Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de Transporte de Diconsa

MANUAL DE NORMAS, POLTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRANSPORTE DE
DICONSA

DIRECCIN DE OPERACIONES
JULIO DEL 2000

Diconsa
S E D L O S E

PROCEDIMIENTOS DE TRANSPORTE
DE DICONSA

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DIRECCIN DE OPERACIONES

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INDICE PAGINA
I.- INTRODUCCIN 2
II.- OBJ ETIVO 3
III.- MARCO J URDICO 4
IV.- POLTICAS GENERALES 5
V.- NORMAS GENERALES 5
V.1.- NORMAS GENERALES DE OPERACIN 5
V.2.- NORMAS GENERALES DE CONTROL 6
V.3.- NORMAS GENERALES DE MANTENIMIENTO 7
VI.- PROCEDIMIENTOS 9
1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS ANUALES
DE MANTENIMIENTO. 9
2. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE VEHCULOS DE CARGA DE SUPERVISIN DEL
REA DE OPERACIN A ALMACENES COMUNITARIOS, DE SUPERVISIN DE ALMACENES A
TIENDAS Y DE APOYO ADMINISTRATIVO 13
2.1.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE VEHCULOS DE CARGA EN
ALMACENES CENTRALES 18
2.2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE VEHCULOS DE SUPERVISIN
DEL REA DE OPERACIN A ALMACENES RURALES. 21
2.3.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE VEHCULOS DE SUPERVISIN
DE ALMACENES RURALES A TIENDAS COMUNITARIAS. 24
3. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN, DOTACIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE 27
3.1.-PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES AL SISTEMA DE
TARJ ETAS ELECTRNICAS DE COMBUSTIBLE, ADQUISICIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
PARA VEHCULOS DE APOYO ADMINISTRATIVOS Y SUPERVISIN DE ALMACENES. 31
3.2.- PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES AL SISTEMA DE
PARA VEHCULOS DE ALMACENES CENTRALES 36
3.3.- PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES AL SISTEMA DE
PARA VEHCULOS DE ALMACENES RURALES 40
4. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN, DISTRIBUCIN Y CONTROL DE LOS COMBUSTIBLES
POR TONELES EN ALMACENES RURALES QUE NO CUENTAN CON ESTACIN DE COMBUSTIBLE 44
5. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LLANTAS, CMARAS Y
CORBATAS 46
5.1.- PROCEDIMIENTO PARA DISTRIBUCIN DE LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS 50

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6. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS
ADQUIRIDAS PARA EQUIPAR VEHCULOS PROPIEDAD DE DICONSA 51
7. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO AUTOMOTRIZ 54
8. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS GASTOS DE MANTENIMIENTO 58

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I.-INTRODUCCIN

Con el propsito de cumplir con las atribuciones y objetivos encomendados por la Direccin
General de Diconsa S.A. de C.V., presentamos las normas, polticas y procedimientos que
deben regir el uso y administracin del equipo de transporte de las diferentes reas usuarias.

El contenido de este documento obedece a diversas situaciones:

1. Diconsa ha modificado continuamente el nmero y las caractersticas de las unidades que
componen su flota vehicular.

2. El desarrollo de sistemas electrnicos de informacin relacionados con el control de
flotillas, insumos y combustibles, hace necesario adecuar los procedimientos a los
nuevos instrumentos de control y evaluacin que estn aplicando las sucursales de la
empresa

3. El sistema automatizado de control vehicular ha emigrado a una versin con un lenguaje
actual y con aplicaciones ms amigables para el usurario, de tal suerte que tambin es
necesario considerar esta nueva herramienta para actualizar las normas.

4. Diconsa ha fusionado sus subsidiarias, convirtindose en una sola empresa.

.Paralelamente, como consecuencia de la fusin y de las restricciones presupuestales, las
estructuras administrativas tambin han sufrido modificaciones substanciales, de tal forma
que niveles, puestos y funciones han variado con respecto a las que en su momento se
incorporaron al manual autorizado en el mes de octubre de 1994.

Todas estas situaciones se traducen en razones que hacen necesaria la actualizacin de
este manual de polticas, normas y procedimientos para la administracin y uso del equipo de
transporte en Diconsa.

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II.-- OBJETIVO

Establecer lineamientos administrativos y operativos para utilizar en forma eficiente la flota
vehicular de Diconsa.

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III.-MARCO JURIDICO

LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES. ARTCULO 59 FRACCIONES
IV,V,VI,VIII Y IX. D.O.F. 14-V-1986 SUS REFORMAS Y ADICIONES.

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. D.O.F. 5-1-1983
Y SUS REFORMAS Y ADICIONES.

MANUAL DE NORMAS, POLTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS PARA LA ADQUISICIN Y EL
ABASTO DE PRODUCTOS BSICOS, AUTORIZADO EN LA SESIN NO. 53 DEL H. CONSEJ O
DE ADMINISTRACIN, CELEBRADA EL 30 DE MARZO DEL 2000.

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IV.-.-POLTICAS GENERALES

1.- Es responsabilidad de los gerentes regionales, gerentes estatales, gerentes de unidades
operativas y jefes de almacn, que la operacin de la flota vehicular que tienen asignada, se
apegue a la normatividad autorizada y se aplique en su trabajo diario, con los procedimientos
contenidos en este manual.

2.- Los procedimientos aqu descritos son de aplicacin general para todo el personal que
labora en las sucursales, respetando la competencia de cada puesto y la lnea de mando que
se establezca en las distintas reas que las conforman.

3.- Ninguno de los procedimientos aqu descritos podr modificarse o alterarse en su
contenido, secuencia, mbito o perodo de aplicacin sin la autorizacin de la direccin
general de Diconsa.

4.- Es responsabilidad de las reas de transporte de sucursales y/o unidades operativas,
apoyar la implantacin y ejecutar los procedimientos que contiene este instructivo.

5.- Si los servidores pblicos que ocupan la titularidad del rea de transportes de la sucursal,
tienen alguna duda acerca del contenido de este manual, debern solicitar a la gerencia de
logstica y transporte de la oficina controladora (Diconsa), su apoyo para la interpretacin y
aplicacin de los procedimientos plasmados en este instructivo.

V.-NORMAS GENERALES.

V.1.-NORMAS GENERALES DE OPERACIN

1. Se deben observar estrictamente los procedimientos establecidos por la gerencia de
logstica y transporte de la oficina central para determinar los parmetros de operacin en
cuanto a consumos de combustible, lubricantes y llantas, tanto para la operacin diaria,
como para los ejercicios de programacin y presupuestacin.

2. Las unidades deben ser utilizadas en forma eficiente y nicamente para el desempeo de
las funciones encomendadas, debiendo permanecer en las instalaciones de la sucursal o
unidad operativa en horas y das no hbiles.

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3. Los vehculos que por su uso, mantenimiento o estado de conservacin resulten
obsoletos, debern ser dados de baja conforme a las disposiciones legales y
administrativas vigentes y sealarse como propuestos para baja en el inventario general
de vehculos en tanto se define su transferencia hacia otra sucursal o su enajenacin.

4. La responsabilidad directa sobre el uso de cualquier vehculo propiedad de Diconsa, es
exclusiva del trabajador que tenga asignada la unidad.

5. Todos los vehculos propiedad de Diconsa deben ser asegurados contra accidentes y
daos a terceros, por parte de oficinas centrales.

6. Es responsabilidad del rea de transportes de sucursales o unidades operativas,
participar en la seleccin de los operadores (choferes) de los almacenes centrales y
comunitarios.

7. Queda estrictamente prohibido sobrecargar las unidades, siendo responsabilidad de las
reas de transporte de sucursales y unidades operativas, vigilar que se respeten los
lmites de carga establecidos en el presente instructivo.

8. Es obligacin de las reas de transporte de sucursales y unidades operativas, vigilar que
al momento de asignar cada unidad cuente con la documentacin respectiva, tarjeta de
circulacin, as como la verificacin de emisin de contaminantes en aquellos lugares en
donde sea obligatorio, placas y calcomana que las autoridades federales y estatales
requieran para permitir el trnsito de vehculos.

9. Es responsabilidad de los jefes de almacn verificar que el expediente de cada unidad
est completo y actualizado.

10. Es responsabilidad de las reas de administracin de sucursales y/o unidades operativas,
realizar todos los trmites administrativos que requieran los vehculos para circular.

11. Es responsabilidad de las reas de administracin de sucursales y/o unidades operativas,
la rotulacin de las unidades propiedad de Diconsa.

V.2.-NORMAS GENERALES DE CONTROL

1. Todos los vehculos propiedad de Diconsa deben ser registrados en el inventario general
de vehculos de sucursal y unidad operativa.

2. El inventario general de vehculos debe actualizarse permanentemente y el rea de
transporte cotejar trimestralmente la informacin del inventario con las existencias
fsicas.

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3. Todos los vehculos propiedad de Diconsa deben contar con un resguardo, mismo que
deber actualizarse cada semestre por el rea de administracin (activos fijos).

4. Todos los vehculos de Diconsa deben contar con una bitcora de operacin, siendo
responsabilidad directa del operador el requisitado de la misma y del rea de transporte la
revisin del contenido para soportar la toma de decisiones.

5. Todos los vehculos de Diconsa deben contar con una bitcora de mantenimiento, en la
cual deben registrarse invariablemente todos los gastos que por este concepto se
realicen, independientemente de su monto y frecuencia. Es responsabilidad del rea de
transporte de sucursal y unidad operativa el correcto registro de esta informacin y la
permanente consulta para soportar la toma de decisiones en torno al mantenimiento de
cada unidad.

6. Las llantas de los vehculos propiedad de Diconsa deben ser marcadas antes de
instalarse.

7. Es responsabilidad del rea de transporte de sucursal o unidad operativa el cumplimiento
de las disposiciones que en esta materia emita la secretara de comunicaciones y
transporte. Igual cuidado debern tener con las disposiciones estatales y municipales en
la materia.

8. Es responsabilidad del subgerente de administracin determinar el nmero y tipo de
unidades de apoyo que se asignarn a las reas administrativas.

9. Es responsabilidad del rea de operaciones, el control de los vehculos de carga y
supervisin adscritos a loa almacenes centrales y comunitarios y a la propia rea de
operaciones.

V.3.-NORMAS GENERALES DE MANTENIMIENTO

1. Toda radicacin de recursos que realiza cada semana la direccin de finanzas de
Diconsa, para realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehculos que
operan las sucursales deber ser autorizados por la gerencia de logstica y transporte de
Diconsa.

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2. Se deben observar estrictamente las normas, polticas, mtodos y procedimientos, as
como los parmetros establecidos por la gerencia de logstica y transporte de oficinas
centrales para determinar programas calendarizados y presupuestos de mantenimiento y
consumo de combustible y lubricantes.

3. La frecuencia de los mantenimientos preventivos a que deben someterse las unidades de
Diconsa, se determinar con base en las condiciones particulares de operacin de cada
sucursal y/o unidad operativa, por uso y tipo de vehculo, adecuando los estndares que
la gerencia de logstica y transporte ha emitido en las tablas denominadas estndares de
mantenimiento por tipo de unidad.

4. Se debe planear y programar adecuadamente el ejercicio de los recursos asignados para
el mantenimiento de la flota vehicular propiedad de Diconsa, diferenciando el programa
de mantenimiento preventivo, de las reparaciones correctivas.

5. La adquisicin de partes y refacciones, as como la contratacin de prestadores de
servicio para talleres internos y unidades mviles de mantenimiento, talleres mecnicos y
estaciones de combustible, debe realizarse de acuerdo con las disposiciones establecidas
para las adquisiciones, por la direccin de administracin.

6. Ningn vehculo propiedad de Diconsa podr modificarse o adaptarse en alguna de sus
partes, sin previa autorizacin de oficinas centrales, y ser responsabilidad de las
gerencias regionales y estatales la estricta observancia de esta disposicin.

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VI.-PROCEDIMIENTOS

1.-PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS ANUALES
DE MANTENIMIENTO.

OBJETIVO

Que las sucursales y unidades operativas del sistema, elaboren sus programas anuales de
aplicacin de mantenimientos preventivos y sus estimaciones de ocurrencia de reparaciones
correctivas, que permitan sentar las bases para la elaboracin del presupuesto anual de
mantenimiento, as como reducir los costos de las reparaciones correctivas y mayores, que
tienen como origen la falta de aplicacin oportuna de mantenimientos preventivos a las
unidades.

Normas de aplicacin:

1. Todos los vehculos de Diconsa, deben contar con sus programas de mantenimiento
preventivo institucional. O en su defecto, aplicara el programa de mantenimiento
preventivo del fabricante detallado en su carnet de servicio, considerando las
recomendaciones por las condiciones de uso normal o rudo.

2. Es responsabilidad de la gerencia de logstica y transporte del corporativo elaborar y
difundir estndares de mantenimiento preventivo para cada uno de los tipos de vehculo
asignados a cada una de las sucursales y unidades operativas, as como supervisar la
aplicacin y el seguimiento de los mismos.

