener dos valores A cambio de para que
aparezca el formato condicional.
Si se trata de un grfico de lneas, ste debe tener marcadores de
datos antes de ver el formato condicional.
Despus de aplicar formato condicional, se debe seleccionar Color
por grupos en la ficha Apariencia del cuadro de dilogo Opciones
de grfico antes de ver el formato. Para establecer esta opcin, haga
clic con el botn secundario en el grfico, seleccione Opciones de
grfico en el men contextual y seleccione el comando General del
submen. Esta nota es aplicable a grficos de lneas, de elevador
3D y de superficie 3D con un campo A cambio de, as como a
grficos de barras, de eje numrico, de superficie 3D, de radar, de
stock y a grficos con dos resmenes.
3. Haga clic en Aceptar.
Modificacin del texto de la leyenda de un grfico
1. En la ficha Vista previa, haga clic en el texto de la leyenda del grfico
para seleccionarlo.
Sugerencia: Asegrese de seleccionar el texto y no la leyenda completa.
2. Haga clic con el botn secundario en el texto de la leyenda y seleccione
Editar etiqueta de ejes en el men contextual.
3. En el cuadro de dilogo Alias de etiquetas, agregue el texto que desee
ver en el campo Etiqueta mostrada.
4. Haga clic en Aceptar.
Uso de la funcin de subyacer en grficos
Considerando que los grficos slo se imprimen en ciertas reas y secciones
de su informe la propiedad de expansin hace la creacin de grficos mucho
ms extraordinaria que nunca. Ahora, para poder comprender mejor los
datos, en lugar de imprimir el grfico primero y luego los datos que
representa, usted puede ubicar el grfico junto a ellos.
As es como se ve su informe cuando subyace un grfico con datos de informe.
Creacin de grficos
Trabajo con grficos 14
338 Manual del usuario de Crystal Reports
Para subyacer un grfico
1. Cree su grfico y colquelo en la seccin Encabezado de informe.
Consulte "Creacin de grficos " en la pgina 326.
2. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
3. En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe y, a
continuacin, active la casilla de verificacin Situar debajo las
secciones siguientes.
4. Haga clic en Aceptar.
Crystal Reports vuelve al informe. El grfico ahora subyace las
secciones debajo de s.
5. Si es necesario, mueva o cambie el tamao del grfico.
c
a
p

t
u
l
o
Creacin de mapas
Creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas 15
340 Manual del usuario de Crystal Reports
Conceptos bsicos de la creacin de mapas
Introduccin general sobre la creacin de mapas
Con Crystal Reports se pueden incluir mapas geogrficos profesionales en
los informes. Los mapas ayudan a analizar los datos de un informe e
identificar tendencias con ms eficiencia. Por ejemplo, podra crear un mapa
para representar ventas por regin. Entonces sera fcil:
Usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos.
Ajustar la apariencia y el diseo del mapa, lo que permite identificar
mejor las tendencias.
Profundizar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes.
Presentaciones de mapa
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos.
Cada esquema es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos
conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar
para crear un mapa:
Avanzado
Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa mltiples, en lugar de
slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe.
Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra
un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal como Regin).
Nota: Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener
por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe.
Tablas cruzadas
Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir de un
objeto de tablas cruzadas. Un mapa de tabla cruzada no requiere campos de
grupo o de resumen.
OLAP
Use la organizacin OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrcula OLAP.
Un mapa OLAP no requiere de campos de grupos o de resumen.
Creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 341
Nota: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado,
aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica el mapa
haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
Tipos de mapas
El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos,
cada cual est diseado para una estrategia diferente de anlisis de datos. Al
decidir qu tipo de mapa se adapta mejor al informe, debe considerar el tipo
de datos que desea analizar. Por ejemplo, si desea que el mapa muestre un
elemento de datos por cada divisin geogrfica (ciudad, estado, pas, etc.),
entonces puede usar un mapa en rangos, de densidad de puntos o
graduado. Ahora, si desea que el mapa muestre ms de un valor por cada
nueva divisin geogrfica, entonces es preferible usar un mapa de grfico
circular o un mapa de grfico de barras. A continuacin hay una vista general
de los tipos de mapas principales y sus usos ms comunes.
En rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color especfico
para cada rango y despus pone una clave de color en cada rea geogrfica
del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra crear un mapa para
mostrar las Ventas del ao pasado por Regin. Si tiene ventas de cero a
100.000, el mapa podra contener cinco rangos con intervalos equivalentes,
cada uno con 20.000. Podra utilizar tonos del color rojo (que van del rojo
oscuro al claro) para poner una clave de color en cada regin, de acuerdo
con las cifras de ventas. Entonces podra usar este mapa para descubrir
dnde hay mayores ventas.
Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn entre
cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo, California) donde las
ventas son excepcionalmente altas (tales como 98,000). Este mapa sera una
representacin de los datos muy distorsionada. Un mapa ms til tendra
rangos como 0 - 5000, 5000 - 10000, 10000 - 15000, 15000 - 20000 y por
encima de 20000. Es importante definir con cuidado los rangos.
Nota: El valor final de cada divisin se repite como valor inicial de la divisin
siguiente; el valor real se incluye en el grupo que inicia. Es decir, los rangos
del ejemplo anterior son realmente: 0-4999, 5000-9999, etc.
Creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas 15
342 Manual del usuario de Crystal Reports
Encontrar opciones de rangos diferentes:
La cuenta es igual
Esta opcin asigna intervalos de modo que el mismo nmero de regiones
(o el nmero ms prximo posible a ste) aparezca en cada intervalo. En
otras palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del
mapa sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica
de los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual,
dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
Los rangos son iguales
Esta opcin asigna intervalos de modo que los valores de resumen en
cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones en
cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones
individuales y sus valores de resumen.
Interrupcin natural
Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar
la diferencia entre los valores de resumen y el promedio de esos valores,
por cada intervalo.
Desviacin estndar
Esta opcin asigna intervalos de modo que el intervalo medio se
interrumpe en la media (o promedio) de los valores de los datos, y los
intervalos por encima y por debajo del rango medio estn una desviacin
estndar por arriba o por debajo de la media. La desviacin estndar es
la raz cuadrada de la varianza. Esto proyecta cmo varios valores en un
conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto.
Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un
elemento especificado. Por ejemplo, un mapa de Estados Unidos que
muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nacin. En un estado
como Tennessee no habra ningn punto. En algunos estados costeros, tal
como South Carolina, es posible contar los puntos del mapa ya que su
dispersin sera bastante amplia.
El propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto, proporcionar
una impresin general de la distribucin de un elemento especificado. Este
tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE.UU. tomada por un
satlite, donde es posible ver las luces de todas las ciudades. Tal mapa no es
una manera muy precisa para impartir informacin (particularmente si usted
tiene un gran nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una
impresin de la distribucin de algo.
Creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 343
Graduado
Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que muestra
un smbolo por instancia de un elemento especificado. El smbolo, es un
crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente si prefiere. Cada
smbolo es proporcional en tamao al valor del elemento que representa
(dentro de un rango de tres tamaos).
Un mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de
rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las
reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso de
regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para presentar
datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de reas precisas
(como en el caso de ciudades).
Por ejemplo, un mapa de una regin individual podra usar crculos
graduados para representar las ventas de cada sucursal. El tamao de cada
crculo sera proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal
que representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra
representarse con un crculo grande, mientras que una que produce $20,000
se indicara con un crculo pequeo. As que, un mapa de graduacin ofrece
una representacin ms eficiente de datos por puntos comparado con un
mapa de rangos, y utiliza smbolos de distintos tamaos en lugar de colores
para distinguir variaciones en los valores de los elementos representados.
Grfico circular
Un mapa de grfico circular muestra un grfico circular sobre cada rea
geogrfica. Los grficos circulares representan elementos de datos los
cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo representa un elemento
individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento en relacin
con el total. Por ejemplo, usted podra crear un mapa de grficos circulares
para mostrar los tipos de combustibles de calefaccin por regin. Pueden
haber cuatro tipos de combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada
crculo): electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un
grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles de
calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington probablemente
utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del crculo) de electricidad
debido a la abundancia de energa hidrolgica de esa regin, mientras que
Idaho probablemente utiliza un porcentaje ms alto (una seccin grande del
crculo) de gas natural.
Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin de varios
elementos dentro de una regin en particular. Tambin puede especificar que
los grficos circulares tengan tamaos proporcionados, con tal de que, como
Creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas 15
344 Manual del usuario de Crystal Reports
con los smbolos en un mapa de graduacin, los grficos circulares
aparezcan de varios tamaos, dependiendo de los valores de datos
subyacentes. Esto permite comparar los totales entre regiones.
Grfico de barras
Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico circular,
pero puede resultar ms til para ciertos conjuntos de datos. Tpicamente,
usted usara un mapa de grfico de barras para elementos que no suman el
100% (eso es, para elementos de datos que no constituyen un todo, o para
elementos de datos que no estn relacionados). Por ejemplo, podra crear un
mapa de grfico de barras para representar el uso de combustibles de
calefaccin por regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de
combustibles: electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa
podra contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este
ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no constituyen un
todo. Puede ser que hayan otros tipos de combustibles en uso en estas
regiones, tales como lea, pero este mapa slo est interesado en los
primeros tres. Adems, el propsito del mapa es comparar el uso, en cada
regin, de cada tipo de combustible con el uso en el resto de las regiones. En
un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se podran
mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada
regin, y aunque as puede comparar los porcentajes de cada regin,
probablemente no sera posible comparar los valores actuales para cada
regin, ya que cada regin tendra el mismo valor total (100%).
Dnde ubicar un mapa
Cuando elije dnde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos que
sern incluidos en el mapa. Por ejemplo, si ubica el mapa en la seccin del
encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe completo. En
cambio, si ubica el mapa en una seccin de encabezado de grupo o pie de
grupo, los datos mostrados sern especficos a esa seccin. Su eleccin
tambin determina si el mapa ser impreso slo una vez para el informe
completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un grupo especfico.
Nota: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar mapas en
los subinformes.
Creacin de mapas
Creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 345
Traspasar usando mapas
La asignacin de mapas no slo es una manera poderosa para presentar
datos, sino tambin es una herramienta poderosa de anlisis. Desplace el
cursor sobre una seccin del mapa en la ficha Vista previa de modo que el
puntero se convierta en el cursor de Profundizar y, a continuacin, haga
doble clic para ver los detalles subyacentes de esa seccin del mapa.
Nota: Si traspasa en una regin que no tiene datos asociados, recibir el
siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de regin}".
Creacin de mapas
El proceso de creacin de mapas vara dependiendo de los datos que usa.
Las siguientes secciones detallan el proceso de creacin de mapas para
cada organizacin de mapa.
Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo
avanzado)
La organizacin avanzada permite crear un mapa basado en valores
especficos. Usando la organizacin avanzada, se puede crear un mapa sin
necesidad de un campo de resumen usando los valores que aparecen en la
seccin Detalles del informe.
Para crear un mapa basado en la organizacin avanzada, se deben
especificar dos cosas:
Condiciones (puede haber dos).
Valor (slo debe haber un valor).
Condicin
La condicin se usa para indicar dnde se trazan los datos en un mapa. Esta
condicin debe ser un campo de cadena. Para que se genere un mapa, el
campo debe contener informacin geogrfica. Por ejemplo, el mapa que
muestra las ventas del ao pasado correspondientes a cada pas usa el
campo Pas como condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el
pas), se resalta esa rea del mapa.
Creacin de mapas
Creacin de mapas 15
346 Manual del usuario de Crystal Reports
Valor
La organizacin avanzada utiliza el valor para indicar qu informacin se
registra cuando se resalta el rea del mapa. Por ejemplo, si se desea crear
un mapa que muestre las ventas del ao pasado correspondientes a los
pases, el valor sera el campo Ventas del ao pasado.
Para crear un mapa sobre un campo de detalle
1. En el men Insertar, haga clic en Mapa.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. En la ficha Datos, en el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si
an no se ha seleccionado.
3. En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces
aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de
pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa.
4. En el rea Datos, agregue el campo de base de datos sobre el que
desea basar su mapa al Campo geogrfico.
Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de mapa le permiten
mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo
seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo.
Creacin de mapas
Creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 347
Nota: Debe crear un mapa sobre un campo geogrfico, como Ciudad,
Regin o Pas; de lo contrario, Crystal Reports no podr generar su mapa.
5. Agregue el campo de base de datos que desea que aparezca con cada
cambio al campo A cambio de.
6. Agregue los campos de base de datos que desea usar como valores a la
lista Valores de mapa.
7. Active la casilla de verificacin No resumir valores si no desea que
Crystal Reports resuma automticamente los valores de mapa
correspondientes a un campo de frmula.
8. Haga clic en la ficha Tipo.
9. Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (de rangos, de
densidad de puntos, graduado, de grfico circular o de grfico de
barras). Consulte "Tipos de mapas " en la pgina 341.
10. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
11. Haga clic en la ficha Texto.
12. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa.
13. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su
mapa.
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
Creacin de mapas
Creacin de mapas 15
348 Manual del usuario de Crystal Reports
14. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa
para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o
bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de
leyenda.
15. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del
informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin
de grupo)
Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de grupo,
en el cual se muestra un resumen (tal como Ventas del ao pasado) sobre
los cambios en un campo geogrfico (tal como Regin). Para poder crear un
mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por
lo menos un campo de resumen en su informe.
Para crear un mapa sobre un grupo
1. En el men Insertar, haga clic en Mapa.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Grupo, si an no est
seleccionado.
3. En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces
aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de
pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa.
4. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de
grupo sobre el que desea basar su mapa, luego en la lista Mostrar, haga
clic en el campo de resumen que desea mostrar en su mapa.
5. Haga clic en la ficha Tipo.
6. Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (por rangos,
densidad de punto o graduado). Consulte "Tipos de mapas " en la
pgina 341.
7. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
8. Haga clic en la ficha Texto.
9. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa.
10. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Creacin de mapas
Creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 349
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su
mapa.
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
11. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa
para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o
bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de
leyenda.
12. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del
informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada
(organizacin de tabla cruzada)
Con el esquema de tablas cruzadas, es posible crear un mapa a partir de un
campo de resumen de tablas cruzadas. Por ejemplo, con unas tablas cruzadas
que presentan el nmero total de artculos vendidos de un producto en cada
regin de Estados Unidos, usted podra incluir un mapa para mostrar el
porcentaje de las ventas totales del producto, proporcionado por cada regin.
Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas, primero debe tener las
tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin sobre tabla cruzadas,
consulte "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373.
Para crear un mapa sobre un resumen de tabla cruzada
1. En el men Insertar, haga clic en Mapa.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Tabla cruzada, si an
no est seleccionado.
3. En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para
especificar dnde desea ubicar su mapa.
4. En la rea Datos, de la lista desplegable Mostrar campo geogrfico,
seleccione el campo geogrfico que desea mostrar. Este campo
proveer las reas geogrficas del mapa.
5. Tambin puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del
cual crear el mapa, de la lista desplegable Subdividido por.
Creacin de mapas
Creacin de mapas 15
350 Manual del usuario de Crystal Reports
Crystal Reports usa este campo para subdividir los grficos circulares o
de barras que aparecen en el mapa.
6. En la lista Asignar, haga clic en un campo de resumen para proporcionar
los datos numricos a su mapa.
7. Haga clic en la ficha Tipo.
8. Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Consulte
"Tipos de mapas " en la pgina 341.
Si va a crear el mapa a partir de un solo campo, asegrese de
seleccionar Ninguno en la lista Subdividido por y elegir a
continuacin uno de estos tipos de mapa: En rangos, Densidad de
puntos o Graduado.
Si va a crear el mapa a partir de dos campos, asegrese de
seleccionar un campo adicional en la lista Subdividido por y elegir a
continuacin uno de estos tipos de mapa: Grfico circular o Grfico
de barras.
9. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
10. Haga clic en la ficha Texto.
11. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa.
12. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su
mapa.
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
13. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa
para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o
bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de
leyenda.
14. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del
informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP)
Usando la organizacin OLAP puede crear un mapa sobre una cuadrcula
OLAP. Para poder crear un mapa OLAP, primero debe tener una cuadrcula
OLAP en su informe. Para obtener ms informacin acerca de las
cuadrculas OLAP, consulte "Creacin de un informe OLAP " en la
pgina 417.
Creacin de mapas
Creacin de mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 351
Para crear un mapa sobre un cubo OLAP
1. En el men Insertar, haga clic en Mapa.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en OLAP, si an no est
seleccionado.
3. En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para
especificar dnde desea ubicar su mapa.
4. En el rea Datos, haga clic en la lista A cambio de y seleccione el
campo sobre el que desea basar su mapa.
Nota: Este campo debe contener informacin geogrfica, como Pas.
5. Si es necesario, haga clic en la lista Subdividido por y seleccione una
fila o columna secundaria para incorporar en su mapa.
Nota: Elegir subdividir por un campo de mapa secundario, la fila o la
columna, afectar a los tipos de mapas disponibles en el paso 8.
6. Haga clic en la ficha Tipo.
7. Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Si no hay
ningn campo de mapa secundario, puede elegir En rangos, Densidad
de puntos o Graduado; si hay un campo de mapa secundario, puede
elegir Grfico circular o Grfico de barras. Consulte "Tipos de mapas "
en la pgina 341.
8. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
9. Haga clic en la ficha Texto.
10. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa.
11. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su
mapa.
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
Nota: Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el
mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en el
mapa, o haga clic en Especificar para introducir su propio ttulo y
subttulo de leyenda.
12. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del
informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas 15
352 Manual del usuario de Crystal Reports
Trabajo con mapas
Despus de crear un mapa, se puede poner un ttulo, encabezados y una
leyenda, y tambin se pueden cambiar las fuentes o incluso el tipo de mapa.
Crystal Reports proporciona numerosas opciones para trabajar con mapas
existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee
de la lista siguiente:
"Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa " en la pgina 352
"Cambio del ttulo del mapa " en la pgina 353
"Cambio del tipo de mapa " en la pgina 353
"Cambio de las capas del mapa " en la pgina 353
"Solucin de inconsistencias de datos " en la pgina 355
"Modificacin del mapa geogrfico " en la pgina 355
"Aplicacin de zoom a un mapa " en la pgina 356
"Panormica de un mapa " en la pgina 357
"Centrar un mapa " en la pgina 357
"Ocultar y visualizar el navegador de mapa " en la pgina 357
"Formato de mapas " en la pgina 358
"Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas " en la pgina 359
Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa
La edicin de mapas con el Asistente de mapa permite volver al asistente en
el que se dise el mapa. Se pueden modificar bastantes opciones
originales, como el tipo de mapa que se va a presentar, los datos en que se
basa el mapa, etc. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, puede
fcilmente abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones.
Para editar un mapa usando el Asistente de mapa
1. Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Asistente de mapa.
3. En el cuadro de dilogo Experto de mapa, realice los cambios deseados.
4. Haga clic en Aceptar.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 353
Cambio del ttulo del mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, elija Ttulo.
3. En el cuadro de dilogo Cambiar ttulo del mapa, ingrese un nuevo ttulo.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio del tipo de mapa
Se puede cambiar el tipo de mapa y establecer las propiedades del mismo
directamente desde el men que aparece cuando se hace clic con el botn
secundario en un mapa en la ficha Vista previa. Por ejemplo, si desea ver el
aspecto que tendran los datos de un mapa de rangos si se presentase en un
mapa de densidad de puntos, puede reorganizar el mapa sin tener que
regresar al Asistente de mapa y cambiar el formato.
