Sociedade Brasileira de Economia, Administrao e Sociologia Rural
1 AVALIAO DO BENCHMARKING COMO FERRAMENTA DE GESTO ESTRATGICA PARA COOPERATIVAS AGROINDUSTRIAIS roberto.protil@pucpr.br
APRESENTACAO ORAL-Economia e Gesto no Agronegcio MARCELO MACHOWSKI CAVALCANTI MARTINS 1 ; ROBERTO MAX PROTIL 2 ; SERGIO LUIZ DOLIVEIRA 3 . 1,2.PUCPR, CURITIBA - PR - BRASIL; 3.UNICENTRO, GUARAPUAVA - PR - BRASIL.
Avaliao do Benchmarking como Ferramenta de Gesto Estratgica para Cooperativas Agroindustriais
Evaluation of Benchmarking as a Strategic Management Tool for Agricultural Cooperatives
Grupo de Pesquisa: Economia e Gesto no Agronegcio
Resumo Este artigo trata da caracterizao do emprego do benchmarking no processo estratgico das cooperativas agroindustriais paranaenses que participaram do Programa de Revitalizao das Cooperativas de Produo Agropecuria, RECOOP, no perodo compreendido entre 1998 e 2005. Trata-se de uma pesquisa exploratria multimtodo que integrou pesquisa documental, entrevistas e observao direta para investigar o tema tendo como base principalmente as teorias de processos estratgicos sugeridas por VAN DE VEN e a descrio do processo de benchmarking formulada por CAMP. Utilizando diferentes tcnicas e com apoio de um instrumento de anlise desenvolvido para investigar as prticas de gesto estratgica convergentes com o benchmarking, foi possvel concluir que o benchmarking utilizado de uma forma ainda pouco estruturada pelas cooperativas analisadas. Foram identificadas as prticas de gesto estratgica que podem representar uma fraqueza para a utilizao do benchmarking pelas cooperativas, bem como as prticas que podem agir no sentido contrrio, facilitando a adoo desta prtica. Palavras chave: gesto estratgica, cooperativas agroindustriais, benchmarking
Abstract This article deals with the characterization of benchmarking in the strategic process of agro- industrial cooperatives who participated of the Revitalization Program of Agricultural Cooperatives named Recoop, in the period between 1998 and 2005. This study had an exploratory character which incorporated documentary research, interviews and direct observation based on the theories of strategic processes suggested by VAN DE VEN and the benchmarking process formulated by CAMP. Using different techniques and with the support of
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2 an analytical tool developed to investigate the practices of strategic management, it was concluded that benchmarking is poorly used by the analyzed cooperatives. We identified management practices that may pose a strategic weakness for the use of benchmarking by the cooperatives, as well as practices that may act in the opposite direction, facilitating the adoption of this practice. Key words: strategic management, cooperatives, benchmarking
1 INTRODUO O atual ambiente de competio do qual participam as empresas tem dimenses globais e caractersticas constantemente alteradas por rpidas mudanas tecnolgicas e de mercados. Neste cenrio, pesquisadores e administradores vm tentando criar e aperfeioar ferramentas que apiem a formulao e implementao da estratgia empresarial. Entre estas ferramentas de gesto merece destaque o benchmarking. Segundo CAMP (1998) o benchmarking a "busca das melhores prticas na indstria que conduzem ao desempenho superior". Para este autor, o benchmarking um processo que comea com uma empresa identificando quais so suas foras e fraquezas em relao a empresas concorrentes e no concorrentes que possuem desempenho superior, ou seja, empresas que so capazes de melhor realizar processos necessrios a um melhor desempenho. Este processo continua com a incorporao das melhores prticas das empresas que se adotou como referncia, ou seja, com a adaptao e adoo de melhores formas de se realizar os processos necessrios para um desempenho superior. Por fim, utilizando-se mtricas que permitem mensurar as variaes de desempenho e estabelecendo-se metas de desempenho a serem atingidas, as empresas passam a perseguir uma posio de superioridade em relao ao grupo de empresas tomado como referncia. De diferentes formas e com diferentes enfoques o benchmarking vem sendo aplicado por praticamente todos os tipos de organizaes, tanto em indstrias como em empresas prestadoras de servios. O benchmarking tambm tem sido aplicado na agricultura, no segmento agroindustrial e por cooperativas. No entanto, a pesquisa cientfica nestes trs ltimos campos particularmente escassa, especialmente no cenrio brasileiro. Por outro lado, em termos de pesquisa em Administrao, a estratgia uma rea que tem recebido constante ateno. Os estudos neste campo tm se dividido entre as anlises sobre o contedo e o processo estratgico. Enquanto o contedo estratgico lida com as definies da estratgia organizacional, o processo estratgico concentra-se sobre como a estratgia definida conduzida. O trabalho exploratrio descrito neste artigo uma tentativa de se caracterizar o processo de benchmarking no mbito do processo estratgico de cooperativas agroindustriais paranaenses, ou seja, obter informaes sobre como e se o benchmarking utilizado por cooperativas paranaenses para a conduo de suas estratgias organizacionais. 2 FUNDAMENTAO TERICA A fundamentao da presente pesquisa apresenta alguns conceitos para o termo estratgia incluindo os elementos relativos a contedo e processo estratgico. Apresenta uma srie de
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3 aspectos relativos s caractersticas peculiares das organizaes cooperativas e discorre sobre questes estratgicas prioritrias para as cooperativas agroindustriais. Finalmente, esclarece conceitos importantes sobre o benchmarking e suas aplicaes, enfocando tanto quanto possvel seu emprego na agricultura e por cooperativas agroindustriais.
