Anda di halaman 1dari 56

H

o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1

TABLE OF CONTENTS
Topic
Section
Position
Number
Page
Number
OBJECTIEVES OF
MANUAL
i
MANUAL REVISION &
UPDATE
ii
TABLE OF CONTENTS iii,iv, v
ORGANIZATION CHART vi
JOB DESCRIPTIONS
Human Resources Department
Director of Human Resources 001/JD/HRD/2012 1
Human Resources Manager 002/JD/HRD/2012 5
Personnel Manager 003/JD/HRD/2012 7
Industrial Relations & General Affair 004/JD/HRD2012 10
Asst. Manager Training 005/JD/HRD/2012 12
Training Coordinator 006/JD/HRD/2012 15
Human Resources Secretary 007/JD/HRD/2012 17
Human Resources Admin 008/JD/HRD/2012 19













STANDARD
OPERATIONAL
PROCEDURE

Rekruitmen 001/HRD/DAFAM HOTELS 21
HR Requisition 002/HRD/DAFAM HOTELS 22
Clearance 003/HRD/DAFAM HOTELS 23
Exit Interview 004/HRD/DAFAM HOTELS 24
Surat Keterangan Sakit 005/HRD/DAFAM HOTELS 25
Absensi Karyawan 006/HRD/DAFAM HOTELS 26
Cuti Karyawan 007/HRD/DAFAM HOTELS 27-28
Klaim ke Jamsostek 008/HRD/DAFAM HOTELS 29
Permintaan Kunci Loker 009/HRD/DAFAM HOTELS 30
Penggantian Pengobatan Karyawan 010/HRD/DAFAM HOTELS 31-32
Employee Of The Quarter 011/HRD/DAFAM HOTELS 33
Penggunaan Kupon Makan 012/HRD/DAFAM HOTELS 34-35
Late / Absent Report 013/HRD/DAFAM HOTELS 36
Annual Leave 014/HRD/DAFAM HOTELS 37
Cuti Sakit 015/HRD/DAFAM HOTELS 38
Hari Libur Nasional dan Keagamaan 016/HRD/DAFAM HOTELS 39
Jam Kerja Dalam Seminggu 017/HRD/DAFAM HOTELS 40
Locker Inspection 018/HRD/DAFAM HOTELS 41
Lockers Karyawan 019/HRD/DAFAM HOTELS 42
Lowongan Kerja 020/HRD/DAFAM HOTELS 43
Pelepasan Karyawan 021/HRD/DAFAM HOTELS 44
Pembayaran Karyawan Harian 022/HRD/DAFAM HOTELS 45
Short Time 023/HRD/DAFAM HOTELS 46
Surat dan Dokumen Buat Karyawan Baru 024/HRD/DAFAM HOTELS 47
Surat Tugas Uji Kompetensi 025/HRD/DAFAM HOTELS 48
Transportasi Karyawan Dimalam Hari 026/HRD/DAFAM HOTELS 49
Pengunduran Diri Karyawan 027/HRD/DAFAM HOTELS 50








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2














STANDARD
OPERATIONAL
PROCEDURE

Prosedure keluar masuk kerja
Personnel Requisition
Employee Application
Interview & Selection
Pre Employment Medical Check Up
Employee Orientation
Employee Name Tag
Employee Uniform
Probation
Promotions
Transfer
Performance Appraisal Report
Change Status (Personnel Action Form)
Resignation
Reference Letter
Paid & Unpaid Leaves
Employee Transportation
Over Time
Daily Worker Requisition
Daily Worker Procedures
Employee Birthday
Employee Meals
Employees Locker
Use of hotel address
Private telephone calls
Employee Dining Room
Employee Musholla
Employee Leaving the Premises
Familiarization Program for Newly Hired
Cross Exposure Training
Training Bond
On-the-job Training
Internal Training Programs
Public Training Program
Personal Hygiene & Grooming
Request of Giveaways























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3


FIRE & SAFETY
EMERGENCY PROCEDURES
MANNING GUIDE
CELULAIR PROCEDURES
CONDOLANCE
SALES CALL TRANSPORTATION
MEDICAL PROCEDURES
PERATURAN PERUSAHAAN: PENGGUNAAN FACILITAS TAMU, MINTA TIP, DOUBLE JOB, ETC (CODE
OF CONDUCT)
SERVICE COURTESY :
GREETING; WELCOMING; SMALL TALK; ESCORTING; GIVING DIRECTION;
OFFERING SERVICE; TAKING GUEST ORDER/HANDLING GUESTS REQUESTS;
CONFIRMING REQUEST; PRESENTING ITEMS; CHECKING GUEST SATISFACTION;
HANDLING OBJECTIONS; HANDLING COMPLAINT;
THANKING GUESTS; SAYING GOODBYE;
ELEVATOR BEHAVIOR; GUEST ROOM BEHAVIOR;
COURTEOUS LANGUAGE; COURTEOUS BODY LANGUAGE; COURTEOUS ACTION;













H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4

JOB DESCRIPTION
Indeks Position Page

Human Resources Department
No : 001/JD/HRD/2012 Director of Human Resources 1
No : 002/JD/HRD/2012 Human Resources Manager 5
No : 003/JD/HRD/2012 Personnel Manager 7
No : 004/JD/HRD/2012 Industrial Relations & General Affair 10
No : 005/JD/HRD/2012 Asst. Manager Training 12
No : 006/JD/HRD/2012 Training Coordinator 15
No : 007/JD/HRD/2012 Human Resources Secretary 17
No : 008/JD/HRD/2012 Human Resources Admin 19

























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5

JOB DESCRIPTION

Position : Director of Human Resources
No :
Department : Human Resources Department
Report to : General Manager
Supesedes : Approved by:



Primary Objective :

Responsible for the operation of the Human Resources Department in the implementation and administration of
personnel policies, practices and procedures.



Duties and Responsibilities :

1. Provide a professional, advisory and executive support service to the General Manager to assist in meeting
strategic goals of the establishment.

2. Participate in the development and implementation of Human Resource policies for the establishment.

3. Liaise with Department Heads and make recommendations regarding Human Resource issues including
staffing levels.

4. Design, implement and review training programs to meet specific department needs.

5. Management of training and development activities including training needs analysis and program
evaluations.




H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


6

6. Analyse staff turnover and sick leave with the aim of implementing strategies for reduction.

7. Oversee compliance with Federal and State Employment Legislation, Equal Employment Opportunity, Anti
Harassment Policy and Industrial Awards.

8. Develop recruitment strategies and oversee the efficient and timely hiring of all associates. Ensure the
systems are appropriate and procedures are followed.

9. Conduct the annual Employee Satisfaction Survey.

10. Implement and evaluate an effective Performance Appraisal System in line with corporate guidelines.

11. Participate in the preparation of the Strategic Business and Operating Plans.

12. Oversee the effective administration of personnel records and files...

13. Develop and administer Corporate and Hotel Human Resource Policies.

14. Develop and administer employee recognition programs.

15. Oversee effective workplace injury management, ensuring rapid return to work programs are in place for all
associates.

16. Develop and implement detailed Human Resources plans to support business objectives.

17. Liaise with the Executive Committee, regarding potential opportunities and threats so as to be pro-active in
addressing changes in the Hotels environment.

18. Attend to all industrial relation matters including Award interpretation, union negotiations and implementation
of restructuring.

19. Represent the employers interest in all employment related legal proceedings and industrial disputes.

20. Develop Department Heads so that they may improve their own Human Resources Management practises
within their area.

21. Monitor the maintenance of current Job Descriptions, salary grades and benefit packages.

22. Conduct Human Resources Department development and performance reviews, identifying key personnel for
further development and structured career pathing.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


7


23. Implement and maintain Human Resources Department training systems to ensure that associates have the
necessary framework and skills to perform their job efficiently and effectively.

24. Prepare work schedules and annual leave schedules within budget, business expectations and guidelines of
the appropriate industrial legislation.

25. Oversee the selection and appointment of new associates within the Human Resources Department.

26. Conduct regular staff meetings to keep all associates informed.

27. Participate in the Hotel Executive on Duty program.

28. Ensure compliance with legislated healthy and safety requirements within the workplace.

29. Comply with all Corporate and Hotel Standards and Procedures.

30. Promote by example the principles of The Power of Service.

31. Actively promote a work environment, which cares for guests and associates alike.

32. Implement opportunities for quality Team Building.

33. Ensure that all associates comply with the grooming and uniform standards.

34. Oversee the operation of the Payroll Office ensuring excellent service to associates and appropriate control
and management mechanisms are in place and being utilised appropriately.

35. Implement and manage an effective and fair grievance procedure in line with appropriate legislation.

It is not the intent of this job description to cover all aspects of the position but to highlight the most important
areas of responsibility.