Para cambiar el tipo de mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, elija Tipo.
Aparece el cuadro de dilogo Personalizar mapa.
3. En la lista Tipo de mapa, haga clic en el nuevo tipo de mapa.
4. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su nuevo mapa.
Las propiedades disponibles varan dependiendo del mapa
seleccionado.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio de las capas del mapa
En Crystal Reports, los mapas se componen de diversas capas. Puede apilar
estas capas unas sobre otras con el fin de crear un mapa ms detallado. Por
ejemplo, puede que desee ver los nombres de las ciudades principales de
cada pas; para ello, puede agregar una capa que contenga nombres de
ciudades. Esta capa residira sobre el mapamundi bsico a fin de
proporcionar informacin ms detallada.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas 15
354 Manual del usuario de Crystal Reports
Puede especificar cul de las capas del mapa que se han proporcionado
desea ver y reorganizar el orden de las capas seleccionadas.
Para cambiar las capas del mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, elija Capas.
Aparece el cuadro de dilogo Control de capa.
3. En la lista Capas, haga clic en Arriba o Abajo para organizar el orden de
las capas del mapa.
Tenga en cuenta que algunas capas del mapa contienen secciones que
no son transparentes y pueden oscurecer los detalles de otras capas.
Por ejemplo, la capa Ocano no es transparente en su mayor parte; si la
sita en la parte superior de la lista de capas, sta bloquear muchas de
las capas restantes (dichas capas parecen haber desaparecido, pero
simplemente las ha oscurecido la capa Ocano).
4. En el rea Propiedades, establezca las propiedades para cada capa,
especificando si sta es visible y si se etiqueta automticamente.
La opcin Visible especifica si la capa aparece o no. La opcin Etiquetas
automticas especifica si aparecen etiquetas automticas predefinidas (por
ejemplo, etiquetas para los nombres de las ciudades principales del mundo).
5. Si es necesario, haga clic en Mostrar para abrir el cuadro de dilogo
Mostrar propiedades.
Use este cuadro de dilogo para establecer el modo de visualizacin
predeterminado y el nivel de zoom (la mxima y mnima amplificacin
posible) para la capa en cuestin; a continuacin, haga clic en Aceptar
para volver al cuadro de dilogo Control de capa.
6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 355
Solucin de inconsistencias de datos
Algunas veces el mapa en que trabaja usa un nombre geogrfico diferente al
usado en la base de datos. Por ejemplo, un mapa de Europa puede usar
Reino Unido mientras que la base de datos usa la abreviatura "R.U.". Hasta
que no solucione esta inconsistencia, el mapa no podr mostrar ninguna
informacin para la regin geogrfica seleccionada.
Para solucionar inconsistencias de datos
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, elija Solucionar inconsistencia.
Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa.
3. Haga clic en la ficha Solucionar inconsistencia para ver una lista de los
nombres geogrficos que no se corresponden entre el mapa y la base de
datos.
4. En la lista Asignar este nombre de campo , haga clic en el nombre que
desee solucionar.
5. Para asignar el encabezado, haga clic en una palabra clave de la lista A
este nombre de mapa.
6. Si hay coincidencia, haga clic en Coincidir.
La nueva asignacin se mostrar en la seccin Resultados coincidentes
de la ficha Solucionar inconsistencia.
7. Una vez que haya terminado de solucionar las inconsistencias de datos,
haga clic en Aceptar.
El mapa puede ahora mostrar datos de la regin geogrfica
seleccionada.
Modificacin del mapa geogrfico
Si prefiere que sus valores de datos se presenten en un mapa geogrfico
diferente, especifique sus cambios usando el cuadro de dilogo Cambiar mapa.
Para cambiar el mapa geogrfico
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Solucionar inconsistencia.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas 15
356 Manual del usuario de Crystal Reports
Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa
mostrando el nombre del mapa que est usando actualmente y una lista
de posibles mapas que puede elegir.
3. En la lista Mapas disponibles, haga clic en el nuevo mapa que desee usar.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Aplicacin de zoom a un mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa
para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Aumentar..
3. Arrastre el cursor de seleccin en torno a la seccin del mapa que desee
ver.
El mapa aumenta un nivel de ampliacin.
4. Arrastre otra seleccin para aumentar an ms la imagen.
5. Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn secundario en
el mapa para abrir el men contextual.
6. En el men contextual, haga clic en Reducir.
7. Haga clic en el mapa.
El mapa reduce un nivel de ampliacin.
8. Haga clic de nuevo en el mapa para reducir an ms la imgen.
Nota:
Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier especificacin
de magnificacin o movimiento que usted especifique, ser slo para esa
instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un
encabezado de grupo, esta operacin slo es vlida para ese encabezado
de grupo. Ninguno de los otros encabezados sern cambiados. De esta
forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa.
Si la opcin Guardar datos con el informe est activa (men Archivo),
sus opciones de magnificacin y movimiento sern guardadas con el
informe. Pero si esta opcin no est activa, entonces solamente las
opciones predeterminadas del mapa sern guardadas.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 357
Panormica de un mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa
para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Panormica.
3. Arrastre el cursor de panormica a la seccin de mapa deseada.
Centrar un mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa
para abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Centrar el mapa.
Ocultar y visualizar el navegador de mapa
El Navegador de mapa proporciona una versin a pequea escala del mapa
mostrado actualmente para poder seleccionar reas de las que se desee tener
una panormica. Esta accin permite el arrastre rpido para cambiar el foco
del mapa segn se desee. Posteriormente, puede volver a ubicar el mapa en el
centro del rea de presentacin usando el comando Centrar el mapa.
Puede ocultar o visualizar el Navegador de mapa.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas 15
358 Manual del usuario de Crystal Reports
Para ocultar el navegador del mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa.
El Navegador de mapa se quita de la ficha Vista previa.
Para visualizar el navegador del mapa
1. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para
abrir el men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa.
El Navegador de mapa se muestra en la ficha Vista previa.
Formato de mapas
Cmo cambiar el borde de un mapa
1. En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija en el
men contextual.
2. En el men contextual, haga clic en D formato al mapa.
3. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde
para ver las opciones disponibles.
4. Puede cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una
sombra de fondo.
5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas
15
Manual del usuario de Crystal Reports 359
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas
Ya que los mapas slo se pueden imprimir en ciertas reas y secciones de su
informe,Caractersticas del rea de impresin, la caracterstica de subyacer
hace que la creacin de mapas sea aun ms til. En lugar de que un mapa se
imprima antes de los datos que representa, puede presentar el mapa al lado
de esos datos, lo que resulta en un informe ms fcil de leer y entender.
Para subyacer un mapa
1. Haga su mapa y ubquelo en la seccin Encabezado de informe.
Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de mapas " en la
pgina 345.
2. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del
asistente.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
3. En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe, luego
seleccione la casilla de verificacin Subyacer la seccin siguiente.
4. Haga clic en Aceptar.
Crystal Reports vuelve al informe. Su mapa ahora subyace debajo de las
secciones.
5. Si fuera necesario, mueva o cambie el tamao del mapa.
Creacin de mapas
Trabajo con mapas 15
360 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
OLE
OLE
Informacin general de OLE 16
362 Manual del usuario de Crystal Reports
Informacin general de OLE
La vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) le permite insertar objetos
(objetos OLE) en un informe desde otras aplicaciones (aplicaciones de
servidor OLE) y luego usar dichas aplicaciones en Crystal Reports para editar
los objetos, si fuera necesario.
Si no estuviera usando OLE, tendra que salir de Crystal Reports, abrir la
aplicacin original, cambiar el objeto, volver a Crystal Reports, eliminar el objeto
insertado originalmente y finalmente insertar el objeto recientemente revisado.
Nota: Si desea utilizar el informe Crystal en BusinessObjects Enterprise o en
el Servidor de aplicaciones de informes (RAS), copie el archivo de origen en
una carpeta de red a la que puedan tener acceso las cuentas de red bajo las
que se ejecutan los servidores de procesamiento (Servidores de tareas,
Servidor de pginas, RAS). Asegrese de que las cuentas de los diseadores
de informes tambin tengan permiso de acceso a la carpeta de red. Cuando
inserte el objeto OLE vinculado en Crystal Reports, utilice una ruta UNC.
Terminologa OLE
Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports, ser de beneficio
conocer algunos de los trminos.
OLE
OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculacin e
incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear compuestos,
es decir, documentos que contienen elementos de otros programas y
que pueden ser editados usando el programa original.
Objeto OLE
Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos que se
ha creado en otro programa y que mantiene una relacin con el
programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el
programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS
graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el
documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como tales,
no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin.
Programa contenedor OLE
Un programa contenedor OLE es aqul que puede contener y procesar
objetos OLE creados en otros programas (como Paint o Excel). Crystal
Reports es un programa contenedor.
OLE
Informacin general de OLE
16
Manual del usuario de Crystal Reports 363
Documento contenedor
Un documento contenedor es un documento creado con el programa
contenedor y que contiene uno o ms objetos OLE.
Programa servidor OLE
Un programa servidor OLE es aqul que permite que sus documentos se
inserten en un documento contenedor OLE como objetos OLE. Por
ejemplo, Microsoft Word y Excel son programas que sirven de ambos,
servidores de OLE y contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos
OLE y pueden contener objetos OLE creados en otros programas.
Documento servidor
Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que
almacena el objeto OLE original.
Tipos de objetos OLE
Objeto esttico
Un objeto OLE esttico es una imagen de un objeto que se puede
mostrar e imprimir, pero no se puede editar en contexto. No tiene
ninguna conexin con el programa servidor. Hay dos tipos de objetos
estticos: mapas de bits estticos y metarchivos estticos.
Objeto incrustado
Un objeto incrustado contiene una representacin del objeto as como
todos los datos que definen el contenido. De igual manera, cuando
modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como regla
general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el objeto en el
programa contenedor sin afectar el objeto original.
Objeto vinculado
Un objeto vinculado contiene una representacin de los datos y un
vnculo con el archivo donde se origina. Como regla general, utilice
objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento
contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el documento
servidor cambian.
OLE
Cmo insertar objetos OLE en su informe 16
364 Manual del usuario de Crystal Reports
Consideraciones generales acerca de OLE
Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad de OLE.
Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, se activa para su
edicin y Report Designer combina sus mens y barras de herramientas
con los del programa servidor del objeto. Si el programa servidor OLE no
admite este comportamiento, el objeto se muestra en una ventana
independiente. Cuando termine de editar, haga clic afuera del objeto y
reaparecern las herramientas de Report Designer.
Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa abre el
programa servidor con el objeto ya listo para ser editado. No se puede
editar en contexto un objeto vinculado en Crystal Reports porque se est
trabajando con el objeto original. Como el objeto puede estar vinculado a
varios otros documentos y como ms de una persona puede querer
editarlo en un momento dado, mostrar el original en el programa servidor
limita el acceso a un editor por vez.
Cmo insertar objetos OLE en su informe
Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa.
Puede crear un objeto nuevo o importar uno existente utilizando el
comando Objeto OLE del men Insertar. Tambin de esta manera, puede
colocar objetos vinculados o incrustados.
La opcin Pegar especial del men Edicin puede utilizarse para copiar
o cortar el objeto de un programa servidor OLE y pegarlo en un informe.
Si el objeto puede ser pegado en una variedad de formatos, usted decide
que formato quiere usar. Por ejemplo, cuando inserta texto de un
documento de Microsoft Word, puede pegarlo como un documento de
texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un
metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto.
Usando el comando Pegar Especial puede ubicar tanto objetos
incrustados como vinculados.
Nota: Al insertar la informacin seleccionada (partes de archivos ms
grandes), es mejor usar la edicin de Copiar y Pegado especial. Al insertar
archivos completos, haga clic en Objeto OLE del men Insertar.
OLE
Cmo insertar objetos OLE en su informe
16
Manual del usuario de Crystal Reports 365
Para copiar y pegar objetos OLE
Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su equipo u
otro programa similar que puede ser un programa servidor de OLE.
1. Abra Crystal Reports y Microsoft Excel.
2. Abra un informe existente de Crystal Reports.
3. En Excel origine una hoja de clculo sencilla, colocando nmeros del
uno al diez en las celdas A1 a A10.
4. Seleccione de la celda A1 a la A10, haga clic con el botn secundario y
seleccione Copiar en el men contextual de Excel.
5. Vaya a Crystal Reports y seleccione Pegar en el men Edicin.
6. Coloque las celdas en la seccin Detalles del informe.
7. Haga clic con el botn secundario en el objeto de hoja de clculo en el
informe, observe que est identificado como un objeto OLE y que el
antepenltimo comando lo identifica como un Objeto Hoja de clculo.
8. Haga doble clic en dicho objeto.
Los mens y las barras de herramientas se convierten en una
combinacin de los mens y las barras de herramientas del programa
servidor OLE y de Crystal Reports. Ahora puede editar el objeto en su
lugar. El objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio que haga al
objeto no afectar al original.
9. Haga clic afuera del objeto cuando termine.
Los mens y las barras de herramientas vuelven a ser los de Crystal
Reports. Se guardan los cambios efectuados durante la edicin.
OLE
Cmo se representan los objetos OLE en un informe 16
366 Manual del usuario de Crystal Reports
Cmo se representan los objetos OLE en un
informe
Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe,
dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar
Objeto y la manera en que elige insertar el objeto.
El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Los usuarios
pueden editar el objeto posteriormente haciendo doble clic en el icono.
Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese
archivo (o un icono) se vern en su informe. Usted puede editar los
datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono.
Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo de
objeto se abrir para completar el objeto. Cuando haya acabado, cierre o
salga de la aplicacin. El objeto (o su icono) aparecer en el informe.
Edicin de objetos OLE en informes
Edicin directa
La edicin directa es la capacidad de cambiar las propiedades de un objeto
OLE desde una aplicacin que contenga OLE (como Crystal Reports). Los
elementos de men de la aplicacin contenedora cambian para proporcionar
las herramientas de edicin del programa servidor, de modo que pueda
efectuar los cambios con facilidad.
Cuando se coloca un objeto OLE en un informe, el objeto forma parte de
dicho informe. Para editar el objeto, haga doble clic en ste y luego
modifquelo usando las herramientas de edicin que se encuentran en la
aplicacin original del objeto o desde una aplicacin similar que permita la
edicin directa. Slo se puede editar un objeto OLE si se tiene instalado en el
equipo el correspondiente programa servidor. No obstante, se pueden ver e
imprimir informes que contengan objetos OLE aunque no se tenga instalado
el programa servidor.
Comandos de men de OLE dinmico
Cuando se selecciona un objeto OLE, el men Edicin activa un submen
que proporciona comandos para el objeto. El nombre de este submen
refleja el tipo de objeto OLE. Los comandos del submen tambin varan en
funcin del tipo de objeto.
OLE
Trabajo con Objetos OLE estticos
16
Manual del usuario de Crystal Reports 367
El objeto puede describirse como un documento, una imagen de mapa de
bits, una imagen, una hoja de clculo, o un elemento con una funcin de
descripcin similar:
Si el objeto est incrustado, el men Insertar muestra los comandos
disponibles para ese tipo de objeto incrustado.
Si el objeto est vinculado, el men Insertar muestra los comandos para
ese tipo de objeto vinculado.
Los comandos en el men contextual cambian en forma similar.
Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control cuando
est trabajando con objetos OLE.
OLE y el comando Insertar imagen
Cuando se utiliza el comando Objeto en el men Insertar para colocar imgenes
en un informe, stas se convertirn en objetos incrustados o vinculados
asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edicin de imgenes).
Si coloca imgenes en su informe utilizando el comando Imagen del men
Insertar, Report Designer las convierte a objetos OLE estticos.
Los objetos estticos no se pueden editar. Si desea editar el objeto, tendr
que convertirlo a un objeto de tipo editable utilizando el comando Convertir
del men Edicin.
Trabajo con Objetos OLE estticos
Es posible insertar distintos tipos de objetos OLE estticos en el informe.
Crystal Reports es compatible con los siguientes formatos de imagen
basados en pxeles:
Mapa de bits de Windows (BMP)
TIFF
JPEG
PNG
Adems, Crystal Reports es compatible con el siguiente formato de imagen
basado en vectores:
Metarchivos de Windows (tanto WMF como el formato de metarchivo
mejorado ms reciente).
Nota: Los objetos OLE estticos anchos pueden extenderse por varias
pginas. Esta funcionalidad puede dar como resultado dos o ms pginas
horizontales en el informe. Si no desea este efecto, deber ajustar el tamao
OLE
Trabajo con Objetos OLE estticos 16
368 Manual del usuario de Crystal Reports
del objeto OLE esttico. Asimismo, se recomienda utilizar la opcin Repetir
en pginas horizontales para cualquier objeto OLE esttico que se extienda
por varias pginas.
Para insertar un objeto OLE esttico
1. Abra o cree un informe donde desea insertar un objeto OLE esttico.
2. En el men Insertar, haga clic en Imagen.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
de insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
3. Seleccione una imagen (.bmp, .tiff, .jpg, .png o .wmf) en un directorio al
que tenga acceso.
4. Haga clic en Abrir.
5. Cuando el marco del objeto aparezca, coloque la imagen lo ms a la
izquierda posible de la seccin Encabezado de informe.
6. Haga clic con el botn derecho en la imagen. Cuando el men contextual
aparezca ver que la imagen est identificada como un objeto OLE.
7. Haga doble clic en el objeto, y ver que nada sucede. Un objeto OLE
esttico no puede ser editado.
Un objeto OLE esttico dinmico es una imagen o metarchivo al que puede
acceder en Crystal Reports por medio de una ruta de archivo o direccin
URL. Generalmente, utiliza esta opcin cuando dispone de la ruta a las
imgenes o los metaarchivos como un campo de cadena en una base de
datos (es decir, no dispone de los objetos reales guardados en la base de
datos). Tambin puede utilizar esta opcin si dispone de imgenes o
metaarchivos guardados en un recurso compartido en red y sabe que estos
objetos cambian peridicamente.
La funcionalidad de estos objetos OLE estticos dinmicos (o grficos
dinmicos) se crea en Crystal Reports con una frmula de formato condicional
que permite establecer un vnculo con objetos OLE estticos por referencia.
Nota:
Esta funcin se activa cuando se actualizan los datos del informe; por
tanto, puede que no se advierta el cambio en el objeto OLE esttico
hasta que se haga clic en el botn Actualizar de Crystal Reports.
OLE
Trabajo con Objetos OLE estticos
16
Manual del usuario de Crystal Reports 369
Cuando programa un informe que contiene un objeto OLE esttico
dinmico en BusinessObjects Enterprise, las instancias que se crean
contienen la versin del objeto OLE esttico tal como exista en el
informe Crystal cuando se program. BusinessObjects Enterprise no
actualiza el objeto de forma dinmica en cada instancia.
Los informes que usan una ruta absoluta o relativa para un objeto OLE
esttico dinmico no se admiten en un entorno de BusinessObjects
Enterprise para esta edicin. Si piensa publicar informes que contienen
objetos OLE estticos dinmicos en BusinessObjects Enterprise, es
recomendable que use vnculos URL para los objetos OLE.
Para convertir un objeto OLE esttico en dinmico
1. Haga clic con el botn secundario en el objeto OLE esttico colocado y
elija Dar formato a grfico en el men contextual.