2.1 A Organizao Cooperativa De acordo com Hall (1984:23) as organizaes podem ser assim definidas: "Uma organizao uma coletividade com uma fronteira relativamente identificvel, uma ordem normativa, escalas de autoridade, sistemas de comunicao e sistemas de coordenao e afiliao; essa coletividade existe numa base relativamente contnua em um ambiente e se engaja em atividades que esto relacionadas, usualmente, com um conjunto de objetivos. Para diversos autores, cooperativas so organizaes muito particulares. WAACK e MACHADO FILHO (1999:149) caracterizam o sistema cooperativista agroalimentar da seguinte maneira: "O sistema cooperativista agroalimentar caracteriza-se pela associao de um grupo de (normalmente pequenos) produtores, em geral com uma base cultural comum, voltados para algumas atividades agrcolas especficas, que se renem sob um arcabouo organizacional e institucional prprio, a cooperativa singular;. Com algumas vantagens fiscais e doutrina prpria, o modelo amplamente utilizado na atividade agrcola ocidental. Com freqncia, se re-agrupa nas chamadas cooperativas centrais (uma cooperativa de cooperativas), em um processo piramidal, voltado especialmente para ganhos de escala e de poder perante fornecedores e clientes" BIALOSKORSKI (2001) define as cooperativas como organizaes intermedirias entre o mercado e os empreendimentos econmicos dos cooperados, sendo que sua principal misso a de promover o incremento e integrao dos empreendimentos de cada cooperado. Isso faz com que a existncia das cooperativas dependa da prestao de servios aos cooperados, dependncia esta que no existe nas sociedades mercantis. Esta relao econmica diferenciada entre cooperativa e o cooperado so formalmente regulamentados pela legislao no como um ato comercial comum, mas como um ato cooperativo, e tem todas as suas caractersticas claramente descritas. Para WAACK e MACHADO FILHO (1999) as caractersticas especiais das cooperativas tornam seu processo de gesto estratgica mais complexo do que o de outras organizaes.
2.2 Estratgia Organizacional e processo estratgico. Para RUMELT (1979) o termo estratgia tem diferentes significados e vem sendo aplicado de forma distinta pelos estudiosos da rea. O termo empregado para descrever aes concretas ou um padro para aes em conflitos, um plano de alto nvel e de longo prazo; um processo para verificar a realizao da misso escolhida ou ainda para caracterizar uma deciso importante. Para Rumelt, a estratgia a soma de todos estes significados, mas entendidos em um contexto mais amplo, compreendendo a relao entre toda a organizao e seu ambiente externo. A estratgia envolve, portanto, uma organizao, entendida em suas mltiplas dimenses, o
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4 ambiente, igualmente multifacetado, e as possveis inter-relaes entre a organizao e seu meio. Para formular e implementar a estratgia organizacional diversas ferramentas gerenciais podem ser utilizadas e diferentes aspectos da organizao e do ambiente precisam ser considerados. O plano estratgico uma das principais ferramentas neste campo. Segundo MINTZBERG E WATERS (1996), o plano estratgico uma articulao de intenes, as quais so submetidas a controles formais estabelecidos para garantir a concretizao dos objetivos propostos. Segundo estes autores, o plano estratgico trata da formulao da estratgia e estabelece os passos para sua implementao. SIMON e VON DER GATHEN (2002) analisam 32 tcnicas de planejamento e gerenciamento estratgico s quais chamam de instrumentos estratgicos e que podem ser classificados como instrumentos de anlise ou converso da estratgia (por converso entendem os autores a ao de converter o planejamento em uma ao efetiva, via implantao das estratgias traadas), os quais podem ser utilizados no nvel corporativo ou de unidade de negcio. Para estes autores, o benchmarking um instrumento estratgico de anlise aplicvel no nvel de unidade de negcio. Conceitualmente, a pesquisa de contedo estratgico diz respeito exclusivamente a que posio estratgica a empresa emprega para otimizar sua performance em contextos diferenciados. J as investigaes sobre o processo estratgico enfocam como o sistema administrativo e suas decises influenciam as decises estratgicas. VAN DE VEN (1992) oferece uma grande contribuio pesquisa do processo estratgico ao definir o sentido de uma srie de aes sistemticas, esclarecendo aspectos tericos de uma determinada sucesso de fenmenos e prope estratgias para observar o processo estratgico. Para o autor h trs sentidos principais para processo: a) Uma lgica que explica uma relao causal entre variveis dependentes e independentes; b) Uma categoria de conceitos ou variveis que se referem a aes de indivduos ou organizaes; c) Uma seqncia de eventos que descrevem como as coisas modificam-se ao longo do tempo. A lgica de relaes causais pode ser entendida em termos de inputs-processo-outputs, sendo que o processo no claramente observvel. Uma teoria elaborada para justificar como as variveis independentes (inputs) exercem influncia sobre as variveis dependentes (outputs). A terceira conceituao de processo prope que processo uma seqncia de eventos ou atividades que descrevem como as coisas mudam com o tempo. Esta definio utiliza uma perspectiva histrica de desenvolvimento e foca-se sobre os incidentes, atividades e estgios que se desdobram ao longo da durao da existncia de um assunto central (VAN DE VEN, 1992:170). A abordagem processual pode ser tambm entendida como gerada no decorrer da dcada de 1970, tendo como algumas de suas origens os trabalhos de Richard Cyert, James March e Herbert Simon, que desenvolveram as bases dos princpios do pensamento processualista no qual, h um limite cognitivo ao racional que depois ser discutido por Mintzberg (2000);
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5 outro aspecto abordado diz respeito a micro poltica das organizaes levantada por Andrew Pettigrew. Essa perspectiva compartilha do ceticismo da teoria revolucionria em relao a racionalidade da estratgia. Contudo, tambm no acata a viso de a fora de mercados para maximizao de lucros, como sendo a soluo mais adequada. Nesse sentido tanto as organizaes quanto os mercados so observados no processo estratgico, que acaba por acontecer de maneira desordenada, sendo que a estratgia emerge em passos curtos (WHITTINGTON, 2002). Tais pontos so observados dentro de uma seqncia de fenmenos na deciso nas Cooperativas e podem ser verificadas em diversas situaes. 2.3 Estratgia em Cooperativas Por considerar-se a estratgia como o resultado de uma complexa combinao de respostas elaboradas por organizaes aos desafios ambientais, torna-se interessante investigar se as condies particulares que caracterizam as cooperativas influenciam a montagem da estratgia nestas organizaes. MACHADO FILHO et al. (2003) argumentam que no campo da estratgia o modelo cooperativo de difcil gesto, em virtude da necessidade de atendimento de demandas muito heterogneas, induzindo a um aumento natural do peso poltico no processo decisrio. A governana se torna muito complexa, e grande parte do esforo gerencial se concentra nela. Alm disso, reforam que nas cooperativas brasileiras normalmente no h a separao entre propriedade e controle, na medida em que, geralmente, os gestores provm do prprio quadro de associados, o que pode levar h dificuldades de gesto Pela heterogeneidade dos interesses dos cooperados, as cooperativas agropecurias ainda pulverizam seu esforo em negcios diversificados, com escalas de produo nem sempre suficientes, em detrimento da eficcia e da boa gesto. BIALOSKORSKI (2002) analisa as diferenas de estratgia que existem entre sociedades cooperativas e sociedades mercantis e postula que as cooperativas possuem duas lgicas motoras: a social, preocupada com os cooperados associados, e a de mercado, enquanto que as sociedades mercantis possuem uma lgica nica: a de mercado para a maximizao dos lucros. Desta forma, o ambiente institucional das cooperativas impe a estas demandas que no precisam ser consideradas pelas sociedades mercantis, as quais podendo orientar-se apenas pelas demandas de mercado, podem maximizar seus lucros.