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


8

KEY COMPETENCIES

Leadership skills
Management skills
Strategic vision
Business acumen
Professionalism
Communication skills (written / verbal)
Goal focus
Initiative
Legislation knowledge
Sound human resources skills
Tertiary Qualification
Problem solving skills
Strong training skills
Project management skills
Influencing skills
Managing change
Rapport Building
Quality awareness

I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.

_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date










H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


9

JOB DESCRIPTION

Position : HUMAN RESOURCES MANAGER
No :
Department : Human Resources Department
Report to : General Manager
Supesedes : Approved by:



Primary Objective :

To create a happy productive team of employees adhering to all government and company regulations.


Duties and Responsibilities :

1. Responsible for the day running of the Human Resources Department.
2. To establish and maintain an effective line of communication between the Human Resources Department
and the management team of the hotel to be able to indicate potential areas of concern relating to staff
morale, social cultural sensitivity, religion, in other words any human relations of aspects pertaining to
employment within the hotel.
3. To be continuously informed regarding any government or industry regulations or directives and to act
accordingly. To be informed regarding any trends or change in trends in our industry relating to the Human
Resources Department.
4. To inform the management from time to time regarding competitor behavior especially regarding wage /
salary increases, allowance, service charge, etc.
5. To organize weekly counseling sessions open to any team member of the hotel.
6. To review and tailor make on a regular basis the Human Resources Department Standard Operating
Procedures.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
0

7. To develop continuous training program and to provide training need analysis in conjunction with department
heads, recommending specific action for individuals as well as departments.
8. To ensure personnel administration including recruitment, termination, general administration, staff appraisal,
job descriptions, personal records salary reviews, sickness payment, and transferred are carried out within
the hotels policy and procedures and the employee establishment.
9. To provide new hires with a comprehensive induction program.
10. To provide the General Manager and Department Heads with a monthly report on personnel levels, staff
turnover staff events, staff morale wage cost compared to budgets and other issues relating to the human
relations.
11. To establish in conjunction with General Manager a fair system of distribution of service charged based on
both point system and equal distribution.
12. To maintain an accurate trainings calendar for all hotel training activities.
13. To attend department head meetings and any other reasonable request for attendance to meetings by the
General Manager.
14. To continuously assist the management of the hotel in sourcing quality personnel and to assist and
recommend procedures for hiring and firing of personnel.
15. To organize in conjunction with department heads monthly General Staff Meetings.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.

_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date







H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
1

JOB DESCRIPTION

Position : Personnel MANAGER
No :
Department : Human Resources Department
Report to : Director of Human Resources
Supesedes : Approved by :



Primary Objective :

Responsible for the daily management of the Human Resources Department assisting with the implementation
and adminstration of personnel policies, practices and procedures.


Duties and Responsibilities :

1. Participate in the development and implementation of Human Resources policies for the establishment.
2. Assists Department Heads and make recommendations regarding Human Resources issues including
staffing levels.
3. Collate staff turnover and sick leave statistics.
4. Monitor the Human Resources Department compliance with Federal and State Employment Legislation,
Equal Employment Opportunity, Anti Harassment Policy and Industrial Awards.
5. Manage the recruitment systems within the hotel, paying particular attention to advertising, screening, work
permits, reference checks and administrations of all new hires.
6. Assists with the annual Employee Satisfaction Survey.
7. Ensure the effective administration of personnel records and files in line with DAFAM HOTELS Policy.
8. Develop and administer Hotel Human Resources Policies and Procedures.
9. Administer employee recognition programs.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
2

10. Manage effective workplace injury management, ensuring rapid return to work programs are in place for all
associates.
11. Assits and develop Department Heads so that they may improve their-own Human Resources Management
practises within their area.
12. Liaise with Department Heads on the development of up to date Job Descriptions.
13. Ensure development and performance reviews are conducted regularly, identifying key personnel for further
development and structured career path.
14. Implement and maintain Human Resources Department training system to ensure that associates have the
necessary framework and skills to perform their job efficiently and effectively.
15. Prepare work schedules and annual leave schedules within budget, business expectations and guidelines of
the appropriate industrial legislation.
16. Manage the selection and appointment of new associates within the Human Resources Department.
17. Conduct regular staff meetings to keep all associates informed.
18. Participate in the Hotel Manager on Duty program.
19. Ensure compliance with legislated health and safety requirements within the workplace.
20. Comply with all Corporate and Hotel Standards and Procedures.
21. Actively promote a work environment, which cares for guests and associates alike.
22. Implement opportunities for quality Team Building.
23. Ensure that all associates comply with the grooming uniform standards.
24. Active in control employee canteen of cleanliness and quality of service and product.
25. Ensure an effective and fair grievance procedure is maintained in line with appropriate legislation.

It is not the intent of this job description to cover all aspects of the position but to highlight the most important
areas of responsibility.











H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
3

KEY COMPETENCIES
Management skills.
Strategic vision.
Business acumen.
Professionalism.
Communication skills (written / verbal).
Goal focus.
Initiative.
Legislation knowledge.
Sound human resources skills.
Tertiary Qualification.
Problem solving skills.
Strong training skills.
Influencing skills.
Managing change.
Rapport Building.
Quality awareness.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.

_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
4

JOB DESCRIPTION

Position : Industrial Relations & General Affair
No :
Department : Human Resources Department
Report to : Assistant Personeel Manager
Supesedes : Approved by:


Primary Objective :

Mengerjakan segala macam bentuk hubungan industrial. Perijinan, penerimaan karyawan dan aktifitas kariawan
lainnya.


Duties and Responsibilities :

1. Mengontrol kebersihan loker dan memperbaiki yang rusak dan mengkoordinasikan dengan departemen
lainnya serta mendata ulang kepemilikan loker secara tepat dan up date.
2. Menyiapkan semua kelengkapan recruitment penerimaan karyawan mulai karyawan baru maupun karyawan
yang akan mengundurkan diri yang sesuai dengan standar perusahaan
3. Memantau dan memperpanjang perijinan serta kontrak yang berhubungan dengan tanggung jawabnya
seperti ,taransportasi karyawan, catering, pemasangan sepanduk benner, pajak dan lain-lain sebagainya.
4. Membantu mengurus tunjangan asuransi kecelakaan kerja karyawan dari jamsostek.
5. Membantu Manajemen dalam rangka menghadapi hubungan industrial dengan karyawan ke DEPNAKER /
PHI
6. Benjaga hubungan baik dengan kantor pemerintahan seperti DEPNAKER dan setiap saat memantau
Peraturan Pemerintah yang beralaku dan terbaru.
7. Melakukan perbandingan dengan Perusahaan lain tentang penerapan kebijakan yang diterapkan .
8. Melakukan control mengenai persiapan makan karyawan dikantin serta kebersihan kantin



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
5

9. Membuat laopran bulanan setiap akhir bulan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya secara tertulis
kepada atasannya.
10. Menjaga kebersihan area kerja dan menyimpan berkas pendukung secara rapi.
11. Mengontrol dan membatu menyiapkan acara-acara yang diadakan oleh SDM seperti : ulang tahun karyawan,
pemilihan karyawan terbaik , acara pelepasan karyawan , olahraga dan sebagainya.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.


_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
6

JOB DESCRIPTION


Position : ASSISTANT TRAINING MANAGER
No :
Department : Human Resources Department
Report to : Human Resources Manager
Supesedes : Approved by:




Primary Objective :

To assist the Human Resources Manager in managing training and development activities of the hotel in order to
achieve the best possible human resources quality, motivated workforce and increase their productivity in
DAFAM HOTELS.

To coordinate All Department heads to create strong culture throughout the hotel Principles and Service
Standards.










H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
7

Duties and Responsibilities :

1. To facilitate and conduct a basic hotel training program together with Human Resources Manager for the new
employees in a regular basis including hotel orientation / induction.
2. To be able to anticipate hotel training needs by formulating Monthly Hotel Training Needs Analysis Report
which together with the department heads concern will be reviewed and formulated in a specific training
program to meet the needs of the hotel.
3. To constantly monitor and review the application of training in day to day operations in the hotel and to be
able to encourage and to give the assistance to all departments whenever needed.
4. To be actively involved in all departmental training in terms of giving the necessary supports and providing
the venue to the training.
5. To create a professional training system in the hotel by formulating monthly Hotel training calendar to inform
the management of the hotel of current and upcoming employee training activities.
6. To be able to meet internal training request i.e. department cross training, or external training request i. e
training ship program for hotels school.
7. To be able to meet internal training request i, e. department cross training, or external training request i,e.
training ship program for hotels school.
8. To be actively involved in Fire Drill Training or any other basic mandatory training recommended by
Government or other institution on conjunction to the hotels image and standards.
9. To be responsible and maintain hotel training equipments in the best condition possible and being utilized in
accordance to hotel training activities.
10. To provide the Human Resources Manager with a monthly training report.
11. To prepare and propose annual training plan and budget.
12. To establish department trainer with department heads.
13. To organize monthly training meeting with department heads and department trainers.
14. To coordinate team to be communicator and as role model employees.
15. To create a staff magazine together with team
16. To notice potential staff based on performance appraisal for career development.
17. To coordinate monthly cleanliness campaign.
18. To evaluate the service standards of internal / external customer and give feed back to the Human
Resources Manager.
19. To assist any other duties in conjunction with the role of human resources function as per Human Resources
Manager.





