4018.estudio Sobre El Archivo Clinico Final 230311

ESTUDIO SOBRE
EL ARCHIVO CLNICO
Ttulo original: Estudio sobre el Archivo Clnico
Autora: Belen Martnez Cabrera
Especialidad: TSS en Documentacin Sanitaria
Edita e imprime: FESITESS ANDALUCA
C/ Armengual de la Mota 37
Ocina 1
29007 Mlaga
Telfono/fax 952 61 54 61
www.fesitessandaluca.es
Diseo y maquetacin: Alfonso Cid Illescas
Edicion Marzo 2011
ESTUDIO SOBRE
EL ARCHIVO CLNICO
Estudio sobre el Archivo Clnico
5
Prlogo
E
ste libro forma parte de la coleccin didctica de la Federacin de Tcnicos Superiores Sanitarios FESITESS
Andaluca. Esta coleccin comparte los dos objetivos prioritarios que son comunes a todas las iniciativas de
FESITESS Andaluca. En primer lugar, la calidad de la profesin. En
segundo lugar, mejorar la calidad y cantidad de servicios a los ailiados.
Hoy en da la formacin continua es una exigencia de primer orden en cualquier entorno laboral. En FESITESS Anda-
luca, dada nuestra vocacin de servicio a la profesin, sentimos que es nuestra responsabilidad poner a disposicin
de los ailiados en primer lugar, y de los tcnicos en general, los medios necesarios para ayudarles en su desarrollo
profesional.
El catlogo de cursos de la organizacin est diseado para dar respuesta a las necesidades formativas del colectivo.
Cada especialidad cuenta con una oferta formativa distinta que se adapta a su particularidad, y esta oferta se completa
con una categora general de cursos cuyo contenido es de inters para todos los tcnicos de cualquier especialidad.
Todos nuestros cursos estn avalados por la Comisin de formacin continuada de las profesiones sanitarias y son
planiicados e impartidos por profesionales de contrastada experiencia en su campo. Adems, el material didctico de
los cursos se ofrece en diferentes formatos, en versin digital y en papel.
La metodologa utilizada es la de enseanza a distancia. Esta modalidad tiene la ventaja de facilitar a cada alumno la
adaptacin de su plan de estudio a su disponibilidad de tiempo y situacin geogrica. Los alumnos dispondrn de al
menos un tutor al que dirigir sus consultas y que les proporcionar la orientacin necesaria para facilitar el aprove-
chamiento de la formacin. Los cursos se estructuran en unidades didcticas independientes, junto a las que el alum-
no recibe un cuestionario tipo test y la plantilla de respuestas, que sern corregidos por los tutores.
Este libro, como el resto de los editados por el rea de docencia, ha sido elaborado por tcnicos y para tcnicos. Desde
su nacimiento, FESITESS Andaluca ha puesto a disposicin del colectivo diversos foros y publicaciones para que los
tcnicos puedan divulgar sus trabajos de investigacin y su experiencia entre compaeros y entre la sociedad en ge-
neral. Todas estas publicaciones cumplen la funcin de dar voz a un colectivo clave para la presente y futura evolucin
del sector sanitario, que puede y debe contar con todo lo que nuestros profesionales pueden aportar, que es mucho,
en las facetas tcnicas y asistenciales de la gestin sanitaria.
En esta nueva revisin de la coleccin didctica se han actualizado todos los libros anteriormente publicados, se ha
ampliado el nmero de cursos del catlogo y se ha incluido una nueva especialidad en la oferta docente, en lnea con
el crecimiento de la organizacin y su compromiso de atender las necesidades de todos los profesionales tcnicos
sanitarios que conforman el colectivo al que FESITESS Andaluca representa.
Federacin Andaluza Tcnicos Superiores Sanitarios
6
Contenido
UNIDAD DIDCTICA I
PRESENTACIN Y METODOLOGA DEL CURSO 9
1.1 Introduccin. Presentacin, normas y procedimientos de trabajo. 11
1.2 Sistema de cursos a distancia. 11
1.3 Orientaciones para el estudio. 11
1.4 Estructura del curso. 12
1.4.1Contenido del curso. 12
1.4.2 Los cursos. 13
1.4.3 Las unidades temticas. 13
1.4.4 Sistema de evaluacin. 13
1.4.5 Fechas. 14
1.4.6 Aprendiendo a enfrentarse a preguntas tipo test. 14
1.4.7 Envo. 14
UNIDAD DIDCTICA II
ARCHIVO CLNICO: CONCEPTO, CARACTERSTICAS, OBJETIVOS, FUNCIONES Y TIPOS 15
2.1 CONCEPTO 17
2.2 CARACTERSTICAS 17
2.3 OBJETIVOS 17
2.4 FUNCIONES 18
2.4.1 FUNCIONES DE CARCTER DIARIO 18
2.4.2 FUNCIONES DE CARCTER GENERAL 19
2.5 TIPOS 19
2.5.1 Archivo centralizado 19
2.5.2 Archivo descentralizado 20
2.5.3 Archivo mixto 20
7
UNIDAD DIDCTICA III 21
ARCHIVO CLNICO: CUSTODIA. MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIN 21
3.1 CUSTODIA 23
3.1.1 CONSERVACIN 23
3.2. ESPACIOS E INSTALACIONES 25
3.3 PRESERVACIN 28
UNIDAD DIDCTICA IV
CONDICIONES ESTRUCTURALES PARA LA SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS CLNICOS. 33
4.1 CONDICIONES GENERALES 35
4.2 CONDICIONES ORGNICAS 35
4.2.1 Planiicacin 35
4.2.2 Dependencias 36
4.2.3 Dotacin 36
4.3 CONDICIONES CONSTUCTIVAS 37
4.3.1 Generales 37
4.3.2 De proteccin 38
4.3.3 Ambientales 39
UNIDAD DIDCTICA V
ARCHIVO CLNICO: PROTOCOLOS DE FUNCIONAMIENTO INTERNO 41
5.1 ORGANIZACIN INTERNA DEL ARCHIVO CLNICO 43
5.1.1 EL PERSONAL 43
5.1.2 LOS TURNOS DE TRABAJO 43
5.2 RECEPCIN, INSTALACIN Y PRSTAMO DE HISTORIAS CLNICAS 44
5.2.1 RECEPCIN 44
5.2.2 INSTALACIN 45
5.2.3 PRSTAMO 46
UNIDAD DIDCTICA VI
CONTROL DE CALIDAD EN ARCHIVOS CLNICOS 51
6.1 CONCEPTO DE CALIDAD 53
6.1.1 CARACTERSTICAS DE LAS AUDITORIAS 53
6.1.2 TIPOS DE AUDITORAS 53
6.1.3 OTROS INSTRUMENTOS DE CONTROL 56
8
UNIDAD DIDCTICA VII
ARCHIVOS EXTERNOS 59
7.1 EXTERNALIZACIN DE ARCHIVOS 61
7.2 MOTIVOS POR EL QUE UN CENTRO SANITARIO REQUIERE DE 61
LA EXTERNALIZACIN DE SUS ARCHIVOS 61
7.3 CRITERIOS QUE SE HAN DE TENER EN CUENTA CUANDO SE REALIZA LA SUBCONTRATA 61
7.4 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO QUE SE SEGUIR AL CONTRATAR UNA 62
EMPRESA EXTERNA 62
7.5 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL ARCHIVO EXTERNO 62
UNIDAD DIDCTICA VIII
CUESTIONARIO 65
UNIDAD DIDCTICA IX
BIBLIOGRAFA 69
UNIDAD DIDCTICA I
PRESENTACIN Y METODOLOGA DEL CURSO
11
1.1 Introduccin. Presentacin, normas y procedimientos de trabajo.
Antes de comenzar el Curso, es interesante conocer su estructura y el mtodo que se ha de seguir. Este es el
sentido de la presente introduccin.
Si usted no conoce la tcnica empleada en los Cursos a Distancia, le recomendamos que lea atentamente los
epgrafes siguientes, los cuales le ayudarn a realizar el Curso en las mejores condiciones. En caso contrario, slo
tiene que seguir los pasos que se indican en el siguiente ndice:
1.2 Sistema de cursos a distancia.
RGIMEN DE ENSEANZA.
La metodologa de Enseanza a Distancia, por su estructura y concepcin, ofrece un mbito de aprendizaje
donde pueden acceder, de forma lexible en cuanto a ritmo individual de dedicacin, estudio y aprendizaje, a los
conocimientos que profesional y personalmente le interesen. Tiene la ventaja de estar diseada para adaptarse a
las disponibilidades de tiempo y/o situacin geogrica de cada alumno. Adems, es participativa y centrada en el
desarrollo individual y orientado a la solucin de problemas clnicos.
La Formacin a Distancia facilita el acceso a la enseanza a todos los Tcnicos Especialistas/Superiores
Sanitarios.
CARACTERSTICAS DEL CURSO Y DEL ALUMNADO AL QUE VA DIRIGIDO.
Todo Curso que pretenda ser eicaz, efectivo y eiciente en alcanzar sus objetivos, debe adaptarse a los
conocimientos previos de las personas que lo estudiarn (lo que saben y lo que an no han aprendido). Por tanto, la
diicultad de los temas presentados se ajustar a sus intereses y capacidades.
Un buen Curso producir resultados deicientes si lo estudian personas muy diferentes de las inicialmente
previstas.
Los Cursos se disean ajustndose a las caractersticas del alumno al que se dirige.
ORIENTACIN DE LOS TUTORES.
Para cada Curso habr, al menos, un tutor al que los alumnos podrn dirigir todas sus consultas y plantear
las diicultades.
Las tutoras estn pensadas partiendo de la base de que el aprendizaje que se realiza en esta formacin es
totalmente individual y personalizado.
El tutor responder en un plazo mnimo las dudas planteadas a travs del correo ordinario, correo electrnico,
telfono o fax.
Diferenciamos para nuestros Cursos dos tipos de tutores:
- Acadmicos. Sern aquellos que resuelvan las dudas del contenido del Curso, planteamientos sobre
cuestiones test y casos clnicos.
- Orientadores y de apoyo metodolgico. Su labor se centrar fundamentalmente en cuestiones de carcter
psicopedaggicas, ayudando al alumno en horarios, mtodos de trabajo o cuestiones ms particulares que puedan
alterar el desarrollo normal del Curso. El tutor resuelve las dudas que se plantean por e-mail.
1.3 Orientaciones para el estudio.
Los resultados que un estudiante obtiene no estn exclusivamente en funcin de las aptitudes que posee y
del inters que pone en prctica, sino tambin de las tcnicas de estudio que utiliza. Aunque resulta dicil establecer
unas normas que sean aplicables de forma general, es ms conveniente que cada alumno se marque su propio mtodo
de trabajo, les recomendamos las siguientes que pueden ser de mayor aprovechamiento.
Por tanto, an dando por supuestas la vocacin y preparacin de los alumnos y respetando su propia
iniciativa y forma de plantear el estudio, parece conveniente exponer algunos patrones con los que se podr guiar
ms fcilmente el desarrollo acadmico, aunque va a depender de la situacin particular de cada alumno y de los
conocimientos de la materia del Curso:
- Decidir una estrategia de trabajo, un calendario de estudio y mantenerlo con regularidad. Es recomendable
tener al menos dos sesiones de trabajo por semana.
- Elegir el horario ms favorable para cada alumno. Una sesin debe durar mnimo una hora y mximo tres.
Menos de una hora es poco, debido al tiempo que se necesita de preparacin, mientras que ms de tres
horas,incluidos los descansos, puede resultar demasiado y descendera el rendimiento.
- Utilizar un sitio tranquilo a horas silenciosas, con iluminacin adecuada, espacio suiciente para extender
apuntes, etc.
12
- Estudiar con atencin, sin distraerse. Nada de radio, televisin o msica de fondo. Tambin es muy prctico
subrayar los puntos ms interesantes a modo de resumen o esquema.
a) Fase receptiva.
- Observar en primer lugar el esquema general del Curso.
- Hacer una composicin de lo que se cree ms interesante o importante.
- Leer atentamente todos los conceptos desarrollados. No pasar de uno a otro sin haberlo entendido.
Recordar que en los Cursos nunca se incluyen cuestiones no tiles.
- Sealar las palabras o prrafos considerados ms relevantes empleando un lpiz o rotulador transparente.
No abusar de las sealizaciones para que sean claras y signiicativas.
- Esquematizar en la medida de lo posible sin mirar el texto el contenido de la Unidad.
- Completar el esquema con el texto.
- Estudiar ajustndose al horario, pero sin imbuirse prisas o impacientarse. Deben aclararse las ideas y
ijarse los conceptos.
- Resumir los puntos considerados primordiales de cada tema.
- Marcar los conceptos sobre los que se tengan dudas tras leerlos detenidamente. No insistir de momento ms
sobre ellos.
b) Fase relexiva.
- Relexionar sobre los conocimientos adquiridos y sobre las dudas que hayan podido surgir, una vez
inalizado
el estudio del texto. Pensar que siempre se puede acudir al tutor y a la bibliograa recomendada y la utilizada
en la elaboracin del tema que puede ser de gran ayuda.
- Seguir paso a paso el desarrollo de los temas.
- Marcar los puntos que no se comprenden.
- Repasar los conceptos contenidos en el texto segn va siguiendo la solucin de los casos resueltos.
c) Fase creativa.
En esta fase se aplican los conocimientos adquiridos a la resolucin de pruebas de autoevaluacin y a los
casos concretos de su vivencia profesional.
- Repasar despacio el enunciado y ijarse en lo que se pide antes de empezar a solucionarla.
- Consultar la exposicin de conceptos del texto que hagan referencia a cada cuestin de la prueba.
- Solucionar la prueba de cada Unidad Temtica utilizando el propio cuestionario del manual.
- Comprobar la solucin de cada prueba con la que aparece corregida.
1.4 Estructura del curso.
1.4.1Contenido del curso.
Se recibe en el paquete enviado a domicilio:
13
- Libro, CD o PDF con los contenidos tericos del Curso divididos en Unidades Temticas.
- Cuestionario tipo test y/o casos prcticos.
- Plantilla de respuestas.
- Encuesta de satisfaccin y evaluacin del Curso.
- CD en el caso de estar creado para el Curso.
- Direccin completa a la que se deben remitir las pruebas realizadas.
1.4.2 Los cursos.
Se presentan sicamente en un tomo elaborado en formato libro cuidadosamente diseado. El contenido en
Unidades Temticas es variable, dependiendo del contenido terico del Curso. Junto al CD, libro o PDF, se incluyen
cuestionarios de evaluacin y de satisfaccin.
1.4.3 Las unidades temticas.
Son unidades bsicas de estos Cursos a distancia. Contienen diferentes tipos de material educativo distinto:
- CD/PDF / Texto propiamente dicho, dividido en temas.
- Cuestionario tipo test y/o casos prcticos.
- Bibliograa utilizada y recomendada.
Los temas comienzan con un ndice con las materias contenidas en ellos. Contina con el texto propiamente
dicho, donde se desarrollan las cuestiones del programa. En la redaccin del mismo se evita todo aquello que no sea
de utilidad prctica.
El apartado de preguntas test/casos prcticos sern con los que se trabajen y con los que posteriormente se
pasar a la plantilla de respuestas a remitir. Los ejercicios test/casos prcticos se adjuntan al inal del CD /PDF/ libro.
Cuando estn presentes los ejercicios de autoevaluacin, la realizacin de stos resulta muy til para el
alumno, ya que:
- Tienen una funcin recapituladora, insistiendo en los conceptos y trminos bsicos del tema.
- Hacen participar al alumno de una manera ms activa en el aprendizaje del tema.
- Sirven para que el alumno valore el estado de su aprendizaje, al comprobar posteriormente el resultado de
las respuestas.
- Son garanta de que ha estudiado el tema, cuando el alumno los ha superado positivamente. En caso
contrario
se recomienda que lo estudie de nuevo.
Dentro de las unidades hay distintos epgrafes, que son conjuntos homogneos de conceptos que guardan
relacin entre s. El tamao y nmero de epgrafes depender de cada caso.
1.4.4 Sistema de evaluacin.
Cada Curso contiene una serie de pruebas de evaluacin a distancia que se encuentran al inal del CD/PDF o
libro. Deben ser realizadas por el alumno al inalizar el estudio del Curso y enviada al tutor de la asignatura, con un
plazo mximo de entrega para que pueda quedar incluido en la edicin del Curso en la que se matricul y siempre
disponiendo de 15 das adicionales para su envo. Los tutores la corregirn y devolvern al alumno.
Si no se supera el cuestionario con un mnimo del 80% correcto, se tendr la posibilidad de recuperacin
mediante el envo de otra plantilla en blanco, sin coste adicional.
La elaboracin y posterior correccin de los test y casos clnicos ha sido diseada por el personal docente
seleccionado para el Curso con la intencin de acercar el contenido de las preguntas al temario asimilado.
14
Es IMPRESCINDIBLE haber entregado las pruebas para recibir el certiicado o Diploma de aptitud del Curso.
1.4.5 Fechas.
El plazo de entrega de las evaluaciones ser de un mes y medio a partir de la recepcin del material del curso,
una vez pasado este plazo conllevar una serie de gestiones administrativas que el alumno tendr que abonar.
La entrega de los certiicados del Curso estar en relacin con la fecha de entrega de las evaluaciones y
NUNCA antes de la fecha de inalizacin del Curso.
1.4.6 Aprendiendo a enfrentarse a preguntas tipo test.
La primera utilidad que se deriva de la resolucin de preguntas tipo test es aprender cmo enfrentarnos a las
mismas y evitar esa sensacin que algunos alumnos tienen de se me dan los exmenes tipo test.
Cuando se trata de preguntas con respuesta tipo verdadero / falso, la resolucin de las mismas est ms
dirigida y el planteamiento es ms especico.
Las preguntas tipo test con varias posibles respuestas hacen referencia a conocimientos muy concretos y
exigen un mtodo de estudio diferente al que muchas personas han empleado hasta ahora.
Bsicamente todas las preguntas test tienen una caracterstica comn: exigen identiicar una opcin que
se diferencia de las otras por uno o ms datos de los recogidos en el enunciado. Las dos palabras en cursiva son
expresin de dos hechos fundamentales con respecto a las preguntas tipo test:
- Como se trata de identiicar algo que va a encontrar escrito, no va a ser necesario memorizar conocimientos
hasta el punto de reproducir con exactitud lo que uno estudia. Por lo tanto, no debe agobiarse cuando no
consiga recordad de memoria una serie de datos que aprendi hace tiempo; seguro que muchos de ellos los
recordar al leerlos formando parte del enunciado o las opciones de una pregunta de test.
- El hecho de que haya que distinguir una opcin de otras se traduce en muchas ocasiones en que hay que
estudiar diferencias o similitudes. Habitualmente se les pide recordar un dato que se diferencia de otros
por ser el ms frecuente, el ms caracterstico, etc. Por lo tanto, este tipo de datos o situaciones son los que
hay que estudiar.
Debe tenerse siempre en cuenta que las preguntas test hay que leerlas de forma completa y ijndose en
determinadas palabras que puedan resultar clave para la resolucin de la pregunta.
La utilidad de las preguntas test es varia:
-Acostumbrarse a percibir errores de conceptos.
-Adaptarse a los exmenes de seleccin de personal.
-Ser capaces de aprender sobre la marcha nuevos conceptos que pueden ser planteados en estas preguntas,
conceptos que se retienen con facilidad.
1.4.7 Envo.
Una vez estudiado el material docente, se contestar la encuesta de satisfaccin, la cual nos ayudar para
evaluar el Curso, corregir y mejorar posibles errores. Cuando haya cumplimentado la evaluacin, enve las respuestas
a la direccin indicada. No olvide:
- Rellenar con letra clara y mayscula TODOS los campos. El D.N.I. es imprescindible.
- Poner el REMITE COMPLETO en el sobre.
Una vez corregidas las cuestiones por el personal docente, si se tiene mnimo el 80% de los casos correctos,
se enva el Diploma detallado a la direccin indicada. NUNCA se enva un Diploma antes de la fecha de inalizacin
del Curso.
UNIDAD DIDCTICA II
ARCHIVO CLNICO: CONCEPTO, CARACTERSTICAS,
OBJETIVOS, FUNCIONES Y TIPOS
17
ARCHIVO CLNICO: CONCEPTO. CARACTERSTICAS. OBJETIVOS. FUNCIONES. TIPOS
2.1 CONCEPTO
El Consejo Internacional de Archivos (1988) deine el trmino archivo:
Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o
recibidos por toda persona sica o jurdica, y por todo servicio u organismo pblico o privado,
en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para
sus propias necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su
valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y servicios de los
documentos.
Ediicio o parte de ediicio donde los documentos son conservados y servidos.
Segn Orencio Lpez Domnguez (1997), se puede deinir como La unidad operativa encargada de
reunir, conservar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconogrico, que va
generndose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es, tambin, el centro del ciudadano y vigilancia de
todos los expedientes clnicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la
presentacin o conservacin de dicho material.
2.2 CARACTERSTICAS

