Anda di halaman 1dari 27

FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN

DE PROYECTOS
Alex Sosa
PMBOK (Parte 4)
Gestio n de los Costos del Proyecto
Alex Sosa
La gestin de costos incluye los procesos involucrados en la
planificacio n, estimacio n, preparacio n del presupuesto y control de
costos de forma que el proyecto se pueda completar dentro del
presupuesto aprobado.
La gestin de costos incluye:
- Estimacio n de costos: desarrollar una aproximacio n de los
costos de los recursos necesarios para completar las actividades
del proyecto.
- Preparacio n del Presupuesto de costos: sumar los costos
estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin
de establecer una l nea base de costo.
- Control de costos: influir sobre los factores que crean
variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del
proyecto.
Gestio n de los Costos del Proyecto
Alex Sosa
La Gestio n de los costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestio n de los costos del Proyecto
tambie n debe considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costos del uso,
mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.
Por ejemplo, limitar el nu mero de revisiones del diseno puede reducir el costo del proyecto a
expensas de un aumento de los costos operativos del cliente. Esta visio n ma s amplia de la Gestio n de
los costos del Proyecto se denomina frecuentemente ca lculo de costos del ciclo de vida. El ca lculo de
costos del ciclo de vida, junto con las te cnicas de ingenier a del valor, puede mejorar la toma de
decisiones, y se usa para reducir el costo y el tiempo de ejecucio n, y para mejorar la calidad y el
rendimiento del producto entregable del proyecto.
Alex Sosa
La estimacio n de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una
aproximacio n de los costos de los recursos necesarios para completar cada
actividad del cronograma. Al hacer una aproximacio n de los costos, el estimador
debe considerar las posibles causas de variacio n de las estimaciones de costos,
incluyendo los riesgos.
Incluye tambin la identificacio n y consideracio n de diversas alternativas de
costos. Por ejemplo, en la mayor a de las a reas de aplicacio n, se considera que el
trabajo adicional durante la fase de diseno tiene el potencial de reducir el
costo de la fase de ejecucio n y de las operaciones de productos. El proceso de
estimacio n de costos evalu a si las reducciones de costos esperadas pueden
compensar el costo del trabajo adicional de diseno.
Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los
recursos que se cargara n al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra,
los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, as como categor as
especiales tales como una asignacio n por inflacio n o un costo por contingencia.
La estimacio n de costos de una actividad del cronograma es una evaluacio n
cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la
actividad del cronograma.
Estimacin de Costos
Alex Sosa
Factores Ambientales de la Empresa:
El proceso Estimacio n de costos considera:
Condiciones del mercado. Que productos, servicios y resultados esta n
disponibles en el mercado, quie n los tiene y en que te rminos y condiciones.
Bases de datos comerciales. Generalmente, la informacio n sobre los
ratios de costos de recursos se puede obtener de bases de datos
comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de
recursos humanos, y proporcionan costos esta ndar para materiales y
equipos. Las listas de precios publicadas del vendedor son otra fuente.
Estimacin de Costos - Entradas
Alex Sosa
Activos de los Procesos de la Organizacio n
Las pol ticas, los procedimientos y las gu as formales e informales
existentes relacionadas con la estimacio n de costos se tienen en cuenta al
desarrollar el plan de gestio n de costos, seleccionar las herramientas de
estimacio n de costos, y los me todos de seguimiento y control que debera n
utilizarse.
- Pol ticas de estimacio n de costos.
- Plantillas de estimacio n de costos.
- Archivos del proyecto.
- Conocimiento del equipo del proyecto.
- Lecciones aprendidas.
Estimacin de Costos - Entradas
Alex Sosa
Estimacio n por Analog a
La estimacio n de costos por analog a implica usar el costo real de proyectos
anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
La estimacio n de costos por analog a se utiliza frecuentemente para la
estimacio n de costos cuando la cantidad de informacio n detallada sobre el
proyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas). La estimacio n
de costos por analog a utiliza el juicio de expertos.
