Tabla de contenido FINANZAS CUENTAS POR PAGAR -AP- .......................................................................................................1 Introduccin General ................................................................................................................................................4 Objetivo general ............................................................................................................ 4 Conceptos Generales ................................................................................................... 4 1. Creacin de proveedores.............................................................................................................................6 1.1 Datos Generales ...................................................................................................................... 8 1.2 Datos de la Sociedad ............................................................................................................ 13 1.3 Datos de compras ................................................................................................................. 17 2. Ingreso de comprobantes de proveedores ............................................................................................ 18 2.1 Cargar Factura Acreedor sin Pedido/Orden de Compra ................................................. 18 2.2. Cargar Factura con Acreedor Eventual ............................................................................. 25 2.3. Cargar Nota de Crdito sin Pedido ..................................................................................... 31 2.4. Cargar Nota de Dbito sin Pedido/Orden de compra ...................................................... 33 3. Desbloquear Facturas para pagos ..................................................................................... 36 4. Anticipos ...................................................................................................................................................... 39 4.1. Generacin de Solicitud de Anticipos .................................................................................. 39 4.2. Anticipo a acreedor ............................................................................................................... 42 4.3. Carga de Anticipo sin Solicitud ............................................................................................ 44 4.4. Carga de Anticipo con Solicitud .......................................................................................... 46 4.5. Compensacin de Anticipos ................................................................................................ 47 5. Pagos .................................................................................................. ....54 5.1. Pagos Manuales ....................................................................................................................... 54 5.3. Pago Parcial por Transferencias bancarias ......................................................................... 63 5.4. Pago con ms de 1 cheque .................................................................................................... 67 5.5. Asignacin de cheques ........................................................................................................... 78 5.6. Visualizar la Asignacin de cheques ..................................................................................... 81 5.8. Pagos Automticos .................................................................................................................. 83 5.8. Impresin de legajo de pago ................................................................................................ 107 6. Visualizacin de la Cuenta Corriente .................................................................................................... 110 6.1. Partidas individuales de Acreedores ................................................................................... 111 6.2 Documentos Contables Generados .................................................................................................... 118
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6.3. Modificar o Visualizar Apuntes Contables Generados ..................................................... 119 7. Compensacin de Partidas .................................................................................................................... 123 7.1. Compensacin de Acreedores ............................................................................................. 123 7.2. Compensacin del Proveedor Eventual ........................................................................... 128 7.3. Compensacin Cliente-Proveedor .................................................................................... 133 8. Salida de pagos ........................................................................................................................................ 136 9. Impresin de certificados de retencin de impuestos: ....................................................................... 142 10. Listados .................................................................................................................................................. 145 10.1. Directorio de acreedores ................................................................................................... 145 10.2. Visualizar modificaciones de acreedores ...................................................................................... 148 10.3. PA Anlisis de vencimiento ............................................................................................ 150 10.4. Registro de cheques ........................................................................................................................ 155
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Introduccin General
Objetivo general
En el presente documento, se explicarn las funcionalidades estndar del mdulo de Cuentas por Pagar dentro de la Gestin Financiera del sistema SAP R3 (FI) con el fin de obtener un manual de instruccin de Usuario Clave.
El componente de aplicacin Contabilidad de acreedores registra y gestiona los datos de contabilidad de todos los acreedores. Adems, es parte integral de la gestin de compras. Todas las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de acreedores se registran directamente en el libro mayor. Las diferentes cuentas de mayor se actualizarn dependiendo de la operacin efectuada (por ejemplo, crditos, anticipos, efectos, etc.). El sistema contiene un abanico de herramientas que pueden ser utilizadas para supervisar partidas abiertas, por ejemplo, anlisis de cuentas, informes de aviso, listas de vencimientos, etc.
Conceptos Generales
A continuacin se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el sentido de los distintos documentos de AP y otros mdulos. Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un documento
Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o rea de responsabilidad, generados por su propia gestin o distribuidos por otros sectores.
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Clase de Documento: Las transacciones de abastecimiento, inventarios, finanzas, etc. se registran con documentos. Dentro de cada documento se pueden especificar clases de documentos que sirve para diferenciar procesos, numeracin, autorizacin, etc.
Sociedad: Unidad organizativa mnima o entidad jurdica independiente para la que es posible generar balances legales.
Mandante: En trminos comerciales, organizativos y tcnicos, es una unidad independiente en un sistema SAP R/3 con registros maestros separados y su propio set de tablas.
Posicin: Es cada una de las lneas del documento.
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1. Creacin de proveedores
Un acreedor est representado en el Sistema R/3 mediante un registro maestro.
A travs de dichas transacciones se accede a una actualizacin central de acreedores. La misma implica actualizar los datos generales, los datos de sociedad y los datos de compras.
El significado de los campos es el siguiente: Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Acreedor Clave a travs de la cual se identifica el Acreedor dentro del 1 2 3 4 5
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos sistema SAP en forma unvoca. 2- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad AR10 3- Organizacin de compras Es una distincin entre acreedores nacionales y acreedores del exterior. 1000 Compras nacionales 2000 Compras importadas 4- Grupo de Cuentas El grupo de cuentas es una caracterstica de clasificacin dentro de los registros maestros de Acreedor. A travs del grupo de cuentas se determina: en qu rango de nmeros ha de estar el nmero de la cuenta del cliente, s el nmero debe ser asignado por el usuario o por el sistema, qu datos del registro maestro son obligatorios u opcionales.
AR-ANAC AR-AEXT 5- Acreedor Modelo Introduzca aqu la cuenta de Acreedor que desea usar como modelo para la creacin.
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Una vez completados los campos obligatorios presionar ENTER o el icono para continuar, donde aparecen todas las vistas a completar desde compras-finanzas, las cuales estn divididas en:
Datos Generales Datos de la Sociedad Datos de Compras
1.1 Datos Generales
Se trata de datos que afectan a todas las organizaciones de compras de la empresa. El rea general incluye, por ejemplo, la denominacin del acreedor, la direccin, el idioma y los datos telefnicos, as como tambin los datos impositivos, CUIT, nmero de IIBB.
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Nombre Nombre o Razn Social del Acreedor / Proveedor / Empleado / ETC.
2- Concepto de Bsqueda Clave mediante la cual se pueden realizar bsquedas del Acreedor.
4- Cdigo Postal Con la codificacin correspondiente de cada pas
5- Poblacin Localidad
6- Pas Pas del Acreedor, segn codificacin SAP.
7- Regin Regin del pas, segn codificacin SAP.
8- Telfono + Fax, etc. Completar
En la vista de Control se deben completar los siguientes campos:
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cliente Cuando el proveedor tambin cumple con la funcin de cliente, se debe colocar el cdigo del cliente en este campo para habilitar la compensacin cliente- proveedor.
2- Nmero de Identificacin Fiscal CUIT / CUIL / DNI / CI / Pasaporte o similar 3- Tipo de NIF Codificacin que indica qu tipo de dato es el ingresado en el campo Nmero de Identificacin Fiscal F4 4- Clase de Impuesto Codificacin que indica la condicin impositiva (responsable, no responsable, exento, etc.) del Acreedor. F4 1 2 3 4 5 6
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos
5- Nmero de Iden- tificacin Fiscal 2 Nro de ingresos brutos
6- Cd.Seg.Social Indicador de actividad para SUSS
En la vista de Bancos se deben completar los siguientes campos:
El significado de los campos es el siguiente:
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Pas Identifica el pas en el cual tiene su sede el banco F4 2- Clave de banco En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el pas correspondiente F4 3- Cuenta Bancaria Nmero de cuenta igual al nmero de INTERBANKING. 4- Titular de la Cuenta Indicacin adicional de nombre necesaria para la gestin automtica de pagos cuando el nombre del titular de la cuenta no coincide con el nombre del deudor o del acreedor
5- CC Tipo de cuenta: CC: Cuenta corriente CA: Caja de ahorro
6- Referencia Indicar el nro. de CBU sin los primeros 3 nmeros, que se completan en la clave de banco.