3. Es responsabilidad de las reas de transporte de las sucursales y unidades operativas
adecuar los estndares emitidos por la gerencia de logstica y transporte con base en las
condiciones de operacin de cada regin y con base en ellos, elaborar los calendarios de
aplicacin de los mantenimientos preventivos de las unidades asignadas, las
estimaciones de ocurrencia de reparaciones correctivas y los presupuestos anuales de
mantenimiento, as como la correcta aplicacin y seguimiento de los programas de
mantenimiento preventivo y la atencin de las reparaciones correctivas que se presenten,
con la finalidad de conservar la flota vehicular en optimas condiciones de operacin.

4. Por ningn motivo se deben considerar para efecto de los programas de mantenimiento ni
para la elaboracin de los presupuestos correspondientes, los vehculos que se
encuentran propuestos para baja y pendientes de licitacin y menos an aquellos que no
sean propiedad de Diconsa. Igual restriccin aplicar para el equipo que es propiedad de
funcionarios y empleados.

1.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION
DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS
ANUALES DE MANTENIMIENTO.

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RESPONSABLE No. de
Act.
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
INICIO

TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE

1

Recibe de la gerencia de logstica y transporte las tablas con los
estndares de mantenimiento por tipo de vehculo

2

Recaba informacin sobre:

Kilometraje mensual que recorren los vehculos de carga de los
almacenes centrales y rurales
Kilometraje mensual que recorren los vehculos de supervisin
Kilometraje mensual que recorren las unidades de apoyo

3

Considerando el kilometraje que recorre al mes cada tipo de unidad y
los estndares de mantenimiento determinados por la gerencia de
logstica y transporte, determina el nmero y tipo de mantenimientos
que cada unidad recibir durante el ao

4

Una vez que determina el nmero y tipo de reparacin que recibir
cada unidad, construye el programa de mantenimiento por rea de
responsabilidad y almacn incluyendo al almacn central.

5

Con base en los costos de los prestadores de servicio con los que se
tiene convenio, elabora el presupuesto de mantenimiento de cada rea
de responsabilidad y de los almacenes, incluyendo el central, lo totaliza
para obtener el presupuesto de mantenimiento preventivo de la
sucursal.

6

Revisa el monto ejercido durante el ltimo ao por concepto de
mantenimientos correctivos menores y mayores, determina la cantidad
y adiciona al presupuesto total un monto igual al 80% del total ejercido
como mantenimiento correctivo. El 20% que no se adiciona debe
resultar en ahorro si se aplica correctamente el programa de
mantenimiento preventivo.
.
Este ejercicio debe realizarse en el mes de mayo de cada ao ya que
con base en este trabajo se solicitar el presupuesto de mantenimiento
para el ao siguiente, porque la secretara de desarrollo social solicita a
Diconsa este presupuesto durante la primera quincena del mes de junio


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RESPONSABLE No. de
Act.
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE

7

Somete el programa de mantenimiento y el presupuesto a la
consideracin del titular del rea de operaciones

TITULAR DEL REA
DE OPERACIONES

8

Autoriza programa y presupuesto y somete a autorizacin de CIDAP

GERENTE DE
SUCURSAL

9

Enva programa y presupuesto autorizado por CIDAP a la Direccin de
Operaciones.

DIRECTOR DE
OPERACIONES

10

Turna presupuesto de la sucursal a la Gerencia de Logstica y
Transporte para su validacin.

GERENCIA DE
LOGSTICA Y
TRANSPORTE

11

Revisa programa y presupuesto, valida y prepara oficio para que el c.
Director de operaciones enve nicamente el presupuesto a la
direccin de finanzas como definitivo.

DIRECCIN DE
FINANZAS

12

Recibe presupuesto y lo integra al presupuesto global de Diconsa.

FIN DE PROCEDIMIENTO


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PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO

PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO
6

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO

PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
TABLA DE
ESTNDARES
RECIBE LAS
TABLAS CON LOS
ESTNDARES DE
MANTENIMIENTO
POR TIPO DE
VEHCULO
INICIO
TITULAR DEL REA DE TRANSPORTE
RECABA
INFORMACIN
SOBRE EL KILO-
METRAJ E DE
LOS VEHCULOS
CONSIDERANDO
EL KILOMETRAJ E
DETERMINA EL
No. Y TIPO DE
MANTENIMIENTO
POR EL TIPO DE
MANTENIMIENTO
ELABORA EL
PROGRAMA POR
REA DE
RESPONSABILIDAD,
ALMACN
INCLUYENDO AL
ALMACN
CON BASE EN LOS
COSTOS ELABORA
PRESUPUESTO DE
MANTENIMIENTO
PARA LAS MISMAS
REAS, ALMACENES
INCLUYENDO AL
ALMACN CENTRAL
Y LO TOTALIZA
REVISA MONTO
EJ ERCIDO EN EL
LTIMO AO Y
DETERMINA LA
CANTIDAD Y
ADICIONA AL
PRESUPUESTO UN
MONTO POR EL 80%
DEL TOTAL
EJ ERCIDO
5
4
3
2
1
SOMETE EL
PROGRAMA Y
PRESUPUESTO A
CONSIDERACIN
DEL TITULAR DEL
REA
7
AUTORIZA
PROGRAMA Y
PRESUPUESTO
Y SOMETE A
AUTORIZACIN
DE CIDAP
8
TITULAR DEL REA DE
OPERACIONES
GERENTE ESTATAL

PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO
ENVA
PROGRAMA Y
PRESUPUESTO
9
DIRECTOR DE
OPERACIONES

PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO
RECIBE,
REVISA Y
TURNA
10
GERENCIA DE LOGSTICA Y
TRANSPORTE

PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO

OFICIO DE ENVO
RECIBE, REVISA,
VALIDA Y
ELABORA OFICIO
AL DIR. DE
OPERACIONES
ENVE
PRESUPUESTO
A LA DIR DE
FINANZAS
11
DIRECCIN DE
FINANZAS

PRESUPUESTO
DE
MANTENIMIENTO
RECIBE,
PRESUPUESTO
Y LO INTEGRA
AL
PRESUPUESTO
GLOBAL DE
DICONSA
12
F I N

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2.-PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE VEHCULOS DE CARGA; DE SUPERVISIN
DEL REA DE OPERACIN A ALMACENES COMUNITARIOS, DE SUPERVISIN DE
ALMACENES A TIENDAS Y DE APOYO ADMINISTRATIVO.

OBJETIVO

Garantizar que todas las reas de las sucursales, unidades operativas y almacenes, cuenten
con los vehculos estrictamente necesarios para cumplir su funcin, dando prioridad en esta
asignacin a las labores de surtimiento de mercancas y supervisin de almacenes y tiendas.


1. Los vehculos propiedad de Diconsa se asignarn exclusivamente, para que sus
asignatarios desarrollen los programas institucionales, de acuerdo con las funciones a su
cargo y no podrn ser utilizados para fines ajenos a los de la empresa.

2. nicamente se asignarn vehculos asegurados y con toda su documentacin en regla,
adems el resguardo debe ser firmado por el usuario del vehculo y el titular del rea de
asignacin.

3. El resguardo es documento indispensable para asignar una unidad y debe ser llenado en
todos sus incisos y firmado por el servidor pblico que lo asigna y el que lo recibe.

4. No se asignarn unidades con defectos mecnicos importantes que impliquen la
intervencin de personal mecnico para su operacin normal.

5. No est permitido asignar vehculos con documentacin incompleta, con problemas
legales y/o administrativos en proceso de solucin.

6. No debern asignarse vehculos a operadores o usuarios que no presenten previamente
el examen de manejo aplicado por el rea de transporte de la sucursal o unidad operativa.
Igual prohibicin se aplicar si el operador no cuenta con licencia de manejo.

7. Ser responsabilidad del rea de administracin de la sucursal o unidad operativa, la
asignacin de vehculos de apoyo administrativo a las diferentes reas de sucursal o
unidad operativa, de acuerdo a la disposicin que emita el gerente de sucursal.

8. Para efectos de registro en el sistema de transporte automatizado, debern clasificarse
como vehculo de carga aquellas unidades que se dedican al transporte y/o traslado de
mercancas o granos. Se clasifican como vehculos de pequea carga los camiones de
3.5 toneladas, los de 8-10 toneladas y unidades mviles. Son camiones de gran carga los
torthon de 15 toneladas, cajas remolque y tractocamiones.

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9. Los vehculos tipo sedn y pick up asignados al rea de operaciones o comercializacin
de la sucursal o unidad operativa, se considerarn de supervisin a almacenes y los del
mismo tipo asignados a almacenes se considerarn de supervisin a tiendas.

10. Se consideran vehculos de apoyo administrativo las unidades asignadas a oficinas de
sucursal o unidad operativa, excluyendo las unidades consideradas de carga, y las
asignadas al rea de operaciones o comercializacin mencionadas en el apartado
anterior.

2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS DE CARGA EN ALMACENES
COMUNITARIOS.

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RESPONSABLE No.de
Act.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
INICIO

J EFE DE ALMACN/
MESA DIRECTIVA

1

Determinan con base en el sistema de ruteos, los requerimientos de
unidades de carga. Elaboran dictamen y firman acta de acuerdos

J EFE DE ALMACN

2

Solicita al responsable del rea de operaciones o comercializacin de
sucursal o unidad operativa, la asignacin de vehculos requeridos,
adjuntando la justificacin y acta de la reunin de trabajo efectuada con
la mesa directiva.

RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

3

Analiza, revisa y, con base en el ruteo, ventas, volmenes de
mercanca desplazada, anlisis de eficiencia de vehculos asignados:
Si procede, determina el tipo y nmero de unidades que cubran la
necesidad de operacin. Turna al rea de transportes.
Si no procede, da respuesta negativa al jefe de almacn.

TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

4

Verifica en el inventario general de vehculos de la sucursal o unidad
operativa, la disponibilidad de las unidades requeridas y emite anlisis
de posibilidades de reasignacin de vehculos al responsable del rea
operativa.

RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA.
SUBGTE. DE ADMN. Y
FINANZAS

5

En coordinacin, determinan con base en el dictamen del rea de
transporte y polticas vigentes, la asignacin, reasignacin o solicitud
de vehculos. Turnan la informacin correspondiente al gerente de
sucursal o unidad operativa.

GERENTE DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

6

Instruye mediante oficio al rea de administracin y finanzas para que,
de acuerdo a los procedimientos en vigor, asigne o reasigne los
vehculos solicitados, turnando copia al rea de operaciones y
encargado de transporte.

SUBGTE DE ADMN. Y
FINANZAS

7

Concentra las unidades en sucursal y por medio del rea de activos
fijos, asigna las unidades. Elabora los resguardos correspondientes y
los entrega al jefe de almacn.

COMUNITARIOS.

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RESPONSABLE No.de
Act.

J EFE DE ALMACN

8

Recibe las unidades, verifica su estado y firma los resguardos al rea
de administracin de sucursal o unidad operativa, conservando una
copia para su control.

J EFE DE ALMACN

9

Asigna unidades a los operadores que hayan aprobado el examen de
manejo y cuenten con la licencia de manejo vigente.

OPERADOR/
SUPERVISOR

10

Recibe unidad y verifica estado fsico, as como equipo instalado. Firma
de conformidad resguardo correspondiente

J EFE DE ALMACEN

11

Recaba resguardos y los turna al encargado de transportes. Verifica
peridicamente el estado fsico de la unidad y el equipo entregado en
resguardo. En caso de faltantes de equipo o daos al vehculo
atribuibles a negligencia o dolo del operador, evala montos
econmicos, elabora reporte y lo turna al titular del rea de transportes
de sucursal o unidad operativa.

TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

12

Recibe copia de los resguardos debidamente requisitados y registra la
informacin en el sistema automatizado de control vehicular. En caso
de recibir reportes de daos a la unidad o faltantes de equipo
atribuibles a negligencia o dolo del operador, solicita al rea de
administracin la aplicacin de sanciones econmicas al operador.
Mantiene permanentemente actualizado el inventario general de
vehculos.


COMUNITARIOS.

