1.

OBJETIVO

Establecer los criterios para la elaboracin y control de documentos del Sistema
Integrado de Gestin del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo
Pedaggico IDEP.

2. ALCANCE

El presente instructivo debe ser aplicado para todos los procesos del Instituto para la
Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP e inicia en la identificacin de
necesidad de documentacin dentro de la gestin del proceso hasta la disposicin final
del documento. Incluye la produccin, clasificacin, uso y trazabilidad, definicin de
la disposicin, almacenamiento, revisin y actualizacin y disposicin final de los
documentos internos y externos del Sistema de Integrado de Gestin implementado en el
Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP



3. DEFINICIONES TCNICAS

A continuacin se presentan algunas definiciones aplicables para la documentacin y la
actualizacin del Sistema Integrado de Gestin del Instituto para la Investigacin
Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP, para las que no se encuentren dentro de este
documento, aplican las definiciones establecidas en la Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y en el glosario de trminos.

Alta Direccin: Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que dirigen y
controlan una organizacin
Aprobar: Calificar o dar por bueno o suficiente algo.
Control: La palabra control proviene del trmino francs Contrle y significa comprobacin,
inspeccin, fiscalizacin o intervencin. Tambin puede hacer referencia al dominio, mando o
preponderancia o a la regulacin sobre un sistema
Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodologa
para identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen
la gestin documental del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo
Pedaggico IDEP

Control de Registros
1
: Es el procedimiento por el cual se definen los controles necesarios para la
identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la
disposicin de los registros.
Documento Controlado: Documento vigente ubicado en el sitio del SIG dispuesto en la intranet
del DASCD, respaldado con un original fsico debidamente firmado, bajo la administracin de la
OAP Grupo SIG.

1
NTCGP 1000:2009, capitulo 3

Documento
2
: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magntico,
ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos.
Divulgar: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de
Gestin al servidor pblico de la entidad, que lo debe aplicar.
Estandarizar
3
: Tipificar (Ajustar a un tipo o norma).
Gua de Gestin Normalizada de Documento: Son herramientas propias del Sistema de Gestin
Documental y Archivo de la entidad en donde se establece el modo de organizacin y control de
los documentos y expedientes producto de la ejecucin de las diferentes actividades desarrolladas
en cumplimiento de los procesos y procedimientos inscritos en el sistema Integrado de Gestin del
Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP. (Registros para el
Sistema Integrado de Gestin).
Normalizacin del SIG: Corresponde a la actividad de revisar la concordancia entre los diferentes
documentos que conforman el manual de proceso o manual de operaciones de la Entidad. A fin de
evitar duplicidad en la documentacin o actividades.
Lder de Proceso: Funcionario que dirige el cumplimiento del objetivo de un Proceso y responde
por el desarrollo del mismo.
Plantilla: Es un instrumento que permite guiar y/o construir un registro siguiendo parmetros o
lineamientos preestablecidos por la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Responsable del Control del Documento: Cargo del servidor pblico que tiene bajo su
responsabilidad la revisin o aprobacin del documento del SIG, de acuerdo con los parmetros
estipulados en el presente protocolo.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Trazabilidad
4
: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin, la localizacin de todo aquello que
est bajo consideracin.
Verificacin: Conformacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido
los requisitos especificados. NOTA 1. El trmino verificado se utiliza para designar el estado
correspondiente.
Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el
documento
4. REFERENCIA NORMATIVAS

Ley 87 de 1993: Se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003: Crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del
poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Ley 594 de 2000 por la cual se dicta la Ley general de Archivos y se dictan otras
disposiciones

2
Ibd
3
Real Academia Espaola http://buscon.rae.es/drael/SrvltConsulta?TIPO_BUS3&=LEMA=estarndarizar
4
NTCGP 1000:2009, capitulo 3

Decreto Nacional 1537 de 2001: Se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos tcnicos y administrativos que Fortalezcan el Control Interno de
las entidades y organismos del Estado.
Decreto 4110 de 2004: Sistema de Gestin de la Calidad de las entidades del Estado.
NTCGP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Decreto 387 de 2004 : "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004,
que adopta el Sistema de Gestin de Calidad creado por la ley 872 de 2003".
Decreto 651 de 2011: Creacin Sistema Integrado de Gestin Distrital SIGD
Decreto 652 de 2011: Adopcin Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestin para las Entidades y Organismos Distritales
NTD-SIG 001:2011: Norma Tcnica Distrital Del Sistema Integrado De Gestin Para
Las Entidades y Organismos Distritales
Decreto 943 de 2014: Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno
-MECI

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento PRO- MIC-03-01 Control de documentos.
Listado Maestro de Documentos
Listado Maestro de Formatos
FT-MIC-03-01 Formato Caracterizacin de Proceso (Ver Comentarios
Diligenciamiento)
FT-MIC-03-02 Formato Procedimiento (Ver Comentarios Diligenciamiento)



6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

A continuacin se establece la estructura documental del sistema Integrado de Gestin
del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP, con los
documentos que integran el mismo en qu nivel se clasifican y jerarquizan.