En la vista de Contactos se deben completar los siguientes campos:
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Nombre de pila y nombre Nombre o descripcin del contacto
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 2- Departamento Departamento al cual pertenece el contacto F4 3- Funcin Puesto del contacto F4
1.2 Datos de la Sociedad
En la vista de Gestin de Cuenta se deben completar los siguientes campos:
El significado de cada campo es el siguiente: 1 2 3 4 5 6
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cuenta Asociada Cuenta Contable que reconcilia la contabilidad de Acreedores y la contabilidad general F4 2111010 (proveedores nacionales) 2- Central Cdigo de casa central del acreedor 3- Grupo de Tesorera Agrupacin nica por Acreedor que permite extraer informes de Tesorera F4 4- Nro. de Cuenta Anterior Se almacena en este campo el nmero del registro maestro antiguo (del sistema anterior). (OPCIONAL) 5- Cod. Actividad Indicador de actividad para el impuesto sobre ingresos brutos.
6- Clase de distribucin Clase de distribucin para SUSS
En la vista de Pagos se deben completar los siguientes campos:
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El significado de cada campo es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuesto s 1- Cond. pago Clave mediante la que se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. La clave se utiliza en rdenes, pedidos y facturas. Las condiciones de pago suministran informacin para la gestin de tesorera, reclamaciones y gestin de pagos F4 2- Verif.fra.dob Indicador que permite verificar el registro doble cuando se efecta el registro de facturas de entrada o abonos. Siempre marcar 3- Vas de pago Lista de las vas de pago que pueden utilizarse en los pagos automticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado ninguna va de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explcitamente una va de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las partidas tambin pueden prefijarse aquellas vas de pago que no estn relacionadas en el registro maestro. F4 4- Bloqueo de Pago Clave de bloqueo con la que se bloquea una partida abierta o una cuenta para los pagos. F4 5- Banco Propio La clave para el banco propio se utiliza cuando el proveedor desea el pago siempre a travs del mismo banco propio. Esta entrada desactiva la seleccin de bancos del programa de pagos.
F4
En la vista de Retencin de impuestos se deben completar los siguientes campos:
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El significado de cada campo es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Pas de retencin Cdigo fiscal del pas donde se practica la retencin. 528 - Argentina 2- Tipo de Retencin Sirve para la clasificacin de distintas retenciones. F4 3- Indicador de Retencin A un tipo de retencin de impuestos estn asignados uno o varios "Indicadores de retencin" que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retencin. F4 4- Sujeto a retencin? Permite que el acreedor est sujeto al pago de impuestos para este tipo de retencin. F4 5- Catg. Ret. Se completa con la categora del proveedor. 01 Resp. inscripto 02 Resp. No inscripto
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 03 Exento 6- Nro. Exencin Nmero adjudicado por las autoridades para la exencin de la retencin de impuestos.
7- Exento % Porcentaje de exencin de la retencin de impuestos.
8- Motivo de exencin Motivo por el cual el proveedor es exento 01 Sujeto no gravado 02 Sujeto Exento 03 Agente de retencin
9- Exento de Fecha a partir de la cual la exencin de la retencin de impuestos es efectiva.
10- Exento hasta Fecha en que finaliza la exencin de la retencin de impuestos.
1.3 Datos de compras
Los datos de compras sern explicados en el manual de MM Para Grabar presiono el icono de Grabacin o Ctrl. + S o Men Acreedor Grabar.
Al grabar SAP nos informar que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:
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2. Ingreso de comprobantes de proveedores
2.1 Cargar Factura Acreedor sin Pedido/Orden de Compra
El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente. Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Factura Transaccin: FB60
Vista de Datos Bsicos
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El significado de cada uno de los campos se expone a continuacin:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Acreedor Cdigo que identifica al Acreedor en la sociedad 2- Fecha de Factura Fecha que figurar como emisin de la factura. 3- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra la factura en la contabilidad. Es la fecha para el IVA compras.
4- Referencia Se deben ingresar los 13 dgitos correspondientes a: - Punto de venta (4 caracteres) - Carcter de Impresin: (1 carcter La letra de la FC) - Nmero de Factura: (8 caracteres)
5- Clase de Documento Indicar qu tipo de comprobante se est emitiendo. Sirve para diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones contabilizadas.
6- Importe Importe Total de la factura (Importe luego de impuestos) 7- Moneda Moneda de la factura 8- Calc. Impuesto Indica que los impuestos se calcularn automticamente. 9- Texto Opcional 10- Nmero de Tienda Indica cual ser el Punto de Venta desde el cual se emitir el pago (para numeracin de certificados) 0001
A la derecha de la pantalla se visualizan los datos generales del Acreedor que est involucrado.
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Con el icono se puede visualizar la cuenta corriente del Acreedor, y con el icono se pueden visualizar los datos maestros del mismo. Tambin aparece un cuadro con el saldo y un indicador de status:
En este caso el saldo Acreedor indica que slo se ha cargado una posicin (la posicin del Acreedor). Faltara cargar la posicin del gasto, lo cual equiparara el saldo. Para que la factura se contabilice el saldo debe ser cero. El status en rojo est indicando que la factura an no puede ser contabilizada. Luego se debern generar las posiciones correspondientes a la factura:
El significado de cada uno de los campos se expone a continuacin:
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto que se est facturando F4 2- Importe en Moneda del Documento Es el importe bruto (en la moneda de la transaccin) de cada una de las posiciones de la factura
3- Importe en Moneda Local Es el importe bruto del punto anterior traducido a moneda local
4- Indicador de Impuestos Corresponde al indicador de IVA y percepciones que se debe verificar en cada una de las posiciones F4 5- Centro de Costo Corresponde al Centro de Costo al cual debe ser imputado el gasto F4
Vista de Pagos
El significado de los campos es el siguiente: 1 2 3 4
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha Base La fecha base es aquella a partir de la cual se calcula la fecha en que el importe de la factura resulta exigible
2- Fecha de Vencimiento Fecha de vencimiento de la factura
3- Condicin de pago Condicin de pago de la factura
4- Bloqueo de pago Justificacin que impedir el pago.
Vista de Retencin de Impuestos
Esta vista guarda las retenciones a las cuales se ver afectada la factura ingresada. Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura est lista para ser contabilizada:
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Se debe presionar el icono y de esta forma se puede visualizar el asiento que se generar:
El primer recuadro corresponde a la Cabecera de documento, con datos como fecha de documento, sociedad, perodo, etc. Son datos comunes para todas las posiciones del documento. El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos especficos por cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas. La posicin de impuesto fue calculada automticamente en funcin de los importes e indicador de impuestos que se coloc anteriormente en cada posicin. Para grabar y contabilizar el documento se puede presionar . En este mismo momento el sistema solicita el nmero de CAI o CAE:
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Al grabar se genera el siguiente mensaje:
Si el asiento no es correcto y se desea modificar alguna posicin, se debe presionar y de esta forma se vuelve a la pantalla anterior.
