CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la proteccin de los activos y la confiabilidad
de la informacin contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables
prenumerados.
ELEMENTOS DE CONTROL
1) PLA !" LA #$%A&'A(&): !ebe indicar claramente los departamentos o
personas responsables de las diferentes funciones *compras, recepcin de
mercader+as, aprobacin de cr,ditos para clientes), las cuales deben costar por
escrito, la asi-nacin de cada funcin implica la facultad de tomar decisiones y
adem.s se debe velar por una adecuada separacin de funciones.
/) 0$ASA((&#"S: Se deben reali1ar con el cumplimiento de las si-uientes
etapas:
Autori1acin
Aprobacin
"jecucin
$e-istro
Por ejemplo en una venta al cr,ditos se pueden observar los si-uientes pasos:
1. Autori1acin de la venta por la -erencia, a aquellos clientes
que cumplan ciertos requisitos.
/. "l -erente de cr,ditos aprueba la venta por un determinado
monto.
2. Se ejecuta la transaccin y se confecciona la factura y se
entre-a la mercader+a al cliente.
3. Se re-istra la venta en el departamento de (ontabilidad
(4"0AS P#$ (#5$A$
6"0AS
Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de
la documentacin que corresponda.
2) Separacin de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control
interno.
3) Separacin de responsabilidades para funciones afines.
"jemplo en la venta de mercader+a se da la si-uiente funciones afines sobre las
cuales se debe efectuar una separacin de funciones:
"ntre-a de mercader+a
$e-istro de (uentas por (obrar
$ecaudacin de la deuda
7) (uando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transaccin
aumentan el peli-ro de fraude. *robo, retencin de pa-os a proveedores, pa-os por
mayor valor a los proveedores, fijar precios m.s bajos a ciertos clientes)
8) La rotacin de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas
saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los re-istros con
mayor cuidado ci9,ndose a los procedimientos establecidos. ":i-ir a los empleados
a ;acer uso de sus vacaciones y que otra persona continu, con las funciones
asi-nadas.
<) !ocumentacin Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, c;eques,
comprobantes de &n-reso, "-reso y 0raspaso
=) Personal competente. "l mejor sistema de control interno no funcionar. si el
personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
>) Pronsticos ?inancieros. Si la empresa ;a fijado metas para sus .reas estas pueden
compararse mes a mes con lo real e identificar e investi-arse de inmediato si e:iste
al-una diver-encia.
1@) Auditor+a &nterna. "l auditor interno tiene la responsabilidad de investi-ar la
eficiencia de las operaciones de cada departamento.
(#S&!"$A(&#"S
1. "l control interno debe revisarse continuamente. *actuali1acin)
/. Limitacin del control interno. !os o m.s empleados que trabajen coludidos
pueden burlar el sistema.
2. "l control interno en peque9os ne-ocios es m.s dif+cil de crear que en una
empresa -rande.
3. "l control interno no se debe plantear solo en t,rminos de prevencin de fraudes
sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
7. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no
deben ser mayores que los beneficios.
"L"A"0#S (#S0&040&6#S !"L (#0$#L &0"$#
1. (#0A5&L&!A!: Plan de cuentas, Aanual de cuentas, (omprobante y
?ormularios, &nformes y "stados ?inancieros.
/. P$"S4P4"S0#S
2. "S0A!BS0&(AS y equipos mec.nicos
3. P"$S#AL Seleccin, rotacin, fian1as.
CONTROL DEL EFECTIVO
Se entiende por efectivo: monedas, billetes, c;eques, -iros bancarios, y dinero depositado
en bancos.
"l efectivo es el m.s corriente y liquido de todos los activos.
$"SP#SA5&L&!A! !" LA %"$"(&A ?$"0" AL "?"(0&6#
"vitar p,rdidas por concepto de fraudes o robos,
%aranti1ar la e:actitud contable de los in-resos, pa-os y saldos del efectivo,
Aantener el saldo suficiente para ;acer los pa-os necesarios y afrontar emer-encias,
"vitar mantener cifras -randes de dinero ocioso.