Nota: Comienza el proceso de convertir un objeto OLE esttico en
dinmico con la insercin del objeto en el informe de la forma habitual.
Este objeto se convierte en el objeto predeterminado. Si Crystal Reports
no puede encontrar la referencia dinmica al objeto, utiliza el objeto
predeterminado en su lugar.
2. En el Editor de formatos, haga clic en la ficha Imagen y, a continuacin,
haga clic en el botn Frmula condicional situado junto a la etiqueta
Ubicacin del grfico.
3. En el Taller de frmulas, cree la ruta al objeto OLE esttico.
Por ejemplo, si la ruta est guardada en un campo de base de datos,
agregue este campo a la frmula.
4. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al Editor de formatos.
5. Haga clic en Aceptar para volver al informe.
6. Haga clic en Actualizar para actualizar el vnculo de referencia al objeto
OLE esttico.
Cmo convertir un objeto OLE esttico a una imagen bitmap vinculada
1. Haga clic con el botn secundario en el objeto OLE esttico colocado y
elija Convertir objeto en el men contextual.
El cuadro de dilogo Convertir aparecer en su pantalla.
2. Seleccione Imagen de Paintbrush en la lista Tipo de objeto y haga clic
en Aceptar.
De esta manera a convertido un objeto OLE esttico a un Objeto OLE
editable.
Nota: Esta opcin no aparece si el archivo original era un metarchivo.
OLE
Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados 16
370 Manual del usuario de Crystal Reports
3. Haga clic con el botn derecho en el objeto que acaba de convertir.
Ahora el comando del men contextual es Objeto de mapa de caracteres.
4. Haga doble clic en el objeto.
Se abre Microsoft Paint, o cualquier otro programa de grficos que est
instalado en el equipo.
Objetos objetos incrustados en relacin con
vinculados
Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades
diferentes, es importante considerar las capacidades de cada uno para
decidir cual formato de OLE usar.
Objetos incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo
existente. Los datos, como tambin la imagen del objeto, son guardados con
su informe.
Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado, no influyen sobre el
archivo original y viceversa. Los cambios se hacen slo al objeto del informe.
Para insertar un objeto OLE incrustado
1. Haga clic en la ficha Diseo.
2. En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
3. Active la opcin Crear desde archivo.
El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un
objeto o buscar un objeto.
4. Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP).
5. Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto.
6. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Aparecer un rectngulo de colocacin.
7. Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin
Encabezado de Informe.
8. Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin
est identificada en el men contextual como un objeto OLE.
OLE
Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados
16
Manual del usuario de Crystal Reports 371
El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un
Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado.
9. Haga doble clic en el objeto.
Nota: Permanecer en Crystal Reports, pero todos los mens y barras
de herramientas se habrn combinado con los de Microsoft Paint o los
de cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo.
Usando esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si
lo desea. Recuerde que an cuando est trabajando con las
herramientas del programa servidor de OLE, no est trabajando en el
objeto original, sino en una copia del original, por lo que nada que usted
haga aqu afectar al objeto original.
Objetos vinculados
Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe, Windows copia una
imagen de los datos (pero no los propios datos) de un archivo existente. La
imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los datos
utilizados para crearlo. Los datos reales permanecen con el archivo original.
Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto dentro
del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace cambia
directamente el archivo original.
Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros
programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes,
vincule el objeto a su informe. Un vnculo automtico se actualiza desde el
archivo de origen cada vez que se carga el informe; un vnculo manual slo
se actualiza cuando se solicita. En el cuadro de dilogo Editar vnculos se
puede forzar la realizacin de actualizaciones, interrumpir vnculos o definir
nuevos vnculos.
Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa vinculacin
usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando toda conexin con
los datos originales en el documento servidor. Un objeto vinculado en un
programa contenedor es simplemente una presentacin del objeto y un
vnculo entre el objeto y el documento servidor. Cuando interrumpe el
vnculo, se queda nicamente con la presentacin y sin la relacin con los
datos originales o las capacidades de edicin del programa servidor. En este
caso, Crystal Reports convierte el objeto en un objeto esttico, es decir, un
objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE
ni convertirse en un objeto OLE editable.
OLE
Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados 16
372 Manual del usuario de Crystal Reports
Para vincular un objeto de imagen bitmap
1. En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
2. Active la opcin Crear desde archivo.
El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un
objeto o buscar un objeto.
3. Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP).
4. Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto.
5. Active la casilla de verificacin Vincular.
6. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Aparecer un rectngulo de colocacin.
7. Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado.
8. Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin est
identificado como un objeto OLE.
El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un
Objeto Vinculado de Imagen Bitmap.
9. Haga doble clic en el objeto.
Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versin original del
objeto. Cualquier cambio que haga al original se ver reflejado en la
versin que aparezca en su informe.
10. Cierre Microsoft Paint o la aplicacin grfica que est usando y vuelva a
su informe.
c
a
p

t
u
l
o
Objetos de tablas cruzadas
Objetos de tablas cruzadas
Qu es un objeto de tabla cruzada? 17
374 Manual del usuario de Crystal Reports
Qu es un objeto de tabla cruzada?
Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que devuelve valores basados
en los criterios especificados. Los datos aparecen en filas y columnas
compactas. Este formato facilita comparar datos e identificar tendencias. Las
tablas cruzadas contienen tres elementos:
Filas
Columnas
Campos de resumen
Las filas de una tabla se presentan en direccin horizontal (de lado a
lado). En el ejemplo anterior, Guantes es una fila.
Las columnas de una tabla cruzada van verticalmente (de arriba a
abajo). En el ejemplo anterior, EE.UU. es una columna.
Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila con una
columna. El valor situado en cada interseccin representa un resumen
(suma, recuento, etc.) de los registros que cumplen los criterios de la fila y la
columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la interseccin de "Guantes" y
"EE.UU.", representa la cantidad de guantes vendidos en EE.UU.
Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo anterior, este
total representa la cantidad de un producto vendido en todos los pases.
Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el nmero total de guantes
vendidos en todos los pases.
Objetos de tablas cruzadas
Ejemplo de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 375
Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada fila.
Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el ejemplo
anterior, este total representa la cantidad de todos productos vendidos
en un solo pas. Al final de la columna "EE.UU." el valor es 4, el nmero
total de productos (guantes, cintos y zapatos) vendidos en EE.UU.
Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada columna.
En la interseccin del Total de columna (total de todos los productos) y el
Total de fila (total por pases) es el total general. En el ejemplo anterior, el
valor en la interseccin es 12, el nmero total de todos los productos
vendidos en todos pases.
Ejemplo de tabla cruzada
Este ejemplo muestra cmo se puede utilizar un objeto de tabla cruzada para
facilitar la comprensin de los datos complejos. El objetivo de este informe es
analizar las ventas por unidad de cinco tipos diferentes de candados para
bicicletas en cuatro regiones diferentes (un informe de ventas por unidad de
candados por regin). Para mayor claridad slo hemos incluido la
informacin esencial en stos informes, esto es:
La regin de procedencia del pedido.
El nombre del candado.
La cantidad pedida.
Esta primera manera de ver los datos es la ms bsica de todos los informes,
un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupacin.
Objetos de tablas cruzadas
Ejemplo de tabla cruzada 17
376 Manual del usuario de Crystal Reports
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar
Este informe presenta detalles. Cada fila representa un pedido individual.
Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los diferentes
candados. Pero debido a que no hay un resumen de la informacin, es casi
imposible obtener informacin til de un informe como ste.
El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede
agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas opciones.
Veremos ambas opciones.
Informe de datos de pedido agrupados por regin
Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aqu los datos
estn agrupados por Regin. Todos los pedidos de cada Regin estn juntos
y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos para todos los
diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el campo Cantidad
determinara el nmero total de candados vendidos por regin, pero no el
total de cada tipo de candado.
Objetos de tablas cruzadas
Ejemplo de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 377
Informe de datos de pedido agrupados por producto
Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos los
pedidos para un producto especfico. A primera vista dara la impresin que
esta informacin podra ser til, pero en seguida se hace evidente que cada
grupo de productos incluye pedidos de varias regiones diferentes.
La informacin es til y nos trae un poco ms cerca de nuestro objetivo pero
todava nos falta bastante para obtener lo que queremos y de la manera que
lo queremos.
Cada grupo de Regin contiene pedidos para los diferentes tipos
de candados.
Objetos de tablas cruzadas
Ejemplo de tabla cruzada 17
378 Manual del usuario de Crystal Reports
Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto
Este informe es el siguiente paso lgico. Si el informe Por Regin contiene
mltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto
contiene mltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el
combinar los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos primero
por Regin y luego por Producto.
Cada grupo de productos contiene pedidos de
muchas regiones.
Objetos de tablas cruzadas
Ejemplo de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 379
Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de
analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un
informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las tablas
cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada
Utilizando tablas cruzadas, toda la informacin que necesita se provee en un
formato compacto. El informe muestra que productos fueron vendidos en que
regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas. Por ejemplo, es
muy fcil ver ahora que el uso de los candados Guardian XL 'U' no est
muy generalizado en British Columbia pero s en Florida, o que en California
se vendieron ms candados en todas las categoras que en Alabama.
Cada grupo contiene pedidos de un producto para una regin.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada 17
380 Manual del usuario de Crystal Reports
En este objeto de tabla cruzada:
Los nombres de productos son los encabezados de fila.
Las regiones son los encabezados de columna.
El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos los
pedidos de un tipo de producto de una regin en particular, por ejemplo,
el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia.
El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en
todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian ATB Lock"
para Alabama, British Columbia, California y Florida combinados.
El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de todos
los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero total de
candados vendidos en California.
El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el
total de unidades vendidas de todos los candados en todas las regiones.
El informe es compacto y permite comparar los hbitos de compras de sus
clientes de un solo vistazo.
Creacin de un informe de tabla cruzada
Esta seccin le ofrece los pasos para crear un objeto de tabla cruzada en un
informe nuevo y cmo agregar un objeto de Tabla cruzada a un informe
existente.
Puntos a recordar al usar objetos de tabla cruzada:
Nombre de
Productos.
Regiones.
Total - todos los productos
en una regin.
Total - todos los
productos en todas
l i
Total - un
producto en
una regin.
Total - un producto en
todas las regiones.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 381
Es posible tener diferentes campos de filas, columnas y resumidos.
Puede utilizar frmulas de hora de impresin como filas o columnas.
Se pueden utilizar campos de totales acumulados como campo resumido.
Se puede incluir una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) en
las filas de la tabla cruzada.
Nota: La ordenacin de grupos no se puede aplicar a las columnas.
Es posible insertar tantos objetos de tabla cruzada como necesite en un
informe.
Es posible insertar la tabla cruzada ya sea en el Encabezado o Pie del
informe o en el Encabezado o Pie del grupo.
Es posible colocar objetos de tabla cruzada en subinformes. Esto resulta
til cuando se desea referir a los resultados de otro informe.
Para crear un nuevo informe de tabla cruzada
En la pgina de inicio, haga clic en Asistente para la creacin de
informes de tablas cruzadas.
Aparece el Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas.
Especificacin del origen de datos
1. En la pantalla Datos, busque el origen de datos que desee utilizar.
En este ejemplo usaremos la base de datos de muestra Xtreme_es.
Para obtener informacin sobre cmo se selecciona un origen de datos,
consulte "Seleccin de una base de datos para usar " en la pgina 56.
2. Seleccione las tablas que contienen los campos que desea incluir en el
informe.
Sugerencia: Use la combinacin Ctrl-clic para seleccionar un rango no
continuo de campos y la combinacinMays-clic para seleccionar una
lista continua de campos.
En este ejemplo usaremos Cliente, Pedidos, Detalles del pedido y
Producto.
3. Haga clic en la flecha > para agregar las tablas seleccionadas.
4. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Vnculo.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada 17
382 Manual del usuario de Crystal Reports
Modificacin de los vnculos
1. En este ejemplo, asegrese de que la tabla Clientes est vinculada a la
tabla Productos va las tablas Pedidos y Detalles del pedido.
Si no le gusta la vinculacin recomendada automticamente por Crystal
Reports, cmbiela haciendo clic en Borrar vnculos y luego seleccione
los campos que desea vincular.
2. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Tablas cruzadas.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada
Agregue campos del rea Campos disponibles a las reas Filas, Columnas y
Campos de resumen.
1. En la tabla Cliente, seleccione Regin y luego haga clic en la flecha >
junto al rea Filas.
El campo Regin se agrega al rea Fila.
Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas
de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas
Columnas, Filas o Campos de resumen.
2. En la tabla Producto, seleccione Clase de producto y luego haga clic
en la flecha > junto al rea Columnas.
El campo Clase de producto se agrega al rea Columnas.
3. En la tabla Pedidos, seleccione Monto del pedido y luego haga clic en
la flecha > junto al rea Campos de resumen.
El campo Monto del pedido se agrega al rea Campos de resumen.
4. Seleccione la operacin de resumen que desee realizar en Monto del
pedido en la lista situada debajo del rea Campos de resumen.
5. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Grfico.
Adicin de un grfico
1. Seleccione el tipo de grfico que desee ver en el informe.
Grfico de barras
Grfico de lneas
Grfico circular
Nota: Si no desea agregar un grfico, deje seleccionada la opcin Sin
diagrama y vaya a "Seleccin de registros " en la pgina 383.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 383
2. Cambie la informacin de grficos determinada para que se adapte a su
informe.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos de grupos,
consulte "Creacin de grficos basados en campos de resumen o de
subtotal (organizacin de grupo) " en la pgina 328.
3. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Seleccin de registro.
Seleccin de registros
Use esta pantalla para aplicar condiciones de seleccin. Esto limita los
resultados devueltos a su informe a slo aquellos registros en los que est
interesado.
1. Seleccione el campo al que desee aplicar la seleccin.
Para este ejemplo elija Regin.
2. Haga clic en la flecha >.
El campo se agrega al rea Campos de filtros y aparece la lista de tipos
de filtro debajo del rea.
3. En la lista de tipos de filtro elija un mtodo de filtro.
En este ejemplo, elija es uno de como mtodo de filtro.
4. En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores
en los que desee filtrar y haga clic en Agregar.
En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable.
El informe le entregar un desglose y un resumen de ventas de bicicletas
y accesorios para Arizona, California y Oregn.
5. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Estilo.
Aplicacin de un estilo predefinido y finalizacin del informe
1. Seleccione un estilo.
Seleccione para este ejemplo Original.
2. Haga clic en Finalizar.
El informe de tablas cruzadas aparece en la ficha Vista previa.
3. Si no desea que la tabla cruzada aparezca en el Encabezado de
informe, haga clic en la ficha Diseo , y mueva la tabla cruzada al Pie
de informe.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada 17
384 Manual del usuario de Crystal Reports
Nota:
Tambin puede colocar la tabla cruzada en el Encabezado de grupo
o en el Pie de pgina de grupo.
Si ubica la tabla cruzada en el Pie del informe, desactive la
eliminacin del pie haciendo clic con el botn secundario en el rea
gris de Pie de informe y seleccionando No suprimir.
4. Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Para agregar un tabla cruzada a un informe existente
1. Abra su informe.
En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el
directorio Feature Examples.
2. Haga clic en la ficha Diseo.
3. En el men Insertar, haga clic en Tabla cruzada.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
A medida que arrastra el objeto de tabla cruzada en su informe, aparece
un marco de objeto con el cursor de flecha.
4. Coloque el marco de objeto en un rea vaca del Encabezado de grupo
1 y haga clic para liberarlo.
Aparecer un objeto de tabla cruzada vaco en el informe. Puede
arrastrar campos desde el Explorador de campos a la tabla cruzada.
Este ejemplo usa los campos Nombre del cliente, Pas y Ventas del ao
anterior de la tabla Cliente.
5. En el Explorador de campos, seleccione Nombre del cliente y arrstrelo
a la tabla cruzada.
Este campo ser el valor de la columna.
6. Arrastre el campo a la esquina superior derecha del objeto de tabla cruzada.
Se mostrar una flecha de colocacin para mostrar dnde aparecer al
situarlo.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada
17
Manual del usuario de Crystal Reports 385
Una vez que haya hecho clic para liberar el campo, aparecer a la
derecha de la columna seleccionada.
7. En el Explorador de campos, seleccione Pas y arrstrelo a la tabla cruzada.
Este campo ser el valor de la fila.
8. Arrastre el campo a la esquina inferior izquierda del objeto de tabla
cruzada, y haga clic para liberarlo.
9. Finalmente, arrastre Ventas del ltimo ao a las celdas Insertar
resumen de la tabla cruzada, y haga clic para liberarlo.
Sugerencia: Observe que todas las celdas cambian de color al colocar
el campo sobre ellas.
10. Haga clic en la ficha Vista previa para ver la tabla cruzada.
Para agregar una tabla cruzada a un informe existente mediante el
Asistente de tablas cruzadas
En este ejemplo se agrega una tabla cruzada a un informe existente para
mostrar la comparacin de las ventas en Amrica del Norte y el resto del
mundo. Sin embargo, en lugar de definir el informe arrastrando campos a
l, utilizar el Asistente de tablas cruzadas.
1. Abra su informe.
En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el
directorio Feature Examples.
2. Haga clic en la ficha Diseo.
3. En el men Insertar, haga clic en Tabla cruzada.
Objetos de tablas cruzadas
Creacin de un informe de tabla cruzada 17
386 Manual del usuario de Crystal Reports
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el
botn Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar
herramientas.
A medida que arrastra el objeto de tabla cruzada en su informe, aparece
un marco de objeto con el cursor de flecha.
4. Coloque el marco de objeto en un rea vaca del Encabezado de
informe y haga clic para liberarlo.
Aparecer un objeto de tabla cruzada vaco en el informe.
5. Haga clic en la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas
cruzadas en el men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Este cuadro de dilogo tiene
tres fichas: Tabla cruzada, Estilo y Personalizar estilo.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada
Agregue campos a las reas Filas, Columnas y Campos resumidos.
1. En la lista Campos disponibles, seleccione Pas y luego haga clic en la
flecha > junto al rea Filas.
El campo Pas se agrega al rea Fila.
Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas
de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas
Columnas, Filas o Campos resumidos.
2. En la lista Campos disponibles, seleccione Ventas del ltimo ao y,
despus, haga clic en la flecha > situada junto al rea Campos resumidos.
El campo Ventas del ltimo ao se agrega al rea Campos resumidos.
3. Aplique estructura adicional:
Haga clic en Pas en el rea Filas.
Haga clic en Opciones de grupo.
Seleccione en orden especificado de la lista desplegable.
Escriba Norteamrica como nombre del grupo con nombre.
Haga clic en Nuevo.
Elija es uno de de la lista desplegable.
Objetos de tablas cruzadas
Trabajo con tablas cruzadas
17
Manual del usuario de Crystal Reports 387
En la lista desplegable, seleccione Canad, Mxico y Estados
Unidos.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir grupo
nombrado.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de
grupo de tabla cruzada.
Eleccin de un estilo predefinido
1. Haga clic en la ficha Estilo.
2. Seleccione un estilo.
Aplicacin de un estilo personalizado
1. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
2. Personalice el estilo como desee.
Finalizacin de la tabla cruzada
1. Haga clic en Aceptar.
2. En el men Informe, haga clic en Actualizar datos de informe.
Aparece el informe actualizado.