H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
8



I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.


_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date


















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


1
9

JOB DESCRIPTION

Position : TRAINING COORDINATOR
No :
Department : Human Resources Department
Report to : Human Resources Director
Supesedes : Approved by :



Primary Objective :

Mengatur dan menjalankan pelatihan di dalam hotel dalam rangka memotivasi serta meningkatkan kinerja dan
aktifitas karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Berkoordinasi dengan bagian lain untuk meningkatkan mutu service kepada tamu.


Duties and Responsibilities :

12. Memberikan penjelasan kepada karyawan baru tentang hotel dan segala fasilitasnya serta memperkenalkan
ke semua bagian.
13. membuat rencana dan program training setiap bulan pada setiap department dan berkoordinasi dengan
department headnya masing-masing.
14. Memonitor dan mengotrol pelaksanaan hasil training yang telah dilaksanakan setiap karyawan.
15. Membantu department lain untuk memotivasi karyawannya sesuai dengan kebutuhan.
16. Menerima dan membuat penjadwalan PKL dan on the job training dari sekolah.
17. Memperoses permintaan cross training dari karyawan.
18. Setiap saat memonitor dan mengecek mengenai system keselamatan kerja yang diterapkan pemerintah dan
mengimplementasikan kepada karyawan bersama dengan chief Engineering



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
0

19. Menghubungi pemerintah untuk memeberikan training kepada karyawan mengenai tehnik tehnik
penyelematan kecelakaan bencana seperti : Kebakaran, gempa bumi, dan banjir
20. Membuat laporan secara tertulis kepada Human Resources Director setiap bulan.
21. Merencanakan dan mengatur training department head dan karyawan.
22. Mengevaluasi setandar service yang di implementasikan karyawan setiap saat dan melaporkan kepada
atasannya langsung.
23. Menyimpan / memfailing berkas-berkas yang dibutuhkan secara rapi dan menjaga kebersihaan area kerja.
24. Menjaga hubungan baik dengan department lain.
25. Membantu persediaan acara acara yang dilaksanakan Department Sumber Daya Manusia.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.


_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date













H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
1

JOB DESCRIPTION

Position : HUMAN RESOURCES SECRETARY
No :
Department : Human Resources Department
Report to : Human Resources Manager
Supesedes : Approved by:



Primary Objective :

To ensure personnel administration are carried out within the philosophy, policy and procedures and the
employee establishments.


Duties & Responsibilities :

1. To be able to handle general administration in Human Resources Department by providing an effective
system and professional standards of filing, typing, incoming and outgoing letter, incoming and outgoing
faxes, and any other documents needed for Human Resources operations.
2. To provide the Human Resources Manager with a timely data source in conjunction to the HR Monthly
reports on Staff Turnover, staffing Levels Comparison Payroll and Headcount, Medical Claims, ASTEK, and
any other issues related to Human Resources.
3. To be involved in the recruitment process in the hotel in terms of placing internal career posting, screening
external applicants, short listing candidates, cross check reference and any other necessary actions with prior
approval of Human Resources Manager. This also applicable for any terminations happen in the hotel.
4. To check Hotels Staffing List in a weekly basis in order to be able to maintain an up to date regarding the
number of staff and name list or any other important information.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
2

5. To take initiatives and show an active role on any staff events, I,e. Staff General Meeting , Staff Social
Activities and be a motivator and role model for other employee to participate in the activities of the hotel.
6. To provide from time to time a service to all employees seeking for Resources Assistance, guidance or
information.
7. To help the Human Resources Manager to monitor new Hotels policy or memorandum related to Human
Resources issue is understood and adhered by the employee by providing direct feedback from the
employee to the management.
8. To always show the willingness to listen to people and demonstrate the patience towards employees
concerns or requests and forward them direct to Human Resources Manager or the Management in the hotel.
9. To ensure hotels confidential files are maintained in accordance to the hotel policy and regulations
10. To maintain a good liaison and communication with other department to support the smoothness of Human
Resources operations and the hotel in general.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.


_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date











H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
3

JOB DESCRIPTION

Position : Human Resources Admin
No :
Department : Human Resources
Report to : Personnel Manager / Assistant Personnel Manager
Supesedes : Approved by:



Basic Function :

1. To assist Personnel Manager in maintaining employees efficiency, effectiveness.
2. To assist Personnel Manager in daily operation of all personnel function



Duties & Responsibilities :

1. To assist in Recruit, interview, screen and process casual worker for department heads and up date casual
contract every 3 months.
2. Give guidelines and support to all departments on matters.
3. Give guidelines and support to all staff on personnel related matters e.g.: staff and casual benefits.
4. Provide counseling sessions to any casual / staff personnel or career related matters.
5. To assist in Handles all recruitment and termination process (in using recruitment check list, termination
check, check list and exit interview.
6. Report to Personnel Manager on serious grievances, staff discipline and help the employees to overcome
their problems.
7. To assist maintain good record of all departments staffing guide and prepare manning report.
8. To assist administrate casual salaries.
9. To assist administrate accident report.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
4

10. To assist in administrate employees promotion, transfer, staff benefits e.g.: Leave medical. Locker, cafeteria,
etc.
11. Maintain liaison with other hotels personnel and also other recruitment agencies.
12. Update information on the trends of labor act/labor legislation.
13. To assist to set up good system and programs for smooth operations of HRD
14. To always practice SGSS principle in all dealing with staff guests.
15. To carry out other duties as directed by Personnel Manager (including back of the house daily inspection)
16. To assist in maintain hand punch system working property.
17. Side job: To assist training coordinator and HR secretary in related with their job.


I____________________________ Understand and agree to the above Job Description and that as a Policy of
DAFAM HOTELS, it is the responsibility of all associate, to be both willing to teach, in order to help colleagues
reach their full potential and willing and accepting to learn, in order to progress and improve personal abilities,
resulting in maximum guest satisfaction.


_________________________ _________________________
Associate Name & Signature Date














H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
5

STANDARD PROSEDURE OPERASI
DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1
Nomor : 001/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Rekruitmen
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ......................- Dir. HR Disetujui oleh: __________GM


PENGERTIAN:
Yang dimaksud dengan Rekruitmen adalah : proses penerimaan karyawan baru dari mulai job
posting / pemasangan iklan, panggilan interview, sampai dengan pembuatan dan
penandatanganan kontrak kerja karyawan yang bersangkutan.
Rekruitmen dilakukan untuk mempekerjakan karyawan yang professional, kompeten dan
berkualitas yang akan memberikan pelayanan terbaik pada tamu.

PERATURAN:
Rekruitmen diadakan bila ada permintaan yang sudah ditanda tangani oleh General Manager
dan Division Head / Department Head untuk memenuhi Manning masing masing
department, menggantikan karyawan yang keluar atau bila adanya suatu tambahan pekerjaan
yang memerlukan karyawan tambahan.
Untuk jabatan rank & file, interview hanya dilakukan oleh HRD, kemudian Dept. Head &
Excom, namun untuk jabatan manager keatas harus melalui interview dengan General
Manager.
Calon karyawan yang direkruit sebelumnya harus melengkapi proses tersebut dengan hasil
test kesehatan dari klinik dan laboratorium yang ditunjuk, sebelumnya dinyatakan lulus dan
menandatangani kontrak kerjanya.
Karyawan yang diterima hanya yang dinyatakan sehat oleh dokter pemeriksa dan tidak
mengidap penyakit berbahaya, penyakit menular ataupun penyakit kambuhan yang berulang.

PROSEDUR:
1. HRD akan merekruit sesuai dengan HR Requisition yang sudah lengkap ditanda tangani oleh GM &
Dept. / Div Head berdasarkan kriteria yang diminta.
2. HRD akan mencek data bank yang ada untuk jabatan yang diminta.
3. HRD menyebarkan info lowongan pekerjaan ke HR Net Working.
4. HRD membuatkan pengumuman kepada Karyawan mengenai lowongan yang kosong.
5. HRD menghubungi sekolah perhotelan untuk memberitakan lowongan kosong.
6. HRD kemudian menerima dan menyeleksi surat lamaran yang masuk berdasarkan kriteria yang
dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menetapkan calon yang kemudian dipanggil baik melalui
surat, telephone atau langsung untuk melakukan interview awal.
7. Calon karyawan yang dipanggil untuk interview diharuskan mengisi Formulir Lamaran Kerja yang
disiapkan oleh HRD dengan lengkap dan benar.
8. Setelah dinyatakan lulus interview awal maka beberapa calon tersebut akan diajukan kepada Dept.
Head dan Excom untuk interview lanjutan.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
6

9. Hasil interview Dept. Head dan Excom akan menentukan siapa dari calon calon tersebut yang
dapat diberitahukan untuk tingkat rank & file. Untuk tingkat manager harus melalui interview dengan
General Manager.
10. Calon tunggal diajukan ke General Manager untuk persetujuan akhir setelah itu dibuatkan kontrak
kerja yang ditanda tangani oleh HRD, calon karyawan dan General Manager.




