Aparecer el siguiente mensaje que indicar que las posiciones de impuestos se restaurarn y volvern a ser calculadas posteriormente:
Si se desea modificar alguna de las posiciones existentes, o bien realizar actualizaciones, se debern utilizar los siguientes conos:
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Las funcionalidades son las siguientes, de izquierda a derecha: Detalle de Posicin Marcar Todo Marcar Bloque Desmarcar Todo Insertar Lnea Aadir Lneas Borrar Lnea Copiar Lneas Copiar Campos Clasificacin Ascendente Clasificacin Descendente
Nota: el asiento generado se podr visualizar o consultar en cualquier momento. Para ms detalle ver el apartado correspondiente a Modificacin / Visualizacin de Documentos.
El significado de cada uno de los campos se expone a continuacin:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Acreedor Cdigo que identifica al Acreedor en la sociedad
2- Fecha de Factura Fecha que figurar como emisin de la factura.
3- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra la factura en la contabilidad.
4- Referencia Se deben ingresar los 13 dgitos correspondientes a: - Punto de venta (4 caracteres) - Carcter de Impresin: (1 carcter La letra de la FC) - Nmero de Factura: (8 caracteres)
5- Clase de Documento Indicar qu tipo de comprobante se est emitiendo. Sirve para diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos contabilizadas. 6- Importe Importe Total de la factura (Importe luego de impuestos)
7- Moneda Moneda de la factura
8- Calc. Impuesto Indica que los impuestos se calcularn automticamente.
9- Texto Opcional
10- Nmero de Tienda Indica cual ser el Punto de Venta desde el cual se emitir el pago (para numeracin de certificados) 0001
Completar el campo . Presionar Enter y deber completarse los datos del proveedor eventual.
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El significado de los campos es el siguiente:
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Nombre Nombre o Razn Social del Acreedor / Proveedor / Empleado / ETC.
2- Calle Incluye calle, numeracin, piso, departamento. 3- Cdigo Postal Con la codificacin correspondiente de cada pas 4- Poblacin Localidad Obligatorio 5- Pas Pas del Acreedor, segn codificacin SAP. 6- Regin Regin del pas, segn codificacin SAP. 7- Nmero de Identificacin Fiscal CUIT / CUIL / NIF / NIT / RIF / RUT / DNI / CI / Pasaporte o similar.
8- Tipo de NIF Codificacin que indica qu tipo de dato es el ingresado en el campo Nmero de Identificacin Fiscal 80 (Cuit) 9- Clase de Impuesto Codificacin que indica la condicin impositiva (responsable, no responsable, exento, etc.) del Acreedor. F4 (01 RI) 10- Persona Fsica Indicador que debe marcarse en caso de que el Acreedor sea una persona fsica
Luego de cargar los datos del proveedor se debern generar las posiciones correspondientes a la factura:
El significado de cada uno de los campos se expone a continuacin:
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto que se est facturando
2- Texto Breve Se detalla el nombre de la cuenta contable
3- D/H Se marca si es una posicin de Debe o de Haber Debe 4- Importe en Moneda del Documento Es el importe bruto (en la moneda de la transaccin) de cada una de las posiciones de la factura. Si se completa con * automticamente copia el importe ingresado en la cabecera del documento.
5- Indicador de Impuestos Corresponde al indicador de IVA que se debe verificar en cada una de las posiciones
6- Centro de Costo Corresponde al Centro de Costo al cual debe ser imputado el gasto
Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura est lista para ser contabilizada:
Se debe presionar el icono y de esta forma se puede visualizar el asiento que se generar:
El primer recuadro corresponde a la Cabecera de documento, con datos como fecha de documento, sociedad, perodo, etc. Son todos datos comunes para todas las posiciones del documento. El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos especficos por cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas.
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La posicin de impuesto fue calculada automticamente en funcin de los importes e indicador de impuestos que se coloc anteriormente en cada posicin. Para grabar y contabilizar el documento se puede presionar .
Al grabar se genera el siguiente mensaje:
2.3. Cargar Nota de Crdito sin Pedido
El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente.
Para cargar una nota de crdito deben completarse los mismos campos que para generar una factura, con las siguientes salvedades:
En el campo operacin ingresar Abono (que significa Nota de Crdito).
Y elegir la clase de documento que corresponda, por ej.
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En la vista de Pagos se debe completar el campo: Ref.fact. con el nmero de documento interno de SAP (ms el ejercicio) correspondiente a la factura que se realiza la acreditacin. Completar el campo Ref.fact. implica que la Factura y la Nota de Crdito quedan relacionadas y el monto de la Nota de Crdito descuenta el importe a pagar de la Factura. Si se desea ingresar una Nota de Crdito que no est relacionada a ninguna Factura no completar el campo Ref.fact..
Se copiarn los datos (como fecha base, condicin de pago, etc.) de la factura a la nota de crdito. Para verificar el documento se debe presionar
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Todas las acciones que pueden realizarse en el documento factura, tambin pueden realizarse en la nota de crdito:
Una vez que se graba el documento, aparece el siguiente mensaje:
Nota: este procedimiento es idntico si se trata de una Nota de Crdito Total o una Nota de Crdito Parcial.
2.4. Cargar Nota de Dbito sin Pedido/Orden de compra
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El sistema generar un documento, actualizar las cifras de movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informar sobre el nmero de documento asignado internamente. Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Factura Transaccin: FB60 Para cargar una nota de dbito deben completarse los mismos campos que para generar una factura, con las siguientes salvedades: La clase de documento debe ser cambiada por la que corresponda, por ej.
Al igual que en las notas de crdito, en la vista de Pagos se puede completar el campo: Ref Factura con el nmero de documento interno de SAP (ms el ejercicio) correspondiente a la factura que se est acreditando. Completar el campo Ref.fact. implica que la Factura y la Nota de Dbito quedan relacionadas para el pago y deben abonarse en conjunto (no pueden abonarse por separado)
Se copiarn los datos (como fecha base, condicin de pago, etc.) de la factura a la nota de crdito.
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Para verificar el documento se debe presionar
Una vez que se graba el documento, aparece el siguiente mensaje:
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3. Desbloquear Facturas para pagos
Cuando la factura es bloqueada para el pago, hay dos formas de habilitarla para pagar: 1) Transaccin MRBR: desbloquea facturas creadas en MM (por la transaccin MIRO) 2) Transaccin FB02: se modifica el status de bloqueo de la factura ingresada por Finanzas (por la transaccin FB60) Transaccin FB02:
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- N documento El nmero de documento interno que SAP le dio a la factura de acreedor ingresada por la transaccin FB60
2- Sociedad El cdigo de la sociedad legal. AR10 3- Ejercicio El ao del ejercicio econmico cuando se contabiliz la factura. 1 2 3
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Presionar Enter. Se podr visualizar el asiento contable generado:
Se hace doble click sobre la lnea del proveedor (clave de contabilizacin 31) y se ingresa a modificar la posicin.
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Se modifica el status del campo Bloqueo de Pago, dejndolo vaco. De esta manera se habilita la factura para el pago.