Trabajo con tablas cruzadas
Esta seccin describe cmo se puede trabajar con una tabla cruzada una vez
agregada al informe:
Mostrar valores como porcentajes
Abreviar campos resumidos grandes
Personalizar etiquetas de fila y de columna
Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas
Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas
Objetos de tablas cruzadas
Trabajo con tablas cruzadas 17
388 Manual del usuario de Crystal Reports
Mostrar valores como porcentajes
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. En la ficha Tablas cruzadas, seleccione un campo resumido y luego
haga clic en Cambiar resumen.
3. En el cuadro de dilogo Editar resumen, seleccione la opcin Mostrar
como porcentaje de y elija el campo de resumen en el que desee basar
el porcentaje.
4. Elija Fila o Columna dependiendo de que desee que los valores de
porcentaje se calculen horizontalmente (fila) o verticalmente (columna).
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar resumen.
6. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
Los valores de campos resumidos se mostrarn ahora como porcentajes
en la tabla cruzada.
Sugerencia: Tambin puede acceder al cuadro de dilogo Editar resumen
directamente desde tabla cruzada seleccionando el campo de resumen y
eligiendo Editar resumen en el men contextual.
Abreviar campos resumidos grandes
Como los valores de los campos resumidos de una tabla cruzada suelen ser
muy grandes, Crystal Reports permite abreviar dichos valores.
Nota: Para ejecutar este procedimiento, el informe con el que se est
trabajando debe incluir la funcin personalizada denominada
cdFormatCurrencyUsingScaling. El informe de ejemplo denominado
Custom Functions.rpt incluye esta funcin. Los informes de muestra
estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.
1. Haga clic con el botn secundario en el campo resumido que desee
abreviar y elija Dar formato al campo en el men contextual.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2. En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado
junto a Mostrar cadena.
3. En el rbol Funciones del Editor de frmulas de formato, seleccione
cdFormatCurrencyUsingScaling en la carpeta Funciones
personalizadas.
Objetos de tablas cruzadas
Trabajo con tablas cruzadas
17
Manual del usuario de Crystal Reports 389
4. Rellene los argumentos de la funcin personalizada del siguiente modo:
cdFormatCurrencyUsingScaling
(CurrentFieldValue,1,"K","M")
Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta
Funciones de formato del rbol Funciones. Este argumento define el
valor real que se va a resumir.
Como segundo argumento, especifique el nmero de decimales que
desee que se muestren en la tabla cruzada.
Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas
(encerradas entre comillas) que desee que se muestren como
smbolos de miles y de millones.
5. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula.
6. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de
frmulas.
7. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y
cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop.
Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato.
8. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
Los valores de campos resumidos se mostrarn abreviados de la forma
que se haya definido.
Nota: Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar
y modificar la muestra proporcionada para abreviar un campo resumido. En
general, la utilizacin de una funcin personalizada no es un requisito para
trabajar con la caracterstica Mostrar cadena. Se pueden escribir las frmulas
de Mostrar cadena que se necesiten siempre y cuando su valor de
devolucin sea una cadena.
Personalizar etiquetas de fila y de columna
De forma predeterminada, las etiquetas de fila y de columna se derivan de
los datos en que se base la tabla cruzada. Sin embargo, se pueden
personalizar etiquetas de fila y de columna.
1. Haga clic con el botn secundario en la fila o columna que desee
personalizar y elija Dar formato al campo en el men contextual.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2. En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado
junto a Mostrar cadena.
Objetos de tablas cruzadas
Trabajo con tablas cruzadas 17
390 Manual del usuario de Crystal Reports
3. En el Editor de frmulas de formato, cree el texto de frmula que
describa los nombres personalizados que desee utilizar as como las
condiciones bajo las que deban aplicarse dichos nombres.
Para obtener ms informacin sobre cmo se realiza esta accin, vea
"Trabajo con formato condicional " en la pgina 308.
4. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula.
5. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de
frmulas.
6. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y
cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop.
Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato.
7. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
Los nombres personalizados de filas y de columnas se mostrarn
cuando se satisfagan las condiciones establecidas.
Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas
Los campos de totales acumulados pueden ser tiles como campos de
resumen en objetos de tabla cruzada. Puede crear una tabla cruzada propia
como se muestra en "Creacin de un informe de tabla cruzada " en la
pgina 380, pero puede elegir un campo de total acumulado como campo de
resumen propio.
Nota: No se pueden utilizar campos de totales acumulados como columnas
o filas en una tabla cruzada.
Si desea un total acumulado que totalice las columnas de la tabla cruzada,
debe ordenar los registros de la misma por columnas y luego por filas.
Para totalizar columnas
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
2. En la ficha Tablas cruzadas del Asistente de tablas cruzadas,
asegrese de haber agregado un campo de total acumulado al rea
Campos resumidos.
3. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada del informe.
4. Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla
cruzada por el campo designado como Columna en el Asistente de
tablas cruzadas.
Objetos de tablas cruzadas
Trabajo con tablas cruzadas
17
Manual del usuario de Crystal Reports 391
5. Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Fila en el
Asistente de tablas cruzadas.
Si desea un total acumulado que totalice las filas de la tabla cruzada, debe
ordenar los registros de la misma por filas y luego por columnas.
Para totalizar filas
1. Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior.
2. Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla
cruzada por el campo designado como Fila en el Asistente de tablas
cruzadas.
3. Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Columna en
el Asistente de tablas cruzadas.
Si agrega una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) basada en un
campo de total acumulado, la ordenacin tiene lugar en los valores de totales
acumulados que se muestran en las reas de totales de filas/columnas de la
tabla cruzada, sin basarse en los totales de los campos de resumen.
Adems, en este caso, los resultados de totales acumulados aparecen
correctamente slo en los datos de totales y no en los datos de celdas.
Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en
mltiples pginas
Al crear una tabla cruzada que es ms ancha o ms larga que el tamao de
pgina especificado, el programa distribuye automticamente la impresin en
varias pginas para acomodar el tamao de la tabla cruzada. En la ficha Vista
previa, aparecer una lnea en cada salto de pgina. Para facilitar la lectura,
se repiten los encabezados de columna en las pginas subsiguientes.
Tambin se pueden repetir encabezados de fila usando la opcin Mantener
columnas juntas.
Para repetir etiquetas de fila
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3. Seleccione la casilla de verificacin Repetir etiquetas de filas, si lo desea.
Crystal Reports permite establecer que determinados objetos de informe que
no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de
campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en
Objetos de tablas cruzadas
Formato de tablas cruzadas 17
392 Manual del usuario de Crystal Reports
cada pgina horizontal adicional creada por una tabla cruzada. Para obtener
ms informacin, consulte "Repeticin de objetos de informe en pginas
horizontales " en la pgina 304.
Formato de tablas cruzadas
Crystal Reports tiene poderosas capacidades para dar formato que se
pueden aplicar a las tablas cruzadas. Las secciones siguientes describen
estos procedimientos clave:
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas
cruzadas
Formato del color de fondo de filas y columnas completas
Formato de campos de manera individual
Formato de varios campos a la vez
Eliminacin de datos de tablas cruzadas
Presentacin horizontal de campos resumidos
Al aplicar formatos, como colores de fondo, bordes y caracteres, puede
destacar datos importantes y crear tablas cruzadas fciles de entender y de
apariencia profesional. Para obtener ms informacin, consulte "Propiedades
de formato " en la pgina 295.
Tambin puede utilizar el Asistente de resaltado para aplicar formato
condicional a las celdas de las tablas cruzadas. Para obtener acceso al
Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en la celda a la que
desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Asistente de
resaltado. Para obtener ms informacin, consulte "Usar el Asistente de
resaltado " en la pgina 313.
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de
tablas cruzadas
1. Haga clic en una celda de la tabla cruzada para activar los controladores
de tamao.
2. Haga clic y arrastre uno de los controladores de tamao para aumentar
el ancho o el alto de la celda.
3. Haga clic en una opcin de alineacin de la barra de herramientas
Formato para cambiar la alineacin de los datos de la celda.
Puede elegir entre alineacin izquierda, derecha, centrar y justificado.
Objetos de tablas cruzadas
Formato de tablas cruzadas
17
Manual del usuario de Crystal Reports 393
Nota: Los cambios efectuados a una celda afectan a todas las celdas
similares. Por ejemplo, si se cambia el ancho de una celda de campo de
resumen, se cambia simultneamente el ancho todas las dems celdas de
campo de resumen.
Formato del color de fondo de filas y columnas completas
Use los colores de fondo para destacar filas o columnas de la tabla cruzada.
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3. Haga clic en la fila (en el rea Filas) o en la columna (en el rea
Columnas) y seleccione un color de la lista desplegable Color de fondo.
4. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
La fila o columna tendr el formato especificado.
Formato de campos de manera individual
1. Haga clic con el botn derecho en el campo a que desea dar formato y
elija Dar formato a campo del men contextual.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2. En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes,
numeracin, smbolos de moneda e impresin.
3. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
El campo tendr el formato especificado.
Objetos de tablas cruzadas
Formato de tablas cruzadas 17
394 Manual del usuario de Crystal Reports
Formato de varios campos a la vez
1. Use el mtodo Maysculas -clic para destacar los campos deseados.
2. Haga clic con el botn derecho en cualquiera de ellos y elija Dar formato
a objetos del men contextual.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3. En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes,
numeracin, smbolos de moneda e impresin.
4. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada.
Los campos tendrn el formato especificado.
Eliminacin de datos de tablas cruzadas
Esta seccin le indica los pasos requeridos para suprimir datos de su
informe. Puede suprimir:
Filas y columnas vacas.
Totales generales de filas y columnas.
Subtotales y sus etiquetas.
Para suprimir filas y columnas vacas
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3. Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir filas vacas o
Suprimir columnas vacas.
4. Haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando imprima el informe, no aparecern las filas ni columnas
vacas.
Para eliminar totales generales de filas y columnas
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
Objetos de tablas cruzadas
Formato de tablas cruzadas
17
Manual del usuario de Crystal Reports 395
3. Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir totales generales
de filas o Suprimir totales generales de columnas.
4. Haga clic en Aceptar.
Para eliminar subtotales y sus etiquetas
Si tiene ms de dos grupos en la tabla cruzada, puede suprimir el subtotal y
la etiqueta a uno de ellos.
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3. Haga clic en el campo cuyo subtotal desea suprimir.
Se activan las casillas de verificacin Suprimir subtotal y Suprimir etiqueta.
4. En el rea Opciones de grupo, seleccione la casilla de verificacin
Suprimir subtotal.
5. Haga clic en la casilla de verificacin Suprimir etiqueta para eliminar la
etiqueta asociada con el subtotal.
6. Haga clic en Aceptar.
Presentacin horizontal de campos resumidos
Si la tabla cruzada tiene dos o ms campos resumidos, se pueden mostrar
sus valores horizontalmente en lugar de verticalmente (valor
predeterminado).
1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco
de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el
men contextual.
Aparece el Asistente de tablas cruzadas.
2. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3. En el rea Campos resumidos, seleccione Horizontal.
4. Active la casilla de verificacin Mostrar etiquetas si desea que se
muestren etiquetas para los campos resumidos.
Las etiquetas se muestran en la direccin que elija para los campos
resumidos.
5. Haga clic en Aceptar.
Objetos de tablas cruzadas
Formato de tablas cruzadas 17
396 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Elaboracin de consultas
Elaboracin de consultas
Conexin con un universo 18
398 Manual del usuario de Crystal Reports
Conexin con un universo
En Crystal Reports se accede al Panel de consulta de Business Objects
mediante el Asistente de base de datos. Despus de seleccionar Universos
en el nodo Crear nueva conexin, se le pedir que se conecte a
BusinessObjects Enterprise; a continuacin, podr seleccionar un universo y
disear la consulta.
Para conectarse con un universo
1. En Crystal Reports, en el men Archivo, haga clic en Nuevo y en
Informe en blanco.
2. En el Asistente de base de datos, haga doble clic en Crear nueva
conexin.
3. Haga doble clic en Universos.
4. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha
conectado.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
5. Seleccione el universo en el que desee basar la consulta y haga clic en
Abrir.
Aparecer el Panel de consulta de Business Objects.
Definicin de la seleccin de datos para una
consulta
Las consultas se crean en el Panel de consulta utilizando objetos de un universo
Business Objects. Los objetos del universo son una representacin grfica de la
informacin disponible en una base de datos. Los objetos del universo estn
asignados a las columnas y filas de las tablas de la base de datos.
El Panel de consulta se divide a su vez en varios paneles.
El panel de la izquierda muestra una vista de rbol de los objetos que
contiene el universo. En el Panel de consulta no se pueden agregar
nuevos objetos ni editar objetos existentes. Para obtener informacin
sobre los tipos de objetos que pueden aparecer en este panel, consulte
"Referencia rpida a objetos " en la pgina 400.
Elaboracin de consultas
Definicin de la seleccin de datos para una consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 399
Nota: Puede ver todos los objetos disponibles en este panel si
selecciona "Todos los objetos". Si desea consultar cmo se relacionan
los objetos entre s, seleccione "Jerarquas". Esta opcin proporciona
una representacin visual de la estructura jerrquica de los objetos, si
dicha estructura existe en el universo.
El panel Objetos del resultado es la ubicacin donde se sitan los
objetos que se desean incluir en la consulta.
El panel Filtros de consulta es la ubicacin donde se sitan los objetos
que se utilizarn para delimitar los datos que se reciben del universo.
Puede definir el filtro cuando agrega objetos a este panel.
Para elaborar una consulta sencilla
1. En el campo Nombre de la consulta, indique un nombre para la consulta.
Nota: Crystal Reports utiliza el nombre de la consulta como nombre del
comando SQL que crea el informe. Despus de crear la consulta en el
Panel de consulta, podr ver su nombre en las reas Orgenes de datos
disponibles y Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos.
2. Seleccione un objeto en el panel izquierdo y haga doble clic o arrstrelo
al panel Objetos del resultado.
Los objetos que aparecen en este panel se convierten en campos
incluidos en el informe Crystal.
3. Repita el paso anterior con cada objeto que desea incluir en la consulta.
4. Seleccione un objeto en el panel izquierdo o en el panel Objetos del
resultado y arrstrelo al panel Filtros de consulta.
Los filtros se agregan a este panel para limitar los datos que devuelve la
consulta basndose en el objeto seleccionado. El filtro limita los datos
que puede ver el usuario y reduce el tiempo de ejecucin de las
consultas. Para obtener informacin sobre cmo agregar filtros, consulte
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Si la consulta contiene peticiones de orden, seleccione los valores
solicitados en el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro.
Para obtener informacin sobre el uso del cuadro de dilogo Introducir
valores de parmetro, busque el cuadro de dilogo por su nombre en la
Ayuda en lnea de Crystal Reports.
7. Si el origen de datos es seguro, utilice el cuadro de dilogo de conexin
para conectarse a la base de datos que utiliza el universo.
Elaboracin de consultas
Definicin de la seleccin de datos para una consulta 18
400 Manual del usuario de Crystal Reports
Para obtener informacin sobre la utilizacin de los cuadros de dilogo
de conexin compatibles, busque Conectividad de origen de datos
(cuadros de dilogo) en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Referencia rpida a objetos
Un objeto es un componente con nombre que se asigna a datos o a
derivados de datos de la base de datos. Por ejemplo, un objeto puede
representar una columna en una tabla de la base de datos o ser el resumen
de los valores de una columna.
En la consulta los objetos se utilizan para recuperar datos para los informes.
Por ejemplo, algunos objetos del universo de recursos humanos pueden ser
Nombres, Direcciones y Sueldos.
Los objetos pueden representar diferentes tipos de informacin.
Nota: Los objetos no se pueden definir directamente en el Panel de
consulta. Para definir los objetos de un universo, utilice el BusinessObjects
Designer.
Objeto Ejemplos Descripcin
Dimension Este objeto recupera los datos que proporcionan la base
para el anlisis en un informe. Por lo general, los objetos de
dimensin recuperan datos de tipo carcter (por ejemplo,
nombres de clientes, nombres de instalaciones o fechas).
Informacin Este objeto proporciona datos descriptivos sobre una
dimensin. La informacin siempre est conectada con la
dimensin sobre la que proporciona datos adicionales. Por
ejemplo, edad es un objeto de informacin asociado con la
dimensin de cliente. La direccin proporciona informacin
adicional sobre los clientes.
Indicador Este objeto recupera datos numricos resultado de clculos
en los datos de la base de datos. Por ejemplo, el indicador
de ingresos es el clculo del nmero de artculos vendidos
multiplicado por el precio del artculo. Los objetos de
indicador se incluyen a menudo en la clase Indicadores.
Elaboracin de consultas
Edicin de una consulta existente
18
Manual del usuario de Crystal Reports 401
Edicin de una consulta existente
Puede volver al Panel de consulta para modificar una consulta existente.
Puede agregar o quitar objetos o bien agregar, editar o quitar filtros.
Para editar una consulta existente
1. En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen
de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Asistente de base
de datos.
2. En el Asistente de base de datos, haga clic con el botn derecho en la
lista Tablas seleccionadas y elija Editar comando.
3. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha conectado.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
4. En el Panel de consulta, edite la consulta segn considere necesario.
5. Cuando haya terminado de editar la consulta, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos para volver al
informe.
Los cambios efectuados en la consulta aparecern reflejados en Crystal
Reports.
Nota: Si quita objetos de la consulta que ha utilizado en el informe
Crystal, tambin debe quitarlos del informe.
Visualizacin del cdigo SQL de una consulta
Cuando crea una consulta, Crystal Reports genera automticamente el SQL
correspondiente y lo guarda como un objeto de comando SQL de Crystal.
Para obtener ms informacin sobre los objetos de comando SQL, busque
Definicin de un comando SQL en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Para ver el cdigo SQL al crear una consulta
En el Panel de consulta, haga clic en Ver SQL.
Aparecer el cuadro de dilogo SQL, que contendr el cdigo SQL que
constituye la consulta. Use esta opcin si desea comprobar el cdigo
SQL cuando cree una consulta.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
402 Manual del usuario de Crystal Reports
Para ver el cdigo SQL una vez creada una consulta
En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen
de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Mostrar consulta
SQL.
Podr ver el SQL en el cuadro de dilogo Mostrar Consulta SQL.
O
En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen
de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Asistente de base
de datos.
En el Asistente de base de datos, haga clic con el botn derecho en la
lista Tablas seleccionadas y elija Ver comando. Podr ver el SQL en el
cuadro de dilogo Ver comando.
Filtros y peticiones de orden de consulta
Creacin de filtros de consulta
En una consulta puede utilizar diferentes tipos de filtros:
Filtros predefinidos
Estos filtros los crea el administrador.
Filtros personalizados
Estos filtros los define el usuario cuando crea la consulta.
Filtros avanzados
Estos filtros se definen en una subseleccin de los datos de la consulta.
Peticiones de orden
Las peticiones de orden son filtros dinmicos que se definen para
presentar una pregunta o una lista de valores; los usuarios pueden
seleccionar diferentes valores de filtro cada vez que actualizan el informe.
Para agregar un filtro predefinido a una consulta
1. Haga doble clic en los objetos que desea utilizar en el informe o
arrstrelos al panel Objetos del resultado.
Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la seleccin de
objetos para crear una consulta, vea "Definicin de la seleccin de datos
para una consulta " en la pgina 398.
2. Arrastre un filtro predefinido al panel Filtros de consulta.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 403
Cuando ejecuta la consulta, en el informe se obtienen los datos
correspondientes a los filtros seleccionados.