La estimacio n de costos por analog a es, en general, menos costosa que
otras te cnicas, pero generalmente tambie n es menos exacta. Es ma s fiable
cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no so lo en
apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen
la experiencia necesaria.
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Determinacio n de Tarifas de costos de Recursos
La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las
estimaciones debe conocer las tarifas de costos unitarios, tales como el
costo del personal por hora, correspondientes a cada recurso para
estimar los costos de la actividad del cronograma.
Reunir cotizaciones es un me todo de obtener las tarifas. Para los
productos, servicios o resultados que deben obtenerse por contrato, se
pueden incluir las tarifas esta ndar con factores de escalamiento en el
contrato. Las bases de datos comerciales y las listas de precios publicadas
de los vendedores son otra fuente de tarifas de costos. Si no se conocen las
tarifas de costos reales, entonces las propias tarifas tendra n que estimarse
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Estimacio n Ascendente
Esta te cnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales
o actividades del cronograma individuales con el nivel ma s bajo de detalle.
Este costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores
para fines de informacio n y seguimiento. El costo y la exactitud de la
estimacio n de costos ascendente en general esta motivada por el tamano y
la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo
individuales. En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor
aumentan la exactitud de las estimaciones de costos de las actividades del
cronograma.
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Estimacio n Parame trica
La estimacio n parame trica es una te cnica que utiliza una relacio n estad stica
entre los datos histo ricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la
construccio n, l neas de co digos en el desarrollo de software, horas de
mano de obra requeridas) para calcular una estimacio n de costos para un
recurso de la actividad del cronograma. Esta te cnica puede producir niveles
superiores de exactitud dependiendo de la complejidad, as como tambie n
de la cantidad subyacente de recursos y la informacio n de costos
incorporada al modelo. Un ejemplo relacionado con el costo supone
multiplicar la cantidad planificada de trabajo a realizar por el costo histo rico
por unidad, a fin de obtener el costo estimado.
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Software de Gestio n de Proyectos
El software de gestio n de proyectos, como por ejemplo, las aplicaciones de
software de estimacio n de costos, las hojas de ca lculo computarizadas, y las
herramientas de simulacio n y estad sticas, es ampliamente utilizado para
asistir en el proceso de estimacio n de costos.
Ana lisis de Propuestas para Licitaciones
Entre otros me todos de estimacio n de costos se incluyen el ana lisis de
propuestas para licitaciones y un ana lisis de lo que deber a costar el
proyecto. En los casos en los que los proyectos se ganan mediante
procesos competitivos, se le podra demandar al equipo del proyecto un
trabajo de estimacio n de costos adicional para examinar el precio de los
productos entregables individuales, y obtener un costo que respalde el costo
total final del proyecto.
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Ana lisis de Reserva
Muchos estimadores de costos incluyen reservas, tambie n llamadas
asignaciones para contingencias, como costos en muchas estimaciones
de costos de las actividades del cronograma.
Esto tiene el problema inherente de la posible exageracio n de la estimacio n
de costos para la actividad del cronograma. Las reservas para contingencias
son costos estimados que se utilizara n a discrecio n del director del proyecto
para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son
inco gnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las
l neas base de costo.
Estimacin de Costos - Herramientas y Tcnicas
Alex Sosa
Estimaciones de costos de las Actividades
La estimacio n de costos de una actividad es una evaluacio n cuantitativa de
los costos probables de los recursos necesarios para completar las
actividades del cronograma. Este tipo de estimacio n puede presentarse en
forma de resumen o en detalle. Los costos se estiman para todos los
recursos que se aplican a la estimacio n de costos de la actividad.
Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los
servicios, las instalaciones, la tecnolog a de la informacio n, y categor as
especiales como una asignacio n por inflacio n o una reserva para
contingencias de costo.
