Anda di halaman 1dari 26

Standard Operating Procedure

Tips
Kementerian Negara PAN
2010
Ruang Lingkup SOP
meliputi berbagai prosedur pelaksanaan kegiatan
tupoksi atau
pemberian pelayanan
pelayanan intern
Pelayanan ekstern
kepada masyarakat atau
kepada instansi pemerintah yang lain
Siklus SOP
Proses penyusunan SOP merupakan sebuah siklus:
1. Penilaian kebutuhan SOP (SOP Need
Assesstment,
2. Pengembangan SOP (SOP Development),
3. Penerapan SOP (SOP lmplementation),
4. Monitoring dan evaluasi SOP (SOP
Monitoring arid Evaluation)
dan jika dari hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan ataupun
pembuatan SOP yang baru, maka proses dimulai kembali dari tahapan
penilaian kebutuhan SOP.
Siklus SOP
contd
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan
Membentuk Tim
dan
kelengkapannya
Melakukan
pelatihan-
pelatihan bagi
anggota tim
Memberitahukan
kepada seluruh
unit tentang
kegiatan
penyusunan SOP
Penilaian
Kebutuhan
Menyusun
rencana tindak
penilaian
kebutuhan
Melakukan
penilaian
kebutuhan
Membuat sebuah
daftar mengenai
SOP yang akan
dikembangkan
Membuat
dokumen
penilaian
kebutuhan SOP
Pengembangan
Pengumpulan
Informasi dan
Indentifikasi
Alternatif
Analisis dan
Pemilihan
Alternatif
Penulisan SOP
Pengujian dan
Riviu SOP
Pengesahan SOP
Integrasi dalam
Manajemen
Perencanaan
penerapan
Pemberitahuan
Distribusi dan
aksibilitas
Pelatihan
pemahaman
Monitoring dan
Evaluasi
Monitoring
Evaluasi
Langkah Penyusunan SOP
PERSIAPAN
Membentuk tim dan kelengkapannya
Tim Penyusun SOP
Tim
Penyusun
SOP
Tim
Penyusun
SOP
Tim
Penyusun
SOP
Tim
Penyusun
SOP
Level
Organisasional
Level
Unit Kerja
Langkah Penyusunan SOP contd
PERSIAPAN
Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya.
Memberikan sumber-sumber yang dibutuhkan tim.
Menekankan komitmen pimpinan kepada tim.
Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim.
Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang
upaya pimpinan untuk melakukan perubahan
terhadap prosedur-prosedur.
Langkah Penyusunan SOP contd
PENILAIAN KEBUTUHAN SOP
Aspek-aspek yg perlu dipertimbangkan
Lingkungan operasional
Kebijakan pemerintah
Kebutuhan Organisasi dan Stakeholders-nya
Menyusun Action Plan penilaian kebutuhan.
Melakukan penilaian kebutuhan.
Membuat sebuah daftar SOP yang akan
dikembangkan.
Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP
Pengembangan SOP
Pengumpulan
Informasi dan
Identifikasi Alternatif
Analisis dan
Pemilihan Alternatif
Penulisan SOP
Pengujian dan Riviu
SOP
Pengesahan SOP
1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif
2. Analisis dan Pemilihan Alternatif
3. Penulisan SOP
4. Pengujian dan Riviu SOP
5. Pengesahan SOP
Dokumen SOP
Halaman Judul
Unit kerja,
tanggal pembuatan, tanggal revisi, tangal efektif,
nomor dokumen,
unit dimana dokumen SOP ini diterapkan,
pengesahan oleh pejabat yang berkompeten
Daftar isi dokumen SOP
Ruang Lingkup
Ringkasan
Definisi
Prosedur
Keterkaitan
Peringatan
Kualifikasi Personel
Peralatan dan Perlengkapan
Prosedur
Pendataan dan Pencatatan
Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Jaminan Kualitas (Quality
Assurance)
Format SOP
Langkah Sederhana (Simple Steps)
Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Grafik (Graphic)
Diagram Alir (Flowcharts)
Format SOP : Simple Steps
Nomor
Tanggal
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti
tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian
untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Format SOP : Hierarchical Steps
Nomor
Tanggal
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan pengesahan
mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejabat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan satu
copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan kemajuan
pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Pegawai yang mengajukan
cuti, mengisi formulir cuti
tahunan
Serahkan formulir ke Bagi-
an Kepegawaian
Bagian Kepegawaian meneli
ti ketersediaan cuti bagi
pegawai yang mengajukan
dan menyerahkan kepada
yang bersangkutan
Pegawai menandatangani
formulir dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung
Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani pengajuan
dan menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang bersangkutan
Atasan langsung
menyampaikan kepada yang
bersangkutan
Pegawai yang mengajukan
cuti menyampaikan formulir
kepada Bagian Kepega-
waian, copy untuk unit
kerjanya dan copy untuk
yang bersangkutan
Pegawai yang mengajukan
cuti wajib melaporkan
kemajuan pekerjaannya
sebelum cuti.