Nota: Los filtros predefinidos los crea y edita el administrador. Como usuario
del Panel de consulta, no puede ver ni editar los componentes de los filtros
predefinidos.
Para crear un filtro personalizado con el Editor de filtros
1. Seleccione el objeto que desea filtrar y arrstrelo al panel Filtros de
consulta.
Aparece el Editor de filtros. El nombre del objeto seleccionado se
muestra bajo el texto "Objeto filtrado".
2. Seleccione un operador en la lista.
Para obtener una descripcin y un ejemplo de cada operador, consulte
"Referencia rpida a operadores de filtro de consulta " en la pgina 412.
3. Seleccione Constante o Valor(es) de la lista.
4. En funcin del operador seleccionado, introduzca un solo valor o varios
valores en el campo Escriba un valor.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar las propiedades del filtro
personalizado.
El nuevo filtro se muestra en el panel Filtros de consulta.
Elaboracin de peticiones de orden
Una peticin de orden es un filtro dinmico que muestra una pregunta cada
vez que se actualizan los datos de un informe. La respuesta a la peticin de
orden se efecta escribiendo o seleccionando los valores que se desean ver
antes de actualizar los datos. Crystal Reports slo recupera de la base de
datos los valores especificados y los muestra en el informe.
Sugerencia: Las peticiones de orden permiten que varios usuarios vean un
solo informe pero especifiquen un subconjunto diferente de informacin de la
base de datos. Adems, reducen el tiempo de recuperacin de los datos de
la base de datos.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
404 Manual del usuario de Crystal Reports
Para crear una peticin de orden
1. Seleccione el objeto en el que desea aplicar una peticin de orden y
arrstrelo al panel Filtros de consulta.
Por ejemplo, si desea permitir que los usuarios especifiquen la regin
geogrfica en el informe, arrastre el campo Regin al panel Filtros de
consulta.
Aparece el Editor de filtros. De forma predeterminada, el nombre del filtro
es el nombre del objeto filtrado.
2. Seleccione un operador en la lista.
Consulte "Referencia rpida a operadores de filtro de consulta " en la
pgina 412.
Nota: En las peticiones de orden no puede utilizar los siguientes
operadores: No se ha indicado, Se ha indicado, Ambos, Excepto.
3. En Tipo de operador, seleccione Peticin de orden.
El campo de texto Peticin de orden muestra el mensaje
predeterminado.
4. Si desea modificar el mensaje predeterminado, edtelo para plantear una
pregunta.
Por ejemplo, podra preguntar "De qu regin desea consultar los datos?".
5. Active Seleccionar slo de la lista si desea que la pregunta enumere
una lista de valores que los usuarios pueden seleccionar.
Use esta opcin si desea impedir que los usuarios escriban un valor que
puede no existir en la base de datos.
6. Haga clic en Aceptar para confirmar la pregunta.
La pregunta aparecer cada vez que se actualice el informe.
Temas relacionados:
"Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta " en la
pgina 405
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 405
Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta
Puede aplicar varios filtros y peticiones de orden en una sola consulta.
Para combinar filtros y peticiones de orden
1. Cree los filtros y peticiones de orden de la consulta.
Para obtener informacin paso a paso sobre la creacin de filtros y
peticiones de orden, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la
pgina 402 o "Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403.
De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros y las
peticiones de orden con el operador Y. Puede conservar este operador o
elegir el operador O. Consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros
de consulta " en la pgina 410.
2. Si es necesario, cambie el operador a O; para ello, haga doble clic en el
operador Y.
Ahora se muestra O como operador. La peticin de orden aparece
cuando hace clic en Aceptar o cuando actualiza los datos del informe.
Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
"Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403
"Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Creacin de filtros de consulta avanzados
Cuando utiliza un filtro en una consulta para limitar los valores que se envan
al informe Crystal, lo aplica a la seleccin completa de datos de la consulta.
Si utiliza filtros de consulta avanzados, puede aplicar filtros a subconjuntos
dinmicos de los datos que no se han seleccionado en la consulta principal.
Sugerencia: La creacin de filtros avanzados requiere un amplio
conocimiento sobre la creacin de consultas y filtros. Para obtener una
explicacin completa y ejemplos sobre cmo funcionan los filtros de consulta
avanzados, consulte el manual Elaboracin de informes utilizando el Panel
de informes Java de Web Intelligence. Puede acceder a este manual desde
el men Ayuda del Panel de informes Java de Web Intelligence.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
406 Manual del usuario de Crystal Reports
La creacin de un filtro de consulta avanzado implica varios pasos:
Seleccionar objetos y definir filtros de consulta para la consulta principal.
Seleccionar objetos para el filtro avanzado.
Agregar filtros de consulta simples al filtro avanzado.
Para seleccionar objetos y definir filtros en la consulta principal
Haga doble clic o arrastre los objetos que desea incluir en el informe.
Los objetos seleccionados aparecen en el panel Objetos del resultado.
Para limitar los valores que devuelve el informe puede crear filtros de
consulta. Los filtros que crea se agrupan en funcin de los objetos que
muestra el panel Objetos del resultado. Para acceder a instrucciones
paso a paso acerca de la definicin de filtros de consulta, vea "Creacin
de filtros de consulta " en la pgina 402.
Para seleccionar objetos para un filtro avanzado
1. Seleccione el objeto que desea especificar como subconjunto en la
definicin de la consulta.
El objeto que selecciona define el contexto de agrupamiento de los
indicadores o filtros de indicadores que ms adelante incluir en el filtro
avanzado. Por ejemplo, para calcular y filtrar resultados de ingresos por
ventas de acuerdo con los ingresos por lnea de servicio, seleccione el
objeto de lnea de servicio.
2. Arrastre la dimensin seleccionada al panel Filtros de consulta.
Aparece el Editor de filtros. De forma predeterminada, el nombre del filtro
es el nombre del objeto filtrado.
3. Active la opcin Filtro avanzado.
4. El paso siguiente depende de si desea incluir o excluir del informe los
valores que devuelve el filtro.
5. El paso final depende de si desea incluir otros objetos para definir con
ms detalle el contexto de agrupamiento del filtro.
Recuperar estos datos Ejemplo Accin
Recuperar los datos definidos
en el filtro y mostrar estos
valores en el informe.
Recuperar los datos de las
lneas de servicio incluidas en
el filtro.
No active Excluir los
valores del filtro de los
resultados.
Recuperar todos los datos
excepto los definidos en el filtro
y mostrarlos en el informe.
Recuperar datos de todas las
lneas de servicio excepto las
incluidas en el filtro.
Active Excluir los valores
del filtro de los
resultados.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 407
6. Ya est listo para agregar un filtro de consulta a los objetos
seleccionados en el nuevo filtro avanzado.
Para agregar filtros de consulta a un filtro avanzado
1. Arrastre un filtro predefinido desde el panel izquierdo y sultelo en el
rea blanca situada en la parte inferior del filtro avanzado.
O
Arrastre un objeto al rea blanca situada en la parte inferior del filtro
avanzado y defina un filtro personalizado mediante el Editor de filtros.
Por ejemplo, si cuenta con un filtro avanzado en la dimensin Pas y
desea aplicar un filtro a los importes de pedido por pas, arrastre el
indicador Monto del pedido al filtro avanzado.
Para acceder a instrucciones paso a paso sobre la definicin del
operador, tipo de operador y valor en filtros de consulta sencillos,
consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
2. Haga clic en Aceptar para confirmar el nuevo filtro.
El nuevo filtro aparece en el filtro avanzado.
Para delimitar todava ms la definicin de consulta, puede agregar ms
filtros basados en otras dimensiones e indicadores e incorporarlos al
filtro avanzado. Para ello, repita los pasos 1 y 2.
3. Haga clic en Aceptar.
Los datos que corresponden a la definicin de la consulta principal y la
definicin del filtro avanzado se envan al informe.
Qu desea hacer Ejemplo de
agrupamiento
Accin
Agregar ms objetos al
filtro avanzado.
[Lnea de servicio] [Pas] Para agregar ms objetos, arrastre otro
del panel izquierdo al filtro avanzado y
seleccione "Filtro avanzado" en el Editor
de filtros.
Conservar un solo objeto
en el filtro avanzado.
[Lnea de servicio] Vaya al paso 6.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
408 Manual del usuario de Crystal Reports
Temas relacionados:
"Combinacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 409
"Asignacin de nombre a los filtros avanzados " en la pgina 408
"Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Asignacin de nombre a los filtros avanzados
Los filtros avanzados pueden contener varias dimensiones. De forma
predeterminada, en el filtro se muestra el nombre de cada dimensin. Para
facilitar la identificacin del tipo de informacin empresarial en que se aplica
cada filtro, puede asignarle a ste un nombre ms significativo. Cuando se
minimiza el filtro, aparece este nombre en lugar de los nombres individuales
de cada dimensin.
Para asignar nombre a un filtro avanzado
1. Haga doble clic en el filtro avanzado al que desea asignar un nombre.
Aparece el cuadro de dilogo Configuracin de filtro avanzado.
2. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de filtro y haga clic en Aceptar
para confirmarlo.
El nuevo nombre aparece en el filtro.
Tambin puede excluir del informe los valores que recupera el filtro.
Para excluir de un informe los resultados del filtro
La tabla siguiente muestra un ejemplo de inclusin o exclusin de los
resultados del filtro de un informe.
Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405
"Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Recuperar estos datos Ejemplo Accin
Recuperar los datos definidos
en el filtro y mostrar estos
valores en el informe.
Recuperar los datos de las
lneas de servicio incluidas
en el filtro.
No active Excluir los valores
del filtro de los resultados.
Recuperar todos los datos
excepto los definidos en el
filtro y mostrarlos en el
informe.
Recuperar datos de todas las
lneas de servicio excepto las
incluidas en el filtro.
Active Excluir los valores del
filtro de los resultados.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 409
Combinacin de filtros de consulta avanzados
Puede combinar filtros avanzados con otros filtros avanzados o bien con
otros filtros o peticiones de orden de la consulta.
Para combinar filtros avanzados con otros filtros avanzados
1. Cree cada filtro avanzado.
Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la creacin de filtros
de consulta avanzados, vea "Creacin de filtros de consulta avanzados "
en la pgina 405.
De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros con el
operador Y.
2. Conserve el operador Y.
O
Haga doble clic en el operador Y para cambiarlo al operador O.
Para ver un ejemplo de cada operador y las diferencias entre ellos,
consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta " en la
pgina 410.
Para combinar filtros avanzados con otros filtros o peticiones de orden
1. Cree cada filtro.
Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la creacin de filtros
avanzados, vea "Creacin de filtros de consulta avanzados " en la
pgina 405. Para obtener informacin sobre la creacin de filtros de
consulta sencillos, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la
pgina 402.
De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros con el
operador Y.
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
410 Manual del usuario de Crystal Reports
2. Puede conservar el operador Y o hacer doble clic en l para cambiarlo a
O.
Para ver un ejemplo de cada operador y las diferencias entre ellos,
consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta " en la
pgina 410.
3. Para anidar un filtro bajo otro filtro o peticin de orden, seleccione el filtro
que desea anidar y arrstrelo al filtro con el que desea agruparlo.
El Panel de consulta agrupa ambos filtros y anida los filtros agrupados
bajo los dems filtros.
4. Si es necesario, haga doble clic en el operador Y/O para cambiarlo.
Cuando ejecuta la consulta o actualiza los datos del informe, Crystal
Reports delimita los datos en funcin de los filtros de consulta definidos.
Temas relacionados:
"Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta
Esta tabla explica las diferencias entre los operadores Y y O.
Temas relacionados:
"Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta " en la
pgina 405
Recuperar estos
datos
Ejemplo Seleccionar
Datos verdaderos
para ambos filtros.
Clientes que solicitaron suministros en el T1 y el T2 (los
datos que recupera incluirn: clientes que realizaron
pedidos en el T1 y en el T2).
Y
Datos verdaderos
para cualquiera de
los filtros.
Clientes que solicitaron suministros en: T1 o T2 (los datos
que recupera incluirn: clientes que realizaron pedidos
slo en el T1, clientes que realizaron pedidos slo en el
T2 y clientes que realizaron pedidos en el T1 y el T2).
O
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 411
Edicin y eliminacin de filtros de consulta
Puede editar y quitar filtros de las consultas.
Para editar un filtro de consulta
1. Haga doble clic en el filtro que desea editar.
Aparece el Editor de filtros.
2. Cambie la definicin del filtro en el Editor de filtros.
Para obtener ms informacin sobre cmo definir filtros, consulte
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
Nota: Si edita filtros avanzados, puede quitar objetos definidos en el
filtro; para ello, arrstrelos fuera del filtro hacia el panel izquierdo.
Tambin puede agregar objetos al filtro arrastrndolos desde el panel
izquierdo hacia el filtro avanzado. Para obtener ms informacin,
consulte "Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405.
3. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.
La consulta modificada aparece en el panel Filtros de consulta.
Para quitar un filtro de consulta
Arrastre el filtro que desea quitar y sultelo en el panel izquierdo.
El filtro se elimina de la definicin de consulta y ya no aparece en el
panel Filtros de consulta.
Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
"Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
412 Manual del usuario de Crystal Reports
Referencia rpida a operadores de filtro de consulta
La tabla siguiente le ayudar a seleccionar el operador que necesita para
definir un filtro de consulta.
Valores que se desean
recuperar
Ejemplo Seleccionar Filtro creado
Valores iguales al valor
que especifica.
Recuperar slo datos de
Espaa.
Igual a <Pas> Igual a
Espaa
Valores diferentes del
valor que especifica.
Recuperar datos de todos los
trimestres excepto el T4.
Diferente de <Trimestre>
Diferente de T4
Valores mayores que el
valor que especifica.
Recuperar datos de clientes
mayores de 60 aos.
Mayor que <Edad cliente>
Mayor que 60
Valores mayores o
iguales que el valor que
especifica.
Recuperar datos de ingresos
a partir de 1,5 millones de
dlares.
Mayor o
igual a
<Ingreso> Mayor o
igual a 1500000
Valores inferiores al valor
que especifica.
Recuperar datos de notas de
exmenes inferiores a 4.
Menor que <Nota examen>
Menor que 4
Valores inferiores o
iguales al valor que
especifica.
Recuperar clientes con 30
aos o menos.
Menor o
igual a
<Edad> Menor o
igual a 30
Valores entre dos valores
que especifica, ambos
inclusive.
Recuperar las semanas a
partir de la semana 25 hasta
la 36 (incluidas las semanas
25 y 36).
Entre <Semanas> Entre
25 y 36
Valores fuera del
intervalo de dos valores
que especifica.
Recuperar todas las semanas
del ao, excepto las semanas
de la 25 a la 36 (las semanas
25 y 36 no se incluyen).
No entre <Semanas> No
entre 25 y 36
Valores iguales a varios
valores que especifica.
Recuperar nicamente datos
de los siguientes pases:
Espaa, Francia y Japn.
En la lista <Pas> En la lista
'Espaa; Francia;
Japn'
Valores diferentes de los
mltiples valores que
especifica.
No recuperar datos de los
pases siguientes: Espaa,
Francia y Japn.
Fuera de la
lista
<Pas> Fuera de la
lista 'Espaa;
Francia; Japn'
Valores para los que no
existe ningn valor en la
base de datos.
Recuperar clientes sin hijos
(la columna de hijos de la
base de datos no contiene
informacin).
No se ha
indicado
<Hijos> No se ha
indicado
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta
18
Manual del usuario de Crystal Reports 413
Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
Valores para los que se
ha introducido un valor
en la base de datos.
Recuperar clientes con hijos
(la columna de hijos de la
base de datos contiene
informacin).
Se ha
indicado
<Hijos> Se ha
indicado
Valores que incluyen una
cadena especfica.
Recuperar clientes que
nacieron en 1972.
Corresponde
a la plantilla
<FN> Corresponde
a la plantilla, '72'
Valores que no incluyen
una cadena especfica.
Recuperar clientes que no
nacieron en 1972.
Diferente de
la plantilla
<FN> Diferente de
la plantilla, '72'
Valores que
corresponden a dos
valores que especifica.
Recuperar clientes de Telco
que tiene telfono fijo y mvil.
Ambos <Tipo de cuenta>
Ambos "fijo" y
"mvil"
Valores que
corresponden a un nico
valor y no corresponden
a otro valor que
especifica.
Recuperar clientes de Telco
que tienen telfono fijo pero
no mvil.
Excepto <Tipo de cuenta>
"fijo" Excepto
"mvil"
Valores que se desean
recuperar
Ejemplo Seleccionar Filtro creado
Elaboracin de consultas
Filtros y peticiones de orden de consulta 18
414 Manual del usuario de Crystal Reports
c
a
p

t
u
l
o
Creacin y actualizacin de
informes OLAP
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports 19
416 Manual del usuario de Crystal Reports
Elaboracin de informes OLAP con Crystal
Reports
Aunque las bases de datos relacionales como los servidores SQL y las bases
de datos PC son los orgenes de datos ms comunes, Online Analytical
Processing (OLAP, Proceso analtico en lnea) y Multi-Dimensional Data (MDD,
Multidimensiones) se estn convirtiendo rpidamente en formatos populares
de almacenamiento y anlisis de datos. Crystal Reports proporciona las
mismas funciones de acceso y elaboracin de informes para trabajar con
orgenes de datos OLAP que las que proporciona para datos relacionales.
Nota: El trmino OLAP se usa en este manual para referirse a todas las
formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP y
Multidimensiones.
Crystal Reports admite el acceso a datos OLAP mediante una conexin
directa y puertas de enlace Open OLAP. Una conexin directa necesita tener
un cliente OLAP instalado. Adems utiliza las DLL ubicadas en el equipo
local, mientras que la puerta de enlace Open OLAP no precisa de ninguno de
estos mtodos. Con una conexin Open OLAP, el acceso a datos se logra
mediante un host de nombre de servidor que se comunica con Crystal
Reports y los orgenes de datos OLAP. Establezca una conexin Open OLAP
en la ficha Configuracin avanzada del cuadro de dilogo Nuevo servidor.
Si se trata de conexiones directas, Crystal Reports admite muchos tipos de
servidores OLAP. Estos tipos se muestran en la lista Tipo de servidor del
cuadro de dilogo Nuevo servidor. Se trata de una lista dinmica que
mostrar los tipos de servidores para los que se ha instalado un cliente.
Nota: Crystal Reports puede abrir informes OLAP creados en versiones
anteriores. Sin embargo, si bien Crystal Reports 9 puede abrir informes
OLAP de la versin 10 con datos guardados, no puede actualizarlos.
Objetos de cuadrcula OLAP
Al disear un informe con datos OLAP, Crystal Reports crea un informe
principal que contiene uno o ms objetos de cuadrcula OLAP. Los objetos de
cuadrcula OLAP parecen y actan como objetos de tabla cruzada, pero
estn diseados especficamente para datos OLAP.
Los objetos de cuadrcula OLAP ofrecen elaboracin de informes
multidimensionales verdaderos. Usted puede agregar dimensiones mltiples
a cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o ms dimensiones en una
sola cuadrcula OLAP. O, en lugar de ver mltiples dimensiones dentro de
una cuadrcula OLAP, crear mltiples cuadrculas OLAP en el mismo informe.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Creacin de un informe OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 417
Nota: Cuando Crystal Reports muestra una cuadrcula OLAP, puede hacerlo
muy rpidamente si la cuadrcula es larga (abarca muchas pginas
verticalmente) en vez de ancha (abarca muchas pginas horizontalmente).