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Se presiona el icono de guardar . El sistema nos devuelve el siguiente mensaje:
4. Anticipos
4.1. Generacin de Solicitud de Anticipos
Para la gestin de Anticipos a Acreedores se podrn utilizar las siguientes operaciones: Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Anticipos / Solicitud de Anticipo Transaccin: F-47
Una solicitud de anticipo es un apunte estadstico que se registra en el sistema y en la cuenta corriente del proveedor para marcar que ser generado un anticipo. Es un apunte estadstico, es decir, no se genera una contabilizacin. Esta operacin es opcional.
Se deben cargar los siguientes campos:
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
2- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra el documento
3- Clase de Documento Clase de documento con que se genera el apunte estadstico
4- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10 5- Moneda Moneda en la que se registra el documento ARS 6- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta 7- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
8- Cuenta Cdigo del Acreedor 1 2 3 6 4 5 7 8 9
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9- Indicador CME Indicador de la Operacin para el Anticipo. Se debe utilizar el cdigo que aparece en forma automtica. A
Presionar o bien dar Enter para pasar a la siguiente pantalla:
Simplemente completar el importe del futuro anticipo y su fecha de vencimiento. Recordar que slo se trata de una solicitud de anticipo (apunte estadstico) y no del anticipo en s. Si el anticipo debe emitirse sin retenciones presionar ENTER o el icono para continuar. Si el anticipo debe emitirse con retenciones aparecer la siguiente pantalla:
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Presionamos para continuar. En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte.
Con esta transaccin se puede contabilizar el anticipo entregado al Acreedor, asociado o no a una solicitud de anticipo. Si se gener un apunte estadstico (solicitud de anticipo) con esta transaccin quedara compensado.
Se deben cargar los siguientes campos:
El significado de los campos es el siguiente:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
2- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra el documento
3- Perodo Perodo en que se genera la contabilizacin
4- Clase de Documento Clase de documento con que se genera esta contabiliz. KZ 5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10 6- Moneda Moneda en la que se registra el documento 7- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aqu uno diferente.
8- Fecha de Conversin Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.
9- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta 10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
11- Cuenta Cdigo del Acreedor 12- Indicador CME Indicador de la Operacin para el Anticipo. Colocar siempre A. A 13- Cuenta Se coloca la cuenta contable correspondiente al pago del anticipo
14- Importe Importe del Anticipo
4.3. Carga de Anticipo sin Solicitud
Si no se haba cargado anteriormente una solicitud de anticipo se debe presionar: y cargar el dato correspondiente al importe del anticipo.
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Simular el asiento con Documento/Simular. Si el anticipo debe emitirse con retenciones aparecer la siguiente pantalla:
Presionamos para continuar.
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El N de tienda es un campo OBLIGATORIO, si no lo completamos dar error al intentar grabar.
Se graba el documento y el sistema nos da el siguiente mensaje:
4.4. Carga de Anticipo con Solicitud
Si se haba generado una solicitud de anticipo se podr presionar: Aparecer la pantalla siguiente, con toda la lista de solicitudes de anticipo que se cargaron en esa cuenta corriente.
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Se debe marcar la lnea correspondiente y presionar .
Para ambos casos (con o sin solicitud de anticipo) en el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el documento.
Una vez finalizada la transaccin F-48 se debe ingresar el nmero de cheque a cada Orden de Pago generada. Para eso utilizamos la transaccin FCH5. Cuando terminamos con la FCH5 realizamos la compensacin de anticipos.
4.5. Compensacin de Anticipos
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Otros / Con Compensacin Transaccin: F-51 A partir de esta operacin se compensar el anticipo con la factura generada por el anticipo correspondiente.
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento 2- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra el documento 3- Perodo Perodo en que se genera la contabilizacin 4- Clase de Documento Clase de documento con que se genera el documento AB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento 6- Moneda Moneda en la que se registra el documento 7- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aqu uno diferente.
8- Fecha de Conversin Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.
9- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta 10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
11- Cuenta Cdigo del Acreedor
Presionar y aparecer una pantalla para seleccionar el proveedor.
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Seleccionar el proveedor y colocar el indicador de CME A. Tambin quitar el tilde en PAs Normales . Presionar Enter o
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Seleccionar el anticipo a compensar y luego presionar el icono para poder seleccionar la factura a aplicar.
Presionar el icono nuevamente y volver a seleccionar el proveedor.
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Presionar Enter.
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Seleccionamos la factura a aplicar y si el saldo es igual a cero, entonces podemos simular el asiento contable.
Presionar Documento / Simular, para visualizar el apunte contable que se generara:
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En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte.
5. Pagos
Existen diferentes mtodos para contabilizar salida de pago a Acreedores. La primer diferenciacin radica en si se trata de un medio de pago que se hace lquido al momento de la registracin del pago (por ejemplo el efectivo), o bien si se trata de efectos o valores cuya fecha de liquidez vara de la fecha de contabilizacin. Estos ltimos se expondrn en el apartado de Salida de Pago con Efectos.
Para los pagos en efectivo u otro tipo de valores lquidos, tambin hay diferentes mtodos segn se trate de un pago total, parcial o residual 5.1. Pagos Manuales
Pago Total por Transferencias bancarias
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Salida de Pagos / Contabilizar Transaccin: F-53
Se deben completar los siguientes campos:
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El significado de los campos es el siguiente:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 11 13
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
2- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra la contabilizacin del pago
3- Perodo Perodo en que se genera la contabilizacin
4- Clase de Documento Clase de documento con que se genera el documento KZ 5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10 6- Moneda Moneda en la que se registra el documento 7- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aqu uno diferente.
8- Fecha de Conversin Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.
9- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta 0001 10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
11- Cuenta Cuenta contable que representa el medio de pago con las que se abonan las facturas
12- Importe Es el importe del pago en la cuenta contable del punto anterior. El monto efectivamente abonado. Al momento de generar el pago generalmente no se conoce el importe debido al calculo de retenciones, por lo tanto se recomienda ingresar 1. Una vez obtenido el importe a pagar este valor ser modificado por el correcto
13- Cuenta Cdigo del Acreedor
Presionar para ir a las partidas adeudadas para el acreedor en cuestin.
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Aparecer esta pantalla que indica cuntas partidas existen pendientes de cobro para este acreedor:
Antes de proceder a la operatoria se analizarn algunos datos importantes: Las columnas tienen el siguiente significado:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Nmero de Documento Documento interno de SAP 2- Clase de Documento Clase con la que se registra el documento en el sistema 3- Fecha de Documento Fecha de emisin del documento 4- Clave de Contabilizacin Clave con la que se contabiliza la posicin en el documento 5- Das de Demora Das de vencido del documento. Si el signo es negativo significa que an no est vencida la partida.
6- ARS Bruto Importe bruto en ARS (Moneda Local) de la factura o documento a pagar.
7- Descuento Importe del descuento por pronto pago para el documento 1 2 3 4 5 6 7 8
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos particular. 8- % DPP Porcentaje del descuento por pronto pago para el documento particular.