CATEGORA Y
JERARQUIZACIN
CONCEPTO TIPOS DE DOCUMENTO

CATEGORA Y
JERARQUIZACIN
CONCEPTO TIPOS DE DOCUMENTO


Nivel I

En este nivel, los
documentos definen las
polticas o lineamientos
estratgicos del Hospital.
Describen el HACIA
DNDE VAMOS EN LA
ORGANIZACIN.
Marco Estratgico (Misin, Visin, Objetivos
Estratgicos, Principios de Gestin, Valores
ticos, Polticas y Objetivos del SIG y sus
respectivos Subsistemas),
Organigrama,
Planes, Programas, Proyectos,
Acuerdos, Resoluciones, Circulares y
Documentos externos que afectan el
funcionamiento de la Entidad.
Mapa de procesos o manual de operaciones

Nivel II
En este nivel, los
documentos define el
QU SE DEBE HACER
para cumplir las polticas
de la ESE Hospital San
Cristbal I Nivel.
Manuales y Cdigos
Caracterizacin de Procesos
Caracterizaciones de Productos y Servicios
Indicadores de Gestin por proceso
Matrices de Riesgos por proceso
Normograma
Listado maestro de Documentos internos y
externos

Nivel III

Los documentos de este
nivel definen el CMO SE
DEBE HACER para
cumplir las Directrices del
ESE Hospital San
Cristbal I Nivel.
Procedimientos
Guas
Guas de prctica clnica
Protocolos
Instructivos y
Manuales

Nivel IV
En este nivel se
encuentran los
documentos soporte, en
donde se registran y los
resultados de las
actividades establecidas
en el Nivel III. Evidencian
el QU SE HIZO.
Formatos
Plantillas, modelos, proformas
Medios electrnicos de informacin y
almacenamiento de datos
Planos
Registros fotogrficos, grabaciones de voz y
videos
TABLA 1: Niveles de la estructura documental del SIG del IDEP





6.1 DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN

Los documentos del Sistema Integrado de Gestin tienen diferentes funcionalidades de acuerdo al
tipo de documento y su nivel dentro del sistema, a continuacin se establece lineamientos donde
se puede identificar el tipo documental, su funcionalidad, alcance entre otros.

DOCUMENTOS DEL NIVEL I
MISIN
Constituye la razn de ser de la Entidad, pues sintetiza los principales
propsitos estratgicos y los compromisos esenciales que deben ser
conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que hacen
parte de la organizacin, otorgando consistencia y claridad a toda la
gestin y dando un punto de referencia central para las decisiones de
planeacin y desarrollo institucional, al orientar los dems niveles de
planificacin de la Entidad.
VISIN
Corresponde al marco de referencia de lo que la Entidad desea y espera
conseguir en el futuro, sealando el camino que permite a la alta direccin
establecer el rumbo para lograr el desarrollo esperado de la organizacin.
La visin es formulada de manera colectiva por los lderes de la organizacin
y personal de todos los niveles, expresa el horizonte de tiempo para el que
es planteada, es integradora, positiva, alentadora y consistente.
OBJ ETIVOS
ESTRATGICOS
Son los resultados globales que la Entidad espera alcanzar en el desarrollo y
operacionalizacin concreta de su misin y visin. Por ser globales, estos
objetivos cubren e involucran a toda la organizacin, por lo cual, se deben
tener en cuenta todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin
Los objetivos son definidos por la Alta Direccin con base en el anlisis del
contexto estratgico y deben guardar correspondencia con la misin y la
visin institucional
PRINCIPIOS DE
GESTIN
Corresponden al marco de referencia que inspira y regula la vida de la
Entidad, a travs de su incorporacin en la cultura organizacional, derivada
de su difusin, transmisin por parte de los lderes y apropiacin por parte de
los diferentes actores institucionales
VALORES TICOS
Son las ideas abstractas que guan el pensamiento y la accin y la expresin
de la filosofa de la Entidad en la actuacin y el comportamiento de sus
servidores pblicos.
POLTICAS Y
OBJETIVOS DEL
SIG Y SUS
RESPECTIVOS
SUBSISTEMAS
Expresan de manera formal por la alta direccin de la Entidad, las
intenciones globales y las orientaciones de la entidad relativa a cada uno de
los subsistemas del Sistema Integrado de Gestin