Podemos establecer una serie de elementos que caracterizan un archivo:
Fondo Documental. Es el conjunto de documentos que lo componen.
Productor. Es cualquier persona sica o jurdica que genere el documento.
Gnesis. Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la entidad realiza su
funcin diaria; estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.
Informacin. Son los datos que contienen los documentos del archivo y que cubren las necesidades
de informacin del productor.
Conservacin. Los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por la misma entidad
productora o bien por otra competente, para que perduren en el tiempo, y organizados de tal
forma que la informacin que contienen sea recuperable para su uso.
Tratamiento archivstico. Est a cargo de un equipo de expertos responsables de los aspectos
prcticos del archivo tales como ubicacin, organizacin, funcionamiento, planiicacin y
del tratamiento de sus fondos documentales como identiicacin, clasiicacin, inventariado,
almacenamiento y difusin de los documentos de archivo.
2.3 OBJETIVOS
Custodiar las Historia Clnicas a su cargo, conservndolas en buen estado y a lo largo del tiempo,
fomentando la dotacin de instalaciones adecuadas, locales y equipamiento.
Organizar y optimizar los procesos que aseguren la transferencia al archivo de los expedientes
clnicos generados en el centro para su custodia.
Almacenar las Historias Clnicas segn un sistema de clasiicacin y un mtodo de archivo
establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad, uso de la documentacin y disponibilidad
de espacio e instalaciones.
18
Difundir su fondo documental promocionando su uso como fuente de informacin para:
-Prctica asistencial.
-Docencia.
-Investigacin.
-Control de calidad.
-Apoyo a la planiicacin y gestin hospitalaria.
-Defensa de los intereses del paciente y/o del hospital.
2.4 FUNCIONES
Custodiar, conservar y conidencialidad de las historias clnicas.
Organizar y prestar la Documentacin Clnica para la prctica asistencial, docencia, investigacin,
control de calidad, gestin hospitalaria, instituciones judiciales, administraciones
Devoluciones de historias clnicas.
Solicitar la historia clnica que no ha sido devuelta.
Registro de historias clnicas para conocer la ubicacin exacta de stas.
Seguimiento de la historia clnica.
Extraer la informacin clnica mediante herramientas de indizacin y codiicacin.
Mantenimiento de la historia clnica nica por paciente, controlando los duplicados.
Planiicar y gestionar el paso a pasivo de las historias clnicas.
Fomentar la dotacin de instalaciones convenientes.
Asegurar funciones y cometidos por un reglamento de rgimen interno del hospital.
Diseo y normalizacin de documentos.
Elaborar indicadores de calidad, es decir, estudios sobre determinado aspectos fundamentales
del servicio.
Garantizar la disponibilidad de la historia clnica.
Siguiendo a la autora Mercedes Tejero lvarez en su obra Documentacin clnica y Archivo, podemos hacer
una distincin entre las funciones de carcter diario y las funciones de carcter general del archivo de historias
clnicas:
2.4.1 FUNCIONES DE CARCTER DIARIO
Prstamo de historias clnicas
Devoluciones de historias clnicas
Mantenimiento de registros
Recuperacin de la informacin
Mantenimiento de la historia clnica nica
Indicadores de calidad de un archivo
Disposicin de peticiones del SAP ( Servicio de Atencin al Paciente)
19
2.4.2 FUNCIONES DE CARCTER GENERAL
Diseo y normalizacin de la historia clnica
Elaboracin de la Normativa de la Historia Clnica
Elaboracin de la Normativa del Funcionamiento del Archivo
Elaboracin de la Normativa del Archivo para las Secretarias Asistenciales
Consecucin de un Archivo Centralizado
Consecucin de la Informatizacin de la Gestin de Archivo
Garanta de la conidencialidad de la informacin
Bsqueda de soluciones al problema de espacio
Creacin y mantenimiento de la Comisin de Historias Clnicas
Control de calidad de la Historia Clnica
Bsquedas de Sistemas de Acceso rpido a la informacin
2.5 TIPOS
En la actualidad existe un consenso generalizado, tanto entre los profesionales que desarrollan asistencia en
los centros hospitalarios como entre los documentalistas mdicos, sobre la idoneidad de los archivos centralizados.
Los tipos de archivo hospitalarios son:
Archivo centralizado
Archivo descentralizado
Archivo mixto
2.5.1 Archivo centralizado
Se deine como el almacenamiento de todas las historias clnicas en un nico depsito.
Ventajas:
1. Evita la duplicacin de los documentos que componen la historia clnica.
2. Integracin de toda la documentacin
3. Disminucin de los costes
4. Ahorro de espacio
5. Estandarizacin y protocolizacin de los procedimientos.
Desventajas:
Disponer de un gran espacio adaptado a unas buenas condiciones sicas,teniendo en cuenta el
crecimiento futuro de las historias clnicas.
Controlar la existencia y ubicacin exacta de todas las historias clnicas, tanto las archivadas
como las que se encuentren en circulacin por motivos asistenciales, docencia o investigacin.
20
Establecer rutinas de trabajo y circuitos de transporte interno de la documentacin.
Requiere establecer normativas internas precisas y de riguroso cumplimiento por parte de todo
el personal de archivo de historias clnicas.
2.5.2 Archivo descentralizado
Se deine como la no existencia de un espacio nico donde almacenar todas las historias clnicas, quedando
almacenadas por separado en consulta y unidades donde se atiende a los pacientes.
Ventajas:
1. Facilita la consulta a los miembros del servicio en el que se genera la documentacin, dado que se
encuentra disponible en el mismo lugar de origen.
2. Mnima posibilidad de extravo de expedientes ya que no circulan por el hospital.
3. Necesita menos cantidad de espacio para ubicar el Archivo de historias clnicas, puesto que su
volumen es menor.
Desventajas:
1. Fragmenta y disgrega la informacin relativa al paciente diicultando la visin del proceso actual
2. Genera multiplicidad de historias clnicas particulares.
3. Imposibilita disponer de toda la documentacin a nivel institucional de cada paciente.
4. Diiculta la elaboracin de protocolos y estndares para el tratamiento de la documentacin e
informacin.
2.5.3 Archivo mixto
Se deine como el paso intermedio en la conversin de un sistema descentralizado a un sistema centralizado.
La Historia clnica queda depositada en la consulta externa a la que acude el paciente y una vez que el paciente
deja de asistir a la mencionada consulta, la historia clnica es devuelta al archivo central. En este caso el archivo central
debe tener un control riguroso de la ubicacin exacta de la documentacin depositada fuera de sus dependencias.