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REPORTE

N
REPORTE

N
DICTAMEN
10
INVENTARIO
REGISTRO
N
RESGUARDOS

N RESGUARDOS

N
JEFE DE
ALMACN

RESGUARDO
RESGUARDOS

N
RESGUARDOS

N

INFORMACIN
OFICIO

O/2

ANLISIS

INVENTARIO

ANLISIS
J USTIFICACIN
ACTA
J USTIFICACIN
ACTA
ACTA
INICIO
JEFE DE ALMACN Y
MESA DIRECTIVA
DETERMINAN EN
BASE AL SISTEMA
DE RUTEOS LOS
REQUERIMIENTOS
DE UNIDADES DE
CARGA, ELABORAN
DICTAMEN Y
FIRMAN ACTA
SOLICITA AL
RESPONSABLE
LA ASIGNACIN
DE VEHCULOS
REQUERIDOS
J UNTO CON
J USTIFICACIN
Y ACTA
ANALIZA, REVISA
CON BASE EN
RUTEO Y VENTAS
Y SI PROCEDE
DETERMINA TIPO Y
No. DE UNIDADES
Y TURNA SI NO
PROCEDE AVISA
AL ALMACN
JEFE DE ALMACN RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE DE SUCURSAL
O UNIDAD OPERATIVA
VERIFICA
INVENTARIO GRAL.
DE VEHCULOS LA
DISPONIBILIDAD Y
EMITE ANLISIS
DE REASIGNACIN
Y TURNA

INFORMACIN
RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA Y SUBGTE. DE
ADMN. Y FINANZAS
DETERMINAN EN
COORDINACIN, EN
BASE AL ANLISIS
LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS Y
TURNAN
INFORMACIN
GTE. DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
INSTRUYE PARA
QUE SE ASIGNEN
LOS VEHCULOS
SOLICITADOS
MEDIANTE
OFICIO
REA DE
OPERACIONES
ENCARGADO DE
TRANSPORTE
SUBGTE. DE
ADMN. Y FINANZAS
CONCENTRA
UNIDADES, EL REA
DE ACTIVOS
ASIGNA UNIDADES
Y ELABORA
RESGUARDOS Y
LOS ENTREGA
JEFE DE ALMACN
RECIBE
UNIDADES,
VERIFICA Y FIRMA
RESGUARDOS AL
REA DE ADMN.
REA DE
ADMN.
ASIGNA UNIDADES
A OPERADORES
APROBADOS EN
EXAMEN Y CON
LICENCIA VIGENTE
OPERADOR/SUPERVISOR
RECIBE
UNIDAD,
VERIFICA Y
FIRMA DE
CONFORMIDAD
RESGUARDO
RECABA RESGUARDOS Y
LOS TURNA, VERIFICA
ESTADO FSICO DE
UNIDAD Y EQUIPO, EN
CASO DE DAOS EVALUA,
ELABORA REPORTE Y
TURNA
TITULAR DEL REA DE
O UNIDAD OPERATIVA
RECIBE RESGUARDOS Y
REGISTRA, EN CASO DE
RECIBIR REPORTES DE
DAOS SOLICITA AL REA
DE ADMN. APLIQUE
SANCIONES Y ACTUALIZA
INVENTARIO GRAL. DE
VEHCULOS
F I N
1
11
12
2
3
4
5
6
7 8
9

2.1.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS DE CARGA EN ALMACENES CENTRALES.

JULIO DEL 2000
HOJA 18 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
INICIO

COORDINADOR DE
ALMACN CENTRAL

1

Determinan con base en los desplazamientos de productos hacia los
almacenes comunitarios, retiros de maz, azcar y rutas de surtimiento,
los requerimientos de unidades de carga.

2

Solicita al responsable del rea de operaciones o comercializacin de
sucursal o unidad operativa, la asignacin de los vehculos requeridos.

RESPONSABLE DEL
REA OPERATIVA
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

3

Analiza, revisa y, con base en el ruteo, volmenes de desplazamiento,
anlisis de eficiencia de vehculos asignados: si procede, determina el
tipo y nmero de unidades que cubran la necesidad de operacin.
Turna al rea de transportes.
Si no procede, da respuesta negativa al jefe de almacn.

TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

4

Verifica en el inventario general de vehculos de la sucursal o unidad
operativa, la disponibilidad de las unidades requeridas y emite anlisis
de posibilidades de reasignacin de vehculos al responsable del rea
operativa.

RESPONSABLE DEL
REA OPERATIVA.
SUBGTE DE ADMN.
Y FINANZAS

5

En coordinacin, determinan con base en el dictamen del rea de
de vehculos. Turnan la informacin correspondiente al gerente de
sucursal o unidad operativa.

GERENTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

6

Instruye mediante oficio al rea de administracin y finanzas para que,
de acuerdo a los procedimientos en vigor, asigne o reasigne los
vehculos solicitados, turnando copia al rea de operaciones y al titular
del rea de transporte.

SUBGTE DE ADMN.
Y FINANZAS

7

Concentra las unidades en sucursal y por medio del rea de activos
fijos, asigna las unidades. Elabora los resguardos correspondientes y
los entrega a los operadores designados por el jefe de almacn para su
verificacin y firma.

OPERADOR/
SUPERVISOR

8

Recibe unidad y verifica estado fsico, as como equipo instalado. Firma
de conformidad resguardo correspondiente y devuelve al rea de
administracin, conservando una copia para su control.


JULIO DEL 2000
HOJA 19 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.

SUBGTE DE ADMN.
Y FINANZAS
9
Recibe resguardos firmados por los operadores y entrega copia de los
mismos al titular del rea de transporte de sucursal o unidad operativa.

TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
10

informacin en el sistema automatizado de control vehicular. Verifica
econmicos, elabora reporte y lo turna al titular del rea de
administracin de sucursal o unidad operativa, para que aplique las
sanciones econmicas correspondientes al resguardatario del vehculo.
vehculos.



JULIO DEL 2000
HOJA 20 de 63

Diconsa
S E D L O S E

SOLICITUD
INICIO
COORDINADOR DE
ALMACN CENTRAL
DETERMINA EN
BASE A LOS
DESPLAZAMIENTOS
Y RUTAS DE
SURTIMIENTO EL
REQUERIMIENTO
DE UNIDADES DE
CARGA
SOLICITA AL
RESPONSABLE
LA ASIGNACIN
DE VEHCULOS
REQUERIDOS
ANALIZA, REVISA
CON BASE EN
RUTEO Y
VOLMENES DE
DESPLAZAMIENTO
Y SI PROCEDE
DETERMINA TIPO Y
No. DE UNIDADES
Y TURNA SI NO
PROCEDE AVISA
AL ALMACN
RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
1

ANLISIS

INVENTARIO

ANLISIS
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
VERIFICA
INVENTARIO GRAL.
DE VEHCULOS LA
DISPONIBILIDAD Y
EMITE ANLISIS
DE REASIGNACIN
Y TURNA

INFORMACIN
RESPONSABLE DEL REA
OPERATIVA Y SUBGTE. DE
ADMN. Y FINANZAS
DETERMINAN EN
COORDINACIN, EN
BASE AL ANLISIS
LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS Y
TURNAN
INFORMACIN

INFORMACIN
OFICIO

O/2
GTE. DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
INSTRUYE PARA
QUE SE ASIGNEN
LOS VEHCULOS
SOLICITADOS
MEDIANTE
OFICIO
REA DE
OPERACIONES
ENCARGADO DE
TRANSPORTE
RESGUARDOS

N
SUBGTE. DE
ADMN. Y FINANZAS
CONCENTRA
UNIDADES, EL REA
DE ACTIVOS
ASIGNA UNIDADES
Y ELABORA
RESGUARDOS Y
LOS ENTREGA A
OPERADORES
DESIGNADOS POR
EL J EFE DE
ALMACN
REA DE
ADMN.

RESGUARDO
O/1
RECIBE UNIDAD,
VERIFICA Y FIRMA
DE CONFORMIDAD
RESGUARDO CON
COPIA Y
DEVUELVE AL
REA DE ADMN.
LA COPIA ES PARA
SU CONTROL
OPERADOR/SUPERVISOR
RESGUARDOS

N
RECABA
RESGUARDOS
FIRMADOS Y LOS
ENTREGA
SUBGTE. DE ADMN. Y FINANZAS
INVENTARIO
REGISTRO
N
RESGUARDOS

N
RECIBE RESGUARDOS Y
REGISTRA, EN CASO DE
RECIBIR REPORTES DE
DAOS SOLICITA AL REA
DE ADMN. APLIQUE
INVENTARIO GRAL. DE
VEHCULOS
F I N
10
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
2
3 4
5
9
8
7
6

VEHCULOS DE SUPERVISIN DEL REA DE
OPERACIONES A LOS ALMACENES RURALES.

JULIO DEL 2000
HOJA 21 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
INICIO

RESPONSABLE AREA
DE OPERACIONES
DE SUCURSAL O U.
OPERATIVA

1

Analiza y determina las necesidades de vehculos de supervisin, con base
en la cantidad de almacenes, considerando por lo menos tres almacenes por
supervisor.

2

Solicita al rea de transporte el anlisis de disponibilidad de vehculos de
supervisin.

ENCARGADO DE
TRANSPORTES DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

3

Verifica en el inventario general de vehculos la disponibilidad de las unidades
requeridas y emite anlisis al responsable de operaciones de sucursal o
unidad operativa.

RESPONSABLE AREA
DE OPERACIONES/
RESPONSABLE
ADMN. SUCURSAL
O UNIDAD
OPERATIVA

4

En coordinacin determinan con base en el dictamen del rea de transportes
y polticas vigentes, la asignacin, reasignacin o solicitud de adquisicin de
los vehculos, turnando la informacin correspondiente al gerente de sucursal
o unidad operativa.

GERENTE SUCURSAL
O UNIDAD
OPERATIVA

5

Instruye al rea de admn. y finanzas para que de acuerdo a los
procedimientos en vigor asigne o reasigne los vehculos solicitados turnando
copia al rea de operacin.

RESPONSABLE
ADMN.

6

Concentra las unidades en la sucursal o unidad operativa por medio del rea
de activos fijos. Asigna las unidades, elabora los resguardos correspondientes
y los entrega a los usuarios designados por el rea de operaciones para su
verificacin y firma.

USUARIO VEHICULO

7

Recibe la unidad, verifica su estado y firma el resguardo correspondiente al
rea de administracin, conservando una copia para su control.


JULIO DEL 2000
HOJA 22 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL
UNIDAD OPERATIVA
8 Recibe copia de los resguardos debidamente requisitados y registra la
informacin en el sistema automatizado de control vehicular. Verifica
resguardo. En caso de faltantes de equipo o daos al vehculo atribuibles a
negligencia o dolo del operador, evala montos econmicos, elabora reporte y
lo turna al titular del rea de administracin de sucursal o unidad operativa,
para que aplique las sanciones econmicas correspondientes al
resguardatario del vehculo. Mantiene permanentemente actualizado el
inventario general de vehculos.



JULIO DEL 2000
HOJA 23 de 63

Diconsa
S E D L O S E

REPORTES
N
ANLISIS
INFORMACIN
SOLICITUD
ANLISIS
SOLICITUD
INICIO
ANALIZA Y
DETERMINA
VEHCULOS DE
SUPERVISIN
EN BASE A
CANTIDAD DE
ALMACENES
SOLICITA AL
RESPONSABLE
EL ANLISIS DE
DISPONIBILIDAD
DE VEHCULOS
DE
SUPERVISIN
RECIBE Y
VERIFICA EN
INVENTARIO
GRAL. LA
DISPONIBILIDAD
Y EMITE
ANLISIS
RESPONSABLE REA
OPERACIONES DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
ENCARGADO DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
RESPONSABLE REA DE
OPERACIONES/RESPONSABLE DE
ADMN. SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
DETERMINAN EN
COORDINACIN, EN
BASE AL ANLISIS
LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS Y
TURNAN
INFORMACIN

INFORMACIN
OFICIO

O/1
GTE. DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
INSTRUYE PARA
QUE SE ASIGNEN
LOS VEHCULOS
SOLICITADOS
MEDIANTE
OFICIO
REA DE
OPERACIONES
RESGUARDOS

N
RESPONSABLE DE
ADMN. Y FINANZAS
CONCENTRA
UNIDADES, EL REA
DE ACTIVOS ASIGNA
Y ELABORA
RESGUARDOS Y
ENTREGA A
USUARIOS
DESIGNADOS POR
EL REA DE
OPERACIONES
REA DE
ADMN.

RESGUARDO
O/1
RECIBE UNIDAD,
VERIFICA Y FIRMA
RESGUARDO CON
COPIA Y
DEVUELVE AL
REA DE ADMN.
LA COPIA ES PARA
SU CONTROL
USUARIO VEHCULO
INVENTARIO
REGISTRO
N
RESGUARDOS

N
RECIBE RESGUARDOS Y
REGISTRA, VERIFICA
ESTADO FSICO DE
UNIDADES Y EQUIPO EN
CASO DE DAOS ELABORA
REPORTE LO TURNA PARA
QUE APLIQUEN
INVENTARIO GRAL. DE
VEHCULOS
F I N
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
REA DE
ADMN.
1
2
3 4
5
6
7
8

2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS DE SUPERVISIN DE ALMACENES
RURALES A TIENDAS COMUNITARIAS

JULIO DEL 2000
HOJA 24 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
INICIO

J EFE DE ALMACN Y
MESA DIRECTIVA

1

Determinan las necesidades de vehculos de supervisin, con base en
el nmero de tiendas del almacn, considerando de 15 a 20 tiendas por
vehculo y caractersticas de recorrido de la zona de influencia del
almacn.
Considerando la regularidad de las actividades que impliquen
desplazamientos constantes del jefe de almacn fuera del almacn,
evalan las necesidades de asignacin de vehculo.
nicamente debern asignarse vehculos a supervisores y, en caso de
requerirse, al jefe de almacn.

J EFE DE ALMACN

2

Solicita al responsable de operaciones de la sucursal o unidad
operativa, la asignacin de los vehculos requeridos, adjuntando la
justificacin y acta de acuerdos de la reunin de trabajo realizada con
la mesa directiva.

RESPONSABLE AREA
DE OPERACIONES
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

3

Analiza y revisa requerimientos y,
Si procede:
Turna al rea de transportes para su evaluacin.
Si no procede:
Da respuesta negativa al jefe de almacn.

TITULAR DEL AREA
REA DE
TRANSPORTE
DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

4

Verifica en el inventario general de vehculos la disponibilidad de las
unidades requeridas y emite anlisis al responsable del rea de
operaciones y/o comercializacin.