(#0$#L"S S#5$" "L "?"(0&6#
(ustodia de los activos separados del re-istro de transacciones.
La funcin de re-istro debe estar subdividida en varios empleados.
(A$A(0"$BS0&(AS
":istencia de un Plan de #r-ani1acin.
":istencia de Pol+ticas y Procedimientos inte-rados
Personal adecuado
"jecucin adecuada a los procedimientos
#5C"0&6#S
1. Due todos los in-resos sean depositados inte-ra y oportunamente. E1@@F al d+a
si-uiente a m.s tardar)
/. Arqueos sorpresivos. * por personal ajeno)
2. Due todos los e-resos se cancelen con c;eque.
3. Asi-nacin de un ?ondo ?ijo adecuado.
7. Due todos los in-resos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
8. Due e:istan formularios prenumerados para &n-resos y "-resos.
<. Due e:ista un Plan de (uentas adecuado que permita contabili1ar correctamente los
in-resos y e-resos.
=. Due e:ista un sistema de autori1acin de "-resos.
Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:
1. (ancelar -astos ficticios
(ontabili1ar y pa-ar facturas falsas
(ontabili1ar y pa-ar duplicados de documentos
/. Poster-ar depsitos.
2. Adulterar documentos corri-iendo cifras.
3. Adulterar la suma de los reembolsos de ?ondos ?ijos.
7. (uando se utili1a dinero de cobran1as para efectuar pa-os personales, adulterando la
suma de los cobro y retirando la diferencia.
8. Adulterar depsitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
<. Adulterar boletas de depsito y notas de debito bancario *car-os) por sumas
equivalentes.
Aedidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:
Adecuada separacin de funciones entre el que pa-a y el que re-istra.
Separar las funciones de preparacin de pa-os y su reali1acin.
"mitir c;eques nominativos * borrar Ga la orden deH y Gal portadorH)
Aplicar pol+ticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos
en nImeros y letras.
Aplicar pol+ticas de que todos los fondos fijos sean e:aminados por una persona
distinta al cajero.
#tras medidas de separacin de funciones:
Personal encar-ado de caja:
Due no lleven o no ten-an acceso a los re-istros indirectos de (uentas por (obrar
especialmente de (lientes.
Due no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
Due no ten-an la custodia de documentos, acciones u otros valores.
Due no ten-an la autoridad suficiente para autori1ar pa-os o preparar comprobantes.
Due no aprueben los casti-os de deudores.
Due no preparen, firmen, o despac;en c;eques, especialmente de proveedores.
Due no preparen nominas de remuneraciones ya que podr+an: adulterar su propia
remuneracin o incluir empleados ine:istentes.
Due no reciban c;eques pa-ados devueltos por el banco.
Due no reciban las cartolas bancarias.
Due no sean la misma persona que determina los montos a circulari1ar.
Reglas con respecto al Fondo Fijo
0odo pa-o debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a m.quina
re-istrando en ,l los montos en nImeros y letras as+ como tambi,n el concepto del
pa-o y fec;a del mismo.
"l cajero no debe ;acer pa-os cuando no se encuentran autori1ados los
comprobantes por el funcionario encar-ado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, c;eques personales, no deben formar
parte del fondo fijo.
Peridicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los
comprobantes pa-ado. Se reembolsara mediante c;eque, los comprobantes se
revisaran por funcionarios asi-nados para esta labor.
Los comprobantes se inutili1ar.n con un sello fec;ador pa-ado y se arc;ivaran.
$e-ularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados
responsables, ajenos al departamento de (ontabilidad o (aja.