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
7

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 002/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : HR Requisition
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ----------------Dir. HR Disetujui oleh : ----------------- GM



PENGERTIAN:
HR Requisition adalah permintaan karyawan baru sebagai pengganti karyawan yang keluar
atau internal transfer ataupun tambahan karyawan baru apabila diperlukan, permintaan
karyawan harian atau permintaan trainee.

PERATURAN:
Bila terdapat permintaan maka HR Requisition harus ditanda tangani oleh Dept. / Div Head
yang bersangkutan kemudian HRM dan General Manager dengan menyebutkan secara jelas
jumlah orang, jabatan, kriteria dan alasan untuk permintaan tersebut.
Pengajuan HR Requisition untuk pengganti karyawan yang mengundurkan diri dan tanggal
yang sama sejak diajukannya surat pengunduran diri karyawan yang bersangkutan.

PROSEDUR:
1. HR Requisition form di isi dengan menulis permintaan untuk posisi yang dibutuhkan misalnya
seperti karyawan baru, karyawan tambahan, karyawan harian atau trainee.
2. Tuliskan kualifikasi yang dibutuhkan dan status kekaryawanan.
3. Jelaskan alasan permintaan.
4. Untuk permintaan karyawan baru sebagai pengganti karyawan yang mengundurkan diri, maka HR
Requisition dilampiri dengan copy surat pengunduran diri karyawan yang mau keluar.
5. Bila sudah ditanda tangani oleh Dept. Head / Div Head, HRM dan GM, maka untuk permintaan
karyawan pengganti, jabatan yang dibutuhkan akan dimasukan ke dalam daftar lowongan pekerjaan
dan kemudian disimpan sampai didapatkan karyawan pengganti.
6. Bila dipergunakan untuk permintaan karyawan harian, maka akan disimpan di HRD sampai saat
perhitungan pembayaran karyawan harian. Pada saat pembayaran, HR Requisition karyawan
harian yang sudah disetujui akan dilampirkan.
7. Untuk permintaan karyawan harian dilampirkan dengan copy daftar event yang berlangsung disertai
dengan perhitungan manningnya dan jika mendadak dibutuhkan harus ditulis alasan yang jelas
dengan tingkat persentasi hunian kamar.
8. Bila dipergunakan untuk permintaan trainee, setelah disetujui akan dicarikan trainee yang sesuai
dengan kriteria yang dibutuhkan, kemudian dilampir.





H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
8

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 003/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Clearance
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________Dir. HR Disetujui oleh : _________-GM


PENGERTIAN:
Clearance adalah proses terakhir karyawan yang mengundurkan diri baik karena keinginan
sendiri maupun PHK oleh perusahaan dan dilakukan pada hari terakhir bekerja di DAFAM
HOTELS dengan menjalankan formulir yang berisi daftar untuk mengembalikan barang hotel
atau serah terima segala yang berhubungan dengan pekerjaan.
Clearance juga digunakan untuk mengetahui apakah pada saat pengunduran diri, karyawan
telah membereskan administrasi kepada department yang terkait.

PERATURAN:
Clearance wajib di isi oleh karyawan yang mengundurkan diri pada saat hari terakhir bekerja.
Jika tidak melakukan Clearance, maka karyawan yang bersangkutan dianggap menyalahi
aturan dan untuk itu belum berhak mendapatkan surat referensi dan hak hak lain (misalnya :
sisa gaji, sisa uang service dan lain lain).

PROSEDUR:
1. Dalam masa pengunduran diri seorang karyawan, pada saat hari terakhir bekerja, karyawan datang
ke Human Resources Department untuk menjalankan proses Clearance.
2. Clearance form di isi dan kemudian dijalankan sesuai dengan urutannya. Dimulai dari pengisian
data karyawan yang bersangkutan, kemudian ke Department karyawan itu sendiri untuk handover
masalah pekerjaan, administrasi dan lain lain. Lanjut menuju Department Housekeeping untuk
mengembalikan seragam dan aksesoris pelengkap seragam. Kemudian Department Accounting
untuk diperiksa apakah ada tunggakan yang belum dibayarkan.
3. Terakhir kembali ke HR Dept untuk mengembalikan barang hotel seperti name tag, kartu asuransi,
kartu ID DAFAM HOTELS, buku PP, kupon makan, kunci loker dan kartu nama.
4. Serah terima disetiap Divisi yang terurut harus ditanda tangan Dept. Head / Div Head.








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


2
9

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 004/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Exit Interview
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________-Dir. HR Disetujui oleh : _____________-GM



PENGERTIAN:
Exit interview adalah proses wawancara yang dilakukan Human Resources Department pada
saat hari terakhir karyawan yang mengundurkan diri untuk mengevaluasi alasan pada laporan
turnover karyawan.

PERATURAN:
Exit interview wajib dilakukan oleh karyawan yang mengundurkan diri pada saat terakhir
bekerja atau sebelum meninggalkan hotel.

PROSEDUR:
1. Exit interview untuk karyawan level rank dan file dilakukan oleh HRD Staff, untuk level supervisor
keatas akan dilakukan oleh Personnel Manager.
2. Untuk level Excom akan dilakukan oleh Director of Human Resources atau General Manager
sebagai pengganti bila tidak ada Director of Human Resources.






















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
0

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 005/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Surat Keterangan Sakit
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ______________-Dir. HR Disetujui oleh : _____________-GM



PENGERTIAN:
Surat Keterangan Sakit adalah surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit, klinik atau badan
kesehatan yang terdaftar dan diakui oleh pemerintah untuk memberikan waktu istirahat kepada
pasien dari pekerjaannya dikarenakan penyakit yang dideritanya dan harus ditanda tangani
langsung oleh dokter yang memeriksa.

PERATURAN:
Surat keterangan sakit harus ditanda tangani oleh dokter yang memeriksa dan tidak boleh
diatas namakan / diwakilkan.
Surat keterangan sakit tidak boleh terdapat coretan.
Surat keterangan sakit tidak berlaku surut.
Penyalahgunaan surat keterangan sakit akan mengakibatkan sanksi disiplin sesuai dengan
yang ada pada PP.

PROSEDUR :
1. Surat keterangan sakit yang didapat dari dokter yang bukan rujukan perusahaan harus diberikan ke
dokter perusahaan (In house Clinic) dalam waktu 2 x 24 jam pada saat kembali bekerja.
2. Surat keterangan sakit tersebut harus dilampiri oleh diagnosa dokter, copy resep dan kuitansi asli.
3. Surat yang tidak lengkap tidak akan disetujui. Jika kuitansi asli diajukan ke asuransi diluar asuransi
perusahaan, maka harus dilampiri dengan foto copy resep dan kuitansi tersebut.
4. Setelah mendapatkan persetujuan dokter rujukan maka surat keterangan sakit dilampirkan dengan
formulir Late / Absent Report untuk diketahui dan mendapatkan tanda tangan dari Dept. Head atau
Excom masing masing.
5. Kemudian surat keterangan sakit yang sudah ditanda tangani Excom / Dept. Head beserta kuitansi
asli dapat diberikan ke HRD untuk proses reimbursement atau pelengkap laporan bulanan absensi.








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
1

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 2
Nomor : 006/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Absensi Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ______________-Dir. HR Disetujui oleh : ________________-GM


PENGERTIAN
Absensi adalah pencatatan waktu kerja yang dilakukan karyawan saat datang dan selesai
bekerja kecuali Excom.
Absensi digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan setiap bulan sesuai dengan jadwal
yang telah ditetapkan oleh bagiannya masing masing.

PERATURAN:
Absensi kehadiran wajib dilakukan untuk seluruh karyawan DAFAM HOTELS pada saat datang
kecuali Excom.
Penyalahgunaan dan tidak dilakukannya absensi akan mengakibatkan sanksi disiplin sesuai
dengan yang ada pada PP.