En el primer caso, el programa la procesa pgina a pgina. En el segundo, el
programa debe recabar todos los datos antes de poder mostrar una pgina.
Esto puede precisar muchsimo ms tiempo de proceso.
Creacin de un informe OLAP
Los informes OLAP se crean usando el Asistente de creacin de informes
OLAP o el Asistente OLAP. Antes de comenzar a crear su informe,
asegrese de tener la siguiente informacin:
Tipo OLAP
Nombre de servidor/base de datos
ID de usuario
Contrasea
Parmetros (slo se aplica a OLE DB para OLAP).
Sugerencia: Puede volver al Asistente de creacin de informes OLAP
activando la opcin Configuracin de informe OLAP del men Informe. Hgalo
as si desea cambiar las dimensiones de la pgina o los valores del parmetro.
Para crear un informe OLAP
En la pgina de inicio, haga clic en Asistente de creacin de informes
OLAP.
Aparece el Asistente de creacin de informes OLAP con la pantalla
Datos OLAP activa.
Especificacin del origen de datos
Use la pantalla Datos OLAP para definir el origen de datos OLAP.
1. Haga clic en Seleccionar cubo.
Aparece el Explorador de conexin OLAP.
2. Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin.
Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el
cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al
servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Creacin de un informe OLAP 19
418 Manual del usuario de Crystal Reports
3. Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir.
Aparece la pantalla Datos con la informacin del origen de datos
proporcionado.
4. Haga clic en Siguiente.
Nota: Asimismo puede hacer clic en Seleccionar archivo CAR en la
pantalla Datos. De esta forma, aparecer el cuadro de dilogo Abrir. Busque
un archivo creado en OLAP Intelligence Professional.
Definicin de la estructura de la cuadrcula
Use la pantalla Filas/Columnas para definir cmo se estructuran los datos en la
cuadrcula. Puede ubicar las dimensiones en el rea Columnas o el rea Filas.
Sugerencia: Tambin es posible arrastrar y soltar las dimensiones ya sea en
el rea Filas o el rea Columnas.
1. Seleccione una dimensin para que aparezca en el informe.
2. Haga clic en la flecha > situada al lado del rea Filas o del rea
Columnas, dependiendo de la ubicacin que se desee para la dimensin.
3. Contine agregando dimensiones a las reas Filas y Columnas.
4. Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados a las reas
Filas y Columnas para ordenar las dimensiones.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Creacin de un informe OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 419
Nota: Si agrega accidentalmente una dimensin al rea Filas o al rea
Columnas, haga clic en la flecha < para devolverla a la lista Dimensiones.
5. Seleccione una dimensin en el rea Filas o en el rea Columnas y haga
clic en Seleccionar miembros de filas para especificar los miembros
que se van a incluir en el informe.
Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros.
6. Seleccione los miembros que desea incluir.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Seleccione una dimensin en el rea Filas o el rea Columnas y haga
clic en Crear/Editar parmetro para crear un parmetro que se utilice
con la dimensin.
Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro.
9. Haga clic en Aceptar.
Nota: Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de
dilogo Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin
hasta que elimine el parmetro.
10. Si desea eliminar un parmetro, seleccione la dimensin adecuada y
haga clic en Eliminar.
Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Eliminar vnculo del
campo de parmetro, el programa quita la descripcin del parmetro de
la dimensin.
11. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Sector/Pgina.
Establecer dimensiones de sectores y especificar el
nmero de cuadrculas
Utilice esta pantalla para establecer las dimensiones de los sectores y
especificar el nmero de cuadrculas necesarias.
El rea Sector determina los lmites que van a colocarse en el informe. Por
ejemplo, si tiene una dimensin de tiempo que consta de miembros de
trimestre tributario, puede especificar que el informe devuelva los resultados
de un trimestre especfico.
Nota: Si todos los miembros se utilizaron en la ficha Filas/Columnas, no
aparece nada aqu.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Creacin de un informe OLAP 19
420 Manual del usuario de Crystal Reports
El rea Pgina le permite determinar el nmero de cuadrculas y el asunto de
cada una. Por ejemplo, si tiene una dimensin de producto, puede ubicarla
en el rea Pgina y especificar dos productos diferentes. Esto resulta en dos
cuadrculas con las mismas filas, columnas y formato, pero cada una se basa
en un producto distinto.
Especificar un sector
1. Haga doble clic en una dimensin de la lista Sector para determinar el
miembro que se va a usar como sector.
Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros.
2. Seleccione el miembro apropiado, expandiendo la estructura si es
necesario.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Siguiente si no desea agregar una pgina. Aparece la
pantalla Estilo.
Agregue una pgina
1. Utilice la flecha > para agregar dimensiones a la lista Pgina.
Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros.
2. Expanda la estructura de dimensiones y seleccione los campos apropiados.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
Agregar un parmetro
Puede crear un campo de parmetro para establecer vnculos con cualquier
dimensin haciendo clic en el botn Crear o editar. Cuando se agrega un
parmetro a una dimensin en la cuadrcula OLAP, se solicita a los usuarios
que seleccionen un valor al actualizar los datos del informe.
Nota:
Los orgenes de datos OLAP permiten que los usuarios incluyan campos
que contienen valores nulos. Para activar esta opcin, seleccione "Dejar
parmetro vaco (Nulo)" en el cuadro de dilogo Introducir valores de
parmetro.
Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de dilogo
Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin hasta que
elimine el parmetro.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Creacin de un informe OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 421
Aplicacin de un estilo predefinido
1. Seleccione de la lista un estilo predefinido para la cuadrcula.
Sugerencia: Si no desea agregar un estilo predefinido, haga clic en
Siguiente.
A la derecha aparece una vista previa del esquema de color seleccionado.
Nota: Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca
correctamente si la resolucin de la pantalla est establecida en 256
colores. Aumente la resolucin para corregirlo.
2. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Grfico.
Insercin de un grfico
1. Seleccione el tipo de grfico que desee agregar al informe entre las
opciones que se muestran en la pantalla Grfico.
Sugerencia: Si no desea insertar un grfico, haga clic en Finalizar.
2. Agregue un ttulo para el grfico.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP 19
422 Manual del usuario de Crystal Reports
3. En la lista A cambio de, seleccione la dimensin en la que desee basar
el grfico.
4. Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o
columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico.
Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 1
admite un campo de grficos secundario.
5. Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo
correspondientes a las dimensiones que ha utilizado en la cuadrcula
OLAP pero no en el grfico.
Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de grficos basados
en un cubo OLAP (organizacin OLAP) " en la pgina 331 y "Creacin de
grficos " en la pgina 326.
6. Para finalizar su informe, haga clic en Finalizar.
Actualizacin de la ubicacin de una base de
datos OLAP
La ubicacin de los datos OLAP a que accede su informe puede cambiar.
Algunos posibles casos son:
La ubicacin de la base de datos o del servidor OLAP puede cambiar
debido a la reestructuracin de recursos del sistema de informacin.
Otra instancia de cubo puede haber sido procesada exitosamente y
refleja informacin ms actual.
Puede que se desarrollen informes nuevos en una base de datos ms
pequea que representa un subconjunto o versin de produccin de la
base de datos principal OLAP, que luego se entregasen a la base de
datos en funcionamiento para generar el informe sobre los datos reales.
Antes de actualizar el informe es muy importante asegurarse de que sea
compatible con los datos. Algunos aspectos a tener en cuenta:
Quitar dimensiones contenidas en el informe que no estn en el cubo.
Quitar campos a los que se hace referencia explcitamente en el diseo
del informe, como una frmula.
Nota: Si un informe contiene subinformes o cuadrculas y la base de datos
usada por ellos cambi de nombre o ubicacin, debe actualizar cada uno de
los subinformes o cuadrculas.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 423
Para actualizar la ubicacin de un cubo en un objeto de cuadrcula
OLAP
1. Seleccione la cuadrcula haciendo clic en el borde.
2. En el men Base de datos, haga clic en Establecer ubicacin de cubo
OLAP.
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la
cuadrcula y seleccionar Establecer ubicacin de cubo OLAP.
Aparece el cuadro de dilogo Confirmar comando.
3. Haga clic en S.
Aparece el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP.
4. Haga clic en Seleccionar.
Aparece el Explorador de conexin OLAP.
5. Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin.
Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el
cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al
servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6. Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir.
Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP.
7. Haga clic en Aceptar.
Si el informe contiene varias cuadrculas OLAP que se basan en el
mismo cubo, el programa le pedir que actualice las cuadrculas
restantes en la nueva ubicacin.
Finalmente, si la ubicacin de la base de datos relacional del informe es la
misma que la ubicacin del cubo, se le pedir que cambie la ubicacin de la
base de datos para que coincida con la nueva ubicacin del cubo. Debe
comprobar que la ubicacin de la base de datos relacional y el cubo OLAP
coinciden para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados. El
programa puede cambiar la ubicacin automticamente o puede cambiarla
manualmente en el cuadro de dilogo Ubicacin del origen de datos.
Consulte la seccin siguiente para obtener ms informacin sobre el cuadro
de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP 19
424 Manual del usuario de Crystal Reports
Actualizacin de la ubicacin de la base de datos
1. En el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos,
expanda la carpeta Crear nueva conexin en el rea Reemplazar con.
2. Expanda la nueva ubicacin del cubo en la carpeta OLAP.
Sugerencia: Puede hacer doble clic en la opcin Establecer nueva
conexin para buscar el cubo en el Explorador de conexin de OLAP.
3. Seleccione el nombre del origen de datos, o una tabla individual, y haga
clic en Actualizar.
El nombre del origen de datos se cambia en el rea Origen de datos actual.
4. Haga clic en Cerrar.
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP
Hay varias formas de agregar formato a las filas y columnas de una
cuadrcula OLAP:
Utilice el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a todos
los tipos de campos de informes: campos de nmero, moneda, cadena,
booleano, fecha, hora y fechahora.
Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botn
secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men
contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener ms
informacin, consulte "Usar el Asistente de resaltado " en la pgina 313.
Use el Editor de Formato para aplicar formato absoluto a los campos de
la cuadrcula. El formato absoluto se aplica en todas las condiciones, con
independencia de los valores de datos del campo.
Para obtener acceso al Editor de Formato, haga clic con el botn
secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men
contextual, haga clic en Dar formato al campo. Para obtener ms
informacin, consulte "Trabajo con formato absoluto " en la pgina 295.
Use el Formula Workshop para escribir las frmulas de formato
condicional que desee con sintaxis Crystal o Basic. El Formula
Workshop proporciona al usuario el mximo control sobre el formato de
la cuadrcula OLAP.
Para obtener acceso al Formula Workshop, abra el Editor de Formato y
haga clic en el botn Frmula apropiado. Para obtener ms informacin,
consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 425
Use el Asistente OLAP para volver a dar formato a toda la cuadrcula
OLAP. Este asistente proporciona todas las opciones de formato que
estn disponibles en el Asistente de creacin de informes OLAP.
Para obtener acceso al Asistente OLAP, seleccione el objeto de
cuadrcula completo haciendo clic en uno de sus bordes. Haga clic con el
botn secundario en la cuadrcula seleccionada y, en el men contextual,
haga clic en Asistente OLAP.
El Asistente OLAP tiene dos fichas que no se encuentran en el Asistente
de creacin de informes OLAP. Use las fichas Personalizar estilo y
Etiquetas para dar formato a la cuadrcula OLAP.
Adems de permitir dar formato a las filas y columnas de una cuadrcula
OLAP, Crystal Reports permite hacer que determinados objetos de informe
que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de
campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en
cada pgina horizontal adicional creada por la cuadrcula OLAP. Para
obtener ms informacin, consulte "Repeticin de objetos de informe en
pginas horizontales " en la pgina 304.
Cambiar el color de fondo de una dimensin
1. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione una
dimensin.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP 19
426 Manual del usuario de Crystal Reports
2. En el rea Opciones de grupo, seleccione el color en la lista Color de
fondo.
3. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Crear un alias para una dimensin
Puede crear alias para acortar los nombres de dimensin largos. Esto resulta
til cuando se planea hacer referencia a una dimensin en una frmula de
formato condicional (utilizando la funcin GridRowColumnValue).
1. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione la
dimensin que desee.
2. En el rea Opciones de grupo, especifique un nombre de alias en el
campo Alias para frmulas.
3. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Dar formato a lneas de cuadrcula
En el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula puede definir si se
muestran o no las lneas, as como tambin el color, estilo y ancho.
1. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, haga clic Dar formato
a lneas de cuadrcula.
Aparece el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula.
2. En la lista, elija la descripcin del rea donde desea que aparezcan las
lneas o haga clic en el rea apropiada en el diagrama Dar formato a
lneas de cuadrcula.
3. Seleccione el color, estilo y ancho.
4. Active la casilla de verificacin Perfilar para que las lneas aparezcan en
el informe.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 427
Etiquetas de las dimensiones
En la ficha Etiquetas puede definir cules dimensiones desea etiquetar y
cmo se mostrarn en la cuadrcula. Las dimensiones disponibles son las
que se han designado como pgina o sector.
1. Usando los botones de flecha, mueva las dimensiones al rea sin
etiqueta y con etiqueta, segn sea necesario.
2. Efecte los cambios a la apariencia de la etiqueta usando las opciones
disponibles en las reas Posicin de etiqueta y Espaciado entre etiquetas.
3. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP
Cuando se analizan los datos OLAP del informe, hay varias formas bsicas
de cambiar el modo de presentacin de los datos en la cuadrcula.
Nota: Los mtodos que se describen en este apartado permiten manipular la
cuadrcula OLAP directamente desde la ficha Vista previa de Crystal Reports.
Tambin se pueden realizar las mismas funciones, y otras funciones ms
avanzadas, en la ficha Vista de Cubo. Busque el tema Uso de la hoja de
clculo OLAP en la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre la
funcionalidad que ofrece la ficha Vista de Cubo.
Para mostrar u ocultar miembros de una dimensin
1. Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos miembros
desee mostrar u ocultar.
2. En el men contextual, haga clic en Expandir miembro o Contraer
miembro.
La dimensin se expande para mostrar sus miembros, o se contrae para
ocultarlos.
Sugerencia: Tambin puede hacer doble clic en las dimensiones
principales para profundizar en los datos jerrquicos que se muestran en
la cuadrcula OLAP.
Para crear asimetra en la cuadrcula OLAP
Gracias a la asimetra, podr mostrar diferentes miembros de dimensin
interna para cualquier nmero de la dimensin externa.
Nota: nicamente podr crear asimetra en las dimensiones apiladas.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP 19
428 Manual del usuario de Crystal Reports
1. Haga clic con el botn derecho en el miembro que desea quitar.
2. En el men contextual, seale aOcultar o Mostrar y, a continuacin,
seleccione la opcin adecuada.
Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar estas opciones, busque
en la ayuda en lnea Creacin de asimetra y Restauracin de simetra.
Para agregar totales a una cuadrcula OLAP
1. Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos totales desee ver.
2. En el men contextual, seleccione Totales automticos.
Aparece un submen con opciones para el tipo de totales que puede
agregar.
3. Active la opcin que desee.
Se agrega una fila o columna (o ambas) Total a la cuadrcula OLAP. Para
quitar los totales posteriormente, active Sin totales.
Para cambiar el formato de presentacin de los nombres de miembros
1. Haga clic con el botn derecho en el nombre de la dimensin.
2. En el men contextual, seale aMostrar miembros por y, a
continuacin, haga clic en las opciones de presentacin:
Ttulo
Nombre
Nombre : del ttulo
Nombre nico
Para obtener ms informacin sobre los nombres y ttulos, busque en la
ayuda en lnea Cambiar ttulos de miembros.
Para alterar los datos que se muestran en la cuadrcula OLAP
1. Arrastre y coloque las filas y columnas que desee para reorganizar los
datos en la cuadrcula OLAP.
2. Arrastre y coloque las dimensiones que desee en el rea Etiquetas
OLAP, o fuera de esta rea, para agregar o quitar datos de la cuadrcula.
Para girar una cuadrcula OLAP
Haga clic con el botn secundario en el borde de la cuadrcula y
seleccione Girar cuadrcula OLAP en el men contextual.
Con esta accin se cambia la orientacin de la cuadrcula OLAP
conmutndose las dimensiones de las filas y de las columnas.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 429
Para definir el orden de los campos en la cuadrcula OLAP
1. Expanda la dimensin de fila o de columna cuyos campos desee reordenar.
2. Haga clic con el botn secundario en la dimensin y, en el men
contextual, haga clic en Reordenar miembros mostrados.
Nota: No se pueden reordenar los miembros de las dimensiones para
las que cre paramtros de fila o columna.
3. En el cuadro de dilogo Reordenar miembros mostrados, seleccione los
campos que desee y haga clic en las flechas Arriba y Abajo para
reorganizar los miembros que se muestran en la cuadrcula.
4. Haga clic en Aceptar para que los cambios se efecten y volver a la
cuadrcula OLAP.
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP
La funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP permite ordenar
datos por valores de fila y de columna. Si desea limitar los datos basados en
valores de campo concretos, agregue uno o ms filtros a la cuadrcula. Los
filtros tambin permiten realizar anlisis N superiores o inferiores (por valores
reales y por porcentaje).
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP
Filtrar datos en una cuadrcula OLAP
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP
Use la funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP para organizar
de forma rpida y til los datos de una cuadrcula. Puede agregar, editar y
quitar ordenamientos haciendo clic con el botn secundario en el miembro de
fila o de columna apropiado y efectuando la seleccin pertinente en el men
contextual. Puede organizar datos en orden ascendente o descendente, y
puede especificar si desea romper o no las jerarquas de la cuadrcula.
Por ejemplo, en la cuadrcula siguiente, se ha agregado un orden ascendente
a la columna Presupuesto.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP 19
430 Manual del usuario de Crystal Reports
En este caso, la cuadrcula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y
secundarias entre los miembros de cuadrcula y ordena los valores de datos
de forma consecuente. (Frozen Goods precede a Bakery, pero Pastry
subsigue a Frozen Goods.)
En el ejemplo siguiente, la columna Presupuesto permanece organizada en
orden ascendente; no obstante, en este caso, est activada la opcin
Romper jerarquas.
Ahora el Report Designer no tiene en cuenta las relaciones principales y
secundarias entre los miembros de cuadrcula y efecta el ordenamiento
basndose slo en el valor de datos. (Frozen Goods sigue precediendo a
Bakery, pero Pastry precede a todos los dems.)
Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las
columnas de una cuadrcula. En cada caso, el primer ordenamiento tiene
prioridad, y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar ms
entre los datos de cuadrcula. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila
o a una columna, los tres primeros se eliminan de la cuadrcula y ste pasa a
ser el ordenamiento principal y nico.
Sugerencia: Para localizar una fila o una columna ordenada, desplace el
puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por un miembro
ordenado, el puntero se convierte en un puntero de doble flecha.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP
19
Manual del usuario de Crystal Reports 431
Para ordenar datos en la cuadrcula OLAP
1. Haga clic con el botn secundario en el miembro de fila o de columna por
el que desee ordenar.
2. En el men contextual, seleccione Agregar primer orden.
3. En el submen, seleccione la opcin que desee entre las opciones de
ordenamiento disponibles:
Ascendente
Descendente
Ascendente, romper jerarquas
Descendente, romper jerarquas
Nota: Un ordenamiento ascendente en una fila de cuadrcula ordena los
valores de datos de menor a mayor, de izquierda a derecha. Un
ordenamiento ascendente en una columna ordena los valores de datos de
menor a mayor, de arriba abajo.
