Registro de Certificacin del Manual

Introduccin.
Captulo I.
1. Aspectos Generales del Manual.
1.1 Objetivo/Alcance.
1.2 Hoja de Vida del Manual.
1.3 Uso del Manual.
1.4 Base Legal.
1.5 Definiciones.

Captulo II
2. Descripcin de los Procedimientos
2.1 Control de los Activos Fijos




Manual de Normas y
Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
2014
Pg.
1/19
Asunto: Contenido


TITULO DEL MANUAL Versin N
Manual de normas y
procedimientos para el control
de activos fijos
01

ELABORADO POR:
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
Daniela
Pilay
Analista Agosto/14

REVISADO POR:
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
Katherine
Bohrquez
Jefe Div. De
Bienes

Agosto/14
Johanna
Cervantes
Jefe Div.
Sistemas

Agosto/14
Adrin
Hermida
Subdirector
Planificacin

Agosto/14
Daniela
Mosquera
Jefe Div.
Contabild.

Agosto/14
Anglica
Paredes
Directora de
Planificacin

Agosto/14
Manual de Normas y
Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
2014
Pg.
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Asunto: Registro y Certificacin del Manual


El presente manual se constituye como material
de consulta, ya que contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar y
describir la operatividad de los procedimientos
que realiza la Compaa para el control de los
activos fijos. Adems, es importante sealar que
las acciones a seguir contenidas en el presente
manual podrn optimizarse a medida que el
procedimiento sea cada vez ms prctico, lo cual
permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda
permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia
de la gestin administrativa, el mismo est
conformado por:
Captulo I. Aspectos Generales del Manual
conformado por los objetivos y alcance del
manual, la base legal vigente que rigen de
manera general los procesos.


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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
2014
Pg.
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Asunto: Introduccin


Captulo II. Presenta la descripcin del
procedimiento, adems se establecen los
responsables de ejecutarlos de una manera clara
y ajustada a las bases legales y normativas de la
Institucin, flujograma con sus respectivas
entradas y salidas, formularios e instructivos, as
como un glosario de trminos que permitir al
usuario facilitar su interpretacin.








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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
2014
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Asunto: Introduccin















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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
2014
Pg.
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Asunto: Aspectos Generales del Manual /
Objetivo y Alcance
OBJETIVOS:
El propsito de este
procedimiento es
establecer un sistema, que
contenga las polticas y
normas que permitan un
adecuado, gil y eficiente
control de los ingresos,
modificaciones, traspasos y
egresos de los activos fijos
de la Compaa.
ALCANCE:
Se regirn por este
procedimiento el responsable
de Activos Fijos y todos los
funcionarios y empleados
contratados directamente o
aquellos contratados por una
agencia de empleo temporal
de la Compaa Ecuatoriana
del Caucho S.A. relacionados
con el manejo y control de
activos fijos.



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N/R








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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
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Pg.
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Asunto: Aspectos Generales del Manual /
Hoja de Vida


Para la correcta aplicacin de este Manual, se
debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. El Manual debe estar a disposicin de
todo el personal que labora en las reas
de bienes muebles y contabilidad que
forman parte de la Compaa
Continental.

2. En la aplicacin del presente Manual, las
reas mencionadas en el prrafo anterior
velarn por el cumplimiento de los
procedimientos aqu descritos.

3. El Manual debe contener informacin
clara y precisa, tanto de las unidades que
intervienen en los procedimientos como
en las responsabilidades y acciones que
deben cumplirse durante el desarrollo de
los mismos.

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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
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Pg.
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Asunto: Aspectos Generales del Manual /
Uso del Manual


4. Este Manual solamente podr ser
modificado por el departamento de
Divisin de Bienes y Divisin de
Contabilidad.












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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
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Pg.
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Asunto: Aspectos Generales del Manual /
Uso del Manual


Este manual se elabor bajo las siguientes
disposiciones legales:

1. Constitucin de la Repblica del Ecuador.

2. L.O.R.T.I.

3. N.I.C. 16 Activos Fijos.

4. Ley de Compaas.

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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
Agosto
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Asunto: Aspectos Generales del Manual /
Base Legal


1. Se consideran como activos fijos todos los
bienes tangibles permanentes que ha sido
adquirido para el funcionamiento de la
empresa y que son necesarios para generar
venta.

2. Los bienes a ser considerados como activos
fijos deben tener una vida til superior a un
ejercicio econmico, no susceptible de
destruccin total por causas menores, que
no sea fungible o propenso al consumo y no
debe tenerse la intencin de enajenarlos.

3. Se considerarn activos fijos aquellos que
superen los $500 y sea posible asignarles una
vida til estimada. Se exceptan los tiles de
escritorio y suministros.

4. Se denominarn costos de mantenimiento
aquellos en que se incurre en forma
programada para mantener un bien en
operacin normal.

5. Se denominan costos de reparacin aquellos
en que se incurre en forma imprevista, para
solucionar el desperfecto de algn bien y
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Procedimientos Para Control
de Activos Fijos
Fecha
Agosto
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Asunto: Definiciones


restituirle sus condiciones normales de
operacin.

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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
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Asunto: Definiciones


1. La Gerencia de Compras y sus distintas
unidades, sern las nicas dependencias,
de acuerdo con sus funciones, facultadas
para realizar el trmite de adquisicin de
activos fijos, luego de las aprobaciones
respectivas.