DOCUMENTOS DEL NIVEL I
MAPA DE
PROCESOS
Representacin grafica de la relacin de los procesos, dispuestos de acuerdo
con el alcance y la estructura de la organizacin









7. ELABORACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Se deben tener en cuenta las siguientes generalidades a tener en cuenta en la
elaboracin y manejo de documentos en el IDEP:

TAMAO DEL PAPEL: Los documentos generados deben presentarse en los siguientes tamaos
de papel:

Tamao carta: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Guas, etc.
Tamao Oficio: Documentos cuando el volumen de los mismos lo requiera.

TIPO Y TAMAO DE LETRA: El tipo de letra que se utilizar para todos los documentos del IDEP
ser Arial discriminado en los siguientes tamaos:

ARIAL 12 - 11: Para ttulos y documentos generales.
ARIAL 10 8: Para el diligenciamiento de cuadros o matrices.

Encabezado: Corresponde a una tabla de tres columnas en las que se identifican de
izquierda a derecha: el logo o imagen del IDEP, el nombre o ttulo del documento, y en la
ltima columna el cdigo, la versin, la fecha de aprobacin del documento y el nmero
de pginas.

Para el diligenciamiento de la informacin anterior, es necesario tener en cuenta los
siguientes trminos:

CDIGO: El cdigo se emplea para identificar y asociar el documento con un
proceso.
VERSIN: Seala el nmero de ediciones que ha tenido el documento, desde su
aprobacin y los cambios que surjan en el mismo.
FECHA DE APROBACIN: Indica la fecha de aprobacin del documento segn los
cambios que surjan en el mismo.

PGINA: Cada pgina debe numerarse haciendo referencia al nmero total de
pginas del documento.



INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN
Cdigo:
Versin:
Fecha
Aprobacin:
Pgina: de

REGISTRO DE APROBACIN: Corresponde a la evidencia que avala que el
documento fue revisado y aprobado para su utilizacin e incluye la siguiente
informacin:

Elabor: Cargo de la persona que elabor el documento y es el responsable de su
implementacin y actualizacin.
Revis: La revisin de los documentos consiste en verificar las condiciones del
documento y que estas se ajustan a los requerimientos del proceso y del
IDEP. Esta revisin la realiza el lder del proceso.
Aprob: Cargo del Representante de la Alta Direccin para el SIG. Este rol es el
encargado de aprobar y autorizar la aplicacin e implementacin de los
documentos.

Firma de Autorizaciones
Elabor Revis Aprob






8. CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

8.1. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS: La codificacin aplica para todos los
documentos del Sistema Integrado de Gestin del Instituto para la Investigacin Educativa
y el Desarrollo Pedaggico IDEP, a continuacin se presentan los criterios de codificacin
para los documentos del IDEP.

IDENTIFICACIN DEL
DOCUMENTO (TIPO DE
DOCUMENTO)
PROCESO GENERADOR CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO

(A)


(B)

(C)

(A) IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO: Referido a la abreviatura asignada para
cada documento:






(B) PROCESO GENERADOR:
PROCESO CDIGO
Divulgacin y Comunicacin DIC-01
Direccin y Planeacin DIP-02
Mejoramiento Integral y Continuo MIC-03
Estudios EST-04
Diseos DIS-05
Estrategias ETT-06
Gestin Documental GD-07
Gestin Contractual GC-08
Gestin Jurdica GJ-09
Atencin al Usuario AU-10
Gestin de Recursos Fsicos GRF-11
Gestin Tecnolgica GT-12
Gestin del Talento Humano GTH-13
Gestin Financiera GF-14
TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIN
CARACTERIZACIN CR
FORMATO FT
GUA GU
INSTRUCTIVO IN
MANUAL MN
POLTICA PO
PLAN PL
PROCEDIMIENTO PRO
PROGRAMA PG

Control Interno Disciplinario CID-15
Evaluacin y Seguimiento ESE-16

(C) CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO: Escribir nmero de dos dgitos que
corresponde al consecutivo por cada uno de los tipos de documento dentro del mismo
proceso.