UNIDAD DIDCTICA III
ARCHIVO CLNICO: CUSTODIA.
MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIN
23
ARCHIVO CLNICO: CUSTODIA. MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIN.
ESPACIOS E INSTALACIONES Y PRESERVACIN
3.1 CUSTODIA
El archivo de historia clnica de una organizacin sanitaria es el responsable jurdico de la documentacin
clnica generada por el centro y almacenada en sus instalaciones o fuera de ellas, siendo el garante de su tutela. Para
ello se establecen procedimientos que eviten su prdida o destruccin y garanticen su seguridad y estado, vigilando
las condiciones de conservacin y controlando los movimientos, tanto en periodos de actividad como de inactividad.
- La custodia de la documentacin comprende tres aspectos:
- Conservacin
- Espacios e instalaciones
- Preservacin
3.1.1 CONSERVACIN
En la mayora de los casos, los centros sanitarios no pueden asumir la conservacin indeinida de sus
documentos en papel debido a limitaciones de espacio y recursos. Por este tema, se est optando a la subcontratacin
de empresas externas que se encargan de la conservacin del pasivo y del histrico.
La conservacin de los documentos consiste en un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a
establecer:
- Cul es el ciclo vital de los documentos
- Durante cunto tiempo se guarda la documentacin
- Cules son los plazos de transferencia
- Qu eliminamos o conservamos permanentemente
- Cmo lo conservamos
- Quin lo conserva
3.1.1.1 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS CLNICOS
El ciclo vital de la documentacin son las etapas por las que sucesivamente, y en funcin de su utilidad,
atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminacin o conservacin deinitiva.
Segn cita Jos Ramn Cruz Mundet (1996), la informacin documental tiene una vida similar a la de un
organismo biolgico, el cual nace (fase de creacin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
Segn la situacin de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo de historias clnicas puede
organizarse en tres fases: archivo activo, archivo pasivo y archivo histrico.
ARCHIVO ACTIVO
Es aquel que recoge las historias activas, es decir, los expedientes que estn en continua utilizacin
y consulta, incluyendo aquellas historias que aunque el paciente no haya acudido al centro a visitarse o haya
sido exitus (paciente fallecido), han sido solicitadas para investigacin o docencia.
Podemos decir que son historias que han tenido movimiento en los ltimos 5 aos.
24
ARCHIVO PASIVO
Es aquel que rene las historia clnicas inactivas, es decir, el lugar dnde se han de transferir los
documentos de los archivos activos cuando su consulta durante los ltimos 5 aos es nula.
En este archivo permanecen hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico.
ARCHIVO HISTRICO
Es aquel donde se transieren todos los expedientes pasivos, que llevan al menos 10 aos sin
ser consultados y que deban conservarse permanentemente y que no hayan sido objeto de dictamen de
eliminacin por parte de la comisin competente.
La OMS (Organizacin Mundial de la Salud) airma que la mayora de las historias clnicas tienen una vida
media activa de 5 a 10 aos, por lo que se puede establecer que transcurridos 10 aos sin que la documentacin haya
sido solicitada para ningn in se puede considerar histrica.

La legislacin ms fuerte en Espaa sobre qu tipo de documentacin clnica debe conservarse o destruirse,
es la que se promulg en la comunidad autnoma del Pas Vasco, en el Real Decreto 45/ 1998, segn el cual:
DOCUMENTOS DE LA H.C QUE SE CONSERVARN INDEFINIDAMENTE:
Hojas de consentimiento informado.
Hojas de anamnesis y exploracin sica.
Hojas de evolucin.
Informes de exploraciones complementarias.
Informes quirrgicos.
Registros de parto.
Hojas de anestesia.
Informes de necropsia.
Hojas de alta voluntaria.
Informes clnicos de alta
DOCUMENTOS DE LA H.C QUE SE MANTENDRN DURANTE 5 AOS Y DESPUS SE DESTRUIRN
Hojas clnico-estadsticas.
Autorizaciones de ingreso.
Hojas de rdenes mdicas.
Hojas de interconsulta.
Hojas de infeccin hospitalaria.
Hojas de evolucin y planiicacin de cuidados de enfermera.
Hojas de aplicacin teraputica.
Hojas de gricas de constantes y documentos radiogricos.
25
En cuanto a los registros de urgencias, se conservarn durante cinco aos, aquellos que no han causado
ingreso; y por dos aos, los que derivan en un episodio de ingreso hospitalario.
3.1.1.2 TRANSFERENCIA DE H.C DEL ARCHIVO ACTIVO AL PASIVO
La transferencia se realiza cuando la H.C pasa de ser activa a inactiva, es decir, cuando durante cinco aos ese
expediente no ha sido consultado ni utilizado (sin movimiento).
Aspectos a tener en cuenta:
Establecer la ubicacin del archivo pasivo en el ediicio y sus caractersticas funcionales (mobiliario,
distribucin, medidas de seguridad).
Deinir el sistema de identiicacin y clasiicacin para el archivado de las H.C pasivas.
Determinar la periodicidad y el intervalo de tiempo durante el cual se realizar el traspaso.
Establecer el sistema que se utilizar para realizar la transferencia:
o Manual: utilizando etiquetas de ltimos movimientos que se pegarn en los sobres
contenedores.
o Automatizada: a partir de listados proporcionados por el sistema informtico que indiquen
los ltimos movimientos de las H.C.
Extraer los expedientes del archivo acvo y registrar inmediatamente, en el sistema de informacin del
hospital y a travs de la aplicacin informca de gesn de archivos, su nueva ubicacin en el archivo
pasivo.
Archivar los expedientes en el archivo pasivo segn el sistema de clasicacin escogido.
3.1.1.3 EXPURGO DE DOCUMENTOS CLNICOS
Anteriormente, hemos hecho referencia a la legislacin sobre expurgo de documentos clnicos (documentos
que deben conservarse y documentos que deben destruirse), en el Decreto 45/ 1998 de la comunidad autnoma del
Pas Vasco, basado en las recomendaciones de la OMS.
El expurgo se realiza debido a la falta de espacio. Actualmente, DIRAYA (sistema informtico del S.A.S que
consiste en la digitalizacin de la H.C) se est introduciendo a travs de consultas externas. Llegar el da, que se
establezca por completo y la historia digitalizada quedar implantada deinitiva y permanentemente.
Otra opcin que algunos centros utilizan para la falta de espacio es la externalizacin de los archivos clnico,
es decir, contratar a una empresa externa que almacena las H.C.
3.2. ESPACIOS E INSTALACIONES
Desde el punto de vista estructural, un archivo es un local, un ediicio o un conjunto de ediicios donde estn
reunidos los depsitos y las zonas de trabajo.
Lo ideal sera disponer de un inmueble de uso exclusivo para archivo, bien acondicionado, con planta de
forma regular y alejado de reas peligrosas e instalaciones con riesgo de incendio o inundacin, pero la realidad es
otra ya que, normalmente el archivo se encuentra situado en los stano del ediicio, ya que se toma como criterio nico
de ubicacin el peso del fondo documental.
Los espacios e instalaciones de un archivo clnico estn determinados por la inalidad del servicio, de modo
que garanticen la custodia de la documentacin y faciliten el tratamiento y prstamo de los expedientes. Su dimensin
vendr determinada por el volumen de documentacin existente y el ndice de crecimiento futuro.
26
Hay tres sistemas de archivo:
ARCHIVO HORIZONTAL O PLANO
Los documentos o carpetas van apoyados horizontalmente sobre una supericie de mayor dimensin.
Este sistema es el menos utilizado, el ms antiguo y su coste no es muy elevado.
ARCHIVO VERTICAL
Utiliza el plano de apoyo como elemento base, pero, contrariamente, a lo que ocurre en el archivo
horizontal, se apoyan las carpetas en la supericie menor y no en la mayor. Los expedientes van
colocados unos detrs de otros.
ARCHIVO SUSPENDIDO
Pueden ser de visibilidad superior y de visibilidad lateral, en funcin de un sealizador que contienen
para recibir las carpetas. En este sistema de archivo las carpetas se introducen en una especie de
bolsas o dispositivos que permiten recibirlas.
Un archivo clnico est distribuido en una serie de dependencias que se dividen en 3 reas: reservada, privada y
pblica.
REA RESERVADA
Es una zona vedada a los visitantes. Incluye:
- Depsitos documentales
Almacenes de la documentacin clnica.

- Zonas de trabajo
Zona de tratamiento de la documentacin.
Zona de recepcin y prstamo de documentacin clnica.
Zona de prearchivado.
Zona de expurgo.
Taller de reprograa.
Zona de codiicacin y extraccin del CMBD).
- Otras dependencias
Sala de descanso, aseos y vestuarios.
REA PRIVADA
Es la zona de acceso restringido a los visitantes, espacio dedicado a actividades administrativas.
Se ubica lo ms cerca posible del rea reservada, pero claramente separada de sta por motivos de
seguridad
REA PBLICA
Es la zona de acceso de visitantes controlada, separada y diferenciada de las dos anteriores,
debido a motivos de seguridad.
27
MOBILIARIO DEL ARCHIVO
ESTANTERAS
Las estanteras son el elemento indispensable en un archivo para poder instalar los
documentos. Deben tener unas caractersticas determinadas y atender a una serie de directrices:
o Han de ser slidas, preferiblemente de metal, y su espesor ha de ser suiciente para
soportar el peso de los documentos.
o Las supericies han de ser lisas, con pintura y tratamiento antioxidante, sin aristas vivas
y elementos cortantes que daen al personal y a la documentacin.
o Deben estar elevadas unos centmetros del suelo y cerradas por la parte superior y por
los laterales como proteccin contra el polvo.
o Los estantes deben ser regulables para adaptarse a cualquier tipo de contenedores.
o La balda ms alta de la estantera debe ser accesible a mano para una persona de estatura
normal sin que tenga que recurrir a escaleras (debe estar situada aproximadamente a
1,90 m del suelo).
o El fondo de las baldas ha de ser tal que ni los documentos alojados ni sus contenedores
sobresalgan de las mismas.
o La separacin entre baldas debe dejar una holgura mnima de 3 cm entre la lnea de
coronacin de los expedientes y la balda inmediata superior.
o La mxima longitud aconsejable de la estantera es de 11m.
Existen dos tipos de estanteras:
o SISTEMA CLSICO
Est compuesto por armarios-estanteras ijos, a una o dos caras.
o SISTEMA COMPACTO
Est compuesto de unidades modulares de armarios-estanteras mviles llamados
vagones, que se deslizan sobre rales empotrados en el pavimento. El deslizamiento de
cada unidad permite reducir el nmero de pasillos a uno solo.
Con este sistema se permite mayor aprovechamiento del espacio que con el sistema
clsico.
En este sistema, los armarios pueden ser simples o dobles y los sistemas de
accionamiento de los vagones pueden ser manual, mecnico a volantes o discos o
automtico a pulsadores.
Se permite la mxima proteccin del material almacenado frente a la luz, el polvo,
la humedad y los riesgos de incendio ya que forma un bloque metlico completamente
cerrado.
Cuando se opta por un sistema de estanteras mviles y debido a que el peso de los
vagones es elevado, se ha de tener en cuenta el incremento de carga que implica con
respecto al sistema clsico, y proceder a reforzar el suelo para evitar hundimientos.