2.4 Benchmarking Apesar de ainda pouco estudado nos meios acadmicos, o benchmarking vem sendo muito utilizado por empresas como uma ferramenta estratgica e diversas publicaes no acadmicas vm apontando as vantagens de sua utilizao por organizaes de diferentes setores. A falta de estudos cientficos a respeito do tema ressaltada por YASIN (2002). Este autor revisou a literatura publicada sobre benchmarking entre 1986 e 2002 e identificou 415 trabalhos que detalham a utilizao desta ferramenta. Deste total, o autor analisou 159 trabalhos, concluindo que a literatura a respeito do benchmarking evoluiu de um enfoque sobre processos e atividades para, mais recentemente, abranger tambm a estratgia e os sistemas organizacionais. Verificou tambm que a maior parte dos trabalhos publicados obra de practioners e que existe relativamente poucos trabalhos acadmicos sobre o tema. Aplicaes
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6 do benchmarking em cooperativas e na agricultura passaram a ser registradas em artigos cientficos h pouco tempo. As implicaes estratgicas do benchmarking para cooperativas agrcolas foram analisadas por AL-HASAN (2002) por meio de um estudo emprico envolvendo as duas maiores cooperativas do Pas de Gales, Reino Unido. Segundo o autor, a utilizao do benchmarking poderia ser particularmente benfica para as cooperativas, cujo gerenciamento e processo de tomada de deciso reconhecidamente mais complicada do que de empresas "no-cooperadas", em funo dos objetivos conflitantes dos shareolders que so tambm clientes. J AL-HASAN e HAINES (2002) realizaram a anlise do papel do benchmarking no incremento da performance de mercado, focando as cooperativas agrcolas. Seu estudo mostra que foi possvel identificar as barreiras organizacionais para o servio ao cliente, quais eram as reas problema que contribuam para a formao das barreiras e identificar a diferena de entre o que os gestores do negcio acreditam que os clientes querem receber enquanto servios e o que os clientes realmente querem receber. Programas de benchmarking aplicados agricultura j existem e so praticados no Brasil. A Fundao de Estudos Agrrios "Luiz de Queiroz" (FEALQ), com pessoal ligado ao Departamento de Cincias Exatas da ESALQ/USP conduz, desde 2001, o Projeto BENTEVI - Benchmarking na Agricultura, que tem como objetivo "o levantamento de dados e a seleo de referenciais de excelncia em indicadores de desempenho de processos relacionados produo agrcola". Figura 1 - Passos do Processo de Benchmarking
1. Identificar o que marcar para referncia 2. Identificar empresas comparativas 3. Determinar mtodo e efetuar coleta de dados 4. Determinar "lacuna" corrente de desempenho 5. Projetar futuros nveis de desempenho 6. Comunicar marcos de referncia e obter a aceitao 7. Estabelecer metas funcionais 8. Desenvolver planos de ao 9. Implementar aes especficas e monitorar progressos 10. Recalibrar marcos de referncia
Posio de liderana atingida
Prticas plenamente integradas ao processo PLANEJAMENTO ANLISE INTEGRAO AO MATURIDADE
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FONTE. CAMP (1998) Para CAMP (1998) o processo do benchmarking comea com o conhecimento sobre a prpria empresa, baseada na avaliao de suas foras e fraquezas. Em seguida se faz a anlise das foras e fraquezas dos concorrentes e lderes da indstria e se identificam quais padres superiores devem ser seguidos, prossegue-se no processo incorporando as melhores prticas das empresas que se adotou como referncia e, por fim, se estabelece um padro de superioridade. O ciclo: conhecer sua operao, conhecer os lderes da indstria ou concorrentes, incorporar o melhor, conquistar a superioridade so descritos por CAMP (1998, p. 2) como os "passos filosficos bsicos do benchmarking". O processo pode ser detalhado em um esquema com dez etapas, ou passos, mostrados na figura 1. 3 METODOLOGIA A pesquisa apresentada neste artigo teve um carter exploratrio cujo objetivo era investigar o emprego do benchmarking no processo estratgico das cooperativas agroindustriais paranaenses por meio de levantamento de dados secundrios, entrevistas e anlise de documentos. A teoria a ser utilizada como guia para coleta e anlise de dados referente ao benchmarking foi o processo descrito por CAMP (1998) e tambm os fatores crticos de sucesso deste processo apontados por AL-HASAN e HAINES (2002), CAMP (1997, 1998), BALM (1995) FISHER (2000) e LINCOLN e PRICE (1997). Esta teoria permitir tambm a generalizao dos resultados para a teoria, seguindo os fundamentos da generalizao analtica proposta por YIN (2005). J em relao ao processo estratgico a teoria utilizada foi constituda a partir do conjunto de recomendaes de VAN DE VEN (1992) em relao tipologia de processos estratgicos e aos conceitos de processo estratgico Uma anlise de documentos foi conduzida de forma a permitir a explorao das categorias de anlise e de seus respectivos elementos de anlise, os quais funcionam como indicadores de ocorrncia dos fenmenos que se busca estudar melhor. A partir da complexidade da coleta e anlise dos dados, foi necessrio o uso de mais de uma estratgia de levantamento de informaes, o que caracteriza o que Eisenhardt (1989) coloca como triangulao. Toda a parte de levantamento de dados foi feita em condies reais. Para analisar parte dos dados coletados um modelo foi construdo para representar o emprego de prticas de gesto compatveis com o processo de benchmarking nas cooperativas analisadas. A pesquisa transcorreu num ambiente de rotina real, no sendo modificada pelo pesquisador. Esta caracterstica precisou ser reforada em funo deste ser um estudo ex post facto, no qual no existe o controle de variveis pelo pesquisador e toda e qualquer influncia sobre as variveis deve ser evitada, conforme prescrevem COOPER e SCHINDLER (2003).
