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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

O que o CONARQ?
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que
tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce tambm a
orientao normativa, visando gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.
ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS
Vamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. Assim
podemos estruturar um projeto de arquivo e aprov-lo junto Diretoria da
empresa. Tudo comea com os trs passos principais: recursos humanos,
instalaes e recursos materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito
importante em sua prtica profissional.
Segundo Martins (1998, p. 05), se o arquivo o conjunto de documentos recebidos
e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas
atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e
alteraes, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.
Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita
de uma estrutura bsica, conforme segue:
1. Recursos humanos.
2. Instalaes.
3. Recursos materiais.
1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo
das operaes de arquivos, tais como
a) Selecionar documentos.
:
SABER M
Para saber mais sobre o CONARQ, consulte o stio:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes
sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa, ou
pode ser o local especfico para guardar os
documentos, arquivo de ao, prateleiras com caixas
arquipel. S no pode ser confundido com local para
depsito de papel velho ou arquivo morto.
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b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o mtodo de classificao.
d) Codificar documentos.
e) Ordenar documentos.
f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
g) Conservar os documentos, mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
h) Localizar documentos.
i) Controlar a sada de documentos do arquivo.
j) Transferir e descartar documentos.
k) Orientar e treinar usurios.
Para o bom desempenho das funes do funcionrio que trata do arquivo, so
necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em
que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas:
habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia,
imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio,
honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
2. Instalaes - As instalaes dos arquivos requerem anlise dos seguintes
aspectos:
a) Localizao: acessvel, com capacidade de expanso e, se
volumoso, deve ficar no andar trreo.
b) Iluminao: ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta
do sol.
c) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
d) Higienizao: limpo, bem cuidado, com dedetizao peridica.
e) Disposio: espao livre para locomoo, fcil consulta e
conservao do acervo.
f) Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
3. Recursos Materiais
a) Mobilirio - Ideal para os formatos e gneros dos documentos
produzidos que economize espao, que permita arrumao
racional dos documentos e que apresente capacidade de
expanso, alm de ser seguro e resistente.
b) Acessrio - Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas
intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes
e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do
formato/gnero dos documentos. Observar, tambm, as etiquetas e
projees para que sejam ideais.
IMPORTANTE!
caixas
Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos
centralizados, o ideal o uso de para o armazenamento de
documentos.

MARTINS, Neire do Rocio. Apostila disponvel no site:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao
_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007
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Como organizar um arquivo
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente,
intermedirio e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel
a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies
legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um
arquivo manter um plano de classificao.
Vamos analisar agora como fazer um plano de classificao.
a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em
que voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes,
pesquisando nos atos legais tais como portarias, deliberaes,
estatutos, atas e relatrios. Em ltimo caso, analise as atividades
desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes
citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos
implantao de sua rea/rgo e ao que voc conseguiu
descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que nascem, a partir do
cumprimento das atividades identificadas.
(MARTINS, Neire do Rocio.
no stio:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf.
Acesso em 26/12/2007).
Montagem de um plano de classificao de documentos. Apostila disponvel
1. Relacione as atividades da sua rea (exemplo):
1.1. controlar o inventrio patrimonial do rgo;
1.2. assessorar reunies da Diretoria;
1.3. preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
1.4. registrar freqncia de funcionrios;
1.5. proceder ao cadastro de funcionrios;
1.6. controlar frias;
1.7. solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
1.8. administrar convnios e contratos.
2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores
classes, ordenando-as em subclasses (exemplo):
2.1. Assessorar Diretoria
2.1.1. assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);
2.1.2. elaborar minutas de correspondncias
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2.2. Notao/Pastas 1. Assessoria Diretoria:
2.2.1. reunies/Diretoria;
2.2.2. correspondncia/convocaes.
3. Codifique (estabelea cdigos para localizao dos documentos)
As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotar, podero
ser identificadas por cdigos correspondentes da classificao:
3.1. nmero (ou cdigo de classificao); ou
3.2. nmero e o nome da atividade; ou
3.3. nome da atividade (que pode ser abreviada).
Ex. Materiais/suplementos (inserir cdigo de classificao) compra e consumo.
Alm do cdigo de classificao que voc adotou, podem ainda ser utilizadas as
cores para facilitar a localizao. Ex. para atividades administrativas,
para atividades-fins (como agendamento de reunies).
azul verde
16) Quanto aos tipos, os arquivos podem ser:
a) Pblicos (federal, estadual, municipal).
b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
e) Todas as alternativas anteriores.
17) Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos:
a) Por organizaes pblicas.
b) Por rgos pblicos de mbito Federal.
c) Por rgos pblicos de mbito Estadual.
d) Por rgos pblicos de mbito Municipal.
e) Todas as alternativas anteriores.
Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um
arquivo, ou melhorar aquele que j existe, mas, ainda assim,
isso no eficiente. Ao implantar um arquivo, devemos ter
em mente que a principal funo guardar os documentos
de forma simples.
As atividades propostas tm o objetivo de avaliar
seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.
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MODELO DE PLANO ARQUIVSTICO
Dando continuidade ao tema, veremos agora um modelo de plano arquivstico. O
primeiro passo consiste em verificar onde o arquivo dever ficar na organizao.
Se o arquivo tiver uma massa documental intensa, o melhor lugar sempre no
trreo, para no abalar a estrutura fsica da construo. E vamos ns nessa busca
contnua pelo conhecimento.
Segundo Paes (2005, p. 36), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o
arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo
responsvel.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos:
posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao
e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento
adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos,
escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio
e permanente, recursos financeiros.
18) So detentoras dos arquivos privados:
a) Somente a empresa que gerou os documentos.
b) Somente as pessoas interessadas nos documentos.
c) Somente uma empresa pblica.
d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse
pblico e social, desde que considerados fontes relevantes para a
histria e desenvolvimento cientfico nacional.
e) Somente as ONGs.
19) A Teoria das Trs Idades corresponde, respectivamente, a:
a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes.
b) Documentos oriundos de outras organizaes.
c) Documentos que devem ser eliminados.
d) Documentos correntes somente.
e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem
parte da Teoria.
20) So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos)
a) Bibliotecas.
b) Museus.
c) Centrais de documentaes.
d) Arquivo Nacional.
e) Todas as alternativas anteriores.