PROSEDUR:
1. Kartu absensi disiapkan oleh HRD dan dibagikan kepada masing masing Department Head 2 hari
sebelum bulan berakhir dengan sudah ditulis Nama Lengkap, Departemen dan Bulan.
2. Kartu absensi diberikan kepada staff yang bersangkutan oleh Department Head masing masing.
3. Karyawan Wajib melakukan absensi setiap datang (Punch In) dan pulang (Punch Out) bekerja pada
mesin absensi yang telah disediakan perusahaan.
4. Setelah melakukan punch in, maka kartu absensi diletakan kedalam kotak/rak yang telah disediakan
di Time-keeping yang mana berarti bahwa karyawan ybs sedang bekerja di Hotel.
5. Gunanya ditaruh dalam kotak/rak tersebut untuk mengetahui jumlah karyawan yang sedang bekerja
di hotel jika terjadi keadaan darurat.
6. Bila saat pulang kerja dan melakukan punch out, kartu absensi dikembalikan ke tempat kartu absen
yang menempel di dinding sesuai dengan departmentnya.
7. Bila mesin absensi rusak, maka Security/Petugas yang bertugas harus menuliskan jam masuk atau
pulang dengan dibubuhkan paraf.
8. Pada akhir bulan setiap Department Head mengumpulkan kartu absensi dan memeriksa serta
memberikan keterangan pada tanggal yang kosong dalam waktu 3 hari.
9. Kartu absensi dan summary diserahkan ke HRD pada hari ketiga untuk dibuatkan laporan.
10. Laporan diberikan ke Department Head masing masing untuk diperiksa dan dikembalikan ke HRD
dalam waktu 4 hari dengan menyertakan tanda tangan masing masing Department Head.
11. Setiap Department Head bertanggung jawab terhadap absensi dan keterangan masing masing
staffnya.
12. SOP akan berubah bila mesin absensi diganti dengan mesin lain.




H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
2

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 2
Nomor : 007/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Cuti Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________-Dir. HR Disetujui oleh : _____________-GM



PENGERTIAN:
Cuti adalah hak istirahat yang dapat diambil karyawan karena yang bersangkutan telah
bekerja 12 bulan berturut turut, akan melahirkan atau keguguran atau hak istirahat yang
didapat berdasarkan UU. 13 / 2003 pasal 93 huruf (2) dan (4).
Tujuan cuti adalah untuk penyegaran jasmani dan rohani, sehingga karyawan yang telah
mempunyai hak cuti dianjurkan untuk mengambil hak cutinya.

PERATURAN:
Karyawan yang sudah mendapat hak cutinya dapat mengambil cuti dengan mengisi formulir
cuti yang tersedia di HRD.
Formulir cuti harus disetujui oleh Dept. Head dan Excom.
Peraturan lain yang terdapat di PP.

PROSEDUR:
A. Cuti Tahunan
1. Karyawan yang akan mengambil hak cuti tahunan harus sudah bekerja 12 bulan berturut turut dan
diajukan 7 hari sebelum memulai cuti.
2. Cuti dapat diambil walaupun karyawan bekerja kurang dari 12 bulan jika dizinkan oleh Excom yang
bersangkutan atau mendapat mandat dari General Manager karena situasi tingkat hunian hotel
yang sedang rendah.
3. Formulir cuti diambil di HRD.
4. Formulir cuti yang sudah di isi dikembalikan ke HRD untuk di isi hak cuti yang dapat diambil.
5. Apabila jumlah hari cuti kurang dari hari yang diminta karyawan, lembar isian cuti dikembalikan
untuk diadakan perbaikan sesuai dengan jumlah sisa hari cuti yang tersedia.
6. Karyawan tersebut meminta persetujuan Dept. Headnya dan Executive Comitte, kemudian formulir
Cuti dikembalikan ke HRD untuk disetujui oleh HR Manager.
7. Lembar putih pada formulir cuti untuk file HRD dan lembar merah untuk department head dan
lembar kuning dikembalikan ke karyawannya.

B. Cuti Hamil / Keguguran
1. Karyawan yang mengajukan cuti hamil mengambil lembar isian cuti yang tersedia di HRD.
2. Karyawan tersebut meminta persetujuan cuti kehamilannya kepada Dept. Head dan Excom dengan
melampirkan surat keterangan dokter kandungan.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
3

3. Untuk cuti gugur kandungan, surat keterangan dokter harus disetujui terlebih dahulu oleh dokter
perusahaan.
4. Formulir cuti diserahkan ke HRD untuk disetujui HR Manager.
5. Lembar putih pada formulir isian cuti untuk file Departemen SDM dan lembar merah untuk
department Head dan lembar kuning dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.

C. Cuti Khusus
1. Cuti yang dapat diambil berdasarkan UU. 13 / 2003 pasal 93 huruf (2) dan (4) yang harus disetujui
terlebih dahulu oleh Dept. Head dan Excom kecuali dalam keadaan mendesak dengan menunjukan
bukti bukti yang dapat diajukan kemudian.
2. Cuti diluar tanggungan Perusahaan dengan tidak menerima upah pokok untuk kepentingan orang
tua / mertua atau anak sakit keras, selama lamanya 7 hari, dengan persetujuan Dept. Head dan
Excom.























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
4

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 008/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Klaim ke Jamsostek
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ______________-Dir. HR Disetujui oleh :_____________-GM


PENGERTIAN:
Klaim Jamsostek adalah proses permohonan klaim asuransi Jamsostek yang diajukan oleh
perusahaan untuk mendapatkan hak ganti rugi karyawan yang mendapatkan kecelakaan kerja
pada saat dalam perjalanan ke kantor maupun pada saat pulang bekerja.

PERATURAN:
Klaim Jamsostek harus wajib memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan oleh PT.
Jamsostek.
Karyawan / keluarga karyawan yang mengalami kecelakaan harus segera melaporkan
kejadian kepada HRD.
HRD harus memberitahukan persyaratan yang harus dilengkapi kepada karyawan yang
mengalami kecelakaan dalam waktu 1 x 24 jam.

PROSEDUR:
1. HRD akan menandatangani rumah sakit atau tempat karyawan di rawat setelah terjadinya
kecelakaan.
2. HRD akan menjelaskan aturan / persyaratan yang harus dilengkapi oleh karyawan yang mengalami
kecelakaan. Formulir bahwa HRD telah membacakan persyaratan tersebut harus ditanda tangani
oleh karyawan yang bersangkutan atau keluarga karyawan yang ada disana.
3. Karyawan tersebut harus melengkapi persyaratan dari PT. Jamsostek menyerahkan kelengkapan
tersebut dokumen asli ke HRD.
4. HRD akan mengurus segala yang berkaitan dengan terjadinya kecelakaan kepada PT. Jamsostek.










H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
5

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 009/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Permintaan Kunci Loker
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________-Dir. HR Disetujui oleh : _____________-GM



PENGERTIAN:
Yang dimaksud dengan Permintaan Kunci Loker adalah permintaan kunci untuk tempat
penyimpanan barang barang pribadi karyawan selama karyawan melaksanakan
pekerjaannya.

PERATURAN:
Mengisi formulir permintaan kunci loker.
Setiap loker hanya bisa digunakan oleh 1 (satu) orang.
Tidak boleh menyimpan barang barang berharga di loker karyawan.
Yang berhak atas pemakaian loker karyawan adalah :
a. Karyawan Tetap.
b. Karyawan Kontrak
c. Daily Worker.
d. Trainee.

PROSEDUR :
1. Formulir permintaan kunci loker harus ditanda tangani oleh karyawan yang bersangkutan dan IR &
GA Coordinator.
2. IR & GA Coordinator akan mengecek data loker yang belum terpakai dan memberikan kunci loker
yang belum terpakai tersebut kepada karyawan.
3. IR & GA Coordinator mencatat nomor kunci loker yang diberikan kepada karyawan di file data loker.
4. Jika kuci loker hilang, karyawan harus mengganti sebesar Rp. ..........,- (.......... rupiah) kepada HRD
sebagai biaya pembuatan kunci duplikat yang baru.
5. Untuk karyawan yang mengundurkan diri wajib mengembalikan kunci loker pada saat clearance di
HRD.








H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
6

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 2
Nomor : 010/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Penggantian Pengobatan Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________i-Dir. HR Disetujui oleh : ___________-GM


PENGERTIAN:
Penggantian pengobatan karyawan adalah penggantian atas semua biaya pengobatan yang
dikeluarkan oleh karyawan DAFAM HOTELS melalui asuransi yang ditunjuk oleh perusahaan.
Terdiri dari dua jenis jaminan kesehatan, yaitu :
a. Rawat Inap.
b. Rawat Jalan.

PERATURAN:
Karyawan yang berhak atas jaminan kesehatan dari perusahaan adalah :
a. Karyawan Tetap beserta keluarganya.
b. Karyawati Tetap.
Karyawan Tetap beserta keluarganya dan Karyawati berhak menerima jaminan kesehatan dari
perusahaan yang besarnya disesuaikan dengan tingkatan jabatan / golongan sesuai aturan
asuransi yang digunakan pada saat itu.
Karyawan Tetap atau keluarga karyawan yang menjalani rawat inap harus melaporkan ke
HRD.
Setiap karyawan diharuskan untuk menghadiri sesi familiarisasi dengan pihak asuransi untuk
mengetahui secara jelas aturan aturan yang harus diikuti.