Estimacin de Costos - Salidas
Alex Sosa
Informacio n de Respaldo de la Estimacio n de Costes de las
Actividades
La cantidad y el tipo de informacio n adicional que respalda la estimacio n de
costes de las actividades del cronograma var an por a rea de aplicacio n.
Independientemente del nivel de detalle, la documentacio n de respaldo
debe proporcionar una imagen clara, profesional y completa de co mo se
obtuvo la estimacio n de costes.
Estimacin de Costos - Salidas
Alex Sosa
La informacio n de respaldo para las estimaciones de costos de las
actividades debera incluir:
- Descripcio n del alcance del trabajo del proyecto de la actividad del
cronograma.
- Documentacio n de los fundamentos de la estimacio n (es decir, co mo fue
desarrollada)
- Documentacio n de todas las asunciones realizadas
- Documentacio n de todas las restricciones
- Indicacio n del rango de estimaciones posibles (por ejemplo, $10.000 (-10%
/ +15%) para indicar que se espera que el art culo cueste entre $9.000 y
$11.500).
Estimacin de Costos - Salidas
Alex Sosa
Cambios Solicitados
El proceso Estimacio n de costos puede generar cambios solicitados que
pueden afectar al plan de gestio n de costos, a los requisitos de recursos de
las actividades y a otros componentes del plan de gestio n del proyecto. Los
cambios solicitados se procesan para su revisio n y disposicio n a trave s del
proceso Control Integrado de Cambios.
Plan de Gestio n de costos (Actualizaciones)
Si del proceso Estimacio n de costos resultan solicitudes de cambio
aprobadas, el componente plan de gestio n de costos, del plan de gestio n del
proyecto, se actualiza si esos cambios aprobados causan un impacto sobre
la gestio n de costos.
Estimacin de Costos - Salidas
Alex Sosa
La preparacio n del presupuesto de costos implica sumar los costos
estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo
individuales para establecer una l nea base de costo total, a fin de medir el
rendimiento del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.
Sin embargo, las estimaciones de costos de las actividades del cronograma
o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a las solicitudes
de presupuesto detallado y la autorizacio n de trabajo.
Preparacio n del Presupuesto de costos
Alex Sosa
Enunciado del Alcance del Proyecto
Las limitaciones perio dicas formales de los gastos de fondos del proyecto
pueden incluirse en el acta de constitucio n del proyecto o en el contrato.
Estas restricciones de la financiacio n se reflejan en el enunciado del alcance
del proyecto, y pueden estar motivadas por las autorizaciones anuales de
financiacio n por parte de la organizacio n del comprador u otras entidades,
como por ejemplo, agencias gubernamentales.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Proporciona la relacio n entre todos los componentes del proyecto y los
productos entregables del proyecto.
Preparacio n del Presupuesto de costos
(Entradas)
Alex Sosa
Estimaciones de costos de las Actividades
Las estimaciones de costos para cada actividad del cronograma dentro de un
paquete de trabajo se suman para obtener una estimacio n de costos para cada
paquete de trabajo.
Cronograma del Proyecto
Este incluye las fechas de inicio y finalizacio n programadas para las actividades
del cronograma del proyecto, los hitos del cronograma, los paquetes de trabajo,
los paquetes de planificacio n y las cuentas de control. Esta informacio n se utiliza
para sumar costos a los per odos del calendario cuando se planifica incurrir en
dichos costos.
Contrato
La informacio n del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados
que se han comprado, y sus costos, se usa para desarrollar el presupuesto.
Preparacio n del Presupuesto de costos
(Entradas)
Alex Sosa
Suma de costos
Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma se suman por
paquetes de trabajo de acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de los
paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes
de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.
Conciliacio n del L mite de la Financiacio n
En general, grandes variaciones en los gastos perio dicos de fondos no son
deseables para las operaciones de la organizacio n. Por lo tanto, los gastos de
fondos se concilian con los l mites de financiacio n establecidos por el cliente o la
organizacio n ejecutante sobre el desembolso de fondos para el proyecto. La
conciliacio n requerira que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o
regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas
para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT
en el cronograma del proyecto.