28
A diferencia de los sistemas ijos, hay que tener en cuenta que la existencia de un nico
pasillo no permite la bsqueda simultnea de la H.C dentro de un mismo bloque de
estanteras.
CAJAS Y CARROS
Las cajas y los carros de transporte son otros elementos muy importantes:
o Las cajas permiten transportar y distribuir los expedientes y es aconsejable el uso
de cajas de plancha metlica ya que su solidez aseguran su conservacin durante el
traslado.
o Los carros permiten transportar y distribuir las cajas con los expedientes clnicos
cuando se prestan para la asistencia y tambin cuando se archivan y se extraen del
almacn. Deben ser robustos y de metal, con barra de traccin, ruedas orientables
y por lo menos dos estantes para colocar los documentos. Si el prstamo de la H.C
es muy voluminoso se utilizarn otros medios de transporte para el traslado a las
unidades o servicios del centro, como por ejemplo contenedores con ruedas o toros
mecnicos.
SOBRES CONTENEDORES
Los sobres contenedores de la documentacin clnica, deben estar fabricados con materiales
estables y tener buena consistencia al uso, adems de formato y volumen ligeramente superiores al
tamao de los documentos que contengan.
3.3 PRESERVACIN
La preservacin es el conjunto de procedimientos y medidas destinados a la prevencin de posibles
alteraciones sicas en los documentos y a la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.
La situacin de los archivos clnicos en la mayora de los centros sanitarios es deiciente en lo que respecta
a sus condiciones estructurales: los espacios suelen ser inadecuados; el mobiliario, de baja calidad, y los sistemas de
prevencin de accidentes, insuicientes.
Tambin es necesario adoptar una serie de medidas destinadas a controlar aquellos factores que puedan
destruir o alterar el fondo documental.
Los peligros potenciales para los documentos son: el fuego, el agua, la excesiva o poca humedad y temperatura,
la luz, el ruido, los insectos, los roedores, las personas, el polvo y la contaminacin. Estos peligros pueden afectar a los
documentos de la siguiente forma:
El papel y otros soportes magnticos son fcil pasto de las llamas y se destruyen con el agua.
La humedad excesiva reblandece las ibras del papel y favorece la formacin de cidos que lo corroen
y borran las tintas, as como la aparicin de mohos y hongos que destruyen y hacen inutilizable
cualquier tipo de soporte.
Los bajos niveles de humedad provocan sequedad en el ambiente y prdida de agua en los soportes,
hacindolos ms frgiles.
Los cambios bruscos de temperaturas hacen que los soportes se vean sometidos a tensiones de
contraccin y dilatacin y se vuelven quebradizos.
Los rayos UV de la luz atacan el papel y las tintas mediante procesos destructivos de oxidacin.
La contaminacin atmosfrica contiene anhdrido carbnico, y sulfuroso que son corrosivos con la
humedad.
29
El polvo es un elemento cuya presencia puede resultar perjudicial para las personas que trabajan en
el archivo.
El ruido excesivo provoca vibraciones que pueden debilitar los soportes.
Los roedores, los insectos, hongos y bacterias, devoran parte de los documentos y los debilitan. Los
insectos ms dainos para el papel son los xilfagos, como el pez de plata, que se alimenta de cola
y almidn; la carcoma, que se come el papel que contiene ms celulosa pura y cava galeras, y como
no la termita. Otros insectos molestos son las cucarachas y las pulgas, que pueden afectar ms a las
personas que al documento en s.
Las personas pueden cometer actos vandlicos o robos que pongan en peligro la documentacin y la
informacin que contienen.
3.3.1 SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN CLNICA
Todos los pacientes atendidos en un centro sanitario tienen derecho a la conidencialidad de los datos
obtenidos a partir de la prctica mdica.
Los mdicos estn obligados a no dar informacin sobre sus pacientes sin la autorizacin de stos. En la
declaracin de Ginebra se dice: respetar los secretos de quien ha coniado en m, incluso despus que el paciente haya
muerto, y el juramento hipocrtico seala: y todo lo que vea y escuche en el desempeo de mi profesin o fuera de
ella en mi relacin con otros hombres, si es cosa que no deba hacerse pblica, nunca divulgar, tenindola por sagrado
secreto.
En la H.C se recoge la informacin necesaria para la prctica clnica generada en la relacin entre el profesional
sanitario y el paciente, y, por tanto, los datos que contiene tienen carcter conidencial. Por ello, los centros sanitarios
deben garantizar su privacidad controlando el acceso, tanto a los documentos archivados en papel o cualquier otro
soporte como a los datos contenidos en las bases de datos informatizadas que integran el sistema de informacin del
centro, al objeto de que slo puedan acceder a la informacin clnica profesionales sanitarios guiados por inalidades
concretas y dentro de unos determinados lmites legales.
3.3.2 LEGISLACIN
El derecho del enfermo a su intimidad personal y familiar est regulado por las siguientes normas legales,
penales y administrativo.
CONSTITUCIN ESPAOLA
Artculo 18: 1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la
propia imagen. [] 4. La ley limitar el uso de la informtica para garantizar el honor y la intimidad
personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.
LEY ORGNICA 1/1982, de 5 de mayo, de proteccin civil del derecho al honor, a la intimidad personal y
familiar y a la propia imagen.
Artculo 7: Tendrn la consideracin de intromisiones ilegtimas []: 4. La revelacin de
datos privados de una persona o familia conocidos a travs de la actividad profesional u oicial de qui en
los revela.
LEY 14/1986, de 25 de abril, o LEY GENERAL DE SANIDAD
Artculo 10: Todos tienen los siguientes derechos con respecto a las distintas
administraciones pblicas sanitarias: 1. Al respeto a su personalidad, dignidad humana e
intimidad, sin que pueda ser discriminado por razones de raza, de tipo social, de sexo, moral, econmico,
ideolgico, poltico o sindical. [] 3. A la conidencialidad de toda la informacin relacionada con
el proceso y con su estancia en instituciones sanitarias pblicas y privadas que colaboren con el
sistema
pblico [].
30
Artculo 61: [la historia clnica] estar a disposicin de los enfermos y de los facultativos
que directamente estn implicados en el diagnstico y el tratamiento del enfermo, as como
a efectos de inspeccin mdica o para ines cienticos, debiendo quedar plenamente garantizados
el derecho del enfermo a su intimidad personal y familiar y el deber a guardar el secreto por
quien, en virtud de sus competencias, tenga acceso a la historia clnica. Los poderes pblicos
adoptarn las medidas precisas para garantizar dichos derechos y deberes.
LEY ORGNICA 5/ 1992, de 22 de octubre, de Regulacin del Tratamiento Automatizado de los Datos de
Carcter Personal
Tiene por objeto limitar el uso de la informtica y otras tcnicas y medios de tratamiento automatizado
de los datos de carcter personal para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de las personas sicas
y el pleno ejercicio de sus derechos, y es de aplicacin a cualquier informacin concerniente a personas sicas
identiicadas o identiicables que iguren en icheros automatizados de los sectores pblico y privado y a toda
modalidad de uso posterior, incluso no automatizado, de datos de carcter personal registrados en soporte
sico susceptible de tratamiento automatizado; artculos 4.2, 6.1, 7.3, 8, 9, 10, 17, 43 y 44:
Artculo 4.2: Los datos de carcter personal objeto de tratamiento automatizado no podrn usarse para
inalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos.
Artculo 6.1: El tratamiento automatizado de los datos de carcter personal requerir el consentimiento del
afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa.
Artculo 7.3: Los datos de carcter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual
slo podrn ser recabados, tratados automatizadamente y cedidos cuando por razones de inters general as
lo disponga una Ley o el afectado consienta expresamente.
Artculo 8. Datos relativos a la salud: [] los profesionales correspondientes podrn proceder al tratamiento
automatizado de los datos de carcter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan
de ser tratados en los mismos de acuerdo con lo dispuesto en los artculos 8, 10, 23 y 61 de la Ley 14/1986,
de 25 de abril, General de Sanidad [].
Artculo 9. Seguridad de los datos: 1. El responsable del ichero deber adoptar las medidas de ndole tcnica
y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carcter personal y eviten su alteracin,
prdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnologa, la naturaleza de los
datos almacenados y los riesgos a que estn expuestos, ya provengan de la accin humana o del medio sico
o natural.
Artculo 10. Deber de secreto: El responsable del ichero automatizado y quienes intervengan en cualquier
fase del tratamiento de los datos de carcter personal estn obligados al secreto profesional respecto de los
mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirn aun despus de inalizar sus relaciones con el
titular del ichero automatizado o, en su caso, con el responsable del mismo.
Artculo 17. Tutela de los derechos y derecho de indemnizacin: 3. Los afectados que, como consecuencia
del incumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley por el responsable del ichero, sufran dao o lesin en
sus bienes o derechos tendrn derecho a ser indemnizados.
El ttulo VII, de infracciones y sanciones, considera que los responsables de los icheros estn sujetos a rgimen
sancionador y en su artculo 43 caliica las infracciones como leves, graves o muy graves:
Artculo 43: 3. Son infracciones graves: [] g) la vulneracin del deber de guardar secreto, cuando no
constituya infraccin muy grave. h) Mantener los icheros, locales, programas o equipos que contengan datos
de carcter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por va reglamentaria se determinen. [...].
4. Son infracciones muy graves: [] b) La comunicacin o cesin de los datos de carcter personal, fuera de los
casos en que estn permitidas. [] f) Tratar de forma automatizada los datos de carcter personal de forma
ilegtima o con menosprecio de los principios y garantas que les sean de aplicacin, cuando con ello se impida
o se atente contra el ejercicio de los derechos fundamentales.
Artculo 44: Tipos de sanciones: 1. Las infracciones leves sern sancionadas con multa de 100.000 a
10.000.000 de pesetas. 2. Las infracciones graves sern sancionadas con multa de 10.000.001 pesetas a
50.000.000 de pesetas. 3. Las infracciones muy graves sern sancionadas con multa de 50.000.001 pesetas a
31
100.000.000 de pesetas. 4. La cuanta de las sanciones se graduar atendiendo a la naturaleza de los derechos
personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneicios obtenidos, al grado de
intencionalidad y a la reincidencia [].
CDIGO PENAL vigente de 1995; castiga la violacin de secreto profesional en su artculo 197: 2.
Se impondr penas de prisin de uno a cuatro aos y multa al que, sin estar autorizado, se apodere, utilice
o modiique en prejuicio de tercero, datos reservados de carcter personal o familiar de otro que se hallen
registrados en icheros informticos, electrnicos o telemticos, o en cualquier otro tipo de archivo o registro,
pblico o privado. 3. Si los datos descubiertos se difunden, revelan o ceden a terceros la pena se agrava hasta
cinco aos. 5. [] los datos relativos a la salud, origen racial, religin, creencias, vida sexual de las personas
comporta agravacin de las penas. 6. Si los hechos se realizan con ines lucrativos la pena a imponer ser de
cuatro a siete aos de prisin.
LEY 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de informacin relativos a la salud, la autonoma
del paciente y la documentacin clnica, aprobada por el Parlamento cataln; artculos 9 y 11:
Artculo 9. Deinicin y tratamiento de la H.C: 4. Los centros sanitarios han de adoptar las medidas tcnicas
y organizativas adecuadas para proteger los datos personales recogidos y evitar la destruccin o la prdida
accidental y tambin el acceso, la alteracin, la comunicacin o cualquier otro procedimiento que no est
autorizado.
Artculo 11. Usos de la historia clnica: 2. Cada centro ha de establecer el mecanismo que haga posible
que, mientras se presta asistencia a un paciente concreto, los profesionales que le atienden puedan, en todo
momento, tener acceso a la historia clnica correspondiente. 3. Se podr acceder a la historia clnica con ines
de investigacin, epidemiolgicas, de investigacin o docencia, con sujecin a lo que establece la Ley 14/1986
de 25 de abril, General de Sanidad y las disposiciones concordantes. El acceso a la historia clnica con estos
ines obliga a preservar los datos de identiicacin personal del paciente, separados de los de carcter clnico
asistencial, excepto que el paciente haya dado antes su consentimiento. 4. El personal encargado de las tareas
de administracin y gestin de los centros sanitarios podr acceder slo a los datos de la historia clnica
relacionados con dichas funciones. 5. El personal al servicio de la Administracin sanitaria que ejerce funciones
de inspeccin, debidamente acreditado, podr acceder a las historias clnicas a in de comprobar la calidad de
la asistencia, el cumplimiento de los derechos del paciente o cualquier otra obligacin del centro en relacin
con los pacientes de la Administracin sanitaria. 6. Todo el personal que acceda, en uso de sus competencias, a
cualquier clase de datos de la historia clnica est sujeto al deber de guardar el secreto.
3.3.3 SEGURIDAD INFORMTICA
Para controlar el acceso a la red el mtodo ms simple y efectivo es restringir el acceso y permitir nicamente
el de aquellas personas que necesiten la informacin para desarrollar su trabajo, y veriicar adecuadamente su
identidad. Para ello se utilizan cuentas de usuario y palabras de paso o claves (password); sin embargo, deben tomarse
una serie de medidas para garantizar su secreto y su cambio peridico. En este sentido, el sistema informtico ha de
ser capaz de distinguir diferentes niveles de conidencialidad en funcin de los usuarios.
Adems de las medidas de proteccin contra la violacin de la red por parte de terceros, hay que tener en
cuenta que pueden ocurrir fallos en el software o en el hardware, fallos de alimentacin, virus, etc. La mejor medida
de prevencin contra este tipo de desastres es establecer un plan de contingencia.
1. Sistemas de reserva
Consisten en duplicar todos los elementos crticos susceptibles de fallar (procesador, discos
duros, memoria, fuente de alimentacin, etc.)
2. Sistemas de alimentacin ininterrumpida o SAI
Protegen la red informtica frente a las cadas de tensin y a las oscilaciones de la misma.
32
3. Sistemas de back-up
Consisten en realizar copias de seguridad de la informacin contenida en los discos duros de
los servidores de la red de forma peridica, de tal manera que si se pierde la informacin sta pueda
recuperarse.