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8 Por fim, o nvel de anlise o organizacional, e que as unidades de anlise so as cooperativas agroindustriais do Estado do Paran que participam do RECOOP. A escolha destas cooperativas como unidade de anlise foi baseada na suposio de que a implantao do RECOOP representou um estmulo importante para a adoo de modernas prticas de gesto pelas cooperativas agroindustriais, entre as quais, possivelmente, o benchmarking. Desta forma, no se adotou qualquer critrio de seleo aleatria para a composio da amostra. Buscou-se de forma intencional e deliberada retirar do universo das cooperativas agroindstrias paranaenses aquelas que, no entender do pesquisador, tem um incentivo adicional para a adoo de modernas prticas de gesto. Buscou-se entrevistar prioritariamente os presidentes das organizaes. Entrevistas com outros membros da alta-direo da empresa ou com executivos que participem do processo estratgico s foram realizadas em funo da impossibilidade de entrevistar os presidentes ou por indicao destes. Com relao a coleta de dados esta foi realizada em trs etapas. Na primeira etapa foi feita uma pesquisa exploratria para investigar se as cooperativas agroindustriais paranaenses participantes do RECOOP demonstram ser organizaes que possuem uma estratgia definida e que praticam benchmarking. Dados secundrios foram levantados por meio de uma pesquisa documental nos web sites e relatrios anuais das cooperativas. Na segunda etapa foram realizadas entrevistas semi-estruturadas por telefone junto aos presidentes das cooperativas ou, na impossibilidade do presidente, com executivos que participem do processo estratgico da organizao. Um questionrio foi utilizado pelo pesquisador como apoio para as entrevistas que teve, como objetivo declarado, conhecer melhor as prticas de gesto estratgica das cooperativas agroindustriais paranaenses. Os objetivos no declarados so dois: 1. Identificar o emprego de prticas de gesto compatveis com as etapas do processo de benchmarking no processo estratgico das cooperativas, bem como ligadas aos seus fatores crticos de sucesso, segundo a percepo da alta administrao das cooperativas. 2. Identificar prticas de gesto que viabilizam a formulao, implementao e controle da estratgia utilizada pelas cooperativas agroindstrias paranaenses que participam do RECOOP. Com relao ao questionrio foram feitas 19 afirmativas que descrevem as prticas de gesto estratgica convergentes com o processo de benchmarking, cobrindo todas as fases do processo e tambm aos fatores crticos de sucesso para a conduo bem-sucedida do benchmarking. O questionrio continha ainda cinco questionamentos referentes ao ferramental estratgico que poderia estar sendo empregado pelas cooperativas, sendo que uma das ferramentas sobre a qual os executivos precisavam manifestar-se era o prprio benchmarking. Foram conduzidas entrevistas semi-estruturadas por telefone com os presidentes das cooperativas, os quais foram interrogados sobre se discordam ou concordam com que as atividades que caracterizam cada um dos elementos de anlise so realizadas em suas organizaes. Foram perguntados tambm se estas atividades so documentados e comunicados formalmente e se h reunies peridicas de posicionamento para a alta direo sobre o processo e se esta emite instrues e posicionamentos a respeito aos funcionrios.
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9 O quadro 1 oferece uma viso sinttica das perguntas de pesquisa, categorias de anlise e elementos utilizados no presente trabalho. Os posicionamentos possveis variavam ao longo de uma escala de 5 pontos, com os seguintes pontos: Discordo Fortemente (1), Discordo (2), Neutro (3), Concordo (4), Concordo Fortemente (5). Existe ainda a possibilidade de uma sexta resposta, que no compe a escala, e que permite ao entrevistado no responder. No sei/No quero responder (6).