Se pueden utilizar todos estos conos para diferentes funcionalidades:
Tambin hay un recuadro que muestra el status de pago de las partidas marcadas, contra el importe ingresado para pagar en la cuenta de caja:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Importe Entrado Importe neto del pago
2- Asignados Total neto de las partidas activas
3- Sin Asignar El importe indicado aqu representa la diferencia entre el importe que debe compensarse y el total neto de las partidas abiertas activas, seleccionadas hasta el momento para la compensacin
Los importes mencionados se vern modificados al comenzar a seleccionar las facturas que se desean abonar. 1 2 3
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Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la factura. Para ello, se puede: Marcar todas las partidas oprimiendo el icono Seleccionar individualmente los documentos haciendo doble click sobre las facturas. Marcar todas las partidas oprimiendo el icono y deseleccionar las que no se deseen pagar haciendo doble click sobre las facturas o posicionndose sobre la factura y oprimiendo el icono Si hay notas de crdito y/o notas de dbito y/o anticipos asociados a esa factura, se marcarn automticamente para ser contempladas en el pago. Las partidas seleccionadas quedarn en azul.
Si el proveedor tiene asignadas retenciones en sus datos maestros, las mismas sern calculadas automticamente. Para chequear los importes de las retenciones posicionarse sobre la solapa Retencin
Para poder grabar el pago el campo SIN ASIGNAR del cuadro de status debe estar en cero. Para ello copiar el importe del campo ASIGNADOS (que en definitiva es el importe a pagar neto de retenciones, descuentos y anticipos) y oprimir
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Hacer doble click sobre la lnea de cuenta de pago y pegar el importe en el campo IMPORTE (verificar que el importe sea positivo)
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Oprimir nuevamente y verificar que el campo SIN ASIGNAR del cuadro de status se encuentre en cero
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En el men Documento / Simular se puede visualizar el apunte contable que se generar por la cobranza:
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Si se quiere corregir datos, se debe presionar En el men Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte. Se genera el siguiente mensaje del sistema:
5.3. Pago Parcial por Transferencias bancarias
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Salida de Pagos / Contabilizar Transaccin: F-53
Los campos a completar y la operatoria en s, es exactamente la misma. La principal diferencia radica en que se utilizar la vista de Pago Parcial para colocar el importe del pago parcial:
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En el men Documento / Simular se puede visualizar el apunte contable que se generar por la cobranza. El asiento contable generado es idntico al de pago total, pero por el importe ingresado.
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Presionando se puede grabar el apunte. Se genera el siguiente mensaje del sistema:
En la cuenta corriente del Acreedor ambos documentos (factura y pago parcial) aparecern en las partidas abiertas con signo contrario de modo que el saldo de la cuenta corriente aparezca modificado.
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5.4. Pago con ms de 1 cheque
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Efectos / Pago Transaccin: F-40 A partir de ah se debe modificar el importe de la lnea generada en forma automtica por el sistema. Es decir, se reparte el importe total del pago en tantas lneas como cheques desee utilizar como medio de pago. Se deben completar los siguientes campos:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
2- Fecha de Contabilizacin Fecha en que se registra la contabilizacin del pago 3- Perodo Perodo en que se genera la contabilizacin 4- Clase de Documento Clase de documento con que se genera el documento KZ 5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento AR10 6- Moneda Moneda en la que se registra el documento 7- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aqu uno diferente.
8- Fecha de Conversin Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscar el tipo de cambio vlido a esa fecha.
9- Nm. Tienda Nmero de Sucursal / Punto de Venta 0001 10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
Dejar seleccionado en salida de pagos
Presionar para ir a las partidas adeudadas para el acreedor en cuestin.
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Seleccionar el proveedor que tiene los documentos pendientes de pago. Luego presionar el cono . Aparecer esta pantalla que indica cuntas partidas existen pendientes de pago para este acreedor:
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Las columnas tienen el siguiente significado:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- N de Documento Nmero de Documento interno de SAP
2- Clase de Documento Clase con la que se registra el documento en el sistema
3- Fecha de Documento Fecha de emisin del documento
4- Clave de Contabilizacin Clave con la que se contabiliza la posicin en el documento
5- Das de Demora Das de vencido del documento. Si el signo es negativo significa que an no est vencida la partida.
6- ARS Bruto Importe bruto en ARS (Moneda Local) de la factura o documento a pagar.
7- Descuento Importe del descuento por pronto pago para el documento particular.
8- % DPP Porcentaje del descuento por pronto pago para el documento particular.
1 2 3 4 5 6 7 8
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Se pueden utilizar todos estos conos para diferentes funcionalidades:
Tambin hay un recuadro que muestra el status de pago de las partidas marcadas, contra el importe ingresado para pagar en la cuenta de caja:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Importe Entrado Importe neto del pago
2- Asignados Total neto de las partidas activas
3- Sin Asignar El importe indicado aqu representa la diferencia entre el importe que debe compensarse y el total neto de las partidas abiertas activas, seleccionadas hasta el momento para la compensacin
Los importes mencionados se vern modificados al comenzar a seleccionar las facturas que se desean abonar. Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la factura. Para ello, se puede: Marcar todas las partidas oprimiendo el icono Seleccionar individualmente los documentos haciendo doble click sobre las facturas. 1 2 3
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Marcar todas las partidas oprimiendo el icono y deseleccionar las que no se deseen pagar haciendo doble click sobre las facturas o posicionndose sobre la factura y oprimiendo el icono
Si hay notas de crdito y/o notas de dbito y/o anticipos asociados a esa factura, se marcarn automticamente para ser contempladas en el pago. Las partidas seleccionadas quedarn en azul.
Si el proveedor tiene asignadas retenciones en sus datos maestros, las mismas sern calculadas automticamente. Para chequear los importes de las retenciones posicionarse sobre la solapa Retencin.
Para poder grabar el pago, el campo SIN ASIGNAR del cuadro de status debe estar en cero. Para ello oprimir e ingresar los datos del cheque.
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Clave Contabilizacin Se coloca la clave de contabilizacin que representa las Cuentas CME al Haber, de esta manera contabilizar en la cuenta Cheques diferidos
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 2- Cuenta El cdigo del proveedor al que se le emite el cheque
3- In. CME Colocar el cdigo del CME que corresponda al banco del cual se emitir el Cheque (Ver Match Code)
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Importe Importe del primer cheque
2- Vence el Fecha de vencimiento del primer cheque
3- Texto Alguna aclaracin necesaria
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Campos a completar:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Importe Importe del segundo cheque
2- Vence el Fecha de vencimiento del segundo cheque
3- Texto Alguna aclaracin necesaria
1 2 3
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Importe Importe del tercer cheque
2- Vence el Fecha de vencimiento del tercer cheque
3- Texto Alguna aclaracin necesaria
1 2 3
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Luego se selecciona del men Documento/Simular
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El N de tienda es un campo OBLIGATORIO, si no lo completamos dar error al intentar grabar.
La orden de pago ya est lista para grabarse ya que no existen diferencias. El sistema nos devolver el siguiente mensaje:
5.5. Asignacin de cheques
En los casos que se realicen pagos manuales con cheques
En esta transaccin se debe asignar a la orden de pago generada en el paso anterior el nmero de cheque de la chequera de la cuenta bancaria del banco que se ha elegido como medio de pago.
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del campo Significado Valores Propuestos 1- Nro. documento de pago Nmero del documento con el cual se contabiliz el pago (paso anterior)
2- Sociedad Pagadora Sociedad que gestiona los pagos AR10 3- Ejercicio Ejercicio Xen que se gener la contabilizacin
4- Bco. Propio Clave que determina la asignacin del banco
5- ID de cuenta En combinacin con la clave del banco propio, esta clave identifica unvocamente una cuenta bancaria
6- Nro. de Cheque En el caso de los cheques prenumerados, a cada cheque se le asigna, por sociedad, banco y nmero de cuenta, un nmero de cheque unvoco.