UNIDAD DIDCTICA IV
CONDICIONES ESTRUCTURALES PARA LA SEGURIDAD DE
LOS ARCHIVOS CLNICOS.
35
CONDICIONES ESTRUCTURALES PARA LA SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS CLNICOS
Para la elaboracin de la arquitectura y seguridad de los archivos hospitalarios, se recurre al manual tcnico
sobre RECOMENDACIONES PARA LA EDIFICACIN DE ARCHIVOS elaborado en 1992 por el Ministerio de Cultura y
publicado por la Direccin General de Archivos Estatales. En este manual se establecen las normas y caractersticas
especiales que deben tener los archivos para lograr la mxima funcionalidad en los servicios, as como la preservacin
adecuada de los documentos. Tambin se deinen y se analizan las condiciones ideales que deben reunir los archivos
para la seguridad de sus documentos, as como las caractersticas de los materiales constructivos ms adecuados.
Estas recomendaciones son vlidas para cualquier sistema de archivo, aunque estn concebidas,
principalmente, para ediicios que renen documentos con valor permanente y que, por tanto, exigen una proteccin
eicaz contra cualquier riesgo de deterioro o prdida.
Las condiciones idneas para la seguridad de los expedientes clnicos y los datos que contienen han de
contemplar una serie de medidas generales, orgnicas y constructivas.
4.1 CONDICIONES GENERALES
1. Por tratarse de un servicio central, debe tenerse en cuenta el grado de proximidad a los distintos
servicios, unidades de hospitalizacin y consultas externas que vayan a utilizar sus servicios. Evitndose
emplazamientos aislados que diiculten la labor de consulta y prstamos. Se considera como ideal de
ubicacin, el estar situado en un ediicio aislado y en cualquier caso de uso exclusivo para archivo,
teniendo en cuenta en este caso la necesidad de establecer mecanismos que faciliten las comunicaciones
entre el archivo y las otras dependencias del hospital.
2. Los archivos han de estar construidos sobre pilotes, en rasante o mixto. Subsuelo apto, resistente y sin
riesgo de humedades (Ley 13. 7/4/82). No es adecuada la construccin de archivos subterrneos.
3. El espacio debe tener capacidad suiciente para albergar las distintas reas y su aumento previsible,
determinndose sus dimensiones en funcin del volumen de documentacin existente y del crecimiento
previsible en un plazo prudencial.
4. Es conveniente la ubicacin en zonas de relativa tranquilidad, alejados de ruidos molestos, vibraciones
y sin insectos biodepredadores. Igualmente se considera zona excluyente aquellos emplazamientos
prximos al mar, zonas pantanosas, ros, ramblas, torrentes o cualquier otro donde pueda producirse una
inundacin. En las proximidades a ncleos peligrosos (factoras con vertidos contaminantes, instalaciones
con riesgo de incendio o explosin).
4.2 CONDICIONES ORGNICAS
4.2.1 Planiicacin
1. Todo archivo debe cumplir una serie de funciones y para ello, deber contar con la existencia de diferentes
reas que por razones de seguridad dispondrn de accesos y salidas independientes desde el exterior
del ediicio. Se divide en tres reas: reservada, privada y pblica. Los accesos pueden reducirse a dos
uniicando el rea privada con el rea pblica, pero no podrn ser comunes el acceso del pblico y el de
la documentacin.
2. La distribucin interior y sus circulaciones deben proyectarse a partir del criterio de independencia
entre las reas.
3. El depsito documental deber aislarse del resto de las dependencias debido al tipo de material que contiene.
Los circuitos de la documentacin no podrn ser interferidos por los visitantes, siendo el nico punto de
contacto entre ambos el mostrador de control.
4. Los accesos tipo pasillos y puertas interiores se dimensionarn con la suiciente amplitud para permitir
la entrada de carros de transporte, maquinaria para reprograa y miniaturizacin, resto de equipos y
mobiliario.
36
5. Deben establecerse rutas de evacuacin en casos de emergencia.
6. No es recomendable el uso de plantas bajo rasante como depsitos documentales por las diicultades que
entraa el control de humedades.
7. El depsito documental debe estar dotado con medidas de proteccin contra riesgos de deterioro
procedentes del exterior, y comunicado con las restantes dependencias mediante vestbulos y puertas
cortafuegos, escaleras, etc., segn la normativa vigente (NBE-CPE-91).
4.2.2 Dependencias
1. Los espacios del archivo se dimensionarn en funcin de cada caso y de los requerimientos de
capacidad documental.
2. En los depsitos documentales, la mxima extensin no compartimentada autorizada es de 250 m, con
una altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 2,50m.
4.2.3 Dotacin
Con independencia de las necesidades de mobiliario que debern acomodarse a las dimensiones del hospital,
nmero de personas que trabajen en la unidad y conjunto de prestaciones que en ella se oferten, se tendr en cuenta
en lo referente a estanteras las siguientes prescripciones:
1. Estanteras ijas:
Estarn formadas por uno o varios mdulos, simples o dobles. Debern ser metlicas, con tratamiento
anticorrosivo. Estarn desprovistas de elementos punzantes que puedan lesionar al personal que
trabaja y por otra parte ocasionar deterioros a la documentacin almacenada.
Las estanteras irn colocadas en paralelo (perpendicularmente a la direccin de las viguetas en el
caso de forjados unidireccionales), exentas de paredes, salvo en el caso de las de los extremos, y de
forma que no dejen rincones de dicil aireacin o limpieza.
La separacin entre estanteras ser del orden de 1 metro en los pasillos principales y 0.75 m en
pasillos secundarios, mientras que el tamao de los mdulos atender a las siguientes directrices:
La longitud aconsejable de los pasillos entre estanteras ser de 7-11 metros, con un mximo
de 7 niveles de carga (el nivel ideal es el que no pase de 6 de altura).
La balda ms alta de la estantera debe ser accesible (aproximadamente 1,70-1,90 metros)
para una persona de estatura normal, sin tener que recurrir a taburetes o escaleras.
El fondo de las baldas ser tal que la documentacin clnica depositada no sobresalga. Las
dimensiones de un cuerpo de estanteras dependern de si se archiva la iconograa junto
con el resto de la documentacin clnica o se archiva por separado.
A. Si se almacenan por separado necesitaremos dos tipos de estanteras:
-Para las H.C las medidas sern de 40 cm de fondo por 30 cm de alto.
-Para la iconograa las medidas sern de 60 cm de fondo por 40 cm de alto.
B. Si se archivan juntas sern necesarias estanteras de 60 cm de fondo por 40 cm de
altura.
37
2. Estanteras mviles:
En este caso las condiciones generales son las mismas que las expuestas anteriormente para las
estanteras ijas, slo que debemos tener en cuenta las siguientes precisiones de carcter particular:
La carga a soportar se ver incrementada debido al mayor peso de la estantera mvil con respecto
a la ija, adems en el caso de mdulos deslizantes, deberemos observar la perfecta horizontalidad
indispensable en el pavimento. Por otra parte se consigue una mayor iabilidad de las estanteras
mviles cuando los carriles se apoyan directamente sobre el suelo frente a las colocadas sobre tarima
ya que las cargas soportadas as como las irregularidades y deformaciones de las mencionadas
tarimas diicultan a la larga, la movilidad de los armarios y el consiguiente desaprovechamiento de
su principal caracterstica de ahorro de espacio.
En todos los casos hay que disponer las previsiones necesarias para garantizar una suiciente
aireacin del interior.
La longitud de las baldas suele corresponder entre 0,90 y 1 metro por lo que debemos disponer
de separadores mviles a colocar como mnimo cada 30 cm, de esta forma, en el caso de que
la documentacin permanezca apoyada sobre la balda, puede mantenerse adecuadamente su
verticalidad as como la visin colorstica de los dgitos terminales identiicadores de los expedientes
clnicos.
4.3 CONDICIONES CONSTUCTIVAS
4.3.1 Generales
1. La seleccin de materiales para acabados de suelos, paredes y techos debe llevarse a cabo de acuerdo con
las condiciones establecidas sobre adecuacin a exigencias de proteccin contra accidentes, degradacin
atmosfrica o biolgica y exigencias de ambientacin, atendiendo, adems, a sus cualidades de durabilidad
y economa.
2. En el depsito documental, para evitar hundimiento, se deben tener en cuenta las siguientes sobrecargas
de uso para el clculo de la resistencia del suelo (estanteras con altura mxima de 2,20 m):
--Estanteras ijas: 750 kg/m.
--Estanteras mviles: 1250 kg/m.
3. Los pavimentos del rea reservada deben ser despiezados, nunca continuos, de material ptreo
pulimentado o de resinas sintticas termoestables, en el menor nmero posible de juntas, ya sean selladas
o soldadas.
4. Los paramentos del rea reservada deben ser lisos, hidrfugos, tratados contra la oxidacin y de colores
mates absorbentes de radiaciones lumnicas; los cielos rasos deben estar revestidos con una proteccin
hidrfuga.
5. Las puertas del rea reservada deben ser puertas cortafuegos metlicas RF-90, con cerraduras antipnico.
6. Las ventanas de los depsitos documentales deben abrirse preferiblemente a las fachadas de menor
insolacin e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes o humedad. La carpintera debe
ser de aluminio anodizado o lacado, con elementos de mximo hermetismo, sin contraventanas ni fraileros
y con acristalamiento de vidrio inastillable, absorbente de radiaciones invisibles y acondicionante
acstico y trmico.
7. Las instalaciones hidrulicas no deben circular por el interior de los depsitos documentales, salvo las de
proteccin contra incendios, y llevarn elementos protectores.
8. Las tapas de las arquetas deben ser practicables y visibles en los pavimentos.
38
4.3.2 De proteccin
2.1. Contra el fuego
Deber ajustarse a lo estipulado en la Norma Bsica NBE-CPE-91, tanto en lo que se reiere a deteccin
como para la incorporacin de sistemas que permitan la extincin sin que suponga aumento en el
deterioro de la documentacin almacenada. Las vas de evacuacin estarn sealizadas y su ancho
se determinar en funcin de las ocupaciones previstas; el sistema de deteccin automtica por
humos ser exigible en los siguientes sectores de incendio: depsito de historias clnicas, servicios
generales, sala de ordenadores, salas de microilmacin o escaneado, sala de consultas y revisin de
historias clnicas.
Los sistemas de extincin deben ser capaces de preservar la integridad de la documentacin clnica,
por lo que se excluir el empleo de agua o espuma.
Las hojas de las puertas metlicas deben tener holgura suiciente para que, en caso de incendio, la
dilatacin no las bloquee contra el cerco.
Debe existir proteccin contra descargas elctricas atmosfricas y dotacin de pararrayos no
radiactivos.
2.2. Contra inundaciones
Dada la ubicacin habitual de los archivos en el hospital resulta obligado prever roturas de
conducciones de agua con las consiguientes inundaciones, principalmente a travs de arquetas
por obstruccin de desages del hospital. Por eso es conveniente disponer de un doble techo
impermeabilizado con una cada para desage hacia el exterior.
2.3. Contra el robo
Los sistemas de proteccin contra el robo deben detectar la presencia de intrusos, impedir o denunciar
la entrada mediante un acto de violencia y vigilar el interior durante el horario de apertura.
Debe haber alarmas, rejas en las ventanas y las puertas deben estar dotadas con cerraduras de
seguridad.
Debe haber un acceso nico para el pblico, que ha de estar situado delante del mostrador de control.
Para la vigilancia interior se pueden emplear cmaras de televisin de circuito cerrado con monitores
en los puntos de control.
No se deben emplear, en el interior de los depsitos documentales, detectores de infrarrojos, por los
efectos perjudiciales de las radiaciones sobre la documentacin.
2.4 Contra el vandalismo
Las fachadas al alcance de los transentes deben protegerse contra lesiones, pintadas y pegatinas.
Las ventanas accesibles a los transentes deben llevar rejas y una tela metlica para impedir que se
arrojen objetos al interior.
2.5 Contra plagas
Se tomarn medidas en el mismo momento de la construccin o acondicionamiento del archivo
central, basadas en el hermetismo de accesos con exclusin de oriicios y rendijas por donde puedan
acceder los roedores u otros animales al interior del ediicio.
Para evitar plagas de insectos y microorganismos debe realizarse una limpieza regular de los
depsitos, desinfectar y controlar la humedad y la temperatura.
39
Si existe riesgo de invasin de termitas se deben crear barreras con productos insecticidas en el
terreno hasta 1,50 m de profundidad.
2.6 Contra la degradacin por factores ambientales
Debern tomarse medidas en evitacin de humedades, ya sean por capilaridad, iltracin o
condensacin.
Debe evitarse todo lo posible la accin de la contaminacin atmosfrica utilizando un sistema de aire
acondicionado y contenedores adecuados.
Se debe reducir la entrada de polvo del exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar
revestimientos sintticos incombustibles a paredes, techos y suelos para impedir que su desgaste
natural genere polvo y veriicar regularmente la limpieza del depsito.
4.3.3 Ambientales
3.1 Atmsfera interior
En el depsito documental, la temperatura y la humedad relativa deben ser constantes y controlarse
mediante un termmetro-higrmetro.
Para evitar la transmisin del calor exterior deben emplearse materiales aislantes trmicos y el
porcentaje de ventanas en muros exteriores no debe exceder del 15% de la supericie total de los
mismos.
La renovacin del aire en el depsito documental debe renovarse de 1 a 6 veces cada hora, incluyendo
un iltrado que evite los factores de contaminacin sica, qumica o biolgica (iltros de celulosa,
carbn activo, resinas, etc.).
La eleccin de sistemas de renovacin de aire, calefaccin, refrigeracin y climatizacin dependen de
las condiciones climatolgicas exteriores. Para el depsito documental es aconsejable la ventilacin
natural controlada y la calefaccin o refrigeracin por aire.
3.2 Iluminacin
Se procurar evitar en los archivos de historias clnicas la ubicacin de ventanas a las fachadas de
mayor incidencia solar. Los rayos solares no debern incidir directamente en la documentacin
almacenada.
La iluminacin artiicial dispondr de un sistema delector y/o difusor y otros que anulen las
radiaciones directas sobre la documentacin. Sus lneas de alimentacin sern independientes
para cada una de las dependencias del archivo, debindose controlar el alumbrado mediante
temporizadores y potencimetros.
Debe existir alumbrado de emergencia y las conducciones elctricas de la iluminacin artiicial han
de alojarse en tubos de acero vistos de caractersticas antidelagrantes.
En los depsitos documentales, la iluminacin natural o artiicial debe oscilar entre 50 y 100 lx, y no
debe exceder de 100 lx a nivel de pavimento.
3.3 Condiciones acsticas y de vibracin
El depsito documental exige los siguientes requerimientos acsticos expresados en sus valores
mximos admisibles: 50 dB de nivel de inmisin, 1,5 s de tiempo de reverberacin y un nivel de
vibracin cuya constante K sea igual a 5.
Se deber aislar el local tanto de fuentes de ruido externas como internas mediante particiones
verticales, divisiones horizontales y elementos de cierre.
UNIDAD DIDCTICA V
ARCHIVO CLNICO: PROTOCOLOS DE
FUNCIONAMIENTO INTERNO
43
PROTOCOLOS DE FUNCIONAMIENTO INTERNO
5.1 ORGANIZACIN INTERNA DEL ARCHIVO CLNICO
5.1.1 El personal
5.1.2 Los turnos de trabajo
5.1.1 EL PERSONAL
La estructura jerrquica del personal que compone el archivo hospitalario es la siguiente:
JEFE MDICO
Ser el principal responsable del funcionamiento y organizacin del archivo.
PERSONAL ADMINISTRATIVO O T.DOCUMENTALISTAS
Son los que se encargan de gestionar la documentacin clnica: atender gran parte de las peticiones,
realizar las bsquedas informticas de los documentos, archivar; registrar los prstamos, devoluciones de las
historiasetc.
CELADORES

Asumirn los trabajos de traslado de la documentacin, su difusin, entrega y recogida.