RESPONSABLE
REA DE
OPERACIONES Y
RESPONSABLE
ADMINISTRACIN

5

En coordinacin, determinan, con base en el dictamen del rea de
de adquisicin de los vehculos, turnando la informacin
correspondiente al gerente de sucursal o unidad operativa.

GERENTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA

6

Instruye al rea de administracin y finanzas para que, de acuerdo a
los procedimientos en vigor, asigne o reasigne los vehculos
solicitados, turnando copia al rea de operaciones.

RESPONSABLE REA
DE ADMN. Y
FINANZAS

7

Concentra las unidades en la sucursal o unidad operativa y, por medio
del rea de activos fijos, asigna las unidades. Elabora los resguardos
correspondientes y los entrega al jefe de almacn.


JULIO DEL 2000
HOJA 25 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
J EFE DE ALMACN

8

Recibe las unidades, verifica su estado y firma los resguardos
correspondientes al rea de administracin.
J EFE DE ALMACN 9

Recaba resguardos y los turna al encargado de transportes. Verifica
econmicos, elabora reporte y lo turna al titular del rea de transportes
de sucursal o unidad operativa.

TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
10

informacin en el sistema automatizado de control vehicular. En caso
de recibir reportes de daos a la unidad o faltantes de equipo
atribuibles a negligencia o dolo del operador, solicita al rea de
administracin la aplicacin de sanciones econmicas al operador.
vehculos.



JULIO DEL 2000

HOJA 26 de 63

Diconsa
S E D L O S E

J USTIFICACIN
J USTIFICACIN
ACTA
DICTAMEN
ACTA
J USTIFICACIN
ACTA
SOLICITUD
INICIO
DETERMINAN
NECESIDADES DE
VEHCULOS DE
SUPERVISIN EN
BASE A CANTIDAD
DE TIENDAS DE
ALMACN, EL J EFE
DEL ALMACN
EVALUA Y ASIGNA
A SUPERVISORES,
ELABORAN
DICTAMEN Y
FIRMAN ACTA
SOLICITA AL
RESPONSABLE
LA ASIGNACIN,
ADJ UNTANDO
J USTIFICACIN
Y ACTA
RECIBE Y REVISA
REQUERIMIENTOS
SI PROCEDE
TURNA, SI NO
PROCEDE
REGRESA
JEFE DE ALMACN Y
MESA DIRECTIVA
RESPONSABLE REA DE
OPERACIONES SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
JEFE DE ALMACN
ANLISIS
RECIBE Y
VERIFICA EN
INVENTARIO
GRAL. LA
DISPONIBILIDAD
Y EMITE
ANLISIS
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTES DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
RESPONSABLE REA DE
OPERACIONES Y RESPONSABLE
DE ADMN.
ANLISIS
INFORMACIN
DETERMINAN EN
COORDINACIN, EN
BASE AL ANLISIS
LA ASIGNACIN DE
VEHCULOS Y
TURNAN
INFORMACIN
GERENTE DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

INFORMACIN
OFICIO

O/1
INSTRUYE PARA
QUE SE ASIGNEN
LOS VEHCULOS
SOLICITADOS
MEDIANTE
OFICIO
REA DE
OPERACIONES
RESGUARDOS

N
RESPONSABLE DE
ADMN. Y FINANZAS
CONCENTRA
UNIDADES, EL
REA DE ACTIVOS
ASIGNA Y
ELABORA
RESGUARDOS Y
ENTREGA AL J EFE
DE ALMACN
REA DE
ADMN.

RESGUARDOS
O/1
RECIBE
UNIDAD,
VERIFICA SU
ESTADO Y
FIRMA
RESGUARDOS
JEFE DE ALMACN
REPORTE

N
RESGUARDOS

N
RECABA RESGUARDOS
Y LOS TURNA, VERIFICA
ESTADO FSICO DE
UNIDAD Y EQUIPO, EN
CASO DE DAOS
EVALUA, ELABORA
REPORTE Y TURNA
JEFE DE ALMACN
REPORTES
N
10
INVENTARIO
REGISTRO
N
RESGUARDOS

N
RECIBE RESGUARDOS Y
REGISTRA, VERIFICA
ESTADO FSICO DE
UNIDADES Y EQUIPO EN
CASO DE DAOS ELABORA
REPORTE LO TURNA PARA
QUE APLIQUEN
INVENTARIO GRAL. DE
VEHCULOS
F I N
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
REA DE
ADMN.
1
5
2
8
9
7
6
4
3

DE DICONSA

JULIO DEL 2000
HOJA 27 de 63

Diconsa
S E D L O S E

3.- PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN, DOTACIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE.

OBJETIVOS:

Controlar la adquisicin, dotacin y uso racional del combustible que requieren los vehculos
de las sucursales, unidades operativas y almacenes, incorporando tecnologa de punta.


1. Es responsabilidad del gerente de sucursal garantizar que las reas de transporte y todas
aquellas reas que utilicen vehculos propiedad de Diconsa, se apeguen a este
procedimiento para adquirir, administrar y consumir combustible.

2. La totalidad de la flota vehicular en operacin, se incorporar al sistema de tarjeta
electrnica de control de combustible, siempre y cuando el servicio que presta el sistema
se encuentre accesible en las localidades donde opera la sucursal.

3. Las dotaciones de combustible sern autorizadas nicamente para aquellas unidades
propiedad de Diconsa y que aparezcan en el inventario de vehculos como unidad en
operacin, por ningn motivo se deben autorizar tarjetas y dotaciones de combustible
para unidades fuera de servicio, propuestas para baja o que no formen parte de la flota
vehicular de la sucursal o unidad operativa.

4. Toda dotacin de combustible ser registrada en el sistema de control vehicular.

5. Es obligacin de las reas de transporte de sucursal o unidad operativa, establecer y dar
a conocer a las diferentes reas de las sucursales (incluyendo a los almacenes rurales y
centrales), los rendimientos de cada tipo de unidad.

6. Los parmetros de rendimiento que ofrecen los proveedores, a que se deben ajustar los
vehculos de sucursal son los siguientes:

RENDIMIENTO TERICO (KMS POR LITRO) TIPO DE VEHCULO
CARGADO VACO
TRACTOCAMIN 1.5 1.8
TORTHON 15 TONELADAS 1.5 2.0
CAMIN 8-10 TONELADAS 3.5 3.8
ESTACAS 3.5 TONELADAS 2.5 3.0
PICK UP 6 CILINDROS 6.0
PICK UP 4 CILINDROS 9.0
SEDAN 10.0

DE DICONSA.

JULIO DEL 2000
HOJA 28 de 63

Diconsa
S E D L O S E

7. Se debe suministrar nicamente el tipo de combustible que los fabricantes especifican
para cada tipo de vehculo.

8. Esta normatividad es de aplicacin obligatoria en sucursales, unidades operativas y
almacenes comunitarios y centrales.

3. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN E
INCORPORACIN DE VEHCULOS AL SISTEMA DE
TARJETAS ELECTRNICAS DE CONTROL DE
COMBUSTIBLE

JULIO DEL 2000
HOJA 29 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
INICIO
GERENCIA DE
LOGISTICA Y
TRANSPORTES
1 Elabora estudio de justificacin para incorporar la flota vehicular en
operacin de Diconsa al sistema de tarjetas electrnicas de control de
combustible. Presenta justificacin ante el comit de adquisiciones de
Diconsa.

GERENCIA DE
ADQUISICIONES
CORPORATIVO
2 Elabora estudio de mercado de empresas prestadoras del servicio de
tarjetas electrnicas de control de combustible, establece enlaces,
evala condiciones y costos, determina la mejor opcin para Diconsa y
presenta resultados ante el comit de adquisiciones para establecer
procesos de adquisicin.

DIRECCIN DE
FINANZAS

3 Determina formas de pago

UNIDAD J URDICA

4
Elabora propuestas de contratos con la empresa que se determine
GERENCIA DE
LOGISTICA Y
TRANSPORTES

5
Elabora normatividad y enva a sucursales.
GERENCIA DE
LOGISTICA Y
TRANSPORTES
6 Solicita a sucursales, programa de incorporacin de unidades.

GERENCIA DE
SUCURSAL

7
Enva a corporativo programa de incorporacin de unidades
GERENCIA DE
LOGISTICA Y
TRANSPORTE
8
Recopila programas de incorporacin de unidades y reporta a la
empresa prestadora de servicio de control de combustible. Realiza
seguimiento al proceso de incorporacin de unidades y capacitacin
correspondiente.


3. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN E
INCORPORACIN DE VEHCULOS AL SISTEMA DE
TARJETAS ELECTRNICAS DE CONTROL DE
COMBUSTIBLE

JULIO DEL 2000
HOJA 30 de 63

Diconsa
S E D L O S E

REPORTE
PROGRAMAS
PROGRAMA
NORMATIVIDAD
SUCURSALES
PROPUESTAS
DE
CONTRATOS
ESTUDIO
J USTIFICACIN
INICIO
GERENCIA DE LOGSTICA Y
TRANSPORTES
ELABORA
J USTIFICACIN,
INCORPORA
FLOTA
VEHICULAR AL
SISTEMA DE
TARJ ETAS DE
CONTROL DE
COMBUSTIBLE Y
PRESENTA
ELABORA
ESTUDIO DE
EMPRESAS
ESTABLECE
ENLACES, EVALUA
CONDICIONES Y
COSTOS,
DETERMINA Y
PRESENTA
GERENCIA DE ADQUISICIONES
CORPORATIVO
COMIT DE
ADQUISICIONES
DE DICONSA
COMIT DE
ADQUISICIONES
DE DICONSA
DETERMINA
FORMAS DE
PAGO
DIRECCIN DE
FINANZAS
UNIDAD JURDICA
ELABORA
PROPUESTAS
DE
CONTRATOS
ELABORA
NORMATIVIDAD
Y ENVA
SOLICITA
PROGRAMA DE
INCORPORACIN
DE UNIDADES
ENVA
PROGRAMA DE
INCORPORACIN
DE UNIDADES
GERENCIA DE
SUCURSAL
RECOPILA
PROGRAMAS Y
REPORTA A LA
EMPRESA
PRESTADORA DEL
SERVICIO, REALIZA
SEGUIMIENTO AL
PROCESO DE
INCORPORACIN
DE LAS UNIDADES
EMPRESA
F I N
1
8
7
6
5
4
3
2

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES AL
SISTEMA DE TARJETAS ELECTRNICAS DE COMBUSTIBLE,
ADQUISICIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA VEHCULOS
DE APOYO ADMINISTRATIVO Y SUPERVISIN DE ALMACENES

JULIO DEL 2000
HOJA 31 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
INICIO
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
1
Consolida inventario de vehculos en operacin asignados a reas
administrativas y comercializacin, ubicados en oficinas de sucursal o
unidad operativa.
2
Determina rendimientos por vehculo asignado a reas administrativas
y de comercializacin, ubicados en oficinas de sucursal o unidad
operativa.
3
Con base en ruteos de supervisin y/o programas de supervisin que
especifiquen recorridos de vehculos, determina promedios de
kilometrajes semanales, mensuales y anuales por unidad. Por ningn
motivo se considerarn kilometrajes de recorridos diferentes a los
mencionados.
4
Establece tipo de combustible por unidad.
5
Determina necesidades semanales de combustible por unidad y das
autorizados de carga. No se autorizarn operaciones de carga de
combustible en das no laborables y horarios en que deba permanecer
la unidad en las instalaciones de la sucursal o unidad operativa.

6
Identifica estaciones de servicio cercanas a las instalaciones de
sucursal o unidad operativa, afiliadas al sistema de tarjetas electrnicas
de control de combustible, o determina necesidades de afiliacin.
7
Establece parmetros de carga, das autorizados y estaciones de
servicio autorizadas, por unidad y operador, y enva al rea usuaria
para revisin y firma de conformidad.
RESPONSABLE REA
DE ASIGNACIN

8
Revisa parmetros asignados y los modifica o autoriza. Regresa
parmetros autorizados al encargado de transportes.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
9
Turna al rea de administracin, listado de vehculos por rea de
asignacin, con los parmetros autorizados de consumo de
combustible semanal, das de carga, estaciones de servicio de carga,
necesidades adicionales de estaciones de servicio y nombres de los
operadores de las unidades.


JULIO DEL 2000
HOJA 32 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN DE
SUCURSAL
10
Entrega al representante de tarjetas electrnicas de control de
combustible, listado de unidades asignadas a oficinas de sucursal o
unidad administrativa que se incorporarn a este sistema, parmetros
autorizados y nombres de usuarios. Solicita al representante de tarjetas
electrnicas de control de combustible la expedicin de tarjetas y la
instalacin del programa informtico completo en sucursal y unidades
operativas, que permitir el acceso a la informacin de consumos de
combustible por unidad va Internet. Elabora y firma contrato de servicio
con el representante de tarjetas electrnicas de control de combustible,
respetando el convenio marco elaborado por el corporativo.
REPRESENTANTE DE
TARJ ETAS
ELECTRNICAS DE
CONTROL DE
COMBUSTIBLE

11
Elabora y entrega al rea de administracin, las tarjetas electrnicas
para cada operador, nmeros de identificacin personal e instala
programas informticos completos en las reas de la sucursal y unidad
operativa que lo requieran.
12
Conjuntamente con el rea de administracin de sucursal o unidad
operativa, programa y realiza los cursos de capacitacin que se
requieran, para el manejo de la tarjeta electrnica de control de
combustible.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN DE
SUCURSAL
13
Recibe del representante de tarjetas electrnicas de control de
combustible las tarjetas para operadores, nmeros de identificacin
personal y entrega a cada usuario, recabando firmas de recibido.

