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Resumo: Noes Bsicas de Arquivologia por Jorge Jos Santos Gesteira
Resumo de Arquivologia
Assunto:
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Autor:
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Resumo: Noes Bsicas de Arquivologia por Jorge Jos Santos Gesteira
NOES BSICAS DE ARQUIVOLOGIA
SISTEMAS AMERICANOS DE ARQUIVAMENTO
1. INTRODUO
1.1.CONCETO E PRTCA DE GESTO DE DOCUMENTOS
1.2.A NFORMAO ARQUVSTCA
2. EVOLUO DOS SISTEMAS AMERICANOS DE ARQUIVAMENTO
2.1.ORGENS
2.1.1. Comisso Taft
2.1.1.1. Caractersticas
2.1.2. Sistemas antigos
2.1.2.1. Arquivos Woodruff
2.1.2.2. Sistema Ainsworth
A. Histrico
B. Caractersticas
2.1.2.3. Sistema Ainsworth para correspondncia
A. Histrico
B. Caractersticas
2.1.3. Sistemas Modernos
2.1.3.1. A Classificao Decimal de Dewey
A. Histrico
B. Caractersticas
2.1.3.2. Sistemas Numricos
A. Arquivos de correspondncia
B. Arquivos de casos
C. Arquivos de assuntos
2.1.3.3. Sistema Numrico-Duplx
A. Histrico
B. Caractersticas
2.1.3.4. Sistemas Alfabticos
A. As "fichas-ndices de registro" de Ainsworth
B. Arquivos de assuntos
2.1.3.5. Sistema Numrico de Assunto
A. Histrico
B. Caractersticas
2.1.3.6. Outros Sistemas
A. Sistema Alfanumrico
B. Sistema Mnemnico
C. Sistema Orgnico
2.2. O PROGRAMA DE ADMNSTRA DE ARQUVOS NOS E. U. A.
3. O MODELO SISTMICO DE ORGANIZAO DOS ARQUIVOS NORTE-AMERICANOS
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4. A POLTICA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
!. CONCLUSO
". APNDICES
6.1. DSSEMNAO SELETVA DA NFORMAO
6.1.2. Noes niciais
6.1.3. O Sistema de SD Americano
6.2. ARQUVOS E REGSTROS ELETRNCOS
6.2.1. Bomba de Tempo
6.2.2 Revista Veja errou sobre durabilidade das mdias
6.2.3. O futuro da documentao digital em debate
#. BIBLIOGRA$IA GERAL DO TRABAL%O
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1. INTRODUO
1.1.CONCEITO E PRTICA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
sculo XX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da
concepo terica e dos desdobramentos prticos da gesto.
A gesto de documentos uma operao arquivstica, "o processo de reduzir seletivamente
a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao
moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra
Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final
do sculo XX, em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes
dois pases, referentes ao uso e guarda da documentao.
Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o
uso dos documentos por parte da administrao pblica.
Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas)
caracterizavam-se pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas
com a conservao e o acesso aos documentos considerados de valor histrico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao "cientfica", que procurava
mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo
suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das
administraes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - ,
passou a ser eficincia.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas
documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam,
sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se
tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas.
A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos
aspectos:
ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas
adequadamente;
ao garantir a melhor organizao desses documentos, caso tivessem valor
permanente;
ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente;
ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimnio
arquivstico do pas, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a
UNESCO).
A informao distorcida por esse artigo foi obtida da pgina do NML na nternet (Erro!
ndicador no definido.). O NML incumbe-se principalmente de fornecer ao governo dos
Estados Unidos as melhores solues comerciais disponveis para a coleta, utilizao,
disseminao e o arquivamento de dados.
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Entretanto, a informao que beneficia o governo pode tambm ajudar a indstria e as
instituies educacionais. Por esse motivo, as publicaes e outras pesquisas do NML so
distribudas gratuitamente pela nternet.
Os direitos de uso da pgina do NML na Rede determinam que, quando usadas suas
pesquisas:
- O NML deve ser informado de cada passo;
- No devero ser mudados o contedo ou a apresentao do arquivo original.
Uma semana antes da publicao, quando informado de que a U.S.N&WR publicaria um
artigo usando suas fontes, o NML fez alguns pedidos simples:
- Que o grfico de expectativa de vida fosse usado na totalidade, sem alteraes;
- Se fossem feitas modificaes, o NML no poderia ser citado como fonte da informao. O
NML pressups ser fcil para um leigo distorcer as informaes sobre expectativa de vida.
Os pedidos acima no foram atendidos e a U.S.N&WR foi publicada com um grfico de
expectativa de vida representando uma distoro flagrante do original do NML. A U.S.N&WR
responsvel pela difuso de informaes falsas referentes longevidade do
armazenamento de informao nos meios de comunicao.
A informao publicada na U.S.N&WR no se originou do National Media Laboratory e
estamos revoltados por nos apontarem como fonte. O NML foi colocado em uma situao
constrangedora e perdeu credibilidade. A U. S. News and World Report deve aos leitores e
ao National Media Laboratory um pedido sincero de desculpas".
O caso dos microfilmes
Nem o texto do artigo da U.S.N&WR e tampouco o da Veja menciona o microfilme. Este s
aparece na ilustrao da Veja e no grfico publicado pela revista americana.
Um dos grficos do NML mostra que o microfilme de qualidade arquivstica (sais de prata),
armazenado a 20 C e umidade relativa de 40%, pode durar 200 anos. Armazenado a 10 C
e 25% de U.R. pode chegar a 500 anos. Em ambos os casos, se for dos principais
fornecedores.
Grficos esto desatualizados
Todos os grficos aqui mencionados foram desenvolvidos no NML pelo Dr. VanBogart em
1995 e atualizados pela ltima vez em janeiro de 1996.