PROSEDUR :
I. Rawat Inap

Terdiri dari 2 (dua) sistem klaim, yaitu :

A. Sistem Non Provider / Reimbursement

1. Karyawan / keluarga karyawan yang menjalani Rawat Inap dan atau melahirkan terlebih dahulu
membayar semua biaya biaya yang timbul kepada Rumah Sakit atau Apotik, kemudian
memberikan kuitansi dan dokumen klaim kepada HRD yang kemudian akan mengirimkan ke pihak
asuransi untuk mendapatkan penggantian atas biaya yang telah dikeluarkan melalui HRD DAFAM
HOTELSMuara.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
7

2. Besarnya reimbursement sesuai dengan besarnya plafon dan aturan aturan yang berlaku di
asuransi tersebut.
3. Dokumen kuitansi yang dikumpulkan akan diambil oleh kurir asuransi setiap hari Senin pagi jam
10:00 dan Rabu siang jam 15:00.
4. Proses dari asuransi memakan waktu kurang lebih 10 hari kerja dan jika sudah akan dilaporkan
pihak asuransi.
5. Pada saat terima laporan dari asuransi untuk penggantian, HRD langsung membuatkan laporan ke
HRD bila sudah tersedianya uangnya.
6. HRD akan membuat pengumuman bahwa penggantian biaya sudah dapat diambil di HRD.
B. Sistem Provider
1. Karyawan / keluarga karyawan cukup menunjukan Kartu Peserta Asuransi dan Kartu Identitas
(KTP) kepada petugas administrasi rawat inap saat menjalankan perawatan rawat inap dan atau
melahirkan dirumah sakit, peserta harus mengisi dan menandatangani formulir klaim yang diberikan
Rumah Sakit Provider yang bersangkutan.
2. Karyawan / keluarga karyawan yang menjalani rawat inap melaporkan kepada HRD.
3. Besarnya plafon sesuai dengan besarnya plafon dan aturan aturan yang berlaku apabila ada
kelebihan maka akan diperhitungkan kemudian dan akan menjadi tanggung jawab karyawan yang
bersangkutan untuk melunasi.

II. Rawat Jalan
1. Karyawan / keluarga karyawan yang menjalani rawat jalan harus membayar terlebih dahulu biaya
yang telah dikeluarkan atas rawat jalan tersebut, kemudian mengirimkan kuitansi pembayaran
kepada asuransi melalui HRD DAFAM HOTELS, untuk mendapatkan penggantian atas biaya yang
telah dikeluarkan. Prosesnya sama dengan sistem klaim Non Provider / Reimbursement.
2. Besarnya reimbursement adalah 80% dari jumlah klaim dan sesuai dengan plafon serta aturan
aturan yang berlaku di asuransi tersebut.
















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
8

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 011/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Employee of The Quarter
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________-Dir. HR Disetujui oleh : ___________-GM


PENGERTIAN
Employee of The Quarter adalah karyawan terbaik di hotel yang dipilih setiap tiga bulan
sekali.

Employee of The Quarter terbagi dalam 2 kategori :
1. Employee of The Quarter.
2. Supervisor of The Quarter.

Hadiah untuk masing masing kategori adalah :
1. Uang tunai sebesar Rp. ,-
2. Sertifikat Employee of The Quarter.

PERATURAN :
Setiap Departemen menominasikan karyawan yang dinilai prestasi kerjanya lebih dari
karyawan lainnya seperti cara kerjanya, absensinya dan sedang tidak menjalani pelanggaran
disiplin.
Karyawan yang dinominasikan sudah bekerja minimal 6 bulan.
Karyawan tersebut dipanggil pada saat dinominasikan untuk diberitahukan alasan pengajuan
dirinya sebagai nominasi Employee of The Quarter.
Para nominee Employee of The Quarter akan dipanggil untuk menghadapi interview yang
dilakukan oleh Excom & General Manager.
Nilai yang paling tinggi dan sesuai dengan pertimbangan Excom akan menjadi pemenang.

PROSEDUR :
1. Setiap awal minggu pertama di bulan terakhir dari setiap triwulan, HRD akan membagikan formulir
nominasi Employee of The Quarter.
2. Formulir berisi nama Nominee dan nilai setiap kriteria dikembalikan ke HRD paling lambat 1 minggu
setelah formulir diedarkan.
3. HRD akan membuatkan summary dari semua nominee yang diterima dari masing masing
departemen untuk berikutnya dilakukan proses interview akhir yang melibatkan team Excom.
4. General Manager akan menentukan kapan diadakannya interview.
5. HRD akan mengundang nominee pada saat yang sudah ditentukan oleh General Manager.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


3
9

6. Setiap Excom, sesuai dengan bidangnya akan mengajukan pertanyaan yang sama kepada setiap
nominee. Para nominee akan diberi nilai berdasarkan jawaban oleh masing masing Excom yang
mengajukan pertanyaan tersebut.
7. Nominee yang mendapatkan nilai paling tinggi atau atas dasar pertimbangan dan kesepakatan team
Excom akan terpilih menjadi pemenang Employee of The Quarter.
8. Karyawan yang terpilih akan diumumkan dan diberi penghargaan dalam Employee Gathering yang
diadakan di minggu terakhir.



























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
0

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 2
Nomor : 012/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Penggunaan Kupon Makan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________-Dir. HR Disetujui oleh : ___________-GM


PENGERTIAN:
Kupon makan adalah kupon yang diberikan kepada karyawan untuk digunakan pada saap
makan di kantin karyawan sesuai dengan shiftnya.

PERATURAN:
Kupon makan hanya berlaku untuk 1 (satu) kali makan setiap harinya sesuai dengan shift.
Kupon makan harus ditulis nama lengkap, departemen dan tanggal makan.
Yang berhak atas kupon makan berwarna putih atau hijau untuk karyawan.
Sedangkan kupon makan tambahan berwarna merah diberikan kepada :
a. Daily Worker.
b. Trainee.
c. Kontraktor yang disetujui dalam kontraknya.
d. Dan lain lain yang sudah mendapatkan persetujuan dari manajemen dengan
pembatasan jumlah.

PROSEDUR :
1. Kupon makan akan dibagikan setiap bulan oleh HRD kepada setiap Department Head. Kupon
makan berupa lembaran putih atau hijau sebanyak 26 lembar perbuku untuk masing masing
karyawan.
2. Sedangkan kupon makan berwarna merah disebut sebagai kupon makan tambahan yang diberikan
untuk Daily worker, trainee, kontraktor dan lain lain diminta ke HRD atas persetujuan dari Dept.
Head.
3. Setiap karyawan bertanggung jawab atas kupon makannya masing masing dengan menuliskan
nama lengkap, departemen dan tanggal makan disetiap lembar kupon.
4. Setiap karyawan pada saat makan harus memberikan 1 (satu) lembar kupon makan yang telah
ditulis lengkap kepada pihak catering.
5. Pihak catering tidak akan menerima kupon makan yang tidak ditulis nama lengkap, deprtemen dan
tanggal makan.
6. Untuk kupon makan tambahan juga harus dituliskan nama lengkap, departemen dan tanggal makan
oleh Supervisor atau Dept. Head yang bersangkutan.
7. Setiap tanggal 1 sampai 16, HRD membuat laporan pemakaian laporan kupon makan karyawan
untuk diproses pembayarannya oleh Accounting.



H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
1

8. Pada saat bulan puasa, bagi karyawan Muslim yang berpuasa pada shift pagi / pertama, maka
kupon makan akan diganti dengan sejumlah uang yang besarnya ditetapkan oleh manajemen.
9. Kupon makan bagi karyawan Muslim yang berpuasa dan masuk pada shift pagi / pertama
dikumpulkan kepada Dept. Headnya yang pada saat terakhir bulan puasa diberikan ke HRD disertai
laporan.
10. Penggantian uang makan bulan puasa dilakukan dengan memberikan penggantian secara tunai.
11. Untuk karyawan yang bertugas diluar hotel dan tidak dapat kembali ke kantor untuk makan karena
tugasnya akan diberikan tunjangan makan sejumlah yang ditetapkan oleh manajemen.
12. Bagi karyawan yang split shift berhak makan 2 kali dengan menggunakan kupon makan tambahan
yang dapat diminta kepada Dept. Headnya.

























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
2

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 013/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Late / Absent Report
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________Dir. HR Disetujui oleh : _____________GM



PENGERTIAN:
Late/Absent Report adalah laporan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan karena
alasan tertentu atau sakit, juga digunakan untuk izin pulang lebih cepat.

PERATURAN

Karyawan harus mengisi formulir Late / Absent Report.
Untuk ketidakhadiran karena sakit harus disertai Surat Keterangan Dokter yang dilegalisir oleh
Dokter perusahaan.
Formulir harus disetujui oleh Supervisor dan Department Head.
Peraturan lain yang diatur dalam Peraturan Perusahaan.

