ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE
LOS PROCESOS "DESARROLLAR Y CONTROLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO"
INTRODUCCIN El desarrollo del cronograma del proyecto es un proceso iterativo, que determina las fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duracin y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda servir como lnea base con respecto a la cual poder medir el avance. El desarrollo del cronograma contina a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestin del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. Por otra parte, el control del cronograma implica determinar el estado actual del cronograma del proyecto, influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma, determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado y gestionar los cambios reales a medida que suceden. El control del cronograma es una parte del proceso Control Integrado de cambios.
DERROLLAR Y CONTROLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO El desarrollo del Cronograma es el proceso que consiste en integrar los procesos anteriores, es decir, definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para crear el Cronograma del Proyecto. Este Cronograma debe ser revisado y actualizado segn avanza el Proyecto, de acuerdo a las actualizaciones del plan para la direccin del Proyecto y la evolucin de riesgos. Entradas 1. Plan de Gestin del Cronograma: Identifica la metodologa y la herramienta de planificacin a utilizar en el Proyecto para el desarrollo del Cronograma y la manera en que se debe calcular el mismo 2. Lista de actividades con sus atributos 3. Diagrama de Red: Descrito anteriormente. Los diagramas de red del Cronograma del Proyecto, contienen las relaciones lgicas de predecesoras y sucesoras que se utilizarn para calcular el Cronograma. 4. Requisitos y calendario de recursos: Los calendarios contienen informacin sobre la disponibilidad de los recursos a lo largo del Proyecto. 5. Estimados de la duracin de las Actividades: Valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarn para completar una actividad. 6. Enunciado del alcance del Proyecto: Ya que incluye restricciones y supuestos que pueden afectar al desarrollo del Cronograma 7. Asignaciones de Personal al Proyecto: Salida del proceso Adquirir el Equipo de Proyecto. Especifican qu recursos se asignan a cada una de las actividades. 8. Estructura de Desglose de Recursos (RWS): Salida del proceso Estimar los Recursos de las Actividades 9. Factores ambientales y Activos de los procesos de la Organizacin: La herramienta de planificacin utilizada para desarrollar el Cronograma se encuentra entre unos de los factores ambientales que pueden afectar al proceso, mientras que la metodologa de planificacin y el calendario de trabajo son activos de los procesos de la Organizacin que pueden influir en el desarrollo del Cronograma.
Herramientas y tcnicas
1. Anlisis de la Red del Cronograma: Conjunto de tcnicas utilizadas para generar el Cronograma del Proyecto y calcular las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas de las actividades del Proyecto: mtodos de la ruta y de las cadenas crticas, anlisis Qu pasa si? y nivelacin de recursos. 2. Mtodo de la ruta crtica: El mtodo de la ruta crtica calcula las fechas tericas de inicio y finalizacin tempranas y tardas para todas las actividades, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un anlisis que recorre hacia adelante y hacia atrs toda la red del Cronograma. 3. Mtodo de la cadena crtica: Consiste en modificar el Cronograma del Proyecto teniendo en cuenta la restriccin de recursos. Una vez identificada la ruta crtica, se introduce la disponibilidad de recursos y se determina el resultado. Esta nueva ruta crtica, se denomina cadena crtica. Este mtodo agrega colchones de duracin, que son actividades del Cronograma que no requieren trabajo y que se utilizan para manejar la incertidumbre. Un colchn que se coloca al final de la cadena crtica se conoce como colchn del proyecto y protege la fecha de finalizacin objetivo contra cualquier retraso a lo largo de la cadena crtica. Consecuentemente, en lugar de gestionar la holgura total de los caminos de red, el mtodo de la cadena crtica se concentra en gestionar las duraciones restantes de los colchones en funcin de las duraciones restantes de las cadenas de tareas.