2. Los activos fijos se registrarn
contablemente, de acuerdo con los
principios y normas de contabilidad de
general aceptacin, leyes, reglamentos y
dems cuerpos normativos.

3. Los activos fijos deben llevarse al costo
de adquisicin o construccin histrico.

4. La vida til asignada debe estar de
acuerdo a las normas impartidas por la
ley y deben expresarse en meses, as:
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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
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Asunto: Polticas



5. La transformacin de maquinas deben
implicar dar de baja el antiguo cdigo e
ingresar un cdigo nuevo.

6. Todos los bienes del activo fijo debern
poseer una placa identificadora que
indique el cdigo asignado en el auxiliar
de activo fijo, adems el sistema de
activo fijo debe especificar la ubicacin
de los bienes y el estado en que se
encuentran.

7. Cada vez que se traslade un bien del
activo fijo fuera de los edificios donde se
registr originalmente debe ser
ingresado al sistema a travs de un
documento oficial. Los inventarios fsicos
de los activos fijos deben ser cotejados y
conciliados peridicamente con los
registros contables.

8. Considerando el alto volumen de tems
que posee la compaa, se recomienda
cada tres aos, realizar un inventario
fsico de los bienes del activo fijo.
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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
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Asunto: Polticas


9. Cada responsable de rea tiene que
firmar un Acta de Responsabilidad
Material de los activos fijos bajo su
custodia.

10. Cuando se cambie el responsable de un
rea; debe efectuarse el chequeo de
todos los activos fijos tangibles bajo su
custodia, a fin de fijar la responsabilidad
material correctamente, y el responsable
deber de entregarlo junto con una
documentacin debidamente
autorizada.

11. Depreciacin: Los valores de los activos
fijos tangibles se depreciarn
mensualmente de acuerdo con las
regulaciones vigentes y en base a las
tasas establecidas para su reposicin.

12. Para el precio de venta de activos fijos se
considerar el valor que consta en libros.
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Asunto: Polticas


1. Se proceder a registrar un activo fijo
cuando la compaa haya comprado,
construido o recibido en donacin un bien.
Inmediatamente en el sistema se proceder
al registro de la incorporacin del bien,
iniciando el proceso con la asignacin del
nmero de identificacin del bien.

2. Todos los activos fijos que se incorporaran al
sistema de activo fijo, correspondiente a
bienes utilizados en la operacin deben ser
chequeados fsicamente por el rea de
mantenimiento, quien debe firmar un
formulario de incorporacin de activos fijos y
enviarlo a contabilidad.

3. Debe existir un encargado de activo fijo que
mantenga actualizados los registros
auxiliares de activo fijo, respecto de lo
siguiente:
- Incorporar todos los bienes
- Dar de baja los bienes
- Asignar la vida til de acuerdo a las
exigencias de la ley
- Validar mensualmente el clculo de
depreciacin del ejercicio y correccin
monetaria
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Procedimientos Para Control de
Activos Fijos
Fecha
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2014
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Asunto: Procedimientos


- Mantener un archivo fsico con los
formularios de incorporaciones (adjuntando
respaldo de copias o fotocopias de facturas),
bajas o ventas (adjuntando copia o fotocopia
de facturas de venta).
-Emitir los registros auxiliares mensuales y
efectuar las contabilizaciones.

4. Solamente el presidente ejecutivo o el
vicepresidente de manufactura o las
personas que los subroguen podrn
autorizar el cambio de ubicacin de un activo
fijo no mvil destinado a la produccin.

5. El encargado de activos fijos deber realizar
inventarios fsicos peridicos, parciales y
totales, para lo cual se recomienda:
Activos no mviles.- Los activos no mviles o
que se encuentran instalados
permanentemente debern verificarse por lo
menos cada tres aos.
Activos mviles.- Los activos mviles como
equipo general de fbrica, muebles, enseres
y otros no instalados deberan verificarse
rotativa e indistintamente cada ao.


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Procedimientos Para Control
de Activos Fijos
Fecha
Agosto
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Asunto: Procedimientos


6. Las diferencias que se encuentran como
resultado de la verificacin fsica sern: -
cuando el bien faltante haya estado bajo la
responsabilidad personal de algn
funcionario o empleado, ste deber
entregar otro bien de caractersticas
similares o cubrir el valor del mismo a costo
de reposicin, salvo que justifique
plenamente la razn del faltante. - Cuando el
faltante haya estado bajo la responsabilidad
de un departamento deber realizarse las
investigaciones correspondientes, y el
encargado de activos fijos presentar un
informe al gerente de contralora
administrativa, quien deber ver la forma
ms conveniente de resolver el problema.

7. Es importante que se mantengan cuentas
contables separadas por rubro de activo fijo,
su depreciacin del ejercicio y su
depreciacin acumulada.

8. Todas las ventas deben estar respaldadas
por la factura de venta y por la gua de
despacho y memorando o autorizacin
correspondiente, canalizada a travs de la
gerencia de administracin y finanzas.
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Activos Fijos
Fecha
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Pg.
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Asunto: Procedimientos


Todos los funcionarios y empleados,
relacionados con el manejo y control de activos
fijos.
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Fecha
Agosto
2014
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Asunto: Responsabilidad


El Contador de Activos Fijos ser el encargado de
proporcionar una copia de este Manual al
Vicepresidente de los departamentos de
Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura, y
Comercial; los mismos que sern responsables
de distribuirlo a todos sus subordinados.
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Fecha
Agosto
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Pg.
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Asunto: Distribucin