PROSEDUR :
1. Karyawan yang terlambat atau tidak masuk karena alasan tertentu atau sakit, harus memberi kabar
terlebih dahulu kepada supervisornya masing masing (lewat telephone atau fax) 2 jam sebelum
shiftnya dimulai.
2. Saat karyawan masuk, mereka harus mengisi formulir late / absent report, dan menuliskan alasan
yang jelas mengenai keterlambatan atau ketidakhadirannya tersebut lalu menyerahkannya kepada
supervisor.
3. Untuk ketidakhadiran karena sakit, karyawan harus melampirkan Surat Keterangan Dokter yang
terlebih dahulu dilegalisir oleh Dokter perusahaan.
4. Untuk ketidakhadiran karena alasan yang lain, supervisor bisa mengambil tindakan berupa potong
cuti, EDO, PH atau potong gaji dan menyerahkannya kepada Department Head untuk
ditandatangani.
5. Formulir yang telah ditanda tangani oleh Department Head selanjutnya diserahkan kepada HRD.
6. Untuk karyawan yang izin pulang cepat, di formulir Late / Absent harus dicantumkan jam izin pulang
dan alasan yang jelas serta ditanda tangani oleh Department Head.
7. Formulir yang telah ditanda tangani kemudian di foto copy, lembar yang asli diserahkan ke HRD,
sedangkan lembar foto copy diserahkan kepada Security yang bertugas ketika keluar.





H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
3

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 20112 Hal 1 dari 1
Nomor : 014/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Annual Leave
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : _____________-Dir. HR Disetujui oleh : _____________-GM



POLICY:
Karyawan yang telah bekerja minimal 2 bulan dapat mengambil hak cuti tahunannya tidak
melebihi dari hak cutinya yang sudah timbul dengan sistem advance yang harus disetujui oleh
Excom dan GM sehubungan dengan closing date untuk pengambilan cuti tahunan ditentukan
setiap tanggal 31 Desember dan dapat diperpanjang sampai bulan Januari tahun berikutnya
untuk menghabiskan sisa cutinya dan lebih dari itu dinyatakan hangus.

PROCEDURE:
1. Mengambil form cuti di Personalia.
2. Permohonan cuti harus diajukan minimal 7 hari kerja sebelum memulai cuti.
3. Pengajuan cuti sebelum keatasannya langsung terlebih dahulu meminta perhitungan cuti dari
Personalia untuk di cocokan di data karyawan tersebut (tanpa ada pengecekan dan persetujuan dari
Personalia tidak diperbolehkan cuti).
4. Dalam hal pengambilan cuti, 6 hari diatur oleh Perusahaan dan 6 hari diatur oleh karyawan sendiri
atas persetujuan atasan langsung.
5. Cuti tahunan dapat diambil setelah mendapatkan persetujuan / ditanda tangani oleh Dept. Head,
Excom dan HRD.
6. Pengambilan cuti tahunan yang belum bekerja selama setahun (advance) harus ada persetujuan
dari Excom dan CC dari GM.
7. Cuti tahunan akan ditutup setiap tanggal 31 Desember dan dapat diperpanjang untuk
menghabiskan sisa cuti sampai dengan tanggal 31 January tahun berikutnya berdasarkan
kebijaksanaan Managemen.
8. Apabila sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan hak cuti masih ada maka akan
dinyatakan hangus dan tidak dapat diganti oleh uang.
9. Bagi karyawan yang sakit dan tidak dapat menunjukan surat keterangan sakit dari dokter beserta
diagnosanya diperbolehkan untuk memotong hak cutinya maksimal 3 hari selama setahun (yang
masih mempunyai hak cuti).
10. Dan apabila karyawan tersebut sudah tidak mempunyai hak cuti kemudian sakit serta tidak dapat
menunjukan surat keterangan sakit dari dokter beserta diagnosanya, hal tersebut akan dipotong
langsung dari gaji sesuai dengan perhitungan perhari gaji karyawan yang bersangkutan serta
mendapatkan surat peringatan ke 2 (dua).






H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
4

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 015/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Cuti Sakit
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ____________-Dir. HR Disetujui oleh : ________-GM



POLICY:
Cuti sakit harus ada surat dokter beserta diagnosanya dan disetujui oleh dokter Perusahaan.

PROCEDURE:
1. Cuti sakit harus dapat menunjukan surat dokter yang sudah diperiksa oleh dokter peusahaan dan
apabila tidak menunjukan surat dokter yang diminta akan dikenakan pemotongan gaji.
2. Jika karyawan sakit dan menggunakan jasa dokter diluar perusahaan harus menginformasikan ke
atasanny langsung dan ke HRD.
3. Surat dokter yang tidak mencantumkan diagnosa penyakit dianggap tidak benar.
4. Jika karyawan sudah tidak dapat bekerja lagi karena sakit yang berkepanjangan dan sesuai dengan
keterangan dokter perusahaan maka karyawan tersebut menerima gaji ;
Tiga bulan pertama 100% basic salary dan service charge.
Tiga bulan kedua 75% basic salary dan service charge.
Tiga bulan ketiga 50% basic salary dan service charge.
Tiga bulan keempat 25% basic salary dan service charge.
5. Setelah sakit selama 12 bulan dan rekomendasi dari dokter bahwa karyawan tersebut tidak dapat
lagi bekerja maka diadakan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan UU No. 13 tahun 2003.













H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
5

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 20112 Hal 1 dari 1
Nomor : 016/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Hari Libur Nasional dan Keagamaan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM




POLICY:
Hari Libur Nasional dan Keagamaan yang sudah diatur oleh pemerintah.

PROCEDURE:
1. Human Resources Department akan mengeluarkan daftar hari hari libur nasional dan keagamaan
kesemua Department.
2. Karyawan level supervisor ke bawah jika masuk pada hari libur nasional akan digantikan dengan
Extra Day Off (EDO) selama 2 hari kerja.
3. Karyawan level Department Head/ Asst. Department Head ke atas hanya mendapat 1 hari libur.
4. Jika karyawan bersamaan hari liburnya pada hari libur nasional, tidak boleh mengganti kepada hari
yang lain.















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
6

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 017/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Jam Kerja dalam Seminggu
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : _____________Dir. HR Disetujui oleh : ____________GM



POLICY:
Jam kerja 40 jam dalam seminggu sesuai dengan Peraturan Perusahaan.

PROCEDURE:
1. Jam kerja 40 jam dalam seminggu dan 8 jam dalam sehari termasuk waktu istirahat.
2. Jam kerja diatur 5 hari dalam seminggu untuk office hours dan 6 hari dalam seminggu untuk
operational.
3. Pembuatan jadwal kerja diatur oleh departmentnya masing masing dan tidak lebih 40 jam dalam
seminggu.
4. Jam kerja disesuaikan dengan aturan perusahaan dan operasional hotel.
Operasional perusahaan selama 24 jam dan jadwal kerja diatur dalam 3 shift antara lain
pagi, siang dan malam.
















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
7

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 20112 Hal 1 dari 1
Nomor : 018/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Locker Inspection
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ____________Dir. HR Disetujui oleh : _________GM



STANDARD:
Bahwa untuk memberikan rasa kedisiplinan yang tinggi dan mengamankan barang milik hotel /
karyawan / tamu serta menjaga pemakaian fasilitas hotel perlu dilakukan pemeriksaan locker
secara berkala dan konsisten agar pengguna locker merasa aman, nyaman dan selalu
mengikuti peraturan yang ada.

PROCEDURE:
1. Merencanakan pemeriksaan locker setiap bulan 1 kali sebanyak 20 buah locker pria dan 20 buah
locker wanita dilakukan secara acak tanpa pemberitahuan tanggal dan waktunya.
2. Sebagai tambahan pemeriksaan akan dilakukan oleh staff HRD yang piket yaitu 5 locker pria dan 5
locker wanita dengan didampingi oleh Security dan supervisor HK sebagai saksi.
3. Mengundang pihak Security dan Housekeeper untuk melakukan pemeriksaan sebagai saksi.
4. Mengisi form inspection dan melaporkan setiap temuan yang ada sesuai dengan keadaan.
5. Pemeriksaan meliputi barang barang yang tidak boleh berada di locker seperti ; barang barang
operasional milik hotel, senjata tajam, barang mudah terbakar, bahan peledak. Buku atau video
porno atau sejenisnya dan lain lainnya yang sesuai dengan syarat syarat ketentuan
penggunaan locker.
6. Apabila ditemukan barang barang yang sesuai tertera di point 5 akan segera dilaporkan ke HRD
untuk ditindak lanjuti sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
7. Selain pemeriksaan locker turut diperiksa keadaan toilet dan wash basin dan lainnya apabila ada
kerusakan untuk segera dilaporkan dan dittindak lanjuti ke pihak Engineering.
8. Hasil pemeriksaan ditanda tangani oleh HR staff, Security, HK dan disetujui oleh DOHR atau
Personnel Manager.
9. Hasil pemeriksaan dilaporkan di morning briefing untuk diketahui oleh departemen lainnya.









H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
8

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 019/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Lockers Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ____________Dir. HR Disetujui oleh : ____________GM



POLICY:
Personalia harus mengontrol dan menyakinkan bahwa locker karyawan dalam keadaan bersih, rapih
dan aman.