Salidas
1. Cronograma del Proyecto: Debe contener, como mnimo, una fecha de inicio y una fecha de finalizacin programadas para cada actividad. Puede presentarse como un Cronograma de hitos (formato adecuado para presentar a la alta Gerencia), un Diagrama de barras (formato adecuado para ser gestionado por el equipo del Proyecto) o como un Diagrama de red, que normalmente muestra la lgica de la red del Proyecto y las actividades del Cronograma que se encuentran dentro de la ruta crtica del Proyecto 2. Lnea base del Cronograma: El equipo de direccin del proyecto la acepta y aprueba como la lnea base del Cronograma con fechas de inicio y fechas de finalizacin de lnea base. La lnea base del Cronograma es un componente del plan para la direccin del Proyecto. 3. Datos del Cronograma: Incluye toda la informacin relativa a hitos, actividades con sus atributos, histograma y/o calendario de recursos, diferentes alternativas a la nivelacin de recursos, reservas para contingencias, supuestos, restricciones, etc. 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Requisitos de recursos de la actividad, Atributos de las actividades, el Calendario y el Registro de riesgos
Controlar el Cronograma consiste en dar seguimiento al grado de ejecucin del Cronograma del Proyecto y en controlar los cambios en la lnea base del Cronograma. El control del Cronograma implica: Determinar el estado actual del Cronograma del Proyecto Influir sobre los factores que crean cambios en el Cronograma con el objetivo de estabilizarlos y controlarlos. Determinar qu elementos del Cronograma del Proyecto han cambiado y cuantificar su impacto. Gestionar e implementar los cambios, a medida que suceden.
Con objeto de mejorar el rendimiento del Cronograma del Proyecto, el control del Cronograma solicita cambios y/o recomienda acciones correctivas y preventivas al proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del Cronograma comprueba la implementacin de todas las que hayan sido aprobadas en el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios que afecten al Cronograma del Proyecto, en coordinacin con el proceso Controlar la Calidad, que debe validar la correcta implementacin de todos los cambios aprobados.
Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Cronograma del Proyecto 3. Datos sobre el desempeo del trabajo 4. Calendario del Proyecto: Un modelo de programacin podra requerir ms de un calendario del Proyecto para permitir considerar diferentes periodos de trabajo para algunas actividades a la hora de calcular los pronsticos del Cronograma. 5. Datos del Cronograma: Los datos del Cronograma se revisarn y actualizarn en el proceso de Controlar el Cronograma 6. Activos de los procesos de la organizacin
Herramientas y tcnicas
1. Revisiones del desempeo: Miden, comparan y analizan el desempeo de las fechas reales de inicio y finalizacin, los porcentajes completados y la duracin restante para el trabajo comenzado. La tcnica del Valor Ganado (EV) utiliza trminos como la variacin del cronograma (SV) y el ndice de desempeo del cronograma (SPI) para evaluar la magnitud de las variaciones del cronograma. Es importante determinar si las variaciones requerirn o no acciones correctivas. 2. Anlisis de variacin: La variacin del cronograma (SV) y el ndice de desempeo del cronograma (SPI), nos permiten identificar y cuantificar la variacin con respecto a la lnea base del cronograma. Determinar la causa y el grado de variacin, nos servir para determinar si es necesario o no aplicar acciones correctivas. 3. Software de Gestin de Proyectos y Herramientas de planificacin 4. Tcnicas de optimizacin de recursos 5. Tcnicas de modelado 6. Adelantos y Retrasos 7. Compresin del Cronograma
Salidas
1. Informacin del Desempeo del Trabajo: Los valores calculados de los indicadores de desempeo en el tiempo SV y SPI para los componentes de la EDT/WBS, y en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados. 2. Pronstico del Cronograma: Estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro del Proyecto, basadas en la informacin y e conocimiento disponibles en el momento de realizar el pronstico. 3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones: Activos de los procesos de la organizacin. Plan para la Direccin del Proyecto: como pueden ser las lneas base del cronograma y de costos y el plan de gestin del cronograma Documentos del Proyecto
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE LOS PROCESOS DESARROLLAR Y CONTROLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO
CONCLUSIN
En conclusin podemos decir que el proceso de desarrollar el cronograma se basa en analizar las secuencias de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. En cuanto a controlar el cronograma, se puede decir que es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. Ambos procesos son sumamente importantes para llevar a cabo el proyecto y cumplir con los lineamientos establecidos desde su formulacin, siguiendo un patrn definido.