Sobre o assunto, ele escreveu para o escritrio do CENADEM nos EUA no dia 20 de
fevereiro: "ns consideramos que esses grficos esto desatualizados e esto em um
processo de atualizao".
Segundo um relatrio da OSTA - Optical Storage Technology Association, EUA, de acordo
com as condies de armazenamento, O CD-R, por exemplo, pode durar mais de 200 anos.
(APAS)
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APNDICE 4( O $UTURO DA DOCUMENTAO DIGITAL EM DEBATE
Encontro em Nova York mostra que gerenciamento de arquivos eletrnicos essencial para
a nova economia
Aconteceu este ms, em Nova York, a AM 2000 , o maior encontro mundial sobre
gerenciamento da imagem, que rene anualmente, nos Estados Unidos, as principais
empresas que atuam neste segmento. O setor de imaging - como chamado pelos ntimos -
movimentou, em 1999, US$ 17,5 bilhes, segundo dados da AM nternational (Association
for nformation and mage Management). No Brasil, estima-se que os negcios j estejam
ultrapassando a casa do bilho de dlares: o Cenadem (Centro Nacional para o
Desenvolvimento do Gerenciamento da nformao ) prev que, ao longo do prximo ano,
ele crescer quase 100% no pas.
A AM 2000 foi, certamente, uma das mais inovadoras dos ltimos anos, refletindo as
mudanas que vm ocorrendo no mercado - um dos mais dinmicos da nova economia. O
desenvolvimento da indstria da imagem vem sendo acelerado pelas tecnologias de
Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou GED. Para que vocs tenham uma idia da
importncia da coisa, o GED consiste na converso de documentos em formato fsico para o
meio digital, ou seja: a substituio daquelas pastas abarrotadas de papel, suspensas dentro
daqueles famosos e pesados arquivos de ao, por uns poucos CDs.
Acesso a documentos se torna mais dinmico
Mas os benefcios do gerenciamento eletrnico no ficam apenas na economia de espao.
Numa pasta suspensa, os documentos ficam guardados (ou, como chamamos tecnicamente,
indexados) por um nico ndice: nome, nmero de matrcula, cdigo ou data, e assim por
diante. No mundo digital, em contrapartida, no existem limites, uma vez que a cada
documento podem ser atribudos mltiplos ndices.
O que isto significa? Significa, por exemplo, que, na hora de procurar o comprovante de
pagamento de um fornecedor, que ningum sabe direito em que ms foi feito, voc, ao invs
de passar horas aspirando toda aquela poeira que normalmente acondiciona os movimentos
contbeis passados das empresas, simplesmente digita o nome do fornecedor e navega pela
lista de pagamentos apresentada, em alguns segundos, no resultado da pesquisa. Ao
selecionar o comprovante desejado, eis que o documento aparece na tela, igualzinho ao
original. A, se for o caso, basta imprimi-lo.
O fim das filas e dos arquivos perdidos
Gostou? Ainda tem mais. Quantas pessoas conseguem fazer, ao mesmo tempo, pesquisas
ou levantamentos de dados utilizando os arquivos em pastas suspensas? Pois : apenas
uma. Portanto, aguarde a sua vez - e tora para que os outros devolvam os documentos
intactos, na ordem original e no local correto...
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E se voc j estivesse no mundo digital? Ah, nesse caso, os documentos poderiam estar na
sua rede local, poderiam ser consultados por quem quer que estivesse precisando consult-
los e, claro, nunca sairiam da ordem. O resto voc imagina...
nternet, de novo, o destaque
A nternet, como aconteceu em outras feiras recentes, foi a estrela das novas tendncias do
setor de imaging mostradas na AM 2000. O evento mostrou que a integrao das
tecnologias irreversvel, mesmo porque o GED tem papel de crescente importncia na nova
economia.
Tornou-se tambm uma realidade a absoro da tecnologias de gerenciamento da imagem
por produtos de empresas de outros setores, como as de softwares de ERP (Enterprise
Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais). Segundo os especialistas, a
implementao de projetos envolvendo tecnologias de documentao tem migrado de uma
motivao no plano ttico (economia de custos, eficincia) para o plano estratgico (aumento
do valor, e satisfao do cliente).
Nesta perspectiva, a AM 2000 consolidou a conceituao do Gerenciamento de
Conhecimento (Knowledge Management - KM). Boa parte das palestras foi dedicada ao
tema, que tem na estrutura de nternet/ntranet/Extranet os mecanismos para o alcance de
seus objetivos, pois permite aos diversos pblicos o acesso, o compartilhamento e a gerao
de informaes.
Como afirmou James Watson, presidente da Doculabs, grande empresa de consultoria da
rea, o importante ao discutir a tecnologia no perder o foco no problema do negcio.
BIBLIOGRA$IA GERAL
FRANCO, Celina do Amaral Peixoto Moreira. Os arquivos nacionais e a legislao.
JARDM, Jos Maria. Do pr-arquivo gesto de documentos.
NEWTON, Virginia. Administracin de documentos. nstrumentos de trabajo. 10 p.
SCHELLENBERG, T. R. Manual de arquivos: Evoluo dos sistemas americanos de
arquivamento. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1959.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos; princpios e tcnicas - Controle de produo de
documentos. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1974.
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caderno nformtica etc. 24/04/2000. p. 17.
VEJA, Revista. Bomba de tempo. Artigo. Seo: Tecnologia. 18/02/1998. p. 61.
MUNDO DA MAGEM, Peridico. Revista Veja errou sobre durabilidade das mdias. Artigo.
Seo: Brasil. Cenadem.
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