Preparacio n del Presupuesto de costos
(Herramientas y Tcnicas)
Alex Sosa
L nea Base de costo
La l nea base de costo es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la
cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el proyecto. Se desarrolla
sumando los costos estimados por per odo y normalmente se representa por una curva S. La l nea base
de costo es un componente del plan de gestio n del proyecto.
Requisitos para la Financiacio n del Proyecto
Los requisitos de financiacio n, totales y perio dicos (por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la
l nea base de costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar
preparado para el avance temprano o los sobrecostos. En general, la financiacio n tiene lugar en
cantidades incrementales que no son continuas y, por lo tanto, aparece como una funcio n escalonada.
Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la l nea base de costo ma s la cantidad de
reserva para contingencias de gestio n. Una parte de la reserva para contingencias de gestio n puede
incluirse de forma incremental en cada paso de la financiacio n o puede ser financiada cuando sea
necesario, dependiendo de las pol ticas de la organizacio n.
Preparacio n del Presupuesto de costos (Salidas)
Alex Sosa
Preparacio n del Presupuesto de costos (Salidas)
Alex Sosa
El control de costos del proyecto incluye:
Influir sobre los factores que producen cambios en la l nea base de costo
Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados
Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan
Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiacio n autorizada
perio dica y total para el proyecto
Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las
variaciones con respecto a la l nea base de costo
Registrar todos los cambios pertinentes con precisio n en la l nea base de costo
Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el
costo o en el uso de recursos informados
Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes
Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de l mites aceptables.
El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y
negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios.
Control de Costos
Alex Sosa
Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento proporcionan informacio n sobre el rendimiento
del costo y de los recursos como resultado del avance real del trabajo.
Informacio n sobre el Rendimiento del Trabajo
Se recoge la informacio n sobre el rendimiento del trabajo perteneciente al
estado y costo de las actividades del proyecto que se esta n realizando. Esta
informacio n incluye, entre otros:
Productos entregables que se han completado y aquellos que todav a no
se han completado
costos autorizados e incurridos
Estimaciones hasta la conclusio n de las actividades del cronograma
Porcentaje f sicamente completado de las actividades del cronograma.
Solicitudes de Cambio Aprobadas
Control de Costos (Entradas)
Alex Sosa
Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas del proceso Control Integrado de
Cambios pueden incluir modificaciones en los te rminos del costo del
contrato, en el alcance del proyecto, en la l nea base de costo o en el plan
de gestio n de costos.
Plan de Gestio n del Proyecto
Al realizar el proceso Control de costos se tienen en cuenta el plan de
gestio n del proyecto y su componente plan de gestio n de costos y dema s
planes subsidiarios.
Control de Costos (Entradas)
Alex Sosa
Sistema de Control de Cambios del costo
Un sistema de control de cambios del costo, documentado en el plan de
gestio n de costos, define los procedimientos por los cuales la l nea base de
costo puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentacio n, los
sistemas de seguimiento y los niveles de aprobacio n necesarios para
autorizar los cambios. El sistema de control de cambios del costo esta
integrado con el proceso de control integrado de cambios.
Ana lisis de Medicio n del Rendimiento
Las te cnicas para la medicio n del rendimiento ayudan a evaluar la magnitud
de todas las variaciones que invariablemente se producira n. La te cnica del
valor ganado (EVT) compara el valor acumulativo del costo presupuestado
del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto
asignada tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado
(programado) como con el costo real del trabajo realizado (real).
Control de Costos
(Herramientas y Tcnicas)
Alex Sosa
- Estimaciones de costos (Actualizaciones)
- L nea Base de costo (Actualizaciones)
- Mediciones del Rendimiento
- Conclusio n Proyectada
- Cambios Solicitados
- Acciones Correctivas Recomendadas
- Activos de los Procesos de la Organizacio n (Actualizaciones)
Control de Costos (Salidas)