En el rea de Codiicacin e Informacin Clnica (muchas veces incluida en el rea de Archivo y
Documentacin clnica):
MDICO DOCUMENTALISTA
Ejerce la responsabilidad de la Unidad de Documentacin Clnica. Se encarga de codiicar episodios de
hospitalizacin, de gestionar el tratamiento de los datos del sistema de informacin, explotacin (recuperacin) de
los datos con reconocimiento de la calidad de la mismaetc.
TCNICOS SUPERIORES EN DOCUMENTACIN SANITARIA
Realizan la codiicacin de los episodios de hospitalizacin.
Por codiicacin entenderemos que es el proceso por el cual se transforma la informacin original en una
determinada anotacin (de valores numricos o alfabticos), susceptible de ser entendida por el ordenador, para
facilitar la clasiicacin y recuperacin de la informacin.
CELADORES
Trasladan toda la documentacin clnica necesaria, que se requiera para la codiicacin.
5.1.2 LOS TURNOS DE TRABAJO
Los turnos de trabajo del personal del archivo clnico dependern de las necesidades de cada centro
hospitalario; an as, no debemos olvidar que la informacin clnica deber ser accesible durante las 24 horas del da.
La Direccin del hospital ser la que tendr que decidir, si preiere mantener turnos de trabajo del personal
del archivo durante las 24 horas, con el gasto en remuneracin econmica que esto conlleva (es decir, los sueldos del
personal); o si preferiblemente implantar un sistema de acceso rpido a la informacin, que permita acceder en
cualquier momento a la documentacin, sin necesidad de que el personal del archivo se encuentre presente.
44
5.2 RECEPCIN, INSTALACIN Y PRSTAMO DE HISTORIAS CLNICAS
5.2.1 RECEPCIN
La recepcin de la documentacin conlleva una serie de procedimientos que debe realizar el archivo
y que incluyen la apertura y la identiicacin de la H.C. Antes de describir todo el proceso explicaremos estos dos
procedimientos.
APERTURA DE HISTORIA CLNICAS
Los usuarios que acuden a un hospital en demanda de asistencia pueden acceder a ste por tres vas:
1. Un paciente que acude a urgencias; apertura de un informe de asistencia.
2. Un paciente que acude a consultas externas; apertura de H.C.
3. Un paciente que, a partir de cualquiera de los dos casos anteriores (urgencias o consultas
externas) es hospitalizado; apertura de H.C.
En el primer caso, al paciente se le abre un informe de asistencia a urgencias cada vez que acude al
servicio, y nicamente se abre H.C hospitalaria a pacientes que sean hospitalizados como continuacin de
la asistencia. El informe de urgencias, al que tambin se llama historia de urgencias, es un caso especial de
expediente clnico en el que aparece la asistencia prestada y el resultado de las pruebas complementarias.
Normalmente este documento es custodiado por el archivo central y, en la mayora de los casos recibe un trato
especial guardndose aparte del resto de H.C y con un sistema de archivo y clasiicacin propio, diferente de
la H.C cronolgico por el da de asistencia.
En los otros casos, consultas externas y hospitalizacin, a los pacientes se les abre H.C hospitalaria
si es la primera vez que acuden al centro en demanda de asistencia. Si haban acudido con anterioridad, deben tener
abierto expediente clnico, ya que la H.C ha de ser nica, integrada y acumulativa.
Tambin puede darse el caso de que un individuo en buen estado de salud acuda a un centro
hospitalario y sea objeto de determinados cuidados, como por ejemplo, los donantes de sangre, los grupos de riesgo,
los recin nacidos patolgicos o pacientes que acuden al hospital para la realizacin de exploraciones y pruebas
concretas solicitadas por facultativos; en estos casos no se abre H.C hospitalaria.
IDENTIFICACIN DE HISTORIAS CLNICAS
Consiste en asignar a la H.C un elemento que permita relacionarla de forma directa con el paciente y
distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.
A. El identiicador puede ser una palabra, un nmero, una fecha o una combinacin de los
anteriores.
B. El identiicador ha de ser nico y no podr asignarse el mismo a expedientes que pertenezcan
a pacientes distintos; de la misma forma, un paciente no podr tener identiicadores
diferentes. El incumplimiento supondr errores de archivo, as como duplicacin de H.C y
fragmentacin de la informacin relativa al paciente.
C. El identiicador se asigna en el primer contacto del usuario con el centro.
Puede asignarse como identiicador:
A. Un nmero secuencial que proporcione el sistema informtico del centro.
B. Datos personales del paciente: Nombre y apellidos, DNI, nmero de la seguridad social,
nmero de la tarjeta sanitaria, fecha de nacimiento.
45
C. Fecha de atencin al usuario.
D. Un nmero creado a partir de la fecha de nacimiento de paciente.
E. Una combinacin de las anteriores.
El identiicador utilizado con ms frecuencia para marcar las H.C hospitalarias es el nmero
secuencial que proporciona el ordenador.
PROCEDIMIENTOS DE APERTURA E IDENTIFICACIN DE HISTORIAS CLNICAS
Pasos a seguir para abrir e identiicar H.C:
1. Asignar el tipo de identiicacin a la H.C.
2. Emitir las etiquetas de identiicacin de la H.C.
3. Etiquetar el sobre contenedor de la documentacin clnica.
4. Ensobrar la documentacin clnica.
A. Identiicador. La Unidad de Admisin del hospital es la que lo concede. El archivo es el responsable
de realizar los pasos siguientes: emisin de etiquetas, etiquetado del sobre y ensobrado (si se utiliza
otro tipo de identiicador para el expediente que no sea un NHC, el archivo ha de ser el encargado de
asignarlo.
B. Emisin de etiquetas. Si el hospital dispone de un sistema informtico, los datos no se escriben a
mano sino que se emiten etiquetas, utilizando la aplicacin informtica de gestin de archivos, que
luego se pegan en el sobre. Si se utiliza como identiicador un nmero secuencial que proporcione
el ordenador, es aconsejable que la etiqueta contenga el NHC y el nombre y apellidos del paciente.
Tambin debe incluirse una etiqueta con el cdigo de barras identiicador del nmero de expediente
clnico.
C. Etiquetado del sobre. Se emitirn tantas etiquetas como sobres contenedores haya relativos a un
mismo paciente. Tambin pueden ponerse en el sobre etiquetas de localizacin ya que de esta forma
se reducen errores al archivar las H.C. En estos casos se usan etiquetas de colores, asociando un color
diferente a cada una de las cifras del 0 al 9. Los colores escogidos dependen de cada centro, pero
deben poder diferenciarse claramente uno de otros.
D. Ensobrado. La documentacin clnica se incluye dentro de un sobre contenedor de forma apaisada,
con una abertura en la parte superior y sin cierre. Puede ser de papel grueso o de plstico, pero para
su manejo es aconsejable el primero. El diseo del sobre es propio de cada centro y debe llevar bien
visible el nombre del hospital, disponiendo de un espacio para escribir los datos administrativos
referentes al paciente, el nmero de volumen y los avisos de conidencialidad de los datos.
5.2.2 INSTALACIN
Consiste en la ubicacin sica de todo el fondo documental mediante unidades de instalacin, que en el caso
de los archivos clnicos son sobres contenedores. Las H.C una vez identiicadas y etiquetadas debidamente, han de
instalarse en las estanteras de forma organizada, siguiendo el sistema escogido de antemano de tal manera que
permita guardar y extraer los expedientes fcil y rpidamente.
SISTEMAS DE ORDENACIN Y CLASIFICACIN DE H.C
Ordenar y clasiicar son operaciones que todos realizamos peridicamente. La ordenacin es lineal y
unidimensional, mientras que la clasiicacin tiene niveles y es bidimensional.
Ejemplos de sistemas de archivo de H.C utilizando diferentes identiicadores y sistemas de ordenacin y
clasiicacin:
46
1. ASIFICACIN ALFABTICA
Las H.C se identiican a partir del nombre y apellidos del paciente y se clasiican siguiendo una
secuencia alfabtica. Los expedientes se organizan en el almacn dividiendo el rea para archivado en tantos
espacios como letras del abecedario.
Es un sistema de identiicacin simple que permite seguir un criterio sencillo a la hora de archivar y
que ofrece la posibilidad de encontrar una H.C sin necesidad de consultar la base de datos informatizada.
2. ORDENACIN CRONOLGICA
Este sistema se utiliza en casi todos los hospitales para archivar las historias de urgencias. Se identiican
a partir de la fecha de atencin al usuario y se ordenan de forma secuencial cronolgica. Normalmente, se
guardan en archivadores de cartn etiquetados por aos.
Es un sistema sencillo y de bajo coste. Tambin es utilizado en los casos en que el fondo documental
es limitado.
3. CLASIFICACIN CRONOLGICA
Las H.C se identiican a partir de la fecha de nacimiento del paciente y se archivan siguiendo una
clasiicacin cronolgica. Los expedientes se organizan en el almacn dividiendo el rea para archivado en
tantos espacios como aos, meses, quincenas o das sea necesario. Suele utilizarse en hospitales con archivos
descentralizados; por ejemplo, en servicios como oftalmologa, ORL, etc., o en archivos centralizados con
pocas H.C.
Las H.C pueden recuperarse de forma rpida preguntando simplemente la fecha de nacimiento al
paciente y, por tanto, no es necesario mantener una base informatizada.
4. CLASIFICACIN NUMRICA
Las H.C se identiican a partir de un nmero, asignado de forma secuencial por el sistema informtico
del hospital, agrupndolas por decenas, centenas o millares, etc., forma a la que tambin se le llama dgito
terminal.
El rea para archivado se divide en tantos espacios como dgitos se hayan escogido para clasiicar,
teniendo en cuenta slo los ltimos dgitos que forman el nmero. De esta forma podemos archivar las H.C por
doble dgito terminal (decenas), triple dgito (centenas), cuarto dgito terminal (millares), etc. Este sistema
permite que las estanteras se llenen aleatoriamente y que el depsito vaya creciendo de forma equilibrada.
El inconveniente principal es que se necesita un gran espacio para distribuir los dgitos.
5. CLASIFICACIN ALFANUMRICA
Las H.C se identiican mediante un nmero construido a partir de la fecha de nacimiento de paciente;
para evitar nmeros duplicados se aaden las iniciales del primer y segundo apellidos. Si todava se piensa
que existe posibilidad de repeticin se aade un dgito de control.
5.2.3 PRSTAMO
El prstamo de la documentacin clnica consiste en la salida temporal de los documentos del archivo. Los
expedientes clnicos se han de prestar a aquellas personas que lo soliciten y que estn autorizadas para consultarlos
en funcin de lo que marca la legislacin vigente y la normativa interna del centro en cuanto a conidencialidad de
la H.C. Es conveniente que el proceso de prstamo est automatizado y que el centro disponga de una aplicacin de
gestin de archivos conectada al sistema de informacin general del hospital.
PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DEL PRSTAMO DE H.C
1. Obtener los listados de programacin a travs de la aplicacin informtica de gestin de archivos y
atender las solicitudes de documentacin que llegan por va telefnica, correo electrnico o fax, o a travs
47
de formularios escritos, estableciendo la prioridad en la entrega a partir de criterios exclusivamente
asistenciales: rea de urgencias, consultas externas, hospitalizacin, otras.
2. Comprobar, mediante la aplicacin informtica de gestin de archivos, si existe H.C anterior o si por el
contrario es la primera vez que el paciente acude al centro y, por tanto, no tiene H.C abierta.
3. Localizar, en el depsito, la H.C en funcin del sistema de clasiicacin que exista y de su pertenencia al
activo o pasivo.
4. Extraer del depsito las H.C solicitadas o abrir e identiicar las nuevas.
5. Registrar, mediante la aplicacin informtica, el movimiento de salida, motivo y tipo de peticin, unidad y
persona que demanda las H.C, a partir de su solicitud debidamente formalizada y previamente autorizada.
6. Distribuir los documentos en funcin de la unidad o persona solicitante.
7. Recoger los documentos prestados en el tiempo establecido.
8. Registrar, mediante la aplicacin informtica de gestin de archivos, el movimiento de entrada de las H.C
devueltas.
9. Archivar las H.C devueltas teniendo en cuenta el sistema de clasiicacin empleado.
10. Controlar las H.C prestadas conociendo en todo momento quin es el responsable del expediente que se
encuentra fuera del archivo.
11. Reclamar las H.C no devueltas.
En los casos en los que se presta de una vez gran cantidad de expedientes clnicos, como por ejemplo al
servicio de hospitalizacin y al de consultas externas, es conveniente hacer el registro de movimientos de
salida de forma automatizada para que no haya errores de introduccin de datos.
PROCESO DE PRSTAMO DE H.C
Para explicar con detalle el proceso de prstamo se tendrn que tener en cuenta tanto los recursos
que dispone la Unidad de Documentacin Clnica y archivo (acceso al sistema de informacin del hospital a
travs de la aplicacin informtica de gestin de archivos, ordenadores, impresoras, lpiz ptico, telfono,
fax, correo electrnico, personal, almacn, expedientes clnicos, material de archivo como carros, carpetas,
contenedores, etiquetas, papel, etc.) como las guas o requisitos bsicos para dicho proceso. Estos guas son
las siguientes:
1. Quin solicita la documentacin. Parte de la documentacin clnica o la H.C completa puede ser solicitada
por servicios y personal del propio centro o por personas o entidades externas al centro: urgencias,
unidades de hospitalizacin, consultas externas, pacientes, jueces, etc., estableciendo la prioridad en la
entrega a partir de criterios exclusivamente asistenciales.
2. El uso que se le dar a la documentacin solicitada: asistencial, docente, para la investigacin, para la
gestin, jurdico, etc., siendo prioritario el prstamo de las H.C solicitadas para la asistencia.
3. La cantidad de documentacin solicitada, que permitir organizar el trabajo de bsqueda y preparacin
de las H.C.
4. La fecha de entrega de la documentacin solicitada, para una ptima organizacin del trabajo en el archivo.
5. La nueva ubicacin de la documentacin solicitada en prstamo (unidad asistencial, servicio, etc.), que
permitir organizar su distribucin, controlar las H.C mientras estn fuera del archivo y reclamarlas si no
han sido devueltas en el tiempo establecido.
48
TABLA DE SOLICITANTES Y USO DE LA DOCUMENTACIN PRESTADA