Busque informacin sobre cmo Ordenar datos en la seccin Uso de la
hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin
sobre ordenamientos.
Filtrar datos en una cuadrcula OLAP
Use filtros para excluir datos de cuadrcula que no sean importantes o para que
se muestren nicamente los datos que desee ver. Puede filtrar datos de
cuadrcula por valores reales, o puede elegir que se excluyan o se muestren los
N elementos superiores o inferiores, o los N% elementos superiores o inferiores.
Sugerencia:
Para localizar una fila o una columna filtrada, desplace el puntero del
mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por una fila o columna filtrada,
el puntero adopta la forma de una X.
Si filtra todas las celdas de la cuadrcula OLAP, haga clic con el botn
secundario en la cuadrcula vaca y seleccione Quitar todos los filtros en
el men contextual.
Para agregar un filtro
1. Haga clic con el botn secundario en el campo cuyos valores desee filtrar.
2. En el men contextual, haga clic en Agregar filtro.
3. En el cuadro de dilogo Definir filtro, use la lista Tipo de filtro para
especificar cmo desea que se filtren los datos.
Puede filtrar los datos por Valores reales o seleccionando Superior/
inferior n o Superior/inferior n%.
Creacin y actualizacin de informes OLAP
Agregar clculos a cuadrculas OLAP 19
432 Manual del usuario de Crystal Reports
4. Use las opciones de Definicin de filtro para especificar qu filas o
columnas desea que se excluyan o se muestren.
5. Haga clic en Aceptar para agregar el filtro y volver a la cuadrcula OLAP.
Busque informacin sobre cmo Filtrar datos en la seccin Uso de la hoja
de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre el
filtrado.
Agregar clculos a cuadrculas OLAP
Los miembros calculados permiten realizar clculos concretos en datos
OLAP y mostrar los resultados en filas o en columnas que se agregan a la
cuadrcula OLAP. Puede crear un clculo rpido como, por ejemplo, un
miembro de Variancia calculado restando Budget de Sales. Tambin puede
usar funciones para realizar clculos complejos de anlisis estadstico o de
series cronolgicas.
Busque informacin sobre cmo Agregar miembros calculados en la
seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener
ms informacin sobre miembros calculados.
c
a
p

t
u
l
o
Imprimir, exportar y ver
informes
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
434 Manual del usuario de Crystal Reports
Distribucin de los informes
Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios
mtodos. Esta seccin comprende lo siguiente:
Impresin de un informe
Enviar un informe por fax
Exportacin de un informe
Trabajo con carpetas de Enterprise
Impresin de un informe
Para imprimir un informe
1. En el men Archivo, seleccione Imprimir.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Imprimir en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Imprimir.
2. Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir informe, en el que se indica el
progreso del trabajo de impresin.
Para obtener informacin sobre las impresoras y los controladores de
impresora, consulte estos temas:
"Impresora predeterminada " en la pgina 293
"Controladores de impresoras " en la pgina 294
Enviar un informe por fax
Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax, le
permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar
documentos por fax a travs de un mdem. Cuando se utiliza una de estas
aplicaciones se puede enviar un informe por fax desde Crystal Reports.
Para enviar un informe va fax
1. En el men Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.
2. En el cuadro de dilogo Imprimir, haga clic en Buscar impresora.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar impresora. Use este cuadro de
dilogo para seleccionar el controlador de fax.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 435
3. Haga clic en Aceptar.
El programa regresar al cuadro de dilogo Imprimir.
4. Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar.
Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y
proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
Exportacin de un informe
Los informes finales se pueden exportar a una serie de formatos habituales de
hojas de clculo, procesadores de texto, al formato HTML, al formato ODBC y
a varios de los formatos ms comunes de intercambio de datos. De este modo
se facilita la distribucin de la informacin. Por ejemplo, podra usar los datos
de su informe para proyectar tendencias en un programa de hoja de clculo o
mejorar la presentacin de los datos en un programa de diseo grfico.
Nota: Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la
pgina del informe. Sin embargo, cuando se exporta a formatos como
Microsoft Word, Microsoft Excel y HTML, los objetos colocados entre lneas
se desplazan a la lnea ms prxima en la salida. Para evitar los problemas
de formato que este comportamiento puede ocasionar, se recomienda la
utilizacin de lneas gua al disear los informes. Para obtener ms
informacin, consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
El proceso de exportacin requiere que se especifique un formato y un
destino. El formato determina el tipo de archivo y el destino determina dnde
se ubica el archivo.
Tipos de formato de exportacin
Los formatos de exportacin que admite Crystal Reports se pueden
categorizar a grandes rasgos en dos grupos: formatos basados en pginas y
formatos basados en registros.
Los formatos basados en pginas suelen generar una salida ms precisa.
Estos formatos se centran en la representacin del diseo y en la asignacin
de formato. La asignacin de formato se refiere a atributos como el estilo de
fuente, el color o la alineacin del texto, el color de fondo, etc. El diseo se
refiere a la posicin o al tamao del objeto y a la relacin entre estos
atributos y otros objetos. Segn el formato elegido, es posible que el
programa no pueda conservar todo el diseo y el formato perfectamente,
pero, en general, los formatos basados en pginas conservan estas
propiedades lo ms posible.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
436 Manual del usuario de Crystal Reports
Los formatos basados en registros se centran en los datos en lugar de en el
diseo y el formato. Sin embargo, en algunos formatos, como Microsoft Excel
- Slo datos, podr observar que se exporta algo de formato. Algunos de los
formatos basados en registros son slo formatos de intercambio de datos.
Adobe Acrobat (PDF)
El formato Adobe Acrobat es un formato basado en pginas. Los
documentos exportados estn destinados a la impresin y redistribucin. El
formato Adobe exporta el diseo y el formato de forma que sea coherente
con el aspecto del informe en la ficha Vista preliminar. El formato Adobe
incrusta las fuentes TrueType que aparecen en el documento. (No se
admiten fuentes que no sean TrueType). Este formato de exportacin no es
compatible con la tecnologa de vnculacin de fuentes de Microsoft, que se
utiliza para admitir algunos conjuntos de caracteres extendidos como el chino
HKCS. Por lo tanto, las fuentes que se usen en el informe debern contener
todos los glifos necesarios. Estos tipos de URI son compatibles con
hipervnculos: http:, https: y mailto:.
Crystal Reports (RPT)
La exportacin al formato de Crystal Reports es muy parecida al uso de la
funcin Guardar como con la opcin Guardar datos con el informe
seleccionada. Este formato exporta (guarda) el informe con los datos
actuales sin modificar el informe original.
HTML 3.2 y HTML 4.0
Los formatos de exportacin HTML se basan en pginas. El formato HTML
4.0 conserva el diseo y el formato del informe mediante DHTML. Sin
embargo, el formato HTML 3.2 no puede mantener todo el diseo con
precisin. El formato HTML 3.2 est diseado para mantener la
compatibilidad con exploradores de versiones anteriores que no admitan
HTML 4.0. Todas las imgenes del informe se guardan externamente y se
inserta un hipervnculo en la salida HTML exportada. Por ello, este formato
de exportacin genera ms de un archivo en la salida.
Microsoft Excel (XLS)
El formato de Microsoft Excel se basa en pginas. Este formato convierte el
contenido del informe en celdas de Excel pgina a pgina. El contenido de
varias pginas se exporta a la misma hoja de clculo de Excel. Si se llena
una hoja de clculo y quedan ms datos que exportar, el programa
exportacin crear varias hojas de clculo para albergar los datos. Si un
objeto de informe ocupa ms de una celda, el programa exportacin
fusionar varias celdas para representar un objeto de informe. Microsoft
Excel tiene un lmite de 256 columnas por hoja de clculo; por lo tanto,
cualquier objeto de informe (o parte de l) que se agregue a las celdas que
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 437
supere las 256 columnas no se exportar. Este formato de exportacin
conserva la mayor parte del formato, pero no exporta los objetos de lnea y
cuadro del informe.
Microsoft Excel - Slo datos (XLS)
Microsoft Excel - Slo datos, como su propio nombre indica, es un formato
basado en registros que se centra en los datos. An as, este formato tambin
exporta la mayor parte del formato. Al contrario que el formato Microsoft Excel,
el formato Microsoft Excel - Slo datos no fusiona celdas, cada objeto se
agrega slo a una celda. Este formato tambin puede exportar ciertos tipos de
resmenes de Crystal Reports como funciones de Excel. Los resmenes
compatibles son SUM, AVERAGE, COUNT, MIN y MAX.
Para obtener el mejor resultado de los formatos de exportacin de Excel,
deber disear los informes de modo que los comprenda Excel. Para obtener
ms informacin, consulte el documento tcnico denominado Exporting to
Microsoft Excel (Exportacin a Microsoft Excel) que se encuentra en el sitio
del servicio tcnico de Business Objects en la direccin:
http://support.businessobjects.com/communityCS/TechnicalPapers/
scr_exportexcel.pdf.asp
Nota: La salida de los formatos Microsoft Excel y Microsoft Excel - Slo
datos es compatible con Microsoft Excel 97 y versiones posteriores.
Microsoft Word (RTF)
Microsoft Word (RTF) es un formato basado en pginas exacto, que genera
un archivo RTF (Formato de texto enriquecido). El archivo exportado contiene
objetos de texto y de dibujo para representar objetos de informe. Los objetos
individuales se colocan en marcos de texto. Este formato est diseado para
su uso en aplicaciones como formularios de cumplimentacin en los que el
espacio para escribir el texto est reservado como objetos de texto vaco.
Este formato de exportacin conserva casi todo el formato. Sin embargo, los
objetos de texto se colocan fuera del margen izquierdo de la pgina. Por lo
tanto, si tiene objetos de texto en el informe situados antes del margen
izquierdo del rea imprimible, se desplazarn a la derecha. (Esto es ms
apreciable en informes con pginas anchas).
Microsoft Word - Editable (RTF)
El formato Microsoft Word - Editable (RTF) es diferente del formato Microsoft
Word (RTF), se basa en pginas, pero la salida no conserva todo el diseo y
el formato. Este formato convierte todo el contenido del objeto de informe en
lneas de texto. Al contrario que el formato Microsoft Word (RTF), este
formato no usa marcos de texto. El formato del texto se conserva, pero no as
atributos como el color de fondo, el patrn de relleno, etc. Todas las
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
438 Manual del usuario de Crystal Reports
imgenes del informe estn alineadas con el contenido del texto y, por lo
tanto, las imgenes se desplazan automticamente para adaptarse al texto
cuando se edita el documento en Microsoft Word. Este formato no exporta los
objetos de lnea y de cuadro del informe.
El formato Microsoft Word - Editable (RTF) tiene una opcin para insertar
saltos de pgina al final de cada pgina del informe. Esta opcin puede no
corresponder con los saltos de pgina creados por Microsoft Word; la opcin
se usa principalmente para separar el contenido de la pgina del informe.
ODBC
ODBC es formato de intercambio de datos basado en registros. Al utilizar
este formato, puede exportar los datos del informe a cualquier base de datos
compatible con ODBC.
Estilo de registro - Columnas con espacios (REC) y Estilo de
registro - Columnas sin espacios (REC)
Los formatos de estilo de registro exportan datos del informe como texto. Estos
formatos slo exportan datos de las reas Grupo y Detalles. La salida contiene
una lnea por registro en la base de datos (para el informe). Los formatos de
estilo de registro se utilizan principalmente para el intercambio de datos.
Definicin del informe (TXT)
El formato Definicin del informe exporta el informe a un archivo de texto que
contiene una breve descripcin de la vista de diseo del informe. Este
formato slo se mantiene por compatibilidad con Crystal Reports 5.0.
Formato de texto enriquecido (RTF)
El formato de texto enriquecido (RTF) es similar al formato de Microsoft Word
(RTF).
Valores separados (CSV)
El formato Valores separados es un formato de intercambio de datos basado
en registros. Exporta el contenido del objeto de informe como un conjunto de
valores separados por los caracteres separadores y delimitadores que
especifique. (Si se usa una coma (,) para separar los campos, el formato se
denomina Valores delimitados por comas (CSV); este formato de exportacin
es conocido entre los usuarios de Microsoft Excel).
Al igual que los formatos de estilo de registro, el formato Valores delimitados por
comas tambin crea una lnea de valores para cada registro del informe. Un
registro contiene todos los campos de cada seccin del informe tal como se ven
en la vista Diseo. Es decir, los campos de la seccin Encabezado del informe
se exportan primero, seguidos de las secciones Encabezado de pgina,
Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie del informe y Pie de pgina.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 439
El formato Valores delimitados no se puede utilizar para exportar informes
con tablas cruzadas o cuadrculas OLAP, ni tampoco para exportar informes
con subinformes en las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina.
Texto separado por tabulaciones (TTX)
El formato Texto separado por tabulaciones es similar al formato Texto. Este
formato conserva el diseo del informe, pero con algunas diferencias. En el
formato Texto, los objetos de texto de varias lneas se exportan a varias
lneas. En este formato, los objetos de texto de varias lneas se exportan a
una nica lnea; todos los valores de cadena se encierran entre comillas
dobles (); y los propios valores se separan mediante caracteres de
tabulacin. Los archivos TTX se pueden abrir en Microsoft Excel.
Texto (TXT)
El formato Texto se basa en registros. Su salida es texto sin formato; por lo
tanto, ste no se conserva. Sin embargo, este formato puede mantener parte
del diseo del informe. El formato Texto asume que se usa una fuente de
dimensin constante en toda la exportacin. La opcin Caracteres por
pulgada especifica el nmero de caracteres que caben en una pulgada lineal
de espacio horizontal, y determina de este modo la dimensin de la fuente.
Este formato tambin dispone de una opcin de paginacin. Si selecciona
esta opcin, se insertar un salto de pgina en la salida despus de cada
nmero de lneas especificado en la salida. Los saltos de pgina de este
formato puede que no correspondan a la paginacin del informe.
XML
El formato XML se usa principalmente para el intercambio de datos. Es un
formato basado en registros que usa el Esquema XML de Crystal. El Asistente
XML de Crystal Reports se puede usar para personalizar la salida XML.
Destino
El destino determina la ubicacin de exportacin de su informe. Crystal
Report le permite elegir uno de seis destinos. Se incluyen:
Aplicacin
Archivo de disco
Carpeta de Exchange
Lotus Domino
Correo de Lotus Domino
MAPI
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
440 Manual del usuario de Crystal Reports
Exportacin a una aplicacin
Si exporta a una aplicacin, el programa exportar el informe a un archivo
temporal en el formato especificado y a continuacin abrir el archivo en la
aplicacin apropiada.
Nota:
Si exporta a una aplicacin, el archivo de salida se abrir con el
programa asociado con su extensin de archivo, tal como est
especificado en la ficha Tipos de archivo de Opciones de carpeta del
sistema operativo.
Al exportar al formato ODBC, las opciones Aplicacin y Archivo de disco
son lo mismo.
Necesita especificar una ruta de archivo si va a exportar en formato HTML.
El nombre de archivo del informe y el nombre del archivo temporal tienen
que ser distintos.
Las secciones que siguen a continuacin proporcionan instrucciones sobre
cmo se exporta un informe al formato de Microsoft Excel (XLS) para cada
uno de los diferentes tipos de destino.
Para exportar a una aplicacin
1. Abra el informe que desea exportar.
2. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar
informe.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Exportar en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable
Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4. Seleccione Aplicacin en la lista desplegable Destino.
5. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel.
Nota:
Las opciones del rea Ancho de columna permiten definir el ancho
de las celdas de Excel en la salida basndose en un ancho de punto
(un ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de
diversas secciones del informe de Crystal.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 441
La seleccin de Todo el informe no emula necesariamente el
diseo del informe Crystal. En su lugar, el ancho de las celdas de
Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier seccin
del informe. Asimismo, por ejemplo, la seleccin de Detalles crea
anchos de celda basados en los objetos que se encuentran
nicamente en la seccin Detalles del informe.
6. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros.
Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el
proceso de exportacin.
El programa exporta el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. En este
ejemplo, Microsoft Excel se abre con los datos exportados.
Exportacin a un archivo de disco
Si exporta un informe a un archivo de disco, el programa lo guardar en el
disco duro o disquete especificado.
Para exportar a un archivo de disco
1. Abra el informe que desea exportar.
2. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar
informe.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Exportar en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable
Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4. Seleccione Archivo de disco en la lista desplegable Destino.
5. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para
obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de
"Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440.
6. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivo de exportacin.
8. Seleccione el directorio apropiado.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
442 Manual del usuario de Crystal Reports
9. Ingrese el nombre de archivo.
10. Haga clic en Guardar.
Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el
proceso de exportacin.
El programa exportar el informe y lo guardar en el directorio especificado.
Exportacin a una carpeta de Microsoft Exchange
Crystal Reports permite exportar un archivo de informe a una carpeta de
Microsoft Exchange. Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella
en el formato que haya especificado. Una carpeta Exchange puede contener
notas estndar (correspondencia), archivos e instancias de formas Exchange.
Para exportar a una carpeta de Microsoft Exchange
1. Abra el informe que desea exportar.
2. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar
informe.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Exportar en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable
Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4. Seleccione Carpeta de Exchange en la lista desplegable Destino.
5. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para
obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de
"Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440.
6. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Elegir perfil.
Nota: Aparecer un mensaje del Asistente de instalacin de Microsoft
Outlook si Microsoft Exchange, Microsoft Mail o Internet E-mail no estn
instalados en su equipo.
8. Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil.
Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para crearlo.
9. Haga clic en Aceptar cuando termine.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 443
10. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar una Carpeta,
seleccione la carpeta del perfil donde desee que aparezca el informe y
haga clic en Aceptar.
El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede
tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
Exportacin a Lotus Domino
Debe tener la versin 3.0 o ms reciente de Lotus Domino para clientes
Windows. Tambin necesitar, como mnimo, acceso al depsito. Crystal
Reports no exportar a un cliente OS/2 de Lotus Domino.
Nota: Antes de exportar a Lotus Domino, debe crear un formulario
denominado Formulario de informe que incluya un campo Comentarios que
se pueda editar y un campo Vista que tenga dos columnas: una con la
denominacin # (creada de forma predeterminada) y otra que seale al
campo Comentarios.
Para exportar a Lotus Domino
1. Abra el informe que desea exportar.
2. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar
informe.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Exportar en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable
Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4. Seleccione Lotus Domino en la lista desplegable Destino.
5. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para
obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de
"Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440.
6. Cambie las configuraciones de formato segn sea necesario.
7. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar base de datos.
8. Haga doble clic en el servidor Lotus Domino al que desea exportar el
informe.
El nombre de archivo se designa en forma predeterminada.
9. Seleccione la base de datos a las que quisiera exportar el informe.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
444 Manual del usuario de Crystal Reports
10. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Comentarios.
11. Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro
usuario seleccione su informe de Lotus Domino Desktop.
12. Haga clic en Aceptar.
Comienza el proceso de exportacin.
La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a la
base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su
informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble clic en
el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios que usted
escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener una vista del
informe completo.