USUARIO DE UNIDAD

14
Recibe tarjeta electrnica y nmero de identificacin personal, firmando
de recibido.
15
Carga combustible en la estacin de servicio autorizada, recaba
comprobante y verifica la cantidad de litros suministrada. Entrega
comprobante al rea de transportes.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
16
Elabora concentrado de consumos de combustible semanal de
vehculos asignados a oficinas de sucursal o unidad operativa, adiciona
los consumos de vehculos de almacn central y almacenes rurales,
consulta y coteja con la informacin en lnea y turna al rea de
administracin para que solicite ministracin de recursos al rea de
tesorera corporativa. En caso de requerirse, modifica parmetros de
control de combustible.


JULIO DEL 2000
HOJA 33 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN DE
SUCURSAL
17
Revisa, autoriza y turna al rea de tesorera la radicacin semanal de
recursos.
GERENCIA DE
FINANZAS

18
Radica recursos solicitados.



JULIO DEL 2000
HOJA 34 de 63

Diconsa
S E D L O S E

Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
CURSOS DE
CAPACITACIN
TARJ ETAS
CONTRATO
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
INVENTARIO
PARAMETROS
INICIO
CONSOLIDA
INVENTARIO DE
VEHICULOS
UBICADOS EN REAS
ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALIZACIN
DETERMINA
RENDIMIENTOS
POR VEHICULO
EN BASE A
RUTEOS Y
PROGRAMAS
DETERMINA
PROMEDIOS DE
KILOMETRAJ ES
POR UNIDAD
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
ESTABLECE TIPO
DE
COMBUSTIBLE
POR UNIDAD
DETERMINA
NECESIDADES DE
COMBUSTIBLE Y
DAS
AUTORIZADOS
DE CARGA
IDENTIFICA
ESTACIONES DE
SERVICIO
CERCANAS Y
AFILIADAS
ESTABLECE
PARMETROS
POR UNIDAD Y
OPERADOR Y
ENVA PARA
FIRMA
RECIBE, REVISA
LOS MODIFICA
O AUTORIZA Y
REGRESA
RESPONSABLE REA
DE ASIGNACIN
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
PARAMETROS
RECIBE Y
TURNA
PARMETROS,
LISTADOS Y
NOMBRES DE
OPERADORES
SUBGTE. DE ADMN. DE
SUCURSAL
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
RECIBE, ENTREGA
SOLICITA
EXPEDICIN DE
TARJ ETAS E
INSTALACIN DE
PROGRAMA,
ELABORA Y FIRMA
CONTRATO DE
SERVICIO
CONTRATO
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
RECIBE, Y
ELABORA
TARJ ETAS
PARA CADA
OPERADOR E
INSTALA
PROGRAMA
INFORMTICO
11
10
11
REPRESENTANTE DE TARJETAS
ELECTRNICAS DE CONTROL DE
COMBUSTIBLE
10
CONJ UNTAMENTE
CON REA DE
ADMN.
PROGRAMA Y
REALIZA CURSOS
DE
CAPACITACIN
PARA EL MANEJ O
DE TARJ ETAS
ELECTRNICAS
12
RECIBE TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
ENTREGA Y
RECABA FIRMAS DE
RECIBIDO
13
14
1
2
1
2
3
8
9
4
5
6
7


JULIO DEL 2000
HOJA 35 de 63

Diconsa
S E D L O S E

CONCENTRADO
DE CONSUMOS
RADICACIN
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
COMPROBANTE
13
2
1
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
RECIBE
TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
FIRMA DE
RECIBIDO
14
USUARIO DE UNIDAD
CARGA
COMBUSTIBLE
RECABA
COMPROBANTE
Y ENTREGA
15
REA DE
TRANSPORTES
ELABORA
CONCENTRADO,
ADICIONA CONSUMOS
DE ALMACENES ,
COTEJ A INFORMACIN
Y TURNA, PARA
SOLICITAR RECURSOS,
DE REQUERIRSE
MODIFICA
PARMETROS
16
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
SUBGERENTE DE
ADMN. DE SUCURSAL
RECIBE, REVISA
Y TURNA LA
RADICACIN
SEMANAL DE
RECURSOS
17
GERENCIA DE FINANZAS
RADICACIN
RECIBE,
REVISA Y
RADICA
RECURSOS
SOLICITADOS
18
F I N

DE ALMACENES CENTRALES.

JULIO DEL 2000
HOJA 36 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.

INICIO
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
1
Consolida inventario de vehculos en operacin asignados al almacn
central.
2
Determina rendimientos por vehculo con base en ruteos de
surtimiento.
3
Con base en porteos, ruteos de surtimiento, bitcoras de operacin o
programas de supervisin de vehculos determina promedios de
kilometrajes semanales, mensuales y anuales por unidad.
4
5 Determina necesidades semanales de combustible por unidad y das
la unidad en las instalaciones del almacn.
6
Identifica estaciones de servicio afiliadas al sistema de tarjetas
electrnicas de control de combustible, o determina necesidades de
afiliacin.
7 Elabora listado de necesidades semanales por tipo de combustible y
unidad vehicular y lo enva al rea de comercializacin y jefe de
almacn central para revisin y firma de conformidad.
REA DE
COMERCIALIZACIN
Y J EFE DE ALMACN
CENTRAL
8
Revisan parmetros asignados y los modifican o autorizan. Regresan
parmetros autorizados al encargado de transportes de sucursal o
unidad operativa.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
9
Turna al rea de administracin, listado de vehculos del almacn
central, con los parmetros autorizados de consumo de combustible
semanal, das de carga, estaciones de servicio y nombres de los
operadores.

10 Entrega al representante de tarjetas electrnicas de control de
combustible, listado de unidades del almacn central que se
incorporarn a este sistema, y parmetros autorizados. Solicita al
representante de tarjetas electrnicas de control de combustible la
expedicin de tarjetas.

3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES AL

JULIO DEL 2000
HOJA 37 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No.de
Act.
REPRESENTANTE DE
TARJ ETAS
ELECTRNICAS DE
CONTROL DE
COMBUSTIBLE
11
para cada operador, y nmeros de identificacin personal.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN DE
SUCURSAL
12
combustible tarjetas para operadores, nmeros de identificacin
personal y entrega a cada usuario, recabando firmas de recibido.
USUARIO DE UNIDAD 13 Recibe tarjeta electrnica y nmero de identificacin personal, firmando
de recibido.

14
comprobante al rea de transportes.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE DE
SUCURSAL O UNIDAD
OPERATIVA
15
Elabora concentrado de consumos de combustible semanal, consulta y
coteja con la informacin en lnea y turna al rea de administracin
para que solicite ministracin de recursos al rea de tesorera
corporativa. En caso de requerirse, solicita modificaciones a
parmetros de consumo.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN DE
SUCURSAL
16
Revisa, autoriza y turna al rea de tesorera la radicacin de recursos
semanal.
GERENCIA DE
FINANZAS
17


3.2 . PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES
AL SISTEMA DE TARJETAS ELECTRNICAS DE COMBUSTIBLE,

JULIO DEL 2000
HOJA 38 de 63

Diconsa
S E D L O S E

LISTADOS
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
INVENTARIO
LISTADOS
INICIO
CONSOLIDA
INVENTARIO
DE VEHICULOS
ASIGNADOS AL
ALMACN
CENTRAL
DETERMINA
RENDIMIENTOS
POR VEHICULO
EN BASE A
RUTEOS Y
PROGRAMAS
DETERMINA
PROMEDIOS DE
KILOMETRAJ ES
POR UNIDAD
TITULAR DEL REA DE
O UNIDAD OPERATIVA
ESTABLECE TIPO
DE
COMBUSTIBLE
POR UNIDAD
DETERMINA
NECESIDADES
DE
COMBUSTIBLE
Y DAS
AUTORIZADOS
DE CARGA
IDENTIFICA
ESTACIONES
DE SERVICIO
AFILIADAS
ELABORA
LISTADO DE
NECESIDADES
Y ENVA PARA
FIRMA
RECIBE, REVISA
LOS MODIFICA
O AUTORIZA Y
REGRESA
REA DE COMERCIALIZACIN Y
JEFE DE ALMACN
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
PARAMETROS
RECIBE Y
TURNA
PARMETROS,
LISTADOS Y
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
ENTREGA
SOLICITA
EXPEDICIN DE
TARJ ETAS E
INSTALACIN DE
PROGRAMA
10
TARJ ETAS
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
RECIBE,
ELABORA Y
ENTREGA
TARJ ETAS
PARA CADA
OPERADOR
11
COMBUSTIBLE
11
10
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
RECIBE TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
ENTREGA Y
RECABA FIRMAS DE
RECIBIDO
12
SUBGTE. DE ADMN. DE
SUCURSAL
13
1
2
1
2
3
8
9
4
5
6
7


JULIO DEL 2000
HOJA 39 de 63

Diconsa
S E D L O S E

COMPROBANTE
12
2
1
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
RECIBE
TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
FIRMA DE
RECIBIDO
13
USUARIO DE UNIDAD
CARGA
COMBUSTIBLE
RECABA
COMPROBANTE
Y ENTREGA
14
REA DE
TRANSPORTES
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
RADICACIN
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
ELABORA
CONCENTRADO,
COTEJ A
INFORMACIN Y
TURNA, PARA
SOLICITAR
RECURSOS, DE
REQUERIRSE
MODIFICA
PARMETROS
15
TITULAR DEL REA DE
UNIDAD OPERATIVA
SUBGERENTE DE
ADMN. DE SUCURSAL
RECIBE, REVISA
AUTORIZA Y
TURNA LA
RADICACIN
SEMANAL DE
RECURSOS
16
RADICACIN
RECIBE,
REVISA Y
RADICA
RECURSOS
SOLICITADOS
17
F I N

DE ALMACENES RURALES.

JULIO DEL 2000
HOJA 40 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.

INICIO
SUBJ EFE ADMVO. 1
Consolida inventario de vehculos en operacin asignados al almacn
rural.
SUBJ EFE
OPERATIVO
2
Determina rendimientos por vehculo, con base en ruteos de
surtimiento y programas de supervisin.
SUBJ EFE ADMVO. 3
Con base en porteos, ruteos de supervisin, bitcoras de operacin o
programas de supervisin de vehculos determina promedios de
kilometrajes semanales, mensuales y anuales por unidad.
SUBJ EFE
OPERATIVO
4
SUBJ EFE ADMVO 5
Determina necesidades semanales de combustible por unidad y das
la unidad en las instalaciones del almacn.
6
Identifica estaciones de servicio cercanas al almacn rural, afiliadas al
sistema de tarjetas electrnicas de control de combustible, o determina
necesidades de afiliacin.
7
Conjuntamente con el encargado de transportes de sucursal o unidad
operativa, evala nmero y tipo de vehculos que se incorporarn al
sistema de tarjetas electrnicas de consumo de combustible.
8
Elabora listado de necesidades semanales por tipo de combustible y
unidad vehicular que se incorporarn al sistema de tarjetas
electrnicas de combustible, establece restricciones por unidad y
entrega al jefe de almacn rural para revisin y firma de conformidad.
SUBJ EFE
OPERATIVO Y J EFE
DE ALMACN
9
Revisan parmetros asignados y los modifican o autorizan. Regresan
parmetros autorizados al encargado de transportes de sucursal o
unidad operativa. En caso de presentarse contingencias por fenmenos
ssmicos, climatolgicos o de alguna otra ndole, solicita va telefnica
adecuacin de parmetros a condiciones prevalecientes.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA

10
Recibe listado de vehculos de los almacenes rurales propuestos para
incorporar al sistema de tarjetas electrnicas de combustible. Evala y
autoriza o modifica necesidades semanales solicitadas por tipo de
combustible y unidad.


JULIO DEL 2000
HOJA 41 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
11 Turna al rea de administracin, listado de vehculos del almacn rural,
con los vehculos propuestos para incorporar al sistema de tarjetas
electrnicas de control de combustible, parmetros autorizados de
consumo de combustible semanal, das de carga, estaciones de
servicio y nombres de los operadores. De ser necesario, solicita
afiliaciones adicionales de estaciones de servicio.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN
DE SUCURSAL
12
Entrega al representante de tarjetas electrnicas de control de
combustible, listado de unidades del almacn rural que se incorporarn
a este sistema, y parmetros autorizados. Solicita al representante de
tarjetas electrnicas de control de combustible la expedicin de tarjetas
y la afiliacin adicional de estaciones de servicio.
REPRESENTANTE
DE TARJ ETAS
ELECTRNICAS DE
CONTROL DE
COMBUSTIBLE
13
para cada operador, y nmeros de identificacin personal y programa
la afiliacin de estaciones de servicio solicitadas.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN
DE SUCURSAL
14
combustible tarjetas para operadores, nmeros de identificacin
personal y entrega al jefe de almacn, recabando firmas de recibido.
J EFE DE ALMACN
RURAL.
15
Recibe tarjeta electrnica y nmero de identificacin personal, firmando
de recibido.