Quadro 1 Perguntas de Pesquisa, Categorias e Elementos de Anlise PERGUNTAS DE PESQUISA CATEGORIA DE ANLISE ELEMENTOS DE ANLISE As cooperativas agroindustriais paranaenses participantes do RECOOP demonstram ser organizaes que possuem uma estratgia definida e que praticam benchmarking? RECOOP, estratgia e benchmarking - Participao no RECOOP. - Emprego de planejamento estratgico. - Utilizao do benchmarking. - Definio de misso, viso ou valores. possvel identificar o emprego de prticas de gesto que correspondam a etapas do processo de benchmarking no processo estratgico das cooperativas? Processo de benchmarking. - Grau de compatibilidade das prticas com: a etapa "Planejamento", a etapa "Anlise", a etapa "Integrao", a etapa "Ao", o estgio de "Maturidade". - Apoio da alta administrao e formalizao. As cooperativas agroindustriais paranaenses que participam do RECOOP dispe de ferramentas de gesto estratgica para viabilizar a formulao, implementao e controle da estratgia? Ferramental estratgico - Declarao de: emprego de planejamento estratgico, emprego de balanced scorecard, emprego de sistema de informao gerencial informatizado, emprego de benchmarking, participao no RECOOP. Como se caracteriza o emprego do benchmarking no processo estratgico de uma das cooperativas agroindustriais paranaenses que participam do RECOOP no perodo compreendido entre 1998 e 2005? Benchmarking no processo estratgico - Descrio da estrutura e caractersticas de documentos estratgicos da cooperativa. - Descrio do processo estratgico da cooperativa por meio da anlise longitudinal de documentos e aes estratgicas deliberadas. - Descrio das aes estratgicas deliberadas em que o emprego de benchmarking tenha sido identificado por meio do uso do termo benchmarking ou por referncias que permitam caracterizar etapas do processo de benchmarking. - Descrio de eventos em que identificou-se o emprego de benchmarking por meio de entrevistas e observao direta, mesmo que o termo benchmarking no tenha sido empregado.
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10 4 DISCUSSO DOS RESULTADOS RECOOP, estratgia e benchmarking A primeira fase da pesquisa procurou responder as seguintes questes referentes s cooperativas analisadas: Participa do RECOOP?, Possui Planejamento Estratgico?, Pratica Benchmarking?. Para tanto, dados secundrios foram procurados nos sites das cooperativas, mas apenas cinco entre as 26 cooperativas que mantm sites na internet disponibilizaram seus relatrios anuais de forma on-line. Alm disso no foram identificados sites de 11 cooperativas. Dois e-mails foram enviados ao endereo eletrnico de contato informado nos sites das cooperativas que no divulgaram seus relatrios on-line, mas nenhuma resposta foi obtida. Por isso foi solicitado o apoio da OCEPAR para consultar os relatrios anuais das cooperativas. Ao final, foram lidos os relatrios anuais de 25 cooperativas. Para a questo Possui Planejamento Estratgico? foram encontradas sete ocasies de emprego do termo planejamento estratgico, onze situaes que indicam a possibilidade de emprego desta ferramenta e, por fim, para 19 cooperativas, no foi possvel identificar nenhum indcio de emprego do planejamento estratgico. Em relao questo Pratica Benchmarking?, nesta etapa da pesquisa no foi possvel identificar nenhuma referncia direta ao emprego desta ferramenta. Foram encontradas onze possveis situaes de emprego. A indicao mais forte de possvel emprego foi identificada na CASTROLANDA, em funo da adoo do modelo de gesto da FNQ por esta cooperativa (CASTROLANDA; 2005). O processo de gesto da FNQ em seu tpico Gesto baseada em processos e informaes, prescreve o emprego de processos que correspondem ao processo de benchmarking. O RECOOP tem uma freqncia de quatro ocorrncias, com duas citaes diretas.
Processo de Benchmarking. Numa segunda fase da pesquisa foram realizadas entrevistas com a alta administrao das cooperativas de forma a investigar o grau em que, na percepo destes executivos, ocorre o emprego de prticas de gesto estratgicas compatveis com as etapas do processo de benchmarking, bem como o grau em que atendem aos fatores crticos de sucesso do benchmarking. Tambm investigou-se o emprego de algumas ferramentas administrativas que permitem a definio, implantao e monitoramento estratgico. Um questionrio com afirmativas que descrevem as prticas de gesto estratgica convergentes com o processo de benchmarking foi elaborado, cobrindo todas as fases do processo e tambm as prticas necessrias para a conduo bem-sucedida do benchmarking. O questionrio continha ainda cinco questionamentos referentes ao ferramental estratgico que poderia estar sendo empregado pelas cooperativas, sendo que uma das ferramentas sobre a qual os executivos precisavam manifestar-se era o prprio benchmarking. De um universo de 29 cooperativas, obtiveram-se nove entrevistas, que representam 31,03% do universo pesquisado. Se forem consideradas as 37 cooperativas originalmente pesquisadas, as