SOLICITANTE

USO
Urgencias Solicitud de H.C de pacientes que acuden a urgencias
Unidades de hospitalizacin
Solicitud de H.C de pacientes que van a ser hospitalizados:
-Ingresos programados
-Preingresos
-Ingresos urgentes
Consultas externas Solicitud de H.C de pacientes que van a ser atendidos en
las consultas externas del centro:
-Consultas externas programadas
-Consultas externas no programadas
Unidad de codicacin Solicitud de H.C para la codicacin de patologas y
procedimientos.
Servicios de estudios y epidemiologa y personal sanitario Solicitud de H.C para invesgacin o docencia
Externos
Solicitud de H.C completa o documentacin parcial por
parte de:
-Instuciones sanitarias, pblicas o privadas, con movos
asistenciales
-Organismos e instuciones pblicas con movo no
asistencial (Insalud, inserso, mutuas, administracin de
juscia, asistencia socialetc.)
-Personas y endades de carcter privado con movo no
asistencial
-Personal sanitario y no sanitario con movo de
invesgacin o docencia
-Parculares: pacientes y familiares
-Otros
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PRESTADA
El archivo debe realizar acciones de control que permita que la H.C retorne al archivo central para su
custodia y que eviten la prdida de los expedientes prestados y de la prdida de la documentacin que
stos contienen. Dichas acciones son las siguientes:
1. Registrar inmediatamente, en el sistema de informacin del hospital y a travs de la aplicacin informtica
de gestin de archivos, cualquier incorporacin, devolucin o prstamo de documentacin clnica que se
realice.
49
2. Archivar diariamente las H.C devueltas evitando que stas se acumulen.
3. Registrar las entradas y salidas de H.C, comprobando que coinciden los datos existentes en la base de
datos y los de la documentacin que se presta o se devuelve.
4. Establecer plazos de reingreso de la documentacin ajustados a la organizacin de cada centro.
5. Detectar las H.C que no han sido devueltas en el plazo establecido, a partir de listados diarios de altas y
consultas externas.
6. Controlar que la documentacin incluida en las H.C devueltas sea la correcta.
7. Comprobar que los formularios de solicitud de la documentacin clnica estn debidamente
cumplimentados y que en estos aparezca el nombre de la persona que retira la documentacin, el tipo
de documentos que se entrega, el nombre de la persona que los da, la fecha en que lo hace y la irma del
solicitante.
8. Solicitar a los profesionales o unidades depositarias de la documentacin que comuniquen los cambios
de ubicacin de los expedientes prestados durante el tiempo que la documentacin permanezca fuera del
archivo central.
UNIDAD DIDCTICA VI
CONTROL DE CALIDAD EN ARCHIVOS CLNICOS