Una vez completado los campos presionar ENTER o el icono para continuar. 1 2 3 4 5 6
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha de pago Se coloca la fecha de vencimiento del cheque.
2- Importe pagado Se coloca el importe del cheque. Si se realizan ms de un cheque para la misma orden de pago, ver explicacin ms abajo.
Una vez que todo coincide con el cheque generado a mano, presiono el icono de grabar . El sistema nos devolver el siguiente mensaje: 2 1
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Nota: Para el caso de que se trate de un pago con ms de un cheque, se repite el procedimiento tantas veces como cheques correspondan al pago.
5.6. Visualizar la Asignacin de cheques
Para visualizar la asignacin de cheque a una orden de pago, se realiza lo siguiente: Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Entorno / Informacin de Cheques / Visualizar / Para cheque Transaccin: FCH1
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Nombre del campo Significado Valores Propuestos 1- Sociedad Pagadora Sociedad que gestiona los pagos AR10 2- Bco. Propio Se coloca el cdigo del banco propio
3- ID de cuenta En combinacin con la clave del banco propio, esta clave identifica unvocamente una cuenta bancaria
4- Nro. de Cheque En el caso de los cheques prenumerados, a cada cheque se le asigna, por sociedad, banco y nmero de cuenta, un nmero de cheque unvoco.
Presionar Enter para pasar a la prxima pantalla:
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Para ver informacin adicional presionar
Se pueden ver los documentos de rdenes de pago y facturas asociados
Se puede ver el asiento generado de la OP.
Para ms informacin de cheques ejecutar las siguientes transacciones:
FCH2: Visualizar informacin de la Orden de Pago FCH3: Invalidar cheques que no se utilizaron FCHN: Listado de cheques emitidos FCH4: Renumerar FCH8: Anular cheque y Orden de pago al mismo tiempo. FCH9: Invalidar cheques ya entregados al proveedor.
5.8. Pagos Automticos
El programa de pagos permite la gestin tanto de los pagos efectuados como de los recibidos. Su flexibilidad permite definir las caractersticas de pago que varan de un pas a otro, por ejemplo, las especificaciones sobre la va de pago, la forma de pago o el soporte de datos. Para pagar con Cheques diferidos, se debe preparar los documentos a cancelar, colocndoles la va de pago que corresponda al banco emisor del cheque diferido. Si se desea pagar los documentos por transferencias electrnicas, se debe colocar en los documentos a cancelar las vas de pago correspondiente a los bancos que generan transferencias por medio de interbanking.
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Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Operaciones Peridicas / Pagos Transaccin: F110 Armado de la Propuesta de Pago Vista de STATUS
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Da de ejecucin La fecha de ejecucin sirve para la identificacin de los parmetros. Se trata de la fecha para la cual se ha planificado la ejecucin del programa. Sin embargo, tambin es posible la ejecucin adelantada o atrasada del programa.
2- Identificador La caracterstica de identificacin adicional puede emplearse para diferenciar varias ejecuciones con la misma fecha clave de reconciliacin. Esta caracterstica es libremente asignable por el usuario.
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Presionar Enter y luego pasar a la prxima lengeta o solapa.
Vista de PARMETRO
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Manual de Usuario FI- CUENTAS POR PAGAR
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Doc. creados hasta Indica la fecha hasta la que se considerarn las partidas abiertas en el tratamiento. El sistema se rige por la fecha de entrada, no por la fecha de contabilizacin. F4 2- Sociedades Clave que identifica unvocamente la sociedad. AR10 3- Vas pago Lista de las vas de pago que quiere utilizar para la ejecucin del pago. RECORDATORIO: Para pagar con transferencias electrnicas, se debe elegir las vas de pago T. Si se desea pagar de con cheques diferidos, se debe elegir las vas de pago F/ G/ H/ I/ N/ S, etc F4 4- Sig.fe.cont Esta fecha se necesita para comprobar el vencimiento de un dbito. Si a la fecha de la prxima ejecucin de pago de una partida ya hubiera vencido o perdiera descuento, el sistema efectuara el pago en esta ejecucin de pago. Para los crditos rige, en general, que no es posible una regularizacin antes de alcanzar la fecha base del plazo de pago. La regularizacin se realiza si se ha alcanzado o superado la fecha base del plazo de pago independientemente de cuando est prevista la nueva ejecucin de pago.
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 5- Acreedor/Deudor Nmero de cuenta del Acreedor/Deudor 6- Asignar sucursal Mediante esta clave de asignacin se especifica la sucursal que se debe utilizar en el caso de que se deban efectuar contabilizaciones automticas en una sociedad. Esta clave se puede indicar, por ejemplo, en los parmetros de una ejecucin de pago. Los documentos de pago se contabilizarn en las sucursales asignadas a las sociedades pagadoras mediante la clave de asignacin.
Vista de LOG ADICIONAL
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Verificar vencimiento Este indicador determina que se debe crear un log de la verificacin del vencimiento de las partidas abiertas.
2- Seleccionar va pago siempre Este indicador hace que el sistema incluya en el log el intento de seleccionar la va de pago y los bancos.
3- Posiciones de documentos de pago Produce que en el log se imprimirn todos los documentos contabilizados con sus posiciones correspondientes. En el caso de las propuestas de pago, se imprimirn aquellos documentos que se crearan en el pago subsiguiente.
Vista de IMPRESIN Y SOP. DATOS
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Programa ZRFFOUS_C Aqu se elige la para la impresin de cheques
Para grabar la Propuesta de Pago volver a la primera solapa o bien presionando el icono de Grabacin . Para los cheques diferidos, aparecer la siguiente pantalla:
Donde se coloca la fecha de emisin y vencimiento del cheque a emitir.
Luego el sistema devolver el siguiente mensaje:
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Volver a la solapa de Status.
Ejecutar la Propuesta de Pago
Para ejecutar la Propuesta de Pago presionar el botn o (Shift+F1). El programa emite la siguiente pantalla
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha inicio Fecha de inicio prevista
2- Hora inicio Hora de inicio prevista
3- Ejecucin inmediata Hace que se inicie inmediatamente el job. En tanto que el usuario posea la autorizacin, no slo para planificar jobs de fondo, sino tambin para liberarlos, el job se iniciar tan pronto como haya un proceso de fondo libre.
Marcar y presionar la tecla ENTER o el icono de Aceptacin .
Presionar para actualizar la pantalla.
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Visualizar/Modificar la Propuesta de Pago
Para Visualizar/Modificar la propuesta presionar:
MODIFICAR PROPUESTA
VISUALIZAR PROPUESTA
Para visualizar el log presionar
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Presiono tecla ENTER o el icono de Aceptacin aparecer la siguiente pantalla.
Se presiona doble click sobre la lnea o se presiona el icono
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Aparecern todos los documentos que estn listos para cancelarse. Para modificar la propuesta se debe presionar
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Se presiona doble click sobre la lnea o se presiona el icono
Si no deseo pagar algunos documentos, entonces hago doble click sobre la lnea del documento e ingreso en la siguiente pantalla:
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Donde bloqueo para el pago (A) las facturas, ND o NC que no quiera pagar.