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11 cooperativas cujos dados foram analisados somariam 24,32% do universo analisado. Apenas dois presidentes responderam pessoalmente ao pesquisador. As demais informaes foram obtidas junto a dois diretores, um gerente geral e a quatro gerentes. Cinco das nove entrevistas realizadas foram obtidas por telefone e quatro foram realizadas por formulrios enviados por correio. Mesmo com esta flexibilidade, o percentual de cooperativas respondentes variou entre 24% e 31% conforme decida-se eliminar ou no do universo analisado as cooperativas cujos dados foram impossveis de obter ou analisar. Para verificar em que medida prticas de gesto convergentes com os passos do processo de benchmarking estariam presentes no processo estratgico das cooperativas, os administradores estratgicos das cooperativas foram convidados a se posicionar em relao a uma srie de afirmativas que descreviam as prticas de gesto compatveis com o benchmarking. Os posicionamentos possveis variavam ao longo de uma escala de 5 pontos: Discordo Fortemente (1), Discordo (2), Neutro (3), Concordo (4), Concordo Fortemente (5). Existe ainda a possibilidade de uma sexta resposta, que no compe a escala, e que permite ao entrevistado no responder. No sei/No quero responder (6). Quanto mais prxima a mdia obtida estivesse do valor 5, mximo valor arbitrado para a escala, maior seria o grau de concordncia em relao presena daquela prtica de gesto entre as cooperativas analisadas. Em seguida, uma outra anlise foi feita, reunindo as questes em blocos que correspondem a todos os passos de uma determinada etapa do processo de benchmarking. Por fim, para cada cooperativa foram elaboradas duas mdias, uma reunindo as mdias dos posicionamentos para as 19 afirmativas relativas s etapas do processo de benchmarking e outra para as mdias das afirmativas relativas aos fatores crticos de sucesso do processo de benchmarking. Um grfico foi ento construdo, o qual permite demonstrar a posio de cada cooperativa em termos de sua posio relativa convergncia para o processo de benchmarking. A figura 2 apresenta as mdias obtidas em funo dos posicionamentos dos gestores estratgicos em relao a cada uma das 19 afirmativas relativas s prticas de gesto convergente com o processo de benchmarking, em ordem decrescente. Figura 2 - Mdias dos Posicionamentos para as Prticas de Gesto Convergentes com o Processo de Benchmarking
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12 Este grfico mostra claramente que as prticas de gesto necessrias para a conduo do processo de benchmarking pelas cooperativas, segundo o processo prescrito por CAMP (1998), esto presentes, segundo a percepo dos gestores estratgicos das cooperativas, em diferentes graus de intensidade. Mdias prximas ou abaixo de quatro so indicativos de que prticas de gesto convergentes com o processo de benchmarking esto presentes de forma tnue ou insuficiente, indicando nestes casos que um bom processo de benchmarking seria mais difcil de ser desenvolvido. Desta forma, tomando o conjunto das cooperativas analisadas como referncia, existem quatro prticas de gesto estratgica que precisariam estar presentes em intensidade maior nas cooperativas analisadas de tal forma que estas organizaes pudessem realizar um processo de benchmarking mais consistente com o que prevem as referncias tericas adotadas: Integrao 1 (mdia 4,11), Maturidade 1 (mdia 3,89), Planejamento 4 (mdia 3,89), Integrao 2 (mdia 3,71). Alm disso, FCS 1 (mdia 3,89), tambm precisaria ser reforado.
Fase de Planejamento O quadro abaixo demonstra como variaram os posicionamentos ao longo do continuum discordo fortemente concordo fortemente para as prticas estratgicas convergentes com a etapa Planejamento do processo de benchmarking. Para tanto utilizou-se as mdias obtidas para estas manifestaes. Quanto mais prxima de cinco a mdia, maior a convergncia daquela prtica com o processo de benchmarking. Quadro 1 - Mdia para as Etapas da Fase de Planejamento ETAPAS DO PLANEJAMENTO MDIA Planejamento 1: A cooperativa costuma comparar suas unidades umas com as outras ou comparar- se a outras cooperativas, agroindstrias no cooperativas ou organizaes que ela considere boas empresas 4,67 Visao geral: mdias Formalizacao 2 4.78 Acao 2 4.78 planejamento 1 4.67 Acao 1 4.56 Integracao 4 4.56 planejamento 3 4.56 planejamento 2 4.56 Acao 3 4.56 Anlise 2 4.44 Anlise 3 4.44 Anlise4 4.33 Integracao 3 4.33 Anlise 1 4.22 Maturidade 2 4.22 Integracao 1 4.11 Formalizacao 1 3.89 Maturidade 1 3.89 planejamento 4 3.89 Integracao 2 3.71 Total 4.35
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13 Planejamento 2: feito um planejamento prvio para decidir que produtos, processos e prticas comparar a outras empresas 4,56 Planejamento 3: A empresa faz um planejamento prvio para escolher a que empresas se comparar 4,56 Planejamento 4: feito um planejamento prvio para coletar as informaes que sero comparadas 3,89 MDIA GERAL 4,42 A mdia geral obtida por prticas de gesto estratgica em uso pelas cooperativas analisadas e convergentes com a etapa de Planejamento do processo de benchmarking foi de 4,42. Constata-se que prticas de gesto estratgicas ligadas ao planejamento da coleta dos dados necessrios ao benchmarking representam claramente o calcanhar de Aquiles da fase de Planejamento. As eventuais lacunas nas condies necessrias para um efetivo planejamento do benchmarking poderiam ser preenchidas por uma srie de fatores que ainda precisam ser investigadas. Talvez estes fatores incluam maior conhecimento sobre o processo de benchmarking, informaes gerenciais de melhor qualidade, identificao precisa de pontos fortes e fracos, ameaas e oportunidades, recursos humanos capacitados, recursos financeiros ou condies polticas.