53
CONTROL DE CALIDAD EN ARCHIVOS CLNICOS
6.1 CONCEPTO DE CALIDAD
La calidad consiste en identiicar y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. La calidad de un
servicio est deinida por la percepcin del cliente, tanto de la calidad del producto como del servicio que se le ofrece.
Dos de las caractersticas que debe ofrecer un producto o servicio de calidad son:
Satisfacer necesidades, usos y propsitos respondiendo a las expectativas de los clientes o usuarios.
Cumplir correctamente con toda la legislacin que le sea aplicable.
Con respecto al archivo, sabremos si se realiza un servicio de calidad, siempre y cuando se cumplan
correctamente las necesidades de informacin de los profesionales sanitarios; y se sigan todos los requisitos y pautas
marcados para tal in.
El control de calidad consiste en un conjunto de acciones planiicadas, que se aplican para poder lograr los
objetivos marcados en temas de mejora de la calidad.
En los archivos clnicos se utilizan controles a travs de auditoras; que consisten en el desarrollo de tcnicas
de investigacin y anlisis que permiten comprobar si una actividad est siendo realizada de acuerdo con unos
objetivos previos.
Los auditores sern los profesionales encargados de realizar la investigacin, y los que velarn posteriormente
por la aplicacin de las medidas correctoras oportunas, para conseguir una mejora de calidad del proceso en el
archivo clnico.
6.1.1 CARACTERSTICAS DE LAS AUDITORIAS
Actan como herramientas de gestin y por lo tanto como herramientas de mejora.
Se planiican preventivamente, ya que se trata de estudios concretos limitados en el tiempo y con carcter
retrospectivo, para obtener evidencias del funcionamiento de la organizacin.
Se aplican a un problema concreto y la evaluacin de los resultados obtenidos en el estudio se realiza
comparndolos con otros previamente determinados como ptimos.
Han de ser independientes, pero deben consensuarse con la funcin auditada.
Han de permitir al establecimiento acciones correctoras posteriores.
6.1.2 TIPOS DE AUDITORAS
Auditoras externas. Son las realizadas por personal externo a la organizacin auditada. Normalmente se trata
de asuntos de acreditacin y homologacin y suelen ser llevadas a cabo por la administracin sanitaria o bien
por organismos profesionales competentes.
Auditoras internas. Son las realizadas por la propia organizacin
Los archivos clnicos deben establecer una serie de ndices estndares de forma peridica para veriicar si
se cumplen correctamente los objetivos ijados. Estos ndices se aplican a los procesos de archivado y prstamo de
historia clnica, y son los siguientes:
54
A. CONTROL DEL PROCESO DE ARCHIVADO DE HISTORIAS CLNICAS
Se realiza a travs de los siguientes indicadores:
ndice de rentabilidad (Ir)
ndice de eicacia (Ie)
ndice de errores de localizacin de la H.C (IEL)
ndice de errores de localizacin de la H.C en prstamo (IELP)
-NDICE DE RENTABILIDAD (Ir)
Es igual al nmero total de H.C buscadas al ao en el depsito del archivo, entre el nmero total de H.C que se
han archivado en ese ao.
Ir= H.C BUSCADAS ao / H.C ARCHIVADAS
Permite estimar el porcentaje de historias solicitadas, del total de las instaladas en el archivo. Se considera
adecuado que el valor obtenido est situado entre 1 y 4.
-NDICE DE EFICACIA (Ie)
Es igual al nmero de H.C localizadas en el depsito del archivo dividido entre el nmero de H.C buscadas. Hay
que tener en cuenta tanto las historias almacenadas en el archivo como en el pasivo.
Ie= H.C LOCALIZADAS / H.C BUSCADAS
El valor obtenido ha de situarse entre el 0,95 y el 1. Cuanto mayor nos acerquemos a la unidad, mayor eicacia
en el archivo de los expedientes.
-NDICE DE ERRORES DE LOCALIZACIN (IEL) DE H.C
Es igual a la suma del ndice de los errores de localizacin de la H.C en el archivo (IELA) ms el ndice de los
errores de localizacin de H.C en prstamo (IELP).
IEL= IELA + IELP
El valor obtenido ha de situarse entre 0 y 0,5. Si el valor es superior al estndar, nos indica problemas en el
proceso de archivado.
-NDICE DE ERRORES DE LA LOCALIZACIN DE H.C EN EL ARCHIVO (IELA)
Se obtiene dividiendo el nmero de H.C con errores de localizacin (n HCEL) entre el nmero total de H.C
archivadas (n HCA).
IELA= n HCEL / n HCA
-NDICE DE ERRORES DE LA LOCALIZACIN DE H.C EN PRSTAMO (IELP)
Se calcula dividiendo el nmero de H.C en prstamo con errores de localizacin (n HCELP) entre el nmero
total de H.C archivadas (n HCA).
IELP= n HCELP / n HCA
55
Se consideran errores de localizacin de expedientes en el archivo:
- Las H.C que estn en el depsito pero no se encuentran instaladas en el lugar que les corresponde,
es decir, mal archivadas.
- Las H.C que aparecen como prestadas pero estn realmente en el archivo.
- Las H.C que aparecen como ubicadas en el archivo pero que realmente estn prestadas.
B. CONTROL DEL PROCESO DE PRSTAMO DE HISTORIAS CLNICAS
Los ndices siguientes recogen el nivel de seguridad del archivo con respecto al reingreso de H:C y el nivel de
control en su devolucin, as como el porcentaje de expedientes que no pueden suministrarse por no encontrarse en
el archivo y el porcentaje de las H.C que se solicitan con carcter urgente.
-NDICE DE SEGURIDAD (Is) DEL ARCHIVO
Es igual al nmero de H.C que reingresan al archivo (n HCR) dividido entre el nmero de H.C que salen en
prstamo (n HCP) del archivo.
Is= n HCR / n HCP
El valor obtenido debe estar entre 0,95 y 1. Si el resultado es inferior a 0,95 se considerar inadecuado; cuanto
ms cerca estemos de la unidad mayor seguridad tendr el archivo.
-NDICE DE DEVOLUCIN (Id) DE H.C EN PRSTAMO
Es igual al nmero total de H.C no devueltas (n HCND) en un plazo determinado dividido entre el nmero
medio de H.C prestada al da (n HCP) en los ltimos 12 meses.
Id= n HCND / n HCP
El valor obtenido debe situarse entre 1 y 3. Los valores diferentes al estndar nos indicarn que no se cumple
el plazo de tiempo autorizado para el uso de las H.C y que, por tanto, se encuentran innecesariamente fuera del archivo.
-NDICE DE CONTROL DE H.C NO SUMINISTRADAS
Se corresponde con el porcentaje de H.C solicitadas que no se encuentran en el archivo (HCNE).
Es igual al nmero de H.C no suministradas (n HCNS) dividido entre el nmero de H.C solicitadas (n HCS)
multiplicado por 100.
%HCNE= (n HCNS / n HCS) x 100
El valor de coeiciente obtenido debe situarse entre el 5 y el 10%. Si el valor es superior al 10% nos indicar
que el servicio que se est ofreciendo es inadecuado.
-NDICE DE CONTROL DE PRSTAMOS URGENTES
Se obtiene dividiendo el nmero de H.C solicitadas con carcter urgente (n HCSU) entre el nmero total de
H.C solicitadas (n HCS) multiplicado por 100.
IPCU= (n HCSU / n HCS) x 100
El valor obtenido debe ser inferior al 10%. Si el valor es superior al 10% indicar que el control de gestin de
pacientes del centro sanitario es inadecuado.
56
6.1.3 OTROS INSTRUMENTOS DE CONTROL
A. CONTROL DE LA BASE DE DATOS
La base de datos informtica, que relaciona a los pacientes con su expediente clnico archivado debe estar
libre de errores, ofreciendo as un buen servicio de calidad.
El archivo clnico debe detectar y corregir los posibles errores de nmeros de historias, pacientes duplicados,
registros incompletos, informacin errnea, etc., y errores en el archivado de H.C.
Se deben realizar peridicamente muestreos de control, de tal forma que se pueda asegurar que la base de
datos cumple con los siguientes requisitos:
Existe un nico registro por paciente.
Cada registro hace referencia a una sola H.C.
Cada registro contiene los datos que permiten la identiicacin del paciente y la localizacin de su H.C
correctamente.
La metodologa de trabajo utilizada deber estar complementada con un manual de uso, que servir de punto
de referencia en caso de dudas y que contendr un diario con las incidencias y decisiones que se adopten.
B. NORMATIVA DEL ARCHIVO DE H.C
El archivo de H.C debe disponer de una normativa por escrito, de revisin anual, en la que se describan
detalladamente todos los procedimientos que se realizan y los criterios que se siguen, de tal forma que sirva de gua
para el personal que en l trabaja y de control para optimizar los procesos, y, adems, permita dar a conocer al exterior
las tareas que llevan a cabo
En la normativa del archivo hay que incluir los siguientes puntos:
Objetivos y funciones del archivo dentro del centro sanitario.
Tipologa documental: descripcin de la H.C utilizada en el centro.
Modelo organizativo del archivo.
Sistema de identiicacin de los expedientes clnicos.
Procedimiento de apertura de H.C.
Descripcin del sistema de clasiicacin de H.C y su distribucin.
Descripcin de los circuitos de solicitud de H.C y sus prioridades.
Descripcin del proceso de control de la documentacin prestada.
Ciclo vital de los expedientes clnicos, deiniendo las H.C activas e inactivas y las fases del archivo.
Descripcin del proceso de trasferencia de H.C del activo al pasivo.
Descripcin del proceso de expurgo.
Descripcin del proceso de miniaturizacin y su sistema de recuperacin.
Normas de acceso a la H.C.
57
Zoniicacin de los espacios y tipo de mobiliario utilizado.
Condiciones de los espacios y medidas de seguridad adoptadas.
Sistemas de evaluacin utilizados y periodicidad de aplicacin.
Cargos, turnos y funciones de trabajo en el archivo.
La normativa debe ser detallada, clara y no llevar a interpretaciones que puedan causar errores de aplicacin.
UNIDAD DIDCTICA VII
ARCHIVOS EXTERNOS
61
ARCHIVOS EXTERNOS
7.1 EXTERNALIZACIN DE ARCHIVOS
Se realiza cuando el volumen de la documentacin del archivo va aumentando y ste no es capaz de albergar
toda esa documentacin en sus instalaciones, debido a la falta de espacio.
Por ello, se contrata a una empresa externa que d cabida a la documentacin sobrante, y se encargue de su
gestin.
El archivo clnico seguir siendo el principal responsable de la documentacin, aunque delegue su custodia a
otra entidad.
7.2 MOTIVOS POR EL QUE UN CENTRO SANITARIO REQUIERE DE
LA EXTERNALIZACIN DE SUS ARCHIVOS
Incapacidad de dar cabida en sus instalaciones a toda la documentacin generada.
Cuando se plantee realizar una reorganizacin del archivo: cambiar el sistema de archivado y clasiicacin,
uniicar las historias clnicas, reestructurar o reubicar los depsitos, realizar la digitalizacin de historias, etc.
7.3 CRITERIOS QUE SE HAN DE TENER EN CUENTA CUANDO SE REALIZA LA
SUBCONTRATA
1. Seleccionar una empresa atendiendo a:
Sus instalaciones
Las condiciones de trabajo y seguridad
Su funcionalidad
La profesionalidad del personal
La experiencia que posee en el sector
Las garantas que proporciona de conidencialidad y continuidad.
2. Determinar las responsabilidades de la empresa y del centro sanitario:
Quin solicitar la documentacin
Quin atender las peticiones
Quin tendr acceso a la documentacin
Cundo se acceder
Cmo se acceder
Procedimientos de consulta de los documentos
Plazos de entrega de la documentacin
3. Valorar y evaluar los costes, frente a la calidad del servicio prestado.
62
7.4 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO QUE SE SEGUIR AL CONTRATAR UNA
EMPRESA EXTERNA
El centro hospitalario ceder parte de su informacin a dicha empresa, redactando un inventario con todos
los documentos que se han transferido.
Por lo general, la documentacin cedida ser la que tiene menos movimiento en la actualidad.
Una vez que la documentacin est ubicada en la empresa externa, el centro hospitalario solicitar diariamente
los expedientes clnicos que le sean necesarios para su consulta, y la empresa externa se los deber proporcionar.
Las solicitudes de consulta las enviar previamente el hospital a la empresa a travs del telfono, fax o correo
electrnico y dependiendo del plazo de tiempo que ambas entidades hayan acordado, se efectuar la entrega de la
documentacin en las instalaciones del hospital.
Una vez terminado el proceso de consulta de los expedientes clnicos, se proceder a su recogida por parte del
personal de la empresa contratada, que ser el que realice los traslados.
La empresa externa ser la encargada de registrar los movimientos de los expedientes clnicos, para evitar su
deterioro o extravo.
Lo ms correcto para que se realice una externalizacin de los archivos es redactar un protocolo de actuacin
que rija las pautas y normas a seguir en cada caso.
7.5 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL ARCHIVO EXTERNO
El archivo externo debe garantizar una correcta custodia y gestin de la documentacin almacenada y para
ello debe cumplir con una serie de exigencias:
1. MEDIDAS DE PREVENCIN
El archivo externo deber contar:
Con buenos medios de deteccin y extincin de incendios
Medidas antiintrusin y sistemas de alarmas
Correcto mantenimiento de los equipos y maquinaria
Proteccin termoaislante
Instalacin elctrica antiincendios
Iluminacin y sealizacin de emergencia
Acceso restringido a las instalaciones, etc.
Tambin se tomar en cuenta, que el archivo externo que se va a contratar, no haya tenido
ningn tipo de accidente, con una reputacin excelente, que se gane la conianza de los centros
hospitalarios que son los que les van a encomendar la custodia de su documentacin.
63
2. CONFIDENCIALIDAD
El personal de la empresa externa deber dejar constancia por escrito de que respetarn la
conidencialidad de la documentacin clnica, garantizando que no difundirn ni la procedencia,
ni la cantidad, ni las singularidades de la documentacin que tienen bajo su responsabilidad.
Se inscribirn obligatoriamente en el Registro General de la Agencia de Proteccin de Datos.
3. CAPACIDAD ILIMITADA
La empresa externa deber tener una capacidad ilimitada para custodiar la documentacin que
se genera diariamente.
Cada vez que el centro hospitalario enve ms volumen de documentacin a dicha empresa, ser
sta la que deber buscar espacio para ubicarla.
4. LOCALIZACIN DEL ARCHIVO EXTERNO
La distancia no supone un problema, ya que, existen hoy da, buenos sistemas de comunicacin
y mensajera. Aunque hay que considerar que las solicitudes de carcter urgente requieren de
una mayor cercana o de una mayor eicacia del personal del archivo externo para disminuir el
tiempo de respuesta y entrega.
Por lo tanto, aunque la cercana al centro hospitalario facilite la rapidez en la entrega de la
documentacin, el hecho de que el archivo externo se encuentre a unos km del hospital no
supone que sea menos eiciente en su respuesta.
5. ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN EN EL ARCHIVO EXTERNO
La infraestructura del archivo externo, en lo que se reiere a organizacin de estanteras y pasillos,
es un aspecto de gran importancia para poder atender a las solicitudes del centro hospitalario
eicazmente.
La rapidez en el acceso a la documentacin ser garanta del buen funcionamiento del archivo
externo (junto a otros aspectos: seguridad, conidencialidad, etc.)
6. RESPONSABILIDAD CIVIL
El archivo externo se har cargo de la documentacin y se responsabilizar de los daos o
perjuicios que pueda sufrir.
Ser tarea de las dos partes contratantes (archivo clnico y empresa externa) establecer las
indemnizaciones pertinentes en caso de producirse un incidente.
7. RECURSOS
El archivo externo deber disponer de los recursos adecuados para garantizar la continuidad en
su trabajo, contando con medios suicientes para poder atender las peticiones de consulta del
hospital, en cualquier momento y ante cualquier circunstancia.
El archivo externo deber contar con buenos y suicientes recursos, tanto materiales como
personales.
UNIDAD DIDCTICA VIII
CUESTIONARIO
66
PREGUNTAS (VERDADERO O FALSO)
1. Segn Orencio Lpez Domnguez se puede deinir el archivo como la unidad operativa encargada de reunir,
conservar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconogrico, que va
generndose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales.
VERDADERO/FALSO
2. El fondo documental del archivo es el conjunto de documentos que lo componen.
VERDADERO/FALSO
3. Las funciones del archivo clnico se dividen en: Funciones de carcter ordinario y extraordinario.
VERDADERO/FALSO
4. La redaccin de la H.C constituye una funcin del archivo clnico.
VERDADERO/FALSO
5. Los tipos de archivo hospitalario son: archivo centralizado, archivo descentralizado y archivo mixto.
VERDADERO/FALSO
6. El rea reservada del archivo clnico es la zona de acceso de visitantes.
VERDADERO/FALSO
7. La custodia de la documentacin comprende tres aspectos: conservacin, espacios e instalaciones y preservacin.
VERDADERO/FALSO
8. El archivo histrico es aquel que rene las historias clnicas inactivas, es decir, el lugar dnde se han de transferir
los documentos de los archivos activos cuando su consulta durante los ltimos 5 aos es nula.
VERDADERO/FALSO
9. La preservacin es el conjunto de procedimientos y medidas destinados a la prevencin de posibles alteraciones
sicas en los documentos y a la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.
VERDADERO/FALSO
10. Segn el artculo 61 de la Ley General de Sanidad la H.C estar a disposicin de los enfermos y de los facultativos
que directamente estn implicados en el diagnstico y el tratamiento del enfermo.
VERDADERO/FALSO
11. Las condiciones idneas para la seguridad de los expedientes clnicos y los datos que contienen han de contemplar
una serie de medidas generales, inorgnicas y constructivas.
VERDADERO/FALSO
12. Los archivos han de estar construidos sobre pilotes, en rasante o mixto. Subsuelo apto, resistente y sin riesgo de
humedades.
VERDADERO/FALSO
67
13. En los depsitos documentales, la mxima extensin no compartimentada autorizada es de 350 m, con una
altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 3,50m.
VERDADERO/FALSO
14. Haciendo referencia a las condiciones constructivas de proteccin contra el fuego, el archivo deber ajustarse a lo
estipulado en la Norma Bsica NBE-CPE-91, tanto en lo que se reiere a deteccin como para la incorporacin de
sistemas que permitan la extincin sin que suponga aumento en el deterioro de la documentacin almacenada.
VERDADERO/FALSO
15. Una de las condiciones constructivas en el archivo contra plagas es que para evitar plagas de insectos y
microorganismos debe realizarse una limpieza regular de los depsitos, desinfectar y controlar la humedad y la
temperatura.
VERDADERO/FALSO
16. La identiicacin de H.C consiste en asignar a la H.C un elemento que permita relacionarla de forma directa con el
paciente y distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.
VERDADERO/FALSO
17. Los pasos a seguir para abrir e identiicar expedientes clnicos son: asignar la identiicacin a la H.C, emitir las
etiquetas de identiicacin de la H.C, etiquetar el sobre contenedor de la documentacin clnica y ensobrar la
documentacin clnica.
VERDADERO/FALSO
18. La clasiicacin alfabtica consiste en que las H.C se identiican a partir de la fecha de nacimiento del paciente.
VERDADERO/FALSO
19. El archivo debe realizar acciones de control que permita que la H.C retorne al archivo central para su custodia y
para evitar la prdida de los expedientes prestados.
VERDADERO/FALSO
20. La H.C ha de ser nica, integrada y no acumulativa.
VERDADERO/FALSO
21. Las auditoras pueden ser abiertas o cerradas.
VERDADERO/FALSO
22. La calidad consiste en identiicar y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. La calidad de un servicio
est deinida por la percepcin del cliente, tanto de la calidad del producto como del servicio que se le ofrece.
VERDADERO/FALSO
23. Los auditores sern los profesionales encargados de realizar la investigacin, y los que velarn posteriormente por
la aplicacin de las medidas correctoras oportunas, para conseguir una mejora de calidad del proceso en el archivo
clnico.
VERDADERO/FALSO
68
24. El ndice de errores de localizacin de H.C es igual al ndice de los errores de localizacin de H.C en el archivo
menos el ndice de los errores de localizacin de H.C en prstamo.
VERDADERO/FALSO
25. El ndice de devolucin de H.C en prstamo es igual al nmero total de H.C no devueltas en un plazo determinado
ms el nmero medio de H.C prestada al da en los ltimos 12 meses.
VERDADERO/FALSO
26. El archivo externo debe poseer capacidad ilimitada.
VERDADERO/FALSO
27. Se realiza la externalizacin de archivos cuando el volumen de la documentacin del archivo va aumentando y ste
no es capaz de albergar toda esa documentacin en sus instalaciones, debido a la falta de espacio.
VERDADERO/FALSO
28. Cuando se contratan los servicios de un archivo externo, la responsabilidad civil en cuanto a la documentacin
custodiada, recae sobre el centro sanitario, exclusivamente.
VERDADERO/FALSO
29. El archivo externo deber contar con buenos medios de deteccin y extincin de incendios, correcto mantenimiento
de los equipos y maquinaria, iluminacin y sealizacin de emergencia
VERDADERO/FALSO
30. Lo ms correcto para que se realice una externalizacin de los archivos es redactar un protocolo de actuacin que
rija las pautas y normas a seguir en cada caso.
VERDADERO/FALSO
UNIDAD DIDCTICA IX
BIBLIOGRAFA
71
- MASSON, S.A. Organizacin de archivos clnicos. Reimpresin 2005. Barcelona (Espaa), Masson, S.A ,2005.
99 pginas. ISBN 84-458-1114-2
- LPEZ DOMINGUEZ, O. Gestin de pacientes en el hospital.1. ed. Olalla Ediciones, S.L. (03/1997).
665 pginas. ISBN: 8488876351 ISBN-13: 9788488876355
-Temario OPE 2007. Tcnicos Superiores en Documentacin clnica. FATE.
- Curiel Herrero J, Estvez Lucas J y Editores Mdicos, S.A. Manual para la Gestin Sanitaria y de la Historia Clnica
Hospitalaria. Ed. Editores Mdicos, S.A. 438 pginas. Depsito legal: M-5.482-2001.
- Fernndez Molero, I. Fundamentos de la historia clnica y su gestin en el archivo clnico. Ed. S.I.T. Cdiz 2009.
255 pginas. ISBN: 978-84-613-07791.

4018.estudio Sobre El Archivo Clinico Final 230311

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

4018.estudio Sobre El Archivo Clinico Final 230311

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ESTUDIO SOBRE

Anda mungkin juga menyukai