NOTA: En los casos que estemos pagando mediante transferencias bancarias realizadas a travs de un banco en el que existan ms de una cuenta corriente o caja de ahorro abierta hay que seleccionar en esta misma pantalla con cual de las cuentas se quiere pagar sino el sistema, por default, contabiliza en la primera cuenta creada que encuentre. Para poder seleccionar la cuenta corriente con la que se quiere pagar se deber ir a
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Una vez que cambiamos los datos bancarios, presionamos para guardar la modificacin. Cuando presionemos el icono el sistema nos va a pedir grabar la modificacin
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Volvemos con el ejemplo anterior donde visualizbamos la propuesta de pago
Se presiona el icono para ver el resumen de la propuesta a pagar y a no pagar.
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Se presiona el icono
Ejecucin del Pago
Presionar el icono y la siguiente pantalla aparecer:
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Fecha inicio Fecha de inicio prevista
2- Hora inicio Hora de inicio prevista
3- Ejecucin inmediata Hace que se inicie inmediatamente el job. En tanto que el usuario posea la autorizacin, no slo para planificar jobs de fondo, sino tambin para liberarlos, el job se iniciar tan pronto como haya un proceso de fondo libre.
4- Crear medio de pago Este campo se podr ver cuando la va de pago sea de cheque diferido.
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Presiono tecla ENTER o el icono de Aceptacin El status cambiar a:
y luego de presionar el icono cambiar a:
Y aparecern los siguientes botones: Si presionamos este botn
Podremos ver el nmero de orden de pago interna de SAP y el nmero de cheque desde el cual comenz a asignar automticamente.
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Pago a travs de interbanking
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Debemos ingresar como va de pago la letra I que es la asignada para pagos va interbanking. En la solapa de Impresin y soporte de datos debemos seleccionar la variante Interbanking para el programa RFFOM100.
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Luego, de nuevo en la transaccin F110 ir a
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Presionar el icono Seleccionar el nombre del archivo y la ubicacin donde se guardar.
El sistema generar automticamente un archivo de tipo .txt que guardara en una carpeta designada especialmente a estos efectos, que el banco se encargara de levantar y procesar.
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Visualizacin de las rdenes de Pago generadas
Para visualizar el Las Ordenes de Pago ir a
Aparecer la siguiente pantalla
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A la cual presionaremos Enter y seguimos adelante hasta el listado.
5.8. Impresin de legajo de pago
Transaccin: ZFI_IMPLEG
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El significado de los campos es el siguiente: Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad AR10 2- N de documento Rango de Documentos internos de SAP que se quieren imprimir
3- Fecha de contabilizacin Fechas entre las cuales se generaron las rdenes de pago
4- Ejercicio El ao del ejercicio econmico cuando se contabiliz la factura.
5- Imprimir Legajo Se debe tildar para imprimir el legajo.
6- Seleccin impresora legajo Impresora que imprime el legajo de pago.
7- Imprimir cheques Se debe tildar para imprimir los cheques.
8- Seleccin Impresora cheques Impresora que imprime los cheques.
9- Envo de legajo por e-mail Al tildarse, los legajos sern enviados al mail del proveedor.
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Presionar el icono
Se pueden previsualizar los documentos por medio del cono o imprimirlos directamente por medio del cono .
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6. Visualizacin de la Cuenta Corriente
Antes de ejecutar el programa de Pago por Vas de Pago (F110), se puede ejecutar las Transaccin FBL1N, para realizar el anlisis de las partidas pendientes de pago que se encuentran vencidas.
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6.1. Partidas individuales de Acreedores
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar/Modificar Partidas Transaccin: FBL1N
Seleccionar el Acreedor y la sociedad correspondiente:
Realizar la seleccin de partidas teniendo en cuenta si se desean ver slo las partidas abiertas, las compensadas o ambas. Tener en cuenta las fechas previstas para cada seleccin:
Elegir qu tipo de registraciones se desean visualizar. Para visualizar:
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Cualquier tipo de documento, marcar en partidas normales. Cheques diferidos y/o Anticipos, marcar en Operaciones CME. Solicitudes de anticipos, marcar en Apuntes estadsticos. Facturas retenidas para posterior aprobacin, marcar Part. Reg.forma preliminar. Los movimientos de un proveedor que tambin es un cliente, marcar en partidas deudores. Con el icono se podran utilizar delimitaciones opcionales:
Ejecutar el informe, presionando u oprimiendo F8.
Existen varias vistas personalizables de la cuenta corriente de un cliente. Una de las vistas estndar es la siguiente:
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El significado de algunas columnas se explica a continuacin: Columna Significado 1- Status Indica si la partida est abierta (en rojo) o compensada (en verde) 2- Asignacin Normalmente se completa con el nmero de cheque. 3- Nmero Documento Nmero de Documento Interno de SAP 4- Clase de Documento Clase con la que se registra el documento en el sistema 5- Indicador de Vencimiento Segn los smbolos explicados en la pantalla del sistema, indica si la partida est vencida o no. 6- Importe en ML Importe en Moneda Local 7- ML Moneda Local 8- Documento de Si el documento original est compensado, muestra cul es ese documento. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
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Columna Significado compensacin 9- Texto Texto libre y opcional para la partida individual
Con los diferentes conos de funcin, se pueden realizar diferentes operaciones en pantalla, como totalizar, ordenar, filtrar, visualizar y modificar, navegar entre posiciones, comprimir y descomprimir, etc.
Con las funciones de creacin / modificacin y grabacin de variantes, se pueden personalizar las vistas de la cuenta corriente, agregando y quitando columnas, y luego grabando dichos cambios que pueden ser consultadas en cualquier momento.
Para agregar, modificar o sacar columnas.
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Si se desea agregar una columna, se marca en el recuadro de la derecha y luego se pasa con las flechas a la izquierda. Columnas para agregar Columnas que vemos actualmente
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Para grabar las variantes de visualizacin personalizadas:
Si se desea grabar una variante que todos lo puedan ver, hacer lo siguiente: No marcar el tilde de especfico usuario El cdigo del listado debe empezar con /. Ejemplo: /PROVEEDORES
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Si se desea grabar una variante que solamente pueda verla el usuario creador de la misma, hacer lo siguiente: Marcar el tilde de especfico usuario El cdigo del listado debe empezar con Z. Ejemplo: ZPROVEEDOR
Si del anlisis surge la necesidad de realizar una modificacin en masa se deben realizar los siguientes pasos: 1. Se marcan con un tilde en el recuadro las Partidas Pendientes y cuyo vencimiento este o .
2. Luego presionar el icono Modificacin en Masa y realizar una modificacin en masa seleccionando el campo a modificar. Por ejemplo, la va de pago y el banco con el que queremos pagar por medio de la transaccin F110.
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3. Grabar las modificaciones presiono el botn .
6.2 Documentos Contables Generados
Todas las contabilizaciones se guardan en el sistema a modo de apuntes contables asignndoles un nmero interno de documento. A travs de ese nmero de documento, o
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bien condiciones de seleccin en caso de no tener el nmero, se puede llegar al asiento contable generado en cada operacin del sistema.
6.3. Modificar o Visualizar Apuntes Contables Generados Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Documento / Modificar o Visualizar Transaccin: FB02 / FB03
En la pantalla de seleccin se tienen dos posibilidades:
Si se tiene el nmero de documento interno del sistema, ingresarlo junto con la sociedad:
Si no se tiene el nmero de documento interno del sistema, presionar y completar parmetros de seleccin que permitan listar un conjunto de documentos y seleccionar el deseado:
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Presionar F8 o y hacer doble clic sobre el documento deseado de la lista desplegada:
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Una vez seleccionado el documento, se debe presionar para poder visualizarlo
Presionando se podrn visualizar los Datos de Cabecera.