Fase de Anlise O quadro 2 apresenta de forma consolidada as prticas de gesto convergentes com as etapas da fase de Anlise do processo de benchmarking. A mdia geral para as afirmativas relativas a prticas de gesto convergentes com a etapa de Anlise do processo de benchmarking foi de 4,35, bastante prxima da mdia geral obtida pela etapa de Planejamento. A prtica que teve a menor mdia na etapa de Anlise foi a sintetizada pela afirmativa Anlise 1, seguida da afirmativa Anlise 4. Estes resultados sugerem que as cooperativas estariam interessadas, ou teriam condies apenas, de aplicar o processo de benchmarking de forma mais superficial e que prticas estratgicas ligadas anlise detalhada dos processos, produtos e prticas prprios e daqueles tomados como referncia so seus pontos fracos. Quadro 2 - Mdia para as Etapas da Fase de Anlise ETAPAS DA FASE ANLISE MDIA Anlise 1: A cooperativa realiza uma anlise para compreender em detalhes os prprios produtos, processos e prticas, bem como os das empresas s quais quer comparar-se 4,22 Anlise 2: Nesta anlise a cooperativa estabelece a diferena de desempenho atual em relao ao grupo de referncia, verificando se est acima, abaixo ou no mesmo nvel das organizaes a que se compara 4,44 Anlise 3: A cooperativa examina como as prticas das empresas lderes podem ser incorporadas aos seus prprios processos 4,44 Anlise 4: A cooperativa consegue projetar, identificar, imaginar quais nveis de desempenho precisa alcanar no futuro para ser melhor que as organizaes a que se comparou 4,33 MDIA GERAL 4,35
Fase de integrao A seguir apresenta-se o quadro 3 consolidando as mdias para as prticas convergentes com as
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14 etapas da fase de Integrao do processo de benchmarking. Quadro 3 - Mdia para as Etapas da Fase de Integrao ETAPAS DE INTEGRAO MDIA Integrao 1: A cooperativa comunica as descobertas decorrentes da anlise das empresas lderes a toda a organizao, obtendo aceitao e compreenso 4,11 Integrao 2: As descobertas decorrentes da anlise das empresas lderes so transformadas em declarao de princpios que passam a orientar operaes da cooperativa 3,71 Integrao 3: A cooperativa estabelece as metas operacionais da mudana e as prticas que precisam ser absorvidas para ser, no futuro, melhor que as organizaes a que se comparou 4,33 Integrao 4: A cooperativa assegura que as metas e prticas que precisam ser adotadas para garantir uma posio de liderana sejam consideradas nos planejamentos formais da organizao por meio de planos de ao 4,56 MDIA GERAL 4,17 A primeira prtica convergente com a etapa Integrao do processo de benchmarking, Integrao 1, aparece com mdia 4,11 considerada suficientemente baixa para comprometer um eventual processo de benchmarking. Pode-se supor que falhas na comunicao das descobertas decorrentes da anlise das empresas lderes a toda a organizao prejudicam o processo de benchmarking. interessante notar que esta prtica tambm analisada como um fator crtico de sucesso do processo de benchmarking. A prtica Integrao 2 obteve uma mdia de 3,71, a mais baixa de todas as registradas, o que faz com que um eventual processo de benchmarking esteja bastante comprometido. Pode-se supor que as cooperativas no compreendem a importncia da transformao das descobertas decorrentes da anlise das empresas lderes em declarao de princpios que passam a orientar operaes da cooperativa. Com relao a Integrao 3, esta se refere a um importante aspecto do benchmarking, a definio do que precisa ser alterado na organizao para que esta seja melhor que as organizaes a que se comparou. Esta prtica tem uma semelhana muito grande com relao Integrao 4, que lida com o mesmo assunto. A diferena entre as duas proposies sutil. Enquanto Integrao 3 fala de estabelecer metas operacionais de mudana e prticas que precisam ser adotadas para garantir uma posio de liderana em relao s organizaes a que se comparou, a afirmativa Integrao 4 fala em assegurar que metas e prticas que precisam ser adotadas para garantir uma posio de liderana sejam consideradas nos planejamentos formais via planos de ao. No entanto, a afirmativa Integrao 4 obteve uma mdia de 4,56, a terceira melhor mdia. O fato de Integrao 4 parecer mais prxima de outras prticas estratgicas, como o planejamento estratgico, ajuda na formulao da hiptese de que a utilizao de ferramentas estratgicas facilita o emprego do benchmarking. Fase de Ao O quadro abaixo consolida as informaes para a fase de Ao do processo de benchmarking. Quadro 4 - Mdias para as Etapas da Fase de Ao ETAPAS DE AO MDIA Ao 1: So implementados planos para atingir estas metas de desempenho futuro 4,56
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15 Ao 2: Os progressos obtidos com estas aes so monitorados periodicamente 4,78 Ao 3: As metas, bem como os produtos, processos e prticas adotados como referncia, so revisados, ajustados ou substitudos em funo do monitoramento, caso isso seja necessrio 4,56 MDIA GERAL 4,63 As trs afirmativas criadas para medir as prticas de gesto convergentes com as etapas da fase de Ao apresentaram mdias elevadas, o que indica que poucos problemas poderiam surgir na implantao de um processo de benchmarking em relao a esta etapa. Em funo deste resultado pode-se inferir que as cooperativas j adotam prticas de gesto estratgica extremamente convergentes com as que descrevem etapas da fase de ao do processo de benchmarking, o que facilitaria a implementao e a gesto do processo de benchmarking nestas organizaes.
Fase de Maturidade A fase de maturidade aquela atingida pela empresa aps desenvolver o processo de benchmarking. Nesta fase a empresa atingiu uma posio de liderana em relao s organizaes a que se comparou e j incorporou as melhores prticas que as organizaes de referncia poderiam oferecer. As afirmativas que permitem verificar prticas convergentes com uma posio de maturidade so apresentadas abaixo. Quadro 5 - Mdia para zs Etapas ca Fase ce Maturidade ETAPAS DE MATURIDADE MDIA Maturidade 1: Usando estas prticas de gesto a cooperativa atingiu a posio de liderana em relao s organizaes a que se comparou 3,89 Maturidade 2: As melhores prticas das organizaes s quais a cooperativa comparou-se foram integradas pela cooperativa 4,22 MDIA GERAL 4,05 Com relao a esta fase verifica-se, que as cooperativas analisadas esto longe de possuir um ambiente que descreva a fase de maturidade em termos de benchmarking. Estas baixas mdias podem estar associadas a problemas de gesto nas etapas anteriores do processo de benchmarking, que fazem com que as cooperativas tenham dificuldade em atingir a etapa de Maturidade deste processo e pela falta de percepo a respeito do verdadeiro sentido do processo de benchmarking, que faz com que as cooperativas no atinjam uma posio de maturidade satisfatria neste processo.
Fatores crticos de sucesso (FCS) do benchmarking As prticas referentes aos Fatores Crticos de Sucesso (FCS) no fazem parte do processo de benchmarking, mas constituem condies necessrias para que um eventual processo de benchmarking seja bem-sucedido. O quadro abaixo mostra que uma baixa mdia geral foi obtida nesta categoria como resultado da disparidade entre as mdias dos indicadores dos fatores crticos de sucesso do processo de benchmarking nas organizaes analisadas.