CUENTA CAA
"s una cuneta de Activo (irculante que re-istra todo el movimiento de efectivo o valores
que los representen. La cuenta (aja recibe la informacin de:
S&S0"AA C#$AL&'A!#$
(omprobantes !iario %eneral
!"5" : Aovimientos del mes de &n-resos
JA5"$ : Aovimientos del mes de "-resos
S&S0"AA ("0$AL&'A!#$
(omprobantes !iario Au:iliar de (aja Aayor
!&A$&# A4K&L&A$ !" (ACA
!"5" JA5"$
?"(JA !"0ALL" PA$(&AL 0#0AL ?"(JA !"0ALL" PA$(&AL 0#0AL
Al termino del mes se confecciona un asiento centrali1adorL uno por los in-resos y otro por
los e-resos
MMMMMMMMMMMMMMMMMMM: MMMMMMMMMMMMMMMMMMM
(aja
(lientes (uentas Acreedoras
K:::::
K::::::
MMMMMMMMMMMMMMMMM :MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Proveedores (uentas
K::::::::: !eudoras
K::::::::::
(aja
DEBE
?"(JA !"0ALL" (#0$#L (L&"0"S LN( A$$
(#5
A"$(A!"$&AS &6A
1 Pa-o (lientes 1@.@@@ 1@.@@@
/ (obro letra 17.@@@ 17.@@@
2 (obro arriendo 7.@@@ 7.@@@
3 6enta
mercader+a
27.3@@ 2@.@@@ 7.3@@
0otal 87.3@@ 1@.@@@ 17.@@@ 7.@@@ 2@.@@@ 7.3@@
!ABER
?"(JA !"0ALL" (#0$#L 5A(# P$#6""!#$"S LNP &0"$"S"S %0#S
%$L
1 !eposito /@.@@@ /@.@@@
/ Pa-o proveedor 1@.@@@ 1@.@@@
2 Pa-o letra 1<.@@@ 18.@@@ 1.@@@
3 %tos varios 7.@@@ 7.@@@
0otal 7/.@@@ /@.@@@ 1@.@@@ 1<.@@@ 1.@@@ 7.@@@
Asientos:
OOOOOOOOOOOOOO:OOOOOOOOOOOOOOOO
(ACA 87.3@@
(L&"0" 1@.@@@
LN( 17.@@@
A$$&"!# (#5. 7.@@@
A"$(A!"$&A 2@.@@@
&6A 7.3@@
%: por centrali1acin debe Libro (aja
OOOOOOOOOOOOOO:OOOOOOOOOOOOO
5A(# /@.@@@
P$#6""!#$ 1@.@@@
LNP 18.@@@
&0"$"S 1.@@@
%AS0#S %$LS 7.@@@
(ACA 7/.@@@
%: por centrali1acin ;aber Libro (aja
#peraciones:
1. Se recibe pa-o de un (liente P1@.@@@
/. Se recibe c;eque por pa-o de letra P17.@@@
2. Se recibe pa-o de arriendo P7.@@@
3. Se reciben P27.3@@ por venta de mercader+a
7. Se deposita en cuenta corriente P/@.@@@
8. Se pa-a a un proveedor P1@.@@@
<. Se pa-a una letra por P1<.@@@ *P1.@@@ inter,s)
=. Se pa-an -astos varios por P7.@@@
&S0$4A"0#S D4" ?A(&L&0A "L AA"C# !" "?"(0&6#
"l ;ec;o de cancelar con c;eques y depositar los in-resos en cuenta corriente facilita el
control, pero a su ve1 se pierde a-ilidad en los pa-os especialmente en aquellos de poco
monto, una de las formas de evitar esto es utili1ar un ?ondo ?ijo o una (aja (;ica.
(ontablemente los conceptos son distintos.
?ondo ?ijo: Se entre-a a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para
atender en forma oportuna pa-os que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es
deben corresponder a pa-os ur-entes y por un monto limitado.
La persona encar-ada del ?ondo ?ijo debe efectuar una rendicin cuenta demostrada a
trav,s de documentos, reflejados en una planilla que se9ale los -astos incurridos. Al
final del mes se totali1a y se adjuntan los comprobantes de respaldo.
"sta rendicin debe ser revisada por otra persona y una ve1 aprobada se repone el
?ondo ?ijo.