Exportacin a formato MAPI (Microsoft Mail)
Nota: Esta opcin slo funciona si se tiene instalado un cliente de correo
(Microsoft Outlook, Microsoft Mail o Exchange). Como el informe exportado
se adjunta a un mensaje de correo electrnico, tambin se debe configurar
correctamente una cuenta de correo electrnico.
1. Abra el informe que desea exportar.
2. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar
informe.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn
Exportar en la barra de herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportar.
3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable
Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4. Seleccione Microsoft Mail (MAPI) en la lista desplegable Destino.
5. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para
obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de
"Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440.
6. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7. Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Enviar correo.
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Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 445
8. Especifique la direccin y, a continuacin, haga clic en Enviar.
Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros.
Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el
proceso de exportacin.
Trabajo con carpetas Web
Puede abrir y guardar informes usando carpetas de Web si:
Ejecuta Windows 2000 (o superior) o tiene instalado Office 2000 (o
superior).
Tiene acceso a un servidor Web que est configurado para admitir
carpetas Web.
Agrega una carpeta Web de este servidor a su carpeta de carpetas Web.
Para abrir el informe
1. En el men Archivo, haga clic en Abrir.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
2. Haga clic en Carpetas Web.
3. Abra la carpeta que contiene el informe.
4. Haga doble clic para abrir el informe.
Para guardar el informe
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
Aparece el cuadro de dilogo Guardar.
2. Haga clic en Carpetas Web.
3. Busque la carpeta en la que desea guardar el informe.
4. Ingrese el nombre de archivo.
5. Haga clic en Guardar.
Nota: Despus de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de Web,
debe guardar los cambios hechos a dicho archivo en la misma carpeta de Web.
Trabajo con carpetas de Enterprise
Otra forma de distribuir los informes es mediante BusinessObjects
Enterprise. Al publicar un informe en BusinessObjects Enterprise, puede
entregarlo a los usuarios finales a travs de cualquier aplicacin Web
(intranet, extranet, Internet o un portal corporativo).
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes 20
446 Manual del usuario de Crystal Reports
Crystal Reports facilita la publicacin de informes mediante la opcin
Enterprise de los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como y mediante
Trabajo. Para obtener ms informacin sobre la publicacin mediante
Trabajo, consulte "Trabajo " en la pgina 126.
Al elegir la opcin Enterprise del cuadro de dilogo Abrir, puede seleccionar
cualquier informe publicado para realizar cambios en l. La misma opcin en
el cuadro de dilogo Guardar como permite guardar un informe modificado
otra vez en su ubicacin original, o deja guardar un informe nuevo en una
carpeta de Enterprise, que, en realidad, es lo mismo que publicar el informe
en BusinessObjects Enterprise.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise
En Crystal Reports puede abrir informes de las carpetas de BusinessObjects
Enterprise. Crystal Reports muestra las carpetas de BusinessObjects
Enterprise correspondientes en el cuadro de dilogo Abrir.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise
1. En el men Archivo, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Enterprise.
Si an no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, aparece el
cuadro de dilogo Conexin con BusinessObjects Enterprise.
3. En el campo Sistema , escriba o seleccione el nombre del sistema
BusinessObjects Enterprise al que desea conectarse.
4. Introduzca su nombre de usuario y contrasea.
5. Haga clic en la lista Autenticacin para seleccionar el tipo de
autenticacin apropiado.
La autenticacin de Enterprise requiere un nombre de usuario y una
contrasea que BusinessObjects Enterprise reconozca.
Imprimir, exportar y ver informes
Distribucin de los informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 447
La autenticacin LDAP requiere un nombre de usuario y una contrasea
reconocidos por un servidor de directorio LDAP.
La autenticacin de Windows AD requiere un nombre de usuario y una
contrasea reconocidos por Windows AD.
La autenticacin Windows NT exige un nombre de usuario y una
contrasea reconocida por Windows NT.
6. Haga clic en Aceptar.
Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe
para abrirlo en Crystal Reports.
Nota:
Para encontrar un informe especfico, resalte una carpeta y seleccione
Buscar en su men contextual. A continuacin, use el cuadro de dilogo
Buscar para escribir el nombre del informe o una parte de su nombre.
Para limitar el riesgo de expandir una carpeta que contiene varios cientos
de informes, use las opciones de lote del men contextual de la carpeta:
Primer lote muestra los primeros 100 objetos de la carpeta
seleccionada.
Siguiente lote muestra los siguientes 100 objetos de la carpeta
seleccionada.
Lote anterior muestra los 100 objetos previos de la carpeta
seleccionada.
ltimo lote muestra los ltimos 100 objetos de la carpeta seleccionada.
Seleccione la opcin Actualizar objetos del repositorio para asegurarse
de que se actualizan los objetos de repositorio del informe cuando ste
se abra en el futuro. Para obtener ms informacin acerca de
BusinessObjects Enterprise Repository, consulte "BusinessObjects
Enterprise Repository " en la pgina 133.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise
Puede guardar informes de Crystal en carpetas de BusinessObjects
Enterprise. Use el cuadro de dilogo Guardar como para guardar un informe
modificado de nuevo en su ubicacin original, o usarlo para guardar un informe
nuevo en una carpeta de Enterprise. Guardar un informe en una carpeta de
Enterprise es lo mismo que publicarlo en BusinessObjects Enterprise.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Enterprise.
Imprimir, exportar y ver informes
Visualizacin de informes 20
448 Manual del usuario de Crystal Reports
3. Si an no se ha conectado al BusinessObjects Enterprise, hgalo ahora.
Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects
Enterprise, vea "Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise " en
la pgina 446.
4. Cuando aparezca la carpeta de Enterprise, seleccione una carpeta en la
que guardar el informe.
5. Escriba un nombre de archivo para el informe.
6. Seleccione Habilitar actualizacin del repositorio si desea que se
actualicen los objetos de repositorio del informe al abrir ste de nuevo en
Crystal Reports o al programarlo en BusinessObjects Enterprise.
Para obtener ms informacin acerca de BusinessObjects Enterprise
Repository, consulte "BusinessObjects Enterprise Repository " en la
pgina 133.
7. Haga clic en Guardar para publicar el informe en BusinessObjects
Enterprise.
Visualizacin de informes
Puede ver los informes de Crystal mediante diversos visores de informes que
se encuentran disponibles en el servidor de aplicaciones de informes (RAS) o
BusinessObjects Enterprise y en el kit de desarrollo de software (SDK) de
BusinessObjects Enterprise. Para obtener ms informacin sobre los visores
de informes de Crystal, consulte la Ayuda del visor de Report Application
Server o la ayuda en lnea del visor en la documentacin del SDK de
BusinessObjects Enterprise.
En general, los visores de Crystal Report son visores de pgina que permiten
ver pginas enteras de los informes de Crystal. Sin embargo, un visor, el
Visor de parte del informe, permite ver objetos del informe concretos sin tener
que ver la pgina completa. Los objetos del informe que se muestran con
dicho visor se denominan Partes del informe.
Qu son las partes de un informe?
Se hace referencia a los objetos de informe mostrados por s mismos en un
visor, sin el resto de la pgina del informe, como Secciones del informe. De
forma ms precisa, las Partes del informe son objetos que utilizan
hipervnculos para sealar desde un objeto de informe de origen a un objeto
de destino.
Imprimir, exportar y ver informes
Visualizacin de informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 449
Las Partes del informe trabajan con el subconjunto de visores DHTML de los
visores de Crystal Report a fin de ampliar las posibilidades de
desplazamiento dentro de un informe y entre informes. Estos hipervnculos
pueden establecer vnculos con objetos del mismo informe o con los de otro.
De esta forma, podr crear rutas guiadas a travs de los informes que le
permitan mostrar informacin especfica en puntos determinados de la ruta.
Esta funcin que posibilita ver partes de un informe en lugar de la pgina
entera se convierte as en una poderosa herramienta que le permite integrar
perfectamente sus informes en portales y aplicaciones inalmbricas.
Visor de parte del informe
El Visor de parte del informe es un visor que permite mostrar partes del
informe sin el resto de la pgina del mismo. Puede integrar este visor en
aplicaciones Web para que los usuarios vean slo objetos especficos del
informe sin necesidad de ver el resto.
La mayora de las veces, los hipervnculos de las partes del informe se
configuran en Report Designer, pero las funciones de los visores de informes
aportan muchas ms ventajas.
Qu es la exploracin?
Las funciones de exploracin de Crystal Reports permiten desplazarse a
otros objetos del informe o a objetos de otro informe que tengan un contexto
de datos especfico. En este ltimo caso, el otro informe debe administrarse
desde BusinessObjects Enterprise, o bien debe formar parte de un entorno
de Servidor de aplicaciones de informes (RAS) autnomo. Esta funcin est
disponible slo en los visores DHTML (sin clientes, visores del lado del
servidor). Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer vnculos
directos de un objeto a otro; el visor pasa automticamente el contexto de
datos necesario, lo cual permite acceder al objeto y a los datos relevantes.
Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploracin al establecer
vnculos entre los objetos de las mismas. La diferencia fundamental entre
explorar partes del informe y la exploracin normal (por pginas) es que al
explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe), slo
se ven los objetos identificados como Partes del informe. En la exploracin
normal (usando los visores de pginas o el Visor DHTML avanzado), ir a los
objetos identificados pero ver la pgina completa.
Imprimir, exportar y ver informes
Visualizacin de informes 20
450 Manual del usuario de Crystal Reports
Configurar la exploracin
La exploracin (por pginas o por partes del informe) se configura en la ficha
Hipervnculo del cuadro de dilogo Editor de formato.
En el rea Slo visor DHTML de la ficha Hipervnculo, puede seleccionar una
de estas dos opciones:
Profundizar en parte del informe
La opcin Profundizar en parte del informe est disponible para campos
de resumen, mapas y grficos de grupo y para los campos de
encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Esta opcin se aplica
slo a las partes del informe; la exploracin normal (utilizando la vista de
pgina) profundiza de manera predeterminada. Para obtener ms
informacin, consulte "Exploracin de partes especficas de un informe "
en la pgina 452.
Otro objeto de informe
Puede utilizar la opcin Otro objeto de informe tanto para exploracin por
partes del informe como por pginas. Esta opcin permite especificar los
objetos de destino a los que desea desplazarse y los datos de contexto
que va a pasar.
Cuando selecciona la opcin profundizar en parte del informe, el rea
Informacin del hipervnculo contiene estas opciones:
Campos disponibles
El rea Campos disponibles muestra, en vista de rbol, todas las
secciones del informe que contienen objetos de informe que pueden ser
utilizados para profundizar en partes del informe. Los objetos de este
rea se seleccionan y se agregan al rea Mostrar campos.
Mostrar campos
El rea Mostrar campos enumera, en vista de rbol, la seccin y los
objetos seleccionados para seguir profundizando.
Vea "Opcin Profundizar en partes del informe " en la pgina 452 para
obtener informacin sobre cmo utilizar estas opciones.
Cuando selecciona la opcin Otro objeto de informe, el rea Informacin del
hipervnculo contiene estas opciones:
Pegar el vnculo de la seccin de informe
Utilice el botn Pegar y vincular para agregar informacin detallada
sobre un objeto de informe previamente seleccionado y copiado. La
informacin pegada depende, en parte, de la opcin seleccionada en la
lista asociada con el botn.
Imprimir, exportar y ver informes
Visualizacin de informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 451
Seleccionar desde
Despus de pegar informacin de vnculo, el campo Seleccionar desde
contendr y el nombre de archivo del informe que seleccion y la ruta de
acceso desde la que lo copi (estar en blanco cuando se haga referencia
al informe actual). Puede agregar informacin a este campo pegando un
vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible.
Ttulo del informe
El campo Ttulo del informe adopta de forma predeterminada el ttulo del
informe especificado en el campo Seleccionar desde (contiene el texto
<Informe actual> cuando se hace referencia al informe actual). Si no se
defini el ttulo del informe en el cuadro de dilogo Propiedades del
documento, el campo adopta de forma predeterminada el nombre de
archivo del informe. Puede agregar informacin a este campo pegando
un vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible.
Nombre de objeto
Al agregar uno o varios objetos a este campo, est identificando los
objetos de destino de la exploracin. En la exploracin de pginas, esta
informacin determina el objeto al que se desplazar dentro de la
pgina. En la exploracin de partes del informe, esta informacin
determina los objetos que se mostrarn en el visor al realizar la
exploracin (el visor slo muestra los objetos identificados).
En el campo Nombre de objeto, se puede seleccionar cualquiera de los
siguientes tipos de objeto de informe (se pueden seleccionar uno o
varios objetos de la misma seccin del informe):
Objetos de campo
Grficos o mapas
Bitmaps
Tablas cruzadas
Objetos de Texto
No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de
informe:
Objetos dentro del Encabezado de pgina o Pie de pgina.
Lneas o cuadros.
Subinformes o cualquier objeto de un subinforme.
Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la seccin
individualmente).
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Visualizacin de informes 20
452 Manual del usuario de Crystal Reports
Se puede agregar informacin especfica de dos maneras:
Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el
Explorador de informes.
Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de
cualquier otro y pegar la informacin en el campo de objeto.
Contexto de datos
El programa normalmente completa el campo Contexto de datos cuando
se pega informacin para los objetos de destino. Tambin puede
personalizar esta opcin mediante el botn Frmula condicional. Para
obtener ms informacin, consulte "Formatos de contexto de datos " en
la pgina 460.
Vea "Opcin Otro objeto de informe " en la pgina 455 para obtener
informacin sobre cmo utilizar estas opciones.
Nota: Los objetos de informe con hipervnculos definidos se muestran en el
Explorador de informes como texto azul con un subrayado continuo. Los
objetos con hipervnculos a partes del informe aparecen como texto verde
con subrayado de lnea discontinua.
Exploracin de partes especficas de un informe
Las Partes del informe utilizan las funciones de exploracin de Crystal Reports.
No obstante, algunos casos especiales slo se aplican a Partes del informe:
El visor slo muestra el objeto identificado como objeto destino.
Se debe especificar una Configuracin inicial de partes del informe para
cada uno de los informes situados en primer lugar en la ruta de
exploracin de Partes del informe.
Opcin Profundizar en partes del informe
La opcin Profundizar en partes del informe permite definir un hipervnculo
para que el Visor de parte del informe pueda emular las funciones de
profundizacin de Crystal Reports. El Visor de parte del informe muestra
nicamente los objetos de destino, por lo que, para que la profundizacin
funcione, es necesario definir una ruta de exploracin desde el objeto de
origen hasta uno o varios objetos de destino. Si hay varios objetos de
destino, todos ellos deben encontrarse en la misma seccin del informe.
La opcin Profundizar en partes del informe no afecta a los visores de
pginas DHTML, ya que emula el comportamiento de profundizacin
predeterminado de Crystal Reports (admitido por los visores de pginas). No
obstante, los visores de pginas no limitan los objetos que se muestran:
siempre muestran todos los objetos del informe.
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Visualizacin de informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 453
Nota: Utilice la opcin Profundizar en parte del informe slo para
desplazarse entre objetos del mismo informe.
Puesto que el Visor de parte del informe slo muestra objetos de destino, es
necesario definir la Configuracin inicial de partes del informe (es decir, un
objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen los
hipervnculos de Profundizar en partes del informe. La opcin Configuracin
parcial del informe inicial de un informe define el objeto que se mostrar
primero en el Visor de parte del informe. Considere este objeto como el lugar
del que partir la ruta de hipervnculos de profundizacin.
Definir la Configuracin inicial de partes del informe
1. Abra el informe que contenga el objeto de origen predeterminado que
desee definir.
2. Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee establecer
como objeto de origen predeterminado y seleccione Copiar en el men
contextual.
3. En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe.
4. Haga clic en Pegar y vincular en el rea Configuracin parcial del
informe inicial del cuadro de dilogo Opciones del informe.
El programa pega, en los campos correspondientes, el nombre y el contexto
de datos del objeto de informe seleccionado como objeto de origen.
Sugerencia: Para obtener ms informacin sobre contextos de datos,
vea "Formatos de contexto de datos " en la pgina 460.
Incluya otro objeto de la misma seccin del informe escribiendo un punto
y coma (;) y, a continuacin, el nombre del objeto.
5. Haga clic en Aceptar.
Para crear un hipervnculo Profundizar en partes del informe
Nota: Antes de seguir este procedimiento, lea la seccin "Configurar la
exploracin " en la pgina 450 para familiarizarse con las limitaciones que
encontrar al crear este tipo de hipervnculos.
1. Abra un informe y seleccione el objeto de destino deseado; a
continuacin, haga clic en el botn Formato situado en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Sugerencia: Tambin puede realizar esta accin seleccionando Dar
formato al campo en el men Formato.
2. En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervnculo.
3. En el rea Slo visor DHTML, seleccione Profundizar en partes del
informe.
Imprimir, exportar y ver informes
Visualizacin de informes 20
454 Manual del usuario de Crystal Reports
El rea Informacin del hipervnculo cambia y muestra los campos
disponibles para este tipo de hipervnculo.
El rea Campos disponibles muestra slo las secciones y los objetos del
informe que se pueden seleccionar para profundizar. En general, entre
estos objetos se incluyen objetos de campo, grficos, mapas, mapas de
bits, tablas cruzadas y objetos de texto contenidos a partir de la siguiente
seccin (es decir, por ejemplo, los objetos del grupo dos cuando el objeto
seleccionado se encuentra en el grupo uno).
Nota: El rea Campos disponibles no muestra los objetos de informe
eliminados.
4. En el rea Campos disponibles, seleccione la seccin o los objetos de
informe que desee utilizar como destino de la profundizacin.
Sugerencia: Utilice el Explorador de informes para identificar
rpidamente los nombres predeterminados asignados a cada uno de los
objetos del informe. Para abrir el Explorador de informes, haga clic en el
botn correspondiente situado en la barra de herramientas Estndar.
Puede agregar todos los objetos de una seccin si selecciona el nodo de
la seccin. Si expande el nodo de seccin, puede seleccionar uno o
varios de los objetos que contiene.
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Visualizacin de informes
20
Manual del usuario de Crystal Reports 455
5. Utilice los botones de flecha para mover la seccin seleccionada o los
objetos al rea Campos para mostrar.
Para facilitar la identificacin, el programa crea un nodo de seccin en el
rea Campos para mostrar. Este nodo contiene los objetos
seleccionados en el rea Campos disponibles.
6. Si desea agregar otro objeto al rea Campos para mostrar, seleccinelo
en la lista Campos disponibles y arrstrelo a su posicin.
Nota:
La posicin que ocupa un objeto en el rea Campos para mostrar
determina cmo aparece en el Visor de partes del informe; la
direccin de la parte superior a la inferior del rea Campos para
mostrar se corresponde con la direccin izquierda a derecha en el
visor. Use las flechas situadas encima del rea Campos para
mostrar a fin de cambiar el orden de los objetos. (Tenga en cuenta
que el programador puede alterar este comportamiento
predeterminado mediante la propiedad de mantenimiento de diseo
del Visor de parte del informe.)
El rea Campos para mostrar slo puede contener una seccin a la
vez. Si intenta agregar una segunda seccin, o un objeto desde una
segunda seccin, se reemplaza cualquier seccin existente en el
rea Campos para mostrar.
7. Haga clic en Aceptar.
Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen de su informe a otro
objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe ver en primer lugar
el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
Opcin Otro objeto de informe
La opcin Otro objeto de informe permite definir una ruta de hipervnculos
para crear vnculos entre objetos del mismo informe o de informes diferentes.
Si est definiendo un