Quadro 6 - Mdia para os Fatores Crticos ce Sucesso FCS ETAPAS MDIA
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16 Mdia geral: 4,33 A utilizao destas prticas de gesto se d de forma estruturada, em um processo de registro e comunicao formal. 3,89 A utilizao destas prticas de gesto tem o apoio e envolvimento explcitos da alta direo da cooperativa 4,78 A partir destas constataes pode-se inferir que o apoio da alta-direo a prticas de gesto convergentes com as do processo de benchmarking facilita a implementao deste processo nas cooperativas e que a falta de prticas ligadas comunicao do processo representa uma ameaa para a implementao bem sucedida do benchmarking nas cooperativas.
Convergncia para benchmarking Por fim, uma ltima anlise permite demonstrar graficamente a posio de cada cooperativa em termos de sua convergncia para o processo de benchmarking em funo das prticas de gesto analisadas. Para isso foram elaboradas duas mdias para cada cooperativa: mdia dos posicionamentos para as 19 afirmativas relativas s etapas do processo de benchmarking, mdias das afirmativas relativas aos fatores crticos de sucesso do processo de benchmarking. Estas mdias permite que um grfico seja construdo para demonstrar a posio de convergncia de benchmarking para cada uma das cooperativas, de forma a comparar a posio relativa de cada uma em relao outra. Estas mdias so apresentadas no quadro 7. Quadro 7 - Mdias para Convergncia ce Benchmarking
A figura 3 apresenta o grfico de convergncia para benchmarking, o qual foi dividido em quatro quadrantes, formados por dois eixos que representam os valores mdios para os eixos x e . No grfico so assinaladas com um crculo as posies ocupadas pelas cooperativas 1, 2, 3, 4 e 5, que so as que, em seu conjunto, demonstraram possuir as prticas de gesto mais convergentes com o processo de benchmarking, bem como melhor atender aos fatores crticos de sucesso necessrios implementao do benchmarking. Apenas quatro pontos aparecem nesta rea pois as cooperativas 3 e 4 obtiveram as mesmas mdias nas duas dimenses. COOPERATIVA MDIA ETAPAS MDIA FATORES CRTICOS DE SUCESSO (FCS) Cooperativa 1 4,94 4,5 Cooperativa 2 4,82 4,5 Cooperativa 3 4,76 5 Cooperativa 4 4,76 5 Cooperativa 5 4,58 4,5 Cooperativa 6 4,11 4 Cooperativa 7 4,11 4,5 Cooperativa 8 3,88 4 Cooperativa 9 3,35 3 Mdias 4,37 4,33
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17 Figura 3 - Posio Relativa em Termos de Convergncia para Benchmarking
Um segundo grupo claramente distinguvel posicionado esquerda do eixo que define o valor mdio obtido para a mensurao das etapas do processo estratgico (eixo x), e gravitando acima e abaixo da mdia para as prticas ligadas aos FCS (eixo y). Neste grupo esto as cooperativas 6,7 e 8. A cooperativa 9 aparece isolada no quadrante inferior esquerdo. Este grfico demonstrando as posies relativas das cooperativas em termos de convergncia de benchmarking poderia ser utilizado para um benchmarking de prticas de gesto convergente com o processo de benchmarking entre as cooperativas. As cooperativas que quisessem aprimorar suas prticas de gesto convergentes com o processo de benchmarking poderiam propor que as cooperativas 1,2 3 e 4 fossem suas organizaes de referncia e poderiam absorver prticas de gesto delas.
5 CONCLUSO Este trabalho demonstrou que o termo benchmarking no desconhecido das cooperativas e isso torna possvel que pesquisas explicativas e causais sejam iniciadas para aprofundar o conhecimento deste tema em relao a este universo organizacional e teoria do benchmarking. Os documentos analisados pelo pesquisador no permitem afirmar que as cooperativas agroindustriais paranaenses participantes do RECOOP praticam o benchmarking e, em poucos casos foi possvel identificar a estratgia destas organizaes. No obstante, durante a segunda fase da pesquisa, com o emprego de uma ferramenta de diagnstico, foi possvel identificar como variavam o emprego das prticas de gesto que correspondam a etapas do processo de benchmarking no processo estratgico das cooperativas, o que revelou que prticas estavam mais presentes, quais, ao contrrio, estavam representadas de forma mais tnue. Da mesma forma, foi possvel constatar que as cooperativas agroindustriais paranaenses que participam do RECOOP dispem, pelo menos assim o afirmam os seus executivos, de ferramentas de gesto estratgica para viabilizar a formulao, implementao e controle da estratgia, entre estas, o benchmarking. Para isso concorreram os resultados das trs fases da pesquisa, mas, principalmente, a
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18 ferramenta de diagnstico utilizado para investigar as prticas de gesto estratgica convergentes com o benchmarking, a qual transformou os passos filosficos do benchmarking em categorias de conceitos que podem ser distinguidos de outros processos estruturados e mensurados como entidades fixas (variveis), cujos atributos podem variar ao longo de escalas numricas. Finalizando sugere-se que as cooperativas participantes do RECOOP utilizem meios de comunicao internos e externos para divulgar elementos que demonstrem que possuem uma estratgia estabelecida. O esforo de definio destes elementos e sua divulgao podero contribuir para que a estratgia organizacional seja adequadamente formulada e implementada, contribuindo para uma melhor percepo a respeito da capacidade das cooperativas em sobreviver e prosperar, tanto por parte de observadores externos como por parte dos cooperados. Trata-se de um trabalho inicial, em funo disto existem limitaes. A investigao junto as Cooperativas Agroindustriais buscou refletir as suas especificidades, entretanto, fica claro que h um amplo campo de pesquisas a ser aprofundado, no qual, apenas foram realizados os primeiros passos. As ferramentas de Estratgias so variadas e podem ser muito melhor utilizadas nesse importante segmento do Estado do Paran. Em funo disto, sugere-se que sejam realizados futuros estudos que busquem investigar de maneira mais detalhada as necessidades e o desenvolvimento de ferramentas e de Estratgias nas Cooperativas deste setor produtivo.
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