Diplomado en Sistemas de Gerencia Integral HSEQ

MANUAL INTEGRAL - ANEXO 1: PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001: 4.2
OHSAS18001:4.4.4
ISO14001:4.4.4
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Versin 1.04
OBJETIVO: Asegurar el control de los documentos del Sistema de Gestin Integral.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
REGISTRO DEL DOCUMENTO
Los documentos ingresan en estado
borrador y se graban en la carpeta
de pendientes
Carpeta pendientes
APROBACIN DEL DOCUMENTO
EL documento si es aprobado, pasa
a la carpeta de documentos
publicados y es consultable en la
Intranet
Carpeta de publicacin
PUBLICACIN DEL DOCUMENTO
EL documento est disponible en la
WEB en la seccin de Intranet y le
llega correo a todo el personal,
haciendo nfasis en la necesidad de
leerlo.
Mail de aviso de cambio de
documento



LEGIBLE
El documento es visible en PDF; no
modificable, las 24 horas del da, los
365 das del ao.
Registro de disponibilidad del
servidor WEB (99%)
CONTROL DE OBSOLETOS
Los documentos obsoletos quedan
en el CD de slo lectura que se
quema cada mes, el da 30. El CD
slo se consulta en la oficina de
calidad, para evitar errores de uso
mal intencionado.
Biblioteca de obsoletos.
CONTROL DOCUMENTOS
EXTERNOS
Los documentos externos se colocan
en la carpeta de documentos
externos y se enva mail a los
implicados.
Biblioteca de documentos
externos
Cambios
Los documentos se modifican cada
vez que un jefe enva la nueva
versin y el COMIT HSEQ aprueba
su cambio
Carpeta de pendientes y
documentos definitivos
Distribucin.
Todo el personal puede consultar los
documentos en sus computadores a
travs de la red, y cada jefe hace
mnimo una hora de charla tcnica a
la semana, por orden de la direccin
nacional.
Actas de reunin y listado de
privilegios de los usuarios de la
red.





DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001: 4.2
OHSAS18001:4.5.4
ISO14001:4.5.4
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS
Versin 1.03
OBJETIVO: Suministrar las pautas para administrar los registros en el Sistema de Gestin Integral.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Formatos
La persona que requiera un formato
solicita su aprobacin al COMIT
HSEQ
Carpeta de pendientes
Formato aprobado
EL formato aprobado se coloca en la
Intranet y se obliga a cumplirlo a
partir de la fecha de aprobacin, con
un margen mximo de 15 das.
Carpeta de Intranet de
documentos vigentes
Legibles
Los registros son legibles en la
medida que el 88% del sistema se
diligencia en forma digital y solo el
complemento tiene registros
diligenciados a mano.
Auditorias de calidad.



Identificables
Todos los registros son identificados
por una llave como la fecha o el
secuencial, conforme se explica en el
listado maestro de registros de
calidad.
Listado maestro de registros de
calidad.
Recuperables
Los registros son recuperables de
acuerdo con el ndice y el periodo de
retencin estipulado en el listado
maestro de registros de calidad
Listado maestro de registros de
calidad.
Almacenamiento
Los registros de calidad estn
almacenados en el computador
servidor de la intranet y tienen una
copia de seguridad en backup
semanal.
Intranet de la empresa
Proteccin
Los registros estn protegidos,
gracias a los privilegios declarados a
los usuarios de la Intranet
Listado de privilegios de los
usuarios de la Intranet
Tiempo de retencin
Los tiempos de retencin se
encuentran registrados en el listado
maestro de registros y cumplen con
las disposiciones legales vigentes.
Listado maestro de registros de
calidad



Disposicin final
Lo registros se graban en CD
debidamente clasificados conforme a
las normas vigentes de archivo de la
nacin y se envan a la central
nacional para almacenamiento
durante 25 aos.
Listado de remisiones de CD













DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:8.2.2
OHSAS18001:4.5.5
ISO14001:4.5.5
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Versin 1.03
OBJETIVO: Planear, ejecutar, llevar a cabo el seguimiento y reportar a la direccin los informes.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Planear las auditorias
Realizar la planeacin de las
auditorias por procesos, en el tiempo
priorizando los procesos ms
crticos. Mnimo una auditoria al ao
para cada proceso.
Programa de auditoria
Realizar auditorias
Asignar auditores, planear el
programa de auditoria y llevar a
cabo el protocolo de auditoria en los
sitios asignados.
Notas de campo y formato de
no conformidad.
NO conformidades
En caso de presentarse no
conformidades, el auditor diligencia
el formato de no conformidad y
designa 15 das para su solucin por
parte del jefe de proceso asignado.
Formato de no conformidad



Seguimiento
EL auditor hace seguimiento durante
los 15 das para determinar su
efectividad.
Formato de no conformidad
Informe
El grupo auditor presenta el informe
final de auditoria
Informe a la direccin.
Evaluacin de auditores
Los auditores son evaluados por los
auditados para asegurar su
competencia
Evaluacin de auditores.











DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:8.5
OHSAS18001:4.5.3.2
ISO14001:4.5.3.2
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versin 1.03
OBJETIVO: Suministrar la metodologa para llevar a cabo las acciones correctivas.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Accin correctiva
Las quejas repetitivas o
estructurales se clasifica como
accin correctiva
Formato de accin correctiva
Documentar el problema
Un servicio o producto no conforme,
una queja o una auditoria puede
identificar una accin correctiva que
debe ser documentada.
Registro de accin correctiva
Buscar la verdadera causa
Se busca la verdadera causa a cargo
del responsable del proceso y su
equipo de trabajo
Registro de accin correctiva
Programar una solucin eficaz al
problema
Se programa una posible solucin
para eliminar la verdadera causa
detectada.
Registro de accin correctiva



Implementar
Se modifican documentos, procesos
y dems actividades para erradicar
el problema.
Registro de accin correctiva
Medir el eficacia de la accin
tomada
Se mide durante varios das los
resultados alcanzados para
determinar la efectividad de la
solucin. Si no es eficaz regresa a la
segunda actividad.
Registro de accin correctiva
Registro de finalizacin de la
accin correctiva
Se registra el cambio alcanzado y se
cierra la accin correctiva.
Registro de accin correctiva











DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:8.5
OHSAS18001:4.5.3.2
ISO14001:4.5.3.2
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versin 1.03
OBJETIVO: Suministrar la metodologa para llevar a cabo las acciones preventivas.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Documentar el problema potencial
detectado
Una inspeccin o una auditoria
puede identificar una accin
preventiva que debe ser
documentada.
Registro de accin preventiva
Buscar la verdadera causa
Se busca la verdadera causa a cargo
del responsable del proceso y su
equipo de trabajo
Registro de accin preventiva
Programar una solucin eficaz al
problema
Se programa una posible solucin
para eliminar la verdadera causa
potencial detectada.
Registro de accin preventiva



Implementar
Se modifican documentos, procesos
y dems actividades, para erradicar
el problema potencial.
Registro de accin preventiva
Medir el eficacia de la accin
tomada
Los resultados alcanzados, se miden
durante varios das, para determinar
la efectividad de la solucin. Si no es
eficaz, regresa a la segunda
actividad.
Registro de accin preventiva
Registro de finalizacin de la
accin preventiva
Se registra el cambio alcanzado y se
cierra la accin preventiva.
Registro de accin preventiva










DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:8.3
OHSAS18001:4.5.3.2
ISO14001:4.5.3.2
PROCEDIMIENTO DE NO CONFORME
Versin 1.03
OBJETIVO: Suministrar las directrices generales para el manejo del producto no conforme.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Identificar el producto no
conforme
Se identifica con un rtulo el
producto no conforme en los tanque
reservados para tal efecto.
Registro de no conforme
Identificar el servicio no conforme
Se registra en la base de datos el
camin, el nmero de servicio y
cliente mal atendido
Registro de no conforme
Autoridad solucin de producto no
conforme
Se determina la mejor solucin para
atender el producto no conforme:
derogar, reprocesar y volver a
analizar o diluir, segn lo establezca
el director de produccin.
Registro de no conforme



Autoridad solucin de servicio no
conforme
Se determina la mejor solucin para
atender el servicio no conforme:
derogar con rebaja, completar el
pedido al cliente o devolver el
servicio al punto de descargue en
Bogot.
Registro de no conforme
Accin correctiva
Si el problema es repetitivo, la
autoridad puede diligenciar e iniciar
una accin correctiva, siguiendo el
procedimiento determinado para tal
efecto.
Registro de accin correctiva.
Estadsticas
Se incluye el servicio o producto no
conforme en las estadsticas del da
en la bitcora.
Bitcora









DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL
ISO9001:7.4
OHSAS18001:NA
ISO14001:NA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versin 1.03
OBJETIVO: Suministrar materias primas, insumos y contratistas en forma oportuna y eficiente.
ACTIVIDAD
DETALLE REGISTRO
Seleccionar proveedor
Cuando no existe proveedor, se
solicita al aspirante los documentos
relacionados en el formato y se
entrega la calificacin, conforme a
los registrado en la parte inferior del
mismo
Registro de proveedor
Compra
Se realiza la compra de las
requisiciones enviando los pedidos
con los nmeros de parte
solicitados, suministrados por los
catlogos de los proveedores
Formato de orden de compra



Verificacin de producto comprado
Se verifica el producto recibido a
cargo del jefe de almacn, revisando
la orden de compra contra lar
remisin.
Registro de evaluacin de
proveedor
Evaluacin de proveedor
Con cada compra se evala al
proveedor, siguiendo los criterios
registrados en el formato.
Registro de evaluacin de
proveedor
Reevaluacin de proveedor
Si el proveedor sale mal evaluado,
se hace un acta de compromiso y al
mes siguiente se revala.
Registro de evaluacin de
proveedor
Contratistas
Mientras prestan sus servicios en
nuestras instalaciones, el
administrador de contrato debe de
aplicar el manual del interventor
para supervisarlo
Acta de inicio, acta de
liquidacin e informe semanal