16
Entrega tarjetas electrnicas y nmeros de identificacin personal a
cada operador y recaba firmas de recibido.
USUARIO
17
comprobante al jefe administrativo de almacn rural.
SUBJ EFE DE
ALMACN RURAL
18
Elabora concentrado de consumos de combustible semanal y turna al
rea de transportes de sucursal o unidad operativa.
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTES
DE SUCURSAL O
UNIDAD OPERATIVA
19
Elabora concentrado de consumos de combustible semanal, de
almacenes rurales, consulta y coteja con la informacin en lnea y turna
al rea de administracin conjuntamente con los concentrados
correspondientes de almacenes centrales y oficinas, para que solicite
ministracin de recursos al rea de tesorera corporativa.
SUBGTE DE
ADMINISTRACIN
DE SUCURSAL
20
Revisa, autoriza y turna al rea de tesorera la radicacin de recursos
semanal.
GERENCIA DE
FINANZAS.
21


3.3 . PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE UNIDADES
AL SISTEMA DE TARJETAS ELECTRNICAS DE COMBUSTIBLE,

JULIO DEL 2000
HOJA 42 de 63

Diconsa
S E D L O S E

NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
TARJ ETAS
NOMBRES DE
OPERADORES
NOMBRES DE
OPERADORES
LISTADOS DE
VEHICULOS
INVENTARIO
LISTADOS
INICIO
CONSOLIDA
INVENTARIO
DE VEHICULOS
ASIGNADOS AL
ALMACN
RURAL
DETERMINA
RENDIMIENTOS
POR VEHICULO
EN BASE A
RUTEOS Y
PROGRAMAS
DETERMINA
PROMEDIOS DE
KILOMETRAJ ES
POR UNIDAD
SUBJEFE
ADMINISTRATIVO
ESTABLECE TIPO
DE
COMBUSTIBLE
POR UNIDAD
DETERMINA
NECESIDADES DE
COMBUSTIBLE Y
DAS AUTORIZADOS
DE CARGA
IDENTIFICA
ESTACIONES
CERCANAS
DE SERVICIO
Y AFILIADAS
CONJ UNTAMENTE
CON ENCARGADO DE
TRANSPORTES
EVALAN VEHICULOS
INCORPORADOS AL
SISTEMA
SUBJEFE
OPERATIVO
ELABORA
LISTADO DE
NECESIDADES
Y ENVA PARA
FIRMA
LISTADOS
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
RECIBE, REVISA
LOS MODIFICA
O AUTORIZA Y
REGRESA
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTES DE SUCURSAL
O UNIDAD OPERATIVA
PARAMETROS
RECIBE,
EVALUA
MODIFICA O
AUTORIZA PARA
INCORPORAR
AL SISTEMA
10
SUBJEFE OPERATIVO
Y JEFE DE ALMACN
TURNA
PARMETROS,
LISTADOS Y
NOMBRES DE
OPERADORES
11
SUBGTE. DE ADMN.
DE SUCURSAL
LISTADOS DE
VEHICULOS
PARAMETROS
RECIBE, REVISA,
ENTREGA Y
SOLICITA
EXPEDICIN DE
TARJ ETAS E
INSTALACIN DE
PROGRAMA
12
RECIBE,
ELABORA Y
ENTREGA
TARJ ETAS
PARA CADA
OPERADOR
13
COMBUSTIBLE
14
1
2
1
2
3
8
9
4
5
6
7


JULIO DEL 2000
HOJA 43 de 63

Diconsa
S E D L O S E

CONCENTRADO
DE CONSUMOS
DE A. R.
13
2
1
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
RECIBE
TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
ENTREGA Y
RECABA FIRMAS
DE RECIBIDO
14
SUBGTE. DE ADMN.
DE SUCURSAL
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
RECIBE
TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL,
FIRMANDO DE
RECIBIDO
15
Nos. DE
IDENTIFICACIN
TARJ ETAS
ENTREGA
TARJ ETAS Y
NMEROS DE
IDENTIFICACIN
PERSONAL, Y
RECABA FIRMAS
DE RECIBIDO
16
COMPROBANTE
USUARIO DE UNIDAD
CARGA
COMBUSTIBLE
RECABA
COMPROBANTE
Y ENTREGA
17
JEFE ADMVO. DE
ALMACN RURAL
JEFE DE ALMACN
RURAL
SUBJEFE DE
ALMACN RURAL
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
ELABORA
CONCENTRADO,
DE CONSUMOS
DE
COMBUSTIBLE Y
TURNA
18
SUBJEFE DE
ALMACN RURAL
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
DE A. C.
RECIBE Y
ELABORA NUEVO
CONCENTRADO,
COTEJ A
INFORMACIN Y
TURNA, PARA
SOLICITAR
RECURSOS
19
CONCENTRADO
DE CONSUMOS
RADICACIN
RECIBE, REVISA
AUTORIZA Y
TURNA LA
RADICACIN
SEMANAL DE
RECURSOS
20
RADICACIN
RECIBE,
REVISA Y
RADICA
RECURSOS
SOLICITADOS
21
F I N

4. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION, DISTRIBUCION Y
CONTROL DE LOS COMBUSTIBLES P0R TONELES EN ALMACENES
RURALES QUE NO CUENTAN CON ESTACIN DE COMBUSTIBLE
PARA ABASTECERSE.

JULIO DEL 2000
HOJA 44 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.

INICIO
SUBJ EFE DE
BODEGA
1 Con base en el ruteo de surtimiento a tiendas, determina el numero
total de litros a consumir por los vehculos asignados al almacn por
semana
J EFE DE ALMACN

2
Revisa y autoriza los requerimientos de combustible.
SUBJ EFE DE
ALMACN
3
Selecciona el lugar mas adecuado para colocar los toneles llenos de
combustible. Este lugar debe estar ubicado fuera del rea de bodega y
fuera del rea de oficinas, adems debe estar fuera del alcance de los
eventuales visitantes al almacn
SUBJ EFE
ADMINISTRATIVO
4 Entrega el dinero en efectivo, mediante un vale de caja, al operador
que se designe para la compra del combustible
OPERADOR
5 Adquiere el combustible en el expendio asignado y lo traslada al
almacn
SUBJ EFE DE
BODEGA

6 Recibe, resguarda y controla el combustible
OPERADOR

7
Solicita combustible con base en la ruta que recorrer
SUBJ EFE DE
BODEGA
8
Determina el kilometraje a recorrer de cada vehculo, calcula la
dotacin de combustible de acuerdo a los rendimientos establecidos
por tipo de unidad y entrega dotacin de combustible al operador
mediante vale de combustible
OPERADOR

9
Canjea vale por combustible
SUBJ EFE DE
BODEGA

10 Comprueba mediante los vales de combustible entregados a los
operadores, la compra del no. Total de litros que se adquirieron por
semana.


4 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION, DISTRIBUCION Y
CONTROL DE LOS COMBUSTIBLES P0R TONELES EN ALMACENES
RURALES QUE NO CUENTAN CON ESTACIN DE COMBUSTIBLE
PARA ABASTECERSE.

JULIO DEL 2000
HOJA 45 de 63

Diconsa
S E D L O S E

SUBJEFE DE
BODEGA
JEFE DE ALMACN SUBJEFE ADMVO.
VALE DE
COMBUSTIBLE
SOLICITUD
VALE DE CAJ A
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
INICIO
EN BASE A
RUTEOS DE
SURTIMIENTO
DETERMINA
TOTAL DE LITROS
A CONSUMIR POR
SEMANA Y TURNA
REQUERIMIENTOS
RECIBE,
REVISA Y
AUTORIZA
SELECCIONA
LUGAR Y
COLOCA
TONELES DE
COMBUSTIBLE
ENTREGA
DINERO
MEDIANTE VALE
DE CAJ A, PARA
COMPRA DE
COMBUSTIBLE
OPERADOR
ADQUIERE
COMBUSTIBLE
Y LO
TRASLADA AL
ALMACN
RECIBE,
RESGUARDA
Y CONTROLA
SOLICITA
COMBUSTIBLE
EN BASE A
RUTA A
RECORRER
DETERMINA
KILOMETRAJ E,
CALCULA
DOTACIN Y
ENTREGA
MEDIANTE VALE
DE
COMBUSTIBLE
VALE
CANJ EA VALE
POR
COMBUSTIBLE
VALE DE
COMBUSTIBLE
10
COMPRUEBA
MEDIANTE VALES
ENTREGADOS LA
COMPRA TOTAL
DE LITROS POR
SEMANA
F I N
1
2
3
8
9
4
5
6
7

DE DICONSA

JULIO DEL 2000
HOJA 46 de 63

Diconsa
S E D L O S E

5.- PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS

OBJETIVO:

Programar y coordinar la adquisicin y controlar la dotacin de llantas, cmaras y corbatas
para equipar los vehculos que operan las sucursales y los almacenes de Diconsa.

NORMAS DE OPERACIN:

1. Es responsabilidad del gerente general de la sucursal vigilar que sus reas de
administracin, operaciones y transporte, se apeguen a esta normatividad para adquirir y
suministrar llantas, cmaras y corbatas.

2. nicamente se dotarn llantas para instalarse en unidades propiedad de Diconsa; en
ningn caso se dispondr de estos bienes para equipar vehculos propiedad de
funcionarios, empleados o representantes de los consejos comunitarios de abasto.

3. Para otorgar llantas nuevas, es indispensable que el operador presente la unidad con las
llantas usadas instaladas para que sean revisadas por el rea de transporte. Si las llantas
se otorgan en el almacn comunitario, la revisin de las llantas usadas debe realizarla el
jefe de almacn.

4. Se deben entregar llantas marcadas y a cambio se deben recibir llantas marcadas.

5. Es responsabilidad de los jefes de almacn y de los titulares de las reas cumplir con este
procedimiento.

6. La entrega de llantas, cmaras y corbatas debe ser sancionada por el rea de transporte

5. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS
NECESIDADES DE LLANTAS, CMARAS Y
CORBATAS.

JULIO DEL 2000
HOJA 47 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
INICIO
TITULAR DEL AREA
DE TRANSPORTE
1
Con base en el inventario de vehculos en operacin por tipo, modelo y
rea de asignacin determinan los tipos, medidas y dems
caractersticas tcnicas de las llantas que se estn utilizando as
como los promedios de recorrido y duracin de los mismos.

2
Analiza la existencia de llantas, cmaras y corbatas en almacn

3
Determina con base en los ruteos de surtimiento de los almacenes
(incluyendo el almacn central) y las bitcoras de operacin, los
recorridos promedio de cada tipo de unidad y los tipos de camino que
recorren.

4
Con base en el anlisis de los ruteos de surtimiento, las existencias en
almacn y las caractersticas de las unidades en operacin y los
caminos, determina las cantidades, tipos y medidas de llantas,
cmaras y corbatas a solicitar y entrega requerimientos al gerente o
subgerente de operaciones
GERENTE O
SUBGERENTE DE
OPERACIONES
5
Somete a la consideracin del CIDAP, las necesidades de llantas,
cmaras y corbatas mismas que deben incluir el calendario de entregas
que la sucursal requiere.
CIDAP
6
Analiza necesidades y autoriza solicitud a la direccin de operaciones
para la compra centralizada mediante licitacin publica
DIRECCIN DE
OPERACIONES
7
Concentra necesidades de llantas, cmaras y corbatas y turna a la
gerencia de logstica y transporte para su anlisis
GERENCIA DE
LOGSTICA Y
TRANSPORTE
8
Concentra solicitudes, elabora anexo de necesidades de llantas,
cmaras y corbatas y prepara oficio del director de operaciones para
solicitar la adquisicin de llantas, cmaras y corbatas a la direccin de
administracin.


5. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS
NECESIDADES DE LLANTAS, CMARAS Y
CORBATAS.

JULIO DEL 2000
HOJA 48 de 63

Diconsa
S E D L O S E

SOLICITUDES
OFICIO
SOLICITUD
REQUERIMIENTOS
RUTEOS Y
BITACORAS
INVENTARIO
INICIO
CON BASE EN
INVENTARIO DE
VEHICULOS
DETERMINAN
ANALIZA
EXISTENCIA EN
ALMACN
DETERMINA EN
BASE A RUTEOS
Y BITACORAS
LOS
RECORRIDOS
PROMEDIO POR
CADA UNIDAD
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
EN BASE AL
ANLISIS
DETERMINA
CANTIDADES Y
ENTREGA
REQUERIMIENTOS
SOMETE A LA
CIDAP
NECESIDADES
DE LAS
SUCURSALES
GERENTE O SUBGTE.
DE OPERACIONES
ANALIZA
NECESIDADES Y
AUTORIZA
SOLICITUD DE
COMPRA MEDIANTE
LICITACIN PBLICA
CIDAP
DIRECCIN DE
OPERACIONES
SOLICITUD
CONCENTRA
NECESIDADES
Y TURNA PARA
ANLISIS
GERENCIA DE LOGSTICA
Y TRANSPORTE
CONCENTRA
SOLICITUDES
ELABORA
ANEXO Y OFICIO
DE ADQUISICIN
DIRECCIN DE
ADMN.
F I N
1
2
3
8
4
5
7
6

5.1. PROCEDIMIENTO PARA DISTRIBUCIN DE
LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS.

JULIO DEL 2000

HOJA 49 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
INICIO
OPERADOR
1
Reporta al jefe de almacn o encargado de rea, las necesidades de
llantas, cmaras y corbatas de la unidad que tiene asignada.
J EFE DE ALMACEN
2
Verifica necesidad de llantas y si la solicitud procede y las llantas estn
bajo su resguardo en el propio almacn, las entrega.
Si las llantas se encuentran en la sucursal elabora y turna al rea de
transporte la requisicin de llantas, cmaras y corbatas, enviando al
chofer con la unidad para el cambio de llantas.
TITULAR DEL REA
TRANSPORTES
3
Recibe solicitud del operador y revisa en el control de llantas, la ultima
entrega que se efecto al vehculo en la bitcora de operacin y de
mantenimiento.