Pelaksanaan cuti oleh yang
bersangkutan
Cuti
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor :
Tanggal :
Persetujuan Isi formulir
Format SOP : Graphic
Format SOP : Flowcharts
Alur proses
Proses
Pengambilan
keputusan
Konektor untuk
halaman yang sama
Konektor untuk
pergantian halaman
Start/akhir proses
Proses Serentak
Tips 1: Buat chek list
Output
Apa
Untuk siapa
Kapan
Bagaimana
Proses
Bagaimana caranya
Apa urutan aktivtas
Oleh siapa
Kapan
Berapa lama
Apa pengendaliannya
Apa & bgmn
dokumentasinya
Input
Apa
Dari mana /
siapa
Kapan
Bagaimana
memperolehnya
Tips 2 Kaji Kembali
Output
Tujuannya
Dampak
Pihak yang terkena
dampak
Manfaat
Kuallitas
Pembatasan
Peraturan
Sumber daya
Waktu
Ruang lingkup
Kendala lain
Tips 2 Kaji Kembali
Proses
Dapat lebih .
efisien?
cepat ?
aman?
meningkatkan citra?
Jika terjadi keadaan yg tdk
normal..
* siapa penanggung jawab?
* bagaimana prosesnya
* apa dokumentasinya
Tips 2 Kaji Kembali
Input
Proses
Output
Cukup jelas & ringkas?
Tidak menimbulkan multi
tafsir?
Memerlukan penjelasan
tambahan?
Perlu warnings/alert?
Relevan
Benar-benar bermanfaat
Up to date?
Tips 3
1. Gunakan kalimat yang pendek.
2. Tajam & langsung pada sasaran => menjelaskan apa yang
harus dilakukan
3. Pilih kata-kata yang pendek namun tepat
4. Minimalkan penggunaan singkatan
5. Konsisten dalam menggunakan terminologi
6. Jangan berasumsi bahwa pembaca sangat mengetahui
7. Susun urutan aktivitas secara efisien, cermat, aman &
efektif.
Tips - 4 : SOP harus
1. Jelas
2. Konsisten
3. Dapat dipraktekkan / diterapkan
4. Tidak membingungkan
5. Logis, urutan prosesnya teratur dan mudah
dipahami
6. Cukup Fleksibel
7. Ruang lingkup cukup sempit
8. Tidak ada duplikasi
Tips - 3 : SOP harus
Memakai Kalimat aktif :
Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa , memvalidasi
catatan dalam laporan keuangan yang dihasilkan
komputer
Bukan
Laporan keuangan diperiksa oleh ..
Tips - 3 : SOP harus
Memakai Kalimat Instruksional:
Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa ,memvalidasi
catatan dalam laporan keuangan yang dihasilkan
komputer
Bukan
Diharapkan agar Ka Bidang PSKA dapat meneliti,
memeriksa, ....
Tips - 4 : SOP harus
Singkat dan Jelas,
buanglah kata-kata yang kurang berguna,
yang hanya akan memperpanjang kalimat saja:
Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa , membuat
catatan dalamlaporan keuangan yang dihasilkan
komputer
Bukan
Guna menjaga kualitas laporan, Ka Bidang PSKA
dapat meneliti, memeriksa, ....
SOP
SELESAI