A#!"L# !" $"!&(&) !" (4"0A
&dentificacin: ..............................................................................
Aonto Asi-nado: .........................................................................
?"(JA !"0ALL" Q ?A(04$A #
5#L"0A
A#0# %AS0#
0$A0AA&"0# (#0A5L"
OOOOOOOOOOOOO 1 OOOOOOOOOOOOOOOOOO
?ondo ?ijo 1@@.@@@
5anco 1@@.@@@
%: por entre-a de ?ondo ?ijo al Sr. Aros
OOOOOOOOOOOOO / OOOOOOOOOOOOOOOOOO
%astos %enerales >7.@@@
?ondo ?ijo >7.@@@
%: por rendicin ?ondo ?ijo asi-nado al Sr. Aros
OOOOOOOOOOOOO 2 OOOOOOOOOOOOOOOOOO
?ondo ?ijo >7.@@@
5anco >7.@@@
%: por reposicin de ?ondo ?ijo al Sr. Aros
(aja (;ica: o se controla el movimiento de in-resos y e-resos a trav,s una cuenta de
mayor, sino que corresponde a un movimiento de caja, -eneralmente se entre-an estos
fondos al cajero.
0$A0AA&"0# (#0A5L"
OOOOOOOOOOOOO 1 OOOOOOOOOOOOOOOOOO
(aja 1@@.@@@
5anco 1@@.@@@
%: por entre-a de (aja (;ica al Sr. Aros
OOOOOOOOOOOOO / OOOOOOOOOOOOOOOOOO
%astos %enerales >7.@@@
(aja (;ica >7.@@@
%: por rendicin (aja (;ica del Sr. Aros
OOOOOOOOOOOOO 2 OOOOOOOOOOOOOOOOOO
(aja >7.@@@
5anco >7.@@@
%: por entre-a de (aja (;ica al Sr. Aros
Al final del periodo no es necesario ;acer la devolucin del saldo de caja, porque el
banco lo refleja en caja, operacin que si debe reali1arse con el ?ondo ?ijo.
A$D4"#
(onsiste en verificar peridicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos
con los re-istros contables, operacin que se debe reali1ar mediante el recuento del
dinero en poder del cajero.
A$D4"# !" (ACA
AL 21E@2E@2
5&LL"0"S 4A"$# A#0# 0#0AL
/@.@@@ 1 /@.@@@
1@.@@@ / /@.@@@
7.@@@ 1@ 7@.@@@
1.@@@ 7 7.@@@ >7.@@@
A#"!AS 4A"$# A#0# 0#0AL
7@@ 1 7@@
1@@ / /@@
7@ 1@ 7@@
1@ 7 7@
7 1@ 7@
1 /@ /@ 1.2/@
!ocumentos:
Q (J"D4" 5A(# A#0# ?"(JA
@72 (;ile 1./@@.@@@ 21E1/E@/
@<8 "stado 7@@.@@@ /@E@2E@2
@/1 Santander =@@.@@@ 21E@2E@2
0otal arqueo al 21E@2E@2 P /.7>8.2/@
CUENTA BANCO
(#0$#L &0"$# !"L 5A(#
"vitar fraudes
$e-istros confiables
Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
Los e-resos del banco deben ser debidamente justificados
!eben e:istir normas precisas del manejo f+sico de c;eques y documentacin
que entre-a el banco
Los talonarios de c;eques deben ser -uardados en forma separada de los que
est.n en uso.
Las cuentas corrientes deben ser conciliadas peridicamente.
(#(&L&A(&) 5A(A$&A
"s una comparacin que se ;ace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que
entre-a el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no e:istan
omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria.
%eneralmente el saldo entre-ado por el banco no coincide con el de la empresa por:
!epsitos no re-istrados por el banco
(;eques -irados y no cobrados
Abonos efectuados por el banco no car-ados por la empresa
(ar-os efectuados por el banco no re-istrados por la empresa