NOTA: Esta codificacin es realizada UNICAMENTE por el responsable de la Oficina Asesora de Planeacin del IDEP.
Se coloca la codificacin de los documentos en la parte superior derecha.

8.2. USO DOCUMENTOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

No se permite imprimir documentos del Sistema Integrado de Gestin ya que la pgina
web del Instituto se constituye en la nica fuente de consulta de documentos oficiales; la
responsabilidad del uso de versiones desactualizadas ser del respectivo servidor,
generando no conformidades para el proceso al cual pertenece.
Todos los documentos que se encuentren en medio electrnico en formato PDF se
consideran copias controladas. En caso de que se encuentren documentos impresos del
Sistema Integrado de Gestin y no posean ningn tipo de sello, el Sistema no se
responsabiliza por su uso considerndose Copias No Controladas.

El responsable asignado de la elaboracin o modificacin, evala si hay otros procesos
involucrados con el documento o si afecta el proceso de otras dependencias, a fin de
garantizar la participacin de stas en el desarrollo del documento.

La Oficina Asesora de Planeacin notificar mediante correo electrnico a los usuarios las
actualizaciones o nuevas versiones de los documentos del Sistema Integrado de Gestin
y su ruta de ubicacin en la pgina web institucional.

8.3. ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN

Cuando los procesos requieran la generacin de un nuevo documento, la modificacin o
eliminacin de uno existente, se debe realizar la solicitud a la Oficina Asesora de
Planeacin, utilizando el formato FT-MIC-03-04 solicitud de creacin, modificacin o
eliminacin de documentos del Sistema Integrado de Gestin, dispuesto en carpetas
compartidas de Google Docs y la pgina web institucional diligenciando los siguientes
campos:

Fecha de solicitud: Indicar da, mes y ao

Servidor Solicitante: Indicar el cargo del servidor que solicita la creacin, modificacin o
eliminacin de documentos.
Nombre del documento: Corresponde al nombre del documento que se encuentra
estandarizado en el listado maestro de documentos del IDEP, para el caso de
modificacin o eliminacin, en caso de ser nuevo indicar el nombre propuesto para el
documento a controlar.
Tipo de documento: Marcar con una equis x dentro de las opciones, segn el tipo de
documento que se requiere documentar, actualizar o eliminar.
Cdigo: Indicar el cdigo del documento teniendo en cuenta su encabezado y el listado
maestro de documentos, en caso de ser un documento nuevo se deja el espacio en
blanco.
Versin: Corresponde al nmero de la actualizacin vigente teniendo en cuenta su
encabezado y el listado maestro de documentos, en caso de ser un documento nuevo se
deja el espacio en blanco.
Tipo de solitud: Marcar con una equis x segn el requerimiento. (Creacin,
modificacin o eliminacin.
Justificacin: Explicar brevemente la razn de la solicitud.

La Oficina Asesora de Planeacin, como administrador del Sistema Integrado de Gestin,
analiza la pertinencia y alcance de la solicitud realizada por los procesos, una vez
realizada esta actividad se genera la elaboracin, modificacin, actualizacin o
eliminacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin.

8.3.1. Control de cambios
El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y
se define la nueva versin que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se
excluyen los formatos.

Control de Cambios
Fecha Descripcin
DD/MM/AAAA
Se indican los numerales modificados en el
documento

8.3.2. Cambio de Versin:
El cambio de versin est determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se
considere que la modificacin no afecta sustancialmente el contenido y alcance del
documento, no se cambia la versin y se surten todos los pasos para formalizar el
documento. Si la actualizacin del documento comprende, cambios en el nombre, cambio

de codificacin, modificacin del objeto o alcance, eliminacin de actividades, cambio de
indicadores, entre otros, se cambia la versin.

8.3.3. Registro de la actualizacin:
Una vez la actualizacin del documento ha sido aprobada, la Oficina Asesora de
Planeacin, actualiza el listado maestro de documentos.
Todos los documentos que se modifiquen saldrn de circulacin, los originales en medio
impresos se retiran y destruyen, las versiones digitales que se encuentren en los sitios de
disposicin se guardan en la carpeta OBSOLETOS, en el disco de la red destinado para
tal fin y se publican las nuevas versiones.

8.3.4. Registro de documentos internos:

Aprobados los documentos, se incluyen en el listado maestro de documentos.