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Con un doble clic sobre cualquiera de las posiciones del documento, se ingresa a los Datos de Posicin (especficos de cada posicin). Aquellos datos listos para la entrada (no grisados) podran ser modificados. Luego de cada modificacin se debe grabar para que el documento tome los cambios efectuados.
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7. Compensacin de Partidas
En algunas operaciones, aunque dos partidas abiertas estn relacionadas y sus saldos sea cero, el sistema no compensa automticamente dichas partidas y siguen visualizndose entre las partidas abiertas. Para estos casos se puede realizar una compensacin de partidas.
7.1. Compensacin de Acreedores Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Cuenta / Compensar Transaccin: F-44
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Completar los parmetros de seleccin teniendo en cuenta que si se requieren compensar partidas con operaciones CME (anticipos o efectos) se debe completar el campo correspondiente:
Aceptar o presionar y aparecer una pantalla indicando que no se consideran las retenciones de impuestos desde esta transaccin
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Presionar ENTER o el icono para continuar
Se desplegar una pantalla con todas las partidas abiertas del Acreedor solicitado.
En la pantalla de partidas individuales marcar las partidas haciendo doble click sobre el importe de la partida a compensar y verificar que el cuadro de status est en cero:
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Presionar para visualizar los documentos asociados a las facturas. En este caso se visualiza la Nota de crdito relacionada con la Factura.
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Luego desde el men se visualiza el apunte contable a generarse:
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Presionar el icono y el sistema nos el siguiente mensaje:
7.2. Compensacin del Proveedor Eventual Aunque las dos partidas abiertas estn relacionadas, pertenezcan al mismo proveedor eventual y su saldo sea cero, el sistema no compensa automticamente dichas partidas y siguen visualizndose entre las partidas abiertas. Para estos casos se puede realizar una compensacin de partidas.
Path: Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Cuenta / Compensar Transaccin: F-44
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Completar los parmetros de seleccin, indicando como cuenta aquella del proveedor eventual.
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Aceptar o presionar
Se desplegar una pantalla con todas las partidas abiertas del Acreedor solicitado.
Marcamos en la pantalla de partidas individuales aquellas que queremos compensar, haciendo doble click sobre el importe de la partida a compensar y verificar que el cuadro de status est en cero:
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Presionar para visualizar las documentos asociados a las facturas. En este caso se visualiza la Nota de crdito relacionada con la Factura.
Presionar el icono y el sistema nos el siguiente mensaje:
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7.3. Compensacin Cliente-Proveedor
Existe la posibilidad de que existan clientes que tambin acten como proveedores como son los referidos a intercompany. En algunas operaciones, aunque dos partidas abiertas estn relacionadas, el sistema no compensa automticamente dichas partidas y siguen visualizndose entre las partidas abiertas. Para estos casos se puede realizar una compensacin de partidas y registrar la salida de pagos si hay una diferencia de saldo a favor del cliente ya que el saldo a cobrar al cliente es inferior al que se debe pagar al proveedor.
Para que un proveedor sea tambin considerado como cliente adems de darlo de alta como proveedor se debe dar de alta como cliente agregando a su cdigo una P al inicio. Por ejemplo, si el proveedor A0002 es tambin un cliente, el mismo ser dado de alta con el cdigo PA0002. Esta herramienta ser utilizada tambin para los proveedores a los cuales se requiere generar una Nota de Dbito o Crdito. Para poder realizar la compensacin, se debe agregar en dato maestro del cliente, en la solapa Datos de control el numero de proveedor y en el dato maestro del proveedor, en la solapa Control se debe agregar el nmero de cliente para que de esta manera queden relacionados a los efectos de la compensacin posterior.
Men SAP: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Contabilizacin / Efectos / Pago Transaccin: F-40
Aceptar o presionar
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Aceptar o presionar
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Aparecer una pantalla para ingresar los clientes.
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Luego se presiona el icono y se pasa a la pantalla donde se puede visualizar todos los documentos seleccionados para compensar.
En la pantalla de partidas individuales marcar las partidas a compensar y verificar que el cuadro de status est en cero:
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Luego se simula el asiento contable para verificar:
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Una vez controlado todo, se graba el documento con el icono y el sistema nos devolver el siguiente mensaje:
Se ingresa a la cuenta corriente del proveedor.
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9. Impresin de certificados de retencin de impuestos: Path: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Retencin de Impuestos / Argentina / Certificados de retencin de impuestos Transaccin: S_ALR_87012128 - Certificados de retencin de impuestos RUTA Completar los parmetros como se indica a continuacin:
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Presionar ejecutar y aparecer la siguiente pantalla:
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Para visualizar antes de imprimir el formulario presione
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10. Listados
10.1. Directorio de acreedores
Path: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Sistema de informacin / Informes para contabilidad acreedores / Datos maestros / Directorio de acreedores
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Transaccin: S_ALR_87012086
Pantalla de seleccin
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cuenta de acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar en blanco para que traiga todos los acreedores.
2- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad AR10
Se presiona Ejecutar
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10.2. Visualizar modificaciones de acreedores Path: Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores / Sistema de informacin / Informes para contabilidad acreedores / Datos maestros / Visualizar modificaciones de acreedores Transaccin: S_ALR_87012089
Pantalla de seleccin
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar en blanco para que traiga todos los acreedores.
2- Fecha de modificacin Fecha a partir de la cual se desea visualizar las modificaciones. 3- Modificado por Nombre del usuario para el cual se deben visualizar las modificaciones.
4- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad AR10
Se presiona Ejecutar
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10.3. PA Anlisis de vencimiento Path: vencimiento Transaccin: S_ALR_87012078
Pantalla de seleccin
Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Cuenta de acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar en blanco para que traiga todos los acreedores.
2- Sociedad Clave que identifica unvocamente la sociedad. AR10 3- Partida abierta en fecha clave Se coloca la fecha de vencimiento
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 4- Visualizacin informes grfica Modo de visualizacin navegable. Luego se ejecuta el listado con el icono
Luego presionar
Una vez ejecutado el programa, el mismo nos mostrar un reporte con varias pantallas:
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Se puede visualizar el total de lo clientes desglosado por rangos de das y su estado de vencimiento (vencido y no vencido). No es navegable, es un cuadro esttico.
Seleccionar un proveedor
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Luego se puede presionar el icono y se vuelve a la primera pantalla para seguir navegando. En la izquierda, hay varios filtros para poder visualizar la misma informacin, pero totalizada por acreedor, clase documento, clave de contabilizacin y pas.
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Si seleccionamos la clase de documento, se ver lo siguiente:
Si seleccionamos la clave de contabilizacin, se ver lo siguiente:
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Fecha de creacin: Versin: 1.0
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Si seleccionamos el pas, se ver lo siguiente:
10.4. Registro de cheques Path:
Transaccin: S_P99_41000101
Pantalla de seleccin
Manual de Usuario FI- CUENTAS POR PAGAR
Mdulos: FI-AP Autor: Fernando Stella
Fecha de creacin: Versin: 1.0
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos 1- Sociedad pagadora Sociedad que gestiona los pagos. AR10 2- Banco propio Banco con el que se realiza los pagos con cheque. 3- ID de cuenta En combinacin con la clave del banco propio, esta clave identifica unvocamente una cuenta bancaria.