PROCEDURE:
1. Loker karyawan dipisahkan antara loker wanita dan pria.
2. Semua penggunaan loker harus dalam keadaan bersih dan rapih.
3. Setiap karyawan bertanggung jawab masing masing atas penggunaan lokernya.
4. Dilarang karyawan menyimpan barang milik perusahaan di loker.
5. Loker akan di inspeksi secara mendadak sebulan sekali yang melibatkan HRD, Security, dan
Housekeeping.
6. Jika karyawan kedapatan menyimpan barang milik perusahaan diloker akan dikenakan sanksi
sesuai dengan peraturan perusahaan.























H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


4
9

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 020/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Lowongan Kerja
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



POLICY:
Semua Lowongan Kerja yang ada diperusahaan harus mendapat persetujuan DOHR,
Financial Controller dan General Manager. Untuk lowongan tersebut di utamakan karyawan
yang ada didalam terlebih dahulu baru pemanggilan dari luar Perusahaan.

PROCEDURE:
1. Lowongan kerja diumumkan terlebih dahulu di internal Perusahaan.
2. Karyawan yang berminat harus persetujuan department headnya.
3. Harus membuat lamaran kerja ke Human Resources Department.
4. Human Resources akan memanggil dan memberikan rekomendasi ke General Manager dan
Department Head yang bersangkutan.
5. Untuk kandidat dari dalam harus ada hasil appraisal / penilaian.
6. Kandidat dari luar harus lebih bagus dari pada kandidat dari dalam.















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
0

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 021/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Pelepasan Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________Dir. HR Disetujui oleh : ___________GM



POLICY:
Semua karyawan yang mengundurkan diri harus melalui exit interview. Semua barang
barang milik Perusahaan harus dikembalikan.

PROCEDURE
1. Harus melengkapi semua data exit interview ke HRD dan menandatanganinya.
2. Form yang berhubungan dengan accounting harus ditanda tangani oleh Financial Controller.
3. Pengambilan uniform ke Housekeeping dan ditanda tangani oleh Housekeeper.
4. Pengembalian kartu identitas, kupon makan, kartu asuransi, buku PP, kunci loker dan papan nama
dan ditanda tangani oleh petugas Personalia.
5. Berikan kartu pelepasan bahwa karyawan tersebut sudah menyelesaikan semua aturan pelepasan
karyawan.
















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
1

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 022/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Pembayaran Karyawan Harian Lepas
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________Dir. HR Disetujui oleh : ___________GM



POLICY:
Upah minimum sektoral SK Gubernur tahun 2012 sebesar Rp. ........,- efektif tanggal 1 Januari
2012, dan pembayaran Karyawan Harian Lepas sebesar Rp. ........,-/hari.

PROCEDURE:
1. Setiap department yang membutuhkan pekerja harian yang sesuai dengan tingkat hunian, hotel,
dan Banquet Event harus mengisi form Extra Labor Requisition dan mengajukan ke HRD yang
ditanda tangani Dept. Headnya, setujui FC dan GM.
2. Semua Karyawan Harian Lepas harus menanda tangani daftar hadir di departmentnya masing
masing dan diperiksa oleh supervisor atau Managernya.
3. Melengkapi daftar hadir tersebut dan menyerahkan ke HRD untuk pembayaran gaji dan harus
disetujui oleh FC dan GM.
4. Dan kemudian semua berkas yang sudah lengkap dan diserahkan ke General Cashier untuk
pembayaran.
5. Pembayaran pekerja harian dilaksanakan di General Cashier setiap 2 minggu sekali pada hari
Jumat sore.
6. Setiap Karyawan Harian Lepas harus memperlihatkan kartu identitas ke General Cashier pada saat
pengambilan gaji.


















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
2

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 023/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Short Time
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : _____________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



POLICY:
Karyawan yang sudah bekerja selama 6 hari kerja secara berturut turut dari 7 jam/hari, 42
jam/minggu. Karyawan tersebut dapat mengambil hak atas kelebihan jam kerjanya 2
jam/minggu dengan cara memotong jam kerja di salah satu hari kerjanya diminggu berikutnya.

PROCEDURE:
1. Mengambil form short time di Personalia.
2. Permohonan short time yang pengambilannya diawal jam kerja harus diajukan minimal 3 hari kerja
sebelum memulai short time.
3. Pengajuan short time sebelum ke HRD terlebih dahulu meminta perhitungan short time dari
atasannya langsung untuk dicocokan di data karyawan, dan apabila data absensi karyawan di HRD
tidak cocok, maka karyawan tersebut tidak diperbolehkan mengambil short time.
4. Apabila short time dilakukan pada akhir jam kerja diharuskan mengisi form yang disediakan oleh
HRD dan ditanda tangani oleh atasannya dan pada waktu pulang form tersebut harus diberikan
kepada Timekeeper / Petugas yang ditunjuk di pintu keluar karyawan sebagai bukti pengambilan
short time.
5. Apabila short time dilakukan sebelum memulai jam kerja, harus dibuatkan jadwal short time dan
mengisi form short time dan ditanda tangani oleh atasannya dan Dept. Headnya, kemudian form
tersebut diserahkan ke HRD bersama summarynya pada akhir bulan.
6. Dan apabila pada saat summarynya diserahkan ke HRD ternyata yang melakukan short time tidak
mengisi form dianggap melanggar peraturan perusahaan.











H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
3

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 024/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Surat dan Dokumen Buat Karyawan Baru
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



POLICY:
Sebelum memulai bekerja ada beberapa persiapan yang harus dilengkapi.

PROCEDURE:
Sehari sebelum memulai bekerja ada beberapa kelengkapan yang harus kita siapkan antara lain ;
1. Kartu Absensi.
2. Papan Nama.
3. Kartu Nama.
4. Welcome Letter.
5. Kupon Makan.
6. Kunci Locker dan Locker.
7. Buku Pegangan Karyawan.
8. Seragam Kerja.
9. Buku Perarturan Perusahaan.
10. Buku Asuransi Kesehatan.

Karyawan harus menanda tangani buku tanda terima perlengkapan.











H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
4

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 025/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Surat Tugas Uji Kompetensi
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ___________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



PENGERTIAN:
Setiap surat permohonan tenaga pelatihan / penilai dari sekolah ataupun perusahanan harus
diproses melalui HRD dan DOHR / PM, dan akan mendiskusikan dengan Dept Head terkait
siapa yang akan dikirim dan dengan disertai tugas resmi dari manajemen.

PROSEDUR:
1. Surat permohonan dari Sekolah / Perusahaan untuk tenaga pelatihan / penilai diterima oleh GM dan
di posisikan ke HRD untuk ditindak lanjuti (minimal 4 hari kerja).
2. HRD akan mendiskusikan dengan departemen yang terkait untuk mencari dan menetukan siapa
yang memiliki sertifikasi assesor dan layak untuk dikirim sebagai utusan dari hotel.
3. Karyawan yang terpilih akan menjadi duta dari hotel untuk menjadi pelatih / penilai disertai surat
tugas yang ditanda tangani oleh DOHR dan diketahui oleh GM.
















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
5

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 026/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Transportasi Karyawan Dimalam Hari
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : ________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



POLICY:
Semua karyawati yang pulang kerja pada jam 23:00 dan mempergunakan mobil yang
disiapkan oleh Perusahaan terlebih dahulu harus mendaftarkan diri di Timekeeping.

PROCEDURE:
1. Hotel akan menyiapkan angkutan khusus untuk wanita yang shift ke-2 atau pulang pada jam 23:00.
2. Semua yang akan ikut pengantaran harus terlebih dahulu mendaftar di Timekeeping.
3. Timekeeper akan memonitor mobil transportasi tersebut dan membuat laporan melalui look book
Timekeeping

















H
o
t
e
l

O
p
e
r
a
t
i
o
n
s

M
a
n
u
a
l


5
6

STANDARD PROSEDURE OPERASI

DAFAM HOTELS
Penggantian : Baru Juli 2012 Hal 1 dari 1
Nomor : 027/HRD/DAFAM HOTELS

Subyek : Pengunduran Diri Karyawan
Section/Department : Human Resources
Dipersiapkan oleh : __________Dir. HR Disetujui oleh : __________GM



POLICY:
Pengunduran diri karyawan harus sesuai dengan Peratuan Perusahaan dan UU No. 13 tahun
2003 Pasal 162 ayat (3).

PROCEDURE:
1. Surat pengunduran diri harus sudah sampai ke Human Resources Department paling lambat 1
bulan sebelum tanggal pengunduran diri karyawan kecuali ditentukan lain pada Perusahaan.
2. Karyawan yang mengundurkan diri tanpa pemberitahuan terlebih dahulu atau kurang dari 1 bulan
tidak mendapatkan hak haknya sesuai dengan Peraturan Perusahaan dan UU No 13/2003.
3. Karyawan yang mengajukan pengunduran diri tidak dapat mengambil cuti tahunan, Public Holiday
dan pengganti hari libur.