4
Verifica fsicamente en el vehculo las necesidades de llantas, cmaras
y corbatas.

5
Analiza el rendimiento de cada una de las llantas solicitadas y autoriza
dotacin.
(En caso de existir alguna anomala, se procede a la investigacin y
dictamen).

6
Elabora orden de entrega de llantas y tramita su entrega ante el rea
de administracin que es la responsable de resguardar las llantas por
ser un activo de la empresa.

7
Elabora requisicin de servicio para marcaje de llantas, montaje,
alineacin y balanceo.
OPERADOR
8
Recibe las llantas y la requisicin de servicio.

9
Acude al prestador de servicios autorizado para cambio de llantas.

10
Entrega al rea de transportes las llantas, cmaras y corbatas usadas
para dictaminar su renovacin o enajenacin.


5.1. PROCEDIMIENTO PARA DISTRIBUCIN DE
LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS.

JULIO DEL 2000
HOJA 50 de 63

Diconsa
S E D L O S E

REA DE
TRANSPORTES
LLANTAS,
CMARAS
Y
CORBATAS
REQUISICIN
DE SERVICIO
REQUISICIN
DE SERVICIO
ORDEN DE
ENTREGA
DICTAMEN
AUTORIZACIN
BITACORA
REQUISICIN
REQUISICIN
REPORTE
INICIO
REPORTA
NECESIDADES
DE LA UNIDAD
QUE TIENE
ASIGNADA
OPERADOR
VERIFICA
NECESIDAD, Y
DETERMINA
ESTAN BAJ O
SU
RESGUARDO
PROCEDE
Y
ENTREGA
ELABORA
REQUISICIN
Y TURNA
SI NO
OPERADOR
JEFE DE ALMACN TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTES
RECIBE, REVISA
ULTIMA
ENTREGA EN
BITACORA
2.1 2.2
VERIFICA EN
EL VEHICULO
LAS
NECESIDADES
ANALIZA EL
RENDIMIENTO
DE LAS
LLANTAS
SOLICITADAS Y
AUTORIZA, SI
EXISTE
ANOMALA
PROCEDE A
DICTAMEN
ELABORA
ORDEN DE
ENTREGA
Y TRAMITA
REA DE
ADMN.
ELABORA
REQUISICIN
DE SERVICIO
RECIBE
LLANTAS Y
REQUISICIN
ACUDE AL
PRESTADOR
DE
SERVICIOS
AUTORIZADO
10
ENTREGA
LLANTAS,
CMARAS Y
CORBATAS
USADAS PARA
DICTAMINAR SU
RENOVACIN O
ENAJ ENACIN
F I N
1
2
3
8
9
4
5
6
7

DE DICONSA

JULIO DEL 2000

HOJA 51 de 63

Diconsa
S E D L O S E

6.- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LAS LLANTAS, CMARAS Y CORBATAS ADQUIRIDAS
PARA EQUIPAR LOS VEHCULOS PROPIEDAD DE DICONSA

OBJETIVO:

Establecer el control operativo y administrativo de las llantas, cmaras y corbatas que
Diconsa adquiere para equipar su flota de transporte, mediante el sistema de marcaje con
pirgrafo y tinta indeleble.

NORMAS DE APLICACIN

1. La recepcin, distribucin, retiro, renovado y baja de las llantas debe ser controlado por
el rea de transporte de la sucursal.

2. Todas las llantas nuevas o renovadas que se asignen a algn vehculo deben marcarse
antes de la entrega con el pirgrafo.

3. Las cmaras y corbatas que se asignen a las unidades propiedad de Diconsa, deben
ser marcadas antes de instalarse con tinta indeleble.

4. En todos los casos, la entrada y salida de llantas del almacn debe ser autorizada por el
rea que resguarda los activos de la empresa.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LAS LLANTAS,
CMARAS Y CORBATAS ADQUIRIDAS PARA EQUIPAR LOS
VEHCULOS PROPIEDAD DE DICONSA

JULIO DEL 2000

HOJA 52 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
INICIO
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
1
Solicita al rea de administracin el inventario de llantas con que
cuenta la sucursal
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE O
QUIEN ESTE
DESIGNE
2
Establece el control de las llantas, cmaras y corbatas, mediante una
clave la cual se asignara de acuerdo al mtodo de codificacin que se
describe a continuacin:

En el caso de las llantas, deber hacerse por medio de un pirografo
marcador con nmeros del 0 al 9.

Marcaje de llantas con 8 dgitos.

El primer dgito indica la marca de la llanta.

NMERO DE IDENTIFICACIN MARCA DE LA LLANTA
1 EUZKADI
2 FIRESTONE
3 GENERAL TIRE
4 GOODYEAR OXO
5 TORNEL
6 UNIRROYAL
7 MICHELIN
8 B.F GUDRICH
9 OTRAS
Los siguientes dos dgitos indican el no. Econmico de la unidad.
Los siguientes dos dgitos indican el mes en que se asigna la llanta.
Los dos ltimos dgitos indican el ao en que se asigna la llanta

3
Para las cmaras y corbatas que se instalen, nicamente se anotarn
con tinta indeleble el mes y el ao.

4
Cada que entregue llantas, anotar en la bitcora de mantenimiento el
nmero de llantas que otorg y la clave de cada una. Estos datos
debern cotejarse antes de autorizar el prximo cambio de llantas


6. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LAS LLANTAS,
CMARAS Y CORBATAS ADQUIRIDAS PARA EQUIPAR LOS
VEHCULOS PROPIEDAD DE DICONSA

JULIO DEL 2000

HOJA 53 de 63

Diconsa
S E D L O S E

BITCORA
REA DE
ADMN.
SOLICITUD
INICIO
SOLICITA AL
REA DE
ADMN. EL
INVENTARIO
DE LLANTAS
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE
ESTABLECE
CONTROL
MEDIANTE
CLAVE
ASIGNADA POR
EL MTODO DE
CODIFICACIN
EN CASO DE
LLANTAS DEBER
HACERSE POR
MEDIO DE UN
PIROGRAFO
MARCADOR CON
Nos. DEL 0 AL 9
PARA LAS
CMARAS Y
CORBATAS
QUE INSTALEN
SE ANOTARN
CON TINTA
INDELEBLE
TITULAR DEL REA DE
TRANSPORTE O QUIEN
ESTE DESIGNE
CADA QUE
ENTREGUE
LLANTAS
ANOTAR EN
BITCORA Y
CLAVE ANTES
DE AUTORIZAR
EL PRXIMO
CAMBIO
F I N
1
2
3
4
5

DE DICONSA

JULIO DEL 2000

HOJA 54 de 63

Diconsa
S E D L O S E

7. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE PRESTADORES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
AUTOMOTRZ

OBJETIVO:

Establecer el control sobre los gastos que se ejercen para suministrar el mantenimiento
preventivo y correctivo que requieren las unidades propiedad de Diconsa, fomentando el uso
eficiente y transparente de los recursos destinados a este rubro con total apego a las
polticas de disciplina y racionalidad.

NORMAS DE APLICACIN

1. Es responsabilidad de los gerentes de sucursal instruir a sus reas de administracin y
finanzas y operaciones para que se apliquen puntualmente los procedimientos de control
contenidos en este documento.

2. Para asignar trabajo a un prestador de servicios este debe contar con un convenio o
contrato vigente, firmado con Diconsa.

3. Es responsabilidad del subcomite de adquisiciones de cada sucursal, actualizar cada ao
los contratos y convenios con los prestadores de servicio que ofrezcan a Diconsa las
mejores condiciones de calidad y precio en los trabajos de mantenimiento automotriz.

4. En concordancia con el punto anterior, es responsabilidad del rea de transportes emitir
su opinin tcnica sobre el trabajo y los servicios que cada prestador de servicio ofrece y
apoyar de esta forma las decisiones del subcomit de adquisiciones.

5. Toda reparacin debe documentarse con los formatos diseados ex profeso: solicitud de
servicio, orden de servicio, facturas y recibos del prestador de servicios y solicitud de
pago.

6. Toda solicitud de servicio de mantenimiento debe ser avalada por el rea de transporte.

7. Toda reparacin o servicio de mantenimiento que reciban las unidades de la empresa,
debe contar con un diagnstico previo elaborado por el rea de transporte.

8. Todos los pagos a los prestadores de servicio deben contar con el visto bueno del rea
de transporte

7. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE
PRESTADORES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
AUTOMOTRZ

JULIO DEL 2000

HOJA 55 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
INICIO
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
1
Construye las tablas de los conceptos que se contratarn con los prestadores
de servicio externos.

2
Con base en el programa-presupuesto de mantenimiento establece el nmero
y tipo de mantenimientos que se realizarn en el ao

3
Somete a la consideracin del titular del rea de operaciones las tablas de
conceptos y el programa- presupuesto y el nmero y tipo de trabajos que se
realizarn en el ao
TITULAR DEL REA
DE OPERACIONES
4
Solcita al titular del rea de administracin que convoque a una reunin con
el comit de adquisiciones para que el comit apruebe los conceptos de
mantenimiento, los montos estimados a ejercer y autorice al titular del rea de
administracin para que se organice la licitacin publica para otorgar el
contrato para el servicio de mantenimiento de la flota de la sucursal.
operar de la siguiente forma:
1. De todos los participantes en la licitacin se seleccionar a aquel que
presente las mejores condiciones de calidad en el servicio y los precios y
condiciones de pago ms favorables para Diconsa.
2. Se debe advertir a los concursantes que el ganador deber trabajar en el
taller de la sucursal y que para tal efecto operara con todo su equipo de
trabajo ( herramientas, compresoras, gatos, bombas de lubricacin etc.);
As como con su personal de apoyo como mecnicos, electricistas,
ayudantes etc.
3. Diconsa aportar nicamente el espacio de trabajo con que cuenta para
habilitar el taller.
4. La garanta para el prestador de servicio es que mientras mantenga sus
tarifas de mano de obra por debajo de las que privan en el mercado, con
la calidad requerida, ser siempre la primera opcin para reparar las
unidades.
5. Los trabajos especializados como rectificacin de partes, trabajos de
torno, laboratorio diesel, verificacin anticontaminante, bro a muelles y
otros similares, debern contratarse en su momento a partir de tres
cotizaciones. Lo anterior una vez que el prestador de servicio contratado
acepte que no puede realizar el trabajo.
6. Los trabajos de rehabilitacin integral, que impliquen cambio de medios
motores o motores completos, reconstruccin de carrocera(hojalatera
mayor), reparaciones completas de cajas de velocidades y diferenciales,
cambios de ejes completos o flechas debern ser autorizadas por la
direccin de operaciones. En consecuencia no esta permitido fragmentar
los trabajos de una rehabilitacin integral.

7.- PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE
PRESTADORES DE SERVICIO MANTENIMIENTO
AUTOMOTRZ

JULIO DEL 2000

HOJA 56 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.

7.- Los trabajos que realice el prestador de servicio contratado se pagarn
contra factura, misma que deber contener todos los requisitos fiscales
que exige la ley.
8.- En ningn caso personal de Diconsa realizar trabajos de mantenimiento
en el taller contratado.
9.- Cuando la sucursal cuente con unidad hormiga, el prestador de servicio
contratado asignar personal tcnico para realzar los mantenimientos
preventivos en los almacenes rurales. Ser responsabilidad de Diconsa
asignar un operador comunitario para que maneje la unidad hormiga.
10.- En ningn caso el prestador de servicio realizar trabajos de
mantenimiento en las instalaciones de Diconsa a vehculos ajenos a la
empresa, de igual manera queda estrictamente prohibido realizar trabajos
a los vehculos propiedad de los funcionarios o empleados de Diconsa.
11.- El hecho de que el prestador de servicio se encuentre trabajando en las
instalaciones, no exime al rea de transporte de documentar sin excepcin
las reparaciones que se realicen.
12.- El convenio que se firme con el prestador de servicio seleccionado tendr
una vigencia de un ao y en su clausulado deber contemplar la rescisin
del mismo si el prestador de servicios incrementara sin motivo alguno los
precios pactados.
13.- Si se optara por complementar el servicio de mantenimiento del taller
contratado con otros talleres ms cercanos a la zona de influencia de cada
almacn, el proceso para contratarlo ser el mismo.
COMIT DE
ADQUISICIONES
5
Llevar a cabo todo el proceso licitatorio del servicio de mantenimiento
automotriz.
Si por las condiciones del mercado local no fuera posible realizar una
licitacin, se respetar el procedimiento de seleccin a partir de la modalidad
de invitacin restringida a por lo menos cinco prestadores de servicio.
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
6
Una vez contratado el prestador de servicio ser responsable de vigilar que su
trabajo diario se apegue totalmente al programa-presupuesto de
mantenimiento de la sucursal.


7.-. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN
DE PRESTADORES DE SERVICIO MANTENIMIENTO
AUTOMOTRZ

JULIO DEL 2000
HOJA 57 de 63

Diconsa
S E D L O S E

PRESTADORES
DE SERVICIO
PROCESO
LICITATORIO
No. Y TIPO DE
MANTENIMIENTO
TABLAS DE
CONCEPTOS
PROGRAMA
No. Y TIPO DE
MANTENIMIENTO
No. Y TIPO DE
MANTENIMIENTO
TABLAS DE
CONCEPTOS
PROGRAMA
PROGRAMA
TABLAS DE
CONCEPTOS
INICIO
CONSTRUYE
TABLAS DE
CONCEPTOS
QUE
CONTRATARN
CON
PRESTADORES
DE SERVICIOS
EN BASE A
PROGRAMA
ESTABLECE No. Y
TIPO DE
MANTENIMIENTO
QUE REALIZAR
SOMETE A
CONSIDERACIN
LAS TABLAS,
PROGRAMA Y
No. Y TIPO DE
MANTENIMIENTO
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
SOLICITA AL REA DE
ADMN. CONVOQUE
REUNIN CON EL
COMIT DE
ADQUISICIONES PARA
APROBACIN DE LOS
CONCEPTOS, PROG.,
MONTOS Y ORG. DE
LICITACIN PBLICA
PARA OTORGAR
CONCESIN
TITULAR DEL REA
DE OPERACIONES
LLEVAR A
CABO TODO
EL
PROCESO
LICITATORIO
COMIT DE
ADQUISICIONES
CONTRATADO
EL PRESTADOR
DE SERVICIO,
SER
RESPONSABLE
DE VIGILAR SU
TRABAJ O DIARIO
SE APEGUE AL
PROGRAMA
INVITACIN
RESTRINGIDA
5
SI POR
CONDICIONES DE
MERCADO LOCAL
NO ES POSIBLE LA
LICITACIN, SE
LLEVAR A CABO
POR INVITACIN
RESTRINGIDA A
POR LO MENOS A 5
PRESTADORES DE
SERVICIO
5.1
F I N
1
2
3
4
5
6

8. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS
GASTOS DE MANTENIMIENTO

JULIO DEL 2000

HOJA 58 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
INICIO
OPERADOR DE LA
UNIDAD
1
Elabora reporte de fallas de su vehculo y lo presenta al titular de su
rea adscripcin o jefe de almacn.
TITULAR DE REA 2
Elabora y enva solicitud de servicio al rea de transporte
J EFE DE ALMACN 3
Si cuenta con talleres autorizados en la zona de influencia del almacn
elabora solicitud de servicio, solicita autorizacin al rea de transporte y
si procede, enva unidad a taller,
Si no cuenta con talleres en la zona de influencia del almacn enva la
unidad a la sucursal
TITULAR DE REA DE
TRANSPORTE
4
Revisa la bitcora de mantenimiento (manual o en el sistema de
transporte) del vehculo para determinar si procede o no la reparacin.
Si la reparacin procede y se va a realizar en el almacn autoriza
reparacin. Si no procede, regresa la unidad a su rea de adscripcin.
Si la reparacin se va a realizar en la sucursal, diagnostica la falla y si
la reparacin procede, elabora orden de servicio y la entrega al
operador para que presente su unidad en el taller.
5 J unto con el taller contratado establece tiempo estimado de reparacin.
Si este plazo es mayor a 24 horas y la unidad esta asignada a algn
almacn rural, instruye al operador para que proporcione al prestador
de servicio la informacin necesaria respecto de la falla de la unidad y
regrese a su almacn de adscripcin. Si la sucursal dispone de otra
unidad en buenas condiciones para reemplazar temporalmente a la que
se encuentra en reparacin la asignar en ese momento, levantando el
resguardo respectivo.
Si la unidad pertenece al almacn central o a alguna otra rea de la
empresa, informar al titular del rea de adscripcin del vehculo el
tiempo estimado de reparacin, estableciendo la posibilidad real de
prestar temporalmente otra unidad.

6 Supervisa los trabajos de mantenimiento en el taller contratado para
conseguir las refacciones necesarias.
Sin importar donde se realice la reparacin, se respetarn las siguientes
disposiciones:
1. Si las refacciones requeridas para una reparacin tuvieran un costo mayor
a $ 2000.00, se solicitarn tres cotizaciones y siempre que cumplan con la
calidad requerida se adquirir la ms barata. Esta compra ser autorizada por
el titular del rea de transporte


JULIO DEL 2000

HOJA 59 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESPONSABLE No. de
Act.
TITULAR DE REA DE
TRANSPORTE
7 2. Si las refacciones requeridas para una reparacin tuvieran un costo
mayor a $2000.00 pero menor a $10,000.00, debern ser adquiridas a
partir de tres cotizaciones y siempre que cumpla con la calidad
requerida se adquirir
Esta compra deber ser autorizada por el titular del rea de transporte
y por el titular del rea de operaciones.
3. Si las refacciones requeridas para la reparacin tuvieran un costo
superior a los $10,000.00 y menor a los $25,000.00 su compra se
decidir a partir de tres cotizaciones y siempre que cumpla con la
calidad requerida se adquirir la ms barata. Esta compra deber ser
autorizada por el titular del rea de transporte, el titular del rea de
operaciones y el titular de l rea de administracin.
4. Cualquier reparacin que requiera refacciones por un monto mayor a
$25,000.00 deber decidirse a partir de tres cotizaciones y siempre que
cumpla con la calidad requerida, se adquirir la ms barata. Esta
compra deber autorizarla el subcomit de adquisiciones de la
sucursal en pleno.
5. Todas las compras debern hacerse nicamente con los recursos
que la direccin de finanzas fondea cada semana a partir de la
autorizacin de recursos de la direccin de operaciones.
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE O
J EFE DE ALMACN
(LA REPARACIN SE
REALIZA EN EL TALLER
CERCANO AL ALMACN)
8 Recibe vehculo reparado y realiza pruebas de operacin sobre el mismo, si
es posible, en compaa del operador que tiene asignada la unidad.
Si no hay ningn problema, recibe el vehculo del prestador de servicio, recibe
la factura y entrega al operador la unidad reparada, solicitndole que firme de
conformidad la orden de servicio.
Si es posible, recoge la unidad asignada temporalmente y cancela el
resguardo correspondiente.

9 Coteja factura contra cotizacin y si no hay ningn problema, turna la factura
al rea de finanzas para su pago.
Si el proveedor no respet la cotizacin solicita las aclaraciones del caso.

TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
LA REPARACIN SE REALIZA
EN EL TALLER CERCANO AL
ALMACN
10 Registra en la bitcora de mantenimiento manual o electrnica el detalle de
las reparaciones realizadas, las refacciones instaladas y el costo de mano de
obra y refacciones.

11 Impacta el gasto erogado en el presupuesto respectivo para tener un
conocimiento preciso del avance en el ejercicio del mismo.



JULIO DEL 2000

HOJA 60 de 63

Diconsa
S E D L O S E

RESGUARDO

O/1
ORDEN
DE
SERVICIO
REA DE
TRANSPORTE
SOLICITUD
REA DE
TRANSPORTE
REPORTE
BITACORA
SOLICITUD
REPORTE
INICIO
OPERADOR DE LA
UNIDAD
ELABORA
REPORTE DE
FALLAS Y LO
PRESENTA
RECIBE Y
ELABORA
SOLICITUD DE
SERVICIO Y
ENVA
TITULAR DEL
REA
SI CUENTA CON
TALLERES
AUTORIZADOS
ELABORA
SOLICITUD,
SOLICITA
AUTORIZACIN,
SI PROCEDE
ENVA UNIDAD
JEFE DE
ALMACN
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
REVISA
BITACORA Y
DETERMINA
PROCEDE
REPARACIN
SI SE
REALIZA EN
EL ALMACN
AUTORIZA, SI
SE REALIZA
EN
SUCURSAL,
ELABORA
ORDEN Y
ENTREGA
REGRESA UNIDAD
A SU REA DE
ADSCRIPCIN
SI NO
4.1
4.2
OPERADOR DE
UNIDAD
J UNTO CON TALLER
ESTIMA TIEMPO DE
REPARACIN, SI ES
MAYOR A 24 HORAS,
SI DISPONE DE OTRA
UNIDAD LA ASIGNA Y
ELABORA
RESGUARDO
OPERADOR DE
UNIDAD
6
1
2
1
2
3
4
5

8.- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS

JULIO DEL 2000

HOJA 61 de 63

Diconsa
S E D L O S E

PRESUPUESTO
BITCORA
RESGUARD
O
ORDEN DE
SERVICIO
FACTURA
COTIZACIONES
COTIZACIONES
5
2
1
SUPERVISA LOS
TRABAJ OS Y
CONSIGUE
REFACCIONES
SI EL COSTO ES
MAYOR A $2,000
SE SOLICITAN 3
COTIZACIONES
Y AUTORIZA LA
MS BARATA
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
SI EL COSTO ES
MAYOR A $2,000
PERO MENOR A
$10,000 SOLICITA
3 REQUISICIONES
Y AUTORIZAN LA
MS BARATA LOS
TITULARES DE
TRANSPORTES ,
OPERACIONES Y
ADMN.
7.1
COTIZACIONES
SI EL COSTO ES
MAYOR A $10,000
Y MENOR A
$25,000 SOLICITA
3 REQUISICIONES
Y AUTORIZAN LA
MS BARATA LOS
TITULARES DE
TRANSPORTES,
OPERACIONES Y
ADMN.
7.2
COTIZACIONES
SI EL COSTO ES
MAYOR A $25,000
SOLICITA 3
REQUISICIONES Y
AUTORIZA LA MS
BARATA EL
SUBCOMIT DE
ADQUISICIONES
DE LA SUCURSAL
7.3
TODAS LAS
COMPRAS SE
HARN CON
RECURSOS QUE
LA DIR. DE
FINANZAS
FONDEA CADA
SEMANA DE LA
DIR. DE
OPERACIONES
7.4
RECIBE VEHICULO
REPARADO,
REALIZA PRUEBAS
EN COMPAA DEL
OPERADOR, SI NO
HAY PROBLEMA
RECIBE FACTURA Y
ENTREGA
VEHICULO, RECABA
FIRMA DE ORDEN
DE SERVICIO Y
CANCELA
RESGUARDO
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE O
JEFE DE ALMACN
COTEJ A FACTURA
CONTRA
COTIZACIN,
TURNA PARA PAGO
SI EL PROVEEDOR
NO RESPET LA
COTIZACIN
SOLICITA
ACLARACIONES
TITULAR DEL REA
DE TRANSPORTE
REGISTRA EN
BITCORA,
DETALLE DE
REPARACIONES,
REFACCIONES Y
COSTO DE MANO
DE OBRA Y
REFACCIONES
10
IMPACTA GASTO
EROGADO EN
PRESUPUESTO
PARA TENER
CONOCIMIENTO
DEL EJ ERCICIO
DEL MISMO
11
F I N
1
8
9

DE DICONSA

JULIO DEL 2000
HOJA 62 DE 63

Diconsa
S E D L O S E

ESTE DOCUMENTO FUE ORIGINALMENTE AUTORIZADO EN LA SESIN No. 54 DEL H. CONSEJO DE
ADMINISTRACIN DE FECHA 29 DE JUNIO DEL 2000, SUSTITUYENDO AL MANUAL DE
FUNCIONAMIENTO DEL ALMACN DE ABRIL DE 1985 Y DEL MANUAL DE OPERACIONES DEL
ALMACN, EMPRESA Y SUCURSAL DE ABRIL DE 1990.

ACERVO NORMATIVO DE DICONSA
CDULA DE
OP - 159
DENOMINACIN DEL
MANUAL:
MANUAL DE NORMAS ,POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRASPORTE DE DICONSA
REA RESPONSABLE: DIRECCIN DE OPERACIONES
SUSTITUYE AL DOCUMENTO: MANUAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACN CLAVE DE REG.
OP-106 DE ABRIL DE 1985 Y AL MANUAL DE OPERACIONES DEL ALMACEN, EMPRESA Y
SUCURSAL CLAVE DE REG. OP-071 DE ABRIL DE 1990
FECHA DE ELABORACIN JULIO DEL 2000
FECHA DE AUTORIZACIN CIDAP: JUNIO DEL 2000
FECHA AUTORIZACIN
H. CONSEJO DE ADMINISTRACIN: JUNIO DEL 2000
FECHA DE REGISTRO: OCTUBRE DEL 2000
LIC. GRACIELA CUAXILA GONZLEZ LIC. PATRICIA ALVAREZ LARRAZOLO
GERENCIA DE PLANEACIN REA RESPONSABLE
DEL REGISTRO

DE DICONSA

JULIO DEL 2000
HOJA 62 DE 63

Diconsa
S E D L O S E

Manual de Normas, Políticas y Procedimientos de Transporte de Diconsa

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